Formació i promoció de personal

L’ésser humà està en continu aprenentatge. La vida avança i a mesura que, amb més o menys ventura, passen els anys s’acumula experiència i, amb aquesta, coneixement. L’aprenentatge, però, no és exclusiu de l’ésser humà. Els animals també aprenen, i ho fan durant tota la seva vida igual que els humans. S’ha observat que en els animals algunes accions són innates, són accions procedents de coneixement heretat, informació que porten als gens, però la realització d’altres accions és fruit de l’aprenentatge. Aquest aprenentatge pot venir donat per l’observació i avaluació del seu entorn o per la transmissió de coneixement de progenitors o altres membres del grup.

Aprendre és quelcom inherent a la vida. De fet, encara que una persona no volgués aprendre, no seria possible, ja que només pel fet de viure es reben molts inputs o entrades d’informació que el cervell processa i avalua. D’aquesta manera, s’emmagatzema la informació que pot ser útil en el futur i que ajudarà l’ésser humà en les seves experiències futures.

La formació contínua és una realitat en l’àmbit personal i ho ha de ser, també, en l’àmbit laboral.

La formació en l’àmbit laboral ajuda a desenvolupar el potencial dels treballadors. Es considera potencial humà la capacitat de crear, innovar i desenvolupar-se que té la persona en el seu interior, però que resta per aflorar. Mitjançant la formació s’espera que en el futur l’individu desenvolupi dots intel·lectuals, físiques o artístiques més enllà de les que ja posseeix.

Formar el treballador pot fer-lo més competitiu en el mercat laboral, i això pot representar un risc per a l’empresa, que pot perdre un bon empleat. Però l’empresa ha de ser capaç de retenir aquest talent per si mateixa; si es te un bon pla de formació i aquesta reverteix en la trajectòria laboral del treballador, l’empleat no voldrà aventurar-se a marxar.

En qualsevol cas, el que li dona una bona formació a l’empleat és cert poder en el moment de negociar amb l’empresa: un treballador ben format no té por d’enfrontar-se al mercat laboral. Que el treballador obtingui formació per part de l’empresa només pot reportar-li beneficis. Sempre que el treballador disposi del temps necessari per formar-se, no hi ha cap desavantatge pel qual el treballador no hagi d’estar interessat a formar-se.

Entre els beneficis de la formació per a l’empleat, hi ha els següents:

• Afavoreix la comunicació i la integració del treballador, ja que habitualment s’interactua amb altres companys durant la formació, sigui perquè es realitza la mateixa formació o perquè és necessari l’intercanvi d’informació per comprendre correctament l’ensenyament.
• Incrementa l’autoestima de la persona, augmenta la seva satisfacció i la seva motivació envers les tasques i les gaudeix més quan les duu a terme.
• Augmenta la probabilitat de millorar en l’escala de l’organització així com d’obtenir millors condicions laborals.
• Millora les capacitats i competències adaptant-se als nous canvis que hi pot haver al mercat i li permet actualitzar el currículum.

Les tasques diàries de l’empresa i les rutines s’enduen la major part del temps dins d’una empresa. Sol passar que sembla que falti temps per fer plans a mitjà o llarg termini, ja que les qüestions urgents solen omplir gran part del dia. Això fa que passin a segon terme qüestions importants com pot ser la formació dels treballadors. L’experiència de la feina diària enriqueix el treballador, però hi ha coneixements que no s’actualitzaran si no és a través de formació.

Les empreses són organitzacions complexes que han de lluitar cada dia per sobreviure en un entorn competitiu, ple de canvis i de regulacions governamentals. Així doncs, és habitual que les companyies hagin de prendre decisions per solucionar cadascun dels reptes que es presenten diàriament. Per afrontar aquests reptes, per prendre decisions, hi ha el capital humà, el recurs més apreciat d’una organització. Formar adequadament el capital humà per a la tasca que ha de dur a terme és de vital importància per a la supervivència de l’empresa.

L’aposta per la formació en una empresa ha de ser considerada com una inversió, i no com una despesa. S’ha de tenir en compte que la formació:

• Augmenta la qualificació dels empleats millorant la seva productivitat i competitivitat.
• La major amplitud de coneixement ajuda al canvi i comprensió d’altres rols fent que s’entengui millor l’engranatge entre diverses àrees de l’empresa.
• Atrau bons professionals que no volen estancar-se i que, al contrari, volen invertir esforços per tenir una completa trajectòria professional.
• Millora la motivació de l’empleat i el seu compromís amb l’organització.
• Afavoreix la iniciativa del treballador i la recerca de nous mètodes en el seu lloc de treball.
• Incrementa la qualitat del producte final, fet que reverteix en una millor imatge de l’empresa i en els beneficis.

Hi ha moltes organitzacions que es dediquen a la formació. Des de fundacions sense ànim de lucre fins a empreses que fan de la formació el seu producte, tant organismes públics com privats, imparteixen formació presencial o formació en línia com la teleformació.

La formació es divideix en dos tipus principals:

• Formació reglada. Ensenyaments que es regeixen pel Ministeri d’Educació, com són el batxillerat, els cicles formatius, els graus universitaris o els màsters oficials.
• Formació no reglada. Ensenyaments que no es regeixen pel Ministeri d’Educació, com cursos de formació ocupacional, cursos de formació contínua, postgraus i màsters no oficials. La majoria de la formació que s’ofereix a l’empresa i que permet una actualització o especialització dins de l’àmbit laboral sol ser d’aquest tipus.

