Coordinació i planificació d'activitats

Per fer una correcta coordinació cal seguir una sèrie de passos que permetran establir les prioritats, les estratègies i també garantir la presa de decisions en favor de l’objectiu comú. Per tant, han de ser estandarditzats perquè siguin totalment efectius. Bàsicament, són els següents:

1. Planificar els objectius i organitzar l’equip, els recursos i les tasques que cal desenvolupar (operativitat del treball).
2. Realitzar la tasca, fer-ne un seguiment i valorar-ne els resultats.
3. Plantejar propostes de millora.

La planificació de les tasques i activitats ha de portar l’empresa a establir un sistema d’estandardització, tant en les condicions com en els materials, els equipaments, els mètodes, els procediments, els coneixements i les habilitats. Aquest tindrà com a objectius:

• Augmentar la qualitat.
• Reduir costos.
• Assolir un comportament estable que generi productes i/o serveis estables.

D’altra banda, no s’ha de confondre estandarditzar amb burocratitzar (invertir massa recursos en tasques que no aporten cap benefici). Així, a l’hora de planificar i estandarditzar caldrà, per una banda, planificar a partir de les necessitats de l’empresa (per exemple, si parlem de fer la neteja en les habitacions d’un hotel, hi ha uns procediments que les cambreres de l’hotel faran sempre de la mateixa manera, fent més eficients les seves tasques). I per una altra, si l’empresa és petita no es podrà carregar amb estàndards molt sofisticats i manuals molt pesats o molt tècnics (pensem que aquests tipus d’empresa pot canviar la seva estructura o funcions amb una certa freqüència, així que perquè els estàndards siguin efectius caldrà tenir-lo actualitzat).

A l’hora d’estandarditzar les idees principals haurem d’elevar l’eficiència del procés, buscar la seqüència lògica, mantenir la tasca al més senzilla possible i eliminar tot allò que no és necessari, sempre que es garanteixi l’acompliment de l’objectiu. Entre els beneficis que reporta una bona planificació i estandardització destaquen els següents:

• Preservar el coneixement i l’experiència.
• Mesurar les tasques realitzades.
• Mostrar la relació entre les causes (accions) i els efectes (resultats).
• Subministrar una base per al manteniment i la millora d’una manera de treballar.
• Propiciar una base per a diagnosi i auditoria.
• Donar mitjans per prevenir la recurrència d’error.
• Garantir una incidència mínima de les variacions, atès que són controlades.

Per altra banda, quan parlem d’organitzar un grup, les variables són moltes, i algunes són jeràrquicament més importants que d’altres. Així, aquelles que tindrem en compte són, en aquest ordre:

1. Tenir una visió global del treball que s’ha de realitzar, és a dir, s’ha de pensar a curt, mitjà i llarg termini, de manera que qualsevol canvi que es produeixi en els equips de treball s’hagi pogut preveure en certa manera.
2. Tenir clara la idea de marcar uns objectius comuns que permetin fomentar la cooperació de l’equip, ja que se sentiran integrats i partícips del desenvolupament i l’evolució de l’empresa.
3. Establir i discutir amb els membres involucrats quins són els estàndards que cal tenir en compte, ja que és important saber quin és el millor mètode per assolir l’objectiu de la tasca proposat. En aquest cas s’hauran de tenir en compte tots els punts de vista; no necessita el mateix mètode el que està fent el sostre d’un vehicle que el que està fent les portes.
4. Que el personal involucrat rebi la capacitació necessària en temes d’estandardització.

Hi ha moltes eines que permeten estandarditzar les tasques i els procediments més habituals en les organitzacions empresarials. Entre aquestes eines, com a una primera línia d’actuació més bàsica, destaquem els diagrames, les fotografies, els formats o les llistes de comprovació (check list).

Una segona línia tractaria de formalitzar els estàndards amb una informació precisa: en primer lloc, qui l’ha fet, qui l’ha aprovat, el número de versió o la data a partir de la quan entra en vigència el document; en segon lloc, quin objectiu/s persegueix, quines restriccions d’ús i aplicació tindrà i quines activitats bàsiques seran ineludibles per a la realització de les tasques que contempla.

En el cas dels objectius es poden utilitzar imatges, dibuixos, diagrames, mapes d’objectius, rúbriques… Però pensem que si podem deixar clars els objectius en un sol full no ho fem en dos, i que una imatge té més valor que mil paraules.

D’altra banda, per poder fer el seguiment i la valoració, les eines que es poden automatitzar sense problemes i que l’empresa té a l’abast són les següents:

• Fulls de verificació, que serveixen per consignar informació de manera àgil; poden tenir diversos formats, com ara les targetes de comprovació d’entrada dels treballadors, la llista de les activitats que ha de portar a terme una persona en el seu torn, els fulls que s’utilitzen per al control de la neteja…
• Procediments operacionals. En molts casos, quan es descriu una tasca es parla de procediment operacional. El camí del procediment ha de seguir l’acrònim KISS (keep it simple stupid, ‘fes-ho al més simple possible’ o ‘simplifica-ho, ximple’). En definitiva, la senzillesa com a element bàsic.
• Instruccions tècniques (IT): són instruccions detallades que provenen de proveïdors, i de vegades de clients, i que l’empresa integra en el seu sistema de gestió a través de la identificació dels mateixos com a IT.
• Arrenglar per a la rutina: és un document que estableix criteris de referència que serveixen de guia en l’execució de certes tasques; s’hi han d’assenyalar les passes principals o punts importants que s’han de cuidar a l’hora de fer la rutina. El seu objectiu és assenyalar amb quina finalitat es realitza la rutina que es descriu en el document.
• Procediment operacional: és un document on es descriu de manera detallada la forma per portar a terme un procés; s’hi defineixen les responsabilitats de les àrees involucrades i els requisits que s’han d’acomplir.

