Fluxos d'informació del departament de recursos humans

Una àrea important que contribueix a l’èxit organitzacional és la gestió dels treballadors en les organitzacions. L’èxit empresarial en una economia de mercat depèn de la utilització òptima dels recursos rellevants, com els recursos financers, materials i humans. A través de la seva combinació s’aconsegueix la consecució de l’objectiu. No obstant això, el component més significatiu i complex per a l’assoliment de l’èxit organitzacional és l’anomenat recursos humans.

Els recursos humans són un conjunt de persones que treballen per a una organització, contractades segons el tipus de relació contractual com a personal temporal o personal indefinit, però que col·lectivament constitueixen els recursos organitzacionals més importants. Una organització ha de tenir el nombre i els tipus adequats d’empleats administrats de manera que puguin assolir els seus objectius personals i organitzacionals.

Els recursos humans s’utilitzen per descriure tant les persones que treballen per a una empresa o organització com el departament responsable de gestionar tots els assumptes relacionats amb els empleats, que representen col·lectivament un dels recursos més valuosos de qualsevol empresa o organització. El terme recursos humans es va utilitzar per primera vegada a la dècada dels seixanta, quan el valor de les relacions laborals va començar a cridar l’atenció i quan conceptes com la motivació, el comportament organitzatiu i les avaluacions de selecció van començar a prendre forma en tot tipus d’ambients laborals.

La dècada dels noranta va anunciar un gir molt important en la gestió dels recursos humans i tot el que fa referència al personal de les organitzacions. Les empreses d’aquesta època van ser protagonistes d’alguns moviments socials i econòmics que van provocar nous paradigmes en els recursos humans de les empreses. El món econòmic i social va començar a enfrontar-se a nous esdeveniments, entre ells l’elevada competitivitat i les alteracions en l’entorn econòmic, l’escurçament del cicle de vida del producte, la integració de les tecnologies de la comunicació, el ràpid desenvolupament de la força de treball, la creixent i revolucionària presència de les dones al món laboral, la llibertat de treball al món, la conciliació de la vida laboral i la vida familiar, els requisits de qualitat de productes i els serveis a preus competitiu. Són només alguns dels temes que s’han traduït en requisits clau i necessaris en la gestió dels recursos humans.

Els recursos humans (RRHH) són la part d’una empresa que s’encarrega de trobar, seleccionar, reclutar i formar demandants de feina, així com d’administrar programes de beneficis per als empleats. Els recursos humans tenen un paper clau a l’hora de contribuir amb les empreses a afrontar un entorn empresarial que canvia ràpidament i amb una demanda creixent d’empleats de qualitat, com passa al segle XXI. La qualitat de la formació dels candidats i candidates a un lloc de treball és, en moltes ocasions, la diferència en l’elecció dels oferents.

Existeixen nombroses definicions del terme recursos humans, ja que hi ha molts experts en la matèria. També es poden trobar diferents formes per anomenar els recursos humans: per exemple, administració de personal, relacions amb els empleats, mà d’obra i, en anglès, staff. Els recursos humans s’ocupen de l’ús adequat dels factors humans a les empreses.

Els recursos humans són clau per satisfer les creixents demandes empresarials per a un panorama competitiu que canvia ràpidament, per atendre millor els clients i diferenciar-se dels competidors, i per augmentar els resultats. Així doncs, els recursos humans estan guanyant terreny ràpidament en l’organització de l’empresa. Formen part de la funció empresarial estratègica, una part essencial per maximitzar els beneficis econòmics i socials de l’organització.

Les organitzacions poden seguir un model formal o informal. A més, en la gran majoria de vegades els dos models conviuen en una mateixa empresa. En tot cas, es tracta de dos models complementaris i que no s’oposen, les dues vies d’organització empresarial cobreixen la xarxa organitzacional.

L’organització formal té una estructura empresarial perfectament definida i intencionada per la direcció de l’organització. L’estructura organitzativa ha d’evidenciar tots els llocs de treball i les tasques que ha de fer el personal de l’organització, és a dir, ha de mostrar les responsabilitats, els departaments i la jerarquia de tota l’organització. Aquesta organització formal forma part de la política de l’organització i ha d’estar documentada i visible perquè cada empleat pugui assabentar-se’n en tot moment. Els organigrames (vegeu figura) són la representació gràfica de les organitzacions formals.

