Estratègies en l’organització d’esdeveniments

A l’hora de seure i preparar un pla, haurem de pensar i imaginar l’esdeveniment que hem d’organitzar i, per tant, identificar els elements i les qüestions que hem o haurem de resoldre. L’enfocament, per tant, ha de ser sistemàtic, perquè, excepte si dividim el pla en components més petits, molt probablement ens acabarà passant per alt alguna cosa important.

El que pretén l’empresa és obtenir i, si pot, multiplicar el seu creixement i les seves vendes. És per això que cada cop és més important que es mostri a l’entorn que l’envolta (clients potencials, proveïdors, administracions públiques…). Independentment que es tracti d’un macroesdeveniment o d’un esdeveniment petit, caldrà tenir una logística per poder dur a terme l’acte.

Ens caldrà seguir la fase de planificació, la d’execució i la d’avaluació. I tot això amb una gran dosi de coordinació de tots els serveis que seran necessaris per a una bona realització de l’esdeveniment, que volem que es recordi durant un cert temps (com més temps, millor).

La majoria d’empreses aspiren a organitzar un o diversos esdeveniments anuals de qualitat i impactants, invertint esforços tant econòmics com humans. Encara que a priori pot semblar senzill, el cert és que organitzar eficaçment un esdeveniment és una tasca complexa. Controlar l’organització, les despeses, la coordinació i el pressupost, entre altres tasques, són els elements que ens portaren a l’èxit. De fet, l’èxit o el fracàs d’un esdeveniment dependrà, en gran mesura, del temps dedicat a planificar-lo.

En reunir informació bàsica, la logística ens donarà una sèrie de beneficis, que inclouran, entre d’altres: una millor coordinació, una bona creació, l’experiència de pensar en el futur i la provisió d’un dispositiu (el pla) per tenir un control efectiu del progrés i dels resultats de l’esdeveniment.

L’esdeveniment pot ser organitzat per professionals o per voluntaris, per un sol individu amb poc suport o per un equip o comitè d’experts.

Per on comencem dependrà, en part, del que sapiguem sobre l’esdeveniment i de qui el farà. Però, sigui com sigui, per poder dur a terme la fase de la planificació haurem de realitzar una sèrie d’activitats imprescindibles per assolir l’èxit.

La primera pregunta que ens hem de fer és: com seleccionem la temàtica? Penseu que podríem considerar la inviabilitat d’un esdeveniment, en el cas que creiem que la idea no és bona. La majoria dels plans es beneficien d’una fase d’intercanvi d’idees.

Les temàtiques són una versió condensada d’allò que volem aconseguir amb l’esdeveniment. Els elements que tindrem presents són:

• Els interessos o les necessitats dels responsables de l’empresa que hagin decidit portar a terme l’esdeveniment.
• Els interessos o les necessitats dels assistents.
• Conceptes relacionats amb els objectius, personificar-los o plantejar-los a visualment i conceptualment.

Un cop escollida la temàtica, o un cop l’hagi dit/suggerit el responsable del departament o de l’empresa, l’esdeveniment haurà de girar entorn d’aquesta. També pot haver-hi una temàtica principal i uns subtemes que l’acompanyin.

No oblidem que l’esdeveniment haurà d’il·lustrar la intenció i els valors empresarials, però també, en alguns casos, segons quina sigui la raó del naixement de l’esdeveniment, ha d’entretenir i afegir un valor diferent, com per exemple més apropament per part de la direcció als clients, als treballadors, als proveïdors o a tots plegats.

En tot cas, és important ser creatius. Una de les coses que més cal afinar és aconseguir que l’esdeveniment sigui, en tot o en part, original; sense perdre de vista els objectius que hem d’assolir.

Imaginar, aprendre dels altres, triar el que més ens agrada del que ja hi ha creat i emmotllar-ho al que tenim previst, realitzar i innovar han de ser els elements claus de l’esdeveniment. Pensem que els esdeveniments poden ser educatius, d’entreteniment, d’integració d’equips, de consolidació d’equips, de treball… La seva heterogeneïtat és el senyal que ser creatius és important.

Per definir l’objectiu/s als quals pretenem arribar en la producció de l’esdeveniment és convenient tenir en ment una o dues frases que ens portin l’esdeveniment en la direcció més correcta.

No oblideu limitar l’objectiu tant com pugueu. Pregunteu-vos el que heu de fer i per què ho heu de fer. Per exemple, una conferència regional destinada a les àrees tècniques atraurà participants que portin a terme activitats comercials dins del sector i patrocinadors que vulguin treure rèdit de la publicitat dels seus productes durant l’esdeveniment.

Aquest és el moment en què també haurem d’establir les fites. Pregunteu al cap que és exactament el que vol aconseguir o quins rendiments es volen obtenir: arribar a l’entorn social, obtenir una recaptació X de diners, arribar a uns acords amb altres empreses, mostrar una cara més amable de l’empresa. En resum, us caldrà saber si les fites són de tipus social, econòmic o personal.

Totes aquestes passes es resumeixen en un concepte: hem de ser sistemàtics, ja que així ens serà més fàcil obtenir ajuda en situacions on la nostra experiència és limitada i quan el període de temps que cal per programar algun tipus d’esdeveniment sigui relativament curt.

Finalment, hem de plantejar un valor diferencial o plus important. Per fer-ho, hem de tenir clar:

1. Quins assumptes es tractaran a l’esdeveniment?
2. Qui seran els assistents?
3. Quines personalitats tenen els assistents?
4. Com emmotllarem les coses per tenir èxit?

Per sobre del lloc i l’escenari on es farà l’acte, que és el que coneixem com a continent, el que és realment important és l’esdeveniment en si, el que coneixem com a contingut, és a dir, els temes que tractarem i la forma d’exposar-los. Un bon contingut ens servirà per aconseguir i mantenir contactes de qualitat i arribar a una verdadera rendibilitat i eficàcia.

El fet de prioritzar contingut sobre continent ens ha de posar sobre la taula una nova pregunta: és viable l’esdeveniment? Per respondre-la, haurem d’utilitzar alguna de les següents fórmules: avaluar i fer una anàlisi de cost-benefici, avaluar la inversió o utilitzar els mètodes d’avaluació formal.

La viabilitat la podrem mesurar a través d’una sèrie d’accions que podem anomenar filtres, que ens ajudaren a resoldre quines idees són menys viables i ajudar a identificar la idea o idees que funcionin millor segons els criteris establerts. Els filtres que cal utilitzar són:

• El màrqueting
• Les finances
• Les accions que cal dur a terme

És més, al final de tot pot ser que ens trobem amb més d’una idea viable i caldrà escollir-ne només una.

Com a aspecte complementari a la viabilitat, tenim el temps del qual disposarem per preparar tot l’esdeveniment. Aquí la pregunta és: tindrem el temps suficient per poder fer totes les accions que hem de fer abans de l’execució de l’esdeveniment? La resposta ha de ser positiva, però la planificació amb cura i la previsió sobre els problemes poden complicar els temps dels quals disposem. No oblidem que molts esdeveniments fracassen perquè no hi hagut temps material suficient per organitzar-los adequadament.

