Cicle de comanda i eines informàtiques de gestió

Gràcies a la nova tecnologia aplicada a la gestió de magatzems, les empreses serveixen d’una manera eficient les comandes dels clients, respectant el termini establert i entregant el nombre d’unitats de producte sol·licitades, i al mateix temps mantenen un estoc mínim al magatzem.

Cicle de comanda

El cicle de la comanda del client s’inicia quan aquest fa una sol·licitud de materials o productes a un proveïdor, és a dir, quan fa una comanda, i acaba quan rep el producte.

De vegades les empreses es troben amb el problema que el temps que necessiten per portar a terme l’aprovisionament, la producció i la distribució es més gran que el temps que els clients estan disposats a esperar, i busquen una altra oferta a les empreses competidores. Aquest termini d’espera és conegut com a dèficit de termini d’espera.

El sistema EDI, el codi de barres, el punt de venda amb escàner, juntament amb altres, formen part de la tecnologia de la informació.

Per evitar perdre clients, les empreses han apostat sempre per incrementar les seves existències al magatzem, fet que suposa un alt cost d’emmagatzematge. Per poder evitar aquests costos, l’empresa ha de conèixer els desitjos dels clients al més aviat possible per reaccionar ràpidament davant la comanda, amb un inventari mínim. Això és possible gràcies a la logística ràpida (QR), amb l’ús de tecnologia de la informació, que permet obtenir la màxima informació sobre la demanda i fa possible una integració entre proveïdors, clients i empresa.

La comanda es pot concretar de dues maneres:

  • Comanda verbal: per telèfon, encara que després s’ha de formalitzar amb un document de comanda.
  • Comanda escrita: es pot fer per correu o via correu electrònic. Moltes vegades l’empresa té accés a l’aplicació del mateix proveïdor per poder-la realitzar.

Al document de comanda hi han de constar les dades del client, el producte sol·licitat, la quantitat, la data d’entrega, les condicions de pagament… Aquest document, quan s’ha acceptat per les dues parts, es converteix en un document contractual, és a dir, obliga les dues parts a complir les condicions pactades.

L’empresa rep la comanda i estudia la solvència del client, és a dir, s’analitzen els aspectes econòmics i financers del client, si aquest és la primera vegada que compra a l’empresa. S’introdueixen les seves dades a la base de dades de clients de l’empresa i s’emet la comanda. L’empresa prepara els productes sol·licitats pel client, comprovant que els té en estoc. Si no és així, avisa el client que la comanda pot tenir un retard d’alguns dies fins que arribin les existències al magatzem. Amb l’entrega del producte al client es tanca el cicle de comanda.

Si posteriorment hi ha una devolució o una reclamació per part del client, la comanda no estaria del tot tancada, ja que es torna a reactivar.

Documentació de les activitats d'entrada i sortida de materials

Durant la recepció i expedició de mercaderia es genera documentació del tot necessària per al registre de totes les operacions durant aquests processos. D’aquesta manera queda constància dels fets i també de les parts que hi participen. Aquesta documentació registra tant l’entrada de mercaderies (recepció, inspecció, registre de l’estat de les mercaderies i descàrrega) com l’emmagatzematge (ubicació, conservació i moviment de mercaderies dins del magatzem) i la sortida.

És molt important portar un registre acurat per tal de controlar l’estoc disponible, evitar ruptures d’estoc i poder servir a temps totes les comandes.

Entrada de mercaderies

L’entrada de mercaderies és el conjunt d’activitats des de l’arribada del camió fins que s’ubiquen en una zona del magatzem.

Aquestes activitats són:

  • Recepció
  • Inspecció
  • Registre
  • Recepció de devolucions
  • Descàrrega
  • Devolucions
  • Emmagatzematge

Recepció de mercaderies

Les activitats del magatzem originen un flux d’informació registrada en documents administratius.

S’inicia l’entrada amb la recepció de les mercaderies, quan l’encarregat rep el transportista. Després de comprovar que són les mercaderies correctes, guia el transportista al lloc on ha de realitzar la descàrrega i comprova que l’albarà d’entrada correspon amb la comanda feta per l’empresa.

El sistema de gestió del magatzem (SGM) té la finalitat de controlar, gestionar i automatitzar tots els processos del magatzem.

Els magatzems en general treballen amb programes informàtics SGM i terminals de radiofreqüència RFID. Aquests magatzems sense papers tan sols imprimeixen els documents necessaris perquè el programari SGM guarda tota la informació connectant els documents amb la compra o comanda corresponent.

El registre d’entrada és molt senzill si el magatzem disposa de tecnologia informàtica. El primer pas és examinar les mercaderies rebudes amb el terminal RF i passar les dades al sistema operatiu instal·lat a l’ordinador. L’escàner de la pistola llegeix el codi de barres de la càrrega i el programa SGM genera l’etiqueta d’ubicació. Una vegada generada l’etiqueta d’ubicació, el carretó assignat trasllada les mercaderies des de la zona de recepció a les prestatgeries del magatzem i es registra en l’SGM l’operació realitzada.

Inspecció de mercaderies

Una vegada comprovat l’albarà d’entrada amb la mercaderia rebuda, es passa a inspeccionar la mercaderia, és a dir, es fa recompte dels paquets perquè sigui el nombre que figura a l’albarà i si aquests han arribat en bon estat (per exemple, sense cops). Si s’observa mercaderia en mal estat o mercaderia errònia que l’empresa no havia demanat, se separa de la resta i s’informa el proveïdor.

Registre de mercaderies

El següent pas és comprovar les característiques físiques de la mercaderia rebuda. Se n’extreu una mostra per al control de qualitat i es genera un document de registre d’entrada.

En aquest document de caràcter intern es deixa constància de les mercaderies rebudes i es controla el compliment dels terminis d’entrega, i les ruptures que pot presentar la mercaderia. Es pot imprimir des del programa SGM o confeccionar-lo a mà.

