Processos i control de la gestió documental

Per abordar la revisió del document final caldrà conèixer els processos i control de la gestió documental del que forma part el document final. Això implica, conèixer:

• els elements que componen un sistema de gestió documental,
• les accions per a la gestió de documents en el projecte,
• el procés de digitalització de documents i
• els avantatges del sistema de gestió documental en projectes.

Finalment, per dur a terme la revisió del document final, caldrà conèixer els apartats que el conformen.

L’article 1 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents, defineix el sistema de gestió documental a Catalunya com:

És una àrea de la gestió administrativa què té la funció d’aconseguir eficàcia i economia en les següents tasques relacionades amb els documents:

• Creació: En aquesta fase, és important definir les plantilles o models que s’utilitzaran per crear els documents. Establir els criteris d’identificació i classificació i determinar les metadades que s’han d’associar a cada document.
• Recepció: és el procés d’obtenció dels documents, que poden arribar a l’organització per diferents canals (correu electrònic, web, escaneig de paper, etc.). És important que es defineixi un protocol d’entrada de documents que asseguri la seva correcta identificació i classificació.
• Indexació: és el procés d’assignació de metadades a cada document per facilitar la seva recuperació. Aquestes metadades han de ser coherents amb les definides durant la fase de creació i han de permetre la classificació dels documents en funció dels criteris establerts
• Manteniment o arxiu: és el procés de dipòsit dels documents en un repositori que permeti la seva gestió i accés posterior. És important que s’estableixin polítiques de conservació que determinin els períodes de retenció de cada tipus de document.
• Distribució: és el procés de difusió dels documents als destinataris corresponents.
• Recuperació: és el procés de cerca i obtenció dels documents que es necessiten per realitzar una tasca concreta.
• Eliminació: és el procés de supressió dels documents que ja no són necessaris per a l’organització. És important que es defineixi una política de destrucció de documents que contempli els criteris de seguretat i privacitat adequats per evitar la divulgació de la informació continguda en ells.
• Avaluació: per tal d’establir les polítiques i procediments necessaris per garantir l’eficàcia del sistema de gestió documental.

Els elements de la gestió documental són les diferents components que intervenen en el procés de gestió de la informació i la documentació d’una organització. A continuació, es descriuen els més importants:

• Document: és el suport físic o electrònic en el qual s’emmagatzema la informació que es vol gestionar.
• Metadades: són les dades que descriuen el document i que faciliten la seva identificació, classificació i recuperació. Les metadades poden incloure informació com el nom del document, el seu autor, la data de creació, la versió, el tema, la categoria, etc.
• Repositori: és el lloc on es dipositen els documents per a la seva gestió i conservació. El repositori pot ser físic o electrònic i ha de garantir la seguretat i la privacitat dels documents.
• Polítiques i procediments: són les normes i les directrius que regulen el procés de gestió documental. Aquestes polítiques i procediments han de definir les responsabilitats, els terminis, les formes d’accés, les mesures de seguretat, les tasques de conservació i eliminació, entre altres aspectes.
• Sistema de gestió documental (SGD): és l’eina tecnològica que permet gestionar i controlar tot el cicle de vida dels documents. El SGD pot incloure funcionalitats com la creació, captura, indexació, emmagatzematge, cerca, distribució i eliminació de documents. Els elements que componen un sistema de gestió documental electrònic són:
  • bases de dades documentals,
  • maquinari,
  • programari,
  • xarxes,
  • usuaris i
  • administradors.
• Auditoria: és el procés de revisió i seguiment de les activitats realitzades en el marc de la gestió documental. L’auditoria permet verificar el compliment de les polítiques i procediments establerts i identificar possibles punts febles del sistema.

En la gestió documental és necessari tenir identificats quin tipus de documents s’usen i així reconèixer-los i trobar-los fàcilment quan sigui necessari. Per aconseguir-lo, és necessari sistematitzar les següents accions:

1. Determinació dels documents a utilitzar en un projecte qualsevol com poden ser l’acta de constitució, les actes de reunions, el pla del projecte, diagrama de Gantt, diagrama PERT (tècnica de revisió i avaluació de programes), diverses matrius com la RACI o RAM (matriu de responsabilitats segons activitat), planificació i gestió de riscos, pressupost, etc.).
2. Catalogació o codificació de cada tipus de document.
3. Registre, és a dir, enregistrar-los per a poder arxivar i portar un control d’aquests.

