Organització de la documentació jurídica de constitució i funcionament ordinari de l'empresa

Si es mira en perspectiva, el pas de l’ésser humà de la condició de nòmada a sedentari pot explicar el començament de les empreses, però no enteses precisament com ho fem ara. La humanitat va començar a fer un sistema d’intercanvi o bescanvi de béns i serveis gràcies als excedents; el nucli familiar va passar a ser el primer nucli de producció i va aparèixer la figura del comerciant, que feia d’intermediari entre els oferents i demandants. Això va desencadenar en el naixement d’empreses que necessitaven mà d’obra per arribar a més mercats.

Hi ha diverses maneres d’organitzar-se, des de petites empreses familiars fins a les grans multinacionals, totes elles consumidores de recursos, tant de materials com d’humans.

En totes elles emergeix la figura de l’empresari, que s’encarrega de distribuir i gestionar els recursos que té al seu abast, tot prenent decisions i assumint riscos per obtenir un rendiment econòmic.

L’ordenament jurídic caracteritza les persones i les societats o organitzacions de personalitat. Per això trobem la figura de persona física i persona jurídica, una assimilació que s’esdevé perquè tant les persones com les societats tenen capacitat d’adquirir drets i contreure obligacions.

Quan una persona a títol individual o un grup de persones volen iniciar una activitat o desenvolupar una idea de negoci, han de decidir quin tipus de forma jurídica adoptarà el negoci, tenint en compte les seves característiques, interessos i necessitats presents i futures. Un cop hàgiu acabat el cicle i tingueu el títol de tècnic superior en Administració i Finances podreu assessorar emprenedors o empresaris quan hagin d’abordar el dilema d’escollir la forma jurídica més adient.

Per fer aquesta elecció, cal que tingueu present els següents aspectes bàsics:

1. Capital a aportar mínim exigit per constituir-la. Segons la forma jurídica escollida el seu import varia, des de 60.000 euros per a una societat anònima fina a zero en cas de ser autònom. Respecte al topall de capital màxim no hi ha cap limitació llevat que sigui una societat limitada nova empresa (SLNE).
2. Responsabilitat respecte als compromisos presos per la societat o empresa davant els seus creditors. Segons la forma jurídica pot ser:
   • Limitada: els socis responen amb el capital aportat a la societat.
   • Il·limitada: els socis responen amb tot el seu patrimoni personal.
   • Limitada parcial: el soci (emprenedor) respon amb el seu patrimoni personal, a excepció del seu habitatge habitual, i el soci ha d’estar donat d’alta en el règim de responsabilitat limitada (ERL).
3. La quantitat mínima i màxima de socis que han de formar part de l’empresa.
4. La transmissió de l’aportació social, en funció del tipus de forma jurídica. En el cas de la societat anònima, és més fàcil transmetre la condició de soci a tercers; i en altres casos, tenen un control dels socis més acurat, com en el cas de la societat limitada.
5. La seva tributació. Hi ha societats que tributen mitjançant l’impost sobre societats (IS), i hi ha formes jurídiques que tributen a través de l’impost sobre la renda de persones físiques (IRPF).
6. Ajudes públiques, subvencions i exempcions d’impostos. Per accedir-hi hi ha alguna forma jurídica que és més adequada, per exemple, les cooperatives protegides.
7. Fer tràmits administratius amb més o menys complexitat. Un cas seria el de l’autònom o empresari individual, que gairebé no requereix cap tràmit per a iniciar l’activitat.
8. En funció de l’activitat de l’empresa, per exemple, una empresa del sector d’assegurances o bancari, per normativa ha de constituir-se com a societat anònima.

Es parla d’empresari individual o empresari autònom quan una persona física porta a terme una activitat professional, comercial o industrial de forma habitual i ell mateix és el que organitza i dirigeix la societat (vegeu la taula).

No hi ha una separació entre el patrimoni de l’empresa i el patrimoni personal. L’empresari individual respon dels deutes de la seva empresa amb la totalitat dels seus béns (responsabilitat patrimonial il·limitada).

Tot empresari individual ha de complir les tres condicions següents:

• Estar capacitat legalment per actuar: per poder ser empresari s’ha de ser major d’edat (o menor emancipat) i poder disposar lliurement dels béns propis.
• Fer activitats empresarials de forma habitual, ja que no s’adquireix la condició d’empresari individual només fent actes empresarials esporàdics o aïllats.
• Actuar en nom propi, assumint els drets i les obligacions que deriven de l’activitat empresarial. Malgrat això, en l’exercici de la seva activitat, a l’empresari el poden ajudar col·laboradors, en els quals pot delegar de manera total o parcial les seves facultats (apoderats o gerents).

Aquesta forma jurídica neix en el moment que una cosa (terreny, immoble o un dret) pertany a dues o més persones, copropietaris, i no és necessari que hi hagi acord previ de voluntats. No necessita aportació mínima per a la constitució. Cada propietari té assignada una part proporcional de participació, tant per a les càrregues com per als beneficis (vegeu la taula).

Entre les seves condicions, trobem que, per constituir-se, la comunitat de béns no necessita una aportació mínima. Igualment, poden aportar-se només béns, però no es poden aportar només diners o treball.

Els actes d’administració de la cosa o el dret comú requereixen l’acord de la majoria dels partícips i cap d’ells hi pot fer alteracions sense consentiment dels altres. En canvi, cada soci de la comunitat de béns és ple propietari de la seva part i, en conseqüència, pot vendre-la, cedir-la o hipotecar-la. Una de les seves potestats importants és també la d’exigir la divisió de la cosa comuna, tot i que es poden establir pactes que obliguin a conservar la cosa o el dret indivisos durant un determinat període de temps, que mai no pot ser superior a deu anys.

En una societat civil els socis mitjançant un contracte s’obliguen a posar diners, béns i treball per a desenvolupar una activitat mercantil i obtenir beneficis (vegeu la taula). La proporció de les pèrdues o els guanys es fa en la proporció que hagin acordat els socis. En aquest sentit, distingirem entre dos tipus de socis:

• Socis capitalistes: aporten béns o diners.
• Socis industrials: aporten treball o indústria (coneixements o serveis).

Per altra banda, hi ha dues formes de constituir una societat civil:

• Societat civil privada: constituïda mitjançant un document privat i no té personalitat jurídica, cada soci actua en nom propi.
• Societat civil pública: constituïda a través de document públic davant notari i es dota de personalitat jurídica (s’inscriu al Registre mercantil).

En el cas d’aquest tipus de societat mercantil, és molt simple fer els tràmits per a constituir-la, no és necessari donar-li caire de personalitat jurídica. Podem trobar dos tipus de socis:

• Socis comanditaris: exclusivament aporten capital i no poden intervenir en la gestió.
• Socis col·lectius: intervenen en la gestió de la societat, i aporten capital.

