Gestió d'arxius i recerca d'informació

La informàtica es va començar a utilitzar per a gestionar els grans volums d’informació que es generaven. Cada vegada més va anar creixent el nombre de documents creats i emmagatzemats en els ordinadors amb format electrònic, donant lloc a documents electrònics d’arxiu.

Encara no podem dir que hàgim arribat a una “oficina sense papers”, però sí que cada vegada són més els documents generats i utilitzats sense passar pel format paper.

Internet és un mitjà idoni per compartir aquests arxius; i és que el món dels arxius no és cap excepció en la tendència de creixement d’Internet.

Obtenir informació des d’Internet és una de les principals activitats a la xarxa. I n’hi ha per a això i per a molt més, si comparem el que costa baixar-se un arxiu des d’Internet amb el que costa enviar-lo per correu, per fax, etc. A més, la gran quantitat d’arxius posats a disposició de la gent seria impossible d’igualar per qualsevol altre mitjà.

Internet i navegadors

Internet és una xarxa digital interconnectada d’intercanvi d’informació.

Internet permet comunicar-nos amb altres persones, informar-nos de les últimes notícies, ensenyar, aprendre, jugar, veure pel·lícules, comprar, vendre, comprovar la previsió del temps, entre d’altres moltes activitats.

Internet ha anat conquerint la nostra vida quotidiana de mica en mica. Les tasques diàries més senzilles es veuen afectades per les tecnologies de la comunicació i cal anar-se acostumant a la rapidesa, facilitat i comoditat que proporciona la Xarxa.

Els avantatges que Internet aporta a l’hora de fer un tràmit són els següents:

Facilitat d’accés i estalvi de temps: fer els tràmits des de casa o des de la feina, permet no haver de traslladar-se a una oficina pública, ni fer cues. Tramitar per Internet comporta un estalvi de temps i diners, tant per als ciutadans com per a l’Administració.
Disponibilitat: permet disposar d’horaris d’atenció a les oficines virtuals, ja que Internet està obert les 24 hores.
Accés directe a informació més completa.
Possibilitat d’arxivar còpies en digital dels documents i tràmits.

Orígens d'Internet

Internet va començar al final dels anys seixanta als Estats Units a partir d’una xarxa de caràcter militar. La xarxa estava dissenyada de manera que si un dels ordinadors es feia malbé o era destruït, la resta del sistema hauria de seguir funcionant.

El 29 d’octubre de 1969 arrencava el primer node d’aquesta xarxa, anomenada Arpanet (Advanced Research Projects Agency Network). En la figura podeu veure un dels terminals enormes de la xarxa Arpanet.

El 1995 aquesta xarxa fou oberta a l’ús civil i va servir per posar en contacte investigadors científics i acadèmics dels Estats Units. Va ser la precursora del que avui és Internet.

Què és la World Wide Web (www)?

Hipertext és qualsevol text, imatge o objecte de la Word Wide Web que té un enllaç amb un altre document.

World Wide Web (www) significa literalment “tela d’aranya mundial”. Està composta de pàgines web, que són documents virtuals que es publiquen a Internet.

Les pàgines web poden contenir text, imatges, so, animacions i vídeo. Un conjunt de pàgines web relacionades entre elles perquè desenvolupen un tema, presten algun servei o proporcionen uns continguts determinats, constitueixen un lloc web.

Les pàgines web estan interconnectades per enllaços. Els enllaços permeten a l’usuari saltar d’una pàgina web a altra (o d’un lloc web a altre), o descarregar un document, vídeo o qualsevol altre tipus de fitxer. Per a això només cal fer clic amb el ratolí a l’enllaç.

Què és navegar per Internet?

Un navegador és un programa que permet visualitzar els documents i les pàgines web allotjades a la Xarxa.

Navegar (o explorar) per Internet és recórrer la Web a través de pàgines d’informació passant d’una pàgina a una altra (o d’un lloc web a un altre) mitjançant els enllaços o hipertextos conforme al que ens interessi en un determinat moment.

Per visualitzar les pàgines web i navegar per la Xarxa necessitem un programa especial anomenat navegador. Hi ha molts navegadors diferents, per exemple Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari i Opera (vegeu la figura).

Figura Classificació d’utilització dels diferents navegadors al setembre de 2010

Contingut de les pàgines Web

Mostra d'HTML (Copyright All rights reserved by Dreftymac-Wikimedia Commons)

Les pàgines Web estan escrites en un llenguatge anomenat HTML (de l’anglès HyperText Markup Language).

Una pàgina web, per tant, és un document creat en format HTML que pot ser “llegit” per un navegador, el qual ens el presenta formatat, amb text, imatges, so i vídeo, en la pantalla d’un ordinador.

El text entre <html> i </html> descriu la pàgina web, i el text entre <body> i </body> és el contingut de la pàgina visible.

Formes actuals de connexió

Per accedir a Internet, heu de tenir tres elements:

Maquinari o hardware: són els components físics del nostre dispositiu (ordinador, telèfon, etc.) que permeten la connexió (targeta de xarxa, mòdem, encaminador o router, etc.).
Programari o software: els programes que fan possible fer servir els diferents serveis d’Internet, navegadors per accedir a la web, clients de correu per utilitzar el correu electrònic, etc.
Accés a Internet: necessitem contractar un proveïdor d’accés a Internet o ISP (de l’anglès Internet servicie provider). Hi ha molts proveïdors diferents i els seus preus depenen del tipus de connexió que ens proporcionen.

Tipus de connexions d'accés a Internet

Es pot accedir a Internet a través de diferents connexions. Seguidament es presenten els principals tipus de connexió:

XTC: La Xarxa Telefònica Commutada (XTC) -també anomenada Xarxa Telefònica Bàsica (XTB)- és la xarxa original i habitual de telèfon. Aquest tipus de comunicació s’anomena analògica. El senyal de l’ordinador, que és digital, es converteix en analògic a través del mòdem i es transmet per la línia telefònica. És la xarxa de menor velocitat i qualitat.
ADSL: línia d’abonat digital asimètrica o ADSL (asymmetric digital subscriber line) és una tecnologia que, basada en el parell de coure de la línia telefònica normal, la converteix en una línia d’alta velocitat. Permet transmetre simultàniament veu i dades a través de la mateixa línia telefònica.
Cable: s’utilitza el cable coaxial que aconsegueix taxes elevades de transmissió utilitzant una tecnologia completament diferent.
Via satèl·lit: el sistema de connexió que generalment es fa servir és un híbrid de satèl·lit i telèfon. Cal tenir instal·lada una antena parabòlica digital, un accés telefònic a Internet (utilitzant un mòdem XTC, RDSI, ADSL o per cable), una targeta receptora per a PC, un programari específic i una subscripció a un proveïdor de satèl·lit.
Xarxes sense fil (WIFI): les xarxes sense fil o wireless són una tecnologia normalitzada per l’IEEE que permet muntar xarxes locals sense emprar cap tipus de cablejat, utilitzant infrarojos o ones de ràdio.

Elements que componen una URL

L’URL (de l’anglès, uniform resource locator, localitzador uniforme de recursos) és la forma bàsica amb la qual podem localitzar la ubicació d’un recurs determinat a la xarxa. Per cada pàgina a Internet, sempre hi haurà una URL única, i és el que permet que el navegador trobi i mostri de manera adequada una pàgina.

El que farem ara és definir el significat de cadascuna de les parts d’una URL. Prenguem com a mostra aquesta URL, amb diversos components: http://ioc.xtec.cat/campus/course/view.php?id=192. Les diferents parts són:

El protocol és http (altres protocols són HTTPS, FTP i Gopher).
El host o nom de l’ordinador és ioc.xtec.cat.
El subdomini és ioc.
El domini de nivell superior (top level domain o TLD) és cat. En aquest cas és també conegut com a domini de nivell superior de codi de país (country-code top level domain o ccTLD). En el cas de google.com, el TLD seria com.
La ruta és /campus/course/view.php. La ruta és usualment un arxiu o ubicació a la web, per exemple, /directori/fitxer.html.
En aquest cas, l’URL té un paràmetre. El nom del paràmetre és id i el seu valor és 192. Una URL pot tenir diversos paràmetres, els quals comencen amb un signe d’interrogació (?) i estan separats entre si amb el símbol &.

Un altre punt a saber és la diferència entre una URL estàtica i una dinàmica. Tècnicament, una URL es considera estàtica quan la pàgina és mostrada pel servidor web sense necessitat que s’executi cap càlcul o operació abans de mostrar-la. En canvi, una URL dinàmica és un document que requereix que el servidor web executi certes operacions abans de poder mostrar-la, com per exemple una cerca en un lloc web basat en una base de dades.

Utilitat dels navegadors

El navegador és un programa que permet visualitzar la informació d’una pàgina web que es troba a Internet o a un lloc local.

Existeixen diferents navegadors amb petites diferències entre ells. Tots s’actualitzen regularment, incorporant avanços tecnològics i eines que els complementen. Per a la majoria de pàgines web, qualsevol navegador conegut funcionarà.

El navegador interpreta el llenguatge HTML (en el qual està escrita la pàgina web) i permet a l’usuari interactuar amb el contingut, visualitzar documents i arxius multimèdia, navegar utilitzant els enllaços o hipervincles i connectar-se amb el servidor web on es troba allotjada la informació.

Protocols de comunicació

La comunicació entre el servidor web i el navegador es fa mitjançant el que es denomina protocol.

Els principals protocols són:

HTTP o protocol de transferència d’hipertext (de l’anglès hypertext transfer protocol): és el més utilitzat ja que estableix el protocol estàndard d’intercanvi de documents d’hipertext i multimèdia al web.
HTTPS: és una versió segura de HTTP que utilitza un xifratge conegut com a secure socket layer o SSL que significa capa de connexió segura. Normalment aquest protocol s’utilitza en les pàgines web en les quals es fan transaccions econòmiques.
FTP o protocol de transferència de fitxers (de l’anglès file transfer protocol): és un estàndard per enviar fitxers entre ordinadors independentment del sistema operatiu.
Gopher: és un protocol distribuït de cerca de documents per Internet que permet navegar per la xarxa a través d’un sistema d’arxius en forma d’arbre; no totes les últimes versions dels navegadors l’implementen al 100%.

Eines i utilitats d’un navegador

La funció principal del navegador és mostrar els documents HTML en pantalla, i també les seves imatges, sons i vídeos.

Fa tasques tan importants com la de “fer una lectura” dels diversos formats i protocols, permetre emmagatzemar la informació al disc dur o crear marcadors (bookmarks) de les pàgines més visitades o preferides.

Com la majoria dels programes moderns, els navegadors utilitzen una interfície gràfica d’usuari (GUI), el que significa que pot navegar per assenyalar i fer clic amb un ratolí en lloc de només escriure.