Respecte al primer pas, a banda dels documents de gestió propis del projecte, n’hi ha d’altres de tipus comercial, per exemple els que es generen a les compres com són les comandes, factures, albarans i rebuts de compra.

També trobem documents que tenen a veure amb els contractes i comunicacions, per exemple les cartes formals, siguin en PDF o en e-mails, també presentacions, actes de reunió, convocatòries, permisos, etc.

Per enregistrar la documentació es pot fer de moltes maneres. Una d’elles podria ser tenir en compte l’organigrama de l’empresa o departament: direcció, cobraments, compres, qualitat, desenvolupament, recursos humans, etc.

Així, cada tipus de document, el determinem segons els atributs o descriptors que s’indiquen a la taula. Un possible exemple seria: la unitat (la identifiquem amb un codi), la direcció de l’organització (es pot identificar amb les lletres “Dir”), cobraments (es poden identificar amb les lletres “Cob”), d’igual manera les compres amb les lletres “com”, etc.

Per al registre dels documents, s’estableix una relació que podria ser la següent: Àrea / Document / Correlatiu / Descripció i Data.

Potser sembla una mica complicat al principi, però si es respecta per tots, al final resulta pràctic per poder trobar fàcilment els documents.

Altres consideracions a tenir en compte en el registre dels documents:

• En nomenar els arxius electrònics, és important fer servir guions baixos per tal de separar les paraules en noms autoexplicatius (evitar l’ús de “ñ”, accents, “ç”).
• Una forma d’evitar en buscar entre mil carpetes és no posar-ne masses. Si una carpeta conté menys de cinc arxius potser no és necessària.
• Si s’arxiva segons aquesta codificació quan arribi el moment es pot considerar la creació de subcarpetes. Per exemple, factures per anys comptables.
• Resulta útil codificar els documents amb la data invertida de l’última edició. Per exemple 20221204 per al 4 de desembre de 2022.
• Així en ordenar una carpeta per ordre alfabètic després s’ordena automàticament per data, al final també és recomanable incorporar el nom de la versió _v2, _v3, etc.
• És molt important organitzar els documents digitals des de l’inici, a la carpeta que li correspon. No caure en temptació de guardar en local per després pujar-lo, amb això es corre el risc de la desaparició del document.
• No esborrar res. Millor crear subcarpetes amb versions antigues o arxius inactius. Potser més endavant es voldran utilitzar.
• Ser molt rigorós en crear còpies de seguretat periòdicament, al núvol local, inclús fent servir algun altre dispositiu físic com un disc dur.
• Repassar setmanalment la carpeta de l’escriptori o carpeta local de documents. El repte és deixar-los buit perquè estigui tot ordenat.

En el procés de digitalització de documents, cal conèixer l’ús de metadades i les propietats d’un document.

Així, doncs, què són les metadades? Les metadades són dades estructurades sobre la informació (dades sobre dades). Els documents digitals poden portar associat un fitxer de dades extra que ens aporta més informació sobre aquest document. La informació que s’organitza en etiquetes és de gran utilitat a l’hora d’indexar i recuperar informació.

Per altra banda, són un llenguatge de marcatge llegible per màquina; la finalitat principal del qual és localitzar, identificar i descriure recursos electrònics. Així, podem dir que hi ha tres tipus de metadades:

• Descriptius: descriuen la imatge segons ho ha fet el propietari a qüestió de forma lliure o bé mitjançant alguna norma com EAD o un model de metadades com Dublin Core, donant informació relativa a l’autor, sobre els atributs físics del document, etc.
• Estructurals: són aquells la informació dels quals està codificada en llenguatge de marcatge com és l’XML i mostren informació relacionada amb l’estructura interna del document com pot ser el títol o nombre de capítols d’una obra.
• Administratius: ofereixen informació bàsica sobre propietats de la imatge com la mida, la resolució, a més de l’autor, la data de creació, copyright, etc.

Hem de tenir en compte que no tots els formats admeten metadades per igual. Un dels formats més preparats per suportar-los és el TIFF, per la qual cosa hem de ser curosos en convertir-lo en un altre format que no suporta de la mateixa manera les metadades, almenys quan els hem de difondre.

En aquest punt, cal fer una reflexió de la importància de conèixer i implantar un sistema de gestió documental per a qualsevol projecte, inclús els propis o personals. A la figura teniu un esquema amb les característiques d’un repositori de documents.

