Classificació, ordenació i arxivament de la documentació

El concepte d’arxiu té dues accepcions: una relacionada amb el contingut, mentre que l’altra fa referència al continent.

La definició d’arxiu que fa referència al lloc físic té certs matisos, segons si parlem de l’arxiu d’una empresa o bé d’un arxiu com a institució. Així, mentre que en parlar de l’empresa el concepte d’arxiu es refereix exclusivament al lloc on es desa la documentació, un arxiu com a institució implica més que un lloc físic, i està relacionat amb la idea d’un ens propi.

La tasca d’arxivar, encara que pugui semblar monòtona, resulta imprescindible en una empresa si es vol disposar d’una informació o d’un document en el moment precís. Així, si els documents no s’arxiven correctament, o es fa sense cap criteri lògic, és possible que amb el pas del temps ens oblidem del lloc on són, amb la consegüent pèrdua de temps i d’imatge que suposa la recerca dins una mar de documentació acumulada i desordenada.

En definitiva, l’arxiu es una eina necessària, que persegueix uns objectius molt concrets:

• De naturalesa legal. Com ja hem comentat, determinats documents s’han de guardar durant un temps per exigència legal.
• De caràcter tècnic. La utilitat tècnica de l’arxiu es concreta en:
  • L’arxiu és un centre actiu d’informació dins l’empresa.
  • Proporciona un bon servei a baix cost.
  • Permet conservar els documents en bon estat físic.

Per tal que un arxiu sigui eficaç, ha de reunir les següents condicions:

• L’ordenació de la documentació ha de ser lògica i senzilla.
• La recuperació de qualsevol document ha de ser ràpida.
• No ha d’inhabilitar un espai excessiu i la seva conservació ha de dur-se a cost reduït.
• S’ha d’adaptar als canvis (s’incorporen noves tècniques i aplicacions informàtiques que afavoreixen l’eficàcia de la recerca, per exemple.).
• El manteniment ha de ser continu.
• Només han d’accedir a l’arxiu les persones autoritzades, i amb un criteri de responsabilitat absolut.
• Se n’ha de garantir la seguretat davant situacions de robatori, incendi, desgast, humitat, etc.

El món de l’arxivística ens proporciona diferents classificacions de l’arxiu atenent a diversos criteris (figura).

Si classifiquem els arxius en funció de l’edat de la documentació que inclouen, podem trobar els tipus següents:

• De gestió. Inclouen documents de fins a cinc anys d’antiguitat. Els documents que contenen segueixen complint les funcions originals per a les quals es van crear.
• Intermedis. Inclouen documents de cinc a vint-i-cinc anys d’antiguitat. Aquests documents han perdut la major part de les funcions originals que tenien.
• Històrics. Són arxius amb documents de més de vint-i-cinc anys d’antiguitat. En aquest cas, la documentació ja no conserva el seu valor original, però sí que pot ser útil des del punt de vista de la investigació històrica.

D’entre aquests tipus, l’arxiu que trobem amb més freqüència en el món empresarial és el de gestió. Tot i així, algunes empreses també poden tenir una secció dedicada a arxiu històric on dipositar la documentació que fa temps que no es fa servir, però que encara es considera rellevant o que es vol conservar de manera permanent pel motiu que sigui. En aquest cas, la documentació dipositada no necessàriament ha d’excedir els cent anys d’antiguitat.

Una altra forma de classificació dels arxius és segons la seva titularitat. En aquest cas, els arxius poden ser públics o privats. Aquesta distinció és bastant rellevant, ja que el funcionament de l’arxiu públic pot estar regulat per normativa, mentre que el privat es regirà exclusivament segons les directrius establertes per l’empresa o institució que el mantingui.

Finalment, si ens centrem en les característiques organitzatives dels arxius, podem trobar arxius centralitzats, descentralitzats i mixtos.

Entre els avantatges dels arxius centralitzats podem trobar els següents:

• Es produeix un estalvi de recursos (només tenim un lloc per arxivar: és millor un espai ple de documents que dos espais ocupats mig plens).
• S’evita haver de duplicar la documentació que afecta diversos departaments.

El principal inconvenient és que només és recomanable per a empreses petites o per a documentació que no s’hagi de consultar sovint, ja que la despesa de recursos (el temps que trigarà el treballador a accedir a la informació) serà tan gran que no compensarà l’estalvi que suposa tenir només un arxiu.

És difícil imaginar una empresa molt gran, amb una seu que consti de diferents plantes, i que només disposi d’un arxiu en una d’elles, amb tota la gent que necessita documentació traslladant-se constantment per consultar-la.

Els principals avantatges dels arxius descentralitzats són els següents:

• Com a conseqüència de la major proximitat, l’accés a la documentació és més ràpid.
• Hi ha més autonomia. En funció de les necessitats del departament, es podem flexibilitzar les normes de funcionament de l’arxiu.

Entre els principals inconvenients trobem:

• S’augmenta l’espai destinat a l’arxiu en el seu conjunt, la qual cosa representa un increment de costos per la necessitat de disposar de més recursos (armaris, prestatgeries…).
• Pot passar que un departament no tingui la informació que necessita perquè és en un altre arxiu. Per exemple, si un departament demana informació a una empresa, la rep, i posteriorment la registra i arxiva en el seu propi arxiu. Podria passar que un altre departament que necessités la mateixa informació la tornés a demanar, en desconèixer que el primer la tenia, ja que aquesta informació només constaria en l’arxiu del primer.
• Menor especialització de les persones dedicades a l’arxiu en no haver-hi una persona dedicada exclusivament a les tasques d’arxiver. Aquest fet també tindria com a conseqüència que no hi hauria cap persona especialitzada amb un coneixement general de tot el conjunt d’arxius de l’empresa.

En les empreses és habitual trobar una part de l’arxiu descentralitzada per departaments i una altra de centralitzada. D’aquesta manera, s’aprofiten els avantatges de tots dos sistemes. Així, mentre els arxius descentralitzats mantenen els documents d’ús més freqüent per a cada departament, a l’arxiu central es desa la documentació un cop és poc probable que es necessiti consultar-la.

També cal tenir present, però, com ha condicionat la implementació de les tecnologies de la informació i la comunicació a la manera d’arxivar. La tendència cada cop més gran a treballar amb arxius digitals connectats per xarxes informàtiques facilita el fet de treballar amb arxius informàtics centralitzats. El fet de tenir múltiples punts d’accés fa que els arxius digitals combinin els avantatges dels arxius centralitzats i els arxius descentralitzats.

Els arxius també es poden classificar segons el moment, dins el cicle de vida dels documents, en què es troba la documentació que contenen.

El cicle de vida dels documents inclou les etapes següents (figura):

1. La creació del document. És la primera etapa, l’origen.
2. La classificació, l’ordenació i la utilització dels documents. Si el posseïdor final del document no és qui l’ha originat, aquesta etapa s’inicia un cop aquell el rep. Una classificació i ordenació apropiades dels documents rebuts permetrà, després, treballar amb ells de manera òptima.
3. L’arxivament i conservació.
4. La transferència. Quan la freqüència d’ús dels documents disminueix, aquests es transfereixen a noves localitzacions on s’accedeix menys. Això es fa amb l’objectiu d’agilitar la cerca dels documents que sí tenen un ús més freqüent.
5. L’eliminació. Quan la documentació ja no aporta pràcticament cap valor, s’elimina per estalviar costos.

Seguint el criteri del cicle de vida ens trobem els tipus d’arxius següents:

• Actius. S’hi conserven documents d’ús freqüent.
• Semiactius. Contenen documentació que no té un ús freqüent i que té una antiguitat relativa.
• Passius. És on va a parar la documentació quan és poc probable que torni a ser consultada però, tanmateix, es considera necessari conservar-la.