En l’elaboració dels estàndards és important que hi participin tots els implicats en el procés, i que hi reflecteixin la realitat. Després serà important efectuar una avaluació teòrica i pràctica. Són els líders de l’empresa els que han de mostrar l’interès necessari perquè es respectin i es portin a terme els estàndards determinats. Fer verificacions i auditories és el millor sistema per fer el seguiment i avaluar el funcionament.

Respecte a establir unes propostes de millora, hi ha diversos mètodes que podem utilitzar; entre els més coneguts trobem:

El mètode JUSE (de la Unió de Científics i Enginyers Japonesos), que assenyala que les propostes de millora estaran determinades per un seguit de passos:

1. Trobar els punts problemàtics o que s’han de millorar, com per exemple la disminució de les reclamacions.
2. Fer una llista amb les possibles causes, i aplicant el coneixement i l’experiència, elaborar diagrames de causa-efecte. En aquest cas és important reunir les persones involucrades i que exposin les idees, com si d’una pluja d’idees es tractés.
3. Identificar les causes principals: per fer-ho podem utilitzar un sistema d’estratificació, de mostreig, de diagrama de dispersió o altres mètodes estadístics que l’empresa tingui al seu abast.
4. Idear mesures per corregir el problema: normalment cal començar per allò important i on paga la pena esmerçar-hi temps i diners. La selecció permet minimitzar i fins i tot eliminar les causes detectades.
5. Implantar les accions correctives. Si trobem el problema però després no implantem les accions correctives, la feina feta no haurà servit de res.
6. Comprovar els resultats, veure si les mesures correctives han estat les correctes i fer una diagnosi dels resultats.
7. Institucionalitzar la nova mesura, fet que permetrà garantir que no es tornarà a repetir el problema resolt.

El mètode Juran, elaborat pel Juran Institue Inc., i que focalitza la seva atenció en la qualitat. En aquest cas, s’aplica el que es coneix com a trilogia de Juran: planificació de la qualitat, control de la qualitat i millora de la qualitat. Els passos són:

1. Identificar el problema i prendre consciència que existeix; una manera viable és quantificar-lo amb diners.
2. Organitzar l’equip que abordarà el problema; la magnitud del problema determinarà la magnitud de l’equip, en què hi haurà un responsable que convoqui i dirigeixi les reunions, aixequi acta i comuniqui a la direcció els avenços obtinguts.
3. Fer el recorregut del diagnòstic, que portarà del símptoma a la causa i que comportarà fer una anàlisi dels símptomes i una formulació de teories que acabaran amb un diagnòstic.
4. Recorregut de correcció: les accions correctives s’han d’implementar tenint en compte que el que es vol és optimitzar els costos de l’empresa i els costos dels clients, d’aquí la necessitat de quantificar, per a cada mesura, l’impacte que tindrà sobre l’empresa, és a dir, què li costarà cada cosa.
5. Resistència al canvi: és una reacció habitual; els canvis no solen agradar i els equips hi poden mostrar una resistències, perquè poden tenir un component social i/o tecnològic.
6. Mantenir el que s’ha aconseguit: si no fan accions per mantenir els canvis no hi haurà resultat positiu a la llarga i, per tant, no seran acceptats pel personal com a model estàndard.

El mètode Ford (és el que utilitza aquesta companyia d’automòbils), també conegut com a TOPS (és a dir, equips orientats a la solució de problemes), posa l’èmfasi en vuit fases:

1. Utilitzar l’enfocament d’equip, on els membres tinguin coneixement dels productes o serveis a tractar, el temps que s’assigna per a cada tasca, qui exercirà l’autoritat…
2. Descriure el problema: qui, què, quan, on, per què i quant són les preguntes que cal formular en aquest moment.
3. Implementar i verificar accions que aïllin el problema de l’entorn i realitzar les accions correctives necessàries. A més a més, s’haurà de fer un seguiment per veure l’efectivitat de les accions fetes.
4. Definir i verificar causes reals i aïllar les causes potencials. Un cop verificades, aplicar les accions correctives i fer-ne el seguiment.
5. Implementar accions correctives permanents: quan es prenen mesures de millora i de resolució és necessari preveure-les no només a curt termini, sinó també a llarg termini. D’aquesta manera podrem també prevenir les reincidències.
6. Felicitar l’equip: és recomanable reconèixer i valorar els esforços fets per l’equip.