Per regla general, aquells esdeveniments més personals (com ara celebrar un aniversari o un sopar interdepartamental o una festa nadalenca) no requereixen proves de viabilitat, però sí pensar en què cal fer, per fer-ho bé. Poden haver-hi limitacions, com ara la disponibilitat o no de diners, que arribaran a afectar la magnificència de l’esdeveniment, però no el fet de plantejar-se si cal o no fer-ho. L’esdeveniment està predeterminat, el veritable problema és com fer-lo realitat.

Caldrà determinar amb quina gent comptem per realitzar l’acte i si necessitarem voluntaris o no. És important comptar amb un bon equip, que entre tots sumem moltes habilitats, de manera que la preparació sigui més fàcil de fer i quan arribi el moment de l’execució sigui més fàcil de portar a terme.

Els voluntaris us poden ajudar en la preparació del programa, la creació d’invitacions i cartells, la recepció de convidats i, si és necessari, amb la neteja del lloc al final de l’esdeveniment. En què ens poden ajudar els col·laboradors de l’empresa? Normalment en els pressupostos, en assumir determinades responsabilitats en el moment de l’execució i en l’acompliment i delegació de tasques.

En el cas que sigui un esdeveniment gran (mitjà o macro), ens caldrà formar un equip que permeti portar a terme l’esdeveniment. Aquest equip és conegut amb el nom de comitè organitzador, que es pot subdividir en altres comitès; com ara el tècnic, el logístic, el de recursos humans…

Determinar el públic objectiu implica tenir molt clar a qui va orientat l’esdeveniment que preparem: si és per als caps de departament, per als treballadors de l’empresa o si és per als clients i proveïdors o, finalment, si és per al públic en general.

Respecte a la llista de convidats, és evident que dependrà del tipus d’esdeveniment que hem d’organitzar. En una reunió de departament la llista serà més aviat curta i fàcil de controlar. En un esdeveniment, on a més a més tinguem convidats de fora la llista, s’haurà de fer de la manera més adequada possible, és a dir, haurem d’incloure els assistents més adients i, fins i tot, si és possible, seria bo classificar-los per ordre d’importància. Una de les coses que més ajuda és fer dues llistes: una de convidats principal i una de menys important.

Per obtenir èxit d’assistència, una de les eines que tenim és convidar els possibles assistents amb antelació i recordar-los l’acte, si han confirmat la seva assistència. És important generar interès entorn del que produirem.

Les invitacions impreses tradicionals fins ara eren adequades, però és evident que la tecnologia està guanyant certes batalles i aquesta és una d’elles. Cada cop més, les invitacions es fan via e-mail, amb programaris creats pel mateix departament de comunicació (en cas que l’empresa en tingui), o bé adherir-se/registrar-se en alguna de les pàgines que tenen programes ja dissenyats, i molt resolutius.

Entre les accions que podem fer a l’hora de crear una llista trobem:

1. Mencionar l’esdeveniment als convidats abans d’enviar les invitacions.
2. Enviar amb prou antelació un missatge tot dient “reservi’s la data…” en el procés de planificació (ja sigui en format paper o electrònic).
3. Enviar una invitació detallada on s’incloguin els punts destacats de l’agenda (en format paper o format electrònic).
4. Tornar a enviar la invitació detallada amb una nota personalitzada (en format paper o format electrònic).
5. Amb garanties: truquem als convidats i convidem-los formalment i personalment a l’esdeveniment.

Un esdeveniment, sigui del tipus que sigui, només té sentit si hi poden ser presents les persones relacionades amb l’empresa o el projecte. Les invitacions són el principal instrument de comunicació per fer arribar a una persona o a un determinat grup el desig per part de l’amfitrió o entitat que puguin assistir al seu esdeveniment.

Una figura que heu de tenir sempre en la ment és l’amfitrió. En moltes ocasions, aquesta persona està definida por la pròpia empresa, ja que és la institució el que és important.

L’amfitrió pot ser l’amo de l’empresa, el director o gerent, el director general, el cap del departament… Sigui qui sigui, haurà d’acomplir unes funcions específiques, entre les quals destaquem presidir l’esdeveniment, fer un discurs, tancar l’acte…

Els tipus de presidència podran ser: personals o impersonals. I dins de les personals tenim:

• Per la seva funció: acadèmica, mixta, de públic, de banquet
• Per la seva postura: dempeus o asseguda
• Per la seva mobilitat: dinàmica o estàtica

Recordem que hi ha molts tipus de presidències, però avui en dia s’estila una escenografia més aviat minimalista, on la imatge de la marca i els colors corporatius destaquen sobre la resta de la decoració.

És aconsellable que elaborem aquest pla uns quants mesos abans de la data de l’acte. També hem de saber que el temps previst dependrà de la magnitud i importància de l’esdeveniment corporatiu que estiguem preparant.

És evident que el programa ha d’anar en consonància amb el calendari que té l’esdeveniment, incloent-hi les sessions que es preveuen, les seqüències de les activitats i fins i tot les competicions que es puguin haver establert. A més a més de les activitats principals, la planificació i l’organització del programa també pot incloure les cerimònies d’obertura i cloenda i les característiques socials i de suport, com un sopar de gala, una festa de comiat o una sortida local, entre d’altres.

No oblidem que com més gran sigui l’esdeveniment, més gran serà l’esforç i les tensions amb les quals es pot trobar l’equip organitzador. El pla ha d’incloure:

• Data i hora de l’esdeveniment. És important conèixer la disponibilitat dels convidats, dels responsables de l’esdeveniment, de si hi ha altres esdeveniments o festivitats pròximes. Tenir una terna de possibles dates i horaris és una bona solució, de manera que quan hàgim de fer la selecció final, puguem escollir entre els llocs d’aquesta terna però si necessitem canviar tinguem les altres opcions disponibles.
• El cronograma d’activitats prèvies a l’esdeveniment, que és coneix com una llista de tasques.
• El lloc de l’esdeveniment, que evidentment ha de ser el més adequat.
• El pressupost, saber dels diners dels quals disposem.
• El cronograma d’activitats.

Si volem triomfar a l’hora de fer un esdeveniment, és important fer una llista de tasques, ja que ens ajudarà a la planificació i organització de l’esdeveniment i a obtenir els resultats esperats.

Serà important que anotem tot allò que ens passi pel cap mentre estem planificant l’esdeveniment. La llista ens permetrà tenir controlat en tot moment que tot allò que hem previst es faci tal com ho hem preparat. Són moltes les gestions que cal portar a terme; entre les més importants tenim:

• La selecció del lloc, ja sigui dins o fora de l’empresa.
• Càterings i proveïdors de begudes, refrescs i cafès o tes.
• Decoracions.
• Personal de seguretat.
• Internet/Wi-Fi, il·luminació i so.
• Persones que hi participaran.
• Aparcament.
• Aforament.
• Entrades o targetes d’accés.