Respecte a aquesta classificació, podem dir que les empreses organitzen l’arxiu atenent a una estructura que combina l’arxiu actiu, l’arxiu semiactiu i l’arxiu passiu, cadascun dels quals es trobarà en una ubicació diferent.

Així, els arxius actius d’una empresa, en incloure documentació de consulta freqüent per part dels treballadors, utilitzaran els elements que els facin més accessibles, com ara una ubicació al més propera possible als treballadors que l’hagin d’utilitzar. Parlem en aquest cas d’arxius descentralitzats, que acostumaran a estar disposats en carpetes o safates sobre la taula mateixa de la persona responsable o en un altre tipus de mobiliari de fàcil accés. Això facilitarà que no es perdi massa temps quan el treballador necessiti accedir a la documentació.

Per contra, l’arxiu passiu, en no haver de ser consultat amb tanta freqüència, podrà estar més allunyat dels treballadors. En aquest cas, ens trobem amb prestatgeries o mobles sobre rails que permeten emmagatzemar majors volums d’informació, però que, com que ocupen molt espai, s’hauran d’ubicar més lluny del lloc de treball de l’administratiu, usualment en una o més sales habilitades exclusivament a aquest efecte.

Per comprendre el motiu que ens porta a conservar la documentació, primerament hem d’entendre el valor mateix dels documents que es conserven. En aquest sentit, podem diferenciar entre el valor primari de la documentació i el secundari.

Dins d’aquesta categoria podem trobar diferents subcategories atenent als diferents tipus d’utilitat o finalitats per a les quals s’han concebut els documents:

• Valor administratiu. Serveix per donar suport a la gestió administrativa d’una activitat. Un exemple pot ser el valor de l’albarà en el procés de compra.
• Valor jurídic o probatori. Quan els documents són el suport d’un acte jurídic tenen caràcter probatori de les obligacions i drets acordats entre diverses parts. Un exemple seria el valor d’un contracte de compravenda.
• Valor financer o econòmic. És el que té el document per estar creat com a eina de pagament.

Aquesta categoria inclou el valor que els documents poden adquirir com a font de documentació històrica o per a la recerca. Evidentment, aquest valor és poc rellevant en el món de la gestió de l’empresa.

Però per quin motiu voldríem tenir accés a la documentació?

Els documents es conserven pel valor que porten implícit. L’empresa ha de conservar la documentació que genera atenent, bàsicament, a dos motius:

• Poder recuperar la informació que contenen els documents per tal de facilitar la gestió de l’empresa o l’anàlisi de la seva evolució. Podríem dir que, en aquest sentit, l’empresa actuaria per voluntat pròpia en la conservació de la documentació i compliria, entre d’altres, les següents finalitats:
  • Disposar de la informació a la qual haurem d’accedir quan necessitem fer la feina (contestar cartes, fer promocions, realitzar una anàlisi de la nostra clientela).
  • Facilitar el control i seguiment de les tasques de les diferents unitats de l’empresa. Un exemple seria l’arxivament de les actes de reunions dels departaments, la consulta de les quals permetrà, posteriorment, comprovar si es compleixen els acords pactats i determinar-ne les responsabilitats oportunes.
  • Poder fer un seguiment de l’evolució de l’empresa (comparatives de vendes, evolució dels resultats…).
• Per imperatiu legal. En aquest sentit, la normativa obliga els empresaris a conservar-la pel seu caràcter probatori. El mateix Codi de Comerç parla de l’obligatorietat que tenen els empresaris de conservar la documentació relacionada amb el seu negoci durant un període de temps determinat.

En desenvolupar el nostre treball a l’oficina veurem que la tipologia de documentació que rebrem és diversa. Entre el conjunt de documentació trobarem documents que s’han de llençar, d’altres amb els quals encara s’ha de treballar i, finalment, d’altres que s’han d’arxivar.

En aquest punt, sorgeix el problema de saber determinar què és innecessari. Evidentment, tota la documentació que arriba podria ser-nos de certa utilitat en un futur, però el cert és que a l’empresa no es disposa d’un espai il·limitat per poder emmagatzemar coses que són, relativament, supèrflues.

Per això, l’empresa que vol treballar de manera eficient ha d’aprendre a valorar quina documentació no li serà d’utilitat en un futur i desfer-se’n.

Sovint podem tenir por de desfer-nos de documents que sembla que no ens serveixen però que, en determinades circumstàncies, ens podrien ser d’utilitat. En aquests casos, caldrà avaluar els costos i els beneficis de conservar aquesta documentació. Els beneficis de conservar documentació que necessitarem són obvis. En canvi, no sempre queda tan clar si la documentació ens podria ser d’utilitat en algun moment futur. Entre els costos de mantenir més documentació de la necessària en podem destacar de dos grans grups:

• Els costos dels recursos utilitzats. Necessitarem més espai, més arxivadors, més mobiliari.
• Els costos derivats de dificultar cerques posteriors. En augmentar el volum de documentació, serà més difícil trobar un document, i això farà que haguem de dedicar més temps a buscar-lo.

A l’hora de decidir quina documentació no es conservarà, l’empresa ha de definir uns criteris bàsics. Així doncs, la destrucció de documentació mai no es farà de manera arbitrària, sinó que la persona que se n’encarrega ho farà atenint-se a unes normes pactades.

Un cas especial és el de la documentació que s’ha de conservar per imposició de la normativa legal. En aquest cas, s’haurà de tenir present el temps que aquesta documentació s’ha de conservar per, un cop hagi transcorregut aquest termini, destruir-la si escau.

Tot procés d’arxivament és precedit per la selecció dels documents que han de formar part del conjunt de documentació a conservar . En el procés d’arxivament es poden distingir les fases següents:

1. Registre de la documentació
2. Classificació i ordenació
3. Codificació
4. Prearxivament
5. Arxivament

El procés d’arxivament comença en el mateix moment en què la documentació a arxivar arriba a l’empresa. En aquest moment, hem de registrar aquesta recepció perquè quedi constància que la nostra empresa és dipositària d’aquesta documentació. A més, el registre ens proporcionarà informació útil en les fases següents de l’arxivament i, també, en el moment en què reclamem la documentació. Al registre acudirem per comprovar si la documentació que requerim, efectivament, es troba a l’empresa.

Analitzem-ho amb un exemple: imaginem que un client ens diu que ha enviat una carta on s’adjuntava un xec. Nosaltres no tenim constància que s’hagi produït aquesta recepció, però com que rebem diversos xecs del mateix client no n’estem segurs. El que farem és anar al registre d’entrada de correspondència per veure si efectivament ha arribat. El mateix succeeix amb les factures que ens arriben: existirà un registre de factures on constin quines han arribat.

El segon pas que comporta el procés d’arxivament és la classificació i l’ordenació de la documentació rebuda, distribuint-la per fer-la arribar a les persones que se’n faran càrrec, en funció del sistema que tinguem establert.

La classificació i l’ordenació de la documentació pretén establir sistemes d’organització de la documentació fàcilment comprensibles per les persones que l’hagin de fer servir, de forma que l’accés als documents sigui al més àgil possible.

El procés de codificació consisteix a donar una clau única (que pot estar formada per lletres i nombres) a cadascun dels documents, de manera que quedin diferenciats els uns dels altres per mitjà d’aquesta clau, que esdevé el seu identificador.

Un cop registrat i codificat el document, té lloc el tractament de la documentació. No hem de perdre de vista que els documents d’una empresa han estat creats per complir unes funcions que no són les de ser arxivats. Així, les factures s’hauran de comptabilitzar, els albarans s’hauran de contrastar amb la mercaderia rebuda, i aquesta informació s’haurà d’afegir al control d’estoc al magatzem, etc.