L’organització informal és una organització que sorgeix de manera espontània a partir de les relacions de les persones, sense que sigui constituïda per la direcció. Són considerades relacions personals i socials que es formen dins de la mateixa organització pel fet de conviure i compartir part de la vida. En moltes ocasions sorgeixen amistats, interessos comuns i líders naturals, que són seguits i respectats per la resta de companyes i companys. Aquest tipus d’organitzacions provoca que el personal es comuniqui entre els diferents departaments de l’organització, fent que la xarxa informal s’expandeixi per tota l’empresa. S’ha de tenir en compte que aquest model d’organització té una rellevància molt important a dins de l’empresa, i la direcció ha de contemplar-la en les seves decisions.

Destaquen dos motius sobre la influència de l’organització informal en el conjunt de l’organització:

• La informació s’estén molt més ràpidament pels canals informals que pels formals, encara que aquesta sigui estesa com a notícia falsa o rumors. Una de les situacions en què es dona l’organització informal és a l’hora de l’esmorzar, dinar, etc. (vegeu figura).
• Els líders informals són persones que no són oficialment assignats com a dirigents, però que per la seva personalitat i la influència en la resta de personal motiven i són font d’inspiració per als altres. Aquests no estan en un posició de lideratge formal, però tenen el reconeixement de líders davant els seus companys.

La implicació del personal és un procés de participació per tal d’utilitzar les seves aportacions per aconseguir un major rendiment individual i organitzatiu. Com a resultat, s’espera que el personal estigui més motivat, més compromès, més productiu i més satisfet amb la seva feina.

La participació del personal és una iniciativa de gestió i, com a concepte, el personal té l’oportunitat de debatre sobre qüestions relacionades amb la feina i d’influir en les decisions directives, encara que la direcció es reserva el dret de governar.

La gestió participativa és una eina que s’utilitza per motivar els empleats. Quan el personal se sent involucrat en la presa de decisions en tots els nivells, es parla de participació.

Les característiques de la participació són:

• Comporta implicació mental i emocional del personal.
• Inclou treball en equip entre els membres de l’organització.
• És una tècnica motivacional.
• Un empleat pot identificar els seus propis punts forts i els seus punts febles.
• És una funció dinàmica.
• El personal se sent més satisfet al seu lloc de treball gràcies a la contribució en el procés de presa de decisions.

La participació dels treballadors es pot aplicar sota diversos mètodes, com la participació de consell, a través de comitès de treball i en cercles de qualitat. Sigui quina sigui la naturalesa, la participació pot donar els resultats significatius següents:

• Tendeix a millorar la motivació perquè els empleats se senten més implicats i compromesos amb les tasques organitzatives.
• L’autoestima, la satisfacció laboral i la cooperació amb les autoritats superiors també milloren.
• Pot reduir l’estrès i els conflictes entre empleats.
• Pot reduir la rotació i l’absentisme laboral dels empleats quan s’adonen que formen part de l’organització.
• Pot augmentar la moral del personal.
• Els valors i la dignitat personal es protegeixen.
• Pot millorar la salut mental i física personal minimitzant l’efecte d’alienació al lloc de treball.
• És un procés democràtic en contradicció amb l’organització autoritària.
• Es pot inculcar un sentiment d’autoestima entre tots els empleats.
• L’acte de participació en si mateix estableix una millor comunicació, ja que el personal discuteix mútuament tots els problemes.

La motivació és un fenomen polifacètic i és difícil de definir. Al llarg dels anys s’han desenvolupat moltes teories sobre la motivació. Motivar els empleats és una tasca complexa i requereix la comprensió de la dinàmica de les persones i la capacitat de crear un entorn que l’afavoreixi. La motivació i les competències són fonamentals per gestionar les persones per tal que adquireixin un compromís amb l’organització. Per tant, les empreses han de trobar diferents mecanismes per poder motivar el personal.

