Les comunicacions empresarials externes

La carta comercial té tres parts: encapçalament, cos i peu (figura):

• L’encapçalament de la carta també es coneix com a capçalera. És la part més formal de tot el document. Ocupa l’espai superior del paper, i està formada, al seu torn, pels apartats següents: dades del remitent, dades del destinatari, data (actualment és més habitual trobar-la al peu), referències i assumpte.
• En el cos inclou la fórmula de salutació i el nucli de la carta on destaquen la introducció a la idea, el desenvolupament i la conclusió final.
• En el peu hi tenim la fórmula de comiat, la signatura, la data (actualment és més habitual trobar-la al peu que a l’encapçalament) i les informacions addicionals, com ara els annexos.

L’encapçalament és la part més formal del document; ha de ser fàcil de llegir i de recordar, i també ha de ser agradable a la vista. S’ha de veure clarament: la capçalera –qui envia el document (emissor)– el destinatari –a qui s’envia (receptor)– i les referències –l’assumpte a tractar–:

La capçalera. Aquesta part d’un document conté les dades identificatives del remitent i n’aporta informació general. Se situa en la part superior del full, bé centrat, alineat amb el costat esquerre, o bé ocupant tota l’amplària del paper. A la capçalera hi podeu veure:

• El nom complet de l’empresa o organització, logotip o anagrama representatiu
• Una breu identificació de l’activitat empresarial
• L’adreça completa: carrer, nombre, codi postal, població i província
• Els números de telèfon i telefax
• Altres dades d’interès, com el NIF i l’apartat de correus

El destinatari. Els destinataris d’una carta poden ser tant particulars com institucions o organitzacions. Aquests destinataris es poden identificar d’una manera completa o reduïda. Quan els destinataris s’identifiquen de manera completa, la informació és la mateixa que apareix en una adreça d’un sobre i és convenient que ocupi cinc línies com a màxim; si s’utilitzen sobres amb finestreta, es pot col·locar en el marge esquerre o en el marge dret, d’acord amb la situació de la finestreta. Quan per qüestió d’espai la informació s’ha de reduir al mínim, només s’hi fan constar el nom i el càrrec, o el nom i la localitat, normalment en el marge superior esquerre de la carta. En els models de carta en què la capçalera està impresa hi ha quatre guionets equidistants entre ells on podeu escriure les dades del destinatari. És molt útil en el cas dels sobres amb finestreta.

Les referències. Aquesta part dels documents serveix per identificar la procedència i a qui s’adrecen els documents. Són codis formats per nombres i/o lletres. Normalment n’hi ha dues:

• La referència nostra (r/n:) que s’utilitza per indicar les inicials, el nom i el cognom de la persona que signa la carta i de la persona que la transcriu; si l’empresa porta un registre de la correspondència, tot seguit la podreu anotar.
• La referència vostra (r/v:) que es fa servir en la resposta d’una carta, i s’hi indica la referència de la carta rebuda.

Quan s’envia una carta, l’empresa emissora en consigna la referència. A l’hora de respondre, l’empresa receptora ha de fer constar en la carta de resposta la referència de la carta a la qual contesta i la referència pròpia. Hi ha diverses maneres de fer referències: numèriques, alfabètiques i alfanumèriques:

• En les referències numèriques s’assigna a cada carta un número d’identificació correlatiu, normalment el de registre de la correspondència (per exemple, r/n: 4567).
• En les referències alfabètiques s’escriuen les inicials del nom i dels cognoms de la persona que redacta el document en majúscules i, a continuació, les inicials de la persona que el mecanografia en minúscules (per exemple, r/n: MGA/dfj).
• Les referències alfanumèriques contenen les referències numèriques i les alfabètiques (per exemple, r/n:4567-MGA/dfj).

L’assumpte és una descripció breu del motiu de la carta. Per exemple, la confirmació de la comanda o la reclamació de l’efecte impagat.

La data en els escrits comercials se solia situar en l’encapçalament, però avui dia es tendeix a posar-la en el peu.

A part dels criteris generals de redacció, convé recordar que, des del primer moment, cal definir el to de la relació entre els comunicants. Aquest to, que sempre s’ha de moure en un nivell de formalitat, pot ser solemne, respectuós o cordial.