L’agenda és una eina indispensable per al bon funcionament de l’empresa i evidentment de l’assistent de direcció, ja que permet organitzar de manera eficaç el temps i el treball; però també ens permet emmagatzemar informació relativa a dades, gestions, cites, entrevistes i reunions dels caps de les empreses.

Les agendes poden ser de diversos tipus, per bé que la que va millor és aquella que s’adapta a les nostres necessitats i resulta més còmoda a l’hora de treballar. En una primera classificació trobem que n’hi ha cinc tipus bàsics:

• Les manuals, també conegudes com a “normals” o “estàndards”. Són les de format paper. Solen ser, a més a més, una bona eina de marxandatge, ja que solen ser un clar regal d’empresa. Es recomana el format de dia per pàgina, perquè hi ha més espai per escriure, i també és important que a la part inferior hi hagi un espai per fer-hi anotacions.
• Les electròniques, que també reben el nom de PDA (acrònim de Palm Digital Agenda). L’avantatge d’aquest tipus d’agenda és el volum d’informació del qual es pot disposar en un espai realment petit.
• Les dels ordinadors: ja siguin fixes o portàtils, el que tenen de bo és que permeten treballar des de qualsevol punt a través dels sistemes que tenen integrats més d’una agenda, ja que recordem que els assistents de direcció poden portar no només la seva agenda sinó la del seu cap i fins i tot la d’altres departaments.
• Les agendes específiques per a un esdeveniment especial, una jornada de treball, un viatge o qualsevol altra acció que requereixi d’una gestió del temps. En aquests casos, l’agenda té màxima coincidència amb el que és el programa de l’esdeveniment; per tant, tot girarà entorn del mateix: l’acte, temes a tractar, participants i el temps que requereix cadascuna de les accions que s’hi han estipulat. És un tipus d’agenda que apareix gràcies a un esdeveniment i que desapareix un cop conclòs. No oblidem que és una agenda-programa que s’haurà de distribuir a tots els assistents, ja que així garantim la seva eficàcia. Segons sigui l’esdeveniment, l’agenda podrà ser d’un sol matí o tarda, d’un sol dia o diversos, d’una o diverses accions.
• Les personals: són les pròpies i que podem lligar-les a les de la feina, fet que no és gaire recomanable per les confusions que es podrien arribar a donar. Algunes arriben a semblar una mena de vademècum del que ha de ser una agenda: planificacions de diverses tasques, taules de gestió, mapes i taules de quilometratge, direccions d’hotels, lèxic gastronòmic en diferents idiomes, guia i adreces de les principals pàgines d’internet, taula d’horaris simultanis en les diferents regions del planeta, dietari amb apartats i calendaris mensuals, llistí de direccions i telèfons, taules financeres… Les diferents parts estan perfectament delimitades, ja sigui per plàstics separadors o per colors, o per pestanyes amb icones que ajuden a la recerca de la informació més ràpidament i eficaçment.

En una segona classificació també en trobem d’altres tipus:

• L’agenda de l’assistent: on es planificaran les tasques anotant-les en el dia i hora en què s’han previst. Aquesta agenda pot adoptar qualsevol forma de les esmentades en la primera classificació. És una agenda de treball diari i esdevé l’arxiu més elemental i directe, i contemporàniament és una eina de planificació, normalment a curt termini.
• L’agenda del cap: aquí s’anotaran les activitats que competeixen al cap, com ara reunions, visites, tasques…

Una agenda pot tenir moltes parts, i en aquest punt destaquem les més importants: planificació, gestió, informació i accessoris.

Pel que fa a la planificació, una agenda es pot distribuir de manera temporal, és a dir, per dies, setmanes, mesos, anys, però també per tasques i activitats. Respecte a les agendes de planificació anual, solen tenir a l’inici o al final un planning en un full extensible que permet amb un sol cop d’ull veure tot el que pot passar durant l’any en curs, com per exemple congressos, juntes d’accionistes, fires… Hi haurà d’haver també una secció de planificació anual fixa on apareguin les dades mes rellevants que es repeteixen tots els anys; per exemple, l’aniversari de l’empresa; si és una societat anònima (SA), la junta d’accionistes; l’aniversari del president, un lliurament de premis… Finalment, en aquest apartat també s’anotaran les dates importants, com ara la renovació de pòlisses, la caducitat de certs documents, renovació de certes documentacions…

La part de gestió respon a notes, missatges, reunions, despeses, viatges…

La informació d’una agenda pot basar-se en els telèfons, les adreces, els clients, els hotels, els restaurants… Totes les agendes han de tenir un llistat de contactes tant de persones físiques com jurídiques amb les quals l’empresa manté contacte i relacions. Les dades que s’hi han d’incloure són: el nom de la persona a qui dirigir-se, el càrrec que exerceix, l’adreça, l’adreça postal, el telèfon/s (fix i mòbil), el número d’extensió i el correu electrònic, entre d’altres.

Però també s’hi poden incloure altres tipus d’informació, com ara els hotels habituals amb els quals es treballa, els restaurants als quals els directius solen anar i els números de telèfon que hem de considerar importants, com ara la policia, els bombers, les urgències… Finalment, queda la possibilitat d’incloure-hi altres informacions com ara dades importants de proveïdors i clients o dates d’aniversaris dels treballadors de l’empresa.

