Resum
La formació dels comptes anuals constitueix l’última fase de tot el procés de registre comptable i té com a objectiu l’elaboració de la informació de síntesi a partir de les anotacions enregistrades als llibres diari i major o el balanç de comprovació de sumes i saldos.
Tant els empresaris individuals com les societats tenen l’obligació d’elaborar els comptes anuals en finalitzar l’exercici. Els comptes anuals són: el balanç, els comptes de resultats o pèrdues i guanys, la memòria, l’estat de fluxos d’efectiu i l’estat de canvis del patrimoni net.
Els comptes anuals s’han de formular per l’empresari o els administradors de la societat en el termini màxim de 3 mesos, a comptar des del tancament de l’exercici.
El procés comptable és el que entenem per cicle comptable, que consisteix en l’elaboració dels comptes des de l’inici de l’activitat al començament de l’exercici comptable, que sol ser a principi d’any, fins al final del cicle comptable, que sol ser a final d’any.
L’inventari inicial és la primera fase del cicle comptable, i és una relació detallada i valorada dels béns i drets que conformen l’actiu i de les obligacions que componen el patrimoni net i el passiu, és a dir, una descripció detallada del patrimoni de l’empresa a l’inici de l’exercici comptable.
El balanç inicial, que és l’estat comptable on se sintetitza i valora l’actiu, el passiu i el net patrimonial de l’empresa a començament de l’exercici comptable.
Les masses patrimonials de l’estructura econòmica també reben el nom d’inversió, aplicació o actiu. És on l’empresa gasta diners.
Dins de cadascuna de les estructures d’actiu (econòmica) i de passiu (financera), les masses patrimonials s’han de presentar ordenadament, d’acord amb un criteri predeterminat El balanç inicial que recull la situació patrimonial de l’empresa a principi de l’exercici és la base per confeccionar el primer assentament del llibre diari. Aquest assentament rep el nom d’assentament inicial o d’obertura, ja que és el que obre realment el procés comptable a 1 de gener.
Amb l’assentament inicial i l’obertura posterior de tots els comptes, el llibre diari i el llibre major ja estan preparats per registrar totes les operacions que l’empresa dugui a terme durant l’exercici comptable, des de l’1 de gener fins al 31 de desembre.
Abans de calcular pèrdues i guanys serà necessari fer els ajustaments següents:
Comptabilització de les operacions no formalitzades: s’enregistraran al llibre diari i al llibre major totes les compres i les vendes o prestacions de serveis, encara que no s’hagi fet la factura o que estiguem pendents de rebre-la.
Classificació correcta: en aquesta fase es farà la classificació correcta de les anotacions que necessitin correcció, i també la reclassificació del llarg termini al curt termini.
Periodificació: els ajustaments per periodificació tenen com a objectiu imputar els ingressos i les despeses que corresponguin a aquest exercici.
Amortització: amb els assentaments d’amortització es calcula la depreciació o pèrdua de valor dels elements de l’immobilitzat. Aquesta quota d’amortització passarà al compte 129 Pèrdues i guanys com una despesa.
Proves de valor: implica comparar el valor comptable d’alguns béns, drets i obligacions amb valor recuperable amb l’objectiu de detectar possibles pèrdues per deteriorament.
Adequació del saldo de tots els comptes: en aquesta fase s’eliminaran les diferències entre el saldo comptable dels comptes i el valor real derivat de l’inventari.
Normalment el repartiment de beneficis no es fa a final de l’exercici comptable, ja que hi ha uns determinats tràmits legals que s’han de complir, com ara la reunió de la junta general ordinària, que es podrà fer els primers sis mesos de cada exercici, la funció de la qual és censurar la gestió, aprovar els comptes i aplicar el resultat de l’exercici anterior. En la tercera part del PGC es desenvolupen les normes d’elaboració i els models dels comptes anuals. D’una banda hi ha les normes de com elaborar els comptes anuals i d’una altra els models a presentar.
Tipus de models anuals
Model normal de comptes anuals: Model de balanç de situació, Model de compte de pèrdues i guanys, model d’estat de canvis de patrimoni net, Models d’estat de fluxos d’efectiu, Contingut de la memòria amb 25 apartats a omplir.
Model abreujat de comptes anuals: Model de Balanç de situació, Model de compte de pèrdues i guanys, Model d’estat de canvis de patrimoni net, Contingut de la memòria, amb 13 apartats per omplir.
El balanç reflecteix el patrimoni de l’empresa, és a dir, béns, obligacions i fons propis de l’empresa. Això fa que el balanç representi l’estructura econòmica i financera de l’empresa, tal com mostra la taula 6.
