Resum

L’aprovisionament és el conjunt d’operacions que posa a disposició de l’empresa tots els materials i productes de l’exterior necessaris per al seu funcionament, en les millors condicions possibles de quantitat, qualitat, preu i temps, i d’acord amb els objectius que la direcció de l’empresa defineix.

Es diferencien dos tipus d’aprovisionament: l’aprovisionament de servei o funcional, que cobreix les necessitats que genera el funcionament de l’empresa i les persones que hi treballen, i l’aprovisionament operatiu, que integra totes les compres i la gestió de materials, components i productes amb els quals opera l’empresa. L’objectiu principal de la funció d’aprovisionament operatiu és aconseguir l’equilibri entre la demanda i l’oferta dins de la cadena logística de l’empresa. Un bon pla d’aprovisionament permet cobrir la demanda en la data sol·licitada i en la quantitat correcta.

La política d’aprovisionament és el conjunt de normes que regulen les compres als proveïdors i ha de donar resposta a què, com, quant, quan, on i a qui comprem. La política d’aprovisionament haurà de lligar sempre les compres a la demanda i a l’estoc. En realitat es tracta d’una cadena de funcions interconnectades: demanda, estoc, compres, producció, distribució i comercialització. Les necessitats d’aprovisionament de materials i, com a conseqüència, els plans d’aprovisionament són determinats per l’activitat econòmica de l’empresa i també pel seu tipus d’activitat principal, que pot ser industrial, comercial o de serveis. Tot i això, es poden identificar tres factors comuns a tots els casos que condicionen, caracteritzen i determinen aquestes necessitats i els plans d’aprovisionament que se’n deriven: la demanda, la producció, i l’organització i la gestió de l’emmagatzematge. L’obtenció del millor preu possible, tant pel que fa al cost del producte o el servei com pel que fa al cost de gestió i manteniment implicats en la seva adquisició, permet, entre altres avantatges, millorar la competitivitat de l’empresa i ampliar-ne el marge de beneficis.

Atenent la seva naturalesa, podem diferenciar tres grups d’aprovisionament: compres de productes, compres de serveis i compres de béns d’equip. En el cas dels productes i serveis, es diferencia entre directes i indirectes, depenent de si passen a formar part del producte final directament o no. Per a l’estudi de la demanda i l’anàlisi de les necessitats cal diferenciar entre la demanda dependent i la demanda independent. La demanda independent és aquella que es genera sobre productes acabats i a partir de la demanda del consumidor o client final de l’empresa. La demanda dependent és la que es genera a partir de la demanda independent de productes finals i la que es té en compte per al càlcul de totes les matèries primeres i productes semielaborats o components que s’han de demanar per intervenir en la fabricació dels productes finals. La previsió de la demanda són totes les tasques qualitatives i quantitatives que generen com a resultat la millor estimació de la futura evolució de les vendes. La previsió de la demanda depèn de factors com ara el preu i la qualitat del producte o servei, el públic objectiu o l’estratègia de màrqueting. Quan una empresa encara no té dades històriques de facturació d’un producte fa servir mètodes qualitatius per preveure la demanda. En canvi, quan una empresa es troba en una situació que ja ha facturat durant diversos períodes, intervenen els números en les prospeccions i, per tant, s’utilitzen mètodes quantitatius. A partir de les previsions de demanda, s’elabora el pla de vendes. Un pla de vendes ha d’incloure les premisses en les quals s’ha basat la seva elaboració, la definició i la quantificació de tot el procés de venda, el pressupost total i el pressupost, dividit en períodes temporals i distribuït en canals i en zones. La producció és el conjunt de processos o operacions que a partir d’un conjunt de materials i components (inputs) es coordinen per generar sortides (outputs), és a dir, la transformació o elaboració d’un producte a partir d’uns materials principals i accessoris en un producte final. Els sistemes de producció han anat canviant per adaptar-se als mercats i han evolucionat des del sistema de taller, altament flexible i amb una gran qualitat però també molt car, fins a les produccions en sèrie, que permeten fabricar grans volums a baix cost però que sacrifiquen la flexibilitat. La decisió sobre el tipus de procés depèn fonamentalment del volum de la demanda, de la naturalesa del producte i del grau d’estandardització o de personalització. Es diferencien cinc tipus de processos: producció per projectes, producció en taller o artesanal, producció per lots, producció en línia i producció contínua. Els sistemes d’impuls (push) i d’estirada (pull) són estratègies o sistemes de gestió de la cadena d’aprovisionament. En el primer cas es parteix de l’anàlisi de dades històriques i es realitzen estimacions de la demanda futura. Amb aquestes dades es decideix què, quan i en quina quantitat s’ha de produir. En el segon cas, la decisió es pren a partir de la informació que aporta la demanda, un cop ja s’han posat a la venda els articles.