És lògic pensar que una persona que, per exemple, està comptabilitzant factures, no s’aixecarà cada cop que n’ha comptabilitzat una i anirà a l’arxiu a classificar-la a la carpeta corresponent, sinó que, per fer això, esperarà a tenir-ne almenys unes quantes. Ara bé, quan el volum de feina és elevat, és possible que s’acumuli una gran quantitat de documents pendents d’arxivar. En aquests casos, és recomanable utilitzar algun sistema de prearxivament que faciliti la tasca d’arxivament definitiu.

Un exemple seria la utilització de carpetes classificadores per lletres. Aquestes carpetes poden ser damunt la taula i, a mesura que es finalitza el treball amb els documents, aquests es col·loquen a la carpeta de documents pendents d’afegir-se a l’arxiu. Com que la carpeta ja inclou una certa classificació, això facilitarà el procés d’arxivament posterior.

L’arxivament consisteix a col·locar els documents a conservar a la carpeta que correspon dins el conjunt de carpetes definit en el nostre sistema d’arxivament (clients, proveïdors…). Abans d’arxivar un document ens hem d’assegurar que ha completat tot el recorregut que havia de fer en el si de l’empresa i que, per tant, s’ha dut a terme completament el tractament de la informació que conté.

També s’ha de tenir present que, quan s’afegeixen diversos documents a una carpeta, és convenient afegir algun sistema d’ordenació addicional com, per exemple, el cronològic. Un suggeriment que pot resultar molt útil és la utilització de l’ordenació cronològica segons la qual el darrer document que entra a l’arxiu es col·loca a la part davantera de la carpeta. D’aquesta manera, es facilita l’accés al material més recent, que és el que té més probabilitats de tornar a ser consultat.

Respecte a la manera de col·locar els documents dins la carpeta, cal dir que s’ha de procurar que els fulls no en sobresurtin, per evitar que es malmetin. Igualment, hem de procurar no carregar massa els calaixos i les carpetes dels arxivadors.

Un altre suggeriment útil pot ser anotar en llapis, en els diferents documents arxivats, la data en què es poden eliminar o transferir a un altre arxiu menys consultat.

La figura mostra les diferents fases del procés d’arxivament.

La classificació i l’ordenació de la documentació pretén establir sistemes d’organització fàcilment comprensibles per les persones que l’hagin de fer servir, de forma que l’accés als documents sigui el més àgil possible.

Un cop registrada la documentació que hem de conservar, hem d’establir uns criteris de classificació i ordenació que posteriorment ens permetran facilitar-ne la cerca. En aquesta línia, podríem dir que la classificació i l’ordenació de documents seria una de les primeres fases en el procés d’arxivament.

Posteriorment a la recepció o a l’elaboració de la documentació en l’empresa, i un cop aquesta documentació ha estat registrada, caldrà que no s’acumuli per damunt les taules de treball. Amb aquesta finalitat, és habitual disposar d’unes safates on es col·loca la documentació pendent de processar.

Existeixen diferents sistemes de classificació, que podem resumir en:

• Sistemes alfabètics
• Sistemes cronològics
• Sistemes geogràfics
• Sistemes temàtics o per matèries (assumptes)
• Sistemes numèrics i alfanumèrics
• Sistemes mixtos

El sistema alfabètic és molt utilitzat en les empreses per la seva simplicitat i pel fet de ser conegut fàcilment per qualsevol persona.

El sistema de classificació i ordenació alfabètic és molt utilitzat per ordenar diferents documents, com els que es refereixen a clients i proveïdors. En aquest cas, el documents s’ordenaran utilitzant la raó social de l’empresa o el primer cognom si parlem de noms de persones físiques.

Sovint, les empreses estableixen unes normes per a la classificació i l’ordenació alfabètica per tal d’estandarditzar el mètode de classificació i ordenació:

• Quan la primera lletra coincideix en els diferents ítems a ordenar, s’utilitzarà la lletra següent. Si la següent també es repeteix, utilitzarem les consecutives. Per exemple, Pascual precedirà Perera.
• Per establir un ordre alfabètic, utilitzarem la raó social de l’empresa o, si parlem de persones físiques, el primer cognom. Per exemple, Barnadisc, SL s’ordenarà davant de Girodisc, SL; trobarem Pere Abad abans que Cristina Bertran.
• Si el primer cognom coincideix, utilitzarem el segon cognom i, si tot i així, perdura la coincidència, utilitzarem el nom. Per exemple, Ros Màrquez, Àngels precedirà Ros Màrquez, Marc.
• Si el nom també coincideix, llavors utilitzarem algun altre element diferenciador, com ara la professió o el nom del carrer de l’adreça. Per exemple, Ros Màrquez, Àngels amb domicili al carrer Argentona estarà situat davant Ros Màrquez, Àngels del carrer Pamplona.
• Si el nom inclou titulació o càrrec, aquests no es tindran en compte. En les empreses en les quals utilitzem la raó social, si aquesta inclou el títol de l’activitat que s’hi realitza, tampoc no s’hauria d’incloure. Aquesta norma permet una distribució menys concentrada de les dades. Per exemple, Dra. Maria Planell Martí es classificarà després de Xavier Garcia Guzmán; Llibreria Raval es classificarà després de Llibres Llegim.
• Si el cognom o la raó social inclouen preposicions o articles, aquests no es tindran en compte en la classificació i ordenació. Per exemple, Cristina de la Rua es classificarà darrere de Marta Pons.
• Si el nom és estranger, les partícules sí que es consideraran part del cognom. Per exemple, McDouglas es classificarà darrere de Du Pont.

Els avantatges del sistema alfabètic són els següents:

• La senzillesa d’aplicació, ja que no cal conèixer gaire cosa més que l’abecedari per poder-lo utilitzar.
• No requereix cap font auxiliar (com una llista de codis) per cercar documents classificats amb aquest sistema.

Els inconvenients del sistema alfabètic són els següents:

• A mesura que incrementem el nombre de documents en el nostre arxiu, els hem d’intercalar amb els que ja teníem. Aquest fet implica una redistribució constant de tota la documentació, cosa que fa més costós el procés d’ordenació.
• Mentre que l’espai destinat als documents assignats a una determinada lletra pot estar infrautilitzat (pel poc ús que es faci d’aquesta lletra), l’espai corresponent a una altra pot estar saturat, la qual cosa fa més difícil que hi hagi un aprofitament òptim de l’espai.
• Quan el volum de carpetes augmenta molt, és més difícil fer una cerca.

La utilització de dates com a clau d’ordenació i classificació pot ser molt útil, especialment quan aquesta ordenació dels documents permet agilitar altres tràmits com cobraments o pagaments.

Un exemple clar de la utilització d’aquest sistema és l’ordenació d’efectes comercials a cobrar en funció de la data de venciment. Altres exemples poden ser la classificació i l’ordenació de la correspondència d’un determinat client, etc.

La classificació de documentació a partir de criteris cronològics es pot fer per anys, trimestres, mesos o altres divisions temporals.

Les normes per classificar i ordenar cronològicament són les següents:

• Utilitzarem una data que aparegui en el document a classificar i ordenar, com poden ser dates d’emissió de la documentació, dates de venciment…. Tanmateix, se’n poden utilitzar d’altres, com ara la data d’entrada de la documentació a l’empresa.
• En cas d’utilitzar una data que originalment no aparegui al document, caldrà fer-la-hi constar. Fer-ho facilitarà una reordenació si el document és utilitzat. Així, és freqüent veure la data inclosa en el segell del registre d’entrada.
• No s’ha de canviar arbitràriament la data utilitzada en l’ordenació per evitar barrejar documents ordenats amb diferents criteris. Per exemple, si els efectes comercials es classifiquen i ordenen atenent a la data de venciment, no es poden barrejar efectes classificats i ordenats utilitzant la data de lliurament.
• Cal decidir si el criteri d’ordenació per dates és ascendent o descendent i, un cop establert aquest criteri, procurar no canviar-lo.

