Gestió d'estocs

Durant molt de temps, hi havia la creença que les empreses havien de tenir el magatzem ple de mercaderies per poder fer front a totes les demandes davant d’interrupcions de la producció i de demandes no previstes, i així poder satisfer el client. Més tard es va comprovar que les empreses tenien alts costos associats als costos d’emmagatzematge. La gestió d’estocs apareix amb la finalitat d’aconseguir tenir el nivell òptim d’estocs per minimitzar aquests costos.

L’empresa que aconsegueix reduir els costos d’estocs sense afectar el seu nivell de producció té un avantatge competitiu davant la resta d’empreses. Al reduir la quantitat emmagatzemada, l’empresa aconsegueix reduir les seves necessitats d’espai al magatzem.

Inventari

La finalitat de l’inventari és conèixer en cada moment la quantitat exacta de producte, ja sigui matèria primera, producte semiacabat o producte acabat, que l’empresa té al magatzem. És una eina imprescindible per poder realitzar comprovacions, rectificar hàbits i introduir millores.

La seva gestió ha de respondre les següents qüestions:

  • Quantes unitats de cada article hi ha d’haver emmagatzemades?
  • Quina quantitat s’ha de sol·licitar en cada comanda?
  • Quan s’ha d’emetre l’ordre de comanda?

L’inventari, les existències o l’estoc, està constituït pels béns del patrimoni d’una entitat, com ara les primeres matèries, la producció en procés, els articles acabats i altres materials que s’utilitzin en l’empaquetatge, en l’envàs del producte acabat o les refeccions per al manteniment que es consumeixen en el cicle d’operacions.

A l’hora de calcular l’estoc necessari es plantegen una sèrie de problemes:

  • Comportament de la demanda per a pròximes vendes.
  • Costos periòdics i repetitius, ja que es produeix un augment dels costos d’emissió de comandes juntament amb els costos dels treballs administratius, de control d’estocs…
  • Entrega de l’estoc, ja que els proveïdors no poden garantir sempre l’entrega dins del termini pactat.
  • Variació i quantitat mínima de cada producte sempre disponible.

Les decisions que es prenen sobre l’inventari de l’empresa depenen de les següents variables:

  • Nivell de servei ofert al client. Cal establir la relació existent entre els productes disponibles al magatzem i els que espera trobar el client en el moment de la compra.
  • Costos de gestió i d’existències, ocasionats per tenir estoc emmagatzemat.
  • Termini d’entrega dels proveïdors, és a dir, el temps que hi ha entre l’emissió de la comanda fins que arriben els productes al magatzem i estan disponibles per a la venda o per a la incorporació al procés productiu.
  • Previsió de vendes. Permet decidir el nivell òptim de mercaderies al magatzem.

Per a la realització d’aquesta previsió s’han de tenir en compte els següents factors:

  • Evolució de les vendes en períodes anteriors, per conèixer l’evolució de cada producte i utilitzar les dades com a indicadors de vendes futures.
  • Variació de les vendes en els últims anys, per estudiar si els productes destinats a la venda segueixen una tendència a l’alça o la baixa i analitzar-ne les possibles causes.
  • Situació general del mercat. S’analitzen els cicles de l’economia i la seva afectació al consum de productes per realitzar la planificació de les vendes.
  • Evolució de la competència. S’estudia com afectarà a les futures vendes l’aparició de nous productes o diferents estratègies adoptades.

Des del punt de vista comptable, les empreses han de realitzar un inventari com a mínim una vegada a l’any. Normalment coincideix amb la data de tancament de l’exercici comptable. Això és per comprovar si les unitats físiques coincideixen amb les unitats comptabilitzades i per poder confeccionar el balanç final i el compte de resultats. Tot i això, moltes empreses realitzen de dos a quatre inventaris a l’any, ja que es preocupen per la qualitat de la gestió dels seus estocs emmagatzemats i, per tant, fan una vigilància constant gràcies a l’inventari.

Normativa legal

La legislació mercantil estableix l’obligació de portar una comptabilitat ordenada. Els dos llibres obligatoris per a tot empresari són el llibre d’inventaris i comptes anuals i el llibre diari. Les societats mercantils o anònimes estan obligades, a més, a portar altres llibres especials.

El Codi de comerç estableix, en el seu article 28, que “el llibre d’inventaris i comptes anuals s’obrirà amb el balanç inicial detallat de l’empresa. Almenys trimestralment es transcriuran, amb sumes i saldos, els balanços de comprovació. Aquest llibre recollirà anualment l’inventari, així com el balanç de l’exercici i comptes de resultats, que seran redactats amb criteris comptables generalment admesos”.

El llibre d’inventaris i comptes anuals és un llibre principal i obligatori en què s’han de recollir els documents següents: inventari, balanç de comprovació (o balanç de sumes) i comptes anuals (balanç de situació, compte de pèrdues i guanys i memòria).

Pel que fa a la valoració de l’inventari, el Codi de comerç, en l’article 39, diu el següent:

“Sense perjudici d’allò que s’ha establert per lleis especials, les partides del balanç es valoraran d’acord amb criteris objectius que garanteixin els interessos de tercers i seguint els principis que exigeix una ordenada i prudent gestió econòmica de l’empresa. Haurà de mantenir-se una continuïtat en els criteris de valoració i no podran ser variats sense causa raonada, que haurà d’expressar-se en el propi llibre d’inventaris i balanços.”

Els criteris de valoració de l’inventari que es mencionen en aquest article coincideixen amb els criteris marcats en el Pla general comptable: el preu d’adquisició o cost de producció, o el preu de mercat si aquest fos menor. Si això succeeix, cal fer les corresponents correccions de valor. Pel que fa a les correccions de valor, el PGC diu: “Quan el valor net realitzable de les existències sigui inferior al seu preu d’adquisició o al cost de producció, s’efectuaran les corresponents correccions valoratives reconeixent-les com a despesa dins el compte de pèrdues i guanys”.

Tipus d'inventari

Normalment les empreses utilitzen dos tipus d’inventari:

  • Inventari permanent, també conegut com a inventari comptable. Serveix per portar un control d’entrades i sortides dels productes. En tot moment es pot saber quantes unitats hi ha de cada producte, talla i/ o color, per exemple. Tots aquests registres s’anoten en fitxes de magatzem. Aquestes fitxes informen de les unitats de producte, entrades, sortides, preu unitari i import total.
  • Inventari periòdic, també conegut com a inventari extracomptable. Aquest inventari es porta a terme fent un recompte físic de les existències i valorant-les, ja sigui a preu de mercat o a preu de cost. N’hi ha de dos tipus:
    • Inventari final. Aquest inventari es realitza al final de l’exercici econòmic, que normalment coincideix amb el final d’any. Quan l’empresa fa aquest tipus d’inventari atura el procés de producció i les vendes per poder fer un recompte més exacte.
    • Inventari rotatiu o cíclic. Amb aquest tipus d’inventari s’anoten constantment les entrades i sortides dels productes, per conèixer en cada moment les existències al magatzem. Així no és necessari paralitzar l’activitat de l’empresa.

Cada empresa fixa quan vol dur a terme la revisió d’estocs. La determinació dels diferents cicles es fa seguint els següents criteris:

  • Mètode ABC. Segons la classificació dels diferents articles que té l’empresa, la revisió es fa en diferents períodes.

Mètode ABC

El mètode ABC diu que els articles classificats amb la lletra A són els que tenen una rotació més alta, és a dir, es produeixen més entrades i sortides d’aquest tipus de producte que de la resta. L’article classificat amb la lletra B té una rotació mitjana i l’article classificat com a C té poca rotació. Si una empresa decideix adoptar aquest criteri, farà la revisió d’estocs de la categoria A, per exemple, cada mes, mentre que farà la revisió dels articles de categoria B cada 4 mesos i els de la categoria C cada 8 mesos.

  • Punt de comanda. El punt de comanda indica que s’ha de realitzar una ordre de comanda per evitar ruptures d’estoc i problemes amb el subministrament del producte als clients de l’empresa.
  • Diàriament. Es fa recompte de tots els articles que hagin tingut moviment cada dia.

Els inventaris també es classifiquen segons la seva funció dins l’empresa:

  • Inventari de fluctuació. Es realitza quan la quantitat de les vendes i de la producció no es coneix de manera exacta.
  • Inventari d’anticipació. Es fa de manera anticipada en èpoques de molta producció o vendes altes, és a dir, en períodes de molta demanda. Aquests inventaris emmagatzemen hores-treball i hores-màquina davant de noves necessitats i limiten els canvis en les taxes de producció.
  • Inventari de mida de lot. Es dona aquest tipus d’inventari quan el producte es demana en forma de lot, ja que així resulta més econòmic que no adquirir les existències quan sigui necessari satisfer la demanda.

