Elaboració de documents professionals escrits

Tots els documents o escrits que genera l’empresa són elements de comunicació molt importants. Transmeten la identitat corporativa de l’empresa, és a dir, tot allò que la societat i cada persona saben i opinen de l’organització en qüestió.

És per aquest motiu que les empreses i les institucions posen molta cura en la redacció dels seus textos. Sovint, contracten redactors professionals (periodistes, filòlegs, traductors, etc.) o recorren a l’assessorament d’agències publicitàries i formen els seus treballadors en comunicació escrita. Les organitzacions més grans (institucions públiques, bancs i asseguradores), a més, solen disposar de manuals d’estil corporatiu o formularis de documents per mantenir uns determinats estàndards de redacció.

Els manuals d’estil corporatiu pretenen homogeneïtzar el tractament que es dóna a qualsevol document. Per aconseguir-ho donen instruccions de caire gràfic, com ara la tipografia dels documents, els colors de la lletra, la mida (cos de la font), la inserció d’imatges, el tractament del logotip de l’empresa, etc., i també altres normes relatives a la redacció de la documentació, com ara l’ortografia i la gramàtica, la puntuació, etc.

Els beneficis de disposar-ne d’un són patents, ja que ajuda al reconeixement de la marca de l’empresa. La formalitat i continuïtat en els estils es tradueix en una identificació directa per part del client. En l’àmbit intern, aquest manual ajuda a transmetre confiança entre els empleats, ja que crea un ambient de treball amb referents visuals que l’empleat acaba per identificar i assumir com a propis. A part, aquest document també suposa un estalvi en temps i costos.

Un exemple dels temes que es veuen en un manual d’estil són els mots que provenen d’una altra llengua però que encara no tenen una ortografia pròpia en la llengua que els ha adaptat. Sovint hi ha diferents maneres d’escriure’ls, i persones diverses els poden escriure de manera diferent. Atesa aquesta circumstància, cal evitar la incoherència, dins la mateixa empresa, segons la persona que fa l’escrit. Per aquesta raó, aquestes paraules d’ús més freqüent acostumen a aparèixer en el manual, perquè totes les persones que pertanyen a l’organització les escriguin de la mateixa manera.

En qualsevol organització és fonamental l’intercanvi d’informació amb l’entorn i la transmissió permanent de missatges entre els membres de les diferents unitats organitzatives per a mantenir les relacions entre les parts de l’estructura i aconseguir els objectius de cada subsistema i del propi sistema, concebut com un tot.

Actualment, gran part d’aquesta comunicació es fa mitjançant el correu electrònic però l’empresa utilitza també altres mitjans de comunicació escrita per fer més àgil el contacte entre treballadors i departaments. A continuació en veurem uns quants, concretament l’informe, la nota de règim intern, la convocatòria, l’acta de reunió, l’avís i la bústia de suggeriments.

Les característiques de la nota de règim intern, la convocatòria, l’avís i la bústia de suggeriments fan que puguin ser transmesos indistintament en un document específic o en el cos del missatge d’un correu electrònic. L’informe i l’acta, en canvi, es redacten sempre en un document independent que, en tot cas, s’adjunta a un missatge de correu electrònic.

Podem diferenciar dos tipus importants d’informes:

• L’informe anual. Es tracta d’un document que conté la informació sobre la marxa de l’empresa; s’hi exposen l’estat dels negocis, els esdeveniments més importants, les previsions de futur o l’aplicació de noves tecnologies. Està adreçat bàsicament a un públic especialitzat, accionistes o futurs accionistes.
• L’informe específic. És un document que serveix per resoldre problemes concrets. El seu contingut s’expressa de manera clara i detallada. L’objectiu és arribar a totes les persones interessades i ser una eina de treball en qualsevol moment i lloc, sense ser-hi presents els interessats. Aquest fet, però, en limita la utilitat, ja que no permet un diàleg tan efectiu com el d’una reunió.

La figura mostra l’estructura d’un informe.

Entre les notes de règim intern, és a dir, les que permeten la comunicació entre les persones d’una mateixa empresa, destaquen:

• Els memoràndums
• Les cartes al personal
• El diari intern

El memoràndum és un escrit que s’utilitza per comunicar fets, transmetre ordres, respondre a alguna qüestió plantejada, confirmar o recomanar alguna cosa, i enviar documents o informes als diferents departaments de l’empresa. Es fan servir com a correspondència dins l’oficina i la seva informació contribueix a la presa de decisions per part dels responsables de l’empresa. Els utilitzen indistintament per transmetre informacions persones de rang superior, del mateix rang o de categoria laboral inferior. Són coneguts en l’argot comercial com a memos, i són imprescindibles en les grans empreses per dur a terme tasques i prendre decisions d’una manera ràpida i eficient.

Generalment, el memoràndum conté les parts següents: encapçalament, contingut i final. La part de l’encapçalament ha de tenir els elements següents:

• Nom o raó social (capçalera). No hi ha d’haver dades com l’adreça o el telèfon, ja que es tracta d’un comunicat intern.
• A continuació, ben visible i en majúscules, la paraula memoràndum, que introduirà l’apartat de qui l’envia i a qui va adreçat.
• La paraula De seguida de dos punts i del nom del departament o responsable que envia la nota.
• La paraula A seguida de dos punts i del nom del departament o de la persona a qui s’envia la nota.
• Assumpte o resum del motiu del comunicat.

En la part del contingut cal especificar el motiu que origina aquesta mena de comunicació. S’ha d’escriure a doble espai interlineal, i els marges s’han de fixar entre 4 i 6 cm per l’esquerra i entre 2 i 4 cm per la dreta. Ha de estar redactat de manera breu i concisa, i cal que s’exposi d’una manera directa el motiu que origina l’escrit.

La part final ha de tenir la signatura o rúbrica de la persona que envia el missatge i la data.

La figura mostra un exemple de memoràndum amb els elements que aquest hauria d’incloure.

Les cartes al personal s’utilitzen per transmetre informacions importants de caràcter col·lectiu, i acostumen a estar signades pel director o pel president de l’empresa. Els continguts de la carta al personal són: informació sobre operacions comercials, resultats i projectes de l’empresa, situacions de crisi, modificacions a l’organigrama, i explicació dels objectius que vol assolir l’empresa.

Quan aquesta carta està adreçada a diversos destinataris també rep el nom de circular interna.

La carta al personal permet desenvolupar de manera extensa la informació i fa que aquesta esdevingui oficial; a més, té un caràcter immediat.

El diari intern (o revista interna) és una publicació editada per l’empresa que tracta de motivar i integrar els empleats per mitjà de la informació que difon. S’adreça a tots els empleats per fomentar un sentiment de confiança mútua entre tots els estaments de l’organització.

El diari intern té dos problemes: el nombre d’empleats i el volum d’informació periòdica que pot generar l’empresa. Per això hi ha empreses i ocasions en què no està justificada la seva impressió. No obstant això, els nous procediments d’autoedició permeten elaborar butlletins en format periodístic que substitueixen les publicacions més sofisticades a color i enquadernades. Les intranets corporatives també han permès la difusió de revistes electròniques entre els empleats a un cost zero en impressió.

És un document que demana la presència d’algú en un lloc determinat i en una data i hora fixades prèviament.

