Aplicacions específiques de control del magatzem

Un cop baixat el programa, s’haurà d’instal·lar seguint les instruccions.

Seguidament s’entrarà al programa, com un dels usuaris creats, i es crearà l’empresa amb la qual es vol treballar. Des d’aquesta empresa, s’introduiran totes les bases de dades relacionades amb els magatzems, i es configuraran per poder gestionar-los segons les característiques dels articles.

Les opcions principals per a la creació i l’obertura d’empreses dins de FactuSOL es troben en el botó Sistema (vegeu la figura), el qual desplega el menú de Sistema (vegeu la figura).

Des d’aquest botó (vegeu la figura), es pot accedir a totes les configuracions generals que s’apliquen a totes les empreses creades en el programa.

Les opcions disponibles són les del menú de l’esquerra de la figura.

Quan el programa FactuSOL s’instal·la a l’ordinador, no es crea cap configuració d’impressores, per la qual cosa és necessari configurar almenys una impressora per poder imprimir.

• Configuración de impresoras: per configurar les impressores que utilitzarà FactuSOL. Cal tenir en compte que la presentació de les dades en la visualització prèvia dels informes variarà segons la impressora predeterminada. També es poden establir els tipus de lletra de les diferents parts dels informes.

Per instal·lar una impressora a FactuSOL (vegeu la figura):

• Heu de fer clic al botó Nueva.
• Cal seleccionar una impressora i, opcionalment, les dades del disseny dels informes.
• Premeu el botó Guardar per desar la informació introduïda.
• Seleccioneu la impressora predeterminada fent clic al botó Hacer predeterminada. La que estigui activada com a predeterminada quedarà marcada amb lletra de color blau.

Per treballar en una empresa, primer cal crear-la i introduir totes les seves dades fiscals, identificatives i de configuració, entre les quals hi ha algunes opcions que determinaran com es gestionaran els articles: per talles i colors, per sèries o lots, etc.

En el programa FactuSOL aquestes dades estan distribuïdes en tres fitxes:

1) Fitxa Datos generales (vegeu la figura)

2) Fitxa Otros datos (vegeu la figura)

3) Fitxa Opciones (vegeu la figura). Les opcions relacionades amb la gestió dels articles i del magatzem són les indicades a continuació.

• Utilizar tallas y colores: per desglossar cada article per talles i colors, amb un preu de venda i un codi de barres EAN diferents, i també controlar el seu estoc de manera independent.
• Utilizar números de serie/lote de artículos: es refereix a la traçabilitat dels articles. Si s’activa, quan s’introdueixin els articles en els documents de compravenda, el programa sol·licitarà la informació referent als números de sèrie o lot de l’article, data de fabricació i consum preferent.

Després de crear una empresa nova a FactuSOL, haureu de configurar i donar d’alta tots els elements necessaris per gestionar-ne les operacions de compravenda relacionades amb el magatzem: articles, clients, proveïdors…

Però per fer-ho, és molt important seguir un ordre determinat, ja que aquests elements estan enllaçats els uns amb els altres i en crear-los, alguns demanen informació d’altres.

Respecte a la gestió dels articles i del magatzem, és recomanable donar d’alta les dades en l’ordre següent:

1. Magatzems
2. Seccions
3. Famílies
4. Talles i colors
5. Tarifes de preus
6. Proveïdors
7. Fabricants
8. Articles
9. Inventari inicial

Cal tenir present que per realitzar les compres i les vendes que generen els moviments d’entrada i sortida d’articles del magatzem, també cal donar d’alta altres bases de dades.

• Bases de dades de compres: formes de pagament, representants, etc.
• Bases de dades de vendes: clients, tipus de clients, formes de cobrament, transportistes, activitats de clients, etc.

Aquestes dades es poden crear de nou o ser importades d’altres empreses.

Es desplegarà un menú (vegeu la figura) amb una opció que permet importar dades d’altres empreses:

• Traspaso de datos de la empresa (vegeu la figura). Permet la còpia dels fitxers seleccionats d’una empresa a una altra. S’ha d’indicar el codi de l’empresa d’origen i el de la de destinació, l’exercici en el qual es bolcaran les dades i cadascun dels fitxers que es volen traspassar.

Des de la solapa d’Almacén (vegeu la figura), podeu accedir i gestionar totes les bases de dades relacionades amb el magatzem i els articles de l’empresa.

Les dades principals que es necessiten per gestionar un magatzem són les fitxes dels articles, però també calen moltes altres dades que permetin la seva organització i classificació.

Així, doncs, abans de donar d’alta les fitxes dels articles, a FactuSOL es crearan les bases de dades indicades a la taula i la taula.

A continuació, s’amplia la informació de les bases de dades complementàries de les fitxes dels articles, que resulten més complexes: les famílies d’articles i les tarifes de preus.

La previsió de crear un gran nombre de referències d’articles, requereix que aquestes es classifiquin en grups d’articles anomenats Famílies.

Les dades necessàries per crear una família són (vegeu la figura) les següents.

• Código: codi que identifica la família.
• Descripción: la denominació de la família.
• Sección: la secció a la qual pertany la família.
• Texto predefinido: es pot indicar un text que facilitarà, a l’hora de crear els articles de la família, la introducció de la seva descripció, ja que en seleccionar el codi apareixerà aquesta descripció i només caldrà afegir la part final d’aquest text.
• Cuenta de compras: per enllaçar-lo al compte de compres del programa ContaSol.
• Cuenta de ventas: per enllaçar-lo al compte de vendes del programa ContaSol.
• Permitir el uso de esta familia en la web: s’activarà si es vol que aquesta família i els seus articles siguin inclosos en la base de dades que FactuSOL pot publicar a internet a petició de l’usuari.

Una vegada creades les famílies, amb el botó Opciones es pot accedir a cada fitxa i a les seves llistes.