Les condicions per a la seva constitució poden variar; la divisió del capital social ens defineix dos tipus de societats comanditàries:

• La societat comanditària simple, en la qual el capital social (no hi ha mínim legal) està desemborsat íntegrament en la seva constitució mitjançant aportacions dels socis comanditaris, i en què tots els socis col·lectius tenen responsabilitat il·limitada, de manera personal i solidària.
• La societat comanditària per accions, en la qual el capital social ha de ser, com a mínim, de 60.101,21 euros (el 25% desemborsat en el moment de la constitució) i almenys un dels socis col·lectius és l’administrador de la societat i té responsabilitat il·limitada. En tota la resta de condicions es regeix per la mateixa Llei de les societats anònimes.

En qualsevol cas, la societat comanditària ha d’estar formada, com a mínim, per dos socis, un de col·lectiu i un de comanditari. Els socis han de ser majors d’edat o menors emancipats i tenir capacitat legal per actuar (vegeu la taula).

La societat col·lectiva és un tipus de societat personalista a la qual tots els socis, en nom col·lectiu i sota una raó social, aporten capital i treball. En aquest tipus de societat, la responsabilitat dels socis és subsidiària respecte de l’empresa i solidària entre ells.

Cal destacar les següents característiques:

• Les decisions se solen adoptar en comú.
• La gestió recau en algun dels socis col·lectius.
• Tots els socis, tant industrials com col·lectius, són partícips dels beneficis, segons la seva aportació de capital i l’activitat laboral que ha desenvolupat. Si no hi ha pacte en contra, de les pèrdues només en participen els socis col·lectius.
• En cas que hi hagi la defunció d’algun dels socis, la societat ha de ser dissolta.

Pel que fa a les condicions per a la seva constitució, els socis, majors d’edat i amb capacitat d’actuació, s’han de donar d’alta al règim d’autònoms de la Seguretat Social. No hi ha un mínim en el capital social, però sí en el nombre de socis, que han de ser com a mínim dos. Com que aquesta és una forma personalista, la qualitat de soci no es pot transmetre sense la conformitat de la resta de socis (vegeu la taula).

Una societat de responsabilitat limitada és una societat constituïda amb les aportacions monetàries dels socis; el seu capital està dividit en participacions socials en parts iguals, indivisibles i acumulables, els socis no responen personalment dels deutes socials, ho fan amb el límit de la seva aportació (vegeu la taula)

Entre els òrgans socials, distingim:

• La junta general de socis.
• Els administradors: òrgan executiu i representatiu alhora que duu a terme la gestió administrativa diària de l’empresa social i la representació de l’entitat en les seves relacions amb tercers.

La societat de responsabilitat limitada nova empresa es regula per la Llei 7/2003 (vegeu la taula). Les principals diferències amb la societat de responsabilitat limitada es recullen a continuació:

• Com a màxim la poden constituir cinc socis.
• La seva constitució és més àgil i es pot fer telemàticament amb un únic document electrònic.
• El capital social de constitució no podrà ser inferior a 3.012 euros ni superior a 120.200 euros.
• Els administradors han de ser socis.

La societat anònima és una societat mercantil de caràcter capitalista. Com la societat de responsabilitat limitada, la seva constitució es fa amb les aportacions del socis (vegeu la taula).

El capital social es divideix en parts iguals i indivisibles denominades accions. La propietat d’aquestes accions comporta una sèrie de drets per al soci, en la proporció que hagi adquirit; com ara:

• Dret d’assistir i votar a les juntes generals d’accionistes.
• Participació en els beneficis de la societat (dividends).
• Dret preferent per a la subscripció d’accions noves i d’obligacions convertibles.
• Dret de participar en el patrimoni resultant de la liquidació.

La societat anònima, com a entitat jurídica de personalitat pròpia, necessita òrgans per al seu funcionament intern i extern. En aquest sentit, la llei regula dues classes d’òrgans:

• La junta general d’accionistes. És l’òrgan de formació i expressió de voluntat dels socis. Es pot dir que la junta general d’accionistes és una reunió d’accionistes, degudament convocats per a debatre i decidir per majoria sobre diferents assumptes socials que són del seu interès.
  Hi participen tots els accionistes de la societat, tot i que en els estatuts es pot limitar el dret d’assistència, i exigir la tinença d’un nombre mínim d’accions per assistir a la junta general.

D’entre les funcions més rellevants es poden destacar el control de la gestió de la societat, la presa de decisions, el nomenament d’administradors, el repartiment de dividends, o altres qüestions relatives a la marxa de l’empresa.

• Els administradors o consell d’administració. És l’òrgan executiu i representatiu de la societat; porta a terme la gestió del dia a dia (executa les decisions acorades a la Junta General) i la representa legalment. És un òrgan necessari i té caràcter permanent, ja que la gestió de l’activitat va dirigida a aconseguir uns fins socials.
  L’administració de la societat pot ser encomanada a una sola persona, tot i que sol ser poc habitual en la societat anònima. El més comú és que l’administració es deixi en mans de dues o més persones perquè actuïn conjuntament, en aquest cas estarem davant del consell d’administració. L’administrador o administradors són nomenats per la junta general d’accionistes.

La societat laboral és un tipus de societat mercantil que presenta unes característiques especials. Més del 50% del capital social és propietat dels seus treballadors, que treballen de forma retribuïda en forma directa per un temps indefinit, i la dedicació ha de ser en jornada completa.

Comparteix característiques de les societats anònimes o limitades; així, segons el cas, en la denominació hi ha de constar la indicació “societat anònima laboral” (SAL), o “societat limitada laboral” (SLL).

El capital social mínim de les SLL és de 3.000€, 100% subscrit i desemborsat, mentre que el capital social mínim de les SAL és de 60.000€, desemborsat el 25% en el moment de la constitució.

En el cas que convisquin dos tipus d’accionistes, treballadors i no treballadors, han d’estar representats proporcionalment en els òrgans d’administració de la societat. Els socis no treballadors formen part de la societat com a propietaris de les accions, però no tenen relació laboral amb l’empresa.

Una societat laboral pot perdre la seva qualificació si no es fa la dotació suficient al fons especial de reserva. Un altre cas correspondria a la situació en què el nombre d’hores anuals fetes pels treballadors no socis excedeixi del 15% de les hores prestades pels socis treballadors. Si algun soci treballador té més del 33% del capital social és condició perquè la societat perdi la condició de la qualificació de laboral (vegeu la taula).

La norma inclou dos tipus de societats cooperatives:

• Les cooperatives de primer grau. Han d’estar integrades per un mínim de dos socis que duguin a terme l’activitat cooperativitzada, excepte les cooperatives de consumidors i usuaris, que han d’estar integrades per un mínim de deu persones físiques sòcies.
• Les cooperatives de segon grau. Han d’estar integrades per un mínim de dues persones jurídiques, una de les quals, almenys, ha de ser una cooperativa en actiu.

