Elaboració i gestió de la documentació comercial

En les relacions comercials, les empreses necessiten de proveïdors que els subministrin els productes que requereixen per a la seva activitat. Aquests proveïdors intenten que l’oferta que proposen sigui la seleccionada pel seu client. Entre els factors que finalment faran prendre la decisió té un paper molt important la persona que representa el proveïdor.

Per fer aquesta funció d’intermediació, les empreses poden triar quin grau de vinculació ha de tenir el venedor amb l’empresa. Sota aquest criteri es classifiquen en:

• Venedors de plantilla. Són treballadors de l’empresa que tenen una relació jurídica estable amb aquesta. És el tipus de venedor amb un contracte laboral i donat d’alta a la Seguretat Social en règim general.
• Agents comercials. Són venedors independents de l’empresa, però que normalment actuen per compte d’aquests. Acostumen a treballar per a diverses empreses.
• Representants mercantils. Són venedors encarregats de concertar operacions de compravenda per compte de l’empresa, amb la qual estan units per una relació juridicomercantil de representació. Això vol dir que el venedor ha d’estar donat d’alta en el règim d’Autònoms i que factura directament a l’empresa, segons el que es pacta en el contracte mercantil.
• Comissionistes. Són venedors d’una o més empreses que s’encarreguen de concertar operacions de compravenda i que únicament estan vinculats a cada empresa per un contracte de comissió, és a dir, no hi ha cap relació laboral.
• Corredors o brokers. Són intermediaris que posen en contacte compradors i venedors, buscant la millor opció per a cadascú —la millor opció per a un client concret—. Per exemple, els corredors d’assegurances busquen la millor opció de companyia i assegurança per a un client determinat. Cobren un corretatge al client i no depenen de cap empresa concreta.

Una de les tasques més importants dintre del procés de gestió de la compravenda és buscar aquells proveïdors que s’adaptin millor a les necessitats de l’empresa. Generalment, el departament encarregat de dur a terme aquesta funció és el departament de compres, que habitualment forma part del departament comercial.

És molt important que dintre del departament de compres estiguin clarament definits els criteris d’avaluació dels proveïdors que permetin portar a terme les compres.

El procés de selecció de proveïdors comença una vegada l’empresa ha fet una anàlisi i una avaluació de quins productes vol adquirir, quina qualitat demana, quina quantitat necessita i amb quina freqüència de compra.

En la figura podeu veure gràficament les diferents fases del procés de recerca i selecció de proveïdors. Evidentment, depenent de quina sigui la situació de partida, el procés de recerca i selecció de proveïdors pot variar per donar més importància a una fase o a una altra.

Un cop l’empresa ja té seleccionats aquell o aquells proveïdors que s’ajusten millor a les seves necessitats es pot iniciar el procés de compra. Normalment, el procés de compra comença quan el magatzem detecta la necessitat d’adquirir un article; llavors procedirà a sol·licitar un pressupost o fer una comanda.

En la figura podeu veure les fases del procés de compra.

Una bona gestió del procés de compra implica:

• Que l’empresa té garantit el subministrament de mercaderies en qualsevol moment.
• Que l’empresa compra la quantitat necessària de mercaderies sense tenir un excés de mercaderies en el magatzem, fet que suposaria un elevat cost d’emmagatzematge, i sense que manquin existències en el moment que els clients en demanin.

Moltes vegades, abans d’iniciar la relació comercial en ferm se sol·licita per part del client o s’ofereix per part de l’agent comercial, en resposta a una sol·licitud d’informació, el document que detalla la quantificació i la composició de les partides per les quals s’ha mostrat interès. Aquesta informació es pot facilitar a través de una carta d’oferta o d’un document comercial, el pressupost.

En tots dos formats, el venedor ha de donar resposta a la informació requerida per part del comprador, i han de constar:

• Dades de l’empresa venedora.
• Dades de l’empresa compradora.
• Data del pressupost.
• Vigència de l’oferta.
• Descripció dels productes, quantitat i import unitari.
• Descomptes i beneficis per al client.
• Altres despeses i impostos.
• Import total.
• Forma de pagament.
• Signatura de l’oferent i del client en cas d’acceptació per part d’aquest últim.

Mitjançant la comanda s’inicia l’operació de compravenda.

La comanda suposa un contracte de compravenda i qualsevol incompliment pot causar un perjudici a una de les parts, per la qual cosa és necessari respectar les condicions pactades.

El document que es fa servir per fer la comanda ha de contenir totes les dades que facilitin l’operació de compravenda, i el seu disseny s’ha d’adaptar a les necessitats de l’empresa.

Malgrat que no existeix un model oficial de comanda, tota comanda ha de contenir almenys les dades següents:

• Número de comanda.
• Data d’emissió.
• Dades d’identificació del comprador i del venedor: nom o raó social, adreça, NIF…
• Descripció detallada de la mercaderia objecte de la compra i nombre d’unitats.
• Preus.
• Condicions de lliurament: lloc de lliurament, data…
• Condicions de pagament.
• Descomptes sol·licitats.
• Mitjà de transport.
• Agent comercial (en cas d’existir).
• Signatura de l’emissor.

En el cas que les condicions ja estiguin pactades en un contracte de compravenda, l’empresa emissora de la comanda únicament indicarà aquelles dades que no estiguin prèviament pactades: número de comanda, data, descripció de la mercaderia i nombre d’unitats, etc.

De la comanda se’n fan almenys tres exemplars:

• Original, signat i segellat, que s’envia al proveïdor.
• Còpia per al magatzem de l’empresa que fa la comanda, que serveix per comprovar, posteriorment, que la mercaderia rebuda s’ajusta a la mercaderia sol· licitada.
• Còpia per al departament de compres de l’empresa que fa la comanda, que serveix per fer un seguiment de l’estat de la comanda i comprovar, posteriorment, les condicions demanades amb les facturades.

