Les operacions inicials del cicle comptable

En el llibre diari s’escriuen les anotacions, en el mateix ordre en què es fan, que generen els diferents fets comptables.

Cada anotació en un compte del llibre diari s’anomena apunt.
El conjunt d’apunts corresponents a un fet comptable s’anomena assentament.

El procés que cal seguir és el següent:

1. El primer assentament que es fa al llibre diari és l’assentament d’obertura de la comptabilitat, que representa el valor del patrimoni de l’empresa al començament de l’exercici, que estarà recollit al balanç inicial.
2. Després s’interpretaran, valoraran i representaran totes les transaccions que l’empresa dugui a terme al llarg de l’exercici econòmic.
3. En acabar (tancar) l’exercici comptable caldrà determinar el resultat de la gestió.

Tot el que s’hagi escrit als fulls del llibre diari per ordre cronològic (dia a dia) s’ha de traslladar immediatament a altres fulls, cadascun dels quals està dedicat a un element patrimonial diferent (compte). Aquests fulls formaran el llibre major.

Nosaltres representarem els comptes en forma de T (esquemàticament) (figura), però al llibre major ocupen cadascun un full.

El llibre major ordena la informació del diari amb relació a cada compte i això permet saber en qualsevol moment la situació en què es troba l’element patrimonial representat per aquell compte.

Exemple de càlcul del saldo dels comptes següents

Al compte de Caixa en euros, es fa un ingrés de 6.000 €; posteriorment, se’n retiren 3.000 € i es fa un altre ingrés de 700 €.

Al compte de Proveïdors, es reflecteix un deute de 7.000 €; posteriorment, es cancel·la la meitat del deute i es contrau un altre deute per 2.500 €.

Al compte “XXX” es registra un abonament de 9.000 €, un altre de 3.000 € i un càrrec d’11.000 €.

Exemple de comptabilització al llibre diari i major

Fem les anotacions al llibre diari i al llibre major dels fets comptables següents:

Un empresari individual comença un negoci ingressant 3.500 € al compte corrent bancari.

Taula Assentament de constitució d’una empresa amb aportació dinerària al compte bancari

Diari	Deure	Haver
(572) Bancs cte. ct.	3.500
(102) Capital		3.500

Traspàs al llibre major.

Compra mercaderies per 10.000 € que paga amb un xec bancari.

Taula Assentament de compra de mercaderies amb pagament amb xec.

Diari	Deure	Haver
(300) Mercaderies	10.000
(400) Proveïdors		10.000
X
(400) Proveïdors	10.000
(572) Bancs cte. ct.		10.000

Traspàs al llibre major.

Ven mercaderies per 5.000 €, en cobra 1.000 € en efectiu i la resta, mitjançant un xec bancari.

Taula Assentament de venda de mercaderies amb cobrament una part en efectiu i una part amb xec.

Diari	Deure	Haver
(430) Clients	5.000
(300) Mercaderies		5.000
X
(570) Caixa	1.000
(430) Clients		1.000
X
(572) Bancs c/c	4.000
(430) Clients		4.000

Traspàs al llibre major.

Compra mercaderies per 3.500 € que queden pendents de pagament.

Taula Assentament de compra de mercaderies a crèdit

Diari	Deure	Haver
(300) Mercaderies	3.500
(400) Proveïdors		3.500

Traspàs al llibre major.

Ven mercaderies per 5.200 € que queden pendents de cobrament.

Taula Assentament de venda de mercaderies a crèdit

Diari	Deure	Haver
(430) Clients	5.200
(300) Mercaderies		5.200

Traspàs al llibre major.

Treu 2.200 € del banc i els ingressa a la caixa de l’empresa.

Taula Assentament de traspàs de bancs a caixa

Diari	Deure	Haver
(570) Caixa	2.200
(572) Bancs compte corrent		2.200

Traspàs al llibre major.

Paga el deute del proveïdor de 3.500 € mitjançant una transferència bancària.

Taula Assentament de pagament a un proveïdor per transferència bancària

Diari	Deure	Haver
(400) Proveïdors	3.500
(572) Bancs compte corrent		3.500

Traspàs al llibre major.

Rep una transferència bancària d’un client de 1.400 €.

Taula Assentament de cobrament d’un client per transferència bancària

Diari	Deure	Haver
(572) Bancs cte. ct.	1.400
(430) Clients		1.400

Traspàs al llibre major.