Classificació dels productes ABC

Les empreses acumulen un gran volum d’articles al seu magatzem necessaris per a la producció i/o venda a tercers. Aquest volum pot suposar un cost molt alt, per això l’empresa ha de portar un control d’estocs: saber el tipus d’article, conèixer la seva ubicació i la seva caducitat, controlar les entrades i sortides.

El sistema de classificació ABC, també conegut com a mètode de Pareto, permet classificar els productes segons l’activitat generada per l’empresa.

Aquesta classificació permet prestar més atenció als articles que tenen un percentatge més significatiu, és a dir, aquells articles que tenen més sortida. Es divideixen els articles entre tres categories, depenent del valor significatiu que aporten a l’empresa.

La classificació es fa a partir de les dades extretes de les existències mitjanes, la freqüència de sortida, el nombre de comandes i el volum de vendes.

Les empreses classifiquen els productes en les diferents categories i se centren a controlar els articles amb més importància: articles del tipus A .

  • Article A. Format pel 20% dels articles emmagatzemats, té un consum alt, representa el 80% de les sortides i s’emmagatzema en la zona d’alta rotació, zona amb bon accés i on es realitzen les entrades-sortides de manera molt ràpida.
  • Article B. Format pel 30% dels articles emmagatzemats, són articles de valor de consum mitjà, representen el 15% de les sortides. Es troben a la zona mitjana de rotació, ja que les entrades-sortides no són tan freqüents com els articles de classe A.
  • Article C. Format pel 50% dels productes, són articles de consum baix i la seva activitat representa el 5%. Per això s’emmagatzemen a la zona de baixa rotació, on no és necessari tenir un bon accés.

Aquesta classificació es representa mitjançant un gràfic anomenat corba de Pareto (vegeu figura).

La corba de Pareto relaciona el volum de vendes amb l’import d’articles emmagatzemats. A l’eix d’abscisses hi ha el nombre de les existències acumulades al magatzem i a l’eix de coordenades, l’acumulat de vendes.

Figura Corba de Pareto

Desenvolupament del mètode ABC

El mètode ABC és una eina molt eficaç per situar els productes amb més moviment a prop de la zona d’expedició i de fàcil accés, amb la finalitat d’agilitzar totes les activitats pròpies d’emmagatzematge i d’expedició.

Per classificar els articles segons l’anàlisi ABC s’utilitza la següent tècnica:

  1. S’ordenen els productes d’acord amb la demanda, de major a menor valor.
  2. S’obté el % de cada valor de les variables sobre el total.
  3. S’obté el % acumulat dels articles.
  4. S’obté el % acumulat dels valors de la variable.
  5. Es realitza la classificació ABC segons el % corresponent a cada categoria.

Exemple del mètode ABC

Magatzems SOLIC SL, mitjançant una anàlisi dels seus productes, obté les següents dades:

Referència Unitats Cost/u
B230 5.000 80
B477 2.500 320
B122 10.000 15
B200 150 400
B120 1.000 50

Per classificar els productes en A, B i C el primer pas és calcular l’import de cadascuna de les unitats. Després s’ordenen segons l’import, de més a menys valor.

Referència Unitats Cost/u Cost total
B477 2.500 320 800.000€
B230 5.000 80 400.000€
B122 10.000 15 150.000€
B200 150 400 60.000€
B120 1.000 50 50.000€

El següent pas és calcular el percentatge relatiu respecte al total i el percentatge acumulat.

Referència Unitats Cost/u Cost total%Producte%AcumulatClassificació ABC
B477 2.500 320 800.000€55%55%A
B230 5.000 80 400.000€27%82%A
B122 10.000 15 150.000€10%92%B
B200 150 400 60.000€4%97%B-C
B120 1.000 50 50.000€3%100%C

Amb el percentatge acumulat es veu que els dos primers articles pertanyen a la categoria A, ja que representen el 80% del total. Els articles tercer i quart estan dintre de la categoria C, ja que representen el 95%, i l’últim article pertany a la categoria C.

Figura Representació gràfica

Procés de l'inventari físic

Un inventari físic es realitza mitjançant la inspecció ocular i fent recompte d’articles emmagatzemats, prenent nota del nombre d’unitats, lots i/o referències que hi ha al magatzem en el moment del recompte. S’estableix la següent planificació per poder portar a terme l’inventari:

  1. Establir el període de l’any en què es fa inventari. Normalment coincideix amb períodes de baixa activitat de l’empresa.
  2. Informar el personal del motiu de la realització de l’inventari i les normes a seguir.
  3. Preparar el magatzem per realitzar el recompte de la manera més eficient possible.
  4. Preparar la documentació necessària per anotar les quantitats inspeccionades. Cal anotar:
    • Detall d’articles per grups o categories amb les seves característiques físiques i comercials.
    • Referència o codi de l’article i unitat de mesura (quilos, litres, caixes…).
    • Preu dels articles inventariats.

No existeix un model d’inventari normalitzat. Cada empresa utilitza el format que s’adapta a les seves necessitats i a les característiques dels productes emmagatzemats.

Gestió d'estocs

És important que una empresa compti amb una bona gestió d’estocs ja que això permet preveure el volum de vendes per un període de temps. Gràcies a la gestió d’estocs, el fabricant pot aconseguir reduir els costos d’emmagatzematge i servir al producte molt més ràpid. És molt difícil saber amb exactitud les vendes d’una empresa. D’aquí la necessitat d’emmagatzematge de producte, per poder servir al client el nombre d’unitats que demana.

L’emmagatzematge de producte suposa un cost afegit al cost total del producte, però a la vegada serveix com a eina per ser més competitius i obtenir més beneficis. És fonamental gestionar correctament l’estoc de productes per poder satisfer les necessitats dels clients amb uns costos mínims.

Estoc és el conjunt de materials i productes que l’empresa té emmagatzemats per a la seva utilització o venda.

Una gestió d’estocs eficient es produeix quan l’empresa aconsegueix emmagatzemar la mínima quantitat d’estoc al seu magatzem evitant la ruptura d’estocs.

Per aconseguir l’equilibri entre la mínima quantitat de producte i la ruptura d’estocs, l’empresa necessita:

  • Controlar la quantitat de producte en el magatzem cada moment.
  • Fixar el punt de comanda, és a dir, el moment en què l’empresa farà una nova comanda.
  • Fixar la quantitat de comanda, el lot de comanda.

Els estocs són el conjunt de materials o articles custodiats al magatzem de l’empresa esperant un nou destí depenent de l’activitat de l’empresa (venda o utilització en el procés productiu). En general aquests estocs estan emmagatzemats durant un període inferior a un exercici econòmic, a excepció d’empreses l’activitat de les quals és superior a un any per finalitzar el seu procés productiu. Per exemple, empreses constructores, immobiliàries, etc.

Les empreses tenen la necessitat de mantenir estoc al seu magatzem pels motius diversos:

  • Evitar les ruptures d’estoc i poder seguir fabricant si ens referim a una empresa industrial o poder servir una comada a un client si fem referència a una empresa comercial. Aquestes ruptures poden ser produïdes per retards d’entrega del proveïdor, per aturades, etc.
  • Evitar les despeses de comanda. Les empreses que depenen dels costos de transport prefereixen fer una comanda més gran de producte i així poder reduir les despeses de transport, no fent tantes comandes.
  • Economies d’escala. A l’empresa l’interessa acumular producte al magatzem si es veu beneficiada per descomptes per volum de compres per exemple o disminució de costos per la fabricació a gran escala.

Amb la planificació d’estocs l’empresa vol aconseguir els següents objectius:

  • Tenir un inventari suficient per a poder produir evitant la ruptura d’estocs. Per aconseguir-ho l’empresa realitzarà un estudi prèviament.
  • Determinar el volum òptim de comanda, considerant el volum de producció, capacitat física de magatzem, cost de capital invertit, etc.
  • Minimitzar la inversió en estocs, reduir els costos d’emmagatzematge per pèrdues, obsolescències o baixa de productes peribles.
  • Establir un sistema d’informació eficient entre totes les seccions implicades (compres, producció, distribució…) i realitzar informes d’inventaris i del valor de les existències emmagatzemades.
  • Establir cooperació amb el departament de compres, per aconseguir unes adquisicions i transport econòmicament eficient.

