Esdeveniments i projectes: tipus, objectius i preparació

Al llarg dels anys, els esdeveniments empresarials s’han convertit en una eina de comunicació indispensable, han desenvolupat un rol important i cada cop tenen més demanda. Hi ha dos tipus d’actes o reunions, segons el públic al qual es dirigeixen: interns, dintre de l’àmbit de la mateixa empresa, i externs, per donar a conèixer l’empresa i els seus productes.

Mitjançant les organitzacions, els esdeveniments han estat capaços de promoure espais per a la socialització dins dels equips de treball i d’enfortir, vincles a banda, el personal que té l’organització.

Per aquest motiu, és de vital importància que els empresaris no vegin els seus treballadors com a simples treballadors, i que es generin sinergies on es desenvolupin les relacions; no només en sentit vertical, sinó que es transformin en una comunitat horitzontal, on l’administració no sigui rígida. Així, el que s’acaba assolint és la promoció i sobretot la motivació del treballador envers l’empresa on treballa.

Els objectius han de ser clars i concrets, ja que depenen del públic al qual van dirigits. Hi ha molts objectius possibles: fomentar l’esperit d’equip entre els empleats, donar sessions formatives a responsables de departament o a treballadors de baixa qualificació, presentar un nou producte o un catàleg als proveïdors, informar sobre el transcurs de l’any fiscal als accionistes, buscar la sintonia amb els socis…

També pot passar que necessitem que els clients coneguin una nova línia de serveis, que vulguem presentar la nostra empresa en societat, o que vulguem donar-nos a conèixer com a experts professionals per organitzar una conferència, unes jornades, unes xerrades o uns seminaris.

En qualsevol cas, per assolir els objectius, haurem de tenir presents el següents aspectes:

1. Pensar en objectius concrets i detallats. Hem de concretar quin tipus d’esdeveniment és el més adient. Per exemple, si volem augmentar les vendes d’un producte de software financer, o, en canvi, si el que volem fer és un sopar per celebrar l’aniversari de la creació de la companyia. Donat que el tipus d’esdeveniments són múltiples, els seus objectius també ho seran.
2. Plantejar els objectius, des d’un aspecte qualitatiu i/o quantitatiu. Els objectius es poden mesurar des d’un aspecte quantitatiu, per exemple, el percentatge de vendes aconseguit, el nombre de serveis contractats o el nombre de professionals afegits a la nostra xarxa corporativa. Però també són importants els aspectes qualitatius, per exemple, els professionals amb capacitacions específiques que donen un valor afegit a l’empresa, la millora de l’ambient laboral o la intensificació de companyonia després d’una activitat de recreació i oci. És evident que els aspectes qualitatius són molt més difícils de computar que els quantitatius, en què les xifres i dades numèriques ajuden a una ràpida interpretació. No obstant això, el fet que sigui difícil posar numerologia als aspectes qualitatius és possible, ja que ho podem ponderar a través d’enquestes, observació de l’actitud dels empleats, bústies de suggeriments…
3. Buscar els objectius que puguin influir en un o diversos col·lectius. Els esdeveniments són actes de comunicació en viu que, fonamentalment, serveixen per aconseguir que un determinat públic passi a l’acció. És per això que haurem de concretar el tipus d’acció que volem realitzar, com ara: comprar un producte, enfortir relacions de fidelitat, activar contactes, adquirir coneixements, canviar actituds, potenciar competències, millorar la cohesió d’un equip de treball…
4. Prioritzar els continguts sobre els aspectes formals. Perquè els objectius siguin assolits, han d’estar més centrats en els continguts de l’esdeveniment que en les qüestions purament formals. Hi ha una diferència respecte a com es feia en les dècades dels anys vuitanta i noranta i com es fa ara:
   • Als anys vuitanta i noranta es donava més importància al lloc o espai, al càtering, la decoració o l’animació.
   • Al segle XXI hi hagut un canvi notable, i ara és més important el fons que la forma; però això no vol dir que hàgim de deixar la forma de banda, sinó que hem de prioritzar el fons. Actualment s’ha posat de moda el concepte de Meeting Architecture, que potencia i prioritza els continguts dels esdeveniments per aconseguir els objectius, per sobre dels aspectes merament formals.
5. Els esdeveniments i les reunions d’empresa tenen com a principal utilitat establir, potenciar i intensificar els contactes personals, tant externs com interns. És el que es coneix com a networking, és a dir, la creació d’una bona xarxa de contactes per crear oportunitats de negoci. Rar és l’esdeveniment empresarial que no reservi un espai per facilitar el networking entre els seus assistents.
6. Els esdeveniments s’han d’organitzar el més detalladament possible, de manera que es puguin mesurar de qualitativament i és fonamental perquè el desenvolupament de l’acte sigui senzill, fluid i adequat al missatge que es vol donar.
7. Prioritzar el contingut per sobre el continent, és a dir, el més important d’un esdeveniment són els temes que s’hi tractaran i la manera d’exposar-los (els continguts). Un bon contingut ens serveix per aconseguir i mantenir contactes i obtenir una bona rendibilitat i eficàcia.
8. L’ús de les tecnologies en esdeveniments està molt desenvolupat i gràcies a elles es poden aconseguir bons resultats, tant de creació i difusió de continguts com formals i/o estètics. Les possibilitats són il·limitades i està en constant evolució (vídeos tridimensionals, videoconferències d’alta qualitat, classes en línia (on line), mappings. Aquestes tècniques obren un gran ventall de propostes originals i imaginatives, així com nous formats.
9. Mantenir un flux de comunicació, no només en els dies de l’esdeveniment, sinó abans i després. Avui, amb eines com les xarxes socials que permeten generar fluxos de comunicació constants, podem allargar al màxim l’experiència de l’esdeveniment així com mantenir un nexe d’unió amb els clients, proveïdors, col·laboradors…
10. Afegir un plus d’originalitat o creativitat amb l’objectiu de cridar l’atenció, millorar l’experiència dels assistents i deixar petjada en la memòria dels assistents. Cal aportar un plus d’originalitat i fugir dels plantejaments estandarditzats.
11. Administrar adequadament les despeses i cenyir-te al pressupost al màxim possible, sobretot en temps de crisi i retallades. Per administrar bé les despeses és clau tenir en compte totes les qüestions i factors, com per exemple els softwares específics i demanar col·laboració externa.
12. Recórrer a empreses especialitzades, ja que per la complexitat de determinats esdeveniments és necessari aconseguir qualitat, originalitat, control del pressupost i optimització de recursos. Una manera molt efectiva de connectar amb l’audiència i cridar l’atenció és contractar recursos humans externs, com per exemple ponents de prestigi, presentadors, speakers i, fins i tot, humoristes o actors.