Compra una furgoneta per 25.000 €. En paga 2.000 € en efectiu i la resta, mitjançant una transferència bancària.

Taula Assentament de compra d’un element de transport amb diferents formes de pagament

Diari	Deure	Haver
(218) Elements de transport	25.000
(523) Proveïdors d’immobilitzat a curt termini		25.000
X
(523) Proveïdors d’immobilitzat a curt termini	25.000
(570) Caixa		2.000
(572) Bancs cte. ct.		23.000

Traspàs al llibre major.

Paga pel banc el rebut de la llum, que puja a 350 €.

Taula Assentament de pagament d’una despesa

Diari	Deure	Haver
(628) Subministrament	350
(410) Creditors per prestacions de serveis		350
X
(410) Creditors per prestacions de serveis	350
(572) Bancs cte. ct.		350

Traspàs al llibre major.

Ven a crèdit mercaderies per 1.100 €.

Taula Assentament de venda a crèdit de mercaderies

Diari	Deure	Haver
(430) Clients	1.100
(300) Mercaderies		1.100

Traspàs al llibre major.

Exemple de comptabilització al llibre diari, inventaris i comptes anuals

L’empresa NONO, SL, domiciliada a Barcelona al c/ Nàpols, núm. 210, codi postal 08015, NIF B-22548930, presenta, a 1 de gener de 2010, el patrimoni següent:

1 escriptori de fusta: 2.300 €
7 cadires de fusta: 1.099 €
1 armari amb portes: 825 €
2 impressores: 930 €
3 ordinadors: 2.250 €
Banc PEP: compte corrent número: 2100-3445-57-2100023917: 12.000 €
Capital social: 10.000 €
Proveïdors d’immobilitzat a curt termini (NARCOMA, SA): 9.404 €

Durant l’exercici econòmic, l’empresa fa les operacions següents:

1. Comprem una màquina per un valor de 9.300 €.
2. Paguem la meitat de la màquina al comptat i deixem a deure la resta.
3. Comprem un programa informàtic per un valor de 3.500 € al comptat.
4. Comprem mercaderies per un valor de 2.200 €, i els deixem a deure.
5. Ens concedeixen un crèdit de 6.000 € per tornar en un any.
6. Paguem per sous i salaris 2.000 €.
7. Venem les mercaderies per un valor de 3.430 €, cobrant-ne la meitat al comptat i per a la resta ens accepten un pagaré.
8. Paguem el que havíem deixat a deure de l’adquisició de la màquina.
9. Paguem 1.200 € de la compra del punt 4 i per a la resta acceptem un pagaré.
10. Paguem el rebut de la llum per un valor de 600 €.
11. Comprem mercaderies per un valor de 1.950 €, en paguem la meitat al comptat i deixem a deure la resta.

Fem les anotacions corresponents al:

A. llibre d’inventaris i comptes anuals
B. llibre diari

S’ha definit la comptabilitat com una tècnica que permet saber de manera sistemàtica l’estat del patrimoni de l’empresa, i també el resultat de la seva gestió durant un període de temps determinat.

Aquesta tècnica es fonamenta en una sèrie de processos que formen el cicle comptable i que són necessaris per trobar el balanç i el compte de resultats d’un període determinat (figura).

L’exercici comptable és la unitat de temps, normalment un any natural, que va de l’1 de gener al 31 de desembre, en què es divideix la vida de l’empresa a efectes comptables, mercantils i fiscals:

• Comptables: L’empresa està obligada a portar periòdicament una informació comptable que permeti als gestors i terceres persones interessades conèixer la situació econòmico financera de l’empresa i els seus resultats. Aquesta informació serà la base que servirà per prendre decisions.
• Mercantils: L’empresari està obligat pel Codi de comerç a dipositar els comptes anuals al Registre Mercantil per fer publica la imatge del patrimoni, la situació financera i els resultats de l’empresa.
• Fiscals: Com tot contribuent, l’empresa està obligada a pagar a l’Administració pública uns impostos en funció dels beneficis obtinguts; per tant, ha de determinar aquests resultats per cada període impositiu.

En el moment d’iniciar un exercici econòmic, que pot ser perquè comenci l’activitat de l’empresa o bé perquè s’ha acabat l’any, es parteix d’una determinada situació patrimonial, i les dades s’extreuen de l’inventari inicial.

Patrimoni net = Béns + drets - obligacions.

A partir d’aquesta situació que està representada en forma de balanç de situació es confecciona l’assentament d’obertura en el llibre diari. Aquest assentament també rep el nom d’assentament inicial, ja que és el que obre el procés comptable a 1 de gener.