La constitució d’una cooperativa ha d’inscriure’s en el Registre de Cooperatives. Pot ser soci d’una cooperativa:

• Tota persona física amb plena capacitat d’obrar, excepte en els casos expressament autoritzats per la llei.
• Tota persona jurídica, pública o privada.
• Les comunitats de béns, tret que per la classe de cooperativa de què es tracti o per l’activitat cooperativitzada no se n’admeti alguna.
• Les herències jacents, en el cas de socis col·laboradors.

Les societats cooperatives tenen un reglament de règim intern: les normes de funcionament intern o organització funcional de la cooperativa són de caràcter potestatiu i no requereixen escriptura pública ni inscripció en el Registre de Cooperatives.

Hi ha diferents trets diferenciadors entre la societat cooperativa i altres tipus de societats (vegeu la taula). El principal tret és que la cooperativa gira entorn de l’interès econòmic i social dels socis: la manifestació de l’ànim de lucre passa a ser més important.

La societat cooperativa és la forma jurídica més democràtica i participativa, donat que els socis tenen els mateixos drets i el funcionament i la direcció està a les seves mans. Un altre dels trets que la fan diferent és que els socis cooperativistes es reparteixen els beneficis de forma equitativa.

Una part important a l’hora d’iniciar una activitat empresarial és la de conèixer i interpretar la diversa documentació relacionada; amb especial atenció a les diferents escriptures i documents que acrediten la personalitat de l’empresa.

Els gestors de les societats han de conèixer, elaborar i presentar uns documents de caràcter privat que es poden elevar a públics mitjançant un fedatari. Els documents més importants per a dur la gestió de les empreses són les escriptures, els estatuts i les actes, però també caldrà tenir en compte altres documents, com ara: convocatòries de juntes, memòries, butlletins, autoritzacions, notes i sol·licituds.

Perquè tingui validesa, l’escriptura de constitució ha d’atorgar-se davant notari i hi han d’estar presents els socis constituents. Les dades que s’han de manifestar en l’escriptura pública són les següents:

• S’han d’identificar els socis fundadors.
• La certificació negativa de denominació social.
• Deixar constància de la voluntat de constituir la societat i l’elecció de la seva forma jurídica.
• La manifestació, la subscripció i el desemborsament de les accions/participacions i la seva numeració correlativa.
• Els estatuts socials.
• La identitat de les persones que es fan càrrec inicialment de l’administració i de la representació social.
• En cas d’aportacions dineràries la certificació bancària.

El contingut dels estatuts inclou els acords, condicions, manifestacions establertes pels socis fundadors de la societat mercantil, agrupació, fundació, comunitat… En aquest document s’estableix a quin règim jurídic se sotmeten els socis, els administradors, el personal… Els estatuts s’incorporen en l’escriptura de constitució i com a mínim hi ha de constar:

• La denominació de la societat.
• L’objecte social i l’activitat o activitats que es duran a terme.
• El domicili social.
• El capital social, dividit en participacions o accions, el seu valor nominal i la correlació numerada.
• Com s’estructura la societat, nombre i tipus d’administradors, durada del càrrec i sistema de retribució.
• La forma d’arribar a acords pels òrgans col·legiats de la societat.

L’acta queda recollida i arxivada en un llibre de registre d’actes. Perquè tingui validesa s’ha de legalitzar (n’ha de quedar constància en el primer full que és un llibre d’actes d’una determinada empresa, organització, associació…). Les pàgines han d’estar numerades correlativament. L’estructura de les actes segueixen un patró bastant definit:

1. Encapçalament: queda constància del nom de l’entitat que celebra la reunió, la localitat, la data, l’hora i el lloc (sala, auditori). A continuació s’integra la llista de les persones assistents i les absències, indicant el càrrec o la seva funció dins de l’organització. Posteriorment, ha de constar l’ordre del dia (temes a tractar ordenats de major a menor importància).
2. Fonament: destaca l’evolució de la reunió. L’acta ha de reconèixer de manera fefaent tot allò que s’acorda i es diu a la reunió, normalment seguint l’ordre cronològic dels fets, les deliberacions dels temes tractats i els acords adoptats.
3. Conclusió: es fa constar el lloc i l’hora en què s’aixeca la sessió, i es fa menció que no es tracten més punts o temes. Finalment, hi figuren les signatures del secretari o persona amb càrrec que convoca la reunió. D’altra banda hi han de figurar les signatures de la resta de directius i el vistiplau del president. D’aquesta manera es certifica l’acta.

El notari, a instància de les parts, estendrà i autoritzarà actes en què es consignin els fets que presenciï o li constin, i que per la seva naturalesa no siguin matèria de contracte.

S’anomenen escriptures públiques les declaracions de voluntat dels atorgants i del notari, en els actes jurídics que impliquin la prestació de consentiment i en tota mena de contractes. Tenen la característica que s’estenen en paper timbrat i amb el segell del notari.

S’anomena escriptura matriu l’original que el notari ha de redactar sobre el contracte o acte sotmès a la seva autorització, signada pels atorgants, pels testimonis instrumentals, o de coneixement en el seu cas, i signada pel mateix notari.

La minuta és l’esborrany d’un contracte que es facilita al notari perquè li serveixi de fonament per a la redacció del document públic, on es detallen les clàusules essencials.

El Reial decret legislatiu 1/2010, de 2 de juliol, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de societats de capital, exposa, en l’article 20, que la constitució de les societats de capital exigirà escriptura pública, que haurà d’inscriure’s en el Registre Mercantil.

A més, en el capítol III de la mateixa llei, els articles 31 a 35 indiquen que tenen legitimació per a la sol·licitud d’inscripció, els socis fundadors i els administradors de la societat per presentar l’escriptura de constitució en el Registre Mercantil i, si escau, en els de la propietat i de béns mobles, així com per sol·licitar o practicar la liquidació i fer el pagament dels impostos i despeses corresponents.

El termini per a presentar a inscripció en el Registre Mercantil l’escriptura de constitució és de dos mesos des de la data de l’atorgament i respondran solidàriament dels danys i perjudicis que causessin per l’incompliment d’aquesta obligació.

Una vegada inscrita la societat en el Registre Mercantil, el registrador mercantil remetrà al Butlletí Oficial del Registre Mercantil per a la seva publicació, de manera telemàtica i sense cap cost addicional, les dades relatives a l’escriptura de constitució que reglamentàriament es determinin.

Una empresa ha de complir uns tràmits i gestionar les exigències legals. Això comporta que els gestors de les societats elaborin, redactin i presentin uns documents privats amb la possibilitat d’elevar-los a públics mitjançant els fedataris públics.

El mitjà de comunicació interna o externa de l’empresa són les escriptures, els documents on es recullen declaracions de voluntat, actes jurídics que impliquen consentiment i contractes de tot tipus.