La selecció d’un lloc depèn de diversos factors: la proximitat o llunyania de l’empresa, l’envergadura de l’esdeveniment, les prestacions que ofereix el lloc, entre d’altres.

Per norma general, l’envergadura ve determinada pel nombre de participants, però també pot definir-se a través de les activitats que estiguin previstes i, fins i tot, de les instal·lacions que podem utilitzar, per exemple, si hi ha espai addicional disponible en cas que el necessitem.

És evident que si ho fem en alguna de les dependències de l’empresa, el control serà més senzill que si ho fem en dependències externes; però el que si és important és l’estàndard de qualitat. A més a més, és important pensar en diferents llocs, i comprovar, entre d’altres, aspectes com ara la idoneïtat, els serveis, els ambients dels quals disposa i els preus. Amb diverses informacions ens serà més fàcil saber si realment l’espai que triem és el que s’ajusta millor a l’esdeveniment que estem pensant organitzar.

Hem de fer moltes preguntes per tenir prou arguments a l’hora d’escollir un lloc o un altre. Si l’esdeveniment es produeix dins de les instal·lacions de l’empresa, haurem de treballar a partir dels elements dels quals disposen les instal·lacions.

Hem de recordar que no sempre és beneficiós escollir un lloc de moda: primer, perquè pot ser car, segon, perquè pot haver-hi molta més gent d’altres esdeveniments i, per tant, un soroll no controlable. La gent vol escoltar i fer-se sentir; si les reunions són de networking, potser els llocs de moda són els més indicats.

Un punt a banda és la disponibilitat d’equips audiovisuals. Quasi tots els esdeveniments incorporen un o més elements d’equipaments audiovisuals. Hem de saber la disponibilitat o limitació de les següents opcions:

• Monitors de pantalla plana, pantalles de televisió per a opcions de vídeo.
• Pissarres de cavallet, blanques o electròniques i els seus accessoris.
• Preses de corrent, és important saber-ne el nombre i les ubicacions a la sala.
• Accés a internet, si va per cable o Wi-Fi.
• Micròfons: de peu, de taula, de solapa, a distància i mòbils, també és important saber quant n’hi ha i quants en necessitem.
• Projectors LCD i comandaments a distància portàtils.
• Mides adequades de pantalles i opcions de configuració.

No oblidem que, en definitiva, el lloc ha d’harmonitzar amb la marca, el mercat objectiu i els objectius dels esdeveniments que representem. Per exemple, si ens volem adreçar als executius d’alts ingressos haurem de buscar un hotel de 4 a 5 estrelles, o el saló de reunions més important que tingui l’empresa i que, evidentment, sigui de l’interès d’aquest grup de persones.

Encara que l’esdeveniment tingui un caràcter intern, sovint necessitem alguns proveïdors per completar de manera eficient i eficaç la realització de l’acte. Per tant, ens haurem de preguntar quin tipus de proveïdors ens calen, els riscos i oportunitats que representen cadascun d’ells i, finalment, aconseguir la millor coordinació entre tots.

Si escollim un lloc fora de l’empresa, és important garantir amb el director de vendes del lloc els següents punts:

• La capacitat de mostrar cartells / senyalització / senyals de direcció.
• Qualsevol tipus de restricció per mostrar informació sobre l’esdeveniment.
• Disponibilitat de conserges o punts d’informació.
• Capacitat i mida adequades de la sala o sales on se celebrarà l’esdeveniment.
• Flexibilitat per modificar la distribució de les taules de la sala.
• Existència o no d’obstruccions visuals a la sala.
• La il·luminació interior: tinc o no flexibilitat per ajustar-la a les necessitats de l’esdeveniment i, fins i tot, en moments diferents de l’esdeveniment.
• Possibilitats de controlar la llum natural.
• Distracció sonora limitada en vestíbuls i/o a través de les parets.
• Accés proper als serveis sanitaris.
• Previsió de les normes de riscos establertes legalment.

Conèixer o establir el pressupost del qual disposarem és bàsic per no tenir pèrdues. El pressupost ha de tenir dues premisses:

• Ha de ser real, és important estar a l’aguait dels resultats obtinguts, i ens poden ajudar, en el cas que n’hi hagi, amb edicions pressupostades amb anterioritat.
• Ha de ser flexible, perquè mentre anem planificant i executant ens podem trobar amb contingències que no havíem previst, de manera que ens obligarà a anar adaptant el pressupost a allò que vagi succeint.

Una de les claus principals és poder estalviar el màxim de costos a l’organització. Això es pot fer de diverses maneres: buscant patrocinadors que col·laborin en l’esdeveniment, ajustant totes les partides, buscant molt per adaptar-nos al màxim a allò que se’ns demana, potser treballar amb voluntaris…

No hi ha cap dubte que el pressupost dependrà, en gran mesura, del tipus d’esdeveniment que tinguem entre mans, no és el mateix preparar una reunió de departament que una festa de Cap d’Any per a tots els treballadors de l’empresa; que inclogui un dinar o algun tipus de menjar també encareix el pressupost. La pregunta en aquest cas és: pot revertir la despesa feta en benefici? És a dir, en podem treure profit?

És evident que si preparo un dinar, vindrà més gent i, per tant, el meu esdeveniment tindrà més ressò i puc obtenir més clients, però també em costarà més diners. Per tant, tots els condicionants a l’hora de determinar les despeses s’han de suposar amb el fet de si pot ajudar a millorar la imatge de l’empresa i, òbviament, en un futur no massa llunyà, a augmentar-ne els beneficis.

Si pensem en reduir costos, la reducció ha d’anar referida a suprimir o minimitzar aquelles coses que es poden aconseguir per altres vies, com són els patrocinadors mitjançant la seva col·laboració i, fins i tot, l’ús de persones voluntàries que ajudin a la celebració de l’esdeveniment.

El pressupost s’ha de justificar, és a dir, fer una compilació de la massa total dinerària invertida en l’organització de l’esdeveniment, és a dir, el total de les despeses, que poden consistir en costos fixos i en costos variables.

Hi ha una sèrie de costos fixos, que són els que haurem de cobrir independentment de la quantitat d’assistents que vinguin a l’esdeveniment. Entre els més coneguts tenim (no necessàriament s’han de donar tots en un sol esdeveniment, ja que els costos dependran de quin esdeveniment estiguem organitzant):

• Producció preesdeveniment: on s’inclouen entre d’altres les despeses de personal designat i les despeses de material imprès i/o de papereria.
• Difusió, promoció de l’esdeveniment, publicitat i rodes de premsa.
• Disseny, impressió i despeses d’enviament d’invitacions.
• Despeses de les instal·lacions on se celebri l’esdeveniment, en el cas que sigui fora de les instal·lacions de l’empresa. Aquestes despeses ocuparan un percentatge important dels costos totals de l’esdeveniment.
• Àrea i servei d’estacionament.
• Despeses del lloguer dels equips d’audiovisuals, de projecció, de decoració, fotografia…
• Transport i allotjament de convidats especials.
• Actes protocol·laris d’obertura i/o cloenda.
• Traductors (si són necessaris).
• Sistemes d’inscripció i d’acreditació.
• Despeses d’actes socials, com ara xous, activitats extres, visites… (en cas que s’hagin previst).
• Pòlissa d’assegurança dels equipaments i del personal.
• Honoraris dels serveis professionals (comptables, advocats, arquitectes…).
• Serveis de contractació de muntatge i desmuntatge (si l’esdeveniment ho demana).