La ruptura d’estocs influeix negativament en el funcionament de l’empresa ja que pot arribar a paralitzar el procés de producció i, fins i tot, perdre vendes i clients.

Les causes de la ruptura d’estocs poden ser diverses: comandes que no s’ajusten a les necessitats reals de l’empresa, retards en l’enviament de les comandes (per part del proveïdor o per no poder servir totes les unitats demanades per l’empresa).

Tipus d'estoc

Les existències es poden classificar des de diferents punts de vista:

  • Segons la finalitat
  • Segons l’activitat de l’empresa
  • Segons el criteri operatiu
  • Segons la naturalesa física

Estoc segons la finalitat

Segons la finalitat de l’estoc dins del cicle econòmic de l’empresa i els seus objectius, es classifica en:

Q: quantitat de mercaderia entrant en cada període

Ss: estoc de seguretat

  • Estoc actiu. És l’estoc destinat a fer front a la demanda dels seus clients durant un període determinat. Depèn de la capacitat del magatzem, dels costos d’emmagatzematge i del capital invertit amb les existències.
  • Estoc mitjà. Es defineix com la mitjana de la quantitat de mercaderia que entra en cada període (Q) més l’estoc de seguretat (ss). Suposant que totes les entrades són de la mateixa quantia, es calcula amb la fórmula: Estoc mitjà = Q/2+ ss
  • Estoc de seguretat. És un nivell d’estoc que s’estableix per fer front a comandes imprevistes dels clients o a retards en el termini de lliurament dels proveïdors. Aquest estoc és necessari per evitar no poder fer front a la demanda per falta de producte o materials. La finalitat d’aquest estoc és evitar les ruptures d’estoc no desitjables.

La ruptura d’estocs es produeix quan:

  1. Els proveïdors no serveixen la comanda dins del termini d’entrega. Si això succeeix, l’empresa no pot fer front a les comandes dels clients o seguir amb la producció si fem referència a empreses industrials.
  2. Existeixen fluctuacions de la demanda. La demanda no sempre és constant i va variant al llarg del temps. L’estoc de seguretat ajuda l’empresa a fer front a l’excés de demanda.

Hi ha diferents situacions en cas de ruptura d’estocs:

  • Pèrdua de clients. Si no s’atenen correctament les comandes, el client busca altres proveïdors i si en troba un que el serveix de forma eficient, deixa de fer comandes a l’empresa que ha patit la ruptura d’estocs.
  • Pèrdua de rendibilitat. Si no s’atén el client amb el producte que vol, canvia per un producte amb un marge comercial més petit.
  • Increment de la rendibilitat. Si no es pot atendre el client amb el producte que demana, se n’hi ofereix un altre amb un marge comercial més alt.
  • Programació de ruptura d’estocs. L’empresa troba la diferència entre el temps de servei i el de ruptura.
  • Estoc de trànsit. És l’estoc que es troba en camí, entre el magatzem del proveïdor i del client. Aquest estoc encara no ha arribat al magatzem, però es té en compte per a la gestió de l’estoc.
  • Estoc estacional. Aquest estoc es crea per poder fer front a un increment inesperat de les vendes a causa d’un canvi de temporada, per exemple. Altres vegades aquest increment de vendes succeeix quan l’empresa estableix una estratègia de promocions o en època de rebaixes.
  • Estoc de recuperació. Està format per articles usats que poden tornar a ser reutilitzats. Dins d’aquest grup hi ha envasos i embalatges, caixes, palets… També equips en desús (ordinadors, maquinària…) amb un rendiment molt baix però amb peces que poden tornar-se a usar per a la reparació d’altres equips.
  • Estoc obsolet. Són articles vells o nous que ja no serveixen per cobrir les necessitats per a les quals van ser comprats.
  • Estoc disponible. És l’estoc físic (quantitat d’articles disponibles al magatzem) més les comandes en curs del producte menys la demanda no satisfeta.
  • Estoc especulatiu. Quan es preveu que la demanda d’un producte incrementarà, es realitza una previsió incrementant l’estoc abans de la demanda.

Estoc segons l'activitat de l'empresa

Segons el PGC i el tipus d’empresa, tenint en compte l’activitat de l’empresa, les existències pròpies són:

En empreses comercials:

  • Mercaderies o existències comercials. Són materials que l’empresa compra i que, sense transformació, es destinen a la venda o comercialització posterior.

En empreses industrials:

  • Primeres matèries: productes que, mitjançant la transformació, es destinen a formar part dels articles acabats fabricats per l’empresa.
  • Altres proveïments: elements i conjunts incorporables. Són els fabricats fora de l’empresa, que s’adquireixen per incorporar-los en els productes acabats, sense sotmetre’ls a cap transformació.
  • Productes en curs: productes que es troben en la fase d’elaboració en el moment de tancar l’exercici.
  • Productes semiacabats: productes fabricats per l’empresa i no destinats normalment a la venda fins que no són objecte d’elaboració, incorporació o transformació posterior.
  • Productes acabats: productes fabricats per l’empresa que tenen com a destinació el consum final o la utilització per part d’altres empreses.
  • Subproductes, residus i materials recuperats
    • Subproductes: productes amb un caràcter secundari de la fabricació principal.
    • Residus: productes obtinguts de la fabricació dels productes principals de l’empresa i que poden ser utilitzats o venuts.
    • Materials recuperats: productes que es poden tornar a emmagatzemar i per tant tornar a utilitzar després de ser usats en el procés productiu.

Estoc segons el criteri operatiu

Segons el criteri operatiu adoptat per l’empresa, l’estoc es classifica en:

  • Estoc òptim. És la quantitat d’existències al magatzem que permet cobrir les previsions de vendes amb un cost mínim.
  • Estoc físic. Quantitat d’existències al magatzem de l’empresa. Aquest no pot ser negatiu.
  • Estoc net. Diferència entre estoc físic i demanda no satisfeta. Aquest pot ser negatiu.
  • Estoc disponible. Estoc considerat a l’hora de fer la gestió d’estocs i resultat de restar a l’estoc físic (estoc real que hi ha en el magatzem) les quantitats reservades per servir les comandes rebudes dels clients.
  • Estoc màxim. Quantitat màxima que hi pot haver d’un article al magatzem. Aquesta quantitat ve determinada per la capacitat del magatzem, el capital que es pot invertir i els costos que genera el manteniment de les existències.
  • Estoc mínim. Quantitat més petita que hi ha d’haver d’un article al magatzem, per sota de la qual no es pot baixar.
  • Estoc zero. Estoc inexistent. Es basa en la filosofia del JIT (just in time).

JIT és una filosofia d’estoc zero. Consisteix a aprovisionar-se en el moment en què es necessita el material i amb la quantitat justa.

Just in time és una manera d’organitzar la producció que permet augmentar la productivitat i reduir el cost de la gestió d’activitats no necessàries i de pèrdues en el magatzem. L’objectiu és fabricar únicament els productes que es necessiten amb una qualitat excel·lent.

  1. S’elimina l’excés de producció.
  2. S’eliminen les operacions innecessàries del disseny de productes o processos que incrementen el cost de producció.
  3. Desplaçaments innecessaris del personal i materials.
  4. Reducció d’inventaris, avaries, temps d’espera…

Observant la figura en cas de consum i aprovisionament constants, en el t_0 l’estoc es troba al seu nivell màxim i va disminuint a mesura que les existències es van consumint. En el moment t_1 es produeix un nou aprovisionament i l’estoc recupera el seu nivell màxim per poder fer front a la demanda del següent període, i així successivament.

Figura Nivells d’estoc

Estoc segons la naturalesa física

L’estoc segons la seva naturalesa física es classifica segons la seva vida útil.

Segons la vida útil:

  • Estoc perible: articles que per les seves característiques necessiten condicions especials de manipulació i conservació en el seu emmagatzematge i transport. Com a article perible hi ha els aliments i medicaments, que necessiten unes condicions especials de temperatura, humitat, llum, etc.
  • Estoc no perible: articles que per les seves característiques no necessiten condicions especials per al seu emmagatzematge.
  • Estoc amb data de caducitat: articles que no es poden posar a la venda després d’una data determinada.