Pel que fa als tractaments personals, cal distingir l’emissor del receptor. Per a l’emissor podeu triar entre la primera persona del singular o la del plural. Si el to ha de ser més directe i personal, cal escriure en primera persona del singular. Pel que fa al receptor, la forma de tractament és vós, vostè o vostès.

La salutació és una fórmula de cortesia que es troba just abans del text. La salutació va seguida d’una coma. Les salutacions més habituals són “Senyor,”, “Senyora,” “Benvolgut senyor,” o “Benvolguda senyora,” o les corresponents formes plurals. Si la carta va adreçada a una persona o a un grup de persones destacades socialment o culturalment, es pot utilitzar “Distingit senyor”, “Distingida senyora” o les corresponents formes plurals.

El cos de la carta està format per:

• La introducció de la idea, que és important perquè cerca influir en l’interès del destinatari. El motiu d’aquest element dependrà de si som nosaltres els qui ens posem en contacte per demanar informació, o de si responem una carta que se’ns havia enviat anteriorment. En aquest últim cas haurem de fer constar l’avís de recepció.
• El desenvolupament, que serveix per exposar la idea principal de manera clara. Heu de procurar que el plantejament sigui coherent, que les idees estiguin ordenades, que la carta tracti d’un únic assumpte i que l’expressió sigui senzilla. Si voleu tractar diversos assumptes en la mateixa carta els haureu d’introduir amb un títol.
• La conclusió final, que és la part en què tancareu el cos de la carta amb una frase que sigui el resum o la conseqüència lògica d’allò que s’ha expressat.

Entre les fórmules i recursos més habituals a l’hora introduir una carta podeu triar entre:

• En resposta a la vostra carta…
• Hem rebut la vostra carta de…
• Com a resposta a la vostra carta del dia…
• La informació que sol·liciteu en la vostra carta…
• Confiem que les condicions que sol·liciteu en la vostra carta…
• Amb satisfacció un comuniquem…
• Us agrairíem que ens informéssiu…
• Sentim molt l’error…, i ens excusem…
• Segons la vostra carta del dia…, de referència…

Pel que fa al desenvolupament de la carta i en la seva conclusió final podeu fer servir expressions d’aquest estil:

• Ens ha causat una grata sorpresa…
• Esperem que ens disculpeu per…
• Ens dol no disposar de…
• Restem a la vostra disposició per a…
• Us manifestem el nostre desig de…
• És motiu de preocupació per a nosaltres…
• Per a qualsevol altra informació…
• Hem comprovat que el material rebut…
• No dubtem que l’assumpte es resoldrà…
• Considerem que és el nostre deure manifestar-vos…

El peu de la carta és la conclusió o part final, i consta de les parts següents:

• El comiat ha de ser una frase curta. Els comiats més habituals són els següents:
  • Atentament,
  • Ben atentament,
  • Cordialment,
  • Una salutació cordial,
  • Ben cordialment,
  • Us saludem atentament.

• L’antesignatura permet indicar la raó social de l’empresa i el càrrec de la persona que signa. Aquestes dades també es poden incloure en la signatura.
• La signatura és l’espai reservat per a la rúbrica del responsable de la carta. Sota la signatura s’indica el nom i els cognoms de la persona que signa. El càrrec de qui firma s’escriu sota la signatura si no l’heu posat a l’antesignatura. Fixeu-vos que si el càrrec va després de la raó social, s’hi afegeix l’article, masculí o femení, perquè heu de mirar de no utilitzar un llenguatge sexista. Si el càrrec va després del nom i cognoms de la persona que signa no cal posar-hi l’article. En el supòsit en què la persona que ha de signar una carta delegui aquesta funció a una altra persona per signar després de l’antesignatura, escriviu l’abreviatura p.a. (per autorització), p.p. (per poder) o p.o.(per ordre), segons el cas.
• La data hi ha de constar amb el format dia del mes, mes i any, precedida del lloc on s’expedeix la carta, per exemple: Barcelona, 15 de juny de 20XX. Noteu que davant del dia del mes no hi figura cap preposició i que el mes s’escriu en minúscula. També és habitual en els textos comercials que si la paraula data està impresa, s’escrigui en xifres: 15.06.XX. Actualment es tendeix a posar la data al peu i no a l’encapçalament.
• Les informacions addicionals. Són les informacions que no consten directament en el redactat de la carta. En podem diferenciar dues: l’annex i la postdata.
  • Annex. Hem d’escriure la paraula annex en la part inferior esquerra de la carta quan hi adjuntem documents, com ara lletres de canvi, fotocòpies d’impagaments, fullets, catàlegs, etc.
  • Postdata. La situem en la part inferior esquerra després de la sigla “PD”. La postdata tenia la funció d’afegir alguna cosa que no havíem pensat d’incloure en el text de la carta però avui dia, amb l’ús del tractament de textos, aquesta utilitat ha deixat de tenir sentit i es recomana no fer-la servir. Les cartes publicitàries acostumen a incloure postdates per cridar l’atenció sobre alguna cosa en concret.