La motivació també es considera un motor per al canvi. Cal cercar noves maneres de motivar el personal, principalment mitjançant lideratge solidari, flexibilitat i altres avantatges. Els directius han d’engrescar-se per crear condicions motivadores per als empleats. Perquè això succeeixi, cal emprar tota una gamma d’eines i factors per aconseguir la motivació del personal. Principalment destaquen els factors següents:

• Comunicació, enquestes i formació d’equips
• Revisió del rendiment o entrevistes d’avaluació del personal (possibles eines motivadores)
• Possibilitat de proporcionar incentius
• Escolta activa del personal
• Observació i coneixença dels membres de l’equip
• Assignació de responsabilitats

El treball en equip és una condició que implica treballar en cooperació amb els altres d’una forma coordinada, unida i guiada, aprofitant les fortaleses i augmentant-les a favor del grup mitjançant les sinergies de cada membre.

El treball en equip és una part bàsica de l’èxit laboral. La capacitat de treballar com a equip és una de les habilitats més importants del mercat laboral actual. Actualment, els empresaris cerquen personal que pugui aportar les seves idees, però que també pugui treballar amb altres persones per crear i desenvolupar un treball conjunt.

Els empresaris cerquen personal que no només sàpiga treballar bé amb els altres, sinó que entengui que el mèrit és de tothom perquè la feina és conjunta. L’assoliment de les finalitats que es proposen en un treball en equip és l’esforç d’una feina conjunta de tots els seus membres.

El treball en equip consisteix a construir relacions i treballar amb altres persones mitjançant diverses habilitats i hàbits valuosos entre les quals destaquen:

• Treball cooperatiu
• Aportació al grup d’idees, suggeriments i esforç
• Comunicació (tant donar com rebre)
• Responsabilitat
• Respecte a la diversitat del grup (creences, preferències, ideals…)
• Aptitud per a la presa de decisions en grup

El departament de recursos humans té les seves arrels en diverses tasques administratives que es realitzen en les empreses. Els procediments més destacats són la selecció de treballadors, la confecció de contractes i les gestions de les nòmines i la seguretat social.

A les empreses petites el departament de recursos humans pot estar absorbit pel departament d’administració, sobretot en empreses on hi ha molt poc personal. Fins i tot és un dels departaments que es troba més externalitzat per altres empreses o professionals que es dediquen als recursos humans. En aquests casos les empreses poden fer la recerca del personal, però la resta de funcions més administratives com la confecció de contractes i la gestió de nòmines i seguretat social, i altres tasques relacionades amb el personal, es fan des de l’empresa externa o professional. Aquest tipus d’outsourcing és una pràctica que també solen adoptar les empreses com a mesura de reducció de costos.

En canvi, quan l’empresa creix en nombre de personal, aquesta té la necessitat d’incorporar a la seva organització el departament de recursos humans. Depenent de la grandària de l’empresa, aquest departament, a part de responsabilitzar-se del tema burocràtic del personal, sol tenir experts en psicologia, sociologia i tècnics d’organització dels recursos humans.

Actualment, la importància del departament de recursos humans és vital per a l’empresa, ja que influeix en els aspectes següents:

• Aptitud i actitud del personal per aconseguir les finalitats estratègiques de l’organització.
• Eficiència del desenvolupament de les tasques administratives.
• Progrés i millora de la cultura de l’organització.

Un departament de recursos humans gestionat de manera eficient proporciona a l’organització una estructura i una capacitat de satisfer les necessitats empresarials, mitjançant la gestió dels recursos més essencials de l’empresa: els empleats. Hi ha diverses disciplines entorn els recursos humans ja que s’hi poden exercir diverses funcions.

El departament de recursos humans gestiona moltes funcions necessàries per a l’organització. Aquestes funcions són fonamentals per proporcionar el compliment de la legislació laboral, el manteniment de registres, la contractació i la formació, la compensació, l’assistència del personal i l’ajuda per tractar problemes específics de rendiment. Aquestes funcions són bàsiques perquè sense elles les empreses no serien capaces de satisfer les necessitats essencials de la direcció i del personal.

Les principals funcions de departament de recursos humans són les següents:

1. Garantia de compliment de la legislació laboral

Una de les principals responsabilitats del departament de recursos humans és assegurar que les organitzacions compleixen totes les lleis laborals. El departament ha de conèixer i complir les regulacions en matèria laboral. Això inclou qüestions com, per exemple, el nombre de descansos concedits per cada hora de treball, així com el nombre d’hores i l’edat que una persona pot treballar, entre d’altres.