Com que l’objectiu de les famílies és facilitar la gestió dels articles, en la seva codificació s’han de tenir en compte diverses particularitats:

• El codi de la família, amb un màxim de tres caràcters, pot ser alfanumèric però es recomanen codis numèrics.
• L’ordre del codi de família serà possiblement el que posteriorment utilitzi el programa en els informes i llistes, per la qual cosa cal estudiar amb deteniment en quin ordre han d’aparèixer els articles i aplicar aquest ordre en el codi de les famílies.
• Es recomana no utilitzar nombres correlatius per al codi de la família, ja que en un futur pot ser necessari inserir una família d’articles entre dos codis ja existents. Per tant, convé deixar buits dins de la codificació. Per exemple: 010, 020, 030, 040, 050…

Aquestes tarifes es refereixen a les dels preus de venda, i no són necessàries per a la gestió del magatzem. Però com que el preu de venda és una informació indispensable de l’article, i es pot calcular automàticament a partir del seu preu de cost, veurem com es dissenyen i s’assignen a cada article en el programa FactuSOL.

Des d’aquesta opció es poden crear tantes tarifes com siguin necessàries, indicant el percentatge de marge comercial que cal aplicar sobre el preu de cost indicat en la fitxa de l’article, i també si l’IVA ha d’estar inclòs o no en el preu de venda, tal com es mostra a la figura.

Per tant, abans de donar d’alta els articles, s’han de crear les tarifes per poder-les assignar a cada article.

Després, aquestes tarifes es poden assignar tant als articles com als clients:

• En la fitxa de l’article s’hauran d’activar les tarifes de preus que es volen aplicar en les vendes d’aquest article. Les que quedin sense activar, no es podran aplicar en cap cas durant l’operació de compravenda.
• En la fitxa del client es podrà seleccionar una tarifa si es vol aplicar un mateix marge per a tots els articles venuts a aquest client; d’aquesta manera, en qualsevol venda a aquest client apareixerà automàticament el preu de l’article calculat segons la tarifa indicada. Si no s’ha seleccionat cap tarifa en la fitxa del client, o si l’article de la venda no preveu la tarifa del client, en el moment de la venda s’haurà d’introduir el preu.

A més de calcular el preu dels articles per mitjà de les tarifes, hi ha altres possibilitats per determinar els preus de venda:

• En la fitxa de l’article també es poden establir descomptes fixos generals, condicions especials (un descompte o un preu especial) per aplicar a determinats clients per aquest article, o uns preus fixos a aplicar segons els colors de l’article.
• Després de crear els articles, les tarifes de preus i els clients, des de la solapa de Ventas també es poden establir descomptes, ofertes, tarifes especials i condicions especials per a alguns articles o clients.

Per actualitzar les tarifes de manera general, per tarifes o per un rang d’articles, FactuSOL ofereix diferents opcions (vegeu la figura).

Ja que qualsevol procés d’actualització pot retocar una gran quantitat de fitxes d’articles en molt poc temps, i atès que no es pot tornar enrere en el procés, és recomanable fer una còpia de seguretat abans d’executar qualsevol d’aquestes opcions per, en cas que el resultat no sigui el desitjable, poder tornar enrere restaurant la còpia.

Des d’aquesta opció, es poden actualitzar les tarifes dels articles amb la importació d’un fitxer en format Excel o Calc.

Aquest fitxer d’origen ha de tenir les dades estructurades segons determinades característiques i complir uns requisits, sense els quals és inviable la importació.

A mesura que s’avanci en la gestió de l’empresa mitjançant el programa, encara que els preus de cost vagin variant amb les entrades, els preus de venda sempre es mantenen inalterables.

Aquesta opció facilita l’actualització dels preus de venda d’una tarifa i d’un rang d’articles de manera automàtica, a partir del preu de cost actual dels articles i dels marges estipulats en la seva creació.

En la mateixa actualització es poden arrodonir els preus a nombres enters o en fraccions de cinc cèntims.

Permet actualitzar els preus de venda d’una tarifa de preus d’un rang d’articles, de manera automàtica, amb tres possibilitats:

1. Incrementant o disminuint en un percentatge el preu de venda, podent arrodonir així els preus a nombres enters o en fraccions de cinc cèntims.
2. Fixant un preu de venda final.
3. Augmentant el preu actual en un import indicat.

Permet actualitzar els preus de cost d’una tarifa de preus d’un rang d’articles, de manera automàtica, amb dues possibilitats:

1. Incrementant o disminuint en un percentatge el preu de cost, podent arrodonir els decimals.
2. Fixant un preu de cost final.

Amb les opcions de configuració d’articles es poden establir algunes rutines perquè s’executin automàticament en crear els articles, de manera que faciliti la introducció de dades i recopili la màxima informació dels articles.

S’obrirà una nova finestra amb diverses pestanyes per configurar diferents tipus de dades. Les principals es troben a la pestanya Configuraciones, que conté dues pestanyes més: Valores predefinidos, consultas… i Descripciones, opciones… (vegeu la figura).

Des de la pestanya Valores predefinidos, consultas…, es poden predefinir diferents tipus de dades que estan agrupades segons determinades característiques.

• Valores predefinidos: són els valors que apareixeran per defecte en crear un nou article, com per exemple, un magatzem, proveïdor, família, tipus d’IVA i el nom del camp que fa incrementar el preu de venda unitari.
• Precios: per bloquejar els preus de venda perquè no variïn si es modifica el seu cost o marge de la fitxa de l’article, o per forçar els arrodoniments de preus, amb opcions de decimals en preus i quantitats.
• Márgenes: perquè el marge comercial indicat en la fitxa per obtenir el preu de venda s’apliqui sobre el preu de cost o sobre el preu de venda. Per exemple, tenint un preu de cost de 1.000 €, per aplicar un 30% de marge: sobre el preu de cost resultaria un preu de venda de 1.300 €, i sobre un preu de venda el resultat seria de 1.428,57 € (1.428,57 – 30% = 1.000).
• Consultas de rentabilidad: perquè la consulta sigui sobre el preu de cost o sobre el preu de venda.
• Decimales en precios unitarios / Decimales en cantidades: per indicar el nombre de decimals (2, 3 o 4) amb què es vol treballar, tant en preus unitaris com en quantitats. No obstant això, s’ha de tenir en compte que els imports totals dels documents només poden anar amb dos decimals.
• Consultas. Permet indicar els preus que es mostraran en la llista per pantalla de la finestra Artículos: preu de cost, PVP o qualsevol altra tarifa, i amb IVA o sense. També es poden activar altres opcions sobre com veure la informació d’aquesta mateixa finestra.

