Documentació de la compravenda posterior al lliurament

Les empreses generen una documentació i uns registres posteriors al lliurament dels béns o serveis amb l’objectiu de dur el control sobre les mercaderies venudes.

A “Annexos” trobareu models base de la documentació.

N’hi ha moltes versions, però en aquest apartat es fan servir uns models estàndards similars als que utilitzen les empreses:

  • Factura
  • Llibre de registre de factures emeses
  • Llibre de registre de factures rebudes
  • Fitxa de magatzem

Factura

En les operacions de compravenda té una importància fonamental el procés de facturació. Ha de complir una sèrie de normes legals en relació amb l’emissió, el registre i la conservació de les factures. De la mateixa manera, qualsevol procés de reclamació no es pot dur a terme sense la factura corresponent.

La factura és el document que emet la part venedora i que acredita legalment els lliuraments de béns i les prestacions de serveis que s’han dut a terme.

L’obligació de facturar d’empresaris i professionals està regulada per diverses normes relatives a la Llei general tributària, a la Llei de l’impost sobre el valor afegit, i també al Reial decret 1619/2012, que aprova el Reglament que regula les obligacions de facturació.

Els empresaris estan obligats a emetre una factura dels lliuraments de béns i les prestacions de serveis dutes a terme en el desenvolupament de la seva activitat, i a conservar-ne una còpia. També han d’emetre una factura en el cas de pagaments anticipats, excepte en els lliuraments intracomunitaris de béns que n’estiguin exempts.

L’obligació d’emetre factura per part d’empresaris i professionals es dona:

  • Quan el destinatari és un empresari o un professional i actua com a tal.
  • Quan ho exigeix el destinatari de l’obligació.
  • En les exportacions de béns exemptes d’IVA.
  • En els lliuraments intracomunitaris de béns exempts d’IVA.
  • En els casos que ho determini l’Administració Tributària.

Les operacions següents estan exemptes d’aquesta obligació:

  • Operacions fetes per comerciants detallistes als quals s’aplica el règim de recàrrec d’equivalència de l’IVA.
  • Operacions fetes per empresaris i professionals acollits al règim simplificat de l’IVA.
  • Operacions exemptes d’IVA, excepte els serveis mèdics i sanitaris.

Les factures han d’incloure com a mínim el contingut següent:

  • Número i, si escau, sèrie: la numeració ha de ser correlativa dins de la seva sèrie. La sèrie no és obligatòria, però es recomanable quan l’empresa factura operacions de naturalesa diferent.
  • Data d’emissió
  • Dades identificatives d’emissor i receptor (nom, adreça i NIF)
  • Descripció dels béns o serveis facturats
  • Base imposable
  • Tipus d’IVA
  • Quota d’IVA

Estan exempts de complir aquest requisits els casos següents:

  • Operacions que fan persones que no són empreses o professionals.
  • Operacions amb una base imposable inferior a 100 EUR o quan la xifra és superior i així ho autoritza l’Agència Tributària (art. 220 bis, de la Directiva 2006/112/CE).

Factura simplificada

La factura simplificada substitueix la factura. Es podrà dissenys factura simplificada en els supòsits següents:

  • Factures del qual import no superi els 400 euros (IVA inclòs)
  • Factures rectificatives.
  • Els autoritzats pel Departament de Gestió Tributària.
  • Operacions en què el Reglament de facturació anterior, aprovat pel RD 1496/2003, Ministeri d’Hisenda l’expedició de tiquets (operacions que no excedeixin de 3.000 euros, IVA inclòs):
    • Element de llista de picsVendes al detall. Es consideren vendes al detall els lliuraments de béns mobles corporals o semovents en què el destinatari de l’operació no actuï com a empresari o professional.
    • Vendes o serveis en ambulància.
    • Vendes o serveis a domicili del consumidor.
    • Transport de persones i els seus equipatges.
    • Serveis d’hostaleria i restauració prestats per restaurants, bars i establiments similars, així com el subministrament de menjars i begudes per consumir a l’acte.
    • Sales de ball i discoteques.
    • Serveis telefònics prestats mitjançant cabines o targetes magnètiques o electròniques recarregables que no permetin identificar el portador.
    • Serveis de perruqueries i instituts de bellesa.
    • Utilització d’instal·lacions esportives.
    • Revelatge de fotografies i serveis prestats per estudis fotogràfics.
    • Aparcament de vehicles.
    • Serveis de videoclub.
    • Tintoreries i bugaderies.
    • Autopistes de peatge

Emissió de la factura

Tot i que normalment les factures les emet qui ha dut a terme el lliurament de béns o la prestació de serveis, en determinades circumstàncies les pot emetre el mateix destinatari o bé una tercera persona, sempre que es compleixin les condicions següents:

  • Hi ha d’haver un acord per escrit entre les parts.
  • Qui ha fet l’operació de venda o servei ha d’acceptar cada factura en un termini de 15 dies.
  • Les factures que no s’han acceptat en aquest termini es consideren com si no s’haguessin emès.
  • En cas de factures emeses per destinataris o terceres persones, han de dur una sèrie i una numeració diferent per a cada destinatari.