Les societats han de constituir-se per mitjà d’escriptura pública, que és el contracte de constitució de la societat mercantil i es presenta com el punt de partida en la seva creació. L’escriptura de constitució l’han de signar tots els socis fundadors i s’afegeixen a aquest document els estatuts socials (regles de funcionament acordades pels socis).

En l’escriptura de constitució hi han d’aparèixer, almenys, aquests conceptes:

• La identitat del soci o socis.
• La voluntat de constituir-se en societat de capital, amb l’elecció de la forma societària.
• La data d’inici de l’activitat.
• Les aportacions que fa cada soci o, en el cas de les anònimes, que s’hagi obligat a fer, indicant la numeració de les participacions o accions atribuïdes a canvi.
• Els estatuts de la societat.
• La identitat de la persona o persones que ostentin la gestió inicial de l’administració i de la representació de la societat.
• Els pactes i condicions que els socis considerin convenients, si no s’oposen a les lleis ni contradiuen els principis configuradors de la forma social triada.

El recull de normes constitueixen els pactes, les condicions i estableixen el règim jurídic al qual estan sotmesos els socis, el personal i els administradors. Aquestes normes, anomenades estatuts, formen part de l’escriptura de constitució societària, i hi ha de constar:

• La denominació de la societat.
• L’objecte social i les activitats que l’integren.
• El domicili social.
• La data d’inici de l’activitat.
• El capital social, les participacions o les accions, el seu valor nominal i la seva numeració correlativa.
• La forma d’organitzar l’administració de la societat, el nombre d’administradors, la durada del càrrec i la seva retribució.
• La manera de deliberar i adoptar els acords pels òrgans col·legiats de la societat.

Els documents notarials els atorga un notari, que els dona eficàcia i validesa necessària per executar actes; com ara: el nomenament de càrrecs directius en una societat, la constitució d’un tipus de societat mercantil o la compravenda d’immobles.

A la taula es recullen els principals documents notarials que s’elaboren en el dia a dia de les empreses.

En el llibre d’actes queden inscrites i arxivades les diferents actes de situacions, reunions o fets que han tingut lloc en la vida de la societat. A més, en el llibre d’actes s’hauran de transcriure totes les actes dels òrgans col·legiats de les societats mercantils, actes de junta general (mínim l’acta de junta general ordinària d’aprovació de comptes anuals), i actes del consell d’administració (mínim una acta per trimestre) en suport electrònic. La legalització d’aquest llibre s’ha de fer cada any.

La redacció de les actes ha de complir una estructura determinada:

1. Nom d’entitat
2. Número de la sessió
3. Data, hora i lloc de celebració de la reunió
4. Persones que hi assisteixen: nom, cognoms i el seu càrrec
5. Aprovació de l’acta anterior
6. Ordre del dia
7. Desenvolupament de la sessió
8. Acords o presa de decisions
9. Fi de sessió amb una frase del tipus: “Sense més assumptes per tractar, el president aixeca la sessió a les XX.XX hores“
10. Càrrec i signatura de les persones que han presidit la sessió
11. Annexos (si cal)

Una acta de reunió és un document que es redacta per a deixar constància del que s’ha parlat, acordat o decidit durant una reunió. El seu objectiu principal és, per tant, que quedi per escrit tot el que s’ha comentat anteriorment per a poder consultar-ho en el futur si és necessari.

El model d’acta de reunió serveix per certificar el que s’ha esdevingut i donar validesa als acords per totes dues parts, de manera que evita malentesos i aclareix els punts tractats en la reunió. Al seu torn, a manera interna serveix per saber les tasques assignades a cada membre de l’equip, així com la data de realització d’aquestes tasques. Tenir tota aquesta informació recollida de manera clara i concisa ajuda a la consecució d’objectius i millora la comunicació tant dins de l’empresa com amb el client.

La llei exigeix que les discussions i acords del consell es portin a un llibre d’actes, els ha de signar el president i el secretari. Cada vegada que el consell d’administració es reuneix cal fer una acta; com a mínim s’ha de reunir una vegada per trimestre.

L’òrgan d’administració ha de convocar la junta general perquè tingui lloc durant els sis primers mesos de cada exercici social amb la finalitat de censurar la gestió social, aprovar, si escau, els comptes de l’exercici anterior i resoldre sobre l’aplicació del resultat.

La junta general quedarà vàlidament constituïda per tractar qualsevol assumpte, sense necessitat de prèvia convocatòria, sempre que hi sigui present o representada la totalitat del capital social i els concurrents acceptin per unanimitat la celebració de la reunió i l’ordre del dia. La junta universal pot reunir-se a qualsevol lloc del territori nacional o estranger.

Forma i contingut de la convocatòria, assistència i representació a la junta general:

• La junta general (amb excepció de la junta universal) ha de ser convocada per l’òrgan d’administració o, si escau, pels liquidadors de la societat, per carta certificada amb justificant de recepció, remesa al domicili designat pel soci a aquest efecte o al que consti al llibre de registre de socis.
• Entre la convocatòria i la data prevista per a la celebració de la reunió hi ha d’haver un termini de, com a mínim, quinze dies. Aquest termini es computa a partir de la data en què s’hagi remès l’anunci al darrer soci.
• La convocatòria ha d’expressar el nom de la societat, la data i l’hora de la reunió, així com l’ordre del dia, en el qual figuren els assumptes que s’han de tractar i el nom de la persona o persones que fan la comunicació. També expressa el lloc, dins del terme municipal on la societat té el seu domicili, en què se celebra la junta i, en cas d’omissió d’aquesta dada, s’ha d’entendre que ha estat convocada per a la seva celebració al domicili social. Tots els socis tenen dret a assistir a la junta general.
• El soci pot fer-se representar a les reunions de la junta general mitjançant un altre soci, el seu cònjuge, ascendents, descendents o la persona que tingui el poder general conferit en document públic amb facultats per administrar tot el patrimoni que el representat tingui al territori nacional o per qualsevol altra persona.

