Documentació de la compravenda anterior al lliurament

Independentment de si s’arriba a formalitzar un contracte de compravenda oralment o per escrit, les empreses generen una documentació prèvia al lliurament de béns o serveis que genera una factura.

Els documents que elabora o rep l’empresa en la formalització d’un contracte són:

A “Annexos” trobareu models base de la documentació.

  • Pressupost
  • Comanda
  • Albarà
  • Carta de ports
  • CMR, en cas de vendes internacionals

N’hi ha moltes versions, però en aquest apartat es presenten uns models estàndards similars als que utilitzen les empreses.

Pressupost

De vegades es fa necessari deixar constància per escrit de l’objecte, el preu i les condicions de l’intercanvi, però no cal fer-ho mitjançant un contracte de compravenda mercantil ja que es pot fer mitjançant un altre document com és el pressupost.

El pressupost és el document que emet la part venedora i deixa constància d’una oferta amb les condicions en què executarà el lliurament d’uns béns o serveis determinats.

D’aquesta definició, se n’extreuen les següents conclusions:

  • El pressupost és emès pel venedor.
  • Només és vinculant per al venedor.
  • Un cop s’accepta (se signa) és vinculant per al venedor i el comprador.

El pressupost, per tal que tingui validesa, ha de contenir, com a mínim, les dades següents:

  • Identificació de les parts (nom, adreça i NIF de venedor i comprador)
  • Data d’expedició
  • Període de validesa (o termini per a la seva acceptació)
  • Quantitat, concepte i preu de l’objecte
  • Clàusules incloses o excloses
  • Impostos inclosos o exclosos

En l’esquema de pressupost següent s’observen els diferents camps que conté(vegeu la figura).

Figura Pressupost

Moneda

Si el model de pressupost que es fa servir no té el símbol de la moneda del país als apartats de preu i total, s’ha d’incloure.

A la capçalera s’identifiquen les parts venedora i compradora, i en el cos s’emplenen les altres dades relacionades anteriorment (quantitat, preu unitari i import resultant del producte dels dos anteriors).

Exemple de pressupost

A l’exemple següent s’han introduït totes les dades facilitades en els camps corresponents. Les dades que manquen i són obligatòries en un contracte s’han posat de manera genèrica, per tenir present que són obligatòries.

L’empresa Fruites Llinars, SL, amb domicili a l’avinguda del Torrent, 5, de Llinars del Vallès, sol·licita a Planeta Web, SA, amb domicili al carrer de València, 8, de Sant Celoni, un pressupost per dissenyar una pàgina web per vendre per internet.

El pressupost que presenta Planeta Web té els següents apartats:

  • Disseny de pàgina web, amb galeria d’imatges, formularis de venda, enllaços, etc.: 5.000 EUR
  • Programari de seguretat per a compres per internet: 1.000 EUR
  • Allotjament de la pàgina web durant un any: 150 EUR
  • Registre del domini fruitesllinars.com: 50 EUR

El pressupost té una validesa durant tres mesos i els preus que hi apareixen no inclouen l’IVA. La forma de pagament prevista és a 30 dies de la factura.

El venedor Planeta Web és l’encarregat de fer el pressupost amb les característiques que ha sol·licitat el possible client de Fruites Llinars. Amb tota la informació elabora el següent pressupost (vegeu la figura).

Figura Pressupost resolt

Mentre Fruites Llinars no signi el pressupost, aquest només obliga Planeta Web. Un cop el pressupost estigui signat per les dues parts, és a dir, sigui acceptat, ja obliga les dues parts a complir amb les condicions fixades.

Comanda

Quan una empresa decideix realitzar una compra, s’inicia un procés documental entre comprador i venedor a partir d’una comanda. No cal haver sol·licitat un pressupost previ.

La comanda és un document que adreça una empresa a un proveïdor per sol·licitar unes determinades mercaderies o prestacions de serveis.

D’aquesta definició, se n’extreuen les següents conclusions:

  • Per realitzar una comanda no cal tenir un pressupost previ.
  • La comanda és un document expedit pel comprador adreçat al venedor.
  • El venedor no està obligat a res fins que no l’accepta.
  • El venedor pot acceptar la comanda per escrit o de forma tàcita, lliurant-la.

