Auditories

Els orígens de les actuals auditories de gestió de la prevenció, són les auditories comptables. A partir d’aquestes, als anys cinquanta es comença a ampliar l’ús de les auditories a la gestió qualitat fins que als anys vuitanta, amb la publicació de les primeres normes ISO, sorgeix i es consolida l’actual concepte d’auditoria de sistemes de gestió, que posteriorment serà traspassat a la gestió mediambiental i en l’actualitat a la gestió de la prevenció de riscos laborals.

Trobareu un glossari de sigles a la secció “Annexos” d’aquest apartat.

La norma ISO defineix les auditories com un procés sistemàtic, independent i documentat per obtenir registres, declaracions de fets o altra informació pertinent per avaluar-los objectivament i determinar en quina mesura es compleixen els requisits especificats.

D’altra banda, el Reglament dels serveis de prevenció (RSP) defineix l’auditoria com un instrument de gestió que persegueix reflectir la imatge fidel del sistema de prevenció de riscos laborals de l’empresa, valorant-ne l’eficàcia i detectant les deficiències que puguin donar lloc a incompliments de la normativa vigent per permetre l’adopció de decisions adreçades al seu perfeccionament i millora.

Ambdues definicions recullen les característiques de les auditories:

  • Obligatòria, per a les empreses que desenvolupin les activitats preventives amb recursos propis o combinant recursos propis i aliens.
  • Sistemàtica, s’audita de forma ordenada i amb una seqüència metodològica.
  • Documentada, es registren els resultats en un informe.
  • Objectiva, s’avaluen evidències concretes.
  • Periòdica, té una cadència temporal.
  • Independent i externa, l’auditor és imparcial i sense cap vinculació amb l’empresa.

És important assenyalar que el que es persegueix amb una auditoria és avaluar la integració de la prevenció a l’empresa i l’eficàcia del sistema de prevenció de riscos laborals de l’empresa i, en cap cas, inspeccionar únicament el simple compliment burocràtic.

Objectius, equip auditor, periodicitat i diferències amb les inspeccions

Les auditories de prevenció de riscos tenen com a objectiu fonamental determinar el grau en què s’han assolit els requisits del sistema de gestió de qualitat així com avaluar-ne l’eficàcia i identificar les oportunitats de millora; en resum, cerquen:

  • Ser un instrument de gestió del sistema de PRL de l’empresa, amb la conseqüent reducció potencial del nombre d’accidents i costos derivats.
  • Valorar l’eficàcia del sistema i detectar les deficiències que puguin donar lloc a incompliments de la normativa vigent.
  • Proporcionar informació a l’empresa perquè aquesta adopti decisions adreçades al perfeccionament i millora del seu sistema.
  • Permetre demostrar davant de tercers el grau d’adequació i l’eficàcia del seu sistema de gestió de la prevenció, aportant un valor afegit de confiança.
  • Identificar les àrees de millora del sistema de prevenció auditat.

Per altra banda, l’auditoria és portada a terme per un equip auditor, és a dir, persones físiques o jurídiques amb coneixement suficient dels aspectes tècnics de l’auditoria i que compten amb els mitjans adequats per fer-la.

En l’àmbit de la PRL els auditors hauran de ser tècnics superiors en prevenció de riscos laborals de qualsevol especialitat amb experiència provada en gestió i realització d’auditories (tal com indica l’RSP).

Han de ser independents, és a dir, no han de tenir vinculacions comercials, financeres o de qualsevol tipus amb l’empresa auditada. Tampoc podran realitzar activitats de coordinació d’activitats preventives (CAE), ni activitats com a servei de prevenció. D’altra banda, no podran mantenir amb els serveis de prevenció de l’empresa auditada vinculacions comercials, financeres o de qualsevol altre tipus; excepte, òbviament, per poder realitzar les activitats preventives i d’auditoria de prevenció a la mateixa empresa.

Pel que fa a la periodicitat, la primera auditoria del sistema de prevenció s’ha de dur a terme dins dels dotze mesos següents al moment en què es disposi de la planificació de l’activitat preventiva.

En principi, l’auditoria s’ha de repetir cada quatre anys. Per a les empreses que es dediquen a activitats considerades de risc (les incloses en l’annex I de l’RSP) aquest període es redueix a dos anys.

En tot cas, l’auditoria es repetirà sempre que ho requereixin les autoritats públiques quan les circumstàncies posin de manifest la necessitat de revisar els resultats de l’última auditoria. Sovint, en casos d’accidents greus, les administracions públiques demanen la realització d’una nova auditoria per tal d’ajudar a l’esclariment de les causes.

Així doncs, l’auditoria reglamentària de prevenció de riscos laborals es converteix en una eina de millora i de competitivitat empresarial. L’auditoria SPRL combina dos elements:

  1. Una revisió de la documentació que en verifiqui la conformitat segons els criteris de referència
  2. Una verificació del grau de la implantació de les activitats previstes

Tot i que sovint es confonen, no és el mateix una auditoria que una inspecció. En una inspecció s’analitza un procés, equip o sistema, valorant com està funcionant en un moment concret i determinat, no abans ni després. És una anàlisi del compliment dels requisits en un moment puntual.

La primera diferència que hi ha entre tots dos conceptes és que, al contrari que en una inspecció, l’auditoria analitza el funcionament del sistema de prevenció, de manera que aquesta anàlisi no pot ser realitzada de forma puntual. En les auditories no es busca el compliment o l’incompliment en un determinat moment, sinó l’eficàcia del sistema al llarg d’un període de temps.

La segona diferència és que l’auditoria busca, a través de l’anàlisi del passat, solucions per al futur. S’analitzen les errades del sistema, no de les persones que els van cometre: si hi va haver errades la responsabilitat és únicament del sistema que no va funcionar adequadament. En canvi, la inspecció es limita al present, no aprofundeix en el passat, ni es projecta en el futur.

Tipus i objectius de les auditories

A la taula podeu veure una classificació dels diversos tipus d’auditoria de prevenció de riscos laborals de l’empresa, segons diferents criteris.

Taula: Classificació de les auditories
Criteris de classificació Tipus d’auditoria
Procedència de l’equip auditor • Auditories internes
• Auditories externes (2a i 3a part)
Abast de l’auditoria • Auditories de sistema
• Auditories de compliment
• Auditories de seguiment
La norma de suport • Auditories de gestió
• Auditories reglamentàries
L’obligatorietat • Auditories obligatòries
• Empreses exemptes
• Auditories voluntàries
El número d’ordre de l’auditoria • Auditoria inicial
• Auditories de comprovació
i recertificació

Segons la procedència de l'equip auditor

Segons l’origen de l’equip auditor es distingeixen els següents tipus d’auditories (vegeu la taula):

  • Auditories internes. Les realitzades per una organització per avaluar el seu propi rendiment. També denominades en alguns casos auditories de primera part, les fa personal de la mateixa organització o per encàrrec de la direcció, amb personal d’entitats contractades, per a la revisió del sistema de gestió i amb finalitats internes. Poden constituir la base per a una posterior autodeclaració de conformitat per part de la mateixa organització. El fet que hi hagi personal extern no implica que l’auditoria passi a considerar-se com una auditoria externa.
  • Auditories externes. Realitzades per una organització o empresa auditora per avaluar les activitats d’altres organitzacions.
    Les auditories externes inclouen aquelles habitualment denominades auditories de 2a i 3a part. Totes dues serveixen per a satisfer una necessitat externa a l’organització i la seva funció és la de proporcionar informació a tercers sobre la gestió de l’empresa auditada.
    • Les auditories de 2a part les duen a terme agents que tenen un interès en l’organització, com podria ser el cas d’un client que, abans de contractar amb una altra empresa, vol verificar si aquesta compleix amb la normativa de PRL.
    • Les auditories de 3a part, també denominades auditories extrínseques, les duen a terme organitzacions auditores independents i externes a l’empresa auditada, com ara els organismes de certificació que proporcionen l’informe d’auditoria, la certificació o el registre de conformitat d’acord amb els requisits d’una norma. L’auditoria reglamentària de PRL és un clar exemple d’auditoria externa o de tercera part.
Taula: Diferències bàsiques entre auditories internes i externes
Auditoria interna Auditoria externa
Objectiu Complir el requisit de la norma Aconseguir/Mantenir la certificació
Responsable Personal propi Entitat de certificació
Periodicitat Anual Mínim cada dotze mesos
Característica Prova/Preparació Definitiva
Activitat Buscar desviacions i fer millores Buscar desviacions

