Els costos logístics

A l’inici d’una activitat empresarial, normalment s’elabora un pressupost; per exemple, tenint en compte:

• Compra o lloguer de l’edifici
• Compra del terreny
• Compra, rènting o lísing dels equips del magatzem
• Adquisició de mobiliari
• Transport
• Amortització
• Productivitat
• Marques i patents

La inversió total inclou totes les despeses en què s’incorre per a l’adquisició de tots els elements que permeten implementar una unitat de producció; com per exemple:

• Hores extra
• Telèfon
• Costos d’adquisició del material
• Temps d’espera de preparació de la comanda, d’espera i d’inspecció
• Errors d’inventaris
• Costos logístics
• Rendibilitat

Tradicionalment els estudis sobre l’optimització dels costos se centraven sols en el procés de fabricació sense tenir en compte la resta de costos originats en altres departaments de l’empresa. Més tard es va veure que era necessària la reducció de costos de fora de l’entorn productiu per poder ser més competitius.

Per determinar el cost total d’un producte s’han de sumar les despeses que neixen de les diferents fases de l’activitat empresarial. Pel que fa a les empreses industrials, que es dediquen a la fabricació, emmagatzematge i venda a l’engròs, el cost total del seu producte fabricat està format per:

• Cost d’adquisició. Inclou la matèria primera, les despeses derivades de l’aprovisionament, com envasos, assegurances i altres, les despeses relacionades amb la gestió i el seguiment de la comanda.
• Cost d’emmagatzematge. Inclou les despeses que s’originen per tenir les mercaderies emmagatzemades.
• Cost de fabricació. Inclou les depeses que es produeixen per poder elaborar el producte transformant la matèria primera: mà d’obra, energia, manteniment de la maquinària…

Dintre dels costos associats al producte, és necessari diferenciar els següents conceptes:

• Preu de compra: preu acordat amb el proveïdor del producte menys els descomptes i sense incloure l’IVA, és a dir, el preu net.
• Preu d’adquisició: preu de compra més totes les despeses ocasionades fins que la mercaderia arriba al magatzem del comprador. Entre aquestes despeses hi ha transports, assegurances, despeses de càrrega i descàrrega, impostos no deduïbles, etc.
• Cost de fabricació: despeses originades per la transformació de la matèria primera amb un producte acabat. Aquests costos poden ser directes o indirectes.

Finalment, el cost total d’un producte és la suma dels costos originats en un procés de producció o en una activitat; del qual haurem de distingir entre:

• Els costos d’aprovisionament, que són la suma dels costos de compra i els costos d’emmagatzematge.
• Els costos logístics, que són la suma dels costos d’aprovisionament i els costos de distribució.

El preu d’adquisició és igual a l’import brut de cada article menys els descomptes aplicats pel proveïdor més totes les despeses a càrrec del comprador. La fórmula que ho reflecteix és aquesta: Import brut = unitats × preu.

Els tipus de descompte que aplica el proveïdor al producte es pot definir com a rebaixes que s’apliquen sobre l’import de la mercaderia. Els descomptes es poden classificar en:

• Descompte comercial. És el percentatge que s’aplica sobre l’import brut de cada article o de la suma d’articles si se’ls aplica el mateix tant per cent.
• Descompte per volum o ràpel sobre compres. S’origina per la compra d’una certa quantitat de mercaderia. Aquest s’aplica després d’haver deduït el descompte comercial.
• Descompte per pagament immediat. S’aplica quan el client paga al comptat o abans del termini establert pel proveïdor. Aquest descompte es calcula sobre l’import líquid de la mercaderia, una vegada deduïts els altres descomptes (descompte comercial i per volum).

Pel que fa a les despeses de compra o adquisició, van a càrrec del comprador i incrementen el cost de la compra. El problema que apareix és que no tots els productes originen les mateixes depeses. Per solucionar-ho, es realitza un repartiment de despesa o imputació a cada producte seguint diferents criteris: unitats, pes, preu, volum… La imputació per a cada despesa és la següent:

• Envasos i embalatges: les despeses es reparteixen segons les unitats.
• Transport: les despeses es reparteixen segons el pes o volum de la mercaderia.
• Càrrega i descàrrega: les despeses es reparteixen segons el pes i/o la dificultat per moure-la.
• Assegurances i aranzels: les despeses s’apliquen segons el preu net de la mercaderia.