Els cursos de formació ocupacional estan dirigits principalment a persones en situació d’atur. Amb aquests cursos es vol facilitar l’adquisició d’una qualificació professional que ajudi a la seva reinserció laboral.

Els cursos de formació contínua cerquen millorar, actualitzar o adquirir noves competències professionals i van dirigits tant a persones que estan treballant com a persones aturades.

La formació programada o bonificada forma part de la formació contínua i és la formació que es dona més habitualment a l’empresa. Existeixen molts centres de formació que es dediquen de manera exclusiva a impartir aquest tipus de formació. Generalment són consultores de formació que, a més d’oferir la impartició del curs, ofereixen altres serveis:

• Disseny de plans de formació
• Comunicacions davant de la FUNDAE
• Preparació de les justificacions econòmiques
• Càlcul de l’import a bonificar

Segons la FUNDAE un centre de formació ha de dur a terme les activitats següents:

1. Abans del curs:
   • Dissenyar i programar el curs per adquirir o millorar les competències dels treballadors.
2. Durant el curs:
   • Impartir el curs per docents qualificats en la matèria.
   • Realitzar la formació assegurant les exigències tècnic-pedagògiques que assegurin la qualitat de la formació.
   • Corresponsabilitzar-se en l’aprenentatge, seguiment i avaluació de l’alumnat.
   • Realitzar un control d’assistència.
   • Adoptar mesures de protecció per als participants com l’assegurança d’accidents i de responsabilitat civil.
3. Al finalitzar el curs:
   • Facilitar als participants el qüestionari d’avaluació de la qualitat.
   • Avaluar i comprovar l’adquisició de competències.
   • Assegurar l’entrega del diploma o certificat d’assistència.

Un dels principals inconvenients per a l’empresa a l’hora d’oferir una bona formació és el cost econòmic. Per poder disminuir l’impacte del cost en l’oferta de formació als treballadors per part de l’empresa existeixen unes ajudes en forma de bonificacions en les cotitzacions a la Seguretat Social.

Perquè la formació sigui bonificable l’empresa ha de complir els requisits següents:

• Tenir personal donat d’alta al règim general de la Seguretat Social.
• Estar al corrent de les seves obligacions tributàries i amb la Seguretat Social.
• Garantir la gratuïtat de la formació a tots els participants.
• Identificar en un compte específic totes les despeses de les accions formatives i les seves bonificacions amb la referència “formació professional per a l’ocupació”.
• Mantenir la documentació justificativa de les accions formatives durant quatre anys.

Perquè la formació sigui bonificable el curs ha de complir els requisits següents:

• Tenir relació amb l’activitat de l’empresa.
• Cursar-se en modalitat presencial, telemàtica o mixta.
• Durar entre dues i vuit hores diàries, excepte si la formació s’imparteix en una sola jornada.
• No excedir de 30 participants per grup en la modalitat presencial i 80 per professor en la modalitat telemàtica.
• Ser gratuïta per als treballadors.

S’ha de tenir en compte que no es considera formació bonificable l’assistència a programes de caràcter informatiu com congressos, seminaris o jornades.

A més dels requisits que ha de complir l’empresa i dels requisits que ha de complir el curs, perquè la formació sigui bonificable també s’han de tenir en compte altres elements (vegeu taula):

La quantia de la bonificació varia d’una empresa a una altra segons les característiques de l’empresa i de la formació que ha impartit. Per determinar la bonificació es parteix d’una divisió del càlcul en fases:

1. Càlcul del crèdit per la formació
2. Mòduls econòmics màxims
3. Cofinançament de la formació

1. Càlcul del crèdit per la formació

Abans de realitzar el càlcul del crèdit per a la formació correctament, s’han de definir els conceptes següents:

El crèdit per a la formació és la quantia de la qual disposa l’empresa durant un any com ajuda a la formació dels treballadors.

La cotització per formació professional és la quantia que ha ingressat l’empresa a la Tresoreria General de la Seguretat Social en concepte de retencions per formació professional (aquesta retenció es pot veure habitualment a qualsevol nòmina) durant l’any anterior.

La plantilla mitjana és la mitjana estadística del nombre de treballadors de l’empresa en plantilla durant l’any.

La bonificació segons plantilla fa referència al percentatge de bonificació que li correspon a l’empresa segons la seva plantilla mitjana tal com es detalla a taula:

A partir dels conceptes definits es pot calcular el crèdit per a la formació segons la fórmula següent:

Casos a tenir en compte:

1. Les empreses d’1 a 5 treballadors disposaran d’un crèdit per a la formació mínim de 420,00 euros.
2. Les empreses que obrin nous centres de treball i que incorporin nous treballadors obtindran un import extra per al crèdit per a la formació corresponent a 65,00 euros per cada treballador.
3. Les empreses de nova creació tindran un crèdit resultant de multiplicar el nombre de treballadors inicials de l’empresa per la bonificació unitària per incorporació de nous treballadors: 65,00 euros. Tenint en compte que si el resultat no arriba al mínim de 420,00 serà aquest últim import el crèdit per a la formació. L’any següent al de la creació, la nova empresa podrà aplicar el resultant de multiplicar el nombre de treballadors que s’han incorporat a l’empresa durant l’any per 65,00 si és més beneficiós que el càlcul pel crèdit per a la formació habitual.
4. Les empreses que concedeixin permisos individuals de formació als seus empleats (PIF) disposaran d’un crèdit de bonificació per a la formació addicional.
5. Les empreses de fins a 49 treballadors podran acumular durant dos anys el crèdit per a la formació bonificada que no hagin consumit durant l’any.

