Gestió de tasques administratives sanitàries relacionades amb la contractació pública de recursos

La Constitució espanyola contempla que les administracions públiques puguin recórrer a personal o empreses externes per abordar necessitats i situacions vàries mitjançant l’adquisició de béns, la contractació de serveis i la realització d’obres, sempre que, i sota un interès general, estiguin destinats a donar un millor servei als ciutadans. Aquest mecanisme està regulat en un règim de contractació especial on es determinen els requisits indispensables per a la seva execució, així com la relació entre les parts.

La Llei 9/2017, de 8 de novembre, de Contractes del Sector Públic (LCSP), és l’instrument que materialitza aquesta relació i trasllada a l’ordenament jurídic espanyol les Directives del Parlament Europeu i del Consell en aquesta matèria. Aquesta llei té diferents objectius, entre els quals destaquen garantir la transparència en els processos selectius i la defensa de la igualtat i la transparència institucional, l’eficiència de la despesa pública o la capacitat econòmica de l’Executiu.

Un contracte és un acord, normalment per escrit, on dues o més parts es comprometen recíprocament a respectar i complir una sèrie de condicions. Cada contracte té un objecte, que és el bé, dret o prestació sobre el que recau l’obligació pactada, és a dir, és el motiu pel qual es realitza el contracte.

En el cas del contracte del sector públic, és un document on es determinen les condiciones per a l’adquisició de productes o la contractació d’obres o serveis per part d’un ens, organisme o entitat integrant del sector públic a empreses, organitzacions o entitats escollides d’acord amb els criteris marcats per la LCSP. En aquests contractes es defineixen els drets i obligacions de cadascuna de les parts.

Aquest contracte, quan tingui per objectiu complir amb fins d’interès general, estarà subjecte al dret administratiu, i no pas al dret privat. Ha d’ajustar-se a la LCSP i, a més, als plecs de licitació, document on s’especifiquen les condicions i detalls de la prestació mitjançant les clàusules administratives i prescripcions tècniques, generals i particulars.

En un contracte acostumen a intervenir dues o més parts. No obstant això, en el cas públic, solen ser només dues parts: l’òrgan de contractació (l’administració contractant) i el contractista (l’empresa que ofereix els béns o serveis).

A) L’òrgan de contractació:

És el representant de l’Administració en els contractes del sector públic i actua com a part contractant en aquests. És l’encarregat d’iniciar el procediment de contractació, tramitar una licitació i adjudicar el contracte, a més de dirigir l’execució del contracte.

Amb caràcter general, trobem l’existència d’una mesa de contractació, que ofereix assistència a aquest òrgan i és l’encarregada de valorar la documentació presentada pels possibles contractistes i realitza la proposta d’adjudicació del contracte. En alguns casos més tècnics, un comitè d’experts o un organisme tècnic especialitzat pot ser l’encarregat d’avaluar les ofertes.

A l’article 3.1 de la LCSP se citen les entitats que formen part del sector públic en referència als contractes del sector públic i són:

1. L’Administració General de l’Estat, les Administracions de les comunitats autònomes i l’Administració local.
2. Entitats Gestores i Serveis Comuns de la Seguretat Social.
3. Els Organismes Autònoms, les Universitats Públiques i altres autoritats administratives independents.
4. Consorcis pertinents i regulats en altres lleis.
5. Fundacions públiques.
6. Mútues col·laboradores amb la Seguretat Social.
7. Entitats Públiques Empresarials.
8. Algunes societats mercantils on més del 50% del seu capital estigui en mans de l’Estat.
9. Fons sense personalitat jurídica.
10. Diverses entitats: en general, aquelles que siguin administrades d’alguna manera per l’Estat.

B) El contractista:

Poden ser parts d’un contracte del sector públic aquelles persones físiques o jurídiques, espanyoles o estrangeres, que tinguin plena capacitat d’obrar, que no estiguin en una situació de prohibició de contractar i acreditin la seva solvència econòmica, financera i tècnica o professional.

Els contractes del sector públic es poden classificar en funció del seu objecte o bé en funció del règim jurídic en el qual s’engloben.

En funció del seu objecte, trobem tres tipus de contractes:

• Contractes típics. Són els que inclouen les activitats habituals i aquelles associades al sector públic, i són:
  • Contractes d’obres.
  • Contractes de concessió d’obres.
  • Contractes de concessió de serveis.
  • Contractes de subministraments.
  • Contractes de serveis.
• Contractes mixtes. Són aquells que contenen prestacions corresponents a contractes de diverses classes. Això no obstant, ha d’haver-hi una vinculació entre ells o ser complementaris. Per exemple, la instal·lació i manteniment de la calefacció en un edifici (muntatge, subministrament, serveis, etc.).
• Contractes administratius especials. Són contractes els quals el seu objecte no es pot incloure en cap de les anteriors classificacions, però satisfan de forma directa o immediata una finalitat pública de l’específica competència de l’Administració contractant.