A l’hora de fer la comanda, l’empresa compta amb diferents possibilitats. La modalitat triada dependrà de les necessitats de l’empresa, de la relació que tingui amb el proveïdor, de la urgència de la comanda, etc. Les formes més habituals de formalitzar la comanda les podem resumir en les següents:

• Nota de comanda: imprès que conté totes les dades necessàries per poder realitzar la compravenda.
• Carta: mitjançant una carta comercial, l’empresa fa la comanda.
• Fax: mitjançant un fax, l’empresa realitza la comanda. Aquesta modalitat té l’avantatge que el proveïdor rep la comanda per escrit al moment.
• Correu electrònic: les noves tecnologies faciliten les relacions comercials entre les empreses i permeten realitzar la comanda ràpidament.
• Telèfon: és un mitjà molt utilitzat per la seva rapidesa i perquè permet establir una relació directa amb el proveïdor, resol dubtes, etc. De totes maneres, té l’inconvenient que no queda constància escrita, i per això és convenient que després l’empresa faci una comunicació escrita (nota de comanda, carta, fax o correu electrònic) per confirmar les dades de la comanda.
• Representant o agent comercial: el representant de l’empresa venedora visita l’empresa compradora i formalitza la comanda amb la informació que li facilita el client.

Depenent de si les condicions de l’operació han estat pactades amb anterioritat a la realització de la comanda o no, podem diferenciar entre comanda en ferm i comanda condicional:

• Comanda en ferm: les condicions de l’operació han estat negociades prèviament a la realització de la comanda. El document que s’utilitza per fer comandes en ferm s’anomena comanda o nota de comanda.
• Comanda condicional: les condicions de l’operació no han estat negociades prèviament. En el moment de fer la comanda, el comprador demana unes condicions al venedor (descomptes, termini de lliurament…) que aquest pot acceptar o no. Si el venedor accepta les condicions, la comanda es considera ferma; en cas contrari, es considera nul·la. El document que s’utilitza en aquests casos s’anomena proposta de comanda.

En el cas d’utilitzar la nota de comanda per realitzar les comandes, l’empresa disposa d’un imprès especialment dissenyat per fer-les. Respecte a aquest imprès, no existeix cap model normalitzat ni cap normativa que n’especifiqui el contingut, malgrat que en el document han de constar totes les dades necessàries per poder dur a terme l’operació de compravenda.

En la figura podeu veure un possible model de nota de comanda amb l’especificació de cadascun dels seus apartats.

A vegades, juntament amb la nota de comanda, algunes empreses acompanyen una carta de presentació en la qual es fa referència a la comanda o se n’aclareix algun punt concret.

A l’hora de fer una comanda, algunes empreses ho fan mitjançant una carta dirigida a l’empresa proveïdora on consten bàsicament les mateixes dades que en la nota de comanda.

La redacció d’aquesta carta de comanda ha de ser breu i precisa per evitar confusions o errors en les condicions o els productes sol·licitats. En la figura podeu veure un possible model de carta de comanda.

Un cop la comanda ha estat lliurada al proveïdor, el comprador ha de dur a terme un seguiment per tal de controlar que la mercaderia li sigui tramesa en la data prevista, en la quantitat demanada, en les condicions acordades, etc.

Per portar el control de les comandes realitzades, l’empresa confecciona una fitxa o llibre de registre de comandes emeses, adaptat a les seves necessitats, que és voluntari i que no té una estructura fixa a seguir.

En la figura podeu veure un possible model de llibre de registre de comandes emeses.

Exemple d’aplicació: nota de comanda i registre de comandes

L’empresa Software Reus, SL, amb NIF B08999999 i domicili al carrer Arenys, 56 de Barcelona (08000), fa el dia 5 de novembre de 20XX una comanda de mercaderies a l’empresa Distrisoft, SA, amb NIF A08444445 i domicili al carrer Gran, 4 de Tarragona (43000). La mercaderia sol·licitada és la següent:

• 10 unitats de SoftMM (ref. MM) a 290 €/u.
• 50 unitats de SoftGG (ref. GG) a 130 €/u.
• 30 unitats de SoftUU (ref. UU) a 200 €/u.
• 75 unitats de SoftLL (ref. LL) a 250 €/u.

Les condicions són les següents:

• Descompte 3%.
• Despeses de transport 100 €, a càrrec del comprador. Transport realitzat per Transyou, SA.
• Lliurament de mercaderies: domicili del comprador.
• Forma de pagament: a 30 dies des de la data de la factura mitjançant transferència bancària.
• Data de lliurament: termini màxim de 10 dies des de la data de la comanda.

Amb aquestes dades es demana:

• Confeccionar la nota de comanda número 123/08.
• Anotar la comanda en el llibre registre de comandes emeses, suposant que la mercaderia es va rebre el 10 de novembre.

Proposta de solució:

En la figura podeu veure el llibre de registre de comandes emeses i en la figura, la nota de comanda.

L’empresa compradora ha de gestionar correctament l’entrada de les mercaderies que ha sol·licitat als proveïdors per tal de portar un control correcte del magatzem, fins i tot pel que fa als espais i la col·locació. Per això també és important, a l’hora de concretar les condicions comercials, pactar amb els proveïdors el lloc i la data de lliurament de les mercaderies.

Les mercaderies que es reben del proveïdor sempre hauran d’anar acompanyades de l’albarà, on es detallarà el que s’ha lliurat.

El comprador, en el moment de rebre la mercaderia i l’albarà, n’ha d’efectuar una comprovació física i administrativa. En concret, ha de:

• Comprovar que la mercaderia rebuda és la que es va demanar en la comanda.
• Confirmar que la mercaderia rebuda és la que s’indica a l’albarà.
• Verificar que la mercaderia es troba en bones condicions. La verificació de la mercaderia s’hauria de fer en presència del transportista o de la persona que en fa el lliurament, però, per falta de temps, en la majoria dels casos només es verifica l’albarà i l’exterior de les caixes i, posteriorment, se’n verifica el contingut. En aquest cas, a l’albarà s’indicarà que la inspecció de la mercaderia està pendent.
• Comprovar que la data de recepció de la mercaderia coincideix amb la data prevista. En cas de no coincidir, s’ha d’anotar la incidència.
• Si totes les comprovacions són correctes, s’accepta la mercaderia i se signa l’albarà.

• En cas de detectar alguna irregularitat, el comprador pot tornar la comanda (totalment o parcialment) o acceptar-la. En cas de devolució parcial, s’haurà de corregir l’albarà abans de signar-lo.
• Emplenar l’apartat corresponent a la data de recepció i anotar observacions en el llibre de registre de comandes emeses.
• Registrar l’entrada de les mercaderies a la fitxa del magatzem.

Després que el proveïdor rep la comanda del client i l’accepta, s’haurà de fer el lliurament, bé per mitjans propis, bé utilitzant els serveis d’una empresa dedicada al transport de mercaderies.