Referent a l’emissió de factures, es donen tres supòsits:

  • Emissió en el moment de la transmissió del bé o la prestació del servei.
  • Emissió en un termini d’un mes a partir de la transmissió del bé o la prestació del servei, i abans del dia 16 del mes següent a la finalització del període de liquidació de l’IVA, perquè sigui inclosa a la declaració corresponent.
  • Emissió el darrer dia del mes natural en què s’ha realitzat la tramesa del bé o la prestació del servei. Aquest cas només és aplicable a factures resum o de recapitulació.

Els duplicats o còpies de factures només es poden realitzar en els casos següents:

  • En una mateixa operació coincideixen diversos destinataris.
  • En els supòsits de pèrdua de l’original per qualsevol causa.

Quan s’emet un duplicat d’una factura s’ha de fer constar a la factura que és còpia o duplicat.

La llei marca que les factures s’han de conservar un termini de 4 anys a comptar a partir de l’endemà de l’última declaració d’impost efectuada de l’exercici econòmic. Per a les societats el termini comença a partir del 30 de juliol, i per a les persones físiques compta a partir del 30 de juny.

És obligat conservar els llibres de registre durant 6 anys a partir de l’última anotació realitzada. Com que les factures són els justificants dels registres realitzats, implica que també s’ha de guardar una còpia de cada factura durant aquest període.

Esquema de la factura

L’esquema per confeccionar les factures ha de permetre tenir en compte totes les situacions anteriors.

Vegeu la figura.

Figura Esquema de factura

A la capçalera s’identifiquen les parts venedora i compradora, el número de factura i la data. En el cos es posen les altres dades relacionades anteriorment (quantitat, preu unitari i import resultant del producte dels dos anteriors, descomptes i despeses).

Per calcular l’import total de la factura s’ha de tenir en compte el preu de la mercaderia, els descomptes, les despeses d’embalatge, el transport, l’IVA i el recàrrec d’equivalència. D’acord amb l’esquema de la figura, es pot calcular l’import total.

Figura Esquema de càlcul

Els descomptes s’apliquen successivament seguint aquest ordre:

  1. Descompte comercial
  2. Ràpel
  3. Per pagament immediat

A les despeses incloses dins de la factura s’aplica el mateix tipus d’IVA que a les mercaderies. Si en la factura tinguéssim productes i/o serveis facturats a tipus d’IVA diferents, caldria distribuir les despeses entre les diferents bases de manera proporcional al total de les bases imposables.

La pràctica comercial és molt amplia i variada i per tant en qualsevol operació de compravenda existeix la possibilitat, i de fet així passa habitualment, que les condicions siguin pactades entre proveïdor i client.

L’aplicació dels descomptes i les condicions de pagament no són una excepció dins d’aquesta negociació. Així doncs en qualsevol operació s’haurà d’estar a les condicions pactades entre proveïdor i client per saber com i sobre quins imports s’apliquen els descomptes. Únicament en el cas de que no disposem de la informació necessària per aplicar els descomptes serà d’aplicació l’esquema general que es mostra a la figura, però sempre que en una operació s’indiqui sobre quins imports s’aplica cadascun dels descomptes pactats s’hauran d’aplicar aquests de la manera acordada entre les proveïdor i client per obtenir la base imposable de l’operació.

Exemple de factura

L’empresa Fruites Llinars, SL, amb domicili a l’avinguda del Torrent, 5, de Llinars del Vallès, va demanar a Planeta Web, SA, amb domicili al carrer de València, 8, de Sant Celoni, el disseny d’una pàgina web per vendre per Internet.

La factura que presenta Planeta Web té els següents apartats:

  • Disseny de pàgina web, amb galeria d’imatges, formularis de venda, enllaços, etc.: 5.000 EUR
  • Programari de seguretat per a compres per internet: 1.000 EUR
  • Allotjament de la pàgina web durant un any: 150 EUR
  • Registre del domini fruitesllinars.com: 50 EUR

La forma de pagament prevista és a 30 dies de la factura.