Per a les comunicacions comercials, tant si es fan per carta com si es fan per correu electrònic o per qualsevol altre canal, s’utilitza un llenguatge específic que inclou tant una fraseologia determinada com tota una sèrie d’abreviatures i sigles específiques.

El llenguatge específic de les comunicacions comercials sovint té caràcter formulari. Entre les frases comercials generalment utilitzades, hi tenim les següents:

1. Agraïments:

• Us dono les gràcies per…
• Us agraeixo molt el vostre interès…
• Us agraeixo l’ajut que m’heu prestat…
• Us agraeixo la tramesa…

2. Comunicacions:

• Us comunico…
• Us faig saber…
• Us assabento…
• Em plau comunicar-vos que…
• Com ja deveu saber…
• Amb motiu de…
• Atès que…
• Us anuncio que…

3. Excuses:

• Us demano que m’excuseu per…
• Us demano excuses per…
• Sincerament, m’ha sabut greu…
• Excuseu-me del retard amb què faig la tramesa…
• Us presento les meves disculpes per…
• Accepteu les disculpes per…
• Em sap greu haver-vos de dir que no podré assistir a…, i confio que en una altra ocasió podré…
• Em sap greu haver-vos de dir que aquesta vegada no podré assistir a…, a causa de…

4. Expressions de confiança:

• Confio que…
• Tinc confiança que…
• Espero la vostra resposta…
• Espero que em voldreu complaure…
• Mentre espero la vostra comunicació…
• Estic segur/a de la vostra acollida favorable…
• Amb la seguretat que em voldreu atendre…
• Espero que aquesta iniciativa tindrà una bona acollida i us saludo…

5. Felicitacions:

• Us faig arribar l’enhorabona per…
• Us faig arribar les meves felicitacions més cordials per…
• Rebeu la meva sincera felicitació per…
• Amb motiu de… us faig arribar la meva felicitació…
• Us felicito per aquest nomenament i us desitjo molt d’èxit en la vostra feina…
• L’enhorabona i la meva felicitació més cordial per aquest nomenament…
• Rebeu la meva felicitació i el meu desig de tornar a treballar conjuntament…

6. Introduccions:

• Com que…
• Atès que…
• Tenint en compte que…
• Amb relació a…
• Pel que fa a…
• Quant a…

7. Negatives:

• Em dol no poder estar d’acord…
• No tinc altre remei que…
• Em dol haver de comunicar-vos que…
• Lamento haver-vos de comunicar que no podré atendre la vostra…

8. Peticions:

• Us agraeixo, si entra dins les vostres possibilitats, que…
• Us demano que…
• Us sol·licito que…
• Us agrairia que m’enviéssiu…

9. Respostes:

• D’acord amb el vostre escrit del proppassat…
• En resposta/Responem a el vostre escrit del (data)…
• Amb relació a…
• En data d’avui, he rebut…
• Acabo de rebre el vostre escrit…
• Quant a…
• Pel que fa a…

10. Trameses:

• Us faig arribar…
• Us envio…
• Us trameto…

Las abreviatures i els símbols acostumen a ser útils en la correspondència comercial perquè suposen un estalvi de temps i espai, i per la seva fàcil visualització. Convé no abusar-ne, sobretot quan un excés d’abreviatures i símbols pot limitar la claredat o la precisió dels textos escrits. A la taula, hi trobareu un repertori de les abreviatures més habituals.

