Supervisió dels processos de magatzem

Un dels fonaments principals de la gestió de la qualitat és subministrar un nivell de servei al client tan elevat com sigui possible. Això és especialment important en l’entorn econòmic altament competitiu actual. Els consumidors de productes finals perceben normalment el servei de qualitat com la capacitat de l’empresa per subministrar els productes desitjats en el moment en què es demanen.

Implantació d'un sistema de qualitat

Per proveir un nivell alt de qualitat de servei al client, la tendència tradicional a les empreses ha consistit a mantenir grans estocs de tot tipus de productes i materials intermedis. No obstant això, aquesta opció comporta un cost associat al manteniment de tals nivells d’estocs com són els costos de transport, els de ruptures d’estocs, obsolescència, minves i desperfectes, etc.

D’aquesta manera, a mesura que el nivell d’inventari augmenta, els costos d’emmagatzematge augmenten, però disminueixen els de servei al client, ja que hi ha menys possibilitats de pèrdua de vendes immediates i de clients, pel fet que hi haurà sempre productes disponibles al magatzem per cobrir les demandes del client en tot moment.

L’inventari nul funciona sempre que els proveïdors de l’empresa tinguin una política de compliment i puntualitat que permeti tenir un grau de certesa i seguretat elevades.

La teoria tradicional de la gestió d’inventaris aconsella mantenir un magatzem que coincideixi amb el mínim de la corba de costos totals. No obstant això, la filosofia actual de gestió de qualitat defensa que el nivell òptim d’inventari s’ha de situar en el punt més proper possible a l’inventari nul, ja que es considera el magatzem com un focus d’activitats generadores de cost i que no afegeixen valor afegit algun al producte final. A més a més, un nivell elevat d’emmagatzematge pot encobrir problemes de qualitat (errors, productes defectuosos, interrupcions en el procés productiu, etc.) que han de ser solucionats.

L’inventari nul proposa estalviar costos i capital de treball, i disminuir pèrdues, avançar amb innovacions, millorar la qualitat i augmentar o disminuir preus si en ocasions es requereixen.

Una manera de disminuir els costos d’emmagatzematge consisteix en forçar una disminució del nivell de magatzem a l’empresa.

Un sistema de gestió de magatzems és un software que permet la correcta gestió i el control de les activitats.

Les empreses que decideixen utilitzar aquest tipus d’eines són conscients dels avantatges i l’estalvi de costos que pot portar la seva utilització. Com més gran és el grau d’automatització del magatzem, més necessari és utilitzar aquest software, i arriba a ser absolutament imprescindible per a la realització de les operacions habituals en determinats magatzems.

Un sistema de qualitat descansa en una norma ISO 9001 que fixa uns mínims sobre com s’ha de treballar i en una sèrie de documents que permeten demostrar i certificar de quina forma es treballa.

Un sistema de qualitat és una forma d’organització que compleix tres consideracions: assegura que sempre es satisfan les necessitats del client, en el menor termini possible i de manera uniforme i repetitiva en el temps. Una empresa pot demostrar que treballa a partir dels mínims de qualitat d’una norma sotmetent-se a un examen conegut com a certificació.

La certificació consisteix en la verificació objectiva per part d’un tercer (l’auditor) que l’empresa treballa com diu el seu sistema de qualitat i que aquest sistema està d’acord amb la norma.

A aquests efectes la paraula certificació pot ser equivalent a examen:

  • Proporciona una evidència objectiva de l’aprovació del sistema de qualitat de l’empresa davant possibles clients.
  • Representa una protecció per al nostre treball en un mercat competitiu.
  • Pot facilitar que l’empresa aconsegueixi nous clients. Els símbols de la certificació poden utilitzar-se en la publicitat i la documentació escrita.
  • L’empresa apareix en els directoris d’empreses certificades que es difonen i consulten en els diferents mercats nacionals i internacionals.
  • Suposa una font d’estabilitat i obre noves oportunitats de creixement.
  • Obliga a treballar sabent el que fem i fent-ho seguint un manual de qualitat dissenyat específicament per a la nostra empresa.

Mètodes de control i avaluació de la gestió

Abans de realitzar la implantació d’un sistema de qualitat cal definir les normes i especificacions a les quals s’han d’ajustar els productes i serveis, sempre amb la referència de la satisfacció als clients. L’objectiu és marcar els límits i la situació del controls de qualitat.

Amb aquest objectiu les empreses porten a terme un manual de qualitat que especifica la normativa i els procediments a seguir per dur a terme la gestió de la qualitat.

El manual d’un sistema de qualitat per a un magatzem comença amb l’anàlisi dels requisits de la documentació.

Els requisits de l’anàlisi són:

  1. Manual, política i objectius de la qualitat
  2. Manual d’organització
  3. Procediments documentats
  4. Fitxes de processos
  5. Registres
  6. Traçabilitat

Manual, política i objectius de la qualitat

L’empresa té com a principis bàsics en l’exercici de les activitats que desenvolupa:

  • Compliment dels requisits dels clients.
  • Satisfacció dels clients amb el material i el servei prestats, sempre tenint en compte el cost.
  • Millora continuada de les activitats, del servei que presta als clients i de l’empresa en general.
  • Compromís de tots els membres de l’empresa amb la prevenció de fallades.
  • Manteniment d’unes condicions de treball adequades per exercir les activitats i afavorir el bon ambient entre tots els empleats i col·laboradors de l’empresa.
  • Reforç de la col·laboració amb clients i proveïdors, per tal de complir amb els principis.
  • Establiment d’uns objectius que duguin a complir els principis.