Els mitjans per realitzar la comanda a un proveïdor poden ser qualsevol de les següents:

  • Verbalment: és la manera més ràpida de realitzar la comanda, però no en queda cap registre i pot originar conflictes d’interpretació.
  • Correu electrònic o fax: també és una manera ràpida de realitzar-la i en queda un registre.
  • Correu ordinari: no és una manera ràpida de realitzar la comanda, però sí que queden registrades totes les condicions.
  • Nota de comanda: és un document per registrar la comanda, amb la descripció de totes les dades necessàries i ajustat a l’activitat de l’empresa.
  • Agent comercial: és igual que l’anterior, però a través d’una persona que informa sobre les característiques del producte o servei que se sol·licita.

Hi ha diferents tipus de comanda:

  • Comanda en ferm: el comprador i el venedor coneixen totes les condicions de l’operació. Adquireix el caràcter de contractual tan bon punt es formalitza en la nota de comanda.
  • Comanda condicional: el comprador confecciona un document que exposa les condicions al venedor. L’operació està condicionada a l’acceptació posterior i s’ha de formalitzar en una proposta de comanda.

El contingut de la nota de comanda és el que es detalla:

  • Dades identificatives de comprador i venedor (nom, adreça i NIF)
  • Data d’emissió
  • Número de comanda
  • Lloc i data de lliurament
  • Descripció de les mercaderies: quantitats, preus, descompte i import total
  • Impostos
  • Condicions de pagament
  • Forma de transport
  • Signatura

S’han de fer, com a mínim, dues còpies de la comanda: la còpia firmada i segellada és per al venedor i l’altra, per al comprador.

En l’esquema de la comanda s’observen els diferents camps (vegeu la figura) que cal emplenar.

Figura Comanda

A la capçalera s’identifiquen les parts venedora i compradora, i en el cos s’emplenen les altres dades (quantitat, preu unitari i import resultant del producte dels dos anteriors).

Exemple de comanda

A l’exemple s’han introduït totes les dades facilitades en els camps corresponents. Les dades que manquen i són obligatòries en un contracte s’han posat de manera genèrica, per tenir present que són obligatòries.

L’empresa Fruites Llinars, SL, amb domicili a l’avinguda del Torrent, 5, de Llinars del Vallès, sol·licita a Planeta Web, SA, amb domicili al carrer de València, 8, de Sant Celoni, el disseny d’una pàgina web per vendre per Internet.

Al full de comanda que presenta a Planeta Web sol·licita:

  • Disseny de pàgina web, amb galeria d’imatges, formularis de venda, enllaços, etc.: 5.000 EUR
  • Programari de seguretat per a compres per internet: 1.000 EUR
  • Allotjament de la pàgina web durant un any: 150 EUR
  • Registre del domini fruitesllinars.com: 50 EUR

Els preus que hi apareixen no inclouen l’IVA. La forma de pagament prevista és a 30 dies de la factura.

El comprador Fruites Llinars, SL és l’encarregat de fer la comanda amb les característiques detallades anteriorment. Amb tota aquesta informació s’elabora la següent comanda, presentada a la figura.

Figura Comanda resolta

Mentre Planeta Web, SA no accepta la comanda, no està obligada a realitzar les tasques encomanades per Fruites Llinars, SL.

Albarà

Quan el venedor accepta les condicions de la comanda, procedeix a preparar la mercaderia per realitzar la tramesa corresponent d’acord amb les condicions pactades amb el comprador. Aquesta mercaderia ha d’anar acompanyada d’un document justificatiu del lliurament anomenat albarà.

L’albarà és el document que emet el venedor per enviar-lo, juntament amb les mercaderies, al comprador per tal que el retorni signat un cop hagi rebut la tramesa.

L’albarà serveix de justificant de la recepció de les mercaderies i permet al venedor emetre la factura corresponent.

S’emeten quatre exemplars de l’albarà:

  • Original per al comprador, com a justificant de recepció de la mercaderia.
  • Còpia per al magatzem, com a justificant de sortida de la mercaderia.
  • Còpia per al departament comercial, per al control de l’operació.
  • Còpia per al transportista, signada pel comprador i retornada al venedor, per donar conformitat de les mercaderies rebudes.

No cal copiar tants exemplars si l’empresa no els necessita. En funció de la seva organització, pot decidir el nombre d’exemplars de l’albarà.