Des de la pestanya Descripciones, opciones…, les agrupacions de dades configurables són les relacionades a continuació.

• Descripciones: per afegir més d’una descripció dels articles.
• Opciones: amb opcions diverses que ajudaran a organitzar la gestió del magatzem, entre les que es troba la següent.
  • Ventas por debajo del costo: per indicar com ha d’actuar el programa en fer una venda d’un article per sota del seu preu de cost. Les opcions disponibles són: Permitir, Advertir al usuario i No permitir.

  Si es modifiquen els títols Tallas i Colores, les seves opcions del programa automàticament quedaran substituïdes pels nous noms, i les relacionades amb Tallajes quedaran substituïdes per Tipos.

• Campos programables: per introduir els títols dels tres camps programables de la fitxa de l’article, situats en la finestra Técnica. Per exemple, es podria indicar: pes, potència, període de garantia, etc.
• Características especiales: per modificar els títols de les descripcions identificades en el programa com a talles i colors.
• Contador automático: per seleccionar entre dos i tretze dígits a utilitzar en la codificació dels articles. Si la codificació és numèrica, quan es creï un article, s’obtindrà una codificació correlativa.

El procés de creació de les fitxes d’articles és potser el més laboriós i compromès del programa, ja que és una tasca d’estructuració i recopilació d’informació que comporta un gran esforç en temps i treball.

Abans d’introduir les dades relacionades amb el magatzem, és molt important preveure el sistema de codificació dels articles. D’aquesta manera, es podrà organitzar una classificació coherent, que facilitarà la localització dels articles en qualsevol moment:

1. Primer cal tenir present la diversificació del tipus d’articles. Si són molt diferents uns dels altres, cal pensar a agrupar-los per famílies. En l’empresa de proves de FactuSOL, dedicada a la compravenda de productes informàtics, algunes de les famílies són: torres CPU, discos durs, impressores, etc.
2. Si les famílies resultants també són molt diferents o tenen alguna característica que també permeti agrupar-les, es pot pensar a establir seccions (equivalents a les gammes). Per exemple, en la mateixa empresa de proves les seccions són: Hardware, Software, Internet, etc.
3. I per acabar, cal pensar com codificar els articles, sobretot perquè proporcionin una informació mínima que faciliti la seva interpretació i localització. FactuSOL treballa amb quatre codis diferents:
   • El codi de l’article.
   • El codi de barres.
   • El codi equivalent.
   • El codi curt.

Aquest codi és obligatori i és el que utilitza bàsicament el programa per a la gestió dels articles.

Per això, una bona codificació és essencial per al futur bon funcionament del programa: cal preveure quina informació ens proporcionaran, si ha de ser numèric o alfanumèric, quants dígits, etc.

Per establir la seva estructura, cal tenir en compte el següent:

• Encara que la seva longitud màxima és de tretze caràcters, es poden crear codis amb només tres o quatre caràcters. Una longitud òptima podria ser de sis a deu caràcters.
• S’ha d’intentar no utilitzar caràcters alfabètics, ja que pot endarrerir la seva introducció en no poder utilitzar únicament el teclat numèric.
• És aconsellable facilitar la identificació dels codis, estructurant-los per família i per alguna característica.

Els codis de barres s’establiran opcionalment a més a més dels codis dels articles, i la seva codificació es pot estructurar de manera aleatòria o programada com els codis dels articles però utilitzant tots els tretze dígits.

Segons com es vulguin introduir aquests codis de barres, s’utilitzaran opcions diferents.

• De manera manual: s’introduiran un a un, per cada article o per cada talla i color.
  • Per article: des de la fitxa de l’article, a la finestra General en el camp Código EAN.
  • Per talla i color: des de la fitxa de l’article, a la pestanya Tallas y colores amb la icona Códigos EAN.
• De manera automàtica: per un grup d’articles i, fins i tot, per les seves talles i colors.
  • A la finestra Artículos amb la llista dels articles, amb la icona EAN-13 de la solapa.

FactuSOL ofereix una eina per simplificar la introducció dels codis dels articles: la codificació equivalent, que pot ser una codificació més simple o molt més curta, que automàticament es transformarà en la codificació completa quan s’introdueixi en els documents de compravenda.

Aquesta codificació és opcional però resultarà especialment útil en els articles que cal introduir contínuament, com en el cas dels articles amb un índex de vendes alt.

És un codi generat aleatòriament pel programa de manera automàtica en el moment de crear l’article, i pot servir per etiquetar els articles amb etiquetadores manuals.

En la finestra que s’obrirà (vegeu la figura) es mostren totes les fitxes d’articles creades a l’empresa:

• Disposa d’una solapa pròpia des de la qual es poden crear i gestionar aquestes fitxes.
• A la part superior de la llista hi ha el botó Actualizar per actualitzar i refrescar la pantalla.
• A l’esquerra es pot trobar un menú amb diferents opcions per seleccionar o filtrar els articles que es mostraran en la llista de la pantalla.

Accedint a qualsevol fitxa d’articles es podran consultar o modificar les seves dades, i amb el botó Nuevo es crearan nous articles.

