El magatzem

Un magatzem s’ha d’organitzar en funció dels articles que hi té emmagatzemats, per això ha de reunir unes condicions:

• Ha de permetre rebre els articles amb rapidesa.
• Ha de disposar d’instal·lacions adequades al tipus d’articles que poden estar emmagatzemats.
• Ha de tenir accessibilitat en l’entrada i sortida d’articles.

Per complir aquestes condicions el magatzem s’ha d’organitzar en funció de l’espai disponible, reduint costos d’emmagatzematge i permetent en qualsevol moment conèixer quins productes hi ha emmagatzemats, i també, en quin lloc i en quina quantitat.

A l’organització física s’ha de tenir en compte:

• Ubicació: lloc exacte on es col·loca cada article o producte al magatzem. Segons sigui el tipus, es disposen en prestatgeries, apilats, etc.
• Passadissos: és molt important l’accessibilitat als productes per poder traslladar-los i transportar-los dins i fora del magatzem.
• Mitjans: són els elements que s’utilitzen per manipular i transportar els productes. Poden ser humans (administratiu, mosso de magatzem, cap de magatzem…), mòbils que faciliten el transport dels productes dins del magatzem (apiladores, carretons, etc.), i els elements fixos (cintes transportadores, grues, etc.).

A l’organització administrativa s’ha de tenir en compte l’eficàcia i la rapidesa en el traspàs d’informació amb la resta de departaments, en especial amb la secció de compres (comandes a proveïdors) i amb la secció de vendes (venda dels productes).

Una organització administrativa serà eficaç si gestiona i registra puntualment els moviments dels articles al magatzem amb el seu valor econòmic. Aquest procediment és necessari per saber tothora quantes unitats hi ha al magatzem i quan s’ha de realitzar una comanda al proveïdor per reposar existències. Per portar a terme aquestes tasques s’utilitzen les fitxes de magatzem.

Quant al funcionament del magatzem, l’activitat que s’hi desenvolupa es pot classificar en tres fases, cada una d’elles amb uns processos administratius determinats:

1. Recepció de les compres.
2. Emmagatzematge i distribució interna de les mercaderies.
3. Expedició o lliurament de les vendes.

Aquesta fase comença quan es reben les mercaderies que s’han demanat als proveïdors. Es dóna entrada als articles una vegada s’ha comprovat que coincideix la recepció amb el que indica l’albarà.

Les operacions de recepció que s’efectuen en el magatzem són les següents (vegeu la figura):

1. Consulta de la relació de les compres esperades en funció dels terminis de lliurament.
2. Recepció dels productes que arriben dels proveïdors amb l’albarà de lliurament del transportista.
3. Comprovació administrativa de la coincidència entre les dades de l’albarà i les de l’ordre de compra (comanda): número de comanda, referències dels articles, quantitats, etc.
   • Si alguna dada no coincideix: es notificarà al departament de compres perquè gestioni les incidències. El procés de recepció continuarà si el departament de compres ho autoritza.
   • Si són coincidents: s’assignarà un número d’entrada i continuarà el procés.
4. Ordre de descàrrega de la mercaderia.
5. Comprovació física del nombre d’embalums i referències dels articles descarregats (ha de coincidir amb les dades que consten en l’albarà) i verificació del seu estat físic.
   • Si hi ha desperfectes o diferències sobre els productes demanats, la persona encarregada de la recepció ho comunicarà al departament de compres per fer la reclamació oportuna al proveïdor. El procés de recepció continuarà si el departament de compres ho autoritza.
   • Si tot és correcte, continuarà el procés.
6. Autorització de l’entrada definitiva de les mercaderies en el magatzem i indicació als col·locadors de mercaderia de la seva ubicació concreta dins de la zona d’emmagatzematge.
7. Registre d’entrada de la mercaderia rebuda en el sistema de control d’estocs. Si s’utilitza una aplicació informàtica de gestió de magatzem, en registrar l’albarà rebut es registrarà automàticament l’entrada dels articles.

El departament de compres serà l’encarregat de gestionar les incidències detectades fins que es resolguin.

• Les incidències les farà constar en la còpia de l’albarà que signarà per ser retornat al proveïdor.
• Tramitarà una reclamació al proveïdor.
• Segons el tipus d’errades, pot no acceptar la mercaderia o la pot acceptar esperant que les diferències es tinguin en compte en una factura rectificativa o en la següent factura de compra al mateix proveïdor.

La comprovació física no sempre és possible fer-la acuradament en el moment de la recepció, i per aquest motiu també es pot realitzar amb posterioritat.

Un cop els productes entren al magatzem, l’empresa ha d’iniciar la gestió dels estocs que queden dipositats en el seu magatzem. Les operacions principals que ha de fer són:

• Codificar i etiquetar els articles per facilitar la seva localització posterior, i després es col·loquen en el lloc assignat com podeu veure a la figura.
• Col·locar i guardar en el lloc adient del magatzem en espera de l’ordre de preparació de comandes. L’emmagatzematge de la mercaderia s’ha de dur a terme de manera segura, tenint en compte les característiques del producte i amb l’objectiu d’utilitzar l’espai disponible de manera eficaç.
• Comprovar i verificar periòdicament l’estat dels articles, per mitjà de l’inventari, i actualitzar els documents administratius i comptables en cas de detectar-hi diferències.
• Controlar i gestionar les existències per garantir la seva disposició per satisfer les necessitats de la demanda o del procés de producció, en les millors condicions econòmiques.

Aquesta fase s’inicia amb l’ordre d’expedició del departament de vendes. En aquest moment s’ha de preparar la mercaderia i la documentació per al lliurament al client, i finalitza quan es lliura al transportista. Vegeu els passos en la figura.