Les sigles estan formades per les primeres lletres de les paraules que volem abreujar. Per exemple, la sigla del Butlletí Oficial de l’Estat és BOE. Les normes d’escriptura i d’ús de les sigles són les següents:

• Les lletres que formen la sigla no se separen ni per espais ni per punts.
• Les sigles no tenen plural.

En un document, la primera vegada que escrivim una sigla heu d’anotar primer la denominació completa, i la resta de vegades ja podreu utilitzar la sigla.

L’acrònim és la paraula formada per les inicials, i de vegades més lletres, d’altres paraules. Per exemple, Associació per a la Defensa de la Natura és ADENA, o Institut Català del Sòl, Incasol. Els acrònims es poden escriure amb totes les lletres majúscules o només amb la lletra inicial majúscula. A la taula, hi trobareu les sigles i acrònims més habituals.

El símbol és un signe gràfic que representa una paraula, un sintagma o un valor. La major part dels símbols responen a una convenció establerta sovint internacionalment i, per tant, no els podeu crear lliurement. Cal dir que mai no porten punt abreviatiu i que no admeten morfema de plural. A la taula, hi trobareu alguns exemples.

L’empresa, per la seva activitat mercantil, necessita relacionar-se, comunicar-se amb altres empreses privades i públiques. En una primera fase, l’empresa s’ha de fer conèixer, després ha d’adquirir productes, vendre productes, fer-se responsable dels productes que ha venut, cobrar les vendes als clients i mantenir una relació amb l’entorn social i laboral.

Atesa la diversitat d’activitats que porta a terme l’empresa, la tipologia de les comunicacions que utilitza és també molt variada. Hi podem distingir, entre d’altres:

• Sol·licitud d’informes
• Procés de compravenda
• Reclamació
• Circulars

Les sol·licituds d’informes són comunicacions per les quals l’empresa demana informació sobre clients o sobre persones que treballen en el mateix sector econòmic. Les sol·licituds d’informes es poden diferenciar en:

• Informes comercials. Les comunicacions en què se sol·liciten informes comercials són comunicacions adreçades a altres persones del mateix ram, de la mateixa activitat, entitats de crèdit, etc., en què es demana informació sobre clients o proveïdors, futurs i actuals, referida a aspectes com ara la solvència econòmica, la formalitat o la projecció. Aquestes peticions d’informes s’han d’escriure amb precisió i cal indicar el motiu de la informació sol·licitada.
• Informes personals. Les comunicacions en què es demanen informes personals s’escriuen, normalment, quan l’empresa té intenció d’establir relacions amb una persona, fins aleshores aliena a l’empresa. Per exemple, si una empresa té la intenció de contractar un nou empleat, és freqüent que en demani un informe personal a l’empresa o empreses on hagi treballat abans.

A l’hora de demanar informes d’una empresa o persona, l’escrit s’ha de redactar d’una manera hàbil i respectuosa; a més, cal esmentar que es tindrà la reserva o confidencialitat escaient.

Les comunicacions que dues empreses s’envien quan estableixen una relació comercial (una com a client, i l’altra com a proveïdor) s’anomenen comunicacions de compravenda. Les comunicacions del procés de compravenda es classifiquen en els tipus següents:

• Sol·licitud d’informació. És un escrit que s’adreça a un proveïdor en la qual se sol·licita informació sobre els seus productes amb l’objectiu de fer una comanda. L’hem d’escriure exposant clarament la classe d’informació que volem.
• Comanda en ferm. Un cop l’empresa rep la informació tramesa pel proveïdor, es fa la comanda per escrit i signada, mitjançant un escrit de comanda en ferm (figura).

• Acceptació de la comanda. És el tipus d’escrit que remet el venedor o el proveïdor al seu client, mitjançant el qual li comunica l’acceptació o confirmació de la comanda (figura).

• Cobrament de la comanda. És l’escrit que tramet el proveïdor al client amb l’objectiu de cobrar la comanda (figura). Juntament amb l’escrit cal enviar el document o documents que han originat la venda, és a dir, la factura comercial.

Les comunicacions de reclamació són comunicacions que les empreses envien quan hi ha una o diverses irregularitats en el procés de compravenda, amb l’objectiu de solucionar aquests problemes. Les comunicacions de reclamació es classifiquen en els tipus següents:

• Reclamació de la comanda. És un escrit que tramet el client al proveïdor en què s’exposen qüestions con ara les incidències o els desperfectes que ha trobat en la mercaderia en rebre-la (figura).