I, per acabar, trobem els accessoris; i és que cal recordar que les bones agendes poden tenir altres elements que la poden fer molt completa, com ara:

• Calendaris (de l’any en curs i de tot l’any següent, i fins i tot el que es coneix com a perpetus).
• Fulls de control de despeses.
• Festes locals, autonòmiques i nacionals i fins i tot internacionals (per exemple, les compreses dins de la UE).
• Distàncies en km i mapes de carreteres.
• Diferències de fusos horaris.
• Solapes per incloure-hi notes.
• Una regla i llengüetes per separar seccions.
• Fundes transparents per incloure-hi notes.
• Targeters.

Atesa la gran quantitat d’eines i aplicacions informàtiques que té una assistent de direcció avui dia, molt probablement s’estigui combinant el paper amb l’agenda electrònica, i fins i tot ja només s’estigui utilitzant aquesta darrera. No obstant això, val la pena recordar un consell: o ho guardem tot també en un núvol, o millor continuem utilitzant paper per evitar pèrdues d’informació, sobretot quan es tracta de cites, reunions o altres esdeveniments importants.

Podríem pensar que les agendes electròniques (amb l’entrada dels smartphones i les tauletes amb totes les funcions de què disposen, incloent-hi l’agenda) ha comportat el desús de la típica agenda PDA, però realment el que hi hagut és una transformació de les eines: ara l’agenda la tenim dins dels correus electrònics, al “núvol” o en diferents sistemes d’aplicacions (apps) dins dels mòbils. Les agendes electròniques faciliten la tasca de l’assistent de direcció, ja que permeten disposar de tota la informació en un dispositiu més reduït.

La tasca principal que podem donar-li a l’agenda és la d’administrar la informació i guardar-la en format electrònic. Però també permet, entre altres funcions, administrar les cites, actualitzar els contactes i, sobretot, tenir un treball organitzat en el dia a dia. Així, tenim que quan s’inicia l’any, organitzar l’agenda de treball és bàsic per assolir els objectius i les fites que l’empresa pretén per a aquell període. Molt probablement ja hi ha tasques que han estat programades en l’any anterior, i també molt probablement hi ha tasques que necessitaran més d’un any per ser desenvolupades. Recollir i preveure són dues accions bàsiques per a la planificació de les diferents tasques.

Un dels elements imprescindibles a l’hora de confeccionar una bona agenda és decidir què va primer; per tant, com a assistents de direcció hem de saber prioritzar i ens podem trobar amb tres tipologies de prioritats:

• Els treballs de categoria A, on caldrà parar la major atenció. La gestió del temps en aquest cas és bàsica, i per tant les haurem de tractar com a prioritàries, de manera que haurem d’evitar qualsevol tipus de distracció (ja sigui per entrada d’altres tasques o perquè altres persones reclamen la nostra atenció).
• Els treballs de categoria B, on es poden incloure les tasques que es poden ajornar a curt termini i les que es poden delegar, encara que sigui només en una de les seves parts.
• Els treballs de categoria C, que són bàsicament els rutinaris o aquells als quals s’hi dedica poc temps i que no tenen com a fita principal assolir els objectius empresarials.

D’altra banda, pensem que el cap sol fixar també les seves pròpies cites al llarg del dia (reunions, entrevistes, trobades…), de manera que un control al cap del dia per veure què hi hem anotat (i què no hauríem d’oblidar) és bàsic per tal que res s’escapi del nostre control. L’autocoordinació és, per tant, essencial.

En el cas que també tinguem al nostre càrrec la coordinació de cites i tasques d’altres companys o departament, l’agenda és encara més necessària. A banda, caldrà conscienciar-los i establir algun tipus de sistema perquè ens avisin amb temps suficient de les seves absències, viatges, reunions externes i/o internes…

Si s’estableixen dates amb col·laboradors externs, com ara hotels, organitzacions, agències de viatges, restaurants, etc., és molt convenient demanar-los que ens enviïn confirmació per escrit del que s’ha contractat. Per a tot allò que realitzem a nivell d’agenda és convenient tenir la confirmació, i si és per escrit millor que millor, ja que s’evitaran dubtes i/o malentesos.

Finalment, perquè res no falli i no hi hagi cap possibilitat d’error, un cop ho tinguem tot programat, cal fer aquestes darreres accions:

• Revisar constantment l’agenda, i sobretot repassar les reunions.
• Comparar la nostra agenda amb la del nostre cap.
• Comprovar la informació interna i externa.
• Recordar al nostre cap amb suficient antelació les cites i prioritats.

Les agendes electròniques tenen la capacitat d’avisar l’assistent de direcció de tot allò que li permeti millorar la productivitat, ser eficaç i evitar els oblits o possibles retards a l’hora de fer la feina.

Les alertes poden ser silencioses o amb so i, evidentment, cal programar-les amb temps suficient. Què posarem en una alerta? El moment de l’avís, el dia, l’hora i altres dades que siguin importants; si es tracta d’una reunió, d’un àpat d’empresa, d’una activitat d’oci… Un cop feta, pot ser editada per fer ajornaments, per crear més anotacions, per anul·lar-la i, finalment, per tancar-la quan ja s’ha produït l’esdeveniment que es preveia.