Manual d'organització

La gestió de la qualitat es fa mitjançant diferents paràmetres com els informes dels clients, mitjans tecnològics disponibles, contractes, costos assumibles…

El control de la qualitat mitjançant un manual d’organització (vegeu figura) vol assegurar que els productes manipulats i els serveis que es presten mantenen certes especificacions gràcies a:

  • Mesurament de les especificacions
  • Retroalimentació del resultats
  • Correcció de desviacions
Figura Organització de la qualitat

Procediments documentats

En referència als itineraris de la qualitat, un primer pas per part de les empreses per aconseguir la millora de la qualitat és aplicar les anomenades eines de millora de la qualitat.

Les eines de millora de la qualitat són procediments o tècniques escrites i formalitzades que ajuden els organismes a mesurar i/o controlar la qualitat i l’evolució de certs paràmetres dels seus serveis i activitats respecte als requisits establerts.

De vegades també s’utilitzen per tal d’extreure una sèrie d’informacions en relació amb els serveis, activitats i sistemes de l’empresa i el seu funcionament, per així poder detectar aquells punts que no són del tot adequats o aquells en els quals es pot incidir per aconseguir la qualitat en tota l’organització.

Fitxes de processos

Si bé són moltes les eines i els procediments de treball que es poden utilitzar per tal de mantenir sota control els processos i extreure’n dades significatives, un dels procediments més habituals és el dissenyat per Kaoru Ishikawa, basat en les 7 eines bàsiques per al control de la qualitat.

Aquestes 7 eines bàsiques són:

  • Diagrama de flux
  • Full d’inspecció
  • Diagrama de dispersió
  • Diagrama de Pareto
  • Histograma
  • Diagrama de causa-efecte
  • Gràfic de control

El conjunt d’aquestes eines s’utilitzen en l’anomenat control de qualitat. Els tècnics de control de qualitat les utilitzen per detectar possibles errors i prevenir l’aparició de defectes en la producció, vetllant perquè aquesta es mantingui dins les especificacions establertes. Cal remarcar que el control de qualitat ajuda a prevenir la qualitat del producte, però això no vol dir que amb aquests mètodes es produeixi el producte conforme a les especificacions. Per tal d’obtenir qualitat, s’han de donar altres condicions necessàries com, per exemple, bons operaris, bons materials i bons processos de fabricació.

Algunes de les tasques associades al control de qualitat són:

Control d’acceptació en la recepció dels materials Control d’acceptació en els productes acabats Control estadístic del procés (SPC) mitjançant gràfics de control, estudis de capacitat del procés, etc. El control estadístic del procés (SPC) és una de les tècniques més utilitzades en la indústria. Aquest control es materialitza amb la realització i interpretació dels anomenats gràfics de control.

Diagrama de flux

Un diagrama de flux és útil per a descriure amb tant detall com sigui possible, i gràficament, les etapes necessàries per portar a terme una determinada seqüència. És la representació gràfica de la seqüència de passes a realitzar per a produir un cert resultat, que pot ser un producte material, una informació, un servei o una combinació dels tres.

S’utilitza en gran part de les fases del procés de millora contínua, sobretot en definició de projectes, diagnòstic, disseny i implantació de solucions o manteniment de les millores.

Full d’inspecció/comprovació

El full d’inspecció/comprovació és una eina que ajuda a recollir les dades d’un procés i organitzar-les segons diferents categories. Serveix per reunir i classificar la informació segons determinades categories, mitjançant l’anotació i registre de les seves freqüències en forma de dades.

Quan s’ha establert el fenomen a estudiar i s’han identificat les categories que el caracteritzen, es registren i s’indica la freqüència d’observació. Un determinat full pot mostrar, per exemple, quantes vegades apareix un determinat problema al llarg del procés de pintat del producte. De forma ràpida es pot observar quins són els defectes que succeeixen més sovint.

Diagrama de dispersió/correlació

El diagrama de dispersió/correlació és una tècnica que intenta posar de manifest la relació existent entre dues variables característiques, en funció dels valors obtinguts en variar-les. Se sol utilitzar per comprovar la relació entre aquestes dues variables, que poden ser causa i efecte.

Es representa mitjançant un gràfic de dos eixos on se situen els valors de cadascuna de les variables que s’han d’analitzar. S’obté un núvol de punts que permetrà saber si existeix o no relació entre les variables.

Diagrama de Pareto

El diagrama de Pareto és una tècnica de representació gràfica que classifica les causes d’un problema per la seva importància, en funció de la seva freqüència o el seu cost. És útil per identificar els factors més influents d’una determinada situació i assenyalar la importància relativa de les diferents causes. Així es poden determinar les causes més freqüents que originen el problema estudiat i donar més o menys importància a l’hora de decidir sobre quins aspectes cal treballar.

Vegeu a la figura un diagrama de Pareto que mostra els defectes en elements estructurals trobats al llarg de la fabricació que provoquen el rebuig del producte final.

Figura Diagrama de Pareto

Histograma

L’histograma és una tècnica de representació gràfica de la variabilitat que pot presentar una característica de qualitat (vegeu figura). Permet mostrar quin tipus de distribució estadística presenten les dades a través d’un diagrama de barres.

Al diagrama apareix la freqüència a l’eix vertical i a l’eix horitzontal, el rang de valors que pren la variable analitzada. Són útils per comprovar l’efectivitat de canvis introduïts, comparant l’evolució temporal i verificant les especificacions dels límits establerts.

Figura Histograma

Diagrama causa-efecte

El diagrama de causa-efecte és una tècnica de representació gràfica que permet identificar totes les possibles causes associades a un problema o efecte. Analitza de forma organitzada i sistemàtica els problemes o causes que poden afectar la qualitat de l’efecte.