Segons l'abast de l'auditoria

Segons l’àrea d’aplicació de l’auditoria, es poden identificar:

  • Auditories de sistema. Analitzen la validesa d’un sistema de gestió comparant-lo amb la norma en la qual s’inspira (la norma ISO, per exemple). La forma habitual de realitzar-la consisteix en comparar el manual del sistema amb la norma de referència, comprovant que cada punt de la norma està recollit correctament en algun apartat del manual. Posteriorment, es comprova que els processos que s’efectuen es corresponen amb el que es reflecteix en la documentació corresponent.
  • Auditories de compliment. Busquen evidències objectives que la política de l’empresa s’està portant a la pràctica, (segons els procediments i instruccions previstos en el sistema de gestió auditat). Aquest tipus d’auditories es pot restringir a determinats elements del sistema per comprovar-ne el grau d’implantació.
  • Auditories de seguiment. Realitzades per comprovar el grau de correcció de les no conformitats detectades en anteriors auditories de sistema o de compliment.

La norma com a principi organitzador

Una norma pretén ser un document ordenador d’una certa activitat, elaborat voluntàriament i amb el consens de totes les parts interessades, que facilita que les empreses es regeixin per uns principis d’organització capaços de garantir l’estabilitat i l’harmonització d’una determinada activitat.

Segons la norma de suport

Segons quin sigui el tipus de norma sota la qual s’audita el sistema, trobem:

  • Auditories de gestió. Es realitzen d’acord amb les normes de gestió aplicables. Per exemple, les auditories de gestió de la qualitat d’acord amb la norma ISO 9001 o auditories de gestió de la seguretat i salut dels treballadors d’acord amb la norma OHSAS 18001, o amb la norma ISO 45001.
  • Auditories reglamentàries. Les auditories reglamentàries no es fan a partir d’una norma sinó sobre la base de la legislació aplicable. L’objectiu no és verificar que es compleix una norma de gestió, com passaria en una auditoria d’OHSAS 18001:2007, sinó detectar incompliments de la normativa vigent.

En aquest sentit, estan obligades a auditar el seu SGPRL totes les empreses excepte:

  • Aquelles que tinguin concertat un servei de prevenció aliè (SPA) per a totes les activitats preventives.
  • Empreses de fins a cinquanta treballadors que no desenvolupin activitats incloses en l’Annex I de l’RSP, les que es consideren activitats de risc, i la seva activitat tingui escassa complexitat en allò referent a l’activitat preventiva (per exemple, una empresa del sector d’oficines i despatxos). A més, aquestes empreses per tal d’estar exemptes d’auditoria, han de desenvolupar la seva activitat preventiva amb recursos propis (l’empresari mateix, persones treballadores designades o bé un SPP) i remetre a l’autoritat laboral una notificació sobre la concurrència de les condicions que fan innecessària l’auditoria de l’organització preventiva.

Segons l'obligatorietat

Trobem diverses auditories, segons l’existència del deure o no de ser auditat i segons les possibles exempcions a aquesta obligatorietat:

  • Auditories obligatòries: la normativa les defineix per exclusió, és a dir, estableix en primer lloc les excepcions a l’obligatorietat de ser auditades, per concloure que tota la resta d’empreses tenen l’obligació de sotmetre’s a una auditoria. Casos especials d’auditoria obligatòria són aquells en els quals la realització ha estat requerida per la Inspecció de Treball o per l’autoritat laboral competent.
  • Les exempcions són per a aquelles empreses que:
    • Tinguin concertat un servei de prevenció aliè (SPA) o mancomunat (SPM) per a totes les activitats preventives. En el cas que l’empresa opti per desenvolupar una part de l’activitat preventiva amb un o diversos serveis de prevenció i assumeixi la resta amb recursos propis, la part realitzada amb recursos propis s’ha de sotmetre a auditoria.
    • Empreses que, tot i desenvolupar la seva activitat preventiva amb recursos propis (l’empresari, TD, SPP), no desenvolupin activitats considerades d’especial perillositat (les de l’Annex I de l’RSP) i, a més, la seva activitat tingui escassa complexitat en allò referent a l’activitat preventiva, com seria el cas, per exemple, d’una empresa del sector d’oficines i despatxos.
  • Auditories voluntàries: no hi ha inconvenient en què les empreses sotmetin el seu sistema de prevenció al control d’una auditoria o avaluació externa que els serveixi per prendre decisions per al perfeccionament i la millora del seu sistema.

Exemple d'empresa que combina un SPP i un SPA

Imaginem una empresa de material pirotècnic que constitueix un servei de prevenció propi (SPP), assumint les disciplines de seguretat en el treball i higiene industrial, i concertant amb un servei de prevenció aliè (SPA) les disciplines de medicina en el treball (vigilància de la salut) i d’ergonomia i psicosociologia aplicada. En aquest cas, l’empresa ha de sotmetre a auditoria les activitats preventives desenvolupades per l’SPP i verificar com es coordinen amb les activitats realitzades amb l’SPA.

Segons el número d'ordre de l'auditoria

Una vegada una empresa decideix organitzar-se segons una norma estandarditzada o, el que és el mateix, implantar un sistema de gestió, per tal d’obtenir el certificat i ser enregistrada com a empresa de qualitat, ho ha de demanar a una empresa o consultoria especialitzada, per tal que avaluï el compliment dels requisits de la norma.

La primera auditoria, o auditoria de certificació d’una organització, acostuma a ser la culminació de la llarga etapa per verificar que han implantat de forma correcta uns protocols d’actuació que els permeten obtenir i mantenir una certificació; és a dir, una acreditació pública que genera un valor afegit per a l’organització.

Per arribar a aquest punt, en el procés de certificació d’una empresa o organització hi ha diversos controls o avaluacions que s’han de superar. Comença amb una auditoria inicial, però en caldran altres de periòdiques, per tal de dur a terme una comprovació i una recertificació.

Auditoria inicial

Es tracta d’un estudi de la documentació per part de la consultoria. La primera etapa és realitzar un diagnòstic per conèixer quin és el grau de compliment previ que té l’organització amb els requisits de la norma que es vol implantar. A partir d’aquí es defineixen els elements clau del sistema, es traça un pla de treball on es detallen les activitats, els terminis i els responsables i s’estableix el suport documental del sistema. A mesura que el sistema de gestió de qualitat es va dissenyant, es van implementant els registres documentals en tots els processos per àrees.

Segons el sector econòmic de l’empresa a certificar, és possible que, a més, es necessitin activitats d’assaig, calibratge i/o inspecció; per tal de fer revisions de productes, equips, instal·lacions… Aquests estudis permetran comprovar si les propietats d’un producte, procés o servei són de la qualitat requerida i hauran de realitzar-se per part d’entitats independents, que poden ser tant públiques com privades i que ofereixen resultats imparcials i objectius.

Finalment, si es determina que el producte o servei compleix els requisits que s’indiquen a la norma tècnica, l’entitat de certificació concedeix el certificat corresponent. Si sorgeixen disconformitats, l’empresa haurà d’eliminar-les i tornar a iniciar el procediment.

La certificació és l’acció realitzada per una entitat independent mitjançant la qual es manifesta que una organització, producte, procés o servei compleix tots els requisits definits en unes normes o especificacions tècniques determinades.

No obstant això, l’obtenció del certificat no és permanent: un cop obtingut, per mantenir-lo és obligatori realitzar auditories periòdiques per comprovar i mantenir el sistema actualitzat enfront de possibles canvis. Així, podem trobar auditories internes i auditories externes de seguiment i de recertificació.