Assignació d'estocs entre magatzems d'una xarxa logística

Les empreses necessiten saber el nombre i mida dels seus magatzems, la localització i l’assignació d’ubicació de tots els seus productes. Són decisions estratègiques necessàries per poder reduir els costos totals logístics (compra, producció, gestió d’estocs, etc.) i poder servir els clients d’una manera eficient, és a dir, poder fer front a les seves demandes.

L’assignació de l’estoc entre magatzems té com a objectiu oferir alts nivells de servei. Aquesta assignació té un impacte important en l’estoc de trànsit i l’estoc de seguretat.

Si l’empresa té un gran nombre de magatzems, l’estoc de trànsit és mínim. En canvi, l’estoc de seguretat no es redueix i queda igual o incrementa, ja que la incertesa de tenir un nou magatzem per poder atendre la demanda d’un nou mercat no redueix la incertesa de la demanda.

La rotació d’estocs està relacionada directament amb el nombre de magatzems que té l’empresa i el nombre d’estocs a cada magatzem.

Per exemple, si una empresa té un índex de rotació R=10 dels productes que comercialitza i una altra empresa competidora té un índex R=5, s’observa que la primera empresa està amb avantatge respecte a l’empresa segona, perquè és més competitiva. No ha de modificar res. En canvi, la segona empresa haurà de canviar la seva estratègia, incrementant les sortides de producte o disminuint l’estoc mitjà per ser més competitiva.

Factors determinants en la gestió d’estocs

L’estoc de l’empresa incrementa o disminueix a mesura que es produeixen entrades i sortides de producte al magatzem de l’empresa.

La gestió d’existències té com a objectiu resoldre les següents qüestions:

La seva gestió ha de respondre les següents qüestions:

  • Quantes unitats de cada article hi ha d’haver emmagatzemades?
  • Quina quantitat s’ha de sol·licitar en cada comanda?
  • Quan s’ha d’emetre l’ordre de comanda?

Les tècniques de gestió d’estocs s’usen per poder conèixer el volum de sortides o les vendes de cada article durant un període de temps programat i demanar al proveïdor la quantitat necessària per no tenir un excés d’estoc al magatzem.

En el moment d’aplicar aquestes tècniques s’han de tenir en compte una sèrie de factors:

  • Previsió de vendes
  • Costos
  • Terminis
  • Nivell de servei

Previsió de vendes

Per fer una bona gestió d’estocs s’ha de tenir coneixement de la demanda, s’ha de saber si la demanda és constant o és estacional, ja que la gestió serà totalment diferent. Les previsions de vendes permeten decidir el nivell òptim de producte a emmagatzemar. Aquestes previsions s’han d’ajustar al màxim possible a les vendes reals, ja que el nivell d’estoc depèn d’aquesta anàlisi. Per realitzar aquestes previsions es fa un estudi sobre el comportament de cada producte.

Un dels mètodes de previsions de vendes consisteix en l’evolució de les vendes de períodes anteriors, perquè així es pot preveure el comportament de vendes de l’any actual i utilitzar les dades com a indicador de vendes futures. També es realitza un estudi de la situació general del mercat i s’estudien els cicles ascendents i descendents que experimenta l’economia i que influeix en el comportament dels consumidors.

En funció de com evoluciona la competència, afecta de manera positiva o negativa les vendes futures de l’empresa.

Costos

Una bona optimització de la gestió d’estocs necessita conèixer els costos associats als productes emmagatzemats.

Aquests costos es classifiquen en emissió de comanda, adquisició, emmagatzematge i ruptura d’estoc.

  • Cost d’emissió de comanda. Aquest tipus de cost inclou els costos administratius originats amb el procés de la compra del producte al proveïdor. Dins els costos administratius hi ha les despeses de telèfon, correu, estudi de mercat, sous i salaris del personal encarregat de les compres, etc.
  • Cost d’adquisició. És el valor de la mercaderia quan l’empresa ha arribat al magatzem, ve determinat per l’import que resulta de multiplicar el preu d’adquisició pel nombre d’unitats que s’han adquirit. A aquest import se li resten els descomptes aplicats i se li sumen les despeses a càrrec del comprador. Per exemple, envasos i embalatges, despeses de transport, assegurances, etc.
  • Cost d’emmagatzematge. Són costos que s’originen al tenir el producte emmagatzemat. Entre aquests hi ha el lloguer del local, llum, maquinària, costos de risc que pot patir el producte (ruptures, accident, obsolescència, robatoris, etc.), costos per conservar en bon estat aquests productes al magatzem (calefacció, refrigeració, temperatura especial, etc.), costos d’oportunitat (diners que es deixen de guanyar per mantenir immobilitzat un capital en estoc en lloc de tenir-lo invertit a un altre lloc).
  • Cost de ruptura d’estoc. Són costos originats quan no es pot satisfer la demanda per no tenir existències. Aquests costos són difícils de quantificar, ja que el client acudeix a la competència perdent vendes futures, la bona imatge de l’empresa i altres consumidors potencials aconsellats pel client que l’empresa ha perdut.

Lligat al cost de ruptura hi ha el nivell de servei que ofereix l’empresa. El nivell de servei determina si el client troba l’article que busca en el moment que el necessiten. Per mesurar aquest servei s’utilitza la següent fórmula:

Nivell de servei= vendes / demandes · 100

La ruptura d’estoc s’entén com un servei en sentit negatiu i es calcula amb la següent fórmula:

Ruptura d’estoc = comandes no satisfetes / comandes totals · 100

La decisió de l’empresa respecte al nivell de servei va en funció de la imatge que vol donar. Un nivell de servei alt comporta alts costos d’emmagatzematge i, per tant, l’empresa disposa sempre de les existències de tots els articles que volen els clients. L’empresa ha d’estudiar si li surten a compte aquests alts costos de gestió de l’estoc.

Terminis

El termini d’entrega del producte per part dels proveïdors és el temps que passa des que es fa l’ordre de comanda fins que arriben els productes al magatzem i estan disponibles per a la venda o per a la seva incorporació en el procés productiu. La quantitat d’estoc depèn del termini d’entrega. Si aquest termini és curt, l’empresa no ha d’emmagatzemar molta quantitat, però, al contrari, si el termini és llarg, l’empresa té més quantitat emmagatzemada, fet que incrementa els costos de gestió.

El termini d’entrega es divideix en:

  1. Temps de realització i enviament de comanda
  2. Temps de preparació dels materials
  3. Temps de durada del transport
  4. Temps de recepció de la mercaderia
  5. Temps de preparació per a la seva utilització

Nivell de servei

Si l’empresa vol tenir un bon nivell de servei, una de les opcions és tenir quantitats importants de producte al magatzem per satisfer el client i oferir-li el producte que busca en el moment que ho desitja. Per tant, com més quantitat d’existències emmagatzemades, més possibilitat de satisfer el client, però això ocasiona costos de gestió d’estoc més elevats.

Representació del comportament de l'estoc al magatzem

El cicle de l’estoc se sol comportar de la forma que es representa a figura:

Figura Cicle de l’estoc a l’empresa

Suposant que el consum i l’aprovisionament es mantenen constants (s’aprecia amb el moviment representat en forma de dents de serra), en t_0 l’estoc es troba al seu nivell màxim i va disminuint a mesura que es van consumint existències; en el moment t1 es produeix un nou aprovisionament i l’estoc recupera el seu nivell màxim per atendre la pròxima demanda, i així successivament.

Quan hi ha un retard en l’aprovisionament o un augment de la demanda, si no hi ha estoc de seguretat es produeix una ruptura d’estocs perquè no es té prou producte per atendre les demandes no esperades. Si, en canvi, l’empresa compta amb estoc de seguretat, no es perd cap venda, ja que es poden atendre totes les demandes.

Cas sense estoc de seguretat

El subministrament d’un producte és constant, 600 unitats cada 10 dies. El consum també és constant: 60 unitats/dia. Però el subministrament del dia 10 no arriba fins al dia 12 i la demanda del dia 20 és de 80 unitats.

Es produeix una ruptura d’estoc els dies 11 i 12, és a dir, es perden les vendes d’aquests dos dies (120 unitats). Com que el dia 28 es ven més del previst, el dia 29 es perden 20 unitats de venda.

Figura Representació ruptura d’estoc sense estoc de seguretat

Cas amb estoc de seguretat

En cas que l’empresa tingués una estoc de seguretat de 200 unitats seguint el supòsit anterior, vegeu a figura que quan es produeix un retard en el subministrament de les existències o un augment de la demanda no es perden vendes, ja que s’hi pot fer front amb l’estoc de seguretat.