Les convocatòries es poden classificar en:

• Formals. Se segueixen procediments formals. Cal que hi hagi una presidència. És necessari que hi consti l’ordre del dia. Se n’han de fer actes, numerades i enregistrades. Els temes més habituals són: junta d’accionistes, estatuts, consell de govern, alta direcció, creditors, etc.
• Menys formals. Els procediments són menys rígids. De vegades no es fan actes formals, i en el seu lloc s’elabora una nota interior amb els acords i temes tractats. En aquest cas es tracta de temàtiques concretes, relacionades amb qüestions de personal, reunió de planificació de la feina, etc.

L’estructura de la convocatòria hauria de seguir el següent esquema:

1. Fórmula de salutació. Benvolgut/da company/a.
2. El propvinent dia … de …, a les …, se celebrarà a … (s’ha d’indicar el lloc exacte on es durà a terme l’acte esmentat; si fos la seu social d’una empresa hi hauria de constar el nom, l’adreça completa i fins i tot l’espai concret -sala d’actes-).
3. Datació i signatura. Forma estàndard (càrrec i signatura).
4. Ordre del dia. S’ha d’introduir a continuació de la fórmula de convocatòria i amb una expressió com: D’acord amb l’ordre del dia següent.
5. Apartats de l’ordre del dia. Normalment en primer lloc, Lectura i aprovació, si escau, de l’acta de la sessió anterior, i a continuació: Proposta de…, i Assumptes de tràmit, per finalitzar amb: Torn obert de paraules.

A les convocatòries s’utilitza la primera persona del singular pel que fa al redactor i la segona del plural, vós, pel que fa al receptor.

És un escrit en què consten els acords presos en una reunió o junta i el resum de les deliberacions. S’ha de redactar en llibres paginats per garantir que no hi falta cap full i que la informació és correcta. Ha de tenir l’estructura que podeu veure a la figura i l’ha de signar la persona que fa de secretari de la reunió.

Quant a estil, les actes han de tenir les característiques següents:

• Concisió en la selecció dels continguts.
• Síntesi (argumentada per la funcionalitat i la prudència).
• Estructuració:

1. Identificació de la reunió.
2. Assistents.
3. Ordre del dia previst.
4. Desenvolupament de la sessió (incloent-hi el resum del torn obert de paraules).
5. Acords i desacords (incloent-hi les votacions).
6. Temes pendents.
7. Annexos, si escau.

I pel que fa a la redacció de les actes, convé tenir presents els criteris següents:

• Es recomana l’ús del temps verbal present.
• Cal evitar la reiteració del tractament de Sr. davant del càrrec.
• No hi ha de constar la data de redacció de l’acta.
• I en relació amb el tractament personal del secretari, fer ús de la 3a persona del singular en la redacció, i la 1a en la fórmula final.

L’acta es tanca amb la frase: El president aixeca la sessió, de la qual, com a secretari, estenc aquesta acta, signatura del secretari i vistiplau del president.

El tauler d’anuncis és una eina de comunicació econòmica que es pot emprar en la difusió de qualsevol informació que afecti els membres de l’organització en forma d’avisos, com, per exemple, per difondre les dates del període de vacances, canvis en l’horari laboral, etc.

L’avís ha de ser redactat de manera breu, directa i entenedora, a fi que tot el personal en tingui la informació (vegeu la figura).

En l’encapçalament s’haurà d’escriure AVÍS o ANUNCI, en majúscules i centrat. Tot seguit s’escriu el contingut, el qual introduirem amb una frase com ara s’informa, es comunica, es posa en coneixement de la plantilla, etc., i a sota posareu la data, la signatura i el segell de l’empresa.

Els avantatges de l’ús del tauler d’anuncis són:

• Afecta tots els estaments jeràrquics de l’empresa.
• És un suport econòmic, tant pel que fa a la instal·lació com al manteniment.
• És immediat en la transmissió.
• La informació hi roman durant un temps i es pot tornar a llegir si és convenient.

No obstant això, la seva efectivitat depèn de si se superen aquests dos inconvenients o no se superen:

• Cal que el personal estigui predisposat a llegir-lo.
• És necessari mantenir-lo i actualitzar-lo.

La bústia de suggeriments és un mitjà que permet als empleats fer suggeriments o presentar greuges a la direcció: opinar sobre millores funcionals, operatives, aspectes tècnics, organitzatius o condicions de treball. La bústia potencia l’interès del personal pel seu treball, ja que suposa la possibilitat d’establir millores en base a propostes del mateix col·lectiu de treballadors. Forma part de la comunicació ascendent.

Com en el cas de les comunicacions internes, actualment un gran nombre de comunicacions externes es fan mitjançant el correu electrònic. No obstant això, les cartes continuen tenint un paper important entre les comunicacions externes de les empreses.

Cada empresa procura mantenir sempre un mateix estil per a les seves cartes comercials. Aquest estil fa referència tant a la redacció com a la distribució de l’escrit. Els principals estils són:

• L’estil modern, que es caracteritza per la senzillesa en la distribució i la rapidesa a l’hora de teclejar la carta. Les parts de la carta comercial comencen en el marge esquerre del paper i no es fa servir cap sagnat.
• L’estil modern modificat, molt semblant al modern, llevat de la disposició de la data, el comiat, l’antesignatura i la signatura, que s’han d’escriure des del centre de la carta cap al marge dret. Si el sobre té finestreta a la dreta, l’adreça del destinatari s’ha de posar en aquest costat. La data, el comiat, l’antesignatura i la signatura estan situats en el marge dret de la carta.
• L’estil professional, que fa servir el sagnat per a la fórmula de salutació i al començament de cada paràgraf. Aquest sagnat acostuma a ser de 2 o 3 cm. Si el sobre té la finestreta a la dreta, l’adreça del destinatari ha de figurar en aquest costat. La data, el comiat i l’antesignatura s’han d’escriure en el marge dret. Aquest estil fa més fàcil la lectura de la carta, ja que l’efecte òptic que produeix és més agradable a causa de la distribució dels elements que formen part de l’escrit.
• L’estil evolucionat, que sorgeix com una alternativa a les relacions mercantils actuals. La idea és simplificar el contingut de les cartes comercials anant directament al tema en qüestió. Per assolir aquest objectiu es prescindeix de la fórmula de salutació i de comiat. Per a la resta de la distribució es tria qualsevol dels tres estils ja comentats.

L’elecció d’un estil o un altre respon al propi criteri de l’empresa i és habitual combinar-ne més d’un per donar lloc a un estil propi i personal. Actualment, un dels més utilitzats és l’estil modern amb la data al peu en lloc de a l’encapçalament.

L’estructura de la carta comercial depèn en gran mesura dels costums o les necessitats que té cada empresa i de la llargada de la carta. La que proposem a continuació pot servir de guia, tot i que altres formes de distribució poden ser igualment correctes. En tot cas, podem definir tres parts, tal com es pot veure a la figura, i que són: l’encapçalament, el cos i el peu:

• L’encapçalament de la carta també es coneix com a capçalera. És la part més formal de tot el document. Ocupa l’espai superior del paper, i està formada, al seu torn, pels apartats següents: dades del remitent, dades del destinatari, data (actualment és més habitual trobar-la al peu), referències i assumpte.
• En el cos inclou la fórmula de salutació i el nucli de la carta on destaquen la introducció a la idea, el desenvolupament i la conclusió final.
• En el peu hi tenim la fórmula de comiat, la signatura, la data (actualment és més habitual trobar-la al peu que a l’encapçalament) i les informacions addicionals, com ara els annexos.