Forma de deliberar i de prendre acords:

• A l’inici de la reunió, els socis concurrents han de designar el president i el secretari de la junta general.
• Abans d’entrar en l’ordre del dia es formalitza la llista d’assistents expressant el caràcter i la representació de cadascun i la part de capital corresponent a la seva participació.
• Si la junta és universal, han de signar tots els socis assistents en la forma prevista pel reglament del Registre Mercantil.
• El president de la junta dirigeix les deliberacions, i concedeix la paraula, primer, als que l’hagin sol·licitat per escrit, i després als que la demanin verbalment a la reunió, i sempre per rigorós ordre de petició dins d’aquesta preferència.
• Cadascun dels punts de l’ordre del dia és objecte de votació per separat.
• Els acords socials s’adopten per majoria dels vots vàlidament emesos, si representen almenys un terç dels vots corresponents a les participacions socials en què es divideixi el capital social. No es computen els vots en blanc. Per excepció del que disposa el paràgraf anterior:
  • a) L’augment o la reducció del capital social i qualsevol altra modificació dels estatuts socials per a la qual no s’exigeixi majoria qualificada, requereix el vot favorable de més de la meitat dels vots corresponents a les participacions en què es divideix el capital social.
  • b) La transformació, fusió o escissió de la societat, la supressió del dret de preferència en els augments de capital, l’exclusió de socis i l’autorització a la qual es refereix l’article 230 de l’RDL 1/2010, requereixen el vot favorable d’almenys dos terços dels vots corresponents a les participacions en què es divideixi el capital social.
• Cada participació social concedeix al seu titular el dret a un vot. El soci no pot exercir el seu dret de vot quan es trobi en algun dels casos de conflicte d’interessos previstos per l’RDL 1/2010.

L’acta de la junta d’accionistes és un document fonamental i obligatori en tota societat mercantil, acredita el que ha succeït en la reunió i que les decisions s’han pres de manera vàlida. Els acords que es recullen en l’acta s’eleven a públic perquè és obligatòria la seva inscripció en el Registre Mercantil.

Les empreses, dins de la seva activitat ordinària, generen documentació molt diversa: albarans, factures, tramitació d’impostos, reunions, emissió d’accions, inventari de mercaderies, assentaments comptables, altes i baixes de treballadors… Una part d’aquestes accions han d’estar recollides en llibres, on s’anoten tots aquests fets. Segons quin sigui l’organisme, s’han de dur a terme uns llibres o uns altres. Tot seguit veureu com es classifiquen segons la norma o òrgan administratiu:

Llibres sol·licitats pel Codi de comerç. Aquesta normativa estableix obligacions per a totes les empreses: el requisit de fer les anotacions adequades en determinats llibres, que han de ser clars, sense ratllades ni espais en blanc. Amb independència de la forma jurídica escollida tot empresari ha de portar els següents llibres:

• Llibre d’inventaris i comptes anuals
• Llibre diari

Les societats mercantils, a méss han de portar els següents llibres:

• Llibre d’actes
• Llibre de registre de Socis
• Llibre de registre d’accions nominatives

Al Registre Mercantil que pertoca segons on està domiciliada la societat, s’hi han de portar a legalitzar abans de la seva utilització. Es pot legalitzar qualsevol llibre que dugui la societat tot i que no sigui obligatori.

Llibres exigits per la normativa laboral

La Llei 23/2015, de 21 de juliol, ordenadora del sistema d’inspecció de treball i seguretat social, estableix que les empreses deixen de tenir l’obligació d’adquirir un llibre de visites en el seu centre de treball. Els funcionaris actuants de la Inspecció de treball aniran proveïts de formularis per estendre i remetre diligències per escrit de cada actuació que realitzin.

Llibres requerits per les normes tributàries. Els empresaris o professionals que siguin objecte passiu de l’impost del valor afegit (IVA) hauran de portar també els següents llibres exigits per les normes tributàries:

• Llibre de registre de factures rebudes
• Llibre de registre de factures emeses
• Llibre de registre de béns d’inversió
• Llibre de registre de determinades operacions intracomunitàries

La relació econòmica i jurídica entre les parts que intervenen en una transacció, operació o negoci queda recollida per escrit en els documents comptables o mercantils d’una empresa o empresari. Així, serveix de prova que demostra que ha existit un vincle o acord entre les parts i és un concepte primordial per reflectir en la comptabilitat els fets econòmics que formen part d’aquestes operacions.

Segons el Codi de comerç, l’empresari ha de portar una comptabilitat ordenada, adequada a l’activitat de l’empresa. Amb un ordre cronològic de les operacions, té l’obligació de portar el llibre diari i el d’inventaris. D’altra banda, els empresaris poden portar qualsevol llibre comptable que els permeti un seguiment adequat de la seva comptabilitat, llibre major o llibres auxiliars.

Els comptes anuals són els documents o estats financers que recullen la informació financera d’una empresa. Els administradors els han de formular en cada exercici, i són ells els que responen de la veracitat dels comptes. Aquests documents comptables formen una unitat i la seva redacció s’ajusta a allò que determina el Codi de comerç, la Llei de societats de capital i el Pla general de comptabilitat (vegeu la taula).

Un cop finalitzat l’exercici comptable, els administradors de les societats estan obligats a donar publicitat als comptes anuals, i presentar-los al Registre Mercantil de la província del seu domicili. Han de tenir en compte els aspectes següents:

• Formes de presentació:
  • En paper
  • En suport magnètic (CD o DVD)
  • Telemàticament

  Trobareu un model de certificat de l’acord d’aprovació dels comptes anuals auditats, a la secció “Annexos” del web del mòdul.

• Terminis (des del tancament de l’exercici):
  • Tres mesos per a la formulació dels comptes
  • Sis mesos per a l’aprovació dels comptes
  • Un mes, des de l’aprovació, per a la presentació dels comptes
• Documents que s’han de presentar per dipositar els comptes:
  • Sol·licitud signada pel presentant
  • Certificació d’acord d’aprovació de comptes
  • Un exemplar dels comptes anuals
  • Un exemplar de l’informe de gestió
  • Un exemplar de l’informe dels auditors de comptes, si escau

La legalització dels llibres es fa al Registre Mercantil de la província on l’empresa té el domicili social. S’ha d’emplenar una sol·licitud oficial facilitada pel registre, on es detallen els llibres que es presenten per legalitzar. A més, s’ha d’abonar l’import corresponent, segons la quantitat de llibres que es presentin.

Es poden legalitzar de dues maneres diferents:

• A priori: fulles comptables enquadernades en blanc abans d’usar-se i cada pàgina numerada.
• A posteriori: el primer foli està en blanc i després numerats correlativament i cronològic. No hi ha d’haver espais en blanc, s’elaboren mitjançant un programa informàtic de comptabilitat.

Un fedatari públic és una persona que té la potestat de donar fe sia judicial (secretari judicial), notarial (notari) o mercantil (agent de canvi i borsa) per legalitzar actes, acords o contractes.

Segons l’article 1 del Reglament notarial, els notaris, tots ells llicenciats en dret i que han accedit a aquesta professió després d’haver superat una oposició, són alhora funcionaris públics i professionals del dret:

• Com a funcionaris exerceixen la fe pública notarial, que té i empara un doble contingut:
  • En l’esfera dels fets, l’exactitud dels quals el notari veu, sent o percep pels seus sentits.
  • I en l’esfera del dret, l’autenticitat i força probatòria de les declaracions de voluntat de les parts en l’instrument públic redactat conforme a les lleis.
• Com a professionals del dret tenen la missió d’assessorar els ciutadans, les empreses i l’Administració i aconsellar-los els mitjans jurídics més adequats per a l’assoliment de les finalitats lícites que es proposen aconseguir.

