Exercicis d'autoavaluació

En general, l’emmagatzematge digital necessita major espai que el que ocuparia un arxiu amb la mateixa informació en suport paper, ja que es fa necessari un ordinador o servidors.

Un dels principals avantatges dels arxius en suport digital és la facilitat i el baix cost de fer-ne una còpia.

Mantenir un arxiu en suport digital genera estalvi de paper, perquè es pot seleccionar què es vol imprimir i què no.

Un avantatge dels arxius digitals és que no cal dur-los a sobre, sovint s’hi pot accedir a través de plataformes i gestors documentals ubicats a Internet.

Un arxiu en suport paper normalment comporta més risc que hi accedeixin persones no autoritzades que un de digital amb sortida a Internet.

la seva creació.

l’arxivament.

la transferència.

Totes són correctes.

prearxivament.

codificació.

registre.

classificació.

consisteix a comprovar tota la documentació que hi ha en les cartes que arriben.

és el darrer pas del procés d’arxivament.

no és necessari quan s’arxiva.

consisteix a fer anotacions de manera ordenada de la documentació que s’arxiva a l’empresa.

sistema decimal.

sistema numèric.

sistema alfanumèric.

sistema alfabètic.

els documents s’agrupen per zones. Els documents queden disposats dintre de cada carpeta de zona en un ordre únic.

cal establir criteris d’ordenació addicionals per organitzar els documents que pertanyen a una zona.

quan hi ha moltes zones, cal ordenar-les seguint algun criteri.

La segona i tercera opció són correctes.

Un dels inconvenients del sistema numèric de classificació i ordenació és que, a mesura que s’incrementa el nombre de documents, els hem d’intercalar.

Un dels inconvenients del sistema numèric de classificació i ordenació és que sovint és necessari un llibre auxiliar per relacionar expedient i nombre identificatiu.

Un dels principals avantatges del sistema de classificació i ordenació alfabètic és que no has de reservar zones per als expedients que s’hagin d’intercalar.

Un dels principals avantatges del sistema de classificació i ordenació alfabètic és que pot tenir zones de l’arxiu infrautilitzades i d’altres saturades de documents.

numèric.

alfanumèric.

alfabètic.

geogràfic.

alfanumèric.

geogràfic.

decimal.

mixt.

Alfabètic.

Numèric.

Alfanumèric.

Geogràfic.

.................... 1 2 3 12 25

.................... 1 2 3 12 25

.................... 1 2 3 12 25

.................... 1 2 3 12 25

.................... 1 2 3 12 25

és que ha de contenir sempre nombres i lletres.

és que ha de contenir nombres.

és que ha de contenir lletres.

és que ha de ser únic i no pot identificar més d’un document.

protocols de manipulació.

protocols d’accés.

protocols d’eliminació.

protocols de creació.

control d’accés.

control dels documents.

protocol de gestió.

protocol d’emmagatzematge.

Informació accessible.

Informació no accessible.

Informació confidencial.

Rumors.

sempre que no s’hagi acabat el període durant el qual la llei ens obliga a conservar-lo.

sempre que el cost de mantenir-lo sigui superior al cost previsible que podria originar el fet de no fer-ho.

quan no quedi gaire espai a l’arxiu.

quan s’acabi l’exercici en curs (en finalitzar l’any).