El cost logístic és la suma d’aquells costos que es produeixen per la successió d’activitats com el magatzematge o el transport d’un bé (des del productor fins al comprador final). Aquests costos estan relacionats amb l’eficiència i eficàcia d’aquest procés, així com amb les seves capacitats productives.

En aquest sentit, els costos logístics són definits de diferents maneres per les diferents empreses. Algunes companyies no tenen en compte els interessos ni la depreciació dels inventaris com a costos logístics, altres inclouen els costos de distribució dels seus proveïdors o els costos de compra i d’altres inclouen el valor de compra dels béns adquirits. Per tant, no hi ha una definició genèrica d’aquest terme.

Els costos segons la imputabilitat es classifiquen en tres tipus:

• Costos directes. Costos directament relacionats amb el producte/ activitat. Per exemple, la matèria primera, la mà d’obra directa. Aquests es poden imputar directament al producte o a una determinada operació.
• Costos indirectes. Costos no directament relacionats amb el producte, compartits amb una altra activitat o departament. Per exemple, els sous i salaris de la resta de personal, el lloguer del local o l’assegurança.
• Costos semidirectes. Costos no aplicables directament al producte, però localitzables en un departament concret de l’empresa. Per exemple, el sou del personal de l’oficina. Aquests costos s’imputen al producte mitjançant coeficients de repartiment.

Segons l’origen, els costos logístics es classifiquen en:

• Costos variables. Depenen del volum de l’activitat al magatzem, és a dir, el cost varia a mesura que es modifica la quantitat emmagatzemada. Com a exemple, serien tots els costos de manutenció com ara els costos de paletització, costos de descàrrega, etc.
• Costos fixos. No canvien amb el volum de producció. Per exemple, el lloguer: encara que l’empresa incrementi la producció, el lloguer no varia, es manté fix. Un altre exemple: la mà d’obra indirecta, com la del personal administratiu i de gestió de l’empresa; i les despeses generals. És a dir, els costos fixos són pràcticament la totalitat dels costos de manteniment que té l’empresa.

El cost d’aprovisionament s’origina per l’emissió de comandes. Aquesta tasca té un cost, ja que consumeix recursos de l’empresa. Aquest cost es desenvolupa de manera diferent segons si l’empresa té o no departament de compres:

• Empresa amb departament de compres. El cost d’aprovisionament és el total del cost del departament (despeses de material, amortitzacions, despeses de personal…).
• Empresa sense departament de compres. Quan les compres es fan en un altre departament, que es dedica a altres funcions, cal conèixer el percentatge de temps que es dedica a aquesta tasca. El cost d’aprovisionament és aquest percentatge en relació amb el cost total del departament.

En els dos casos, els cost de llançament de les comandes es pot expressar de dues maneres:

1. Per nombre de comandes: es calcula el cost unitari de les comandes sense tenir en compte el seu valor. Per calcular-lo, es divideix el total del cost anual de llançament de les comandes entre el nombre de comandes realitzades durant l’any.
2. Per valor de comandes: es mesura el cost de les comandes en funció del seu valor. Es calcula dividint el total del cost del llançament de les comandes entre el valor total de les compres i es multiplica pel valor de cada una de les compres. Normalment s’utilitza la primera expressió del cost d’emissió de les comandes.

Els costos d’emmagatzematge són els costos ocasionats pel fet de tenir mercaderies dins el magatzem. Els costos de magatzem es divideixen en:

• Cost de l’espai
• Cost de les instal·lacions
• Cost de manipulació
• Cost de tinença d’estoc
• Cost d’administració
• Costos ocults

S’ha de diferenciar si el magatzem és de lloguer o de propietat de l’empresa:

• Magatzem llogat: el cost engloba la suma dels lloguers, les assegurances i els impostos.
• Magatzem propi: el cost està format per les amortitzacions de l’edifici i les diferents instal·lacions, les despeses de finançament de la compra del magatzem, el cost de les operacions de reparació i manteniment, les assegurances i els impostos.

