Gestió i control de tresoreria

L’empresa ha de confeccionar els llibres de comptabilitat perquè és una exigència legal, segons recullen els articles 25-33 del Codi de comerç, i perquè això garanteix el bon funcionament de la gestió financera.

Les empreses i els professionals estan obligats, segons el Codi de comerç i la legislació laboral i tributària, a portar uns llibres obligatoris:

• Llibre diari
• Llibre d’inventari i comptes anuals
• Llibre major
• Llibre d’actes
• Llibre de registre de socis
• Llibre de registre de contractes
• Llibre de registre d’accions nominatives
• Llibre de registre d’aportacions al capital
• Llibre de registre d’IVA

Aquests llibres s’han de legalitzar segellant-los en el Registre Mercantil. Per tenir la relació de tots els llibres obligatoris vegeu la taula:

Però les empreses també tenen llibres de caràcter voluntari que contenen informació complementària dels anteriors que resulta de gran utilitat. Aquests llibres s’anomenen llibres auxiliars, i la seva funció és ampliar la informació per ajudar a desenvolupar els llibres comptables principals i per ajudar a gestionar i planificar les necessitats internes de l’empresa.

Els llibres voluntaris són:

• Llibre de registre de caixa
• Llibre de registre de bancs
• Llibre de registre d’efectes comercials a cobrar
• Llibre de registre d’efectes comercials a pagar
• Altres llibres auxiliars comptables

Aquests llibres voluntaris s’elaboren en funció de les necessitats de cada empresa i del sector en què es desenvolupa la seva activitat. Per a la gestió de tresoreria es fan imprescindibles.

El llibre de registre de caixa serveix per registrar tots els cobraments i pagaments que fa l’empresa en efectiu cada dia.

L’estructura segueix l’esquema de taula:

El llibre de registre de caixa té cinc columnes:

1. Data: data en què es fa l’ingrés o el pagament.
2. Concepte: motiu que origina l’ingrés o el pagament.
3. Deure: entrades de diners en efectiu (EUR).
4. Haver: sortides de diners en efectiu (EUR).
5. Saldo: càlcul del diner disponible en efectiu (EUR). Una anotació al deure suma, mentre que una anotació a l’haver resta al saldo anterior.

Vegeu el següent exemple per entendre millor el funcionament del llibre de registre de caixa:

Un cop anotats tots els moviments al llibre de registre de caixa s’efectua el recompte de caixa, que consisteix a inventariar els diners i a calcular el total. Després es fa l’arqueig de caixa, que consisteix a comprovar que el recompte coincideix amb el saldo final de la caixa. Aquestes operacions es porten a terme al final de cada jornada, de manera que qualsevol error es pugui localitzar i esmenar immediatament. Els errors solen ser per errades d’anotació, per equivocacions en cobrar o pagar o per la pèrdua d’algun justificant. Si no es pot esmenar cal fer una anotació al llibre que corregeixi la diferència de saldos. Sempre ha de coincidir:

Una vegada anotades al llibre de caixa les correccions detectades en el procés d’arqueig, aquestes s’han de traslladar a la comptabilitat de l’empresa mitjançant el corresponent assentament comptable.

Les causes més habituals de desquadraments, és a dir, de quantitats no coincidents del recompte, arqueig de caixa i tancament de caixa, són:

• Equivocacions en el moment de fer els cobraments o els pagaments.
• Errors en anotar les quantitats en el llibre de caixa o en els justificants de cobrament o pagament.
• Pèrdua d’algun justificant de cobrament o pagament, o bé que s’hagin omès.
• Errors en el registre comptable.

L’objectiu de l’arqueig ha de ser solucionar qualsevol desquadrament detectat.

S’han de diferenciar les tres fases de l’arqueig de caixa:

1. Recompte: el fa el responsable de caixa, normalment al final del dia o de la seva jornada laboral. També es pot fer l’endemà. Aquest treballador només fa un inventari físic dels diners de la caixa de l’empresa, però no en fa la comptabilització.
2. Arqueig: es duu a terme entre diferents treballadors i és supervisat per comprovar que s’ha fet bé el recompte i que coincideix amb el saldo del llibre de caixa.
3. Tancament: serveix per corregir les diferències detectades. Aquestes han de solucionar-se com abans millor fent les anotacions pertinents i l’ajust comptable.

El llibre de registre de banc és el document que registra totes les operacions efectuades amb una entitat financera.

L’estructura que segueix es mostra a taula:

El llibre de registre de bancs té cinc columnes:

1. Data: data en què es fa l’ingrés o el pagament.
2. Concepte: motiu que origina l’ingrés o el pagament.
3. Deure: registre de les entrades de diners en efectiu (EUR).
4. Haver: registre de les sortides de diners en efectiu (EUR).
5. Saldo: càlcul del diner disponible en efectiu (EUR). Una anotació al deure suma, mentre que una anotació a l’haver resta al saldo anterior.

Vegeu el següent exemple per entendre millor el funcionament del llibre de registre de bancs:

Tal com passa amb el compte de caixa i el llibre de registre de caixa, els extractes bancaris no coincideixen amb les dades que ofereix el llibre major dels comptes bancaris ni amb els llibres de registre de bancs. Aquestes diferències de saldo poden ser degudes a:

• Xecs emesos per l’empresa, registrats als llibres de registre de bancs i que el beneficiari no ha cobrat.
• Anotacions als llibres de registre de bancs pel cobrament de xecs, però que l’entitat financera encara no ha abonat.
• Demores de la comptabilització de l’empresa (no s’han rebut les factures).
• Despeses bancàries, interessos per descoberts, comissions i altres despeses, dels quals l’empresa no té constància fins que no ho veu reflectit en l’extracte.
• Errors de l’empresa en el moment de formalitzar els assentaments comptables o les anotacions en els llibres.
• Errors del banc en liquidar determinats conceptes.

