La seguretat en l’organització d’esdeveniments

L’activitat de muntatge i desmuntatge d’espais per a la realització d’esdeveniments o espectacles, encara que no destaca per tenir gran nombre d’accidents de treball, alguns són d’elevada gravetat, fins i tot mortals. Si bé els accidents ocorreguts no responen a una única causa, la manca d’integració de prevenció de riscos laborals (PRL) en la fase de disseny del muntatge i desmuntatge, de manera directa o indirecta, és present a la gran majoria.

Per això, és fonamental que les empreses integrin la PRL en el conjunt de les seves activitats, tal com estableix l’article 1 del Reial decret 39/1997, de 17 de gener, pel qual s’aprova el Reglament dels Serveis de Prevenció:

En aquest sentit, es considerarà que la PRL s’ha integrat a les activitats de muntatge i desmuntatge quan els aspectes preventius s’han considerat des de la fase de disseny.

En el muntatge i desmuntatge dels espais d’exposició o estands, o altres infraestructures com escenaris, grades…, hi intervenen diferents actors, la presència dels quals depèn de diferents factors com el tipus d’esdeveniment, la gestió i l’organització, el nombre d’empreses implicades, les característiques del muntatge i desmuntatge…

D’una banda, tenim el personal de gestió i coordinació, essent els actors més significatius:

• Coordinador d’activitats empresarials. Realitza les funcions de coordinació quan a la mateixa obra o instal·lació intervenen dues o més empreses o treballadors autònoms.
• Coordinadora de seguretat i salut. Realitza les funcions de coordinació quan a la mateixa obra o instal·lació intervenen dues o més empreses o treballadors autònoms.
• Production manager. Realitza la producció de l’esdeveniment organitzant i planificant els treballs de totes les àrees.
• Promotor. Persona física o jurídica per compte del qual es fa l’esdeveniment. És el responsable de garantir seguretat.
• Stage manager o regidor. En el cas d’espectacles i concerts, organitza els equips tècnics dels artistes o bandes amb els equips tècnics locals per complir amb els temps de muntatge marcats.
• Stage manager en muntatge. Dissenya el pla de treball i organitza els treballs durant la seva execució: entrada i sortida de camions, gestió dels equips de persones que col·laboren amb els tècnics, temps de treball…
• Road manager. S’encarrega de tot allò relacionat amb la logística, horaris d’artistes, tècnics i operadors. Està en contínua coordinació amb l’stage manager.
• Titular del centre de treball. Persona que té la capacitat de posar a disposició i gestionar el centre de treball.
• Tècnic de prevenció de riscos laborals. Du a terme tasques de prevenció de riscos laborals en funció del seu nivell de qualificació.

I també tenim el personal de muntatge i producció tècnica:

• Steelhand o muntador d’estructures modulars. Munta i desmunta les estructures modulars sense fer treballs en altura.
• Scaffolder o muntador d’estructures modulars en alçada. Munta i desmunta en altura les estructures modulars: escenari, torres, murs, coberta…
• Climber. Facilita o recepciona el material als muntadors que es troben a la mateixa vertical, en nivells superiors.
• Rigger. Realitza els treballs de rigging: instal·lació, desinstal·lació o una altra activitat utilitzant equipament o accessoris d’elevació o suspensió en tensió per elevar o suportar les càrregues de les produccions tècniques.
• Head rigger. Realitza les funcions de cap d’equip de rigging.
• Tècnic d’il·luminació, so i vídeo. Dirigeix i duu a terme el muntatge de cadascuna d’aquestes àrees especialitzades de la producció tècnica.
• Electricista. Realitza la instal·lació elèctrica i connexions elèctriques per subministrar energia a les activitats de muntatge, desmuntatge i desenvolupament de l’esdeveniment.
• Operador d’equips autopropulsats. Opera i maneja els equips autopropulsats: carretó elevador, plataforma elevadora…
• Stagehand o personal de càrrega i descàrrega. Realitza treballs de manipulació manual de càrregues i col·labora amb els tècnics especialitzats en el muntatge i desmuntatge.