En funció del règim jurídic de dret comunitari, trobem:

• Contractes subjectes a regularització harmonitzada (SARA). Aquests contractes estan subjectes a les directrius europees a causa de l’entitat contractant, al tipus de contracte i a la seva quantia. Segons el valor i el tipus afecten d’una manera o d’altra a l’adjudicació i al procés pel qual se seleccionen els contractistes.
• Contractes no subjectes a regularització harmonitzada. Aquells contractes que quedin fora de la regularització del dret europeu, sigui per la quantia o pel seu objecte, hauran de respectar els principis generals del Tractat de Funcionament de la Unió Europea. S’inclouen, entre d’altres, la lliure circulació, la llibertat d’establiment, la lliure prestació de serveis i els principis derivats d’aquestes llibertats com la igualtat de tracte, la no discriminació, la proporcionalitat i la transparència. Entre els objectes que podem trobar en aquest tipus de contracte tenim: la producció de serveis radiofònics, l’explotació de xarxes de comunicació, serveis jurídics de defensa legal o el transport de viatgers en metro, entre d’altres.

Tots aquests tipus de contractes, en estar regulats per la LSCP, tenen una sèrie de particularitats i característiques comunes. A la LSCP es defineixen aspectes com els temps en el procés de selecció o en les possibles pròrrogues, la fiscalització o invalidesa dels processos.

1. Necessitat i idoneïtat:

L’article 28 de la LCSP prohibeix que es firmin contractes que no siguin necessaris i imprescindibles per l’Estat, és a dir, han de complir i realitzar els fins institucionals de l’Administració corresponent perquè el contracte sigui vàlid. Les necessitats que es pretenen cobrir mitjançant el contracte, així com la idoneïtat del seu objecte i el seu contingut, han d’estar determinats amb precisió, i recollits per escrit i documentats abans d’iniciar el procediment.

L’organisme contractant serà l’encarregat de vetllar per l’eficiència i el manteniment dels termes acordats en la seva execució, així com afavorir l’agilització dels tràmits i promoure la participació de la petita i mitjana empresa. En aquest article es fomenta la incorporació de consideracions socials, mediambientals i d’innovació.

No només el sector públic serà l’encarregat d’impulsar projectes que requereixin subscriure contractes públics, sinó que el sector privat també pot promoure projectes que requereixin establir aquest tipus de contractació.

2. Durada i pròrrogues:

A causa de la gran varietat de tipologies i objectes de contracte, no s’especifica una durada determinada de forma general per a tots ells, però sí que s’estableix que la durada ha de correspondre amb la naturalesa de les prestacions i les característiques del finançament.

En aquells casos en què no es puguin complir els terminis preestablerts, l’òrgan de contractació podrà acordar una pròrroga, que serà d’obligat compliment per part de l’empresari, sota dues condicions. La primera és que el projecte mantingui el seu objecte i característiques. I, la segona, que l’empresari haurà de realitzar un preavís amb, com a mínim, dos mesos d’antelació a la finalització del termini del contracte. A excepció dels que tinguin una durada menor.

3. Llibertat de pactes:

La LCSP permet incloure qualsevol mena de pacte, clàusula i condició dins del contracte del sector públic, sempre que no siguin contraris a l’interès públic, a l’ordenament jurídic i als principis de bona administració.

4. Contingut mínim del contracte:

A l’article 35 de la LCSP es recullen els elements que han d’incloure tots els contractes (o els plecs):

1. Identificació de les parts.
2. Acreditació de la capacitat dels signants per subscriure el contracte.
3. Definició de l’objecte i tipus de contracte, tenint en compte en la definició de l’objecte les consideracions socials, ambientals i d’innovació.
4. Referència a la legislació aplicable al contracte, amb menció expressa a la submissió a la normativa nacional i de la Unió Europea en matèria de protecció de dades.
5. L’enumeració dels documents que integren el contracte.
6. El preu cert, o la manera de determinar-lo.
7. La durada del contracte o les dates estimades per al començament de la seva execució i per a la seva finalització, així com la de la pròrroga o pròrrogues, si estiguessin previstes.
8. Les condicions de recepció, lliurament o admissió de les prestacions.
9. Les condicions de pagament.
10. Els supòsits en què és procedent la modificació, si és el cas.
11. Els supòsits en què és procedent la resolució.
12. El crèdit pressupostari o el programa o rúbrica comptable amb càrrec a què s’abonarà el preu, si és el cas.
13. L’extensió objectiva i temporal del deure de confidencialitat que, si és el cas, s’imposi al contractista.
14. L’obligació de l’empresa contractista de complir durant tot el període d’execució de contracte les normes i condicions fixades al conveni col·lectiu d’aplicació.