2. Organització i planificació del personal

El departament de recursos humans també planifica les plantilles segons l’organització de l’empresa, dissenya els llocs de treball juntament amb la direcció per tal de definir-los d’una manera més adequada, defineix les funcions i responsabilitats, preveu les necessitats del personal a mitjà i llarg termini, defineix el procediment de retribució i de promoció interna, com a aspectes més importants.

3. Selecció de personal

Quan es completa la planificació, comença la cerca o selecció de persones. Un cop establert el perfil del treballador requerit, el lloc es publica en un portal dedicat a l’ocupació, a la pàgina web de l’organització o a les xarxes socials com LinkedIn. Es revisa el programa i es coordinen les entrevistes amb els candidats que es considerin adequats per al lloc, segons els currículums lliurats. També es programen proves per garantir que les parts interessades puguin realitzar el treball ofertat.

4. Contractació i formació

La contractació i la formació de nous empleats són les responsabilitats principals de l’equip de recursos humans. Aquesta part de la feina sovint comporta la publicitat de llocs oberts, l’entrevista i la contractació de candidats i la reserva d’hores dedicades a la formació dels nous reclutats. Les tècniques de reclutament poden ser internes, quan els candidats formen part de la plantilla de l’empresa, o externes, quan els candidats són persones alienes a l’organització. El departament de recursos humans sovint publica materials de formació, inclosos manuals que detallen tots els aspectes de la feina. Això permet al personal de l’empresa adaptar-se als llocs de treball. Les formacions també permeten que el personal pugui adaptar-se als canvis, a les noves tecnologies i a altres aspectes que l’empresa pugui incorporar en la seva producció per tal de millorar o reciclar-se.

5. Retribució

Dissenyar el sistema de retribució del personal i analitzar els seus resultats és una altra funció. El departament de recursos humans estudia els diferents elements salarials com l’estructura de sous, els components fixes i variables, les retribucions en espècie, les dietes, els desplaçaments, etc. També s’encarrega de la política d’incentius i de l’establiment de nivells salarials de les diferents categories professionals.

6. Relacions laborals

Una altra funció clau del departament de recursos humans és la gestió de les relacions amb els empleats. Quan hi ha algun problema o un malentès entre els membres del personal o entre personal i gerència, el departament de recursos humans intervé en la situació. Sempre es recomana als treballadors que portin els problemes o les desavinences a l’atenció del personal de recursos humans per a la seva resolució.

7. Clima i satisfacció laboral

Per poder dur a terme accions correctives s’han de determinar els motius de satisfacció i insatisfacció dels empleats de l’organització. Un dels factors més importants i influents en la creació d’un bon entorn laboral és la conciliació de la vida familiar i laboral.

8. Prevenció de riscos laborals

L’anàlisi de les condicions de treball i els riscos laborals associats han de ser examinats abans de la implementació de mesures preventives i de protecció, per tal de mantenir la salut de les persones que componen l’organització.

9. Gestió de faltes i sancions

El departament de recursos humans s’encarrega del procés disciplinari, és a dir, de sancionar el personal quan s’incorre en alguna falta, sempre aplicant les sancions previstes en la legislació laboral, el conveni col·lectiu o el codi de conducta de l’organització.

El departament de recursos humans pertany a l’organització i és un dels eixos principals de l’estructura de l’empresa. Per organitzar d’una forma eficient el departament de recursos humans, correspon realitzar un estudi del personal de l’organització (comandaments de qualsevol rang, administratius, operaris, etc.), designar funcions específiques i establir les interconnexions més adients.

Vegeu a figura l’organització del departament de recursos humans més comuna:

La gestió de recursos humans, igual que la gestió de les organitzacions en el seu conjunt, ha anat canviant amb el temps per anar responent als reptes que s’han plantejat en cada moment a les organitzacions. Els canvis que s’han produït en l’entorn en què es troben immerses han exigit sistemes de gestió cada vegada més avançats en general. Cal dir que tots els models són valuosos, però que s’han de prendre només com una base. L’organització és qui en determinarà la seva aplicació i utilitat, ja que haurà de decidir el model s’acosta més a la seva cultura empresarial i als objectius de negoci.