2. Mòduls econòmics màxims

La bonificació màxima depèn de la formació que s’hagi impartit de manera efectiva. Cal escollir la quantia inferior d’aquestes tres quantitats:

1. Saldo del crèdit per a la formació
2. Import ajustat del cost de l’activitat formativa
3. Cost limitat pel mòdul econòmic

Per calcular l’import ajustat del cost de l’activitat formativa existeixen diverses regles:

• Els costos indirectes no poden superar el 10% del cost total l’activitat formativa.
• Els costos d’organització no poden superar el 10% del cost total de l’activitat formativa.

Per realitzar el càlcul de cost limitat pel mòdul econòmic la Fundació estatal per a la formació del treballador (FUNDAE), d’acord amb l’establert a la Llei 30/2015, de 9 de setembre, estableix els següents mòduls econòmics màxims segons la modalitat de la formació:

• Formació presencial: 9 euros/hora per al nivell bàsic i 13 euros/hora per al nivell superior.
• Teleformació o formació a distància: 7,5 euros/hora.
• Mixta: cal aplicar a cada part de formació la tarifa corresponent.

3. Cofinançament de la formació

Per poder aplicar la bonificació determinada a la fase 2, s’ha de complir amb el cofinançament que determina la normativa, és a dir, l’empresa ha de cofinançar una part de la formació.

Aquest cofinançament mínim ve determinat per la taula següent:

Aquest percentatge de cofinançament s’aplica a la totalitat del crèdit per a la formació que tingui l’empresa i s’ha de complir de manera anual.

L’empresa pot cobrir la part que ha de cofinançar de dues maneres:

• Bonificar menys del que costa la formació.
• Realitzar tota o part de la formació en horari laboral. D’aquesta manera, l’empresa aporta el cost salarial del treballador.

Sembla estès entre empresaris que la formació dels treballadors és necessària per continuar sent competitius en un entorn amb constants avenços i en un mercat ple de competidors àvids d’èxit. Tot i que hi ha consens sobre la importància de la formació dels treballadors, les organitzacions solen tenir dificultats per crear un bon pla de formació. A part que la formació té un cost en temps i diners, també és una tasca difícil de dur a terme correctament ja que no és que cada empresa necessiti un pla de formació diferent, sinó que cada empleat te unes necessitats diferents. Per tant, amb tanta diversitat, l’èxit en la formació dels treballadors pot arribar a ser difícil d’aconseguir.

Les qüestions que sorgeixen a l’hora d’implantar un pla de formació a l’empresa són múltiples:

• A qui s’ha de formar?
• Quin és l’objectiu de la formació?
• En quines competències s’ha de formar?
• Quan s’ha de dur a terme?
• On s’ha de realitzar l’aprenentatge?
• Qui ha de ser el formador?
• Quin pressupost es destina a la formació?
• Quant de temps ha de durar?
• Com se sabrà si la formació ha estat efectiva?

El pla de formació d’una empresa a una altra pot variar substancialment, ja que depenent de la mida de l’empresa es disposa d’uns recursos o uns altres i depenent del sector de l’organització es requereix més o menys actualització dels coneixements segons els avenços. Tot i això, es pot definir un pla de formació general aplicable a qualsevol tipus d’empresa. Aquest pla de formació general es pot dividir en tres fases o etapes:

1. Detecció de les necessitats de formació
2. Disseny de les accions formatives
3. Avaluació del pla de formació

Per realitzar un bon pla de formació s’han de tenir en compte alguns aspectes:

• La formació ha de seguir la cultura de l’empresa i ha de tenir el suport de la direcció.
• El pla de formació és bo si aconsegueix motivar els treballadors implicats i que es facin seu el projecte.
• La periodicitat ha de ser adequada, tenint en compte objectius a curt i a llarg termini.
• El pla de formació ha d’estar ben definit, ha de ser precís.

En finalitzar el pla de formació cal posar-lo a disposició dels representants legals dels treballadors.

La formació no s’ha de veure com un element separat de l’activitat empresarial, sinó que la formació és un element important que contribueix a la consecució dels objectius de l’empresa. Per tant, ha d’estar integrada a la planificació estratègica. Per detectar les necessitats de formació de l’empresa s’han de revisar els objectius i analitzar la situació de l’organització en relació amb la consecució d’aquests objectius. L’anàlisi de les necessitats formatives ha d’anar més enllà de la solució dels problemes a curt termini. Ha de poder projectar-se en el temps com un dels elements que forment part del camí a seguir per la consecució dels objectius estratègics de l’organització.