L’encapçalament és la part més formal del document; ha de ser fàcil de llegir i de recordar, i també ha de ser agradable a la vista. S’ha de veure clarament: la capçalera –qui envia el document (emissor)–, el destinatari –a qui s’envia (receptor)–, i les referències –l’assumpte a tractar–:

La capçalera. Aquesta part d’un document conté les dades identificatives del remitent i n’aporta informació general. Se situa en la part superior del full, bé centrat, alineat amb el costat esquerre, o bé ocupant tota l’amplària del paper. A la capçalera hi podeu veure:

• el nom complet de l’empresa o organització, logotip o anagrama representatiu
• una breu identificació de l’activitat empresarial
• l’adreça completa: carrer, nombre, codi postal, població i província
• els números de telèfon i telefax
• altres dades d’interès, com el NIF i l’apartat de correus

El destinatari. Els destinataris d’una carta poden ser tant particulars com institucions o organitzacions. Aquests destinataris es poden identificar d’una manera completa o reduïda. Quan els destinataris s’identifiquen de manera completa, la informació és la mateixa que apareix en una adreça d’un sobre i és convenient que ocupi cinc línies com a màxim; si s’utilitzen sobres amb finestreta, es pot col·locar en el marge esquerre o en el marge dret, d’acord amb la situació de la finestreta. Quan per qüestió d’espai la informació s’ha de reduir al mínim, només s’hi fan constar el nom i el càrrec, o el nom i la localitat, normalment en el marge superior esquerre de la carta. En els models de carta en què la capçalera està impresa hi ha quatre guionets equidistants entre ells on podeu escriure les dades del destinatari. És molt útil en el cas dels sobres amb finestreta.

Les referències. Aquesta part dels documents serveix per identificar la procedència i a qui s’adrecen els documents. Són codis formats per nombres i/o lletres. Normalment n’hi ha dues:

• La referència nostra (r/n:), que s’utilitza per indicar les inicials, el nom i el cognom de la persona que signa la carta i de la persona que la transcriu; si l’empresa porta un registre de la correspondència, tot seguit la podreu anotar.
• La referència vostra (r/v:), que es fa servir en la resposta d’una carta, i s’hi indica la referència de la carta rebuda.

Quan s’envia una carta, l’empresa emissora en consigna la referència. A l’hora de respondre, l’empresa receptora ha de fer constar en la carta de resposta la referència de la carta a la qual contesta i la referència pròpia. Hi ha diverses maneres de fer referències: numèriques, alfabètiques i alfanumèriques:

• En les referències numèriques s’assigna a cada carta un número d’identificació correlatiu, normalment el de registre de la correspondència (per exemple, r/n: 4567).
• En les referències alfabètiques s’escriuen les inicials del nom i dels cognoms de la persona que redacta el document en majúscules i, a continuació, les inicials de la persona que el mecanografia en minúscules (per exemple, r/n: MGA/dfj).
• Les referències alfanumèriques contenen les referències numèriques i les alfabètiques (per exemple, r/n:4567-MGA/dfj).

L’assumpte és una descripció breu del motiu de la carta. Per exemple, la confirmació de la comanda o la reclamació de l’efecte impagat.

La data en els escrits comercials se solia situar en l’encapçalament, però avui dia es tendeix a posar-la en el peu.

A part dels criteris generals de redacció, convé recordar que, des del primer moment, cal definir el to de la relació entre els comunicants. Aquest to, que sempre s’ha de moure en un nivell de formalitat, pot ser solemne, respectuós o cordial.

Pel que fa als tractaments personals, cal distingir l’emissor del receptor. Per a l’emissor podeu triar entre la primera persona del singular o la del plural. Si el to ha de ser més directe i personal, cal escriure en primera persona del singular. Pel que fa al receptor, la forma de tractament és vós, vostè o vostès.

La salutació és una fórmula de cortesia que es troba just abans del text. La salutació va seguida d’una coma. Les salutacions més habituals són “Senyor,”, “Senyora,” “Benvolgut senyor,” o “Benvolguda senyora,” o les corresponents formes plurals. Si la carta va adreçada a una persona o a un grup de persones destacades socialment o culturalment, es pot utilitzar “Distingit senyor”, “Distingida senyora” o les corresponents formes plurals.

El cos de la carta està format per:

• La introducció de la idea, que és important perquè cerca influir en l’interès del destinatari. El motiu d’aquest element dependrà de si som nosaltres els qui ens posem en contacte per demanar informació, o de si responem una carta que se’ns havia enviat anteriorment. En aquest últim cas haurem de fer constar l’avís de recepció.
• El desenvolupament, que serveix per exposar la idea principal de manera clara. Heu de procurar que el plantejament sigui coherent, que les idees estiguin ordenades, que la carta tracti d’un únic assumpte i que l’expressió sigui senzilla. Si voleu tractar diversos assumptes en la mateixa carta els haureu d’introduir amb un títol.
• La conclusió final, que és la part en què tancareu el cos de la carta amb una frase que sigui el resum o la conseqüència lògica d’allò que s’ha expressat.

El peu de la carta és la conclusió o part final, i consta de les parts següents:

• El comiat ha de ser una frase curta. Els comiats més habituals són els següents:
  • Atentament,
  • Ben atentament,
  • Cordialment,
  • Una salutació cordial,
  • Ben cordialment,
  • Us saludem atentament.

• L’antesignatura permet indicar la raó social de l’empresa i el càrrec de la persona que signa. Aquestes dades també es poden incloure en la signatura.
• La signatura és l’espai reservat per a la rúbrica del responsable de la carta. Sota la signatura s’indica el nom i els cognoms de la persona que signa. El càrrec de qui firma s’escriu sota la signatura si no l’heu posat a l’antesignatura. Fixeu-vos que si el càrrec va després de la raó social, s’hi afegeix l’article, masculí o femení, perquè heu de mirar de no utilitzar un llenguatge sexista. Si el càrrec va després del nom i cognoms de la persona que signa no cal posar-hi l’article. En el supòsit en què la persona que ha de signar una carta delegui aquesta funció a una altra persona per signar després de l’antesignatura, escriviu l’abreviatura p. a. (per autorització), p. p. (per poder) o p. o. (per ordre), segons el cas.
• La data hi ha de constar amb el format dia del mes, mes i any, precedida del lloc on s’expedeix la carta, per exemple: Barcelona, 15 de juny de 20XX. Noteu que davant del dia del mes no hi figura cap preposició i que el mes s’escriu en minúscula. També és habitual en els textos comercials que si la paraula data està impresa, s’escrigui en xifres: 15.06.XX. Actualment es tendeix a posar la data al peu i no a l’encapçalament.
• Les informacions addicionals. Són les informacions que no consten directament en el redactat de la carta. En podem diferenciar dues: l’annex i la postdata.
  • Annex. Hem d’escriure la paraula annex en la part inferior esquerra de la carta quan hi adjuntem documents, com ara lletres de canvi, fotocòpies d’impagaments, fullets, catàlegs, etc.
  • Postdata. La situem en la part inferior esquerra després de la sigla “PD”. La postdata tenia la funció d’afegir alguna cosa que no havíem pensat d’incloure en el text de la carta però avui dia, amb l’ús del tractament de textos, aquesta utilitat ha deixat de tenir sentit i es recomana no fer-la servir. En l’únic context que encara s’utilitzen és en el de les cartes publicitàries on s’acostumen a utilitzar per cridar l’atenció sobre alguna cosa en concret.