'Meeting Architecture'

Meeting Architecure és la disciplina que dissenya i executa reunions i esdeveniments a partir d’objectius mesurables per millorar l’aprenentatge, la creació de xarxes i la motivació dels participants. Aquest treball té com a objectiu influir en l’acció professional dels participants, i això porta a l’impacte i millora el retorn de la inversió (ROI).

Font: http://www.meetingdesigninstitute.org

Un esdeveniment és un terme genèric que designa qualsevol tipus de reunió de caire científic, tècnic, cultural, esportiu, educatiu, polític, social, econòmic, comercial, religiós, promocional… on s’afavoreix l’intercanvi d’idees o coneixements i experiències entre els participants. En definitiva, podem tenir tants tipus d’esdeveniments com necessitats tingui l’empresa de fer o donar a conèixer alguna cosa pròpia.

Fer una classificació ens porta a una llarga casuística, però és important saber tot el ventall de possibilitats que podem arribar a tenir. Tots els esdeveniments que a continuació passem a classificar ens ajuden a posicionar, en el mercat, la nostra empresa, però a més a més ens donen moltes eines per generar sinergies dins i fora de l’empresa.

La classificació més habitual i genèrica que tenim d’esdeveniments empresarials els divideix en:

• Esdeveniments interns: són aquells en què no intervenen persones ni organitzacions alienes a l’empresa i van dirigits o enfocats a treballadors, proveïdors, accionistes o socis que hi estan relacionats. La finalitat és informativa (com per exemple sobre aspectes econòmics, estratègia o qualsevol altre tipus d’informació), formativa, motivacional, convencions de vendes, commemoracions (aniversaris, dates especials, Nadal…).
• Esdeveniments externs: són actes en què hi participa personal extern de la companyia, es dirigeixen a personal extern i tenen com a objectiu els clients o clients potencials, els mitjans de comunicació i influenciadors (instragramers, bloggers, youtubers).

Però aquesta no és l’única classificació que tenim dels esdeveniments. També els podem classificar per la seva titularitat, temàtica, naturalesa, finançament, origen… on el número d’actes és molt ampli i variat.

Segons l’àmbit al qual pertanyen, els esdeveniments es poden classificar en:

• Congressos. Són reunions generalment periòdiques que tracten temes d’interès particular o específic. Tenen una participació oberta a tothom a qui li interessi i necessiten una gran quantitat de serveis. Alternen dins del programa específic altres activitats que poden tenir un caràcter més recreatiu, lúdic i/o turístic. Normalment es treballen amb comitès i sessions generals i, el seu procés d’organització, de desenvolupament i conclusions configura l’essència de l’esdeveniment. Els congressos solen rebre molta publicitat, donada la importància que poden arribar a tenir. El seu objectiu inclou l’intercanvi i assimilació d’idees, informació i coneixement tècnic entre persones que tenen els mateixos interessos.
• Fires. Són reunions on s’exposen mercaderies per un període de temps determinat, en un mateix palau firal dividit en pavellons i estands. Va dirigit a un grup de persones interessades en els productes exposats. Necessiten una gran quantitat de serveis i la seva organització és molt complexa. Es classifiquen en universals (exposen productes de tot tipus) i monogràfics (exposen un sol tipus de producte). La finalitat d’aquests esdeveniments és estimular el mercat dels elements exposats apropant-los del venedor al comprador en el mateix lloc i temps.
• Convencions. Són reunions d’un grup de persones de la mateixa entitat que comparteixen interessos comuns, ja siguin de caire comercial, industrial, professional, polític, privats, particulars, religiosos o d’altra mena.

En funció de l’organisme o persona convocant, els esdeveniments poden ser:

• Oficials. Són aquells actes organitzats per persones físiques o jurídiques que formen part de l’estructura oficial de l’Estat i l’Administració.
• Públics no oficials. Són aquells actes organitzats per persones físiques o jurídiques com ara les empreses, les organitzacions de caràcter polític, sindical o empresarial, les associacions de diferent naturalesa, les fundacions…
• Actes privats. Són aquells actes familiars o íntims que realitzen els caps de l’empresa o els responsables dels departaments amb els seus treballadors.

Segons la disposició dels convidats, els esdeveniments poden ser:

• Actes dempeus: quan l’acte és multitudinari i gira al voltant d’un punt en concret, sigui una presidència o un escenari, i els convidats han d’estar drets, és millor evitar la protocol·lització del públic, perquè és impossible de complir i molt difícil d’exigir la permanència del públic al seu lloc. En aquest cas, es mantindrà el protocol per un reduït nombre de persones importants, tot i que es poden assignar espais per a grups similars o corporacions, si fos necessari.
• Actes asseguts: els actes en què els convidats han d’estar asseguts exigeixen, per part de l’amfitrió, més esforç organitzatiu i precisió.

Des del punt de vista de la producció, s’estableixen dos tipus de divisions dels actes:

• Per les seves característiques tècniques, segons la localització i el tipus d’espai, que pot anar referit a espais naturals, a construccions, a instal·lacions fixes i a espais mixtos (combinen elements naturals amb elements construïts per l’home).
• Pel seu format: senzill o complex, amb gran varietat d’elements tècnics escenogràfics i artístics o actes molt austers.