El venedor Planeta Web és l’encarregat de fer la factura amb les característiques anteriors un cop ha lliurat la pàgina web al client Fruites Llinars.

Amb tota la informació elabora la factura de la figura.

Figura Factura resolta

Les dades facilitades s’han introduït en els camps corresponents i s’han fet els càlculs. En aquest exemple no hi ha descomptes o despeses addicionals. En cas que n’hi hagi s’han de contemplar al cos. La base imposable s’obté de la suma dels imports i l’IVA aplicable a l’operació és del 21% sobre aquesta última.

Quan el lliurament del bé o la prestació del servei es fa en un territori fora d’Espanya a la factura no se li carrega l’IVA. Els impostos s’apliquen al país de destí segons la seva legislació.

Tipus de factures

No hi ha un únic model de factura i cada empresa l’adapta a les seves necessitats. Totes les factures han d’estar en format paper independentment del seu tipus.

Algunes de les factures més habituals són:

  • Factura rectificativa: serveix per modificar o ampliar una factura anterior. La seva estructura és idèntica a la factura original, però inclou la modificació de les dades errònies o de càlcul d’imports. Només es pot emetre en un període de 4 anys des de l’emissió de la factura original.

Exemple de factura rectificativa

L’empresa Planeta Web, SA va emetre la factura número 15.10-4, amb data 23/11/20XX, a Fruites Llinars, SL, amb domicili a l’avinguda del Torrent, 5, de Llinars del Vallès. Dos dies després ha observat que hi ha un error el en preu del registre del domini de 25€ a favor del client, i ha fet la factura rectificativa corresponent dos dies després de la primera factura.

El venedor Planeta Web és l’encarregat de fer la factura rectificativa amb l’esmena i emet la següent factura (vegeu la figura).

Figura Factura resolta

S’han introduït totes les dades facilitades en els camps corresponents i s’han fet els càlculs. Com que és una factura rectificativa de la quantitat carregada a la primera factura, consigna l’import en negatiu. La base imposable també és negativa i l’IVA aplicable a l’operació és del 21% sobre aquesta última.

El total és un import que haurà d’abonar Planeta Web a Fruites Llinars.

  • Resum, agrupada o de recapitulació: serveix per agrupar diferents factures, però el lliurament de béns o els serveis prestats han d’haver-se produït durant el mateix mes d’aquesta factura. En comptes de fer una factura per a cada albarà, s’agrupen tots els albarans d’un mateix mes detallant els conceptes.

Exemple de factura resum, agrupada o de recapitulació

L’empresa Planeta Web, SA ha de realitzar la factura núm 20.10-4, amb data 23/12/20XX, a Fruites Llinars, SL, amb domicili a l’avinguda del Torrent, 5, de Llinars del Vallès.

Han de constar-hi diferents serveis segons els següents albarans:

  • 1001 amb data 01/12/201_: 5 hores de servei tècnic per reparació d’una torre per 60 EUR/hora
  • 1015 amb data 12/10/201_: venda d’un ordinador portàtil per 450 EUR
  • 1030 amb data 15/12/201_:
    • 2 hores de servei tècnic per instal·lació de programes a un ordinadodr portàtil a 60 EUR/hora
    • 1 pac de programari bàsic Office per 300 EUR

Planeta Web podria realitzar una factura per a cada albarà, però també ho pot resumir tot en una única factura de recapitulació de la primera quinzena de desembre. Emet la factura recapitulativa de la figura.

Figura Factura recapitulativa

Hi ha introduït totes les dades facilitades en els camps corresponents i ha fet els càlculs. Com que és una factura recapitulativa, ha detallat cada albarà. La base imposable és la suma de tots i l’IVA aplicable a l’operació és del 21% sobre aquesta última.

  • Proforma: no té validesa fiscal ni comptable. Ha d’estar identificada com a tal i serveix com a oferta comercial. No implica cap obligació per al comprador fins que accepta l’operació. La númeració ha de ser diferent de la resta de factures.

Exemple de factura proforma

L’empresa Planeta Web, SA ha d’emetre la factura proforma núm. 145/2018, amb data 23/12/20XX, a Fruites Llinars, SL, amb domicili a l’avinguda del Torrent, 5, de Llinars del Vallès, per al següent producte:

  • Ordinador portàtil per 450 EUR

Planeta Web podria realitzar un pressupost amb l’oferta comercial o la factura proforma. Decideix fer una factura proforma com la de la figura.