5. Perfecció:

La perfecció és el moment en què es produeix el consentiment i les parts no poden deslligar-se de les seves obligacions sense incórrer en incompliment contractual, és a dir, el moment a partir del qual es vincula a les parts. Així, els contractes del sector públic, a excepció d’alguns tipus de contractes com els contractes menors, es perfeccionen en el moment de formalitzar-se, és a dir, quan el contracte es plasma en un document formal i se subscriu, o sigui, se signa.

Llevat que s’indiqui un altre lloc, els contractes es consideraran subscrits en el lloc on es trobi la seu de l’òrgan de contractació.

6. Forma. Caràcter formal de la contractació del sector públic:

Exceptuant aquells casos en el que el contracte tingui caràcter d’emergència, les entitats del sector públic no podran contractar verbalment, és a dir, ho hauran de fer per escrit.

7. Fiscalització:

Un cop signat el contracte, aquest es remet al Tribunal de Comptes o a l’òrgan competent de la comunitat. A més, qualsevol canvi en relació amb el pressupost, pròrrogues o invalidesa del contracte han de ser comunicats de forma immediata a l’organisme corresponent, el qual és l’encarregat de rebre qualsevol reclamació.

8. Estadística:

En un termini inferior a 90 dies, la formalització del contracte ha de ser enviada a la Junta Consultiva de Contractació Administrativa de l’Estat, a la qual també s’han d’enviar les variacions. En algunes comunitats trobem figures que actuen com intermediàries, com són els Registres de Contractes.

9. Invalidesa:

Només existeixen dues causes que invaliden un contracte del sector públic: la nul·litat i l’anul·labilitat.

• Nul·litat: quan un contracte és nul de ple dret no té efectes jurídics i es retrotrau al moment de la seva celebració. El vici que l’afecta, és a dir el motiu pel qual és nul, ja existeix en el moment de la celebració.
  A més de les causes recollides a l’article 47 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les administracions públiques, com poden ser la inconstitucionalitat, la incompetència de l’organisme públic, el contingut impossible o malintencionat, les infraccions penals o prescindir del procediment legal, entre d’altres, l’incompliment dels requisits per part del contractista, la falta o insuficiència de crèdit per part de l’Administració i la falta de publicació de l’anunci de la licitació són també altres causes de nul·litat del contracte.
• Anul·labilitat: un contracte és anul·lable quan s’incorri en una infracció de l’ordenament jurídic, quan no es compleixin els terminis, quan es modifiqui un contracte sense respectar les circumstàncies i requisits exigits per a tal fet, quan es doni avantatge a les empreses que ja hagin treballat amb el sector públic amb anterioritat o quan es doni lloc una indefensió dels interessats, entre d’altres.
  Quan un contracte és declarat invàlid per qualsevol de les seves causes suposarà l’aplicació d’unes sancions que, depenent del seu estat, poden arribar a comportar una multa econòmica i la devolució de les prestacions rebudes o el seu valor corresponent. A més, la part que hagi incomplert el contracte haurà d’indemnitzar l’altra part.

10. Requisits del contractista:

No es requereix ser una empresa o persona jurídica per poder tenir una relació contractual amb les Administracions, les persones naturals també poden ser contractistes. No obstant això, és necessari complir, com a mínim, tres requisits: - Tenir plena capacitat d’obrar. - No trobar-se en una situació de prohibició legal per treballar amb les Administracions. - Acreditar la seva solvència econòmica i financera i tècnica o professional.

11. Prohibicions de contractar:

Les persones en les quals concorri alguna de les circumstàncies següents no podran contractar amb les entitats del sector públic:

• Haver estat condemnades per delictes greus.
• Estar endeutades, és a dir, ser insolvents, en concurs de creditors o haver estat inhabilitades per un jutge.
• Haver estat sancionades per infraccions greus.
• No estar al corrent de pagaments amb organismes i entitats de l’Administració.
• Haver falsejat dades i declaracions per dur a terme el contracte.
• Existir una incompatibilitat de càrrecs.
• Conflicte d’interessos.

12. Solvència:

Tal com s’ha explicat en els requisits del contractista, és necessari acreditar la solvència econòmica, financera i tècnica o professional que es determini en el contracte o plecs mitjançant unes determinades condicions, que variaran segons el contracte i l’objecte d’aquest.

Només en el cas dels contractes d’obres per import igual o superior a 500.000 euros, serà necessària una classificació de la persona jurídica o natural, és a dir, estar documentada com a contractista d’obres, fet que obliga a ser solvent per poder estar inscrit.

En la resta de contractes i imports no és necessària una classificació, però sí que cal complir amb els requisits que demani l’Administració corresponent.

Els procediments d’adjudicació de contractes tenen, entre els seus principis, el deure i obligació d’eliminar l’arbitrarietat i la subjectivitat a l’hora de seleccionar al contractista. Així, s’ha de garantir la llibertat d’accés a les licitacions, la igualtat de tracte, la proporcionalitat i la no discriminació, la transparència, la publicitat i el foment de la participació del major nombre possible d’aspirants.