Aquesta etapa es desglossa en els punts següents:

1. Identificar els objectius estratègics de l’empresa. Tota empresa té una línia d’actuació i un punt cap on vol anar. Aquest punt on vol arribar es transforma en un o diversos objectius per a l’empresa. Per identificar aquests objectius s’ha d’accedir a la informació de la direcció de l’organització.
2. Conèixer la situació de l’empresa envers els objectius. Cal conèixer l’empresa amb tanta profunditat com sigui possible, tenint en compte la seva història, els productes, la seva cultura, els clients, els proveïdors, les tecnologies utilitzades, les diferències amb els seus competidors, la política de qualitat, la situació econòmica, l’organització dels recursos humans, les limitacions, i tot el que pugui ajudar a situar l’empresa dins del mercat i a comprendre el seu funcionament.
3. Conèixer les necessitats formatives dels empleats envers la consecució dels objectius. Es poden identificar les necessitats de cada treballador mitjançant diverses eines:
   • Entrevistes. Individualment, es poden fer entrevistes amb els empleats per determinar l’èxit en el desenvolupament de la seva feina i les seves aspiracions futures dins de l’organització.
   • Enquestes. Les enquestes recullen de manera escrita i ordenada tant les dificultats que pot trobar l’empleat en la realització de les tasques com els seus interessos i prioritats per fer una formació.
   • Observació. A través de caps intermitjos que coneixen la distribució de feines es poden realitzar supervisions rutinàries per identificar problemes i necessitats.
   • Avaluació de l’acompliment. Mitjançant instruments d’avaluació, la companyia pot detectar àrees a millorar de cada treballador.
   • Per departaments. El cap de departament és l’encarregat d’analitzar les necessitats del departament i de recollir les peticions dels treballadors.
   • Anàlisi d’errades. S’analitzen les errades produïdes durant el desenvolupament de les tasques i es relacionen amb la necessitat de formació de l’empleat.
4. Definir les accions formatives establint els objectius de les accions. Tots aquests elements i els objectius definits permeten visualitzar les dificultats que poden sorgir en la seva consecució, i així preparar l’empresa per afrontar-los mitjançant la formació del personal. S’han de transformar les mancances detectades en la plantilla en accions formatives i definir els objectius concrets de cada acció. Segons les diferents problemàtiques es poden distingir dos tipus de necessitats de formació:
   • Necessitats reactives: són fruit d’una mancança actual, el problema ja ha sorgit i es necessita donar una solució per pal·liar la situació.
   • Necessitats proactives: són necessitats de formació que donaran un plus al treballador en el futur ja que responen a problemes que encara no han sorgit. Aquesta formació pot ajudar en situacions futures i incrementar la seva innovació.

Segons l’àrea on s’apliqui la formació, pot ser de dos tipus:

• Formació vertical, quan està relacionada amb tasques que es desenvolupen en un mateix departament o en una àrea on hi ha tasques relacionades. Per exemple, en una empresa dedicada al tractament de la fusta es realitza una formació específica per a treballadors que fabriquen taules.
• Formació horitzontal, quan l’àmbit de la formació abasta diferents departaments o estaments. Per exemple, en una empresa dedicada al tractament de la fusta es fa una formació sobre riscos laborals que afecta tot el personal de l’empresa, independentment de la tasca.

El pla de formació ha de tenir en compte un criteri de rendibilitat, donat que els recursos són limitats i s’han d’assignar de manera que s’obtingui el major rendiment. El pla s’ha d’encarregar d’adequar els recursos disponibles a les necessitats detectades. Cada acció formativa ha de cobrir uns objectius concrets, i el disseny de cada acció està determinat per la consecució d’aquests objectius.

Per dissenyar una acció formativa s’han de definir els elements següents:

1. Fixació dels objectius. Es poden definir un o uns objectius generals a la fase de detecció de les necessitats de formació. En aquesta fase cal veure si és necessari descompondre aquests objectius primers en objectius secundaris més específics que ajudin a concretar l’acció formativa. Aquests objectius han de ser comprensibles i clars, no s’ha d’intentar mostrar conceptes abstractes que després siguin difícils de concretar. És habitual anomenar els objectius amb verbs en infinitiu que indiquin allò que l’aprenent ha d’assolir en finalitzar la formació.
2. Destinació de la formació. El destí de la formació defineix, en gran mesura, els procediments i les condicions de la formació, ja que per assolir un mateix objectiu un individu pot necessitar més o menys esforç que un altre. Així doncs, s’ha d’identificar correctament el nivell de coneixements de qui rebrà la formació per decidir uns continguts o una metodologia concreta. És necessari definir concretament a qui va adreçada la formació. Segons l’àrea on s’hagi decidit aplicar la formació, pot ser aplicada de manera vertical o horitzontal. En qualsevol cas, cal determinar quins departaments o persones concretes són designats per cursar la formació.
3. Programa de la formació. Al programa hi queden reflectits els continguts de la formació. Es tracta de continguts relacionats amb els objectius que es volen aconseguir i amb la formació o experiència prèvia dels individus receptors de la formació. Els programes poden estar dividits per temes, apartats, sessions o qualsevol altra divisió que es consideri oportuna. Independentment de com es divideixi el programa, aquest ha de complir amb una sèrie de característiques: estar ben estructurat, seguir un ordre o seqüència i ser coherent. Habitualment, donant una ullada al programa d’un curs, l’alumne pot fer-se una idea bastant acurada del seu contingut.
4. Durada de la formació. La durada està determinada directament pels objectius i els destinataris de la formació. Si els objectius de la formació són molts o pocs, però complicats d’aconseguir, es necessiten més hores de formació que si s’han de complir pocs objectius o objectius relativament senzills. També hi intervé el nivell de base que tinguin els destinataris de la formació i del nivell de perfecció que es vulgui assolir en el tema en qüestió. Uns empleats que parteixen de zero en la matèria en què s’han de formar necessitaran més dedicació que altres empleats que ja estiguin versats a la matèria i tinguin alguna experiència en el tema.
5. Prioritat de la formació. Segons les diferents accions formatives que l’organització hagi planificat realitzar s’haurà de decidir quines accions són més importants o més necessàries i han de ser dutes a terme de manera prioritària. També és possible que hi hagi accions formatives que depenguin unes de les altres i això influeixi en l’ordre d’impartició. És útil establir un calendari on apareguin les diferents accions a dur a terme i els terminis ideals. També es poden establir graus de prioritat i si hi ha conflicte entre la destinació de recursos a la formació es poden resoldre mitjançant aquest grau de prioritat.
6. Temporització de la formació. Una qüestió és la durada de la formació, que és el temps necessari per a l’execució de la formació, i una altra qüestió és la temporització, que té a veure amb com es distribueix la durada de la formació en el temps. Cal eestablir un calendari on quedi plasmat l’ordre orientatiu i desitjable de les formacions. A més d’escollir les dates d’impartició, s’ha de decidir quantes sessions i l’horari. Depenent de la durada i de les diferents característiques del pla formatiu, és més interessant concentrar la formació en poques jornades de moltes hores o en moltes jornades de poques hores. L’horari fa referència a si la formació serà dins de les hores de feina o fora de les hores de feina, tenint sempre en compte els torns de treball dels empleats.
7. Tipus de formació. La formació bàsicament pot ser de tres tipus:
   • Presencial: és considerada la formació tradicional i està basada en la transmissió del coneixement amb contacte personal. Permet establir una relació directa entre formadors i els aprenents, així com una relació entre aprenents. En anomenar la paraula tradicional pot semblar que sigui un tipus de formació obsoleta, però no és el cas, ja que aquest tipus de formació inclou la interacció cara a cara, cosa que dona una sensació de proximitat i augmenta el compromís i la motivació. Tot i que presenta molts avantatges, té un punt força dèbil: la rigidesa horària. Per això hi ha formació que està apropant-se a models a distància o a models mixtes.
   • A distància: a causa dels avenços tecnològics, la formació a distància va en augment. L’e-learning planteja una formació a través d’Internet mitjançant plataformes educatives digitals. En l’àmbit empresarial, l’avantatge d’aquest tipus de formació resideix en la flexibilitat horària, ja que sol ser més senzill adaptar aquest tipus de formació als horaris que necessita l’organització. També permet format persones geogràficament allunyades. En aquesta formació l’empresa ha de tenir en compte el temps nevessari perquè el personal faci exercicis i tasques.
   • Mixta: El b-learning intenta obtenir els beneficis dels dos tipus de formació: la formació presencial, amb contacte amb l’alumnat, i la formació a distància, que permet flexibilitzant el procés d’aprenentatge.
8. Recursos destinats i selecció de formadors. En l’apartat dels recursos destinats hi ha dues vessants: la part que fa referència a la inversió econòmica de la formació i la part que descriu quins estris seran necessaris per a la formació. Els recursos de qualsevol organització són limitats, així que és important tenir en compte la inversió que el pressupost de l’empresa destina a formació, ja que, malauradament, això pot limitar la quantitat i/o la qualitat de la formació. Tot i que la formació és una inversió més que un cost, el període de retorn d’aquesta inversió pot ser no immediat. Per tant, l’empresa, segons les característiques del seu flux econòmic i dels seus compromisos futurs, ha d’ajustar la formació. Aquesta inversió econòmica es veu plasmada en la descripció dels materials i eines necessaris per realitzar la formació. Cal aportar una descripció dels elements el més detallada possible i tenir en compte elements com l’aula de formació, el formador, ordinadors o qualsevol altra maquinària, el suport pel contingut sigui en format paper o en format digital. Per fer un pressupost acurat de l’acció formativa s’han de tenir en compte tant els costos directes (tot el que té a veure directament amb l’acció formativa com, per exemple, els salaris dels formadors o el lloguer d’equipaments) com els costos indirectes (tota càrrega que reverteixi en un cost per a l’empresa com, per exemple, la pèrdua de negoci que pot suposar que l’empleat no estigui ocupant el seu lloc de treball). La formació es pot dur a terme per personal de l’organització, per formadors externs que s’ajustin de manera personalitzada als requeriments de l’empresa o per formadors que ja tinguin programes realitzats que s’ajustin a les necessitats de l’empresa. El lloc d’impartició pot ser la mateixa empresa, sense necessitat de realitzar desplaçaments, o centres de formació que solen estar adaptats o, fins i tot, si s’ha optat per un tipus de formació a distància, el lloc de residència dels alumnes. Tenint en compte els recursos necessaris, el pressupost i l’oferta de formació existent, es prenen decisions sobre el formador i el lloc on es realitzarà la formació.

Per tancar correctament el cicle del pla de formació, cal avaluar els resultats aconseguits amb el pla un cop s’ha dut a terme. Per saber si el pla de formació ha tingut èxit cal respondre dues preguntes:

• Cada acció formativa ha aconseguit els objectius?
• Les accions formatives han aconseguit apropar-se als objectius estratègics de l’empresa?