Auditories de comprovació i recertificació

Després de la primera auditoria inicial en seguiran d’altres que obligaran l’organització a mantenir actualitzats els seus procediments. El desenvolupament d’auditories internes periòdiques permet assegurar que les auditories externes reglamentàries siguin tan poc desfavorables com sigui possible.

L’auditoria de prevenció de riscos s’ha de repetir cada quatre anys, excepte quan es realitzin activitats d’especial perillositat incloses en l’Annex I de l’RSP, en què el termini serà de dos anys. En tot cas, s’ha de repetir l’auditoria quan ho requereixi l’autoritat laboral, amb l’informe previ de la Inspecció de Treball i Seguretat Social i, si escau, dels òrgans tècnics en matèria preventiva de les comunitats autònomes, a la vista de les dades de sinistralitat o d’altres circumstàncies que posin de manifest la necessitat de revisar els resultats de l’última auditoria.

A banda de la importància pública i comercial d’una certificació, que mou els consumidors i/o clients a dipositar una major confiança en entitats certificades, el motiu principal pel qual s’avalua una organització d’acord amb un model estandarditzat (de qualitat, de qualitat total, d’excel·lència…) hauria de ser per mantenir una actualització i millora contínua de l’organització. En aquest sentit, són diverses les empreses certificadores acreditades per l’ENAC, l’Entitat Nacional d’Acreditació (vegeu la figura).

Figura Algunes de les empreses certificadores acreditades
www.enac.es

Les avaluacions i auditories freqüents ofereixen una fotografia de l’estat de l’organització en un moment determinat i mostren quins són els punts forts i els punts dèbils. Aquests punts dèbils o àrees de millora poden esdevenir oportunitats en els quals aplicar projectes de millora. El seguiment del progrés de la implantació d’aquests projectes també haurà de controlar-se i, finalment, aquesta cadena de revisió esdevindrà un bucle de millora contínua. Els models de qualitat que ajuden a implementar aquestes estratègies són, a més d’eines de diagnòstic, eines de gestió per mantenir revisada l’empresa o organització.

L’auditoria reglamentària de prevenció de riscos

L’auditoria de PRL és una de les activitats considerades d’auditoria reglamentària; és a dir, d’aquelles que es realitzen sobre la base de la legislació de prevenció de riscos aplicable, l’objectiu de la qual és verificar el compliment de la normativa vigent. Tot i així, moltes empreses que estan obligades a passar l’auditoria reglamentària de prevenció de riscos tenen també un sistema de gestió en el qual s’inclou el Sistema de Seguretat i Salut (SST); de manera que les dues auditories es poden superposar.

La normativa espanyola de prevenció de riscos defineix clarament quins són els objectius de l’auditoria de PRL; aquesta haurà de:

  • Comprovar com s’ha fet l’avaluació inicial i com es fa l’avaluació periòdica dels riscos (per exemple, per l’avaluació periòdica quines accions es realitzen quan canvien les circumstàncies productives per a l’adquisició de nova maquinària).
  • Analitzar les mesures i activitats preventives que s’han realitzat i verificar-les en cas de dubte (per exemple, si s’ha pres la decisió de realitzar formació davant l’adquisició de nova maquinària, si aquesta s’ha portat a terme).
  • Comprovar que el tipus i la planificació de les activitats preventives s’ajusten al que disposa la normativa sobre riscos específics que li sigui aplicable (per exemple, si la formació l’ha dut a terme personal especialitzat).
  • Analitzar l’adequació entre els procediments i els mitjans requerits per dur a terme les activitats preventives i els recursos de què disposa l’empresari i en concret com està organitzada la prevenció (per exemple, comprovar que el nombre de treballadors implicats en la formació hagi estat el correcte).

Hem de tenir en compte que comprovar si les condicions de treball que hi ha a l’empresa en un moment determinat compleixen o no la normativa que els sigui aplicable (l’amplada d’un corredor o la protecció d’una màquina, per exemple) no és objecte de l’auditoria de PRL; aquest és un punt objecte d’interès per a les inspeccions.

Tenint en compte això, és lògic que l’auditoria comenci per l’anàlisi de la documentació sobre l’avaluació dels riscos i la planificació de les activitats preventives. L’empresa està obligada a disposar d’aquesta documentació i l’auditor ha de comprovar si és complerta (és a dir, si inclou tota la informació), si és coherent (és a dir, si les activitats preventives són les exigibles segons el resultat de l’avaluació) i si poden ser dutes a terme amb els mitjans (propis o concertats) disponibles.

Tanmateix, l’auditoria no pot limitar-se a la comprovació de la correcció formal de la documentació, ja que aquesta pot no reflectir la situació real de l’empresa; caldrà comprovar in situ els nivells d’integració i eficiència de la PRL (vegeu la figura). Una visita física a l’empresa, el que es coneix com a auditoria de camp, és essencial per constatar que no s’han deixat d’avaluar parts significatives; en aquest cas, l’auditor també podrà:

  • fer observacions oculars durant la visita a l’empresa.
  • rebre informacions per part de les persones treballadores i els seus representants.
  • informar-se sobre els accidents esdevinguts i els danys per a la salut que s’hagin posat de manifest com a resultat de la vigilància de la salut.
Figura Taula orientativa dels nivells d’integració i eficiència de la PRL
Font: Osalan (Institut Basc de Seguretat i Salut Laborals; www.osalan.euskadi.eus/osalan)

En els casos en què una empresa o organització tingui molts llocs de treball de característiques iguals o molt similars, no caldrà visitar-los tots. N’hi ha prou amb una mostra que sigui representativa del conjunt, tenint en compte tant el grau d’homogeneïtat d’aquest conjunt, com el tipus i la gravetat dels riscos existents.

Si ha raons objectives, és a dir, si l’auditor aprecia una contradicció palesa entre aquestes dades i la informació (o la seva omissió) i la documentació a comprovar, haurà de verificar els resultats de l’avaluació de riscos.

En qualsevol cas, ha de quedar clar que una auditoria no pot ser una simple avaluació de documents, però tampoc cal que comporti una verificació exhaustiva de la informació aportada per l’empresari (cosa que podria suposar, entre d’altres, la total repetició de l’avaluació dels riscos). El just equilibri entre tots dos extrems ha de guiar l’actuació de tot auditor.

S’ha de tenir present que la responsabilitat de l’auditor no ve determinada pel fet d’haver detectat o no errors o irregularitats, sinó que només es deriva en el cas de no haver complert adequadament amb les seves obligacions.

Finalment, després de l’anàlisi de la documentació i de les informacions i observacions recollides en la visita, l’auditor ha de comprovar la concordança entre ambdues fases i fer la part més important de l’auditoria: l’avaluació sistemàtica del compliment dels requisits legals exigibles. Aquesta fase s’acostuma a fer mitjançant un qüestionari d’auditoria que sovint adopta la forma de check list, amb la relació ordenada dels punts concrets dels quals cal verificar el compliment.

Fases de les auditories de prevenció de riscos

Tota auditoria segueix les mateixes fases; a la figura podeu veure un diagrama de flux amb el procediment habitual, mentre que a la taula, podeu veure un esquema amb les diferents fases i l’activitat corresponent a cada etapa.

Figura Diagrama de flux sobre les fases d’una auditoria
Taula: Fases de l’auditoria
Fase Etapa Activitat
1 Iniciació Engegar el procés
2 Preparació Quins recursos s’han d’utilitzar
3 Realització Com fer-ho
4 Informe On plasmar els resultats
5 Finalització Com concloure el procés
6 Comunicació A qui comunicar els resultats
Font FREMAP (Mutua Colaboradora con la Seguridad Social nº 61; www.fremap.es)

Fase 1: iniciació

El procés l’inicia l’empresa quan contacta amb l’organització auditora i li sol·licita la realització d’una auditoria del seu SGPRL. Un cop rebuda la sol·licitud, és molt important que l’organització auditora reuneixi la informació essencial del seu client per poder conèixer-lo, així com per identificar les seves necessitats. Com més informació tingui l’equip auditor abans de començar l’auditoria, més eficaç en serà el desenvolupament.