Els avantatges del sistema cronològic són els següents:

• El principal avantatge del sistema d’ordenació cronològic és la simplicitat en l’ordenació. En aquest sentit, podem dir que és el sistema més simple.
• En funció de la data triada per fer la classificació, podria ser que no haguéssim d’intercalar documents. Per exemple, quan utilitzem la data d’arribada, els documents s’afegeixen al final.
• Tot i que algunes vegades podríem haver d’intercalar documents -com, per exemple, quan utilitzem la data de venciment-, això és molt menys freqüent que en el cas de la classificació i l’ordenació alfabètica.
• És un sistema molt útil en tant que pot facilitar la gestió de cobrament. Tenir els efectes comercials a cobrar ordenats per la data de venciment ens facilitarà aquesta gestió.

L’inconvenient del sistema cronològic és que, quan rebem una gran quantitat de documentació en un breu lapse de temps, ens podem trobar amb molta documentació classificada sota una mateixa data. Per aquest motiu, el sistema cronològic pot requerir la utilització d’un sistema de registre complementari que proporcioni un ordre de segon nivell a aquesta documentació.

Quan les empreses exerceixen la seva activitat en un territori ampli i amb diferents delegacions o diferents rutes pot resultar molt útil tenir un sistema d’ordenació basat en el lloc en què s’ubiquen.

D’aquesta manera, podem trobar sistemes de classificació geogràfics que organitzen els documents per països, comunitats autònomes, províncies, municipis o carrers. Igualment, podem trobar altres agrupacions, com ara les zones en què l’empresa exerceix la seva activitat (per exemple: zona sud i zona nord).

Les normes per fer una classificació geogràfica són les següents:

• Cal definir prèviament i de manera clara les zones que s’inclouran en la classificació per, així, evitar incloure documents en zones errònies.
• Caldrà verificar amb exactitud que cada document pertany a la zona que li assignem durant el procés de classificació, sense limitar-nos a fer-ho segons la nostra intuïció, ja que si únicament utilitzéssim la intuïció podria passar que, posteriorment, en el moment en què volguéssim tornar a consultar el document, no fóssim capaços de localitzar-lo.
• S’ha d’evitar al màxim canviar el criteri de zona aplicat. Això ens podria obligar a realitzar un gran treball per tornar a classificar els documents.
• Si per qualsevol motiu s’hagués de canviar de criteri sobre el que constitueix una zona, el millor sistema consisteix a unir, en una sola zona, el que eren dues zones antigues (això ens permetria evitar errors de classificació de documents) o a dividir una zona antiga en diferents zones. Aquest sistema evita que haguem de manipular excessives carpetes per fer una petita reestructuració.

Els avantatges del sistema de classificació geogràfic són els següents:

• L’adaptabilitat, ja que el sistema geogràfic permet diferents criteris en la definició de zona (província, municipi, comunitat autònoma…) i, per tant, l’empresa pot utilitzar el que li vagi millor.
• La simplicitat de classificació, quan els documents a classificar ja indiquen la zona a què pertanyen.

Els inconvenients del sistema de classificació geogràfic són els següents:

• Un dels principals problemes que presenta el sistema de classificació geogràfic és que no es tracta pròpiament d’un sistema d’ordenació, ja que tot i que agrupem els documents que pertanyen a un mateixa zona, el sistema geogràfic no ens diu en quin ordre ho hem de fer. Quan el volum d’informació a classificar per zona és gran, això obliga a establir un sistema d’ordenació addicional dins cada carpeta de zona o, fins i tot, si hi ha moltes zones, a establir un sistema addicional per ordenar-les. Per exemple, una empresa amb seu a Barcelona ciutat té la majoria dels clients a la mateixa ciutat, i per classificar-los utilitza dues zones, que són Barcelona ciutat i la resta de Catalunya. En aquest cas, no necessitarà cap sistema d’ordenació per a les zones; tot i així, molt probablement necessitarà que tots els clients d’una de les dues zones (si són molts) estiguin, per exemple, ordenats alfabèticament. D’altra banda, si l’empresa fos més gran i tingués oficines a totes les comarques, en haver-hi moltes zones, segurament les carpetes de comarques també s’haurien d’ordenar alfabèticament.
• Com passa amb la classificació alfabètica, l’espai de l’arxiu podria estar mal aprofitat. Assumint que cada zona té reservada una mateixa quantitat d’espai, podrien quedar espais de zona pràcticament buits, mentre que d’altres podrien estar saturats.
• El sistema de classificació pot necessitar una guia addicional per indicar a quina zona pertany cada document, cosa que pot alentir el procés de classificació. Per exemple, si els documents només inclouen la població i nosaltres classifiquem per províncies, necessitarem una guia que ens digui a quina província pertany cada poble. Es pot pensar, encertadament, que els documents acostumen a portar la província, però aquest problema es pot fer evident en casos en què és l’empresa qui defineix les zones.

Freqüentment, en les empreses trobem agrupats documents que tenen en comú la tipologia, la finalitat… Un exemple clar és una classificació que diferenciï factures, albarans, rebuts o les carpetes de clients, proveïdors, nòmines…

Per les seves característiques, el sistema de classificació per matèries o assumptes és semblant, en les seves normes, avantatges i inconvenients, al sistema geogràfic.

Les normes per classificar per matèries o assumptes són les següents:

• Cal detallar clarament quin és cada assumpte o matèria.
• Quan, durant la seva vida en l’empresa, la documentació ha de passar d’un grup a un altre, cal especificar en quin moment s’ha d’efectuar aquest canvi. Per exemple, en la nostra empresa podem tenir classificades les factures a les carpetes de cada client dins un grup anomenatclients; les factures pendents de pagament poden estar en una altra carpeta o grup de documents anomenat factures pendents de pagament; evidentment, en aquest cas, la factura pot complir els criteris de classificació dels dos grups: d’una banda, és una factura que encara no s’ha cobrat i, de l’altra, és una factura d’un client. Caldrà, doncs, especificar els criteris de pertinença a cada grup; per exemple: les factures passaran a la carpeta de clients un cop cobrades, i mentrestant romandran a la carpeta de factures pendents de cobrament.

Els avantatges de la classificació per matèries o assumptes són els següents:

• És fàcil d’utilitzar. Com que les persones que han de classificar i ordenar la documentació estan familiaritzades amb les diferents matèries, la classificació és molt ràpida.
• Si és necessari, es poden generar noves carpetes sense gaires complicacions. Per exemple, si tenim els documents classificats per les diferents línies de productes o serveis i, posteriorment, oferim una nova línia de productes, és fàcil afegir aquesta nova categoria per arxivar.

Els inconvenients de la classificació per matèries o assumptes són els següents:

• La definició de les matèries és difícil. Cal dedicar temps a dissenyar correctament els diferents grups en què es classificaran els documents. Una elecció poc encertada dels grups podria fer que els haguéssim de canviar i, per tant, que haguéssim de tornar a classificar tots documents.
• El sistema per matèries o assumptes és un sistema de classificació, però no d’ordenació. Caldrà, doncs, establir un sistema addicional per ordenar els documents dins de cada grup.

Els nombres estan presents en la majoria dels documents. Les factures es codifiquen amb un número d’emissió, la correspondència es registra amb una numeració…

Un exemple de classificació i ordenació numèrica el trobem en empreses que tenen molts expedients de clients. Aquests expedients reben, quan s’obren, un codi que pot incloure lletres i nombres, i es col·loquen de manera correlativa a mesura que arriben. Un exemple serien els expedients mèdics als centres d’atenció primària i als hospitals.

Les normes per classificar i ordenar numèricament/alfanumèricament són les següents:

• Els números es donaran de manera correlativa a mesura que s’originen els documents o expedients.
• Procurarem no tornar a donar un número que ja s’hagi utilitzat però que hagi quedat desert per la desaparició d’un expedient o document quan aquest quedi obsolet.
• Es generarà un índex auxiliar que permetrà relacionar el document buscat amb la codificació numèrica o alfanumèrica.