En l’operativa de magatzems, la preparació de comandes té una gran transcendència pel que fa al nivell i a la qualitat de servei que cal donar als clients de l’empresa.

Tenir estoc disponible i optimitzar els temps de preparació dels productes que de servir són elements clau en la competitivitat de les empreses en l’actualitat.

La preparació de comandes segueix un procés en què intervenen, a més del magatzem, altres departaments de l’empresa, tal com es pot apreciar en la figura.

Una vegada que s’han determinat els mètodes i les tècniques de preparació de comandes no hem d’oblidar que tota manipulació ha de tenir un suport documental determinat i propi per a cada cas.

En la preparació de comandes, intervenen tres departaments:

• Departament de vendes.
• Departament d’administració.
• Magatzem.

Les operacions que s’efectuen en cada departament i la documentació que s’utilitza són les següents:

Una vegada s’ha rebut una comanda, ja s’ha de començar a preparar per ser servida. Les operacions que es faran són:

1. Recepció d’una comanda.
2. Lliurament de la comanda al departament d’administració.

Aquest departament gestionarà la documentació, i farà les operacions següents:

1. Comprovació administrativa: si les condicions comercials demanades (preus, descomptes, formes de pagament, etc.) s’adapten a les condicions de l’empresa, les dades dels articles demanats (referències, unitats, etc.) són correctes i és possible lliurar-los en la data demanada pel client.
   • Si hi ha algun inconvenient, es notifica al departament de vendes perquè gestioni les solucions.
   • El procés d’expedició continuarà si el departament de vendes ho autoritza.
2. Alta de la comanda en el sistema informàtic.
3. Enviament de la informació a la secció de preparació de comandes del magatzem.

A partir d’aquest moment, s’organitza la preparació física. El procés habitual és:

1. Elaboració del programa de preparació (també s’anomena ordre o llista de preparació): és una successió d’ordres disposades en seqüència per assignar a un preparador o grup de preparadors, o a un mitjà mecànic o sistema automàtic. Pot ser en suport paper o en suport informàtic. En la figura, podeu veure un exemple del que podria ser un programa de preparació.
2. Emissió de l’albarà, en què s’especifica el contingut i les dades d’enviament.
3. Registre de sortida de la mercaderia de l’albarà en el sistema de control d’estocs. Si s’utilitza una aplicació informàtica de gestió de magatzem, en crear l’albarà es registrarà automàticament la sortida dels articles.
4. Preparació dels articles de la comanda, anomenat picking, per part dels preparadors a partir de la llista de preparació.
5. Embalatge dels articles, formant paquets i embalums aptes per al transport. Paral·lelament, s’identificarà cada paquet i s’hi enganxaran les etiquetes corresponents.
6. Impressió de les etiquetes, que s’aniran enganxant als embalatges a mesura que es va empaquetant la mercaderia. D’aquesta manera, la mercaderia viatjarà degudament identificada.
7. Trasllat de la mercaderia a la zona d’expedicions del magatzem, per ser carregada al mitjà de transport previst.

Les existències són aquells béns que una empresa té en el seu magatzem i que estan destinats a la venda o a la incorporació en el procés productiu.

Al conjunt d’existències del magatzem també se l’anomena estoc o inventari, tot i que segons el context, pot tenir altres interpretacions amb lleugeres diferències:

• Estoc: és la quantitat determinada de mercaderies que posseeix una empresa, amb una qualitat definida i adquirida en un moment determinat, amb l’objectiu d’estar sempre disponible per satisfer les demandes dels clients.
• Inventari: correspon a la llista detallada dels estocs d’una empresa. També s’anomena “fer inventari” al fet de realitzar el recompte físic de les existències.

Les existències es poden classificar des de diferents punts de vista:

1. Segons el PGC i el tipus d’empresa.
2. Segons la seva funció.
3. Segons la quantitat d’existències: els nivells d’estoc.

Tenint en compte l’activitat que fa l’empresa, les existències pròpies segons el PGC seran:

En empreses de serveis

• Serveis en curs. És la mà d’obra i altres costos del personal directament involucrat en la prestació d’un servei que encara no ha finalitzat. Són les úniques existències que no estan físicament en el magatzem, ja que únicament consten en la comptabilitat.

En empreses comercials

• Mercaderies o existències comercials. Són materials que l’empresa compra i que, sense transformació, es destinen a la venda o comercialització posterior.

En empreses industrials

• Primeres matèries. Productes que, mitjançant la transformació, es destinaran a formar part dels articles acabats fabricats per l’empresa.
• Altres proveïments: elements i conjunts incorporables. Són els fabricats fora de l’empresa, que s’adquireixen per incorporar-los en els productes acabats, sense sotmetre’ls a cap transformació.
• Productes en curs. Productes que es troben en la fase d’elaboració en el moment de tancar l’exercici.
• Productes semiacabats. Productes fabricats per l’empresa i no destinats normalment a la venda fins que no són objecte d’elaboració, incorporació o transformació posterior.
• Productes acabats. Productes fabricats per l’empresa que tenen com a destinació el consum final o la utilització per part d’altres empreses.
• Subproductes, residus i materials recuperats:
  • Subproductes. Productes que tenen importància secundària respecte a l’activitat principal de l’empresa.
  • Residus. Productes obtinguts de la fabricació dels productes principals de l’empresa i que poden ser utilitzats o venuts.
  • Materials recuperats. Productes que poden ser reutilitzats després d’haver participat en el procés de producció.