En la fase prèvia al muntatge en qualsevol mena de recinte, se sol·licitarà al titular d’aquest, sigui públic o privat, informació sobre les instal·lacions de serveis existents, les seves característiques, ubicació i capacitat de posada a disposició per a la planificació del muntatge/desmuntatge i desenvolupament de l’esdeveniment (quadre elèctric general, protecció contra incendis, evacuació, serveis higiènics i locals per a ús dels treballadors). També se sol·licitarà informació sobre altres activitats (neteja, manteniment…) que puguin desenvolupar-se al recinte durant la realització del muntatge i desmuntatge per coordinar els treballs.

El muntatge pot realitzar-se en dos tipus de recintes: oberts i tancats.

Els recintes oberts (outdoor) són aquelles superfícies a l’aire lliure, que no disposen de cap mena d’estructura prèvia disposada per a la utilització en l’esdeveniment, però poden disposar d’instal·lacions de serveis fixos (aigua, llum, serveis higiènics…). Exemples d’aquest tipus de recintes poden ser: platges, recintes firals exteriors, estadis esportius, finques o parcel·les urbanitzades o no, parcs, auditoris a l’aire lliure… (vegeu la figura).

Encara que el recinte sigui obert, ha de disposar d’una delimitació, bé sigui natural pel mateix entorn o bé disposada pel promotor de l’esdeveniment, que delimiti el perímetre de la superfície on es durà a terme l’esdeveniment en conjunt (escenari, serveis auxiliars, càtering, espai per al públic…). També cal que disposi de diferents zones habilitades per a l’accés tant de treballadors com de vehicles quedant definits els espais habilitats per qualsevol actuació en cas d’emergència.

Font: Wikimedia Commons

En aquest tipus de recintes i, en general, sempre que es treballi a l’exterior, es tindran a compte les condicions meteorològiques (pluja, vent, tempestes, temperatures extremes…) a l’hora de planificar els treballs, ja que poden modificar la consistència del terreny, incrementar les càrregues a les estructures i afectar els treballadors provocant situacions de risc greu o imminent.

En canvi, els recintes tancats (indoor) són aquells espais tancats que poden disposar d’estructures fixes per al muntatge, com sales d’espectacles, teatres, discoteques, recintes polivalents, auditoris…, o sense cap estructura en la seva configuració que pogués posar-se a disposició de l’organització de l’esdeveniment, com centres culturals o poliesportius.

La planificació del muntatge i desmuntatge dels treballs en aquest tipus de recintes requereix que el titular a banda de la informació requerida per a qualsevol altre tipus de recinte, faciliti: Les característiques tècniques dels sostres tècnics o estructures existents disponibles per al rigging (tipologia, dimensions, pes, capacitat portant…).

El manual d’instruccions, el marcatge CE i la declaració CE de conformitat (o el document que justifiqui el compliment de la normativa relativa a la utilització dels equips de treball), així com els llibres de manteniment (revisions i inspeccions) dels equips i accessoris d’elevació, o qualsevol altre tipus de màquina que es posi a disposició.

Els procediments de treball existents per a l’ús de les estructures disponibles.

El muntatge i desmuntatge d’estructures comprèn les fases de planificació, execució i control.

Els principals riscos a què estan exposats els treballadors en la fase de planificació són els cops i atropellaments per vehicles en moviment, caigudes al mateix i diferent nivell, cops i talls amb equips i eines, exposició a condicions meteorològiques extremes en muntatges a l’aire lliure, caigudes d’objectes des d’alçada, trastorns musculosos o esquelètics per la manipulació manual de càrregues i exposició a soroll.

Abans d’iniciar el muntatge de les estructures, després d’identificar i avaluar els riscos, s’establiran els procediments de treball necessaris per al muntatge i desmuntatge. Aquests procediments hauran d’incloure, com mínim:

• Què cal fer.
• Com s’ha de fer, descrivint el mètode de treball que recollirà les diferents tasques, així com els equips de treball, els mitjans de prevenció i protecció a utilitzar.
• Quan s’ha de fer.
• Qui ho ha de fer, incloent-hi els recursos per a la vigilància, control i direcció de les operacions. S’especificarà quina és la capacitació de les persones que duguin a terme aquestes funcions.
• Quins controls i comprovacions s’han de fer.
• Quines dades o resultats de l’activitat s’han de registrar, quan sigui procedent.

