Simulació informatitzada de confecció de nòmines
Aquesta simulació està feta amb el programa NominaSOL. Aquest programa us permet gestionar múltiples empreses independents. Per a cadascuna també és possible controlar tots els exercicis que necessiteu. Per diferenciar les empreses, a cada una s’assigna un codi de tres caràcters alfanumèrics (pot contenir lletres i nombres), el qual s’ha d’introduir cada vegada que s’hi vulgui treballar.
En aquest supòsit de simulació educativa crearem una empresa per a l’any 2010 (sempre un any menys de la versió que us descarregueu, en aquest cas treballem amb la versió 2011). Això us evitarà tenir problemes a l’hora de fer servir qualsevol data de l’exercici i podreu treballar amb dades de convenis i taules de cotització actualitzades com en una situació real.
Aquesta simulació no cerca ser un manual exhaustiu, sinó un programa d’aprenentatge senzill perquè us acostumeu a utilitzar programes informàtics de confecció i nòmines i reflexioneu sobre l’aplicació pràctica dels continguts que heu estudiat en la unitat.
Descàrrega i instal·lació del programari
És molt recomanable descarregar el programa des del web del seu fabricant i seguir les instruccions que hi dóna. També us podeu descarregar el manual d’usuari i la guia d’instal·lació i posada en funcionament del programa. S’aconsella treballar amb l’última versió per tenir les dades al més actualitzades possibles.
El programa es pot instal·lar tant en sistemes monousuaris com en multiusuaris amb xarxa local. Per a tots dos casos el procés d’instal·lació és idèntic. Una vegada tingueu el programa d’instal·lació en la pantalla, heu de seguir les instruccions que us apareguin en la pantalla.
Primers passos amb el programa
La primera pantalla que us apareixerà en executar el programa serà la de l’inici de sessió, en la qual podreu seleccionar l’usuari i iniciar la sessió de treball.
En la primera sessió del programa només apareixerà l’usuari supervisor (usuari que té el privilegi d’entrar en totes les opcions del programa), de manera que per iniciar la sessió l’haureu de seleccionar. Després podreu crear altres usuaris.
Creació de l'empresa
En aquest exercici heu de donar d’alta una nova empresa amb el número 005, amb les dades següents:
Identificació:
- GAD3000, SL
- NIF: B-60260360
- Representant: Pere Baldomà Serra / administrador
- DNI: 22111333-F
- Activitat: 1841 serveis jurídics (assessoria)
- CNAE: 6910 activitats jurídiques
- Conveni: 1 oficines i despatxos Catalunya 2010
- Entitat d’accidents: núm. 151 ASEPEYO
- Delegació d’Hisenda: 08 Barcelona
- Administració d’Hisenda: 08610 (Letamendi-Barcelona)
- Calendari laboral: 2010 Catalunya, municipi Barcelona
Domicili social:
- Consell de Cent, 922, baixos
- Codi del municipi: 08019 Barcelona
- Codi postal: 08013
- Telèfon: 932223344. Fax: 932223347
- Adreça de correu electrònic: gad3000@gmail.com
L’empresa té un únic centre de treball, seu central, i un únic departament, central d’administració, tots dos amb el codi 1.
Doneu d’alta el compte bancari amb les dades següents:
- Número seqüencial del banc: 01
- Número de compte: 2100-0780-45-1234567890
Introducció de dades per a la creació de la nova empresa
Iniciarem la sessió com a supervisor i de moment no introduirem cap contrasenya, clicarem a Supervisor per iniciar la sessió de treball.
La figura us mostra l’inici de sessió.
Seleccionem el botó principal i cliquem damunt de la carpeta Nova Empresa. Apareixerà un formulari amb dues pestanyes, heu d’introduir les dades que us demanen en les dues pestanyes. Recordeu-vos de seleccionar l’exercici 2010 (o el de l’any anterior a la vostra versió).
En la figura i figura podeu veure la ruta per crear una empresa.
L’aplicació fa servir un sistema molt intuïtiu de finestres i pestanyes que és mouen amb els botons següents (figura).
En cada apartat si cliqueu damunt del botó de cerca (un petit quadrat amb…) us sortirà un desplegable amb les opcions disponibles, heu de seleccionar o introduir les dades corresponents de l’enunciat.
A continuació podeu veure com a exemple l’arxiu d’activitats econòmiques (figura), en què hem de seleccionar 1841, i l’arxiu de mútues de treball (figura), en què seleccionarem la 151.