Les fitxes d’articles consten de tres pestanyes, cadascuna amb la seva pròpia solapa, per accedir a les seves dades com:

1. característiques de l’article
2. números de sèrie o lot
3. talles i colors

Les característiques de l’article estan distribuïdes en diverses finestres, a les quals podeu accedir des de l’apartat Mostrar de la seva pròpia solapa. Aquestes finestres són:

• General (vegeu la figura): apareix per defecte, amb les dades identificatives de l’article.
  • Código: codi de l’article en el programa, que no es pot repetir i que accepta caràcters alfanumèrics. Una vegada creat l’article, és l’únic camp que no es pot modificar.
  • Código EAN: codi de barres de l’article. Per introduir-ne més d’un, s’ha de fer mitjançant el botó Más códigos EAN del artículo.
  • Familia: codi de la família de l’article. Amb el botó Buscar es pot crear i seleccionar una família.
  • Descripción general: text que s’imprimirà en els informes i en els documents en què aparegui l’article. Si en les opcions de configuració dels articles s’ha demanat afegir més d’una descripció, apareixerà el botó Descripciones auxiliares, que si s’activa es podran introduir les descripcions següents:
    • Descripción para etiquetas: per imprimir en les etiquetes.
    • Descripción para tikes: s’imprimirà en els mòduls de TPV (Terminal Punt de Venda) que es connectin amb aquest programa.
    • Descripción larga: si s’introdueix, apareixerà aquesta descripció en lloc de la descripció general.
    • Primera descripción general / Segunda descripción general / Tercera descripción general: per introduir fins a tres camps addicionals que podran ser impresos en els documents de compres i vendes. El seu títol es podrà modificar en la configuració d’articles.
  • Equivalente: codi opcional per facilitar la introducció dels articles més utilitzats.
  • Código corto: codi aleatori que queda introduït automàticament.
  • Tipo de IVA: se seleccionarà el tipus d’IVA que correspon a l’article.
  • Tipo de IVA 2º periodo: apareix només si s’ha configurat l’empresa per utilitzar dues taules d’IVA.
  • Proveedor habitual: es pot indicar el proveïdor a qui s’acostuma a comprar aquest article. Amb el botó Buscar es pot crear i seleccionar un proveïdor.
  • Referencia: codi que utilitza el proveïdor per referir-se a aquest article.
  • Fabricante: per indicar el fabricant de l’article. Amb el botó Buscar es pot crear i seleccionar un fabricant.
  • Precio de costo: preu de compra de l’article. Es pot introduir el preu de la tarifa del proveïdor (preu brut) o el preu net.
  • Descuentos: percentatges de descompte que el proveïdor aplica sobre la seva tarifa. Normalment, i per evitar confusions, es recomana que en el camp Precio de costo s’introdueixi el preu net amb els descomptes del proveïdor i que aquests apartats quedin a zero.
  • Per a cadascuna de les tarifes que es vulguin utilitzar per aquest article, cal fer-hi doble clic perquè calculi el preu de venda corresponent. Les dades que cal confirmar o modificar són les següents:
    • Margen: és el marge que s’aplicarà sobre el preu de cost net, és a dir, sobre el preu brut de compra menys els descomptes, per obtenir el preu de venda.
    • Precio de venta: és el preu de venda que queda calculat automàticament després d’aplicar el marge sobre el preu de cost, però també es pot introduir manualment.
  • Almacén: se seleccionarà el magatzem per consultar els estocs d’aquest article. També permet modificar els estocs mínim i màxim: primer cal seleccionar el magatzem i després fer clic al botó Modificar.
  • Stock mínimo: actua com a punt de comanda, és a dir, per indicar l’estoc mínim a partir del qual s’hauria d’emetre una comanda. FactuSOL mostra un avís quan un article queda per sota del seu estoc mínim en fer un document de sortida, i també disposa d’una opció que permet generar comandes automàticament a partir d’aquest estoc mínim.
  • Stock máximo: per indicar la quantitat d’unitats que com a màxim es vol tenir al magatzem. Després, si quan es fa una entrada de l’article el seu estoc queda per sobre d’aquesta quantitat, emetrà un avís informant que s’ha sobrepassat l’estoc màxim.
  • Stock actual: mostra l’estoc que hi ha realment en el magatzem però no es pot modificar des d’aquí.
  • Stock disponible: mostra la diferència entre l’estoc real actual menys les comandes de clients compromeses, però no es pot modificar des d’aquí.
  • Observaciones: es poden introduir les observacions que es vulguin d’aquest article.

• Técnica (vegeu la figura): per a les característiques tècniques de l’article.
  • Fecha de alta: data en què s’ha creat l’article en el programa.
  • Fecha de la última modificación: data en la qual s’ha modificat algun apartat referent a la fitxa de l’article. S’ajustarà automàticament sempre que s’alteri el preu de cost o venda de l’article des de les diferents opcions d’actualització de preus.
  • Contraseña: FactuSOL permet crear una contrasenya per a cada article, visible únicament per l’usuari Supervisor.
  • Máximo descuento aplicable: percentatge màxim de descompte que permetrà aplicar sobre el preu de venda.
  • Importe de portes por Und.: ports a afegir a cada unitat de l’article.
  • Und. por bulto: unitats que entren en una caixa.
  • Cantidad por defecto en los doc. de salida: quantitat que apareixerà de manera automàtica en els documents de sortida (pressupostos, comandes, albarans i factures).
  • % de descuento fijo en ventas: descompte que s’aplicarà per defecte en tots els documents de venda.
  • Artículo concatenado: codi d’un altre article que s’acostuma a comprar o vendre juntament amb un altre. Així, en el moment d’introduir una línia de venda o compra de l’article en un document de compravenda, s’emplenarà automàticament la línia següent amb les dades de l’article indicat en aquest camp, i amb el mateix nombre d’unitats. Podeu utilitzar el botó Buscar per crear i seleccionar un article.
  • Unidad de medida: unitat de mesura de l’article (metres, litres, kg, etc.), per imprimir-la en la línia de detall dels documents de vendes i de compres. Podeu utilitzar el botó Archivo per crear i seleccionar una unitat de mesura.
  • Dimensiones: dimensions de l’article.
  • Ubicación en el almacén: lloc on està situat l’article en el magatzem.
  • Uds. en línea: per indicar quants articles s’han de col·locar en línia en les prestatgeries.
  • Peso: pes de l’article.
  • Garantía: condicions de garantia del producte.
  • Campo programable 1 / 2 / 3: els noms d’aquests camps s’han de crear des de la icona Configuración de la solapa Artículos. Després, des d’aquí s’hi introduiran les dades corresponents.
  • Mensaje emergente: text que apareixerà automàticament quan s’utilitzi aquest article en les entrades i sortides del magatzem.
  • Es un artículo compuesto: s’activarà si és un article compost. Des del botó Ver composición podrà accedir a la configuració del compost.
  • No permitir utilizar el artículo / No imprimir el artículo en ningún listado / Desactivar mensajes de stock para el artículo / Traspasar a MovilSOL: s’activaran o desactivaran segons interessi.
  • Cuenta de ventas / Cuenta de compras: comptes de la comptabilitat del programa ContaSol.