En la planificació del muntatge i desmuntatge d’estructures basat en la col·locació d’un entramat de peces unides les unes amb altres, donant forma al disseny previst, es tindrà en compte que el risc de caiguda d’altura és mínim en les operacions a nivell de terra. No obstant això, quan es munten estructures en altura la probabilitat d’accident és elevada per la caiguda de material i la caiguda des d’alçada dels treballadors.

Per aquest motiu, sempre es considerarà com a primera alternativa el muntatge de l’estructura a nivell de sòl. Quan no sigui possible, caldrà contemplar la utilització d’una plataforma d’elevació mòbil de persones (PEMP). I si això tampoc fos viable i no n’hi ha possibilitat d’utilitzar mitjans de protecció col·lectiva, es podrà determinar el muntatge o desmuntatge fent servir equips de protecció individual contra caigudes d’alçada.

Durant la instal·lació de les estructures i la utilització d’equips de treball per al transport, càrrega i descàrrega de materials tals com: carretons elevadors, camió ploma, manipuladors telescòpics o els utilitzats per a l’elevació de persones, es realitzarà sempre pels treballadors autoritzats, seguint les instruccions donades pel fabricant.

Prèviament a la fase d’execució del muntatge o desmuntatge de les estructures, els treballadors han d’haver estat formats i informats dels procediments de treball establerts per al muntatge i desmuntatge, tenint en compte que les tècniques de treball poden variar a cada esdeveniment.

Tanmateix, l’equip de muntadors ha de disposar del material i mitjans necessaris per executar el muntatge de la manera prevista, evitant improvisacions que en molts casos implica continuar el muntatge sense disposar d’alguna de les peces requerides, augmentant el nivell de risc dels treballs, i disminuint la resistència estructural.

Si durant el muntatge es requereix la modificació de l’estructura inicial, la nova configuració haurà de ser aprovada per un tècnic competent per garantir resistència i estabilitat. En cas que algun material pateixi deterioraments durant la manipulació s’haurà de comunicar al fabricant o subministrador per detectar possibles danys ocults.

Finalitzat el muntatge de les estructures, començarà la fase de control en la que es realitzaran les comprovacions i revisions recollides als procediments de treball. Aquests controls permetran detectar, entre altres:

• Danys o defectes visibles del material, llasts o contrapesos o ancoratges a terreny.
• Modificacions substancials del muntatge previst, com per exemple el cobriment d’una estructura no previst amb anterioritat.
• Deformacions de l’estructura per assentament del terreny.
• Defectes en instal·lacions o interferències amb les instal·lacions properes que puguin introduir un risc no previst.
• Emmagatzematges de materials perillosos a prop o sota d’estructures temporals.
• Interferències amb els mitjans d’emergència i les vies d’evacuació generals del recinte i les previstes per a l’esdeveniment.

Una vegada finalitzades les estructures i comprovat el muntatge, un tècnic competent haurà de comprovar i documentar la solidesa i estabilitat de les mateixes segons l’estudi o document tècnic establert. A partir d’aquest moment no es poden modificar les estructures. En cas que sigui necessari fer algun canvi, aquest ha de ser aprovat de nou per un tècnic competent que en verifiqui resistència i estabilitat.

Després del muntatge de les estructures, comença la fase de muntatge de la producció tècnica: rigging, equips tècnics d’il·luminació, so i vídeo, elements escenogràfics de fusteria o decoració, teles, telons, cobriments d’estructures…, podent arribar a superposar-se ambdues fases. De vegades, depenent de l’esdeveniment i del tipus de recinte, el muntatge de la producció tècnica pot realitzar simultàniament amb la instal·lació elèctrica, abans de posar la plataforma de l’escenari, si n’hi ha.

La totalitat o part del material de la producció tècnica requereix ser elevat o suspès realitzant el rigging, que haurà de ser dissenyat i calculat sempre per un tècnic competent que inclogui tots els elements i estructures suspeses. A més a més de les càrregues, estàtiques i dinàmiques, el càlcul ha d’incloure les reaccions que el rigging pugui generar en les estructures portants (coberta, sostre tècnic, bigues…). Quan estigui muntat haurà de ser verificat i certificat per un tècnic competent.