Figura Ruptura d’estoc amb estoc de seguretat

Sistemes de reaprovisionament

L’empresa ha de tenir un nivell d’estoc que li permeti tenir un equilibri entre producció i/o venda i demanda de clients. Un estoc excessiu al magatzem suposa un cost per a l’empresa (diners invertits, espai magatzem, etc.), i un estoc insuficient també és costós ja que pot suposar una pèrdua de clients o parar la producció.

La gestió d’estocs intenta donar respostes a dos problemes de les empreses:

  • Quan cal fer una comanda?
  • Quina quantitat cal demanar?

La resposta a aquestes preguntes ve determinada pel sistema de reaprovisionament utilitzat per l’empresa:

  • Per quantitat fixa i període variable. S’utilitza un sistema de revisió contínua, permanent o punt de comanda.
  • Per quantitat variable i període fix. S’utilitza un sistema de revisió periòdica.
  • Per quantitat variable i període variable.
  • Per quantitat fixa i període fix.

Els sistemes que més s’utilitzen per calcular el reaprovisionament de l’estoc són: revisió contínua i revisió periòdica

Sistema de revisió contínua. Model Wilson

Segons el sistema de revisió contínua, es fixa la quantitat en cada comanda d’un producte. El moment de fer la comanda serà quan l’estoc del magatzem arriba a un determinat nivell d’existències. Aquest nivell s’anomena punt de comanda.

Perquè aquest model doni una solució òptima s’han de complir les següents condicions:

  • Demanda anual constant: es venen les mateixes quantitats en els mateixos períodes.
  • El cost d’adquisició no depèn del nombre d’unitats sol·licitades. Preu constant.
  • Termini d’aprovisionament conegut.

La quantitat econòmica de comanda (lot econòmic) es pot definir com la quantitat que s’ha de demanar en cada comanda perquè els costos totals de gestió d’estocs siguin mínims.

El cost total de comanda és la suma dels següents conceptes:

( és l’estoc mitjà)

El volum òptim de comanda és el volum que iguala els costos de possessió i els de gestió de comanda. Els costos d’adquisició no es tenen en compte ja que el volum òptim sols depèn dels altres dos costos.

La fórmula per calcular el volum òptim de comanda es resumeix en:

Exemple de càlcul de volum òptim de comanda

Un magatzem registra una demanda anual de 45.000 unitats del producte RRRX-2. El cost mensual d’emmagatzematge per unitat puja a 4,50€, mentre que el cost d’emissió de comandes ascendeix a un total de 567,890€.

El volum òptim de comanda és de 973 unitats.

Amb el sistema de revisió contínua el nivell d’estocs que hi ha al magatzem està totalment controlat. Es determina un punt de comanda, i quan les existències arriben a aquest punt es fa una nova comanda.

El punt de comanda indica el moment en què es realitzarà una nova comanda amb l’objectiu d’evitar una ruptura d’estocs. El punt de comanda es calcula tenint en compte les sortides previstes en el període (D), la durada del període (n), el termini de lliurament de les mercaderies (Pe) i l’estoc de seguretat (Ss).

La fórmula per calcular el punt de comanda és:

Pe: termini d’enviament de la comanda per part dels proveïdors o termini de subministrament

Dm: demanda mitjana (diària)

Ss: estoc de seguretat

Per calcular l’estoc de seguretat cal tenir en compte que els proveïdors poden no servir la comanda en del termini previst. Aquest termini s’obté per la diferència entre el termini màxim d’enviament de la comanda per part dels proveïdors i el termini normal d’enviament (Pe).

A partir d’aquest mètode també es poden calcular altres valors importants per a la gestió dels estocs de l’empresa:

  • Demanda diària: quantitat mitjana que surt del magatzem. Es calcula dividint la demanda total pel nombre de dies del període.
  • Temps de reaprovisionament: temps entre dues entrades consecutives de producte al magatzem de l’empresa. Es calcula dividint la quantitat econòmica de comanda (Q) i la demanda diària.
  • Nombre de rotacions: vegades que s’ha de reposar un article durant un període de temps al magatzem. Es calcula dividint la demanda total del període (D) i el lot econòmic (Q).

Exemple de càlcul d'estoc de seguretat i punt de comanda

L’empresa RUTFE, SL realitza la seva activitat durant 270 dies a l’any i necessita anualment 105.000 unitats d’un producte. El termini d’entrega per part del proveïdors és de 20 dies, però hi pot haver un retard de 5 dies.

Càlcul de la demanda mitjana:

Dsm = 105.000/270 = 389 unitats/dia

Càlcul de l’estoc de seguretat:

Ss= 389 x 5 = 1.945 unitats

Càlcul del nivell d’existències al punt de comanda:

Pc= Ss + (Dm x Pe)= 1.945 + (389 x 20) = 9.725 unitats

El punt de comanda serà quan l’empresa tingui 9.725 unitats

Sistema de revisió periòdica

Segons el sistema de revisió periòdica la comanda es realitza amb dates ja fixades i constants, però les quantitats demanades són variables. Quan es realitza la comanda s’ha de tenir en compte que la suma del nivell d’existències que té l’empresa en aquell moment més la quantitat demanada sumin una quantitat fixa per a la cobertura del període vigent. El punt de comanda sempre és variant.

La fórmula per calcular l’estoc màxim és:

Exemple de càlcul per sistema de reaprovisionament periòdic

L’empresa Tasar, SL treballa 300 dies a l’any. El consum anual del producte X és de 3.000 unitats. Aquestes existències es revisen cada mes i es fa la comanda al proveïdor, que tarda 15 dies a servir-la. L’estoc de seguretat és de 100 unitats.

L’empresa vol conèixer l’estoc màxim i la quantitat que haurà de demanar el dia 1 d’abril, si les existències són 140 unitats i el taller estarà tancat 15 dies durant aquest mes.

Consum mitjà anual: = 3.000/300 = 10 unitats/dia

Unitats consumides durant el mes d’abril: 10 x 15 = 150 unitats

Estoc màxim = (10×15) + 150 + 100 = 400 unitats

Quantitat a demanar = 400 - 140 = 260 unitats

Valoració de les existències

L’empresa necessita saber en tot moment la quantitat d’existències al seu magatzem i el seu valor. Per aquest motiu fa un registre de totes les entrades i sortides del seu magatzem.

  • Entrades de mercaderies al magatzem: transaccions que fan incrementar l’estoc. Aquestes transaccions són les compres a proveïdors i devolucions que realitzen els clients dels productes de l’empresa.
  • Sortides de mercaderies del magatzem: transaccions que fan disminuir l’estoc. Entre aquestes transaccions hi ha les vendes que es realitzen a clients i les devolucions de producte als proveïdors.

Aquestes entrades i sortides de producte l’empresa les anota en una fitxa de control de mercaderies que recull totes les operacions realitzades. Vegeu-ne un exemple a figura:

Figura Fitxa de control d’estoc

Tot el que l’empresa té emmagatzemat ha de coincidir amb el que reflecteix la comptabilitat. Si no és així, l’empresa tindrà diferències d’inventari. Aquestes diferències poden venir per deteriorament de la mercaderia o robatori.

L’inventari del magatzem normalment es realitza una vegada a l’any. Per fer la valoració de l’inventari realitzat s’han d’adoptar les normes següents:

  • Article 35, apartat 1 del Codi de comerç: “L’actiu circulant o corrent comprendrà els elements del patrimoni que s’espera vendre, consumir o realitzar durant el cicle normal d’explotació, així com, amb caràcter general, aquelles partides el venciment, venda o realització de les quals s’espera que es produeixi en un termini màxim d’un any a partir de la data de tancament de l’exercici.”
  • Article 38 del Codi de comerç: “El registre i la valoració dels elements que formen les diferents partides que apareixen als comptes anuals s’hauran de fer seguint els principis de comptabilitat generalment acceptats. En particular se seguiran les següents regles:
    • No es modificaran els principis de valoració d’un exercici a un altre.
    • Els actius es comptabilitzen, pel preu d’adquisició o pel cost de producció.
  • Pla general de comptabilitat (PGC): la norma de registre i valoració 10 del PGC 2007 estableix que la valoració dels béns i serveis es realitzarà pel seu preu d’adquisició o cost de producció.

Es valoren de manera diferent l’estoc que s’ha adquirit a un proveïdor extern i encara no ha estat objecte de venda o transformació, com per exemple la matèria primera, i l’estoc considerat intermedi o final, com per exemple productes en curs de fabricació, subproductes, residus i materials recuperats.