• Proveedores (vegeu la figura): a mesura que es vagin realitzant entrades de mercaderies, es crearan de manera automàtica els registres de les compres en aquesta solapa.

• Internet (vegeu la figura): per indicar les gestions de l’article al web de l’empresa. Les opcions són:
  • Permitir el uso de este artículo en la web: s’activarà si es vol incloure aquest article en la base de dades que FactuSOL pot publicar a internet a petició de l’usuari.
  • Control de stock del artículo: forma en què es mostrarà l’estoc de l’article a un usuari que estigui fent una comanda en línia.
  • Mensaje emergente para la web: missatge que es mostrarà per pantalla sempre que algun usuari accedeixi a l’article.
  • Descripción del artículo en la web: descripció detallada que es mostrarà al web.

• Condiciones (vegeu la figura): per determinar un preu o un descompte especial de l’article, per aplicar al client indicat.

La mateixa solapa Artículo ofereix dues icones que permeten altres accions:

• Imagen (vegeu la figura): per seleccionar un fitxer d’imatge per a l’article.
• Estadísticas (vegeu la figura): per consultar i imprimir diferents estadístiques sobre el resultat de la utilització de l’article en les compres o vendes de l’empresa.

Aquesta solapa no apareixerà fins que la fitxa de l’article no quedi desada al programa.

Apareixeran els números de sèrie o lot de l’article que han estat introduïts en els seus documents de compres i vendes (vegeu la figura).

Fent doble clic a un dels lots es mostrarà la seva traçabilitat: el document amb el qual va entrar o sortir del magatzem (albarà o factura) i les seves dades (número, data, client o proveïdor, l’article i les unitats).

Si en les dades generals de l’empresa s’ha activat l’ús de talles i colors, des d’aquesta finestra es podrà accedir al desglossament de talles i colors de l’article.

Aquesta finestra (vegeu la figura) té la seva pròpia solapa amb diferents icones.

• Icona Tallaje (o Tipos si s’ha substituït Tallas per un altre nom): per seleccionar les diferents talles i els colors creats en el programa, amb les opcions que es despleguen.
  • Selección libre: permet seleccionar cada talla i cada color.
  • Seleccionant un dels tallatges (combinació de talles i colors): només apareixeran els que prèviament s’hauran definit en la solapa Almacén, amb la icona Tallas y colores (o amb el nom modificat) i l’opció Arxivo de tallajes (o Archivo de tipos si s’ha modificat). Seleccionant un tallatge quedarà activada automàticament la combinació de talla i color prèviament definida.
• Icona Precios: si s’han introduït talles i colors, caldrà introduir els preus de venda des d’aquesta opció, i podran ser independents per a cadascuna de les talles i colors de l’article. Es poden utilitzar els botons inferiors per agilitar l’entrada de dades i evitar teclejar diverses vegades el mateix preu:
  • Botó Mismo precio para todos los colores de la talla seleccionada.
  • Botó Mismo precio para todos los tallas y colores.
  • Botó Mismo precio para todo.
• Icona Códigos EAN: si s’han introduït talles i colors, caldrà introduir els codis de barres des d’aquesta opció, i podran ser independents per a cadascuna de les talles i colors de l’article. D’aquesta manera, es podrà automatitzar la selecció de talla i color, i quan s’introdueixi aquest codi de barres en els documents de venda i de compra, el programa aplicarà automàticament el codi de l’article, la talla i el color.

Si quan es crea l’article a l’empresa ja hi ha un estoc físic al magatzem, des d’aquest apartat es pot introduir l’inventari comptable inicial.

Igualment, si més endavant es verifica l’inventari i es detecten diferències entre les unitats reals del magatzem i les que consten en el programa, també es pot utilitzar aquesta opció per modificar l’estoc del programa.

Per fer aquesta operació de verificació, que s’identifica com a consolidació de l’inventari, serà imprescindible introduir la data en què es realitza.

A partir de les quantitats introduïdes, tot el control de les existències d’aquest article es farà només a partir d’aquesta data i amb aquest estoc inicial.

En la finestra que s’obrirà (vegeu la figura) trobareu les opcions per la consolidació.

• Botó Nuevo: per introduir les unitats dels articles. S’obrirà una nova finestra, per introduir les dades indicades a continuació.
  • Almacén a consolidar: el magatzem on es troba l’article que volem modificar les unitats.
  • Fecha consolidación: la data de la consolidació.
  • Código del artículo: el codi de l’article a consolidar.
  • Talla y color: la talla i el color de l’article, si en té.
  • Stock actual: mostrarà l’estoc comptable que hi ha a la fitxa de l’article seleccionat, sense que es pugui modificar.
  • Unidades contadas: per introduir les unitats inicials o les reals que s’hagin comptat en el magatzem.
  • Disponible a consolidar: mostrarà les unitats que quedaran disponibles, sense que es puguin modificar.
  • Restar a las “Unidades contadas” los pedidos de clientes pendientes de enviar: es pot activar si es volen descomptar les unitats compromeses en comandes de clients.
• Botó Opciones: es despleguen diverses opcions per modificar l’inventari o obtenir la llista de les consolidacions fetes.

Quan es tenen totes les dades introduïdes, ja es poden fer les entrades i sortides dels articles del magatzem.