Al document hi ha d’aparèixer:

  • Núm. de comanda
  • Albarà
  • Resultat del control de qualitat
  • Magatzem de destí
  • Codi mercaderia i descripció
  • Quantitats rebudes, sol·licitades i pendents de servir

Vegeu un exemple de registre d’entrada:

Núm. entrada Data entrada Núm. albarà d’entrada Proveïdor Codi de mercaderia Quantitat Núm. de lot Paquets Valor unitari Valor total Observacions

Recepció de devolucions

Quan es reben mercaderies procedents de la devolució d’un client, l’empresa ha d’esbrinar la causa de la devolució i aplicar el procediment correcte en cada cas.

Aquestes devolucions són ocasionades per diversos motius:

  • El producte no reuneix les condicions sol·licitades per part del client, com per exemple defectes de qualitat, errors de fabricació, deteriorament sofert pel transport. Aquests productes passen directament al centre de fabricació per a la seva reparació o destrucció.
  • El client rep articles que no ha sol·licitat. Aquestes devolucions passen al magatzem i es guarden al lloc corresponent per la seva tipologia.
  • El client ha sol·licitat més quantitat de la que ha pogut vendre i torna l’excedent de la mercaderia no venuda. Si l’empresa admet aquest tipus de devolució, les mercaderies rebudes passen al magatzem i es guarden a la ubicació assignada.

Descàrrega de mercaderies

Després del registre de les mercaderies, es comença la descàrrega, separant i identificant totes les mercaderies amb un sistema de codificació. Avui en dia per a aquestes operacions s’utilitzen les noves tecnologies: lector de codi de barres, RFID… La codificació és del tot necessària per poder localitzar en tot moment les mercaderies al magatzem.

Amb la descàrrega dels productes es passa a l’emmagatzematge.

Emmagatzematge de mercaderies

Una ubicació adequada de les mercaderies permet rendibilitzar l’espai destinat a l’emmagatzematge, realitzar activitats de col·locar i extreure amb fluïdesa i de manera eficaç el més important, que els productes emmagatzemats es conservin en perfectes condicions.

L’emmagatzematge de les mercaderies inclou les activitats de:

  • Ubicació
  • Conservació

En la ubicació la mercaderia s’ubica al magatzem de manera que sigui fàcil de localitzar-la. S’emmagatzema tenint en compte el pes, el volum i la rotació. Per poder localitzar-la i controlar-la d’una manera eficient, l’empresa ha d’establir una metodologia de treball i un mapa del magatzem indicant les diferents seccions (devolucions, zona de picking, productes perillosos, etc.). Aquestes zones han d’estar correctament senyalitzades i codificades.

Pel que fa a la conservació, tota la mercaderia ha de conservar les seves característiques des del moment que entra al magatzem fins a la seva sortida.

Sortida de mercaderies

El procés de sortida s’inicia amb la preparació de la comanda rebuda del departament de vendes i finalitza amb la càrrega de les mercaderies per poder-les servir als clients. Les activitats que es porten a terme en l’expedició són:

  • Preparació de les comandes
  • Expedició

Preparació de comandes

La preparació de la comanda suposa la selecció i la recollida dels articles del lloc on es troben ubicats de forma seqüencial i ordenada, així com el transport posterior amb la finalitat de realitzar la distribució i entrega dels productes.

Des del punt de vista administratiu el departament responsable de preparar la comanda (picking) confereix un programa o un document intern de preparació de comandes que s’han de servir anomenat ordre de preparació de comanda (ordre de picking). En aquesta ordre es detallen els productes, la quantitat, la ubicació, el passadís, la prestatgeria i el recorregut o trajecte que ha de realitzar l’operari per preparar la comanda.

Quan un client sol·licita en la mateixa comanda articles emmagatzemats en diferents ubicacions dona lloc a una ordre d’extracció. Per exemple, per a una comanda composta d’articles de material d’oficina, verdura, fruita i material escolar es realitza una ordre d’extracció per a cada grup de productes.

Segons la forma d’extracció o selecció de mercaderies per a les comandes d’una jornada, l’ordre de comanda pot ser de dos tipus:

  • Ordre de comanda en bloc: el document està compost per una llista de totes les mercaderies que es necessiten per a diferents comandes. Aquestes comandes es traslladen des de la seva ubicació inicial a una zona intermèdia, on es consoliden amb la resta d’articles que formen la comanda.
  • Ordre de comanda individual: aquest document està compost pels articles que es necessiten per cada comanda. Normalment s’utilitza quan el client sol·licita palets complets (del mateix o diferents articles) i completen un enviament o camió.

Cada ordre d’extracció ha d’especificar la ubicació d’origen i de destí de la mercaderia extreta. Una vegada formalitzades totes les ordres d’extracció, s’agrupen en programes que s’imprimeixen o graven en els terminals i s’entreguen als operaris. Els programes especifiquen el recorregut que s’ha d’aplicar, amb la finalitat d’utilitzar correctament els recursos operatius i completar totes les operacions amb el mínim temps possible. El format d’aquest document està dissenyat pel propi magatzem. Avui en dia la majoria de magatzems utilitzen tecnologia com ara instruccions de veu o senyals lluminoses per realitzar aquest tipus d’ordre.

Quan l’ordre de comanda es fa sense mitjans mecànics, l’operari rep un imprès amb les instruccions i ha d’assenyalar les extraccions realitzades i altres dades com per exemple incidències que hi poden haver. Una vegada acabada l’operació, l’operari fa arribar l’imprès a l’oficina per formalitzar les gestions administratives.

Vegeu un exemple d’imprès a figura:

Figura Ordre de comanda

Una ordre de comanda és un document o un programa d’extracció on es detalla el circuit lògic que ha de realitzar l’operari dins del magatzem per recollir la quantitat de producte, així com la seva ubicació.

Expedició de comandes

Igual com es fa en el procés de recepció, abans de realitzar l’enviament es comprova la mercaderia amb l’albarà de sortida per evitar reclamacions per part del client. Això es fa mitjançant un document de registre de sortida. Mitjançant el registre de sortida s’anota la mercaderia que surt del magatzem i la que és rebutjada.

Vegeu un exemple de registre de sortida:

Data Núm. albarà de sortida Client Codi de mercaderia Transportista Data de lliurament Observacions

Alguns magatzems automatitzats utilitzen sistemes de control de pes i control fotogràfic per a aquestes tasques.