Els costos variables venen determinats per la quantitat d’assistents o convidats que vinguin. Entre els costos que cal destacar tenim:

• Materials d’acreditació, credencials, programes, fullets…
• Despeses de regals o souvenirs, diplomes…
• Serveis de càtering, coffee breaks, esmorzars, sopars.
• Personal temporal.
• Ordinadors i mobiliari.
• Despeses bancàries.
• Personal de seguretat i neteja.

Finalment, hem de pensar en una partida que anomenem imprevistos. Encara que ho tinguem tot controlat, pot aparèixer algun tipus d’imprevist o contingència durant l’organització de l’esdeveniment, de manera que és important tenir una partida de despeses extres que ens cobreixin aquest imprevist.

Per assolir l’èxit, més enllà dels aspectes organitzatius i de la convocatòria, hem d’arribar a l’anomenat punt d’equilibri: poder recuperar amb els ingressos tot el capital invertit o els costos que s’hagin de cobrir necessàriament.

Podem dividir els pressuposts en dos tipus:

• Quan el pressupost s’adapta a l’esdeveniment. És el cas, per exemple, de l’organització d’un congrés, d’una jornada, d’una conferència, d’un seminari… Es projecta un pressupost segons una planificació general, unes necessitats específiques i uns objectius preestablerts. S’han d’estimar de la manera més realista possible les possibilitats de recuperació de la inversió (ROI) i els possibles guanys que pugui portar la celebració de l’esdeveniment, que no necessàriament han d’acabar sent econòmics.
• Quan l’esdeveniment s’adapta al pressupost. Aquest és el cas dels esdeveniments socials en general, i empresarials com llançaments de productes i/o serveis, jornades de captació de clients, on els organitzadors compten amb una massa econòmica determinada, i han d’adequar la contractació de proveïdors i serveis.

Per cada acció per cobrir, és important sol·licitar més de tres cotitzacions de pressupostos, això ens permetrà dissenyar un pressupost final a mida per a l’esdeveniment que estem organitzant. És possible que, des que se sol·licita el primer pressupost fins al dia de la contractació, hi hagi alguna modificació en la cotització, ja que els proveïdors congelen les seves cotitzacions entre quinze dies i un mes i després poden tornar a fer una nova cotització. Per evitar aquest problema, podem parlar amb els proveïdors i arribar a un acord de mantenir el mateix preu de la primera cotització durant un espai de temps més llarg, normalment entre tres i sis mesos.

El portafolis de cotitzacions és el lloc on guardarem totes les cotitzacions sol·licitades i rebudes, per tenir presents les condicions de pagament i lliurament en cada cas. Una de les eines d’aquest portafolis és un full d’Excel o una base de dades simple, on apareguin tots els elements cotitzats, de manera que si ens falla un proveïdor puguem trobar immediatament el següent que s’ajustava més al que estàvem buscant. En el portafolis també hi afegirem les dades de contacte per a casos d’emergència.

La presentació final del pressupost als organitzadors. Per fer intel·ligible el pressupost hi ha plantilles que ens poden ajudar. L’ideal és que tot estigui en un sol full, ubicant a la capçalera nom i any de l’esdeveniment, data i hora, nombre de persones i a continuació cadascuna de les partides, la quantitat, el preu unitari i el preu total.

En el cas que hi haguessin pressupostos d’esdeveniments similars o iguals d’anys anteriors, és convenient adjuntar-los perquè es tingui una comparativa per visualitzar les variacions resultants de les partides i els seus costos.

La planificació i el pressupost han d’anar de la mà, per aconseguir que l’esdeveniment sigui tot un èxit i que els assistents visquin una experiència inoblidable o agradable.

És una fal·làcia pensar que, com més pressupost, millor serà l’esdeveniment. Com més clar tinguem tot allò que necessita l’esdeveniment, més aproximat serà el pressupost. I hem de recordar sempre definir una partida addicional per a imprevistos i despeses vàries. No hem d’oblidar, finalment, incloure dins del pressupost les opcions de pagament.

Una de les eines claus és l’organització de l’agenda de l’esdeveniment. Ens ajudarà a definir el programa, a donar-li ritme i garantir que tot vagi segons el que estava previst.

Els elements que entraran en aquesta organització els haurem d’establir de forma clara i fàcil d’entendre. Hem de crear un programa que no sigui massa dens ni massa fluix; trobar la mesura justa ens pot conduir a l’èxit.

Una agenda està vinculada a uns objectius, de manera que és molt important seguir els temps marcats així com les accions establertes. També és convenient considerar les preferències dels assistents. Hi ha una sèrie d’elements que haurem de controlar especialment:

• Els assistents prefereixen programes de matí per a segons quines reunions.
• Els assistents prefereixen esdeveniments d’agraïment immediat després del treball.
• Els dimarts i dijous són dies clau per a la celebració dels esdeveniments.
• Si en tenim possibilitat hem d’evitar fer els esdeveniments en divendres, en èpoques de vacances, abans o entremig d’un pont.
• Si alguns dels assistents venen de fora, hem de tenir molt present els requisits de viatge que poden tenir.

És el moment de preguntar-se quina experiència volem que visquin els assistents. És evident que tot dependrà de l’acte que estem organitzant, però haurem de pensar si volem incloure una sèrie d’elements o no, com per exemple:

• Moderador principal
• Demostració de productes
• Debats de taula rodona
• Tallers pràctics
• Concursos o jocs
• Algun tipus de dinar
• Sessions de tutoria o entrenaments

La creativitat és necessària i és important, en segons quins esdeveniments, despertar l’interès entre els assistents o convidats. Per exemple, podríem incloure experiències que siguin especials i que es converteixen en úniques per a determinat mercat objectiu. Si l’esdeveniment és educatiu, podem pensar en un seminari web o en plataformes virtuals per incloure persones de diferents cultures i llocs. També podem involucrar els assistents amb xats en viu o alimentacions de vídeo.

Per tant, ens hem d’assegurar que els participants socialitzin i participin en el networking, donat que un dels principals objectius és ajudar-los a interactuar i conèixer-se. Però trencar el gel no sempre és fàcil, així que potser serà bo considerar la possibilitat d’organitzar sessions dinàmiques i/o aprofitar el poder que tenen els jocs, el que es coneix com a gamificació.

L’ús dels jocs pot aportar força, impacte i focalització, però hem de ser conscients de no utilitzar aquesta pràctica sovint; l’esdeveniment és una eina seriosa de publicitat i, per tant, massa joc por causar un mal no desitjat. Haurem d’organitzar programes socials amb més d’una opció, perquè potser no agrada a tothom el món del paintball o el ioga. Ser creatiu, utilitzar els jocs i tenir opcions diferents són les màximes a seguir.