Les operacions habituals que comporten aquest moviment dels articles són les compres i les vendes.

En la gestió de les compres i les vendes que es fa des del programa FactuSOL, es poden crear una sèrie de documents però només alguns generen moviments en el magatzem.

Mostrarà la solapa de Compras (vegeu la figura) amb diferents apartats i opcions per crear o accedir als documents de compres i als fitxers relacionats.

• Documentos: hi haurà tots els documents generats en les compres.
  • Pedidos a proveedores: són les comandes que s’envien als proveïdors.
  • Entradas: reflecteixen les entrades d’articles al magatzem corresponents als albarans rebuts.
  • Facturas recibidas: són les factures de compres rebudes.
  • Devoluciones: corresponen a les factures rectificatives (devolucions) de les factures que s’han rebut per les compres.
• Proveedores: amb opcions per accedir a les fitxes de proveïdors i les seves eines d’exportació.
• Generación: conté diferents opcions per generar alguns dels documents de compres de manera ràpida.
• Auxiliar: per accedir a les formes de pagament, als representants i als fabricants, tots relacionats amb les compres.

El magatzem s’actualitzarà en les situacions següents:

• Quan es creï o generi un albarà, amb l’entrada dels articles.
• Quan la compra s’iniciï amb una factura (sense que hi hagi cap albarà previ), amb l’entrada dels articles.
• Quan s’introdueixi una devolució, amb la sortida (devolució) dels articles.

Per crear el primer document d’una operació de compres heu de seguir els passos següents:

1. A la solapa Compras (vegeu la figura) seleccioneu el tipus de document que voleu crear a l’apartat Documentos: comandes a proveïdors, albarans de compres (entrades), factures rebudes o factures rectificatives per devolucions de compres.
2. Des de la solapa del tipus de document seleccionat, heu de fer clic a la icona Nuevo.
3. En la finestra que s’obrirà, introduireu les dades necessàries per fer la compra.

Perquè els moviments del magatzem es gestionin correctament, s’han d’utilitzar diferents procediments automàtics que permetin que el segon document que s’hagi de crear agafi les dades del primer. I si n’hi ha un tercer, les agafi del primer o del segon, i així successivament.

Aquests procediments són les opcions de validació o bé les opcions per generar documents.

a) Validació de documents

Primer cal iniciar el nou document com si fos el primer, amb el botó Nuevo. Tot seguit, des d’aquest nou document que es vol crear es validarà un document anterior (vegeu la figura) amb l’opció Validar.

b) Generació de factures de compres

Amb les opcions de generació de documents, des d’un document ja creat es generarà un nou document posterior (vegeu la figura).

En les compres, només és possible generar una factura rebuda a partir d’una o diverses entrades. D’aquesta manera, la nova factura rebuda haurà agafat totes les dades de les entrades seleccionades.

c) Generació ràpida de múltiples documents de compres

Disposa de diferents opcions per crear múltiples documents de compres de manera ràpida, a partir d’una única opció d’aquest apartat (vegeu la figura).

En cada una d’aquestes opcions, s’haurà de seleccionar un rang de dades i es crearan tants documents com proveïdors intervinguin en l’interval seleccionat, entre la que es troba la següent.

• Generar pedido: permet crear automàticament comandes a partir dels estocs mínims introduïts en les fitxes dels articles. Les quantitats demanades seran el resultat d’un percentatge sobre aquests estocs mínims, que s’haurà introduït en una de les opcions demanades.

Les factures rectificatives de compres es poden crear de dues formes diferents:

• De forma automàtica, des de la solapa Facturas recibidas, desplegant la icona Nuevo i seleccionant Crear devolución de la factura seleccionada.
• De forma manual, des de la solapa Devoluciones, amb la icona Nueva.

Mostrarà la solapa de Ventas (vegeu la figura) amb diferents apartats i opcions per crear o accedir als documents de vendes i als fitxers relacionats.

• Documentos: hi haurà tots els documents generats en les vendes.
  • Presupuestos: són els pressupostos que s’hauran d’enviar als clients.
  • Pedidos de clientes: hi haurà les comandes que arriben dels clients.
  • Albaranes: reflecteixen les sortides d’articles del magatzem corresponents als albarans de vendes emesos.
  • Facturas: són les factures expedides per vendes.
  • Abonos: corresponen a les factures rectificatives (abonaments) de factures expedides per vendes.
• Clientes: amb opcions per accedir a les fitxes de clients i també als riscos, bestretes, accions comercials i eines d’impressió i exportació.
• Agentes: hi haurà les fitxes dels agents comercials de l’empresa.
• Condiciones de venta: per accedir als descomptes, ofertes, tarifes especials i condicions especials que es poden aplicar a les vendes.
• Auxiliares: per accedir a les formes de cobrament, activitats de clients, tipus de clients i transportistes, tots relacionats amb les vendes.
• Partes de reparación: per accedir als informes de reparació, línies de producte, marques, tipus d’intervenció i preus.

El magatzem s’actualitzarà en les situacions següents:

• Quan es creï o generi un albarà, amb la sortida dels articles.
• Quan la venda s’iniciï amb una factura (sense que hi hagi cap albarà previ), amb la sortida dels articles.
• Quan s’introdueixi una factura rectificativa (Abono), amb l’entrada (retorn) dels articles.

Per crear el primer document d’una operació de vendes heu de seguir els passos següents:

• A la solapa Ventas (vegeu la figura) seleccioneu el tipus de document que voleu crear de l’apartat Documentos: pressupostos, comandes de clients, albarans de vendes, factures de vendes o factures rectificatives d’abonaments d’articles.
• Des de la solapa del tipus de document seleccionat, heu de fer clic a la icona Nuevo.
• En la finestra que s’obrirà, introduireu les dades necessàries per fer la venda.

Perquè els moviments del magatzem es gestionin correctament, s’han d’utilitzar diferents procediments automàtics que permetin que el segon document de la mateixa operació de vendes que s’hagi de crear agafi les dades del primer. I si n’hi ha un tercer, les agafi del primer o del segon, i així successivament.