Des del punt de vista de si s’hi afegeix un element gastronòmic, i que poden ser amb persones de la mateixa empresa o amb persones externes com ara clients i proveïdors. Mitjançant aquests esdeveniments podem presentar un producte o servei, mostrar objectius mensuals, anuals, bianuals, quinquennals…, conversar sobre un determinat tema o presentar un projecte; la durada sol ser d’entre dues i quatre hores. Tenim:

• Esmorzars de treball: cita a primera hora del matí d’un grup de persones que es reuneixen per analitzar un tema predeterminat. La seva durada pot arribar a les dues hores. La dinàmica consisteix en intercanviar idees dirigides per un moderador, mentre es gaudeix de l’esmorzar. L’objectiu que es vol aconseguir és treballar en un equip distès. Aquest esmorzar es pot realitzar en un hotel, en un restaurant o a la seu de l’empresa.
• Dinar de treball: la dinàmica és la mateixa que s’utilitza per a l’esmorzar de treball, l’única diferència és que en aquest cas és fa un dinar i pot durar més enllà de dues hores.
• Brunch de treball: paraula que deriva de la suma de paraules angleses breakfast i lunch. S’utilitza per designar els esdeveniments que es desenvolupen en una hora entre l’esmorzar i el dinar. És molt comú en països on no hi ha costum de fer una aturada per dinar.
• Sopars de treball: molt semblant als dinars de treball però requereixen una mica més d’intimitat, ja que en el sopar s’intenta crear algun vincle d’amistat.

Des del punt de vista de freqüència o periodicitat els esdeveniments poden ser:

• Habituals: quan venen fixats de manera usual per l’empresa.
• Excepcionals: quan es convoquen sense estar previstos perquè ha passat algun succés que requereix aquesta excepcionalitat.

Podem classificar els esdeveniments en:

• Nacionals o internacionals.
• Corporatius, culturals o socials.

Una altra classificació és en funció de l’activitat de l’empresa. Aquesta és una de les classificacions més àmplies que podem trobar. Així, tenim:

• Col·loquis: reunions i dissertacions orals en què es convoca un nombre limitat de persones per debatre sobre una temàtica concreta.
• Jornades, congressos: reunions de persones promogudes per una empresa o associació amb la finalitat de trobar o aportar noves solucions o idees al seu sector.
• Convencions: les convencions són esdeveniments dirigits al departament de vendes o per buscar alternatives per atendre millor els objectius de l’empresa.
• Participació a fires: aquests esdeveniments són per estimular la producció i el comerç. S’hi promou el coneixement i la venda d’un producte o servei.
• Exposicions: són presentacions públiques de determinats sectors o segments per estimular la producció, el comerç o la cultura.
• Lliurament de premis: reunió que es realitza per homenatjar i reconèixer alguna tasca tant interna com externa de l’empresa a una persona que ha destacat per la seva professió, entrega a l’empresa, estudi…
• Aniversaris i/o homenatges: esdeveniments per celebrar successos commemoratius de l’empresa o dels seus membres.
• Juntes generals i d’accionistes: la Junta General d’Accionistes és un òrgan d’administració i fiscalització dins de la societat anònima, on es prenen la decisions claus per la bona marxa i funcionament de la societat.
• Signatura d’acords i convenis: la signatura d’acords i convenis es fa en un acte petit, que pot celebrar-se amb públic i premsa o sense. L’objectiu consisteix a difondre la conclusió positiva d’unes negociacions, i els beneficis comencen a notar-se després de la signatura. És un tipus d’acte on l’equilibri entre les parts s’ha de cuidar al detall, amb la finalitat de posar de manifest la igualtat de les parts i transmetre en tot moment el missatge de paritat i col·laboració mútua.
• Presentació o llançament de productes i festes promocionals: donar a conèixer ( o promocionar) al mercat i els seus consumidors un nou producte o marca. Llançament de marca, producte o servei: es dona a conèixer una nova marca o bé el reposicionament d’aquesta. Tant pot anar dirigit al personal de l’empresa com a potencials clients. Són necessàries grans dosis de creativitat.
• Vi d’honor (vernissage): és un acte de clausura d’una conferència en què s’ofereix als convidats un vi dolç, porto o xerès, amb el propòsit de donar per finalitzat l’esdeveniment.
• Jornades de portes obertes, visites: aquest esdeveniment permet donar a conèixer l’empresa al seu entorn i als mitjans, a més d’integrar el personal i les seves famílies.
• Convencions de vendes: són esdeveniments interns de l’empresa on s’avalua l’assoliment dels objectius de l’any i es premia els treballadors més productius.
• Inauguracions: es presenta al públic una nova obra o instal·lació, els directius que la representen, el nivell de qualificació dels seus treballadors.
• Viatges d’incentiu: és un tipus d’esdeveniment per premiar el fet d’haver arribat als objectius. Ajuden i motiven una persona per arribar per pròpia voluntat a determinats objectius i exercir més activitat per obtenir millors resultats.
• Team Building: fomentar el treball en equip i compaginar-ho amb activitats competitives per equips. Normalment són de caràcter lúdic, joc, aventura.
• Workshops: tallers de treball per a professionals d’una mateixa especialitat, activitat o professió, en un àmbit d’intercanvi informatiu entre col·legues.
• Curs: és un seminari estès en el temps. Habitualment es treballa en grup reduït i l’aprenentatge es fa de forma activa, amb un relació directa especialista-alumne.
• Brainstorming o pluja d’idees: és una tècnica que té com a objectiu generar solucions creatives davant d’un problema determinat. Durant aquestes sessions es pot proposar qualsevol tipus d’idea, fins i tot aquelles que puguin semblar absurdes, ja que del que es tracta és d’estimular la fantasia i la creativitat.
• Phillips 66: reunió de sis persones que discuteixen durant sis minuts sobre un tema específic. Permet als assistents superar inhibicions i desenvolupar una alta capacitat de síntesi.
• Jornades recreatives: els assistents participen activament amb els professionals dissertants. Generalment un cop finalitzades les exposicions es formen equips de treball per experimentar sobre el tema tractat a través de tallers.
• Festes de Cap d’Any: es poden celebrar en un saló, hotel, restaurant, discoteca o a la mateixa empresa.
• Esdeveniments itinerants (road show): Consisteix a fer una acció de màrqueting a diferents punts de la geografia amb la finalitat de captar clients, transmetre un missatge i/o promocionar la marca al carrers mitjançant un espectacle i entreteniment.
• Cicle de conferències: quan es pronuncien diverses conferències consecutives amb un període de temps igual entre elles i dins de l’àmbit de l’empresa que l’organitza. No cal que tinguin una congruència temàtica ni programàtica.
• Teleconferència o videoconferència: són comunicacions via satèl·lit o per internet on un expositor pot fer la seva conferència mentre és observat per un auditori a X quilòmetres.
• Fòrum: reunió de lliure expressió d’idees amb un coordinador. Hi participen tots els presents a la reunió.
• Taula rodona: els expositors mantenen punts de vista divergents i/o oposats, i hi ha un breu debat entre ells. Poden ser des de tres expositors fins a un màxim de sis. Aquest tipus d’esdeveniments permet una informació objectiva, i a més a més es permet que l’auditori pugui fer preguntes; per tant, és necessari un moderador.
• Seminaris: reunió especialitzada, de naturalesa tècnica o acadèmica que intenta desenvolupar un estudi en profunditat sobre una determinada matèria. Té una durada mínima de dues hores i uns cinquanta participants.
• Signatures de convenis: són actes en els quals les parts subscriuen i fan seu un document mitjançant signatura privada o pública. En algunes ocasions, amb assistència de públic.
• Assemblea: reunió formal i reglamentària d’una institució o empresa. Necessita la realització d’un acte. Cal verificació o quòrum per començar la sessió i per prendre decisions, necessita un temari o ordre del dia perquè els temes de discussió i decisió no són lliures sinó que han d’haver estat prèviament notificats a totes les persones que hi participen. Generalment les assemblees es fan un cop a l’any, i reben el nom d’assemblea ordinària. Però també es poden fer reunions especials, i llavors l’assemblea rep el nom d’assemblea extraordinària.
• Clíniques: reunions en què un reconegut professional d’aquest àmbit empresarial proveeix a un públic altament capacitat informació sobre la seva pròpia experiència o l’ús de tècniques innovadores.