Les utilitats d’un navegador són:

Barra de navegació.
Botons de navegació.
Barra de cerca.
Marcadors.
Historial de navegació.
Navegació amb pestanyes.
Descàrrega de fitxers i d’imatges.
Complements.

Barra de navegació

Els navegadors tenen una barra d’adreces que mostra l’adreça web o URL de la pàgina que es troba. Vegeu la figura.

Botons de navegació

En utilitzar els botons Enrere i Endavant (figura), el navegador pot utilitzar la seva memòria cau o cache de web per mostrar la pàgina. La memòria cau emmagatzema les pàgines dels llocs web recentment visitats perquè no necessiten ser descarregats de nou. Això és generalment bo, ja que accelera la navegació per la web, però de vegades es vol veure la informació més actualitzada a la pàgina.

Podeu utilitzar el botó Actualitzar (de vegades anomenat Actualització) per dir-li al navegador que carregui la pàgina de nou, i amb el botó Atura també es pot aturar la pàgina i evitar que es carregui.

Barra de cerca

La majoria dels navegadors tenen incorporada una barra de cerca per fer cerques a la web. Vegeu la figura.

Marcadors

Si heu trobat una pàgina que us agradaria tornar a visitar, la podeu afegir als marcadors (de vegades es diu preferits). Els marcadors fan que sigui més fàcil trobar una pàgina més endavant, sense haver de recordar l’adreça exacta o tornar a fer una cerca.

Els navegadors disposen d’una eina que ens permetrà crear el nostre propi directori amb aquelles pàgines que considerem interessants (d’aquí el nom d’adreces d’interès). A mesura que aprenem a navegar, a fer cerques i a trobar veritables tresors d’informació tenim una quantitat d’adreces emmagatzemades que creix exponencialment i requereix organització.

L’organitzador o gestor de les adreces d’interès de qualsevol navegador bàsicament ens permet endreçar les nostres adreces favorites a través d’un sistema de categories o carpetes.

Historial de navegació

Podeu tornar a veure pàgines d’uns dies enrere mitjançant l’ús de l’historial, que és una llista de llocs web que heu visitat. En general, les pàgines es quedaran a l’historial un nombre determinat de dies. Per mantenir la privacitat, podeu esborrar aquest historial en qualsevol moment.

Navegació amb pestanyes

Molts navegadors permeten obrir un enllaç en una pestanya nova. Això us permet mantenir oberta la pàgina actual i obrir els nous vincles en la mateixa finestra del navegador en comptes de destorbar amb diverses finestres. Vegeu la figura.

Per obrir un enllaç en una pestanya nova, feu clic a l’enllaç amb el botó dret i feu clic a Obre en una nova pestanya (el text pot variar d’un navegador a un altre). Per tancar una pestanya, feu clic a la “X” de la dreta de la pestanya (Tanca la pestanya).

Descàrrega de fitxers i d'imatges

El navegador pot mostrar molts tipus diferents de documents, imatges, arxius multimèdia i altres tipus d’arxiu. Però hi ha vegades en què desitgeu tenir accés a un arxiu fora del navegador. Descarregar us permet fer això posant l’arxiu a l’ordinador en un lloc on s’hi pot accedir.

Podeu fer clic amb el botó dret a l’enllaç i seleccionar Desar com (diferents navegadors poden usar una redacció lleugerament diferent). Després podreu triar la carpeta on desar l’arxiu. Per les imatges, feu clic amb el botó dret a la imatge i seleccioneu Desar imatge com.

Per diverses raons, molts llocs no permeten descarregar el contingut.

Complements

Els complements són programes que s’instal·len en el navegador que permeten reproduir diferents tipus de mitjans de comunicació multimèdia, com el vídeo.

Exemples de connectors o plug-ins són Quicktime Player i Flash Player. Si no disposeu del complement correcte, el lloc sol oferir un enllaç per descarregar-lo.

Cercadors d'informació: Directoris i cercadors

Un cercador és un programa informàtic resident en un lloc o una pàgina web que permet realitzar cerques a la xarxa i ens ajuda a trobar la informació a Internet.

Tipus de cercadors

Internet és una xarxa mundial que vincula milers d’ordinadors que emmagatzemen gran quantitat de documents i bases de dades. Evidentment fer una cerca a un mitjà que diàriament incorpora milers de pàgines noves no és gens fàcil sense cap ajut, i és per això que existeixen els cercadors, un servei web que ens permetrà disposar en pocs segons d’informació acurada i exacta o bé que es troba a prop d’allò que buscàvem.

Una paraula clau és aquella paraula que utilitzem per descriure els conceptes o idees que busquem.

Els cercadors ens proporcionen (a partir d’algunes paraules clau) un llistat d’adreces relacionades amb les paraules, que funcionen com a enllaços o vincles, juntament amb una descripció petita de la pàgina web seleccionada.

Els diferents tipus de cercadors són:

Motors de cerca.
Directoris.
Metacercadors.

Cal tenir en compte que els llocs web tenen tendència a canviar sovint. Per trobar la informació més recent és millor apostar pels motors de cerca o metacercadors; no tant pels directoris.

Motors de cerca

Els motors de cerca són unes eines consistents en una base de dades de pàgines web indexades automàticament que permeten als navegants fer consultes a partir d’una o més paraules que apareguin en els documents indexats, per mitjà d’un llenguatge d’interrogació.

La informació indexada que contenen els motors de cerca ha estat recopilada per programes anomenats aranyes (spiders) o robots que rastregen constantment Internet, analitzant milions de pàgines web i publicacions de grups de notícies, i indexen totes les paraules d’aquests llocs.

Els motors de cerca són els cercadors més utilitzats, són fàcils d’usar i proporcionen bons resultats.

Alguns motors de cerca són els següents:

Directoris

Els directoris o índexs temàtics ofereixen llistats organitzats i jerarquitzats per categories o temes.

La classificació dels llocs en categories, la supervisen els administradors del directori. Els directoris no són tan complets com els cercadors i els metacercadors ja que depenen dels humans per fer créixer la base de dades de llocs. Consisteixen en una base de dades de pàgines web que tenen assignades paraules clau o categories temàtiques i que presenten com a resultat d’una cerca una llista de pàgines web ordenades temàticament, amb una descripció sobre el contingut de cadascuna.

Un directori es diferencia d’un motor de cerca perquè està indexat manualment i presenta els resultats classificats temàticament; mentre que un motor de cerca està indexat automàticament i presenta els resultats ordenats per algun sistema automàtic que implementa el propi motor.

Un dels directoris més complet en anglès és Dmoz: http://dmoz.org (vegeu la figura). La gran quantitat de pàgines que hi podem trobar han estat indexades per col·laboradors voluntaris de tot el món.

Figura Pàgina principal del directori www.dmoz.org

Google també té el seu directori (construït a partir de Dmoz): http://www.google.es/dirhp?hl=es.

Metacercadors

Els metacercadors també anomenats cercadors múltiples són eines de cerca que consulten simultàniament diversos motors de cerca.

Proporcionen la totalitat de respostes obtingudes en tots els motors. En els resultats que ens retorna el metacercador un cop interrogat el seu sistema, indica en quins motors de cerca ha trobat els recursos llistats.

En la figura podeu veure la pàgina principal del Metacrawler. Aquest és un metacercador que barreja els primers resultats de cerca web de Google, Yahoo, Bing (antic Live Search), Ask.com, About.com, MIVA, LookSmart i altres motors de cerca populars.

Metacrawler també proporciona als usuaris l’opció de cerca d’imatges, vídeo, notícies, pàgines grogues i pàgines blanques.

Figura La pàgina principal de Metacrawler

Estratègies i tècniques de cerca de la informació a la xarxa

Quan ens plantegem una cerca d’informació a Internet, el primer que hem de fer és definir una estratègia.

Aquesta estratègia hauria de plantejar-se de la manera següent:

Identificació de les paraules clau que interessa trobar amb el cercador.
Selecció del cercador o cercadors que millor serviran per resoldre la nostra necessitat d’informació.
Execució de la cerca: interrogació del sistema amb les paraules clau. El cercador ens retorna una llista dels llocs web ordenats segons la importància que el cercador creu que és més rellevant depenent de molts factors.
Avaluació dels resultats: per tenir alguna pista sobre quin tipus d’informació trobarem a través de cada link, el cercador ens ofereix una petita descripció a sota de cada enllaç.
Revisió i redefinició de l’estratègia per tal de millorar els resultats. Ens podem trobar que la cerca ens retorni moltes referències però que tenen poc a veure amb el que esperàvem, o que no ens retorni cap referència o molt poques. Per millorar els resultats podem afegir més paraules o emprar altres paraules clau, revisar l’ortografia de les paraules clau, emprar l’opció de cerca avançada…

Cerca avançada

Per anar a Cerca avançada hem de fer clic en l’enllaç que és a prop de la barra en la qual introduïm les paraules que volem buscar.

Aquesta eina serveix per fer la cerca més específica. Serveix per buscar:

Per especificacions de paraules.
Per rangs de data, dominis (com, gov, edu, mil, org), tipus d’arxius (exe, ppt, pdf, doc, rtf), idiomes…
L’apartat de Cerca relativa a una pàgina és un sistema de cerca avançada que s’utilitza per trobar pàgines sobre continguts similars al que s’ha buscat o pàgines que continguin enllaços cap a un lloc web.
Finalment, l’apartat Cerques relatives a un tema és una opció per a usuaris avançats, ja que el motor de cerca utilitza uns codis amb els quals donarà resultats relacionats amb el contingut del codi font (vegeu requadre explicatiu a sota) amb el qual s’ha construït una pàgina o lloc web. D’aquesta manera poden aconseguir-se especificacions de cerca respecte a Drets de còpia, Filtres segurs o Publicacions relacionades.

Utilització dels recursos de la xarxa

La gran proliferació de les noves tecnologies i el gran nombre de dispositius (ordinadors, tauletes, telèfons mòbils, etc.) a les llars ha fet que pràcticament tothom pugui ser un gestor de continguts o un creador d’obres artístiques.

Aquest augment en la creació de continguts ha generat una discussió cada vegada més estesa sobre els drets d’autor.

Els drets d’autor són un conjunt de normes i principis que regulen els drets morals i patrimonials que la llei concedeix als autors d’obres originals, pel sol fet de la creació d’una obra literària, artística, científica o didàctica, que estigui publicada o sigui inèdita.

Internet fa que la cultura sigui accessible a tothom, però això no significa que se’n pugui fer ús sense cap tipus de control.

Paral·lelament, l’aparició de la sindicació de continguts ha agilitzat la tasca de consulta de continguts útils a la Xarxa i han millorat la possibilitat de compartir-los.

Llicències virtuals

Una llicència és una autorització formal que l’autor d’un programa o d’una obra intel·lectual concedeix a l’usuari perquè aquest l’utilitzi si n’accepta les condicions.