Els magatzems estan dotats d’una sèrie d’instal·lacions necessàries per tal que l’emmagatzematge es faci en les condicions adequades. Els costos que generen són:

• Lloguers i amortitzacions
• Finançament
• Reparacions i conservació

Aquest tipus de cost depèn dels següents factors:

• Quantitat de referències en estoc.
• Volum i mida de les mercaderies: determinen quin tipus d’instal·lacions necessita el magatzem.
• Sistemes d’emmagatzematge: com més complexos són aquests sistemes, més cars són i es necessita fer una inversió important per fer la instal·lació.
• Realització de les comandes: es necessiten prestatges especials per poder realitzar el picking si es fa fora de la zona d’emmagatzematge.

Per col·locar, moure i mantenir les mercaderies al magatzem cal utilitzar diferents recursos materials i humans:

• Recursos humans: són els empleats que desenvolupen la seva tasca al magatzem (cap de magatzem, administratiu de magatzem, administratiu d’entrades i sortides, operaris del magatzem, encarregats de seguretat, de neteja, etc.).
• Recursos materials: són els elements dinàmics del magatzem (carretons, elevadors, màquines de pesada i etiquetatge, etc.).
• Cost de recursos humans: són les despeses que suposa el personal del magatzem (sous, seguretat social i altres despeses dels treballadors).
• Cost dels recursos materials: és l’amortització dels equips, les despeses financeres de la seva adquisició i les despeses de reparació i manteniment.

Els costos de manipulació s’expressen de dues formes diferents:

1. Per unitat de temps: es divideix el total dels costos de manipulació entre el nombre d’hores que el magatzem es manté actiu, de forma que s’obté el cost de manipulació per hora.
2. Per unitat de manteniment: es divideix el total dels costos de manipulació pel nombre de paquets manipulats al magatzem, considerant el nombre de paquets que s’han expedit a la sortida de mercaderies.

Per calcular el cost de manipulació també cal tenir en compte:

• Quantitat de referències en estoc. Com més referències, més costos de manipulació.
• Unitat de càrrega. És molt diferent si la manipulació es fa amb palets sencers, ja que el cost és molt menor que si es fa per caixes.
• Demanda. El funcionament del magatzem és millor quan els clients fan les comandes d’una forma regular en quantitat i en temps, ja que així s’aprofiten d’una manera més eficient tots els elements de manipulació.
• Altura del magatzem. Si les prestatgeries són molt altes, els costos de manipulació incrementen.
• Automatització del magatzem. Si s’automatitza el magatzem, disminueix el cost de personal però incrementa el cost d’inversió i els associats. Per exemple, els costos de reparació, els costos financers, el lloguer, etc.
• Càrrega i descàrrega de les mercaderies. La càrrega s’encarrega de col·locar les mercaderies des del moll de càrrega exterior a un vehicle per transportar-les al seu destí i la descàrrega consisteix a traslladar les mercaderies des del vehicle que les ha transportat fins a la zona de recepció del magatzem.
• Picking (preparació de comandes). Aquest procés inclou la localització, la selecció de quantitats i el trasllat dels articles fins a l’àrea de preparació de les comandes.

El fet de tenir mercaderia al magatzem ja suposa un cost per a l’empresa; aquests costos són:

• Inversió en immobilitzat. El cost de tinença d’estocs és el cost d’oportunitat de tenir recursos econòmics invertits en els estocs i no en un altre lloc. Tenir estocs al magatzem suposa una inversió en immobilitzat per part de l’empresa i, per tant, un cost financer. Per calcular aquest cost financer s’aplica al valor mitjà de l’inventari el cost de capital.
• Assegurança de mercaderies. Cal assegurar i cobrir diferents riscos que poden patir les mercaderies que es troben al magatzem, com per exemple incendi, robatori, etc.