El dimensionament de la producció tècnica és normalment proporcional a la magnitud de l’esdeveniment. Per això, les diferents configuracions a adoptar poden precisar, a banda de la col·locació de punts de rigging i del muntatge d’equips tècnics en suspensió, d’altres equips com ara pantalles de vídeo o altaveus que romanguin recolzats a terra, dels que cal assegurar-ne l’estabilitat.

Durant aquesta fase també intervenen diferents oficis de forma simultània: riggers, tècnics de so, tècnics d’il·luminació, tècnics de vídeo, electricistes, personal de càrrega i descàrrega… Essent els principals riscos, a què estan exposats, pràcticament els mateixos que en el cas del muntatge d’estructures, afegint els contactes elèctrics. Això no obstant, també pot ser necessària la intervenció d’altres oficis, per exemple, fusters per a la col·locació de decorats, elements escenogràfics o de decoració i tota mena de panells. Aquests podran estar exposats a riscos de tall, projecció de partícules, punxades, exposició a soroll, vibracions, pols, agents químics…, per l’ús d’equips com ara serres de taula, polidores, esmoladores, equips d’aplicació de laques i pintures…

En tots els casos caldrà considerar la informació de les fitxes de dades seguretat dels productes químics i dels manuals de l’equip facilitats pel fabricant per al seu ús, i per determinar els equips de protecció individual (EPI) requerits.

En el moment de la tria d’un espai per a la realització d’un esdeveniment de màrqueting és important conèixer quins són els accessos a l’espai per poder planificar les condicions d’accés del conjunt de persones que hi hauran d’accedir, bé perquè formaran part de la preparació i organització de l’esdeveniment (proveïdors, muntadors, personal de serveis…) o perquè hi participaran com a assistents.

És per això que els responsables o gestors de l’espai ens hauran de facilitar aquesta informació i proporcionar un plànol amb el detall de les portes principals, les sortides d’emergència, les entrades secundàries (personal, expositors…), les zones de càrrega i descàrrega per a proveïdors o si es pot accedir directament a les zones de muntatge amb vehicles, com furgonetes o camions. Aquesta darrera opció permet planificar millor el muntatge i desmuntatge de les infraestructures, estands, i altres instal·lacions necessàries per a la realització de l’esdeveniment.

A banda d’informació sobre la ubicació dels accessos també haurem de requerir als responsables de l’espai les condicions d’accessibilitat, tant per garantir l’accés de persones amb la mobilitat reduïda, en el cas dels accessos per a persones, com determinar les condicions d’accés de vehicles i maquinària per al muntatge de la infraestructura de l’esdeveniment.

Un aspecte important a tenir en compte en la planificació de seguretat de l’esdeveniment és garantir una evacuació ràpida i eficaç en possibles situacions d’emergència. És per això que el pla de seguretat de l’esdeveniment haurà de disposar d’un pla d’evacuació i emergència, que ha de contenir, com a mínim, la informació següent:

• Plànol del recinte o edifici on s’indiqui la ubicació dels sistemes de protecció contra incendis (il·luminació autònoma d’emergència, extintors, boques d’incendi o hidrants), dels recorreguts d’evacuació i les sortides d’emergència, i els corresponents elements de senyalització.
• Identificació de les zones de risc (generadors o centrals elèctriques, espais amb instal·lació de gas, productes inflamables…).
• Punts de trobada a l’exterior de les edificacions.
• Les fases del procés d’evacuació.
• L’atenció a les persones amb diversitat funcional.
• Les persones encarregades de coordinar l’evacuació i la seva formació i entrenament.
• La previsió de realització de simulacres d’evacuació.

