Prospecció de mercats internacionals

La prospecció de mercats engloba diferents tècniques que permeten apropar i trobar els clients potencials, que anomenem prospectats, en els mercats exteriors. És una etapa estratègica dins del procés de desenvolupament d’una empresa que pretén incrementar el seu mercat actual.

La prospecció és el camí per trobar nous segments de mercat específics per als productes de l’empresa i ha de permetre que l’empresa:

• Sigui més competitiva.
• Aconsegueixi una distribució més eficient de les seves vendes.

Quan s’ha decidit el país al qual l’empresa vol exportar, la prospecció de mercats permet apropar-la als seus clients futurs.

La prospecció de mercats és una qüestió cabdal que no es pot improvisar i respon a uns objectius concrets que han d’estar descrits en l’estratègia de l’empresa.

Es poden distingir tres tipus d’objectius:

• Estratègics:
  • Iniciar la prospecció i consolidar la internacionalització de l’empresa.
  • Recollir informació en un mercat objectiu (informació sobre la competència, comportament de compra dels consumidors, preus de mercat…).

• Comercials:
  • Trobar intermediaris per comercialitzar el producte o productes de l’empresa.
  • Conèixer les motivacions dels consumidors per fabricar nous productes que s’adaptin a les seves necessitats.

• Financers:
  • Calcular el cost de la posada en marxa de la prospecció.
  • Determinar el pressupost de la prospecció.
  • Esbrinar si els organismes públics ofereixen ajuts o suport per a l’exportació.

No costa gaire veure que actualment els mercats del nostre entorn solen estar molt saturats, és a dir, per a les empreses és difícil oferir algun producte realment nou o innovador. Per això, la segmentació de mercats pot contribuir a trobar un lloc per als productes d’una empresa en el mercat mundial.

La segmentació del mercat implica la identificació de la tipologia dels prospectats i l’avaluació del seu potencial.

Pel que fa a la tipologia de prospectats cal tenir en compte que poden ser persones físiques o organitzacions amb les quals es vol establir un contacte per fer una proposta comercial. Es pot diferenciar entre:

• Clients nous amb els quals es pot contactar a través de la xarxa (pàgines webs, per exemple), a través d’una fira nacional o internacional, anuaris especialitzats, bases de dades…
• Clients antics clients amb els quals es pot contactar si es manté una bona base de dades actualitzada.
• Clients actuals que poden diversificar la demanda adquirint altres productes o serveis de la nostra empresa.

D’altra banda, l’avaluació del potencial suposa fer una classificació entre els diferents prospectats d’acord amb l’oferta que l’empresa presenta. Aquesta avaluació permet establir les categories següents:

• Prospectats freds: mostren poc interès per l’oferta de l’empresa però accepten rebre la informació sobre el producte.
• Prospectats tebis: mostren un interès més notori que es detecta a través d’una demanda d’informació detallada a través de diferents canals (telefònic, correu electrònic…).
• Prospectats calents: mostren un interès clar per l’oferta de l’empresa perquè demanen més informació i, fins i tot, sol·liciten una trobada amb un representant de l’empresa per ampliar la informació, aclarir dubtes…

Mitjançant la segmentació es pot establir una classificació dels prospectats que permeti establir les prioritats comercials de l’empresa. Es tracta d’identificar el conjunt de prospectats i agrupar-los segons el seu potencial i a partir d’uns criteris establerts prèviament.

Per tant, es tracta de posar una qualificació o puntuació (d’aquí que sovint s’utilitzi el terme en anglès score, puntuació o scoring, puntuar) a cada prospectat i elaborar una llista ordenada segons la puntuació total obtinguda. D’aquesta manera es poden obtenir grups de prospectats amb els quals s’utilitzarà una tècnica d’apropament diferent segons els interessos de l’empresa. Així doncs, aquesta classificació permet definir i dissenyar una estratègia més eficient per cadascun dels grups identificats segons el seu potencial.

Si la prospecció va dirigida només als clients actuals, es pot utilitzar un altre mètode d’anàlisi descriptiva de la qualitat que s’anomena RFM, per les sigles en anglès corresponents als aspectes que s’avaluen (Recency (R), Frequency (F), Monetary Value (M)), i que es basa en aquests tres criteris:

• Compra recent (R): data de l’última compra o temps que ha passat des de l’última compra.
• Freqüència (F): periodicitat mitjana de les compres d’un determinat període.
• Valor monetari (M): volum de facturació de les compres fetes per cada client en el període analitzat. Aquest valor no necessàriament ha de ser sempre el volum de facturació, també es poden utilitzar altres indicadors com el marge comercial, per exemple.

