Comptes anuals bàsics

El procés comptable és el que entenem per cicle comptable, que consisteix en l’elaboració dels comptes des de l’inici de l’activitat al començament de l’exercici comptable, que sol ser a principi d’any, fins al final del cicle comptable, que sol ser a final d’any.

L’inventari inicial és la primera fase del cicle comptable, i és una relació detallada i valorada dels béns i drets que conformen l’actiu i de les obligacions que componen el patrimoni net i el passiu, és a dir, una descripció detallada del patrimoni de l’empresa a l’inici de l’exercici comptable.

A la taula, podem veure una possible estructura de l’inventari.

(1) Capçalera on posa el número de l’inventari.
(2) Data en què es confecciona l’inventari.
(3) Nombre d’unitats de cada element.
(4) Descripció de l’element inventariat.
(5) Valor unitari de l’element.
(6) La suma parcial serà el producte del nombre d’unitats pel seu valor unitari.
(7) La suma total dels elements que formen una mateixa partida patrimonial.

Una vegada detallat a l’inventari el patrimoni de l’empresa, confeccionem el balanç inicial, que és l’estat comptable on se sintetitza i valora l’actiu, el passiu i el net patrimonial de l’empresa a començament de l’exercici comptable.

Tal com podeu veure a la taula, tant l’estructura econòmica com l’estructura financera estan formades per diferents masses patrimonials.

Les masses patrimonials de l’estructura econòmica també reben el nom d’inversió, aplicació o actiu. És on l’empresa gasta diners.

Les masses patrimonials de l’estructura financera s’anomenen finançament, origen o passiu. És d’on surten els diners. Tot això ho podeu veure a la taula. I a la taula podeu veure un altre esquema més desenvolupat del balanç.

Dins de cadascuna de les estructures d’actiu (econòmica) i de passiu (financera), les masses patrimonials s’han de presentar ordenadament, d’acord amb un criteri predeterminat (taula).

L’agrupació homogènia dels elements (taula) és una necessitat important des del punt de vista analític.

Per exemple, per a una empresa del sector informàtic que ven ordinadors, un ordinador és una mercaderia, i per a altres empreses que els utilitzen per treballar és un immobilitzat material.

El balanç inicial que recull la situació patrimonial de l’empresa a principi de l’exercici és la base per confeccionar el primer assentament del llibre diari. Aquest assentament rep el nom d’assentament inicial o d’obertura, ja que és el que obre realment el procés comptable a 1 de gener.

La seva formulació és molt senzilla, al deure hi haurà els comptes d’actiu i a l’haver abonarem els comptes de passiu i de patrimoni net.

Exemple de comptabilització al llibre diari de l'assentament d'obertura partint del balanç de situació inicial

^ ^ Deure ^ Haver ^

(206) Aplicacions informàtiques	3.370
(211) Construccions	180.300
(216) Mobiliari	4.355
(217) Equips processos informació	3.326
(218) Elements de transport	9.500
(430) Clients	4.450
(431) Clients efectes a cobrar	2.175
(570) Caixa	6.000
(572) Bancs cte. ct.	16.800
(100) Capital social		100.000
(112) Reserva legal		26.816
(170) Deutes a llarg termini amb entitats de crèdit		95.000
(400) Proveïdors		2.100
(410) Creditors prestació de serveis		1.610
(476) Seguretat Social creditora		3.800
(4751) HP creditora retencions		950

L’assentament d’obertura al llibre diari és també l’assentament inicial al llibre major, per tant obrirem tants comptes com elements patrimonials figurin en el balanç inicial.

Si sumem les anotacions del deure i de l’haver han de coincidir amb el valor de l’actiu i patrimoni net i passiu.

Amb l’assentament inicial i l’obertura posterior de tots els comptes, el llibre diari i el llibre major ja estan preparats per registrar totes les operacions que l’empresa dugui a terme durant l’exercici comptable, és a dir, des de l’1 de gener fins al 31 de desembre.

Per a la representació comptable de les operacions ens basarem en documents com les factures, les lletres de canvi, els xecs… Primer confeccionarem l’assentament al llibre diari i després passarem les anotacions als comptes corresponents al llibre major.

Fet 1. El dia 10 de gener paga pel banc el deute que té pendent amb la Seguretat Social i amb Hisenda.

Ho traspassem al llibre major.

Fet 2. El 29 de gener cobra de clients amb un xec la totalitat del deute documentat amb una factura.

En els comptes del llibre major, carregarem a Bancs compte corrent i abonarem a Clients. Ho traspassem al llibre major.

Fet 3. El 27 de febrer factura a Albert Cases uns plànols de la seva futura casa per un valor de 3.300 € que cobra amb un xec.