Els notaris són garantia de legitimitat i seguretat tant per als particulars com per a l’Estat. El notariat ha de gaudir de plena autonomia i independència en la seva funció, i en la seva organització jeràrquica depèn directament del Ministeri de Justícia i de la Direcció General dels Registres i del Notariat.

Pel que fa al registrador, és el funcionari públic al qual correspon el manteniment dels registres de la Propietat, Béns Mobles i Mercantils. En l’exercici d’aquesta funció, els registradors “qualifiquen”, sota la seva responsabilitat, la legalitat dels documents de tota classe en la virtut de la qual se sol·liciti la inscripció. Perquè es produeixi la inscripció d’aquests documents és necessari que el registrador els qualifiqui favorablement. D’entre les seves funcions, destaquen:

• Qualificar sota la seva responsabilitat la legalitat dels documents de tota classe en la virtut de la qual se sol·liciti la inscripció, així com la validesa dels actes dispositius continguts en les escriptures públiques.
• Autoritzar els seients que es practiquen en el registre.
• Donar publicitat del contingut dels seients registrals.
• Informar els ciutadans en matèries relacionades amb el registre.
• Gestionar el funcionament de l’oficina registral i la conservació de l’arxiu del registre.

Els registres són institucions que tenen per finalitat donar a conèixer i fer públics diferents actes, fets, contractes resolucions administratives o judicials i documents.

El registres públics funcionen sota regulació i control de l’Administració pública nacional, provincial, local o institucional. D’aquesta forma presten un servei: a través dels registradors qualifiquen la legalitat dels documents.

Es poden destacar, entre altres existents: el Registre Mercantil, el Registre de la Propietat, el Registre de la Propietat Intel·lectual.

Com a norma general, en el Registre Mercantil s’inscriuen els documents públics, i en els casos previstos, els documents privats. A continuació es citen els diferents actes que s’inscriuen al Registre Mercantil:

• La constitució de societats
• Els augments i reduccions de capital social
• Fusions, escissions i absorcions de societats
• La dissolució i la liquidació de la societat
• Els nomenaments i cessaments de càrrecs societaris
• La legalització dels llibres oficials de l’empresa
• Atorgaments de poders generals
• El nomenament d’experts auditors independents
• El dipòsit de comptes anuals
• El concurs de creditors

Aquesta institució té per objecte la inscripció o anotació dels actes, dels contractes i de les resolucions judicials o administratives, que afectin la propietat i altres drets sobre béns immobles, així com determinades resolucions judicials que afecten la capacitat de les persones.

Amb caràcter general, la inscripció és voluntària, tot i que, en determinats casos la seva inscripció és necessària per al naixement de drets que l’afecta (un exemple seria la hipoteca).

Al Registre de la Propietat s’hi poden consignar dos tipus d’accions:

• Anotacions preventives: són assentaments que estan subjectes a un determinat termini de caducitat. Es solen fer servir per donar publicitat a determinades decisions judicials o administratives o per a protegir drets que encara no són ferms. Per exemple, demandes, embargaments, llegats.
• Assentaments d’inscripció: són aquells que es fan amb caràcter definitiu, s’inscriuen i es publiquen drets, actes o fets que afectin els béns immobles (per exemple, contractes d’arrendament, concessions administratives, la transmissió de la propietat de l’immoble).

El registre en aquest cas és un mecanisme administratiu per a la protecció dels drets de propietat intel·lectual dels autors i altres titulars sobre les seves obres, actuacions o produccions. La inscripció registral suposa una protecció dels drets de propietat intel·lectual, en tant que constitueix una prova qualificada de l’existència dels drets inscrits.

El registre és voluntari, per tant, no és obligatòria la inscripció per a adquirir els drets de propietat intel·lectual, ni per a obtenir la protecció que la llei atorga als autors i als restants titulars de drets de propietat intel·lectual.

Quan es cita aquesta expressió elevació a públic de documents, es fa referència al fet que certs actes jurídics de les empreses han de quedar recollits al Registre Mercantil a traves de l’escriptura pública. Els actes jurídics es redacten en document privat, com pot ser una acta de la junta. Aquest document privat es lliura davant un notari, que redactarà un document públic.

Les clàusules o compromisos dels contractes privats expressen les voluntats de les parts, per la qual cosa neix precisament també d’aquest acord la necessitat o no d’elevar a públic un document privat. És a dir, es tracta d’una facultat dels integrants, que s’exterioritza davant tercers mitjançant la pertinent escriptura pública davant notari.

És probable que en algun moment hàgiu rebut missatges de correu electrònic d’empreses amb les quals no teniu relació o cartes de publicitat que no us interessen, o també que hàgiu sentit parlar de documentació important trobada a les escombraries. Això passa perquè no som conscients de la quantitat de vegades que les nostres dades es troben en mans de companyies a les quals, “involuntàriament”, hem autoritzat l’ús, només acceptant, per exemple, una aplicació del mòbil.

Aquestes dades facilitades, a vegades de forma poc previsora, tenen una valor molt interessant per a les empreses, ja que poden conèixer el nostre perfil, franja d’edat, ingressos, interessos i gustos…

Els departaments de màrqueting de les empreses cada cop valoren més les nostres dades per fer més personalitzades les seves campanyes publicitàries, promocions o fer canvis en els productes segons la tendència dels seus clients.

Tot això significa que la custòdia de les nostres dades i el seu ús han d’estar molt ben controlat. L’objectiu de la nova norma és adaptar el dret espanyol al model establert pel Reglament general de protecció de dades europeu, proporcionar una base sòlida i actualitzada per a regular el tractament de les dades personals de les persones físiques, així com la lliure circulació d’aquestes dades.

El text desenvolupa matèries, aclareix conceptes i dona més seguretat jurídica. Ha estat aprovat per un ampli consens, amb un 93% de suport parlamentari. I, a més, pretén garantir el respecte als drets digitals indicats a la Constitució espanyola.

A les empreses cada dia es rep, es tramita i es processa gran quantitat de documentació. Aquest volum d’informació i de documents s’ha d’arxivar correctament per tal de tenir-lo disponible amb rapidesa en qualsevol moment que es puguin necessitar.

L’arxiu ha de complir la funció d’emmagatzemar la informació, recuperar-la ràpidament en el moment que se sol·licita i conservar-la adequadament, sota uns paràmetres o criteris establerts per les organitzacions per identificar-la correctament.