En funció del volum d’assistents, els esdeveniments poden ser:

• Petits esdeveniments, són aquells que tenen menys de 50 persones.
• Esdeveniments mitjans, entre 50 i 3.500 assistents. Solen ser els més habituals en l’àmbit empresarial.
• Megaesdeveniments, quan superen els 3.500 assistents.

Segons com es financin, els esdeveniments poden ser:

• Per contractar: quan una empresa contracta una organització professional de congressos (OPC) per organitzar un esdeveniment. El finançament va a càrrec de l’empresa contractant i per aquest motiu se signa un contracte de de treball.
• Clau en mà: quan l’empresa organitzadora deixa en mans d’una OPC tot l’esdeveniment. És a dir, depèn de l’OPC des de la creativitat de l’acte fins al finançament.
• Oberts: són aquells esdeveniments en què cada persona fa un abonament pecuniari en concepte de registre d’inscripció, és a dir, que l’esdeveniment es finança a partir d’aquests abonaments i molt probablement d’ingressos de patrocinadors i/o expositors.
• Tancats: són aquells esdeveniments finançats per fons privats o governamentals, on els convidats només poden assistir-hi per invitació expressa.

Seguint les darreres tendències en els actes, es poden classificar partint de la classificació que fa Carlos Fuente, expert en protocol, que parla dels criteris temàtics; on queden englobats alguns dels que hem vist amb anterioritat:

• Actes d’Estat: promulgats per la prefectura de l’Estat i els tres poders (executiu, legislatiu i judicial), sempre que s’ajustin a la naturalesa del que es determina en les seves normatives sobre els actes de caràcter general.
• Actes institucionals: els que promou una institució pública o privada sense finalitat comercial directa, resultat de la seva pròpia activitat corporativa o competencial o com a conseqüència de commemoracions o efemèrides en el seu camp.
• Actes comercials: són els promulgats per una entitat amb fins lucratius, resultat de la seva activitat, o com a conseqüència d’una acció determinada dirigida a la captació directa de recursos econòmics.
• Actes culturals: promulgats per qualsevol organisme amb l’objectiu de desenvolupar o donar a conèixer alguna activitat de caire cultural.
• Actes religiosos: són tots els relacionats amb la pràctica de les creences en cada una de les confessions religioses.
• Actes acadèmics: promulgats per les institucions dedicades a l’estudi, la investigació i l’ensenyança.
• Actes esportius: els relatius a la pràctica d’activitats esportives o relacionats directament amb el reconeixement dels esportistes.
• Actes socials: són tots aquells que tenen com a finalitat essencial el retrobament de persones, sense cap altre objectiu que la convivència i la relació social.
• Actes familiars: són els que es promouen en l’àmbit estrictament familiar o en cercles d’amistats.

Un cop ja sabem quin tipus d’esdeveniment és el que hem de portar a terme, s’inicia el moment de la preparació. No serà una tasca fàcil ja que hi ha moltes tecles per tocar, de manera que si no hi ha una organització i planificació correctes molt probablement el resultat no sigui gaire positiu.

El primer que haurem de tenir present és que l’esdeveniment ha de ser una potent i eficaç eina de màrqueting promocional, ja que ens permet apropar-nos i conèixer millor el client i comunicar-nos amb ell, en el cas que es tracti d’un esdeveniment extern a l’empresa.

Així, tenim que, per preparar un esdeveniment, hi ha tot un conjunt d’accions que caldrà tenir presents. És important saber que l’esdeveniment té tres fases:

1. El preesdeveniment
2. L’esdeveniment en si
3. El postesdeveniment

És en la preparació de l’esdeveniment, la primera fase, on cal fer el màxim d’esforços i on haurem de tenir en compte elements com ara:

1. Definir la temàtica, els objectius i les fites que volem assolir.
2. Definir el públic objectiu i elaborar una llista de convidats.
3. Elaboració del pla de l’esdeveniment.
4. Determinar la ubicació de l’esdeveniment.
5. Establir un pressupost.
6. Crear una agenda.
7. Planificar l’experiència.
8. Definir l’estratègia promocional (màrqueting i publicitat) de l’esdeveniment.
9. Treballar l’organització del personal.
10. Finalment obtenir patrocinadors.