L’organització auditora hauria de començar una tasca de:

  • Conèixer l’empresa, el sector productiu i els principals processos, equips i matèries primeres emprades en l’activitat, si fa una activitat constant o de temporada…
  • Modalitat preventiva, si té activitats assumides amb recursos propis i/o activitats concertades amb serveis de prevenció aliens o mancomunats.
  • Nombre de centres de treball, seu principal, adreces, telèfons i persones de contacte…
  • Legislació específica del sector i conveni col·lectiu aplicable.
  • Nombre de persones treballadores per centre i tipus de contractació realitzades (fixos, subcontractats i d’empreses de treball temporal.
  • Horari i jornada laboral, treball per torns, nocturn…
  • Existència o no de representants dels treballadors, tipus i nombre d’òrgans de consulta.

Un cop recollida aquesta informació, s’ha de preparar un pressupost per fer l’auditoria. I un cop revisat i acceptat pel client, la realització es formalitza per contracte.

Fase 2: preparació

L’entitat auditora confecciona un pla d’auditoria; informa l’equip auditor, proposa la data d’auditoria i comunica aquest programa a l’empresa perquè l’aprovi.

Un pla d’auditoria és una guia de treball per a l’auditor i per a l’empresa. Facilita l’establiment dels horaris i la coordinació de les activitats d’auditoria i garanteix que totes les activitats siguin eficaçment realitzades, perquè no es produeixi duplicitat d’esforços i es compleixin els terminis de temps que s’hagin establert. A més, formalitza l’acord entre el client, l’equip auditor i l’auditat, respecte a la realització de l’auditoria. El seu compliment constitueix una prova davant de tercers del treball desenvolupat, una garantia de qualitat i constitueix un mètode de supervisió del procés auditor.

El pla d’auditoria no ha de ser un document extens; el seu nivell de detall hauria de ser flexible i conseqüent amb l’abast de l’auditoria i el grau de complexitat de l’organització auditada. Ha d’incloure els aspectes següents:

  • Identificació de l’empresa auditora i auditada.
  • La identificació del representant de l’auditat en l’auditoria.
  • Els objectius de l’auditoria.
  • L’abast de l’auditoria, incloent la identificació de les unitats de l’organització i unitats funcionals i els processos que s’auditaran.
  • Els criteris d’auditoria i els documents de referència.
  • Identificació de l’equip auditor, amb la seva qualificació, funcions i responsabilitats.
  • Calendari de l’auditoria, amb les dates, llocs i horaris on es faran les activitats de l’auditoria in situ, incloent-hi les reunions amb la direcció de l’auditat i les reunions de l’equip auditor.
  • Documents i registres que han d’estar a disposició de l’equip auditor.
  • Recursos materials necessaris.
  • Altres temes que puguin ser rellevants per a l’auditoria.

Fase 3: realització

L’auditoria comença amb una reunió inicial i conclou amb una reunió final. Entremig es desenvolupa la fase necessàriament cabdal de l’auditoria que, per la seva diversitat i complexitat, consta de tres etapes:

  1. Reunió inicial
  2. Recollida d’evidències i registre de resultats
  3. Reunió final

Reunió inicial

Tota auditoria comença amb una reunió inicial (entre 15 i 30 minuts) entre l’equip auditor i l’auditat per aclarir tots els aspectes necessaris i, si escau, matisar o modificar el pla d’auditoria proposat. Els objectius d’aquesta reunió són:

  • Presentar l’equip auditor al personal de l’empresa auditada.
  • Revisar el pla d’auditoria.
  • Confirmar els objectius, l’abast i els criteris de l’auditoria.
  • Establir el calendari de reunions que es mantindran amb l’auditat.
  • Confirmar la disponibilitat dels mitjans i instal·lacions que necessiti l’equip auditor.
  • Proporcionar un breu resum de com es duran a terme les activitats d’auditoria.
  • Determinar el format de l’informe final, la data de lliurament prevista i la distribució que se’n farà.
  • Rebre la documentació aportada per l’empresa.
  • Establir la durada prevista de les diferents activitats de l’auditoria.
  • Indicar els riscos de l’equip auditor, mesures preventives i EPI que s’utilitzaran.
  • Confirmar els canals de comunicació entre equip auditor i auditats.
  • Establir els requisits de confidencialitat.
  • Proporcionar a l’auditat l’oportunitat de fer preguntes.

Recollida d'evidències i registre de resultats

Consisteix en un procés de recopilació i verificació de la informació sobre el terreny, registrant aquelles troballes de no conformitat que detecti, així com la base evidencial. Només la informació que és verificable pot constituir evidència de l’auditoria. De fet, la recerca de l’evidència és l’auditoria en si.

L’equip auditor farà la seva tasca mitjançant entrevistes personals, observació de les activitats, l’examen de la documentació i registres i qualsevol altra eina que estimi oportuna (com mesuraments in situ de les condicions de treball), cerca de les evidències necessàries que donin suport a les troballes d’auditoria, que posteriorment seran la base sobre la qual se sustentaran les opcions de millora, les desviacions i les no conformitats del sistema de prevenció, pel que fa als criteris d’auditoria establerts.

Els mètodes per recopilar aquesta informació inclouen, forçosament, segons la normativa de PRL:

  • Revisió de la documentació relativa al pla de prevenció de riscos laborals, a l’avaluació de riscos, a la planificació de l’activitat preventiva i tota la informació sobre l’organització i activitats de l’empresa que sigui necessària per a la realització de l’auditoria. El temps dedicat a aquesta activitat hauria d’abastar entre el 20 i 25% del temps d’auditoria.
  • Treball de camp: entrevistes i observacions de les activitats, dirigides a verificar que la documentació indicada en el paràgraf anterior reflecteix amb exactitud i precisió la realitat preventiva de l’empresa. Aquesta anàlisi, que podrà fer-se aplicant tècniques de mostreig quan sigui necessari, inclourà la visita als llocs de treball. El temps dedicat a aquesta activitat hauria d’abastar entre el 75 i 80% del temps de l’auditoria.

Cal destacar que l’absència de dades o documents és una evidència per si mateixa. Per exemple, no presentar durant l’auditoria el document que recull l’avaluació de riscos és una evidència que no s’ha realitzat.

Eines d'avaluació i autoavaluació

Les eines d’avaluació i autoavaluació d’una auditoria són els qüestionaris i les llistes de comprovació o verificació (check list).

La utilització del qüestionari constitueix una manera senzilla de dur a terme una avaluació. Mitjançant la resposta a una sèrie de preguntes pot efectuar-se un diagnòstic de l’organització i saber quin és el seu comportament pel que fa als criteris que componen el model.

Aquesta forma d’avaluació permet obtenir una primera imatge d’una manera genèrica i sense detalls excessius sobre quina és la situació de l’empresa. Pel fet de ser l’instrument més senzill, pot utilitzar-se tant per familiaritzar el personal de l’organització amb els processos d’autoavaluació, com per obtenir uns primers resultats que motivin el personal a continuar i també per anar madurant abans de fer una avaluació més completa amb posterioritat.

A més, la utilització del qüestionari pot ajudar l’organització a establir les orientacions i prioritats futures, permet comparar els resultats amb els d’altres organitzacions que utilitzin el mateix qüestionari, induirà l’organització a controlar els seus progressos d’una manera freqüent i orientarà el seu funcionament vers la millora contínua.

Tot i ser un instrument senzill, el qüestionari pot plantejar inicialment la dificultat de comprendre el significat de cada pregunta i de valorar-la de la manera més objectiva i realista. Hi ha el risc que, per mitjà de les respostes, les persones tractin de presentar el que voldrien ser, en lloc de presentar una imatge real del centre. No obstant això, en l’avaluació cal ser tan objectiu i sincer com sigui possible en el plantejament de les preguntes i en les respostes.