Si no definim una bona gestió dels documents, poden donar-se les següents situacions que minven el rendiment del projecte:

• Informació duplicada. No se sap quina és l’última versió dels documents.
• Desorganització. Múltiples carpetes o diversos llocs d’arxiu.
• Temps d’espera quan es demana un document perquè potser es troba en diversos llocs i cal demanar-lo.
• Seguretat de les dades. La informació en format paper pot ser vulnerable. Cops d’ull a materials deixats damunt la taula o per entregar en diverses safates. Situació que també es pot donar si es deixen pantalles dels ordinadors obertes o baixades.
• L’emmagatzematge de paper implica molt d’espai i problemes de conservació, cal portar un bon control. Pel que fa a l’electrònic, es poden superar els límits de magatzematge o l’obsolescència electrònica. També es pot donar l’emmagatzematge de molta informació, en el que s’anomenen “sils” (dipòsits) difícilment explotables o recuperables.

Els sistemes de gestió de documents d’administració electrònica (SGD o SGDA) o l’ús de programari (software) o d’aplicacions específiques tenen uns beneficis que no deixen de costat la metodologia. A continuació, en citem alguns:

• Permet l’arxiu de “correus electrònics”. La informació de correus electrònics, si s’arxiva únicament en les aplicacions de correu, corren el risc que s’esborrin automàticament o que, quan algú deixa el lloc de treball, amb ell desapareixen els correus electrònics. Cal establir una normativa interna per tal de saber quins correus electrònics cal arxivar (com tots aquells que fan referència a assumptes lligats al projecte).
• L’ús d’un SGD permet evitar la pèrdua de documents amb l’ús d’un servidor central.
• Evita la pèrdua de temps per voler accedir diferents persones al mateix moment.
• Seguretat: accés a la informació i documents. Permís d’accés al sistema de gestió. Es poden establir nivells d’accés o restringir l’accés a determinada informació o documentació.
• Control de canvis de documents i control de revisions. Es poden recuperar versions. Es poden establir fluxos de treball. Fer passar el document per fases de revisió a través de persones diferents amb diversa responsabilitat.
• Col·laboració entre usuaris per la creació, modificació i gestió de la documentació.
• Captura i extracció de la informació dels documents i integració al sistema de gestió permetent l’anàlisi amb IA (intel·ligència artificial) i machine learning (aprenentatge automàtic).
• Indexació de les dades per a la fàcil recuperació. Catalogació que es pot revisar i modificar per adaptar-lo a les necessitats evolutives.
• Integració de la informació amb els sistemes de distribució (web, e-mail, fax…).
• Estalvi de costos: s’estalvia temps per trobar la informació al moment (hores de feina) i diners en paper o espais. Així i tot, requereix una inversió inicial.

En definitiva, les pautes per a una gestió documental eficaç són:

• Fer servir un Sistema de Gestió Documental.
• Establir una organització i classificació documental (taxonomia) per a tota l’empresa.
• Establiment d’una política de gestió documental en línia.
• Creació d’hàbits en l’empresa o amb l’equip i amb un mateix.
• Utilització del núvol.
• Digitalització de la documentació en paper.
• Revisió de la catalogació.
• Establir una política de seguretat.
• Establiment de política d’arxiu, per la llei de protecció de dades, caldrà destruir la informació sota garanties.

Hi ha una eina anomenada Alfresco que és una solució en programari lliure per enfrontar la demanda d’ECM (Enterprise Content Management) que cobreix necessitats de gestió de documents a banda de la col·laboració empresarial, govern de la documentació i arxiu de continguts.

La revisió del document final l’enfocarem des de tres punts de vista:

1. El primer punt de vista és referent al document que finalitza un projecte segons el PMBOK.
2. L’altre enfocament fa referència a l’informe final de qualsevol estudi o publicació dels resultats obtinguts en un projecte d’investigació.
3. I, per acabar, el que implica una revisió de qualsevol document en la seva versió última, després de la seva creació i seguiment fins al document definitiu que caldrà presentar i per últim arxivar.

El PMBOK és una eina necessària per tancar formalment un projecte. És una manera d’evitar un degoteig de peticions i, si és necessari, obliga a obrir un altre projecte diferent. És un lliurable definit en el Pla de Projecte.

En aquest document es recollirà la situació del projecte a la seva entrega, les activitats més importants realitzades, les seves desviacions i les lliçons apreses.