En els diferents departaments de les empreses podem trobar diversos criteris escollits per a classificar els arxius, segons la freqüència d’ús (actius, semiactius, passius), segons el lloc (centralitzats, descentralitzats, gestió mixta), segons l’equipament utilitzat (suport paper o digital):

• Arxius actius: contenen documents que se solen utilitzar amb regularitat, indicats per a la gestió diària.
• Arxius semiactius: s’hi recullen documents que es consulten poques vegades; normalment es custodia el document per obligacions fiscals.
• Arxius passius: normalment aquests tipus d’arxius es troben a les seus de les empreses. Els seus documents no se solen consultar però tenen gran valor com a prova justificativa d’un dret o obligació.
• Arxius centralitzats: en un únic arxiu s’emmagatzema tota la documentació i es troba situat en un mateix lloc. Per a dur la custòdia i conservació de l’arxiu s’estableix un responsable, que s’encarrega de la classificació i de controlar quina persona retira o aporta un document a l’arxiu.
• Arxius descentralitzats: els arxius es troben repartits en diferents seccions o departaments de l’organització, que s’encarrega de la seva custòdia.
• Arxius de gestió mixta: es troba en un terme mitjà entre la gestió centralitzada i descentralitzada. Els arxius poden ser actius i semiactius repartits en diferents seccions o departaments, i alhora l’arxiu passiu es troba centralitzat en un únic lloc.

Les empreses duen a terme la custòdia d’arxius mitjançant dos sistemes:

• Convencional: l’ús de carpetes, arxivadors, armaris…
• Informàtic: ordinadors, bases de dades, sistemes digitals d’emmagatzematge…

Actualment, a la majoria de les empreses hi ha els dos sistemes, tot i que cada cop més el sistema informàtic està guanyant terreny pels avenços en certificacions digitals i la implementació de l’administració digital que funciona com a palanca de canvi.

Un cop escollit el tipus d’arxiu, segons l’organització de l’empresa, és el moment de decidir quin sistema de classificació serà el més adient: sistema alfabètic, numèric, alfanumèric, cronològic…

• Classificació segons el sistema alfabètic. El primer que hem tenir present és prendre el primer cognom com a base per a l’ordenació. La següent regla seria que en cas de coincidència del primer cognom es discrimina pel segon cognom, i si aquest també coincideix es continua pel nom.
  Una altra de les característiques que cal tenir en compte és que els noms i cognoms compostos s’han de tractar com si fossin un de sol.
  L’ús més estès d’aquest sistema serveix per ordenar les fitxes del personal, i els contractes dels treballadors (de la A a la Z o viceversa).
  Si un nom inclou articles, prefixos o preposicions, aquests es tenen en compte sols si van lligats al nom a través d’un guió, l’excepció a aquesta regla son els noms i cognoms que provenen d’altres llengües. Per ordenar alfabèticament la raó social de les empreses es tenen en consideració les regles esmentades anteriorment i les que s’enumeren a continuació:
  • Si la denominació social inclou un número, es tindrà en compte com si estigués escrit en lletres.
  • Les empreses estrangeres es classifiquen segons la primera lletra del seu nom.
  • Quan l’empresa sigui coneguda pel seu acrònim (Mapfre, AENA), l’ordenació es farà segons les seves sigles.

  No hi ha un sistema de classificació ideal; les empreses el decideixen en funció de les característiques del document. Ha de ser un sistema accessible i àgil.

• Classificació segons el sistema numèric. El sistema d’ordenació numèric consisteix en assignar una numeració correlativa als documents. Un exemple clar són els albarans, factures o rebuts que generen les empreses. Normalment s’ordenen en ordre ascendent, tot i que de vegades pot ser en ordre descendent. Aquest últim cas podria ser l’ordre d’entrada del document amb el número correlatiu que se li ha assignat.
  Un dels beneficis d’arxivar amb el sistema numèric és que el número assignat és únic i, per tant, no pot haver duplicitats, i d’aquesta forma si falta algun document es pot detectar ràpidament que no se segueix la numeració.
• Classificació segons el sistema alfanumèric. El sistema d’arxiu alfanumèric és una combinació del sistema alfabètic i del sistema numèric, és a dir, s’empren tant lletres com números per compondre un codi d’arxivament.
  Un sistema d’aquest tipus podria ser el de les matrícules de cotxes (0000 HVX). També podem trobar una codificació similar a les biblioteques, on les lletres relacionen la temàtica i els nombres el passadís o prestatgeria (HIS-5-3, història, passadís 5, prestatgeria 3).
  El responsable de l’arxiu ha de determinar si la codificació s’inicia amb la classificació alfabètica o numèrica, a partir d’aquesta elecció l’ordre ascendent o descendent el determinen les lletres o números.
• Classificació segons el sistema cronològic. Aquest tipus de classificació es fa atenent la documentació d’acord amb una data, que pot ser la recepció o arribada del document, la data de creació o la data d’emissió, venciment d’un deute… Es pot fer agrupant els documents per dies, setmanes, mesos o anys, dependrà del volum de documents que manegi l’organització. El seu avantatge és que la localització és àgil i fàcil. Un exemple clar de classificar cronològicament és el llibre d’actes, altres exemples poden ser els rebuts de nòmines o els rebuts del banc.
• Classificació segons el sistema geogràfic. El sistema geogràfic classifica la documentació segons la situació geogràfica. Es guarda de major a menor rang, és a dir, comença per països, segueix amb les comunitats autònomes, continua amb les províncies, les comarques, els municipis, i finalment per domicili (districtes, barris, etc.). El principal avantatge és que és un sistema adient per a empreses de caire comercial; així poden cobrir les zones on es desenvolupa el seu negoci. Aquest sistema sol estar lligat al sistema de classificació alfabètic.
• Classificació del sistema temàtic. El sistema de classificació temàtic combina els documents per assumptes o temes que tenen relació. Aquest sistema a vegades fa necessària la combinació amb el sistema alfabètic i numèric. La dificultat ve determinada per si el document tracta dos o més temes que estiguin recollits en la classificació. S’hauria de decidir amb un criteri preestablert a quina temàtica s’assigna perquè en sigui més fàcil la localització.

Una de les qüestions que es plantegen totes les empreses és si cal conservar tota la documentació i durant quant de temps és necessari fer-ho. Les diferents normatives mercantils i altres normes reguladores s’encarreguen de determinar la documentació que s’ha de conservar i custodiar, especificant els terminis per si s’han de revisar o consultar:

• El Codi de comerç estableix un termini de conservació de sis anys per als llibres, documentació, justificants i correspondència que fan referència a l’activitat del negoci, a partir de l’últim assentament realitzat en els llibres, llevat el que s’estableixi per disposicions generals o especials. L’empresari estarà subjecte a l’obligació del termini encara que cessi en l’exercici de la seva activitat.
• La Llei general tributària determina un període de prescripció de quatre anys per a concloure el deute tributari i l’exigibilitat del pagament de deutes. Les factures o documents justificatius també s’han de conservar per aquest període.
• La Llei de l’impost de societats disposa que les bases imposables negatives que són objecte de liquidació o autoliquidació es poden compensar amb rendes positives dels períodes impositius que finalitzin en els quinze anys posteriors i successius, és a dir, els documents que fan referència a aquestes liquidacions s’han de conservar durant el període mencionat.