Les respostes a aquestes preguntes no són trivials i es requereix un estudi dels resultats per poder contestar-les amb coherència.

Per saber si l’acció formativa ha aconseguit els objectius cal esbrinar:

• Cada participant ha aconseguit els objectius fixats? Per tenir una valoració d’aquest ítem es pot avaluar cada empleat que ha realitzat el curs i veure si ha assolit el grau de coneixement desitjat.
• Si algun dels participants no ha assolit els coneixements esperats, és necessari revisar el pla de formació i tots els seus components per veure on recau l’errada: participant, formador, programa o algun altre punt del disseny de l’acció.

Saber si les accions formatives han apropat els treballadors als objectius estratègics de l’empresa és encara més complicat que saber si l’acció formativa ha assolit els seus objectius. Al món empresarial s’utilitza en molts àmbits el return on investment (ROI) o retorn de la inversió per mesurar si la inversió realitzada ha generat el valor econòmic esperat. El ROI és una ràtio que determina l’eficiència d’una inversió relacionant els beneficis amb els costos.

La part complicada és calcular el benefici atribuïble a la formació. Per ajudar a concretar aquest benefici i depenent dels objectius estratègics es poden establir diferents ítems que ajudin a valorar aquest benefici. Alguns exemples:

• Ràtio de satisfacció dels clients
• Unitats venudes
• Nombre d’accidents de treball
• Nombre de clients nous aconseguits
• Temps invertit en un projecte
• Increment de vendes

L’organització té els seus objectius propis i els va revisant i actualitzant exercici darrere exercici. L’empleat, en l’àmbit personal, també té els seus desitjos de superació i progrés referents a la seva trajectòria professional.

El treballador va acumulant, al llarg de la seva vida laboral, formació i experiència que li fan adquirir noves competències i crear noves relacions en l’entorn laboral. Aquesta evolució com a treballador fa que el desenvolupament de les tasques del seu lloc de treball sigui millor i es plantegi nous reptes que satisfacin les seves aspiracions.

Per motivar el treballador, per una banda, i per aprofitar les noves competències adquirides, per l’altra, és important crear un pla de desenvolupament professional per a cadascun dels treballadors de l’empresa.

El pla de desenvolupament professional és un mètode de revisió d’objectius partint d’un punt inicial. Aquests objectius estan relacionats amb la seva activitat professional i el seu lloc de treball. És important temporitzar en el temps aquests objectius. El pla es desglossa en les etapes següents:

1. Autoavaluació. Mitjançant tests psicològics i entrevistes s’ajuda el treballador a determinar punts claus sobre la visió de la seva carrera, en quin punt es troba i a quin punt li agradaria arribar. És important coneixer-se un mateix, ser capaç de realitzar autocrítica i analitzar les fortaleses i debilitats. Assumir aquesta informació ajuda a fixar-se metes vàlides i reals.
2. Fixació d’objectius. Mirar cap al futur serveix per establir objectius a curt i mitjà termini. Partint de la realitat del treballador i de les seves competències, es determinen metes assolibles. Abans de fixar els objectius l’empresa ha d’haver analitzat les necessitats futures de l’empresa per poder guiar el treballador en la fixació d’objectius, ja que la planificació de la carrera també depèn de les vacants lliures a l’organització.
3. Planificació d’accions. Després de decidir els objectius de l’empleat a curt i mitjà termini, cal determinar la manera com aconseguir-los. Cal determinar les accions a emprendre perquè el treballador compleixi les metes estipulades. Aquestes accions poden materialitzar-se en tot tipus d’activitats.

Mètodes o accions que es poden dur a terme per aconseguir els objectius establerts en el pla de desenvolupament professional:

• Realització de cursos. La formació sempre està present en el desenvolupament de la persona, i aquest recurs pot ajudar el treballador a desenvolupar tota mena de competències. L’assistència a congressos i conferències, així com els programes d’autoaprenentatge també es contemplen en aquest punt.
• Programes de mentoria. A través de consells i pautes que una persona pot oferir es transmet coneixement per l’experiència. A més d’ensenyar una tasca determinada, el programa de mentoria o mentoring pot abastar molts altres aspectes com la relació amb altres persones de l’empresa o com inspirar lideratge.
• Programes de coaching. L’entrenador o coach acompanya la persona en el seu desenvolupament, dirigint, instruint, entrenant i impulsant el treballador a aconseguir determinats resultats. El coach se sol centrar més a identificar i analitzar virtuts i fortaleses que en la detecció de debilitats.
• Rotació de llocs de treball. De vegades es transfereix l’empleat a un altre departament dins de l’empresa. Aquest mètode es basa en l’aprenentatge de noves habilitats des d’una posició diferent de l’habitual. Això permet detectar altres àrees d’oportunitat per als treballadors que hi participin. També es pot utilitzar per preparar-los per a un ascens i detectar la resposta davant de llocs de treball de major responsabilitat.
• Canvis laterals. Els canvis laterals consisteixen a moure a l’empleat a un nou lloc de treball, però amb la mateixa categoria, remuneració i responsabilitats similars. Amb aquest mètode s’enforteixen les competències laborals del treballador, s’incrementa la comunicació entre diferents unitats de treball i augmenta la seva flexibilitat per poder ocupar altres llocs de treball.
• Programació neurolíngüística (PNL). La tècnica de PNL és una estratègia de comunicació i desenvolupament professional creada a la dècada dels setanta als Estats Units. Defensa que permet millorar la capacitat de la ment, maximitzant el seu ús per afrontar amb èxit els reptes.