Les llistes de comprovació, comunament conegudes com a llistes de verificació (en anglès, check list), són mètodes ràpids per avaluar situacions concretes, normalment les condicions de treball. En PRL són una de les eines més utilitzades, tant per a l’avaluació com per a l’autoavaluació.

Presenten l’avantatge que són ràpides i fàcils d’usar i proporcionen la informació preliminar que permet identificar les principals àrees o condicions de risc que posteriorment es valoraran amb més detall. Es tracta d’eines d’avaluació generals i que es poden aplicar en diferents sectors d’activitat i pràcticament per a qualsevol lloc de treball i tipus d’empresa.

Una llista de comprovació sol tenir un paràgraf de text per a cada tasca, amb un buit quadrat a la part dreta. Una vegada la tasca ha estat completada, al quadrat se li fa una petita marca de verificació (vegeu la figura).

Figura ‘Check list’ de riscos

Reunió final

En aquesta reunió, i com a pas previ a la preparació de l’informe d’auditoria, l’equip auditor es reuneix amb la direcció de l’auditat i amb els responsables de les funcions auditades (que, generalment, solen ser els mateixos participants que en la reunió inicial), amb l’objectiu de tractar els següents punts habituals d’una reunió de tancament:

  • Agraïment de l’equip auditor per les atencions i facilitats rebudes.
  • Explicar el compromís de confidencialitat per part de l’equip auditor.
  • Relatar com s’ha desenvolupat el procés d’auditoria.
  • Retornar tota la documentació aportada per l’organització per al desenvolupament de l’auditoria, incloses còpies de registres, procediments…
  • Exposició de la naturalesa de cada desviació, explicant les conseqüències que té o pot tenir i avaluant-ne la gravetat dins del sistema de prevenció auditat.
  • Grau de compliment dels objectius d’auditoria.
  • Grau de participació i col·laboració.
  • Valoració sobre la integració de la prevenció en el sistema general de gestió.
  • Lectura i explicació detallada de les desviacions detectades.
  • Oportunitats de millora i punts forts.
  • Revisió del compliment del pla d’auditoria.
  • Visió global de l’auditoria.

Fases 4 i 5: informe d'auditoria i finalització

El procés finalitza amb l’informe d’auditoria que l’empresa auditora lliurarà a l’empresa auditada. Aquest informe és propietat del client de l’auditoria i els membres de l’equip auditor i tots els receptors de l’informe han de respectar i mantenir la deguda confidencialitat sobre l’informe.

L’empresa ha de conservar l’informe d’auditoria reglamentària de l’SGPRL a disposició de l’autoritat laboral competent i dels representants dels treballadors. Això suposa que se n’ha de garantir la conservació, almenys, fins a la pròxima auditoria.

El contingut de l’informe de l’auditoria de prevenció de riscos ha d’incloure: l’objecte, l’abast i el pla de l’auditoria, els documents de referència utilitzats que han servit de base per a l’auditoria, i indicar la metodologia utilitzada (incloent-hi els centres visitats i les persones entrevistades, amb indicació del càrrec que ocupen).

L’informe d’auditoria conté totes les troballes de no conformitat i un resum de les evidències en què es basen, i en ell s’hi indicaran també els punts forts de l’empresa que hagin estat detectats, les àrees de millora i les desviacions.

Si escau, es farà una descripció sistemàtica i ordenada de les no conformitats amb la indicació, per a cadascuna d’elles, de les raons per les quals es consideren com a tals i la qualificació de la seva gravetat. És a dir, cada no conformitat ha de ser qualificada segons si representa o no:

  • Un greu risc per a la seguretat i la salut de les persones treballadores (com ara la utilització de maquinària antiga, no avaluada i/o manifestament perillosa).
  • La manca de previsió o control en relació amb determinades situacions, circumstàncies o elements “crítics” (com ara, no fer que es duguin a terme les revisions periòdiques d’ascensors, calderes…).
  • Una errada greu en la planificació i/o organització de la prevenció (com ara que només la unitat organitzativa “Servei de Prevenció” tingui atribuïdes funcions en aquesta matèria, o que els seus components no tinguin les qualificacions requerides per complir el seu objectiu).

En aquests casos, s’indicarà la necessitat d’accions correctives o de millora, aportant els detalls i suggeriments d’actuació que es considerin necessaris. Aquestes recomanacions de com resoldre les no conformitats, són només suggeriments, ja que és la pròpia empresa auditada qui té la responsabilitat d’adoptar les mesures necessàries per solucionar les deficiències que suposin incompliments de la normativa sobre PRL.

A partir de la lectura de l’informe, l’empresa auditada ha d’adoptar les mesures necessàries per solucionar les deficiències que s’hagin posat de manifest i que suposin incompliments de la normativa de PRL. Aquestes mesures formen part de la planificació de l’activitat preventiva de les empreses.

Fase 6: comunicació

D’una banda, és necessari que es comuniqui l’informe als representants de les persones treballadores, en compliment dels seus drets d’informació, consulta i participació sobre les activitats preventives de l’empresa. De l’altra, llevat que l’auditoria hagi estat realitzada a requeriment de l’autoritat laboral, no és obligatori comunicar a l’autoritat laboral que l’auditoria ha estat realitzada i que disposa d’un informe final.

En el cas que l’auditoria s’hagi realitzat a requeriment de l’autoritat laboral, l’empresa auditada haurà de tenir en compte els requisits que contingui el requeriment concret; com poden ser:

  • La comunicació a l’autoritat de la identitat de l’empresa auditora i/o còpia del contracte per a la realització de l’auditoria…
  • La comunicació de les dates de realització de l’auditoria, compliment de terminis impostos en el requeriment, i similars.
  • La remissió a l’autoritat laboral de l’informe final de l’auditoria.
  • El compliment de terminis per a la correcció d’errors detectats per l’auditoria.

El model d’auditoria ISO: no conformitats, accions correctives i preventives, i àrees de millora

L’avaluació en el model de qualitat ISO cerca evidències documentals de si els productes, els serveis, les pràctiques, les responsabilitats s’adeqüen a les referències que es troben al manual de qualitat, als procediments establerts i, en general, als requisits de la norma ISO de referència.

Per això, en l’informe que realitzi l’equip auditor s’indicaran les adequacions a la norma, també anomenades bones pràctiques; així com els incompliments detectats, és a dir, les no conformitats.

Les no conformitats

Tots aquells incompliments dels requisits previstos en el sistema de gestió i/o en la normativa general aplicable es consideren no conformitats. En l’informe d’auditoria, les no conformitats es documentaran sempre amb suficient detall per tal que l’organització pugui identificar exactament el que s’ha trobat i els permeti l’anàlisi de les causes i la determinació futura d’accions correctives d’aquesta situació que incompleix la norma.

Aquestes no conformitats són evidències objectives basades en fets precisos i objectivables que demostren que:

  • No s’ha considerat un requisit.
  • Es fa una pràctica que difereix del sistema definit.
  • O bé, és una pràctica que no és eficaç.

Una no conformitat és l’evidència de l’incompliment d’una norma.

Segons el grau d’importància d’aquests incompliments, es consideraran no conformitats majors o no conformitats menors, depenent de si la manca o absència del requisit pot derivar o bé en una situació de risc greu, o bé en una mala praxi preventiva (vegeu la figura).

Una no conformitat major o crítica és una detecció d’un incompliment greu que pot consistir en:

  • Una absència en considerar algun requisit de la norma
  • Falta o faltes freqüents en el compliment de la norma
  • L’incompliment de requisits legals o reglamentaris
  • Absència de correcció de no conformitats prèvies

D’altra banda, són no conformitats menors o lleus aquelles que:

  • No representen una amenaça per al sistema
  • Es tracta d’un incompliment aïllat
  • No són considerades no conformitats majors
Figura Diagrama per la decisió de desviacions en una auditoria

Exemples de no conformitat major i menor

  • Una no conformitat major pot ser, per exemple, no haver revistat i actualitzat el Pla de prevenció de riscos després d’un accident greu.
  • Una no conformitat menor pot ser, per exemple, un control deficient de les còpies documentals distribuïdes, com seria el fet que durant l’auditoria apareguessin còpies d’edicions o revisions de procediments obsolets.

