Equips de treball

Actualment, com a conseqüència dels canvis socials i tecnològics a les empreses hi ha una tendència a passar del treball individual al treball en grup.

Un grup de treball es pot definir com el conjunt de persones que interactuen mútuament de manera que cada persona influeix en tots els altres membres i a la vegada és influïda per aquests. L’avantatge que presenta aquest tipus d’organització del treball per a les empreses és que cada treballador pot aportar diferents coneixements i habilitats.

Un conjunt de persones no sempre forma un grup, perquè es pugui considerar grup, és necessari que els membres que el formen tinguin un comportament comú que identifiqui el grup. Un grup es pot definir per les característiques següents:

• Percepció de pertinença al grup per part dels membres.
• Motivació. Les persones formen part d’un grup perquè creuen que aquest satisfarà alguna de les seves necessitats.
• Els membres entren en contacte per aconseguir alguna cosa.
• Un grup és un sistema organitzat, en el qual els individus s’interrelacionen per dur a terme alguna funció.
• Els membres són interdependents entre ells.
• Els membres interactuen entre ells.

El grup sol ser més cohesionat si el nombre d’integrants és més petit. Per exemple, els membres d’un grup de treball molt nombrós necessitaran algun tipus d’identificació per sentir-se integrats al grup. El sindicat de pilots, que està format per un reduït nombre de membres, és un grup més cohesionat que el de professors i professores, amb una gran quantitat de membres

La creació d’un grup de treball passa per 5 etapes diferents i constitueix el que s’anomena cicle de vida del grup.

La duració d’aquest cicle de vida, així com la de cadascuna de les seves etapes, varia en funció de variables com el nombre de membres, propòsit del grup, grau d’afinitat o complementarietat entre els seus membres, etc.

En la figura podeu veure la representació gràfica de les etapes per les quals passa un grup durant la seva creació.

Les etapes són les següents:

1. De coneixença o formació: és l’etapa d’incertesa respecte al propòsit del grup, de l’estructura i del lideratge.
2. *Conflictual: és l’etapa del conflicte intergrupal. Els membres accepten l’existència del grup, però no del líder, que pretén controlar-lo.
3. D’integració o cohesió: és l’etapa en què el grup comença a cohesionar-se i les relacions es fan més properes. Es consolida la identitat del grup.
4. De permanència: és l’etapa en què l’estructura del grup és plenament funcional i acceptada.
5. De dissolució o dispersió: és l’etapa en què acaba la relació grupal.

L’organització formal d’una empresa és l’establerta per la cúpula de l’empresa, amb assignacions de treball. És una estructura intencionada, perfectament definida, identificada i relativament estable.

L’organització informal són grups o formacions espontànies en l’entorn laboral que sorgeixen normalment com a resposta de la necessitat de contacte social dins de l’àmbit de treball.

És molt clar que l’organització informal està intimament relacionada amb els grups informals, així com l’organització formal ho està amb els grups formals.

L’empresa ha de tenir en compte l’existència d’aquests grups informals, ja que poden influir en el funcionament de l’organització formal.

El més adient per a l’empresa és incorporar els grups informals a l’organització formal, procurant harmonitzar els objectius de l’empresa amb els dels individus.

Els grups de treball realitzen funcions d’importància no sols per a l’empresa sinó també per als individus que els integren. De fet, la majoria dels grups que formen les organitzacions tenen funcions tant formals, les que cobreixen les necessitats de l’empresa, com informals, les que cobreixen les necessitats de cadascun dels membres. Aquestes funcions són les següents:

• Funcions d’utilitat per a l’empresa:
  • Direcció, control i supervisió del treball.
  • Realització d’una tasca concreta.
  • Generació de noves idees o solucions.
  • Coordinació i enllaç entre diferents unitats o membres de l’organització.
  • Resolució de problemes.
  • Implantació de decisions.
  • Processament i transmissió d’informació.
  • Mitjà de socialització o entreteniment.
  • Detecció i anàlisi de problemes.
• Funcions d’utilitat per a l’individu:
  • Mitjà per satisfer les necessitats de filiació de l’individu.
  • Desenvolupament, increment i confirmació del sentiment d’identitat i estima dels integrants.
  • Establiment i comprovació de la realitat social.
  • Mitjà per reduir la inseguretat, l’ansietat i el sentiment d’impotència.
  • Resolució de conflictes.
  • Disminució del cansament i tedi.
  • Implicació i compromís.