Altres existències que hi pot haver en qualsevol tipus d’empresa:

• Altres proveïments. Elements inventariables, com per exemple:
  • Combustibles. Matèries energètiques que poden ser emmagatzemades.
  • Recanvis. Peces que serveixen per substituir-ne d’altres de semblants en les instal·lacions, equips o màquines.
  • Materials diversos. Altres materials de consum.
  • Embalatges. Embolcalls que serveixen per guardar-hi els productes acabats.
  • Envasos. Recipients que poden ser recuperables o no, que estan destinats a contenir el producte acabat.
  • Material d’oficina. Destinat a la finalitat que el seu nom indica.

Endinsant-nos ja en el que és la gestió d’estocs, podem apreciar que, d’estocs, n’hi ha de diversos tipus segons la seva funció. A continuació detallem les característiques més rellevants de cada tipus:

• Estoc de cicle. És l’estoc que es compra en un moment determinat per anar consumint al llarg del període.
• Estocs estacionals. Estocs que tenen per objecte fer front a un augment esperat de les vendes en determinats moments de l’exercici econòmic (seria el cas d’empreses que, pel tipus de negoci, tenen fortes vendes a l’estiu i és durant aquesta època que augmenten les seves reserves d’existències).
• Estoc en trànsit. És l’estoc que circula entre el magatzem d’un proveïdor i el magatzem del client. Forma part de l’inventari disponible perquè, encara que no ha arribat al magatzem, ja ha estat demanat i per tant l’hem de tenir en compte als efectes de gestió.
• Estoc de recuperació. Productes usats, però que són susceptibles d’una nova utilització (per exemple, pneumàtics usats).
• Estoc obsolet. Articles nous o vells que ja no serveixen per cobrir les necessitats per a les quals varen ser comprats.

A l’hora de gestionar les existències del magatzem, s’estableixen unes quantitats d’estocs que serveixen de referència per prendre determinades decisions:

• Estoc màxim. És la quantitat màxima que hi pot haver d’un article al magatzem i normalment es determina per la capacitat del magatzem, el capital que es pot invertir i els costos que genera el manteniment de les existències.

• Estoc mínim. És la quantitat més petita que hi hauria d’haver d’un article al magatzem, per sota de la qual no s’hauria de baixar. Considerar un estoc mínim de 0 unitats posa en risc la comercialització del producte perquè si es produeix algun imprevist no es disposarà de la quantitat sol·licitada i no es podrà atendre la demanda, produint un trencament d’estocs. Per evitar-ho s’acostuma a establir un estoc de seguretat.

A la figura, podeu veure representats l’estoc màxim, l’estoc mínim de 0 unitats i també el trencament d’estoc produït per un imprevist.

• Estoc de seguretat. És un nivell d’estoc que s’estableix per fer front a comandes imprevistes dels clients o a retards en el termini de lliurament dels proveïdors. És a dir, consisteix en l’acumulació de productes com a protecció davant la incertesa produïda per la demanda i el termini de lliurament, evitant l’aparició de trencaments d’estoc no desitjables.

A la figura, podeu veure representats l’estoc màxim i l’estoc mínim establert com a estoc de seguretat, i com aquest actua de coixí davant d’un imprevist evitant un trencament de l’estoc.

• Estoc òptim. És la quantitat d’existències al magatzem que permet cobrir les previsions de vendes amb el cost més petit possible.
• Estoc disponible. És l’estoc que es considera a l’hora de fer la gestió d’estocs i és el resultat de restar a l’estoc físic (estoc real que hi ha en el magatzem), les quantitats reservades per servir les comandes rebudes dels clients.

En general, són productes peribles tot tipus d’aliments i medecines sensibles a la temperatura, la humitat, la llum, el pas del temps, etc.

La manipulació, la comercialització, el magatzematge i el transport de productes peribles està estrictament regulat per la normativa actual.

A més, el maneig d’aquests productes implica un control elevat per part de les empreses oferents amb l’objectiu de donar-los sortida abans de la seva caducitat, i evitar amb això pèrdues de rendibilitat importants. El mateix ocorre amb productes afectats per obsolescència i demandes del mercat estacionals o puntuals.

En l’emmagatzematge de productes peribles es compliran les exigències i condicions adequades a la naturalesa específica de cadascun d’ells. Les condicions habituals que s’han de mantenir són:

• La temperatura i humitat relativa, mitjançant la circulació d’aire convenient.
• L’aïllament dels articles que desprenguin olors d’aquells altres que per naturalesa els puguin absorbir.
• La protecció contra l’acció directa de la llum solar, quan sigui perjudicial per al producte.

L’emmagatzematge s’ha de realitzar en llocs adequats que compleixin les normes vigents, com per exemple:

• Distribució en piles o lots que guardin les degudes distàncies els uns amb els altres i amb les parets, sòls i sostres.
• Utilització dels mecanismes de recepció, manipulació i expedició adequats.
• Inspeccions, rotació i remocions periòdiques dels productes, en funció del temps d’emmagatzematge i conservació que suportin.
• Retirada dels productes deteriorats o l’envàs dels quals aparegui trencat. Aquests productes no es destinaran al consum humà, si fos el cas.

Si es tracta d’aliments, totes aquelles persones que per la seva activitat laboral hi tenen contacte directe durant la seva preparació, fabricació, transformació, elaboració, envasat, emmagatzematge, transport, distribució, venda, subministrament i servei, estan obligats a tenir carnet de manipuladors d’aliments.

El transport de productes peribles exigeix estrictes mesures de control de temperatures i l’adequació a normes dels vehicles utilitzats, a més d’estar sotmès a unes normes molt estrictes que pretenen preservar la innocuïtat i l’aptitud del producte alimentari per al consumidor final.

La legislació afecta tant l’àmbit nacional com l’internacional.