L’estoc que s’ha comprat a un proveïdor extern es valora segons el preu d’adquisició i l’estoc considerat intermedi i final es valora segons el cost de producció.

Preu d'adquisició i cost de producció

La norma de registre i valoració del PGC que fa referència a les existències diu que “el preu d’adquisició inclou l’import facturat pel venedor després de deduir tot tipus de descompte, rebaixa en el preu i altres partides similars així com els interessos incorporats al nominal del dèbit i s’afegiran totes les despeses addicionals que es produeixin fins a la venda dels béns, com per exemple transport, aranzels de duanes, assegurances i altres directament imputables a l’adquisició de les existències”.

Els impostos indirectes s’inclouen al preu d’adquisició quan aquest no sigui recuperable directament per la hisenda pública. La norma també contempla la possibilitat d’afegir al preu d’adquisició els interessos incorporats als dèbits sempre que es compleixen els següents requisits:

  1. Que el venciment no sigui superior a un any.
  2. Que el tipus d’interès no sigui contractual.
  3. Que l’efecte de no actualitzar els fluxos d’efectiu no sigui significatiu.

A més, les existències que necessitin un període de temps superior a un any (immobiliàries, forestals, constructores, etc.) per estar en condicions de ser venudes han d’incloure en el seu preu d’adquisició les despeses financeres.

El preu d’adquisició ve determinat per:

  • (+) Import facturat pel proveïdor
  • (-) Descomptes, rebaixes i bonificacions
  • (-) Interessos
  • (+) Despeses addicionals a la compra
  • (-) Subvencions
  • (+) (-) Diferències de canvi
  • (+) Impostos (no deduïbles)

Descomptes

El descompte comercial s’aplica sobre l’import brut dels productes venuts.

El descompte per volum de compra o ràpel s’aplica una vegada descomptat l’import del descompte comercial.

El descompte per pagament immediat s’aplica sobre l’import net resultat de descomptar l’import dels altres descomptes.

Càlcul del preu d'adquisició

L’empresa AFFA, SL ha adquirit 300 unitats de producte al seu proveïdor habitual. El preu de cada unitat és de 20€/u i les despeses del transport i assegurança ascendeixen a 120 €.

També ofereix els següents descomptes:

  • Descompte comercial del 2%
  • Descompte per volum de compra del 3%
  • Descompte per pagament immediat de l’1%

Per calcular el preu d’adquisició primer es calcula l’import brut de la compra i, després, s’hi apliquen els diferents descomptes. Una vegada deduïts els descomptes, se sumen les despeses (transport i assegurança).

Concepte Import
+ import facturat 6.000€
- dte. comercial 120€
- dte. per volum 176,4€
- dte. preu immediat 57,04€
+ transport/asseg. 120
Preu d’adquisició 5.766,56€

Preu d’adquisició 300 unitats: 5766,56/300 = 19,22€

El preu d’adquisició final del producte és de 19,22€.

El PGC 2007 en les normes de valoració estableix que “el cost de producció es fixarà afegint al preu d’adquisició de les matèries primeres i altres matèries consumibles, els costos que s’imputen de manera directa al producte. També s’haurà d’afegir la part que correspon dels costos indirectament imputables, en la mesura que aquests costos corresponguin al període de fabricació, elaboració i construcció”.

El cost de producció ve donat per:

  • (+) costos directes
  • (-) costos indirectes

Entre els costos directes hi ha la matèria primera i la mà d’obra, i en els costos indirectes es contemplen l’amortització de la maquinària, la neteja, l’energia elèctrica, etc.

Càlcul del cost de producció

Una empresa vol calcular el cost de producció del seu producte:

Unitats fabricades5.000 unitats
Compra matèria primera20.000€
Mà d’obra directa5.000€
Publicitat1.500€
Energia elèctrica1.000€
Amortització maquinària560€

Cal classificar els costos directes i indirectes i sumar-los o restar-los segons la seva naturalesa.

Costos directes:

  • Matèria primera: 20.000€
  • Mà d’obra: 5.000€

Total: 25.000 €

Costos indirectes:

  • Publicitat: 1.500€
  • Energia elèctrica: 1.000€
  • Amortització de maquinària: 560€

Total: 3.060€

Total de costos de producció: 25.000€ - 3.060€ = 21.940€

Cost de producció: 21.940/5.000 unitats = 4,39€/unitat

Criteris de valoració d'existències

Un problema present en moltes empreses és la valoració de les existències en el moment de la seva sortida del magatzem. Els criteris de valoració de sortida de les existències han solucionat aquest problema.

Es parteix de dos supòsits:

  1. Diferents preus d’adquisició o de cost de producció del mateix producte. En el moment de la venda si aquest producte es ven de manera individualitzada, no hi ha cap problema ja que es pot identificar a quina remesa pertany amb el seu preu corresponent.
  2. No es pot identificar de manera individualitzada el preu d’adquisició o el cost de producció d’un producte. Pot passar, per exemple, en una empresa que compra pinso a granel. Aquesta empresa fa diferents compres a preus diferents i segurament tot el pinso està emmagatzemat a la mateix sitja. Quan l’empresa realitza la venda d’aquest pinso no pot saber de cap manera a quina remesa pertany.

En aquests casos el PGC estableix que “quan es tracta d’assignar valor a béns concrets que formen part d’un inventari de béns intercanviables entre si, s’adopta com a caràcter general el mètode del preu mitjà o cost mitjà ponderat. El mètode FIFO és acceptable i l’empresa també el pot aplicar si ho considera convenient”.

Preu mitjà ponderat

El PMP sempre es calcula quan es produeix una entrada de productes al magatzem de l’empresa.

El mètode del preu mitjà ponderat (PMP) consisteix a calcular el preu mitjà ponderat cada vegada que hi ha una entrada al magatzem.

La fórmula del PMP és:

  • PMP: preu mitjà ponderat
  • Pt: preu pagat pel producte
  • qt: quantitat comprada

Exemple de càlcul del valor d'inventari pel mètode PMP

Una empresa dedicada a la distribució d’oli ha realitzat les següents operacions durant el mes de gener del 2018:

Concepte Quantitat Data Preu
Existències 2.000 02-gener 3
Compres 1.000 05-gener 4
Vendes 1.500 15-gener 8
Compres 2.500 25-gener 3,5
Vendes 2.000 30-gener 8,5

La fitxa d’inventari segons el mètode PMP i el valor de l’inventari a 31/ 01/2018 és:

EntradesSortidesExistències
Operació Q Preu Valor Q Preu Valor Q Preu Valor
Exist. 2.000 3 6.000
Compres 1.000 4 4.000 3.000 3,33 10.000
Vendes 1.500 3,33 4.995 1.500 3,33 4.995
Compres 2.500 3,5 8.750 4.000 3,43 13.720
Vendes 2.000 3,43 6.860 2.000 3,43 6.860

Com que el producte que comercialitza l’empresa és homogeni, l’empresa pot fer la seva fitxa de magatzem seguint el mètode PMP.

  • En la primera operació l’empresa anota els productes que té al magatzem a la columna corresponent d’existències. També pren nota del preu unitari i del seu valor total.
  • En la següent operació l’empresa realitza una compra de 1.000 litres d’oli a 4€/l. Com que és una compra apareix a la columna corresponent de l’entrada de producte, on l’empresa reflecteix la quantitat i preu de cost, així com el valor total. De la mateixa manera la columna de la quantitat d’existències s’incrementa a 3.000 l amb un valor de 10.000€.
  • Per calcular el PMP s’ha de dividir el valor total de producte per la quantitat total: (6.000 + 4.000)/3.000 = 3,33€/l. Aquest valor s’anota a la columna del preu de les existències.
  • Quan l’empresa fa una venda anota la quantitat venuda a la columna de quantitat de les sortides. El preu anotat a la fitxa de magatzem no és mai el de venda, sinó que el preu sempre és el que s’ha calculat a la fitxa de magatzem segons el mètode utilitzat. En aquest cas, a la columna del preu de sortida s’anota el valor del PMP calculat.
  • La columna de quantitat d’existències ha variat amb aquesta venda de producte i passa a tenir 1.500 l (3.000 - 1.500 = 1.500).
  • L’empresa reflecteix la nova compra a la columna de quantitat de les entrades i el preu és el preu de cost. Amb una nova entrada de producte cal tornar a calcular el PMP: (8.750 + 4.995)/4.000= 3,43 €/l. Aquest import s’anota a la columna del preu de les existències.
  • L’última operació d’aquest exercici és una venda. S’anota a la columna de sortides amb el preu calculat segons el mètode PMP.