Ho traspassem al llibre major.

Fet 4. El dia 19 d’abril paga a través del banc la factura de la llum i del telèfon, que són de 405 € i 265 € (IVA inclòs) i estan documentades.

Ho traspassem al llibre major.

Fet 5. El dia 10 de juny paga als creditors que li han prestat serveis el deute pendent documentat amb factures per un valor de 1.610 € (IVA inclòs).

Ho traspassem al llibre major.

Fet 6. El 30 de setembre factura d’uns plànols d’una urbanització 10.070 € (IVA inclòs). El 80% de l’operació es fa pel banc i la resta, a crèdit.

Fet 7. Arribada al seu venciment el 23 d’octubre, el client que ens devia una lletra de canvi per un import de 2.175 € ens la paga en efectiu.

Ho traspassem al llibre major.

Fet 8. L’1 de desembre paga en efectiu els salaris del personal. Els salaris pugen a 6.050 €, la Seguretat Social a càrrec de l’empresa és de 2.420 €. El deute amb la Seguretat Social queda pendent de pagament.

Ho traspassem al llibre major.

Una vegada comptabilitzades totes les transaccions de l’exercici comptable, podem confeccionar el balanç de sumes i saldos. La funció principal d’aquest balanç és comprovar que els assentaments anotats al llibre diari s’han traslladat de manera correcta als comptes corresponents del llibre major. Per això també rep el nom de balanç de comprovació.

L’estructura del llibre de balanç de comprovació (taula) pot ser la següent:

• (1) Capçalera
• (2) Data en què s’elabora el balanç
• (3) Descripció del compte
• (4) Suma del deure del compte
• (5) Suma de l’haver del compte
• (6) Diferència positiva entre el deure i l’haver
• (7) Diferència positiva entre l’haver i el deure

Les sumes del deure i les de l’haver han de ser iguals, i les dels saldos deutor i creditor també han de coincidir. D’aquesta manera es compleix el principi de dualitat.

En el cas que hi hagués diferències, això denotaria que al llibre diari no s’hauria aplicat correctament la partida doble, o que hi hauria errades en el traspàs al llibre major.

Els errors poden estar motivats per:

• L’assentament està desquadrat, és a dir, no sumen el mateix el deure i l’haver.
• S’ha efectuat el càrrec o l’abonament en un compte de manera incorrecta.

• S’ha traspassat un import equivocat.

Aquestes errades són pròpies de la comptabilitat manual. Amb la informàtica són pràcticament impossibles, ja que els programes no permeten gravar assentaments desquadrats, perquè l’abocament de comptes és automàtic.

Per confeccionar el balanç de sumes i saldos hem de sumar els deures i els havers de cada creueta del llibre major i calcular el saldo per diferència (taula).

L’objectiu fonamental de la fase de regularització és la confecció dels estats comptables obligatoris.

S’eliminaran els comptes dels grups 6 i 7 (comptes de gestió) i s’enviaran al compte (129) Resultats de l’exercici.

Abans de calcular pèrdues i guanys serà necessari fer els ajustaments següents:

• Comptabilització de les operacions no formalitzades: s’enregistraran al llibre diari i al llibre major totes les compres i les vendes o prestacions de serveis, encara que no s’hagi fet la factura o que estiguem pendents de rebre-la.
• Classificació correcta: en aquesta fase es farà la classificació correcta de les anotacions que necessitin correcció, i també la reclassificació del llarg termini al curt termini.
• Periodificació: els ajustaments per periodificació tenen com a objectiu imputar els ingressos i les despeses que corresponguin a aquest exercici.
• Amortització: amb els assentaments d’amortització es calcula la depreciació o pèrdua de valor dels elements de l’immobilitzat. Aquesta quota d’amortització passarà al compte (129) Pèrdues i guanys com una despesa.
• Proves de valor: implica comparar el valor comptable d’alguns béns, drets i obligacions amb valor recuperable amb l’objectiu de detectar possibles pèrdues per deteriorament.
• Adequació del saldo de tots els comptes: en aquesta fase s’eliminaran les diferències entre el saldo comptable dels comptes i el valor real derivat de l’inventari.

Exemple d'adequació

Sinistres, accidents, deterioraments extraordinaris.

En aquest exemple, el primer que haurem de fer és la reclassificació del llag termini al curt termini.

L’assentament serà:

Taula

	Deure	Haver
(170) Deutes a llarg termini amb entitats de crèdit	95.000
(520) Deutes a curt termini amb entitats de crèdit		95.000

També s’ha de traspassar al llibre major.