Figura Factura proforma

Hi ha introduït totes les dades facilitades en els camps corresponents i ha fet els càlculs tenint en compte que no tindrà cap validesa. S’observa que la codificació és diferent que les factures realitzades amb anterioritat per Planeta Web.

  • Factures de casos especials (diversos tipus d’IVA, recàrrec d’equivalència (RE) o subjectes a IRPF): aquestes factures s’originen quan l’emissor treballa amb productes als quals s’apliquen diferents tipus d’IVA i quan el client està subjecte al règim de recàrrec d’equivalència o és autònom i ha d’aplicar l’IRPF.

Exemple de factura amb diferents tipus d'IVA i recàrrec d'equivalència

L’empresa JPOTI, SA, amb domicili a l’avinguda de la República, 5 de Llinars del Vallès, ha d’emetre la factura núm 3-2018, amb data 23/12/20XX, a Joan Puig Garcia, amb domicili a l’avinguda del Torrent, 12, de Llinars del Vallès:

  • 100 caixes de llet sencera a 3 EUR/caixa
  • 100 sacs 2 kg de sucre a 1,30 EUR/sac
  • 10 caixes de vi del país a 5 EUR/caixa

Com que el client està acollit al règim de recàrrec d’equivalència, la factura ha de recollir aquest fet (vegeu la figura).

Figura Factura amb diferents tipus d’IVA+RE

En aquest cas, JPOTI treballa amb productes amb diferent tipus d’IVA segons el producte, sigui el 4%, 10% o 21% d’IVA. Per calcular la quota d’IVA ha d’aplicar a cada producte al seu tipus d’IVA. I s’ha de fer el mateix per calcular el recàrrec d’equivalència:

  • Llet (IVA 4% i RE 0,5%)
  • Sucre (IVA 10% i RE 1,4%)
  • Vi (IVA 21% i RE 5,2%)

En aquest cas, l’import resultant és de 5,92 EUR

(50 · 5,20%) + (130 · 1,40%) + (300 · 0,5%).

Factura electrònica

Una factura electrònica és, sobretot, una factura. És a dir, té els mateixos efectes legals que una factura en paper. Una factura és un justificant del lliurament de béns o la prestació de serveis. La particularitat que té una factura electrònica és que s’expedeix i es rep en format electrònic.

És important destacar que l’expedició d’una factura electrònica està condicionada al consentiment del destinatari. La factura electrònica, per tant, és una alternativa legal a la factura tradicional en paper.

Les factures electròniques estan regulades pel Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s’aprova el Reglament que regula les obligacions de facturació. Aquest reglament estableix les normes que han de complir obligatòriament les factures, tant en paper com electròniques.

S’hi regulen aspectes com:

  • Obligació d’expedició de la factura
  • Tipus de factures: completa o ordinària i simplificada
  • Expedició per tercers
  • Contingut de la factura
  • Requisits de les factures: llegibilitat, autenticitat i integritat
  • Especificitats de la factura electrònica
  • Terminis
  • Altres factures: recapitulativa, duplicats, rectificatives
  • Règims especials
  • Conservació

Totes les factures electròniques han de garantir:

  • Llegibilitat de la factura.
  • Autenticitat de l’origen de la factura (és a dir, garantir la identitat de l’obligat a la seva expedició i l’emissor de la factura, que poden ser la mateixa persona).
  • Integritat del contingut de la factura (és a dir, garantir que el seu contingut no ha estat modificat).

En el cas de la factura electrònica la llegibilitat la facilita el programa informàtic que la crea o rep. L’autenticitat i la integritat es poden garantir de diverses maneres:

  • Mitjançant signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut.
  • Mitjançant intercanvi electrònic de dades EDI.
  • Mitjançant altres mitjans que els interessats hagin comunicat a l’Agència Estatal d’Administració Tributària amb caràcter previ a la seva utilització i hagin estat validats.
  • Mitjançant els controls de gestió usuals de l’activitat empresarial o professional del subjecte passiu, sempre que permetin crear una pista d’auditoria fiable que estableixi la necessària connexió entre la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis que documenta.

Convé distingir dos tipus fonamentals de factura electrònica: la factura electrònica amb format estructurat i la factura electrònica amb format no estructurat. Totes dues són documents electrònics susceptibles de ser transmesos mitjançant xarxes de comunicacions electròniques, com internet. La diferència rau en el fet que el format estructurat facilita el tractament automatitzat mentre que el no estructurat no ho facilita.