Altres documents corresponents a l'expedició de mercaderia

Qualsevol moviment a dins el magatzem en el moment que entra una comanda ocasiona tot un flux d’informació que queda reflectit en els documents següents:

  • Albarà o nota d’entrega
  • Full de ruta
  • Carta de ports
  • Etiqueta

Albarà o nota d'entrega

L’albarà és un document que acompanya la mercaderia en el procés d’expedició. La seva funció principal és servir com a justificant de l’entrega, i també serveix de guia per emetre la factura. Es pot substituir l’albarà per una nota d’entrega al transportista.

El contingut de la nota fa referència al tipus de mercaderia o nom del producte, el nombre d’embalums i les unitats que conté cada embalum, però no apareixen preus, referències o import de les mercaderies entregades.

Full de ruta

L’expedició s’organitza per rutes de repartiment que s’adjudiquen als transportistes. En full de ruta s’assenyalen els diferents llocs on s’han de servir les comandes juntament amb la nota d’entrega. Per a cada entrega s’especifiquen els albarans, embalums que s’han de lliurar i les observacions, si n’hi ha.

Carta de ports

Disposeu d’un model de carta de ports a l’apartat “Annexos”.

La carta de ports és un document que compleix les funcions de contracte i factura en la prestació de serveis de transports. Per tant, és la factura que lliuren els transportistes com a justificant que un determinat servei s’ha realitzat i s’ha cobrat. També serveix per justificar el tipus de mercaderia que es transporta, especialment en els casos en què es tracti de mercaderies catalogades com a perilloses.

Segons la legislació vigent, aquest document ha d’acompanyar qualsevol enviament fora del recinte de l’empresa. Consta de les parts següents:

  • Capçalera
    • Dades identificadores de qui fa el lliurament: raó social, adreça i número individualitzat de la carta de ports.
    • Dades corresponents al destinatari: raó social, domicili, etc.
    • Dades corresponents al transportista: raó social, domicili, matrícula del vehicle, conductor, etc.
    • Instruccions particulars associades al lliurament o contingut: data, hora, tipus de mercaderia perillosa (si escau), i valor aproximat de l’enviament (quan és valuós).
    • Cada línia del detall correspon a un embalum.
      • Nombre d’embalums.
      • Pes de cada embalum, i a vegades també la descripció, el volum i les dimensions.

Etiqueta

Les etiquetes dels productes o de les unitats de càrrega s’han de col·locar en un lloc visible que permeti una lectura fàcil i ràpida de la informació que contenen.

Depenent de la informació, distingim el tipus d’etiqueta:

  • Etiqueta de contingut. Identifica el paquet sense necessitat d’obrir-lo. La informació sol ser un codi de barres del producte, la descripció de la mercaderia, el nombre d’unitats del lot i el nombre de lots que formen la unitat de venda.
  • Etiqueta d’expedició. Identifica la tramesa. Malgrat que l’albarà és el document que per força ha d’acompanyar l’enviament, és necessari que cada embalum estigui perfectament identificat. Per això s’enganxa una etiqueta d’expedició en cada embalum que acompanya la tramesa. Les dades que ha de contenir l’etiqueta d’expedició són les dades bàsiques del paquet: proveïdor, destinatari, número d’albarà, referència del producte, número d’embalum i total d’embalums.
  • Etiqueta de manipulació. Conté informació referida a la perillositat del producte, a les seves normes de consum o ús, o a les normes que cal seguir per manipular-lo, emmagatzemar-lo o transportar-lo. Les etiquetes de manipulació més importants són:
    • Etiqueta de perillositat: obligatòria per a cada embalum que contingui productes perillosos. La seva mida, color i contingut estan regulats per una normativa establerta per l’ONU i es representa per símbols gràfics perquè es pugui entendre en qualsevol llengua.
    • Etiqueta de consum o ús: conté informació sobre dates de fabricació, envasat, caducitat o consum preferent, així com també els components del producte.
    • Etiqueta informativa: informa sobre precaucions que s’han de prendre per manipular, transportar o utilitzar el producte.

Programari general de gestió de magatzem

En el magatzem es genera un gran volum d’informació que s’ha d’actualitzar constantment per tal d’assegurar un servei òptim durant tot el procés de recepció, emmagatzematge i expedició de les mercaderies. L’ús de grans volums de dades, unit a la necessitat de compilar-les, intercanviar-les, emmagatzemar-les, analitzar-les i recuperar-les fa que sigui de vital importància l’ús de programari informàtic. Cal destacar, a part de programari específic com són els CRM o els ERP, altres aplicacions informàtiques com les bases de dades, els fulls de càlcul, els processadors de textos i els cronogrames.

Base de dades

Les bases de dades són essencials per assegurar l’emmagatzematge organitzat de grans volums d’informació del magatzem per tal poder-la utilitzar de forma ràpida i eficient. Les bases de dades són una col·lecció d’informació que s’emmagatzema de forma organitzada per tal que es puguin utilitzar fragments de forma ràpida.

Les empreses les utilitzen bàsicament per emmagatzemar informació administrativa i comercial, així com altres dades que requereixin organitzar un gran volum d’informació. En els magatzems i en el sistema d’aprovisionament d’una empresa són una eina primordial per organitzar, emmagatzemar i conservar la informació.

Hi ha dos tipus de bases de dades:

  • Bases de dades documentals, que contenen informació en una sola taula.
  • Bases de dades relacionals, que utilitzen diferents taules relacionades o vinculades entre si. Es poden relacionar els continguts de diferents bases de dades.

Podeu descarregar-vos el programari lliure LibreOffice Base a: bit.ly/2zgRaXe

Un sistema gestor de base de dades (SGBD) és un programari encarregat de gestionar una base de dades. Els principals gestors de bases de dades de pagament són OpenOffice i Microsoft Acces. També hi ha l’opció d’utilitzar el programari lliure LibreOffice Base.

Les bases de dades s’organitzen a partir de tres elements bàsics: els registres, els camps i les dades.

  • Els camps són les dades que s’associen a una categoria d’informació. Els més habituals són: nom de client, CIF, telèfon, vendes realitzades, etc.
  • Les dades són cada una de les entrades d’informació que es fan en cada camp.
  • Els registres són les dades d’un element concret. En l’exemple anterior un registre serien totes les dades (nom, CIF, telèfon) de cada nou client.