La LCSP estableix que els contractes del sector públic es poden adjudicar mitjançant els següents procediments:

Procediments ordinaris. Són aquells que s’utilitzen de forma més habitual i trobem:

• Procediment obert: tal com diu el seu nom, aquest procediment està obert que tot interessat pugui presentar una proposició, sempre que compleixi amb els requisits establerts. En aquest tipus de procediment no es poden negociar els termes del contracte amb els licitadors. A més del procediment obert estàndard, hi ha dues modalitats més:
  • Procediment obert simplificat: per aquells contractes d’obra on el seu valor estimat sigui igual o inferior a 2.000.000 € i de 100.000 € per als contractes de subministraments i serveis. S’eliminen alguns tràmits i terminis.
  • Procediment obert supersimplificat o obert exprés: per aquells contractes d’obra de valor estimat inferior a 80.000 € i per contractes de subministraments i serveis per valor estimat inferior a 35.000 €.
• Procediment restringit. A partir de la presentació d’una sol·licitud de participació, només aquells empresaris que hagin estat seleccionats per l’òrgan de contractació podran presentar proposicions. Tampoc es permetrà la negociació dels termes del contracte amb els sol·licitants o contractants. Aquest procediment s’utilitza a l’hora de contractar serveis intel·lectuals d’especial complexitat, com la consultoria, arquitectura o enginyeria.

Procediments no ordinaris. Són necessàries una sèrie de condicions perquè puguin ser utilitzats i són:

• Procediment negociat: després de realitzar consultes i negociar les condicions amb diferents candidats, l’òrgan de contractació escull, de forma justificada, un licitador. Hi ha dos tipus:
  • Licitació amb negociació: es pot fer servir aquest procediment en els contractes típics que doni alguna de les situacions contemplades a la LCSP com, per exemple, quan la prestació objecte del contracte inclogui un projecte o solució innovadora, o quan sigui imprescindible que es necessiti prèviament un treball de disseny o d’adaptació, entre d’altres.
  • Procediment negociat sense publicitat: en els contractes típics, es podrà dur a terme un procediment sense publicitat quan no s’hagi presentat cap oferta ni sol·licitud en un procediment obert o restringit, o quan el contracte hagi estat declarat secret, entre d’altres.
• Procediment de diàleg competitiu: en aquest cas, existeix una mesa especial de diàleg competitiu que dirigeix un diàleg amb els candidats seleccionats per tal de desenvolupar una o diverses solucions susceptibles de satisfer les necessitats i que serviran de base perquè els candidats presentin una oferta.
• Procediment d’associació per a la innovació: aquest procediment s’utilitza per desenvolupar productes, serveis o obres innovadores i la compra posterior dels subministraments, serveis o obres resultants. No obstant això, es durà a terme aquesta compra sempre que els nivells de rendiment i costos màxims compleixin amb l’acordat prèviament.

Trobem, també, altres modalitats d’adjudicació fora dels procediments esmentats i que requereixen altres supòsits i circumstàncies i són:

• Adjudicació directa: aquest tipus d’adjudicació només es pot dur a terme en dos supòsits:
  • Contractes menors: en contractes de valor inferior a 40.000 € quan siguin contractes d’obra o 15.000 € en la resta de contractes.
  • Tramitació d’emergència: en casos de catàstrofe, situacions de perill greu o necessitats de defensa nacional, es pot utilitzar aquest procediment on no cal tramitar expedient de contractació.
• Concursos de projectes: l’objectiu d’aquest procediment és obtenir plans o projectes, especialment en el camp de l’arquitectura, urbanisme, enginyeria i el processament de dades. La selecció final la dur a terme un jurat.
• Prestació d’assistència sanitària en situacions d’urgència: quan l’import sigui inferior a 30.000 € no s’aplicarà la preparació ni l’adjudicació contemplada a la LCSP.

Segons l’origen dels productes i serveis que consumeix un centre sanitari i/o cadascun dels seus departaments, el procés perquè aquests arribin al seu destí serà diferent.

Per aquest motiu, és important tenir clar que hi ha dues fonts de subministrament, i que aquestes es diferencien segons si el proveïdor forma part de l’empresa o no. Ocorre el mateix en centres sanitaris, tant públics com privats.

Subministrament intern. És aquell on un departament del centre sanitari -o grup de centres- proveeix de material, serveis i recursos a la resta de l’organització. En el cas de materials i productes sanitaris, sol ser un magatzem el que actua com a proveïdor. No obstant això, també poden actuar com a proveïdors departaments que ofereixin serveis dins el mateix centre sanitari o grup com, per exemple, el departament de manteniment.

Trobem dos procediments definits dins del subministrament intern:

• Sistema programat: és el protocol estàndard, mitjançant el qual els diferents departaments sol·liciten els productes i serveis pels quals estan autoritzats.
• Sistema urgent: és aquell procediment on s’acurten els terminis i passos per aconseguir un determinat producte, sempre que un pacient o usuari ho requereixi de forma urgent.