Aquests procediments són les opcions de validació o bé les opcions per generar documents.

a) Validació de documents

Primer, cal iniciar el nou document com si fos el primer, amb el botó Nuevo. Tot seguit, des d’aquest nou document que es vol crear es validarà un document anterior (vegeu la figura) amb l’opció Validar.

b) Generació de documents

Cada document mostrarà només les icones dels documents que es poden generar a partir d’ell mateix.

Amb aquestes opcions de generació de documents, des d’un document ja creat es generarà un document posterior (vegeu la figura).

En les vendes, es pot generar qualsevol dels documents posteriors de la mateixa operació. D’aquesta manera, el nou document haurà agafat totes les dades dels documents seleccionats.

c) Generació ràpida de múltiples factures de venda

Disposa de diferents opcions (vegeu la figura), que s’utilitzaran per crear una o múltiples factures que continguin un o més albarans, mitjançant una única operació, de manera ràpida i sense necessitat d’indicar totes les dades dels mètodes generals: només caldrà seleccionar els albarans que cal facturar i indicar el número i la data de les factures que es volen crear.

Les factures rectificatives de vendes es poden crear de formes diferents:

• De forma automàtica, des de la solapa Facturas, desplegant la icona Nuevo i seleccionant:
  • Crear abono en el fichero de facturas emitidas.
  • Crear abono en el fichero de abonos.
• De forma manual, des de la solapa Abonos, amb la icona Nuevo.

Després de crear els articles, les tarifes de preus i els clients, es poden establir condicions especials per a alguns d’ells (articles o clients), com per exemple descomptes puntuals o diversos tipus d’ofertes, des de les opcions d’aquest apartat (vegeu la figura).

Cal tenir present que algunes d’aquestes condicions especials s’apliquen amb prioritat respecte a altres, en cas que a un article n’hi correspongui més d’una.

1) Descomptes

• Descuentos: permet crear un escalat de descomptes per aplicar-los sobre el preu de tarifa de venda segons els grups de clients. Per aquest motiu, és imprescindible haver creat grups de clients.

A cada grup se li podrà assignar un percentatge de descompte o un import de rebaixa del preu d’un article o d’una família d’articles.

2) Ofertes

• Ofertas. En cada tipus d’oferta s’ha d’indicar l’article sobre el qual s’aplica i les dates de vigència de l’oferta. Les possibilitats són les de la figura.
  • Oferta de precios: aplica un preu de venda especial de l’article durant el període de l’oferta.
  • Oferta de descuento: aplica un descompte a l’article durant el període de l’oferta.
  • Oferta 3 x 2: per cobrar dos articles quan se’n lliurin tres, en els articles que es determinin.
  • Oferta regalo: per afegir fins a dos articles de regal en la venda de l’article que es determini. És recomanable concatenar aquests articles.

3) Tarifa especial

• Tarifa especial: permet crear ofertes en una tarifa especial que seran aplicades als articles que es determinin. S’ha d’indicar l’article al qual s’aplicarà l’oferta i seleccionar entre les dues opcions disponibles: fixar un preu de venda o un percentatge de descompte.

4) Condicions especials

• Condiciones especiales: per aplicar als clients seleccionats. També es poden introduir des de la fitxa dels articles i des de la fitxa dels clients.
  • En cas d’indicar un preu final, aquest predomina sobre qualsevol altre preu especificat per a l’article en qualsevol de les tarifes existents.
  • En cas d’indicar un percentatge de descompte, aquest s’indicarà en la línia de venda i s’aplicarà sobre el preu al qual s’estigui fent la venda.

A més de les entrades i sortides d’articles del magatzem que es produeixen amb les operacions de compravenda, periòdicament s’han de fer les revisions físiques del magatzem i els controls necessaris per verificar i, si cal, actualitzar la informació dels estocs que consta en el programa FactuSOL.

Fruit d’aquestes revisions, és possible que sigui necessari modificar les unitats que consten a les fitxes dels articles, registrar baixes per deterioraments, traspassar articles a altres magatzems de l’empresa, etc.

Des d’aquest apartat (vegeu la figura) es poden fer les operacions descrites a continuació:

• Modificació dels estocs registrats.
• Baixes d’estocs.
• Traspàs a un altre magatzem.
• Càrrega fictícia d’estocs.
• Càlcul de l’estoc segons els moviments.
• Valoració dels estocs de cada article.

Des d’aquesta opció, es poden modificar les unitats dels estocs que consten a les fitxes dels articles, i per aquest motiu també s’utilitza per introduir l’estoc inicial.

L’operació generada, que correspon a la verificació de l’inventari, s’identifica com a consolidació de l’inventari, i es considerarà realitzada en la data indicada en un dels seus camps. A partir d’aquesta data i de les unitats introduïdes, es recalcularan els estocs amb les entrades i sortides registrades en els documents de compravenda.

En seleccionar aquesta opció, s’obrirà una finestra amb els botons següents.

• Botó Nuevo: per introduir les unitats dels articles.
• Botó Opciones des d’on es despleguen diverses opcions per modificar l’inventari o obtenir la seva llista.
  • Reiniciar i cargar consolidación del año anterior: per eliminar totes les consolidacions d’estoc que hi hagi, i carregar amb data 1 de gener, l’estoc existent en l’exercici anterior de la mateixa empresa.
  • Puesta a cero: per crear una consolidació d’inventari amb zero unitats per a tots els articles, amb una data determinada.
  • Consolidar rango de artículos: permet seleccionar un rang d’articles i crear una consolidació amb les mateixes unitats i data per a tots ells.
  • Acceso al listado: per obtenir la llista de les consolidacions de l’inventari, per ser imprès o en suport magnètic, després de seleccionar els articles per diferents criteris.

Serveix per donar de baixa les unitats per motius que no es deriven directament dels processos naturals de compres i vendes, com per exemple, trencaments, minvaments, furts, etc. No s’ha de confondre amb les modificacions d’inventari, les quals s’han de reflectir des de l’opció Inventario.