No s’ha d’oblidar que l’objectiu d’utilitzar una base de dades és ajudar en la presa de decisions. Per això, cal escollir la informació que és rellevat i permetre l’accessibilitat a les persones que la necessitin.

Les fases que s’han de seguir a l’hora de planificar una bona base de dades són:

'Datawarehouse' o magatzem de dades

Base de dades corporativa que integra i depura informació de diferents fonts amb l’objectiu de facilitar una anàlisi de la situació més exhaustiva que permeti més velocitat en la resposta.

  1. Recollir les dades: cal plantejar-se quines són les dades necessàries i racionalitzar el seu emmagatzematge. Moltes vegades les empreses utilitzen diferents softwares que inclouen ERP, CRM, aplicacions per controlar l’estoc del magatzem, etc. En aquests casos es recomana seleccionar aquelles dades que són realment rellevants i emmagatzemar-les en un magatzem de dades o datawarehouse.
  2. Depurar i transformar les dades: les dades venen de diferents fonts i cal depurar-les per tal de poder-les analitzar de forma conjunta.
  3. Reporting o generar informes: per als responsables de diferents departaments.
  4. Intentar generar prediccions: cal fer prediccions de comportament a partir de les dades de la base de dades. Per exemple, les vendes que s’esperen el proper trimestre.

Full de càlcul

El full de càlcul és una eina bàsica de gestió empresarial perquè ofereix la possibilitat de realitzar càlculs complexos, incloure fórmules, funcions i gràfics de tot tipus de forma automatitzada. Un full de càlcul és un tipus de document que permet treballar en dades numèriques i alfanumèriques a partir d’unes taules quadriculades, en una estructura de files i columnes.

Avui en dia s’utilitzen tant per a activitats administratives, que necessiten organitzar i fer càlculs amb grans quantitats de dades, com a nivell estratègic, ja que permeten crear gràfics de la informació molt útils a l’hora d’analitzar dades, realitzar presentacions i prendre decisions.

Els fulls de càlculs en el magatzem s’utilitzen en la creació de tot tipus de documents:

  • Càlcul de la classificació ABC
  • Control d’estoc i inventari
  • Càlcul de la ruptura d’estoc
  • Càlcul de la valoració d’existències
  • Preparació de tot tipus de gràfics i informes

Alguns dels programes informàtics de fulls de càlcul més utilitzats de cada categoria són:

  • De programari lliure: Calc, del paquet ofimàtic LibreOffice.
  • De programari privatiu: Excel, del paquet ofimàtic Microsoft Office.

Cronograma

La coincidència en el temps per al desenvolupament d’algunes tasques en un magatzem només és possible si no cal haver acabat una tasca per començar-ne una altra, i cal estar segurs que es disposa dels recursos personals i materials necessaris.

La planificació temporal ha de ser realista. Per tant, cal establir dates i terminis que es puguin complir. També s’ha de tenir en compte que l’estimació de temps pot ser inexacta i, si es produeixen imprevistos, es pot endarrerir la preparació d’una comanda i la sortida. Una bona forma d’organitzar la feina en una empresa és la realització de cronogrames de treball, ja que com més es planifiqui més fàcil serà evitar els errors que molts cops comporta la improvisació.

L’objectiu del cronograma és poder administrar el temps per tal de tenir clar en quin moment s’han d’iniciar unes tasques concretes i evitar demores i retards innecessaris en les tasques posteriors. El cronograma també pot incloure informació detallada sobre com executar les tasques en el magatzem, en quin ordre i durant quant temps, per saber si realment es pot fer en el temps previst.

Un cronograma és una representació gràfica i ordenada del conjunt de tasques que s’han de realitzar per poder finalitzar un projecte en les dates previstes.

Hi ha diferents tipus de representació de tasques. Un dels més utilitzats és el diagrama de Gantt, un tipus d’eina gràfica que representa el temps de dedicació per tasques i subtasques.

Aquest tipus de diagrama és una eina de planificació temporal del treball molt utilitzada com a eina de gestió de la qualitat. Permet fer-se una idea de com avança un projecte i si cal reprogramar alguna de les actuacions previstes per tal d’ajustar-se a noves situacions o necessitats (vegeu figura).

Figura Exemple de diagrama de Gantt
Diagrama de Gantt

Bàsicament, el diagrama està format per un eix vertical on s’indiquen les activitats que constitueixen el projecte, o tasques que s’han de portar a terme, i un eix horitzontal que representa el calendari amb la durada de cadascuna de les activitats. Entre aquests eixos es dibuixen barres horitzontals o fletxes, al llarg del temps i per a cada tasca, d’una longitud proporcional al temps necessari per completar la tasca.

Hi ha diverses aplicacions informàtiques que faciliten la planificació de projectes. Una d’aquestes aplicacions és Odoo, un programari de gestió empresarial molt popular, que inclou diversos mòduls i que s’utilitza arreu del món.

Els diagrames de Gantt no indiquen les relacions que existeixen entre les diferents activitats del projecte, tot i que es poden identificar les relacions d’interdependència per la posició de cada tasca en el gràfic. Per això, a més del diagrama de Gantt, la planificació i el desenvolupament de projectes complexos (de més de 25 tasques) requereixen l’ús de tècniques basades en xarxes de precedència, com ara els mètodes de la ruta crítica (CPM, critical path method) o els diagrames PERT.

Processador de textos

Un processador de textos és un programa que permet crear i donar format a documents de text. Són una classe de programari que inclouen múltiples funcionalitats per a la redacció, com són diferents tipus de tipografies, mides de text, colors, estils de paràgrafs, efectes artístics, etc.

Alguns dels programes informàtics de processadors de textos més utilitzats de cada categoria són:

  • De programari lliure: Writer, del paquet ofimàtic LibreOffice.
  • De programari privat: Word, del paquet ofimàtic Microsoft Office.

Per al magatzem el processador de textos és de vital importància com a eina per crear documents, informes i altres materials de comunicació.