Els avantatges del sistema de classificació i ordenació numèric/alfanumèric són els següents:

• El principal avantatge és la facilitat de classificació de nous documents/expedients. Només caldrà afegir el nou expedient darrere els anteriors.
• Com que no s’han d’intercalar expedients, ja que aquests s’afegeixen al darrere, l’espai de l’arxiu s’aprofita millor.
• Quan es necessita ampliar l’arxiu, no cal redistribuir tots els expedients, ja que a la zona nova només arribaran documents o expedients nous.

Els inconvenients del sistema de classificació i ordenació numèric/alfanumèric són els següents:

• Excepte en els casos en què la codificació es complementa amb criteris addicionals com, per exemple, la classificació per matèries, la classificació no aporta informació addicional. En un prestatge tenim els expedients que van d’un número determinat a un altre, però aquesta classificació no ens dóna cap informació sobre el nom, la localització geogràfica, etc.
• Necessitem un índex o una base de dades auxiliar per poder trobar la documentació que busquem. Normalment, per localitzar un document es busca en l’ordinador el número que té assignat. Per a això, es proporcionen dades que s’inclouen en el document, com el nom del client, NIF, etc.

Dins els sistemes numèrics, farem especial menció del sistema decimal —que s’utilitza, entre d’altres, en la comptabilitat— i del sistema decimal universal —que s’utilitza en les biblioteques.

En el cas del procés comptable, veiem com tots els comptes estan classificats en nou grups, i que aquests es poden subdividir en més grups simplement afegint una xifra més. Aquest sistema també l’utilitzen els ordinadors per ordenar arxius els noms dels quals contenen xifres.

En l’exemple de la taula podem veure la diferència entre els dos sistemes de classificació numèrics. En el sistema tradicional, un nombre amb dues xifres sempre és superior a un que només en tingui una i, per això, el trobarem després. En el sistema de classificació decimal, en canvi, un número de dues xifres representa una subdivisió del número amb què coincideix en totes les xifres excepte la darrera. D’aquesta manera, el subgrup 11 forma part del grup 1, igual que el subgrup 256 formaria part del subgrup 25.

Entre els principals inconvenients del sistema decimal hi ha la limitació dels grups que es poden formar, en principi 10 (del 0 al 9).

La realitat del món de l’empresa ens mostra que són diversos els criteris utilitzats quan classifiquem i ordenem els documents. Així és com apareixen els sistemes mixtos de classificació.

D’aquesta manera, podem trobar que en un primer nivell els documents se separen per matèries (clients, proveïdors…). Els clients, per la seva banda, estan ordenats seguint un criteri geogràfic i, dins de cada zona de referència geogràfica, estan ordenats alfabèticament. Finalment, els documents de cada carpeta de client estan ordenats de manera cronològica per data d’emissió del document.

La figura mostra cada nivell de classificació i el sistema utilitzat en aquest nivell.

L’organització de l’arxiu serà una feina prèvia al començament de les tasques d’arxivament. Una bona organització prèvia facilitarà molt la tasca posterior, i és per això que és important dedicar un temps, abans de començar a arxivar, a preveure com funcionarà l’arxiu, i a fer-ne un disseny òptim que preveurà tant la selecció del tipus de mobiliari com la localització de la informació per facilitar l’accés a les persones que hagin de treballar amb la documentació, la minimització dels recorreguts, l’establiment de normes d’accés…

En el moment de decidir quins seran els elements que compondran l’arxiu caldrà seleccionar diferents tipus de mobiliari, carpetes… Per fer aquesta selecció correctament caldrà tenir presents un seguit de qüestions:

• L’espai que tenim per arxivar. Aquest pot ser més o menys limitat a l’oficina. Si és molt limitat, podria ser convenient que hi hagués un únic arxiu centralitzat en alguna part de l’empresa. Si no és possible disposar d’un altre espai, caldrà buscar el mobiliari que millor s’adapti al que hi ha disponible.
• La proximitat a les persones que treballen amb la informació. El mobiliari més proper haurà de ser el que s’hagi d’utilitzar amb major freqüència. Aquest mobiliari haurà de contenir expedients amb què es treballa, però no d’un gran volum, ja que la documentació més prescindible que contenen anirà passant a l’arxiu semiactiu, i a l’inactiu quan aquesta es deixi d’utilitzar.
• La tipologia de la documentació. Per exemple, totes les factures d’un client es poden incloure en algun tipus de carpeta (el seu expedient), i aquesta en el mobiliari específic dels expedients. En canvi, formularis per omplir, que es necessitaran més sovint, estaran més propers en safates, per exemple, i sobre la taula.
• El volum d’informació a classificar. Cada tipus de mobiliari té unes limitacions sobre la documentació que pot encabir. Afortunadament, però, bona part del mobiliari està constituït per mòduls i, per tant, es pot ampliar amb facilitat.

El conjunt de materials, elements o mobiliari disponibles per utilitzar a l’arxiu es pot agrupar en tres grans grups: carpetes, mobiliari i altres elements.

Una de les maneres més habituals de classificar la informació és agrupant-la en carpetes. De carpetes n’hi ha de diferents tipus. Així, podem trobar carpetes individuals que inclouen tots els elements relacionats amb un tema -com ara expedients de clients, proveïdors, treballadors, etc.-, però també carpetes amb molts espais diferenciats, que ens permetran mantenir petits arxius o mantenir l’ordenació de la documentació quan aquesta es traspassa d’un arxiu actiu a un de semiactiu.

Els tipus de carpetes que hi ha en el mercat són els següents:

• Carpetes simples, subcarpetes o dossiers. Acostumen a ser de cartolina i s’utilitzen molt per incloure tots els documents relacionats amb un tema. Són molt pràctics perquè es poden utilitzar com a subcarpetes d’una carpeta penjant, la qual cosa evita haver de treure la carpeta penjant del moble i haver de perdre temps decidint en quin ordre va a l’arxiu. N’hi ha de diversos tipus:
  • Amb una pestanya per anotar el tema de què tracta la carpeta.
  • Amb una finestreta superior frontal, quan es vol veure part de la portada de la documentació que conté.
  • Amb butxaca o amb solapa interior que, a més, pot tenir forma de bossa per evitar que la documentació caigui si la carpeta ha de sortir de l’empresa.
  • Dossier pinça, que té l’avantatge que la documentació està subjecta a la carpeta, amb la qual cosa evita que part de la documentació sobresurti i es faci malbé.

• Carpetes penjants. Normalment són de cartolina i tenen una guia de plàstic o metall mitjançant la qual es poden penjar de mòduls carpeters, de bastidors o de carros amb rodes, per tal de facilitar-hi l’accés, que es produeix de manera vertical. Les carpetes penjants s’utilitzen molt per emmagatzemar expedients. Per facilitar la cerca de documentació acostumen a portar afegides unes pestanyes de plàstic que sobresurten en què es pot anotar un petit text que, posteriorment, ens ajudi a identificar la documentació que contenen.

• Carpetes classificadores o tipus acordió. Poden ser de cartró o de plàstic, i la seva característica principal és que estan dividides en una sèrie de compartiments on es pot emmagatzemar la documentació. Per facilitar l’organització i el posterior accés a la informació, cada divisió sol portar una etiqueta en què hi ha escrites una o més lletres seguint l’ordre alfabètic. Aquest tipus de carpetes s’utilitza quan la quantitat de documentació a arxivar és petita. També ens pot ser útil per realitzar la transferència de documentació d’un arxiu a un altre.

• Carpetes arxivadores de palanca o carpetes AZ. Aquestes carpetes tenen dues anelles que permeten afegir documents amb forats de manera que quedin ben subjectes a la carpeta i no caiguin ni es desordenin. Les anelles s’obren i es tanquen mitjançant una palanca. A més, aquest tipus de carpetes acostuma a portar un mecanisme metàl·lic per mantenir la documentació agrupada de manera compacta, la qual cosa evita que, en moure la carpeta, els documents que conté es malmetin en la zona de contacte amb les anelles.