El nombre de models de gestió es pot quantificar com el nombre d’empreses existents, però es classifiquen en dos tipus:

1. Models fonamentats en tendències tradicionals de gestió de recursos humans
2. Models fonamentats en tendències actuals de gestió de recursos humans

Els models fonamentats en tendències tradicionals de gestió de recursos humans presenten les característiques següents:

• L’objectiu és augmentar la productivitat de l’empresa tot reduint els costos. La integració, la motivació i la satisfacció dels empleats no es tenen en compte.
• La feina de la funció de contractació es limita a cobrir vacants sense planificar el reclutament de possibles candidats. La velocitat de l’ocupació del lloc de treball és més important que la detecció correcta de candidats.
• La formació va a compte del personal. Encara que és valorada per l’organització, aquesta no és contemplada com a funció del departament de recursos humans.
• Genera uns costos laborals baixos, cosa que provoca que els millors treballadors de l’empresa cerquin millors salaris i marxin de l’empresa. Aquest fet provoca un moviment més continu de contractació de personal que afecta sobretot els bons empleats, ja que tenen més probabilitats de ser contractats per altres empreses que els ofereixen millors condicions.

Els models fonamentats en tendències actuals de gestió de recursos humans presenten les característiques següents:

• L’objectiu és que els empleats estiguin el més satisfets possible amb l’empresa. Per tant, es duen a terme factors de motivació perquè el personal se senti escoltat i valorat en les seves funcions. Això provoca un augment en la seva productivitat.
• Es porta a terme una planificació de les necessitats del personal actuals i futures. Daquesta manera, es tenen coberts els llocs de treball en cas d’absències o qualsevol contratemps. S’intenta, com a mínim, una alternativa possible per a cada lloc de treball.
• El procés de contractació és molt complet: es valoren les habilitats i capacitats professionals i personals del candidat per tal de millorar la seva integració al grup de treball.
• L’organització s’encarrega de la formació del personal, l’objectiu de la qual és créixer professionalment i promocionar-se dins de l’organització. Aquest mètode impedeix que el personal més qualificat abandoni l’empresa.

La comunicació és una de les funcions més bàsiques en les organitzacions. Els dirigents prenen bones decisions, desenvolupen plans ben pensats, construeixen una estructura organitzativa sòlida i aprofundeixen en les relacions amb la resta de membres mitjançant la comunicació. És important per aconseguir una eficiència administrativa i organitzativa. Una bona comunicació ajuda al personal a implicar-se més en el seu treball i entendre millor la seva tasca.

Una classificació de la comunicació que es pot donar en el departament de recursos humans es mostra a taula.

Una comunicació efectiva és més que intercanviar informació, es tracta de comprendre l’emoció i les intencions que hi ha darrere de la informació. A més, ha de ser capaç de transmetre clarament un missatge, i aquest missatge s’ha de saber escoltar i entendre per la persona que el rep.

La comunicació ens envaeix tot el dia: a casa, a la feina, amb el veí del costat i al club esportiu. La comunicació pot ser verbal, no verbal i per escrit. Malauradament, el missatge no sempre es presenta com s’ha volgut i aquest contratemps pot provocar una mala comunicació, malentesos o impressions equivocades. Per això, la comunicació efectiva és tan important i és la base per a totes les facetes d’un negoci. La comunicació s’entén entre dues o més persones amb la finalitat de lliurar, rebre i entendre un missatge amb èxit.

La comunicació eficaç és la comunicació entre dues o més persones amb la finalitat d’entregar, rebre i entendre el missatge amb èxit. Per millorar la comunicació d’una organització, es té en consideració l’existència de la teoria de les set C, postulada per Scott Cutlip i Allen Center. Els investigadors van establir que per interpretar que un missatge s’havia transmès de forma exitosa s’havia de complir la teoria de les 7C. Aquests set principis de la comunicació són una manera útil de garantir una bona comunicació empresarial.

Les set C de comunicació són una llista de principis que s’han de garantir en qualsevol comunicació. El seu propòsit és ajudar a garantir que la persona amb qui es comunica sent el que intenta dir. Les set C són: clara, correcta, completa, concreta, concisa, considerada i cortesa.