És un document que representa la valoració de l’avaluació com a últim pas, seguint la dinàmica del procés del mètode científic. Inclou una avaluació global del projecte, grau de satisfacció obtingut, evolució en el temps i ha de recollir experiències positives i també negatives per tal que serveixi d’ajuda en experiències futures.

El document final de tot projecte consisteix en un informe de resultats. És molt freqüent que resultats vàlids, fidedignes, quedin sense aprofitar-se. És important que els resultats arribin a les persones indicades en el moment indicat i que sigui transmès d’una manera comprensible.

En la revisió del document final es pot fer intervenir a diversos interessats de l’equip de treball i, en últim lloc, al director del projecte.

En aquest procés de revisió es pot establir que el document passi per diferents fases fins a l’aprovació del director de projecte. Aquest flux de treball està implantat en els programaris de gestió documental; on es parla del workflow.

Al flux de treball (o workflow) es parteix d’una versió del document que quan va sent acceptat es passa al responsable superior, en cas de no ser acceptat es retorna.

Per tal de tenir una uniformitat en la revisió, s’han d’establir unes regles prèviament acordades i definir diversos nivells de revisió.

Els membres de l’equip poden accedir a la informació que els correspon i poden veure l’estat del document en tal cas.

Aquest document conté en general els següents apartats:

• Breu descripció del projecte.
• Activitats realitzades.
• Planificació.
• Responsables.
• Tasques principals i
• Grau de compliment amb la temporització i
• Resultats obtinguts.

Hi ha algunes normes o regles generals que han de complir els documents en aquesta revisió final. Com a guia en la revisió, cal tenir en compte les següents precaucions:

• Aspectes positius que aporta el document: aspectes que han cridat l’atenció de l’equip revisor.
• Consideracions generals sobre el format del document: ortografia, presentació, llegible.
• Consideracions individuals sobre l’adequació a l’índex mostrat.
• Estructura del document: per exemple si ha de tenir una introducció, resum, etc.
• Contingut del document: cada apartat té la finalitat que li correspon?
• Explicar amb més detall els errors principals: incoherències, solució mal explicada, etc.
• Revisió de la literatura: una menció de la literatura publicada sobre el tema, i si es considera significativa per la investigació a realitzar o el projecte.
• Esquema de la investigació si es refereix a un estudi. Disseny de la investigació. Procediments utilitzats per la recol·lecció de les dades. Com s’han analitzat les dades.
• Presentació i anàlisi de resultats: una de les parts més importants del treball. Resumint les principals troballes, respecte als objectius plantejats. El significat de les dades obtingudes. És molt important fer suggeriments per futures investigacions (millor no nomenar res que no s’hagi tingut en compte al principi).
• Bibliografia i apèndix o annexos.
• En un estudi de recerca o projecte de recerca: quant a la revisió del document final referent a un projecte/conveni/contracte, en definitiva, estudi de recerca o transferència tecnològica on sigui necessària l’avaluació del vessant ètic, és de fonamental importància preparar un document que presenti el protocol d’investigació de l’estudi.

El protocol és el document sobre el qual es posa en marxa el procés de revisió per part dels comitès d’ètica dels centres d’investigació. La revisió ètica dels projectes de recerca s’ha de realitzar sempre abans de posar en marxa qualsevol estudi. Cal tenir en compte que si el dictamen de la comissió ètica corresponent és favorable, no ho serà indefinidament i si són estudis llargs, caldrà fer revisions in itinere, periòdiques.

La presentació dels resultats del projecte és una part important del procés de gestió de projectes, ja que permet comunicar les conclusions i les dades obtingudes a les parts interessades i als responsables de la presa de decisions.

Els informes són documents escrits que presenten una anàlisi detallada dels resultats del projecte, incloent-hi les conclusions i les recomanacions. Els informes poden estar destinats a diferents públics, com ara els socis del projecte, els clients, els patrocinadors, els gestors i els responsables de la presa de decisions.

Els gràfics són eines visuals que poden ajudar a presentar les dades de forma clara i comprensible. Hi ha molts tipus diferents de gràfics que es poden utilitzar per presentar les dades, com ara diagrames de barres, diagrames de línies i diagrames de sectors.

En general, una presentació eficaç dels resultats del projecte ha de ser clara, concisa i ben estructurada, fent servir les eines visuals apropiades per presentar les dades. Els informes han de ser precisos i fiables, i haurien de destacar els aspectes més importants del projecte.