A les comunicacions comercials s’acostuma a utilitzar un llenguatge específic que sovint té caràcter formulari. Entre les frases comercials generalment utilitzades, hi tenim les següents:

1. Agraïments:

• Us dono les gràcies per…
• Us agraeixo molt el vostre interès…
• Us agraeixo l’ajut que m’heu prestat…
• Us agraeixo la tramesa…

2. Comunicacions:

• Us comunico…
• Us faig saber…
• Us assabento…
• Em plau comunicar-vos que…
• Com ja deveu saber…
• Amb motiu de…
• Atès que…
• Us anuncio que…

3. Excuses:

• Us demano que m’excuseu per…
• Us demano excuses per…
• Sincerament, m’ha sabut greu…
• Excuseu-me del retard amb què faig la tramesa…
• Us presento les meves disculpes per…
• Accepteu les disculpes per…
• Em sap greu haver-vos de dir que no podré assistir a…, i confio que en una altra ocasió podré…
• Em sap greu haver-vos de dir que aquesta vegada no podré assistir a…, a causa de…

4. Expressions de confiança:

• Confio que…
• Tinc confiança que…
• Espero la vostra resposta…
• Espero que em voldreu complaure…
• Mentre espero la vostra comunicació…
• Estic segur/a de la vostra acollida favorable…
• Amb la seguretat que em voldreu atendre…
• Espero que aquesta iniciativa tindrà una bona acollida i us saludo…

5. Felicitacions:

• Us faig arribar l’enhorabona per…
• Us faig arribar les meves felicitacions més cordials per…
• Rebeu la meva sincera felicitació per…
• Amb motiu de… us faig arribar la meva felicitació…
• Us felicito per aquest nomenament i us desitjo molt d’èxit en la vostra feina…
• L’enhorabona i la meva felicitació més cordial per aquest nomenament…
• Rebeu la meva felicitació i el meu desig de tornar a treballar conjuntament…

6. Introduccions:

• Com que…
• Atès que…
• Tenint en compte que…
• Amb relació a…
• Pel que fa a…
• Quant a…

7. Negatives:

• Em dol no poder estar d’acord…
• No tinc altre remei que…
• Em dol haver de comunicar-vos que…
• Lamento haver-vos de comunicar que no podré atendre la vostra…

8. Peticions:

• Us agraeixo, si entra dins les vostres possibilitats, que…
• Us demano que…
• Us sol·licito que…
• Us agrairia que m’enviéssiu…

9. Respostes:

• D’acord amb el vostre escrit del proppassat…
• En resposta/Responem a el vostre escrit del (data)…
• Amb relació a…
• En data d’avui, he rebut…
• Acabo de rebre el vostre escrit…
• Quant a…
• Pel que fa a…

10. Trameses:

• Us faig arribar…
• Us envio…
• Us trameto…

Las abreviatures, les sigles, els acrònims i els símbols acostumen a ser útils en la correspondència comercial perquè suposen un estalvi de temps i espai, i també per la seva fàcil visualització. Convé no abusar-ne perquè utilitzats en excés poden limitar la claredat o la precisió dels textos escrits.

A la taula trobareu un repertori de les abreviatures més habituals.

Les sigles estan formades per les primeres lletres de les paraules que es volen abreujar. Per exemple, la sigla del Butlletí Oficial de l’Estat és BOE.

Les normes d’escriptura i d’ús de les sigles són les següents:

• Les lletres que formen la sigla no se separen ni per espais ni per punts.
• Les sigles no tenen plural.

En un document, la primera vegada que s’escriu una sigla s’ha d’anotar també la denominació completa, i la resta de vegades ja podem utilitzar la sigla sense el seu significat.

L’acrònim és la paraula formada per les inicials, i de vegades més lletres, d’altres paraules. Per exemple, Associació per a la Defensa de la Natura és ADENA, o Institut Català del Sòl, Incasòl. Els acrònims es poden escriure amb totes les lletres majúscules o només amb la lletra inicial majúscula.

A la taula trobareu les sigles i els acrònims més habituals.

El símbol és un signe gràfic que representa una paraula, un sintagma o un valor. La major part dels símbols responen a una convenció establerta sovint internacionalment i, per tant, no es poden crear lliurement. Cal dir que mai no porten punt abreviatiu i que no admeten morfema de plural. A la taula trobareu alguns exemples de símbols.

L’empresa, per la seva activitat mercantil, necessita relacionar-se, comunicar-se amb altres empreses privades i públiques. En una primera fase, l’empresa s’ha de fer conèixer, després ha d’adquirir productes, vendre productes, fer-se responsable dels productes que ha venut, cobrar les vendes als clients i mantenir una relació amb l’entorn social i laboral.

Atesa la diversitat d’activitats que porta a terme l’empresa, la tipologia de les cartes que utilitza és també molt variada. Hi podem distingir, entre d’altres:

• cartes d’informes
• cartes del procés de compravenda
• cartes de reclamació
• cartes circulars

Actualment, és habitual que totes aquestes comunicacions es facin per correu electrònic. El contingut del missatge, però, és el mateix, amb independència del canal utilitzat.

Les cartes d’informes són cartes per les quals l’empresa demana informació sobre clients o sobre persones que treballen en el mateix sector econòmic. Les cartes d’informes es poden diferenciar en:

• Informes comercials. Les cartes en què se sol·liciten informes comercials són cartes adreçades a altres persones del mateix ram, de la mateixa activitat, entitats de crèdit, etc., en què es demana informació sobre clients o proveïdors, futurs i actuals, referida a aspectes com ara la solvència econòmica, la formalitat o la projecció. Aquestes peticions d’informes s’han d’escriure amb precisió i cal indicar el motiu de la informació sol·licitada.
• Informes personals. Les cartes en què es demanen informes personals s’escriuen, normalment, quan l’empresa té intenció d’establir relacions amb una persona fins aleshores aliena a l’empresa. Per exemple, si una empresa té la intenció de contractar un nou empleat, és freqüent que en demani un informe personal a l’empresa o empreses on hagi treballat abans.

A l’hora de demanar informes d’una empresa o persona, la carta s’ha de redactar d’una manera hàbil i respectuosa; a més, cal esmentar que es tindrà la reserva o confidencialitat escaient.

Les cartes que dues empreses s’envien quan estableixen una relació comercial (una com a client, i l’altra com a proveïdor) s’anomenen cartes de compravenda. Les cartes del procés de compravenda es classifiquen en els tipus següents:

• Carta de sol·licitud d’informació. És una carta que s’adreça a un proveïdor en la qual se sol·licita informació sobre els seus productes amb l’objectiu de fer una comanda. L’hem d’escriure exposant clarament la classe d’informació que volem.
• Carta de comanda en ferm. Un cop l’empresa rep la informació tramesa pel proveïdor, es fa la comanda per escrit i signada, mitjançant una carta de comanda en ferm (figura).

• Carta d’acceptació de la comanda. És el tipus d’escrit que remet el venedor o el proveïdor al seu client, mitjançant el qual li comunica l’acceptació o confirmació de la comanda (figura).