Si decidim servir algun tipus de menjar, haurem de garantir que es respectin les diferents cultures i religions. Però també haurem de pensar en les persones que tenen al·lèrgies, que són vegetarianes, veganes, celíaques o que necessiten una dieta especial. En aquest cas és fàcil saber-ho quan els convidem, els hem de demanar que indiquin les seves preferències alimentàries quan hagin de confirmar la seva assistència.

El màrqueting de l’esdeveniment és la tasca més important, i sovint, una de les més desafiants, a l’hora d’organitzar els esdeveniments; la podem considerar com un dels factors més importants de l’èxit de l’esdeveniment. És ben cert que això fa referència a grans esdeveniments, ja que els petits i els que es fan dins de l’empresa no són accions de màrqueting, per bé que ho són de publicitat.

Per fer certes accions cal estudiar les debilitats i fortaleses; procurar reduir les debilitats i incrementar o evitar perdre les fortaleses. A banda, caldrà conèixer els recursos interns de l’empresa, així com les persones que necessitarem a fi i efecte de desenvolupar correctament l’esdeveniment.

Es considera una bona estratègia de màrqueting dur a terme les següents accions, que pretenen cuidar l’organització dels esdeveniments empresarials:

• Millorar la imatge de la marca.
• Humanitzar l’empresa de cara als clients.
• Generar un major compromís comercial.
• Tenir més impacte publicitari sobre l’audiència.

Si l’empresa té suficient pressupost, normalment s’opta per opcions de màrqueting de pagament, és a dir, premsa escrita, ràdio, televisió… igual que es poden comprar cartells publicitaris i situar-los en zones molt transitades. Fer publicitat ens ajuda a construir marca, però és evident que hem de veure quin és el tipus de publicitat que més s’ajusta a l’acte que estem preparant, així com el públic al qual preveiem que anirà dirigit. Hem de treballar tots els mitjans que puguem: telemàrqueting, internet, missatges de correu electrònic, màrqueting directe personalitzat, col·laboracions amb els mitjans de comunicació (ràdio, premsa, televisió), els socis de l’empresa…

Tots els suports impresos han d’estar redactats de forma atractiva, i ressaltar els grans avantatges de participar en l’esdeveniment. Però recordem que, si el pressupost és molt ajustat, podem utilitzar tècniques menys costoses, com per exemple: enviament massiu d’emails, ús d’un programa d’invitacions online (per aquestes dues accions cal tenir una bona base de dades); també la pàgina web de l’empresa, on apareguin els diferents esdeveniments empresarials de manera clara i ordenada; entre d’altres accions.

Una altra estratègia a seguir és fer la promoció de l’esdeveniment a través de les xarxes socials. Avui en dia, una bona manera de fer arribar la celebració de l’acte a un gran nombre de persones que hi poden estar interessades o que potencialment hi podrien estar interessades és a través de xarxes com Facebook, LinkedIn, Instagram, Snapchat, Twitter, YouTube, Pinterest…

Per treure el màxim rèdit de les xarxes socials és convenient escollir les xarxes que encaixen millor amb l’esdeveniment i el públic al qual s’adreça l’acte:

• Facebook, per exemple, és la més general i heterogènia, però si el que es vol és donar una imatge més professional o corporativa la xarxa ideal és LinkedIn. En el cas d’utilitzar Facebook podríem fer servir les eines d’anuncis de Facebook Ads i invertir uns diners per augmentar el ressò i així captar més assistents.
  • També el que és coneix com a remarketing (conegut també com a retargeting) té un gran avantatge en les audiències personalitzades de Facebook perquè permet mostrar anuncis a persones que ja han visitat el teu lloc web. Aquesta és una estratègia molt eficaç perquè és molt difícil que les persones realitzin una compra el primer cop que escolten alguna cosa sobre un esdeveniment concret o veuen una oferta, per exemple, en el cas dels articles que tenen un preu elevat en les conferències i les convencions. Una acció important del remarketing és excloure els usuaris de Facebook que ja han comprat alguns dels productes o serveis relacionats amb l’esdeveniment, ja que això pot tenir l’efecte contrari, és a dir, de pesadesa i de pensar que la promoció de l’esdeveniment no està funcionant com els organitzadors voldrien.

• Si utilitzem Instagram, hi ha l’oportunitat de mostrar les publicacions a tots els teus seguidors, sense pagar. Podem fer un vídeo d’invitació a l’esdeveniment per als nous seguidors. Han de ser missatges directes de 15 segons, que han de servir per: donar la benvinguda als nous seguidors i aprofitar l’ocasió per convidar-los a l’esdeveniment.
• Si utilitzem Twitter, arribem a més gent publicant en les millors hores i utilitzant els hashtags que són tendència. El hashtag té l’objectiu de caracteritzar l’acte, animar els participants a tuitejar i, fins i tot, a retransmetre l’acte en directe.
  • El hashtag ha de ser únic per a totes les xarxes socials i, evidentment, específic de l’esdeveniment en tots els continguts publicats en les plataformes socials, i els dies anteriors a la celebració. Qualsevol lloc és adient per promocionar el hashtag: imatges, infografies, articles… i això farà que el nostre missatge arribi a més persones. Però per què un hashtag únic? Per dues raons: fa més fàcil poder trobar els continguts compartits així com els comentaris de les persones, i ofereix la possibilitat de crear i participar en una conversa amb els assistents i les persones interessades.
    • Un cop tinguem creat el hashtag l’haurem d’afegir a la secció “sobre mi” o “biografia” de tots els comptes socials, ja que és una bona eina per remarcar les coses que són importants.
    • Si també tenim un enllaç web, podem afegir-lo a la biografia; així les persones interessades tindran una manera més ràpida i còmoda d’accedir a l’esdeveniment només fent clic al vincle creat.
• Crear un vídeo amb els esdeveniments anteriors. Els vídeos proporcionen una oportunitat única de transmetre de forma visual l’energia i emoció d’un esdeveniment en viu. Grans efectes visuals i un àudio enganxós són una potent combinació per animar les persones que s’inscriguin en l’esdeveniment. Hi ha dues plataformes potents en temes de vídeo: YouTube i Vimeo. Tenen diferents prestacions però l’objectiu és utilitzar-les totes dues per obtenir el màxim:
  • YouTube és el segon motor de recerca del món i la plataforma de vídeo més utilitzada a internet.
  • Per contra, Vimeo és més petita, però ofereix un control més gran sobre la nostra marca i no hi ha anuncis publicitaris que destorbin el missatge que volem transmetre.