Els programes de desenvolupament professional s’han d’anar avaluant cada any per veure si s’estan complint els objectius que el treballador i l’empresa han establert i, en cas que hi hagi una desviació de la trajectòria, cal analitzar les causes de separació del camí traçat envers la realitat. És possible que després d’aquesta revisió s’hagin d’establir nous objectius o planificar noves accions.

El complement per al pla del desenvolupament professional és l’avaluació de l’acompliment. És important realitzar el seguiment dels progressos que es van realitzant per assolir els objectius, ja que avaluar i enregistrar cadascun dels passos fa que el treballador no es desviï de la línia traçada. L’avaluació ha de ser periòdica, és a dir, ha d’estar establerta en el temps amb una periodicitat regular, sigui setmanal, mensual, trimestral o anual, depenent de les accions que es realitzen i de la temporització de l’assoliment dels objectius.

Perquè empresa i empleat puguin establir un bon pla de desenvolupament professional és necessari que l’organització estigui preparada per reconèixer el talent i identificar els punts dèbils i forts de l’empresa i dels treballadors. Per facilitar aquesta preparació és interessant realitzar la valoració dels llocs de treball de l’empresa.

Després de conèixer les característiques dels diferents llocs de treball, es revisa el pla de promoció dels treballadors i d’incentius que ofereix l’empresa.

L’avaluació d’un lloc de treball descriu les seves relacions amb tots els àmbits de l’empresa. Un organigrama pot ajudar a establir les àrees o departaments que componen l’estructura de l’organització, les relacions entre si i el grau de responsabilitat que ostenten. Després de realitzar aquesta avaluació del lloc de treball, s’ha d’establir un salari just i en consonància amb les tasques i responsabilitats.

Els objectius d’un procés de valoració de llocs de treball són els següents:

• Definir una base equitativa dintre de l’empresa.
• Comparar els salaris amb altres companyies mitjançant l’estructura de salaris.
• Servir com a base per a la revisió periòdica de salaris.
• Proporcionar una base per a la negociació de salaris amb el comitè d’empresa.

Per establir la valoració dels llocs de treball existeixen diversos mètodes:

• Per comparació de factors: es defineixen una sèrie de característiques o factors comuns a tots els llocs de treballs i s’atorga a cada factor una puntuació que s’extreu de comparar els diferents llocs de treball.
• De jerarquització: ordena els llocs de treball en funció de la jerarquia a l’organigrama de l’empresa.
• Per graus o mètode d’escales: es classifiquen els llocs de treball segons la càrrega de responsabilitat i feina.
• D’habilitats bàsiques: s’analitzen les tasques desenvolupades a l’organització i es divideixen en tres grups: senzilles, normals i complexes.
• D’alineació amb el mercat: s’analitzen el mercat i la competitivitat externa, i s’estructuren els salaris segons les dades de mercat.

El mètode per comparació de factors estableix unes característiques comunes per a un grup de treballadors homogenis. Cadascuna d’aquestes característiques es presenta en unes intensitats diferents. Els factors són les característiques i els graus són les intensitats. L’Organització Internacional del Treball (OIT) estableix aquest mètode com el més apropiat per a la valoració de llocs de treball. Segons l’OIT, independentment de l’empresa existeixen quatre grups de factors que són suficients per a qualsevol organització: coneixements i aptituds, esforços, responsabilitats i condicions de treball.

Els passos per establir el mètode són els següents:

1. Escollir els factors a avaluar i que han de servir per valorar un grup d’empleats. Els factors també poden estar descompostos en subfactors.
2. Definir la importància de cada factor o subfactor mitjançant una ponderació. Si tots els factors tenen la mateixa importància, no cal ponderar-los.
3. Establir els graus de cada factor. Habitualment el nombre de graus està entre 3 i 10. Es poden establir graus diferents per categories o llocs de treball diferents.
4. Assignar una puntuació màxima total i una puntuació màxima per factor. També es poden establir límits de puntuació per a cada categoria professional, nivell jeràrquic o lloc de treball.
5. Determinar els salaris segons els punts obtinguts a la valoració i assignar un import monetari a cada punt.

Que el personal estigui motivat en el seu lloc de treball és una de les qüestions que les empreses persegueixen amb més entusiasme. Un personal motivat afegeix valor a l’organització, ja que sol augmentar la seva productivitat, disminueix el nombre d’errors comesos i es capaç d’aportar idees que millorin l’eficàcia de les tasques.

Visualitzeu la xerrada TED que parla de la motivació a l’empresa:

Per motivar el personal existeixen diverses vies, una de les més importants és la promoció professional. El desenvolupament professional sol tenir com a objectiu la promoció del personal a llocs de treball amb més responsabilitat i, com a conseqüència, amb millor remuneració o més beneficis. Facilitar la promoció laboral als empleats que senten que poden tenir més responsabilitat és important perquè se sentin motivats i guanyin autoestima. Sentir-se realitzat en l’entorn laboral és un element de satisfacció personal.