Tot i que no és habitual que s’utilitzi el procediment d’urgència, en un servei tan crític com el sanitari, és clau disposar d’un pla B que garanteixi el subministrament dels productes i serveis a totes les àrees en el moment que ho necessitin.

Subministrament extern. És aquell en el qual una empresa externa al centre sanitari és l’encarregada de subministrar els productes o serveis que es consumiran. Normalment, el departament encarregat de rebre productes i materials sol ser el magatzem principal del centre. Tot i que això dependrà de la mida del centre i de l’organització dels magatzems. Per exemple, un centre sanitari pot tenir diferents magatzems i cadascun d’ells rebre productes de proveïdors externs. Per altra banda, si es tracta d’un servei, una empresa de neteja externa pot prestar servei a qualsevol departament del centre, convertint-se aquest en el receptor del subministrament extern.

Quan l’administració pública contracta el subministrament d’un producte o servei a un proveïdor extern utilitza el contracte subjecte a regularització harmonitzada (SARA). Aquest contracte és un document on es recull i es regulen tots els elements relatius a la quantia, qualitat, recepció, condicions i/o garanties que han de tindre els productes facilitats. D’aquesta forma es regula el procediment de contractació de les Administracions.

Per tal d’oferir un servei sanitari determinat amb un nivell de qualitat concret, i reduir al màxim el risc d’una falta o retard en el subministrament per part del proveïdor, és clau dur a terme una recerca i investigació de mercat per trobar proveïdors potencials que puguin cobrir les necessitats de productes i serveis del centre sanitari i, a més, compleixin amb els requisits sol·licitats per aquest.

Habitualment, una recerca comença amb les fonts d’informació més fiables, com poden ser el mateix personal del departament de compres i altres proveïdors. Un cop aquestes fonts no poden donar més informació sobre potencials proveïdors, es pot recórrer a d’altres com: cerques online, revistes especialitzades, guies sectorials, xarxes comercials, fòrums online especialitzats, cambres de comerç, associacions sectorials, guies telefòniques, la competència, etc.

Per tal de seleccionar un correcte proveïdor, és important aclarir prèviament diferents aspectes:

• Criteris de selecció: s’han de definir i conèixer amb claredat els elements que es tindran en compte a l’hora de seleccionar un proveïdor. Des de la qualitat dels productes o serveis i els seus preus fins a la rellevància estratègica que té el proveïdor dins del centre, passant per la trajectòria i referències que es puguin obtenir, entre d’altres.
• Aspectes tècnics: cal avaluar els aspectes tècnics que ofereix el proveïdor com, per exemple, la qualitat del producte o servei, l’adequació d’aquests a les necessitats del centre, la capacitat tècnica del proveïdor i el seu personal, la qualitat acreditada (certificats ISO i similars), la flexibilitat, la capacitat d’adaptació, els terminis d’entrega, etc.
• Aspectes econòmics: segons les característiques d’aquests elements s’aconseguirà una millor eficiència econòmica, cal avaluar: els preus, les formes i terminis de pagament, el servei postvenda, les garanties, etc.
• Aspectes empresarials i estratègics: a vegades, aquests aspectes es poden arribar a oblidar, fet que comporta un gran risc, especialment quan el proveïdor és clau. Així, s’avaluarà: l’estabilitat del proveïdor, és a dir, si té una alta probabilitat de continuïtat en el futur, la proximitat i abast d’aprovisionament, la facilitat d’entesa entre les parts, la importància que tenim com a client per a ell, referències de tercers.

La gestió d’un sistema eficient de proveïdors constitueix un procés fonamental i de summa importància per a la competitivitat i productivitat de qualsevol empresa, perquè és imprescindible per a la cadena d’aprovisionament. Si la gestió dels proveïdors no és adequada i falla, l’empresa pot patir grans pèrdues, ja que pot no respondre a les seves necessitats.

Una de les maneres d’optimitzar la gestió de proveïdors és fer-ho mitjançant les tecnologies de la informació i comunicació (TIC). Aquestes eines de caràcter informàtic són identificades com un avantatge competitiu dins de les organitzacions, ja que permeten el creixement, acceleren el rendiment de l’empresa i transformen la metodologia de treball de les persones. Es tracten de paquets integrats formats per diversos programes que s’encarreguen de gestionar el cicle de compravenda, és a dir, gestió de clients i proveïdors, postvenda, facturació, gestió de magatzems i estoc.

Cal destacar, però, que no totes les empreses utilitzen les mateixes aplicacions informàtiques de gestió. Això és així perquè no totes les empreses tenen les mateixes necessitats. Tenint en compte les activitats que realitzi l’empresa i de la seva grandària, es requeriran unes aplicacions o unes altres. No obstant això, les aplicacions informàtiques de gestió comercial es divideixen en dues tipologies: generals o fetes a mida.