Quan es tingui la conformitat del client sobre les mercaderies rebudes s’ha de procedir a emetre la factura d’acord amb la legislació vigent, ja que aquest és un document amb repercussions fiscals.

Els productes sol·licitats pels clients han de ser lliurats en el lloc i en la data convinguts. L’empresa venedora, per complir la seva obligació de lliurament de mercaderies, ha de fer un seguit de tasques que podem resumir en les següents:

Quan es rep la comanda:

• Verificar que disposa de les mercaderies sol·licitades al magatzem o està en disposició de tenir-les el dia del lliurament sol·licitat; així, si hi ha algun problema, se li pot comunicar al client oferint-li una solució.
• Comprovar que les condicions comercials sol·licitades pel client són les establertes per aquest client o les habituals de l’empresa.

Quan es prepari el lliurament de la mercaderia:

• Preparar l’albarà o la nota de lliurament.
• Registrar la sortida de les mercaderies en les fitxes de magatzem.
• Fer el lliurament de les mercaderies, ja sigui per mitjans propis o per mitjà d’una empresa de transport, segons estigui pactat en les condicions de la comanda.

En la figura podeu veure gràficament el procés de venda i lliurament de mercaderies.

Un cop rebuda i acceptada la comanda, el proveïdor prepara les mercaderies i les lliura al client juntament amb un document anomenat albarà o nota de lliurament.

L’albarà té, per tant, una triple finalitat:

• Justifica la sortida de mercaderies del magatzem del venedor.
• Un cop signat pel comprador, acredita el lliurament de les mercaderies.
• Serveix de base per confeccionar la factura.

No hi ha un model oficial d’albarà o nota de lliurament, sinó que cada empresa dissenyarà el seu propi model d’acord amb les seves necessitats; de totes maneres, les dades que hi han de figurar són les següents:

• Número d’albarà.
• Lloc i data d’emissió.
• Dades identificatives del comprador i del venedor.
• Identificació de la comanda origen de l’albarà.
• Descripció detallada de la mercaderia lliurada.
• Quantitat de mercaderies que s’envien.
• Lloc i condicions de lliurament.
• Mitjà de transport utilitzat.

El fet que un albarà estigui o no valorat depèn del moment de l’emissió de la factura:

• Generalment, si la factura no s’emet immediatament al lliurament de la mercaderia, l’albarà sol anar valorat.
• En canvi, si la factura s’emet immediatament, l’albarà s’enviarà sense valorar.

Normalment, de l’albarà o nota de lliurament se’n fan quatre còpies:

• Una còpia per al magatzem del proveïdor per justificar la sortida de la mercaderia.
• Una còpia per al departament de vendes del proveïdor, que servirà de base per confeccionar la factura.
• Dos exemplars que s’envien juntament amb la mercaderia: l’original queda en poder del comprador, i una còpia signada pel client es torna al proveïdor com a justificant del lliurament.

En la figura podeu veure un possible model d’albarà o nota de lliurament.

Exemple d’aplicació: albarà o nota de lliurament

L’empresa Comercial Max, SA, amb NIF A11222222 i domicili al carrer Gran, 43 de Lleida (25004), tramet a Indústries Rius, SA, amb NIF A33666666 i domicili al carrer Consell de Cent, 467 de Barcelona (08009), la comanda núm. 34/CC, on se sol·liciten:

• 50 faldilles mod. FF/80, color blau, talla 38, preu unitari 25 €
• 50 faldilles mod. FF/80, color blau, talla 40, preu unitari 25 €
• 25 caçadores mod. CC/60, color negre, talla 40, preu unitari 50 €
• 25 caçadores mod. CC/60, color blau marí, talla 42, preu unitari 50 €
• 25 caçadores mod. CC/50, color negre, talla 40, preu unitari 40 €

La mercaderia es remet al magatzem del comprador al carrer d’Urgell, 58, de Lleida (25004) mitjançant l’empresa de transport Balutrans, SL. La mercaderia es distribueix en 2 paquets de 25 kg cada un i es remet a ports pagats.

Amb aquestes dades, es demana:

• Confeccionar l’albarà núm. 207/XX valorat i sense valorar amb data 4 de desembre de 20XX, tenint en compte que la mercaderia és rebuda pel comprador el mateix dia 4 de desembre.

Proposta de solució:

A la figura podeu veure l’albarà valorat i a la figura albarà sense valorar.

Quan un venedor paga a terceres persones determinades despeses (transport, assegurança de les mercaderies, comissions d’agents intermediaris, embalatges, etc.) en nom i per compte del comprador, sorgeixen els denominats suplerts.

En aquests casos, el venedor és un només un intermediari entre el comprador i l’empresa que ha fet el servei objecte de la despesa (per exemple, un transportista). La factura l’expedirà la persona o l’empresa que faci el servei a nom del comprador i, per tant, la factura la comptabilitzarà el comprador, encara que inicialment l’haurà pagat el venedor.

La nota de despeses és un document auxiliar que reflectirà les despeses que el venedor haurà pagat per compte del comprador. Aquest document s’adjuntarà amb la factura que emet el venedor com a document a part, sense que aquestes despeses formin part de la factura.

Adjuntant la nota de despeses, és una forma de recordar al client que, a més de pagar la factura al proveïdor, també li ha de pagar unes despeses que prèviament ha pagat el proveïdor, i que no són despreses del proveïdor sinó del client.

Les despeses que es presenten amb més freqüència són les següents:

• Transports: en aquest cas, el transport és a càrrec del comprador, però el transportista cobra el servei en origen (al venedor). La factura que emetrà el transportista anirà a nom del comprador, carregant-hi un IVA del 21%, i el venedor s’encarregarà de recobrar-la al client.
• Assegurances: és un despesa que es paga a una companyia asseguradora, que assumirà els riscos que tenen les mercaderies de patir qualsevol desperfecte al llarg del seu transport. Habitualment, el transport inclou l’assegurança, però depenent del producte o mercaderia el comprador optarà per ampliar la cobertura de l’assegurança. En aquest cas, el cost l’assumirà el comprador. La companyia asseguradora emetrà una factura a nom del comprador, sense carregar l’IVA, ja que es tracta d’una operació exempta d’aquest impost.

Els empresaris i professionals, en el desenvolupament de la seva activitat diària, realitzen una gran quantitat de transaccions. Es fa necessari que aquestes transaccions quedin justificades documentalment per diversos motius, com poden ser, entre d’altres, motius legals o pràctics a l’hora d’acreditar una operació mercantil.