Aquest mètode s’utilitza molt perquè permet un accés fàcil i immediat a la informació que les empreses tenen emmagatzemada a les seves bases de dades. Permet comprovar si l’oferta s’adequa a la demanda per al període analitzat i permet calcular la probabilitat de noves compres segons la categoria de cada client. Així mateix, l’aplicació d’aquest mètode permet aconseguir un increment de vendes si s’apliquen estratègies de comunicació (publicitat o promocions) adaptades a cada prospectat.

El mètode RFM de classificació i puntuació de prospectats es pot utilitzar com a primer pas per a millorar la rendibilitat de l’empresa. D’aquesta manera, els clients que tenen un alt valor RFM són els que representen un potencial més gran i permet determinar els clients que mostren una tendència més gran de repetició de compra.

Els principals avantatges de l’anàlisi RFM per a la segmentació estratègica són:

• Facilitat d’aplicació i interpretació dels resultats.
• Càlculs senzill en comparació amb les tècniques multivariants.
• Possibilitat d’aplicació i adaptació de les polítiques promocionals amb facilitat ja que, a partir d’aquesta anàlisi, es pot saber quins són els clients que responen més favorablement a unes determinades polítiques de comunicació.

Hi ha altres mètodes per classificar els clients com ara la llei de Pareto (20/80) que consisteix a separar els prospectats en dues categories: el 20% dels prospectats representen el 80% de la facturació de l’empresa i l’altre grup de prospectats, el 80%, només representa el 20% de la facturació de l’empresa. Com en els altres mètodes, l’objectiu és identificar els prospectats fidels i amb una facturació més gran per aplicar accions comercials personalitzades.

La prospecció es divideix en diferents etapes a cadascuna de les quals li corresponen uns objectius i té unes determinades limitacions. De forma general, la preparació de la prospecció suposa les accions següents:

• Planificació de les tasques i determinació de la durada prevista per a cadascuna.
• Selecció de la metodologia de prospecció tenint en compte els possibles desplaçaments.
• Elaboració d’un pressupost estimat tenint en compte els recursos disponibles.
• Verificació de la qualitat dels prospectats que han estat identificats.

Abans de dur a terme la prospecció, les persones que en són responsables han d’establir els objectius i determinar les limitacions. Per això, s’han de tenir en compte les qüestions següents:

• Quins són els productes o serveis seleccionats per fer la prospecció?
• Quin posicionament es busca en el nou mercat?
• A qui es vol prospectar? (clients existents, clients finals, distribuïdors…)
• Quina és la zona de prospecció? (país, regió, una o diferents ciutats…)
• Quina durada ha de tenir la prospecció?
• Quina metodologia s’aplicarà? (prospecció des del país d’origen o prospecció a l’estranger)
• Amb quants prospectats s’ha de contactar?

Es tracta de definir les fonts d’informació que ens permetran recollir la informació necessària segons els objectius establerts.

La informació secundària és una informació que ja existeix, per tant, es tracta d’una informació publicada i/o comercialitzada que es pot obtenir ràpidament i que es pot utilitzar tal com s’aconsegueix o bé adaptar-la a les necessitats de l’empresa.

La informació secundària és útil i barata però, a vegades, la informació no és precisa i pot contenir errors que són difícils de contrastar, detectar i resoldre. No sempre és fàcil avaluar la precisió de la informació i els possibles errors que pot contenir, però sempre s’ha de contrastar.

La informació també es pot classificar segons si està disponible dins de la mateixa empresa (bases de dades internes) o si s’ha de buscar a l’exterior (bases de dades externes). Aquesta distinció entre l’origen de la informació permet diferenciar entre: informació secundària interna i informació secundària externa.

La informació secundària interna és la informació disponible dins de la mateixa empresa i que s’obté dels diferents departaments com poden ser el departament financer i comptable o el departament comercial, l’àrea de logística o l’àrea de producció… Les dades generades han d’estar processades i analitzades amb les eines adequades per agilitzar els resultats de la cerca.

Un exemple d’informació secundària interna per fer una prospecció de mercats pot ser un fitxer antic de clients fet a partir de les dades obtingudes en visites a fires internacionals o un llistat de clients inactius que no han comprat en els darrers anys.