En un mateix document de la baixa, es poden descriure tots els articles que es vulgui, s’ha d’indicar la data, el magatzem afectat per la sortida, una observació sobre el moviment, i cadascun dels articles i unitats que s’han de donar de baixa, i també el número de sèrie o lot de la sortida.

S’utilitza per registrar els traspassos d’articles d’un magatzem a un altre de l’empresa, en la data indicada, i es crea un document de traspàs que pot contenir un nombre il·limitat d’articles traspassats.

Cada document de traspàs es podrà consultar, modificar i imprimir sempre que sigui necessari.

Quan a l’empresa no li interessa controlar l’estoc del magatzem, pot utilitzar aquesta opció per introduir un nombre d’unitats fictícies a un rang d’articles. D’aquesta manera, el programa permetrà crear documents de sortides d’articles (albarans, factures directes o devolucions) a partir d’un nombre elevat d’unitats, i evitar així que apareguin els missatges d’estoc sota mínims, estoc en negatiu, etc.

Després d’un bolcat d’estoc, només es pot reposar l’estoc correcte utilitzant l’opció Regeneración de stock.

Aquest procediment torna a calcular l’estoc de cada article en cadascun dels magatzems de l’empresa, tenint en compte les entrades, les sortides, els traspassos i les fabricacions registrades en l’exercici.

Si hi hagués una consolidació d’inventari amb una data posterior a la de l’inici de l’exercici, només es tindrien en compte els moviments posteriors a aquesta data.

Aquesta opció no genera cap moviment d’articles, només mostra en pantalla el valor de cada article en el magatzem seleccionat.

La valoració es duu a terme a preu de cost o a preu de venda (segons la tarifa triada), i el seu resultat es pot veure detalladament o resumidament.

Per consultar les dades dels estocs i els moviments que s’han fet en els diferents magatzems de l’empresa, es pot fer des de diverses ubicacions del programa.

Les consultes es poden fer per pantalla i també es poden obtenir informes en paper o en suport digital (fitxers).

Mentre es gestiona el magatzem, resulta útil fer consultes per pantalla per mitjà de les opcions següents (vegeu la figura):

• Entradas y salidas. Permet consultar els moviments produïts per un article, i també informació important de cada sortida i entrada, com per exemple els preus i descomptes associats. Si l’estoc que mostra resulta diferent del que apareix en la fitxa, cal tornar a calcular l’estoc amb l’opció Regeneración de estock. Des d’aquesta opció també es pot obtenir una llista per imprimir o en PDF.
• Trazabilidad. Per fer el seguiment d’un determinat número de sèrie o lot, i també d’informació important de cada moviment, com del client o proveïdor, les unitats, dates de fabricació i consum preferent.
• Consumos por cliente. Mostrarà els moviments d’articles produïts pel client indicat, tenint en compte els albarans, les factures i els abonaments (factures rectificatives) tant de l’exercici actual com de l’exercici anterior.
• Salidas por cliente. Per consultar els moviments produïts per un client i un article determinat, a més d’informació important de cada sortida com els preus i descomptes associats.

El programa FactuSOL disposa d’aquesta zona amb una solapa des d’on es poden obtenir una gran varietat d’informes (vegeu la figura), tant de les dades que consten a les bases de dades del programa, com dels moviments fets en les operacions de compravenda, a més d’estats i situacions determinades.

Entre tots els informes que es poden obtenir, ens centrarem en els relacionats amb els estocs dels magatzems.

El procediment per generar informes és el següent:

1. En primer lloc, heu de seleccionar l’informe. Segons els tipus de dades que ha de contenir, s’ha de cercar en l’apartat corresponent de la solapa.
2. En la finestra que s’obrirà, heu d’indicar les opcions que corresponguin a les dades que es volen obtenir. Heu de tenir present que, segons les opcions seleccionades, un mateix informe pot produir resultats diferents.

La majoria de les finestres que s’obriran en seleccionar un informe tenen característiques similars, encara que les opcions siguin diferents.

A la capçalera, a Tipo de salida del informe, podeu triar entre treure l’informe per impressora o en un fitxer. Les opcions són les mateixes per a tots els informes.

• Impresora. Amb diferents botons (vegeu la figura).
  • Propiedades: per poder seleccionar la impressora i configurar l’informe.
  • Vista previa (vegeu la figura): per visualitzar el resultat per pantalla. S’obrirà una finestra amb una solapa que conté eines per imprimir l’informe, convertir-lo a PDF o enviar-lo per correu electrònic.
  • Imprimir: per iniciar la impressió de l’informe.

• Archivo. Cal indicar si el fitxer que es vol obtenir ha de ser en format Calc o Excel (vegeu la figura), i la destinació on desar-lo, i mostrarà un nou botó.
  • Generar: per generar el fitxer de l’informe.

  Les etiquetes només es poden imprimir, és a dir, no es poden obtenir com a fitxers de Calc o d’Excel.

A més, aquestes finestres estan formades per dues pestanyes que contenen altres opcions per seleccionar, el contingut de les quals serà diferent en cada tipus d’informe.

• Intervalos (vegeu la figura): per seleccionar els intervals de les dades que ha de mostrar l’informe.
• Opciones (vegeu la figura): acostuma a haver-hi opcions d’ordenació de les dades, de límits d’impressió, de classificació, etc.

A l’apartat Auxiliar de la solapa Informes hi ha diferents eines per configurar els informes i les etiquetes.

• Diseñador: per crear informes a mida seleccionant les dades que es volen mostrar, és a dir, per consultar la informació específica no analitzada en els nombrosos informes predeterminats de FactuSOL.
• Configuración: hi ha una opció desplegant Etiquetas que permet adaptar les impressions de les etiquetes al format real del paper.

FactuSOL ofereix molts tipus d’informes, però només ens centrarem en els dels estocs dels magatzems que es poden seleccionar des dels apartats Almacén i Auxiliar, i que es troben classificats a la taula.