• Carpetes amb fundes. Aquest tipus de carpetes, que solen ser de plàstic, incorporen a l’interior fundes transparents dins de les quals es pot afegir documentació. Aquest tipus de carpetes, més que per arxivar, són útils quan la documentació original ha de romandre fora de l’arxiu i no volem que es malmeti. Les fundes que incorpora poden ser fixes o extraïbles.

Igual d’important que la selecció dels elements per arxivar, com les carpetes, és una elecció correcta del mobiliari on arxivarem els documents. Una selecció correcta ens ajudarà a estalviar temps en l’accés.

Entre el diferent mobiliari que podem trobar en una oficina, destaca el següent:

• Mobiliari per a carpetes penjants. Aquest tipus de mobiliari el podem trobar en forma d’armaris que acostumen a ser metàl·lics i disposen d’uns calaixos amb unes guies per subjectar les carpetes penjants. És habitual, però, veure altres tipus de mobiliari o accessoris dissenyats amb aquest mateix objectiu. Aquest és el cas del carro per a carpetes penjants, que consisteix en una estructura metàl·lica, amb rodes a la part inferior, i que és molt útil per tenir a mà les carpetes que necessitem per treballar.
• Prestatgeries. Se’n troben de diferents materials i de diversa tipologia. Des de les formades per una única lleixa subjectada a la paret per dipositar-hi carpetes a sobre, fins a les que consten d’una estructura metàl·lica o de fusta amb diferents lleixes. També es poden trobar dins d’armaris. Les prestatgeries s’acostumen a fer servir per dipositar les carpetes o les capses d’arxivament definitiu.
• Armaris sobre rails. En arxius amb gran volum de documentació emmagatzemada, qualsevol idea per optimitzar la utilització de l’espai és benvinguda. Aquesta és la filosofia de què parteixen els armaris sobre rail. Aquests armaris estan enganxats els uns als altres i disposen d’un volant al lateral que, en girar-lo, permet moure i separar amb poc esforç els armaris que contenen els arxius. D’aquesta manera, es limita l’espai destinat habitualment als passadissos entre armaris o prestatgeries, ja que només cal un passadís. Si es vol accedir a un altre armari, només caldrà accionar el mecanisme per obrir el passadís corresponent. Aquest tipus de mobiliari només és recomanable per arxivar documents poc actius, ja que el major inconvenient es presenta quan diverses persones han d’accedir alhora a documents que es troben en armaris diferents.
• Armaris de seguretat. Per les seves característiques (per exemple, poden ser resistents al foc en estar fets de material ignífug), són especialment recomanables per desar la documentació més important de l’empresa.

A part de mobiliari i carpetes, també podem trobar altres elements que ens serviran per arxivar la documentació que es genera en l’empresa. En aquest sentit, hi ha un ampli ventall de material que ens permetrà arxivar des de dossiers dels nostres clients fins a targetes de visites. Entre aquest material, el més habitual a l’oficina és el següent:

• Capses d’arxivament definitiu. És un dels elements més comuns a totes les oficines. Són de cartró i s’han de muntar plegant-lo de manera que agafi la forma de capsa. S’utilitzen molt per guardar documents inactius. És freqüent, per exemple, que documentació d’exercicis anteriors es trobi organitzada en aquest tipus d’element. Habitualment incorporen un requadre en el llom en què es poden escriure indicacions sobre el que contenen.
• Contenidors de capses d’arxivament definitiu. Si volem retirar capses d’arxivament definitiu de prestatgeries un cop la documentació que contenen és poc probable que es torni a consultar, s’utilitzaran aquests contenidors.
• Classificadors de targetes. Són carpetes amb fundes de plàstic dividides en compartiments d’una mida adequada per contenir les targetes de visita que podem acumular durant la feina.

L’entrada de la documentació a l’arxiu no implica que aquesta ja no s’utilitzi. Aquest fet suposa, més aviat, el començament d’una nova etapa. Així doncs, hem de veure l’arxivament com un sistema d’organització de la documentació per facilitar-ne la localització quan la tornem a necessitar.

En una empresa hi haurà moltes persones que tinguin accés a l’arxiu, però pot ser que no totes tinguin accés a la totalitat de la documentació que conté.

D’altra banda, el fet que hi hagi diverses persones que tenen accés a la documentació i que, en determinats tipus d’empresa, la puguin extreure o arxivar per si mateixos, ens obligarà a elaborar una sèrie de normes comunes per a tothom per tal d’unificar la manera com arxivem i, així, després ens sigui més fàcil trobar la documentació que necessitem.

Perquè un arxiu funcioni correctament caldrà unificar les normes per les quals es regiran totes les persones que tinguin accés a l’arxiu. Entre aquestes, podem destacar les següents:

• Unificar els sistemes de classificació i ordenació.
• Determinar qui pot accedir a la informació continguda a l’arxiu.
• Saber qui haurà de portar el control de seguiment de la documentació que surti de l’arxiu, i com ho ha de fer.
• Saber quina documentació es pot eliminar de l’arxiu i quina s’ha de transferir.

Per vetllar pel compliment de totes aquestes normes, a més de pactar-les amb tot l’equip que té accés a l’arxiu, serà convenient que en l’empresa es creï la figura del responsable de l’arxiu, especialment en empreses grans.

La persona designada per encarregar-se de l’arxiu, en ser responsable d’aquest i centralitzar molta informació sobre la seva organització, haurà de dedicar bona part del temps a gestionar sol·licituds, fer seguiments, fer controls… En grans empreses, això pot fer que hi hagi persones dedicades exclusivament a complir aquesta tasca.

Una de les principals preocupacions de les empreses és garantir la confidencialitat de la informació que custodia. Documents de clients, informes o documentació interna, etc., són exemples de documentació que pot contenir dades sensibles que s’han de tractar d’acord amb la normativa sobre protecció de dades. L’empresa ha de garantir que el seu ús està restringit a aquell que ha estat previst i, per aquest motiu, és habitual que les organitzacions estableixin protocols d’accés, de manipulació i d’eliminació de la documentació escrita.

• Els protocols d’accés pretenen que els treballadors puguin accedir només a aquella informació que és rellevant pel desenvolupament de la seva feina. Així, per exemple, el cap de recursos humans podrà accedir a les nòmines dels seus treballadors, però aquests no podran accedir a les dels seus propis companys. Les limitacions d’accés s’imposen de diverses maneres: mitjançant limitacions físiques (custodiar aquesta documentació a arxius on només determinades persones tinguin accés) o mitjançant limitacions tècniques (donant claus d’accés a la documentació a la xarxa només als usuaris que n’hagin de fer ús) o simplement avisos sobre la confidencialitat (determinades carpetes i/o documents inclouen la paraula confidencial que adverteix que no has d’accedir si no t’han autoritzat expressament i que no pots fer públic el contingut si, efectivament, tens accés).
• Els protocols de manipulació més habituals són la limitació de l’espai on poden ser utilitzats els documents. Així, per exemple, de forma freqüent no es poden extreure documents del centre de treball o de la zona de consulta de l’arxiu. Un altre protocol és garantir la traçabilitat de la documentació, és a dir, registrar per quines mans ha passat per tal de delimitar responsabilitats si la documentació és filtrada fora de la institució o a persones que no n’haurien d’haver-hi tingut accés.
• Els protocols d’eliminació acostumen a descriure el mecanisme de destrucció de documentació obsoleta. En cap cas, si contenen dades personals o d’empreses, aquesta documentació no ha de ser abandonada a les escombraries. El més habitual és fer ús de destructores de paper d’oficina o, si el volum a destruir és molt gran, la contractació dels serveis d’empreses especialitzades.