La informació secundària externa és la informació que s’obté fora de l’empresa i que ha estat publicada per organismes públics o privats, sovint en format digital.

Aquest tipus d’informació es pot trobar en centres d’informació i documentació, guies i anuaris d’empreses, bases de dades digitals, empreses d’investigació de mercats i en altres publicacions. Avui en dia, tota o gairebé tota la informació es troba en format digital.

En el cas que la informació secundària, tant interna com externa, no sigui suficient, aleshores cal recórrer a la informació primària. Per a una prospecció de mercats, aquesta informació es pot obtenir en el país al qual es vol exportar. Per obtenir aquesta informació primària cal aplicar unes tècniques que són diferents en funció de la naturalesa de les dades que es vulguin obtenir, poden ser tècniques quantitatives o tècniques qualitatives.

La informació qualitativa està relacionada amb la naturalesa i les motivacions del comportament humà. Per tant, per obtenir informació qualitativa quan es fa una prospecció a l’estranger es poden plantejar entrevistes amb els representants d’empreses, els intermediaris… amb l’objectiu d’obtenir la informació que respongui a la finalitat de l’estudi.

La informació quantitativa explica situacions o fenòmens en termes numèrics i es pot analitzar estadísticament. La informació obtinguda pot extrapolar-se a l’univers objecte d’estudi. En el cas d’una prospecció es poden fer qüestionaris a una mostra representativa dels prospectats per obtenir informació com ara els preus de mercat, el número de punts de venda, el nivell de satisfacció dels clients actuals amb el producte comercialitzat…

La informació primària, tant qualitativa com quantitativa, es pot obtenir si ens desplacem al país on es vol fer la prospecció.

Bàsicament, a partir de la informació secundària interna i externa (i, en alguns casos, de la informació primària), s’ha d’aconseguir una base de dades de possibles prospectats que sigui fiable i operativa, on es recullin totes aquelles dades i aspectes que es considerin oportuns, entre d’altres:

• Nom de l’empresa
• Sector d’activitat
• Nom de la persona de contacte
• Dades de contacte (adreça, correu electrònic, telèfons…)
• Detall de l’activitat comercial
• Productes i serveis comercialitzats
• Preus dels productes i/o serveis comercialitzats
• Tipus de comunicació
• Perfil dels proveïdors
• Perfil dels clients (tipus de negociació a portar a terme)
• Zones de venda
• Volum de facturació

Les empreses que volen operar als mercats exteriors i aprofitar oportunitats de negoci poden sol·licitar assessorament, finançament i suport a la internacionalització.

Les entitats que donen suport a aquestes empreses són:

• EUROSTAT: és l’Oficina Estadística de las Comunitats Europees i ofereix informació gratuïta diversa amb relació als diferents països que formen part de la Unió Europea (ec.europa.eu/eurostat).
• COFACE: és una entitat que assegura una part de les operacions de la prospecció i permet, al mateix temps, obtenir un avançament en la tresoreria i una incitació per realitzar l’exportació de forma més segura (www.coface.es).
• ACCIÓ: és l’Agència per a la Competitivitat de l’Empresa, que promou la competitivitat i la internacionalització de les empreses catalanes. Ofereix línies d’ajut i finançament a empreses i entitats per tal de donar suport a projectes d’innovació, internacionalització i inversió a Catalunya (accio.gencat.cat/cat).
• ICEX: és l’Institut Espanyol de Comerç Exterior i té la missió de promoure la internacionalització de les empreses espanyoles. Disposa d’una àmplia informació de la majoria de països. Gairebé tota la informació és gratuïta (www.icex.es).

Tot i que hi ha altres organismes d’àmbit nacional i internacional, en aquest apartat només se citen els que actualment tenen més repercussió.

El pressupost és el còmput anticipat de què costarà dur a terme una determinada acció; és a dir, el còmput de les vendes previstes, els ingressos i les despeses relacionades amb les operacions dels prospectats en un període de temps determinat.

A través del pressupost es poden veure els objectius comercials de l’empresa en el nou mercat, per tant, es pot dir que com més elevat sigui el pressupost, més importància estratègica té aquest mercat per a l’empresa.

Finalment, el pressupost permet conèixer si l’empresa ha tingut una visió realista tenint en compte els recursos humans, les limitacions de producció i la viabilitat, tant tècnica com comercial i financera.

