Gestió del procés de recepció, preparació de comandes i expedició

El magatzem es defineix com un dipòsit de mercaderies per al manteniment i la conservació en perfectes condicions. Però l’activitat del magatzem és un flux continu de materials; l’entrada i sortida de productes és constant, i alguns no romanen emmagatzemats més de 24 h. El flux físic de mercaderies ocasiona una activitat administrativa, ja que el personal de magatzem informa els responsables d’altres seccions de l’empresa del circuit logístic dels materials adquirits o els productes fabricats.

Sempre que es transforma un material o es canvia de lloc hi ha d’haver un document que reflecteixi i justifiqui aquest canvi. Per això les activitats i esdeveniments que hi ha dins del magatzem es reflecteixen en documents, justificants, ordres o comunicats de treball, que transmeten la informació entre les diferents seccions o departaments de l’empresa o entre els responsables que donen les ordres i els operaris que les executen.

L’objectiu d’aquesta unitat és estudiar els principals documents i justificants que reflecteixen l’entrada de materials o productes, procedents de proveïdors o d’altres magatzems o seccions de l’empresa mateixa; així com el seguiment administratiu fins que el producte es trobi en el seu lloc d’ubicació.

Gestió de les operacions de recepció

L’àrea de recepció de mercaderies té la tasca de rebre els enviaments del proveïdor i de l’ingrés d’aquests en la quantitat, qualitat i condicions pactades i assegurar-se que la comanda rebuda coincideixi amb la comanda feta pel departament de compres.

El procés de recepció de mercaderies són totes aquelles activitats que es duen a terme al magatzem com a conseqüència de l’arribada de la mercaderia.

Hi ha diferents formes en què arriben les mercaderies al magatzem, entre les quals es troben aquells productes procedents d’una fàbrica o bé des d’altres magatzems, resultat d’operacions de transferències d’articles o com a resultat de les vendes procedents d’empreses comercials. Una altra acció que pot donar lloc a una recepció és el fet de que a l’empresa tornin alguns productes per diferents raons; seria el cas de les anomenades devolucions.

Descàrrega i organització de la descàrrega

Quan arriba un enviament, abans de procedir a la seva descàrrega del vehicle s’ha de comprovar que les dades del document que acompanya la mercaderia (albarà o nota d’entrega del transportista) coincideixen amb la comanda a la qual corresponen i un cop identificada se li assigna un àrea i moll de descàrrega.

La descàrrega de les mercaderies al magatzem és una operació que es realitza en zones planes que permetin apilar els productes recepcionats, correctament.

Sempre es fa una inspecció quantitativa i qualitativa de l’enviament.

Protocols de recepció

Durant la descàrrega o després de dipositar les mercaderies en la zona de recepció es comprova que no hi ha errors, com:

  • Falta d’articles
  • Danys o ruptures en l’embalatge o en la pròpia mercaderia
  • Articles rebuts no corresponents als sol·licitats

La comprovació quantitativa permet comprovar que tota la mercaderia rebuda coincideix amb el que està reflectit en el document nota d’entrega; per la qual cosa s’acara la mercaderia en la zona de recepció.

La inspecció quantitativa i qualitativa consisteix en:

  • Comptar els embalums descarregats i examinar si hi ha danys externs. Quan l’embalatge està deteriorat s’anoten els desperfectes en la còpia de l’albarà que es torna al proveïdor, i s’accepta la mercaderia amb la condició “llevat posterior examen”.
  • Es fa un recompte físic dels articles rebuts i es comprova amb els que apareixen relacionats a l’albarà d’entrega i amb els sol·licitats en el període. L’examen consisteix a comparar quantitats, models, mides, colors, referències, etc.

El resultat de la comprovació és conforme o no conforme per a mercaderies en mal estat, falta d’articles, errors en talles o colors, etc. En funció de la causa de l’anomalia s’accepta la mercaderia o no; però sempre s’indica el motiu en l’apartat destinat a observacions de l’albarà emès pel proveïdor.

Un cop realitzat el control quantitatiu es procedeix a registrar la mercaderia rebuda al full de recepció i s’envia una còpia d’aquest full als departaments de compres i comptabilitat, perquè reclamin el material que falta, gestionin les devolucions dels articles equivocats o defectuosos. Els articles que estan en perfecte estat i s’ajusten als sol·licitats, després de registrar-ne l’entrada, es condicionen i codifiquen per a col·locar-los al seu lloc d’emmagatzematge.