Algunes no conformitats podran ser corregides de forma immediata i tancaran el procés. Altres necessitaran una acció correctiva i caldrà un pla i una implantació que hauran de ser revisats posteriorment per l’equip auditor.

Accions correctives

Una acció correctiva és aquella acció que es realitza per eliminar la causa d’una no conformitat detectada o una altra situació indesitjable.

En la declaració de no conformitat l’auditor ha d’incloure, com a mínim, la descripció de la no conformitat amb referència a l’incompliment del requisit exigit; també l’acció correctiva proposada per l’auditat i la verificació de tancament de l’acció correctiva, quan aquesta es produeixi.

El tancament de les no conformitats requereix una tasca de seguiment de l’auditor sobre l’auditat que pot durar diversos mesos, depenent del temps previst per a la implantació de les accions correctores per la qual cosa, en molts casos, serà necessari tornar a l’empresa per a la seva verificació.

La no conformitat es tancarà només quan la situació final sigui satisfactòria, és a dir, quan hi hagi evidència (incloent la corresponent documentació de suport) que l’acció correctiva ha estat eficaç i també que s’han pres mesures per evitar que aquesta no conformitat es repeteixi.

En tot cas, el redactat d’una no conformitat ha de complir els següents requisits (vegeu la figura):

  • Ha d’ajustar-se al criteri d’auditoria i per tant no pot contenir opinions.
  • Ha de ser clara i concisa, estar recolzada en evidències objectives i no contenir redaccions generalistes o difuses.
  • Ha de definir amb claredat el problema identificat i no assenyalar com resoldre’l.
  • No s’ha de personalitzar mai.
Figura Model d’una no conformitat

Tot i que des del punt de vista reglamentari totes les no conformitats tenen la mateixa consideració d’incompliment legal, a efectes informatius i per tal d’ajudar a prioritzar les accions postauditoria de l’empresa, algunes incorreccions que es troben en el decurs de l’auditoria es relacionen classificant-se segons un criteri de gradació:

  • Les pràctiques que no s’acomoden totalment a la norma però no tenen la consideració d’incompliment s’anomenen desviacions. L’equip auditor en el seu informe recollirà l’objecte i el lloc de detecció de la troballa en termes precisos, l’incident que va posar de manifest la troballa, el text de la norma que s’incompleix i suggerirà fer una revisió per tal de corregir el desviament.
  • En altres casos, l’informe podrà recollir algun aspecte de les activitats auditades que implica un potencial risc de no conformitat. Ho farà anomenant la troballa com a observació o recomanació.
  • En altres casos anomenarà oportunitat de millora allò que permeti una millora potencial de l’SGPRL.

Exemples d'oportunitat de millora i d'observació/recomanació

  • Una oportunitat de millora pot ser, per exemple, un canvi en la redacció d’algun dels objectius plantejats de manera que els resultats puguin ser mesurables amb sistemes d’indicadors més simples.
  • En empreses que no tenen tots els processos definits i/o elaborats, una observació/recomanació podria ser, per exemple, actualitzar el mapa de processos.

Accions preventives

Les accions preventives són aquelles que es duen a terme per eliminar l’origen d’una no conformitat potencial o una altra situació que encara no hagi passat i que no seria desitjable que passés.

Una acció preventiva és una acció presa per eliminar la causa d’una no conformitat potencial o una altra situació potencialment indesitjable.

Les accions preventives sempre han de tenir en compte tant els principis determinats per la norma com els principis bàsics de PRL exposats a la normativa per ser accions eficaces.

Exemple d'acció preventiva

Si, per exemple, s’identifica un risc per exposició a un producte químic que no estava contemplat en cap procés del sistema de gestió de l’empresa, s’ha de planificar l’acció preventiva per reduir el risc i assignar-hi els recursos necessaris per poder fer-ho.

Determinació de les àrees de creixement i elaboració dels plans de millora

A partir de la informació obtinguda en l’auditoria mitjançant qüestionaris, formularis, llistes de comprovació…, sorgiran (a més de la relació de les evidències en què s’ha basat l’avaluació) els punts forts de l’empresa o organització, i també un gran nombre de punts febles o d’àrees de millora. L’interès de l’auditoria és, precisament, facilitar la detecció d’aquests punts febles per tal que l’organització auditada pugui treballar-los i convertir-los en àrees de millora.

Un cop detectades les àrees de millora s’han de determinar les prioritats d’actuació. Un criteri pot ser el de les puntuacions: si s’assignen puntuacions davant de cada un dels criteris i es relacionen amb les puntuacions obtingudes en l’avaluació se’n pot extreure la llista d’àrees prioritàries.

Un cop establertes les àrees prioritàries de treball, cal traduir-les en plans de millora. S’hauran de designar les persones que constituiran els equips de millora, establir els objectius que es volen assolir, les activitats que es desenvoluparan, el calendari de realització, els recursos que han de ser mobilitzats i els procediments de seguiment o avaluació. El conjunt dels projectes constituirà el pla de millora de l’organització.

El que es pretén és que, en el moment que es realitzi una nova avaluació, s’hagin esmenat les deficiències (àrees de millora) detectades anteriorment. Inevitablement, sorgiran noves àrees de millora que es convertiran novament en plans i projectes concrets. Les avaluacions successives permetran veure el progrés de l’organització i els resultats que s’han assolit. A partir de cada nova avaluació, es determinaran altres plans de millora, de manera que l’organització s’instal·li en un cicle de millora permanent.

El model d’auditoria EFQM: la metodologia REDAR

El model d’excel·lència de l’EFQM va ser presentat el 1991 i revisat el 2003, per la European Foundation for Quality Management (la ‘Fundació Europea per a la Gestió de la Qualitat’). Des de la seva creació, ha mostrat la seva eficàcia com a sistema de gestió de les organitzacions, i com a instrument per a l’autoavaluació; a més a més, representa el marc per valorar l’atorgament dels Premis Europeus i Nacionals a la Qualitat.

Les organitzacions que utilitzen el sistema d’excel·lència en la qualitat EFQM, tenen una menor dependència de les avaluacions realitzades per entitats alienes, ja que utilitzen de forma sistemàtica el model d’autoavaluació que facilita el mateix sistema EFQM, el model REDAR.

En anglès, s’anomena RADAR (results, approaches, deploy and assess and refine) i en castellà, REDER (resultados, enfoque, despliegue y evaluación-revisión).

Aquestes empreses han d’avaluar segons els criteris i subcriteris en què està organitzat el model EFQM. Això els permet obtenir dades que reflecteixen fins a quin punt s’està aplicant el cicle de millora contínua a l’organització. En aquest sentit, el model EFQM adopta dos elements clau:

  • El model EFQM d’avaluació canvia el cicle PDCA –planificar (plan), desenvolupar (do), comprovar (check) i actuar (act)–, i el converteix en el cicle REDAR: resultats, enfocament, desplegament i avaluació-revisió (vegeu la figura).
  • El model EFQM reprèn i desenvolupa el concepte de qualitat total; que comporta també la idea del cercle continu, com a base de la millora contínua en la gestió.
Figura Avaluació segons el model REDAR

Es pot considerar el model REDAR com una variant del model PDCA. La diferència més important és que el model REDAR suggereix que abans de planificar el que farem (el que s’anomena adoptar un “enfocament”) és necessari determinar els resultats que es volen millorar (els objectius). Això reforça la importància de la relació causa-efecte entre el procés (el que fem) i els resultats (el que volem aconseguir). Com hem dit abans, les seves sigles fan referència a:

  1. Resultats. És a dir, impacte quantitatiu i abast. S’assoleixen els objectius previstos? Es tracta de determinar els resultats que es volen aconseguir com a part del procés d’elaboració de la política i l’estratègia de l’empresa. Aquests resultats fan referència al rendiment de l’organització, tant en l’àmbit econòmic, financer i operatiu, com en les percepcions de tots els grups d’interès de l’organització.
    Aquest element s’ocupa dels èxits aconseguits per una organització. Els resultats, en una organització considerada excel·lent, mostraran tendències positives i/o un bon rendiment sostingut, els objectius seran adequats i assolibles i el rendiment serà bo comparat amb el d’altres organitzacions com a conseqüència dels enfocaments. A més, l’àmbit d’aplicació dels resultats abordarà les àrees rellevants.
  2. Enfocament. Hi ha una planificació per obtenir els objectius? Es tracta de planificar i desenvolupar un seguit d’enfocaments que han d’estar sòlidament fonamentats i integrats per tal que portin l’empresa a obtenir els resultats requerits, ara i també en un futur proper.
    L’enfocament abasta el que una organització ha planificat fer i les raons per fer-ho. En una organització considerada excel·lent l’enfocament estarà, d’una banda, sòlidament fonamentat (és a dir, tindrà una lògica clara, processos ben definits i desenvolupats i una clara orientació cap a les necessitats de tots els grups d’interès) i, de l’altra, estarà integrat (és a dir, donarà suport a la política i l’estratègia i, quan convingui, estarà vinculat a altres enfocaments).
  3. Desplegament. La planificació és implantada per tothom de forma sistemàtica? Es tracta de desplegar els enfocaments de manera sistemàtica per assegurar una implantació completa.
    El desplegament s’ocupa del que fa una organització per desplegar l’enfocament. En una organització considerada excel·lent, l’enfocament s’implantarà a les àrees rellevants i d’una manera sistemàtica.
  4. Avaluació. Les dades es mesuren i s’analitzen? Es tracta d’avaluar i revisar els enfocaments utilitzats basant-se en el seguiment i l’anàlisi dels resultats assolits i en les activitats contínues d’aprenentatge.
  5. Revisió. Del punt anterior, se’n deriven millores? En funció de tot el cercle o espiral previs, es tracta d’identificar, establir prioritats, planificar i implantar les millores que siguin necessàries.
    Aquí es fa referència al que fa una organització per avaluar i revisar l’enfocament i el desplegament d’aquest enfocament. En una organització considerada excel·lent l’enfocament i el seu desplegament estaran subjectes a mesuraments regulars i es realitzaran activitats d’aprenentatge, i utilitzaran aquests resultats per identificar, establir prioritats, planificar i implantar millores.

En aplicar el model d’avaluació en una organització que utilitzi el sistema EFQM, tots els elements de l’esquema REDAR (enfocament, desplegament, avaluació i revisió) s’han d’aplicar en cada subcriteri del grup “agents facilitadors” i l’element resultats s’ha d’aplicar en cada subcriteri del grup “Resultats”.

Pautes d'aplicació de l'esquema lògic REDAR per a l'avaluació dels usuaris del model EFQM

L’EFQM model d’excel·lència és una pauta o patró no prescriptiu per a la gestió organitzativa, promogut i dissenyat per ajudar les organitzacions i empreses a ser més competitius. El fonament del model EFQM és l’esquema lògic REDAR, que proporciona un marc pràctic que permet determinar l’actual “nivell d’excel·lència” d’una organització i quins aspectes necessita millorar.

Basant-se en l’esquema lògic REDAR (que podeu veure exemplificat a la taula), el model EFQM ha creat dos instruments de suport per ajudar a avaluar i puntuar els seus usuaris:

  • la targeta “Explorador d’oportunitats” i
  • la matriu de puntuació REDAR.
Taula: Esquema lògic REDAR
Problemes / Aspectes a millorar Solucions / Accions a emprendre
R Quins resultats volem aconseguir, a nivell de:
a) Rendiment de l’organització.
b) Econòmic financer.
c) Operatiu.
d) Percepció de grups d’interès.
Allò aconseguit per l’organització:
- Tendències positives i/o rendiment sostingut.
- Objectius adequats que s’assoleixen.
- Bon rendiment comparat amb altres organitzacions.
- Conseqüència dels enfocaments (causa-efecte).
- Abast de l’aplicació dels resultats en àrees rellevants.
E Quins enfocaments s’han de planificar i desenvolupar per obtenir aquests resultats? Allò que s’ha planificat fer i les raons per fer-ho:
- Sòlidament fonamentat: lògica clara; processos ben definits i desenvolupats; orientat a grups d’interès.
- Integrat: dona suport a la política i a l’estratègia; vinculat a altres agents.
D De quina manera es despleguen els enfocaments per assegurar una bona implantació? Allò que es fa per aplicar l’enfocament:
- Implantat en àrees rellevants.
- De manera sistemàtica.
AR La forma d’avaluar i revisar els enfocaments, sobre la base del seguiment i l’anàlisi dels resultats assolits. Allò que es fa per avaluar i revisar l’enfocament i el desplegament.
- Mesuraments regulars.
- Activitats d’aprenentatge.
- Identificar, establir prioritats.
- Planificar i implantar la millora.

La targeta "explorador d'oportunitats"

Aquesta targeta és un instrument d’autoavaluació que serveix per identificar oportunitats de millora. El seu objectiu és ajudar a identificar oportunitats de millora a través de l’autoavaluació i alhora servir de suport a l’elaboració de plans de millora.

No és una eina per ajudar a puntuar, sinó una sèrie de preguntes dissenyades per tal que es contestin de manera ràpida durant una autoavaluació amb tres opcions de resposta: “sí”, “no”, “parcialment”.

La targeta “explorador d’oportunitats” reflecteix, en essència, l’esquema lògic REDAR, que constitueix el fonament del Model EFQM d’Excel·lència. No obstant això, cal tenir en compte que no és una llista prescriptiva, sinó més aviat una possible guia que indica a les organitzacions quins passos han de considerar si volen recórrer el camí de l’excel·lència.

Com es fa servir la targeta? Per utilitzar aquest instrument, s’ha de seleccionar un criteri i fer unes preguntes; tenint en compte la taula respectiva si s’aplica a un resultat o a un agent facilitador.

Les activitats de millora s’han de centrar en les àrees on es trobin llacunes o diferències (per exemple, una organització utilitzant la taula corresponent a Resultats pot identificar que no tenen establerts els objectius per a un grup d’interès específic).

Preguntes que es preveuen a la targeta "explorador d'oportunitats"

A) Per als resultats:

  • Hi ha resultats per a tots els grups d’interès?
  • Mesuren els resultats tots els enfocaments rellevants i el desplegament d’aquests mitjançant indicadors de percepció i de rendiment?
  • Mostren tendències positives o un bon rendiment sostingut? En cas afirmatiu, durant quant de temps?
  • Hi ha objectius definits? En cas afirmatiu, s’assoleixen aquests objectius?
  • Es fan comparacions amb organitzacions externes, com per exemple la competència i/o la reconeguda com “la millor” empresa del sector?
  • Els resultats comparats són bons?
  • Els resultats mostren una relació causa-efecte amb els enfocaments?
  • Els resultats mesuren un conjunt equilibrat de factors per a la situació actual i futura?
  • Els resultats mostren una imatge holística de l’organització?


B) Per als agents facilitadors:


L’Enfocament…

  • està sòlidament fonamentat?
  • se centra en les necessitats dels grups d’interès?
  • dona suport a la política i l’estratègia?
  • està vinculat a altres enfocaments, si escau?
  • és capaç de sostenir-se en el temps?
  • és innovador?
  • és flexible?
  • es pot mesurar?

El desplegament de l’enfocament…

  • està implantat en totes les àrees de l’organització?
  • està implantat en tot el seu potencial i amb la màxima capacitat?
  • està aconseguint tot el planificat?
  • es realitza sistemàticament?
  • ho entenen i accepten tots els grups d’interès?
  • es pot mesurar?