Però això no és suficient. En la fase del preesdeveniment les coses no es poden deixar a mitges, cal pensar en:

1. El moment de la celebració de l’esdeveniment.
2. El postesdeveniment.
3. Tenir un pla de contingència (conegut com a “pla B”).

En definitiva, i segons el Consell de la Indústria dels Congressos (Convention Industry Council), s’han establert una sèrie d’eines que podem considerar importants a l’hora de planificar un esdeveniment i no passar per alt cap dels detalls en termes de planificació. Entre els elements més importants, tenim:

• Perfil de l’esdeveniment (data, horari, ubicació, contactes…)
• Informació de contacte dels proveïdors
• Perfil dels assistents o convidats
• Espai necessari
• Si hi haurà menjar i begudes
• Si tindrem equips audiovisuals
• Els salons o sales on es farà l’esdeveniment i l’organització d’aquests salons
• Treballar el pressupost i tenir-ne diversos per veure quin és el que més ens pot interessar
• Temps que necessita l’esdeveniment, en si mateix i després de considerar el temps de muntatge i desmuntatge
• Seguir l’agenda i el programa i ser flexibles davant la possibilitat d’haver d’ajustar l’esdeveniment a partir de petits canvis que es vagin produint.
• Creació dels materials i comunicació: invitacions, regals, sortejos, identificacions, rètols, cartells…
• Confirmar les assistències

Els projectes consisteixen en l’aplicació de coneixements, eines i tècniques per trobar una resposta adequada al plantejament d’una necessitat empresarial.

Tot projecte, per tant, ha d’involucrar un desenvolupament, tant a nivell social com productiu, d’ingressos satisfactoris, així com un nivell adequat de participació social. La gestió de les activitats constitueix un element clau perquè permet enllaçar els resultats obtinguts gràcies a la realització de les activitats amb els objectius essencials del negoci.

Hi ha molts tipus de projectes i és habitual que un equip de projectes inclogui persones que normalment no treballen juntes (ja sigui perquè procedeixen d’organitzacions diferents o d’ubicacions geogràfiques diferents).

L’heterogeneïtat fa que el projecte hagi de ser gestionat i guiat per experts per lliurar els resultats dins del pressupost, termini i la qualitat que s’ha previst; i s’hi afegeix un element important, l’aprenentatge, ja que tot projecte ha de portar intrínsec el concepte d’aprendre.

Una bona gestió de projectes implicarà, per tant, l’aplicació de coneixements, habilitats i tècniques per a l’execució d’eficiència i eficàcia. Però els projectes són plans estructurats escrits amb un objectiu principal, que és l’elaboració o realització d’una activitat concreta. Els objectius de l’empresa poden tenir un caràcter:

• De supervivència. Es refereix a temes com les finances, les persones, els proveïdors, la tecnologia, el mercat, la competència i el producte i/o servei, entre d’altres.
• De rendibilitat. Es refereix a la productivitat dels fons que l’empresa haurà invertit i que, evidentment, la inversió permeti no només la supervivència sinó, i sobretot, el creixement.
• De creixement. Per obtenir el creixement l’empresa necessitarà un pla, que podrà ser: estable, moderat, decreixent o agressiu, segons les necessitats que tingui.

Els projectes han d’estar compostos per un conjunt de fites a assolir, un temps determinat per aconseguir-ho, unes fases (planificació, execució i lliurament) a seguir i, finalment, un personal que les porti a terme.

Els projectes també es poden entendre com una competència estratègica per a les organitzacions, ja que permeten vincular els resultats del projecte als objectius de negoci i, per tant, competir millor i consolidar una posició de mercat més sòlida.

Les principals característiques dels projectes són:

• Compten amb un propòsit.
• Es resumeixen amb objectius i fites.
• S’han d’ajustar a un pla.
• Han de tenir un termini de temps limitat.
• Han de comptar, com a mínim, amb una fase de planificació, una d’execució i una de lliurament, per tant, són únics i finits.
• S’orienten cap a la consecució d’un resultat, per tant, s’hauran de controlar elements com la qualitat, el temps i els costos per obtenir les fites finals.
• Involucren persones, que actuen en funció dels diferents rols i responsabilitats.
• Es veuen afectats per les incerteses.
• Han de quedar subjectes a un seguiment i monitoratge per garantir que el resultat sigui l’esperat.
• Tenen un cicle de vida: preinversió, inversió, operació i liquidació.

Cada projecte és diferent, fins i tots aquells que presenten característiques similars. El que ens hem de preguntar és:

1. On som? (aquest seria el present de l’empresa).
2. Cap on anem? (el futur més immediat i futur probable).
3. Cap on podríem anar? (el futur desitjable).

Si l’empresa es formula aquestes preguntes, molt probablement algunes d’elles es veuran contestades a través del projecte com a eina.

Els projectes són importants per a l’empresa perquè li permeten obtenir competitivitat, són aglutinants de grups departamentals i interdepartamentals i creen xarxes de col·laboració. A més a més, permeten organitzar esdeveniments, formar recursos humans, contractar serveis i transferir coneixements. Però per què pot fallar un projecte? Els motius principals són tres:

1. Una mala estimació de la demanda.
2. Una estimació incorrecta del capital de treball del projecte.
3. Una forma incorrecta de satisfer les necessitats de les persones, amb una mala estimació de les necessitats que satisfacin el projecte.

Els projectes varien segons la seva funció, el seu objectiu, les persones que els porten a terme i d’on provenen els diners; i es poden classificar de diferents formes. La varietat de projectes és semblant en nombre a la varietat dels esdeveniments, de manera que les classificacions més habituals giren entorn del seu caràcter, el grau de dificultat, la procedència del capital o el grau d’experimentació, entre d’altres.

Segons el seu caràcter, els projectes poden ser:

• Socials, quan la decisió de realitzar-lo no depèn dels consumidors o usuaris potencials del producte. El projecte pronostica i orienta una sèrie d’activitats per aconseguir uns determinats objectius. Ha de contenir una descripció del que es vol assolir, s’ha d’adaptar a l’entorn on es pensa desenvolupar, explicar quins són els recursos per portar-lo a terme i quins són els terminis d’execució. L’ànim d’aquest projecte no és lucratiu, sinó que el seu objectiu va enfocat directament a les necessitats que es poden donar en una comunitat determinada.
• Financers, quan la seva factibilitat depèn d’una demanda real en el mercat de béns i serveis a produir; quan el projecte només obté una decisió favorable a la seva realització si es pot demostrar que la necessitat que genera el projecte té el suport d’un poder de compra de la comunitat interessada.