És útil per identificar i ordenar les causes i els seus orígens per poder solucionar el problema des de l’arrel. L’efecte pot ser un determinat problema per solucionar o bé un objectiu per aconseguir.

Gràfic de control

El gràfic de control s’utilitza per analitzar, supervisar i controlar l’estabilitat del procés, mitjançant el seguiment dels valors de les característiques i la seva variabilitat. A partir de les dades es calculen uns límits de control superior (LCS) i inferior (LCI), entre els quals varia la major part de valors de la variable a controlar.

Serveix per observar l’evolució del procés, determinant si les variacions possibles són de tipus puntual o si representen un fenomen continu. Són útils per al control estadístic del procés, per analitzar la variabilitat dels processos, ajudant a identificar les causes de variació o desviació. Vegeu-ne un exemple a figura.

Figura Gràfic de control

És important que els gràfics de control els facin els operaris en el lloc de treball (línia de producció), ja que d’aquesta manera es poden detectar els errors immediatament i en el lloc d’origen, fent que la seva resolució sigui més immediata i eficient.

  • Mostrar els canvis que s’han produït en les dades. Per exemple, les tendències.
  • Realitzar les correccions abans que el procés estigui fora de control.
  • Mostrar les causes de les variacions a les dades.

Els beneficis principals dels gràfics de control permeten assenyalar la presència de dos tipus de causes de variabilitat, les normals i les especials.

  • Causes normals: són les variacions aleatòries al voltant de la mitjana.
  • Causes especials: són les dades situades fora dels límits de control o la tendència de les dades.

Registres

Els registres són tècniques escrites i formalitzades que ajuden els organismes a mesurar i/o controlar la qualitat i l’evolució de certs paràmetres. S’han d’establir i mantenir per proporcionar l’evidència de la conformitat amb els requisits, així com de l’operació eficaç del sistema de gestió de la qualitat. Els registres han de romandre llegibles, fàcilment identificables i recuperables. S’ha d’establir un procediment documentat per definir els controls necessaris per a la identificació, l’emmagatzematge, la protecció, la recuperació, el temps de retenció i la disposició dels registres.

El control d’acceptació es defineix com el conjunt de procediments que adopta l’empresa per assegurar-se de la qualitat d’un producte. Els procediments de control d’acceptació han de protegir els interessos tant del productor com del client. El client no ha d’estar exposat a un risc excessiu de rebre productes de qualitat inferior (risc β, risc del consumidor). Al mateix temps, el proveïdor tampoc ha de patir perquè li rebutgin productes de bona qualitat (risc a, risc del productor)

Es poden realitzar tres tipus de controls d’acceptació:

  • Inspecció al 100%. És cara, requereix molt de temps, pot requerir la destrucció dels producte.
  • Certificació: es basa en la possessió d’un certificat de producte o d’empresa. Per exemple, la ISO 9001:2000.
  • Mostreig d’acceptació: és un pla específic que indica les mides del mostreig, associats a criteris d’acceptació o non-acceptance per ser utilitzat.

Mostreig d’acceptació

El mostreig s’aplica als lots de tot tipus de productes (embalatge, palets, unitats…) i es du a terme en tres moments:

  • A la recepció del lliurament d’un subministrador.
  • Abans de l’entrada al magatzem de productes finals de l’empresa.
  • Abans del lliurament a un client (ocasionalment).

La finalitat del mostreig és decidir sobre cada lot controlat, l’acceptació o el rebuig. Aquesta decisió es pren utilitzant tècniques estadístiques de control de qualitat. Aquestes tècniques s’agrupen en els anomenats, plans de mostreig.

El mostreig és el procés d’avaluar una quantitat d’un lot de producte per tal de prendre la decisió d’acceptar o rebutjar tot el lot que s’avalua.

Els plans de mostreig també es poden classificar en simples o dobles:

  • En el pla de mostreig simple es pren una mostra aleatòria (n) del lot de producte. Si la taxa de defectes sembla menor o igual al número d’acceptació ( c) del pla de mostreig, llavors es rebutja el lot.
  • En el pla de mostreig doble es pren una mostra aleatòria (n), que és normalment més petita que en el pla de mostreig simple. Si la taxa de defectes és molt petita comparada amb el número d’acceptació © del pla de mostreig, llavors s’accepta el lot. Si la taxa de defectes indica un valor molt més gran que el número d’acceptació, llavors es pren una altra mostra. Si el resultat de la segona mostra és concloent (ja sigui alt o baix), el lot s’accepta o es rebutja. Finalment, si el resultat no és concloent, es rebutja el lot.

Traçabilitat

En el complex marc de la globalització, on els productes canvien contínuament de país i mans, es fa molt important poder controlar en tot moment on hi ha un lot determinat, quant de temps fa o en quines condicions es troba. A més de garantir una major seguretat alimentària, la traçabilitat també aporta grans avantatges econòmics a l’empresa.

Imagineu que s’ha contaminat una partida de productes determinada. Si no hi hagués un control exhaustiu de cada partida, l’empresa hauria de retirar tots els productes en circulació, per seguretat.

Gràcies a la traçabilitat alimentària es pot determinar ràpidament la causa, els lots infectats i la ubicació. D’aquesta manera, l’impacte econòmic de l’empresa es redueix bastant, ja que permet retirar de manera selectiva i no la totalitat de productes.

La traçabilitat és el conjunt de procediments preestablerts i autosuficients que permeten conèixer l’històric, la ubicació i la trajectòria d’un producte o lot de productes al llarg de la cadena de subministraments en un moment donat, a través d’unes eines determinades.