Una vegada introduïdes les dades de l’empresa, us han de quedar les dues pestanyes de la creació de l’empresa segons la figura i figura.
Si tot és correcte cliquem damunt d’Acceptar, ens sortirà un avís que diu que l’exercici al qual estem accedint no es correspon amb l’exercici actual, cliquem Acceptar i veurem que a dalt de tot al mig ja ens ha sortit el codi i el nom de l’empresa creada. Això ens indica que estem treballant amb l’empresa 005.
Empresa seleccionada
Si treballem amb diverses empreses, sempre ens hem d’assegurar que l’empresa amb la qual volem treballar sigui la que tenim seleccionada.
Introducció de dades generals
Una vegada creada l’empresa, haurem d’introduir la resta de dades que la configuren com són els centres de treball i els departaments, les dades bancàries, etc.
Creació del centre de treball
Hem d’anar a Solapa\Entorn\Grup empresa\Icona Centres de treball, tal com veieu en la figura:
Introduïm el centre de treball Seu Central (figura), anem posant les dades que ens indiquen, després cerquem el calendari laboral i triem el de Catalunya per a l’any 2010 (figura). Quan tot estigui com en la figura cliquem Acceptar.
Creació dels departaments
Hem d’anar a Solapa\Empresa\Icona Centre de treball i seleccionar el centre de treball Seu Central (figura), clicant dues vegades al damunt.
Ara hem d’introduir el nou departament amb el codi 1 i el nom de central administració i acceptem (figura).
Introducció de dades bancàries
Després anem a Solapa\Empresa\Grup bancs i introduïm les dades del compte bancari tal com indica la figura. En tractar-se d’una simulació, no cal introduir més dades.
Consulta de dades de la solapa Entorn
Si anem a la solapa Entorn podem consultar una sèrie de dades importantíssimes per a la gestió de les nòmines. Veiem que hi ha diversos grups amb les seves icones: Seguretat Social, Agència Tributària AEAT, Convenis, Contractes, etc.
Podrem comprovar que totes les dades introduïdes corresponen a les vigents per a l’any 2010. Si haguéssim fet la simulació per a l’any 2011, hauríem d’actualitzar el programa o bé introduir-les manualment.
La figura mostra les dades principals de la pestanya Entorn.
Comprovació del conveni i de les categories laborals
En introduir les dades per crear l’empresa vam seleccionar el conveni d’oficines i despatxos aplicable a la nostra empresa. Ara comprovarem les dades que hi vam introduir.
Anem a la solapa Entorn\Grup Convenis\Icona Convenis i s’obrirà el conveni actual. Fixem-nos en la figura següent, en què hi ha tres pestanyes els conceptes de les quals es poden modificar, esborrar o crear de nous:
Contingut de la finestra Conveni
- En la primera pestanya hi ha els conceptes retributius que inclou el conveni i assenyala si es tenen en compte per al càlcul de les bases de cotització de contingències comunes i professionals com també per a la base de l’IRPF.
- La segona inclou les dades per al càlcul del complement d’antiguitat. Ara les deixarem com estan, però en una situació real les hauríem de suprimir i hauríem crear un complement fix per als treballadors antics que hi tinguessin dret, ja que el conveni d’oficines i despatxos preveu la desaparició d’aquest complement, i només manté els imports ja meritats pels treballadors antics, com a complement consolidat.
- La pestanya d’incapacitat temporal la deixarem com està. Inclou el còmput dels dies i percentatges per al càlcul de les prestacions per incapacitat temporal (si l’empresa les complementés fins al 100% s’haurien de modificar).
En la figura podem veure les diferent pestanyes del conveni col·lectiu i, en primer pla, la pestanya amb els conceptes retributius del conveni col·lectiu d’oficines i despatxos.
Categories laborals
Si cliquem a categories i seleccionem el nostre conveni, podem consultar les diferents categories laborals, i clicant a sobre podem veure quins són els imports segons el conveni a tenir en compte per al càlcul de les retribucions.
En la figura podem veure les diferents categories laborals segons el conveni.
En la figura podem veure els imports retributius que, en aquest cas, corresponen a la primera categoria seleccionada.
Altres opcions interessants
Des de la pestanya Entorn\Grup Seguretat Social, clicant damunt de la icona corresponent podem consultar les bases màximes i mínimes de cotització i els tipus oficials de cotització a la Seguretat Social oficials per a l’any 2010.