Pel que fa a les condicions de senyalització, aquestes s’hauran d’ajustar al que disposa el Codi Tècnic de l’Edificació i la Norma UNE 23034:2023 que recullen una sèrie d’indicacions que han de seguir-se en la senyalització de l’evacuació, entre les quals les més rellevants són:

• Les sortides habituals del recinte, planta o edifici, utilitzades, generalment, amb caràcter públic, per a la circulació funcionalment necessària a l’edifici o local, segons l’ús d’aquest, tindran un senyal amb el rètol “SORTIDA”.
• El senyal amb el rètol “Sortida d’emergència” ha d’utilitzar-se en tota sortida prevista per a ús exclusiu en cas d’emergència.
• S’ha de disposar senyals indicatius de direcció dels recorreguts, visibles des de tot origen d’evacuació des del qual no es percebin directament les sortides o els seus senyals indicatius.
• Als punts dels recorreguts d’evacuació als que hi hagi alternatives que puguin induir a error, també es disposaran els senyals abans esmentats, de manera que quedi clarament indicada l’alternativa correcta.
• En aquests recorreguts, al costat de les portes que no siguin sortida i que puguin induir a error a l’evacuació s’ha de disposar del senyal amb el rètol “Sense sortida” en un lloc fàcilment visible però en cap cas sobre les fulles de les portes.

El moment de l’accés és la primera presa de contacte dels assistents amb l’esdeveniment i el control d’accés és un aspecte important per garantir el desenvolupament d’esdeveniments o esdeveniments com fires comercials, festivals, concerts o altres esdeveniments. Actualment, aquest control sol fer-se de forma digitalitzada, amb l’ajuda de tecnologies que registren l’entrada dels assistents a l’esdeveniment. Aquest procés s’efectua de manera ràpida i precisa, però hi ha diferents factors que cal tenir en compte des del primer moment perquè no afectin la seva eficiència. Una planificació acurada i una coordinació efectiva són les claus per garantir una experiència segura i sense problemes per als assistents. I, sens dubte, és essencial adaptar aquestes pautes a la tipologia de les entrades o acreditacions, la tecnologia utilitzada i les necessitats generals de l’esdeveniment.

La seguretat també sol variar en funció de si les entrades per a un esdeveniment són gratuïtes o de pagament. En el primer cas, els responsables del control d’accés tenen com a prioritat principal que aquest es faci de manera ordenada. En canvi, els esdeveniments amb entrades de pagament solen tenir controls de seguretat més estrictes, ja que, a més d’autentificar la veracitat de les entrades, es fan revisions més exhaustives, com ara la inspecció de bosses i motxilles, detectors de metalls i controls d’identificació. Tot això amb l’objectiu de garantir el benestar dels assistents i prevenir qualsevol incident.

Quan les persones assistents a l’esdeveniment ho fan amb entrades que estan numerades, el personal de control d’accés s’encarrega de guiar-les cap a la ubicació assignada, oferint-los indicacions perquè la circulació es mantingui fluïda. A més, els organitzadors han de comptar amb un sistema eficient de registre per controlar quins seients han estat ocupats i assegurar-se que no s’excedeixi la capacitat màxima de l’espai.

D’altra banda, als esdeveniments amb entrades no numerades o accés lliure, el control d’accés se centra a permetre l’ingrés a l’àrea general del recinte i els assistents tenen la llibertat d’escollir qualsevol seient disponible dins de l’àrea designada. Aquesta modalitat comporta la necessitat de garantir un ingrés ràpid i ordenat, per tant, l’organització haurà de supervisar i gestionar el flux de persones per evitar aglomeracions i que mai se superi l’aforament màxim permès.

A Catalunya, i en altres comunitats autònomes, en el cas que l’esdeveniment es realitzi en establiments d’activitats recreatives musicals, o bé es tracti d’un espectacle públic com ara un concert o un festival de música, s’haurà de disposar de personal de control d’accés habilitat per la Direcció General d’Administració de Seguretat del Departament d’Interior.

És important no confondre el personal de control d’accés amb altres persones que poden fer funcions similars en altres tipus d’establiments, com per exemple, el personal que està a l’entrada d’un estadi esportiu, d’un càmping, d’un edifici o d’un aparcament. La seva presència és obligatòria només en els establiments i espais oberts al públic on es duen a terme activitats recreatives o espectacles públics musicals a partir de 150 persones d’aforament autoritzat. Els podem identificar a través d’un distintiu que han de portar de forma visible amb la llegenda “Personal de control d’accés” i el carnet professional de personal de control d’accés, ambdues identificacions expedides per la Direcció General d’Administració de Seguretat.