La nota de comanda, l’albarà o la nota de lliurament són exemples de documents que justifiquen una operació comercial, però, pel seu valor legal, podem dir que la factura és el document més important per justificar una operació d’aquests tipus.

Estan obligats a emetre factures els empresaris o professionals que, en el desenvolupament de les seves activitats, lliurin béns o prestin serveis a terceres persones.

Les dades obligatòries d’una factura són les següents:

• Número i, si hi ha diversos centres de facturació, sèrie. Les factures s’han de numerar de manera correlativa dins de cada sèrie. Les factures rectificatives han de tenir una sèrie diferenciada.
• Nom i cognoms, si és persona física, o raó social, si és persona jurídica, i NIF i domicili de l’expedidor i del destinatari. El nom comercial no té cap validesa legal.
• Les societats hauran de fer constar les dades identificatives de la seva inscripció en el Registre Mercantil.
• Descripció dels béns i/o serveis objectes de l’operació.
• Contraprestació total de l’operació i totes les dades necessàries per a la determinació de la base imposable.
• Tipus d’IVA aplicable i quota. Si en l’operació hi ha diferents tipus impositius s’ha de diferenciar la part subjecta a cada tipus.
• Lloc i data d’emissió.

Sense que sigui un requisit obligatori, també és habitual que en les factures hi consti la forma de pagament i el venciment.

El termini màxim de pagament en les operacions comercials a partir de gener de 2013 seran:

• Sense pacte contrari, 30 dies naturals a partir de la data d’entrega de les mercaderies o prestació de serveis, encara que la factura sigui amb anterioritat.
• Es pot ampliar fins a un màxim de 60 dies naturals per un pacte entre les parts.
• En cas de necessitat de verificació de conformitat dels béns o serveis, aquesta verificació no podrà superar els 30 dies naturals a partir de la recepció i el pagament no podrà superar els 30 dies a partir de la verificació.

No existeix un model oficial de factura, i cada empresa o professional dissenyarà un model que s’ajusti a les seves necessitats, però sempre respectant els continguts mínims que ha de contenir. En la figura podeu veure un possible model de factura.

Com a norma general, la factura s’ha d’emetre al destinatari en el moment de fer-se l’operació; no obstant això, quan el destinatari sigui un empresari o professional, segons el RD 1619/2012, l’emissió haurà d’expedir-se abans del dia 16 del mes següent a aquell en que s’ha produït el rèdit de l’impost corresponent a l’operació.

Duplicats

Únicament es poden expedir duplicats en els casos següents:

• Quan coincideixin diversos destinataris en una mateixa operació.
• En el supòsit de pèrdua de l’original.

És imprescindible que en cada duplicat que es faci consti l’expressió “duplicat” i la raó de la seva expedició, com per exemple, “duplicat per pèrdua de l’original”.

Còpies

Es poden fer tantes còpies com sigui necessari, però en totes s’ha de fer constar el seu caràcter de còpia, incloent-hi l’expressió “còpia”.

A més de la factura ordinària, en determinades circumstàncies es poden emetre altres tipus de factures.

Les factures recapitulatives o de repàs poden documentar agrupacions de factures o albarans al llarg d’un període determinat. Poden ser:

• Agrupació periòdica de factures: és una factura que agrupa altres factures en un únic document a l’efecte de facilitar la gestió del seu pagament. En aquest cas, caldrà anul·lar les factures anteriors per tal que aquesta factura tingui validesa fiscal.
• Factura resum periòdica: és una factura que inclou tots els lliuraments fets en aquest període, és a dir, agrupa albarans. S’emetrà igual que una factura ordinària i s’hi hauran d’especificar els números, la data i els imports dels albarans. En aquest cas, els albarans estaran valorats.

La factura proforma s’utilitza quan el client necessita conèixer, abans de realitzar l’operació, l’import i les condicions exactes. El proveïdor emet un document idèntic a la factura però on es fa constar el caràcter proforma i la data de validesa.

Un cop passada la data de validesa, el venedor no està obligat a mantenir les condicions expressades en la factura proforma. En cas que dintre del període de validesa es tanqui l’operació, el proveïdor haurà d’emetre la factura segons les condicions que figurin a la factura proforma.

La factura proforma no té valor comptable ni fiscal i, per tant, no s’haurà d’anotar en els llibres comptables ni en els llibres de registre de factures emeses o rebudes.

La factura completa podrà ser substituïda per la factura simplificada (anteriorment tiquets) en els següents casos:

• Quan l’import a facturar no excedeixi els 400 € (incloent-hi l’IVA)
• Quan s’emet una factura rectificativa
• En les següents operacions, si el seu import no excedeix els 3.000 € (incloent-hi l’IVA):
  • Vendes al detall.
  • Vendes i serveis en ambulància i a domicili del consumidor.
  • Transport de persones i els seus equipatges.
  • Serveis d’hostaleria, restauració i subministrament de begudes i menjars fets per restaurants, bars, cafeteries, xocolateries i orxateries.
  • Sales de ball i discoteques.
  • Serveis telefònics.
  • Serveis de perruqueries i instituts de bellesa.
  • Utilització d’instal·lacions esportives.
  • Revelat de fotografies i estudis fotogràfics.
  • Aparcaments, estacionaments de vehicles i peatges.
  • Videoclubs.
  • Tintoreries.

En la factura simplificada han de constar les dades següents:

• Número i, si és el cas, sèrie.
• Data d’expedició i, si és diferent, també la data de realització del treball o en què s’hagi rebut el pagament anticipat.
• Número d’identificació fiscal (NIF) del venedor.
• Nom o raó social de l’obligat a expedir la factura.
• Identificació dels béns lliurats o serveis prestats.
• Tipus impositiu aplicat o l’expressió “incloent-hi IVA”.
• Contraprestació total.
• NIF, nom o raó social i direcció del destinatari si aquest ho sol·licita per ser empresari i estigui en condicions de poder deduir l’IVA.