Tota empresa sol realitzar una planificació de tots els costos logístics que es generen durant un període determinat de temps. Aquest pressupost serveix per fixar uns objectius de cost per a cada departament, per activitat. A l’inici d’una activitat normalment es realitza un pressupost tenint en compte la inversió total i els costos associats al producte. Els costos logístics es divideixen en cinc grups: segons la seva imputabilitat al producte, segons l’origen, la seva activitat d’aprovisionament, l’activitat d’emmagatzematge i l’activitat de distribució. En la gestió d’estocs s’originen una sèrie de costos ocults, entre els quals destaquen: l’obsolescència, ruptures o deteriorament, diferències en els inventaris, cost de logística inversa i cost de ruptura d’estoc. Per minimitzar els costos ocults i optimitzar l’estructura dels costos logístics de l’empresa, cal prendre mesures que influeixin directament sobre les seves causes. La mesura més adequada és implementar sistemes de qualitat i oportunitat en la gestió de costos, com són la reducció d’estocs, els sistemes just in time, etc. Tenir estoc al magatzem genera una sèrie de costos que seran assignats al producte emmagatzemat seguint unes normes de repartiment. Hi ha empreses que fan les activitats d’aprovisionament, emmagatzematge i transport amb els seus propis mitjans o subcontracten els serveis d’un operador logístic. Els operadors logístics són empreses que ofereixen els serveis de transport i emmagatzematge a altres empreses. La gestió d’estocs apareix amb la finalitat d’aconseguir tenir el nivell òptim d’estocs per minimitzar aquests costos. L’empresa que aconsegueix reduir els costos d’estocs sense afectar el seu nivell de producció té un avantatge competitiu davant la resta d’empreses i al reduir la quantitat emmagatzemada, l’empresa aconsegueix reduir les seves necessitats d’espai al magatzem. La finalitat de l’inventari és conèixer en cada moment la quantitat exacta de producte, ja sigui matèria primera, producte semiacabat o producte acabat que l’empresa té emmagatzemat. És una eina imprescindible per poder realitzar comprovacions, rectificar hàbits i introduir millores. El sistema de classificació ABC, també conegut com el mètode de Pareto, ens permet classificar els productes segons l’activitat que genera l’empresa. Aquesta classificació permet prestar més atenció als articles que tenen un percentatge més significatiu per a l’empresa, és a dir aquells articles que tenen més sortida. Els articles es dividiran en tres categories depenent del valor significatiu que aporten a l’empresa. Una gestió d’estocs eficient es produeix quan l’empresa aconsegueix emmagatzemar la mínima quantitat d’estoc al seu magatzem evitant la ruptura d’estocs. Les existències es poden classificar des de diferents punts de vista: segons la seva finalitat, segons l’activitat de l’empresa, segons el criteri operatiu i segons la seva naturalesa física. Segons la finalitat de l’estoc dins del cicle econòmic de l’empresa trobem la següent classificació: estoc actiu, estoc mitjà, estoc de seguretat, estoc de trànsit, estoc estacional, estoc de recuperació, estoc obsolet, estoc disponible i estoc especulatiu. Segons l’activitat de l’empresa: mercaderies, primers matèries, altres proveïments, productes acabats, subproductes, residus i materials recuperats. Segons el nivell d’estocs: estoc òptim, estoc zero, estoc físic, estoc disponible, estoc màxim i estoc mínim. Segons la seva naturalesa: estoc perible, estoc no perible i estoc amb data de caducitat. L’assignació de l’estoc entre magatzems té com a objectiu poder oferir alts nivells de servei. Aquesta assignació té un impacte important a l’estoc de trànsit i a l’estoc de seguretat. Els factors que afecten la gestió d’estocs són: les previsions de vendes, els costos, els terminis i el nivell de servei. Les previsions de vendes ens permetran decidir el nivell òptim de producte que hem d’emmagatzemar. Una bona optimització de la gestió d’estocs necessita conèixer els costos associats als productes emmagatzemats. Aquests costos es classifiquen en: costos d’emissió de comanda, cost d’adquisició i cost d’emmagatzematge. El termini d’entrega del producte és el temps que passa des que es fa l’ordre de comanda fins que arriben els productes al magatzem i ja estan disponibles per a la venda o per a la seva incorporació en el procés productiu. La quantitat d’estoc dependrà del termini d’entrega. Els sistemes de reaprovisionament responen a les preguntes següents: quan ha de fer la comanda l’empresa i quanta quantitat ha de demanar. Els sistemes que més s’utilitzen per calcular el reaprovisionament de l’estoc són: revisió contínua i revisió periòdica. L’empresa necessita saber en tot moment quina quantitat té d’existències al seu magatzem i conèixer el seu valor. Els criteris més utilitzats per valorar les existències que surten del magatzem són: el PMP, el LIFO i el FIFO. La rotació d’estocs es pot definir com el nombre de vegades que durant un període de temps es renoven les existències i es recupera el capital invertit. El període mitjà de maduració (PMM) és el temps que passa des que es compren les matèries primeres fins a la venda de productes elaborats. El cicle de la comanda del client s’inicia quan aquest realitza una sol·licitud de materials o producte a un proveïdor, és a dir, quan fa una comanda, i finalitza quan rep el producte. Durant la recepció i expedició de mercaderia es genera documentació que és del tot necessària per al registre de totes les operacions que es porten a terme durant aquests processos. D’aquesta manera queda constància dels fets i també de les parts que hi participen. Aquesta documentació registra tant l’entrada de mercaderies (recepció, inspecció, registre de l’estat de les mercaderies i descàrrega) com l’emmagatzematge (ubicació, conservació i moviment de mercaderies dins del magatzem) i la seva sortida. En el magatzem es genera un gran volum d’informació que s’ha d’actualitzar constantment per tal d’assegurar un servei òptim durant tot el procés de recepció, emmagatzematge i expedició de les mercaderies. L’ús de grans volums de dades, unit a la necessitat de compilar-les, intercanviar-les, emmagatzemar-les, analitzar-les i recuperar-les fa que sigui de vital importància l’ús de programari informàtic. Cal destacar, a part de programari específic com són els CRM o els ERP, altres aplicacions informàtiques com les bases de dades, els fulls de càlcul, els processadors de textos i els cronogrames.