Les seves funcions principals són:

• No permetre l’accés a les persones que no compleixin les condicions establertes per la persona titular de l’establiment o la persona organitzadora, en exercici del dret d’admissió.
• Impedir l’accés a l’interior del local a les persones que es troben en algun dels supòsits de limitació general d’accés.
• Fer complir la normativa sobre limitació de l’entrada dels menors i, a aquests efectes, comprovar l’edat de les persones que hi pretenguin accedir, mitjançant l’exhibició dels documents oficials d’identitat.
• Controlar que en cap moment l’afluència de públic superi l’aforament màxim autoritzat, i en conseqüència, no permetre l’entrada de més públic.
• Prohibir l’accés del públic a partir de l’hora límit de tancament o, si s’escau, un cop iniciat l’espectacle o activitat, d’acord amb les seves condicions específiques.

Les acreditacions són una eina de presentació i a la vegada permeten el control d’accessos i habitualment es porten penjades al coll amb una cinta o lanyard. Permeten distingir diferents tipus d’assistents amb l’ús de colors i dissenys per identificar-los. Per exemple, els membres de l’organització poden dur acreditacions amb la llegenda “CREW” o “STAFF”, perquè siguin identificables pels assistents.

Tanmateix, per agilitzar l’accés, es poden utilitzar acreditacions que incloguin fotografia, un codi de lectura de dades o un xip.

Hi ha diferents solucions tecnològiques quan volem controlar qui accedeix al nostre esdeveniment, entre les quals estan l’escaneig de codis QR, la tecnologia sense fil NFC, les polseres d’accés ràpid amb sistema RFID, les aplicacions de control d’accés:

Sistema d’escaneig de codis QR. La denominació QR és un acrònim de Quick Response, resposta ràpida i és un mètode de xifratge bidimensional. És, ara com ara, el mètode més utilitzat atès que la informació que conté el codi és molt més gran que la que contenien els codis lineals, també anomenats codis de barres. La facilitat per generar-los així com la capacitat d’informació que contenen i el cost mínim d’obtenir-los, fan d’aquest sistema el més utilitzat per a esdeveniments institucionals i empresarials amb un gran nombre d’usuaris. El funcionament és molt fàcil: l’usuari es registra en una pàgina web i rep un correu electrònic amb el codi QR personal. Aquest ha d’imprimir el correu o mostrar-lo al mòbil perquè sigui escanejat el dia de l’esdeveniment.

NFC, tecnologia sense fils de curt abast. Les sigles NFC corresponen a Near Field Communication. Es tracta d’una tecnologia sense fils pensada per a la transmissió de dades instantànies, és a dir, identificació i validació de persones al moment. Pel que fa als esdeveniments, podem aplicar aquesta tecnologia fàcilment, ja que l’assistent només ha d’apropar el telèfon mòbil o targeta amb xip NFC a un dispositiu de lectura i automàticament se li donarà accés. Aquesta opció no sempre és un avantatge atès que la lectura de la targeta NFC es fa per proximitat al lector, fet que suposa un temps més gran que si la lectura la realitza un escàner de QR que permet lectures de fins a 40 centímetres. En general, s’utilitza més per al control horari d’entrades i sortides de personal que per al control d’assistència a esdeveniments.

RFID, polseres d’accés ràpid. La tecnologia RFID o cashless en els controls d’accés és un sistema en què només apropant la polsera al lector, s’identifica l’usuari i se li dona accés a l’esdeveniment. Hi ha 2 tipus de lectures amb RFID, les que usen receptors passius, és a dir que l’antena RFID que emet la freqüència d’ona és externa i, per tant, la polsera s’ha d’apropar a l’antena, i la que usen xips actius, és a dir, que aquests emeten pulsacions electromagnètiques constantment que rep una antena exterior. Les primeres són econòmiques, però menys fiables perquè la distància de lectura és menor. Les segones, molt efectives, però molt més cares. Totes dues es fan servir quan el flux d’accessos és molt gran i no cal un control visual individual. A més, aquest sistema permet tenir un control de l’aforament i d’horari de les entrades i sortides de personal amb molta precisió i, evidentment, amb possibilitat de denegar o permetre l’accés al recinte.

