Tractament de la correspondència

Per disminuir cost de temps invertit en la localització de la documentació, la solució és dur a terme un registre de la documentació dins l’empresa, tant de la que prové de l’exterior com de la que s’elabora i s’envia des de la mateixa empresa.

El registre és un dels passos previs al procés d’arxivament. Pel que fa a l’obligatorietat de dur a terme aquest registre, val a dir que aquest el realitza l’empresa privada per voluntat pròpia, amb l’objectiu de millorar la gestió de la documentació. Tanmateix, en determinats àmbits de l’Administració pública, pot ser que aquest procés estigui regulat per la normativa legal.

El tractament i recorregut que tindrà la correspondència en l’empresa estarà determinat, en part, per la grandària d’aquesta. Així, mentre que en mitjanes i grans empreses acostuma a haver-hi persones contractades exclusivament per dur a terme el registre de la documentació generada, en petites empreses, això no és tan habitual.

Quan rebem una determinada correspondència, hi ha un seguit de comprovacions i processos que hem de dur a terme de manera seqüencial:

• El primer que hem de tenir present en rebre la correspondència és que cal comprovar que, efectivament, nosaltres en som els destinataris. D’aquesta manera, evitem obrir de manera involuntària correspondència aliena i, alhora, ens estalviem tot el procés que ha de seguir la correspondència rebuda que sí que va destinada a l’empresa.
• El segon punt a tenir en compte consisteix a comprovar si la correspondència s’adreça de manera genèrica a l’empresa o, per contra, s’adreça a l’atenció d’alguna persona en concret amb voluntat, per tant, de confidencialitat. Aquesta comprovació va destinada a evitar que s’obri correspondència que s’hauria tractar com a confidencial i que, per tant, només hauria d’obrir la persona a la qual va dirigida.
• Fetes aquestes comprovacions prèvies, el tercer pas és obrir la correspondència per determinar-ne el contingut. És important comprovar que la carta va acompanyada dels annexos als quals fa menció (xecs, factures, efectes comercials…) per, així, poder confirmar més endavant que aquests no s’han extraviat durant la seva circulació posterior dins l’empresa.
• Finalment, un cop feta aquesta darrera comprovació, es numerarà i registrarà la correspondència. La numeració de la correspondència consisteix a donar una identificació numèrica a cada document, que el diferenciarà de la resta. Aquesta numeració acostuma a ser correlativa per ordre d’arribada i, sovint, s’anota en el mateix document, en l’espai que deixa un segell. En institucions on entren de manera contínua documents, l’anotació de la numeració es fa de manera mecanitzada.

En l’esquema de la figura, hi trobareu indicats els diferents passos que acabem de descriure.

Per realitzar el registre de la correspondència, podem trobar en el mercat llibres de registre. En ells trobem agrupats per columnes els diferents ítems a registrar, i les files es deixen per a cadascun dels registres de la correspondència que s’efectuaran. Tanmateix, en ser un llibre de registre voluntari, l’empresa en pot confeccionar un de propi que s’adapti a les seves necessitats.

Entre les anotacions que s’acostumen a fer en els llibres de registre de correspondència, hi trobem les següents:

• El número de registre. És el número que s’ha donat al document, seguint un ordre correlatiu en funció de la seva arribada. Cada document tindrà, doncs, una identificació numèrica assignada, que el farà únic en un període. Aquesta numeració es pot reiniciar en començar novament l’any. Tanmateix, i per diferenciar les numeracions dels diferents anys, s’hi poden afegir dígits corresponents a l’any en curs (per exemple: 215/2010, 216/2010).
• La data. Fa referència al dia i mes d’arribada de la correspondència.
• El remitent. Inclou el nom i cognoms de la persona que envia la carta. També pot aparèixer la raó social, en cas que el remitent sigui una empresa.
• El tipus. En aquest apartat, apareix la classe de correspondència rebuda (carta, targeta postal, paquet).
• L’assumpte. És la descripció breu del motiu de la correspondència.
• Els annexos. Són les anotacions dels elements que acompanyen la carta (si n’hi ha).
• El destinatari. En aquest apartat, s’acostuma a registrar la persona o el departament a qui s’adreça l’enviament.