Les factures en format estructurat contenen dades i poden ser generades automàticament pels sistemes informàtics de facturació de l’emissor i ser tramitades de forma automatitzada pels sistemes informàtics de pagament i comptabilitat del receptor.

Exemples de formats estructurats de facturació són els que utilitzen el llenguatge XML (com UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Les factures en format no estructurat consisteixen essencialment en una imatge, fet que implica que el seu processament per poder ser introduïdes en els sistemes informàtics del receptor requereix una intervenció manual o un procés costós que no sol estar completament automatitzat, com el reconeixement òptic de caràcters (OCR).

Alguns exemples de factura en format no estructurat són les factures en paper escanejades i els fitxers PDF.

Els avantatges específics de la factura electrònica són:

  • Escurçar els cicles de tramitació, inclòs el cobrament.
  • Reduir errors humans.
  • Eliminar costos d’impressió i enviament postal.
  • Facilitar un accés més ràpid, àgil i fàcil a les factures emmagatzemades.
  • Reduir dràsticament l’espai necessari per a l’emmagatzematge.
  • Millorar el servei al client; eliminar el consum de paper i el seu transport, amb l’efecte positiu sobre el medi ambient.
  • Facilitar la lluita contra el frau.
  • Introduir la factura en els sistemes informàtics empresarials, millorant dràsticament la seva gestió.
  • Contribuir a la modernització de l’economia i al desenvolupament de la societat de la informació.

Els beneficis econòmics derivats de l’automatització del procés de la factura superen els estalvis en impressió i enviament postal. Per això, el màxim benefici potencial es realitza mitjançant l’ús de factures electròniques amb format estructurat, si bé hi ha escenaris on no es materialitzen aquests beneficis, com el cas de factures destinades a persones físiques.

Aquests beneficis no es poden materialitzar si no se superen importants reptes. En destaquen alguns:

  • L’adopció per part de la petita i mitjana empresa (PIME), que constitueix el segment més important del teixit empresarial espanyol i europeu.
  • L’acceptació per part de la ciutadania i la seva implantació a les administracions públiques.
  • La interoperabilitat dels sistemes de facturació electrònica que permet el seu ús en la interrelació comercial tant dins com a través de les fronteres.

La signatura electrònica és un mecanisme criptogràfic que garanteix al destinatari la procedència i que no s’ha manipulat el document enviat per l’emissor. Va associat a un certificat digital obtingut d’un organisme oficial com, per exemple, la FNMT.

Les factures electròniques, perquè siguin vàlides, s’han d’acreditar mitjançant la signatura electrònica i s’ha de realitzar la còpia en paper per al receptor. A la pàgina del Ministeri d’Economia i Hisenda es pot ampliar la informació sobre la factura electrònica: www.facturae.gob.es.

Registres de factures

Les empreses i professionals estan obligats, segons el Codi de comerç, la legislació laboral i tributària, a portar uns llibres anomenats llibres obligatoris:

  • Llibre diari
  • Llibre d’inventari i comptes anuals
  • Llibre major
  • Llibre d’actes
  • Llibre de registre de socis
  • Llibre de registre de contractes
  • Llibre de registre d’accions nominatives
  • Llibre de registre d’aportacions al capital
  • Llibre de registre d’IVA

També hi ha llibres de caràcter voluntari que contenen informació complementària dels anteriors que resulta de gran utilitat. S’anomenen llibres auxiliars i la seva funció és ampliar la informació per ajudar a desenvolupar els llibres comptables principals i per ajudar a gestionar i a planificar les necessitats internes de l’empresa. Aquest llibres s’elaboren en funció de les necessitats de cada empresa i del sector en què es desenvolupa la seva activitat.

Els llibres auxiliars són:

  • Llibre de registre de caixa
  • Llibre de registre de bancs
  • Llibre de registre d’efectes comercials a cobrar
  • Llibre de registre d’efectes comercials a pagar
  • Altres llibres auxiliars comptables

Dins dels llibres obligatoris, les empreses i professionals estan obligats a anotar un resum de cada factura en un llibre registre de factures emeses o rebudes que han de mantenir actualitzat amb la finalitat d’emplenar les declaracions d’IVA corresponents. En aquests llibres també s’anoten els documents substitutius de les factures, com ara les factures simplificades.