Aquestes anomalies poden fer referència a diferents aspectes com, per exemple, la quantitat, la mena d’articles rebuts, la mercaderia trencada o defectuosa, etc. Aquestes circumstàncies o situacions ocasionen una mena de comunicacions comercials que s’han de redactar amb correcció.

• Reclamació de l’impagament. Aquest tipus d’escrit es redacta quan el client no ha complert les condicions de pagament pactades en la comanda (figura).

Les comunicacions de reclamació s’han de redactar amb brevetat i cal fer-hi notar la fermesa del reclamant per cobrar la quantitat que se li deu. Les comunicacions per la demora en el pagament no tenen com a objectiu perdre un client, sinó cobrar un deute.

Les comunicacions circulars són les que van adreçades a diferents persones amb una mateixa redacció (figura). Les fan servir les empreses per comunicar algun esdeveniment a altres persones o empreses, com ara el canvi de domicili o de raó social, inauguracions de sucursals o agències, llançament de nous productes, etc.

També s’empren dins de la mateixa empresa per comunicar assumptes d’interès general com ara canvis d’horari, distribució de vacances o de torns, procediments de treball, etc.

La majoria de tractaments de textos incorporen una utilitat per a l’elaboració de comunicacions circulars, és l’anomenada combinació de correspondència.

El fitxer que conté les dades dels destinataris pot ser tant una taula d’un document de text, com un full de càlcul, com una base de dades. Si no disposem d’aquestes dades en format digital, el programa també ens permet incorporar-les.

El procediment de combinació de correspondència és molt senzill, la majoria de processadors de textos inclouen assistents que guien el procés. En primer lloc cal elaborar el document que es vol fer arribar a tots els destinataris i a continuació cal combinar-lo amb la font de dades. El resultat que s’obté són tants documents com destinataris hi hagi a la font de dades, cadascun dels documents personalitzat amb la informació de cada destinatari.

L’estructura de les cartes comercials en castellà no difereix de l’estructura de la carta comercial en català i els criteris de redacció de les comunicacions comercials també són bàsicament els mateixos.

Sí que varien, en canvi, els tractaments personals, les fórmules de salutació o comiat, la terminologia, la fraseologia o les abreviatures utilitzades en les comunicacions comercials.

En tractar-se d’una comunicació formal, el tractament personal que cal utilitzar per adreçar-se al destinatari és usted o ustedes. Cal evitar la segona persona tant del singular com del plural, tú o vosotros.

A la taula hi podeu veure alguns exemples de tractaments recomanats i no recomanats.

La data es consigna amb el format dia del mes, mes i any, precedida del lloc on s’expedeix la carta, per exemple: Barcelona, 15 de junio de 20XX. Noteu que davant del dia del mes no cal que hi figuri cap preposició i que el mes es pot escriure en minúscula.

La forma d’expressar les referències a escrits o documents anteriors és:

• N/ref.: nuestra referencia
• S/ref.: su referencia

En ocasions, l’expressió Ref. també s’utilitza per indicar l’assumpte de la carta.

La salutació va seguida de dos punts. Les salutacions més habituals són:

• Señor:
• Señora:
• Apreciado señor:
• Apreciada señora:
• Estimado señor:
• Estimada señora:

o les corresponents formes plurals.

Si la carta va adreçada a una persona o a un grup de persones destacades socialment o culturalment, es pot utilitzar:

• Distinguido señor:
• Distinguida señora:

o les corresponents formes plurals.

Entre les frases comercials generalment utilitzades, hi tenim les següents:

1. Agraïments:

• Les agradezco su interés…
• Les agradecemos la ayuda que nos han prestado…
• Le agradezco el envío…

2. Comunicacions:

• Les comunico…
• Me complace comunicarles que…
• Como ya les informamos…
• Con motivo de…

3. Excuses o negatives:

• Disculpen el retraso en el envío…
• Les pedimos que acepten nuestras disculpas…
• Acepten nuestras disculpas por lo sucedido…
• Lamento comunicarles que no podremos…
• A pesar nuestro, nos vemos obligados…
• Lamentamos no estar de acuerdo…
• No nos queda otro remedio…