• Els productes peribles necessiten ser transportats a temperatures especials per a la seva conservació. El vehicle utilitzat ha d’estar condicionat per complir les normes establertes (a més de complir altres normes específiques) i mantenir una temperatura controlada.
• També es tenen en compte factors com la humitat relativa, la velocitat de l’aire, la densitat d’estiba i la seva compatibilitat, així com el tipus d’embalatge adequat per al seu transport.

El conjunt d’envasos i embalatges que acompanyen el producte des de la fabricació fins al consum consisteix en:

• Envasos primaris que contenen el producte: estan en contacte directe amb el producte i és el lloc on aquest es conserva. Són els anomenats envasos.
• Envasos secundaris o d’agrupació: agrupen un nombre determinat d’unitats, les quals es poden separar sense afectar les característiques del producte. Correspon als packs.
• Envasos terciaris o de transport: faciliten la manipulació i el transport de diverses unitats de venda o de diversos envasos secundaris. Els més utilitzats són els embalatges, però també s’hi inclourien els palets.

El sistema d’envasament en el seu conjunt ha de complir la funció principal de protecció del producte, i aportar la resistència necessària per garantir que el producte arribi en condicions adequades per al seu consum.

Si no n’hi ha prou amb el sistema d’envasament i embalatge per garantir la integritat del producte, aquest es deteriorarà i no podrà ser consumit, amb la qual cosa és generarà el residu tant del producte com de l’envàs.

Generalment, els països tenen en vigència reglamentacions estrictes respecte a:

• Envasos i embalatges amb normes internacionals que contenen mesures o reglaments de salut, seguretat, protecció a l’ambient, protecció al consumidor, etc., com per exemple:
  • ISO. Són normes internacionals de fabricació, comerç i comunicació per a totes les branques industrials a excepció de l’elèctrica i l’electrònica.
  • Codex Alimentarius. És un programa per a la protecció de la salut dels consumidors, per assegurar unes pràctiques de comerç clares i promocionar la coordinació de totes les normes alimentàries acordades per les organitzacions governamentals i no governamentals, creat per la FAO i l’OMS.
• Etiquetatge i rètols de determinats productes, particularment d’aliments frescos i envasats, begudes, especialitats medicinals, etc.

En el comerç internacional, els exportadors han de tenir en compte com pot afectar la normativa dels diferents països d’origen o destinació dels seus productes.

L’envàs, també denominat embalatge de venda o empaquetatge, identifica el producte i es correspon amb la presentació comercial de la mercaderia.

Les característiques que ha de tenir un bon envàs són les següents:

• Possibilitat de contenir el producte segons les seves característiques físiques.
• Que permeti la seva identificació, mitjançant etiquetes o amb la impressió en l’envàs del contingut, capacitat, instruccions d’ús, etc. També s’utilitzen els codis de barres per facilitar la gestió de la compravenda i l’emmagatzematge.
• Capacitat de protegir el producte.
• Resistència a les manipulacions, el transport i la distribució comercial, per garantir que el producte arribi al consumidor en perfecte estat.
• Que s’ajusti a les unitats de càrrega i distribució del producte, per facilitar l’emmagatzematge i transport.
• Adequat a les necessitats del consumidor en termes de grandària, ergonomia, qualitat, etc.
• Adaptat a les línies de fabricació i envasament del producte, i en particular a les línies d’envasament automàtic que disposi el fabricant.
• Que compleixi les legislacions vigents.
• Amb un cost adequat a l’oferta comercial que es vol fer del producte.
• Des del punt de vista comercial, que recordi la publicitat que s’ha fet al producte, per atreure l’atenció del client, convèncer-lo dels avantatges i tancar la venda.

L’envàs ha d’oferir la resistència necessària per evitar el deteriorament del producte durant el transport, l’emmagatzematge i la manipulació.

Des d’aquest punt de vista, els podem classificar en:

• Envasos rígids: tenen una forma definida que no es pot alterar, i permeten apilar el producte sobre ell mateix sense que es pugui danyar.
• Envasos semirígids: tenen una resistència a la compressió menor a la d’un envàs rígid, i amb esforços de compressió el seu aspecte pot ser similar al dels envasos rígids.
• Envasos flexibles: són els fabricats per pel·lícules plàstiques, paper, fulles d’alumini, laminacions, etc., i es deformen en manipular-los manualment. Aquests envasos han d’estar protegits per uns altres de més resistents, per permetre apilar el producte durant el transport o emmagatzematge.

A la taula, podeu veure els tipus, de quins materials són fets i el contingut.

L’embalatge protegeix una mercaderia per a la seva expedició (manipulació, càrrega i descàrrega, etc.) o la seva conservació en dipòsits o magatzems.

Solen ser caixes de diversos materials que poden agrupar diferents unitats de productes envasats, però també poden contenir una única unitat de producte, generalment de dimensions considerables (mobles, electrodomèstics…).

Els embalatges habitualment estan normalitzats amb una grandària adequada per facilitar el seu transport, manipulat i apilament.

Les funcions i característiques d’un bon embalatge són:

1. Complir les lleis establertes respecte a normes i requisits, que han d’aparèixer impresos sobre la seva superfície.
2. Protegir els productes i envasos de consum, i mantenir-los junts.
3. Oferir una manipulació eficient en el magatzem: facilitat en les operacions d’embalatge i etiquetatge, comoditat per agafar-lo i capacitat d’exposició. És important adaptar-se a les dimensions estàndards del palet i, en la mesura del possible, al mòdul de referència.
4. Tenir capacitat per resistir l’apilat i romandre estable quan està paletitzat.
5. Proporcionar la seva identificació EAN, amb una impressió i disseny adequats.
6. Reduir al màxim els espais buits entre el producte i l’embalatge.
7. Deixar el mínim residu possible i ser valoritzable.
8. Oferir una manipulació eficient en el punt de venda: contenir un nombre uniforme i coherent d’unitats de consum, i presentar un disseny ergonòmic quant a pes, volum i forma.