La funció logística té diverses activitats, entre les quals hi ha el servei al client, les compres, el transport, la planificació de la producció, el maneig d’inventaris, el despatx i distribució d’acabat i l’emmagatzemament. La localització geogràfica dels magatzems és una decisió que es pren després de tenir en compte diversos factors com: la distància que trobem entre el magatzem i els seus clients i proveïdors, el tipus de transport que s’utilitzarà més freqüentment, si el magatzem està ben comunicat, la disponibilitat dels treballadors, el cost del terreny i altres factors com llicències, lloguer, etcètera. Segons la titularitat dels magatzems, els podem dividir en: propis, aliens, de rènting (no contempla opció de compra al final del període contractat) i de lísing (el contracte d’arrendament inclou una opció de compra per l’arrendatari sobre el magatzem). Hi ha diverses àrees de serveis logístics nacionals i internacionals. Les ZAL (zones d’activitats logístiques) són un espai on els operadors duen a terme multiplicitat d’activitats associades al transport, embalatge i distribució de mercaderia, destinades tant al mercat local com al internacional. És una infraestructura que millora l’eficiència logística d’empreses dedicades al transport de mercaderies, així com empreses de grans volums de producció o comercialització. Les tres zones més rellevants a Espanya són: ZAL de Barcelona, ZAL Badia d’Algesires i la ZALIA (és un projecte de futur). Els CIM (centre integrat de mercaderies) són una zona especialment delimitada en la qual diferents operadors exerceixen activitats relacionades directament amb el transport nacional o internacional. A Catalunya podem trobar els CIM del Vallès, de Lleida i el Camp (a la província de Tarragona). El proveïment de productes i materials està estretament relacionat amb el seu emmagatzematge. Tant els materials que utilitza l’empresa industrial en l’elaboració dels productes com els articles que comercialitza el punt de venda són objecte d’emmagatzematge, i es denominen amb el nom d’estocs o existències. Els materials i els productes es poden classificar segons: l’activitat de l’empresa, la vida útil del producte, les característiques d’emmagatzematge i l’estat físic; i poden ser: mercaderies, materials de condicionament, productes condicionats, materials recuperats o materials diversos. El cicle d’aprovisionament de les empreses és el període que hi ha entre la realització de la compra i el moment en què es lliuren els productes venuts als clients. Per tant, aquest cicle d’aprovisionament té únicament dos moviments, les entrades per a compres i les sortides per a vendes. Els magatzems es poden classificar segons: la seva posició en la xarxa logística (magatzem central, de consolidació o trànsit o regional), els mitjans emprats en la manipulació de mercaderies (robotitzat o convencional), el règim de propietat (de propietat o de lloguer) o l’estructura (a cel obert o cobert). Les operacions d’emmagatzematge són: descàrrega, recepció, trasllat a la zona d’emmagatzematge, picking, consolidació i expedició i la càrrega. Al magatzem es poden distingir les següents zones: de recepció, d’emmagatzematge, de preparació de comandes, d’expedició, auxiliar i de càrrega i descàrrega. A l’hora d’emmagatzemar, ens trobem amb els següents sistemes d’emmagatzematge: en bloc, en prestatgeries convencionals fixes, amb el sistema drive in, amb el sistema dinàmic, amb prestatgeries mòbils i amb sistemes robotitzats. Paral·lelament al flux de mercaderies s’origina un flux de documents. Els principals que es pot trobar són:

La comanda és el document que expedeix el comprador quan sol·licita mercaderies al seu proveïdor.
L’albarà és el document que confecciona el proveïdor i l’envia juntament amb la mercaderia al client com a justificant de lliurament.
El full de sol·licitud s’utilitza per demanar mercaderies o materials.
El full de recepció o registre d’entrada és de caràcter intern, i es confecciona per demostrar que s’han rebut els materials sol·licitats, a més serveix per controlar el compliment dels terminis de lliurament, trencaments, etc., que pot presentar la mercaderia.

Per a facilitar la identificació dels productes, s’utilitza la codificació, que pot ser etiquetes o codi de barres. La majoria dels accidents laborals no es produeixen per causes naturals o inevitables, tenen el seu origen en les condicions de treball inadequades o en els factors de risc, que poden ser equips de treball, condicions ambientals, càrrega de treball i organització del treball. Per a poder evitar aquests accidents laborals, hi ha una sèrie de mesures preventives de seguretat que es poden prendre: ordre i neteja, una correcta senyalització, colors i símbols normalitzats, senyal acústics i lluminosos, senyals gestuals, condicions ambientals, temperatura i humitat, ventilació i il·luminació. L’activitat del magatzem és un continu flux de materials, i el flux físic de mercaderies ocasiona una activitat administrativa, perquè el personal del magatzem pugui informar els responsables d’altres seccions de l’empresa del circuit logístic dels materials adquirits o els productes fabricats. Quan un material arriba al magatzem, el primer que es fa és el procés de recepció, que són les activitats que es porten a terme com a conseqüència de l’arribada de la mercaderia; i després es passa a la descàrrega i a l’organització de la mercaderia, on es comprova la quantitat dels articles, si tenen danys o ruptures i que el que s’ha rebut correspon amb el que s’ha sol·licitat. Finalment, es passa a la identificació de la mercaderia per a la seva ubicació i l’emmagatzematge.