La traçabilitat alimentària ajuda a:

  • Proporcionar una major seguretat al consumidor.
  • Detectar de manera ràpida possibles fallades en la cadena de subministraments.
  • Garantir una alta qualitat del producte gràcies al manteniment de totes les seves propietats.
  • Reduir la deterioració de productes, gràcies al control sobre la seva caducitat.
  • Controlar de manera individualitzada per partida i lot.
  • Millorar la gestió d’estocs.
  • Controlar l’evolució del producte.
  • Retirar selectivament els productes amb alguna incidència.

Cal prendre mesures de control sobre la creixent quantitat de productes que es comercialitzen, amb l’objectiu d’evitar preocupacions sobre el bioterrorisme, la falsificació de productes, la contaminació i els brots de malalties transmissibles amb els aliments. Tot això ha generat la necessitat d’una major traçabilitat dels productes de tota la cadena de subministrament. L’ús de les eines informàtiques permet a les empreses respondre amb més rapidesa i precisió. Les empreses que no utilitzen eines tecnològiques de traçabilitat i es basen en mètodes manuals de seguiment dels productes, sovint, acaben destruint grans quantitats de productes només per assegurar-se que tots els productes afectats siguin identificats i capturats.

Gràcies a un eficaç servei integral i un exhaustiu seguiment del producte, es pot controlar en tot moment la fase en què es troba el producte o lot de productes, la temperatura i els procediments logístics duts a terme. D’aquesta manera, es pot assegurar que s’han respectat tots els requisits de qualitat durant el transport, des del seu origen fins a la seva destinació final.

RFID: identificació per radiofreqüència (de l’anglès radio frequency identification). És un sistema de targetes identificadores amb lectura sense contacte.

L’ús de la tecnologia per rastrejar mercaderies a través de la cadena de subministrament és molt més precisa i pot proporcionar beneficis addicionals. Les eines de traçabilitat poden proporcionar una sèrie de dades valuoses que es poden utilitzar per millorar els processos empresarials i operatius. Les regulacions governamentals com les dels Estats Units i la Unió Europea requereixen un cert nivell de traçabilitat dels productes alimentaris. Les solucions de traçabilitat poden ajudar a la documentació i el manteniment de registres, la vigilància de la seguretat, la millora de processos i la presa de decisions i molt més. Les eines tecnològiques de traçabilitat inclouen eines d’identificació i marcatge de productes, programari de traçabilitat i RFID.

Les eines d’identificació i marcatge del producte són les més utilitzades. Les eines d’identificació del producte inclouen el codi de barres i les eines d’impressió que es basen en els números de seguiment per connectar les dades de l’historial de producció amb els productes acabats. La traçabilitat o el programari de seguiment poden ser solucions de programari o prestacions de best-of-breed dins del programari de gestió de magatzems (com ara Datex Footprint WMS).

Disposar de programari que proporciona la funcionalitat de seguiment, incloent-hi la recopilació i retenció de dades i la documentació de processos és extremadament important quan es tracta de productes regulats com ara aliments i productes farmacèutics. L’ús del programari de traçabilitat o un WMS amb capacitats de rastreig i seguiment, rutes d’auditoria, etc., pot ajudar a complir els requisits de documentació de la FDA i altres normes d’agències governamentals. L’ús de programari amb capacitats de traçabilitat també pot permetre a l’empresa competir amb més èxit per guanyar el negoci dels minoristes.

L’empresa ha de disposar de diferents mecanismes d’identificació de lots i traçabilitat, tant cap enrere com cap endavant. En el cas de la identificació del producte cap enrere, és necessari conèixer l’origen de la mercaderia, el moment de recepció del producte, els mecanismes duts a terme, els ingredients del producte transportat, etc. En el cas de la traçabilitat cap endavant es fa referència a qui i quan es lliura la mercaderia, amb quin mitjà de transport i en quines condicions, entre d’altres.

Per a una bona traçabilitat cal disposar d’alta tecnologia en identificació del producte, per saber en tot moment on es troba un determinat lot. Gràcies als diferents programaris de traçabilitat es poden determinar les condicions i processos al llarg de la cadena de subministrament del producte. Això permet obtenir informació en temps real i assegurar que la qualitat del producte arriba a l’usuari final. Avui dia els minoristes sovint necessiten EDI (intercanvi electrònic de dades), així com l’acció immediata de recuperació del producte en poques hores. L’ús de programari i sistemes avançats pot proporcionar aquestes capacitats necessàries.

Aplicacions informàtiques i noves tecnologies aplicades al seguiment del magatzem

En l’actualitat es fan servir eines específiques per a la identificació i localització dels productes que permeten obtenir informació a través de l’estandardització mitjançant els codis de barres i altres mètodes i enviar-la a una base de dades. El magatzem ha de comptar amb l’equipament necessari per dur a terme la informació dels productes: lectors de codi de barres, sensors, antenes RFID… A través d’ells s’identifiquen els productes, els envasos, els palets o les prestatgeries.

Hi ha sistemes capaços d’identificar i situar la ubicació dels productes al magatzem que aporten beneficis com l’augment de la velocitat del treball, la productivitat dels operaris i l’eficiència per retirar la mercaderia.

Avantatges dels sistemes d'identificació i seguiment

Avui dia és necessària la implantació d’un sistema d’identificació i seguiment de la mercaderia per poder localitzar, identificar i realitzar el seguiment dels productes del magatzem, així com per obtenir informació relativa al lot, la sèrie i número, la caducitat, etc. de manera ràpida i precisa. Amb una adequada gestió es pot obtenir al moment informació sobre on i com s’han de guardar els nous productes que arriben al magatzem.