Aplicacions de control d’accés. Hi ha la possibilitat de fer un control d’accés cercant el nom de l’assistent i validant l’entrada o acreditació en la base de dades de l’esdeveniment. Per a esdeveniments amb pocs assistents és un sistema ràpid que no necessita molta complexitat tecnològica per realitzar-lo. Les aplicacions poden ser d’escriptori o bé en entorn web mitjançant un EMS (Event Management Software), tot i que en aquest segon cas no hi ha limitacions de tipus de dispositiu o sistema operatiu.

L’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) ha publicat la guia Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, un document que fixa els criteris per a la utilització de la biometria per al control d’accés, tant amb finalitats laborals com no laborals, establint les mesures que cal tenir en compte perquè un tractament de dades personals que utilitzi aquesta tecnologia compleixi el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) entre altres normatives.

Els sistemes biomètrics i el tractament de les dades que se’n poden obtenir a partir d’elles estan evolucionant molt ràpidament. Els nous sistemes augmenten el detall de la informació recollida i fins i tot permeten la possibilitat de recollir informació sense la cooperació de la persona, que de vegades ni tan sols n’és conscient. A això se suma el desenvolupament de la intel·ligència artificial, que es pot utilitzar per inferir informació addicional sobre les persones.

L’Agència considera el tractament de dades biomètriques, tant per a identificació com per a autenticació, com un tractament d’alt risc que inclou categories especials de dades. En tant que es tracta de dades que permeten la identificació o autenticació unívoca d’una persona física, aquestes dades no poden ser tractades, excepte en situacions específiques. Tal com estableix el RGPD, per poder tractar aquestes situacions, cal que hi hagi una circumstància que aixequi la prohibició del seu tractament i, a més, una condició que ho legitimi. En el cas que es doni aquesta situació i es vulguin captar dades biomètriques, prèviament és obligatòria la realització d’una avaluació d’impacte per a la protecció de dades en la que, entre altres aspectes, s’ha d’acreditar la superació d’una anàlisi d’idoneïtat, necessitat i proporcionalitat.

La naturalesa de l’esdeveniment és el que determinarà les estratègies de seguretat que l’organització haurà de planificar durant la fase inicial de disseny del mateix esdeveniment, des de l’elecció d’espais, les activitats prèvies de muntatge, l’execució de les activitats planificades durant la realització de l’esdeveniment i la tipologia de persones que hi assistiran.

En referir-nos a la seguretat en tractar aspectes com el muntatge dels espais i el control d’accessos, hem posat el focus en la prevenció de situacions que es produeixen abans de la celebració d’esdeveniments, fent referència, en primer lloc, a la prevenció dels riscos professionals associats a les activitats de muntatge i desmuntatge d’estructures i instal·lacions, també en la configuració d’accessos i sortides i la seva senyalització com a garantia d’evacuació en situacions d’emergència i, finalment, en la importància del control de l’accés dels assistents a l’esdeveniment com a primer filtre de seguretat.

Aquest pla integral de seguretat inclou:

• El pla d’autoprotecció, elaborat per l’organització de l’esdeveniment a partir de l’anàlisi i prevenció de riscos, i a la coordinació d’activitats empresarials, i que consisteix a adoptar les mesures que contribueixen a la prevenció d’accidents i l’autoprotecció de l’espai, instal·lacions i altres béns patrimonials, i al fet que les activitats es puguin dur a terme en condicions de seguretat.
• El pla d’evacuació i emergències, definit pel titular del recinte, espai, edifici o conjunt d’edificis, i dimensionat a partir de l’aforament màxim permès, amb el detall dels sistemes de protecció contra incendis i el seu maneig (il·luminació autònoma d’emergència, extintors, boques d’incendi o hidrants), dels recorreguts d’evacuació i les sortides d’emergència, i els corresponents elements de senyalització. També ha de preveure quins rols correspondran als membres de l’equip de seguretat, així com els protocols d’actuació davant les situacions d’emergència per donar respostes ràpides i coordinades per garantir en tot moment la seguretat de les persones.
• El pla de seguretat específic per a l’esdeveniment, redactat per l’organització, amb la concreció dels mitjans, el personal de seguretat i les seves funcions. Ha d’incloure la realització de simulacres o tests de seguretat previs per testejar l’aplicació de les mesures dissenyades i comprovar la idoneïtat de les mesures en situacions reals futures.