A banda de fer ús de les xarxes socials, també podem dur a terme altres accions, com ara:

• Aprofitar el poder dels testimonis visuals. Les primeres preguntes que ens haurem de formular són: tinc comentaris positius en les enquestes finals dels esdeveniments ja fets? He entrevistat alguns assistents o ponents que hagin fet declaracions entusiastes sobre l’esdeveniment? Si les respostes són afirmatives és important aprofitar-les, ja que són una prova de satisfacció garantida per al proper esdeveniment. En cas que siguin manifestacions de satisfacció escrites, fins i tot puc fer imatges gràfiques senzilles amb les cites i els comentaris que després seran compartides en les campanyes de newsletter, plataformes socials, blogs, i també, com a firma personalitzada en els correus electrònics. Però una cosa que no podem oblidar és posar l’autoria de la frase, ja que també serà una manera que la persona que l’ha dit o que forma part d’un vídeo també la comparteixi a les seves xarxes socials.
• Utilitzar fotografies dels assistents en les actualitzacions socials. Si disposem de fotos divertides (no ridícules ni vexatòries) fetes en altres esdeveniments, les podem aprofitar per publicar-les a les xarxes socials (és important tenir el permís de les persones que surten a les fotografies, de manera que en el moment de la inscripció es pot incloure un apartat on es digui que les fotos o vídeos que es realitzin durant l’esdeveniment són material de l’empresa organitzadora i que podran ser utilitzades sense problemes de dret d’imatge o privacitat). La fotografia que escollirem ha de ser de bona qualitat i només cal fer una actualització d’estat perquè sigui mostrada als seguidors. En la publicació haurem d’anomenar les persones que hi surten. Una manera fàcil de fer-ho és utilitzant la funció d’etiquetatge.
• Tractar de fer viral l’esdeveniment involucrant el màxim nombre de persones: treballadors, bloguers, influenciadors (o influencers), periodistes…
• Establir objectius, accions i cronogrames amb vocació de detall, exhaustivitat i realisme.
• Intentarem mesurar els resultats de la forma més quantitativa possible: el nombre de vendes aconseguit, els contactes obtinguts, les vegades que s’ha compartit, entre altres.
• Si és possible, crearem una pàgina web o un blog específic de l’esdeveniment o habilitarem una pestanya del web o blog corporatiu de l’empresa.
• Allargar temporalment l’acte, oferint informació abans, durant i després de l’esdeveniment. Una de les accions importants és publicar posts en el blog de l’esdeveniment. Quina millor manera de destacar el nivell d’expertesa dels ponents o la importància dels convidats que fer una entrada en el blog o pàgina web corporativa escrita per ells? Els beneficis que aporten no només influeixen l’esdeveniment en si, sinó la imatge de l’empresa i futurs esdeveniments que es vulguin crear. Què podem publicar? Entre d’altres coses: consells i prediccions de màrqueting, eines que utilitzen dels social media, consells de blogging, eines de Twitter…
• Mencionar l’esdeveniment en els anomenats Podcasts. Pots tenir el teu Podcast o ser-ne un convidat i aprofitar l’oportunitat per parlar del proper esdeveniment que estàs organitzant. Destacarem l’assistència d’experts, les coses que podem aprendre en la trobada, el possible networking que podrem fer… És habitual que el podcast sigui dirigit per un/a presentador/a o diverses persones i que durant cert període de temps es parli de la temàtica en concret de l’esdeveniment. A més a més, el podcast està format per diversos episodis que parlen sobre la temàtica concreta o altres d’importants.
• Retransmetre-ho en temps real pel que es coneix com a streaming en canals com YouTube o Google+ i pujar-ho a internet perquè pugui ser visualitzat en diferit.
• Donar prioritat a la imatge, mitjançant la publicació de fotos i vídeos a Facebook, Instagram, YouTube, Google+, Pinterest…
• Finalment, mantenir una retroalimentació (feedback) ràpida i fluida amb totes aquelles persones que posin comentaris o suggeriments. La darrera novetat és tenir una xat obert, però cal tenir-hi sempre una persona i pot significar un cost força alt.
• Fer una crida a l’acció a Facebook. La xarxa social ha incorporat a les seves pàgines un botó que incorpora set crides a l’acció, fet que ens ajudarà a dirigir tot el tràfic orgànic al nostre lloc web o blog.

En definitiva, vivim en una era on tot està connectat, de manera que les accions dins i fora de la xarxa han d’estar cada cop més interrelacionades. Dit amb altres paraules, les accions en línia i fora de línia tenen la tendència a fusionar-se i a retro alimentar-se.

Això significa que mantenir o crear contactes amb bloguers i/o influenciadors a internet (influencers) tindrà un efecte normalment positiu en l’acció de fer viral un esdeveniment a les xarxes socials. Per aquest motiu, les accions de promoció dels esdeveniments han de respondre a una estratègia completa i integral, i no hem de deixar cap camp sense treballar, tant fora com dins d’internet, ja que això ens permetrà garantir una bona promoció i un abast màxim.

Avui en dia, la tecnologia aplicada als esdeveniments està molt desenvolupada i es poden aconseguir resultats, tant de creació i difusió de continguts com estètics, realment espectaculars.

Les possibilitats cada cop es mostren més il·limitades i en constant evolució: vídeos tridimensionals, hologrames, videoconferències amb una alta qualitat, classes en línia… Aquestes tècniques es poden donar pas a una imatge molt més creativa i a un estalvi important de temps i diners.

Donada la importància, cada cop més, dels sistemes en línia, us posem alguns exemples de diferents eines que ens poden ajudar amb les estratègies del nostre esdeveniment:

• Eventbrite (bit.ly/2Esa7tN). És una plataforma que permet crear, gestionar i fer créixer els nostres esdeveniments, que poden anar des d’una presentació d’un producte a una festa d’inauguració i que requereixen d’eines de suport per a la creació de l’acte. En aquest cas, com a empresa només cal registrar-se i començar a operar amb la plataforma. Només en el cas que s’hagi de fer pagar a l’assistent o que superem un nombre concret d’esdeveniments o que vulguem tenir moltes més prestacions haurem de pagar una quota que fixa la plataforma Eventbrite.
• Una eina molt accessible és crear un web per a l’esdeveniment i tenir-lo al núvol, per exemple a Amiando (bit.ly/2GVTAwL). És una plataforma per a l’organització d’esdeveniments, amb la qual podem crear no només el web, sinó la seva integració a les xarxes socials, gestionar els pagaments i les cancel·lacions, analitzar el desenvolupament i exportar dades, i tot des del núvol, que ens permet gestionar l’esdeveniment des de qualsevol lloc i a qualsevol hora.
• Eventtia (www.eventtia.com/es/inicio/). És una plataforma que presenta un software de gestió d’esdeveniments que ens pot ajudar amb la creativitat i el disseny de pàgines web; personalitza les inscripcions en línia, dissenya networking i té un xat instantani en cas que necessitem ajuda, entre altres opcions. Té un cost mensual, però si hem d’organitzar molts esdeveniments ens pot resultar una eina eficaç.

El material dependrà del tipus d’esdeveniment que hem de muntar; però, entre d’altres coses, ens calen:

• Plànols de muntatge.
• Credencials per a les autoritats i convidats o assistents.
• Contractació d’equips tècnics.
• Contractació de personal especialitzat per si cal fer una decoració determinada.
• Adquisició de regals (per a convidats especials).
• Verificació i proves de so.
• Verificació de muntatge i decoració.