Les eines tecnològiques més utilitzades als magatzems són:

  • Codi de barres
  • Lectors de barra
  • Terminals portàtils
  • Control informàtic de mercaderies

Els magatzems compten amb aplicacions informàtiques necessàries per a la seva gestió.

Els magatzems han de requerir el menor temps possible per registrar una operació o consultar una dada.

És important assegurar-se que tots els moviments de mercaderies estan degudament registrats en el sistema, perquè si no seria impossible disposar de precisió en les dades. S’ha de validar que realment es registren les dades en el sistema de manera adequada.

Els avantatges dels sistemes informàtics es resumeixen en:

  • Optimització dels temps de manipulació
  • Minimització dels inventaris
  • Reducció d’errors en els lliuraments a clients
  • Manteniment de rotació d’existències sense rotacions
  • Codificació de mercaderia per al seguiment i control en el magatzem

L’EAN-13 és la versió més difosa del sistema EAN (número d’article europeu). Consta d’un codi de 13 dígits i té les característiques següents:

  • Busca l’aprofitament de l’espai.
  • Les etiquetes permeten conèixer el contingut de la mercaderia, descrivint quin tipus de component emmagatzema.
  • L’etiquetatge informa sobre el contingut sense necessitat d’obrir-lo, per estalviar temps tant al fabricant com al client.

  • Hi ha aproximadament uns 300 símbols diferents per als codis de barres. Els codis de barres lineals consisteixen en una sèrie de caràcters numèrics o alfanumèrics i són identificadors únics./-35
  • Hi ha aproximadament uns 300 símbols diferents per als codis de barres. Els codis de barres lineals consisteixen en una sèrie de caràcters numèrics o alfanumèrics i són identificadors únics.

La tecnologia RFID, més comunament anomenada radiofreqüència, és la forma que té de comunicar-se dels objectes moderns. Les diferents utilitats de la tecnologia RFID donen resposta a una àmplia gamma de processos empresarials.

La identificació per radiofreqüència (RFID) és un sistema d’emmagatzematge i recuperació de dades remot que usa dispositius denominats etiquetes, targetes, transponedors o etiquetes RFID.

Pla de formació inicial i contínua

Els equips humans que treballen a l’àrea logística en els aspectes relacionats amb emmagatzematge, manipulació i producció tenen una incidència important en la qualitat de servei al client i en la rendibilitat de l’empresa. Per tenir un equip que incideixi de manera positiva és necessari donar-li una formació adequada en el coneixement del seu entorn, els processos operatius, els equips de manutenció i l’actitud davant la seguretat.

Aquest objectiu únicament s’aconsegueix amb un programa de millora de comportaments basat en la formació, en les observacions del comportament i en l’auditoria interna que fomenti la participació i implicació dels comandaments intermedis i motivi els operaris amb la seguretat en el treball. Ensenyar els operaris a conèixer millor la seva incidència en els processos i resultats de l’empresa i identificar i analitzar els riscos amb els quals s’enfronten cada dia en cadascun dels moviments que realitzen és clau per al bon funcionament del magatzem. Els treballadors milloren en l’ús amb seguretat dels equips de manipulació i en els moviments operatius en el magatzem amb criteris de qualitat de servei al client i productivitat.

Un pla de formació genera una sèrie de beneficis per a l’empresa:

  • Operacionals: augment de la productivitat i major disponibilitat real en l’ús de maquinaris
  • Medi ambient: estalvi d’energia gràcies a l’ús més eficient dels recursos
  • Prevenció de riscos laborals: millora en la seguretat dels treballadors
  • Qualitat: reducció del nombre d’incidències i errades en el servei al client

És molt important que l’empresa faci un programa de formació específic per a cada categoria professional perquè la formació sigui la més adequada a cada lloc de treball.

Hi ha diferents tipus de formació:

  • Formació d’acollida (a nous empleats): dirigida a persones amb pocs coneixements o experiència en l’àrea de treball. Els objectius són conèixer els principals processos operatius del magatzem, preservar la integritat física de les persones, conservar adequadament equips i instal·lacions, aconseguir que cada treballador tingui la formació adequada, teòrica i pràctica, per al desenvolupament segur del seu treball, iniciar els treballadors en la cultura de seguretat i aconseguir que els operaris coneguin els criteris bàsics de gestió d’un magatzem, optimitzant el seu treball.
  • Formació avançada: dirigida a operaris de magatzem amb experiència, operaris amb alt nivell de sinistralitat i operaris amb alt nivell d’incidències en el servei. Els objectius que busca són comprometre els treballadors en la qualitat, com a factor bàsic del seu treball diari, potenciar la cultura de seguretat (promoure els comportaments segurs i professionalitzar la utilització de maquinària i vehicles), desenvolupar actituds d’anticipació davant els riscos, implantant comportaments segurs, i conèixer criteris avançats de gestió d’un magatzem, optimitzant el seu treball.
  • Formació de formadors: dirigida a caps de magatzem, caps de línia, responsables de torn, personal de departaments de prevenció i qualitat. Els objectius són comprometre els treballadors en la qualitat, com a factor bàsic del seu treball diari, potenciar la cultura de seguretat: promoure els comportaments segurs i professionalitzar la utilització de maquinària i vehicles, desenvolupar actituds d’anticipació davant els riscos, implantant comportaments segurs, i conèixer criteris avançats de gestió d’un magatzem, optimitzant el seu treball.
  • Formació d’observadors: dirigida a caps de magatzem, caps de línia, responsables de torn, personal de departaments de prevenció i qualitat. Els objectius són augmentar la seguretat gerencial, a través d’una major capacitació, nivell de conscienciació i implicació; un major nivell de coneixement sobre com els empleats executen els treballs o tasques específiques, i identificar i corregir per convenciment, mitjançant coaching per afinar l’execució del treball, tècniques d’observació i tècniques de comunicació.