Tot grup humà està constituït per éssers amb diferents tipus de personalitat i caràcter. Aquesta heterogeneïtat de caràcters resulta enriquidora per al grup.

Les diferents personalitats es classifiquen en els diferents estereotips que habitualment hi ha dins de cada grup. Els estereotips més importants són:

• Líder: pot ser innat (intel·ligència, empatia…) o per altres motius que el distingeixen de la resta.
• Conservador: és una persona a qui li costa assumir canvis i a qui agraden les tasques rutinàries.
• Introvertit: és una persona amb dificultats per a les relacions.
• Selectiu: és una persona a qui costa vincular-se amb qui li desagrada.
• Extravertit: és una persona amigable que fàcilment transmet les seves emocions.
• Negatiu: és la persona que sempre està en desacord amb tot, és crític i sol estar a la defensiva.
• Exigent: és una persona perfeccionista, que s’autoexigeix i també exigeix a la resta del grup.

L’estereotip ens permet intuir quin serà el comportament de cada inte-grant del grup.

El treball grupal genera molts avantatges, en comparació amb el treball individual, en aspectes com l’obtenció d’informació i presa de decisions. Ara bé, no tot són avantatges, el treball en grup també té alguns inconvenients.

Els avantatges que genera el fet de prende decisions en grup són els següents:

• La informació i els coneixements són més amplis i més complets.
• Hi ha més diversitat de punts de vista i d’opinions.
• Major acceptació de la solució.
• Major legitimitat.
• Major eficàcia en l’assoliment dels objectius.
• Augment de la tolerància i la flexibilitat dels individus.
• Augment de la motivació i satisfacció dels seus membres.

Els desavantatges que es tenen en prendre decisions en grup són les següents:

• Les decisions són més lentes.
• Hi ha el domini de pocs individus.
• La responsabilitat es dilueix.
• Es creen pressions per conformar-se.
• Hi ha risc de despersonalització o pèrdua d’identitat

Els grups de treball que tenen una sèrie de característiques es consideren equips de treball: | | |

• Tenir un objectiu comú.
• Els seus membres col·laboren, interactuen i es relacionen entre ells per assolir aquest objectiu.
• El treball s’ha de distribuir sobre la base d’habilitats i capacitats personals.
• Hi ha un sentiment per pertinença al grup per part de tots els membres.
• Tenen canals de comunicació fluids i constants.
• El seu treball genera sinergies positives per mitjà d’un esforç coordinat.

Quan les persones treballen conjuntament com a equip, cadascuna es beneficia del coneixement, treball i suport de la resta dels membres de l’equip, això comporta una major productivitat que la que s’aconseguiria si cada persona treballés individualment al màxim de la seva capacitat. És el que s’anomena sinergia.

Equip de treball i grup de treball no són sinònims. L’equip de treball és un grup de treball amb unes característiques concretes.

El treball en equip és molt més complicat que el treball en grup, ja que s’han de coordinar les funcions realitzades per persones de molt diferent índole, que estan obligades a treballar juntes i relacionar-se de manera formal per aconseguir un objectiu final.

Un exemple de grup de treball seria el departament comercial d’una empresa. Tots els comercials realitzen la mateixa activitat i tenen un cap en comú (el cap o la cap del departament), però cadascú és responsable de la seva feina i del seu resultat de vendes. El treball d’un comercial no depèn del de la resta dels seus companys.

Un comercial pot fer una molt bona feina, i tenir moltes vendes i una magnífica relació amb els seus clients, mentre que la totalitat del departament funciona molt malament.

Un exemple d’equip de treball és un departament de matemàtiques d’un institut. Formen part del departament tots els professors i professores de matemàtiques de l’institut, facin el curs que facin, tinguin la situació laboral que tinguin. Dins de l’equip tots treballen conjuntament amb l’objectiu comú que quan l’alumne arribi a segon de batxillerat hagi assolit determinats coneixements. El treball d’un professor està influït pel de la resta de professors i alhora influirà en el d’aquests. El professor necessita que els seus alumnes tinguin una base adquirida dels anys anteriors, i això implica que els companys hagin fet correctament la seva feina.

