L'arxivament de la documentació a l'empresa

El concepte d’arxiu té dues accepcions: una relacionada amb el contingut, mentre que l’altra fa referència al continent.

La definició d’arxiu que fa referència al lloc físic té certs matisos segons si parlem de l’arxiu d’una empresa o bé d’un arxiu com a institució. Així, mentre que en parlar de l’empresa el concepte d’arxiu es refereix exclusivament al lloc on es desa la documentació, un arxiu com a institució implica més que un lloc físic, i està relacionat amb la idea d’un ens propi.

El món de l’arxivística ens proporciona diferents classificacions de l’arxiu atenent diferents criteris (figura).

Si classifiquem els arxius en funció de l’edat de la documentació que inclouen, podem trobar els tipus d’arxius següents:

• De gestió. Inclouen documents de fins a cinc anys d’antiguitat. Els documents que contenen segueixen complint les funcions originals per a les quals es van crear.
• Intermedis. Inclouen documents de cinc a vint-i-cinc anys d’antiguitat. Aquests documents han perdut la major part de les funcions originals que tenien.
• Històrics. Són arxius amb documents de més de vint-i-cinc anys d’antiguitat. En aquest cas, la documentació ja no conserva el seu valor original, però sí que pot ser útil des del punt de vista de la investigació històrica.

D’entre aquests tipus, l’arxiu que trobem amb més freqüència en el món empresarial és el de gestió. Tot i així, algunes empreses també poden tenir una secció dedicada a arxiu històric on dipositar la documentació que fa temps que no es fa servir, però que encara es considera rellevant o que es vol conservar de manera permanent pel motiu que sigui. En aquest cas, la documentació dipositada no necessàriament ha d’excedir els cent anys d’antiguitat.

Una altra forma de classificació dels arxius és segons la seva titularitat. En aquest cas, els arxius poden ser públics o privats. Aquesta distinció és bastant rellevant, ja que el funcionament de l’arxiu públic pot estar regulat per normativa, mentre que el privat es regirà exclusivament segons les directrius establertes per l’empresa o institució que el mantingui.

Finalment, si ens centrem en les característiques organitzatives dels arxius, podem trobar arxius centralitzats, descentralitzats i mixtos.

Entre els avantatges dels arxius centralitzats podem trobar els següents:

• Es produeix un estalvi de recursos (només tenim un lloc per arxivar: és millor un espai ple de documents que dos espais ocupats mig plens).
• S’evita haver de duplicar la documentació que afecta diversos departaments.

El principal inconvenient és que només és recomanable per a empreses petites o per a documentació que no s’hagi de consultar sovint, ja que la despesa de recursos (el temps que trigarà el treballador a accedir a la informació) serà tan gran que no compensarà l’estalvi que suposa tenir només un arxiu.

És difícil imaginar una empresa molt gran, amb una seu que consti de diferents plantes, i que només disposi d’un arxiu en una d’elles, amb tota la gent que necessita documentació traslladant-se constantment per consultar-la.

Els principals avantatges dels arxius descentralitzats són els següents:

• Com a conseqüència de la major proximitat, l’accés a la documentació és més ràpid.
• Hi ha més autonomia. En funció de les necessitats del departament, es podem flexibilitzar les normes de funcionament de l’arxiu.

Entre els principals inconvenients trobem els següents:

• S’augmenta l’espai destinat a l’arxiu en el seu conjunt, la qual cosa representa un increment de costos per la necessitat de disposar de més recursos (armaris, prestatgeries…).
• Pot passar que un departament no tingui la informació que necessita perquè és en un altre arxiu. Per exemple, si un departament demana informació a una empresa, la rep, i posteriorment la registra i arxiva en el seu propi arxiu. Podria passar que un altre departament que necessités la mateixa informació la tornés a demanar, en desconèixer que el primer la tenia, ja que aquesta informació només constaria en l’arxiu del primer.
• Menor especialització de les persones dedicades a l’arxiu en no haver-hi una persona dedicada exclusivament a les tasques d’arxiver. Aquest fet també tindria com a conseqüència que no hi hauria cap persona especialitzada amb un coneixement general de tot el conjunt d’arxius de l’empresa.

En les empreses, és habitual trobar una part de l’arxiu descentralitzada per departaments i una altra de centralitzada. D’aquesta manera, s’aprofiten els avantatges de tots dos sistemes. Així, mentre els arxius descentralitzats mantenen els documents d’ús més freqüent per a cada departament, a l’arxiu central es desa la documentació un cop és poc probable que es necessiti consultar-la.

També cal tenir present, però com ha condicionat la implementació de les tecnologies de la informació i la comunicació a la manera d’arxivar. La tendència cada cop més gran a treballar amb arxius digitals connectats per xarxes informàtiques facilita el treballar amb arxius informàtics centralitzats. El fet de tenir múltiples punts d’accés fa que els arxius digitals combinin els avantatges dels arxius centralitzats i els arxius descentralitzats.