Segons el grau de dificultat que implica dur-los a terme, dividim els projectes en:

• Projectes simples. Són projectes que tenen unes tasques que no són massa complexes i que es poden fer en un temps relativament curt. A més a més, totes les accions o tasques que s’han de realitzar no estan completament planificades, sinó que a mesura que s’avança es van creant. Se solen executar en un equip de treball reduït i no solen implicar massa stakeholders (col·laboradors externs).
• Projectes complexos. Són projectes que necessiten més planificació o hi ha un nombre de tasques que requereixen més organització respecte als projectes simples. En aquest cas, totes les tasques o accions es troben des de l’inici exposades i delimitades en un període determinat. Per a aquest tipus de projecte és important que disposem d’aplicacions capaces de simplificar les tasques.

Segons la procedència del capital, els projectes poden ser:

• Públics. Són els que es financen en la seva totalitat amb fons públics o que provenen de les institucions governamentals. Normalment apunten a temes socials i són formulats com la base dels programes de desenvolupament economicosocial que preparen els diferents nivells de l’Administració pública.
• Privats. Són els que preparen i executen persones naturals o jurídiques i que es financen únicament i exclusivament de la iniciativa privada o d’empreses amb capital privat.
• Mixtos. Combinen les dues formes de finançament i fins i tot poden tenir una execució compartida.

Segons el grau d’experimentació del projecte i els seus objectius, poden ser:

• Experimentals. Són els que exploren àrees o camps en els quals fins al moment no hi ha hagut aportacions importants o les que hi ha són molts escasses o realitzar-les suposa una aposta per quelcom desconegut o nou.
• Normalitzats. Són els que tenen una sèrie de normes o paràmetres que van marcant les fases d’execució i monitoratge.

Segons les persones involucrades en l’organització, els projectes poden ser:

• De departament. Hi ha involucrat un departament concret o àrea de l’empresa.
• Intern. Tota l’empresa participa en el desenvolupament del projecte.
• Matricial. És el que treballa amb la combinació de diferents departaments; per a cada un d’ells hi ha una tasca i un objectiu específic. El treball és més especialitzat i sol haver-hi una direcció de funcions.
• Extern, també conegut com a subcontracte. Quan per falta de departament o perquè no es té una especialització en el projecte es contracta una consultora externa o un Interim Manager per a l’execució d’un projecte determinat. Per exemple, temes d’informàtica, de transformacions digitals, millores en els processos, canvis d’estratègies o fins i tot transformacions culturals.

Els projectes també es poden dividir segons el sector del qual provenen, com ara:

• De construcció. Suposen una posada en marxa d’una obra de tipus civil o d’enginyeria. S’utilitzen mètodes predictius i gràcies a les noves tecnologies per a la gestió d’aquest tipus de projectes aquestes prediccions es fan més ràpidament. Per exemple: quan es construeixen edificis d’habitatges o d’oficines, carreteres, ponts, preses…
• Agropecuaris i agroindustrials. Van dirigits al sector primari (producció d’animals, vegetals, activitats pesqueres i forestals entre d’altres).
• Industrials. Tenen com a objectiu impulsar la indústria en qualsevol dels seus sectors a través de l’elaboració d’un producte o servei. Comprenen indústries manufactureres, extractives i el processament de productes. Així, tenim com a exemples:
• D’energia. Quan es basen en l’aprofitament i l’ús de l’energia o en la troballa de noves formes de produir-la.
• De mineria. Aquests fan referència a un sector molt concret com és la mineria, els productes que se’n deriven i les matèries primeres que es troben a la naturalesa.
• De serveis. Són aquells que tracten de proporcionar béns immaterials a un tercer. Presten serveis de caràcter personal, material o tècnic, i s’hi inclouen els projectes d’investigació tecnològica o científica, de comercialització dels productes d’altres activitats…
• De transformació. Són aquells que pretenen impulsar les empreses a un nivell superior de competitivitat i, per tant, es desenvolupen en un escenari amb l’objectiu de generar una transformació de les seves condicions i característiques. Estan formats per accions on es fa palesa la voluntat d’evolució en un o diversos aspectes, sempre amb el suport i lideratge de la direcció del departament corresponent o de l’alta direcció. Són exemples d’aquest tipus de projecte els projectes d’internacionalització, creixement o expansió:
  • L’objectiu principal és enfortir la imatge corporativa d’una marca o posicionar-la en altres mercats.
  • Donada la seva importància, aquest tipus de projectes requereixen una actuació sobre diferents components de l’organització, en altres paraules, requereixen una acció conjunta i coordinada en àrees com l’estratègia corporativa, l’estructura organitzativa, els processos, els recursos humans, la gestió de la informació i la tecnologia.
  • Però perquè es pugui donar un projecte de transformació cal que s’acompleixen unes característiques concretes:
    1. Que portin implícit un alt component de canvi, tant per a les persones que integren els equips de treball com per a l’organització en si mateixa. La clau perquè això funcioni és el grau de preparació que tingui cada empresa per assumir el canvi.
    2. És necessari que hi hagi una supervisió i atenció al mateix temps. L’acció transformadora només és possible, si el treball es fa de manera conjunta i si el control i la supervisió del canvi s’efectuen de manera coordinada.
    3. Requereixen un alt nivell de compromís dels diferents agents que intervenen de l’organització; s’ha d’incloure tothom, ja que és l’única manera d’obtenir els impactes i efectes desitjats. Per obtenir aquest grau de compromís és necessari que hi hagi una difusió adequada provinent dels caps responsables del departament o departaments o dels consells d’administració o presidència.
    4. És important que hi hagi una visió estratègica, ja que és la que permet que les accions transformadores tinguin l’efecte i èxit esperat, ja que l’impacte no es produeix a curt termini sinó que a mitjà o llarg termini.
    5. Les inversions i els efectes que es deriven de la transformació són a llarg termini.
    6. Un dels elements essencials d’aquests tipus de projectes és el seu caràcter de transversalitat, ja que suposen la integració dels aspectes estratègics per a qualsevol organització. Però, a més a més, hi ha altres elements, com són:
       • El lideratge: l’estil de lideratge és el primer component per tirar endavant un projecte d’aquest tipus. Només si els líders de l’empresa ho coordinen i ho porten a terme es donarà una autèntica transformació.
       • Estructura organitzativa: el model d’organització empresarial és fonamental per portar a terme el projecte de transformació i difondre la informació pertinent.
       • Cultura empresarial: l’empresa té uns valors que s’han de veure reflectits en el projecte de transformació, ja que actuen com a marc de referència. Si el projecte té una projecció més amplia i dona lloc a nous principis i valors, aquests han de seguir les línies ja marcades.
       • Recursos i capacitats: l’empresa ha de saber de quins recursos disposa per a l’execució del projecte, recursos tant a nivell material com humà. L’estimació ha de ser el màxim de realista possible perquè si no la materialització del projecte pot quedar compromesa.
• De medi ambient. Són aquells que van orientats al foment de pràctiques i accions que tenen com a objectiu la preservació i cura dels recursos naturals i l’equilibri de l’àrea on es troba l’empresa. Els projectes poden abastar moltes matèries, des de la prevenció dels residus sòlids fins a iniciatives de reciclatge, d’ús de les tecnologies per fer menys paper, passant per l’ús de cotxes elèctrics per moure’s dins del recinte de l’empresa, o formar un programa de voluntariat per la conservació de l’entorn.
• De banca o finances. S’orienten a la gestió en el camp de la banca o de les inversions de capital. Per exemple, quan una empresa compra les accions perquè pensa en la rendibilitat d’aquestes accions i, per tant, en l’augment dels beneficis.