Les diferències entre el grup i l’equip de treball es concreten en les característiques següents que estan esquematitzades en la taula

• Tipus de lideratge: en els grups sol ser un líder individual, amb un fort poder decisor o d’influència, mentre que en els equips, el lideratge està més repartit entre els seus membres.
• Responsabilitat: en els grups és individual per a cada membre, mentre que en els equips, a més de mantenir la responsabilitat individual, la comparteixen entre tots els membres.
• Objectius: en els grups cada membre manté el mateix que el de l’organització, mentre que en els equips els membres, a més de treballar per l’objectiu comú, tenen els seus propis propòsits.
• Resultat obtingut:en els equips es considera de manera individual, mentre que en els equips es considera com un resultat comú, obtingut gràcies a les sinergies.
• Reunions: en els grups estan orientades a ser les més eficients possibles, mentre que en els equips estan més orientades a la resolució de problemes, però sense oblidar l’eficàcia.
• Efectivitat en els grups habitualment es mesura només sobre la base de barems econòmics, mentre que en els equips es valoren més criteris.
• Decisions: en els grups es fomenta la discussió, després es pren una decisió i posteriorment es delega l’acció. En els equips, els temes, a més de discutir-se i decidir-se en comú, també es treballen entre tots els membres.
• Habilitats: les habilitats dels membres que formen el grup depenen de les seves condicions personals o professionals, mentre que en els equips els membres tenen habilitats complementàries.
• Sinergia: en els grups no es produeix necessàriament, però en els equips és un requisit bàsic que es generi aquesta sinergia.
• Fites proposades: en els grups habitualment són el simple fet de compartir la informació, mentre que la fita de l’equip és la realització de treball col·lectiu.
• Comunicació: en els grups és simplement la transmissió d’informació, mentre que en l’equip aquesta comunicació és la base per obtenir un consens i, per tant, arribar als objectius marcats.
• Característiques personals i/o professionals: els membres d’un grup solen tenir característiques personals i/o professionals similars, mentre que en l’equip aquestes són més diversificades i permeten la complementarietat entre tots els membres.
• Relacions: entre els membres d’un grup són més informals, mentre que en un equip són relacions formals.

Abans de crear un equip de treball, el primer que s’ha de fer és cerciorar-se que l’equip serà més productiu que el treball individual. L’equip no sempre és més eficient que el treball individual, dependrà de les característiques del treball a realitzar, complexitat, objectius, temps disponible i altres factors.

Hi ha alguns factors que són clau per formar un equip de treball eficient. Es podrien classificar en quatre categories:

• Disseny del treball. El disseny ha d’estar fet de manera que els seus membres se senten motivats, compromesos amb el treball i l’equip i l’assumeixen com a propi. Això incrementarà l’eficiència de l’equip. En aquest disseny s’ha que tenir en compte variables com l’autonomia, tant de l’equip com individual, la varietat d’habilitats i la identitat de la tasca.
• Composició de l’equip. Fa referència a com s’han d’integrar els seus participants. S’han de valorar les capacitats dels seus components, les diferents personalitats, l’assignació dels rols i que els diferents rols estiguin coberts, la dimensió òptima de l’equip, la flexibilitat dels membres, les preferències dels individus cap al treball en equip.
• Context. Dins del context tindrem en compte que l’equip ha de disposar dels recursos adients per poder desenvolupar la seva tasca, que dins de l’equip es generi un clima de treball positiu i de confiança en el líder, que ha de ser reconegut com a tal per tots els membres, que els sistemes d’avaluació i recompensa per les tasques realitzades siguin equita- tius i incentivadors per a tots els components.
• Procés. Dins del procés s’inclou que l’equip tingui objectius i fites pròpies com a equip, l’eficàcia i l’eficiència de l’equip, el compromís per part de cada integrant amb l’objectiu comú de tot l’equip, la reducció al mínim de l’oci social i un nivell de conflicte que sigui tolerable.