Les llicències estan destinades a protegir la creació i els drets d’autor. Poden restringir-ne el territori d’aplicació, la durada o qualsevol altre aspecte.

És, per tant, una manera de protegir l’obra que la llei vigent proporciona i que atorga a l’autor el dret d’autoritzar o de limitar-ne l’ús.

En aquest sentit, poden haver-hi diferents tipus de protecció que determinen el que l’usuari pot fer o no amb el producte llicenciat.

Entre els tipus de llicències més importants es troben:

Llicència Copyright.
Llicència Copyleft.
Llicència Creative Commons.

Llicència Copyright: "Tots els drets reservats"

Logo de la llicència Copyright

Tothom sap el que vol dir la C encerclada, el famós Copyright. Indica que una obra té tots els drets reservats, que està protegida per un període de temps determinat i que, per fer-la servir, necessitem el permís de l’autor.

Els drets d’autor es poden aplicar a obres originals literàries, dramàtiques, musicals, artístiques i intel·lectuals, però no a treballs que no tenen una forma d’expressió tangible. És a dir, que les idees o els conceptes no poden tenir Copyright. Tampoc no es pot aplicar aquesta protecció a documents fets amb informació d’ús públic, com ara calendaris, o taules de pes i estatura, per citar-ne només un parell d’exemples.

Llicència Copyleft

Logo llicència Copyleft

Com a alternativa a les restriccions imposades pel Copyright a l’hora de copiar i distribuir una obra, trobem el Copyleft, que es representa amb una C invertida. Malgrat no tenir un reconeixement legal, s’utilitza com a contraposició al símbol del copyright.

Aquest concepte inclou un conjunt de llicències que permeten que l’usuari pugui fer servir una obra, modificar-la i redistribuir-la, tant en el seu format original com en les seves versions derivades. Per tant, en un sentit estrictament no legal, el Copyleft és el contrari del Copyright.

Richard Stallman a Oslo, Noruega 2009 (Copyright All rights reserved by Gisle Hannemyr)

El concepte, no pas el terme, va ser ideat per Richard Stallman, el creador del moviment del programari lliure, que va llicenciar el projecte GNU amb la llicència GPL (General Public Licence).

Aquesta s’ha convertit en una de les llicències més utilitzades pel programari lliure. De fet, és la que fan servir el 60% dels programes d’aquestes característiques. Permet la modificació i redistribució del programari, però només sota la mateixa llicència, perquè l’autor conservi els seus drets.

Contràriament al que es pot pensar, les llicències Copyleft no són el regne del tot s’hi val. Molta gent no les veu compatibles amb la retribució per la feina feta, però distribuïdors comercials de sistemes basats en GNU/Linux, com Red Hat i Mandrake, han demostrat que es pot desenvolupar un negoci al voltant d’una creació amb Copyleft sense comprometre la distribució i creació de nou coneixement per a la comunitat.

Llicència Creative Commons: "Alguns drets reservats"

Entre una obra amb “tots els drets reservats” o una “sense cap dret reservat”, Creative Commons proposa tenir “alguns drets reservats”.

Creative Commons, fundada el 2001 als Estats Units, és una organització sense ànim de lucre que defensa que no tots els creadors, siguin del tipus que siguin, volen mantenir tots els drets reservats sobre el seu treball. És més, consideren normal que es modifiqui i distribueixi sota unes condicions determinades.

Logo de CC (Alguns drets reservats)

Així, ofereix diferents tipus de llicències, identificades amb el símbol de les dues C, per registrar les obres amb “alguns drets reservats”.

L’autor és qui escull com ho vol fer, sota quatre premisses bàsiques:

Pot decidir que la seva obra sigui copiada, distribuïda i exhibida sempre que es reconegui la seva autoria (Reconeixement).
Pot exigir que no se’n faci un ús comercial (No comercial).
Pot demanar que no es faci servir per fer una obra derivada de l’original (Sense obres derivades).
O bé pot fer que es modifiqui i es distribueixi però sota la mateixa llicència que el material original (Compartir igual).

Amb la combinació d’aquestes quatre condicions, es componen sis llicències que poden satisfer la necessitat de reconeixement de l’autor en diferents graus.

Altres llicències

Un altre tipus de llicència que cal destacar en l’àmbit del programari lliure és la MPL (Mozilla Public License). La va utilitzar Netscape Communications Corp. per alliberar el navegador Netscape Communicator 4.0 i començar el projecte Mozilla. Promou de manera eficaç la creació de programari lliure mitjançant la col·laboració.

Finalment, també es poden mencionar les llicències BSD, utilitzades en programes amb el sistema operatiu del mateix nom, que són molt permissives i compatibles amb GPL. Hi ha qui diu que asseguren l’autèntic programari lliure perquè l’usuari pot decidir-ho tot, fins i tot redistribuir un programa modificat com a no lliure. Però també hi ha qui assegura que tenen l’efecte contrari.

Subscripció o sindicació de continguts: RSS

RSS són les inicials de rich site summary (resum enriquit del lloc web) o, també, de real simple syndication (sindicació autèntica i senzilla).

Logo RSS

Els arxius RSS són la base tècnica per poder procedir a la redifusió de continguts, altrament coneguda com a sindicació que consisteix a accedir a continguts elaborats per d’altres agents i des de llocs webs diversos des d’una única plataforma.

Permet personalitzar l’accés a les fonts d’informació preferides fent que s’hi pugui arribar des d’un únic punt de partida (integració de la informació), fet que simplifica la navegació. Aquesta estratègia fa possible un accés senzill i automatitzat a l’enorme volum d’informació disponible i forma part substancial de l’oferta d’eines tan innovadores en el tractament de la informació personalitzada.

Per tant, l’RSS permet la subscripció a les notícies que ens interessen, d’una manera anònima (no cal que ens registrem ni que facilitem cap dada personal) i amb el valor afegit que ens avisa cada cop que hi ha una actualització de continguts.

A banda del format RSS les altres parts importants són un agregador o feed (una pista a seguir, un fil o rastre segons torsimanys -traductors- ben orientats) i un agregador (RSS Reader, terme original en anglès).

S’entén per feed la pàgina XML que arriba al programa dissenyat per acollir-les i fer-les llegibles: l’agregador, una eina que té més a veure amb un lector de correu que no pas amb un navegador web.

Exemple de l'agregador de Google

Un dels més emprats és el lector de Google. Com per a tots els serveis de Google, cal que us hi inscriviu i tingueu en compte que signeu un contracte de serveis en què permeteu que es rastregi tota la informació que elaboreu amb finalitats publicitàries. Google viu d’això: de col·locar publicitat personalitzada per a cada perfil que va elaborant rastrejant la informació emesa per les persones usuàries. Ara bé, ofereix la millor gamma de serveis al mercat i els integra de manera que amb un sol compte podeu gaudir d’un servei de correu electrònic amb xat, videoxat i filtre antispam altament efectiu (gmail), d’accés a un paquet ofimàtic en línia que podeu compartir amb els usuaris que vulgueu (google docs), d’àlbums de fotos en línia (Picasa), de mapes personalitzats i connectats amb les dades d’altres serveis tan potents com Flickr o la Viquipèdia…

També podeu afegir-vos canals de notícies a través del vostre programa de correu electrònic. El Thunderbird us ofereix aquesta facilitat.

Consulta de la informació sindicada

Per consultar la informació que us heu sindicat, només caldrà que entreu al vostre lector i feu clic a l’enllaç.

Us apareixerà una visió de la notícia seleccionada integrada al lector. Si voleu consultar l’original, només haureu de fer clic al títol: Consulta notícies.

Bloc o blog?

L’IEC ha acceptat blog recentment i ja no accepta bloc com a terme per designar aquesta manera de presentar i gestionar la informació per Internet.

Segons l’IEC un blog és una “Pàgina web, generalment de caràcter personal, que té una estructura cronològica que s’actualitza freqüentment i presenta informació o opinions sobre temes diversos”.

Podeu gestionar la informació que us heu sindicat utilitzant diferents procediments:

Manipulació de la informació sindicada
- Els canals d’informació als quals us hàgiu subscrit són susceptibles de diverses operacions:
  - Els podeu compartir amb altres persones.
  - Els podeu incloure a altres eines 2.0, p. ex. un blog o el Moodle (entorn d’ensenyament i aprenentatge).
- En una subscripció al Moodle:
  - Els podeu endreçar en carpetes.
  - Els podeu ordenar segons diferents criteris.
  - Els podeu puntuar, etc.
Possibilitat de sindicació de la informació a un lloc web

Si disposem d’un espai web, com ara un blog o un entorn virtual d’ensenyament i aprenentatge podem oferir el servei de subscripció als nostres canals de notícies.

Descàrrega i instal·lació d'aplicacions, programes i utilitats a través de la web

Quan el comprem, l’ordinador ja porta instal·lats una sèrie de programes, però tard o d’hora segur que ens trobarem amb la necessitat d’instal·lar algun altre programa per realitzar tasques més específiques.

Tot i que es poden instal·lar programes des de CD o DVD, normalment la manera més ràpida per trobar noves aplicacions és la xarxa.

Una descàrrega consisteix en transferir programes o arxius (de text o multimèdia) des d’altres ordinadors o servidors d’una xarxa, per desar-los i posteriorment instal·lar-los en el nostre equip.

També s’acostuma a dir “baixar” en comptes de “descarregar”, que ve de la traducció de l’anglès download.

Com descarregar

A Internet hi ha una enorme oferta de continguts que es poden descarregar, però també representa un risc ja que es podria descarregar involuntàriament material protegit per drets d’autor o virus, amb la qual cosa és bastant recomanable escollir un lloc web de confiança.

També és aconsellable utilitzar llocs web on els programes estiguin degudament classificats de manera que ens en facilitin la cerca, com Softonic.

Els principals tipus de descàrrega d’arxius són:

La descàrrega directa.
El peer-to-peer o P2P.

Descàrrega directa

En llocs web com Softonic, la manera més eficaç de buscar un programa és pel nom, però a vegades no el sabem o n’estem buscant algun de nou. En aquests casos podem utilitzar les categories, que classifiquen els programes seguint una estructura jeràrquica, de manera que unes en contenen d’altres, sent cada vegada més concretes i específiques (vegeu la figura).

Com a resultat de la cerca, tant si s’ha utilitzat el cercador com si s’ha navegat per les categories, es mostrarà un llistat de programes que poden estar ordenats per descàrregues setmanals, nom, data, etc. Es pot acurar aquest resultat utilitzant filtres per idioma, per programes gratuïts (freeware), de prova (shareware) o de pagament, etc.

Per a cada programa existeix una fitxa amb una descripció, captures de pantalla, la valoració de Softonic i opinions d’usuaris, que ens poden ajudar a decidir quin programa descarregar.