L’esdeveniment quedaria coix si no tinguéssim present el personal que participarà en temes d’organització. Un bon equip que s’encarregui de les tasques relacionades amb l’acomodació, el registre, l’atenció al client o les finances és imprescindible.

És important que el personal que treballarà en l’esdeveniment conegui els protocols necessaris així com les tasques i les funcions assignades, a fi i efecte d’evitar confusions.

Com fer que això sigui així? Els passos són els següents:

• Preparar una programació detallada de l’esdeveniment, on hi apareguin les descripcions de les funcions i de les responsabilitat de cada persona.
• Planificar i determinar la jerarquia de l’esdeveniment. És important que només hi hagi un sol responsable a qui dirigir-se en cas que tinguem dubtes o hàgim de fer alguna consulta; que hi hagi massa responsables pot arribar a portar confusió i endarrerir les accions que tinguem previstes.
• Delegar en el cap que coordinarà l’esdeveniment l’autoritat necessària per tractar amb totes les parts, que inclouen els propietaris o representants dels locals llogats, els patrocinadors en el cas que n’hi hagi, els convidats i els caps de l’empresa, entre d’altres.

Celebrar un seminari, un esdeveniment especial o un taller pot ser costós per a l’empresa. El lloguer de salons o sales, la restauració, els viatges, equips i opcions d’impressió o la connectivitat poden disparar el pressupost.

Aconseguir patrocinadors pot contribuir a augmentar la credibilitat de l’acte, a més a més de reduir-ne els costos i sense necessitat de sacrificar la integritat de l’esdeveniment.

Però això no és tot, també ens poden ajudar en el màrqueting, ja que poden fer publicitat de l’esdeveniment al seu entorn i als seus clients, poden ajudar a pagar el local llogat a canvi de tenir un espai publicitari a la sala i, finalment, hi ha patrocinadors que demanen que es faci un breu comunicat, en termes de publicitat, de la seva empresa durant l’acte.

El dia de l’esdeveniment hem d’estar preparats amb els nostres cronogrames i agenda, per no oblidar els detalls de les activitats, les comprovacions constants i la coordinació de l’equip, entre d’altres coses, i així assegurar-nos que tot l’acte surt com hem previst.

No hem d’improvisar, ja que, a banda que podem posar nerviosos els responsables que ens han demanat d’organitzar l’esdeveniment, ningú ens agrairia els canvis de darrera hora.

És aconsellable fer un assaig general de tot l’esdeveniment a menys de 24 hores del real; per tal de garantir que tot està en ordre, i en cas que alguna cosa falli, poder-ho corregir.

També és aconsellable fer una reunió prèvia amb tot el personal involucrat, tenint en compte l’organigrama de l’equip de producció (si hi ha diferents tipus de comitès) i les responsabilitats i tasques que tenen cadascun dels membres que hi participen amb responsabilitats.

Donat que l’esdeveniment pot durar només unes poques hores, tot un dia o més d’un dia, és important que el dia anterior es faci un repàs general: visitar el local per assegurar-se que tot està tal com ho hem contractat i mirar que tot funcioni (micròfons, projectors i sistemes d’imatge i so). També cal estar pendent en el cas que hi hagi cartells o guarniments; mirar que estiguin o bé penjats o bé allà on aniran el dia següent.

Aquestes són algunes de les accions a portar a terme durant la fase d’execució de l’esdeveniment:

• Controlar tots els factors que integren l’esdeveniment. Si és un esdeveniment amb moltes accions, és bona l’estratègia de dividir cada secció amb uns encarregats que coneguin perfectament el que han de fer en cada moment.
• Complir els horaris establerts.
• Generalment, encara que no es tracti concretament d’un dinar o un sopar, sempre hi pot haver una zona on oferir begudes i aliments. Hem de disposar de suficients vaixelles, gots, copes, coberts i estovalles d’un sol ús per al seu subministrament.
• Controlar que es doni un servei correcte al públic i presentar la informació sobre el producte o l’empresa.

Els passos que cal seguir durant un esdeveniment són:

• Donat que el teu objectiu és, a banda que l’esdeveniment sortir perfecte, que la gent se senti còmoda i benvinguda, ens hem d’assegurar que tothom tingui una gran experiència.
• Recepció dels participants i, si venen de fora o s’allotgen lluny d’on es produeix l’esdeveniment, preveure el seu trasllat.
• Registre dels participants. Una forma segura i còmoda és la utilització d’un software de gestió d’esdeveniments d’accés fàcil i ràpid. Per fer el registre haurem de muntar una taula d’acreditacions. És important que hi hagi una persona dedicada exclusivament a aquesta acció per, a banda de donar un bon servei, agilitzar els tràmits, ja que coneixerà el software que haurà d’utilitzar. I si en comptes d’un software utilitza una llista, és important que en tingui el control. Només en cas de megaesdeveniments a la taula d’acreditacions hi haurà més d’un responsable de registre, que després, un cop acabat, hauran de reunir-se per veure que tot coincideixi.
• Celebració de l’acte d’inauguració.
• Còctel de benvinguda (si s’ha previst).
• Connectar amb els participants i buscar oportunitats per connectar les persones que es podrien beneficiar de la reunió entre elles. És aquí on les dades que has obtingut en el registre inicial t’ajudaran a saber com manegar-te entre la gent.
• Implementació del programa general de les activitats que s’han previst en la primera fase.
• Cloenda de l’esdeveniment.
• Esdeveniment social de comiat (en el cas que s’hagi previst).
• Trasllat dels participants a les terminals de transport o d’hotels, segons el que es necessiti.

El pla de contingències és una eina de gestió preventiva, predictiva i reactiva que contempla la possibilitat que succeeixin circumstàncies imprevistes que afectin la producció o execució de l’esdeveniment i preveu les mesures que cal prendre en el cas que es produeixin.

De manera que, per molt meticulosos que puguem arribar a ser, per molta cura que tinguem amb els detalls, sempre pot passar alguna cosa i que fracassi la realització de l’esdeveniment. Com que no podem preveure-ho tot, és important tenir un pla B i, fins i tot, si l’esdeveniment té una envergadura important, tenir un pla C i D.

Per exemple, en el cas del discurs del president de l’empresa, imaginem que el volia fer ell, però no ho pot fer perquè té una afonia total. Un pla B podria ser que qui fes el discurs fos el director general o el representant que s’ha escollit amb anterioritat, i que el pronunciï en nom seu.

No podem creure que ho tenim tot lligat, perquè l’error en certs esdeveniments pot ser greu i pot fer canviar la imatge que preteníem donar de l’empresa. El que sí que ha de tenir un pla de contingència són dos objectius clars:

• Minimitzar els riscos, en la mesura que sigui possible, que es puguin donar en els esdeveniments.
• Maximitzar l’eficiència i eficàcia de la resposta que haurem previst com a segona mesura.