El balanç s’estructura en actiu i passiu. L’Actiu representa l’estructura econòmica i el passiu l’estructura financera. Per tant, el passiu ens informa de l’origen de fons i l’actiu reflecteix l’aplicació o materialització de fons.
El compte de pèrdues i guanys recull el resultat de l’exercici, format pels ingressos i despeses.
El compte de pèrdues i guanys classifica els diferents tipus d’ingressos i despeses i els agrupa per conceptes.
El compte de pèrdues i guanys es formarà tenint en compte que:
Els ingressos i les despeses es classificaran segons la seva naturalesa.
L’import corresponent a les vendes, prestacions de serveis i altres ingressos d’explotació es reflectirà en el compte de pèrdues i guanys pel seu import net de devolucions i descomptes.
En el compte de pèrdues i guanys hi ha diferents nivells de resultats.
Operacions continuades: Diferenciant els resultats de l’explotació.
Operacions interrompudes: Són els resultats originats en les activitats que l’empresa o bé ha alienat o està en vies de fer-ho.
El Pla general comptable estableix l’estructura del model de compte de pèrdues i guanys abreujat
El compte de pèrdues i guanys abreujat es presenta en forma de llistat.
La memòria és l’estat comptable que complementa i amplia la informació que conté el balanç i el compte de pèrdues i guanys, ja que algunes vegades aquesta pot resultar insuficient a l’hora d’interpretar els fets que han succeït.
La finalitat de la memòria és contribuir a donar la imatge fidel de la situació de l’empresa i facilitar la comprensió de la situació als usuaris de la informació comptable.
El balanç i el compte de pèrdues i guanys ofereixen una informació sintetitzada i algunes vegades es fa necessari fer matisacions i ampliacions perquè la informació sigui més detallada.
Els criteris per formular l’estat de canvis de patrimoni net estan recollits en el Pla general comptable a la 8a norma d’elaboració dels comptes anuals. L’estat de canvis del patrimoni net consta de dues parts:
1. La primera,és l’estat d’ingressos i despeses reconeguts i recull els canvis del patrimoni net derivats del següent: El resultat de l’exercici del compte de pèrdues i guanys. Els ingressos i despeses imputats directament al patrimoni net. Transferències al compte de pèrdues i guanys.
2. La segona, l’estat total de canvis del patrimoni net, El saldo total dels ingressos i despeses reconeguts. Les variacions originades en el patrimoni net per operacions amb els socis o propietaris de l’empresa. Variacions restants que es produeixin en el patrimoni net.
També s’informarà dels ajustaments de patrimoni com a conseqüència de canvis en els criteris comptables i correccions d’errors.
L’estat de fluxos d’efectiu subministra informació als usuaris dels estats financers i, per tant, de la capacitat que té l’empresa per generar efectiu, així com les necessitats de liquiditat.
També informa sobre l’origen i la utilització dels actius monetaris representats en efectiu i altres actius líquids equivalents, classificant els moviments per activitats i indicant la variació neta de la magnitud en l’exercici.
Els programes de gestió comptable faciliten la realització de tasques monòtones com pot ser el trasllat de les operacions del llibre diari al llibre major.
Dificulta incórrer en errades, ja que és el mateix programa que realitza automàticament aquestes operacions. En el cas que s’hagués comès algun error de confecció dels assentaments la correcció és immediata en tots els seus processos.
Realitza de forma automatitzada alguns processos, com la regularització, l’assentament de tancament. Aquests tipus de programes o paquets integrats resulten molt més econòmics que un programa fet a mida.
Per decidir quin és el programa de comptabilitat més adient per a la nostra empresa, hem de tenir en compte una sèrie de criteris, preu del programa, possibilitat de funcionament en xarxa, prestacions que ofereix…
Les funcions bàsiques són:
- Gestió comptable de més d’una empresa.
- Pla comptable modificable per l’usuari per poder-lo adaptar a la pròpia empresa.
- Recerca, modificació i anul·lació d’assentaments.
- Llistats del llibre diari per pantalla o impresos.
- Llistats del llibre major.
- Elaboració de balanç de comprovació.
- Elaboració dels comptes anuals
El ContaSOL és un programa informàtic de gestió comptable que està preparat per instal·lar i començar a funcionar immediatament.
Hi pot haver el nombre d’usuaris que es vulgui, que es poden instal·lar en xarxa, i crear totes les empreses que es necessitin, i tot amb una versió única, sense cap límit.
La primera pantalla que apareixerà en executar el programa serà la selecció de l’usuari. En la primera sessió del programa només apareixerà l’usuari [supervisor] (usuari que té el privilegi d’entrar a totes les opcions del programa), que heu de seleccionar per iniciar la sessió. En el futur, si heu creat altres usuaris, podreu triar entre ells.