En aquest exemple es tracta de veure com es fan les anotacions en un llibre de registre. L’empresa Omega, SL es dedica a la comercialització de material d’oficina.

• El dia 12 de gener, rebeu una carta de comanda de Marina Gelabert Ruira.
• El dia 15 de gener, arriba una carta de l’empresa Princas, SL, en què s’adjunta un xec corresponent al pagament de la factura 245/20XX.
• El dia 24 de gener, rebeu un paquet d’un dels nostres proveïdors (Granquadern, SL) amb mostres dels nous quaderns.
• El dia 30 de gener, us arriba una carta de reclamació d’un dels vostres clients (Oficines Prim), que ha trobat a faltar part de la comanda que havia fet.

Trobareu aquest exemple resolt a la taula, en la qual podeu veure a més com es col·loquen els apunts en el registre d’entrada de la correspondència de l’empresa.

Un cop la correspondència queda registrada al registre de correspondència, s’inicia la seva circulació dins l’empresa. A les empreses grans, aquest procés el realitzarà una persona concreta, l’ordenança.

En la realització de la seva tasca, l’ordenança ha de tenir presents les normes següents:

• Ha de separar la documentació rebuda en funció de la urgència, i lliurar en primera instància la que es consideri més urgent. Un cop aquesta s’hagi entregat, repartirà la resta.
• Quan la documentació s’hagi de lliurar a més d’una persona o departament, realitzarà les còpies necessàries i en farà l’entrega corresponent.
• Optimitzarà el seu itinerari minimitzant l’espai recorregut per fer totes les entregues. Intentarà aprofitar al màxim els viatges, evitant fer voltes innecessàries.
• L’ordenança trobarà, en diversos punts de l’empresa, safates per a la documentació d’entrada i la de sortida. S’encarregarà de deixar la correspondència o documentació que ha arribat a l’empresa a la safata d’entrada i, si escau, de recollir la de sortida.
• Quan l’ordenança recull de les safates de sortida la documentació per enviar en la mateixa ronda en què reparteix la documentació d’entrada, haurà de fer tot el recorregut encara que no tingui correspondència d’arribada per a tots els punts. D’aquesta manera, s’evitarà que quedi documentació de sortida sense enviar.
• L’ordenança ha d’evitar realitzar tasques alienes a la seva funció, com, per exemple, atendre sol·licituds personals dels treballadors que vulguin aprofitar el pas de l’ordenança perquè els porti coses que no siguin correspondència.

El registre de sortida és el registre que es fa de la correspondència que surt de l’empresa. Pel que fa a la correspondència de sortida, abans d’enviar-la, hem de complir els requisits següents:

• Comprovar que la documentació està signada i que s’adjunten tots els documents que figuren a l’annex.
• Realitzar les còpies necessàries per tal que quedi constància d’allò que s’ha enviat.
• Franquejar la correspondència segons les tarifes vigents.
• Registrar la correspondència de sortida.

Un cop recollida tota la documentació de sortida de l’empresa, es realitzarà el registre de sortida de la correspondència. Aquest registre ens serà molt útil per poder comprovar, posteriorment, si la documentació ha estat enviada o no, i per facilitar la recerca de les còpies dels enviaments.

Pel registre de sortida de correspondència, trobareu llibres de registre amb ratllats similars als de sortida. En aquests llibres, anoteu aquestes coses:

• El número de registre que és el número que s’ha donat al document, seguint un ordre correlatiu en funció de la seva sortida.
• La data que fa referència al dia i mes de sortida de la correspondència.
• El destinatari. En aquest apartat, s’acostuma a consignar la persona o la raó social de l’empresa a la qual s’adreça la correspondència de sortida.
• El tipus. En aquest apartat, apareix la classe de correspondència enviada (carta, targeta postal, paquet).
• L’assumpte. És la descripció breu del motiu de la correspondència.
• Els annexos. Són les anotacions dels elements que acompanyen la carta (si n’hi ha).