Els arxius també es poden classificar segons el moment, dins el cicle de vida dels documents, en què es troba la documentació que contenen.

El cicle de vida dels documents inclou les etapes següents (figura):

1. La creació del document. És la primera etapa, l’origen.
2. La classificació, ordenació i utilització dels documents. Si el posseïdor final del document no és qui l’ha originat, aquesta etapa s’inicia un cop aquell el rep. Una classificació i ordenació apropiades dels documents rebuts permetrà, després, treballar amb ells de manera òptima.
3. L’arxivament i conservació.
4. La transferència. Quan la freqüència d’ús dels documents disminueix, aquests es transfereixen a noves localitzacions on s’accedeix menys. Això es fa amb l’objectiu d’agilitar la cerca dels documents que sí que tenen un ús més freqüent.
5. L’eliminació. Quan la documentació ja no aporta pràcticament cap valor, s’elimina per estalviar en costos.

Seguint el criteri del cicle de vida ens trobem els tipus d’arxius següents:

• Actius. S’hi conserven documents d’ús freqüent.
• Semiactius. Contenen documentació que no té un ús freqüent i que té una antiguitat relativa.
• Passius. És on va a parar la documentació quan és poc probable que torni a ser consultada però, tanmateix, es considera necessari conservar-la.

Respecte a aquesta classificació, podem dir que les empreses organitzen l’arxiu atenent una estructura que combina l’arxiu actiu, l’arxiu semiactiu i l’arxiu passiu, cadascun dels quals es trobarà en una ubicació diferent.

Així, els arxius actius d’una empresa, en incloure documentació de consulta freqüent per part dels treballadors, utilitzaran els elements que els facin més accessibles, com ara una ubicació el més propera possible dels treballadors que l’hagin d’utilitzar. Parlem en aquest cas d’arxius descentralitzats, que acostumaran a estar disposats en carpetes o safates sobre la taula mateixa de la persona responsable o en un altre tipus de mobiliari de fàcil accés. Això facilitarà que no es perdi massa temps quan el treballador necessiti accedir a la documentació.

Per contra, l’arxiu passiu, en no haver de ser consultat amb tanta freqüència, podrà estar més allunyat dels treballadors. En aquest cas, ens trobem amb prestatgeries o mobles sobre rails que permeten emmagatzemar majors volums d’informació, però que, com que ocupen molt espai, s’hauran d’ubicar més lluny del lloc de treball de l’administratiu, usualment en una o més sales habilitades exclusivament a tal efecte.

Per comprendre el motiu que ens porta a conservar la documentació, primerament hem d’entendre el valor mateix dels documents que es conserven. En aquest sentit, podem diferenciar entre el valor primari de la documentació i el secundari.

Dins d’aquesta categoria, podem trobar diferents subcategories atenent els diferents tipus d’utilitat o finalitats per a les quals s’han concebut els documents.

• Valor administratiu. Serveix per donar suport a la gestió administrativa d’una activitat. Un exemple pot ser el valor de l’albarà en el procés de compra.
• Valor jurídic o probatori. Quan els documents són el suport d’un acte jurídic, tenen caràcter probatori de les obligacions i drets acordats entre diverses parts. Un exemple seria el valor d’un contracte de compravenda.
• Valor financer o econòmic. És el que té el document per estar creat com a eina de pagament.

Aquesta categoria inclou el valor que els documents poden adquirir com a font de documentació històrica o per a la recerca. Evidentment, aquest valor és poc rellevant en el món de la gestió de l’empresa.

Si els documents que genera o rep una empresa tenen valor per la informació que contenen, d’una manera o d’una altra hauran d’estar disponibles en el moment en què siguin necessaris i, per aquest motiu, caldrà establir-ne un sistema de gestió documental.

Però, per quin motiu voldríem tenir accés a la documentació?

Els documents es conserven pel valor que porten implícit. L’empresa ha de conservar la documentació que genera atenent, bàsicament, dos motius:

• Poder recuperar la informació que contenen els documents, per tal de facilitar la gestió de l’empresa o l’anàlisi de la seva evolució. Podríem dir que, en aquest sentit, l’empresa actuaria per voluntat pròpia en la conservació de la documentació i compliria, entre d’altres, les següents finalitats:
  • Disposar de la informació a la qual haurem d’accedir quan necessitem fer la feina (contestar cartes, fer promocions, realitzar una anàlisi de la nostra clientela).
  • Facilitar el control i seguiment de les tasques de les diferents unitats de l’empresa. Un exemple seria l’arxivament de les actes de reunions dels departaments, la consulta de les quals permetrà, posteriorment, comprovar si es compleixen els acords pactats i determinar-ne les responsabilitats oportunes.
  • Poder fer un seguiment de l’evolució de l’empresa (comparatives de vendes, evolució dels resultats…).
• Per imperatiu legal. En aquest sentit, la normativa obliga els empresaris a conservar-la pel seu caràcter probatori. El mateix Codi de comerç parla de l’obligatorietat que tenen els empresaris de conservar la documentació relacionada amb el seu negoci durant un període de temps determinat.