Aquest tipus de descàrrega, on els arxius estan emmagatzemats en un servidor i l’usuari actua com a client, s’anomena descàrrega directa.

A la figura podeu veure l’estructura d’una xarxa client-servidor:

'Peer-to-peer' (P2P)

El peer-to-peer o P2P es una xarxa que no té clients ni servidors fixes, sinó que està formada per una sèrie de nodes que actuen alhora com a clients i servidors dels altres nodes de la xarxa, intercanviant-se els fitxers directament entre els ordinadors connectats. Vegeu l’estructura d’una xarxa P2P a la figura.

Existeix una gran quantitat d’aplicacions que permeten compartir arxius utilitzant les xarxes P2P en qualsevol tipus de sistema operatiu, com per exemple Ares o Bit Torrent, entre altres.

Aquestes aplicacions P2P s’encarreguen de gestionar la descàrrega d’un arxiu unint totes les petites parts que descarreguem de diferents ordinadors, de manera que cada usuari, al mateix temps, distribueix una part d’un arxiu a qualsevol altre usuari i rep d’altres usuaris aquestes parts.

Moltes d’aquestes aplicacions són gratuïtes i permeten l’intercanvi d’una gran quantitat d’arxius, de continguts molt variats i amb diferents formats. Tant és així que habitualment també es comparteix material protegit pels drets d’autor, fet que és penat per la llei en diversos països.

Amb qualsevol d’aquests sistemes un programa trigarà més o menys en descarregar-se, depenent de com sigui de ràpida la connexió a Internet i de la grandària del programa.

Com instal·lar

Un cop ens hem descarregat el programa d’Internet tindrem un arxiu executable que serà l’encarregat de dur a terme la instal·lació.

Llavors només caldrà executar-lo i l’instal·lador que porti incorporat s’iniciarà automàticament per començar la instal·lació.

Eines col·laboratives

La Xarxa pot ser un canal de comunicació per treballar i compartir informació. El treball de col·laboració entre persones que no estan físicament al mateix lloc és una manera d’utilitzar Internet a l’entorn laboral.

Es pot treballar en temps real amb eines i aplicacions gratuïtes a Internet que permeten compartir continguts o crear-los entre diverses persones de manera col·laborativa, per emmagatzemar-los i recuperar-los en qualsevol lloc amb accés a Internet.

Les principals eines col·laboratives són:

Documents en línia
Webs corporatives
Blogs corporatius
Plataformes corporatives de comunicació o col·laboratives:
- Fòrum
- Xat
- Wiki
- Marcadors socials
- Comerç electrònic

Documents en línia

Els tradicionals documents de text que fins ara s’emmagatzemaven en el disc dur o en un dispositiu extern, ara es poden organitzar i editar en aplicacions en línia. Internet ofereix la possibilitat de compartir documents i col·laborar amb altres persones fent equip per crear documents.

Els denominats recursos web-based o basats en la xarxa, permeten crear documents en línia fàcilment. Utilitzen la mateixa recopilació de programes que les aplicacions ofimàtiques d’escriptori més conegudes com Microsoft Office o LibreOffice encara que no disposen de totes les opcions i funcionalitats dels paquets que s’instal·len a l’ordinador.

Els avantatges dels paquets ofimàtics en línia són els següents:

Són gratuïts o tenen un cost baix en comparació amb els paquets d’escriptori.
Amb un navegador ja n’hi ha suficient per fer funcionar les aplicacions, no s’ha d’instal·lar res a l’ordinador i es pot accedir des de qualsevol ordinador amb accés a Internet.
No ens hem de preocupar de les còpies de seguretat dels documents, ni de les actualitzacions del programari.
És molt simple compartir documents i treballar de manera conjunta amb altres persones.
Amb un sol nom d’usuari i contrasenya tots els documents estan a l’abast.
Els programes estan interconnectats i permeten el flux de dades d’una aplicació a l’altra.

La seguretat és el principal inconvenient dels paquets ofimàtics en línia, tots els documents es troben en un servidor remot i no es té un control directe sobre l’accés a la informació.

Funcionament general

Hi ha diverses opcions per compartir documents amb altres usuaris. Qualsevol treball es pot mantenir en privat o fer-se públic, o es pot establir un grup de treball format per un conjunt d’usuaris.

Cada usuari tindrà un entorn amb tots els documents que ha creat, que ha emmagatzemat o amb els quals està treballant de manera compartida, i tots estaran organitzats en carpetes etiquetades.

Així, en el moment en què modifiquem un document de treball, aquest es pot emmagatzemar i automàticament estarà actualitzat per a l’usuari individual o per als grups d’usuaris que hi tenen accés.

Aquesta manera de treballar és força útil, ja que l’última versió del document sempre és la que hi ha en el gestor de documents, i diversos usuaris sempre poden treballar sobre el mateix document, perquè qualsevol actualització que faci un d’ells queda perfectament reflectida en el document que visualitza la resta d’usuaris des del seu entorn.

Les principals aplicacions en línia són les següents:

Google Drive
Zoho

Google Drive

Per tal de tenir accés a aquest servei s’ha de disposar d’un compte de Google (https://drive.google.com).

Amb aquest servei es poden crear documents de text, fulls de càlcul, presentacions, dibuixos i formularis des de la mateixa aplicació o importar documents ja creats utilitzant el servei a la web i compartir-los enviant les notificacions mitjançant el correu electrònic.

Els arxius s’emmagatzemen als servidors de Google i, un cop emmagatzemats, poden ser exportats en formats estàndard, ser enviats per correu electrònic o ser editats directament. Tot el que es fa es desa automàticament per evitar pèrdues d’informació.

Aquestes característiques no solament permeten treballar en línia, sinó que també permeten la col·laboració amb grups de treball en poder compartir-ho amb altres usuaris al mateix temps.

Capacitat d’emmagatzematge

Els comptes de Gmail tenen una capacitat d’emmagatzematge que s’ajusta constantment. Tot i això, per a serveis com Google Drive existeixen certs límits en manejar documents per cada compte.

Principals avantatges de Google Drive

Entre els principals avantatges d’utilitzar Google Drive podeu trobar els següents:

Els documents s’emmagatzemen en línia, de manera que s’hi pot accedir des de qualsevol ordinador amb connexió a Internet.
Es poden compartir amb qui s’esculli fer-ho i a qualsevol adreça de correu electrònic, i permetre’n l’edició o la publicació de manera que ho puguin veure diverses persones o que sigui del tot públic.
Suporta gran quantitat de formats ja que el processador de text pot editar documents de Microsoft, LibreOffice i altres documents i desar-los en un mateix format, el de Google Drive.
És una eina totalment gratuïta.
Google Drive funciona als navegadors Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera i Safari. També té una versió per a mòbils.

Zoho

Zoho és un conjunt de programes similars als que es poden tenir en un ordinador. Per utilitzar-lo és obligatori registrar-se a http://www.zoho.com/.

La gran majoria de programes són de caràcter gratuït, tot i que moltes eines es troben encara en fase beta. S’executen a qualsevol navegador.

Mashup

Un mashup, també anomenat remescla, és una aplicació web híbrida que utilitza contingut d’altres aplicacions web per crear un nou contingut complet, consumint serveis directament sempre a través del protocol HTTP.

Compta amb la capacitat de compartir arxius públicament per tal que altres puguin veure’ls, i fins i tot editar-los, seguir dades mentre es treballa, importar i exportar arxius creats a Microsoft Office i LibreOffice, i també té la capacitat de publicar a blogs. El més interessant és la capacitat d’emmagatzematge i la possibilitat d’utilitzar les seves aplicacions per crear-ne d’altres (Mashups). La majoria de les aplicacions estan en anglès.

Webs corporatives

Les webs que les empreses creen a Internet per representar-les s’anomenen webs corporatives.

La publicació d’informació empresarial a Internet (text, gràfic, vídeo, etc.) requereix d’un cicle de gestió bastant diferent del que requereix la seva publicació en altres mitjans.

No solament és necessari disposar de la informació de partida que servirà de matèria primera, editar-la i donar-li el format adequat, sinó que cal controlar constantment la seva vigència, actualitzar-la quan cal o arxivar-la, i fins i tot eliminar-la definitivament quan aquesta informació ja no serveix als objectius de comunicació que s’han fixat prèviament.

Fins ara s’ha encarregat a un dissenyador web o una empresa de comunicació el disseny i la construcció de les pàgines corporatives que proporcionen aquesta i altres classes d’informació sobre l’empresa (la seva missió, visió i valors, les seves dades de contacte, novetats de productes i serveis, aparicions en premsa i comunicats, informació financera i per a inversors, etc.). I amb la publicació de la nova Web tota aquesta informació sol estar revisada i actualitzada.

Per a qualsevol companyia és tan important tenir presència web com l’actualització permanent de la informació. Una inversió en presència web perd tot el seu valor si el lloc no està constantment actualitzat i aporta nova informació i serveis als seus usuaris.

La millor solució pot ser la previsió. En lloc de barrejar la presentació o format (l’aspecte) de les pàgines a Internet amb el contingut (la informació) que es vol publicar és millor utilitzar des del principi un gestor de continguts que separi ambdós aspectes.

Gestors de continguts

Un gestor de continguts és una aplicació que els visitants d’una pàgina web mai veuran, però que permet a la persona encarregada del manteniment del lloc web incloure nous continguts, editar i actualitzar els ja existents o eliminar-los definitivament, sense necessitat de tenir coneixements tècnics ni utilitzar més tecnologia que el seu navegador web habitual.

Un gestor de continguts és recomanable per a totes aquelles empreses que vulguin comunicar-se amb els seus potencials clients a través de la web o facilitar informació actualitzada als seus clients o proveïdors: poden ser pimes (catàlegs, articles…), corporacions (notícies, productes, comunicats financers…), pàgines personals… Com més necessitat de comunicar, més necessitat de gestió de continguts.

Una de les fonts més comunes de frustració dels usuaris és veure llocs web amb informació no actualitzada: això converteix el lloc web en poc fiable i té un impacte pèssim en la imatge de l’empresa. L’actualització i la informació fidedigna és molt important si volem que el nostre lloc web sigui més que un simple fullet digital i sigui realment una plataforma de venda, de persuasió i de fidelització dels nostres clients actuals o potencials. Per assolir-ho, la gestió de continguts té un paper fonamental.

GPL, Llicència Pública General

La Llicència Pública General GPL (en anglès GNU, General Public License) és un tipus de llicència per a programari que permet la còpia, distribució (comercial o no) i modificació del codi, sempre que qualsevol modificació es continuï distribuint amb la mateixa llicència GPL. La llicència GPL no permet la distribució de programes executables sense el codi font corresponent o una oferta de com obtenir-lo gratuïtament.

Joomla!

Joomla! és un dels principals gestors de contingut existents, és gratuït, de codi obert programat amb PHP sota una llicència GPL.