Fases en la formació de personal

S’ha generalitzat més la perspectiva del que en podríem dir el màrqueting intern de la formació. Això vol dir que ha esdevingut imprescindible fer un estudi detallat del mercat intern o de les necessitats internes de formació, que és una de les etapes més importants de la planificació, per tal que el disseny de l’oferta formativa, o producte, sigui coherent i, per tant, eficaç.

Per poder dur a terme la gestió integral del pla de formació a l’empresa s’han de seguir uns passos:

  1. Detectar les necessitats formatives reals dels treballadors. Hi ha diferents sistemes per detectar les necessitats formatives i cal identificar aquelles que resultin més útils segons les característiques de l’empresa.
  2. Marcar els objectius. És fonamental tenir clar què es vol aconseguir amb la formació. En aquest sentit cal tenir clara l’estratègia de desenvolupament professional de cada treballador per no caure en errors típics.
  3. Identificar amb els responsables de secció i prioritzar les necessitats específiques de cada àrea. La implicació dels comandaments en el pla de formació permet ajustar les necessitats en cada cas, planificar i calendaritzar de manera més realista, així com fomentar la seva participació en el seguiment dels resultats de les accions formatives.
  4. Definir les accions formatives. Cal molta concreció en els continguts, la modalitat de formació, les dinàmiques, etc.
  5. Establir un calendari. Resulta molt fàcil demanar als responsables un quadrant amb la disponibilitat del seu equip, però la realitat és que fan un gran esforç per ajustar-se a les hores i la càrrega de treball. Sovint quan arriba el moment de la formació, no poden prescindir dels treballadors i deixen pendent la formació per a una altra ocasió.
  6. Definir el lloc i els mitjans d’impartició de la formació. En moltes ocasions situacions l’espai, l’horari i els materials no són adequats a la formació que es rep.
  7. Definir el sistema d’avaluació. Hi ha dos tipus d’avaluació: l’avaluació d’adquisició de coneixements o habilitats i l’avaluació de la qualitat de la formació, però l’anàlisi dels seus resultats no és tan habitual i, un cop arxivats, aquests no es tenen en compte. És fonamental prestar atenció als resultats de les avaluacions, ja que permeten identificar i realitzar millores significatives.

Disseny del pla de formació

Per a la gestió integral del pla de formació, l’empresa es pot guiar pels diferents passos des de la detecció de necessitats fins a l’avaluació de l’impacte.

Pas 1: anàlisi de la situació de partida

El primer pas és realitzar un diagnòstic de la situació de l’empresa en relació amb els reptes, tant interns com externs, als quals s’ha d’enfrontar a curt i mitjà termini. També cal tenir en compte els obstacles o dificultats que s’interposen en el desenvolupament d’un pla de formació. Primer cal fer una anàlisi dels factors externs i interns que caracteritzen l’empresa: considerats positius (d’èxit) o negatius (de risc) en la mesura en què contribueixin a la supervivència de l’empresa i a la millora de la seva competitivitat, la implantació d’un pla de formació. Aquest procés de reflexió dona lloc a dos quadrants: el primer quadrant es refereix a l’anàlisi dels factors que condicionen la competitivitat de l’empresa i el segon quadrant es refereix a l’anàlisi de les possibilitats d’implantació d’un pla de formació.

Pas 2: disseny del pla de formació

El següent pas és transformar les necessitats identificades en una formació que generi en la plantilla les competències necessàries per solucionar els problemes detectats. Aquesta tasca de disseny consta de tres fases:

  • Identificació de les necessitats formatives: s’estableix la diferència entre la forma en què s’exerceix el treball i la forma en què s’hauria d’exercir, per així guanyar en eficàcia i eficiència (vegeu la taula).
Taula: Identificació de les necessitats formatives
Causes Tipus
Mancances o disfuncions en la forma de treballar. Mancances percebudes de manera directa per la pròpia observació.
Previsió de canvis a afrontar per mantenir i/o millorar els nivells de producció i rendibilitat. Sorgeixen de l’anàlisi dels canvis i reptes als quals s’enfronta l’empresa.
  • Determinació de les competències a desenvolupar: cal reflectir els coneixements, habilitats, destreses i actituds necessàries per al desenvolupament d’un treball efectiu i de qualitat. Les competències assenyalades establiran l’estàndard de qualificació que es desitja que posseeixi la plantilla (vegeu la taula).
Taula: Competències necessàries
Competència Descripció
Saber Adquisició de coneixements
Saber fer Desenvolupament d’actituds
Saber ser Adquisició d’habilitats
  • Establiment dels objectius formatius: els resultats d’aquest procés fan referència a les capacitats a desenvolupar en la plantilla per aconseguir el nivell de qualificació desitjat i afrontar els reptes futurs. Per al compliment d’aquests objectius se segueix una metodologia que té en compte els següents aspectes:
    • Prendre com a referència els objectius generals de l’empresa.
    • Partir de les necessitats de formació detectades i preguntar-se el que seria capaç de fer el treballador sense aquestes mancances.
    • Concretar les capacitats observables i mesurables, detallant els resultats de l’execució d’aquestes conductes.
    • Formular els objectius de la formació, segons criteris d’homogeneïtat de les capacitats que reflecteixen la qualificació desitjable.