A la taula, teniu un exemple resolt que il·lustra un registre de sortida de la correspondència en una empresa: la vostra empresa Omega, SL, dedicada a la comercialització de material d’oficina, envia la documentació següent:

• El dia 31 de gener, s’envia una carta al treballador Jordi Pérez en què li comunica l’increment del salari. S’hi adjunta la nòmina del mes de gener.
• El 15 de febrer s’envia a Publisol una carta de resposta per a la nova campanya de publicitat. S’hi adjunta un disquet informàtic amb la fotografia seleccionada.
• El 26 de febrer s’envia el xec corresponent al pagament de la factura 423/20XX al proveïdor Bolivic, SL.
• El 15 de març s’envia, mitjançant una carta certificada, una còpia del conveni de pràctiques de l’alumne de Gestió Administrativa Marc Torrent.

En l’empresa hi ha altres llibres de registre (uns d’obligatoris i altres d’auxiliars) que complementen els d’entrada o sortida de la correspondència, ja que si ens arriba una factura adjunta en una carta, per exemple, haurem de deixar-ne constància també en el registre de factures rebudes.

Aquests llibres de registre complementaris es poden classificar en dos grans grups: els llibres de registre obligatoris i els llibres de registre auxiliars o voluntaris.

Un exemple clar de llibres obligatoris per a les empreses serien els llibres de registre de factures emeses i rebudes, o el llibre de registre de béns d’inversió.

Entre els llibres de registre que l’empresa elabora de manera voluntària, a més del de la correspondència, hi ha els de control de magatzem, els de control d’efectes comercials a cobrar o a pagar…

Una peculiaritat dels llibres de registre auxiliars és que l’empresa els pot elaborar com millor s’adaptin a les seves necessitats, ja que no hi ha una regulació que marqui quins són els punts que han d’incloure.

A la taula teniu un exemple de llibre de factures emeses.

Observeu que, normalment, cada factura ocupa un registre. Aquest punt pot variar quan es reben moltes factures de poc import d’un o diversos proveïdors. En aquest cas, les factures es poden agrupar. Ara bé, cal establir uns criteris que especifiquin quines factures s’agruparan. Un exemple podria ser agrupar factures d’imports inferiors a 500 € sense que la suma dels imports arribi a 6.000 €.

La taula mostra un exemple de llibre de registre de factures rebudes.

Es tracta d’una tasca manual en què es doblega el document de la carta, si és el cas, s’introdueix en el sobre corresponent i es deixa llest per al franqueig i l’enviament posterior.

La forma de doblegar les cartes i el tipus de sobre triat tenen també la seva importància.

Les cartes se solen doblegar en tres parts, si es fa servir el full de mida A4, i sempre amb el text o contingut cap endins, per tal que la capçalera quedi a la vista en obrir la carta.

Si feu servir un sobre sense finestreta, haureu d’escriure l’adreça del destinatari directament al sobre.

Quan utilitzeu un sobre amb finestra heu de vigilar on escrivim l’adreça i com dobleguem la carta, ja que l’adreça ha de quedar centrada en la finestreta perquè es pugui llegir sense dificultat. Amb aquest tipus de sobres s’estalvien errors, com ara el d’introduir una carta en un sobre que no li correspon.

Moltes empreses disposen de sistemes mecanitzats d’ensobrada, sobretot si la sortida diària de documentació presenta un volum considerable o si es fan habitualment mailings.