Hi ha diferents tipus d’albarà:

  • Albarà valorat: document que informa el comprador de les mercaderies rebudes i el seu valor.
  • Albarà sense valorar: document on només es detallen les unitats comprades. És aconsellable quan les mercaderies es lliuren a una tercera persona o bé s’envien mitjançant transportistes.

El contingut mínim de l’albarà ha de ser:

  • Dades identificatives de comprador i venedor (nom, adreça i NIF)
  • Data d’emissió
  • Número d’albarà
  • Lloc i data de lliurament
  • Descripció de les mercaderies (quantitat, preu, descompte i import total)
  • Condicions de pagament
  • Forma de transport i nom del transportista
  • Signatura del client (de conformitat amb la tramesa)

En l’esquema de l’albarà de la figura s’observen els diferents camps.

Figura Albarà

A la capçalera s’identifiquen les parts venedora i compradora, i en el cos es posen les altres dades relacionades anteriorment (quantitat, preu unitari i import que serà el resultat del producte dels dos anteriors).

Exemple d'albarà

L’empresa Planeta Web, SA, amb domicili al carrer de València, 8, de Sant Celoni, realitza el disseny d’una pàgina web a Fruites Llinars, SL, amb domicili a l’avinguda del Torrent, 5, de Llinars del Vallès, amb les següents condicions:

  • Disseny de pàgina web, amb galeria d’imatges, formularis de venda, enllaços, etc.: 5.000 EUR
  • Programari de seguretat per a compres per internet: 1.000 EUR
  • Allotjament de la pàgina web durant un any: 150 EUR
  • Registre del domini fruitesllinars.com: 50 EUR

Els preus no inclouen l’IVA. La forma de pagament prevista és a 30 dies de la factura.

El venedor Planeta Web, SA és l’encarregat de fer l’albarà amb les característiques detallades anteriorment. Amb tota aquesta informació s’elabora el següent albarà (vegeu la figura).

Figura Albarà resolt

Fruites Llinars, SL és l’encarregada de signar l’albarà conforme ha rebut el servei de disseny de la pàgina web. Com que n’hi ha més d’un exemplar, una còpia és per al comprador (Fruites Llinars, SL) i l’altra és per al venedor (Planeta Web, SA). Amb les dades recollides s’elabora la factura (documentació posterior al lliurament).

Carta de port i CMR

El transport és un element important en les operacions de compravenda. Moltes vegades les mercaderies no arriben en el termini estipulat per culpa d’endarreriments en el transport, i això pot ocasionar grans perjudicis als clients. D’altra banda, el transport incideix en el preu final de les mercaderies.

El transport es pot realitzar per mitjans propis, a través d’una empresa de transport o utilitzant una empresa de missatgeria.

Les persones que intervenen en un contracte de transport són:

  • Remitent: persona que contracta el transport i lliura la mercaderia.
  • Transportista: persona que realitza el transport de la mercaderia.
  • Destinatari: persona que ha de rebre la mercaderia.

El contracte de transport de mercaderies es formula per escrit en un document que en funció del mitjà de transport es denomina de forma diferent. En el cas del transport per carretera o ferrocarril s’anomena carta de port.

La carta de port és el document que justifica el desplaçament de mercaderies per carretera o ferrocarril i en descriu el contingut.

La carta de port acompanya les mercaderies durant el transport fins que són lliurades al consignatari. S’ha de redactar en paper o en format electrònic, però no té un format oficial. Un cop finalitzat la tramesa, el transportista i el remitent han de conservar una còpia de la documentació de control, a disposició de la Inspecció del Transport Terrestre durant com a mínim un any.

Els transportistes, els usuaris de transport de mercaderies i els operadors de transport estan obligats a documentar amb l’albarà, amb la carta de port corresponent o amb una altra documentació acreditativa cadascuna de les trameses en què es materialitzen els contractes de transport de mercaderies per carretera. La documentació acreditativa ha d’anar juntament amb les mercaderies durant el desplaçament.