En desenvolupar el nostre treball a l’oficina, veurem que la tipologia de documentació que rebrem és diversa. Entre el conjunt de documentació, trobarem documents que s’han de llençar, d’altres amb els quals encara s’ha de treballar i, finalment, d’altres que s’han d’arxivar.

En aquest punt, sorgeix el problema de saber determinar què és innecessari. Evidentment, tota la documentació que arriba podria ser-nos de certa utilitat en un futur, però el cert és que a l’empresa no es disposa d’un espai il·limitat per poder emmagatzemar coses que són, relativament, supèrflues.

Per això, l’empresa que vol treballar de manera eficient ha d’aprendre a valorar quina documentació no li serà d’utilitat en un futur, i desfer-se’n.

Sovint, podem tenir por de desfer-nos de documents que sembla que no ens serveixen però que, en determinades circumstàncies, ens podrien ser d’utilitat. En aquests casos, caldrà avaluar els costos i els beneficis de conservar aquesta documentació. Els beneficis de conservar documentació que necessitarem són obvis. En canvi, no sempre queda tan clar si la documentació ens podria ser d’utilitat en algun moment futur. Entre els costos de mantenir més documentació de la necessària, en podem destacar de dos grans grups:

• Els costos dels recursos utilitzats. Necessitarem més espai, més arxivadors, més mobiliari.
• Els costos derivats de dificultar cerques posteriors. En augmentar el volum de documentació, serà més difícil trobar un document i això farà que haguem de dedicar més temps a buscar-lo.

A l’hora de decidir quina documentació no es conservarà, l’empresa ha de definir uns criteris bàsics. Així, doncs, la destrucció de documentació mai no es farà de manera arbitrària, sinó que la persona que se n’encarrega ho farà atenint-se a unes normes pactades.

Un cas especial és el de la documentació que s’ha de conservar per imposició de la normativa legal. En aquest cas, s’haurà de tenir present el temps que aquesta documentació s’ha de conservar per, un cop hagi transcorregut aquest termini, destruir-la si escau.

L’entrada de la documentació a l’arxiu no implica que aquesta ja no s’utilitzi. Aquest fet suposa, més aviat, el començament d’una nova etapa. Així, doncs, hem de veure l’arxivament com un sistema d’organització de la documentació per facilitar-ne la localització quan la tornem a necessitar.

En una empresa hi haurà moltes persones que tinguin accés a l’arxiu, però pot ser que no totes tinguin accés a la totalitat de la documentació que conté.

D’altra banda, el fet que hi hagi diverses persones que tenen accés a la documentació i que, en determinats tipus d’empresa, la puguin extreure o arxivar per si mateixos, ens obligarà a elaborar una sèrie de normes comunes per a tothom per tal d’unificar la manera com arxivem i, així, després ens sigui més fàcil trobar la documentació que necessitem.

Perquè un arxiu funcioni correctament, caldrà unificar les normes per les quals es regiran totes les persones que tinguin accés a l’arxiu. Entre aquestes, podem destacar les següents:

• Unificar els sistemes de classificació i ordenació.
• Determinar qui pot accedir a la informació continguda a l’arxiu.
• Saber qui haurà de portar el control de seguiment de la documentació que surti de l’arxiu i com ho ha de fer.
• Saber quina documentació es pot eliminar de l’arxiu i quina s’ha de transferir.

Per vetllar per al compliment de totes aquestes normes, a més de pactar-les amb tot l’equip que té accés a l’arxiu, serà convenient que en l’empresa es creï la figura del responsable de l’arxiu, especialment en empreses grans.

La persona designada per encarregar-se de l’arxiu, en ser responsable d’aquest i centralitzar molta informació sobre la seva organització, haurà de dedicar bona part del temps a gestionar sol·licituds, fer seguiments, fer controls… En grans empreses, això pot fer que hi hagi persones dedicades, exclusivament, a complir aquesta tasca.

Una de les principals preocupacions de les empreses és garantir la confidencialitat de la informació que custodien. Documents de clients, informes o documentació interna, etc. són exemples de documentació que pot contenir dades sensibles que s’han de tractar d’acord amb la normativa sobre protecció de dades. L’empresa ha de garantir que el seu ús està restringit a aquell que ha estat previst i, per aquest motiu, és habitual que les organitzacions estableixin protocols d’accés, de manipulació i d’eliminació de la documentació escrita.