Aquest pla de seguretat específic de l’esdeveniment estarà dimensionat en funció de la tipologia dels assistents, entre altres factors. El personal de seguretat, per exemple, dependrà de si l’esdeveniment comptarà amb la presència de personalitats o autoritats públiques i privades, que poden requerir la mobilització de forces i cossos de seguretat. En aquests casos, són els organismes públics o les corporacions privades que des dels seus departaments de protocol i seguretat coordinen amb l’organització de l’esdeveniment el dispositiu de seguretat i determinen l’aplicació de mesures i l’assignació de recursos.

En general, els dispositius de seguretat en un esdeveniment estaran conformats per equips de vigilància de seguretat dimensionats en funció del nombre d’assistents, la superfície d’espais, recintes o edificis, i el nombre d’accessos.

El servei de vigilància de seguretat d’un esdeveniment té les funcions següents, segons l’article 32 de la Llei 5/2014, de 4 d’abril, de seguretat privada:

• Exercir la vigilància i protecció de béns, establiments, llocs i esdeveniments, tant privats com públics, així com la protecció de les persones que hi pugui haver, i han de portar a terme les comprovacions, els registres i les prevencions necessàries per al compliment de la seva missió.
• Efectuar controls d’identitat, d’objectes personals, paqueteria, mercaderies o vehicles, inclòs el seu interior, a l’accés o a l’interior d’immobles o propietats on prestin servei, sense que, en cap cas, puguin retenir la documentació personal, però sí impedir l’accés als immobles o propietats esmentats. La negativa a exhibir la identificació o a permetre el control dels objectes personals, de paqueteria, mercaderia o del vehicle faculta per impedir als particulars l’accés o per ordenar-los l’abandonament de l’immoble o la propietat objecte de la seva protecció.
• Evitar la comissió d’actes de violència o infraccions en relació amb l’objecte de la seva protecció, fer les comprovacions necessàries per prevenir-los o impedir-ne la consumació, i oposar-s’hi i intervenir quan presenciïn la comissió d’algun tipus d’infracció o sigui necessària la seva ajuda per raons humanitàries o d’urgència.
• En relació amb l’objecte de la seva protecció o de la seva actuació, detenir i posar immediatament a disposició de les forces i cossos de seguretat competents les persones que hagin comès actes delictius i els instruments, els efectes i les proves dels delictes, així com denunciar els qui cometin infraccions administratives. No poden procedir a l’interrogatori d’aquells, si bé no es considera com a tal l’anotació de les seves dades personals per a la seva comunicació a les autoritats.

D’altra banda, les estratègies de seguretat que com a mínim ha de concretar el pla de seguretat són:

• Planificació acurada de l’esdeveniment. Una correcta planificació permet tenir previstes les situacions, actes o activitats que poden requerir intervencions dels serveis de seguretat, i minimitzar possibles incidències i situacions imprevistes.
• Anàlisi de riscos i amenaces. Analitzar prèviament les activitats que tenen riscos associats o altres situacions de risc i identificar possibles amenaces durant la realització d’un esdeveniment, facilita l’adopció de mesures preventives.
• Protocols de vigilància activa. La vigilància activa és un aspecte clau per a la detecció de possibles accidents o incidents abans que aquests es produeixin.
• Coordinació interna i externa. Els equips de seguretat i les forces i cossos de seguretat establiran espais i recursos per a la coordinació de les activitats en funció de les seves competències. En alguns casos serà indispensable constituir un centre de coordinació o designar un coordinador de seguretat.
• Formació en autoprotecció i seguretat. El personal de serveis de l’esdeveniment i els equips de seguretat rebran la formació requerida per garantir la protecció i seguretat de totes les persones que participen en l’esdeveniment.
• Compliment de la normativa vigent d’aplicació.