A la taula, podeu veure els tipus d’embalatges principals, de quins materials estan fets, el seu contingut habitual i les propietats que mostra el seu ús.

A més dels embalatges que actuen d’embolcall, per condicionar el producte en el seu interior, poden ser necessaris alguns accessoris, com per exemple:

• Condicionadors: són unes peces de cartró o d’un altre material (plàstic, EPS, etc.) que tenen la funció de protegir o immobilitzar el producte dins de la caixa.
• Capes de paper i plàstic: s’utilitzen per folrar altres embalatges i així evitar que el producte es danyi a causa del frec, o bé per evitar les pèrdues d’aigua del producte.

Per seleccionar el tipus d’embalatge que s’ha d’utilitzar, s’han de considerar diferents factors, principalment les característiques del producte que s’ha de protegir i la forma de transport que es farà servir.

L’embalatge també es pot adequar a les instruccions del comprador. Si la destinació és un altre país, s’haurà de tenir en compte el compliment de les normes exigides en aquest país de destinació.

A causa del gran consum de productes envasats, s’origina molta quantitat de residus que han de ser tractats i reciclats.

Per aquest motiu, l’any 1994 el Parlament Europeu va publicar la Directiva 94/62, relativa als envasos i residus d’envasos, i es va transposar a la legislació espanyola mitjançant la Llei 11/1997, de 24 d’abril, d’envasos i residus d’envasos.

Segons aquesta llei, les empreses responsables de la posada al mercat de productes envasats, es veuen afectades per una sèrie d’obligacions amb dos objectius principals:

• Prevenir i reduir l’impacte sobre el medi ambient dels envasos, amb l’establiment de mesures adreçades a la prevenció de la producció de residus d’envasos.
• Gestionar els residus al llarg de tot el seu cicle de vida, amb la seva reutilització, reciclatge i altres maneres de valorització de residus d’envasos, amb la finalitat d’evitar o reduir la seva eliminació en abocadors o incineradores.

Així, doncs, fa responsables d’aquestes accions els envasadors i comerciants de productes envasats o, quan no sigui possible identificar els anteriors, els responsables de la primera posada al mercat dels productes envasats.

Per fer-ho, la llei permet escollir dues opcions:

1. L’empresa es pot encarregar de la recollida dels envasos, amb el Sistema de dipòsit, devolució i retorn, facturant els envasos amb facultat de devolució: per cada envàs cobrarà una quantitat individualitzada que serà retornada amb la devolució de l’envàs.
2. L’empresa pot delegar la recollida acollint-se a un sistema integrat de gestió de residus d’envasos i envasos usats (SIG), per eximir-se del sistema obligatori anterior. El SIG assumeix finançar a les entitats locals el sobrecost de la recollida dels residus d’envasos i assegurar el reciclatge dels materials recollits. A la pràctica, aquest sistema és el majoritari.

Actualment, a Catalunya hi ha tres sistemes integrats de gestió d’envasos, els dos primers dels quals també són presents en l’àmbit de l’Estat espanyol:

• ECOEMBES: per als envasos lleugers, paper i cartró.
• ECOVIDRIO: per als envasos de vidre.
• SIGFITO: per als envasos de productes fitosanitaris.

El Punt Verd és el símbol del SIG d’Ecoembes.

Les empreses que opten per l’opció del sistema del Punt Verd:

1. Han de posar en l’etiquetatge de cada producte el logotip del símbol del Punt Verd.
2. Han de pagar un cànon a Ecoembes per aquest sistema de recollida: cada producte cotitza per tots i cadascun dels diferents materials que el componen: ampolles de vidre, de plàstic, taps d’alumini, estoig de cartró, plàstic retràctil, etc. Cada producte té un cost diferent segons els materials que el componguin.
3. En emetre la factura als seus clients que a la vegada siguin comerciants, cobraran un percentatge sobre el producte pel concepte de Punt Verd, però no als clients que siguin consumidors finals.
4. Tenen l’obligació d’informar la comunitat autònoma sobre els envasos posats al mercat. Ecoembes facilita el compliment d’aquest requisit legal a les seves empreses adherides.

Des del punt de vista de respecte al medi ambient i tenint en compte els residus que representen, les funcions dels envasos es podrien dividir en:

• Funcions imprescindibles: seguretat, higiene i logística.
• Funcions supèrflues: màrqueting, acceptació del consumidor, etc.

Com a criteris de protecció i respecte al medi ambient, les recomanacions a les empreses envasadores són:

1. Eliminar els envasos superflus: d’acord amb la definició del Reial decret 782/1998 són tots aquells envasos que, malgrat que facilitin la manipulació, distribució i presentació del producte destinat al consum, no siguin necessaris per contenir-lo ni protegir-lo.
2. Reduir els envasos sobredimensionats, és a dir, els que malgrat tenir una utilitat, se’n podria reduir la mida.
3. Evitar el sobreenvasat o envasos de petita capacitat, i potenciar els envasos per a continguts més grans.
4. Substituir els materials menys reciclables per altres de més nivell de reciclat, és a dir, que els seus residus produeixin menys impacte sobre el medi ambient durant tot el seu cicle de vida (vegeu la taula).
5. Potenciar els envasos reutilitzables. Són els envasos concebuts i dissenyats per complir, durant el seu cicle de vida, un nombre mínim d’usos o rotacions, de manera que una vegada consumits els productes que contenien, siguin susceptibles de ser reintegrats pel posseïdor, en el mateix procés econòmic pel qual van ser concebuts o dissenyats. En el moment en què aquests envasos deixen de ser reutilitzables, es converteixen en residus.