• Carta de cobrament de la comanda. És la que tramet el proveïdor al client amb l’objectiu de cobrar la comanda (figura). Juntament amb la carta cal enviar el document o documents que han originat la venda, és a dir, la factura comercial.

Les cartes de reclamació són cartes que les empreses envien quan hi ha una o diverses irregularitats en el procés de compravenda, amb l’objectiu de solucionar aquests problemes. Les cartes de reclamació es classifiquen en els tipus següents:

• Carta de reclamació de la comanda. És un escrit que tramet el client al proveïdor en què s’exposen qüestions con ara les incidències o els desperfectes que ha trobat en la mercaderia en rebre-la (figura). Aquestes anomalies poden fer referència a diferents aspectes com, per exemple, la quantitat, la mena d’articles rebuts, la mercaderia trencada o defectuosa, etc. Aquestes circumstàncies o situacions ocasionen una mena de cartes comercials que s’han de redactar amb correcció.

• Carta de reclamació de l’impagament. Aquest tipus de document es redacta quan el client no ha complert les condicions de pagament pactades en la comanda (figura).

Les cartes de reclamació s’han de redactar amb brevetat i cal fer-hi notar la fermesa del reclamant per cobrar la quantitat que se li deu. Les cartes per la demora en el pagament no tenen com a objectiu perdre un client, sinó cobrar un deute.

Les cartes circulars són les que van adreçades a diferents persones amb una mateixa redacció (figura). Les fan servir les empreses per comunicar algun esdeveniment a altres persones o empreses, com ara el canvi de domicili o de raó social, inauguracions de sucursals o agències, llançament de nous productes, etc.

També s’empren dins de la mateixa empresa per comunicar assumptes d’interès general, com ara canvis d’horari, distribució de vacances o de torns, procediments de treball, etc.

La majoria de tractaments de textos inclouen una utilitat per a l’elaboració de circulars, és l’anomenada combinació de correspondència o combinació de correu.

El fitxer que conté les dades dels destinataris pot ser tant una taula d’un document de text, com un full de càlcul com una base de dades. Si no disposem d’aquestes dades en format digital, el programa també ens permet incorporar-les.

El procediment de combinació de correspondència és molt senzill, la majoria de processsadors de textos inclouen assistents que guien el procés. En primer lloc cal elaborar el document que es vol fer arribar a tots els destinataris i a continuació cal combinar-lo amb la font de dades. El resultat que s’obté són tants documents com destinataris hi hagi a la font de dades, cadascun dels documents personalitzat amb la informació de cada destinatari.

L’estructura de les cartes comercials en castellà no difereix de l’estructura de la carta comercial en català i els criteris de redacció de les comunicacions comercials també són bàsicament els mateixos.

Sí que varien, en canvi, els tractaments personals, les fórmules de salutació o comiat, la terminologia, la fraseologia o les abreviatures utilitzades en les comunicacions comercials.

En tractar-se d’una comunicació formal, el tractament personal que cal utilitzar per adreçar-se al destinatari és usted o ustedes. Cal evitar la segona persona tant del singular com del plural, tú o vosotros.

A la taula hi podeu veure alguns exemples de tractaments recomanats i no recomanats.

La data es consigna amb el format dia del mes, mes i any, precedida del lloc on s’expedeix la carta, per exemple: Barcelona, 15 de junio de 20XX. Noteu que davant del dia del mes no cal que hi figuri cap preposició i que el mes es pot escriure en minúscula.

La forma d’expressar les referències a escrits o documents anteriors és:

• N/ref.: nuestra referencia
• S/ref.: su referencia

En ocasions, l’expressió Ref. també s’utilitza per indicar l’assumpte de la carta.

La salutació va seguida de dos punts. Les salutacions més habituals són:

• Señor:
• Señora:
• Apreciado señor:
• Apreciada señora:
• Estimado señor:
• Estimada señora:

o les corresponents formes plurals.

Si la carta va adreçada a una persona o a un grup de persones destacades socialment o culturalment, es pot utilitzar:

• Distinguido señor:
• Distinguida señora:

o les corresponents formes plurals.

Entre les frases comercials generalment utilitzades, hi tenim les següents:

1. Agraïments:
   • Les agradezco su interés…
   • Les agradecemos la ayuda que nos han prestado…
   • Le agradezco el envío…
2. Comunicacions:
   • Les comunico…
   • Me complace comunicarles que…
   • Como ya les informamos…
   • Con motivo de…
3. Excuses o negatives:
   • Disculpen el retraso en el envío…
   • Les pedimos que acepten nuestras disculpas…
   • Acepten nuestras disculpas por lo sucedido…
   • Lamento comunicarles que no podremos…
   • A pesar nuestro, nos vemos obligados…
   • Lamentamos no estar de acuerdo…
   • No nos queda otro remedio…
4. Expressions de confiança:
   • Confiamos que…
   • Espero su respuesta…
   • Confío que nuestra propuesta merezca su confianza…
   • Estamos seguros que las nuevas condiciones…
   • Confiamos que el resultado sea satisfactorio…
5. Missatges positius:
   • Nos complace comunicarles…
   • Tenemos el placer de presentarles…
   • Tenemos el gusto de anunciarles…
6. Peticions:
   • Les pido que…
   • Solicitamos que nos envíen…
   • Les agradecería que me enviaran…
7. Respostes:
   • De acuerdo con su carta del pasado…
   • En respuesta a su carta del (fecha)…
   • Respondemos a su carta del (fecha)…
   • Hacemos referencia a su carta…
   • Con relación a…
   • En fecha de hoy, he recibido…
   • He recibido su carta…
   • En cuanto a…
   • En referencia a…

Les fórmules de comiat més habituals són les següents:

• Atentamente,
• Muy atentamente,
• Cordialmente,
• Muy cordialmente,
• Saludos cordiales,
• Reciba un cordial saludo.
• Les saludamos atentamente.

La puntuació de les expressions de comiat segueix les mateixes normes que en català.

A les figures figura i figura hi podeu consultar un parell d’exemples de cartes comercials en castellà.

A continuació, a la taula, es detallen alguns dels termes propis de la terminologia administrativa en castellà que sovint provoquen confusions perquè difereixen força del terme català equivalent.

Un dels elements que també caldrà adaptar en funció de l’idioma són les expressions abreviades. A la taula hi podeu consultar les més habituals.

Una de les principals característiques que ha afectat l’evolució de l’economia en les darreres dècades és el procés d’integració dels mercats internacionals. Podem observar-ho a qualsevol dels productes industrials que comprem. Roba, ordinadors, cotxes… la seva procedència és cada cop més diversa.

Això ha generat que les empreses locals es vegin, cada cop més, obligades a competir amb noves marques procedents de tercers països. En aquest context, les empreses es veuen abocades de forma creixent a intentar arribar a nous mercats per incrementar la seva demanda. Aquesta opció els permetrà recuperar el volum de vendes que poden perdre en el mercat local. Tanmateix, serà aquesta una nova font d’oportunitats d’expansió de la seva demanda.

Ara bé, l’accés a nous mercats té una clara barrera d’entrada. Per poder accedir a un mercat estranger caldrà conèixer tant la llengua com la cultura de l’indret per tal de poder accedir als potencials competidors.

Davant la impossibilitat de conèixer totes les llengües dels mercats potencials dels nostres productes, l’alternativa és fer ús de l’anglès, que és la llengua més acceptada al comerç internacional.