Programari específic de gestió de magatzem

Avui en dia tota empresa ha de tenir molt en compte la gestió de magatzems, ja sigui de matèria primera, productes semiacabats o productes acabats. Una bona gestió de magatzem té com a resultat una bona incidència amb els costos logístics en particular i els costos empresarials en general.

És de vital importància fer de forma correcta la recepció, l’emmagatzematge i el moviment dels productes per aconseguir una gestió eficient. Per això és necessari utilitzar unes eines tecnològiques que ajudin a facilitar tots els processos.

Una bona gestió del magatzem pot aconseguir els següents beneficis:

  • Millora de serveis als clients: si l’empresa fa una bona gestió del magatzem i de les comandes, pot ser més competitiva i aconseguir més satisfacció del client i així augmentar les vendes.
  • Reducció de costos de magatzem: si els productes estan ben distribuïts, s’aprofita millor l’espai i no hi ha tantes pèrdues i deteriorament dels productes.
  • Reducció de les tasques administratives: amb una gestió de magatzem eficient, es redueix la càrrega de treball i es guanya en productivitat.

Sistema de gestió de magatzem

Qualsevol empresa que instal·la aquest tipus de software és conscient dels avantatges i l’estalvi de costos que comporta. Com més gran és el magatzem i la seva mecanització, més necessària és la utilització d’un programari per portar una gestió del magatzem més eficient.

El sistema de gestió de magatzem (SGM) és un programari que permet la gestió i el control de totes les activitats que es porten a terme dins el magatzem.

Els SGM han de complir una sèrie de requisits per ser eficients per a l’empresa:

  • Ser desenvolupats amb una tecnologia estàndard i capdavantera.
  • Permetre l’actualització del seu programari.
  • Ser desenvolupats per empreses amb garantia de continuïtat.
  • Ser globals: multiempresa, multimagatzem…
  • Permetre l’avaluació de les activitats del magatzem i el control de les mercaderies.
  • Ser flexibles a les necessitats presents i futures de l’empresa.
  • Ser flexibles als processos logístics de diferents empreses.

La utilització de SGM suposa per a l’empresa unes millores en eficàcia:

  • Alta fiabilitat i elevada productivitat dels operaris
  • Ràtios de productivitat precises
  • Fiabilitat de l’estoc de matèries primeres i productes intermedis
  • Planificació fiable
  • Informació detallada de l’estoc
  • Reducció de la ruptura d’estoc
  • Reducció dels terminis d’entrega
  • Fiabilitat dels terminis d’entrega
  • Millora de la relació entre clients i proveïdors
  • Reducció d’obsolescències

Aquestes millores provoquen una repercussió positiva sobre els serveis al client i els costos.

En referència als beneficis que ocasionen sobre el cost, es pot dir que:

  • S’aprofita millor l’espai.
  • Minimitzen els inventaris.
  • Ajusten els nivells d’inversió amb estocs.
  • Optimitzen els recursos humans i el seu temps de manipulació.

Entre les millores relacionades amb el servei al client hi ha:

  • Disminueix els errors d’entrega als clients.
  • Millora el servei a causa de la disminució de la ruptura d’estocs, i es poden mantenir uns nivells adequats de la rotació d’estocs.
  • Augmenta la capacitat d’adaptació a l’evolució futura dels mercats.

Relació entre ERP i SGM

Les aplicacions anomenades ERP (enterprise resource planning) integren en un únic sistema tots el processos de negoci com les vendes, la producció i tots els aspectes de distribució d’una empresa. Aquests sistemes manegen d’una forma modular la logística, distribució, enviaments de comandes, factures i comptabilitat.

El sistema de gestió de magatzem (SGM) forma part de l’ERP i s’encarrega de la gestió del magatzem, així com de l’automatització i la informació de tots els processos que formen part de l’activitat del magatzem.

Les funcions de l’SGM són la gestió física i documental del moviment de la mercaderia des de l’entrada al magatzem, fent un seguiment de tota l’activitat que hi ha al magatzem, com també portar un control de les mercaderies en temps real.

La comunicació dels dos sistemes ha de ser un procés automàtic d’intercanvi de dades ja que les operacions estan interconnectades. Un exemple d’aquesta comunicació pot ser quan arriben les mercaderies comprades als proveïdors. Es registra la recepció d’aquestes mercaderies a l’ERP i es passa aquesta informació a l’SGM, per assignar els mitjans mecànics que traslladen les mercaderies a la seva ubicació del magatzem.

Integració de l'SGM i els equips de magatzem

Els SGM s’han d’utilitzar amb altres eines del magatzem conjuntament. En concret, amb els terminals utilitzats pels operaris i amb els sistemes de radiofreqüència. La utilització conjunta facilita la integració i l’eficiència dels processos de treball en el magatzem.

Els SGM i el sistema de radiofreqüència es poden implantar tant en magatzems convencionals com automàtics. Perquè el programari dels dos sistemes funcioni correctament són necessaris els suports físics que rebin i transmetin la informació de les activitats que realitzen els operaris.

L’automatització d’un magatzem pot ser total o parcial. Pot ser que una part estigui totalment automatitzada amb carrusels, prestatgeries mòbils…, i l’altra part sigui de prestatgeries convencionals on la càrrega i descàrrega es realitza amb una carretó elevador.

El nucli central del programari de gestió de magatzems està compost per diferents mòduls que es configuren amb elements de magatzems automatitzats i manuals, així com mòduls per a terminals d’RF, rotatius horitzontals (carrusels), rotatius verticals (Paternoster), visors per a operacions de picking (pick to light i put to light), transelevadors lleugers i de paletització.

El procés d’integració dels diferents terminals i l’SGM es pot dividir en dues fases:

  1. Transmissió sense fil de les dades del sistema als treballadors del magatzem. L’SGM fa arribar les ordres d’emmagatzematge, picking als operaris mitjançant la visualització en els seus terminals de carretó o de mà, o a través de la comunicació mitjançant auriculars en sistemes by voice.
  2. Transmissió sense fil de les dades dels operaris a l’SGM. Els operaris registren els moviments de les mercaderies escanejant els codis de barres i ho envien per radiofreqüència a l’SGM.