La figura mostra com se selecciona l’arxiu adequat de taules i tipus per a l’any de la simulació, en aquest cas, l’any 2010.
La figura mostra les bases màximes i mínimes de cotització a la Seguretat Social actualitzades per a l’any 2010.
La figura mostra els diferents tipus de cotització a la Seguretat Social per a l’any 2010.
Altres opcions molt interessants són les taules per al càlcul de la retenció de l’IRPF i el calendari laboral que una vegada seleccionat ens permet adaptar-lo a l’empresa (en aquesta simulació no les farem servir, però són de gran utilitat en la pràctica real).
La figura mostra les taules i altres dades per al càlcul de les retencions d’IRPF.
La figura mostra els diferents calendaris laborals incorporats en el programa i la selecció del calendari laboral per a Catalunya a l’any 2010.
La figura mostra les diferents possibilitats que ens ofereix el programa per modificar el calendari laboral adaptant-lo als festius municipals i d’empresa o sector.
Configuració de les dades de l'empresa per al càlcul de nòmines
Dades de l’empresa per introduir en aquest apartat de l’exercici:
- Els comptes de cotització són els següents:
- General: 08/012345678.
- Formació: 08/091234567.
- Consellers i administració: 08/071234567.
- Configuració genèrica per al sistema RED.
- Opcions generals:
- Les taules de bases i tipus que hem d’aplicar són les corresponents al 2010, codi 2.
- El calendari laboral Catalunya 2010 (codi 28).
- A comptes bancaris: el mateix donat d’alta, amb la clau 1.
- De la pestanya General\Opcions, cal deixar activades les opcions que ens dóna per defecte.
Hem d’anar a la pestanya Empreses\Grup parametrització\Icona Configuració per a nòmines. Des de aquí hem d’introduir:
En la primera pestanya, els comptes de cotització a la Seguretat Social i la resta de dades que es demanen segons la figura següent.
La figura figura mostra la introducció de les dades dels comptes de cotització a la Seguretat Social.
La segona pestanya general ens dóna tres opcions de dades. En la primera hem de fer/comprovar que les taules que fem servir siguin les correctes. Les altres dues les deixarem com estan per defecte. És interessant veure el contingut de la segona pestanya Opcions.
La figura ens mostra la selecció de les diferents bases i tipus de cotització aplicables a l’exercici 2010.
En la figura podem veure les diverses situacions laborals que es poden tenir en compte a l’hora de descomptar-se o no per al còmput de les pagues extres. Marcareu totes les opcions tal i com estan a la següent figura:
Aquest grup també ens permetrà configurar altres opcions i accedir a les dades del conveni que fa servir l’empresa.
Dades dels treballadors
El pas següent serà donar d’alta els treballadors següents de l’empresa.
Tots estan acollits al conveni d’oficines i despatxos, cobren per transferència bancària mitjançant el banc amb codi 1 i fan exclusivament tasques d’oficina.
En la figura tenim les dades dels treballadors que hem d’introduir en l’empresa creada en l’exercici.
Introducció de les dades dels treballadors
Primer entrarem les dades del primer treballador. Per fer-ho hem d’anar a la pestanya de treballadors i clicar damunt de la icona Nou. Llavors s’obre una finestra (figura) en què hem d’entrar les dades següents:
- Icona General. Hem d’entrar les dades bàsiques del treballador i la data d’alta en l’empresa, també hi podríem pujar la seva fotografia. En la figura comencem amb la introducció de les dades del primer treballador.
Identificació del treballador al TC2
Si en introduir el nom del treballador cliquem damunt de la casella Detallar, ens apareixerà l’abreviatura TOMAJ (formada amb les dues primeres lletres dels cognoms i la inicial del nom), que servirà per identificar el treballador en el TC2.
- Pestanya Personal. Dades bàsicament necessàries per al càlcul de la retenció de l’IRPF. En la figura introduirem les dades necessàries per al càlcul de l’IRPF, que el programa farà de manera automàtica.
- Pestanya Situació. Hem d’omplir la descripció del lloc de treball segons l’empresa, el centre de treball i departament, la forma de cotització a la Seguretat Social i el conveni aplicable. També hem de seleccionar la categoria professional, el grup de cotització i el codi d’ocupació. En la figura introduirem les dades corresponents a la situació laboral del treballador dins l’empresa.