Llibre de registre de factures emeses

El llibre de registre de factures emeses s’ha de portar sota les regles següents:

  • Les anotacions s’han de fer de manera ordenada i correlativa, sense números repetits i sense que en falti cap d’intermedi.
  • De cada factura s’han de registrar les dades següents:
    • Data
    • Número
    • Nom i cognoms o denominació social, amb el NIF corresponent
    • Base imposable
    • Tipus d’IVA aplicables
    • Quota tributària
    • Total
  • Les factures resum s’han d’emetre el mateix dia de forma correlativa, amb el mateix tipus d’IVA i que no s’hagi d’identificar als clients. L’import individual no ha de superar els 500 EUR i el global, els 6.000 EUR.
  • Les dades de les factures resum són:
    • Data d’expedició
    • Número
    • Bases imposables
    • Tipus d’IVA
    • Quota tributària

Per elaborar els registres podeu fer servir el model següent (vegeu la figura).

Figura Registre de factures emeses

Cal emplenar els camps següents:

  • Data
  • Número
  • Client: nom i NIF
  • Base Imposable
  • IVA repercutit: tipus i quota
  • Recàrrec d’equivalència: Tipus i quota
  • Total factura

Si s’ha de fer una anotació d’una factura emesa amb més d’un tipus d’IVA cal fer servir més d’una fila.

A més, s’ha de realitzar la suma de les columnes de base imposable, quotes i total de factura.

Exemple de registre de factures emeses

L’empresa Campbell, SA ha emès les factures següents durant el mes de setembre de 201X:

  • 03/09/201_: factura núm. 555 (client: Santos Vidu, SL), per 500 EUR, més el 21% d’IVA
  • 06/09/201_: factura núm. 556 (client: Dídac Roure), per 750 EUR, més el 10% d’IVA
  • 15/09/201_: factura núm. 557 (client: Armand Torres), per 400 EUR, més el 21% d’IVA
  • 26/09/201_: factura núm. 558 (client: Perfums Reus, SL), per 1.100 EUR, més el 21% d’IVA
  • 30/09/201_: factura núm. 559 (client: Carme Llorens), per 200 EUR, més el 4% d’IVA
  • 30/09/201_: factures simplificades núm. 12.050 a 13.108, per un import de 2.050 EUR, IVA del 21% inclòs

L’empresa ha d’anotar les factures i les factures simplificades del mes de setembre al llibre de registre de les factures emeses. Per fer-ho utilitza el model següent (vegeu la figura).

Figura Registre de factures emeses resolt

El registre de les dades s’ha fet mitjançant els càlculs corresponents de les quotes i les sumes de les columnes abans mencionades.

Llibre de registre de factures rebudes

El llibre de registre de factures rebudes s’ha de portar sota les regles següents:

  • Les anotacions s’han de fer de manera ordenada i correlativa, sense números repetits i sense que en falti cap d’intermedi.
  • De cada factura s’han de registrar les dades següents:
    • Data
    • Número
    • Nom i cognoms o denominació social, amb el NIF corresponent
    • Base imposable
    • Tipus d’IVA aplicables
    • Quota tributària
    • Total
  • Es pot substituir l’anotació individualitzada de les factures per un registre resum sempre que les factures estiguin numerades consecutivament, expedides en la mateixa data i d’un import que no excedeixi de 6.000 EUR.
  • Les dades de la factura resum són:
    • Data d’expedició
    • Número
    • Bases imposables
    • Tipus d’IVA
    • Quota tributària
  • D’una mateixa factura es pot fer més d’un registre quan inclogui operacions que tributin en diferents tipus d’IVA.

Per al registre podeu fer servir el model següent (vegeu la figura).

Figura Registre de factures rebudes

Cal omplir els camps següents:

  • Data
  • Número
  • Proveïdor: nom i NIF
  • Base imposable
  • IVA suportat: tipus i quota
  • Recàrrec d’equivalència: tipus i quota
  • Total

Si s’ha de fer una anotació d’una factura emesa amb més d’un tipus d’IVA cal fer servir més d’una fila.

A més, s’ha de realitzar la suma de les columnes de base imposable, quotes i total.