S’ha de fer la liquidació de l’IVA:

Taula

	Deure	Haver
(477) HP IVA repercutit	2.320,42
(472) HP IVA suportat		116,28
(4751) Hisenda pública creditora per IVA		2.204,14

Una vegada fets els ajustaments corresponents, ja podem calcular el benefici o la pèrdua de l’exercici. S’eliminaran els comptes de despeses abonant-los en el compte 129 Pèrdues i guanys.

Taula

	Deure	Haver
(129) Pèrdues i guanys	9.023,71
(628) Subministraments		334,71
(629) Altres serveis		219
(640) Sous i salaris		6.050
(642) Seguretat Social a càrrec de l’empresa		2.420

Traslladem les anotacions als cinc comptes del llibre major.

Com podem veure, els comptes de despeses queden saldats i l’import de les despeses de l’exercici és de 9.023,71 €.

Ara hem d’eliminar els comptes d’ingressos carregant-los en el compte (129) Pèrdues i guanys.

Taula

	Deure	Haver
(705) Prestacions de serveis	11.049,58
(129) Pèrdues i guanys		11.049,58

Ho traslladem al llibre major.

L’únic compte d’ingressos queda saldat i els ingressos totals de l’exercici són d’11.049,58 €. Com que els ingressos són superiors a les despeses, el benefici serà:

11.049,58 - 9.023,71 = 2.025,87 €

Dels beneficis obtinguts, l’empresa ha de pagar a l’Administració pública uns impostos. Per poder fer el càlcul, ho farem amb un 25% del resultat.

Per a la societat, aquest impost representa una despesa, la contrapartida de la qual és un deute amb la Hisenda pública.

Taula

	Deure	Haver
(630) Impost de beneficis	506,47
(4752) Hisenda pública creditora per impost de societats		506,47

Ho traspassem al llibre major.

Ara el que hem de fer és anul·lar la despesa que representa l’impost en el compte (129) Pèrdues i guanys.

Taula

	Deure	Haver
(129) Pèrdues i guanys	506,47
(630) Impost sobre beneficis		506,47

Si calculem el saldo del compte (129) Pèrdues i guanys, tindrem uns beneficis per un import de 1.519,40 €.

L’últim pas que ha de fer l’empresa és pensar en la destinació d’aquests beneficis, que pot ser repartir-los entre els propietaris, augmentar les reserves…

En aquest cas, decidirem destinar la totalitat a una dotació de reserves que ens poden ajudar en inversions futures.

L’assentament corresponent serà:

Taula

	Deure	Haver
(129) Pèrdues i guanys	1.519,40
(112) Reserva legal		1.519,40

Ho traslladem al llibre major.

Normalment el repartiment de beneficis no es fa a final de l’exercici comptable, ja que hi ha uns determinats tràmits legals que s’han de complir, com ara la reunió de la junta general ordinària, que es podrà fer els primers sis mesos de cada exercici, la funció de la qual és censurar la gestió, aprovar els comptes i aplicar el resultat de l’exercici anterior.

En la tercera part del PGC es desenvolupen les normes d’elaboració i els models dels comptes anuals. D’una banda hi ha les normes de com elaborar els comptes anuals i d’una altra els models a presentar.

En les normes d’elaboració hi ha:

• Documents que integren els comptes anuals.
• Formulació dels comptes anuals.
• Estructura dels comptes anuals.
• Comptes anuals abreujats.
• Normes comunes al balanç, el compte de pèrdues i guanys, estat de canvis del patrimoni net i estat de fluxos d’efectiu.
• Memòria.
• Xifra anual de negocis.
• Nombre mitjà de treballadors.
• Empreses del grup, multigrup i associades.
• Estats financers intermedis.
• Parts vinculades.

Pel que fa als models de comptes anuals ens podem trobar:

• Model normal de comptes anuals: Model de balanç de situació, Model de compte de pèrdues i guanys, Model d’estat de canvis de patrimoni net, Models d’estat de fluxos d’efectiu, Contingut de la memòria (amb 25 apartats a omplir).
• Model abreujat de comptes anuals: Model de Balanç de situació, Model de compte de pèrdues i guanys, Model d’estat de canvis de patrimoni net, Contingut de la memòria (amb 13 apartats per omplir).

El balanç reflecteix el patrimoni de l’empresa, és a dir, béns, obligacions i fons propis de l’empresa. Això fa que el balanç representi l’estructura econòmica i financera de l’empresa, tal com mostra la taula.

El compte de pèrdues i guanys recull el resultat de l’exercici, format pels ingressos i despeses.

El compte de pèrdues i guanys es formarà tenint en compte que:

• Els ingressos i les despeses es classificaran segons la seva naturalesa.
• L’import corresponent a les vendes, prestacions de serveis i altres ingressos d’explotació es reflectirà en el compte de pèrdues i guanys pel seu import net de devolucions i descomptes.