Categoria professional
És important seleccionar la categoria adequada per al treballador segons el conveni, perquè a partir d’aquesta queden definits els complements a percebre en la nòmina i els seus imports.
- Forma de cobrament. Transferència bancària mitjançant el banc definit amb codi 1. En la figura introduirem les dades necessàries per complir les obligacions econòmiques amb el treballador (bàsicament, el pagament del salari).
- Pestanya IRPF. En aquesta simulació acceptarem les dades d’IRPF que ens doni el programa segons la configuració per defecte. Per obtenir els imports de la figura farem servir l’opció desar i continuar. El programa calcularà de manera automàtica les retribucions anuals a partir de la categoria laboral del treballador i els conceptes retributius corresponents a aquesta per fer després el càlcul de la retenció d’IRPF (figura).
- Pestanya Conceptes retributius. Veiem que el treballador té els conceptes i imports que segons el conveni corresponen a la seva categoria. En la figura podem comprovar els conceptes retributius que formen part del salari de cada treballador assignats a cada treballador.
Dades de la resta de treballadors
A continuació introduirem les dades de la resta de treballadors. En aquests casos només he posat les pestanyes principals de cada un, la resta de dades les haureu d’introduir vosaltres en les pestanyes corresponents com ja heu vist.
Diferències entre concepte retributiu i categoria salarial
Si volem modificar o crear un concepte retributiu nou per al treballador, aquesta és la pestanya adequada; en canvi, si el volem crear per a tots els treballadors d’una categoria l’hem de fer des del conveni/categories.
1) Introducció de les dades de Manel Prieto
La figura mostra la introducció de les dades generals del 2n. treballador, Manel Prieto.
La figura mostra la introducció de les dades de la situació laboral en l’empresa del 2n. treballador, Manel Prieto.
2) Introducció de dades de Rosa Gil Gil
La figura mostra la introducció de les dades generals de la treballadora Rosa Gil.
La figura mostra la introducció de les dades de la situació laboral en l’empresa de la treballadora Rosa Gil.
3) Introducció de dades d’Alba Cèsar Ponts
La figura mostra la introducció de les dades generals de la treballadora Alba Cèsar.
La figura mostra la comprovació de les dades de l’IRPF de la treballadora Alba Cèsar.
Al final, en consultar els treballadors de l’empresa creada han de sortir els quatre treballadors introduïts d’acord amb les dades del seu centre de treball i departament.
En la figura podeu veure la relació final dels treballadors de l’empresa i també un visió general de les opcions del menú Treballadors.
Càlcul i impressió de nòmines
Per calcular les nòmines anirem a la pestanya Processos\grup nòmines Pestanya\icona Càlcul i clicarem al damunt.
En la figura podeu veure la ruta i les icones per al càlcul de les nòmines.
S’obrirà una finestra on posarem les dades per calcular les nòmines del mes de gener amb data 31/01/2010. Hem de marcar la casella, generar totes les nòmines de l’empresa actual i posar el primer i últim treballador ordenats pel seu número de l’interval de nòmines que voldrem calcular, en aquest cas, tots quatre.
En la figura introduïm les dades del període que volem calcular i indiquem si volem les nomines de tots els treballadors o només d’un.
Una vegada hem introduït les dades cliquem a Acceptar i les nòmines es generaran automàticament.
En la figura es calculen totes les nòmines dels treballadors triats per al període seleccionat.
Si ara anem a la icona Nòmines i, en el desplegable de l’esquerra, seleccionem el mes de gener, ens apareixerà un resum amb les quatre nòmines calculades per al mes de gener.
En la figura veiem el resum de les nòmines calculades amb les dades bàsiques.
A la taula teniu els imports que han de sortir a la pantalla de nòmines del mes gener, si tot és correcte (s’adjunta també el % d’IRPF).
| Codi | Nom del treballador/a | Meritacions (devengos) | Deduccions | Total a cobrar | % IRPF retenció |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | JOANOT | 1400,08 | 253,39 | 1146,69 | 12 |
| 2 | MANEL | 1338,41 | 228,7 | 1109,71 | 11 |
| 3 | ROSA | 1338,41 | 228,7 | 1109,71 | 11 |
| 4 | ALBA | 1091,05 | 132,31 | 958,74 | 6,1 |
Modificació de nòmines
Si cliquem dues vegades damunt de la nòmina de la treballadora número 4, ens sortirà un avís de modificació. Cliquem Acceptar i ens surt una finestra amb tres pestanyes. En la pestanya central, Mostrar, podem comprovar els diversos components i imports del rebut de salaris: generals, deduccions, bonificacions, etc. Tanquem sense canviar res i quan es pregunti si volem desar els canvis diem no.