Tot i que l’ensobrada és una tasca fàcil de realitzar, cal tenir cura i evitar certs errors. De fet, cal pensar que:

• Si els sobres són del tipus finestreta, l’adreça del destinatari ha de coincidir-hi per tal que sigui visible.
• Si es fan servir etiquetes adhesives amb les adreces dels destinataris, o les adreces van impreses, caldrà comprovar, davant un canvi de sobre per qualsevol motiu, si hem conservat l’adreça del destinatari a qui realment volem enviar la carta.
• Si hi ha annexos, caldrà comprovar que es troben físicament dins el sobre, juntament amb la carta de presentació que s’acompanya.

La fase d’enviament consisteix en el lliurament o el dipòsit dels objectes postals per a la seva posterior distribució o repartiment.

El franqueig és una de les formes de pagament dels serveis postals. Consisteix en l’abonament de la tarifa o preu que correspon aplicar a un enviament postal per a la seva circulació per la xarxa postal pública.

El pagament de la tarifa pot fer-se de diverses formes:

• Amb el segell tradicional. Aquest segell serveix de comprovant de pagament previ dels enviaments efectuats per correu postal.
• Amb el segell personalitzat de l’empresa. Correus ofereix la possibilitat de comprar plecs de 25 segells amb el logotip de l’empresa. Aquests se solen fer servir per a enviaments massius.
• Amb «franqueig pagat». Aquest sistema està pensat per a usuaris que efectuen dipòsits massius de cartes i impresos amb regularitat. El dipòsit dels enviaments es fan en els Centres d’Admissió Massiva (CAM) i van acompanyats del seu corresponent albarà de lliurament. La identificació d’aquests enviaments es realitza amb la impressió mecànica d’un rectangle en la part superior dreta del sobre. El rectangle és estàndard (50 x 20 mm) i conté la cornamusa, la paraula Espanya, la indicació de Franqueig pagat i a sota el número d’autorització precedit d’una I si es tracta d’impresos.
• Amb franqueig en destinació. En aquests casos, el destinatari de l’enviament és qui finalment paga el seu preu. Per a les empreses aquest sistema pot resultar avantatjós, perquè facilita la resposta dels clients.

En l’actualitat, el major proveïdor de serveis postals i telegràfics d’Espanya és la Societat Estatal de Correus i Telègrafs, SA, de capital 100% públic i coneguda popularment com Correus.

Un dels compromisos assumits per Correus com a empresa estatal és responsabilitzar-se del servei postal universal a Espanya, és a dir, oferir els serveis bàsics de correu a tots els ciutadans, en tot el territori nacional, a preus ajustats i amb un objectiu de qualitat definit.

Però la lliure competència del sector ha fet proliferar les empreses que també presten aquests mateixos serveis: SEUR, MRW, DHL, etc.

La xarxa postal pública permet:

• La recollida dels enviaments postals emparats per una obligació de servei universal en els punts d’accés en tot el territori. Consisteix a retirar els enviaments postals dipositats en els punts d’accés.
• L’expedició i el tractament d’aquests enviaments des del punt d’accés a la xarxa postal fins al centre de distribució.
• La distribució a les adreces indicades en els enviaments (des de la classificació en el centre encarregat d’organitzar la distribució fins al lliurament als destinataris dels enviaments postals).

Els serveis que Correus presta són: enviament de documents, telecomunicacions, paqueteria i diners.

Gràcies al codi postal, la manipulació del correu a les oficines de repartiment es du a terme d’una manera més ràpida i segura.

En el codi postal, els dos primers dígits indiquen el codi provincial, el tercer la unitat de repartiment de la població, el quart fa referència a la ruta del correu, el cinquè, juntament amb el quart, fa referència als districtes postals i als itineraris de cada província.

Quan la correspondència va adreçada a apartats de correus o llistes de particulars (empreses o persones físiques), les tres últimes xifres són 080.