Al llarg dels temps s’ha considerat que la informació és una eina estratègica per a qualsevol institució. Normalment, les empreses han valorat molt l’exclusivitat de la informació de què poden disposar.

És obvi pensar que si una empresa vol protegir la informació de què disposa és sobretot per no donar avantatges a la competència.

El que potser no és tan obvi és que aquesta informació s’ha de preservar, també, d’alguns dels treballadors de la mateixa empresa. Per exemple, no tindria sentit que un conserge d’un ministeri de defensa tingués accés a tota la informació sobre actuacions militars secretes. Però no solament perquè sigui de sentit comú, sinó perquè la normativa sobre protecció de dades de caràcter personal també especifica com ha de ser l’accés a les dades d’una empresa.

De fet, és habitual que la informació de què disposa l’empresa s’organitzi mitjançant un sistema d’accessos a ella que emularia les capes d’una ceba. Així, hi haurà un nombre elevat d’individus que tindrà accés a la informació més superficial, nombre que es reduirà a mesura que la informació a què es vol accedir es consideri més estratègica.

Un exemple de document que situaríem en un primer nivell és la llista de productes que comercialitza la nostra empresa. Normalment, qualsevol client podria conèixer aquesta llista. Els clients també poden tenir accés a la informació relativa a les operacions que ha fet amb nosaltres.

En un segon nivell, hi trobem la informació que pot conèixer qualsevol treballador, però no els clients. Un exemple típic és la recepta «secreta» del cuiner que, segurament, els seus ajudants coneixen, però que poques vegades s’explica al client. També en són exemples la informació relativa als costos de producció de la nostra empresa, els marges que obté amb la seva comercialització, etc.

Un tercer nivell és el que conté informació a la qual pot accedir un treballador però no un altre. Un exemple és la informació sobre els sous dels companys de treball que en determinades empreses es considera confidencial.

Per acabar, queda el nivell més restringit de la informació, un quart nivell a què poques persones de l’empresa tenen accés. En aquest nivell trobem, per exemple, tota la informació relativa a plans estratègics de l’empresa a llarg termini, a si en un termini mitjà es tancarà una planta, etc.

A més, sovint, també s’estableixen altres nivells en què, independentment de la posició del treballador, aquest té accés a una determinada informació, mentre que els seus companys tenen accés a una altra informació. Un exemple el trobem en el treball amb projectes: cada treballador només té accés a la informació relativa al projecte en què treballa.

En l’empresa, doncs, conviuran persones que tindran diferents drets d’accés. El més comú serà que no tothom tingui accés a tota la documentació.

Però com és possible compaginar tots aquests drets de manera organitzada? La realitat és que l’aparició del treball informatitzat en xarxa en les empreses ha estat un gran avenç en aquest sentit. Tot i així, anteriorment també hi havia altres sistemes.

El més comú era utilitzar diferents elements per arxivar, diferent mobiliari o, fins i tot, diferents sales per desar la informació amb un accés més restringit. Per exemple, no tindria sentit que informació sobre els nostres clients a la qual no es vol que accedeixin els treballadors de l’empresa s’arxivés a la mateixa carpeta on aquests guarden les factures d’aquests clients. D’aquesta manera, propiciaríem que la informació restringida fos de fàcil accés quan s’hagués d’afegir documentació a aquesta carpeta.

En funció de la rellevància de la informació, es pot desar en un mobiliari diferent, fins i tot, si escau, amb pany o en alguna caixa forta.

Un aspecte que les persones que treballen a les empreses han de tenir clar és la utilització que es pot donar a les dades de caràcter personal a les que l’empresa té accés per la seva activitat. Una de les normes bàsiques és que no es poden utilitzar les dades personals disponibles per a finalitats diferents a aquelles que van justificar la seva recollida. Aquesta restricció té com a única excepció que es disposi de l’autorització prèvia atorgada per la persona afectada. Així, per exemple, si som una empresa informàtica que gestionem el programa d’admissió d’un hospital no podem utilitzar la base de dades de clients per fer propaganda de la nostra empresa d’informàtica.

En la vida quotidiana de l’empresa es gestionen contínuament dades de clients, proveïdors, treballadors, etc. Les dades personals d’aquests poden ser diverses: noms, cognoms, DNI, circumstàncies personals, poder adquisitiu, etc.

A l’hora de la recollida de les dades, s’estableix l’obligació d’informar prèviament els implicats de les dades que seran incloses en algun fitxer, i la finalitat i difusió d’aquest fitxer, i que en tot cas tenen dret a l’accés, a la rectificació, a la cancel·lació i a l’oposició a l’ús de les seves dades.

L’article 18.4 de la Carta Magna diu que «la Llei limitarà l’ús de la informàtica per garantir l’honor i la intimitat personal i familiar dels ciutadans i el ple exercici dels seus drets». Per aprofundir en aquesta norma, es dicta la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de Dades de Caràcter Personal, que regula tot allò referent al tractament d’informació sobre persones físiques.

Els anomenats drets ARCO donen als ciutadans la potestat de protegir les seves dades personals i d’exercir-hi un control efectiu. Aquests drets són els següents:

• Dret d’accés. És el dret d’un mateix a sol·licitar i obtenir informació gratuïtament sobre si les seves dades personals es tracten, amb quina finalitat i quins usos concrets, d’on s’han tret, si s’han comunicat o es pretenen comunicar i a qui.
• Dret de rectificació. És el dret d’un mateix a rectificar gratuïtament les seves dades personals quan siguin errònies o incompletes.
• Dret de cancel·lació. És el dret d’un mateix a suprimir gratuïtament les seves dades personals quan siguin inadequades, excessives o innecessàries, o quan es conservin durant un temps superior al que pertoqui, o siguin contràries a la LOPD. La cancel·lació origina el bloqueig de les dades, i només s’han de conservar a la disposició d’administracions públiques, jutges i tribunals per atendre les responsabilitats que hi pugui haver. Una vegada passat el termini de prescripció, s’han de suprimir les dades.

• Dret d’oposició. És el dret d’un mateix a sol·licitar gratuïtament que no es tractin les seves dades personals. Aquest dret es pot exercir en els casos següents:
  • Quan no sigui necessari el seu consentiment per tractar les dades sempre que hi hagi un motiu legítim fonamentat relatiu a una situació personal concreta i cap llei no digui el contrari.
  • Quan es tracti de fitxers amb una finalitat publicitària i de prospecció comercial.

De la mateixa manera que la normativa estableix quin ús es pot fer de les dades recollides en el desenvolupament de les tasques pròpies de l’empresa, també estableix diferents nivells de seguretat aplicables a les dades de què disposa l’empresa. En aquest sentit, s’estableixen tres nivells de seguretat que condicionaran l’arxiu, l’accés o la destrucció de la documentació. Aquests tres nivells són bàsic, mitjà i alt.

És probable que, un cop arxivada, la documentació es torni a necessitar i que, per tant, calgui recuperar-la de l’arxiu.

Tot i disposar d’un arxiu ben organitzat, el fet que diferents persones accedeixin a la documentació i en puguin retardar el retorn a l’arxiu podria generar problemes a les persones que necessiten, al seu torn, utilitzar-la de nou. Encara més, si no podem conèixer qui ha retirat de l’arxiu determinats documents, aquests es poden perdre amb més facilitat.

Així doncs, a més de disposar d’un arxiu ben organitzat, l’haurem de dotar també d’elements de control de la documentació, els quals ens permetran fer un seguiment acurat de la documentació quan surt de l’arxiu.

També hi ha altres alternatives. Una és no prestar mai els documents originals, sinó fer-ne còpies per a qui els sol·liciti.

Aquesta darrera opció és més utilitzada quan qui sol·licita la documentació són persones externes a l’empresa. Quan qui l’ha d’utilitzar és un treballador de la mateixa empresa és poc freqüent, ja que els costos augmenten molt (temps per fer fotocòpies, despesa…).