El condicionament de mercaderies és necessari quan les mercaderies venen en unitats logístiques o unitats físiques no compatibles amb les ubicacions que tenen assignades al nostre magatzem.

Els casos més freqüents de condicionament dels articles que es fan servir són:

  • Les mercaderies es reben a granel o en contenidors i el magatzem es destina a peces de recanvi. Abans de l’emmagatzematge cal col·locar cada article en un embalatge unitari de tipus blíster i, en alguns casos, també serà necessari etiquetar amb el codi de barres i el preu de venda.
  • Les mercaderies es reben en palets de dimensions diferents a les que es poden emmagatzemar, per exemple: l’altura és excessiva respecte a l’alvèol de la prestatgeria o són de diferent base; el palet més universal és d’1,2×1,2 metres, però els camions generalment utilitzen l’europalet, de 0,8×1,2 metres.
  • Quan en el mateix palet o contenidor hi ha diversos productes, és a dir, s’utilitza un envàs col·lectiu que agrupa embalums, caixes, bosses, etc., amb articles diferents. En aquests casos cal separar els articles segons el criteri de classificació escollit per al seu emmagatzematge i col·locar-los en les ubicacions corresponents.

Identificació per a la ubicació

Independentment dels sistemes d’emmagatzematge, també es tenen en compte certs criteris, bé per separat o conjuntament, per a assignar a cada mercaderia la ubicació més idònia.

Entre els criteris que més s’utilitzen hi ha:

No es poden posar mai productes inflamables al costat d’encenedors o altres objectes d’aquest tipus.

  • Complementarietat: s’han d’intentar col·locar mercaderies que regularment es demanen en la mateixa comanda.
  • Compatibilitat: s’ha de decidir quins productes poden ser emmagatzemats uns al costat d’altres.
  • Mida i pes: s’intentarà col·locar la mercaderia de gran pes i mida en zones del magatzem properes a la sortida i així evitar llargs recorreguts i excés de manipulació dins del local.
  • Rotació o freqüència de sortida: aquest criteri es basa en la classificació del mètode ABC, que permet realitzar una classificació dels productes segons la seva rotació i es divideix en tres categories:
    • Secció A: un 20% de l’estoc del magatzem es mou gairebé un 80%, la qual cosa indica que aquests productes han de estar molt a prop de la sortida del local. Exercint un control sobre aquesta mercaderia tindrem un control del 80% dels moviments que s’efectuen al magatzem.
    • Secció B: es contemplen els productes que es mouen un 15%, i aquestes referències, que representen un 30% de l’estoc del magatzem, han de situar-se en zones accessibles del magatzem.
    • Secció C: està composta pel 50% de la mercaderia que hi ha al magatzem i que es mou només un 5%. Aquesta mercaderia s’ha de situar en zones que no afectin el funcionament normal del magatzem.

Documentació de recepció

Consulteu els models de diferents documents comercials a “Annexos”.

És necessari que els productes que entren al magatzem i totes les operacions que s’hi desenvolupen quedin degudament reflectides en els documents que té l’empresa, a més de les parts que intervenen en les diferents operacions. Generalment els documents d’un magatzem durant un procés de recepció estan interrelacionats, cosa que s’anomena flux documental, que s’engega en el moment que es fa una ordre de compra.

Comanda

La comanda es una sol·licitud oficial que fa el client, en la qual demana al proveïdor una quantitat determinada de determinades referències amb unes condicions preestablertes.

Hi ha dues formes de comanda:

  • Per escrit: els clients envien la seva comanda fent servir les apps i/o webs de l’empresa, també poden fer la seva sol·licitud mitjançant els correus electrònics.
  • Verbal: la forma més fàcil i còmoda de sol·licitar les comandes urgents és trucar per telèfon, tot i que després s’haurà de formalitzar amb una sol·licitud per escrit que cal confirmar i deixar constància de la sol·licitud mitjançant carta o imprès.