Procés de treball en el magatzem amb tecnologia RFID i SGM

Les activitats de treball d’un magatzem que utilitza sistemes de radiofreqüència, terminals i SGM es duen a terme de la següent manera:

  1. Recepció de mercaderia
    • Es registren les mercaderies rebudes escanejant el codi de barres.
    • Es compara la mercaderia rebuda amb la quantitat sol·licitada.
    • S’introdueixen les dades a l’SGM.
    • Es col·loca l’etiqueta de codis d’ubicació per al seu trasllat a la zona del magatzem corresponent.
  2. Emmagatzematge
    • S’entra la mercaderia a la zona de recepció i s’escanegen les etiquetes.
    • L’operari visualitza en el seu terminal la ubicació assignada.
    • Un cop fet el trasllat del palet o de la càrrega a la ubicació assignada, es comprova mitjançant l’escaneig i es registra a l’SGM.
  3. Preparació de comandes(picking)
    • Es rep una comanda i s’obre una ordre de picking.
    • S’assigna una unitat de transport.
    • Es transmet la primera ubicació de picking mitjançant el terminal del carretó, pel sistema pick by voice o pick by light.
    • Es comprova de forma automàtica la ubicació mitjançant l’escaneig.
    • Es recullen el nombre d’articles que especifica l’ordre del picking.
    • Es confirma la recollida dels articles al terminal o en el sistema de picking, fins que finalitza la comanda.
    • Es registra a l’SGM la comanda preparada.
    • Es transporta la mercaderia a la zona d’expedició o moll.
  4. Extracció de palets complets
    • L’operari rep al terminal del carretó una ordre de desplaçament de palets complets a la zona de picking o moll d’expedició.
    • Comprova automàticament la ubicació de la mercaderia mitjançant l’escaneig.
    • Es carrega la unitat de transport.
    • Es transporta a la zona d’expedició o moll.
    • Es comprova la ubicació de destí mitjançant l’escaneig i es registra a l’SGM.
  5. Expedició de la mercaderia
    • Es comprova mitjançant SGM el mitjà de transport que realitzarà el servei logístic fins al client.
    • Es col·loca a cada una de les càrregues, l’etiqueta de destí amb les dades del client.
    • S’escanegen els palets o càrregues a mesura que es van carregant al mitjà de transport.
    • Es comprova que la càrrega està finalitzada i es registra a l’SGM.
    • S’avisa el destinatari sobre la mercaderia expedida, el mitjà de transport utilitzat.

Amb la utilització de la radiofreqüència, les empreses gaudeixen d’una sèrie d’avantatges:

  • Reconeixement en tot moment de les existències al magatzem
  • Estalvi de temps amb l’escaneig de les dades
  • Optimització dels recorreguts
  • Treball d’inventaris mínim
  • Molta flexibilitat dins del cicle de picking
  • Correcció automàtica de les existències
  • Inici automàtic de la reposició d’existències en la superació del llindar de disponibilitat mínima
  • No errors de càrrega ni entregues incorrectes
  • No errors en la ubicació de la mercaderia
  • Mercaderia sempre a punt
  • Diferents ordres al mateix temps

Programari de gestió de compres, magatzems i vendes i sistemes de comunicació entre clients i proveïdors

Un punt clau perquè les empreses siguin competitives és la gestió de la informació per a la presa de decisions. Amb els avenços de la tecnologia, s’experimenta una revolució en les comunicacions. D’un mitjà tradicional de comunicació, mitjançant el paper, es passa a un mitjà de comunicació electrònic, i això permet l’accés a la informació a tots els membres de l’empresa.

Amb una bona gestió de la informació electrònica l’empresa gaudeix dels següents avantatges:

  • Augmenta la motivació dels treballadors.
  • La resposta del client és més ràpida.
  • Millora la qualitat de productes i serveis.
  • Augmenta i millora la relació entre proveïdors i clients.
  • Es creen nous canals de distribució.
  • Augmenta la capacitat de resposta davant el canvi.
  • Augmenta el control de negoci mitjançant els sistemes d’informació.

Les empreses utilitzen els sistemes d’informació per poder facilitar la feina no tan sols als treballadors, sinó també als proveïdors, distribuïdors, clients, etc. La informació que necessiten es transmet mitjançant l’ús de les tecnologies de la informació i comunicació (TIC). Al compartir aquesta informació l’empresa aconsegueix una col·laboració de manera eficient compartint les dades i els coneixements.

Entre els sistemes d’informació empresarial més utilitzats hi ha:

  • Empresa en general
    • ERP (enterprise resource planning)
    • SCM (supply chain management)
  • Aprovisionament
    • EDI (electronic data interchange)
    • VMI (vendor managed inventory)
    • CRP (continuous replenishment program)
    • SRM (supplier relationship management)
  • Emmagatzematge
    • Codi de barres
    • RFID (radio frequency identification)
  • Producció
    • MRP I (material requeriment planning)
    • MRP II (manufacturing resource planning)
    • Picking: pick to light, pick to voice
    • Codi de barres
    • RFID (radio frequency identification)
  • Distribució
    • EDI (electronic data interchange)
    • CRM (consumer relationship management)
    • GPS (global position system)

ERP

El sistema ERP és la planificació de recursos empresarials (enterprise resource planning) en un programa informàtic que gestiona de forma íntegra l’empresa a partir d’una sola base de dades. Facilita l’intercanvi de la informació i la comunicació entre els diferents departaments de l’empresa evitant que es dupliqui la informació.

També es pot intercanviar informació i coneixements entre totes les parts que participen dins del canal logístic, des del proveïdor fins al client mitjançant les interconnexions dels sistemes ERP de diferents empreses gràcies a les possibilitats que proporciona el sistema EDI.

Els principals avantatges d’aquests sistemes són:

  • Automatització de processos de l’empresa
  • Disponibilitat d’informació de l’empresa en una mateixa plataforma
  • Integració de les diferents bases de dades de l’empresa en un sol programa
  • Estalvi en temps i costos

Els ERP ofereixen un nivell de coneixement detallat i actualitzat de l’estat de l’empresa que resulta del tot necessari per poder analitzar i millorar els processos interns com el màrqueting i les vendes, l’organització o altres aspectes clau d’una empresa.