• Els protocols d’accés pretenen que els treballadors puguin accedir només a aquella informació que és rellevant pel desenvolupament de la seva feina. Així, per exemple, el cap de recursos humans podrà accedir a les nòmines dels seus treballadors, però aquests no podran accedir a les dels seus propis companys. Les limitacions d’accés s’imposen de diverses maneres: mitjançant limitacions físiques (custodiar aquesta documentació a arxius on només determinades persones tinguin accés) o mitjançant limitacions tècniques (donant claus d’accés a la documentació a la xarxa només als usuaris que n’hagin de fer ús) o simplement avisos sobre la confidencialitat (determinades carpetes i/o documents inclouen la paraula confidencial que adverteix que no hi has d’accedir si no t’han autoritzat expressament i que no pots fer públic el contingut si, efectivament, hi tens accés).
• Els protocols de manipulació més habituals són la limitació de l’espai on poden ser utilitzats els documents. Així, per exemple, de forma freqüent no es poden extreure documents del centre de treball o de la zona de consulta de l’arxiu. Un altre protocol és garantir la traçabilitat de la documentació, és a dir, registrar per quines mans ha passat per tal de delimitar responsabilitats si la documentació és filtrada fora de la institució o a persones que no haurien d’haver-hi tingut accés.
• Els protocols d’eliminació acostumen a descriure el mecanisme de destrucció de documentació obsoleta. En cap cas, si contenen dades personals o d’empreses, aquesta documentació no ha de ser abandonada a les escombraries. El més habitual és fer ús de destructores de paper d’oficina o, si el volum a destruir és molt gran, la contractació dels serveis d’empreses especialitzades.

Al llarg dels temps, s’ha considerat que la informació és una eina estratègica per a qualsevol institució. Normalment, les empreses han valorat molt l’exclusivitat de la informació de què poden disposar.

És obvi pensar que si una empresa vol protegir la informació de què disposa és sobretot per no donar avantatges a la competència.

El que potser no és tan obvi és que aquesta informació s’ha de preservar, també, d’alguns dels treballadors de la mateixa empresa. Per exemple, no tindria sentit que un conserge d’un ministeri de defensa tingués accés a tota la informació sobre actuacions militars secretes. Però no solament perquè sigui de sentit comú, sinó perquè la normativa sobre protecció de dades de caràcter personal també especifica com ha de ser l’accés a les dades d’una empresa.

De fet, és habitual que la informació de què disposa l’empresa s’organitzi mitjançant un sistema d’accessos que emularia les capes d’una ceba. Així, hi haurà un nombre elevat d’individus que tindrà accés a la informació més superficial, nombre que es reduirà a mesura que la informació a què es vol accedir es consideri més estratègica.

Un exemple de document que situaríem en un primer nivell és la llista de productes que comercialitza la nostra empresa. Normalment, qualsevol client podria conèixer aquesta llista. Els clients també poden tenir accés a la informació relativa a les operacions que ha fet amb nosaltres.

En un segon nivell, hi trobem la informació que pot conèixer qualsevol treballador, però no els clients. Un exemple típic és la recepta «secreta» del cuiner que, segurament, els seus ajudants coneixen, però que poques vegades s’explica al client. També en són exemples la informació relativa als costos de producció de la nostra empresa, els marges que obté amb la seva comercialització, etc.

Un tercer nivell és el que conté informació a la qual pot accedir un treballador però no un altre. Un exemple és la informació sobre els sous dels companys de treball que en determinades empreses es considera confidencial.

Per acabar, queda el nivell més restringit de la informació, un quart nivell a què poques persones de l’empresa tenen accés. En aquest nivell trobem, per exemple, tota la informació relativa a plans estratègics de l’empresa a llarg termini, a si en un termini mitjà es tancarà una planta, etc.

A més, sovint, també s’estableixen altres nivells en què, independentment de la posició del treballador, aquest té accés a una determinada informació mentre que els seus companys tenen accés a una altra informació. Un exemple el trobem en el treball amb projectes: cada treballador només té accés a la informació relativa al projecte en què treballa.

En l’empresa, doncs, conviuran persones que tindran diferents drets d’accés. El més comú serà que no tothom tingui accés a tota la documentació.

Però, com és possible compaginar tots aquests drets de manera organitzada? La realitat és que l’aparició del treball informatitzat en xarxa en les empreses ha estat un gran avenç en aquest sentit. Tot i així, anteriorment, també hi havia altres sistemes.

El més comú era utilitzar diferents elements per arxivar, diferent mobiliari o, fins i tot, diferents sales per desar la informació amb un accés més restringit. Per exemple, no tindria sentit que informació sobre els nostres clients a la qual no es vol que accedeixin els treballadors de l’empresa s’arxivés a la mateixa carpeta on aquests guarden les factures d’aquests clients. D’aquesta manera, propiciaríem que la informació restringida fos de fàcil accés quan s’hagués d’afegir documentació a aquesta carpeta.

En funció de la rellevància de la informació, es pot desar en un mobiliari diferent, fins i tot, si escau, amb pany o en alguna caixa forta.