Aquest administrador de continguts s’usa per publicar a Internet i intranets utilitzant una base de dades MySQL.

Joomla! treballa amb plantilles, que tenen les característiques següents:

Existeixen dos tipus de plantilles:
- Les plantilles del lloc controlen l’aparença de la part visible del lloc web.
- Les plantilles de l’administrador controlen l’aparença de l’àrea d’administració (en anglès Back-end) del seu lloc web. L’administrador de plantilles permet instal·lar i gestionar les plantilles.
Una plantilla és per a Joomla! la base de l’aplicació de lliurament de continguts:
- Consta de diferents arxius que controlen l’estructura i el disseny de la pàgina que es vol crear i dels seus continguts.
- No controlen el contingut pròpiament, ja que aquest contingut l’introdueix l’usuari.
Hi ha plantilles gratuïtes i d’altres de pagament.

De manera similar a altres projectes, Joomla! manté dues versions de l’aplicació:

La versió estable és la que es considera per a usuaris i a mesura que apareixen errors es corregeixen. Aquesta versió es publica sense noves funcionalitats.
La versió Beta, amb noves funcionalitats i millores a les falles reportades en versions anteriors, reflecteix igualment les directives del projecte per a usuaris avançats i desenvolupadors.

Blogs corporatius

Blog és el terme català de l’anglès Blog que és l’abreviatura de la paraula anglesa weblog. El terme weblog prové de les paraules web i log (en anglès diari), el que seria un diari en línia.

Un blog és un lloc web d’una o diverses persones on es comenten notícies, s’exposen idees o s’expliquen coses personals o professionals. El format és de publicació electrònica de breus (posts) ordenats per data de publicació i el to subjectiu és un dels seus trets bàsics, i també l’actualització freqüent dels continguts.

Els blogs corporatius o d’empresa s’utilitzen per les empreses com mitjà de comunicació innovador amb els seus clients o mercats.

Els blogs estan formats per text, imatges i elements multimèdia (vídeos, àudios, presentacions de diapositives, etc.). Com que es tracta principalment d’un editor de continguts els dissenys no han de ser gaire espectaculars; el més important és el contingut. Alguns dels blogs més influents estan construïts sobre una plantilla extremadament simple. El mínim és adaptar l’aspecte del blog a la imatge de l’empresa.

La possibilitat de comentar les notícies per part dels lectors publicant comentaris fa que l’empresa conegui de primera mà les reaccions que provoquen les seves informacions en els seus clients potencials.

Estructura del blog

Un blog es compon d’articles publicats, més alguns altres elements al seu voltant. Aquests articles reben també el nom d’apunts, entrades o, més freqüentment, posts. Els articles apareixen en ordre cronològicament invers. És a dir, el primer que veiem és l’últim que s’ha publicat. En general, a la portada veiem només un cert nombre de posts, que típicament poden ser deu. Als articles anteriors es pot accedir mitjançant diverses tècniques de navegació i cerca.

Una característica implícita és que un blog s’actualitza constantment. Aquesta és una altra de les claus del seu èxit: el visitant troba alguna cosa nova a cada visita.

Els blogs poden estar escrits per un únic autor o per més d’un, en funció de la grandària de l’empresa i de la seva cultura empresarial.

Un blog típic té tres àrees diferenciades (vegeu l’exemple de la figura):

La capçalera: que identifica el blog, l’autor i l’organització.
Els continguts: cada un dels posts, amb el més recent amunt.
La barra lateral: una o més barres amb informació i utilitats.

1. La capçalera

Elements típics d’una capçalera són:

Títol: nom del blog.
Subtítol: lema que descriu la finalitat del blog.
Logotip de l’organització o del propi blog.
Elements decoratius: moltes vegades inclou una fotografia del propi autor o una il.lustració al·lusiva.
Enllaç a la pàgina d’inici.
Altres enllaços: per exemple a un post de presentació, a una adreça de correu electrònic, al currículum vitae, al web de l’empresa, etc.

2. Els continguts

L’àrea de continguts està composta per les entrades, o posts, que s’han anat publicant.

Cada post té la seva pròpia adreça (URL) a Internet, és a dir, cada post és una pàgina web. Aquestes pàgines estan densament enllaçades entre elles, mitjançant hipervincles d’unes a altres.

Aquesta característica, sumada a l’actualització freqüent, fa que els blogs tinguin una gran visibilitat en els cercadors com Google o Bing, ja que privilegien els llocs que reben molts enllaços.

3. La barra lateral

Pràcticament tots els blogs disposen d’una barra lateral, o de diverses, que ve a ser, juntament amb la capçalera, la part més estable del blog, i des d’on es disposa d’una sèrie d’utilitats i serveis. Els elements que s’inclouen en la barra o barres varien molt, però aquest és una llista bastant comú:

Zona de presentació i contacte: enllaços a una presentació del blog o de la persona que l’escriu, adreça de correu electrònic, etc.
Arxiu del blog: forma d’accedir per dates als continguts que no apareixen en portada.
Categories: molts editors de continguts permeten classificar cada entrada. En aquest cas, és possible llistar totes les que pertanyen a una categoria donada.
Etiquetes: una altra forma de classificació menys estructurada, que consisteix a associar cada entrada amb una o diverses paraules.
Blogroll: selecció d’enllaços a altres blogs i a altres llocs web.
Activitat del blog: comptador de visites i visitants, nombre de blogs que enllacen al nostre, mapes de llocs d’on ens enllacen, etc.
Cercadors: dins del propi blog, sobre un tema, a la blogosfera completa, etc.
Bàners: d’adhesió a una campanya o de publicitat d’una iniciativa.
Publicitat: especialment publicitat contextual (adsense).
Sindicació: perquè puguin subscriure’s als continguts del blog.
Llicència copyleft: a diferència del copyright, els continguts d’un blog se solen oferir gratis a la comunitat, però amb reserva de certs drets, com els de citació o ús no comercial.
Fotografies, mascotes, enllaços a altres elements multimèdia… Com qualsevol cosa que sigui digitalitzable.

Avantatges del blog

Entre els avantatges principals d’utilitzar un blog trobem:

Canal de comunicació corporatiu a Internet.
Facilitat d’administració.
Facilitat d’ús.
Cost baix o nul.
Possibilita la retroalimentació amb els lectors (ja que poden incloure els seus comentaris en cada una de les entrades).

Creació d'un blog

A l’hora de decidir quina plataforma fer servir per a la creació d’un blog poden plantejar-se diverses opcions que val la pena considerar acuradament. No és el mateix crear un blog de tipus personal que un de clarament corporatiu.

La primera decisió és si escollir un servei complet, on tinguin el seu blog allotjat, o si es prefereix instal·lar-lo en un servidor propi. El primer cas és el més senzill, però té com a contrapartida el dependre de l’empresa que alberga el blog. Les característiques de cada opció són les següents:

En cas d’optar pel servei complet:
- El primer que haurà de fer és inscriure’s, per obtenir un nom d’usuari i una clau d’accés. També li demanaran algunes dades que ajudin a configurar el seu compte i el seu nou blog.
- A partir d’aquí cal triar una plantilla, és a dir, l’aparença que tindrà el seu blog.
- Ja està: disposa d’un blog on començar a escriure, a exposar fotografies, o qualsevol altre ús que li vulgui donar.
- Un exemple seria Blogger http://www.blogger.com.
Instal·lar el blog en el propi servidor de l’empresa on es té el web corporatiu és l’opció més recomanable. En aquest cas:
- Es podrà personalitzar gràficament el blog perquè tingui una imatge corporativa que reforci la marca i en penjar-lo sota el propi domini de l’empresa, l’adreça web podrà ser http://www.empresa.cat/blog.
- Necessitareu d’assessorament expert.
- Són moltes les possibles referències, tant de programari de propietat com de programari lliure.

Les solucions de programari lliure per instal·lar en un servidor propi són d’alta qualitat i tenen una comunitat de desenvolupadors que les amplien i milloren contínuament. En recomanarem tres que, al costat de les seves prestacions com a eines de creació de blogs excel·lents, ofereixen possibilitats addicionals interessants:

Wordpress (www.wordpress.org).
Movable Type (www.movabletype.org).
Textpattern (www.textpattern.com).

Podcast

El podcasting consisteix a crear arxius de so per distribuir-los per Internet, de manera que l’usuari pugui descarregar i escoltar un arxius en qualsevol moment.

El contingut dels podcasts és variat; la majoria estan creats per blogaires o bloggers que parlen de diferents temes. Les emissores de ràdio, per exemple, utilitzen el podcast per fer arribar a través d’Internet els programes als oients que es troben més enllà del radi d’abast de la seva emissió convencional. També permeten escoltar en diferit els programes.

Plataformes corporatives de comunicació o col·laboratives

Avui dia Internet s’ha convertit en un espai on cada cop trobem més eines col·laboratives, mitjançant les quals, d’una manera relativament senzilla i intuïtiva, qualsevol persona pot: publicar el seu espai personal propi, expressar les seves idees i compartir opinions, editar informació de manera col·laborativa, i comunicar-se amb altres usuaris en temps real.

Les principals eines col·laboratives que trobem a Internet són les següents:

Els fòrums
Els xats
Les wikis
Els marcadors socials
El comerç electrònic

Fòrums

Un fòrum de discussió és un espai on els usuaris poden debatre sobre diferents temes.

Les discussions no tenen lloc en temps real i, per poder participar-hi, només cal registrar-se com a usuari del fòrum que ens interessa.

Els participants proposen un tema i altres usuaris hi participen.

Xats

Un xat és una eina de comunicació en línia que permet que els usuaris puguin conversar en temps real.

Als fòrums, la interacció es duu a terme de manera asíncrona, o sigui, sense esperar resposta a l’instant, però en els xats es fa de manera “síncrona”, de manera que l’emissor del missatge espera del receptor una resposta immediata, igual com faríem en una trucada telefònica.

Wikis

Una Wiki és un espai col·laboratiu on qualsevol participant registrat pot editar informació sobre els temes que s’hi mostren, per tal que altres visitants la puguin consultar.

La paraula wiki prové del hawaià i significa ‘ràpid’.

Els usuaris creen, modifiquen o esborren una informació que, al seu temps, és possible compartir. És com una enciclopèdia col·lectiva, feta pels mateixos usuaris.

La wiki més coneguda és Wikipedia, una enciclopèdia col·laborativa que posa en comú la informació dels usuaris per definir un concepte.

Les wikis compten amb una figura d’administrador, que és qui crea o administra les entrades i participacions, i la del moderador de continguts per assegurar-se del bon ús de l’espai.

Alguns dels avantatges són:

Treballar col·laborativament.
Comptar amb un historial de canvis que permet recuperar estats anteriors i veure els responsables de cada canvi.
Facilitar el manteniment conjunt.
Controlar les entrades: sense revisió prèvia no s’actualitza el contingut.
Crear i millorar les pàgines de manera instantània.
Actualització ràpida.
Si es requereix, es pot obtenir una wikisignatura, adquirint un nom d’usuari o es poden obrir comptes a wikis privades.