La creació d’un equip de treball adient per al propòsit desitjat no és una tasca gaire fàcil i no es pot deixar a l’atzar.

Perquè l’equip de treball creat respongui als objectius per als quals s’ha creat i que simultàniament es tracti d’un equip de treball eficient i eficaç, s’ha de tenir molta cura durant el seu procés de creació.

El més recomanable és seguir les etapes següents:

1. Identificar les funcions que tindrà l’equip. És possible que les funcions de l’equip vagin variant al llarg del temps, però inicialment hi ha unes funcions que es poden predir.
2. Establir l’objectiu final del grup.
3. Seleccionar els membres adients per a l’equip, valorant les funcions a realitzar per l’equip i l’adequació dels membres per a aquestes funcions i per als rols que cadascú haurà de desenvolupar dins l’equip.

Els membres hauran que tenir les capacitats, les habilitats i els coneixements més variats possibles, no sols per als objectius actuals del grup, sinó també per a possibles objectius futurs. Per seleccionar els membres s’han de valorar els punts següents:

• Contractar en funció de l’actitud i oferir formació per adquirir les capacitats.
• Dimensionar el grup; conèixer el nombre de membres que el formaran. Hi ha una tendència natural a fer que els equips siguin massa nombrosos i això repercuteix en la seva productivitat.
• Tenir en compte les motivacions dels integrants. S’han d’entendre les necessitats i motivacions dels participants per poder incentivar-los.

Establir un sistema de contribucions i recompenses, transparent i equitatiu.

Treballar en equip no és gaire fàcil i, per tant, no tots els grups de treball obtenen l’èxit desitjat. Això és degut al fet que hi ha algunes variables que afecten el funcionament dels equips de treball.

Alguns factors que afecten el funcionament dels equips de treball i, per tant, la seva eficàcia i rendiment són els següents:

• L’ambient extern: les relacions que manté el grup amb altres grups o membres de l’organització.
• L’ambient intern: són les relacions i sentiment general que hi ha a l’interior de l’equip. Aquest ambient condiciona el grau de participació i involucració dels membres del grup.
• El lideratge: el líder ha de ser reconegut com a tal per tots els membres de l’equip. Ha de tenir algunes característiques personals com estar prou format, ser proactiu, ser capaç d’aprofitar les sinergies del grup, tenir empatia amb la resta de membres, saber jerarquitzar. En alguns casos, en les diferents fases de desenvolupament de l’equip, el rol del líder pot anar variant d’un membre a un altre.
• La cohesió: sensació de pertinença al grup i unió entre els membres.
• La dimensió: com més petit és el grup, més cohesió es genera.
• Els objectius: l’objectiu ha de ser assumit per tots els membres com a propi.
• Les normes: són els mecanismes per organitzar i coordinar les tasques del grup.
• Els rols: condicionen el grau de participació de cada membre en el treball de l’equip.

En la figura es pot veure la relació que tenen els factors que influeixen en l’eficàcia de l’equip.

Els equips eficients i eficaços presenten els trets característics següents:

• Presenten un ambient de treball favorable a la creativitat i la innovació, cosa que afavoreix la interacció.
• Són equips productius.
• Són equips que aconsegueixen els resultats proposats.
• Són equips amb un bon clima laboral.
• Són equips que permeten el desenvolupament individual als seus membres, simultàniament al desenvolupament grupal.
• Són equips amb un alt grau de participació dels seus membres.
• Són equips en què tots els membres se senten responsables i compromesos amb el resultat obtingut.
• Tots els membres comprenen l’objectiu de l’equip i hi donen suport.
• Són equips flexibles, en què tots els membres estan disposats a canviar i millorar la realització de les tasques.
• Tots els membres actuen amb celeritat per fer front als problemes i oportunitats de l’equip.

Un equip de treball és un grup reduït de persones que treballen de manera coordinada, col·laborant entre elles i obtenint un resultat superior al que obtindria cadascun dels seus membres treballant per separat.