La forma de presentació implica conjugar diverses representacions: textos, quadres, taules, gràfics (diagrames) i figures.

Els resultats del projecte recollits en un informe s’exposen de forma diferent segons el tipus d’informe, atenint-nos a la seva destinació:

• Informe científic: destinat i dirigit a personal especialitzat en les àrees científiques. En aquest es farà servir un llenguatge amb tecnicismes i grau de detall important.
• Informe tècnic: destinat als que han finançat el projecte. El llenguatge ha de ser rigorós i clar (també amb cert grau de tecnicismes).
• Informe de divulgació: destinats al públic general aliè al projecte. El llenguatge ha de ser senzill.
• Informes mixtos: enfocats a públic en general i als membres de l’organització del projecte.

En general l’estructura d’un informe pot contenir les següents seccions en ordre:

1. Portada
2. Pròleg
3. Introducció
4. Marc teòric
5. Revisió de la literatura
6. Esquema de la investigació
7. Presentació i anàlisi dels resultats
8. Resum i conclusions
9. Referències bibliogràfiques i annexes

Respecte dels projectes d’investigació o recerca, un cop realitzat l’estudi cal publicar els resultats en revistes i plataformes especialitzades (de fet aquestes són el punt de partida de futures investigacions i al mateix temps són el punt final d’aquestes).

Habitualment, es parteix d’un problema científic real, que pretén arribar a uns resultats a partir de mètodes de recollida de dades científiques i que desemboca a un contingut empíric. Per aquest motiu, els resultats que s’obtenen a partir d’aquestes dades recollides científicament han de ser vàlids i vertaders.

L’objectiu dels textos científics és explicar i donar a conèixer els resultats d’investigacions realitzades per un o diversos autors. Per aquesta raó, a l’hora de redactar-los, s’han de tenir en compte una sèrie de característiques, tant estructurals com estilístiques, que facilitin la comprensió del text.

És important destacar que no es tracta d’un text argumentatiu, sinó que és més aviat descriptiu i expositiu, amb la intenció d’explicar els resultats de la investigació a partir de les dades empíriques obtingudes.

Aquesta tipologia de text va adreçada a un públic especialitzat, que ja disposa d’uns certs coneixements sobre el tema del qual tracta l’article en qüestió.

Els articles científics tenen una estructura molt marcada i, si bé s’hi poden trobar diferències i matisos entre els diversos apartats, sempre contenen els següents:

1. Abstract o resum
2. Introducció
3. Metodologia
4. Resultats
5. Discussió
6. Conclusió

Primer s’elabora l’organització de l’article i tot seguit, l’autor pot començar a redactar un primer esborrany. L’haurà de deixar “reposar” uns dies i llegir-lo de nou, per detectar possibles errors, i per tenir una visió més objectiva de la seva feina. Aleshores, des de la distància, l’autor serà capaç de detectar errors o bé de reestructurar oracions que no l’acabin de convèncer.

Finalment, quan l’article està acabat, cal fer una última revisió per comprovar els aspectes de caràcter estilístic, com ara: l’escriptura, la gramàtica, el lèxic i la terminologia, les repeticions, l’ortotipografia, la sintaxi, etc.

1) Títol

El títol és molt important perquè defineix el tema de l’article. La seva extensió ha de tenir la menor quantitat de paraules possibles per descriure el contingut que es presentarà posteriorment. La seva extensió no ha de sobrepassar les 15 paraules.

És aconsellable que el títol sigui escrit després de redactar el nucli del manuscrit (introducció, material-mètodes, resultats i discussió).

Els títols poden ser:

• informatius (“Alta incidència d’infarts de miocardi en fumadors”) o
• indicatius (“Incidència de l’infart de miocardi en fumadors”).

2) Resum o Abstract

L’abstract és a dir, el resum de l’article, normalment té unes 200 paraules. En moltes ocasions, l’abstract s’escriu en anglès; així i tot, també se’n poden trobar en català, en castellà o en la llengua en què s’hagi escrit l’article científic.

Aquest apartat té l’objectiu d’informar sobre el tema del qual parlarà l’article, a més de despertar interès en el lector perquè se’l llegeixi.