Segons la Llei 56/2007, de mesures d’impuls de la societat de la informació, la factura electrònica és “un document electrònic que compleix els requisits legals i reglamentàriament exigibles a les factures i que, a més, garanteix l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut, la qual cosa impedeix el repudi de la factura pel seu emissor”. Es pot definir de la manera següent:

• En termes informàtics, consisteix en un fitxer amb el contingut exigit per llei a qualsevol factura, que es pot transmetre d’emissor a receptor per mitjans telemàtics (d’un ordinador a un altre) i que posseeix unes característiques que n’asseguren la autenticitat i la integritat.
• En termes legals, és un document tributari generat per mitjans informàtics, en format electrònic, que reemplaça el document físic en paper, però que conserva el mateix valor legal amb unes condicions de seguretat no observades en la factura en paper.

L’objectiu primer de la facturació electrònica és la simplificació de processos, per la qual cosa l’activitat quotidiana de facturació es veurà millorada, tot i que dependrà sempre del grau de sofisticació de la solució adoptada.

Les factures electròniques han de complir els mateixos requisits que la factura ordinària. Per tant, per complir la norma i perquè tingui la mateixa validesa legal que una factura emesa en paper, el document electrònic que la representa ha de complir els següents aspectes:

• Contenir els camps obligatoris exigibles a tota factura.
• Estar signat mitjançant una signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut.
• Ser transmès d’un ordinador a un altre recollint el consentiment d’ambdues parts a través d’un sistema d’intercanvi electrònic de dades (EDI).

Els processos de formació, transmissió i comunicació de factures electròniques inclouen altres processos especials requerits normativament que estaran marcats per la signatura electrònica emprada:

• En l’emissió, s’exigirà l’ús d’un certificat digital admès per certificar la signatura electrònica de factures.
• En la recepció, s’exigirà la verificació de la validesa d’aquest certificat.

De totes les signatures, per a les factures electròniques només s’accepta la signatura electrònica reconeguda.

Al mercat hi ha diferents proveïdors d’aplicacions informàtiques per a la generació i la recepció de factures electròniques.

Les principals utilitats que proporcionen són:

• Emissió de factures telemàtiques des del programa actual de gestió, sense necessitat d’una programació a mida.
• Validació de factures electròniques per comprovar la validesa de la signatura electrònica de les factures rebudes.
• Visualització del contingut de les factures electròniques rebudes.

Per a les empreses que hagin de preveure la possibilitat de desenvolupar interfícies de conversió de diversos formats, les prioritats recomanades són:

• Facturae.
• UBL (si tenen clients internacionals).
• GS1-XML (per als seus clients del sector de gran consum).

L’aplicació informàtica de facturació FactuSOL també permet fer facturació electrònica.

El Ministeri d’Indústria, Turisme i Comerç ha desenvolupat l’aplicació Gestió de Facturació Electrònica, que permet generar factures electròniques amb format Facturae (Ordre PRE/2971/2007) d’una manera còmoda i senzilla.

Es tracta d’un programa obert que està especialment dirigit a pimes, micropimes i treballadors autònoms, als quals permetrà solucionar problemes derivats de l’emmagatzematge de factures en paper, amb les mateixes utilitats principals que els programes del mercat per a factures electròniques generades en format Facturae (vegeu la figura).

El programa Facturae es pot descarregar des del web de l’Agència Tributària: www.agenciatributaria.es.

Els motius de les incidències que es detecten en la recepció d’una comanda poden ser l’estat en què arriben els productes, problemes amb les comandes i/o albarans i també que la mercaderia no s’ajusti a les expectatives del comprador o a la qualitat o les característiques pactades prèviament.

No hi ha legislació específica que reguli els drets de devolució de compres entre empreses, de manera que caldrà establir en cada cas concret els supòsits, els tràmits, la responsabilitat, etc. No hem d’oblidar que els fabricants dels productes sempre han de donar un termini de garantia dels seus productes.

Les reclamacions que es faran als proveïdors per aquests motius no han de coincidir necessàriament amb el moment de la recepció de les mercaderies.

Una transacció comercial no finalitza amb el lliurament i el cobrament de la mercaderia. Moltes vegades, la relació entre comprador i venedor s’allarga més enllà de la pura transacció puntual d’una mercaderia. Per exemple, una empresa pot reclamar un descompte que havia pactat amb el seu proveïdor i que no s’ha aplicat en la factura, o bé el client ha de cobrar un ràpel un cop que ha comprat el volum pactat amb el venedor; també pot donar-se el cas que un client torni uns productes en mal estat un cop que ja s’ha emès la factura.

Les situacions en què es dóna aquesta circumstància són:

• Abonaments per descomptes, bonificacions o alteracions de preu posteriors. Seran factures rectificatives d’abonament. Es podrà emetre una sola factura rectificativa que agrupi diverses factures anteriors.
• Descomptes o bonificacions per volum d’operacions: ràpels. En aquest cas s’emetrà una factura rectificativa amb l’abonament de l’import del descompte i el període al qual fa referència.
• Errors en l’elaboració de la factura (en resultats aritmètics, preus incorrectes, tipus impositius incorrectes, etc.). En aquest cas s’haurà d’emetre una factura rectificativa, tal com estableix la llei.
• En el cas de la devolució de mercaderies, envasos i embalatges no és obligatori emetre factura rectificativa i es podrà fer l’esmena en una factura posterior.

La rectificació s’ha de fer immediatament després d’assabentar-se de la circumstància que la motiva, però sempre dintre del termini dels quatre anys següents, comptats des del moment de meritació de l’impost corresponent a l’operació.

Les factures rectificatives han de tenir les característiques següents:

• Han de contenir numeració correlativa amb una sèrie diferent.
• Han d’expressar que es tracta d’una factura rectificativa.
• Han de fer constar les dades identificatives de la factura que es rectifica, excepte en els ràpels.
• Han de descriure la causa que motiva la rectificació.

Factura rectificativa

L’empresa Llevant, SL efectua un lliurament de diferents productes a l’empresari Carles López Martí el 13 de maig de 20XX. La base imposable ascendeix a 2.160,00 €. Després d’expedir la factura, el comprador s’adona que no li han aplicat correctament el preu unitari del producte B, que en realitat s’havia pactat en 100,00 €. S’expedeix una factura rectificativa el dia 15 de maig de 20XX.

En la figura podeu veure la factura errònia que es va emetre el 13 de maig de 20XX.

La factura rectificativa que es podria emetre seria la que es mostra en la figura.