En la gestió del magatzem, s’utilitzen etiquetes en qualsevol de les seves operacions, amb l’objectiu principal d’identificar el paquet i facilitar l’operació que es tracti.

La informació que han de contenir dependrà de l’operació, i es pot expressar amb textos o amb algun sistema de codificació, tradicional o telemàtic.

La tecnologia actual permet una gestió fàcil, ràpida i econòmica. El codi de barres s’ha convertit en una eina important i imprescindible de la distribució actual, i els sistemes RFID s’estan utilitzant cada vegada més perquè milloren la gestió dels estocs.

Podem classificar els principals tipus d’etiquetes segons la informació que contenen:

• Etiquetes de producte. Amb informació sobre el producte i un codi d’identificació.
• Etiquetes d’expedició. Identifiquen la tramesa.
• Etiquetes de perill. Indiquen els riscos del producte.
• Etiquetes de manipulació. Amb les instruccions que cal seguir per manipular-lo.

Les etiquetes s’han de col·locar en un lloc visible que permeti una lectura fàcil i ràpida de la informació que contenen.

En el mateix producte o envàs hi ha d’haver informació del producte per a l’usuari o consumidor i també un codi per identificar el producte per a la seva gestió en les empreses.

1) Informació del producte

En els envasos i embalatges s’ha de reservar una zona per a les inscripcions que proporcionen informació sobre el seu contingut.

La legislació europea regula l’etiquetatge que afecta uns productes determinats, com són els productes alimentaris, els tèxtils i el calçat, els cosmètics, les substàncies perilloses o els detergents.

La legislació regula:

• El contingut obligatori que ha de portar l’etiqueta en determinats tipus de productes.
• La presentació visual de l’etiqueta.
• La llengua en la qual han de figurar les indicacions.

Aquesta legislació europea és d’obligat compliment per als països integrants, entre els quals hi ha Espanya.

2) Codificació del producte

Quan els productes arriben al magatzem, s’han d’identificar, codificar i etiquetar per a la seva gestió: control d’estoc i assignació d’ubicacions.

La codificació dels productes s’acostuma a fer en el departament de producció o disseny, però moltes vegades és el magatzem que codifica les existències en funció dels seus criteris de manipulació i control.

Per tant, ens podem trobar amb magatzems que utilitzen la mateixa codificació del fabricant i amb magatzems que recodifiquen els productes que emmagatzemen.

Malgrat que l’enviament sempre ha d’anar acompanyat d’un document (albarà o factura), és necessari que cada embalum estigui perfectament identificat. Per això, s’enganxa una etiqueta d’expedició en cada paquet o embalum de la tramesa.

El Reglament Nacional de Transport de Mercaderies Perilloses per Carretera (TPC) regula les etiquetes de perill que s’han d’incorporar a l’embalatge de les mercaderies perilloses, i les classifica en diferents classes i subclasses, cadascuna identificada amb un pictograma segons el codi ADR/RID (vegeu la figura).

Hi ha altres tipus de codificació i etiquetatge com el codi HAZCHEM i el codi NFPA (vegeu la figura), usats en el Regne Unit i els EUA.

En el cas de mercaderies que necessiten un tractament especial, s’incorporen símbols reconeguts internacionalment per les normes ISO (Organització Internacional per a la Normalització) que donen indicacions per a la seva manipulació (vegeu la figura).

El sistema tradicional de codificació utilitza caràcters numèrics, alfabètics o alfanumèrics, organitzats segons algun criteri que resulti útil a l’empresa per facilitar la seva interpretació i identificació.

Es poden codificar clients, proveïdors, articles, documents, etc. i qualsevol element que intervingui en l’activitat de l’empresa. Respecte a les activitats relacionades amb el magatzem, la codificació que té més rellevància és la dels articles o productes.

La codificació dels productes més habitual es basa en el criteri de l’assortiment aportant informació de les característiques del producte, però també és convenient assignar una codificació ubicació-producte complementària que informi de la ubicació del producte dins del magatzem.

La codificació dels productes seguint el criteri de l’assortiment a què pertanyen utilitza la gamma, la família de productes, la subfamília i la unitat:

• Gamma: és una unitat de necessitat, és a dir, és el conjunt d’articles que responen a una finalitat global idèntica.
• Família: correspon a una sèrie d’articles que responen a una mateixa necessitat.
• Subfamília: són divisions dintre d’una família per agrupar productes amb les mateixes característiques.
• Unitat, també denominada sèrie o article: és una unitat de venda i hi haurà tantes unitats com marques, mides, models, colors, preus, etc.

Des del punt de vista de la gestió del magatzem i de la manipulació dels productes és necessari crear un sistema d’assignació ubicació-producte, de manera que quan es rebi una mercaderia es codifiqui i se li assigni una ubicació que estigui lliure en aquell moment o que hagi estat fixada prèviament. D’aquesta manera, sempre tindrem un codi de producte unit a un codi d’ubicació.

L’assignació d’una ubicació és indispensable per saber en tot moment on està col·locat el producte, de quin producte es tracta i quantes unitats tenim en cada ubicació.

No hi ha un únic criteri per a la codificació de les ubicacions. Cada empresa estableix el seu sistema en funció de les seves necessitats. En tots els casos, la codificació ha de ser sistemàtica i ha d’ajudar a la ràpida localització de la mercaderia.