Els punts principals que ha d’incorporar són: els objectius i abast del projecte, descriure la metodologia realitzada i els resultats obtinguts. A banda:

• És necessari que constitueixi un text complet i que s’entengui sense la necessitat de dependre d’altres parts de l’article.
• No ha d’aportar conclusions ni informació que no estigui al text.
• S’ha d’escriure en temps passat, excepte l’últim paràgraf o frase concloent.

Les errades més freqüents a la redacció del resum són:

• No plantejar clarament la pregunta.
• Ser massa llarg.
• Ser massa detallat.

Per a més informació, en molts casos, juntament amb l’abstract es presenten els mots clau (o key words) de l’article.

3) Introducció

A la Introducció es planteja la pregunta que dona peu al projecte i la seva necessitat.

S’hi presenten els objectius que es tractaran a l’article, i també s’expliquen altres contribucions científiques relacionades amb l’àrea que s’estudia per tal d’oferir un ventall situacional del passat, el present i el futur.

Aquestes referències poden ser tant d’estudis publicats anteriors pels mateixos autors com per altres investigadors.

A tota recerca, l’atenció es focalitza en l’estudi d’un fenomen concret deixant oberts temes nous i, per tant, la possibilitat de fer futurs estudis. De fet, aquests “buits” (necessitats), acostumen a ser la pregunta de partida d’un nou estudi.

4) Mètodes i material

En aquesta secció cal descriure el disseny de la investigació i explicar com es va portar a la pràctica, justificant l’elecció de mètodes i tècniques de manera que un lector competent pugui repetir l’estudi.

Presentar la descripció segons la seqüència que va seguir la investigació: disseny, població i mostra, variables, recollida de dades, anàlisi, etc. És a dir:

• Disseny: es descriu el disseny de l’experiment (aleatori, controlat, casos i controls, assaig clínic, prospectiu, etc.)
• Població sobre què s’ha fet l’estudi: descriu el marc de la mostra i com s’ha fet la seva selecció.
• Entorn: indica on s’ha fet l’estudi (hospital, assistència primària, escola, etc.).
• Intervencions: es descriuen les tècniques, tractaments (utilitzar noms genèrics sempre), mesuraments i unitats, proves pilot, aparells i tecnologia, etc.
• Anàlisi estadística: assenyala els mètodes estadístics emprats i com s’han analitzat les dades.

5) Resultats

Presentar els resultats de l’estudi esmentant les troballes rellevants (fins i tot els contraris a la hipòtesi), incloent-hi detalls suficients per justificar les conclusions.

Utilitzar el mitjà de presentació més adequat, clar i econòmic: preferiblement el text (en temps passat), taules i gràfics (auto explicatius) i il·lustracions (només les essencials).

6) Discussió

A la discussió cal mostrar les relacions entre els fets observats. Establir conclusions inferint o deduint una veritat, responent a la pregunta motiu de la recerca plantejada a la introducció en temps present.

És la secció que es llegeix seguida del resum per la major part dels lectors o almenys en la primera aproximació del lector a l’estudi. Es poden incloure recomanacions o destacar aspectes de la investigació.

A la secció d’agraïments, reconèixer la col·laboració de persones o institucions que van ajudar realment en la investigació, que van col·laborar en la redacció de l’article o van revisar el manuscrit.

7) Bibliografia

Enumerar les referències bibliogràfiques segons ordre de menció al text i només obres importants i publicacions recents (tret clàssics). Excloure referències no consultades per l’autor.

Adoptar l’estil de Vancouver, APA o les que exigeixin la normativa de l’editorial o revista en què es publiqui l’estudi.

8) Apèndix

Incloure en forma d’apèndixs la informació rellevant que per la seva extensió o configuració no enquadra dins del text.

Finalment, també caldria preguntar-se com hauria de ser el vostre discurs? Aquestes són algunes recomanacions:

• Unitat: tot el que es diu ha d’estar relacionat amb el tema d’estudi/investigació; els detalls “irrellevants” atempten la unitat.
• Ordre: les idees s’han de desenvolupar de manera ordenada. Un raonament es deriva d’un altre.
• Connexió: totes les idees o conceptes tractats han d’estar connectats; no poden haver-hi elements o dades soltes, sense relació amb la resta.
• Progressió: avançar en el discurs; aproximació d’idees.
• Transició: no poden ser parts inconnexes les del treball; les transicions ajuden a agrupar idees i donar-los sentit.