El cost d’administració o gestió logística és la suma de tots els costos que s’originen durant les activitats següents:

• Entrada de mercaderies al magatzem: recepció, etiquetatge, registre, control de qualitat, etc.
• Sortida de mercaderies del magatzem: etiquetatge, empaquetament, registre, etc.
• Recomptes d’inventaris

El personal del magatzem du a terme aquestes operacions, de forma que és necessari saber quants treballadors es dediquen a aquestes tasques i quant temps dediquen a cada tasca per determinar-ne el cost. Per definir el cost dels recursos materials, s’analitza el percentatge dels recursos materials del magatzem que es dediquen a aquestes operacions.

El cost d’administració logística es pot expressar de diverses maneres:

• Unitats de temps: es calcula el cost total i es divideix entre les hores que es dediquen a aquestes tasques, de manera que s’obté el cost d’administració per hora de treball.
• Unitats de pes: es divideix el total del cost d’administració entre el nombre mitjà de quilograms de la mercaderia emmagatzemada durant un determinat període.
• Unitats de càrrega: es divideix el total del cost d’administració entre el nombre mitjà de palets que es manipulen al magatzem al llarg d’un determinat període.

L’anàlisi completa dels costos logístics ha d’anar més enllà de l’estudi dels costos anteriors, ja que en la gestió d’estocs tenen lloc una sèrie de costos ocults que cal posar de manifest. Entre d’altres, destaquen:

• Obsolescència: per canvis en la tecnologia o en la percepció del mercat, un producte pot perdre el seu valor econòmic de forma ràpida i significativa. Per tant, el valor dels estocs al magatzem seria inferior al comptabilitzat, ja que es produiria un cost per pèrdua de valor.
• Ruptures o deterioraments: les mercaderies passen per determinades operacions d’ubicació i trasllat en què poden patir cops, caigudes, etc., de forma que algunes unitats es podrien trencar o deteriorar. Aquí es plantegen dos tipus de costos: la pèrdua de valor si el producte es deteriora de forma irrecuperable i la reparació en el cas que es pugui recuperar aplicant-hi alguna operació tècnica.
• Diferències en els inventaris: en magatzems grans és habitual que es produeixin diferències en els recomptes entre les unitats de mercaderies registrades i les unitats reals. Les causes principals d’aquestes diferències són els errors d’anotació (no es tradueixen en un cost significatiu), els extraviaments i els furts, que suposen la pèrdua del valor de la mercaderia extraviada o robada.
• Cost de la logística inversa: quan es produeixen devolucions per part dels clients, tenen lloc una sèrie d’operacions que suposen un determinat valor econòmic. D’altra banda, cal tractar els residus que es produeixen en la gestió dels estocs, principalment envasos i embalatges, per adequar el funcionament de l’empresa a la legislació vigent i a la seva responsabilitat social. En la logística moderna, les operacions de logística inversa es tracten com una funció necessària per a l’empresa, i independent de la logística directa, de forma que els costos que genera no es consideren ocults.
• Cost de ruptura d’estocs: s’origina quan no hi ha existències suficients als magatzems per servir comandes de clients. En aquest cas, es produeix una pèrdua econòmica que té dos aspectes, un d’objectiu i fàcil de quantificar, que és el benefici de la venda no realitzada, i un altre de subjectiu i molt difícil de quantificar, que és la pèrdua de prestigi comercial de l’empresa.

Per minimitzar els costos ocults i optimitzar l’estructura dels costos logístics de l’empresa, cal prendre mesures que influeixin directament en les seves causes. La mesura més adequada és implementar sistemes de qualitat i oportunitat en la gestió de costos, com són la reducció d’estocs, els sistemes Just in Time, etc.

Els costos de distribució són els costos que s’originen pel transport de les diferents comandes. El cost de transport és variable, perquè depèn del tipus de mercaderia, el mitjà de transport utilitzat i la distància recorreguda.

• Distància recorreguda: com més distància recorreguda, el cost és més elevat.
• Valor de la mercaderia: com més valuosa és la mercaderia, més car és el cost de transport ja que les primes de l’assegurança són més altes.
• Quantitat: com més pes i més volum, més car és el cost del transport.
• Temps de transport: si es vol un servei ràpid de servir o rebre la comanda, el cost del transportista és més car.

S’ha de diferenciar si el transport el fa l’empresa mateixa o contracta un tercer per realitzar aquest servei.