Hi ha moltes utilitats informàtiques per crear alertes, tant en l’ordinador com en els mòbils. En el cas de l’ordinador, un dels sistemes més fàcils és fer servir el Google Calendar, i l’únic requisit per utilitzar-ho és tenir un compte de Gmail. Un cop el tingueu operatiu, també el podreu utilitzar des del mòbil o la tauleta, perquè es pot sincronitzar amb totes les eines electròniques de què es disposi.

Google Calendar permet organitzar dia a dia les accions de l’assistent de direcció i té un bon sistema d’alertes, i és fàcil de configurar perquè arribin els avisos sense errors (vegeu la figura). Les alertes es poden establir:

• En forma de llistat dels diferents esdeveniments que es tenen al dia.
• Que uns minuts abans ens recordi cada esdeveniment.
• Que ens faci un avís via correu electrònic.
• Que obri una finestra emergent en l’ordinador.

Una altra de les eines importants és l’Outlook, que també es pot utilitzar tant en l’ordinador com en dispositius mòbils. És igualment fàcil d’usar; de fet, és molt convenient el seu ús en el món de les empreses, ja que sovint s’hi creen comptes corporatius (vegeu la figura).

Considerant que un/a assistent a direcció pot portar més d’una agenda, és evident que la coordinació de totes elles, l’encreuament de la informació i la necessitat que no hi hagi solapaments d’accions, tasques, esdeveniments, etc., esdevé clau per mantenir l’ordre, l’eficiència i l’eficàcia del treball.

En molts casos, el cap/s o directiu/s determinen i fixen les seves cites al llarg del dia, i fa/n el mateix amb les reunions de treball, entrevistes i viatges. Això fa necessari que l’agenda de l’assistent i la del cap estiguin coordinades, i per això, és totalment recomanable posar en comú les tasques i reunions de l’endemà abans de finalitzar la jornada laboral. Aquesta acció implica:

• Revisar l’agenda.
• Coordinar l’agenda permanentment amb el cap davant de possibles canvis.
• L’assistent haurà de recordar amb el cap les cites i prioritats amb suficient antelació, així com els participants a les reunions.
• Confirmar per escrit les reunions acordades oralment.
• Establir prioritats en les tasques segons el grau d’importància.

En la gestió de l’agenda del cap, com a assistents hem de saber que hi haurà inclosa informació sobre tres plànols diferents. Aquest contingut l’hem de custodiar sempre sota clau (si és en format tradicional) o en clau de pas (si és format digital). Els plànols són:

• El familiar: el cap té vida privada i hem d’evitar envair-la, per tant no hem de planificar tasques, reunions, cites, viatges, etc., durant el seu temps familiar. Òbviament, el cap ens ha de dir quins són aquests moments. Només quan no quedi més remei, abans d’acceptar alguna de les tasques, li haurem de sol·licitar el permís per fer-ho, però hem de tenir present que és un fet excepcional
• El d’oci: com a norma, tampoc hem d’interrompre el temps destinat a l’oci que el nostre cap hagi determinat. Només ho farem en el cas que ens hagi donat permís per fer-ho i sempre que tingui un caràcter excepcional.
• L’empresarial: dins del seu horari, el cap/directiu té dedicació completa. És important que com a assistents coneguem els costums del cap i els horaris que habitualment dedica a l’empresa, de manera que serà justament en aquest horari on li planejarem totes les tasques i els programes de visites, cites, esdeveniments… Parlem de feina, i per tant no és necessari demanar el permís per gestionar la seva agenda dins de l’horari dedicat a l’empresa. Si alguna cosa no la tenim clara el millor que podem fer és consultar al cap la conveniència o no d’anotar-ho a l’agenda. A mesura que l’assistent/a vagi adquirint experiència, aquesta ens ajudarà a determinar el que és més o menys important.

Finalment, voldríem destacar les següents consideracions:

• No tot espai blanc en l’agenda significa que el cap està disponible.
• Que l’assistent de direcció sigui productiu permetrà reduir els nivells d’estrès del cap.
• Qualsevol acció que anotem a l’agenda del cap haurà de fer-se amb temps necessari per a la seva realització, amb el suficient espai per prevenir les possibles interrupcions.
• També hem de recordar que en aquesta agenda impera el sentit de confidencialitat absoluta.
• S’ha de considerar el ritme biològic del cap per poder anotar els seus compromisos de manera correcta. Per exemple, una visita molt important mai s’ha de programar a les hores baixes, i si no ens queda cap més remei, consultem-ho abans de programar-la. Tampoc s’han de programar activitats o tasques compromeses a l’inici o al final de la jornada: a l’inici perquè cal un “precalentament” (col·loquialment, “entrar en ambient”), i al final perquè s’està cansat. Així, per a la distribució horària tindrem en compte:
  • Les hores “altes” (o hill): aquelles en què es desenvolupen les tasques més difícils o aquelles que necessiten d’una major concentració i rendiment.
  • Les hores “baixes” (o valley): aquelles que corresponen als moments en què les persones estan menys actives.