Podem distingir els projectes, segons el seu àmbit o especialitat, com ara:

• D’enginyeria. Són aquells dirigits al disseny i elaboració d’eines tècniques i tecnològiques en funció de la seva especialitat i maquinària d’ús industrial, i altres eines necessàries per al desenvolupament.
• Econòmics. Són aquells projectes que van enfocats a algun tipus d’activitat o inversió econòmica que permeti pensar en una oportunitat de negoci.
• Fiscals. Són aquells que és relacionen amb temes de normativa, procediments i reglaments propis de la hisenda pública. Aquests projectes són molt propis del sector públic i de les entitats amb facultats reguladores.
• Mèdics. Són els projectes que focalitzen els seus objectius en temes de salut i sanitat i a l’atenció de pacients en un lloc específic. Moltes organitzacions no governamentals (ONG) sense ànim de lucre duen a terme aquests tipus de projectes en diferents països amb necessitats de cobertura mèdica.
• Tecnològics. Focalitzen els seus esforços a iniciatives dirigides a la producció d’un bé tecnològic que suposa una millora en àrees o regions específiques. Per exemple, portar els accessos a internet en països amb escàs desenvolupament tecnològic.
• Informàtics. Són aquells que van lligats a la instal·lació i posada en marxa de sistemes informàtics amb unes finalitats concretes. Per exemple, les empreses requereixen cada cert temps una actualització dels seus sistemes informàtics, ja sigui per qüestions de seguretat o perquè les eines que utilitzen queden obsoletes.

En funció de la seva orientació, els projectes poden ser:

• Productius. Són aquells que van orientats a promoure la producció de béns, serveis o productes amb un determinat objectiu; en definitiva, es busca una rendibilitat econòmica. El que es pretén és una millora contínua dels seus processos, amb uns recursos mínims per obtenir el millor resultat possible. La productivitat esdevé un dels elements més importants per a qualsevol empresa i una de les fites és aconseguir, en un temps mínim, fer tot el treball possible, i això s’assoleix coordinant els equips i obtenint bones eines de treball en l’àmbit tecnològic, tècnic, així com de coordinació dels equips.
• Educatius. Són els que focalitzen el seu objectiu en realitzar activitats que complementen o milloren els sistemes educatius i, en el cas de les empreses, els sistemes de formació interna.
• D’investigació. Són aquells on els grups de treball se centren en la indagació i anàlisi d’àrees o camps específics.

Des del punt de vista de la seva àrea d’influència, els projectes poden ser:

• Supranacionals. S’implementen en grans regions, que generalment superen les fronteres nacionals i fins i tot continentals. Un bon exemple el tenim amb les iniciatives que sorgeixen a la Unió Europea.
• Internacionals. Es comparteixen entre dos o més països; les iniciatives solen ser bilaterals inicialment i s’hi pot afegir el país que ho consideri oportú.
• Nacionals. Projectes que s’implementen en un territori. Solen donar-se unes directrius generals per part del govern, i el territori (institucions i empreses) les adapta per desenvolupar els plans.
• Regionals o de comunitats autònomes. Amb una incidència menor que els nacionals i major que els locals, permeten desenvolupar àrees concretes segons les necessitats socials o empresarials.
• Locals. El seu abast es limita a certes comunitats, localitats, pobles o comarques i les accions que s’engeguen són molt específiques.

Els processos de gestió de projectes es poden dividir en cinc grans grups, aplicables a tot tipus de projecte: preparació, planificació, execució, seguiment i lliurament. Però, des d’un punt de vista general, podem considerar que tot projecte té tres grans fases:

• Fase de planificació. En aquesta fase es tracta d’establir com l’equip de treball haurà de satisfer les restriccions de les prestacions, la planificació temporal i els costos. Una planificació detallada dona consistència al projecte i evita sorpreses, que mai són benvingudes.
• Fase d’execució. Representa el conjunt de tasques i activitats que suposen la realització pròpiament dita del projecte. Primerament, respon a les característiques tècniques específiques de cada tipus de projecte vist amb anterioritat, i suposa posar en joc i gestionar els recursos de la millor manera per desenvolupar el projecte. Cada projecte respon a una tecnologia que li és pròpia i que generalment és coneguda per l’equip interdisciplinari.
• Fase de lliurament o posada en marxa. Tot projecte està destinat a veure’s realitzat en un termini concret, moment en el qual es farà lliurament de l’obra o servei al client o la posada en marxa del sistema desenvolupat, comprovant que tot funciona de la manera adequada i responent a les especificacions aprovades en el seu moment. Aquesta fase és també molt important, no només per representar la culminació de l’operació sinó per les dificultats tècniques que es puguin presentar a la pràctica, com per exemple: que s’allarguin excessivament els terminis, i que això provoqui endarreriments i costos imprevistos.