Els empresaris sotmesos al règim general de l’IVA tenen, entre d’altres, les obligacions següents:

• Expedir i lliurar factura de totes les operacions.
• Conservar durant el termini de prescripció de l’impost les factures rebudes, els justificants comptables i les còpies de les factures expedides. Vegeu en la taula els períodes de conservació de les factures.
• Portar la comptabilitat i els llibres de registre següents:
  • Llibre de registre de factures emeses
  • Llibre de registre de factures rebudes

En la facturació electrònica:

• És obligació de l’expedidor conservar la còpia o matriu de la factura.
• És obligació del destinatari conservar el fitxer de facturació telemàtica rebut, íntegrament i sense modificacions. No obstant això, després de verificar la signatura electrònica poden optar per conservar els documents de forma impresa en paper.

Al mercat hi ha una gran quantitat d’aplicacions informàtiques dedicades a la gestió de les tasques relacionades amb el procés de compravenda, però en la majoria de casos el seu funcionament, sobretot des del punt de vista de l’usuari, és molt similar.

Si coneixeu el funcionament d’una aplicació informàtica per a la gestió de la compravenda i, després, n’heu de fer servir una altra, probablement us serà senzill adaptar-vos a la nova aplicació, ja que el funcionament no serà gaire diferent.

Les empreses, a l’hora de dur a terme les diferents tasques, ja estiguin relacionades amb el procés de compravenda (albarans, factures, comandes…) o amb altres processos com poden ser la comptabilitat, les nòmines, etc., utilitzen aplicacions informàtiques.

Els avantatges de la utilització d’aquestes aplicacions informàtiques per a la gestió de l’empresa són moltes; podem indicar les següents, únicament com a exemple:

• Simplificació de les tasques.
• Més rapidesa en la realització.
• Més pulcritud en la presentació.
• Reducció del nombre d’errors.
• Eliminació de tasques, ja que n’hi ha moltes que són fetes de forma automàtica per l’aplicació, sobretot les més rutinàries.
• Reducció del volum d’arxius, ja que n’hi ha molts que es guarden en format digital, sense necessitat d’imprimir-los i emmagatzemar-los.
• Millor accessibilitat a la informació.

En la majoria de casos, les empreses utilitzen paquets integrats, que són diferents programes relacionats entre si. Per exemple, el programa de facturació està relacionat amb el programa de comptabilitat i, d’aquesta manera, quan fem la factura podem fer que automàticament es comptabilitzi l’operació de venda corresponent. La comoditat, l’estalvi de temps i la reducció del nombre d’errors d’aquests paquets integrats és evident.

A l’hora de triar quina aplicació informàtica utilitzar per a la gestió, l’empresa disposa, bàsicament, de dues alternatives:

• Aplicació a mida de l’empresa: en aquest cas, uns informàtics, ja siguin de l’empresa mateixa o contractats per fer aquesta tasca, dissenyen una aplicació específica per a l’empresa. L’avantatge és evident, ja que aquest programa s’ajusta concretament a les seves necessitats; d’altra banda, l’inconvenient també és evident, ja que el cost d’aquesta aplicació informàtica serà més elevat.
• Aplicació genèrica: en aquest cas, l’empresa compra a un proveïdor de productes informàtics una aplicació que s’ajusta a les necessitats de qualsevol empresa. Al mercat hi ha gran quantitat de programes que fan les principals tasques de gestió empresarial, i la gran majoria d’empreses utilitzen aquests programes perquè són assequibles pel que fa al preu, com és el cas del programa Factusol de Software DElSOL.

Les principals gestions que facilita el programa FactuSOL són:

• Gestió de tot el cicle de vendes i cobraments: des d’un pressupost fins a la factura generada, controlant la informació dels clients. També permet assignar riscos als clients, enregistrar bestretes, cobrar albarans, establir preus especials i comunicar-se amb els clients a través de noves tecnologies (correu electrònic, SMS…).
• Gestió de tot el cicle de compres i pagaments: des d’una comanda fins al pagament de la factura rebuda, que es poden crear i consultar des de la mateixa fitxa del proveïdor. També permet obtenir informes de despeses i ingressos a l’estil comptable, així com reclamar el que està pendent o tornar el que és incorrecte, obtenir informes de previsió de pagaments, etc.
• Control del magatzem: permet conèixer l’estoc real en qualsevol moment, fer un seguiment del producte, crear una estructura de seccions, famílies, tarifes i altres agrupacions que faciliten el càlcul del preu de venda, aplicar preus especials a clients especials, etc. Les fitxes dels articles admeten múltiples dades: imatge, pes, ports, múltiples codis de barres, preus de compra, estadístiques d’unitats venudes, comprades, pendents de servir i de rebre…
• Administració de les factures i dels cobraments/pagaments: disposa d’una utilitat per fer facturació massiva, gestiona els cobraments generant rebuts, remeses bancàries, enviaments i transferències bancàries, i gestiona els pagaments. També permet portar una caixa diària, confeccionar pagarés d’empresa i imprimir-los, liquidar comissions als agents comercials i traspassar la informació al programa de comptabilitat ContaSOL per comptabilitzar les operacions de compravenda.
• Generació d’informes: es poden generar informes aplicant múltiples filtres i opcions per obtenir la informació desitjada, els quals es poden imprimir o convertir a PDF, ODS o XLS.
• Comunicació amb l’exterior: està preparat per enviar informació a tots els gestors de correu i paquets ofimàtics (suites) de l’estil de Microsoft Office i d’OpenOffice per fer importacions de tarifes de proveïdors o altres dades mitjançant fitxers .XLS, exportar a diversos programes de comptabilitat, enviar documents i informes a tots els gestors de correu, i convertir els informes a PDF, ODS o XLS.

En l’empresa és freqüent la utilització de les bases de dades com a sistema d’arxivament d’aquella informació susceptible de ser utilitzada de manera freqüent.

Les bases de dades ens permetran tenir centralitzat tot un conjunt d’informació. A més, aquesta, en estar informatitzada, serà fàcilment editable i, en conseqüència, es podran anar introduint modificacions quan sigui necessari sense haver d’emplenar una nova fitxa.

Pensem en un exemple, una fitxa d’un client o un proveïdor. Aquesta fitxa ha de contenir tota la informació que ens permetrà posar-nos en contacte amb ell i generar documents com ara comandes, factures, etc. Podríem tenir aquest conjunt de dades en paper exclusivament, però això comportaria una sèrie d’inconvenients. Si diversos departaments de l’empresa haguessin de fer servir aquestes dades haurien de disposar d’una còpia. A més, si, per exemple, un client o un proveïdor canvia d’adreça i ho comunica a un departament de la nostra empresa podria ser que aquesta informació no arribés a la resta de departaments d’una manera suficientment àgil per evitar que s’originin problemes. També caldrà tenir en compte que aquesta modificació de les dades comportarà que s’hagi d’omplir una nova fitxa per al client amb les noves dades.