En ple segle XXI, l’agenda la podem tenir integrada en el correu electrònic, en l’ordinador o en els mòbils. Hi ha nombroses aplicacions informàtiques que entre les seves funcions incorporen diferents tipus d’agenda, que a més a més es poden sincronitzar. En el cas de l’ordinador: Outlook, Basecamp, Google Calendar, Toggl i OneDrive. En el cas del mòbil (les apps): Evernote, Do it tomorrow, Todoist, Nirvana i MyMemorize.

Outlook és una agenda electrònica de les més completes i utilitzades, que inclou un calendari, un component de programació i una agenda integrada, amb les funcions de correu electrònic amb actes i altres funcions. Normalment és un programa que ve inclòs en els paquets de Microsoft. Podeu accedir-hi a través de (outlook.live.com). Les accions més importants que podem fer amb Outlook són:

• Consultar a la vegada un dia, una setmana o un mes.
• Crear cites i esdeveniments.
• Organitzar reunions per a grups de contacte.
• Consultar els calendaris de grup.
• Veure calendaris d’uns al costat d’altres.
• Administrar el calendari d’un altre usuari.

Outlook disposa de quatre tipus d’entrades:

• Cita: activitat en que la qual només participa un usuari, per tant no implica convidar altres persones ni reservar recursos.
• Reunió: hi participen diverses persones; una és la que convoca la reunió i convida les altres a assistir-hi. S’ha d’establir una hora i es pot escollir un recurs (sala de reunions, despatx del cap, sala de conferències…).
• Esdeveniment: durant tot un dia o diversos dies. No es mostra en el calendari com a temps ocupat.
• Tasca: per norma general només hi participa l’usuari i no necessita d’hora programada, excepte si es tracta d’una sol·licitud de tasca, i en aquest cas participa també qui la rep.

Basecamp és una eina plataforma important quan del que es tracta és d’augmentar la productivitat gestionant el temps, ja que té un conjunt de característiques molt útils per organitzar les tasques i mesurar la productivitat. Podeu accedir-hi a través de (basecamp.com). Altres de les seves funcionalitats són:

• Compartir informació entre els equips.
• Aclarir i iniciar discussions.
• Organitzar i emmagatzemar arxius.
• Fer un seguiment del procés.
• Fiançar que les coses van segons el que s’ha previst.

Google Calendar és una eina de gestió de temps que també es pot consultar i utilitzar des dels mòbils. Podeu accedir-hi a través d’un compte de correu electrònic a Gmail (www.google.com/gmail/). El seu sistema de notificacions és un dels millors i, a més, permet crear una infinitat de calendaris i compartir-los amb qualsevol dels treballadors o responsables que així ho requereixin (vegeu la figura). D’entre les seves possibilitats en destaquen:

• Dissenyar el propi calendari.
• Consultar un resum dels esdeveniments diaris en el correu electrònic.
• Treballar sense connexió.
• Compartir calendaris.
• Afegir-hi eines i productes de Google.

Toggl és una eina molt correcta per a tots aquells que vulguin saber i tenir un control del temps que han invertit en els seus projectes. Té un sistemes d’etiquetes i/o projectes mitjançant un comptador que informa del temps que es necessita per realitzar les tasques. A més, també permet, a posteriori, compartir l’informe amb els clients, proveïdors o altres empreses si es creu escaient, i donar la possibilitat de sincronitzar nous projectes sense connexió. Podeu accedir-hi a través de toggl.com.

OneDrive i Drive són uns serveis d’allotjament d’arxius “al núvol” als quals es pot accedir a través d’internet; el primer depèn d’un compte de correu electrònic a Microsoft Outlook i el segon, a Google Gmail. Ambdós permeten diversos procediments molt similars, però cadascun amb les eines pròpies de la seva companyia.

Evernote és una app d’agenda en línia que en aquests moments (2018) es considera la més completa del mercat, ja que permet programar totes les accions que es preveu realitzar en l’empresa i accedir-hi des de qualsevol lloc. A més a més, s’actualitza constantment en tots els dispositius on hi hagi instal·lada l’aplicació.

Aquesta app permet anotar les tasques, ja sigui a través de text, imatges, àudios, captures de pantalla i, fins i tot, disposa d’extensions de Google Chrome per estar connectat a xarxes socials. A més, permet les agendes compartides i la seva sincronització. Disposa també d’una aplicació d’escriptori que també anirà vinculada al mòbil.

Evernote funciona de manera gratuïta, però també té el format de pagament que ofereix més prestacions, com per exemple les funcions Clearly, que concentra les coses més importants, o la funció Web clipper, que permet fer captures de pantalla que se sincronitzen directament amb les notes d’Evernote. Podeu accedir-hi a través de evernote.com.

Do it tomorrow és una aplicació (més senzilla que Evernote) que segueix sent una agenda digital en què les tasques pendents es poden organitzar per dies, temàtiques i prioritats (com si de posts-its es tractés). El problema més important d’aquesta agenda és que només s’hi poden anotar les tasques més properes i que manté dos dies (el present i l’endemà) i avança automàticament a l’endemà les tasques que no s’han fet. És una app gratuïta, disponible per aiOS i Android, i també té una extensió de Google Chrome. Podeu accedir-hi a través de www.tomorrow.do.