En el compte de pèrdues i guanys (figura) hi ha diferents nivells de resultats (Codi de comerç, art. 35.2).

• Operacions continuades: diferenciant els resultats de l’explotació.
• Operacions interrompudes: són els resultats originats en les activitats que l’empresa o bé ha alienat o està en vies de fer-ho.

El Pla general comptable estableix l’estructura del model de compte de pèrdues i guanys abreujat (taula). El compte de pèrdues i guanys abreujat es presenta en forma de llistat.

És l’estat comptable que complementa i amplia la informació que conté el balanç i el compte de pèrdues i guanys, ja que algunes vegades aquesta pot resultar insuficient a l’hora d’interpretar els fets que han succeït.

El balanç i el compte de pèrdues i guanys ofereixen una informació sintetitzada i algunes vegades es fa necessari fer matisacions i ampliacions perquè la informació sigui més detallada.

El model normal de memòria s’estructura en vint apartats destinats a informar sobre diferents aspectes relacionats en la formació dels comptes anuals. La informació que presenten aquests apartats la podem classificar en:

• Informació de caràcter general sobre l’empresa (apartats 1 i 18 del model normal).
• Informació referida a les activitats de l’empresa, al seu objecte social, als drets i obligacions amb els membres dels òrgans de l’administració.
• Informació sobre regles i mètodes comptables (apartats 2 i 4 del model normal).
• Informació complementària en el balanç i el compte de pèrdues i guanys (apartats 5 a 14 i 17 del model normal).
• Altres informacions (apartats 3, 15, 16, i 19 del model normal).

Aquest model està format per informació sobre el repartiment de resultats, situació fiscal de l’empresa i garanties compromeses amb tercers. També inclou informació complementària sobre fets que han succeït després del tancament dels comptes anuals.

S’ha d’incloure la informació relativa a cada contracte de lísing en la nota 5. Immobilitzat material, intangible, i inversions immobiliàries de la memòria segons la taula 8.

S’utilitzaran subcomptes específics derivats de la (621) Arrendament i cànons.

• (6210) Arrendaments i cànons
• (6211) Arrendaments financers i altres

Pel que fa a l’impost sobre beneficis, els ajustaments que conformen la despesa per impost diferit s’han d’explicar a la nota 9. Situació fiscal, de la memòria.

Apartats de la memòria abreujada:

1. Activitat de l’empresa
2. Bases de presentació dels comptes anuals
3. Aplicació de resultats
4. Normes de registre i valoració
5. Immobilitzat tangible, intangible i inversions immobiliàries
6. Actius financers
7. Passius financers
8. Fons propis
9. Situació fiscal
10. Ingressos i despeses
11. Subvencions, donacions i llegats
12. Operacions amb parts vinculades
13. Una altra informació.

Els criteris per formular l’estat de canvis de patrimoni net estan recollits en el Pla general comptable a la 8a norma d’elaboració dels comptes anuals. L’estat de canvis del patrimoni net consta de dues parts:

1. La primera, com veiem a la taula 9, és l’estat d’ingressos i despeses reconeguts i recull els canvis del patrimoni net derivats del següent:

• El resultat de l’exercici del compte de pèrdues i guanys.
• Els ingressos i despeses imputats directament al patrimoni net.
• Transferències al compte de pèrdues i guanys.

2. La segona, l’estat total de canvis del patrimoni net, com mostrem a la taula 10.

• El saldo total dels ingressos i despeses reconeguts.
• Les variacions originades en el patrimoni net per operacions amb els socis o propietaris de l’empresa.
• Variacions restants que es produeixin en el patrimoni net.
• També s’informarà dels ajustaments de patrimoni com a conseqüència de canvis en els criteris comptables i correccions d’errors.

Tant per a les pimes com per a les microempreses, l’estat de fluxos d’efectiu no és obligatori, però ho podran incorporar en els seus comptes anuals (taula).

També podríem dir que l’estat de fluxos d’efectiu informa sobre l’origen i la utilització dels actius monetaris representats en efectiu i altres actius líquids equivalents, classificant els moviments per activitats i indicant la variació neta de la magnitud en l’exercici.

En l’estat de fluxos d’efectiu en diferenciarem tres tipus:

• Fluxos d’efectiu de l’activitat de l’explotació.
• Fluxos d’efectiu de les activitats d’inversió.
• Fluxos d’efectiu de les activitats de finançament.

Aquest tipus d’informació serveix per prendre decisions econòmiques.

El Pla general comptable regula els criteris per formular l’estat de fluxos d’efectiu en la norma 9 d’elaboració dels comptes anuals.

D’acord amb els mètodes de la partida doble, l’aplicació i l’origen de recursos coincideixen.