En una carta comercial en anglès hi trobareu els següents apartats:

• Dades del remitent: apareixen en el mateix document de la carta. Si no apareixen per definició de la plantilla a la part superior de la capçalera, s’inclouran a la part superior dreta del paper. Acostumen a incloure l’adreça, el número de telèfon, el número de fax i el correu electrònic. Una de les característiques de les adreces en llengua anglesa és que el número apareix davant el nom del carrer.
• Data: la data acostuma a aparèixer sota el bloc de dades del remitent. Si el dia s’expressa amb un ordinal, cal incorporar la terminació corresponent en cada cas, per exemple 1st, 2nd, 3rd, 4th, etc. Així doncs escriurem 23rd October 20XX, 16th October 20XX o 21st October 20XX.
• Dades del destinatari: s’escriuen sota les dades del remitent i a la part esquerra de la carta. La primera línia del bloc del destinatari inclourà el nom del mateix precedit del títol de cortesia (exemple, Mr. Jones Duncan). Al segon rengle apareixerà el càrrec del destinatari i, a sota, l’adreça sencera, que inclourà nom de la companyia, número i carrer, ciutat, província o estat i codi postal.
• Referències: serveixen per identificar missatges precedents o les persones que els van emetre i que comporten informació sobre el mateix.
• Línia de salutació: si coneixeu el cognom del destinatari l’afegireu a la línia de salutació. La taula recull alguns dels exemples més habituals.

• Cos de la carta: ha d’incloure, normalment, tres apartats:
  • Presentació o referència a l’original: quan escriviu per primera vegada heu de presentar-vos i fer referència al lloc d’on hem tret el contacte. Si escriviu en resposta a una carta, l’heu de referenciar al cos de la mateixa. La taula en recull alguns exemples.
  • Exposició del motiu: en aquest apartat detallem la raó per la qual ens posem en contacte amb l’empresa. A la taula s’hi recullen alguns exemples.
  • Allò que se espera que faci el receptor: quan s’estableix un contacte escrit és per traspassar una informació o fer una sol·licitud. Caldrà concretar si esperem que ens responguin o aclareixin algun dubte. Si enviem informació podem explicitar que estem disposats, si ho consideren, a aportar més informació sobre el tema tractat. A la taula hi trobareu alguns exemples del que s’espera del receptor.
  • Comiat: aquest apartat inclourà una línia final d’acomiadament que variarà en funció de si coneixem o no al destinatari. Així, en cas d’haver destinat la carta a algú personalment (Dear Mr. Smith), el comiat serà més cordial per mostrar més proximitat al receptor (Yours sincerely), mentre que si desconeixem el nom de la persona destinatària i hem començat la carta amb expressions com Dear Sir or Madam, el comiat utilitzat serà Yours faithfully. La taula en recull un parell d’exemples.

A les figures figura i figura hi podeu consultar un parell d’exemples de cartes comercials en anglès.

Un dels elements que cal tenir en compte a l’hora de redactar o llegir comunicacions comercials en llengua anglesa, són les expressions abreviades. En aquest sentit, heu de conèixer les abreviacions més habituals. Entre aquestes hi ha les que figuren a la taula.

Tant les administracions públiques com els organismes oficials utilitzen, en les comunicacions escrites, uns documents amb unes característiques especials. Pensant en la transcendència que les actuacions de l’Administració tenen en la vida dels ciutadans, cal que els seus textos, a més de donar resposta a les necessitats de coneixement entre especialistes, siguin prou clars perquè qualsevol persona els pugui entendre. Així, doncs, el llenguatge administratiu també s’ha de preocupar per buscar les fórmules que puguin facilitar al màxim la comunicació amb els ciutadans.

Les persones físiques (ciutadans) i persones jurídiques (empreses o altres organismes) es poden relacionar amb l’Administració pública a través dels anomenats “documents dels ciutadans”, que no són documents administratius en sentit estricte.

El llenguatge que s’utilitza en aquests textos ha anat canviant, ja que l’Administració s’ha anat tornant cada cop més accessible. Per tant, tot i que de vegades s’hagin d’utilitzar conceptes legals, no significa que el llenguatge hagi de ser complicat ni excessivament formal.

La formalitat. La formalitat del llenguatge administratiu té a veure amb el caràcter oficial i representatiu dels textos administratius, amb la necessitat que té aquest tipus del llenguatge d’adaptar-se a un gran ventall de possibles destinataris i amb el caràcter vinculant que tenen, per a tots ells, les decisions que s’hi expressen.

A efectes pràctics, la formalitat del llenguatge administratiu comporta que els textos s’hagin de redactar en un to neutre i impersonal, fent prevaler els òrgans davant les persones i defugint tots els elements lingüístics que puguin denotar un excés d’expressivitat com, per exemple, les exclamacions, interjeccions, les frases de contingut emotiu, l’ús de la segona persona del singular per referir-nos al destinatari, etc. D’altra banda, cal que prevalgui l’objectivitat sobre la subjectivitat, i que es mantingui sempre el ple respecte a les persones.

La funcionalitat. La funcionalitat del llenguatge administratiu està relacionada amb l’eficàcia dels textos en el procés comunicatiu. És a dir, en la necessitat de buscar sempre la màxima precisió, concisió i claredat en els textos, a fi que els missatges siguin ben entesos pels destinataris.

La precisió exigeix evitar sempre les ambigüitats i utilitzar els termes de manera unívoca. A aquest aspecte, hi contribueix la utilització adequada de la terminologia i la fraseologia específiques, pròpies d’aquest àmbit professional, que permet definir els conceptes amb exactitud.

La concisió comporta fer un esforç per destacar la informació important i prescindir de la que no ho és. En certa mesura, es tracta de presentar la informació de la manera més breu possible, sense que això, però, hagi d’anar en detriment del contingut.

Finalment, la claredat demana que es tendeixi a utilitzar un llenguatge accessible, dins del grau d’especialitat d’aquest àmbit de coneixement i de la necessitat de precisió, que sovint fa que s’hagin d’utilitzar termes estranys o amb un significat diferent del que prenen en el llenguatge corrent.

Molts dels documents que es dirigeixen a l’Administració pública solen estar normalitzats en models impresos que es faciliten gratuïtament en diverses dependències administratives per facilitar-ne la tasca de redacció.

A continuació analitzarem alguns dels principals documents que s’utilitzen en les relacions amb l’Administració pública.

La instància com a sol·licitud escrita per un particular i adreçada a un organisme concret té unes característiques que li són específiques:

• Format. DIN A4 (210 mm x 297 mm).
• Estil de redacció. To neutre i respectuós.
• Estructuració lògica i tan simplificada com sigui possible. Si l’exposició de motius i el nucli de la sol·licitud contenen diverses informacions, és convenient ordenar-les d’acord amb el temps a què es refereixen o bé d’acord amb l’argumentació, i escriure-les en paràgrafs separats.
• Claredat i concisió en l’expressió de les idees. És millor redactar tots dos apartats amb oracions breus que amb una única oració llarga.
• El tractament personal. És la manera d’adreçar-se de qui escriu la instància (emissor) a qui rep el document (destinatari). Té aquestes característiques:
  • Emissor. Primera persona del singular (jo). EXPOSO: Que sóc professor de…, etc.
  • Destinatari. Són preferibles les formes impersonals. DEMANO (i no pas us/li DEMANO): que em sigui concedit, la concessió de… (i no pas que em concedeixi…), etc.
• Model. És el tipus d’escrit que s’utilitza. Es poden utilitzar dos models:
  • Esquemàtic. Es caracteritza per la distribució de la informació en apartats identificats per encapçalaments: dades personals, exposició dels fets/al·legacions/documentació que s’adjunta i petició/sol·licitud. Dintre de cada apartat es consignen les diferents dades en format d’enumeració.
  • Tradicional. Es tracta d’un text més difícil de llegir que es caracteritza per la unitat sintàctica, que aconsegueix per mitjà d’enllaços (que, i que…, per la qual cosa), i porta moltes frases subordinades.