Exemple de registre de factures rebudes

L’empresa Barcelona Distes, SL ha rebut les factures següents durant el mes de gener de 201X:

  • 2 de gener: factura núm. 235 de Miquel Lax Roca. Base imposable: 990 EUR, tipus d’IVA general
  • 8 de gener: factura núm. 147 de Norte SA, SL. Base imposable: 500 EUR, tipus d’IVA general, 400 EUR, IVA reduït
  • 14 de gener: factura núm. 352 de Fletxa Verda, CB. Base imposable: 700 EUR, tipus d’IVA general, 300 EUR, tipus d’IVA reduït
  • 22 de gener: factura núm. 433 de Rovira i Gilabert, SL. Base imposable: 300 EUR, IVA reduït
  • 24 de gener: factura núm. 106 de Gregori Molla Corts. Base imposable; 475 EUR, IVA general
  • 27 de gener: factura rectificativa núm. R/012 de Norte SA per 100 EUR, tipus d’IVA general
  • 31 de gener: factura núm. 321 de Francesc Aguilera Machi. Base imposable; 1.245 EUR, tipus d’IVA general.

L’empresa ha de registrar les factures al llibre de registre de factures rebudes i calcular les quotes d’IVA corresponents. Per fer-ho utilitza el model següent (vegeu la figura).

Figura Registre de factures rebudes resolt

El registre de les dades s’ha fet mitjançant els càlculs corresponents de les quotes i les sumes de les columnes abans mencionades.

Fitxa de magatzem

Els empresaris i professionals necessiten gestionar els inventaris i la millor manera és a través de la fitxa de magatzem. El problema fonamental de les existències resideix en la seva valoració. Això és perquè l’empresa pot comprar la mateixa mercaderia a diferents preus. Consegüentment, sorgeixen dues preguntes:

  • A quin preu es valoren les mercaderies que surten del magatzem per ser incorporades al procés productiu o per a la venda?
  • A quin preu es valoren les existències de les mercaderies que queden al magatzem?

Les entrades al magatzem de les diferents mercaderies es valoren sempre al preu d’adquisició o cost de producció. La taula taula ho resumeix.

Taula: Valoració de les existències
Preu d’adquisició Cost de producció
+ Preu del producte + Primeres matèries
- Descompte comercial + Altres matèries consumibles
- Ràpels + Costos directes al producte
- Descompte per pagament immediat + Costos directes al producte
+ Transports + Impostos indirectes no recuperables
+ Assegurances + Despeses financeres si procedeix
+ Altres despeses atribuïbles a l’adquisició de les existències
+ Impostos indirectes no recuperables
+ Despeses financeres si procedeix

Costos indirectes d'aprovisionament

Els costos indirectes d’aprovisionament (CIA) en les adquisicions conjuntes de més d’un tipus de mercaderies s’assignen a cada tipus de mercaderia utilitzant un criteri de repartiment.

Els costos indirectes d’aprovisionament (CIA) són aquells costos necessaris per realitzar l’aprovisionament de mercaderies i que per la seva naturalesa no estan associats directament a una mercaderia, sinó que són imputables a totes.

El criteris de repartiment més habituals per als costos de transport són: les unitats, el pes o el volum. Els costos de les assegurances s’assignen normalment a cada tipus de mercaderia utilitzant com a criteri de repartiment el valor de les mercaderies.

L’assignació dels CIA que correspon a cada mercaderia es realitza de manera ponderada utilitzant el factor de repartiment obtingut a partir del criteri de repartiment triat.

Exemple de repartiment dels CIA

Una empresa realitza compra de mercaderies amb el següent detall:

  • Mercaderies A: 1.100 unitats a 1,25 EUR/unitat
  • Mercaderies B: 2.300 unitats a 0,95 EUR/unitat

El transport i les assegurances facturats pel proveïdor són de 450 EUR i 125 EUR respectivament. L’empresa reparteix els costos de transport en funció del nombre d’unitats adquirides i l’assegurança en funció del valor.

Els costos unitaris d’adquisició de les mercaderies A i B es calculen segons les fórmules següents (vegeu un resum amb els resultats a la taula):

  • Factor de repartiment del transport:
  • Transport mercaderia A:
  • Transport mercaderia B:
  • Factor de repartiment assegurança:
  • Assegurança mercaderia A:
  • Assegurança mercaderia B:
Taula: Cost unitari
Mercaderia A Mercaderia B Total
Preu unitari 1,25 EUR/unitat 0,95 EUR/unitat
Unitats 1.100 2.300 3.400 unitats
Import brut 1.375 EUR 2.185 EUR 3.560 EUR
Transport 145,59 EUR 304,41 EUR 450 EUR
Assegurança 48,28 EUR 76,72 EUR 125 EUR
Cost total 1.568,87 EUR 2.566,13 EUR 4.135 EUR
Cost unitari 1,4262 EUR/unitat 1,1157 EUR/unitat