Generalment, una empresa que fa prospecció desconeix el mercat i, per tant, no disposa de dades històriques sobre ell, per això és difícil preveure’n les vendes.

Una possible solució per pronosticar les vendes és inspirar-se en els resultats obtinguts en mercats similars i fer una previsió per analogia, és a dir, d’acord amb la similitud que hi pugui haver amb altres mercats.

El pressupost de despeses és més fàcil de calcular perquè es poden estimar unes despeses relacionades amb l’operació de prospecció (cost de la missió comercial, de les fires nacionals o internacionals, cost del lloguer de l’estand, cost dels díptics o dels catàlegs promocionals…).

Però, hi ha costos indirectes relacionats amb la prospecció com les comissions de comercials, les despeses del departament d’exportació o administratiu o les despeses del departament de producció per adaptar el producte al mercat nou objecte d’estudi.

Els costos indirectes són més difícils de determinar però són necessaris per a l’elaboració d’un pressupost acurat.

El pressupost ha de permetre avaluar l’eficàcia de les accions realitzades de forma conjunta.

Per això, és important que l’anàlisi es faci sobre el global de les accions que conformen el pressupost perquè és molt possible que algunes accions siguin més o menys rendibles que altres però l’objectiu és que el resultat final total del pressupost sigui rendible.

Per saber si les accions de prospecció són rendibles cal comparar les despeses de la prospecció amb el marge aconseguit amb les vendes.

Després de la prospecció és molt important comprovar les desviacions i corregir-les. D’aquesta manera es poden millorar les previsions per als següents períodes i reconduir l’estratègia de prospecció concentrant els recursos disponibles en els mitjans més eficaços.

El fitxer de prospectats pot fer-se a partir de les dades internes de l’empresa o a partir de bases externes com les dades que faciliten empreses especialitzades. En tot cas, tant si la informació prové de dades internes com si prové de dades externes, la base de dades ha d’estar actualitzada i contrastada per convertir-se en una eina de treball eficient per a la prospecció.

Hi ha dues opcions per actualitzar la base de dades dels prospectats:

1. A partir de les fonts d’informació internes.
   • Clients actuals: poden ser prospectats nous per a productes nous.
   • Contactes obtinguts en una operació comercial: són clients potencials contactats en fires internacionals o missions comercials.
   • Contactes obtinguts a través de la pàgina web de l’empresa: empreses que han deixat les seves dades a l’empresa perquè han visitat la pàgina web i s’hi han interessat.
   • Contactes obtinguts de manera més informal: possibles clients amb els quals s’ha contactat a través de congressos, conferències, grups de reunió…
2. A partir de les fonts d’informació externes: si l’empresa vol incrementar de forma considerable els seus contactes i portar a terme una campanya de prospecció, el més recomanable és sol·licitar un llistat o una base de dades de possibles clients potencials a empreses especialitzades, recorrent a les fonts externes següents:
   • Bases de dades externes: quan es participa en una missió comercial, l’organisme organitzador, per exemple les cambres de comerç, faciliten a les empreses participants un llistat de possibles clients potencials.
   • Anuaris professionals: es poden comprar bases de dades establint diferents criteris i segons el país, el sector, el tipus d’intermediari…

L’anàlisi sistemàtica de la informació consisteix a fer un examen continu de les dades disponibles establint relacions que permetin obtenir coneixement. Per a aquesta anàlisi s’estableixen processos, raonaments, hipòtesis… que permetin contrastar, validar o desestimar informació a partir de models matemàtics, estadístics o eines informàtiques.

A Internet es pot trobar molta informació útil per als processos de prospecció.

Bàsicament, hi ha dues metodologies diferents:

• Cerca d’informació que respongui a uns criteris específics.
• Subscripció a serveis en línia.

L’enorme quantitat d’informació que es troba a Internet, milers de milions de documents, s’incrementa contínuament i també s’actualitza constantment.

Els motors de cerca són les eines que permeten seleccionar la informació que respongui a unes necessitats específiques de l’usuari.

Un motor de cerca, o bé cercador, és una aplicació informàtica pensada per ajudar a trobar informació emmagatzemada en un sistema informàtic com ara una xarxa, Internet o un ordinador personal.