La sol·licitud o instància consta de tres parts: encapçalament, contingut i final (figura, figura i figura):

• L’encapçalament és la part del document en què el sol·licitant s’identifica davant l’organisme que rep la instància. Té els elements següents:
  • Nom i cognoms del sol·licitant.
  • Lloc i data de naixement (dada opcional).
  • Número de DNI del sol·licitant.
  • Domicili i telèfon. Quan la persona que signa la instància ho fa en representació d’un organisme, les dades referents al domicili han de ser les d’aquest organisme, i el NIF de l’organisme ha de constar obligatòriament.
• El contingut és la part del document que té, a la vegada, dues parts ben diferenciades en què el sol·licitant exposa què vol i per què ho vol.
  • EXPOSO. En aquest element cal explicar els motius pels quals es formula la sol·licitud o instància mitjançant l’enumeració següent: 1r. Que… 2n. Que… 3r. Que… Tot seguit, i en un paràgraf, s’ha d’escriure “perquè us”, “per la qual cosa us”, “per això us”, seguit d’una coma.
  • DEMANO o SOL·LICITO. Aquí cal expressar clarament la petició o les peticions que es formulen, de la manera següent: 1r. Que… 2n. Que… 3r. Que… Si en aquests dos apartats només hi hagués un motiu i petició, no seria necessària la numeració. Si els mots demano o sol·licito i exposo van seguits d’una oració amb un verb conjugat, cal introduir-la amb la conjunció que.
• El final és la part on s’ha d’incloure el següent:
  • Signatura de qui fa la sol·licitud
  • Identificació de l’òrgan. Dependència administrativa o persona a la qual s’adreça la sol·licitud.

Segons el destinatari, els oficis poden ser de dos tipus:

• Ofici intern, quan va adreçat a un altre òrgan administratiu o a un funcionari.
• Ofici extern, quan va adreçat a una persona física o jurídica que no pertanyi a l’Administració (empresa, etc.).

Un tipus especial d’ofici és la notificació, que és regulada per una normativa específica. Els aspectes més destacables pel que fa a la seva redacció són els següents:

• El format és DIN A4 (210 mm x 297 mm) o bé DIN A5 (210 mm x 148 mm).
• El to és clarament impersonal i formal, a causa del seu valor de comunicació oficial feta per un càrrec, sobretot en els de caràcter intern.
• L’estructuració lògica del contingut de l’ofici, per mitjà de paràgrafs breus i separats: introducció de l’assumpte, exposició de fets, arguments o consideracions, i conclusió a partir d’una síntesi, una petició, etc. En cada ofici es tracta un únic tema.
• La claredat, precisió i concisió en l’expressió de les idees. La redacció és especialment concisa en els de caràcter intern.
• El tractament personal:
  • Emissor. Primera persona del singular (jo): comunico, demano, etc. Primera persona del plural (nosaltres): comuniquem, demanem, etc.
  • Destinatari. Segona persona del plural (vós): rebreu, vau comunicar, etc. Tercera persona del singular (vostè): rebrà, va comunicar, etc.

L’estructura de l’ofici està formada per la capçalera, la data, les referències, l’afer, la destinació, la salutació, el cos, el comiat, la signatura i la informació ocasional (figura i figura):

• A la capçalera hi ha d’aparèixer el nom de l’organisme públic que emet l’ofici (ministeri, conselleria, ajuntament, etc.).
• Les referències són lletres o xifres que indiquen el lloc de procedència o de destinació. Si s’escriuen per primera vegada, l’emissor ha de consignar “r/n”. Quan es respongui una comunicació s’ha d’escriure tant la referència rebuda com la contestada (“r/v” i “r/n”, respectivament).
• L’afer o assumpte és l’apartat en què cal redactar de manera breu i amb claredat el motiu que origina l’ofici.
• La destinació és l’organisme o unitat administrativa a la qual va adreçat l’ofici.
• La salutació és una part que no és obligatòria en un ofici. En tot cas, es fa servir en els oficis externs. Normalment s’usa la fórmula de salutació senyor/a sense cap més afegit.
• El cos és la part de l’ofici en què s’exposa, de manera curta i clara, allò que s’ha de comunicar.
• El comiat només s’usa, en general, en els oficis externs. Normalment es fa servir una fórmula de comiat formal, com ara Atentament.
• En la signatura cal que apareguin els element següents i per aquest ordre (l’un a sota de l’altre): càrrec del signant, signatura, nom i cognoms del signant.
• En la datació s’ha d’escriure la data (dia, mes i any). Si en la capçalera figura l’adreça de l’organisme no és necessari indicar la localitat. Si es tracta d’un ofici extern, la data anirà a sota de la signatura, en el format següent: localitat, dia, mes i any.
• En la part d’informació addicional es pot incloure, si escau, el detall dels documents annexos, o bé, si caben en l’apartat de les referències, les inicials de qui redacta el document (en majúscules), separades per una barra inclinada de les inicials de qui el mecanografia, en minúscules.

Hi ha algunes fórmules d’introducció i conclusió d’un ofici que cal conèixer:

• Fórmules d’introducció en l’ofici:
  • D’acord amb el que disposa l’article… del Reial decret…, li comunico que...
  • Amb relació a…, us comunico que…
  • Per tal de/que…, us demano que…
  • Li trameto, annex/a, l’informe / la documentació…
  • Em plau comunicar-vos / fer-vos arribar / adjuntar-vos…
  • D’acord amb…, li faig arribar…
• Fórmules de conclusió de l’ofici:
  • Per això, li demanem / sol·licitem…
  • Si voleu més informació…
  • Quedem a la seva disposició per a tot el que necessiti.
  • La qual cosa us comunico perquè…

De vegades, per portar a terme determinades activitats es necessita que l’Administració competent reconegui algun fet, situació o idoneïtat que requereix un document específic. Com que es tracta de temes que se sol·liciten amb certa freqüència, hi ha models normalitzats, i solament s’haurà d’afegir allò que es refereix a una circumstància concreta.

Les característiques generals dels certificats són les següents:

• Format: DIN A4 (210 mm x 297 mm).
• L’estil és formal i concís, a causa del seu valor de comunicació oficial feta per un càrrec, i segueix una estructura constant.
• El tractament personal.
  • L’emissor s’expressa en primera persona del singular (jo): certifico, signo, etc.
  • Es refereixen al destinatari de manera impersonal, perquè la destinació final d’aquest document no acostuma a ser explícita: i perquè consti…

Hi ha moltes classes de certificats, com per exemple les següents:

• Certificat acadèmic.
• Certificat mèdic.
• Certificat de treball.
• Certificat d’obra (solidesa d’un immoble).
• Certificat en l’àmbit de l’Administració publica, en què el responsable o càrrec competent dóna fe d’un fet jurídic administratiu, o d’un altre que consti en els arxius.