Els equips de treball són grups formals, que presenten un gran nombre d’avantatges respecte del treball individual. Aquests avantatges són els següents:

• Millora de la qualitat del treball i del servei donat als clients.
• La informació i els coneixements són més amplis i més complets que si es treballa de manera individual.
• Afavoreix la productivitat.
• Disminueix l’absentisme laboral.
• Millora la capacitat creativa.
• Hi ha més diversitat de punts de vista i d’opinions.
• Hi ha una eficàcia més gran en l’assoliment dels objectius.
• Hi ha un augment de la motivació i satisfacció dels seus membres.
• Facilita l’aprenentatge i l’intercanvi d’informació.
• Millora els mètodes de treball.
• Afavoreix el desenvolupament de les habilitats dels membres.
• Millora la tolerància i la flexibilitat dels individus.
• Milloren les relacions interpersonals.

Treballar en equip no sols comporta avantatges, també té alguns inconvenients que cal valorar abans de prendre la decisió de formar un equip. Alguns d’aquests desavantatges són els següents:

• Es poden crear conflictes entre els membres de l’equip provocats per sentiments humans.
• Es triga més temps a l’hora d’avaluar i prendre les decisions.
• Per aconseguir formar un bon equip de treball es necessita molt de temps i d’energia.
• En alguns equips es pot produir un domini per part d’un membre o grup de membres que distorsionen el bon funcionament de l’equip.
• L’equip pot disminuir la productivitat i capacitat d’algun dels seus membres.
• Requereix més temps de treball individual.

La tipologia d’equips existent és molt variada i diversa. Cada equip de treball ha d’adaptar el seu disseny a diversos factors, com ara l’objectiu per al qual s’ha creat, el nombre de membres, l’entorn tecnològic amb què es treballarà, la forma de funcionament, etc.

A continuació es descriuen els quatre tipus d’equips més comuns:

1. Equips dirigits a solucions de problemes. Aquesta tipologia d’equips està formada per entre cinc i dotze membres d’un mateix departament que es reuneixen un nombre limitat d’hores setmanals per analitzar la manera de millorar l’eficiència, la qualitat o de resoldre un problema concret que afecta el seu departament. Aquests equips discuteixen, comparteixen idees, però habitualment no tenen l’autoritat per aplicar les decisions preses. L’aplicació més coneguda d’aquests equips són els cercles de qualitat, molt de moda en les empreses en la dècada dels vuitanta.
2. Equips de treball autodirigits. Són grups formats per un nombre variable de membres que oscil·la entre deu i quinze. Realitzen treballs interdependents, com planificar, programar, repartir les tasques, controlar la seva evolució i prendre decisions operatives. Aquests grups assumeixen les responsabilitats del seu antic supervisor. Són equips de treball molt utilitzats en el sistema d’organització empresarial actual.
3. Equips multidisciplinaris. Són equips formats per empleats d’un nivell jeràrquic similar, però de diferents àrees de treball, que s’ajunten per a la realització d’aquesta tasca. Per exemple, una empresa dedicada a la d’informàtica pot tenir un equip format per especialistes en diferents llenguatges de programació, però que tots estan realitzant un treball conjunt per elaborar un mateix programa per a un determinat client.
4. Equips virtuals. Aquests equips es caracteritzen per la utilització de les noves tecnologies per reunir els seus membres, que estan físicament i temporalment dispersos. Són equips de relativa nova creació i el seu principal fet diferencial és que els membres no es reuneixen físicament. En molts casos no arriben mai a conèixer-se personalment. Les seves tres característiques bàsiques són les següents:
   • La mancança d’expressions no verbals.
   • El context social limitat.
   • La capacitat de superar les limitacions de temps i espai.

Habitualment, els equips virtuals tenen menys compenetració social i menys interacció directa entre els seus membres. Aquest fet ocasiona que moltes vegades els participants d’equips virtuals se senten menys satisfets amb la relació grupal. Són grups amb més orientació cap a la tasca i menys relació social.

L’avantatge principal és que permet treballar conjuntament amb persones separades per molts quilòmetres i per diferències horàries.

Un exemple de grup virtual és el fòrum de l’aula de Relacions en l’entorn de treball. Es tracta d’un grup de treball, on intercanvieu informació relacionada amb la matèria. No seria un equip de treball, ja que li faltarien algunes característiques.

En la figura es pot veure la representació gràfica dels quatre tipus d’equips de treball que estem estudiant.