El codi postal s’ha d’escriure a l’adreça, sempre davant del nom de la població:

• 08026 BARCELONA
• 43205 REUS (Baix Camp)
• 17486 CASTELLÓ D’EMPÚRIES (Alt Empordà)…

L’apartat de correus és un servei que proporciona als usuaris un armariet numerat en un caseller amb clau a l’oficina de correus, per on passen a recollir la correspondència. Aquest armariet és propietat de l’oficina de correus, que el lloga als usuaris.

La llista de correus és una modalitat gràcies a la qual el destinatari passa per l’oficina de correus a recollir la correspondència, que s’entrega en mà. Si la correspondència s’adreça a algun lloc d’Europa, s’ha d’afegir la lletra del país de destinació davant del codi postal corresponent.

El servei d’enviament de documents ens permet enviar documents i mercaderies d’un màxim de 2 kg en l’àmbit nacional i internacional. L’entrega es fa a l’adreça indicada en la coberta.

Es poden distingir diversos tipus d’enviaments en funció del document, del pes i de les dimensions:

• Carta ordinària. Quan no es requereix lliurament urgent. Fins a 2 kg de pes. El seu àmbit és nacional i internacional. A més, Correus presta com a serveis addicionals la possibilitat de petició de devolució, modificació o correcció de l’adreça i la recollida a domicili (amb contracte). Els terminis de lliurament són: local, 1 dia hàbil; provincial, 2 dies hàbils; nacional, 3 dies hàbils; Europa, de 2 a 4 dies hàbils, d’acord amb la destinació, i resta del món, segons el país de què es tracti.
• Carta certificada. Es tracta d’un lliurament en què es garanteix la recepció mitjançant la signatura del destinatari o persona autoritzada. Si per absència del receptor aquesta no es pot lliurar, s’adverteix amb un avís que el destinatari disposa de 15 dies per recollir l’enviament en una oficina de Correus. Els terminis de lliurament són iguals que per a les cartes ordinàries.
• Notificacions administratives. És un servei indicat exclusivament per a entitats administratives i judicials que vulguin tenir constància que s’ha fet el lliurament de les seves comunicacions de caràcter legal. Van certificades i es fan fins a dos intents de lliurament en domicili. D’aquesta forma, es compleixen tots els requisits del Procediment Administratiu Comú.

La característica principal d’un servei com l’enviament urgent de documents és la qualitat i el tractament de preferència per als enviaments de correspondència, documents o mercaderies, per a les necessitats de comunicació i transport més urgents. Les modalitats són:

• Carta urgent. Aquests missatges arriben a la seva destinació en un dia hàbil en el cas de Espanya, i tres dies en el cas d’Europa. Sempre s’entreguen al domicili del destinatari i poden tenir caràcter de certificat quan s’entrega sota firma al mateix temps; també es pot enviar la carta amb acusament de recepció per tenir constància de la data i la signatura de la persona receptora.
• Postal exprés nacional. Servei amb el lliurament al domicili del destinatari en el territori estatal, fins a un límit de 20 kg de pes. Es pot fer un seguiment informatitzat i, així, es pot consultar aquest seguiment per Internet o per telèfon. S’entrega sota signatura, i hi ha un compromís de lliurament garantit.
• Postal exprés internacional (EMS). S’utilitza per a paquets que necessiten ser enviats amb urgència i sota firma, fins a un límit de 20 kg de pes. Es pot un seguiment per Internet o per telèfon, i complementar-lo amb una assegurança.
• Correu urgent internacional (CUI). Servei d’enviament de documents de fins a 2 kg de caràcter urgent i seguiment informatitzat.
• Servei de valisa. S’utilitza per al correu intern urgent de les empreses, entre elles o bé amb delegacions sucursals, concessionaris, etc. Permet la recollida, el transport i l’entrega domiciliària urgent.