La ruta alternativa s’ha de preveure i ha d’esdevenir un autèntic respir i suport al pla inicial. A més a més, sempre que treballem en un projecte, les idees van sorgint i, per tant, a partir d’aquestes idees es poden generar els diferents plans que podem preveure, per si de cas…

El pla alternatiu ha de servir per arribar a una mateixa destinació, però per un camí diferent; cal anar sempre un pas per endavant i mantenir l’actitud professional i proactiva davant dels possibles canvis. Això donarà una imatge de professionalitat i seguretat i al mateix temps de compromís amb els resultats exigits.

L’experiència ens demostra que la contingència més habitual en els esdeveniments corporatius afecta les activitats previstes en espais oberts; ja que són sensibles als fenòmens meteorològics. De manera que el pla de contingències haurà de preveure un segon espai en un lloc tancat que ens permeti la realització de l’activitat.

Aquestes són les fases per a la implementació d’un pla de contingències:

1. Poder identificar quins seran els possibles riscos a l’hora de realitzar l’esdeveniment
2. Avaluar els riscos
3. Assignar prioritats
4. Fer els documents pertinents
5. Verificar la viabilitat del pla
6. Mantenir el pla de contingències fins a tancar l’esdeveniment

És important evitar la improvisació. Elaborar un pla de contingències garanteix una “sortida digna” davant de certes circumstàncies però hem de saber que acostumen a suposar un increment en el pressupost de l’esdeveniment.

En el postesdeveniment hem de preveure que, amb la celebració i execució de l’acte no hem finalitzat la tasca encomanada, encara ens quedarà fer l’anàlisi postesdeveniment.

Serà el moment en què haurem de mesurar els resultats obtinguts. Per aquest motiu, en el moment de la preparació haurem de deixar molt clar quins resultats preveiem obtenir, com els podrem valorar i, finalment, com els compartirem amb la resta de l’empresa.

Així, les accions que hem de preveure en la preparació dependran de l’acte. Tenim diverses accions, com ara: mesurar quant de temps ha dedicat a l’acte cadascun dels mitjans de comunicació amb els quals hem treballat, quin volum d’assistents hem tingut, quants negocis s’han realitzat (contractes en ferm i precontractes).

Un cop finalitzat l’esdeveniment en si, les tasques no han finalitzat; així, encara haurem de dur a terme les següents accions:

• Recollida i neteja de la sala o espai públic.
• Si es tracta d’un esdeveniment petit, la neteja la podem efectuar nosaltres mateixos amb ajuda, si cal, d’algun voluntari i amb els productes i estris de neteja adequats.
• Si hem llogat una sala, aniria bé haver inclòs dins del pressupost la neteja; ens evitarem molts problemes.
• Si l’esdeveniment és de mida mitjana o macro, el millor és contractar una empresa de neteja, que també haurem considerat dins del pressupost.
• Avaluar els recursos consumits i els que han quedat i que seran rebutjats ens permetrà en el següent esdeveniment utilitzar només aquells que han tingut èxit en l’anterior.

De cada esdeveniment que preparem, és important fer un dossier o memòria, on es recullin tots els elements anteriors, això ens servirà per a propers actes i per evitar errors que hàgim comès amb anterioritat; és una eina molt eficaç si l’esdeveniment es repeteix anualment.

Caldrà, doncs, elaborar un informe de tipus administratiu. I, si l’esdeveniment ha estat científic, també caldrà fer un informe de tipus acadèmic. El tercer tipus d’informe que necessitem és el financer; és el moment de fer un balanç financer tot adjuntant els comprovants de compra i les factures.

Cal també elaborar unes conclusions, tant de les activitats finalitzades com d’aquelles que no s’havien previst però que s’han produït, i explicar per què.

Serà el moment de dedicar un temps a la base de dades que tenim: depurar dades perdudes o que ja no ens serveixen i afegir-n’hi de noves.

L’avaluació va referida a les activitats realitzades, el nombre d’assistents, els països participants, els reptes assolits i els no assolits. És a dir, és el procés de verificació final a través del qual l’equip que ha participat en l’organització, coordinació i realització sabrà quines han estat les seves fortaleses i quines les seves debilitats. Això implicarà fer un informe per al comitè directiu, on s’inclouran els següents elements:

• Les lliçons que hem après organitzant l’esdeveniment.
• Els ingressos i les despeses.
• Les conclusions finals i els principals reptes.
• Realització de l’acte de lliurament.
• Un informe amb les principals recomanacions.

També hem de saber avaluar a l’equip. Haurem de prendre’ns un temps per reunir-nos immediatament després de l’esdeveniment per debatre com ha anat, mentre els detalls encara són latents. Alguns dels assumptes que és important debatre són:

• L’esdeveniment ha acomplert les fites i els objectius? Cal reflexionar sobre les respostes, no ens podem quedar amb un sí o amb un no, és important argumentar.
• Quins punts no han estat inclosos en les llistes de verificació? Per què?
• Quina és la informació formal i informal sobre el resultat de l’esdeveniment?
• Donat l’esforç i el compromís, ha valgut la pena o no?

Finalment, haurem d’avaluar el ROI, és a dir, el retorn de la inversió esperada.

És durant el postesdeveniment quan acabarem de fer els pagaments dels proveïdors, que, molt probablement, abans d’iniciar-lo ens hauran demanat una paga i senyal. També serà el moment dels reemborsaments i de tancar factures amb tots els proveïdors contractats.

És un dels elements que mai podem oblidar és analitzar quanta gent es va inscriure inicialment i quanta gent ha vingut, i també dedicar un temps a l’anàlisi de les absències. Es diu que perquè un esdeveniment tingui èxit hi han d’assistir més de la meitat de les persones que es van inscriure.

En el postesdeveniment, hi dedicarem un apartat important, tot fent les següents accions:

• Enviar agraïments.
• Enviar recomanacions.
• Enviar conclusions i reptes.
• Motivar els assistents a participar en futurs esdeveniments.
• Demanar que avaluïn o opinin sobre el resultat de l’esdeveniment; es pot fer a través d’una enquesta d’opinió, senzilla o complicada, depenent del que vulguem saber.

Aquesta revisió és fonamental. No només consisteix a revisar, sinó a fer-ne un seguiment, i també cal fer un seguiment dels mitjans de comunicació. També és interesant fer un report de l’activitat en línia, del que s’ha publicat en xarxa, de la interacció que s’ha tingut si s’ha utilitzat algun hashtag creat per a l’esdeveniment, dels missatges, de les mencions, dels likes…

Amb totes aquestes accions tindrem una idea més clara de com l’esdeveniment que hem organitzat ha afectat l’empresa i/o el producte.

És important enviar els materials als oradors, sponsors, assistents… que ho hagin sol·licitat. Per no oblidar-ho, hem de posar-nos una data determinada i que no sigui molt allunyada de la finalització de l’esdeveniment. No hi ha res més dolent per a la marca i per a la imatge de l’empresa que dir que farem una cosa i després no fer-la.