Un aspecte que les persones que treballen a les empreses han de tenir clar és la utilització que es pot donar a les dades de caràcter personal a les quals l’empresa té accés per la seva activitat. Una de les normes bàsiques és que no es poden utilitzar les dades personals disponibles per a finalitats diferents a aquelles que van justificar la seva recollida. Aquesta restricció té com a única excepció que es disposi de l’autorització prèvia atorgada per la persona afectada. Així, per exemple, si som una empresa informàtica que gestionem el programa d’admissió d’un hospital no podem utilitzar la base de dades de clients per fer propaganda de la nostra empresa d’informàtica.

En la vida quotidiana de l’empresa es gestionen contínuament dades de clients, proveïdors, treballadors, etc. Les dades personals d’aquests poden ser diverses: noms, cognoms, DNI, circumstàncies personals, poder adquisitiu, etc.

A l’hora de la recollida de les dades, s’estableix l’obligació d’informar prèviament els implicats de les dades que seran incloses en algun fitxer, i la finalitat i difusió d’aquest fitxer, i que en tot cas tenen dret a l’accés, a la rectificació, a la cancel·lació i a l’oposició a l’ús de les seves dades.

L’article 18.4 de la Carta Magna diu que «la Llei limitarà l’ús de la informàtica per garantir l’honor i la intimitat personal i familiar dels ciutadans i el ple exercici dels seus drets». Per aprofundir en aquesta norma, es dicta la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de Dades de Caràcter Personal, que regula tot allò referent al tractament d’informació sobre persones físiques.

Els anomenats drets ARCO donen als ciutadans la potestat de protegir les seves dades personals i d’exercir-hi un control efectiu. Aquests drets són els següents:

• Dret d’accés. És el dret d’un mateix a sol·licitar i obtenir informació gratuïtament sobre si les seves dades personals es tracten, amb quina finalitat i quins usos concrets, d’on s’han tret, si s’han comunicat o es pretenen comunicar i a qui.
• Dret de rectificació. És el dret d’un mateix a rectificar gratuïtament les seves dades personals quan siguin errònies o incompletes.
• Dret de cancel·lació. És el dret d’un mateix a suprimir gratuïtament les seves dades personals quan siguin inadequades, excessives o innecessàries, o quan es conservin durant un temps superior al que pertoqui, o siguin contràries a la LOPD. La cancel·lació origina el bloqueig de les dades, i només s’han de conservar a la disposició d’administracions públiques, jutges i tribunals per atendre les responsabilitats que hi pugui haver. Una vegada passat el termini de prescripció, s’han de suprimir les dades.
• Dret d’oposició. És el dret d’un mateix a sol·licitar gratuïtament que no es tractin les seves dades personals. Aquest dret es pot exercir en els casos següents:
  • Quan no sigui necessari el seu consentiment per tractar les dades sempre que hi hagi un motiu legítim fonamentat relatiu a una situació personal concreta i cap llei no digui el contrari.
  • Quan es tracti de fitxers amb una finalitat publicitària i de prospecció comercial.

De la mateixa manera que la normativa estableix quin ús es pot fer de les dades recollides en el desenvolupament de les tasques pròpies de l’empresa, també estableix diferents nivells de seguretat aplicables a les dades de què disposa l’empresa. En aquest sentit, s’estableixen tres nivells de seguretat que condicionaran l’arxiu, l’accés o la destrucció de la documentació. Aquests tres nivells són baix, mitjà i alt.

És freqüent que la documentació s’arxivi un cop ja ha estat utilitzada per fer les tasques per a les quals fou concebuda. Tot i així, és probable que un cop arxivada es torni a necessitar.

Tot i disposar d’un arxiu ben organitzat, el fet que diferents persones accedeixin a la documentació i en puguin retardar el retorn a l’arxiu podria generar problemes a les persones que necessiten, al seu torn, utilitzar-la. És més, si no podem conèixer amb facilitat qui ha retirat de l’arxiu determinats documents, aquests es poden perdre amb més facilitat.

Així doncs, a més de disposar d’un arxiu ben organitzat, l’haurem de dotar també d’elements de control de la documentació, els quals ens permetran fer un seguiment acurat de la documentació quan surt de l’arxiu.

També hi ha altres alternatives. Una és no prestar mai els documents originals, sinó fer còpies per a qui els sol·liciti.

Aquesta darrera opció és més utilitzada quan qui sol·licita la documentació són persones externes a l’empresa. Quan qui l’ha d’utilitzar és un treballador de la mateixa empresa és poc freqüent, ja que els costos augmenten molt (temps per fer fotocòpies, despesa en fotocòpies…).

A més, pot passar que les còpies s’acabin arxivant, la qual cosa duplicaria la documentació. Per evitar aquest problema, és recomanable anotar la paraula còpia en els documents que no són originals. D’aquesta manera, podrem diferenciar fàcilment els documents originals dels que no ho són.

Per al control de la documentació, de la mateixa manera que es disposa d’un registre amb la documentació que conté l’arxiu, també caldrà portar un control de tot allò que en surt (taula). Això ens permetrà saber quina persona es responsabilitza del dipòsit d’un determinat document mentre aquest estigui fora de l’arxiu.