Criteris de càlcul de fitxa de magatzem

El pla general comptable recull dos criteris per confeccionar la fitxa de magatzem:

  • Criteri FIFO: correspon a la sigla de l’expressió anglesa first in, first out (primera entrada, primera sortida). El valor que s’assigna a les mercaderies del magatzem és el preu de les primeres unitats físiques que hi han entrat. Les existències es valoren en sortir del magatzem en el mateix ordre en què es van adquirir. Les existències es registren en sortir pel seu valor d’entrada i respectant aquest ordre cronològic.
  • Criteri del preu mitjà ponderat (PMP): aquest criteri té en compte quina quantitat hi ha i a quin preu es va adquirir. Cada vegada que es compra mercaderia nova s’actualitza el preu de tot el magatzem, atès que s’introdueix el nou volum de compra i el nou preu en el càlcul de totes les mercaderies.

És molt important considerar que el valor de les mercaderies al magatzem és diferent segons el criteri de valoració de mercaderies utilitzat. Per ser sistemàtics i rigorosos a l’hora d’elaborar els estudis de cost, cal mantenir sempre el mateix criteri. Legalment, el criteri de valoració de les mercaderies s’estableix en els acords de fonament de la societat, i, si per alguna raó es vol canviar, cal comunicar-ho a tots els accionistes i recollir-lo en la memòria anual de la societat.

Per controlar les mercaderies s’utilitza la fitxa de magatzem. La majoria d’empreses ho fan informatitzadament. Les devolucions o baixes s’han de tenir en compte ja que s’han de registrar pel mateix preu d’adquisició o venda.

  • Devolucions de compres: es registren com a sortides pel mateix preu d’adquisició o, en cas de no estar identificades, per les de menor preu.
  • Devolucions de vendes: es registren com a entrades pel mateix preu de sortida. En el cas d’utilitzar el FIFO, se situen en primer lloc.
  • Baixa per deteriorament, trencament o pèrdua de mercaderies: es registra com una sortida al preu d’adquisició o, en cas de no estar identificades, es realitza pel preu que correspongui en funció del criteri emprat.

Independentment del criteri utilitzat, el model del full de magatzem és el següent (vegeu la figura).

Figura Full de magatzem

Els camps a emplenar són:

  • Data
  • Concepte: saldo inicial, compra, venda, devolució…
  • Entrades: unitats, preu, total (unitats x preu)
  • Sortides: unitats, preu, total
  • Existències: unitats, preu, total

Exemple de fitxa de magatzem

L’empresa X disposa de la següent informació del producte Y per elaborar la fitxa de magatzem corresponent del mes de febrer:

  • 01/02/2014: saldo inicial 500 unitats a 20 EUR/unitat
  • 02/02/2014: compra 200 unitats a 18 EUR/unitat
  • 05/02/2014: venda de 300 unitats
  • 10/02/2014: compra 600 unitats a 22 EUR/unitat
  • 12/02/2014: devolució de 200 unitats de la venda anterior
  • 15/02/2014: compra de 100 unitats a 24 EUR/unitat
  • 20/02/2014: venda de 1.000 unitats
  • 28/02/2014: 30 unitats de producte trencat

L’empresa confecciona la fitxa de magatzem utilitzant el criteri FIFO i PMP.

1. Segons el FIFO, la fitxa de magatzem resultant és la de la figura.

Figura Full de magatzem FIFO resolt

No s’utilitza cap fórmula. Es registren les mercaderies seguint l’ordre d’entrada i es dona sortida sempre a les primeres entrades. En el cas de la devolució, com que van sortir per 20 EUR, l’entrada es fa pel preu. Com que encara queden mercaderies al mateix preu a la columna d’existència, cal sumar-hi les ja existents. Les mercaderies trencades, com que no es coneix el seu preu d’adquisició, es registren com a sortides seguint el criteri FIFO, és a dir, surten pel preu de les més antigues.

2. Segons el PMP, la fitxa de magatzem resultant és la de la figura.

Figura Full de magatzem PMP resolt

En cada entrada s’usa la fórmula per calcular les existències:

La devolució també és una entrada.

Segons el mètode utilitzat, les existències finals no tenen el mateix valor i això afecta el resultat de l’empresa. Per aquest motiu és important triar el millor criteri de valoració de les mercaderies, ja que depèn de la fluctuació dels preus i del temps que l’empresa les guarda al magatzem.

Anar a la pàgina anterior:
Annexos
Anar a la pàgina següent:
Activitats