Els certificats tenen la funció de donar fe d’un fet, del contingut d’un document o de les circumstàncies que consten en arxius, registres, llibre d’actes, etc. El certificat administratiu és expedit per una persona autoritzad legalment, generalment un secretari.

El certificat, independentment del fet que l’entitat emissora sigui pública o privada, consta d’encapçalament, contingut i final:

• L’encapçalament ha de tenir el següent:
  • Capçalera. Si l’emet una empresa, aquí s’ha d’indicar el nom o la raó social de l’empresa que porta a terme la certificació, l’adreça, el codi postal, la població i el telèfon. Si l’emet l’Administració, cal que hi figuri el nom del ministeri, departament de la Generalitat o ajuntament que emet el certificat i la seva adreça orgànica, segons si aquesta adreça és general, provincial, de negociat, de dependència, de regidoria, etc.
  • Identificació de l’emissor. És obligatori indicar el nom i cognoms de qui signa el certificat o acredita les dades, i especificar el càrrec que ocupa en l’empresa o organisme.
• El contingut ha de començar amb la paraula certifico o certifica en majúscules, per destacar visualment el paràgraf. A continuació, s’iniciarà el certificat introduint el text amb la conjunció que. Si es tracta de certificar més d’un fet, s’utilitzaran paràgrafs diferents per diferenciar-los. Cal escriure tants punts o apartats com calguin de la manera següent: 1r. Que… 2n. Que… 3r. Que…
  • Identificació del sol·licitant. En general, el certificat és expedit a petició d’una persona. Cal escriure’n el nom i els cognoms. Si el sol·licitant fos una empresa, cal escriure’n la raó social.
  • Motiu del certificat. Cal redactar l’objectiu o motiu que origina aquest document, amb concisió i claredat, per exemple, l’assistència a cursos, les retencions practicades, etc.
  • Efectes (si escau). Si el certificat és sol·licitat per a efectes genèrics comuns o no determinats, no s’ha d’incloure aquest apartat. Però si se sol·licita per a un efecte concret, sí que s’ha d’incloure.
• El final del certificat, el peu, ha d’incloure el lloc i la data d’emissió, que es pot escriure numèricament, i la signatura de l’emissor. No cal indicar l’antesignatura ni el signant, atès que ja es reflecteix en el contingut. Si s’acompanya del segell de l’empresa o organisme, s’ha de recordar que ha d’anar a la dreta de la signatura, mai sobre la rúbrica, tant si és de tinta com dels anomenats secs (segells que formen relleu en el paper).

En els certificats s’utilitza una fraseologia específica, com ara:

• Que, d’acord amb la documentació que tenim en aquest servei, el senyor…
• Que, dels antecedents que figuren en els nostres arxius, resulta que…
• Que la senyora… ha seguit amb aprofitament el curs de…
• I perquè consti, signo aquest certificat.
• I perquè consti i a petició de la persona interessada, signo aquest certificat.
• I perquè consti i a l’efecte de…, signo aquest certificat, amb el vistiplau de…
• I perquè consti i tingui els efectes que corresponguin, signo aquest certificat.

Internet ha originat un gran canvi en la manera d’interrelacionar-se de les persones, les empreses i l’Administració i ha permès trobar noves formes de realitzar determinades gestions i tràmits. Actualment és molt habitual derivar els usuaris a l’atenció en xarxa.

Aquest canvi ha quedat constatat, especialment, en molts dels tràmits que qualsevol persona o empresa ha de realitzar amb l’Administració, però també, cada cop més, amb les empreses. Així, en els darrers temps, s’està popularitzant la utilització de formularis autocompletables per part de l’usuari. A aquests formularis, s’hi pot accedir per mitjà d’Internet, i compten amb importants avantatges:

• Servei 24 h. Durant el període en què es pot realitzar el tràmit, en la majoria de casos, l’usuari el pot realitzar en qualsevol moment del dia.
• Reducció de costos. L’usuari no s’ha de desplaçar per realitzar la gestió, ja que la pot fer des de l’oficina o des de casa.
• Disminució de cues. En proporcionar un servei no presencial, s’obren les portes a la possibilitat d’utilització simultània d’aquest servei per diferents persones, amb la qual cosa múltiples usuaris poden estar realitzant, alhora, la mateixa gestió des de casa seva o des de la seva oficina sense haver de patir cues. Tot i que una utilització simultània i massiva pot col·lapsar el servei, el fet de disposar d’un major nombre d’hores al dia per realitzar les gestions fa que aquesta possibilitat disminueixi.
• Vinculació a una base de dades. Normalment, els formularis estan vinculats a una base de dades que agilitarà, després, la gestió i l’organització de la informació recollida.
• Eliminació de determinats errors en la introducció de dades. Els formularis, abans d’enviar-los, efectuen una sèrie de validacions per comprovar que tots els camps s’han emplenat de manera correcta. Per exemple, comprovant que, si l’usuari ha d’introduir el telèfon en un camp, no hi hagi introduït cap lletra o, si ha d’introduir una adreça de correu electrònic, que el format del text escrit es correspongui amb el de les adreces electròniques (nom@domini). També permeten limitar les dades que s’hi poden introduir, utilitzant, per exemple, menús desplegables en què l’usuari ha de triar entre un nombre limitat d’opcions. Aquestes validacions i filtres són útils perquè eviten que el conjunt del formulari quedi invalidat si conté alguna dada errònia.
• Eliminació dels errors de traspàs de la informació. En ser el mateix sol·licitant qui entra les dades a la base de dades per mitjà del formulari, s’eliminen els errors que es cometien quan era una tercera persona qui les introduïa un cop havia rebut el formulari en paper i reescrivia la informació a la base de dades.
• Major rapidesa en la resolució de la gestió. Quan alguna gestió es fa per mitjà d’impresos en format paper, un cop acabat el termini per realitzar aquesta gestió, cal fer un traspàs de tota la informació recollida en els impresos a una base de dades abans de processar-la. Aquest fet implica una despesa de temps que es pot estalviar quan és el mateix sol·licitant qui introdueix la informació directament en format electrònic.
• Possibilitat de fer modificacions. Un cop realitzat un tràmit, es pot donar un codi a l’usuari perquè pugui modificar, si ho considera oportú, la informació proporcionada.
• Impressió com a justificant. Perquè l’usuari tingui un justificant de la gestió realitzada, normalment, l’aplicació disposa d’un botó per realitzar impressions. La impressió que tindrà validesa és la que es realitza un cop finalitzat tot el procés. A vegades, però, l’usuari pot fer impressions sense haver finalitzat el tràmit. En aquest cas, en la impressió es podrà llegir la paraula provisional.

La gran expansió del servei de formularis autocompletables fa que hi hagi una gran quantitat d’empreses dedicades al desenvolupament d’aquest tipus de formulari electrònic associat a bases de dades. Entre els formats més utilitzats per realitzar-los, trobem els formats web i pdf. Aquest darrer permet a l’usuari guardar una còpia en format digital del formulari emplenat. A més, aquesta còpia pot estar protegida de manera que no se’n pugui modificar el contingut.

També hi ha formularis molt fàcils de programar, com els que incorpora Google, que són enviats com a correu electrònic i que fan possible el buidatge dels registres en un document en línia al qual es pot accedir des de qualsevol punt que tingui connexió a Internet.