A data 30 de gener l’empresa té al magatzem 2.000 l d’oli per un valor de 6.860€.

Mètode FIFO

El mètode FIFO (first in, first out) considera que les primeres unitats que entren al magatzem són les primeres unitats que n’han de sortir quan es produeix una venda. Aquest mètode fa que les existències més recents es quedin al magatzem.

El criteri FIFO consisteix a valorar les entrades de producte al magatzem pel preu d’adquisició i les sortides pel preu de les primeres unitats físiques.

Exemple de càlcul del valor d'inventari pel mètode FIFO

Una empresa dedicada a la distribució d’oli ha realitzat les següents operacions durant el mes de gener del 2018:

Concepte Quantitat Data Preu
Existències 2.000 02-gener 3
Compres 1.000 05-gener 4
Vendes 1.500 15-gener 8
Compres 2.500 25-gener 3,5
Vendes2.00030-gener 8,5

La fitxa d’inventari segons el mètode FIFO i el valor de l’inventari a 31/ 01/2018 és:

EntradesSortidesExistències
Núm.Operació Q Preu Valor Q Preu Valor Q Preu Valor
1Exist. 2.000 3 6.000
2Compra 1.000 4 4.000 2000 3 6.000
. 1.000 4 4.000
3Venda 1.500 3 4.500 500 3 1.500
. 1.000 4 4.000
4Compra 2.500 3,5 8.750 500 3 1.500
. 1.000 4 4.000
. 2.500 3,5 8.750
5Venda 500 3 1.500
. 1.000 4 4.000
. 500 3,5 1.750
. 2.000 3,5 7.000

  • El primer moviment a l’inventari reflecteix les existències de l’empresa al magatzem el dia 2 de gener.
  • El dia 5 de gener realitza una compra, que s’anota a la columna de quantitat i preu de les entrades, i, seguidament, a la columna de les existències. S’aplica el criteri FIFO de primera entrada, primera sortida en el moment que es realitza una venda.
  • El dia 15 de gener es realitza una venda, que s’anota a les columnes de quantitat i preu de les sortides. Seguint el mètode FIFO, les primeres unitats que han de sortir són les que ja es trobaven al magatzem a preu de 3€: 1.500 unitats x 3 = 3.000€. Al magatzem hi queden 500 unitats (2.000 - 1.500) a 3€ i 1.000 unitats a 4€.
  • El dia 25 de gener es realitza una altra compra, això incrementa les existències amb 2.500 unitats a 3,5€.
  • El dia 30 gener es realitza una altra venda: 2.000 unitats: (500 u. × 3€) + (1.000 u. × 4€) + (500 u. × 3,3€) = 7.250€

La valoració de l’inventari amb data 30 de gener és de 7.000€ (2.000 × 3,5).

Mètode LIFO

El mètode LIFO (last in, first out) estableix que l’última remesa de producte en entrar al magatzem és la primera que n’ha de sortir. El pla general comptable actual ha eliminat aquest mètode de valoració i només reconeix els dos mètodes explicats anteriorment.

Hi ha diferents criteris de valoració d’existències quan surten del magatzem per ser venudes o, al contrari, quan hi entren al ser adquirides per l’empresa. Cal veure com es valoren les devolucions de producte i el deteriorament dins del magatzem.

Registre de devolucions de productes comprats o venuts

En tota compra i/o venda es poden portar a terme devolucions dels productes comprats o venuts. Aquestes devolucions donen lloc a moviments d’entrada o de sortida del producte en l’inventari.

  • Quan la devolució la realitza el client s’origina una entrada al magatzem. Aquesta devolució es registra amb el preu de cost del producte el dia de la sortida. Si el seu valor de mercat és menor, es registra per aquest import.
  • Quan la devolució la realitza l’empresa al proveïdor que va vendre el producte es registra com una sortida i amb el cost d’adquisició d’entrada.

Registre de productes obsolets o deteriorats

Els productes emmagatzemats poden estar en condicions de no poder ser tornats a vendre ja sigui per deteriorament, obsolescència, pèrdua o altres motius. En aquest cas es consideren baixa dins l’inventari amb el preu de cost d’adquisició. Si no es coneix la partida exacta a la qual pertanyen, s’anota el preu PMP o FIFO del dia del registre.

Rotació d'estocs

La rotació d’estocs es pot definir com el nombre de vegades durant un període de temps concret que es renoven les existències i es recupera el capital invertit.

Per exemple, les empreses industrials per comprar matèria primera i altres subministraments realitzen una inversió. Aquesta inversió no es recupera fins a la venda dels productes fabricats.

Aquestes rotacions se solen mesurar anualment, encara que també poden mesurar-se en rotacions mensuals, setmanals i fins i tot diàries.

Per calcular la rotació es relacionen les sortides de les existències amb l’estoc mitjà. El resultat indica el nombre de vegades, en terme mitjà, que les existències han estat renovades durant un període de temps.

Per conèixer les sortides cal identificar els fluxos de sortida de cada fase del cicle d’explotació. Aquest fluxos s’inicien amb la compra de matèria primera. Aquesta matèria primera es diposita al magatzem amb un preu de cost o d’adquisició i surt del magatzem quan s’incorpora al procés productiu. Aleshores se’ls sumen altres despeses com ara la mà d’obra, la llum, etc. i s’obté el cost del producte en curs. Al cost del producte en curs se li van afegint altres costos a mesura que els productes es van acabant de fabricar. El producte acabat es diposita al magatzem de productes acabats i el seu valor es determina amb la suma de tots els costos dels factors incorporats.

Quan hi ha una venda d’aquests productes, es produeix una disminució d’existències del magatzem de productes acabats i augmenta el crèdit de clients, si aquests no han pagat al comptat. El crèdit de clients es valora a preu de venda, que és el resultat d’afegir al cost de fabricació el marge de benefici. Vegeu la figurafigura.

Figura Flux del cicle d’explotació

Període mitjà de maduració

El període mitjà de maduració d’una empresa (PMM) és el temps que de mitjana transcorre des que s’inverteix una unitat monetària fins que es recupera via el cobrament de la venda o servei realitzat. Normalment el PMM s’expressa en dies.

El període mitjà de maduració és el temps que passa des que es compren les matèries primeres fins a la venda de productes elaborats.

El PMM econòmic d’una empresa industrial es divideix en:

  • Període mitjà d’aprovisionament (de matèries primeres) (PMMa): temps des de la recepció de la matèria primera i emmagatzematge fins al seu pas a producció.
  • Període mitjà de fabricació (PMMf): durada del procés de producció. És el nombre de dies que l’empresa tarda a fabricar un lot de productes.
  • Període mitjà de venda (de producte acabat)(PMMv): temps que de mitjana roman el producte acabat a l’empresa fins que és venut.
  • Període mitjà de clients (PMMc): temps transcorregut des de la venda fins al cobrament efectiu.

Sumant els diferents terminis s’obté el denominat període mitjà de maduració econòmic (o tècnic), que és el temps que es tarda a recuperar una unitat monetària invertida.

La fórmula per al període mitjà de maduració és:

Càlcul de rotació i període mitjà de maduració

La rotació (R) és el total de vegades que es renoven les existències durant un període de temps.

  • En dades anuals, 365/Rn és el nombre de dies que dura cada cicle:
  • En dades mensuals, 30/Rn:

A partir d’aquestes dades es calcula la rotació i el temps de cada període del cicle d’explotació.

El període d’emmagatzematge de matèries primeres (PMa) es pot definir com el temps que es troben emmagatzemades fins que són incorporades al procés de producció.

Consum de matèries primeres = existències inicials + compres del període - existències finals

El període de fabricació (PMf) es defineix com el nombre de dies que tarda l’empresa a fabricar un lot de productes.

Cost de producció = existències inicials de productes en curs + consum de MP + despeses de fabricació - existències finals de productes en curs

Estoc mitjà de productes en curs = (existències inicials + existències finals)/2

El període de venda (PMMv) és el temps que estan emmagatzemats els productes acabats fins a la seva venda als clients.

Cost de vendes = existències inicials de productes acabats + cost de producció del període - existències finals de productes acabats.

El període de cobrament (PMMc) és el nombre de dies que es tarda a cobrar dels clients que paguen a crèdit.

A l’empresa l’interessa escurçar al mínim aquest període per poder incrementar la seva tresoreria i reduir l’endeutament i la càrrega financera corresponent.