Todoist és una referència directa a les típiques llistes de tasques, i també és una de les agendes de més fàcil utilització, tant per la seva funcionalitat com per la seva organització i la seva àmplia gamma de dispositius de sincronització. Permet anotar-hi qualsevol tasca, i s’hi pot accedir fins i tot estant fora de línia. Aquesta agenda es pot sincronitzar en tots els dispositius on hagi estat instal·lada. Podeu accedir-hi a través de en.todoist.com.

Nirvana és una eina que ajuda a establir les prioritats en les diferents tasques, de manera que gestiona el temps centrant-se en les tasques més i menys rellevants, assignant a cada una un temps de realització; assenyala, a més a més, l’energia que hi gastem i el venciment de la tasca. Primer cal programar-la i després ja només introduir-hi les dades perquè aquesta estimi el que és important i el que ho és menys. Es pot utilitzar de manera gratuïta. Podeu accedir-hi a través de www.nirvanahq.com.

MyMemorizer és una eina que ajuda a recordar certs esdeveniments, projectes i/o tasques. Té una interfície senzilla, intuïtiva i clara. La seva funció principal és bàsicament notificar mitjançant alertes, missatges i/o correus electrònics cadascun dels esdeveniments o tasques que s’hagin programat. Podeu accedir-hi a través de www.mymemorizer.com.

La bona gestió de les organitzacions és un element essencial per garantir la seva competitivitat, però, com tot, cal que les formes de gestió evolucionin i s’adaptin a l’entorn actual. És a dir, un entorn basat en la societat de la informació, on el nombre de tasques s’ha multiplicat i els cicles són cada cop més curts i ràpids. Aquests factors requereixen una eficiència, una bona planificació on clarament s’estableixin les prioritats.

Però com establir les prioritats de manera correcta? El primer que hem de fer és distingir entre allò que és important d’allò que és urgent. Com reconèixer-ho? Allò important ho és per la seva entitat, interès, conveniència o per l’abast dels seus efectes, mentre que allò urgent es reconeix per la seva necessitat, per com ens apressen per fer-ho, i també per les conseqüències que, si no es fa amb una certa celeritat, poden arribar. Dit d’una altra manera, el que és urgent requereix d’una atenció immediata, i el que fa és desplaçar l’atenció i fent pressió fins que es porta a terme. Aquest desplaçament pot comportar un risc, i és que es posposin tasques importants i/o que es consumeixin els recursos en tasques que aporten poc o cap valor, exhaurint les energies i, per tant, perjudicant l’eficàcia.

Evidentment que, separadament, és més fàcil establir les prioritats entre tasques quan una d’elles és urgent, o bé si d’entre el conjunt d’activitats a realitzar existeix una de major importància. Les dificultats es donen quan aquests conceptes s’encreuen, de manera que fóra bo que s’establissin uns criteris classificatoris que ens ajudin a concretar les prioritats, tal com s’exposa en la taula.

La interpretació de la taula dependrà de les circumstàncies de cada empresa, de les diferents polítiques dels departaments que hi existeixin, i de la durada i complexitat de les tasques, així com els seus efectes, la implicació que cadascú de nosaltres faci per a un mateix i per a la resta i, finalment, el que coneixem com sentit comú.

Les tasques pendents es poden organitzar per dies, temàtiques i prioritats, tenint en compte la seqüència d’activitats i/o operacions i establint l’ordre d’actuació, segons la urgència i la importància d’aquestes. De manera que, seguint la taula, podem establir les prioritats prenent com a base els criteris de la capacitat que s’ha de tenir.

L’establiment de prioritats és un procés d’activitats de classificació, i per tant, d’elecció que porta a fer una assignació dels recursos als programes escollits. Aquest procés, per la seva banda, també comporta tenir en compte altres elements, com ara les precedències, els valors, les limitacions i els motius en què es basen les decisions per establir dites prioritats. Per aquest motiu hi ha un conjunt d’etapes que permeten establir les prioritats i saber quina importància té allò que és urgent; són aquestes:

1. Establir les fites i els objectius de manera clara.
2. Identificar les necessitats i/o limitacions.
3. Avaluar la gamma d’intervencions disponibles.
4. Definir els criteris per a l’establiment de prioritats.
5. Realitzar l’anàlisi i la classificació.
6. Analitzar la compensació recíproca entre avantatges i desavantatges.
7. Acordar un programa d’actuació amb prioritats establertes

Per altra part, les prioritats poden ser de quatre tipus (vegeu la taula):

• La prioritat competitiva: és un dels conceptes que trobem en el mercat actual. Alguns dels aspectes que tenen influència en la manera com una companyia ha de ser competitiva per mantenir-se en el mercat són la globalització, el mercat lliure, la innovació i la introducció de noves metodologies…
• La prioritat metòdica: implica saber i començar per allò que és primer. Dit d’una altra manera, saber per on s’ha de començar, saber organitzar les tasques quan abans millor per poder ser metòdics; si fem cada dia les tasques assignades en un termini no extremament llarg s’acompliran els objectius marcats i per tant s’obtindran els resultats desitjables
• La prioritat espontània: es tracta de fer les coses per voluntat pròpia sense que una altra persona ens mani fer-ho.
• La prioritat humanista: és la prioritat més individual i fa referència al desenvolupament de la persona i dels seus pensaments, així com de les fites que es proposi. A més a més, hi ha d’haver sempre una voluntat de voler ser el primer a acomplir tots els objectius.