Hi trobem anotades les següents dades:

• El nom o la referència que identifica la documentació.
• El nom de la persona o del departament que fa la sol·licitud.
• La data de sortida de la documentació.
• La data en què es preveu que la documentació torni a l’arxiu.
• L’anotació corresponent a la confirmació de la devolució. Si s’ha tornat, es pot posar una creu o un sí. Tanmateix, aquesta columna pot no aparèixer si s’utilitza un full informatitzat en què, quan es torna el document, s’elimina el registre de la sol·licitud.

L’espai és un recurs limitat, però encara ho és més l’espai proper. Per aquest motiu, és imprescindible alleugerir al màxim possible les seccions actives de l’arxiu que, en definitiva, són les més properes i amb les quals treballem més sovint.

La documentació pot tenir diferents cicles de vida, però el més habitual és que els arxius actius continguin la documentació de fins a un any d’antiguitat o, només, la de l’exercici en curs.

A mesura que passi el temps, caldrà transferir la documentació de l’arxiu actiu al semiactiu i al passiu. En aquest sentit, és freqüent que aquest tipus d’operacions es faci de manera anual, tot i que aquest fet estarà determinat per diferents factors, com la grandària de l’empresa, entre d’altres.

En fer aquest procés de transferència, és important tornar a triar la documentació, eliminant de l’arxiu la que s’hagi convertit en innecessària. La idea és que a l’arxiu semiactiu només arribin els documents que valgui la pena conservar i que no s’hagi de mantenir documentació que no cal.

La transferència de la documentació s’haurà de fer de manera periòdica i, sobretot, programada; ja que, si no, pot passar que aquesta acabi per no fer-se mai. D’aquesta manera ens assegurarem que, cada cert temps, s’alleugerirà el volum de documentació de l’arxiu actiu.

Un cop la documentació arriba a l’arxiu inactiu, comença el compte enrere cap a la seva destrucció, o la transferència a l’arxiu històric en el cas que la documentació es vulgui conservar de manera permanent. Tot i així, abans de destruir cap document, ens hem de fer algunes preguntes per assegurar-nos que no comentem un error:

• És correcte legalment la seva eliminació? Recordem que la legislació marca els períodes durant els quals l’empresa ha de conservar una documentació determinada.
• Podria ser-nos encara de certa utilitat la documentació? Aquesta pregunta caldrà respondre-la tenint en compte el cost d’oportunitat que suposaria eliminar-la en comparació als beneficis que es derivarien d’aquesta destrucció.

A l’hora d’eliminar la documentació s’ha de tenir clar que l’eliminació de la documentació no pot representar exclusivament el seu abandonament als contenidors de deixalles.

La documentació de què disposa l’empresa acostuma a tenir informació sobre clients, proveïdors, treballadors, etc., i l’empresa és responsable de la seva custòdia, però també de la confidencialitat respecte a tercers. Per aquest motiu és imprescindible que abans de llençar-se a les escombraries la documentació sigui destruïda, o com a mínim se n’eliminin les dades privades que conté sobre terceres persones.

Per fer la destrucció, cal tenir present que existeixen aparells dissenyats expressament amb aquest objectiu. El més habitual és trobar les màquines destructores de documentació a l’oficina. El problema de les més esteses és que no poden destruir un nombre excessiu de documents simultàniament. Quan el volum de documentació a destruir en una empresa és molt elevat es poden contractar els serveis d’empreses especialitzades en la destrucció de la documentació.

En el moment de seleccionar una destructora de documentació caldrà tenir en compte el nivell de seguretat que ofereix respecte a l’eliminació de dades.

A tal efecte, veiem com el Reial decret 1720/2007, de 21 de desembre, pel qual s’aprova el Reglament de desenvolupament de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, estableix tres nivells de seguretat en les dades contingudes en els documents: baix, mitjà i alt.

En la pràctica, però, els nivells associats a les destructores de documentació segueixen una altra escala que és la que marca la Norma DIN 32757, en la qual s’estableixen 5 nivells de seguretat en la destrucció de documents que impliquen en el major grau de seguretat que la destrucció es faci generant partícules més reduïdes de manera que sigui més difícil recompondre, a partir de les partícules, el contingut del document:

• Nivell de seguretat 1: Tires d’un màxim de 12 mm d’ample
• Nivell de seguretat 2: Tires d’un màxim de 6 mm d’ample
• Nivell de seguretat 3: Tires d’un màxim de 2 mm d’ample / Partícules d’un màxim de 4 x 80 mm
• Nivel de seguretat 4: Partícules d’un màxim de 2 x 15 mm
• Nivel de seguretat 5: Partícules d’un màxim de 0,8 x 12 mm

A aquests nivells s’hi pot afegir el nivell 6 que tot i no trobar-se recollit per la norma també està estandarditzat i que fixa partícules d’un màxim de 0,8 x 5 mm.