La informació indexada que es troba dins de grans bases de dades ha estat recopilada per programes robot (spiders o aranyes) que rastregen la xarxa de manera automàtica i que capturen informació de tot allò que troben. D’aquesta manera, l’aranya porta tota la informació a un central on el sistema la processa i l’emmagatzema. El sistema crea un índex amb les paraules utilitzades a la web i les ordena per ordre d’importància.

Durant el procés de cerca els motors recorren les pàgines web, preparen un extracte de la informació que contenen i ordenen els resultats per paraules clau.

Quan es vol utilitzar més d’una paraula clau, s’han de deixar espais en blanc entre una paraula i l’altra. D’altra banda, els signes diferents de lletres o els números es reserven per les cerques avançades.

El motor de cerca busca en la seva base de dades les paraules sol·licitades per l’usuari i després delimita la recerca, eliminant les pàgines que no coincideixen amb el criteri establert. A continuació s’obté un llistat amb les coincidències que inclou el text que coincideix amb la demanda de l’usuari i un extracte o resum del contingut de la pàgina web.

Existeixen diversos motors de cerca a Internet. La seva principal diferència és la forma de construir i estructurar les seves respectives bases de dades, a través de les quals mostren la informació resultant de les peticions dels usuaris.

Els principals motors de cerca són:

• Google: és el cercador més reconegut a nivell internacional. Aquest motor analitza pràcticament totes les pàgines web existents i recopila informació per incloure-la en els seus índexs. El sistema permet actualitzar la informació incorporant webs de nova creació i eliminant aquelles que tenen un contingut obsolet.
• Bing: és el cercador de la companyia Microsoft que anteriorment era Windows Live Search i MSN Search, però no és tan utilitzat pels usuaris d’Internet.
• Yahoo: és un dels cercadors més utilitzats pels professionals de la informàtica, propietat de l’empresa Yahoo! Inc.
• Altres cercadors: existeixen altres cercadors rellevants, especialment pel volum de la població dels països on s’utilitzen, per exemple el cercador més utilitzat a la Xina és Baidu i el més utilitzat a Rússia és Yandex. Altavista, Excite i Lycos són altres cercadors d’Internet.

A la figura hi podeu veure el logotip d’alguns dels principals motors de cerca a Internet.

Els motors de cerca ajuden a fer una primera classificació de la informació. Però la informació que ofereixen els cercadors és enorme i, per tant, cal que l’usuari faci una selecció objectiva, utilitzant només les dades que puguin ser útils, en aquest cas, per a la prospecció que s’està fent. En cas contrari, l’excés d’informació pot alentir i distorsionar el desenvolupament de la recerca. Per això és molt important que, abans d’iniciar una recerca d’informació, s’estableixi una estratègia de localització de dades i es defineixi la informació que es pretén aconseguir.

De forma general, el procediment que cal seguir podria ser el següent:

1. Definir el contingut clau objecte d’estudi.
2. Definir els aspectes d’interès que poden completar la cerca.
3. Identificar la tipologia de documents on s’ha de concentrar la recerca (bases de dades, webs, notícies d’actualitat…).
4. Delimitar l’interval de temps amb l’objectiu de desestimar les fonts que estiguin poc actualitzades i que podrien distorsionar els resultats.

Per a la utilització dels cercadors cal tenir en compte les qüestions principals que s’indiquen a continuació:

• Identificació de les paraules clau: s’escriu en el formulari de cerca la paraula o les paraules que es creu que poden identificar el concepte que es busca d’acord amb els objectius de l’estudi que es vol fer. El grau de precisió de la paraula o de les paraules clau determinarà el volum d’informació que s’obtindrà.
• Selecció del cercador: convé utilitzar un cercador amb el qual l’usuari estigui familiaritzat i que disposi de funcions que permetin la recerca avançada d’informació.
• Execució de la cerca: s’obté un llistat de llocs web ordenats segons la similitud amb la paraula clau introduïda. L’índex mostra un extracte de la informació que conté cadascuna de les pàgines web i permet accedir-hi per obtenir la informació que es busca.
• Avaluació dels resultats: cal comprovar si els resultats obtinguts s’ajusten a la informació que es necessita. En cas contrari, cal reiniciar la cerca introduint altres paraules clau que defineixin millor allò que es busca i utilitzar els operadors de cerca. Una altra opció és utilitzar un altre motor de cerca.
• Anàlisi de la informació i emmagatzematge: un cop obtinguda la informació necessària cal analitzar-la, classificar-la, sintetitzar-la i emmagatzemar-la en un suport adequat al qual es pugui accedir fàcilment.