Si, pel contrari, fem servir una base de dades compartida, en ser única i accessible a totes les persones que l’han de fer servir, quan es modifiquin continguts del registre corresponent al client o proveïdor que ha variat la seva adreça, la nova informació estarà disponible immediatament per a tots els treballadors de la nostra empresa.

D’aquesta manera evitarem possibles problemes, ja que el client o proveïdor que comunica una modificació de les seves dades a la nostra empresa espera que aquest canvi sigui conegut pels diferents departaments.

Entre els elements més habituals d’una base de dades trobem:

• Les taules: són l’element bàsic de la base de dades. Les dades hi apareixen organitzades per camps i registres. Els camps (columnes) són els títols que agrupen els diferents valors que pot prendre una variable recollida a la base de dades. Per exemple, alguns dels camps que conté la taula d’una base de dades que recull informació sobre els nostres clients són: nom, telèfon… Si volguéssim que la taula afegís per a cada client el nom del nostre comercial que els serveix podríem afegir el camp “Comercial”. El registres (files) són el valor únic que pren la variable per a cada cas. Per exemple, el primer registre de la nostra base de dades de clients és aquell conjunt de dades referides a aquest client. Per exemple, registre 1: Albert Moreno Quintàs, 40.004.440, C/ Marina 95, 4t 4a…
• Els camps clau: són aquells que contenen una informació que fa únic cada registre. Un camp clau habitual és el NIF/CIF/NIE. Un número només pot anar relacionat amb una persona, de manera que no hi pot haver dues persones que comparteixin el mateix número. En canvi, sí que és possible que dues persones tinguin el mateix nom i cognoms o la mateixa adreça o el mateix telèfon (si viuen al mateix domicili).
• Els formularis: els formularis són elements en forma de fitxes que presenten la informació relativa a cada registre de manera individual. Són utilitzats per introduir les dades d’un registre de manera més còmoda i permeten evitar que qui està omplint un registre tingui accés a les dades dels altres registres. A la figura podeu veure un exemple de formulari.

• Els informes: són documents que permeten presentar els registres de la base de dades d’una manera més intel·ligible i ajustats als paràmetres d’estil de l’organització.
• Les relacions: són vincles que s’estableixen entre diferents bases de dades i que permeten optimitzar-ne el treball, consumint menys recursos i facilitant l’edició de dades. Vegem-ne un exemple: a la nostra empresa tenim una base de dades que conté una taula que recull les factures que s’han d’enviar a cada client. Aquesta taula podria incloure, per a cada factura que enviem al nostre client, tota la seva informació detallada: nom, adreça, localitat, CP, etc. Així, aquesta informació estaria repetida moltes vegades a la mateixa base de dades i, si per algun motiu haguéssim de canviar part de la informació, per exemple si es produeix un canvi de domicili del client, hauríem de canviar tota aquesta informació a tots els registres on està continguda. En aquest cas, la manera òptima de funcionar seria tenir una taula amb totes les dades de cada client i una altra taula amb els registres corresponents a les factures. En establir una relació entre les dues taules, introduint a la taula de factures el NIF/CIF del client ja no caldria introduir novament les dades, ja que a través de la relació establerta entre les taules aquesta informació estaria disponible gràcies a la taula de clients. Així, la quantitat de dades de la base de dades seria molt menor i proporcionaria la mateixa informació.
• Les consultes: Són qüestions que es fan a les bases de dades que permeten l’accés a determinats registres per tal d’obtenir la informació que contenen o per tal de filtrar-los. Les consultes poden retornar dades sobre taules relacionades. D’aquesta manera, evitem haver de repetir informació a diferents registres.

Comprovem la utilitat d’una base de dades relacional amb un exemple: imaginem que per a la gestió de pagaments hem de tenir una base de dades amb els imports de les factures i les dades del client corresponent. A la figura veiem com seria una taula que recollís tota la informació sobre facturació. Podem comprovar com per a cada registre s’inclouen totes les dades de cada client.

D’aquesta manera es genera una base de dades on s’han de registrar, cada cop que s’emet la factura d’un client, totes les dades relatives al mateix. Això genera alguns inconvenients:

• Es multiplica el temps destinat a introduir dades, ja que s’entren dades que ja existeixen a la base de dades.
• És més fàcil que es produeixi un error, ja que s’estan reintroduint constantment dades com l’adreça, el codi postal o el municipi.
• Es fa molt costós fer modificacions en algun dels camps (s’han de modificar totes les cel·les que contenen aquella informació que s’ha de modificar).
• La base de dades ocupa més memòria, cosa que fa que la seva execució consumeixi més recursos.

Per guanyar eficiència, el que fem és separar les taules de factures i les que contenen les dades de clients i relacionar-les per tal que ens sigui possible, mitjançant una consulta, relacionar els imports de les factures amb la totalitat de les dades del client corresponent. A la figura podeu comprovar el resultat d’establir relacions entre les diferents taules.

Una de les principals preocupacions de les empreses és garantir la confidencialitat de la informació que custodien. Documents de clients, informes o documentació interna, etc., són exemples de documentació que pot contenir dades sensibles que s’han de tractar d’acord amb la normativa sobre protecció de dades. L’empresa ha de garantir que el seu ús està restringit a aquell que ha estat previst i, per aquest motiu, és habitual que les organitzacions estableixin protocols d’accés, de manipulació i d’eliminació de la documentació escrita.

Al llarg dels temps s’ha considerat que la informació és una eina estratègica per a qualsevol institució. Normalment, les empreses han valorat molt l’exclusivitat de la informació de què poden disposar.

És obvi pensar que si una empresa vol protegir la informació de què disposa és sobretot per no donar avantatges a la competència.

El que potser no és tan obvi és que aquesta informació s’ha de preservar també d’alguns dels treballadors de la mateixa empresa. Per exemple, no tindria sentit que un conserge d’un ministeri de Defensa tingués accés a tota la informació sobre actuacions militars secretes. Però no solament perquè sigui de sentit comú, sinó perquè la normativa sobre protecció de dades de caràcter personal també especifica com ha de ser l’accés a les dades d’una empresa.