El contingut mínim de la carta de port (veure figura) és:

  • Dades identificatives de transportista, remitent i destinatari (nom, adreça i NIF)
  • Data del transport
  • Naturalesa, pes, nombre de paquets
  • Indicacions sobre ports pagats o deguts
  • Signatura de transportista, remitent i destinatari
Figura Carta de port

A la capçalera s’identifica l’empresa de transport, el remitent (part venedora) i el destinatari (part compradora), i en el cos s’emplenen les altres dades relacionades amb el transport. La carta de port constitueix una factura i, per tant, s’hi han de reflectir els càlculs i lliurar-la a la part que s’hagi de fer càrrec de la despesa.

Exemple carta de port

L’empresa Magatzems Centrals, SL, amb domicili al polígon Baix, 12, de l’Ametlla del Vallès, ha d’enviar unes mercaderies a Cereals Osona, SA, de Vic. Per aquest motiu contracta una empresa de transport perquè faci el servei. El volum a transportar és de 30 tones a 0,009 EUR/kg i l’assegurança és de 74,30 EUR. Els ports són pagats pel remitent.

L’empresa de transport realitza el servei i elabora la carta de port de la figura.

Figura Carta de port resolta

En el moment de carregar les mercaderies, Magatzems Centrals, SL signa conforme s’han lliurat. I en el moment de rebre-les, Cereals Osona, SA en signa la recepció. El transportista signa conforme ha realitzat el transport.

La carta de port amb l’import del servei només la rep Magatzems Centrals, SL. Cereals Osona, SA només rep un comprovant de l’empresa de transport, sense cap dada econòmica.

Carta de port internacional

Quan el transport té lloc per carretera i la destinació de les mercaderies és fora del país d’origen, és obligatòria la carta de port internacional o CMR. Aquest document està regulat per una norma internacional subscrita per diferents països, entre ells Espanya i tots els membres de la Unió Europea.

És un document similar a una carta de port interior, on s’expressen les dades principals del remitent, el destinatari i el transportista, així com una descripció de les mercaderies que es transporten. L’han de signar el remitent i el transportista, i ha d’acompanyar les mercaderies fins a la seva destinació. La CMR la pot emetre tant el remitent com el transportista.

El contingut de la CMR és el que presenta la figura.

Figura CMR
  • Caselles 1, 2, 3 i 4: s’hi consignen les dades de l’expedidor i del receptor de la mercaderia, i les adreces de càrrega i de destinació.
  • Casella 5: està reservada perquè el remitent indiqui les instruccions que consideri oportunes.
  • Casella 9: s’hi especifica la documentació que acompanya la mercaderia. Generalment, es tracta de factures, certificats d’origen, llista de paqueteria, etc.
  • Caselles 10 a 13: s’hi expressen les característiques físiques de les mercaderies transportades: classe d’embalatge, nombre de paquets, naturalesa, marques, etc.
  • Caselles 16 i 17: el remitent hi indica, si escau, altres acords i especificacions.
  • Caselles 22, 23, i 24: estan destinades a les signatures de l’expedidor, del transportista i del consignatari, que ha de signar quan rep les mercaderies i la documentació.

El transportista ha d’omplir les caselles que estan envoltades d’un traç gruixut i hi ha d’indicar totes les dades de tots els transportistes que han participat en el transport. Si només ha estat un sol transportista, no cal omplir la casella 7.

Es pot redactar en qualsevol idioma malgrat que el model està redactat en castellà, anglès i francès. Es fa per triplicat: la primera còpia és per al remitent (exemplar vermell), la segona és per al transportista (exemplar verd) i la tercera és per al destinatari (exemplar blau).

Exemple de CRM

L’empresa Iberian Foods, SL, amb domicili al polígon Campo Dulce, 2, de Medina del Campo (Madrid), ha d’enviar unes mercaderies a Italian Foods Import, SpA, de Milà. Per aquest motiu contracta una empresa de transport perquè faci el transport de les mercaderies. El volum a transportar és de 500 caixes de galetes.

L’empresa de transport realitza el servei i elabora la següent CMR (vegeu la figura).

Figura CMR resolt

En el moment de carregar les mercaderies Iberian Foods, SL signa conforme les ha lliurat, i en el moment de rebre-les Italian Foods Import, SpA signa la conformitat de recepció. El transportista signa conforme ha realitzat el transport i lliura les còpies corresponents al remitent (exemplar vermell) i al destinatari (exemplar blau).

Anar a la pàgina anterior:
Annexos
Anar a la pàgina següent:
Activitats