A més, pot passar que les còpies s’acabin arxivant, la qual cosa duplicaria la documentació. Per evitar aquest problema és recomanable anotar la paraula còpia en els documents que no són originals. D’aquesta manera, podrem diferenciar fàcilment els documents originals dels que no ho són.

Per al control de la documentació, de la mateixa manera que es disposa d’un registre amb la documentació que conté l’arxiu, també caldrà portar un control de tot allò que surt (taula). Això ens permetrà saber quina persona es responsabilitza del dipòsit d’un determinat document mentre aquest estigui fora de l’arxiu.

Entre les dades que trobem anotades hi figuren les informacions següents:

• El nom o la referència que identifica la documentació.
• El nom de la persona o del departament que fa la sol·licitud.
• La data de sortida de la documentació.
• La data en què es preveu que la documentació torni a l’arxiu.
• L’anotació corresponent a la confirmació de la devolució. Si s’ha tornat, es pot posar una creu o un sí. Tanmateix, aquesta columna pot no aparèixer si s’utilitza un full informatitzat en què, quan es torna el document, s’elimina el registre de la sol·licitud.

L’espai és un recurs limitat, però encara ho és més l’espai proper. Per aquest motiu, és imprescindible alleugerir al màxim possible les seccions actives de l’arxiu que, en definitiva, són les més properes i amb les quals treballem més sovint.

La documentació pot tenir diferents cicles de vida, però el més habitual és que els arxius actius continguin la documentació de fins a un any d’antiguitat o, només, la de l’exercici en curs.

A mesura que passi el temps caldrà transferir la documentació de l’arxiu actiu al semiactiu i al passiu. En aquest sentit, és freqüent que aquest tipus d’operacions es faci de manera anual, tot i que aquest fet estarà determinat per diferents factors, com ara la grandària de l’empresa, entre d’altres.

En fer aquest procés de transferència, és important tornar a triar la documentació, eliminant de l’arxiu la que s’hagi convertit en innecessària. La idea és que a l’arxiu semiactiu només arribin els documents que valgui la pena conservar i que no s’hagi de mantenir documentació que no cal.

La transferència de la documentació s’haurà de fer de manera periòdica i, sobretot, programada, ja que, si no, pot passar que aquesta acabi per no fer-se mai. D’aquesta manera ens assegurarem que, cada cert temps, s’alleugerirà el volum de documentació de l’arxiu actiu.

Un cop la documentació arriba a l’arxiu inactiu, comença el compte enrere cap a la seva destrucció, o la transferència a l’arxiu històric en el cas que la documentació es vulgui conservar de manera permanent. Tot i així, abans de destruir cap document ens hem de fer algunes preguntes per assegurar-nos que no comentem un error:

• És correcta legalment la seva eliminació? Recordem que la legislació marca els períodes durant els quals l’empresa ha de conservar una documentació determinada.
• Podria ser-nos encara de certa utilitat la documentació? Aquesta pregunta caldrà respondre-la tenint en compte el cost d’oportunitat que suposaria eliminar-la en comparació amb els beneficis que es derivarien d’aquesta destrucció.

A l’hora d’eliminar la documentació també s’ha de tenir clar que l’eliminació de la documentació no pot representar exclusivament el seu abandonament als contenidors de deixalles.

La documentació de què disposa l’empresa acostuma a tenir informació sobre clients, proveïdors, treballadors, etc., i l’empresa és responsable de la seva custòdia, però també de la confidencialitat respecte a tercers. Per aquest motiu és imprescindible que abans de llençar-se a les escombraries la documentació sigui destruïda, o com a mínim se n’eliminin les dades privades que conté sobre terceres persones.

Per fer la destrucció, cal tenir present que existeixen aparells dissenyats expressament amb aquest objectiu. El més habitual és trobar les màquines destructores de documentació a l’oficina. El problema de les més esteses és que no poden destruir un nombre elevat de documents simultàniament. Quan el volum de documentació a destruir en una empresa és molt alt es poden contractar els serveis d’empreses especialitzades en la destrucció de la documentació.

En seleccionar una destructora de documentació caldrà tenir en compte el nivell de seguretat que ofereix respecte a l’eliminació de dades.

La destrucció de dades personals s’efectua sobre la base de la norma DIN 32757, que defineix 5 nivells de seguretat i declara els estàndards que ha de reunir la tecnologia i el personal que tractarà la informació confidencial en l’empresa. La mesura del tall té relació directa amb la sensibilitat del document, per la qual cosa, com més confidencial sigui el document a eliminar, en trossets més petits s’haurà de destruir.

Els nivells de seguretat que estableix la norma són:

• Nivell 1 (documents generals). La mida no ha de superar els 2.000 mm², en tires de 10,5 mm o fragments de 10,5 × 40-80 mm. S’aplica per a documents generals i sense importància vital per l’empresa que, malgrat tot, un cop usats, en destruir-los han de quedar il·legibles.
• Nivell 2 (documents interns). La mida màxima és de 800 mm². Han de ser fragments de 28 × 28 mm o tires de 3,9-5,8 mm. Aquest nivell s’usaria per a documents interns de l’empresa, com poden ser llistes de dades de personal o similars.
• Nivell 3 (documents amb informació confidencial). En aquest cas, les partícules no han de superar els 320 mm² en fragments de 0,9 × 30-50 mm o tires de 1,9 mm, ja que es tractaria de documents que poden comprometre la intimitat de persones, ja que contenen dades de caràcter personal d’empleats, clients, proveïdors, etc.
• Nivell 4 (informació secreta). No han de superar els 30 mm² en fragments de 1.9 × 15 mm, ja que s’aplica a documents que comprometen la seguretat de l’empresa pel seu contingut.
• Nivell 5 (documents classificats, dels quals no és possible la seva reproducció). Les particions no han d’excedir els 10 mm² en partícules de 0.78 × 11 mm. Són documents subjectes a un alt nivell de confidencialitat i a unes exigències de seguretat extremadament elevades.

A aquests nivells s’hi pot afegir el nivell 6, que tot i no trobar-se recollit per la norma també està estandarditzat, i que fixa partícules d’un màxim de 0,8 × 5 mm.

Tot i que la normativa no la recull, podem establir una relació entre els nivells de seguretat bàsic, mitjà i alt que marca la normativa espanyola de protecció de dades de caràcter personal i els 5 nivells que estableix la norma DIN per a les destructores de documentació. En aquest sentit podríem establir la relació que ens dóna la taula.

El procés de destrucció documental es realitza aplicant la legislació vigent sobre protecció de dades i recollida de residus no perillosos:

• Llei 15/1999 de Protecció de dades personals
• RD 994/1999 de Tractament de fitxers automatitzats
• Llei 10/1998, de 21 d’Abril, de Residus
• Directiva 95/46/CE del Parlament Europeu relativa a la protecció de les persones físiques quant al tractament de dades personals i a la lliure circulació d’aquestes dades
• Decisió 160/07/2002, del Parlament Europeu, de 22 de juliol de 2002, en Matèria Mediambiental
• Real Decret 1720/2007, de 21 de Desembre de 2007, pel qual s’aprova el reglament de desenvolupament de la Llei 15/1999
• Agència Espanyola de Protecció de Dades - Drets de Menors
• Agència Espanyola de Protecció de Dades - Guia de Seguretat de dades 2008

Per evitar que es destrueixi per error documentació que no s’hauria de destruir caldrà establir protocols on s’assignaran responsabilitats en aquest sentit. Cada responsable de custodiar documentació ha de saber quina és la documentació de la qual n’és responsable pel que fa a la destrucció. Igualment, ha de conèixer també sobre quina documentació no té suficient autonomia per decidir si es pot destruir o no.

El més efectiu és que es fixin unes categories de documents i unes directrius d’actuació amb els documents de cada categoria.

S’hauria d’intentar minimitzar l’arbitrarietat en la selecció.