Segons les 7C la comunicació efectiva ha de ser:

1. Completa: el missatge ha d’estar complet i orientat a la percepció del món del receptor. El missatge s’ha de basar en fets, i un missatge complex necessita informació i/o explicacions addicionals. Un bon repartiment de temes clarifica el missatge i, com a conseqüència, en resulta una visió completa del que s’està transmetent.
2. Concreta: la comunicació empresarial concreta també es basa sobre un missatge clar. Això sovint es recolza en coses materials o fets, com ara dades i xifres d’una investigació. Les paraules utilitzades així com l’estructura de la frase es poden interpretar de manera transparent, sense que quedi res a la imaginació.
3. Cortesa: és important acostar-se al receptor d’una manera amable i cortesa. L’ús de termes que mostren respecte pel receptor contribueixen a una comunicació eficaç i efectiva. El mateix passa amb la forma d’adreçar-se a algú: no han d’existir insults amagats o agressivitat en el to.
4. Correcta: la correcció en la comunicació es manifesta en un ús correcte del llenguatge. En la comunicació empresarial escrita s’han d’evitar els errors gramaticals i els lapsus estilístics o l’ús erroni dels verbs en la comunicació verbal. Un ús correcte del llenguatge augmenta la confiança i el receptor sent que se’l pren seriosament.
5. Clara: el llenguatge clar es caracteritza per l’explicitat, en frases curtes i paraules concretes. El llenguatge difús no s’ha d’utilitzar, no s’ha de llegir entre línies i no es recomana fer servir expressions tòpiques. El receptor obté una imatge clara del contingut del missatge si la informació del text és breu i posa l’accent en l’essència del missatge. Passa el mateix en la comunicació és oral.
6. Considerada: per comunicar-se correctament, és important relacionar-se amb el grup objectiu i participar-hi. Si es té en compte el públic, el missatge pot orientar-se correctament. Els factors que hi juguen són, per exemple, els coneixements professionals, el nivell educatiu, l’edat i els interessos.
7. Concisa: un missatge és clar quan el que es vol expressar és coherent i no conté cap inconsistència. Si s’esmenten fets, és important que hi hagi informació coherent i de suport. La implementació sistemàtica d’una determinada afirmació o notació també contribueix a una comunicació empresarial clara. Les afirmacions difuses i variades confonen el receptor.

Les habilitats socials formen un conjunt d’estils i hàbits de relació que permeten mantenir un nivell adequat de relació interpersonal. Les habilitats socials permeten que una persona es relacioni de manera constructiva amb els altres: un dèficit en aquest tipus d’habilitats pot mostrar agressivitat, permissivitat, expressió incorrecta dels sentiments, actuació de forma intransigent etc. Tots aquests aspectes porten conseqüències negatives en l’àmbit social, i més concretament en el laboral.

Les habilitats socials estan constituïdes per un conjunt de capacitats o destreses necessàries per desenvolupar de manera competent alguna tasca interpersonal. Són conductes apreses, acceptades socialment i que faciliten la interacció i comunicació amb els altres.

Les habilitats socials es troben definides per tres elements:

1. Empatia: capacitat de per posar-se en el lloc de l’altre.
2. Coneixement de les convencions socials: capacitat de situar-se en la societat i participar-hi per poder adaptar-se.
3. Factor situacional: capacitat de reconèixer el moment just que condiciona de manera significativa el l’entorn social de la persona.

Les habilitats o competències personals són completament individuals per a cada persona. Tanmateix, generalment no es tracta de si es té la competència, sinó de com afecta a la persona per desenvolupar-se en l’àmbit professional. Les habilitats personals descriuen a les persones des de l’àmbit de la seva vida privada com de la seva vida professional. Són aquelles capacitats d’actuar davant de situacions diverses, a través de l’aprenentatge, la pràctica i l’experiència.

Depenent de la situació i la feina, certes habilitats personals d’un empleat o, per descomptat, de l’empresari poden determinar l’èxit o el fracàs d’un projecte. Només per aquesta raó, i també per un ambient harmoniós a la feina, les habilitats personals són molt importants en el món d’avui.

Les habilitats personals es relacionen amb valors i actituds individuals. Aquestes, al seu torn, influeixen en el comportament en situacions de la vida. Vegeu una llista de les habilitats personals més elementals en el món laboral:

• Resistència
• Coneixement d’un mateix
• Pensament crític amb un mateix
• Autoconfiança
• Consciència del risc
• Assertivitat
• Pensament positiu
• Compromís
• Disposició per a l’aprenentatge
• Fiabilitat
• Capacitat de presa de decisions
• Responsabilitat

Una de les tasques que correspon al departament de recursos humans és el control de personal, que, a més, es categoritza com a fonamental pel bon funcionament i la productivitat de l’organització. Aquesta tasca encomanada per la direcció de l’organització sol comportar una de les majors activitats d’aquest departament.