Pas 3: gestió i impartició de la formació

En aquesta fase hi ha diversos aspectes a tenir en compte per planificar la formació:

  • Continguts formatius: quins coneixements teòrics i pràctics s’han d’impartir per superar les necessitats detectades i adquirir les capacitats assenyalades?
  • Població destinatària: a quins treballadors de l’empresa interessa més formar?
  • Nombre de persones: quantes persones s’han de formar?
  • Cronograma: quin període de l’any és el més convenient perquè la plantilla assisteixi a les activitats formatives?
  • Durada: quina durada màxima han de tenir els cursos segons necessitats de producció, i de conciliar la vida professional i personal dels treballadors?
  • Jornada: quin horari és el més adequat?
  • Modalitat: quina modalitat és la més adequada, tenint en compte les característiques de la plantilla?
  • Lloc d’impartició: on és més convenient impartir la formació?

Una vegada analitzats tots aquests aspectes, el següent pas és comunicar el pla de formació a la representació legal dels treballadors, en primer lloc, i després als treballadors.

Pas 4: avaluació dels resultats

L’avaluació pretén mesurar el grau d’adequació entre els objectius formatius i els resultats obtinguts de la gestió i impartició de la formació. En aquesta fase es pretén avaluar el desenvolupament del pla de formació i els resultats de les accions formatives.

En l’avaluació intervenen diversos indicadors que es veuen afectats per les diferències en el desenvolupament de la formació. En funció dels objectius, els indicadors triats per a l’avaluació són quantitatius o qualitatius.

Els principals indicadors per al mesurament de les accions formatives són:

  • Satisfacció: valoració de l’acció formativa quant a materials, organització, professorat, utilitat per al lloc de treball.
  • Aprenentatge: grau en què els coneixements o habilitats rebuts durant l’acció formativa han estat assimilats.
  • Transferibilitat: permet valorar en quin grau la persona formada posa en pràctica, en el lloc de treball, els coneixements adquirits.
  • Tornada de la inversió (ROI): mesura la rendibilitat econòmica de la formació a través de la comparació entre l’import invertit en l’acció formativa i l’augment del benefici de l’empresa com a conseqüència de la formació.

Pas 5: Resultat final i seguiment

Com a pas final del procés de disseny del pla de formació empresarial, es tenen en compte els següents aspectes:

  • Eficàcia de la formació
  • Avaluació de l’aprenentatge
  • Rendibilitat de la formació: informe de rendibilitat
  • Millores en el pla de formació

Es pot tornar de nou al disseny de futurs plans de formació, incloent-hi les millores oportunes.

Carrera professional

La carrera professional es defineix com el desenvolupament professional de l’empleat al llarg de la seva relació laboral o administrativa al servei de l’empresa, oferint la possibilitat de progressar d’acord amb els principis d’igualtat, mèrit i capacitat dins del mateix lloc de treball.

La carrera professional dels empleats no exclou altres sistemes de carrera administrativa, que actualment presenten les següents modalitats:

  • Promoció a altres categories i especialitats del mateix grup o subgrup de titulació mitjançant processos selectius de promoció interna horitzontal.
  • Promoció al grup o subgrup immediatament superior, que s’efectua amb la participació en els processos selectius corresponents, els quals poden ser per promoció interna.
  • Accés a un lloc de treball que per raons de la seva peculiaritat té reconegut un nivell retributiu superior (llocs singulars, llocs de comandament…) i que s’efectua mitjançant els corresponents processos de provisió.

La carrera professional en el mateix lloc de treball es fonamenta, entre d’altres, en els següents arguments:

  • Motivació continuada. Manté l’interès constant per millorar l’actuació professional.
  • Incentiva la formació permanent.
  • Aporta valor afegit i consolida encara més la valoració anual del desenvolupament.
  • Possibilita diferenciar dues vies de promoció horitzontal: la via de l’exercici de les funcions de comandament i la via tecnicoprofessional, que s’incorpora en el projecte de carrera i evita que en ocasions s’adoptin solucions organitzatives, mitjançant la creació d’estructures de comandament sense l’argumentació suficient i tan sols emparades en donar sortida a les necessitats de progrés professional dels efectius existents.

La carrera professional es dissenya amb una durada suficientment ampla per abraçar una gran part de la trajectòria professional dels empleats.

La carrera professional requereix un marc general comú a tots els empleats afectats. Aquest marc legal es concreta en:

  • La carrera professional es desenvolupa a partir de la situació actual, segons l’interval de grups i subgrups de titulació establerts.
  • La carrera professional estableix una sèrie de cinc nivells en cada grup/subgrup de classificació.
  • A cada nivell de carrera li correspon un complement retributiu equivalent al percentatge del sou base anual del grup/subgrup de titulació al qual pertany cada empleat.
  • La retribució corresponent a cada nivell de carrera s’abona mensualment en concepte de complement de carrera, amb la consideració de complement de productivitat.
  • L’accés als diferents nivells de carrera es fa mitjançant concurs anual, les característiques i convocatòria.

L’objectiu de la carrera professional és dissenyar un marc de promoció professional que vagi més enllà del grup de classificació i del nivell del lloc mitjançant el domini de la capacitació específica per a cada lloc de treball que ocupa, a la vegada i conjuntament amb l’avaluació del desenvolupament.

Avaluació

Les empreses han de crear les seves bases per a l’establiment del marc objectiu a partir del qual es pugui valorar el treball desenvolupat per cada empleat amb la finalitat de millorar la seva professionalitat, incrementar la seva motivació i possibilitar el desenvolupament d’una carrera professional en el mateix lloc de treball. A més, ha de reconèixer el dret dels seus treballadors a una carrera professional així com l’avaluació i responsabilitat en la gestió com a fonament de l’actuació de l’Administració, cosa que justifica i fa necessària la implantació del sistema de carrera professional i d’avaluació del desenvolupament.