L’assentament d’obertura és el primer assentament del llibre diari.

Exemple d'assentament d'obertura

Una empresa comença la seva activitat, amb una màquina valorada en 2.000 € i té 500 € al compte corrent bancari.

El balanç inicial serà:

Actiu
(213) Maquinària	2.000
(572) Bancs cte. ct.	500
Total ACTIU	2.500
Patrimoni net i Passiu
(102) Capital	2.500
Total PASSIU	2.500

L’assentament d’obertura en el llibre diari serà:

Taula Assentament d’obertura

	Deure	Haver
(213) Maquinària	2.000
(572) Bancs cte. ct.	500
(102) Capital		2.500

De la mateixa manera es trasllada al llibre major obrint un compte per cada un dels elements patrimonials.

Trasllat al llibre major.

Durant l’exercici l’empresa fa diferents activitats, compra, ven, demana crèdits, paga la nòmina del personal, l’electricitat, cobra dels clients, etc. i evidentment totes degudament justificades documentalment, factures rebuts, etc. que s’ordenen per ordre cronològic i es traspassen al llibre diari en forma d’assentaments, utilitzant el mètode de la partida doble.

Moltes vegades la situació real i la comptable no coincideixen i s’han de fer uns assentaments correctius o de regularització. Al final d’exercici algunes de les regularitzacions que s’ha de fer són:

• El compte de mercaderies.
• Correcció del valor real de l’immobilitzat; és a dir, calcular les amortitzacions.
• Deterioraments.

A partir dels saldos del balanç de comprovació es procedeix a l’obtenció del resultat de l’exercici fent la regularització dels comptes de gestió en el llibre diari i el seu traspàs al llibre major.

Veurem que tots els comptes de gestió estan saldats i que ens apareix un nou compte que és el (129) Pèrdues i guanys, que és el que ens dóna el resultat de l’exercici abans d’impostos.

Un cop regularitzats tots els comptes de gestió, i amb el resultat de l’exercici, ja podem procedir a la presentació de la situació patrimonial final.

Abans d’aquesta presentació el que hem de fer és l’assentament de tancament, que consisteix a anotar tots els comptes del passiu al deure i tots els de l’actiu a l’haver, en el llibre diari. Veurem que quan passem tots aquests moviments al major ens queden tots els comptes saldats.

El cicle comptable consisteix en una sèrie de fases clarament diferenciables, que són:

1. Obertura de l’exercici.
2. Anotació dels fets comptables.
3. Assentaments correctius o de regularització: s’anomena regularització el conjunt d’operacions que es duen a terme al final de l’exercici i que tenen per finalitat aconseguir que el saldo de cada compte coincideixi amb la realitat i posar de manifest el resultat de l’exercici.
4. Regularització dels comptes de gestió: l’empresa comptabilitza les modificacions que es produeixen en el seu patrimoni net en els comptes de diferències (despeses i ingressos).

Es tracta de calcular ara els resultats positius o negatius (beneficis o pèrdues) que l’empresa ha obtingut durant l’exercici:

• Si el patrimoni net ha tingut un increment net durant l’exercici, diem que l’empresa ha tingut un benefici (resultat positiu).
• Si el patrimoni net ha tingut una disminució neta durant l’exercici, diem que l’empresa ha tingut una pèrdua (resultat negatiu).

El càlcul del resultat (benefici o pèrdua) es fa per mitjà del procés de regularització.

Exemple de regularització dels comptes de gestió

Taula Assentaments de regularització d’ingressos i despeses

Regularització d’ingressos	Deure	Haver
Comptes d’ingressos (comptes dels grups 6 i 7)	X
(129) Resultat de l’exercici		X
Regularització de despeses
(129) Resultat de l’exercici	X
Comptes de despeses (comptes dels grups 6 i 7)		X

Taula Assentament de càlcul de resultat

Assentament de regularització	Deure	Haver
(700) Venda de mercaderies	22.000
(752) Ingressos per arrendaments	6.000
(769) Altres ingressos financers	300
(129) Resultat de l’exercici		28.300
X
(129) Resultat de l’exercici	28.200
(600) Compra de mercaderies		17.000
(622) Reparacions i conservació		4.000
(626) Serveis bancaris i similars		200
(640) Sous i salaris		7.000

L’empresa ha obtingut un benefici de 100 €.

5. Tancament de l’exercici.