4. Expressions de confiança:

• Confiamos que…
• Espero su respuesta…
• Confío que nuestra propuesta merezca su confianza…
• Estamos seguros que las nuevas condiciones…
• Confiamos que el resultado sea satisfactorio…

5. Missatges positius:

• Nos complace comunicarles…
• Tenemos el placer de presentarles…
• Tenemos el gusto de anunciarles…

6. Peticions:

• Les pido que…
• Solicitamos que nos envíen…
• Les agradecería que me enviaran…

7. Respostes:

• De acuerdo con su carta del pasado…
• En respuesta a su carta del (fecha)…
• Respondemos a su carta del (fecha)…
• Hacemos referencia a su carta…
• Con relación a…
• En fecha de hoy, he recibido…
• He recibido su carta…
• En cuanto a…
• En referencia a…

Les fórmules de comiat més habituals són les següents:

• Atentamente,
• Muy atentamente,
• Cordialmente,
• Muy cordialmente,
• Saludos cordiales,
• Reciba un cordial saludo.
• Les saludamos atentamente.

La puntuació de les expressions de comiat segueix les mateixes normes que en català.

A les figures figura i figura hi podeu consultar un parell d’exemples de cartes comercials en castellà.

A continuació, a la taula, es detallen alguns dels termes propis de la terminologia administrativa en castellà que sovint provoquen confusions perquè difereixen força del terme català equivalent.

Un dels elements que també caldrà adaptar en funció de l’idioma són les expressions abreviades. A la taula hi podeu consultar les més habituals.

Una de les principals característiques que ha afectat l’evolució de l’economia les darreres dècades és el procés d’integració dels mercats internacionals. Podem observar-ho a qualsevol dels productes industrials que comprem. Roba, ordinadors, cotxes… la seva procedència és cada cop més diversa.

Això ha generat que les empreses locals es vegin, cada cop més, obligades a competir amb noves marques procedents de tercers països. En aquest context, les empreses es veuen abocades de forma creixent a intentar arribar a nous mercats per incrementar la seva demanda. Aquesta opció els permetrà recuperar el volum de vendes que poden perdre en el mercat local. Tanmateix serà aquesta una nova font d’oportunitats d’expansió de la seva demanda.

Ara bé, l’accés a nous mercats té una clara barrera d’entrada. Per poder accedir a un mercat estranger caldrà conèixer tant la llengua com la cultura de l’indret per tal de poder accedir als potencials competidors.

Davant la impossibilitat de conèixer totes les llengües dels mercats potencials dels nostres productes, l’alternativa és fer ús de l’anglès, que és la llengua més acceptada al comerç internacional.

En una carta comercial en anglès hi trobareu els següents apartats:

• Dades del remitent: apareixen en el mateix document de la carta. Si no apareixen per definició de la plantilla a la part superior de la capçalera, s’inclouran a la part superior dreta del paper. Acostumen a incloure l’adreça, número de telèfon, el número de fax i el correu electrònic. Una de les característiques de les adreces en llengua anglesa és que el número apareix davant el nom del carrer.
• Data: la data acostuma a aparèixer sota el bloc de dades del remitent. Si el dia s’expressa amb un ordinal, cal incorporar la terminació corresponent en cada cas, per exemple 1st, 2nd, 3rd, 4th, etc. Així doncs escriurem 23rd October 20XX, 16th October 20XX o 21st October 20XX.
• Dades del destinatari: s’escriuen sota les dades del remitent i a la part esquerra de la carta. La primera línia del bloc del destinatari inclourà el nom del mateix precedit del títol de cortesia (exemple, Mr. Jones Duncan). Al segon rengle apareixerà el càrrec del destinatari i, a sota, l’adreça sencera que inclourà nom de la companyia, número i carrer, ciutat, província o estat i codi postal.
• Referències: serveixen per identificar missatges precedents o les persones que els van emetre i que comporten informació sobre el mateix.
• Línia de salutació: si coneixeu el cognom del destinatari l’afegireu a la línia de salutació. La taula recull alguns dels exemples més habituals són:

• Cos de la carta: ha d’incloure, normalment tres apartats:
  • Presentació o referència a l’original: Quan escriviu per primera vegada heu de presentar-vos i fer referència al lloc d’on hem tret el contacte. Si escriviu en resposta a una carta, l’heu de referenciar al cos de la mateixa. La taula en recull alguns exemples.
  • Exposició del motiu: En aquest apartat detallem la raó per la qual ens posem en contacte amb l’empresa. A la taula s’hi recullen alguns exemples.
  • Allò que se espera que faci el receptor. Quan s’estableix un contacte escrit és per traspassar una informació o fer una sol·licitud. Caldrà concretar si esperem que ens responguin o aclareixin algun dubte. Si enviem informació podem explicitar que estem disposats, si ho consideren, a aportar més informació sobre el tema tractat. A la taula hi trobareu alguns exemples del que se espera del receptor.
  • Comiat: aquest apartat inclourà una línia final d’acomiadament que variarà en funció de si coneixem o no al destinatari. Així en cas d’haver destinat la carta a algú personalment (Dear Mr. Smith) el comiat serà més cordial per mostrar més proximitat al receptor(Yours sincerely) mentre que si desconeixem el nom de la persona destinatària i hem començat la carta amb expressions com Dear Sir or Madam, el comiat utilitzat serà Yours faithfully. La taula recull un parell d’exemples.

Un dels elements que cal tenir en compte a l’hora de redactar o llegir comunicacions comercials en llengua anglesa, són les expressions abreviades. En aquest sentit heu conèixer de les abreviacions més habituals. Entre aquestes hi ha les que figuren a la taula.

En les relacions comercials internacionals trobareu sovint correspondència relacionada amb la gestió de les comandes que feu o que us facin els clients. Entre aquestes, les més comunes són les comunicacions de sol·licitud d’informació, les de condicions de comanda, les de comanda, les de confirmació de comanda i les de reclamació.

La sol·licitud d’informació s’acostuma a fer quan es volen conèixer els productes que comercialitza una empresa.

A l’hora d’elaborar aquest tipus de comunicació en llengua anglesa, cal tenir en compte que el grau de formalitat és força alt, ja que no coneixeu la persona que rebrà la carta. Per aquest motiu cal acostumar-se a utilitzar expressions com ara Dear Sir o Madam per a la salutació, i Yours faithfully per al comiat. També us heu de presentar (I would like to introduce myself. My name is…) i especificar dins del cos de la carta, com a referència, com us heu adreçat a l’empresa receptora si és la primera vegada que us hi poseu en contacte (We are interested in the products you advertise in your website). Cal especificar clarament què demaneu, ja que, altrament, semblaria una carta de presentació en comptes d’una carta de sol·licitud d’informació (figura).

Una carta de condicions de comanda s’acostuma a emetre com a resposta d’una sol·licitud d’informació.

Això es notarà en l’agraïment expressat en el cos (We thank you for your letter…) i també en la tonalitat de la carta. Com que responeu a una persona en concret, ara podeu fer referència al seu cognom en la salutació (Dear Mrs. Smith), i el comiat ha de ser més proper (Yours sincerely). En el cos s’ha d’especificar la informació addicional als arxius adjunts (enclosures encs.) que s’especificaran al final (figura).

La comanda ha d’exposar amb detall tots els productes que s’inclouen en l’encàrrec. També ha d’incloure tota la informació addicional imprescindible per a fer la transacció. Per exemple, concretant, si hi ha diferents possibilitats, els mitjans de pagament (Our method of payment is bank transfer 30 days from receipt of goods.) o qui haurà d’abonar les despeses de transport (figura).

La confirmació de comanda s’emet quan les comandes rebudes dels nostres clients impliquen l’entrega immediata dels productes. Si hi ha un temps des que ens arriba la comanda fins que servim els productes, s’envia una carta de confirmació de comanda especificant que ha estat rebuda i el termini previst de lliurament (figura).

En aquestes comunicacions es fa referència explícita a la recepció de la comanda (We are pleased to acknowledge your order no. 10/2010) i la informació que tinguem relativa al termini de lliurament. Si no teniu aquesta informació també ho heu d’especificar (We will inform you when the consignment is ready for delivery).

En les reclamacions (figura) cal especificar a quina comanda o enviament es refereix la reclamació (We have today received the boxes referred to in your advisory note of the 18 October), quin és el problema detectat (We are sorry to have to tell you that the goods arrived in bad condition) i quina és la proposta que fem per solucionar el problema (We regret that we shall have to return the whole consignment).