L’inconvenient més comú és el cost del programari. La causa és el nivell de personalització que necessita aquest sistema per cobrir les necessitats de l’empresa: com més nivell de personalització, el preu és més elevat. Un altre inconvenient és la seva instal·lació: en alguns casos el hardware necessari per al seu funcionament i la preparació de la seva infraestructura tarda massa a estar operativa, això pot provocar retards en el seu funcionament intern i ocasionar pèrdues.

SCM

La cadena de gestió de subministrament SCM (Software Configuration Management) es pot definir com els diferents processos que succeeixen dins una empresa, des de les matèries primeres no processades fins als productes acabats quan arriben al consumidor final. L’SCM és el cicle de vida d’un producte des que neix fins al seu consum.

Aquest cicle engloba la planificació de les activitats de subministrament, producció i distribució del producte on participen els diferents agents com els proveïdors, distribuïdors, majoristes, minoristes i clients o consumidors finals.

L’SCM és diferent del concepte de logística. La logística implica el plantejament i control de totes les activitats relacionades amb el subministrament, fabricació i distribució de béns i serveis d’una empresa. En canvi, l’SCM és la cadena que uneix qualsevol empresa des de la compra de les matèries primeres fins a l’entrega del producte acabat.

Exemples de cadenes de subministrament: bit.ly/2p6KLbh.

EDI

El sistema EDI és un programa d’intercanvi electrònic de dades (electronic data interchange). Es coneix com la transmissió electrònica de documents comercials normalitzats entre ordinadors, de manera que la informació pot ser processada sense cap intervenció manual.

Avui en dia una empresa té molta informació que ha de ser intercanviada a causa de la seva activitat. Gràcies a aquest sistema, documents com comandes, albarans, factures, inventaris i altres poden ser intercanviats electrònicament mitjançant un llenguatge comú.

El sistema EDI ha de ser vist com una estratègia a llarg termini que beneficia l’empresa. Aquest sistema permet:

  • Millorar la comunicació amb clients i proveïdors.
  • Augmentar la col·laboració i la relació amb clients i proveïdors.
  • Enviar i rebre informació amb molta exactitud.
  • Enviar i rebre informació amb més rapidesa.
  • Millorar el seguiment de les transaccions.
  • Disminuir error i costos administratius del tractament de la informació, així com costos d’arxiu i pèrdua de documentació.

A través del sistema EDI, l’empresa rep la informació dels documents en els sistemes interns de l’empresa (ERP) i es tracta de forma automàtica. Amb la informació de l’ordre de recepció de la mercaderia ja sap que ha de rebre una factura amb les quantitats rebudes. Aquest procés permet refusar factures rebudes sense la necessitat que algú les consulti ja que si les quantitats no són correctes es rebutgen i s’informa de la situació.

VMI

El VMI és l’inventari gestionat pel venedor (vendor managed inventory). És un mètode optimitzat per poder gestionar els inventaris i la preparació i entrega de les comandes. Aquest sistema implica la cooperació entre proveïdors i clients.

Amb el VMI hi ha un compromís de tota l’organització on el proveïdor assumeix la responsabilitat de donar suport al seu client amb un alt nivell de servei. Mitjançant acords formals i per escrit, cada part té definides algunes variables com:

  • Temps d’entrega
  • Lots mínims
  • Inventaris de seguretat
  • Transferència de propietat de l’inventari
  • Rols i responsabilitats

El VMI i el programa de reposició contínua (CRP, continuous replenishment program) són sistemes de reaprovisionament que utilitzen l’intercanvi d’informació (EDI) de manera que és el mateix proveïdor qui gestiona els nivells d’estoc de l’empresa a qui ven i que genera les comandes. El CRP es considera part del VMI.

Els avantatges per a ambdues parts de la cadena de subministrament són:

  • Augment de la qualitat de la informació enviada recíprocament amb menys errors.
  • Augment de les vendes perquè hi ha més rendibilitat de les operacions.
  • Formalització d’una aliança de negocis perquè es treballa de manera coordinada.
  • Reducció dels nivells de l’inventari al llarg de la cadena, amb la posada en marxa de la filosofia JIT.

CRP

La tecnologia CRP (continuous replenishment planning) és una de les tècniques de reaprovisionament eficient. És la planificació de tots els recursos necessaris per dur a terme totes les tasques assignades en un temps establert dins un centre de treball, controlant i coordinant tots el materials disponibles quan siguin necessaris.

El CRP és una eina de gestió que permet la presa de decisions tant a llarg termini com a mitjà i curt termini, depenent de l’horitzó de planificació que es plantegi l’empresa. A llarg/mitjà termini el CRP aporta una visió clara de la capacitat productiva de l’empresa: pot prendre decisions com subcontractació de treballadors, adquirir nova maquinària, ampliar instal·lacions… A curt termini el CRP permet prendre decisions que poden afectar l’MRP, variant la necessitat dels materials per falta o excés de capacitat productiva.

SRM

La gestió de relacions amb els proveïdors té com a objectiu agilitzar i fer més eficients els processos entre l’empresa i els seus proveïdors, de la mateixa manera que la gestió de les relacions amb els seus clients (CRM) està dirigida a fer més eficient els processos entre les empreses i els seus clients.

El programa SRM (supplier relationship management) està dissenyat per a treballar les relacions des del contacte inicial fins als cicles de compra en curs.

Trobareu més informació sobre el funcionament de l’SRM a: bit.ly/2p8IBHU

Codi de barres

El codi de barres és una tecnologia que permet la captura automàtica de la informació i la identificació del producte mitjançant un codi numèric combinat amb un d’alfabètic. El sistema GS1 d’identificació i transmissió de les dades mitjançant codi de barres suposa avui en dia una eina bàsica per operar logísticament i comercialment. L’estàndard GS1 permet que qualsevol producte pugui ser identificat a qualsevol part del món, de manera ràpida i sense possibilitat d’error.

El GS1 és una organització dedicada a l’elaboració i a l’aplicació de normes mundials per millorar l’eficiència en les cadenes de subministrament. Elaboren les normatives d’identificació de la codificació de les unitats envasades.