De les tres fases anteriors, la de planificació o preparació és la que tractem en aquest punt. En la preparació del projecte haurem de:

1. Definir detalladament les característiques del projecte i posar “les peces” juntes, és a dir, ajustar tots els elements que necessitarà.
2. Considerar les dimensions tècniques, institucionals, financeres i econòmiques del projecte.
3. Fer un diagnòstic de la situació actual, és a dir, haurem de fer una descripció del que succeeix al moment d’iniciar l’estudi en una àrea determinada. Aquesta descripció suposa, en primer lloc, una presentació clara i detallada del problema que origina la inquietud d’elaborar un projecte. Hem de definir i calcular els indicadors que ens hauran de servir per identificar i mesurar el problema i caracteritzar les poblacions directes i indirectes que es puguin veure afectades, així com la població objectiva a la qual vagi destinat el projecte.
4. Fer un estudi tècnic del projecte, estudiar l’oferta present i històrica de programes i projectes que tenen o han tingut com a objectiu resoldre problemes similars, ja siguin econòmics o socials. És fonamental que el primer diagnòstic que fem sigui elaborat per un equip multidisciplinari on haurem de tenir en compte totes les opinions. En aquest primer pas, haurem de fer un tractament general dels aspectes fisicotècnics, que integren tres components interdependents: la mida, la localització i la tecnologia.

Els coneixements que implica la gestió de projectes es basen, fonamentalment, en deu àrees que es corresponen amb el diagnòstic de la situació actual. Aquestes àrees són:

1. Abast del projecte. Es refereix a l’impacte que té el projecte en l’entorn on opera. Per exemple, el nombre de persones al qual es dirigeix o la incidència dels resultats que s’obtinguin d’executar-lo.
2. Temps. El termini es pot ponderar sota els conceptes de curt, mitjà i llarg termini, i és en funció del termini que vindrà determinada la gestió d’un projecte i les fases que el configuraran.
3. Integració. Les tasques que s’han de dur a terme han d’estar ben classificades i amb una seqüenciació correcta entre elles, ja que és fonamental perquè els resultats siguin els pretesos en l’execució del projecte.
4. Cost. A través dels pressupostos podrem mesurar els costos que ens serviran per garantir la continuïtat, la sostenibilitat i la viabilitat de les accions que estan previstes.
5. Qualitat. Els resultats d’un projecte no poden ser de qualsevol tipus ja que han de respondre als objectius principals i als valors de l’empresa, entre els quals hi ha el de la qualitat.
6. La gestió dels accionistes (en el cas que sigui una empresa societària), que són els que donen suport al projecte i a la seva execució. Això significa que les aportacions que els socis fan s’hauran d’administrar i, també, explicar cada euro en què es gasta.
7. Comunicacions. Una tasca primordial, perquè les tasques previstes es desenvolupin correctamen t, és saber transmetre de manera clara i sense confusions els missatges que hem d’enviar.
8. Gestió del risc. Amb un bon estudi de mercat i de les situacions que envolten el projecte podrem gestionar convenientment els riscos, les amenaces i els factors externs que poden afectar-lo.
9. Recursos humans. En un projecte no només hi ha recursos tècnics i tecnològics que cal gestionar, sinó també les persones que executen totes les tasques que permeten que el projecte esdevingui una realitat.
10. Proveïment: les matèries primeres, els canals dels recursos i totes les eines necessàries per posar en marxa les tasques que garanteixen el projecte.

Tot projecte requereix un estudi previ dels avantatges i desavantatges associats a la seva implementació. Com es realitzi dependrà del que cada projecte necessiti en particular.

El fet que el projecte sigui intern a l’empresa o extern planteja un seguit de diferències ben importants, que es plantejaran a l’etapa de preparació del projecte. En el projecte extern hi ha un conjunt d’accions que es relacionen amb la necessitat de presentar una oferta al client i obtenir l’adjudicació del contracte en competència amb altres empreses o persones.

Qualsevol interferència pot provocar que el projecte quedi avortat abans d’haver-lo iniciat, per tant, l’exigència comercial té un caràcter prioritari per a l’empresa, i és bàsic obtenir un contracte abans d’iniciar la preparació del projecte.

Les diferències de com preparar un projecte intern d’un d’extern les podem veure reflectides en la figura.

Quan s’han de dur a terme projectes grans i complexos, la consecució del resultat final depèn de la realització harmònica de tots els elements que apareixen en les diferents etapes que veiem en la figura. La concepció de les fases que s’han de portar a terme, que té lloc a l’inici, en la preparació, ens permetrà el disseny de tota la resta, a banda d’establir l’ordre encadenat lògic de les fases i l’estimació de la naturalesa i quantitat de recursos que haurem d’utilitzar en cadascun dels moments.

Dins de la preparació, s’integraren activitats com la descripció de les activitats, la identificació dels recursos, la valoració dels recursos tant econòmics com humans, és a dir, el pressupost, la planificació i la possible reconsideració dels objectius.

La importància de cadascun dels factors mencionats està associada a la naturalesa específica de cada projecte i a les circumstàncies especials que poden envoltar el problema. En el desenvolupament de preparació d’un projecte podem trobar diferents aspectes que en determinaran l’objectiu, preveure els canvis tecnològics que poden fer que un projecte sigui un èxit total o un fracàs estrepitós, i també haurem de saber que els canvis polítics podrien generar profundes transformacions tant quantitatives com qualitatives quan el projecte ja està en marxa, i, finalment, haurem de saber que els canvis en les relacions comercials, en el cas que siguin internacionals, també ens afecten quan hi ha restriccions, una normativa legal i altres factors que no depenen de nosaltres però que evidentment ens afecten.