Tot i que fa temps que es fan servir, és actualment, i sobretot a partir de la pandèmia, quan podem observar a les notícies o informatius, en molts articles de revistes i diaris i en les webs en general, moltes representacions gràfiques per expressar resultats i dades.

El gràfics són una manera d’economitzar paraules. El dit de “val més una imatge que mil paraules” (també podríem dir “… que mil dades”) s’aplica en fer servir gràfics per mostrar arguments de manera ràpida i entenedora.

L’ús dels gràfics s’usen en l’estadística, i per tant no es pot considerar un mètode estadístic en si mateix.

El seu ús té algunes limitacions:

• No pot representar tantes dades com un quadre o taula.
• No permet apreciar els “detalls”.
• No acostuma a donar valors “exactes”.
• Es necessita més temps per realitzar-los que per realitzar les taules.

Es recomana que les seves dimensions siguin tres parts d’alçada per quatre d’amplada, per tal de fer comparacions adients i evitar conclusions a “simple vista” errònies. A banda, és important tenir present que:

• Els gràfics més emprats són els diagrames de barres, de sectors i polígons de freqüència.
• Que portin un títol i les referències adequades al que representen.
• I que s’ha d’utilitzar el gràfic adient a la variable que s’està representant.

Cal elegir també el diagrama adequat al que es vol mostrar en l’informe, així per exemple, l’ull humà està més preparat per identificar alçades i detectar la diferència que hi pugui haver, que per les àrees. En aquest sentit, és més adient fer servir les barres que els diagrames de sectors, si es vol comparar petites diferències en dades quantitatives.

A continuació, es detallen molt breument els principals gràfics usats als informes:

• els diagrames de sectors,
• els diagrames de barres,
• els de línies i
• els cartogrames.

Els diagrames de sectors són adequats per representar proporcions de variables qualitatives. També poden representar variables quantitatives tot i que en aquest cas és més adequat el diagrama de barres.

El diagrama de sectors (diagrama circular o diagrama de pastís; també anomenat col·loquialment gràfic de formatgets) consisteix en un gràfic circular dividit en sectors. La longitud de l’arc de cada sector (i per tant el seu angle central i l’àrea), és proporcional a la quantitat que representa. Es parla de diagrama de pastís per la seva semblança a un pastís que ha estat tallat.

Visualment, és adequat quan les proporcions no són massa petites i no molt nombroses. A la pràctica, si ho comparem amb un pastís d’aniversari, quan hem de tallar-lo en porcions molt petites i nombroses se’ns complica. Podem observar a la figura el diagrama de sectors i comparar-lo amb la imatge de la figura amb el diagrama de barres. Podrem comprovar que aquest segon és més clar.

Els diagrames de barres són molt utilitzats per representar freqüències. Es construeixen a partir de taules de freqüència. Podem veure la figura, on es representa l’estada mitjana dels hospitals públics i privats de llarga estada i hospitals d’aguts any 2021.

Font: Informe Anual del Sistema Nacional de Salud 2020-21.

Els avantatges dels diagrames de barres en els informes de projectes és que són fàcils d’interpretar i, per tant, poden ser útils per a persones que no són experts en el camp de les dades.

En aquest cas, els diagrames de barres també permeten identificar tendències i patrons en les dades, el que pot ser útil per a prendre decisions informades en el marc d’un projecte.

Per altra banda, quan es tracta de variables contínues llavors els diagrames de barres s’anomenen histogrames.

Un altre tipus de gràfic és el gràfic de línies. A l’exemple de la figura podem observar en el gràfic l’evolució de l’indicador anys de vida en bona salut des del 2010 fins al 2019.

Font: Document "Marcant fites. Objectius del pla de salut" del departament de Salut de la Generalitat de Catalunya

Una piràmide de població és un histograma bidireccional horitzontal. Un exemple és el que es mostra a la figura extreta de l’Institut d’Estadística de Catalunya

Font: Institut d’Estadística de Catalunya (web:www.idescat.cat)

Per la seva part, els cartogrames són mapes en què es presenten dades estadístiques amb colors segons les zones i les dades que representen. Aporten informació amb un cop d’ull i ràpidament es poden fer observacions interessants. Vegeu l’exemple de la figura, que representa la mortalitat en dones per càncer de còlon.

Font: El mapa del càncer a Tarragona, 2000-2014. Registre de Càncer de Tarragona, Servei d’Epidemiologia i Prevenció del Càncer, Hospital Universitari Sant Joan de Reus. Reus, 2021.