La comanda està composada per:

  • Nom, adreça, raó social, telèfon, etc. de la persona que fa la comanda
  • Data d’emissió o la referència del venedor en el cas que s’hagi realitzar abans per telèfon
  • Numeració del document
  • Data d’entrega
  • Forma de transport utilitzada
  • Adreça d’entrega (s’ha d’emplenar en el cas que sigui diferent al domicili del comprador)
  • Nom, adreça, raó social, telèfon, etc. del venedor
  • Llista d’articles demanats
  • Condició, forma i termini de pagament
  • Els descomptes, ports, assegurança, etc.
  • Signatura del comprador

Albarà

L’albarà o nota de lliurament és un document mercantil que acredita l’entrega d’una comanda. El receptor de la mercaderia ha de signar-lo donant constància que l’ha rebut correctament. El crea el proveïdor i l’envia al client en el moment de l’expedició de la mercaderia preparada.

Les parts de l’albarà són:

  • Nom o raó social, adreça, etc. del venedor
  • Número d’ordre de l’albarà i data d’emissió
  • Nom o raó social, adreça (del lloc on s’entregarà la mercaderia), etc.
  • Número de la comanda
  • Forma de transport
  • Codi del producte, descripció, unitats entregades de cada article, preus unitaris, imports parcials i valor total de la mercaderia
  • Signatura del client. Serveix com a autorització perquè el proveïdor emeti la factura.
  • Observacions. Es reflecteixen les possibles incidències observades en la mercaderia rebuda.

Algunes vegades se substitueix l’albarà (document que emet el venedor al comprador, just amb la mercaderia) per una nota d’entrega al transportista.

L’albarà serveix a l’empresa per al:

  • Control de les mercaderies rebudes amb la comanda.
  • Constatació de la conformitat del comprador.
  • Garantia per a l’empresa de transport que el transportista ha entregat les mercaderies.

Full de recepció

Un cop realitzat un control quantitatiu de la mercaderia que rep el client es procedeix a registrar la mercaderia rebuda al full de recepció i s’envia una còpia d’aquest full als departaments de compres i comptabilitat, perquè reclamin el material que falta, gestionin les devolucions dels articles equivocats o defectuosos. Els articles que estan en perfecte estat i s’ajusten als sol·licitats, després de registrar-ne l’entrada, es condicionen i codifiquen per a col·locar-los al seu lloc d’emmagatzematge.

El full de recepció és un document de caràcter intern; es confecciona per demostrar que s’han rebut els materials sol·licitats i per controlar el compliment dels terminis d’entrega, rebutjos, ruptures, etc. que pugui presentar la mercaderia.

El document fa referència a:

  • Ordre de compra o número de comanda
  • Albarà o nota d’entrega
  • Resultat del control, quantitatiu i qualitatiu
  • Descripció
  • Classificació
  • Magatzem o secció de destinació del material

Factura

A “Annexos” trobareu un model de factura comercial en anglès.

La factura és el document legal emès pel venedor que acredita l’operació de compravenda de mercaderies, en el qual s’especifiquen els productes o serveis, les seves característiques i l’import de l’operació.

Carta de ports

En el transport internacional de mercaderies la llengua vehicular és l’anglès. Les empreses utilitzen un model o format especial de factura o rebut denominat carta de ports, que pot variar d’una empresa a una altra.

El contingut és el següent:

  1. Dades de l’empresa
  2. Dades del remitent
  3. Parts del destinatari
  4. Descripció de la mercaderia
  5. Forma de pagament
  6. Import del servei
  7. Impostos
  8. Data i hora de sortida de la ciutat d’origen
  9. Data i hora d’arribada a la ciutat de destí

La legislació no estableix un model de factura predeterminat, per tant hi ha llibertat quant al format, al disseny i a la possibilitat d’incloure altres continguts no obligatoris; a més no és necessari signar-les.