Una aplicació informàtica de seguiment i control de proveïdors, per a qualsevol empresa i independentment de la tipologia que sigui, ha de ser capaç de:

• Desenvolupar un sistema de seguiment de proveïdors adaptat a les característiques de l’empresa.
• Suggerir mesures correctives enfront de desviacions o incompliments.
• Plantejar plans de millora a la gestió dels processos a l’interior de l’empresa.
• Proporcionar assistència administrativa a les empreses de suport tècnic en l’interior.

Les principals funcions que ha de complir són les que s’exposen a continuació:

• Anàlisi del mercat de proveïdors.
• Homologació de nous proveïdors.
• Canal de comunicació amb els proveïdors.
• Registre propi de proveïdors.
• Seguiment dels documents en temps real.
• Alertes automàtiques de dades de venciment i de renovació.

A diferència dels procediments de gestió tradicionals, les aplicacions informàtiques presenten els següents avantatges:

• Major rapidesa en els procediments.
• Major efectivitat.
• Reducció del nombre d’errors i més facilitat per detectar-los i, conseqüentment, corregir-los.
• Reducció de costos.
• Maneig d’un gran nombre de dades i d’informació.
• Informació relativa a diverses funcions: facturació, gestió de clients, gestió de magatzems, comptabilitat.

Els principals beneficis que ha d’aportar un programari (software) de gestió de proveïdors són:

• Control: gestió de requisit per tal d’assegurar la qualitat dels proveïdors.
• Operativitat: disposar en temps real de tota la informació.
• Senzillesa: fàcil d’aprendre a utilitzar.
• Coneixement: informació precisa i actualitzada sobre el seu mercat de proveïdors; també ha de garantir el suport per a la gestió dels riscos.
• Confiança: ajuda a prendre decisions.
• Optimització: reducció de tasques de baix valor afegit.

En l’àrea de l’aprovisionament, les tecnologies de la informació i comunicació més emprades són les que es presenten a continuació:

• Sistemes de planificació de recursos empresarials o ERP: ERP fa referència a les seves sigles en anglès, Enterprise Resource Planning. L’ERP es tracta d’un programari de gestió integrada. Aquests sistemes estan formats per un grup de mòduls connectats a una única base de dades que permeten administrar tots els processos operatius d’una empresa.
• Intercanvi electrònic de dades EDI, per les seves sigles en anglès, Electronic Data Interchange. És un sistema d’intercanvi electrònic dels documents necessaris per a les operacions comercials (comandes, albarans, factures, etc.). S’intercanvien de forma electrònica entre proveïdors i clients, gràcies a l’ús d’un llenguatge comú que permet que diferents sistemes d’informació interactuïn entre si. El seu ús es pot integrar en els sistemes interns de gestió ERP.
• Sistemes d’identificació per radiofreqüència digital o RFDI, per les seves sigles en anglès Radio Frequency Identification. Es tracta d’un mètode electrònic que assigna un codi d’identificació a un producte i usa aquest codi per identificar o accedir a informació addicional sobre l’estoc (quins productes es troben al magatzem, en quines prestatgeries estan ubicats, entre d’altres).
• Aplicacions o sistemes de gestió de magatzems o SGA: es tracta d’un programari per gestionar tota l’operativa d’un magatzem, des d’actualitzar l’estoc fins a dirigir els processos de preparació i expedició de mercaderies. Se solen coordinar amb els ERP.
• Sistema de gestió de comandes de clients: és un sistema de procés integrat dins de la gestió documental, i és utilitzat per les empreses per a l’entrada i el processament de comandes.
• Forecasting: aquest procés consisteix en la previsió i l’anàlisi de la demanda d’un producte, per a la qual cosa s’utilitzen les dades històriques de venda i estimacions de màrqueting. Es duu a terme a través de dos tipus de programaris:
  • Paquets estadístics: inclouen només el necessari per realitzar estadístiques. Pot ser un full de càlcul o altres programes més específics.
  • Paquets de pronòstics: aplicacions per a la projecció de vendes.
• Programari de facturació: en els últims anys, la majoria dels autònoms i les pimes gestionen la seva activitat a través d’algun programari de facturació que existeixen al mercat.

Aquestes eines són un exemple del programari generat en el marc d’allò que es coneix com a e-procurement o aprovisionament electrònic, que es consisteix en l’automatització dels processos interns i externs relacionats amb l’adquisició de mercaderies emprant internet com a mitjà de comunicació entre el proveïdor i el client.

Tal com s’ha indicat a l’inici d’aquest apartat, a l’hora d’implantar aquestes eines és necessari tenir en compte el tipus d’empresa, les dimensions d’aquesta, la cartera de productes, entre altres factors.

Les operacions que es duen a terme en les seccions de compra i emmagatzematge han de quedar reflectides en documents. Aquests documents de caràcter justificatiu, formen el flux administratiu de l’estoc.

