Activitats

Exemple comú per a les activitats de l'apartat 2

L’empresa Multifuncions SA s’enfronta per primera vegada al procés d’auditoria per part de Femhobé Auditors SL. A continuació, es plantegen una sèrie de situacions relacionades amb aquesta auditoria.

Tipus d'auditories

L’objectiu d’aquesta activitat és aprofundir en el coneixement de les auditories.

El departament de qualitat de l’empresa Multifuncions comunica, mitjançant un correu intern a tots els caps de secció de l’empresa, el següent:

Un dels reptes plantejats pel Consell d’Administració per tal d’incrementar la competitivitat de la nostra empresa consisteix en aconseguir la certificació de qualitat que ens ha de permetre obtenir una millora tant en la producció com en el posicionament de la nostra empresa en el mercat. Per aquest motiu, el proper mes d’abril procedirem en primer lloc a la realització d’una auditoria extrínseca amb membres del departament de qualitat de la nostra empresa i a continuació una auditoria de primera part amb la col·laboració d’una empresa externa, Femhobé Auditors SL.

Indiqueu si detecteu alguna incorrecció i on.

El text confon el nom de les diferents auditories:

  • Les realitzades per una organització per avaluar el seu propi rendiment, també denominades en alguns casos auditories de primera part, les fa personal de la pròpia organització.
  • Les auditories de tercera part, també denominades auditories extrínseques, les duen a terme organitzacions auditores independents i externes a l’empresa auditada.

Obligatorietat de les auditories

L’objectiu d’aquesta activitat és aprofundir en el coneixement de les auditories.

Seguint amb l’exemple inicial, el text continua de la següent manera:

Com a mostra de la preocupació de l’empresa per vetllar per la seguretat i salut dels seus treballadors s’ha decidit que tot i no ser obligatori, un dels elements que seran objecte de revisió serà el sistema de prevenció de riscos que tenim implantat. Per tal de molestar el mínim possible els treballadors en els seus llocs de treball, aquest sistema serà auditat només conforme a la norma OHSAS 18001, d’obligat compliment. Aprofitem aquest comunicat per recordar l’obligatorietat de l’ús dels EPI per part de tothom en tots els espais de l’empresa i es prega la màxima col·laboració amb el personal aliè que vindrà a fer una inspecció ocular.

Indiqueu si detecteu alguna incorrecció i en què consisteix.

El sistema de prevenció de riscos és una auditoria obligatòria i reglamentària per a totes les empreses i es realitza per tal de verificar el compliment de la legislació aplicable. Facultativament pot ser auditat mitjançant una auditoria del sistema de qualitat que estigui implantat.

Els EPI s’han d’utilitzar únicament en els espais on la presència de riscos així ho exigeixi i no de forma generalitzada en tots els espais de l’empresa.

Correcció dels procediments

L’objectiu d’aquesta activitat és aprofundir en el coneixement de les auditories.

Un cop iniciada l’activitat d’auditoria, l’auditor detecta que a l’àrea del taller la instrucció AT-003-001 revisió 2 realitzada pel Servei Tècnic està publicada en un taulell dins de l’àrea on es realitza l’activitat. En la instrucció hi ha un afegitó escrit a mà, signat amb les inicials JC i amb data d’un mes enrere. Quan l’auditor pregunta al coordinador de qualitat sobre aquest nota manuscrita, explica que són les inicials del cap de taller. L’auditor ha observat que segons el procediment de control de documents “tots els canvis han de ser revisats i aprovats per aquells que han fet la revisió i aprovació original”.

En aquest cas descrit, hi ha alguna incorrecció?

Efectivament, es tractaria d’una no conformitat menor, ja que s’incompleix el procediment de control de documents. Un cop realitzada una modificació per part del cap de taller, s’ha de revisar i aprovar. El fet que la nota sigui manuscrita ja és un indici que no s’han complert els tràmits previstos.

Fases de l'auditoria

L’objectiu d’aquesta activitat és aprofundir en el coneixement de les auditories.

Finalitzada la revisió de la documentació de l’empresa Multifuncions SA, a la seva seu, l’auditor de Femhobe Auditors SL fa una breu trucada a la direcció per explicar-li que ha finalitzat la seva tasca, ha revistat tota la documentació i ha fet les fotocòpies necessàries, que avaluarà a la seva pròpia seu, i que en una setmana rebran l’informe final juntament amb la factura per l’import de l’auditoria.

Indiqueu si detecteu alguna incorrecció.

Efectivament, finalitzada l’auditoria i com a pas previ a la preparació de l’informe d’auditoria, l’equip auditor es reuneix amb la direcció de l’auditat per tractar diversos temes com ara:

  • Agraïment de l’equip auditor per les atencions i facilitats rebudes.
  • Explicar el compromís de confidencialitat per part de l’equip auditor.
  • Relatar com s’ha desenvolupat el procés d’auditoria.
  • Retornar tota la documentació aportada per l’organització per al desenvolupament de l’auditoria, incloses còpies de registres, procediments, etc.
  • Exposició de la naturalesa de cada desviació, explicant les conseqüències que té o pot tenir i avaluant-ne la gravetat dins del sistema de prevenció auditat.
  • Grau de compliment dels objectius d’auditoria.
  • Grau de participació i col·laboració.
  • Valoració sobre la integració de la prevenció en el sistema general de gestió.
  • Lectura i explicació detallada de les desviacions detectades.
  • Oportunitats de millora i punts forts.
  • Revisió del compliment del pla d’auditoria.
  • Visió global de l’auditoria.

Anar a la pàgina anterior:
Auditories
Anar a la pàgina següent:
Exercicis d'autoavaluació