En la figura i figura podem consultar diverses dades del treballador; aquestes dades es podrien modificar per a cada treballador segons la seva situació contractual particular, i tenir-les en compte per calcular la nòmines una altra vegada amb les modificacions incorporades.
Impressió del rebut de salaris
Si ara seleccionem la treballadora número 4 i anem a Impressió\icona Imprimir, i cliquem al damunt ens sortirà la pestanya d’impressió de nòmines. Introduïm les dades del treballador i, sobretot, la data d’emissió dels rebuts de salaris.
Una vegada fet, podeu accedir per la pantalla a la nòmina mitjançant el botó de vista prèvia o, si la voleu imprimir, clicant a Impressió. És convenient que en el desplegable seleccioneu una impressora virtual de PDF del vostre ordinador (el programa reconeix per defecte totes les que teniu instal·lades).
En la figura es calcula la nòmina individualitzada per al més de gener de la treballadora Alba Cèsar. En aquest cas, hem triat la impressió mitjançant la impressora virtual de PDF del programa lliure PDF Creator.
En la figura podeu veure la nòmina de la treballadora impresa en PDF amb el model que hem seleccionat anteriorment (estàndard).
Càlcul i impressió dels documents de cotització
Si aneu a Processos\Nòmines\grup Assegurances socials, us sortirà una finestra semblant a la d’impressió de nòmines. Seleccioneu el mes de gener i cliqueu damunt de la icona de cotització. Us apareixerà una finestra amb el nom Sistema RED cotització, cal que l’empleneu tal com es mostra en la figura següent i cliqueu Generar. En aquest moment us sortirà l’avís de procés finalitzat (ja s’han generat els documents de cotització).
En la figura posem les dades per elaborar els documents de cotització a la Seguretat Social del més de gener. Veiem que el programa ja confeccionarà els documents (si fos una situació real els enviaria mitjançant el sistema RED).
Impressió del TC1
Aneu a la icona Imprimir TC1 i cliqueu-hi, poseu les dades per al més de gener i podreu accedir per pantalla a la vista prèvia o imprimir-lo.
En la figura es mostra com cal que configurem les dades necessàries per imprimir el TC1 del mes de gener.
En la figura tenim el TC1 del mes de gener de l’empresa seleccionada imprès.
Impressió del TC2
Aneu a la icona Imprimir TC2 i cliqueu-hi, poseu les dades per al més de gener i podreu accedir per pantalla a la vista prèvia o imprimir-lo.
En la figura es mostra com cal que configurem les dades necessàries per imprimir el TC2 del mes de gener.
En la figura tenim el TC2 del més de gener de l’empresa seleccionada imprès.
Podeu comprovar les dades del TC1 i TC2 amb les dades de les nòmines i fer els càlculs necessaris per a la seva obtenció.
Còpies de seguretat
Primer de tot hem de tancar la sessió amb l’empresa 5, ja que si estem en una sessió activa no es podrà fer la còpia. Per això procedim com ens indica la figura, clicant al damunt de Tancar sessió. En la figura veiem les icones principals per treballar amb diferents empreses. En aquest cas està seleccionat el botó per tancar la sessió d’una empresa activa, la 005, que és amb la qual estàvem treballant.
Després anem a Seguretat\Còpia de seguretat i acceptem fer una còpia de seguretat.
En la figura veiem les icones principals de seguretat. Per fer la còpia seleccionem la icona Còpia de seguretat.
Ara entrarem les dades de l’empresa de les quals volem fer la còpia, l’empresa número 5, exercici 2010. Triem la ruta per desar la còpia, podem deixar les dades que hi ha per defecte. Després cliquem a Acceptar i ens sortirà un avís, diem que sí i ja estarà feta la còpia de seguretat.
En la figura tenim introduïdes totes les dades necessàries per fer la còpia de seguretat: dades de l’empresa i de l’exercici del qual volem fer la còpia (empresa 05, exercici 2010), ruta triada per desar la còpia de seguretat, i un missatge de confirmació de la còpia de seguretat.