Les relacions comercials que s’estableixen entre les empreses s’inicien amb la petició, per part del comprador, de la sol·licitud d’informació i ofertes. Després d’aquest primer contacte, té lloc la negociació i, un cop s’han establert els acords, té lloc el flux de documentació entre el proveïdor i el client. El procés finalitza, doncs, amb l’abonament per part del comprador del cost de les mercaderies.

Els documents que s’han d’omplir quan es sol·liciten i es reben determinats béns i serveis, són:

• La comanda
• L’albarà
• La factura

En el moment que una empresa detecta que necessita algun article i/o producte, ha de realitzar una comanda. La comanda és el document mercantil que s’emet per sol·licitar articles, productes, materials o equipaments a una empresa proveïdora. El fet de realitzar una comanda suposa establir un contracte de compravenda amb un proveïdor.

Les comandes es poden formalitzar per diferents canals:

• Per telèfon: és la manera més ràpida d’efectuar una comanda. No obstant això, quan ens decantem per aquest mètode, s’ha de confirmar la comanda mitjançant una comunicació per escrit (carta o imprès).
• Per carta comercial, fax o correu electrònic: és un dels mètodes més emprats, ja que queda constància per escrit de les condicions pactades.
• Mitjançant una nota de comanda: una persona o empresa realitza una comanda de compra a un comercial en el qual s’especifica el tipus de producte, preu, quantitats, entre d’altres. Aquest mètode requereix que es duguin a terme tres còpies: una de les còpies se la queda el comerciant, una el comprador i, la tercera, el proveïdor de la mercaderia.
• A través d’un agent comercial: l’agent comercial té el rol de visitar als possibles clients. En cas que es dugui a terme el pacte, l’agent comercial omple l’imprès de la comanda i és signada per ambdues parts. Cadascuna de les parts es quedarà amb una còpia del document.

Sigui quin sigui el mètode que s’ha escollit per fer la comanda, s’ha de realitzar i/o formalitzar per escrit. Per fer-ho, s’utilitza el que es coneix amb el nom de nota de comanda o imprès de comanda. Es tracta d’un document en el qual queden detallats els articles que es volen comprar, així com les condicions que s’han pactat prèviament entre el venedor i el comprador.

Aquests documents varien en funció de l’empresa, no obstant això, hi ha certa informació que tota nota de comanda ha de contenir:

• Dades del comprador: nom o raó social de l’empresa, CIF o NIF, domicili i direcció completa.
• Número d’ordre.
• Data d’expedició i referència: la data serà la d’emissió de la comanda.
• Dades identificatives del venedor: nom o raó social de l’empresa, CIF o NIF, domicili i direcció completa.
• Relació dels articles sol·licitats: nom del producte, característiques, etc.
• Condicions comercials: preu de cada unitat, descomptes, acords sobre quina de les parts pagarà el transport de la mercaderia, etc.
• Signatura del comprador.

De la nota de comanda se’n faran, com a mínim, dues còpies: una d’elles se la queda el comprador per tal de comprovar el que es va demanar amb la mercaderia obtinguda, un cop arribi el subministrament. La copia original, segellada i firmada, s’envia a l’empresa a la qual se li vol fer la compra.

El venedor, un cop rep la nota de comanda, enviarà els productes al comprador. Juntament amb la mercaderia s’enviarà l’albarà o nota d’entrega. L’albarà és el document que envia el proveïdor al client, juntament amb la mercaderia, perquè es pugui comprovar que els productes sol·licitats coincideixen amb els productes rebuts.

El contingut d’un model estàndard d’albarà és el següent:

• Dades del venedor: nom o raó social de l’empresa, CIF o NIF, domicili i direcció completa.
• Número d’ordre: de l’albarà i de la data d’emissió.
• Dades del client: nom o raó social de l’empresa, CIF o NIF, domicili i direcció completa.
• Referències: número de comanda.
• Forma d’enviament: agència de transport o el transportista.
• Descripció detallada de la mercaderia: codi del producte.
• Observacions: incidències.
• Rebut: nom i signatura del client.

De l’albarà s’han de fer, com a mínim, tres còpies. Cadascuna d’aquestes còpies té un destinatari i una finalitat diferent:

• Una de les còpies és per al venedor. Aquesta còpia roman com a justificant de la sortida de la mercaderia del magatzem. A més, el departament de compres la utilitzarà per realitzar la factura.
• Una altra còpia ha de ser signada pel comprador, si aquests està conforme amb la mercaderia rebuda i el que es va pactar en un inici. Si és correcte, es retorna la còpia de l’albarà signada i segellada al venedor, qui guardarà aquesta còpia com a comprovant d’haver realitzat l’entrega de la mercaderia en els temps que s’indiquen.
• L’altra còpia és per al comprador. Amb aquesta còpia queda justificat que ha rebut la mercaderia.

Si el comprador accepta la mercaderia tot i considerar que existeix algun problema, ha de deixar constància a l’albarà a través d’una nota. S’haurà d’informar el departament de compres per tal que realitzi les reclamacions oportunes.

