Activitats

El valor de la documentació

L’objectiu d’aquesta activitat és analitzar els diferents documents en l’empresa.

Anomeneu alguns dels documents que podríeu trobar en l’arxiu d’una empresa i després expliqueu els motius pels quals la conservació de cadascun d’aquests documents és útil per a la companyia.

Es pot considerar diversa documentació, però alguns dels documents més habituals que s’arxiven a l’empresa són:

  • Les factures: són els justificants dels ingressos i les despeses. Tenen un caràcter probatori davant l’Administració pública a l’hora de fer inspeccions sobre les liquidacions d’impostos.
  • Un albarà: té un valor administratiu per recollir la mercaderia entregada.
  • Resguards de pagaments: com rebuts, ordres de transferències, etc., que tindran caràcter provatori per demostrar el pagament que s’ha fet.

Ordenació alfabètica

L’objectiu d’aquesta activitat és conèixer les normes a aplicar en l’ordenació alfabètica.

Ordeneu alfabèticament la llista que figura a continuació:

  • Jaume de la Font Perelló
  • Maria du Maison Mas
  • Coprim, SA
  • Mobles Sureda Pons
  • Copisteria Gelabert
  • Doctor Costa Boter
  • Àfrica Femenies de Salcedo
  • Jaume Femenies i Mir
  • Pere von Gaal Ramis
  • Rosa García-Ramos Pasqual
  • Aina García Ros
  • Roger San Mateo Palau

Transcriviu els noms tal com els hauríeu d’incorporar a un full de càlcul per tal que l’ordenació que fes el mateix programa fos correcta, i, si és el cas, indiqueu quina norma d’ordenació heu seguit en cada cas.

Noms Norma d’ordenació
1. Coprim, SA Per establir un ordre alfabètic utilitzarem la raó social de l’empresa.
2. Costa Boter (doctor) Si el nom inclou titulació o càrrec, aquests no es tindran en compte.
3. Du Maison Mas, Maria Si el nom és estranger, les partícules sí que es consideraran part del cognom.
4. Femenies Mir, Jaume Per establir un ordre alfabètic, si parlem de persones físiques, utilitzarem el primer cognom.
5. Femenies Salcedo (de), Àfrica Si el cognom o la raó social inclouen preposicions o articles, aquests no es tindran en compte en la classificació i ordenació.
6. Font Perelló, Jaume (de la) Si el cognom o la raó social inclouen preposicions o articles, aquests no es tindran en compte en la classificació i ordenació.
7. García Ros, Aina Per establir un ordre alfabètic, si parlem de persones físiques, utilitzarem el primer cognom.
8. García-Ramos Pasqual, Rosa Per establir un ordre alfabètic, si parlem de persones físiques, utilitzarem el primer cognom.
9. Gelabert (copisteria) En les empreses en les quals utilitzem la raó social, si aquesta inclou el títol de l’activitat que s’hi porta a terme, tampoc no s’hi hauria d’incloure.
10. San Mateo Palau, Roger Per establir un ordre alfabètic, si parlem de persones físiques, utilitzarem el primer cognom.
11. Sureda Pons (mobles) En les empreses en les quals utilitzem la raó social, si aquesta inclou el títol de l’activitat que s’hi porta a terme, tampoc no s’hi hauria d’incloure.
12. Von Gaal Ramis, Pere Si el nom és estranger, les partícules sí que es consideraran part del cognom.

Classificació i ordenació de registres informàtics

L’objectiu d’aquesta activitat és identificar les prestacions de les aplicacions informàtiques per a la classificació i ordenació de registres.

Recupereu el fitxer

factures.ods ( 64.8 KB )
. Copieu el full “Factures” en el mateix fitxer fent clic amb el botó dret sobre el nom del full i escolliu Mou / Copia…. El nou full s’anomenarà automàticament “Factures_2”. Repetiu el procés tres vegades més per obtenir els fulls “Factures_3”, “Factures_4” i “Factures_5”. Porteu a terme les següents accions:

  • Full “Factures”: utilitzant l’opció Ordena… del menú Dades, ordeneu el llistat pel sistema alfabètic. Reviseu els casos de Nicolau Albiol MacMillan, Javier Baez dos Santos, Comercial Pascual, Jordi de la Torre Plana, Manuel Fajardo del Peral, Ferreteria Alvira, Mercè San José Rovira i Ramon Vela del Nogal i feu les modificacions necessàries per tal que el full de càlcul faci l’ordenació de manera automàtica seguint les normes que figuren al material. Utilitzeu l’opció Cerca i reemplaça del menú Edita per fer els canvis de manera automàtica. Un cop incorporats els canvis, torneu a fer l’ordenació.
  • Fulls “Factures_2” i “Factures_3”: en el camp codi_client1, els codis estan emmagatzemats com a dades numèriques, mentre que en el camp codi_client2 ho estan com a dades alfanumèriques. Fixeu-vos que per tal que un full de càlcul registri un nombre com una dada alfanumèrica cal que la incorporeu precedida d’un apòstrof ('). Aquest és el sistema que cal incorporar, per exemple, per a la introducció de codis postals. En el full “Factures_2” feu l’ordenació pel camp codi_client1 i en el full “Factures_3”, pel camp codi_client2.
    • Quines diferències observeu?
    • Per què?
  • Full “Factures_4”: feu una ordenació cronològica de les factures.
  • Full “Factures_5”: feu una ordenació de les factures seguint un criteri geogràfic.

factures_solucio.ods ( 64.5 KB )

Quant a les ordenacions dels fulls “Factures_2” i “Factures_3”, si l’ordenació és numèrica, l’ordenació es fa en funció del valor que representa el número i després del 26 hi trobem el 27, mentre que si és alfanumèrica l’ordenació es fa en funció dels caràcters, sense tenir en compte el valor que representen, i abans del 27 hi figuren el 268 i el 269.

Els drets d'accés als documents

L’objectiu d’aquesta activitat és valorar el nivell de seguretat que cal aplicar als diferents documents d’una empresa.

Les empreses han d’establir diferents nivells de seguretat per als documents en funció dels drets d’accés que hi han de tenir clients i treballadors. Poseu dos exemples de documents que situaríeu a cadascun dels quatre nivells previstos.

Drets d’accés Documents
Nivell 1: accessibles a tots els treballadors i clients Llista de preus
Informe de resultats
Nivell 2: accessibles a tots els treballadors Objectius de vendes anuals
Complements salarials per categories
Nivell 3: accessibles a alguns treballadors, en funció de les seves responsabilitats Extractes bancaris
Contractes amb clients
Nivell 4: accessibles només als directius Pla de reestructuració de l’empresa
Informe per a la implantació d’un nou servei

La destrucció de la documentació

L’objectiu d’aquesta activitat és conèixer què cal tenir en compte a l’hora de destruir els diferents documents d’una empresa.

Tots els documents es destrueixen igual? Si no és així, de què depèn?

No, depèn del nivell de seguretat que s’hagi d’aplicar a les dades que contenen. Com més alt és el nivell de seguretat, més petites han de ser les partícules resultants de la destrucció. Els nivells de seguretat que estableix la norma DIN 32757 són els següents:

  • Nivell 1: documents generals i sense importància vital per a l’empresa que, malgrat tot, un cop usats, en destruir-los han de quedar il·legibles. La mida no ha de superar els 2.000 mm², en tires de 10,5 mm o fragments de 10,5 × 40-80 mm.
  • Nivell 2: documents interns, com ara llistes de dades de personal o similars. La mida màxima és de 800 mm². Han de ser fragments de 28 × 28 mm o tires de 3,9-5,8 mm.
  • Nivell 3: documents amb informació confidencial que poden comprometre la intimitat de persones perquè contenen dades de caràcter personal d’empleats, clients, proveïdors, etc. Les partícules no han de superar els 320 mm² en fragments de 0,9 × 30-50 mm o tires de 1,9 mm.
  • Nivell 4: informació secreta que pot comprometre la seguretat de l’empresa pel seu contingut. Les partícules no han de superar els 30 mm² en fragments d’1.9 × 15 mm.
  • Nivell 5: documents classificats que no es poden reproduir i subjectes a un alt nivell de confidencialitat i a unes exigències de seguretat extremament elevades. Les particions no han d’excedir els 10 mm² en partícules de 0.78 × 11 mm.

Anar a la pàgina anterior:
Organització d'un sistema d'informació
Anar a la pàgina següent:
Exercicis d'autoavaluació