La subscripció a serveis en línia pot facilitar a l’usuari l’accés de forma regular a la informació relacionada amb els seus temes d’interès.

Destaquen, principalment, els dos sistemes següents:

• Difusió selectiva d’informació (DSI): es tracta d’un sistema de difusió de la informació “a la carta”, és a dir, que permet als usuaris obtenir una informació personalitzada, periòdica i selectiva amb la particularitat que s’informa a l’usuari de totes les novetats que poden ser d’interès.

• Really Simple Syndication (RSS): és un lector que permet obtenir informació de forma automàtica de diferents webs que poden interessar a l’usuari, sense que sigui necessari accedir a cadascuna de les pàgines web. Permet obtenir només aquella informació addicional que es va actualitzant i, per tant, permet gestionar de forma més eficient la informació. En aquest cas, es poden obtenir les novetats dels llocs web dels prospectats potencials i afegir la informació addicional a la base de dades de la prospecció.

Aquests sistemes ens permeten integrar i emmagatzemar de forma contínua tota la informació que va apareixent a la xarxa i suposen una millora de l’eficiència en la gestió de la informació, tant en temps com en diners.

El treball eficient amb una base de dades requereix de l’actualització constant i la contrastació o verificació de les dades.

Els motors de cerca poden ajudar a verificar una informació que prové d’una base de dades externa, però cal anar amb molt de compte amb la informació que prové de pàgines web gratuïtes. Aquesta informació sempre s’ha de contrastar per comprovar-ne la fiabilitat.

Per exemple, si es troba un possible prospectat en una base de dades d’una pàgina gratuïta, és recomanable contrastar la informació d’aquesta empresa. Una manera fàcil de fer-ho és verificar si l’empresa té pàgina web. També es pot fer una trucada telefònica o enviar un correu electrònic per comprovar si la informació és real i està actualitzada.

D’altra banda, si es disposa de diferents bases de dades, podria haver-hi registres duplicats, és a dir, contactes de clients potencials que apareguin més d’una vegada. Si això passa, és convenient utilitzar els sistemes de gestió de bases de dades que identifiquen els registres duplicats i els eliminen.

L’actualització de la base de dades és una tasca permanent que s’ha de fer abans i després de la prospecció. Una bona base de dades ha de permetre contactar amb els millors prospectats però també ha d’incorporar dades qualitatives, com la reacció del prospectat envers una oferta, les raons del rebuig d’una oferta…

Per contactar amb els prospectats hi ha diferents tècniques que es poden seleccionar segons els objectius, el temps disponible i el pressupost assignat a la prospecció.

L’eficiència d’una prospecció està condicionada al pressupost que se li hagi assignat.

A la figura podeu veure la valoració de l’eficiència de les tècniques de la prospecció. Tal com es pot veure en aquest esquema, hi ha diversos mètodes per contactar amb els prospectats segons quina sigui l’eficiència que es pretén aconseguir. Aquests mètodes es poden aplicar conjuntament o de forma independent.

En aquest cas, el contacte i la relació amb els prospectats estrangers es fa des de l’empresa, sense que sigui necessari cap desplaçament de persones.

Un cop finalitzada la depuració de la base de dades i després de verificar i contrastar la informació, es poden definir les accions que cal dur a terme segons l’estratègia comercial que s’hagi escollit.

Les formes a través de les quals es pot contactar amb els prospectats, en aquest cas, són:

• Telèfon: seguint un argumentari de vendes que ha estat treballat prèviament.
• Internet: enviant un correu electrònic per presentar l’oferta comercial amb tota la informació relacionada amb el producte o servei.
• Correu postal: enviant informació sobre l’oferta comercial utilitzant el correu tradicional i incloent-hi informació escrita sobre el producte o servei (fullets, catàlegs…). En aquest cas i segons el tipus de producte, també es poden adjuntar algunes mostres.

Per aconseguir una comunicació efectiva és imprescindible treballar, prèviament, la presentació de l’empresa, els objectius de la prospecció i l’oferta de prospecció que han de quedar reflectits en un guió.

Aquest guió ha d’incloure un argumentari de vendes per les accions que s’hagin decidit dur a terme per a la prospecció sense desplaçament.