L’avaluació i revisió de l’enfocament i el seu desplegament…

  • se’n mesura periòdicament l’efectivitat?
  • proporcionen oportunitats per a l’aprenentatge?
  • es comparen amb organitzacions externes com, per exemple, la competència, o les reconegudes com “la millor empresa del sector”?
  • es milloren prenent com a referència els resultats d’aquest aprenentatge i dels resultats dels mesuraments del rendiment?

Com es pot garantir que una empresa és excel·lent?

Per poder assegurar que una empresa és excel·lent cal comparar-la amb un model reconegut. Aquesta comparació es fa mitjançant l’avaluació, en la qual un grup d’experts compara el funcionament d’una empresa amb un model de referència. Aquesta revisió inclou també els resultats obtinguts en un període mínim de tres anys.

La matriu de puntuació REDAR

Es valoren i puntuen per separat els dos grans grups d’elements del sistema EFQM: resultats i agents facilitadors. D’ambdós, es valora separadament el grau de compliment dels diferents subcriteris que defineixen cada element. El criteri de valoració es pot fer sobre la base de l’escala següent (vegeu la figura):

Figura Avaluació REDAR
  • De 0 a 25 - Molt deficient. La valoració molt deficient correspondria a una situació en què el tema analitzat és anecdòtic, és a dir, hi ha evidències molt petites o poc clares del que s’ha realitzat i el grau d’implantació és mínim. Les evidències o afirmacions anecdòtiques són les que no tenen fets que els donin suport. Per exemple l’afirmació: “El nostre equip directiu està compromès amb la gestió de qualitat” pot expressar una realitat però si no es diu “com” es demostra aquest compromís es tractarà d’una evidència anecdòtica.
  • De 25 a 50 - Deficient. La valoració deficient seria quan hi ha algunes evidències en els últims anys, està implantat en diverses àrees i els resultats són apropiats només en alguna àrea rellevant.
  • De 50 a 75 - Millorable. Serà millorable quan hi un clar desenvolupament en diverses àrees rellevants i aquestes s’avaluen i revisen.
  • De 75 a 100 - Excel·lent. S’aconseguirà la valoració excel·lent quan les evidències són totals i tenen suport en la política i estratègia i estan totalment implantades en la majoria d’àrees rellevants, existint una revisió contínua per millorar. O sigui, l’evidència total indica que s’aporta informació detallada i completa sobre la manera en què l’organització enfoca el subcriteri i sobre la forma en què es porta a la pràctica.

Aquesta puntuació es determina pel nivell de les evidències detectades, que poden ser:

  • Sense evidència o evidències anecdòtiques.
  • Alguna evidència.
  • Evidència.
  • Evidència clara.
  • Evidència total.

En l’anàlisi REDAR es recullen les puntuacions assignades a cada criteri mitjançant la suma de la puntuació obtinguda pels diversos subcriteris (vegeu la figura).

Figura Taula d’anàlisi REDAR

Els beneficis que les empreses o organitzacions poden aconseguir amb la gestió REDAR de l’EFQM no resideixen exclusivament en la millora dels resultats, sinó que també treuen profit en obtenir, entre d’altres:

  • Un major rendiment en el desenvolupament de la seva estratègia i plans de negocis.
  • Un llenguatge comú dins un marc conceptual d’excel·ència on tots els membres de l’organització comprenguin el sistema de gestió i assumeixin les responsabilitats que els pertoquen.
  • La incorporació natural de les iniciatives de millora en les seves activitats quotidianes de producció o servei.
  • Un aprenentatge constant de les altres organitzacions que també usen el REDAR i participen en els premis EFQM, ja que comparteixen de forma pública les bones pràctiques de cadascuna d’elles.

La importància de les bones pràctiques en salut laboral

Quan es parla de bones pràctiques, s’han de diferenciar d’altres tipus d’experiències i pràctiques empresarials. Així, distingirem entre:

  • Experiència reeixida: una experiència amb bons resultats que no necessàriament s’ha convertit en pràctica.
  • Pràctica prometedora: una experiència reeixida que compta amb elements que permetrien institucionalitzar-la.
  • Bona pràctica: una experiència que parteix d’un resultat valuós des de la perspectiva organitzacional i que se sosté en el temps.

Una bona pràctica és una experiència o intervenció que s’ha implementat amb resultats positius, és eficaç i útil en un context concret, contribuint a fer front, a regular, a millorar o solucionar problemes i/o dificultats que es presentin en el treball diari de les persones en diversos àmbits; poden servir de model per a altres organitzacions.

Una bona pràctica compleix amb algunes característiques; com ara:

  • Presenta un resultat valuós per a l’usuari.
  • És senzilla i simple.
  • Sorgeix com a resposta a una situació que cal modificar o millorar.
  • És pertinent i adequada al context local on s’implementa.
  • És sostenible en el temps, pot mantenir-se i produir efectes duradors.
  • Fomenta la replicació de l’experiència en una situació diferent però amb condicions similars.
  • És innovadora, entenent que la innovació no només implica una nova acció sinó que pot ser una manera diferent i creativa de realitzar pràctiques tradicionals o de reorganitzar-les.
  • Considera elements d’avaluació de resultats, retroalimentació de les accions i reorganització a partir del que s’ha après.

El fet de considerar les bones pràctiques de forma destacada permet fer-ne difusió, recollir i valorar el treball, els sabers i les accions que realitzen les persones en la seva feina, de manera quotidiana; això permet generar coneixement vàlid empíricament, transferible i útil. Aplicat a organitzacions, el fet de disposar de criteris explícits i compartits de bona pràctica presenta diferents avantatges, com ara:

  • millora la qualitat global del servei,
  • millora les activitats concretes i el funcionament dels equips,
  • evita duplicitats d’esforços,
  • minimitza haver de refer treballs per haver utilitzat mètodes de baixa qualitat i, finalment,
  • incrementa la productivitat i l’eficiència reduint costos.

La definició de criteris de bona pràctica professional afavoreix, en general, l’aprenentatge col·lectiu i facilita la identificació i el rebuig de les que es poden considerar males pràctiques (vegeu la figura).

Figura Guia europea sobre bones pràctiques en matèria de seguretat
Font: osha.europa.eu

Alguns investigadors proposen, com a definició de bona pràctica en salut laboral, aquella que realitza aportacions significatives a l’empresa, segons tres aspectes:

  1. Materials i mètodes de treball segurs
  2. Educació als treballadors perquè reconeguin els riscos i es protegeixin.
  3. Capacitació als directius perquè assumeixin la seva responsabilitat.

La implementació de bones pràctiques en salut laboral dins d’una empresa significa realitzar millores pel que fa a materials, metodologia, informació dels treballadors i capacitació dels directius. Així mateix, s’assenyalen com a principals indicadors de resultats de bones pràctiques, els de reducció d’exposició a riscos i d’incidència de danys, així com els de motivació, tant d’empresaris com de treballadors.

Conscients de la importància de les bones pràctiques, les administracions públiques, locals, autonòmiques, nacionals i internacionals, difonen de forma regular guies de bones pràctiques en els diferents sectors d’activitat. En l’àmbit internacional de la seguretat i salut en el treball, podeu trobar-ne tant de l’OMS, com de l’OIT i, més específicament, la de l’Agència Europea per a la Seguretat i la Salut en el Treball (OSHA EU). A escala nacional, l’INSST i el Departament de Treball, Afers Socials i Famílies tenen reculls i, darrerament, s’han incorporat també a aquestes publicacions les administracions locals mitjançant les diputacions.

De la mateixa manera, moltes entitats privades i organitzacions empresarials i sindicals recullen també bones pràctiques empresarials nacionals i internacionals presentades per empreses referents en PRL que pretenen ser una ajuda a d’altres companyies de qualsevol tipus i mida. Sovint aquestes pràctiques contenen a més informació de la persona de contacte de cada companyia per poder aprofundir en cas d’interès.

Anar a la pàgina anterior:
Annexos
Anar a la pàgina següent:
Activitats