Per fer efectiu el control de personal es duen a terme dues accions:

1. Control dels objectius establerts per la direcció de l’organització. En totes les empreses on s’han establert uns objectius s’ha de posar en marxa un sistema de control amb el qual es puguin mesurar els resultats obtinguts i comparar-los amb els objectius inicialment fixats. A partir de les dades rebudes, la direcció de l’empresa analitza el funcionament del departament o les persones responsables de l’incompliment dels objectius i pren les mesures necessàries per corregir qualsevol desviació en les finalitats fixades. Els sistemes de recollida d’informació són essencials per a l’eficàcia del sistema de control de personal. Els sistemes més utilitzades són les següents:
   • Informes de caps de departament: els caps de departament són els encarregats, generalment, de confeccionar informes sobre el personal que tenen al seu comandament. Aquests informes poden informar de diferents aspectes que puguin considerar-se motiu de control dels objectius de direcció. Els aspectes més rellevants de la valoració són l’absentisme, la responsabilitat, la integritat, la cooperació i el clima de treball. Aquests informes poden arribar a no ser gaire avantatjosos, ja que també s’ha de tractar l’objectivitat amb què es redacta l’informe. Sempre poden tenir favoritismes o simplement ser més afins amb unes persones que amb d’altres, i aquestes circumstàncies poden confondre una mica a l’hora de ser més o menys objectiu.
   • Reclamacions, sol·licituds de lloc de treball, queixes: es poden mesurar depenent de si la persona que les realitza ho fa molt sovint o no. A més, s’han de verificar i, per tant, poden ser molt costoses de controlar.
   • Enquestes: aquesta fórmula és de les més antigues, però a la vegada sol ser molt útil per tenir una idea del coneixement del personal. Les enquestes se solen utilitzar més per valorar el clima de treball de l’organització.
   • Control d’assistència: la puntualitat i el control d’assistència al lloc de treball són factors bàsics en el control de qualsevol empresa. Es considera una eina molt important per proporcionar una idea força objectiva sobre l’actitud del personal i el clima laboral.
2. Aspectes relacionats amb la conducta dels membres de l’organització: control disciplinari. El control disciplinari forma part de les tasques que ha de dur a terme el departament de recursos humans. A més, és molt necessari per al correcte funcionament de l’organització i l’entorn laboral. Cal destacar com a controls més rellevants en la disciplina i bona conducta del personal l’absentisme laboral i el compliment de l’horari de feina. Aquests dos aspectes són essencials en les organitzacions i s’han de controlar de forma especial en el personal.
   • Control de l’absentisme laboral: és una de les tasques fonamentals del departament de recursos humans. Cal portar un control detallat de les absències del personal, i, a més, cercar quines han estat les causes que han provocat la no-assistència al lloc de treball. Les causes principals de l’absentisme laboral, segons investigacions en aquesta matèria, són: malaltia comuna (refredats, grips, virus estomacals), estrès laboral i insomni, drogues, vida nocturna i alcohol, o falta de motivació. L’absentisme comporta un factor molt important per tal d’arribar a extingir el contracte laboral d’un treballador. Per combatre aquest absentisme és necessària la seva justificació: generalment en el cas de malaltia s’han de demanar els justificants del metge, coneguts com a comunicacions mèdiques de baixa, i en la incorporació, la comunicació mèdica d’alta. En el cas de l’absentisme no justificat, es relaciona amb l’incompliment de l’horari de feina mitjançant faltes d’assistència sense justificar, retards, sortides a fumar o a qualsevol altra situació injustificada, etc.
   • Control horari: l’empresa cerca assegurar-se el compliment dels horaris en el lloc de treball del seu personal. Existeixen diversos sistemes per controlar el temps a la feina. Algunes empreses fan registres horaris mitjançant les signatures del personal, d’altres mitjançant un rellotge amb targetes personalitzades per signar, i d’altres, i més recentment, des de l’ordinador, amb l’empremta digital, controlen les entrades i sortides. El control horari proporciona a l’organització aconseguir estadístiques per a l’anàlisi de la productivitat, el clima laboral, la motivació i participació laboral, les actituds del personal, etc. D’aquesta manera, es pot intentar millorar i cercar mesures adients per arribar a aconseguir que el personal realitzi tota la seva jornada laboral sencera.