Les empreses que desitgen utilitzar el sistema GS1 s’han d’adherir a una organització membre del GS1. L’organització membre del GS1 Espanya és AECOC-GS1 Espanya.

El sistema de codificació per codi de barres és fàcil d’utilitzar, la seva lectura és ràpida, no comet errors i es pot transmetre fàcilment a l’ordinador.

Els avantatges que ofereix un magatzem organitzat en ubicacions i amb codi de barres són múltiples. Els més importants són:

  • Les existències registrades a l’ordinador coincideixen amb les reals.
  • És més fàcil saber on hi ha col·locades les existències de tots els articles.
  • L’inventari es pot fer amb facilitat.
  • Es redueix el risc de ruptura d’estoc.
  • Es millora la gestió.
  • Facilita el fet de treballar amb menys estoc.
  • Es poden detectar els articles sense venda o obsolets.
  • S’evita l’oblit o la pèrdua d’articles.
  • Es redueix el temps de preparació de comandes.
  • S’evita gran part de l’entrada manual de dades en l’ordinador.
  • Es redueixen errors en els albarans i en les factures.

Com a conseqüència de tot això, s’assoleixen els objectius següents:

  • Augmentar de la productivitat.
  • Millorar el servei al client.
  • Reduir els diners invertits en estocs.
  • Impossibilitar pèrdues per envelliment de l’estoc.

El codi de barres no serveix únicament per al producte, sinó que es pot utilitzar per codificar qualsevol element. Per exemple, les ubicacions. Només cal un programa que converteixi els números en grups de barres. La impressió del codi es pot fer en paper o en etiqueta mitjançant una impressora de transferència tèrmica. Per a una gestió òptima del magatzem és convenient tenir els productes i les ubicacions codificades mitjançant aquest sistema i facilitar als operaris i manipuladors els lectors portàtils de codis de barres corresponents.

El codi de barres té grans avantatges respecte dels altres sistemes tradicionals i la seva utilització es generalitza a totes les funcions del magatzem.

  • Codi de barres/-15
  • Codi de barres

RFID

RFID és una tecnologia d’identificació que utilitza ones electromagnètiques per transmetre dades emmagatzemades en un microxip. La tecnologia RFID facilita capturar dades dels productes, paquets o palets i controlar els seus moviments sense intervenció humana i poder compartir aquesta informació amb tercers.

Mitjançant l’escaneig de codis de barres i la tecnologia RFID, l’SGM realitza un seguiment de tots els moviments de les mercaderies del magatzem.

Aquesta tecnologia ha dinamitzat tots els processos de la cadena de subministrament des de l’inici fins al final.

Com a exemple d’alguns dels beneficis que aporta a l’empresa hi ha:

  • En la recepció de mercaderia, s’aconsegueix una reducció de mà d’obra perquè no s’han de desmuntar palets.
  • En la gestió de magatzems, RFID permet deixar i recollir la mercaderia sense la intervenció d’operaris.
  • En el picking de comandes augmenta la productivitat un 20-30 % més que amb el tradicional codi de barres.

Visualitzeu el vídeo sobre la tecnologia RFID:

WMS

Trobareu desenvolupat WMS o SGM en el punt de “Programari específic de gestió de magatzems”.

Warehouse Management System (WMS) o el sistema de gestió de magatzems (SGM) és un programari especialitzat en la gestió operativa d’un magatzem, i dona suport a les operacions diàries.

'Pick to light'

El sistema pick to light és un sistema d’informació que guia visualment el personal del magatzem cap a la ubicació exacta on ha de recollir els productes de la comanda. Al finalitzar l’operació es pressiona un botó de confirmació i l’estoc s’actualitza automàticament. PTL elimina virtualment els errors de picking i maximitza la productivitat d’aquest procés.

'Pick to voices'

Pick to voices o preparació per veu és un sistema que consisteix a aplicar la tecnologia de reconeixement de veu a les tasques pròpies de picking al magatzem. El personal de magatzem mitjançant un receptor i un auricular, pot rebre i transmetre informació sobre les operacions.

PTV aporta molts avantatges com tenir les mans lliures, que permet manipular millor els articles o conduir el carretó a la vegada que s’interactua amb el terminal.

MRP I

MRP I és la planificació de les necessitats de material (material requeriments planning) i és un sistema d’informació per planificar i controlar la producció i les compres.

Aquest sistema dona ordres de compra dins l’empresa resultat del procés de planificació de necessitats de materials. Mitjançant aquest sistema es garanteix la prevenció i solució d’errors en l’aprovisionament de matèries primeres, el control de la producció i la gestió d’estocs.

MRP II

MRP II és la planificació dels recursos de producció. És un sistema que proporciona planificació i un control eficaç de tots els recursos de producció. Aquest sistema implica la planificació de tots els elements que es necessiten per poder portar a terme la producció, no sols els materials a produir i vendre, sinó tots els recursos de l’empresa.

TMS

El sistema de gestió del transport (TMS) és un conjunt d’eines especialment creades per cobrir les necessitats de les empreses que desitgen complir amb els seus clients de manera ràpida i eficient, lliurant la comanda amb les millors condicions.

TMS facilita la planificació dels serveis de transport perquè permet fer un seguiment de la càrrega, permet la consolidació de la càrrega per a comandes petites, optimitza la càrrega d’acord amb la ruta i capacitat de l’equip i com que amb aquest sistema és possible realitzar la traçabilitat de la càrrega el sistema resol de manera quasi automàtica determinats tipus d’incidències.

CRM

CRM (customer relationship management) és un programari que té com a objectiu atreure i retenir clients i augmentar la seva satisfacció amb ofertes amb èxit utilitzant les tecnologies de la informació.

Aquest sistema obté informació dels clients des de tots els canals possibles. Per exemple, des dels punts de venda, internet, correu electrònic, base de dades, etc. Moltes empreses disposen d’un programari CRM que els ajuda a recopilar i emmagatzemar informació sobre els clients. Amb aquesta informació es coneixen les necessitats del client, quins productes ha adquirit, els problemes que pot presentar i se li poden oferir alternatives que s’ajustin a les seves necessitats.

Anar a la pàgina anterior:
Exercicis d'autoavaluació
Anar a la pàgina següent:
Activitats