De fet, és habitual que la informació de què disposa l’empresa s’organitzi mitjançant un sistema d’accessos que emularia les capes d’una ceba. Així, hi haurà un nombre elevat d’individus que tindrà accés a la informació més superficial, nombre que es reduirà a mesura que la informació a què es vol accedir es consideri més estratègica.

En l’empresa, doncs, conviuran persones que tindran diferents drets d’accés. El més comú serà que no tothom tingui accés a tota la documentació.

Però com és possible compaginar tots aquests drets de manera organitzada? La realitat és que l’aparició del treball informatitzat en xarxa en les empreses ha estat un gran avenç en aquest sentit. Tot i així, anteriorment també hi havia altres sistemes.

El més comú era utilitzar diferents elements per arxivar, diferent mobiliari o, fins i tot, diferents sales per desar la informació amb un accés més restringit. Per exemple, no tindria sentit que informació sobre els nostres clients a la qual no es vol que accedeixin els treballadors de l’empresa s’arxivés a la mateixa carpeta on aquests guarden les factures d’aquests clients. D’aquesta manera, propiciaríem que la informació restringida fos de fàcil accés quan s’hagués d’afegir documentació a aquesta carpeta.

En funció de la rellevància de la informació es pot desar en un mobiliari diferent, fins i tot, si escau, amb pany o en alguna caixa forta.

Un aspecte que les persones que treballen a les empreses han de tenir clar és la utilització que es pot donar a les dades de caràcter personal a les quals l’empresa té accés per la seva activitat. Una de les normes bàsiques és que no es poden utilitzar les dades personals disponibles per a finalitats diferents d’aquelles que van justificar la seva recollida. Aquesta restricció té com a única excepció que es disposi de l’autorització prèvia atorgada per la persona afectada. Així, per exemple, si som una empresa informàtica que gestiona el programa d’admissió d’un hospital no podem utilitzar la base de dades de clients per fer propaganda de la nostra empresa d’informàtica.

En la vida quotidiana de l’empresa es gestionen contínuament dades de clients, proveïdors, treballadors, etc. Les dades personals d’aquests poden ser diverses: noms, cognoms, DNI, circumstàncies personals, poder adquisitiu, etc.

L’article 18.4 de la Carta Magna diu que «la Llei limitarà l’ús de la informàtica per garantir l’honor i la intimitat personal i familiar dels ciutadans i el ple exercici dels seus drets». Per aprofundir en aquesta norma es dicta la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, que regula tot allò referent al tractament d’informació sobre persones físiques.

Els anomenats drets ARCO donen als ciutadans la potestat de protegir les seves dades personals i d’exercir-hi un control efectiu. Aquests drets són els següents:

• Dret d’accés. És el dret d’un mateix a sol·licitar i obtenir informació gratuïtament sobre si les seves dades personals es tracten, amb quina finalitat i quins usos concrets, d’on s’han tret, si s’han comunicat o es pretenen comunicar, i a qui.
• Dret de rectificació. És el dret d’un mateix a rectificar gratuïtament les seves dades personals quan siguin errònies o incompletes.
• Dret de cancel·lació. És el dret d’un mateix a suprimir gratuïtament les seves dades personals quan siguin inadequades, excessives o innecessàries, o quan es conservin durant un temps superior al que pertoqui o siguin contràries a la LOPD. La cancel·lació origina el bloqueig de les dades, i només s’han de conservar a la disposició d’administracions públiques, jutges i tribunals per atendre les responsabilitats que hi pugui haver. Una vegada passat el termini de prescripció, s’han de suprimir.
• Dret d’oposició. És el dret d’un mateix a sol·licitar gratuïtament que no es tractin les seves dades personals. Aquest dret es pot exercir en els casos següents:
  • Quan no sigui necessari el seu consentiment per tractar les dades sempre que hi hagi un motiu legítim fonamentat relatiu a una situació personal concreta i cap llei no digui el contrari.
  • Quan es tracti de fitxers amb una finalitat publicitària i de prospecció comercial.

El 25 de maig de 2018 va entrar en vigor el Reglament general de protecció de dades (RGPD) que legisla en matèria de protecció de dades en l’àmbit europeu i que han de complir tant les institucions públiques com les empreses privades que recopilen i tracten dades de persones físiques. Per adaptar-se a la normativa europea a Espanya es va aprovar la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals.

L’RGPD amplia l’àmbit d’aplicació territorial als responsables i als encarregats del tractament de dades no establerts a la UE, quan les activitats de tractament estan relacionades amb l’oferta de béns o serveis o amb el control del comportament de les persones que es troben a la UE.

Per poder gestionar les dades personals de tercers cal el consentiment manera inequívoca, informada i explícita per part de l’interessat per cada una de les activitats de tractament de les dades. Donat el consentiment explícit s’amplien els nous drets dels ciutadans respecte a la protecció de les seves dades:

• Dret a obtenir la supressió de les dades, dret a l’oblit. Es pot sol·licitar la supressió quan les dades ja no són necessàries per a la finalitat que es van recollir, quan es vol revocar el consentiment, la persona interessada s’oposa al tractament de les dades… Aquest dret es troba limitat en els casos de compliment d’una obligació legal, llibertat d’expressió i informació, finalitats d’arxiu d’interès públic entre d’altres.
• Dret a la limitació del tractament: Consisteix en la identificació i reserva de les dades i l’adopció de mesures tècniques i organitzatives que impedeixin el seu tractament. A petició de la persona interessada, no s’aplicaran a les seves dades personals a les operacions habituals, limitant el seu tractament a les que decideixi.
• Dret a la portabilitat de les dades: . A petició de l’interessat, es poden rebre les dades facilitades per part del responsable del tractament d’aquestes en un format estructurat, d’ús comú i de lectura mecànica, i transmetre-les a un altre responsable d’una altra organització.

El reglament introdueix la figura del delegat de protecció de dades per autoritats públiques i algunes empreses quan es requereixi de l’observació habitual i sistemàtica de persones interessades a gran escala o el tractament massiu de dades especialment protegides, com poden ser universitats, col·legis professionals, asseguradores… Entre les seves funcions es troba supervisar que es compleixi la normativa, informar i assessorar els responsables o encarregats i els treballadors sobre les obligacions que imposa la normativa de protecció de dades, actuar com a punt de contacte per a qüestions relatives al tractament amb els interessats.