Tot i que la normativa no la recull, podem establir una relació entre els nivells de seguretat que marca la normativa espanyola i la de la norma DIN que recull els nivells de seguretat de les destructores de documentació. En aquest sentit podríem establir la relació que ens dóna la taula.

Per evitar que es destrueixi per error documentació que no s’hauria de destruir caldrà establir protocols on s’assignaran responsabilitats de destrucció de documentació. Cada responsable de documentació ha de saber quina és la documentació de la qual és responsable pel que fa a la destrucció. Igualment, ha de conèixer també sobre quina documentació no té suficient autonomia per decidir si es pot destruir o no. El més efectiu és que es fixin unes categories de documents i unes directrius d’actuació amb els documents de cada categoria. S’hauria d’intentar minimitzar l’arbitrarietat en la selecció.

L’organització de l’arxiu serà una feina prèvia al començament de les tasques d’arxivament. Una bona organització prèvia facilitarà molt la tasca posterior, i és per això que és important dedicar un temps, abans de començar a arxivar, a preveure com funcionarà l’arxiu i a fer-ne un disseny òptim que preveurà tant la selecció del tipus de mobiliari com la localització de la informació per facilitar l’accés a les persones que hagin de treballar amb la documentació, la minimització dels recorreguts, l’establiment de normes d’accés…

En el moment de decidir quins seran els elements que compondran l’arxiu, caldrà seleccionar diferents tipus de mobiliari, carpetes… Per fer aquesta selecció correctament, caldrà tenir presents un seguit de qüestions:

• L’espai que tenim per arxivar. Aquest pot ser més o menys limitat a l’oficina. Si és molt limitat, podria ser convenient que hi hagués un únic arxiu centralitzat en alguna part de l’empresa. Si no és possible disposar d’un altre espai, caldrà buscar el mobiliari que millor s’adapti al que hi ha disponible.
• La proximitat a les persones que treballen amb la informació. El mobiliari més proper haurà de ser el que s’hagi d’utilitzar amb major freqüència. Aquest mobiliari haurà de contenir expedients amb què es treballa, però no d’un gran volum, ja que la documentació més prescindible que contenen anirà passant a l’arxiu semiactiu, i a l’inactiu quan aquesta es deixi d’utilitzar.
• La tipologia de la documentació. Per exemple, totes les factures d’un client es poden incloure en algun tipus de carpeta (el seu expedient), i aquesta en el mobiliari específic dels expedients. En canvi, formularis per omplir, que es necessitaran més sovint, estaran més propers en safates, per exemple, i sobre la taula.
• El volum d’informació a classificar. Cada tipus de mobiliari té unes limitacions sobre la documentació que pot encabir. Afortunadament, però, bona part del mobiliari està constituït per mòduls i, per tant, es pot ampliar amb facilitat.

El conjunt de materials, elements o mobiliari disponibles per utilitzar a l’arxiu es pot agrupar en tres grans grups: carpetes, mobiliari i altres elements.

Una de les maneres més habituals de classificar la informació és agrupant-la en carpetes. De carpetes, n’hi ha de diferents tipus. Així, podem trobar carpetes individuals que inclouen tots els elements relacionats amb un tema -com ara expedients de clients, proveïdors, treballadors, etc.- però també carpetes amb molts espais diferenciats, que ens permetran mantenir petits arxius o mantenir l’ordenació de la documentació quan aquesta es traspassa d’un arxiu actiu a un de semiactiu.

Els tipus de carpetes que hi ha en el mercat són els següents:

• Carpetes simples, subcarpetes o dossiers. Acostumen a ser de cartolina i s’utilitzen molt per incloure tots els documents relacionats amb un tema. Són molt pràctics perquè es poden utilitzar com a subcarpetes d’una carpeta penjant, la qual cosa evita haver de treure la carpeta penjant del moble i haver de perdre temps decidint en quin ordre va a l’arxiu. N’hi ha de diversos tipus:
  • Amb una pestanya per anotar el tema de què tracta la carpeta.
  • Amb una finestreta superior frontal, quan es vol veure part de la portada de la documentació que conté.
  • Amb butxaca o amb solapa interior que, a més, pot tenir forma de bossa per evitar que la documentació caigui si la carpeta ha de sortir de l’empresa.
  • Dossier pinça, que té l’avantatge que la documentació està subjecta a la carpeta, amb la qual cosa evita que part de la documentació sobresurti i es faci malbé.
• Carpetes penjants. Normalment, són de cartolina i tenen una guia de plàstic o metall mitjançant la qual es poden penjar de mòduls carpeters, de bastidors o de carros amb rodes, per tal de facilitar-hi l’accés, que es produeix de manera vertical. Les carpetes penjants s’utilitzen molt per emmagatzemar expedients. Per facilitar la cerca de documentació, acostumen a portar afegides unes pestanyes de plàstic que sobresurten en què es pot anotar un petit text que, posteriorment, ens ajudi a identificar la documentació que contenen.
• Carpetes classificadores o tipus acordió. Poden ser de cartró o de plàstic, i la seva característica principal és que estan dividides en una sèrie de compartiments on es pot emmagatzemar la documentació. Per facilitar l’organització i posterior accés a la informació, cada divisió sol portar una etiqueta en què hi ha escrites una o més lletres seguint l’ordre alfabètic. Aquest tipus de carpetes s’utilitza quan la quantitat de documentació a arxivar és petita. També ens pot ser útil per realitzar la transferència de documentació d’un arxiu a un altre.
• Carpetes arxivadores de palanca o carpetes AZ. Aquestes carpetes tenen dues anelles que permeten afegir documents amb forats de manera que quedin ben subjectes a la carpeta i no caiguin ni es desordenin. Les anelles s’obren i es tanquen mitjançant una palanca. A més, aquest tipus de carpetes acostuma a portar un mecanisme metàl·lic per mantenir la documentació agrupada de manera compacta, la qual cosa evita que, en moure la carpeta, els documents que conté es malmetin en la zona de contacte amb les anelles.
• Carpetes amb fundes. Aquest tipus de carpetes, que solen ser de plàstic, incorporen a l’interior fundes transparents dintre les quals es pot afegir documentació. Aquest tipus de carpetes, més que per arxivar, són útils quan la documentació original ha de romandre fora de l’arxiu i no volem que es malmeti. Les fundes que incorpora poden ser fixes o extraïbles.

Igual d’important que la selecció dels elements per arxivar, com les carpetes, és una elecció correcta del mobiliari on arxivarem els documents. Una selecció correcta ens ajudarà a estalviar temps en l’accés.

Entre el diferent mobiliari que podem trobar en una oficina, destaca el següent:

• Mobiliari per a carpetes penjants. Aquest tipus de mobiliari el podem trobar en forma d’armaris que acostumen a ser metàl·lics i disposen d’uns calaixos amb unes guies per subjectar les carpetes penjants. És habitual, però, veure altres tipus de mobiliari o accessoris dissenyats amb aquest mateix objectiu. Aquest és el cas del carro per a carpetes penjants, que consisteix en una estructura metàl·lica, amb rodes a la part inferior, i que és molt útil per tenir a mà les carpetes que necessitem per treballar.
• Prestatgeries. Se’n troben de diferents materials i de diversa tipologia. Des de les formades per una única lleixa subjectada a la paret per dipositar-hi carpetes a sobre, fins a les que consten d’una estructura metàl·lica o de fusta amb diferents lleixes. També es poden trobar dins d’armaris. Les prestatgeries s’acostumen a fer servir per dipositar les carpetes o les capses d’arxivament definitiu.
• Armaris sobre rails. En arxius amb gran volum de documentació emmagatzemada, qualsevol idea per optimitzar la utilització de l’espai és benvinguda. Aquesta és la filosofia de què parteixen els armaris sobre rail. Aquests armaris estan enganxats els uns als altres i disposen d’un volant al lateral que, en girar-lo, permet moure i separar amb poc esforç els armaris que contenen els arxius. D’aquesta manera, es limita l’espai destinat habitualment als passadissos entre armaris o prestatgeries, ja que només cal un passadís. Si es vol accedir a un altre armari, només caldrà accionar el mecanisme per obrir el passadís corresponent. Aquest tipus de mobiliari només és recomanable per arxivar documents poc actius, ja que el major inconvenient es presenta quan diverses persones han d’accedir, alhora, a documents que es troben en armaris diferents.
• Armaris de seguretat. Per les seves característiques (per exemple, poden ser resistents al foc en estar fets de material ignífug), són especialment recomanables per desar la documentació més important de l’empresa.

A part de mobiliari i carpetes, també podem trobar altres elements que ens serviran per arxivar la documentació que es genera en l’empresa. En aquest sentit, hi ha un ampli ventall de material que ens permetrà arxivar des de dossiers dels nostres clients fins a targetes de visites. Entre aquest material, el més habitual a l’oficina és el següent:

• Capses d’arxivament definitiu. És un dels elements més comuns a totes les oficines. Són de cartró i s’han de muntar plegant-lo de manera que agafi la forma de capsa. S’utilitzen molt per guardar documents inactius. És freqüent, per exemple, que documentació d’exercicis anteriors es trobi organitzada en aquest tipus d’element. Habitualment, incorporen un requadre en el llom en què es poden escriure indicacions sobre el que contenen.
• Contenidors de capses d’arxivament definitiu. Si volem retirar capses d’arxivament definitiu de prestatgeries un cop la documentació que contenen és poc probable que es torni a consultar, s’utilitzaran aquests contenidors.
• Classificadors de targetes. Són carpetes amb fundes de plàstic dividides en compartiments d’una mida adequada per contenir les targetes de visita que durant la feina podem acumular.