Les factures han de tenir uns continguts mínims obligatoris que són els següents:

  • El número i, en cas necessari, sèrie. Els números han de ser correlatius i mai poden existir dues factures amb el mateix número.
  • Data d’expedició que es correspon amb el moment de la realització de les operacions.
  • Nom i cognoms o raó social tant del proveïdor com del client.
  • Número d’identificació fiscal espanyol o l’atribuït per un país de la Comunitat Europea. És obligatori tant el del proveïdor com el del client.
  • Domicili. És obligatori indicar el domicili fiscal tant del proveïdor com del client.
  • Descripció de les operacions. La descripció és important i ha de ser clara. Ha d’incloure totes les dades necessàries per determinar la base imposable, incloent el preu unitari sense impost i tots els descomptes que no estiguin inclosos en el preu unitari.
  • El tipus impositiu aplicat a l’operació. Quan hi hagi diferents tipus impositius s’ha d’especificar la base imposable que correspon a cada tipus. S’ha d’especificar el recàrrec d’equivalència en cas d’estar-hi sotmès.
  • La quota tributària. És la quota que s’obté de multiplicar la base imposable pel tipus i sempre ha d’aparèixer de forma separada.
  • Data de realització de les operacions. S’ha d’indicar la data en què s’han realitzat les operacions o s’ha rebut un pagament anticipat en el cas que sigui diferent a la data d’expedició de la factura.

Per calcular l’import total de la factura es tenen en compte els elements següents:

  1. Import brut: resultant de multiplicar la quantitat de cada referència pel preu.
  2. Descomptes en la factura: bonificacions o rebaixes que els proveïdors apliquen sobre el valor de les mercaderies.
  3. Despeses en la factura: ports, assegurances i embalatges.
  4. Impostos: un cop aplicats a l’import brut els descomptes i les despeses s’hi ha d’aplicar el tipus d’IVA que calgui, amb el qual obtindrem la quota de l’IVA. Aquesta quantitat s’ha de sumar a la base imposable i s’obtindrà l’import total de la factura.

Mètodes de càrrega i descàrrega

La càrrega i descàrrega és una de les activitats més importants de la logística, en la qual intervenen moltes variables que s’han de mantenir sota control estricte, ja sigui per protegir la càrrega, portar-la a destinació a temps o optimitzar els costos en les operacions d’emmagatzematge i transport.

El trasllat d’objectes és el moviment de càrregues en totes les seves formes conegudes, mitjançant les quals es traslladen entrades, matèries primeres i productes acabats d’un punt d’origen a un punt de destinació.

Objectius:

  • Garantir que la mercaderia descarregada correspongui a la carregada.
  • Garantir la càrrega de la mercaderia en el camió en el mínim espai de temps.
  • Garantir el manteniment de la temperatura dels productes refrigerats i congelats.
  • Garantir la càrrega de la mercaderia en el camió sense cap trencament.
  • Garantir el lliurament de la mercaderia en les mateixes condicions en què es va a carregar.

En l’actualitat entre els punts crítics d’ineficiència que afecten els proveïdors, transportistes i distribuïdors hi ha les llargues esperes en les operacions de càrrega i descàrrega de mercaderies.

Hi ha una sèrie de fets que demostren les ineficiències existents durant les operacions de càrrega i descàrrega:

  • Camions que arriben amb retard i no poden carregar.
  • Proveïdors que no tenen la mercaderia prevista per a càrrega.
  • Canvis d’últim hora en el punt de càrrega previst.
  • Distribuïdors que no poden descarregar en el punt de destinació per motius diversos.

La causa principal de les ineficiències és l’aïllament dels processos, per culpa de la incomunicació entre les parts que formen la cadena de transport.

Hi ha alternatives de solució. Per a cada situació s’ha d’establir un compromís de compliment estricte del pactat per part del proveïdor, transportista i distribuïdor:

  • Pacte d’horaris fixos de càrrega i descàrrega.
  • Pacte de cita prèvia per a la càrrega i descàrrega.
  • Establiment del temps concret d’espera per a la càrrega i descàrrega.

Càrrega de la mercaderia

El trasllat d’objectes és el moviment de càrregues en totes les seves formes conegudes, mitjançant les quals es traslladen entrades, matèries primeres i productes acabats d’un punt d’origen a un punt de destinació.

Per a la càrrega de la mercaderia cal seguir els passos següents:

Si els mitjans per realitzar la càrrega no estan en condicions cal avisar el responsable del centre.