Per evitar que les tasques importants perdin el seu valor i quedin relegades perquè les urgents prenen protagonisme hi ha una sèrie d’accions preventives que poden ajudar a resoldre els problemes que la urgència pugui crear. Per tant, anticipar-se és vital; hi ha tres regles que ens poden ajudar:

• S’hi ha dues tasques que produeixen conseqüències similars, independentment del volum del treball o de la dificultat del mateix, s’hauran de considerar totes dues i atorgar-les la mateixa importància.
• Quan s’han d’establir prioritats entre tasques diferents, la més important sempre és la que tingui els efectes més greus en cas que no es completés.
• Si les conseqüències d’una activitat canvien poden provocar que la importància disminueixi o augmenti, encara que la tasca sigui la mateixa i no hagi variat res.

Però és possible que al llarg del dia sorgeixin imprevistos importants als quals se’ls ha de donar la prioritat que requereixen. Però un imprevist no és necessàriament una cosa negativa; per exemple, que un client faci una comanda superior a la que havia fet inicialment o invertir en algun aspecte que aconsegueixi una venda. Els imprevistos poden ser de dos tipus:

• Els que alegren el dia: són aquells que amplien el termini de temps que es tenia per fer alguna cosa o aquells que cancel·len algun tipus de tasca o acció que no és del grat de ningú.
• Els que trenquen els esquemes: són aquells que redueixen el termini de temps que es tenia per fer una acció o tasca, que posposen o anul·len alguna cosa que realment es tenia ganes de fer i que obliguen a replantejar-se la situació, projecte i/o objectius que es tenien clars.

Per resoldre aquests imprevistos és important, entre altres coses:

1. Planificar amb temps i segons les prioritats: una bona planificació pot fer que allò que hauria estat imprevist pugui esdevenir una cosa que s’havia previst. Atès que l’agenda és una de les eines importants en la planificació, caldrà establir un temps per a imprevistos, que pot ser al final del dia o de la setmana, segons les polítiques que tingui l’empresa.
2. Avaluar periòdicament la planificació que s’ha realitzat, d’aquesta manera podrem observar si s’estan produint desviacions i, en cas afirmatiu, poder-les corregir.
3. Aplicar la regla 70/30: és a dir, un 70% del temps ha d’estar planificat, i un 30% ha d’estar sense planificar. A més a més, d’aquest 30%, un 20% ha d’anar destinat a imprevistos (els lladres del temps), les interrupcions (Murphys) i el 10% ha de ser destinat a tasques de vital importància i concentració.
4. Evitar la multitasca: fer més d’una tasca al mateix temps provoca que la capacitat de concentració no sigui la desitjable.
5. Agrupar les tasques que siguin similars.
6. No deixar les tasques a mitges ni gaire fraccionades. Si ho fem, el resultat és una pèrdua de productivitat, ja que s’ha d’anar constantment a l’inici i fent memòria del que ja s’ha fet.
7. Evitar les interrupcions o Murphys: un Murphy és la detenció o alteració momentània d’una tasca per fer-ne una altra; per exemple: les trucades telefòniques, els missatges, la visita d’algun company, el correu electrònic privat… Les interrupcions tallen el ritme del treball i evidentment la concentració. Per recuperar la concentració calen entre 5 i 10 minuts de temps. De vegades hi ha circumstàncies en l’entorn que també provoquen alteracions i que, fins i tot, poden arribar a ser impossibles de resoldre; per exemple, una cancel·lació de vol, una vaga en el transport o una malaltia que fan inviable que es pugui produir la reunió que es preveia. En aquests casos, l’adaptació de l’agenda de treball a aquesta realitat ha de ser bàsica i substancial.
8. No procrastinar; és a dir, no deixar les tasques per a un altre moment.
9. Tenir la previsió de crear un “matalàs d’imprevistos” és una eina que consisteix a afegir un marge extra de temps que s’assigna per a cada acció, projecte, tasca, etc., de manera que tot allò que no s’hagi pogut preveure i que pogués provocar un retard en el lliurament del projecte o la finalització de la tasca, acció o projecte, mantingui encara un termini extra. Com es calcula? El primer que s’ha de fer és calcular realment el temps que es necessita per fer una tasca (posem per exemple una hora); el “matalàs” serà la meitat del temps que s’havia calculat per a aquesta tasca, o sigui, 30 minuts. De manera que a l’hora de planificar la tasca se li reservarà 1 hora i 30 minuts. Per exemple: si una tasca necessita dos dies, el matalàs et marca un dia més; per tant, per garantir l’eficàcia i la finalització de la tasca, el total de dies que tindrem serà de 3.

Evidentment, el temps i el treball ajudaran a determinar cada cop amb més precisió el temps real que es necessita, però això ho dóna la pràctica; per tant, el concepte de “matalàs” es fa servir de manera inicial, després cal ser més curós a l’hora d’adjudicar els temps que calen per a cada acció.