Marcadors socials

Els marcadors socials són una manera d’emmagatzemar, classificar i compartir enllaços a Internet.

Aquests enllaços poden ser serveis especialitzats en diverses àrees i notícies.

Els usuaris desen una llista de recursos d’Internet que consideren útils i aquestes llistes poden ser públiques o privades: es tracta que altres persones amb interessos similars puguin veure els enllaços per categories, etiquetes o a l’atzar.

També categoritzen els recursos amb tags o etiquetes, que són paraules assignades pels usuaris relacionats amb el recurs.

D’aquesta manera, es poden buscar marcadors associats a les etiquetes i es poden classificar d’acord al nombre d’usuaris que els han marcat. Es pot votar el millor, comentar, importar o exportar, enviar per correu electrònic o subscriure’s a notificacions automàtiques. I fins i tot crear grups o xarxes socials.

Comerç electrònic

El comerç electrònic representa el trasllat del comerç tradicional a Internet.

Amb l’aparició progressiva de nous mitjans de pagament digitals es possibiliten transaccions comercials fetes completament a través d’Internet.

Aquesta modalitat de compravenda a distància consisteix a adquirir productes o serveis a través d’Internet, des d’on es fa la comanda i, en alguns casos, fins i tot l’ordre de pagament.

Una variant del comerç electrònic és la banca electrònica: són eines que les entitats bancàries posen al servei dels seus clients per fer les operacions bancàries a través d’Internet. També pot rebre el nom de banca en línia (online) o banca virtual.

Compressió i descompressió d'arxius

La compressió i descompressió d’arxius ha esdevingut una utilitat molt necessària des que la mida dels fitxers ha anat augmentant, en relació a les millores tecnològiques dels programes que s’utilitzen.

Què significa comprimir i descomprimir arxius

Comprimir un fitxer consisteix en reduir el seu “pes”, per disminuir així l’espai que ocupa en la memòria del nostre ordinador.

No només és útil per a l’emmagatzematge, sinó que també ho és si aquest fitxer ha de viatjar per Internet, ja que ens permetrà transferir-lo més ràpidament.

De la mateixa manera que es poden comprimir arxius, també és possible comprimir carpetes que poden contenir arxius i/o altres subcarpetes.

Hi ha una multitud de formats de compressió, però són uns pocs els que han aconseguit estendre la seva influència globalment, com ara:

RAR: dels més famosos, segurament és el que aconsegueix ràtios de compressió més altes.
ZIP: amb diferència, el mètode de compressió més famós i estès en entorns Windows. El codi ara està alliberat.
ARJ: el més famós en entorns DOS quan es comprimia i descomprimia via línia de comandes; encara hi ha gent nostàlgica que el fa servir.
7Z o 7-ZIP: versió de codi obert del ZIP, d’aparició recent.
UHA: poc conegut però amb unes ràtios de compressió absolutament increïbles. El seu problema és que en comprimir tant, el procés esdevé molt lent.
GZ o GZIP: versió gnu del ZIP, és el sistema més habitual en entorns Linux.
TAR: és un sistema d’empaquetat sense compressió molt utilitzat en entorns Linux.

Descomprimir és el pas contrari; consisteix en retornar a un fitxer o carpeta la seva mida original per extreure’n la documentació i poder-la treballar.

Normalment un fitxer comprimit no es podrà modificar si abans no s’ha descomprimit (excepte si el programa utilitzat comprimeix i descomprimeix automàticament). Per exemple, si ens mirem un arxiu comprimit com una caixa que pot contenir qualsevol tipus d’informació (imatges, documents, música…), per poder treballar amb aquesta informació abans l’haurem de treure de la caixa.

Generalment, per extreure un o diversos arxius del fitxer comprimit només caldrà seleccionar aquells que ens interessin i escollir l’opció d’extreure.

Cal tenir en compte que quan es comprimeix un fitxer l’original es manté en el disc dur; per tant, tindrem dos fitxers: el comprimit (que identificarem per l’extensió) i l’original (que seguirà exactament igual).

Els compressors

Els compressors són els programes que permeten reduir la mida d’un fitxer sense que se’n modifiqui el contingut ni es perdi informació.

Si bé fa uns anys s’havia de tenir el programa adequat a cada sistema de compressió per poder-lo utilitzar, actualment la majoria de programes (fins i tot els gratuïts) són capaços de descomprimir fitxers creats amb pràcticament qualsevol sistema, encara que només puguin comprimir en un sistema.

Els compressors més coneguts seran WinRar, WinZip, WinAce, etc., però també disposem d’una gran quantitat de diverses versions que, a més, són de software lliure o gratuïtes, com per exemple 7-Zip, IZarc, jZip, etc.

En la nova versió de Windows, XP Microsoft ha incorporat un compressor/descompressor de fitxers, de manera que no caldrà instal·lar cap programa específic.

Importació/exportació de la informació

Actualment podem trobar una gran quantitat de dades, en diferents formats i provinents de diverses aplicacions, però gràcies a la importació/exportació és possible que diferents aplicacions informàtiques puguin compartir aquestes dades i interoperar entre elles podent treballar amb un gran volum d’informació.

En informàtica, quan es parla d’exportar dades es refereix a generar-les des de la nostra aplicació i extreure-les perquè posteriorment puguin ser treballades i gestionades per una altra aplicació diferent.

I parlarem d’importar quan necessitem unes dades generades anteriorment per una altra aplicació; en aquest cas s’utilitzarà un conversor per poder obrir el fitxer amb les dades i llegir-les directament amb la nostra apliació.

Es poden importar/exportar dades procedents de bases de dades (LibreOffice Base, Microsoft Access, dBase, Paradox, etc.), de fulls de càlcul (LibreOffice Calc, Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, etc.), dades emmagatzemades en fitxers de text (amb delimitador o d’ample fix, amb extensió .txt, .csv…), llibretes d’adreces (com Microsoft Outlook), etc. Però també es poden importar/exportar fitxers sencers, a través d’una xarxa.

Tot i que hi ha moltes maneres de transferir arxius a través d’una xarxa, el terme “transferència de fitxers” normalment està lligat a Protocol de Transferència de Fitxers (FTP).

Protocols de transferència de fitxers

El protocol de transferència de fitxers o FTP és un programari estandarditzat per enviar fitxers entre ordinadors amb qualsevol sistema operatiu.

És el sistema més fiable i estable per transferir fitxers per Internet, ja que la pujada i descàrrega dels fitxers tenen més opcions de realitzar-se sense errors de transferència i quedaran intactes després de l’enviament.

Dins del món del programari lliure trobem l’aplicació FileZilla: http://filezilla-project.org/.

Filezilla

FileZilla és un programari de codi obert que es distribueix gratuïtament sota els termes de la General Public License que ens proporciona suport a la tramesa de fitxers sota el protocol FTP.

La finestra principal d’aquesta aplicació la podeu veure a la figura.

Tècniques d'arxiu

En aquest apartat, quan parlem d’arxiu ens referirem a l’arxiu físic on es desen els documents en paper o digitals de l’empresa, i a les operacions relacionades amb l’arxivament d’aquests documents.

La major part dels documents de les empreses es tracten per mitjà de sistemes informàtics, però al mateix temps es manté un sistema d’arxiu convencional atès que hi ha determinada informació en paper que s’arxiva, almenys temporalment, en aquest suport.

L’ordenació de documents dins l’arxiu d’una empresa té com a objectiu bàsic el manteniment a la memòria empresarial d’únicament les dades útils i necessàries i d’endreçar-les de manera que siguin fàcilment consultables o localitzables per a fer-les servir.

L'ordre en els arxius és fonamental per a una consulta àgil

També s’establiran criteris per decidir quins documents es poden anar retirant. D’aquesta manera no es corre el risc de veure com creix desmesuradament el material arxivat, l’espai per guardar-lo i els costos de conservació i de recerca dels documents.

Les tècniques d’arxiu s’han originat per a la documentació en paper, però també seran útils, prèvia adaptació dels suports, per a la documentació digital.

Diferents nivells de l'arxiu

L’arxiu dels documents empresarials, en paper o digitals, ha d’assolir aquests dos objectius primaris:

Evitar la conservació indiscriminada de tot o quasi tot el material.
Evitar la destrucció indiscriminada del material, sense tenir en compte la legislació vigent i el seu valor informatiu actual i històric per a l’empresa.

L’arxiu, per fer front als seus compromisos institucionals, ha d’estar distribuït en diversos nivells segons el grau d’actualitat dels documents que el componen:

Arxiu actiu: correspon al lloc de treball mateix, on es conserven els documents que acaben d’entrar a l’empresa i que requereixen la iniciació o la continuació d’accions particulars i urgents.
Arxiu semiactiu: correspon a la direcció operativa de l’empresa i conté tots els documents que els arxius actius li lliuren tan bon punt s’han esgotat totes les operacions que se’n deriven. El seu objectiu és proporcionar elements de control sobre les operacions ja iniciades.
Arxiu inactiu o arxiu general de l’empresa: conté tots els documents que han perdut quasi tot valor i que, per tant, passen a tenir un valor purament documental o històric.

Fases per a l'ordenació dels documents

Es poden identificar quatre grans fases que cal dur a terme per assolir l’ordenació racional dels documents en paper o digitals de l’empresa:

Pla de classificació dels documents.
Inventari dels documents i determinació dels períodes de conservació.
Moviments del material de l’arxiu.
Conservació i destrucció dels documents.

Pla de classificació dels documents

És convenient que tots els documents de l’empresa que tard o d’hora estiguin destinats a ser recollits en un arxiu general, estiguin classificats d’una manera uniforme per facilitar-ne la localització en cas de necessitat.

Perquè l’arxiu sigui útil i eficaç cal establir bé els mètodes d’aquest pla:

La classificació: és una tècnica per a la identificació i el reagrupament sistemàtic d’elements similars segons unes característiques comunes.
La codificació: és l’assignació de nombres, lletres o altres símbols als elements d’un tot, segons un pla sistemàtic, per tal de distingir-ne les diferents categories i les diferents partides dins de cada categoria.

Inventari dels documents i determinació dels períodes de conservació

Segons el pla de classificació de documents establert, cada departament de l’empresa ha de disposar i responsabilitzar-se d’un inventari o llista de documents actualitzat, amb els períodes de conservació a l’oficina i a l’arxiu general de cada document marcat amb un codi d’identificació.

El període de conservació de cada document està relacionat amb la seva funció informativa. Convé revisar periòdicament, en funció de l’experiència, els períodes de conservació de cada document.