Per determinar l’origen d’aquestes desviacions es duu a terme un procés de control dels comptes bancaris denominat conciliació bancària. Es tracta d’un procés sistemàtic de comparació i explicació sobre les diferències que es detecten entre els comptes bancaris i els saldos comptables.

Quan es fan aquestes comparacions, habitualment s’inspeccionen els llibres comptables de l’empresa conjuntament amb l’extracte del compte enviat pel banc. D’aquesta manera es detecten les diferències que hi ha entre tots dos per efectuar els ajustos que calgui. Mentre es duu a terme la conciliació s’ha d’elaborar un document que expliqui i avali aquest procés per explicar i aclarir qualsevol anotació comptable amb diferències oposades.

L’estructura del document es mostra a taula:

Aquest document està dividit en dues parts:

1. Banc - Llibre auxiliar de bancs: serveix per corregir l’extracte bancari i fer-lo coincidir amb el llibre auxiliar. Per fer-ho s’ha d’augmentar o disminuir el saldo en funció de les operacions no registrades en l’extracte bancari.
2. Llibre auxiliar de bancs - banc: serveix per corregir el llibre auxiliar i fer-lo coincidir amb l’extracte bancari. Per fer-ho s’ha d’augmentar o disminuir el saldo en funció de les operacions no registrades de l’extracte bancari.

Els saldos conciliats han de coincidir, i un cop resolt s’han de calcular els assentaments corresponents.

Vegeu el següent exemple per entendre millor el funcionament del document de conciliació:

Hi ha tres fases en el procés per fer la conciliació:

1. Revisar i confrontar l’extracte bancari amb el llibre auxiliar de bancs identificant-ne les diferències.
2. Elaborar la relació de diferències quantificant els imports.
3. Compensar les diferències perquè coincideixin els saldos conciliats.

Per desenvolupar la seva activitat comercial, les empreses posen una atenció especial als fluxos de tresoreria. Això es deu a la impossibilitat de fer coincidir en el temps les vendes i els cobraments amb les compres i els pagaments. L’objectiu que cerquen les empreses és intentar mantenir l’equilibri entre les entrades i les sortides de caixa i dels bancs per cobrir les previsions de pagaments que han d’efectuar. Per aquest motiu elaboren un pressupost de tresoreria.

Aquesta referència a caixa no és exclusiva de diners en efectiu, ja que també abasta els dipòsits i les transaccions bancàries.

Aquest document serveix com a instrument de control en el qual es plasmen els cobraments i els pagaments que es preveu que tindrà l’empresa, de manera que es poden detectar per endavant si amb els cobraments es podrà fer front als pagaments.

Si en algun moment puntual això no és així cal plantejar-se anticipadament les possibles solucions. Aquestes variacions poden ser excés o defecte de liquiditat. En el primer cas, si hi ha un excedent de tresoreria (superàvit), cal cercar alternatives d’inversió que rendibilitzin aquests excedents. Si passa el contrari (dèficit), cal cercar fonts de finançament que cobreixin aquest dèficit de liquiditat.

El pressupost de tresoreria s’elabora en un quadre en què es reflecteix una relació detallada dels fluxos d’entrada i de sortida de tresoreria. Aquest document té forma lliure i les empreses el dissenyen en funció de les seves necessitats.

Un possible esquema es mostra a taula:

• Primera columna: diferents conceptes que originen un cobrament o pagament a l’empresa. Per exemple, les vendes, les compres, la publicitat, etc.
• Segona columna i següents: mesos.

Totes les partides d’ingressos i despeses que cal tenir en compte s’han d’establir amb unitat de criteri a l’hora de valorar-les. També cal establir un marge de seguretat de tresoreria que permeti anticipar-se a desviaments pressupostaris. L’objectiu és que, a partir d’una determinada quantitat d’efectiu, es puguin plantejar alternatives de finançament en previsió d’un dèficit pressupostari.

Els càlculs del pressupost de tresoreria requereixen dedicació i precisió, atesa la importància dels resultats i la repercussió que tenen en el desenvolupament de l’activitat de l’empresa. Per aquest motiu és molt convenient fer servir un full de càlcul. Davant de qualsevol modificació es poden recalcular automàticament els resultats i obtenir un nou pressupost, sense necessitat de perdre temps amb les operacions numèriques.

També cal incloure altres fulls perquè reflecteixin de manera gràfica els resultats i les possibles variacions pressupostàries. D’aquesta manera queden enllaçats els resultats del full de pressupostos amb un gràfic que permet visualitzar ràpidament les possibles modificacions. Amb això, els ajustos pressupostaris es poden aplicar amb més precisió.

Per entendre millor com elaborar un pressupost de tresoreria vegeu el següent exemple:

És important evitar els riscos en tresoreria que impedirien a l’empresa fer front als pagaments.

Hi ha dos tipus de riscos associats a la tresoreria:

1. Riscos previsibles: causats per les diferències en els terminis entre cobraments i pagaments que produiran que l’empresa no tingui disponibilitat de diners. Dins d’aquest tipus de risc també hi ha la manca de finançament.
2. Riscos no previsibles: causats pels impagaments i les variacions en les condicions previstes. Per exemple, un increment en els tipus d’interès dels préstecs o canvis de divises.

Les empreses han d’intentar minimitzar els riscos dins de les seves possibilitats, i les previsions han de ser tan acurades com sigui possible.