La Llei d’infraccions i sancions en l’ordre social estableix en el seu article 4 que com a norma general les infraccions en l’ordre social a què es refereix aquesta llei prescriuen als tres anys comptats des de la data de la infracció, exceptuant:

• Les infraccions en matèria de Seguretat Social prescriuran al cap de quatre anys, comptats des de la data de la infracció.
• En matèria de prevenció de riscos laborals, les infraccions prescriuran: al cap d’un any les lleus, al cap de tres les greus i de cinc les molt greus, comptats des de la data de la infracció.
• Les infraccions a la legislació de societats cooperatives prescriuran: les lleus, als tres mesos; les greus, als sis mesos; i les molt greus, a l’any, comptats des de la data de la infracció.

En l’àmbit de Catalunya s’ha aprovat la Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya, tal com cita el text. Aquesta llei vol contribuir precisament a avançar en aquest procés de transformació de les administracions públiques catalanes en regular el paper dels mitjans electrònics per facilitar la consolidació d’unes administracions públiques que, sobre la base de l’ús dels mitjans electrònics, millorin l’eficiència interna i facilitin les relacions interadministratives i les relacions amb els ciutadans.

La incorporació dels mitjans electrònics en les actuacions del sector públic de Catalunya ha d’ésser informada pels principis següents:

• Proximitat: les entitats del sector públic han de facilitar que l’ús dels mitjans electrònics per part dels ciutadans les faci més properes i adaptades a llurs necessitats, reduint costos i càrregues.
• Transparència i participació: les entitats del sector públic han de garantir l’accés a l’estat de les tramitacions administratives i a la informació que consta a llurs arxius, d’acord amb el que estableix l’ordenament jurídic, i també la rendició de comptes i l’establiment de mecanismes de participació activa en les decisions públiques.
• Accessibilitat: les entitats del sector públic han de garantir que l’ús dels mitjans electrònics no ocasioni discriminacions per raó del mitjà emprat o per raó de les discapacitats o les dificultats especials dels destinataris.
• Qualitat: les entitats del sector públic han d’adoptar les mesures necessàries perquè la difusió de la informació pública i la tramitació dels procediments administratius per mitjans electrònics satisfacin les necessitats de llurs destinataris i facilitin l’assoliment de les finalitats de l’article 3 de la Llei 29/2010.
• Simplificació, eficàcia, eficiència i economia: les entitats del sector públic han d’adoptar les mesures necessàries per redissenyar els serveis, els tràmits i els procediments administratius; reduir les càrregues, els costos, els terminis i el temps dels procediments administratius, i assolir més eficàcia, eficiència i economia en l’activitat administrativa.
• Seguretat: les entitats del sector públic han de garantir que l’ús dels mitjans electrònics assegura la identitat, la integritat, la conservació i, si escau, la confidencialitat de la informació i les transaccions que es duen a terme emprant mitjans electrònics.
• Neutralitat tecnològica: les entitats del sector públic han de permetre l’ús dels mitjans electrònics independentment de les opcions tecnològiques escollides pels destinataris i han de promoure l’ús d’estàndards oberts.
• Cooperació i col·laboració: les entitats del sector públic han de treballar en comú, compartir estratègies, generar solucions organitzatives i tecnològiques comunes, i també garantir la interoperabilitat de llurs sistemes d’informació.
• Proporcionalitat: les entitats del sector públic han d’actuar amb proporcionalitat en l’exigència de garanties i mesures de seguretat en la incorporació dels mitjans electrònics a les actuacions del sector públic de Catalunya, i també en la petició d’informació i de dades als ciutadans per a dur a terme tràmits i serveis de llur competència.
• Principi de legalitat: manteniment de la integritat de les garanties jurídiques dels ciutadans davant les administracions públiques, d’acord amb el que regula el règim jurídic i el procediment de les administracions públiques.

La signatura digital garanteix al destinatari que el missatge ha estat elaborat pel remitent i no s’ha alterat durant la seva transmissió. Aquest tipus de garanties s’usen habitualment en les transaccions financeres.

La signatura electrònica és el recull de dades d’una persona registrades en format electrònic, i sol ser utilitzada per a identificar el signatari del document amb el mateix valor que la signatura manuscrita.

L’autoritat de certificació és un tipus particular de prestador de serveis de certificació que legitima davant els tercers que confien en els seus certificats la relació entre la identitat d’un usuari i la seva clau pública. Té capacitat per emetre i revocar els certificats que acompanyen les signatures electròniques.

La principal entitat de prestació de serveis de certificació de signatura electrònica és la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre (FNMT), a través del seu departament CERES. També hi ha d’altres entitats que presten aquests serveis, com ara l’Agència Tributària, l’Agència Catalana de Certificació (CATCERT) o Camerfirma, que és l’autoritat de certificació de les cambres de comerç.

D’entre els principals tipus de certificats, podem destacar els següents:

• Certificat de persona física: està pensat per al ciutadà com a subjecte físic, incorpora la seva identitat i la seva utilitat està orientada bàsicament per a tràmits personals tot i que, en algunes situacions, pot ser usat en l’àmbit professional (identifica una persona que està vinculada a un col·legi professional).
• Certificat de persona jurídica: identifica una identitat jurídica, està orientat a que el seu ús sigui per a empreses, administracions i qualsevol tipus d’organitzacions amb personalitat jurídica.
• Certificat de representant: s’expedeix a una persona física que actua com a representant de l’empresa o organització. En el certificat consta la seva qualificació com a representant legal o apoderat.
• Certificat de factura electrònica: aquest certificat és exclusiu de la persona titular, i serveix per a assegurar l’emissió de factures electròniques.
• Certificat de maquinari: el certificat s’emmagatzema en una targeta criptogràfica, incorpora un dispositiu de lectura (xip electrònic), el DNI electrònic és un clar exemple d’aquest tipus de certificat; necessita un dispositiu de lectura.

La Llei 26/2007, de 23 d’octubre, de responsabilitat mediambiental, regula la responsabilitat en què poden incórrer les empreses a partir dels principis de prevenció, i estableix les principals obligacions que s’han de complir:

• Comunicar l’evidència de danys mediambientals o amenaces que hi pugui haver.
• Recollir i prendre les mesures de prevenció, reparació i anticipació de danys que es puguin ocasionar.
• Col·laborar amb l’autoritat competent en la fixació de mesures de reparació de danys, i executar les mesures adoptades.
• Fer-se càrrec dels costos per poder complir amb les mesures de prevenció, reparació i anticipació.
• Reparar el dany mediambiental ocasionat.

Totes les empreses estan afectades per aquesta norma, però l’afectació no serà per a totes igual. En l’annex III es recullen les activitats considerades més perilloses i han de complir amb una sèrie de garanties i requisits establerts.