Actualment totes les empreses es veuen obligades a portar un control horari, segons l’entrada en vigor del Reial decret llei 8/2016, de 8 de març, de mesures urgents de protecció social i lluita contra la precarietat laboral en la jornada de treball, que manifesta que el registre d’horari del personal té una sèrie de requisits bàsics per part de les organitzacions.

• Totes les empreses han de portar un registre d’horari del seu personal, independentment de la jornada.
• L’empresa està obligada a mantenir el registre d’horari del personal durant quatre anys.
• També ha d’estar disponible el recull del registre, per al personal i els sindicats.
• El personal ha de conèixer la distribució i duració de la seva jornada laboral diària.
• Els sindicats han de ser informats mensualment de les hores extraordinàries pel personal.

La documentació que es genera en una empresa és molt elevada i comporta que sigui registrada i arxivada correctament. L’arxiu d’una empresa és el conjunt de documentació i informació produït pel desenvolupament de les activitats empresarials i que resulten com a testimoni d’informació.

L’arxiu ha de constituir el compliment de dues funcions bàsiques:

• Emmagatzemar la documentació.
• Recuperar de manera immediata la documentació emmagatzemada.

S’ha de considerar que gràcies a les noves tecnologies el procés d’arxiu ha avançat. Encara que molta documentació és requerida en paper, la documentació digital cada vegada està agafant més pes en les empreses actuals. A més, les administracions i els organismes públiques han apostat tant pel registre com per l’arxiu de la informació i la documentació de manera digital. Això comporta que les organitzacions privades sentin que també han d’optar per aquest nou format.

Cal afegir que la digitalització de la documentació i el seu arxiu digital ha estat una contribució mediambiental a favor de la reducció de l’ús del paper i la generació de residus associats.

Els documents essencials en qualsevol departament de recursos humans es detallen a taula:

El departament de recursos humans és el responsable de portar al dia les dades del personal. L’actualització de les dades s’ha de planificar dos cops a l’any: al final de cada semestre, tenint en compte l’any natural.

El personal té l’obligació de comunicar els canvis o modificacions de les seves dades personals; en cas contrari, podria tenir problemes amb l’empresa. Sobretot, quan fan referència al canvi o modificació d’una dada essencial com el telèfon, o el mòbil, o el compte bancari per fer la liquidació de la nòmina. Aquests són exemples en què el personal té l’obligació de comunicar les noves dades.

La Llei orgànica 3/218, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals (LOPD) recull les obligacions de les empreses respecte el tractament de les dades personals que estan en poder d’una organització. L’aplicació d’aquesta llei de protecció de dades és de compliment obligatori per a totes les organitzacions que tinguin relació amb dades personals de ciutadans europeus, amb independència de si són públiques o privades. El no-compliment d’aquesta llei pot causar sancions molt elevades.

El departament de recursos humans treballa amb un gran nombre d’informació personal. Per tant, la LOPD ha de ser aplicable a l’hora de recaptar informació de tot el personal i dels possibles candidats. És de vital importància que el departament reculli els documents de consentiments verificables de tots els individus sobre els quals requereixi informació i que vetlli per la privacitat de les dades personals.

Les dades del personal i dels possibles candidats formen part de la protecció de dades que ha de portar l’empresa i, per tant, el departament ha de tenir en compte en les seves funcions tot el que faci referència a la gestió de les dades particulars del personal. Destaquen, entre d’altres, les següents:

• En qualsevol tipus de tractament de dades, on el personal es vegi afectat, es diferencien dos moments: durant el procediment del reclutament del personal i en el moment de la contractació.
• Quan es modifiquin alguns aspectes relatius al funcionament laboral, s’ha d’informar i recollir el seu consentiment.
• Quan les dades siguin específicament protegides, fent referència a l’article 7 de la LOPD (religió, salut, vida sexual, ideologia, etc.).
• En el cas de les gestions de denúncies internes, aquestes s’han de portar de manera exhaustiva i sense que comportin cap incompliment de la norma.
• Quan la confecció de les nòmines sigui externalitzada s’ha d’aplicar, segons l’article 12 de la LOPD, la informació de l’afectat i la subscripció amb el tercer autoritzat.