Tots els contactes que es realitzen, ja sigui per telèfon o per correu electrònic o postal, s’han d’enregistrar a la base de dades. La persona responsable ha d’introduir a la base de dades totes les respostes que s’obtinguin de cadascun dels prospectats per saber quins són els clients potencials més interessants i qui són els interlocutors que han d’intervenir en possibles negociacions posteriors.

La relació amb el prospectat es pot fer organitzant un viatge al seu país. Un dels avantatges és poder identificar immediatament si el perfil del prospectat s’ajusta al definit per l’empresa segons els objectius comercials. D’aquesta manera, es pot saber i es pot valorar si és interessant establir una col·laboració eficient entre el prospectat i l’organització que fa la prospecció.

Aquest tipus de prospecció, per les seves característiques, requereix un pressupost elevat i una organització eficient.

Les prospeccions que requereixen desplaçament són les fires i les missions comercials.

Les fires internacionals són un mitjà de prospecció molt eficient, ja que es reuneixen, en un mateix espai, els fabricants i els intermediaris professionals d’un mateix sector.

L’empresa interessada en la participació en una fira, com a expositor, ha de seleccionar-la amb molta cura i ha d’analitzar a fons els avantatges i els inconvenients, ja que les despeses que s’han d’afrontar per assistir-hi poden ser molt elevades.

Algunes fires tenen una gran demanda per part dels expositors, per tant, l’empresa que hi vol participar ha de disposar d’una bona organització i fer una bona planificació anticipada, com a mínim d’un any.

En una fira internacional les empreses poden ser expositores o hi poden participar com a visitants. Tant si s’hi va com a expositor o com a visitant, aquestes fires permeten establir contacte amb nous clients o nous socis, observar les tendències del sector i del mercat, conèixer els preus de la competència, les novetats…

Si l’empresa decideix participar en una fira com a expositor, l’estand és l’aparador per als seus prospectats, per als seus clients actuals, per als seus proveïdors i per a la seva competència. Per tant, cal cuidar especialment el disseny de l’estand per tal de mostrar la millor i més fidel imatge de l’empresa. També és important establir un protocol d’acollida per a les persones que s’hi apropin així com tenir cura del material de comunicació dissenyat per a l’ocasió (díptics, tríptics, catàlegs, pòsters…). Convé tenir preparades unes fitxes de contacte dels prospectats per recollir les seves dades i incorporar-les a la base de dades de l’empresa, així podran ser explotades quan hagi acabat la fira.

Una missió comercial consisteix a viatjar al país objecte d’estudi amb la finalitat d’identificar noves oportunitats de negoci, desenvolupar una xarxa d’intermediaris o tenir un primer contacte amb el país.

Les missions comercials són un mitjà de prospecció molt adient però és necessari disposar d’un pressupost important i d’una organització eficient per rendibilitzar aquests tipus d’accions.

L’organització d’una missió de prospecció requereix:

1. Abans del desplaçament:
   • Informar-se bé sobre el país i sobre els prospectats potencials. Cal tenir en compte les dates seleccionades, les formalitats per entrar al país, l’allotjament i el transport, les despeses del viatge i de manutenció…
   • Planificar les reunions amb els possibles prospectats (enviar un correu electrònic o trucar per telèfon per sol·licitar una reunió amb els prospectats potencials).
   • Adaptar la documentació de l’empresa a les característiques del país objecte d’estudi com ara les targetes de visita, els catàlegs, els díptics, els preus… Cal tenir en compte l’idioma, les possibles adaptacions tècniques, l’adequació a l’entorn cultural, als costums…).
2. Durant la missió comercial:
   • Confirmar in situ les reunions planificades prèviament i portar-les a terme.
   • Observar l’entorn, és a dir, visitar els punts de venda on es comercialitzen productes iguals o similars als de l’empresa, llegir la premsa del país, comprar revistes especialitzades del sector…
   • Analitzar i recollir la informació obtinguda a les reunions amb els prospectats.
   • Intentar incrementar el nombre de contactes in situ.
3. A la tornada de la missió comercial:
   • Elaborar un informe com a resum de la missió comercial amb la valoració tant dels aspectes positius com negatius.
   • Actualitzar el fitxer de dades i avaluar l’acció de prospecció.
   • Respondre als prospectats amb propostes adaptades a la seva demanda i tramesa del material sol·licitat pels prospectats potencials.
   • Fer el seguiment de les comandes efectuades durant i després de la missió comercial.