Una altra de les vies per motivar al personal te a veure amb les condicions de treball. Cuidar el lloc físic on el treballador desenvolupa la seva feina, tenint en compte la seva salut i el seu benestar fa que se senti cuida’t, això causa també una sensació de satisfacció entorn el lloc de treball. Les polítiques de conciliació entrarien dins de les condicions de treball, aquestes polítiques es construeixen a mida segons les necessitats del personal; tenir horaris flexibles, teletreball, guarderies, menjadors, beques…molts d’aquests elements poden motivar la permanència a l’empresa d’un empleat. Moltes d’aquestes mesures formen part del que es denomina salari emocional, que consisteix en tot el que el treballador de l’empresa que no és valorable econòmicament.

També es considera molt important el clima laboral com a factor de motivació del personal. Facilitar i potenciar les relacions i la bona comunicació entre treballadors contribueix a crear un ambient laboral adequat que fa que se sentin còmodes al lloc de treball. També cal destacar el reconeixement dels mèrits per part de la direcció, sigui amb incentius materials com premis o amb incentius emocionals com un elogi públic davant dels companys.

Els incentius monetaris són la via més important d’incentius. La fixació de les retribucions salarials és una de les tasques més importants del departament de recursos humans, ja que per a l’empresa els costos de personal tenen una gran influència al compte de resultats de l’empresa i, per al treballador el sou sol ser la principal font d’ingressos amb què compta per mantenir-se diàriament. En la fixació dels salaris intervenen diversos factors com els convenis col·lectius, la competència externa, la valoració del treballador o els resultats de l’empresa.

Com a incentius monetaris hi ha els següents:

• Augment del salari fix. Habitualment cada any les empreses solen fer una revisió salarial tenint en compte la pujada del cost de la vida (índex de preus al consum, IPC) i la productivitat del treballador.
• Augment de la part variable del salari. Aquest augment pot donar-se en forma de tant per cent sobre les vendes o en premis per productivitat.
• Participació en resultats. La participació en els guanys de l’empresa crea una motivació no només sobre la tasca que un mateix desenvolupa sinó pel bon funcionament de tota l’empresa, que fa que el treballador s’esforci perquè tot l’engranatge de l’organització funcioni.
• Salaris en espècie. Els salaries en espècies són aportacions no dineràries però valorables com poden ser la posada a disposició per part de l’empresa d’un cotxe, la concessió d’un préstec a baix interès o la donació de productes de la mateixa empresa a preus per sota del cost.
• Beneficis socials. Existeix una manera de millorar la retribució sense un augment de salari i que, per tant, no signifiqui un increment d’impostos per al treballador, sempre que es mantinguin dintre d’uns límits com poden ser els tiquets restaurant o els tiquets de transport.

Constantment a la societat se sol sentir la paraula productivitat relacionada no només amb l’àmbit empresarial, sinó amb qualsevol acció. Per exemple, si es dediquen moltes hores d’estudi una tarda a una matèria però aquesta matèria no s’acaba d’entendre bé, es diu que la tarda no ha estat productiva, és a dir que en relació amb les hores que s’hi han dedicat no s’han obtingut els fruits esperats..

Els factors utilitzats poden ser diversos: màquines, treballadors, matèries primeres o capital. La productivitat a l’empresa es pot mesurar en totes les àrees, des de les tasques per realitzar un producte a la fàbrica fins a les tasques administratives.

És important per a l’empresa mesurar i controlar la productivitat dels treballadors. L’empresari ha de saber en tot moment la seva productivitat per poder gestionar òptimament els recursos i assegurar la viabilitat de l’empresa. Reconeixent aquesta importància, l’Estatut dels treballadors estableix al seu article 20 que “l’empresari podrà adoptar les mesures que estimi més oportunes de vigilància i control per verificar el compliment pel treballador de les seves obligacions i deures laborals, guardant en la seva adopció i aplicació la consideració deguda a la seva dignitat humana i tenint en compte la capacitat real dels treballadors disminuïts en el seu cas”.

Per mesurar la productivitat i millorar-la s’han de mesurar diversos elements:

• Temps que el treballador ha dedicat a resoldre incidències i, per tant, no ha pogut desenvolupar les seves tasques amb normalitat. És necessari identificar les causes de les incidències.
• Temps de presència, que és el temps que el treballador ha estat de manera efectiva a l’empresa o connectat en cas de teletreball.
• Temps que es dedica a tasques no controlables, com poden ser ajudar un company a realitzar un encàrrec o el temps de les pauses.

Per aconseguir optimitzar el rendiment dels treballadors i, per tant, la productivitat és interessant establir un sistema d’incentius. Els incentius es poden considerar acords entre l’empresa i el treballador mitjançant els quals es premia al treballador per un rendiment extra a les seves tasques. Un clar exemple de la utilitat del sistema d’incentius solen ser els agents comercials que tenen el seu salari dividit en dues parts: la part fixa i la part variable, que depèn de les vendes.

Com en totes les activitats de l’empresa durant els processos de formació i avaluació dels empleats, es generen una sèrie de documents que inclouen informació important sobre els treballadors.

El tractament de la informació generada durant aquest procés ha de seguir la normativa de la Llei orgànica de protecció de dades (LOPD) per als documents que incloguin informació sensible dels treballadors. En segons quins casos es pot fer signar al formador un compromís de confidencialitat respecte a la conservació i la integritat del tractament de les dades dels empleats o de l’empresa, si és el cas.

Com amb tota la informació important de l’empresa, és necessari realitzar periòdicament còpies de seguretat poder fer-ne ús quan es requereixi.