Els elements que s’han de codificar són, com a mínim, els que s’especifiquen tot seguit:

• Àrea: correspon a la zona del magatzem formada per les prestatgeries i pels passadissos corresponents.
• Passadís: és el conjunt de prestatgeries adossades que formen una filera.
• Mòdul o columna: conjunt d’ubicacions situades entre les potes consecutives de la prestatgeria.
• Nivell o prestatge: indica el pis diferent dintre d’un mateix mòdul o columna. Cada pis pot ser una ubicació, però un prestatge pot estar subdividit, formant diverses ubicacions.

Actualment, tots els magatzems disposen de programes informàtics de gestió que fan aquesta operació d’assignació ubicació-producte, informant, en temps real, sobre ubicacions lliures i localització i estoc dels productes.

El codi de barres és un sistema d’identificació telemàtic molt fiable i que permet simplificar les tasques de manipulació i control dins del magatzem, i la gestió de les expedicions de les mercaderies, entre altres utilitats.

Només ens caldrà un programa que converteixi els números en grups de barres. La impressió del codi es pot fer en paper o en etiqueta mitjançant una impressora de transferència tèrmica.

Per a una gestió òptima del magatzem és convenient tenir els productes i les ubicacions codificades mitjançant aquest sistema i facilitar als operaris i manipuladors els lectors portàtils de codis de barres corresponents.

El sistema de codificació per codi de barres és fàcil d’utilitzar, la seva lectura és ràpida, no es cometen errors i es pot transmetre fàcilment a l’ordinador.

Els avantatges que ofereix un magatzem organitzat en ubicacions i amb codi de barres són múltiples. Vegem els més importants:

• Les existències registrades en l’ordinador coincideixen amb les reals.
• És més fàcil saber on estan col·locades les existències de tots els articles.
• L’inventari es pot fer amb més facilitat.
• Es redueix el risc de trencament d’estoc.
• Es millora la gestió.
• Facilita el fet de treballar amb menys estoc.
• Es poden detectar els articles sense venda o obsolets.
• S’evita l’oblit o la pèrdua d’articles.
• Es redueix el temps de preparació de comandes.
• S’evita gran part de l’entrada manual de dades en l’ordinador.
• Es redueixen errors en els albarans i en les factures.

Com a conseqüència de tot això, aconseguim assolir els objectius següents:

1. Increment de la productivitat.
2. Millora del servei al client.
3. Reducció dels diners invertits en estocs.
4. Impossibilitat que hi hagi pèrdues per envelliment de l’estoc.

Per tot plegat, el codi de barres té grans avantatges respecte dels altres sistemes tradicionals i la seva utilització es generalitza a totes les funcions del magatzem. La taula, la taula i la taula mostren un estudi comparatiu entre el sistema sense codi de barres i el sistema amb codi de barres per a cada una de les fases operatives del magatzem.

L’Associació de Numeració d’Articles (EAN) és la creadora del sistema de codificació internacional EAN. En l’àmbit nacional, l’AECOC (Associació Espanyola de Codificació Comercial) s’encarrega de controlar i garantir que fabricants i comerciants compleixin les normes de codificació.

Segons la utilitat dels codis, actualment s’utilitzen els estàndards següents:

• Codi EAN-13: identifica les unitats de consum. S’utilitza per identificar unitats de producte amb destinació al punt de venda. En la taula, podeu veure els dígits que l’integren. És important destacar que el codi de l’empresa identifica l’empresa propietària de la marca, no la fabricant. Per exemple, en el cas de les marques blanques, l’empresa propietària és l’empresa distribuïdora, no la fabricant.
• Codi EAN-14 o DUN-14: s’utilitza per a unitats d’expedició o agrupacions d’unitats de consum que no van destinades al punt de venda (per exemple, caixes o palets).
• Codi EAN-128: s’utilitza en entorns no detallistes per connectar el flux físic de mercaderies amb el flux d’informació, amb informació logística addicional com ara el número de sèrie, número de lot, localització, punts d’entrega, dates de fabricació, envasament, caducitat, etc.
• Codi SSCC (serial shipping container code) o codi seriat de la unitat de tramesa: es tracta d’un codi que serveix per fer el seguiment de les unitats logístiques, que permet diferenciar les mercaderies idèntiques però de diferents unitats de transport, i proporciona informació del contingut i dels moviments de les trameses en qualsevol punt de la cadena de subministrament.

Les tecnologies de la informació han permès desenvolupar un possible substitut per a les etiquetes de codi de barres: les etiquetes electròniques o etiquetes d’identificació per radiofreqüència (RFID).

Tant els codis de barres EAN com les etiquetes RFID faciliten la reconstrucció de l’historial d’un producte o d’un lot de productes, és a dir, acumulen informació sobre cada pas del procés de producció, d’emmagatzematge o de distribució per on ha passat aquest producte: és la traçabilitat.

Amb la traçabilitat, es podran localitzar ràpidament l’origen dels problemes que puguin aparèixer i mirar d’evitar-los en el futur.

Les etiquetes electròniques o etiquetes d’identificació per radiofreqüència (RFID) incorporen un xip i funcionen com a petites estacions de ràdio. Emeten i, en alguns casos, també reben senyals que són recollits per un lector i enviats a l’equip informàtic.

• Les etiquetes només de lectura (tags) s’utilitzen bastant en la distribució comercial per prevenir robatoris, sobretot en el cas de productes petits amb un valor alt.
• Les etiquetes modificables (smart cards o targetes intel·ligents) permeten que s’ampliï o es modifiqui la informació que contenen, per exemple en el cas d’un canvi de preu. S’utilitzen en terminals logístiques i en el transport de mercaderies perilloses, ja que permeten incloure-hi informació sobre les característiques del producte i sobre mètodes d’actuació preventiva en cas d’anomalies.