El PMMf és inferior a l’econòmic si l’empresa va pagant dins del termini als proveïdors.

Quan es coneixen les fases que componen el PMM, és necessari estudiar el període mitjà de maduració financer (PMMf)

El PMM financer és el període mitjà de maduració que realment ha de finançar l’empresa. És el període mitjà de maduració després de descomptar els dies de finançament oferts pels creditors comercials.

Exemple de càlcul de rotació i període mitjà de cada fase del cicle productiu

L’empresa Cosex, SL, dedicada a la fabricació de texans, presenta la següent informació:

  • Matèries primeres: existències inicials 45.000€, compres 3.334.700 €, existències finals 75.700€
  • Productes en curs: existències inicials 145.000€, existències finals 182.000€, despeses de fabricació 1.204.890€
  • Productes acabats: existències inicials 145.600€, existències finals 178.000€
  • Comptes amb clients: saldo inicial 456.000€, vendes netes 12.345.000€, saldo final 340.000€

Període d’emmagatzematge de matèries primeres

dies

Consum d’MP = 45.000 + 3.334.700 - 75.700 = 3.304.000€

Existències mitjanes d’MP = (45.000 + 75.700) / 2 = 60.350€

Període de fabricació

dies

Cost de la producció = 145.000 + 3.334.700 + 1.204.890 - 182.000 = 4.502.590€

Existències mitjanes de productes en curs = (145.000 + 182.000) / 2 = 163.500€

Període de vendes

dies

Cost de vendes = 145.600 + 4.502.590 - 178.000 = 4.470.190 €

Existències mitjanes de producte acabat = (145.600 + 178.000) / 2 = 161.800€

Període de cobrament

dies

Vendes netes = 12.345€

Saldo mitjà de clients = (456.000 + 340.000) / 2 = 161.800€

El PMM d’una empresa comercial no té en compte el període mitjà de matèries primeres (PMa ) ni el període mitjà de fabricació (PMf ). Per tant, es pot dir que el PMM d’una empresa comercial està format per dos períodes: període de vendes (PMv) i període de cobrament (PMc).

La fórmula corresponent al PMM és:

L’anàlisi del PMM d’una empresa comercial permet conèixer el temps que els productes acabats estan emmagatzemats i el temps que tarda l’empresa a cobrar les vendes realitzades. Una rotació alta indica que el capital invertit en el producte du menys temps immobilitzat i que la rendibilitat del magatzem serà més gran.

Control econòmic

Tota empresa ha de portar un control de les seves existències, veure si tot el que havia planificat coincideix amb el realitzat, confirmar l’equilibri amb els objectius marcats. Si això no succeeix es pot dir que hi ha desviacions i l’empresa ha de marcar unes mesures correctores.

Per evitar aquestes desviacions i que el control econòmic resulti satisfactori és necessari:

  • Conèixer el nivell d’estoc, la demanda, el termini de pagament dels proveïdors, el termini de cobrament dels clients… S’han de controlar totes les variables que intervenen en la gestió dels estocs.
  • Realitzar una anàlisi de totes les dades amb la finalitat d’estudiar la seva evolució, ja sigui comparant-les amb dades pròpies de l’empresa o amb dades d’altres empreses del mateix sector. Per fer aquest tipus d’anàlisi s’utilitzen ràtios de control econòmic.

Les ràtios permeten conèixer la situació de l’empresa respecte a les previsions, la seva evolució i tendència. També serveixen per comparar els seus resultats amb altres empreses del mateix sector.

  1. Índex de rotació d’estocs
  2. Període mitjà de maduració
  3. Índex de cobertura
  4. Punt mort

1. Índex de rotació d’estocs

És l’índex que permet conèixer el nombre de vegades, en terme mitjà, que les existències han tingut rotació durant un període de temps o el nombre de vegades que aquestes han estat renovades.

2. Període mitjà de maduració

Vegeu el període mitjà de maduració a l’apartat de “Rotació d’estocs”.

3. Índex de cobertura

L’índex de cobertura és el nombre de dies que l’empresa pot fer front a la demanda que té prevista amb l’estoc mitjà, sense que hi hagi ruptura d’estocs.

Es calcula dividint l’estoc mitjà per les sortides. S’identifiquen les sortides de cada fase del cicle d’explotació i els seus estocs mitjans.

4. Punt mort

Per portar una correcta planificació econòmica de l’empresa, s’ha d’analitzar el punt d’equilibri, també conegut com a punt mort o llindar de rendibilitat. El punt mort representa el punt en què per a un volum de producció o de vendes l’ingrés total és igual al cost total. També es pot definir com el volum de vendes que ha de fer l’empresa per poder cobrir tots els seus costos (costos fixos i costos variables).

La producció ha d’estar per damunt del punt mort o d’equilibri. Això s’aconsegueix quan el marge comercial cobreix les despeses fixes de l’empresa, ja que a partir d’aquí cada unitat venuda genera beneficis. El benefici en el punt mort és igual a 0.

Per calcular el llindar de rendibilitat es parteix de les següents hipòtesis:

  • Els ingressos són creixents, augmenten quan augmenten les unitats venudes.
  • L’anàlisi del punt mort es realitza a c/t.
  • El preu de venda és constant durant tot l’exercici, com també el preu dels factors de producció.
  • Els costos variables són creixents: com més producció, costos més alts.
  • Els costos fixos són constants, no depenen del volum de producció.
  • Els costos totals són creixents ja que van en funció dels costos variables.

La fórmula per calcular el punt mort és:

Bf = 0 Bf = IT - CT = 0 IT = CT

P x q = Cf + (Cv x q) (P x q) - (Cv x q) = CF q x (P - Cv) = CF

Els costos fixos són aquells que suporta l’empresa i no depenen del volum de producció. Aquests generalment són costos indirectes com les assegurances, amortitzacions, lloguers…

Els costos variables són aquells que sí que depenen del volum de producció de l’empresa. Generalment són costos directes com la mà d’obra, consum de matèries.

Representació gràfica del llindar de rendibilitat

L’eix de les Y representa l’import de les vendes i els costos dels diferents volums de l’activitat i l’eix de les X, les unitats de producció o de venda. Els costos fixos estan representats per la recta cf, els ingressos totals per la recta I, els costos variables per la recta Cv i els totals per la recta Ct.

El llindar de rendibilitat és el punt U on es tallen les rectes d’ingrés i la de costos totals.

Segons el gràfic figura, el llindar de rendibilitat és troba en el punt (40,150), per una producció de 40 unitats a un preu Po, on els ingressos són igual a 150: En aquest punt el benefici és nul ja que CT=I.

Figura Llindar de rendibilitat

Exemple de càlcul del llindar de rendibilitat

A partir de les dades següents d’una empresa:

  • Cv : 115.000€
  • Cf : 45.000€
  • Preu unitari: 120€
  • Quantitats fabricades: 2.000 unitats

Substituïm les dades de la fórmula:

q = 720 unitats

El llindar de rendibilitat s’aconsegueix amb 720 unitats; a partir d’aquesta quantitat l’empresa començarà a tenir beneficis.

Control d'incidències

Hi ha una incidència quan per uns fets inesperats es produeixen anomalies en el funcionament de l’empresa.

Exemples d’aquestes anomalies serien:

  • Fallada del funcionament de la maquinària que provoca una parada en el procés productiu.
  • Ruptura d’estocs per una mala previsió en el moment de la comanda.
  • Errors en la preparació de la comada.
  • Problemes de qualitat del producte.
  • Retards en el termini d’entrega de la comanda.

No totes les incidències tenen la mateixa importància. Per això s’estableix un protocol d’actuació que prioritza les de més rellevància, seguint els següents paràmetres:

  • Impacte. Determina la importància de la incidència en funció de l’afectació.
  • Urgència. Determina els temps màxims per resoldre la incidència.
  • Recursos. Determinen els recursos materials i humans necessaris per gestionar la incidència.

Davant d’una incidència s’ha de buscar una solució ràpida i efectiva com, per exemple, negociar amb proveïdors i clients nous terminis d’entrega, substituir la maquinària, actualitzar el programari informàtic de gestió… Tota incidència ha de quedar reflectida documentalment, indicant els efectes que ha provocat a l’empresa amb l’objectiu que no torni a succeir o minvar els seus efectes (vegeu figura).

Figura Model de document d’incidències
Anar a la pàgina anterior:
Exercicis d'autoavaluació
Anar a la pàgina següent:
Activitats