Moviments del material de l'arxiu

El material, un cop transferit a l’arxiu general, passa a ser responsabilitat seva. Aquest fet pressuposa que l’arxiu general pot distribuir el material de la manera que consideri més oportuna i ha de prohibir l’accés directe per part del personal aliè a l’empresa, encara que sigui per consultar documents transferits abans per ell mateix.

En el cas de documents en paper també ha de garantir el retorn al seu lloc del material lliurat per a la consulta.

Qualsevol moviment del material de l’arxiu general és responsabilitat de la persona que se n’encarrega, que ha de garantir la seva perfecta conservació física durant el període establert.

Conservació i destrucció dels documents

Període de conservació dels documents

Per a la determinació del període de conservació de certs documents cal la intervenció d’una persona experta en temes fiscals per garantir que es respectin les normes legals.

La perfecta conservació del material exigeix que els ambients on es guarda siguin degudament estudiats en funció dels diversos tipus de documents que calgui conservar.

Actualment, la informació es guarda en tres tipus de suport fonamentals: el paper, les pel·lícules (microfilms) i els suports digitals. Aquests materials requereixen unes condicions ambientals particulars per poder conservar-se al llarg del temps sense espatllar-se, de vegades de manera irreparable.

Algunes pautes per conservar els documents, en paper o digitals, de l’arxiu són:

Hem de procurar no deixar els documents o suports exposats a la pols (que és el pitjor enemic), protegint-los amb embolcalls que, encara que no siguin massa cars, com les carpetes i les caixes de cartró, compleixin de manera òptima la seva funció.
Pel que fa als elements que puguin perjudicar o destruir completament els documents, com l’aigua o el foc, resulta més útil i econòmic adoptar les mesures de protecció necessàries per a tot l’arxiu i no únicament per a cada contenidor.

La situació ideal d’un arxiu general és la que es troba suficientment aixecada respecte a la planta baixa i en un edifici separat i dedicat exclusivament a aquesta finalitat.

Cal tenir en compte que un local subterrani pot veure’s afectat per fuites d’aigua de les canonades instal·lades o per aigua usada en l’extinció d’eventuals incendis declarats a les plantes superiors de l’edifici.

Per a la destrucció del material al final del període durant el qual podia ser consultat, hi ha fonamentalment dos mètodes:

L’expurgació: suposa molta feina eliminar el material, ja que s’ha d’examinar prèviament per part del personal competent.
La definició a priori del període de conservació de cada tipus de material. Amb aquest altre mètode, l’expurgació resulta extremadament simple, ja que es pot dur a terme per personal no qualificat i es pot fer de manera sistemàtica, en terminis mensuals, reduint l’espai necessari al mínim indispensable.

Sistemes de classificació del material de l'arxiu

La guia telefònica és un exemple de classificació de noms en ordre alfabètic

Per classificar els documents en paper o digitals, primerament cal establir el sistema de classificació que resulti més útil per a la seva recerca i consulta posterior, i després es decidirà el tipus de codificació que s’hi adapti millor.

Els sistemes de classificació més freqüents són els següents:

Classificació per noms: el material es classifica sobre la base dels cognoms i el nom o de la raó social del destinatari o de l’emissor del document, i després s’ordena segons una seqüència alfabètica, aproximadament igual que es fa en la guia telefònica segons els noms dels abonats.
Classificació per zones geogràfiques: normalment és utilitzada per ordenar la correspondència de la clientela, o els fitxers de clients, o també les llistes d’adreces, a partir de la localitat en què resideixen els respectius titulars.
Classificació per temes: el material s’ordena segons el tema o contingut que el caracteritza. Entenem per tema un aspecte determinat del material al qual considerem que és necessari concedir una rellevància particular. Un exemple clàssic de classificació d’aquest tipus és el de les biblioteques, que generalment ordenen els volums segons els temes tractats.
Classificació en ordre cronològic: el material queda ordenat d’una manera progressiva a partir de la data d’emissió, de fabricació, de compra, de venciment, de percepció, etc. En la documentació en paper, generalment es posa a la part inferior de l’arxiu la data més antiga i a la superior, la més recent.

Tipus de codificació

El tipus de codificació es decidirà de manera que millor s’adapti al sistema de classificació.

La codificació es pot efectuar utilitzant nombres o lletres o bé una combinació de totes dues sèries. Tot i que, en general, s’observa una preferència pels nombres, els tres tipus de codificació són:

Codificació amb símbols alfabètics.
Codificació amb símbols numèrics.
Codificació amb símbols alfanumèrics.

Codificació amb símbols alfabètics

Els principals avantatges que se’n deriven són:

Disposem de vint-i-vuit símbols alfabètics en contraposició a deu de numèrics.
Els símbols alfabètics, si es combinen de manera adequada, poden suggerir la identitat dels diversos noms utilitzats, mentre que és molt difícil trobar una relació immediata entre un nombre i la partida corresponent.

Per contra, els inconvenients de la codificació alfabètica són:

Resulta incòmoda i difícil de llegir quan es necessiten codis molt llargs. Només s’usen quan fan falta poques lletres per definir una partida determinada.
S’ha comprovat que, a la pràctica, es produeixen més errors quan s’utilitzen lletres que quan s’usen nombres.

Exemple de codificació alfabètica

Una sèrie de programes informàtics es podrien codificar en les diferents categories de la taula:

Taula: Exemple de codificació

Categories	Noms dels programes	Codificació del programa
Sistemes operatius	Linux	SOLINUX
Sistemes operatius	Windows XP	SOWINXP
Aplicacions generals	Writer	AGWRITER
Aplicacions generals	Calc	AGCALC

La codificació s’ha establert d’aquesta manera:

El codi de cada programa està format per un màxim de vuit lletres.
Les dues primeres lletres corresponen a la categoria del programa: SO per al sistema operatiu i AG per a les aplicacions generals.
La resta de lletres del codi corresponen al nom del programa.

Codificació amb símbols numèrics

Contràriament a les lletres, les xifres resulten més fàcils de llegir, es comprenen immediatament quan es llegeixen i permeten indicar més fàcilment la posició relativa entre les partides.

Per exemple, entre la partida 6 i la partida 17 és evident que hi ha 11 partides, la qual cosa no és tan evident entre la f i la n.

Codificació amb símbols alfanumèrics

Exemple de codificació alfanumèrica

S’usen combinacions de nombres i lletres per formar el codi, ja que aquest sistema permet usar símbols més curts que quan s’empren codis únicament numèrics.

És recomanable la codificació alfanumèrica quan s’ha de codificar un gran nombre de partides; per exemple, les matrícules dels vehicles.

L'arxiu informàtic: protocols d'arxiu informàtic, estructura de carpetes, codis, control d'accés, conversió en PDF, entre d'altres

Un arxiu informàtic és una estructura de dades que s’emmagatzema en algun mitjà d’escriptura (disc dur, pendrive, CD, etc.) i que pot ser utilitzada per les aplicacions.

Existeixen diferents tipus d’arxius informàtics o fitxers:

Fitxers de dades. Contenen informació, que pot ser de molts tipus (text, imatge, so…), i necessiten un programa específic per poder veure i tractar aquestes dades.
Fitxers executables. Funcionen per si sols, executant un codi automàticament quan s’obren i que, per tant, no necessiten cap altre programa. Per exemple, fitxers dels sistemes operatius, les suite ofimàtiques, jocs i altres programes.
Directoris o carpetes. Són arxius que contenen altres arxius.

Protocols d'arxiu

Hi ha moltes maneres d’arxivar la informació, però existeixen uns estàndards per a cada sistema operatiu. És el que es coneix com a protocols d’arxiu, i indiquen la manera com seran emmagatzemats els arxius.

Per veure-ho mes clar, si imaginem que un sistema operatiu és un idioma i l’arxiu és una paraula, les paraules “Hola” en català i “Hello” en anglès signifiquen el mateix, només canvia la manera de dir-ho. De la mateixa manera, doncs, els sistemes d’arxius només canvien la manera d’emmagatzemar-los.

Hi ha alguns casos en què els sistemes d’arxius de diferents sistemes operatius poden interactuar entre ells, però d’altres que no (LINUX suporta diferents tipus de sistemes d’arxius i Microsoft Windows no, per la qual cosa necessitarà un driver específic per poder llegir o escriure en un altre sistema).

Com hem dit, la manera com es guarda la informació depèn del “format” del disc dur, per això del sistema d’arxius també se’n diu format.

Aquests són alguns dels protocols d’arxiu més coneguts:

EXT / EXT2 / EXT3: són els protocols de Linux.
FAT: significa taula de localització d’arxius (en anglès File Allocation Table). Aquesta taula resideix al disc dur del nostre ordinador i permet saber on trobar les diferents dades que s’hi guarden, ja que conté un mapa de tota la unitat. És un format d’Ms-DOS, Windows 3.11 i Windows 95.
FAT32: és una millora de l’anterior, amb una mida màxima de 32 bits que permet gestionar memòries de fins a 2 TB. És el sistema d’arxius de Windows 98 i Windows Millenium.
NTFS: significa sistema d’arxius de nova tecnologia (en anglès New Tecnology File System). Es basa en una taula mestra d’arxius on es guarda tota la informació detallada dels arxius. No es compatible amb Linux (nomes pot llegir, i difícilment escriure), ni amb Ms-DOS, Windows 95 ni Windows 98. És el sistema d’arxius dissenyat per a WindowsNT, inclòs a Windows XP, Windows Vista i Windows 7.
HFS/HFS+: significa sistema d’arxius per jerarquia (en anglès Hierarquical File System). Sistema d’arxius desenvolupat per Apple per a MacOS.

Estructura de carpetes

Els arxius informàtics que reben el nom de carpetes o directoris és perquè són els documents digitals equivalents als arxius en paper.

Tal com passa en una oficina “de paper”, els documents digitals també s’organitzen en carpetes, que ajuden a ordenar la informació i faciliten l’organització dels recursos.

La majoria de sistemes organitzen els arxius informàtics de manera jeràrquica en el que anomenem carpetes o directoris. Com acabem de veure, una carpeta o directori és un tipus d’arxiu que pot guardar altres arxius i fins i tot altres carpetes; i aquestes altres carpetes també poden contenir més arxius i carpetes, i així successivament, construint un estructura d’arbre (vegeu la figura).

Figura Estructura de carpetes i arxius en arbre

Codis i formats dels arxius informàtics

En informàtica, un format d’arxiu és una manera particular de codificar informació per emmagatzemar-la en un arxiu informàtic.

No s’ha de confondre el format d’arxiu (.odt, .ods, .PDF…) amb el format del disc (FAT, FAT32…), també anomenat protocol d’arxiu.

Atès que una unitat de disc, o de fet qualsevol memòria, només pot emmagatzemar bits, l’ordinador ha de tenir alguna manera de convertir la informació a zeros i uns i viceversa.