En la taula, podeu veure els avantatges que suposa la tecnologia RFID respecte al codi de barres en l’etiquetatge de productes.

Els principals inconvenients del sistema RFID són l’elevada inversió que necessita la seva instal·lació i aplicació, la falta d’una normativa internacional, les possibles interferències amb altres sistemes, i la vulnerabilitat al metall i als productes líquids.

Tant els sistemes RFID com el codi EAN-128 permeten la traçabilitat dels productes perquè permeten associar de manera sistemàtica un flux d’informació a un flux de mercaderia.

Dit d’una altra manera, la traçabilitat és la capacitat de seguir un producte des del seu origen fins al seu final, com a article de consum.

Hi ha diversos tipus de traçabilitat:

• Traçabilitat ascendent. És la informació relacionada amb els productes que rebem i amb els seus proveïdors.
• Traçabilitat interna o traçabilitat de processos. És la informació relativa al seguiment dels productes dins de la mateixa empresa.
• Traçabilitat descendent. És la informació sobre les característiques dels productes que han sortit de l’empresa i sobre la seva destinació.

Les empreses productores haurien de ser capaces d’associar les destinacions dels productes amb les matèries primeres que es van utilitzar per a la seva elaboració. En el cas dels productes alimentaris, la traçabilitat és obligatòria.

Les empreses no només han de portar un control físic dels seus estocs sinó que també els han de valorar i comptabilitzar per determinar els beneficis i l’actiu de l’empresa.

El control i valoració dels estocs pot fer-se per cada entrada o sortida de productes, coneixent en tot moment les quantitats i valor del magatzem, però també en qualsevol moment de l’exercici econòmic segons les necessitats de l’empresa. El Pla General Comptable (PGC) obliga a fer-ho en el moment del tancament de l’exercici econòmic, amb l’obtenció de l’inventari i la comptabilització del seu valor.

Ens en podem trobar de dos tipus:

• Inventari físic. És aquell en què es fa un recompte físic de tots els articles que hi ha al magatzem. Legalment s’ha de fer almenys una vegada l’any i permet conèixer la quantitat i l’estat dels productes amb exactitud, els articles que han quedat obsolets, els que estan caducats…
• Inventari comptable. És una relació detallada de les existències de l’empresa que informa de l’estoc de cada producte i el seu valor comptable, però no informa de l’estat dels productes. El seu valor s’ha de comptabilitzar obligatòriament a final de l’exercici comptable en els comptes corresponents segons el tipus d’existències previstos en el PGC.

Un exemple d’inventari comptable ordenat segons la classificació d’existències del Pla General Comptable seria el que es mostra en la figura.

Malgrat que l’empresa porti un control informàtic, exhaustiu i fiable, de les entrades i sortides de mercaderies del magatzem, es fa necessària la verificació de les existències reals mitjançant un recompte periòdic.

Per diferents motius (errors en la transcripció de dades, desperfectes, errors en la manipulació de mercaderies, trencadisses, robatoris, etc.) és freqüent que es produeixin desviacions entre l’inventari comptable i les existències reals.

Per aquest motiu, s’han de fer les verificacions corresponents comparant les existències reals amb els documents administratius o comptables, els quals han de reflectir el valor de les existències reals.

Abans de veure els diferents sistemes d’inventariar les existències i independentment del mètode escollit per cada empresa, cal realitzar una sèrie d’operacions comunes:

1) Passos previs a la realització de l’inventari

• Creació i impressió d’un document per fer l’inventari.
• Localització i bloqueig dels materials que cal inventariar.
• Identificació de cada producte segons la codificació.
• Instruccions clares i concises a les persones que faran l’inventari.

2) Fases de l’inventari

L’inventari és un procés que ha de seguir una sèrie de fases:

• Recompte de les unitats físiques emmagatzemades de cada producte, i registre del codi de producte i de la quantitat corresponent en el document d’inventari: és la realització de l’inventari físic.
• Introducció del resultat del recompte en el sistema informàtic i verificació de les quantitats comptades anteriorment.
• Correcció de les desviacions entre recompte físic i l’inventari comptable del registre administratiu o informàtic. Si les diferències són considerables cal fer-ne una auditoria específica.
• Obtenció de la relació de tots els articles inventariats amb les seves existències i valoracions: és l’inventari comptable.

No hi ha un sistema únic per fer l’inventari i l’empresa determina quin és el que millor s’adapta a les seves necessitats i el que menys perjudici suposa a l’hora de servir els seus clients.

a) Inventari físic tradicional. Amb aquest sistema el magatzem es tanca durant uns dies per poder fer el recompte. La freqüència pot ser diversa: anual, semestral, trimestral, etc.

Aquest mètode no és el més convenient, ja que el magatzem paralitza la seva activitat durant uns dies i això pot ser negatiu pel que fa al servei als clients. D’altra banda, en cas de detectar desviacions, aquestes es corregiran després de repassar i tornar a verificar els errors, la qual cosa vol dir que el procés de correcció és lent i requereix uns dies.

b) Inventari físic rotatiu. Aquest sistema permet que el magatzem no hagi de tancar. Consisteix a dividir els productes que cal inventariar segons el criteri ABC en funció de la seva rotació. Els productes A (amb una alta rotació) es compten cada trimestre, el productes B (amb una rotació mitjana) cada semestre i els productes C (de baixa rotació) anualment.

c) Inventari físic permanent. Consisteix a fer el recompte diari al principi o al final de la jornada, només de les existències que hagin tingut moviment. D’aquesta manera si hi ha algun error només s’ha de revisar aquell mateix dia.

A la taula podeu veure les diferències en l’operativa d’un inventari, amb codis de barres o sense.