En el transport a càrrec de l’empresa aquests costos depenen de moltes variables, però n’hi ha de fixos i de variables:

• Costos fixos:
  • Amortització del vehicle: els mitjans de transport pateixen una depreciació ja sigui per la seva utilització com pel pas del temps.
  • Finançament del vehicle: s’inclou el cost de capital propi i aliè invertits en l’adquisició del vehicle.
  • Assegurances: l’assegurança del vehicle és obligatòria per a tots els vehicles.
  • Personal de conducció: sous i salaris, seguretat social a càrrec de l’empresa, vestuari, etc.
  • Tributs: els vehicles estan sotmesos a l’impost de vehicles de tracció mecànica a taxes de les revisions obligatòries que es realitzen en les inspeccions tècniques de vehicles (ITV), com també a visats de les autoritzacions de transport.
• Costos variables:
  • Compres: dins de les compres s’inclouen tots els subministraments necessaris perquè el vehicle pugui funcionar i circular, com per exemple combustible i pneumàtics.
  • Despeses de viatge: són despeses ocasionades pel desplaçament i pagades al conductor. Aquí s’inclouen les dietes i els peatges.
  • Altres: despeses relacionades amb el manteniment, les reparacions del vehicle, temps morts d’espera, operacions de càrrega i descàrrega.

Quan es depèn de transport contractat a tercers cal tenir en compte les tarifes que apliquen les diferents empreses del servei de transport que l’empresa hagi contractat.

El cost de transport es pot indicar de tres formes diferents:

• Per distància: es divideix el total del cost entre els quilòmetres recorreguts, amb la qual cosa s’obté el cost per quilòmetre.
• Per pes: es divideix el total del cost entre els quilograms de pes total de la mercaderia, amb la qual cosa s’obté el cost per quilo.
• Per paquet: es divideix el cost total del transport entre el nombre de palets que es desplacen durant un determinat període.

A dintre el magatzem es poden trobar productes de naturalesa molt diferent. Els costos no són iguals per a tots els productes emmagatzemats. Per exemple, hi ha productes que són molt voluminosos i necessiten molt d’espai, d’altres que necessiten fred per conservar-se, d’altres que són molt valuosos, etc.

Per a l’assignació dels costos s’han de tenir en compte tots els costos que genera tenir el producte. És per això que als productes que hi ha al magatzem se’ls assignen els costos generats seguint unes normes de repartiment.

• Cost de l’espai: cost assignat al producte segons l’espai que ocupa.
• Cost de les instal·lacions: cost assignat segons el buit que ocupa cada producte.
• Cost de manipulació: cost segons les hores de treball que necessita cada producte.
• Cost de tinença: cost segons el valor de cada producte.
• Cost d’administració: cost difícil d’assignar a cada producte i normalment es fa la mateixa assignació que al cost de manipulació, les hores de treball que necessita cada producte.
• Costos generals: costos també difícils d’imputar, com el cost d’administració. Se segueix la mateixa assignació que el cost de l’espai, en funció de la superfície ocupada pel producte.

Un mètode d’assignació del cost al producte és el mètode ABC. Aquest mètode es basa en el fet que els productes no consumeixen recursos, sinó activitats i, per tant, qui realment consumeix els costos són les activitats. Per assignar els costos als productes es fa a partir de les activitats necessàries per produir-los.

Tota empresa sol realitzar una planificació de fins a quant ascendirà cada tipus de cost. Es distingeix entre cost estàndard i cost històric:

• Cost estàndard: cost que es fixa abans d’iniciar l’activitat. Aquest cost, per exemple, és una estimació que es realitza per a cada departament.
• Cost històric: cost real que s’ha obtingut. Aquest cost s’obté de la comptabilitat interna de l’empresa.

Les desviacions sorgeixen quan hi ha diferències entre el cost històric i el cost estàndard. Aquestes desviacions poden ser positives i negatives. Aquestes desviacions permeten a l’empresa controlar la gestió dels diferents departaments i activitats:

• Si l’empresa té desviacions positives significa que el cost és superior al que es tenia estimat.
• Si l’empresa té desviacions negatives significa que el cost és inferior al que es tenia estimat.