Un cop finalitzats els processos d’enviar la comanda, i rebre i revisar l’albarà, s’ha d’emetre la factura. La factura és el document legal acreditatiu de l’operació de la compravenda.

No existeix un format únic per a la redacció d’aquest document, però sí que s’han d’incloure una sèrie de dades perquè compleixi amb els requisits mínims exigits per la llei. Aquestes dades són les que s’indiquen a continuació:

• Número de factura: aquest número ha de ser correlatiu, tot i que es poden establir altres sèries.
• Dades de l’empresa venedora.
• Dades de l’empresa compradora.
• Lloc i data de l’emissió.
• Detall dels productes sol·licitats.
• Tipus d’IVA i la seva quota.
• Import total on s’han d’incloure totes les despeses addicionals i els descomptes.

La llei no obliga a signar-la, però és recomanable que estigui signada i/o segellada, tant per l’emissor (segell de l’empresa) com pel receptor (justificant de recepció). La signatura ens indica que la persona receptora ha llegit i entès, així com acceptat el document, i és una garantia en cas d’impagament. Amb la signatura, la factura passa a ser un document legalment vinculant. En cas de factures electròniques (enviades per e-mail), no cal que vagin signades, però han de garantir l’origen i el contingut, com en qualsevol factura impresa.

Les mútues són associacions empresarials sense ànim de lucre que col·laboren amb el sistema de la Seguretat Social i que gestionen importants prestacions, com la incapacitat temporal i les contingències professionals, entre d’altres. Com que gestionen recursos i serveis públics, són dirigides i tutelades per l’Administració de l’Estat, creant un sistema publicoprivat. Cada associació ha de ser aprovada pel Ministeri de Treball i Seguretat Social per tal de poder actuar com a mútua.

S’han de diferenciar les mútues de les assegurances privades, ja que hi ha un seguit de característiques que les fan diferents:

• Les mútues solen agrupar a col·lectius que tenen un vincle comú diferent del propòsit d’assegurar-se.
• A les mútues trobem una activitat benèfica-social, complementària a l’activitat asseguradora.
• Tant la instrumentació de les cobertures com la relació jurídica entre soci i entitat es realitza a partir de Reglaments o Estatuts. En canvi, a l’assegurança privada s’estableix a partir de la pòlissa o contracte d’assegurança.
• Els mutualistes subordinen de forma recíproca els interessos individuals en favor d’un interès comú.
• La mútua assumeix els riscos, no els cedeixen a un tercer.
• L’objecte social és satisfer determinades necessitats i no cobreixen tots els riscos, només aquells anomenats “riscos socials”.
• L’obtenció de benefici per part de les mútues va destinat a millorar les prestacions que reben els mutualistes col·lectivament. Hi ha absència d’ànim de lucre, diferenciant-se, així, de les assegurances privades.

Les responsabilitats de les mútues recau en els següents àmbits:

• Prestacions econòmiques i sanitàries: cobreixen els accidents de treball i les malalties sorgides a conseqüència d’exercir una professió.
• Baixa temporal (o Incapacitat Temporal): cobreixen la prestació econòmica dels treballadors quan estan de baixa laboral.
• Risc durant l’embaràs i la lactància: cobreixen les dones que necessitin aquesta prestació.
• Cessament en l’activitat dels autònoms: quan un treballador autònom deixa de treballar, les mútues cobreixen aquesta prestació si és necessària.
• Cura de menors amb malalties greus: en el cas que un adult hagi de fer-se càrrec d’un menor amb una malaltia greu com càncer o d’altres.
• Altres activitats que consideri la Seguretat Social: a partir de la legislació vigent, es poden atribuir altres activitats i prestacions.

Les mútues es financen a partir de dues quotes independents: la de contingències professionals, que són aportades per l’empresari a través de la Tresoreria General de la Seguretat Social, i la de contingències comunes, que són aportades tant per l’empresari com pel treballador.

No només les empreses i els autònoms contracten mútues, sinó que també a l’administració pública existeixen tres mútues:

• Mutualitat General de Funcionaris Civils de l’Estat (MUFACE): aquesta mútua presta serveis sanitaris, farmacèutics i socials (com ara, subsidis o risc per embaràs) als funcionaris de l’Estat. No obstant això, no substitueix a la Seguretat Social pel que fa a les prestacions de viudetat, jubilació i d’altres, sinó que la complementa.
• Institut Social de les Forces Armades (ISFAS): es dedica en exclusiva al personal militar i de seguretat civil. També gestiona l’assistència sanitària i la incapacitat temporal, però afegeix la protecció social i la incapacitat de tornar a la feina, sigui per vellesa o mort.
• Mutualitat General Judicial (MUGEJU): és la mútua del personal que treballa a l’Administració de Justícia. Cobreix la gestió sanitària i social dels seus membres.