Altres serveis d’enviament de documents que ofereix Correus són:

• Targeta postal. Si voleu enviar un missatge breu i que no sigui confidencial, podeu enviar targetes postals. Circulen al descobert (sense sobres). El pes màxim de les targetes no pot ser superior als 20 g. S’entreguen al domicili del destinatari.
• Correu digital. El correu digital permet enviar una carta o targeta postal des de l’ordinador. Es pot configurar la carta o targeta en l’ordinador, a partir de documents propis (ODT o PDF) o composant-la on line, i Correus s’encarrega d’imprimir-la en blanc i negre, o en color, d’ensobrar-la i de tirar-la a la bústia. Es pot enviar un document a diferents destinataris, tant per correu ordinari com certificat, i a qualsevol destinació.

Correus ofereix tota una gamma de possibilitats per fer arribar missatges a qualsevol lloc del món:

• Els telegrames són comunicacions breus de caràcter urgent. S’entreguen en quatre o sis hores i hi ha la possibilitat que s’entreguin per telèfon o personalment en qualsevol oficina de Correus. Per fer una comunicació per telegrama hem d’utilitzar el mínim de paraules possible.

• Burofax. Suposa l’enviament urgent i sota signatura de documents rellevants que tenen caràcter de prova davant de tercers. S’utilitza per fer notificacions de les quals es vol que quedi constància tant de la notificació com del contingut. L’enviament es pot realitzar, amb plena validesa legal, des d’un ordinador a través de Correus en línia o bé acudint a qualsevol de les oficines de Correus. Es pot combinar amb els serveis addicionals d’acusament de recepció, avís de servei i còpia certificada, que proporciona un còpia autentificada del contingut del burofax que s’envia.

La paqueteria és un servei que fa possible l’enviament de paquets amb un pes inferior a 20 kg. Les dimensions màximes i mínimes són:

• Dimensions màximes:
  • Sobre/caixa: llarg + alt + ample = 200 cm, sense que la major dimensió excedeixi de 100 cm.
  • Rotllo/tub: llarg = 100 cm, diàmetre = 15 cm.
• Dimensions mínimes:
  • Sobre/caixa: 14 cm x 9 cm.
  • Rotllo/tub: l + 2 vegades el diàmetre = 17 cm, sense que la major dimensió sigui inferior a 10 cm.

En el servei de paqueteria es pot distingir entre:

• Paqueteria urgent. Per a documents que necessiten ser enviats amb caràcter urgent. En territori nacional, el termini d’entrega no supera les vint-i-quatre hores.
• Paqueteria nacional (paquet blau). S’entrega al domicili del destinatari i, fins i tot, si aquest no és a casa, es pot concretar el lliurament per telèfon. Inclou el servei de recollida del paquet al domicili de l’emissor, amb un acord contractual previ. Aquest paquet circula sempre certificat, cosa que en garanteix la seguretat, i té els serveis addicionals de reemborsament, assegurança i acusament de recepció amb la data i la signatura del destinatari.
• Paqueteria internacional. S’encarrega de l’enviament de mercaderies i objectes de fins a 20 kg. S’entreguen al destinatari sota firma i porten una garantia per pèrdua.

Per protegir l’enviament de paquets, hem d’utilitzar el material d’embalatge més adequat.

Existeixen molts tipus d’embalatge. A l’hora de triar-ne un, hem de tenir en compte tres aspectes:

• Protecció del contingut
• Cost de l’embalatge
• Reciclat de l’embalatge

L’embalatge està format per quatre parts fonamentals: embalatge extern, embalatge intern, sistema de subjecció i etiquetatge.

En el mercat existeix una gran varietat d’embalatges. Els més utilitzats són:

• Embalatge extern:
  • Sobres i bosses («bombollats», plastificats, de cartró).
  • Caixes postals, estoigs i tubs per a l’enviament de documents de mida gran.
  • Caixes estàndards i caixes especials.
• Embalatge intern:
  • Paper tipus kraft i cartró bufat.
  • Escuma (film, planxes i perfils).
  • Bombolles (rotllo per retallar a conveniència, bosses i antiestàtic).
  • Per reomplir: anticops tipus Flo-pack, suro en forma de gra, i malles.