Hi ha diferents tipus de formats per a diferents tipus d’informació. No obstant això, dintre de cada tipus de format d’arxiu, per exemple documents d’un processador de text, hi haurà normalment diversos formats diferents, de vegades en competència.

Els formats dels arxius informàtics s’identifiquen per l’extensió, i s’utilitzen per representar un text, una pàgina web, una imatge, un so, un programa, etc.

Un arxiu informàtic s’identifica amb un nom, seguit d’un punt, i a continuació una extensió. Els dos elements tenen les característiques següents:

El nom el pot escollir l’usuari lliurement i acostuma, i és preferible, a descriure’n el contingut per poder-lo identificar i diferenciar d’altres arxius. El nom pot estar format per lletres, números, espais en blanc i caràcters especials, excepte alguns (” ? ! \ > < ,).
L’extensió és una abreviatura que correspon i defineix el format d’arxiu informàtic, de manera que el sistema operatiu el pugui obrir amb el programa corresponent (per exemple, per a un arxiu de LibreOffice Writer l’abreviatura és .odt, per a un de Libreoffice Calc és .ods, etc.). En la majoria de casos està format per tres lletres, tot i que també en podem trobar de quatre lletres.

Tots els arxius informàtics pertanyen a una carpeta, i dins d’una mateixa carpeta no n’hi poden haver dos amb el mateix nom i extensió. Sí que podem trobar dos o més arxius informàtics amb el mateix nom, però sempre que siguin de tipus diferents i, per tant, amb extensions diferents.

Control d'accés

En el sistema informàtic de tota empresa o institució hi trobarem arxius informàtics que hauran de ser protegits, impedint-ne l’accés a alguns dels usuaris.

La majoria dels sistemes d’arxius permeten protegir els seus arxius informàtics de possibles incidències, tant accidentals com intencionades. Per fer-ho possible ofereixen la possibilitat d’assignar permisos als fitxers per a determinats usuaris i grups d’usuaris, per restringir o permetre’n la lectura dels continguts, modificació i/o execució de fitxers i carpetes (per exemple, permetre que un usuari pugui llegir el contingut d’un fitxer, que un altre el pugui modificar i impedir que la resta puguin tenir-hi accés). D’aquesta manera es protegeix la informació de la manipulació no autoritzada o destrucció i es manté la confidencialitat de certs arxius informàtics.

Hi ha dos sistemes per protegir els arxius informàtics:

El sistema UGO: és el sistema de permisos tradicional de GNU/Linux.
El sistema ACL: són més complexos que els anteriors, però també són més potents.

Sistema UGO

En el sistema UGO, el propietari i el grup sempre seran únics per a cada fitxer o directori, però a un grup hi poden pertànyer diversos usuaris.

Aquest sistema divideix el control d’accés a arxius i directoris en tres categories:

User: usuari propietari de l’arxiu.
Group: altres usuaris pertanyents al mateix grup del fitxer.
Others: la resta d’usuaris, que no són el propietari ni pertanyen al mateix grup.

Però aquest sistema, molt senzill i eficient en un sistema monousuari, no arriba a ser suficient en un sistema Linux amb múltiples usuaris, on voldríem que més d’un usuari o més d’un grup tinguessin accés a un fitxer però amb permisos diferenciats.

Sistema ACL

Les Llistes de Control d’Accés o ACL (en anglès Access Control List), consisteixen en unes llistes de condicions que permeten assignar permisos d’accés a qualsevol fitxer o directori.

Aquest sistema en realitat està format per una llista d’Entrades de Control d’Accés o ACE (en anglès Access Control Entry), i el conjunt de totes elles formen l’ACL. Cada una d’aquestes ACE està composta per una parella usuari/grup - permís, on s’indica el tipus de permís per a un usuari o grup.

Aquest és el sistema utilitzat pels sistemes d’arxius NTFS (de Windows NT i successors), el sistema HFS de HP-UX i també està disponible en la majoria d’Unix (Solaris, AIX, HP-UX, etc.). D’altra banda hi ha sistemes que no l’incorporen per defecte, com GNU/Linux, però s’hi pot instal·lar com un paquet addicional. Per a GNU/Linux està disponible en ext2/ext3/xfs/jfs/Reiserfs…

El sistema ACL ens permet moltes opcions de seguretat sobre els nostres arxius i directoris. Però per a aquells nous arxius i directoris que es creïn no tindrem definides totes les ACL necessàries amb els valors apropiats; i si contínuament s’han d’anar ajustant les ACL utilitzant les ordres anteriors, resultarà ser un sistema no gens operatiu.

Per això existeixen les ACL per defecte, que ens permeten indicar les diferents ACE que volem aplicar automàticament a tots els nous arxius i directoris que es creïn dins d’un directori determinat. En aquests casos es diu que els permisos s’hereten des del directori pare.

Conversió en PDF

El format PDF o Portable Document Format (format de document portàtil) és un format desenvolupat per Adobe Systems amb la intenció d’ajudar en l’intercanvi de documents, i ha esdevingut l’estàndard per a la distribució de documentació, tant en intranets empresarials com en la Web.

Aquest format permet que els documents puguin ser transferits per Internet mantenint la mateixa aparença, en imatges, fonts i gràfics, que el document original, independentment de l’aplicació o plataforma utilitzades, de manera que es visualitzin de la mateixa forma en qualsevol màquina.

Acrobat Reader

Un altre punt important és que el principal programa lector Acrobat Reader es pot obtenir de manera gratuïta per a la majoria de sistemes operatius.

Tot i que l’Acrobat Reader no permet editar (modificar) un document PDF, sí que dóna l’opció de copiar el text o una imatge del document a un altre arxiu (a no ser que aquesta opció estigui bloquejada, ja que els fitxers poden estar protegits contra modificació i/o còpia), així com realitzar cerques d’una paraula o text dins del mateix document.

Aplicacions d’edició de PDF

El propietari de la llicència de l’Acrobat Reader és Adobe Systems, i compta, entre moltres altres aplicacions, amb altres versions de l’Acrobat que permeten modificar els documents PDF, però són de pagament.

En el mercat hi ha altres aplicacions de pagament que permeten editar PDF: PDF Editor, Wondershare PDF Editor, PDF Split and Merge…

De tota manera, per a aquest format també s’han generat diverses eines de software lliure que permeten crear, visualitzar o modificar documents en PDF, com per exemple: Foxit Reader, PDF-XChange Viewer Portable…

Creació de documents PDF

Un arxiu PDF es pot crear des de diverses aplicacions, com les pertanyents als paquets LibreOffice o MicrosoftOffice. En aquests casos només caldrà exportar l’arxiu utilitzant l’opció Fitxer i a continuació Exportar a PDF…

Però també es poden generar des de qualsevol altra aplicació que ofereixi la possibilitat d’imprimir, instal·lant una impressora PDF virtual, que apareixerà a la llista d’impressores i faxos. En aquests casos seleccionarem l’opció Imprimir i escollirem la impressora PDF virtual per convertir els documents en arxius PDF. En lloc d’imprimir sobre paper ho farà sobre un arxiu, com si fos una fotografia.

El PDF Creator és un exemple de programa, de codi obert i per al sistema operatiu Windows, que emula una impressora virtual on el format de sortida és un document PDF. És una aplicació molt senzilla d’utilitzar i alhora molt potent.

Gestió documental

La gestió documental és un dels temes que més interessa a tot tipus d’empreses, tant en l’àmbit públic com privat.

Un sistema de gestió documental (SGD) consisteix en un conjunt de normes i mesures pràctiques aplicades a la manera de treballar i als processos que hi intervenen. Permet administrar tota la documentació d’una organització (emails, PDF, documents de text, plànols, àudios, vídeos, etc.) millorant l’optimització dels recursos humans i tecnològics.

La gestió d’aquests documents caldrà adaptar-la a cada empresa, però en qualsevol cas les principals àrees que s’haurien de tractar són les següents:

Digitalització i indexació de documents. És l’emmagatzematge digital de qualsevol document i utilització d’algun mètode d’indexació que ens permeti trobar els documents fàcilment. Caldrà definir alguns criteris, com el temps que s’emmagatzemaran els documents, determinar els que ja no puguin servir i eliminar-los, o preservar els més valuosos.
Enllaç amb el sistema de gestió. Els documents poden ser molt variats i de diferents tipus, en paper o electrònics, però estaran relacionats i necessitaran tenir una referència entre ells. Si s’arxiven en carpetes electròniques que poden estar indexades per múltiples dades permetrà als usuaris buscar i recuperar tots els documents relacionats, i en base a diferents criteris.
Flux de tasques. Molts dels documents que arriben a l’empresa acostumen a passar d’un departament a un altre. Un SGD permetrà que aquest trànsit documental es pugui reduir o fins i tot eliminar.

Avantatges

Aquest sistema presenta molts avantatges, que ens portaran a l’estalvi de costos i a la millora i agilitat en els processos diaris de la feina:

El primer dels avantatges és l’estalvi d’espai que ens donarà l’eliminació de gran part dels documents en paper.
El següent és l’estalvi de temps gràcies a l’accés immediat a la documentació, encara que faci molt de temps que es va arxivar.
I en tercer lloc tindríem un grup d’avantatges relacionats amb la seguretat, com serien el control de l’accés als documents o disposar de còpies de seguretat.

Seguretat

La seguretat és una raó important per implantar un sistema de gestió documental. Una bona estratègia de seguretat ens pot evitar la pèrdua d’informació valuosa que tinguem guardada en qualsevol ordinador, degut a un error del disc dur, un virus, etc., o la fuga d’informació confidencial, ja sigui de manera intencionada com no.

Per això, després de la digitalització dels documents, s’haurien de prendre una sèrie de mesures de seguretat:

Realitzar còpies de seguretat periòdicament.
Tenir un inventari dels arxius sensibles i saber on estan ubicats.
Conèixer en tot moment els perfils dels usuaris i el seus permisos sobre aquests documents.

Còpies de seguretat

La còpia de seguretat (backup) és una còpia dels arxius i programes que ens ha de permetre restaurar el sistema informàtic i recuperar la informació fonamental, en cas que els arxius originals resultin malmesos o es perdin a causa de qualsevol incident.

Per realitzar backups només cal copiar els arxius que ens interessi guardar a un altre dispositiu, ja sigui una memòria, CD, DVD, etc.

Però també existeixen una gran varietat de programes que permeten fer backups molt fàcilment en diversos sistemes operatius, alguns privatius i d’altres lliures.

Per decidir quan cal fer una còpia de seguretat abans és recomanable classificar la informació segons la periodicitat en què s’utilitza:

De la documentació que s’utilitza habitualment se’n poden fer còpies de manera més ràpida i freqüent.
De la documentació històrica, més sòlida i amb poques modificacions, se’n poden fer còpies de manera més eventual. D’aquesta manera s’evita la duplicitat en les dades copiades.