L’avaluació del desenvolupament del lloc de treball consisteix en la valoració qualitativa i quantitativa de com els empleats realitzen les funcions assignades als llocs de treball que ocupen. És una actuació necessària per donar compliment als principis d’igualtat, mèrit, capacitat, eficàcia i eficiència, fonaments de les actuacions en l’àmbit de personal i que, juntament amb les funcions de selecció, formació, provisió i retribució, entre d’altres, configuren un model de gestió integral dels recursos humans.

D’altra banda, l’avaluació del desenvolupament ha de poder contribuir a incrementar la professionalització i la motivació dels empleats, en considerar individualment la seva actuació en el lloc de treball, a la vegada que proporciona al treballador informació sobre la percepció dels seus superiors en el desenvolupament del seu treball.

L’avaluació del desenvolupament incideix en diverses funcions que conformen la gestió de recursos humans:

  • Selecció i previsió: l’avaluació del desenvolupament es constitueix com un instrument objectiu per valorar el desenvolupament del treball realitzat que serveixi de base per puntuar aquests tipus de mèrits en els concursos de provisió de llocs de treball, així com en les fases de processos selectius i per avaluar períodes de pràctiques.
  • Formació: l’avaluació del desenvolupament es constitueix en un instrument d’anàlisi permanent de necessitats formatives, tant individualment com col·lectiva, i els seus resultats són un element a tenir en compte a l’hora de planificar la formació.
  • Carrera: l’avaluació del desenvolupament constitueix un requisit per poder participar en els concursos de la carrera professional, així com en un fonament essencial de la mateixa.
  • Retribució: l’avaluació del desenvolupament serveix de base a l’hora d’establir els criteris d’establiment dels conceptes retributius destinats a remunerar el rendiment en el lloc de treball, com ara el complement de productivitat.

Factors d'avaluació

Els factors per realitzar l’avaluació del desenvolupament es fonamenten en les competències, enteses com a conjunt de coneixements, experiències, habilitats, aptituds i actituds que un empleat necessita per tal d’assolir els resultats que s’esperen com a ocupant d’un lloc de treball. Les competències avaluables han de respondre a conductes i hàbits efectius que es posen en pràctica per assolir resultats específics i exercir-los excel·lentment.

L’avaluació de les competències i els factors associats és el fonament de l’avaluació del desenvolupament i de la carrera professional.

Els factors d’avaluació són:

  1. Domini tècnic de la pràctica professional
  2. Implicació i compromís amb la millora del treball
  3. Competències interpersonals

Cadascun d’aquests factors es distribueix en, almenys, cinc subfactors avaluables corresponents a les competències necessàries per avaluar cada factor. Per tal de millorar el sistema d’avaluació del desenvolupament i carrera professional, sempre que es tinguin els recursos necessaris per fer-ho a més de l’instrument d’avaluació, es poden crear altres instruments tècnics complementaris que facilitin la millora tècnica de l’avaluació del desenvolupament:

  • Directori de competències: instrument tècnic on es relacionen les competències professionals analitzades i necessàries per a l’organització.
  • Mapa de competències: instrument tècnic on s’assignen les competències als diferents grups funcionals de llocs de treball amb el nivell de gradació necessari en cada cas, en forma de perfil de competències.

La creació i manteniment de tots els instruments tècnics necessaris per a l’avaluació del desenvolupament és competència del servei de recursos humans, i les comissions tècniques necessàries per a la seva definició i gestió.

Instrument d'avaluació

L’instrument d’avaluació és el document auxiliar de tipus qüestionari mitjançant el qual es realitza l’avaluació del desenvolupament. En aquest document figuren els factors a avaluar, la seva descripció i la puntuació, així com la resta d’elements necessaris per efectuar l’avaluació del desenvolupament.

L’instrument d’avaluació és únic per a tots els llocs de treball, ja que inclou factors competencials comuns a tots els llocs de treball. En l’instrument d’avaluació consten els tres factors d’avaluació assenyalats, amb la definició de cadascun. Igualment, per a cada factor consten els subfactors avaluables amb la corresponent definició, així com l’escala de valoració.

L’escala de valoració de cada subfactor consta de 5 nivells:

  • 1: Insuficient
  • 2: Per millorar
  • 3: Adequat
  • 4: Superior
  • 5: Excel·lent

En els casos en què la puntuació d’algun subfactor correspongui amb els nivells 1 o 5 cal motivar adequadament aquesta puntuació, mitjançant la descripció d’exemples concrets i conductes mantingudes durant el temps que justifiquin aquesta puntuació. La no motivació o motivació inadequada implica que la puntuació d’aquests subfactors sigui equivalent al nivell 3.

La puntuació de l’avaluació del desenvolupament té un caràcter homogeni per a tots els llocs de treball, de manera que el resultat de l’avaluació ha de ser objectivable numèricament i comparable entre tots els llocs. L’avaluació té caràcter anual i, per tant, per assignar una determinada puntuació a cada subfactor només es pot tenir en compte la conducta professional observada durant el període d’avaluació, no es pot fonamentar la valoració en conductes i hàbits de períodes anteriors o posteriors.

La puntuació numèrica de cada subfactor és la corresponent al dígit del nivell assignat en la valoració. La puntuació total de l’avaluació és la suma de les puntuacions de tots els subfactors, de manera que sempre serà un número sencer.

Anar a la pàgina anterior:
Annexos
Anar a la pàgina següent:
Activitats