Pel que fa a la subjecció, per assegurar-ne el tancament, es pot utilitzar cinta adhesiva (amb precintadora) que es pot personalitzar amb el logotip o la marca de l’entitat, o les brides, depenent de les dimensions i dels materials dels paquets a enviar.

Finalment, per identificar el destinatari i remitent, s’utilitzen cintes o pel·lícules adhesives, en què a més es pot deixar indicació sobre la posició del transport o advertiment del contingut (fràgil o inflamable).

Existeixen normes legals que obliguen a elaborar els embalatges amb materials que contribueixin a la conservació del medi ambient.

Els fabricants han de tenir en compte la llei de les 4 R:

• Reducció de matèries primeres en la seva fabricació
• Reciclabilitat
• Reutilització
• Recuperació energètica (possibilitat d’extreure energia de la seva eliminació mitjançant incineració)

Correus també ofereix una manera ràpida i senzilla d’enviar diner, tant a les empreses com a domicilis particulars. La xarxa d’oficines postals i de països on Correus i telègrafs manté acords possibilita l’arribada del diner a molts llocs d’arreu del món.

Els diners estan disponibles de manera immediata en qualsevol oficina de Correus del país mitjançant la identificació per localitzador lliurat al remitent en el moment de l’admissió. Permet incloure una comunicació privada de fins a 140 caràcters sense cap recàrrec addicional. Distingim la classificació següent:

• Gir. Servei d’enviament de diners sense limitació geogràfica.
• Western Union. Servei d’enviament de diners en minuts per transferència electrònica a més de 190 països.
• Reemborsament. Cobrament d’una venda a distància a l’entrega de la mercaderia. Acusament de recepció per saber l’hora exacta de l’entrega.

El sector privat ofereix serveis per mitjà d’agències o companyies de missatgeria i paqueteria. Els serveis d’enviament de documentació que fan les agències de missatgeria es divideixen en tres grans grups: servei nacional, servei internacional i serveis complementaris.

Existeixen molts serveis amb què poder cobrir les necessitats de transport dins del territori nacional. Els més importants són:

• Servei immediat. Missatger a disposició exclusiva del client.
• Missatgeria urbana, amb diversos itineraris i freqüència diària.
• D’avui per avui, recollida i lliurament el mateix dia.
• D’avui per demà, recollida fins la darrera hora del dia per lliurar l’endemà abans de les 8.30h, 10.00h o 13.00h.
• Servei dia de la setmana. Es contracta que un determinat dia a la setmana es lliurarà el sobre o la documentació indicada.

La forma més ràpida i fiable per al lliurament de documents i paquets en qualsevol lloc del món és a través del servei aeri. Les agències agrupen els països per zones enumerades alfabèticament (zona A, zona B, etc.) o numèricament (zona 1, zona 2, etc.), i així estableixen una informació per al client pel que fa a les tarifes i al termini de lliurament.

El sector privat també presta serveis afegits als clients, com ara:

• Reemborsament. El valor de l’enviament el paga el destinatari en rebre’l i el client disposarà dels diners en les vint-i-quatre hores següents.
• Comprovant o configuració de lliurament. El remitent o el client rep còpia de l’albarà de lliurament signada pel destinatari, verificant-ne així el lliurament.
• Valor declarat. El remitent contracta una assegurança complementària per cobrir completament tots els riscos que comporta l’enviament, prèvia declaració del seu valor real.
• Servei de bústia. L’agència s’encarrega de recollir la correspondència d’una bústia que prèviament ha col·locat a l’empresa.
• Agència-agència. El remitent diposita els seus enviaments a l’agència d’origen per tal que el receptor els reculli a l’agència de destinació.
• Canvi. Especialment per a clients que necessiten enviar una mercaderia a canvi d’una altra, la missatgeria privada realitza l’entrega a la destinació i recollirà, a canvi, l’altra mercaderia, que portarà a l’origen.