  1. Comprovar la documentació.
  2. Identificar la zona de càrrega.
    • Abans de carregar, s’ha d’aparcar el camió en la zona definida pel carregador.
    • Les zones de càrrega han d’estar senyalitzades per facilitar el posicionament del camió.
  3. Preparar les condicions de la càrrega.
    • Abans de carregar, el camió ha d’estar buit, net i en les condicions higièniques adients per al tipus de producte.
    • Abans de carregar la mercaderia refrigerada o congelada, el camió ha d’estar prerefredat.
    • L’estibador ha de disposar dels mitjans i àrees adients per realitzar la càrrega.
  4. Comprovar els mitjans
    • Abans d’iniciar l’operació de càrrega s’ha de verificar que els mitjans de càrrega i les àrees estan en condicions adients.
  5. Ubicar el camió
    • S’ha d’apropar el camió al moll on s’ha de carregar a l’hora pactada. Aquesta hora pot variar en més o menys 15 minuts (temps de tolerància) respecte a l’hora pactada. En cas que se’n disposi, cal col·locar la plataforma del moll en el camió de forma correcta.
  6. Carregar el camió.
    • El transportista ha d’estar present durant l’operació de càrrega.
    • Durant el procés de càrrega, el transportista ha de comprovar que no hi hagi deterioraments interns en la mercaderia.
    • El transportista ha de comprovar que la quantitat d’unitats de càrrega paletitzades que s’han de carregar coincideix amb la prevista; si és així s’ha de comunicar al responsable del centre.
    • El transportista i el carregador han de comprovar que la temperatura del producte que s’ha de carregar és la correcta; si no es compleixen els criteris de temperatura establerts (segons el producte), no s’ha de carregar i s’ha de comunicar al responsable del centre.
    • El transportista ha de comprovar que les unitats de càrrega paletitzades que s’han de carregar tenen l’estabilitat necessària per a ser transportades. No s’han de carregar les unitats de càrrega paletitzades que no siguin estables i a l’hora s’ha de comunicar la incidència al responsable del centre.
    • La càrrega de les unitats de càrrega paletitzades s’ha de fer de forma que es mantingui l’estabilitat i no es produeixin trencaments. El transportista, en cas que la càrrega la faci el distribuïdor o proveïdor, ha de validar segons el seu criteri l’estabilitat de les unitats de càrrega paletitzades dins del camió col·locant barres de subjecció o cintes tensores previstes per a això, en cas que sigui necessari.
    • En l’albarà s’han de reflectir les unitats de càrrega paletitzades carregades (embalums). Al transportista se li han de lliurar còpies diferents de l’albarà amb l’objecte que pugui quedar-se’n una.
    • Qualsevol incidència de la mercaderia que hagi detectat el transportista l’ha de reflectir en l’albarà.
  7. Restablir els mitjans.
    • Un cop acabada la càrrega, cal deixar els mitjans empleats al seu lloc assignat.
    • En cas que n’hi hagi, cal deixar la plataforma del moll de forma correcta.
    • El camió s’ha de treure del moll.
    • Cal tancar les portes del camió.
    • En cas de productes refrigerats i congelats, l’equip de fred s’ha de connectar a la temperatura necessària, segons el producte.
    • Cal efectuar el lliurament de la documentació per iniciar la sortida.

Descàrrega de la mercaderia

Per a la descàrrega de la mercaderia cal seguir els passos següents:

  1. Comprovar la documentació.
    • Cal acudir a l’oficina de recepció a l’hora pactada amb una tolerància de més o menys 10 minuts i lliurar l’albarà (les dues còpies) a l’espera d’assignació del moll.
    • En cas de tenir hora pactada, l’assignació del moll no ha d’excedir de 10 minuts.
  2. Identificar la zona de descàrrega.
    • Abans de descarregar, cal estacionar el camió en la zona definida pel posicionament del camió.
    • Les zones de descàrrega han d’estar senyalitzades per a facilitar el posicionament del camió.
  3. Preparar les condicions de descàrrega.
    • El receptor ha de disposar dels mitjans i àrees adients per realitzar la descàrrega.
  4. Comprovar els mitjans.
    • Abans d’iniciar l’operació de descàrrega, cal verificar que els mitjans i les àrees de descàrrega estan en condicions correctes.
    • Si els mitjans per a la descàrrega no estan en condicions cal posar-ho en coneixement del responsable del centre.
  5. Ubicar el camió
    • En descàrrega de productes refrigerats o congelats, quan el transportista ja té moll assignat ha d’apropar el camió deixant-lo uns 3 metres separat del moll, apagar l’equip de fred i obrir les portes del camió.
    • En cas de disposar de moll de descàrrega, cal apropar la plataforma del moll al camió de forma correcta.
  6. Descarregar el camió.
    • El transportista ha d’estar present durant l’operació de descàrrega en cas que sigui per compte del distribuïdor o el proveïdor.
    • Durant el procés de descàrrega, el transportista comprova que no hi hagi deteriorament extern en la mercaderia.
    • El transportista comprova que la quantitat d’unitats de càrrega paletitzades que s’han de descarregar coincideixin amb les previstes descrites en l’albarà del proveïdor.
    • La descàrrega de les unitats de càrrega paletitzades es fa de manera que es mantingui l’estabilitat i no es produeixin trencaments. El transportista, en el cas que la càrrega la realitzi el distribuïdor o proveïdor, instrueix segons el seu criteri la forma com s’han de desestibar les unitats de càrrega paletitzades.
    • En la recepció de mercaderies es comprova que la temperatura del producte sigui correcta.
    • El receptor dona la seva conformitat a la recepció de mercaderia quant a la quantitat, la temperatura i condicions de la mercaderia mitjançant l’aplicació d’un segell amb signatura i data sobre l’albarà. El receptor entrega al transportista el justificant de la descàrrega, juntament amb una còpia de l’albarà conformat del proveïdor.
  7. Restablir els mitjans.
    • Un cop acabada la descàrrega, es deixen el mitjans empleats al seu lloc assignat.
    • En cas que n’hi hagi, la plataforma del moll ha de quedar de forma correcta.
    • Cal treure el camió del moll.
    • Cal tancar les portes del camió.

Expedició de mercaderies

L’expedició de mercaderies és una de les activitats més important dins de la logística d’emmagatzematge. Si es prepara l’enviament de forma incorrecta, el producte arribarà al client en males condicions.

L’expedició és el condicionament dels productes amb l’objectiu que surtin del magatzem i arribin al client en perfecte estat i en les condicions pactades d’entrega i transport.

L’expedició de mercaderies forma part dels processos interns que s’executen en els magatzems, per tant la seva correcta documentació és essencial per aconseguir una traçabilitat adequada del producte. Sistemes d’etiquetatge en els embalums permeten conèixer les etapes per les quals passa l’enviament definitiu.

El procés d’automatització que s’està produint en els magatzems està portant al fet que aquesta gestió estigui totalment automatitzada, permetent una total fiabilitat en l’etiquetatge final dels paquets.

Procés d'expedició

L’expedició consisteix en el condicionament dels productes des que surten del magatzem fins que arriben al client en perfecte estat i en les condicions pactades de lliurament i transport.

Hi ha una sèrie d’aspectes a tenir en compte:

  • El sistema disposa del número d’albarà que el client proporciona: quantitats a servir, adreça i dades per facilitar el lliurament (persones de contacte, telèfon, ubicació geogràfica, etc.).
  • Cal comprovar amb cura que el client informa de les condicions logístiques de lliurament, ja que la seva omissió és la causant del major nombre d’incidències relacionades amb lliuraments fallits.
  • Qüestions com el tipus de vehicle que s’ha d’utilitzar, si ha de dur mitjans de descàrrega com trapes elevadores, si el lliurament s’ha de fer en llocs poc accessibles o amb altura limitada són de vital importància a l’hora de fer el lliurament i poden ser causa d’entrega fallida per falta d’informació i provocar perjudicis no desitjats.
  • Un operador logístic del client expedidor que transmet les comandes per fitxer informàtic ha de tenir un sistema que tradueix la seva sol·licitud i crea un número de comanda correlatiu per ordre d’entrada, i que serveix per identificar el lliurament del client en cas d’incidència.
  • Quan la mercaderia està preparada, el sistema crea un altre número (número de sortida) correlatiu que enllaça la comanda amb la composició física de la preparació de la mercaderia. Aquest registre indica referències, quantitats preparades, lots, ubicació on es va descomptar i resta de mercaderia en el moment de la preparació.
  • Un cop preparada la sortida, es genera el número d’expedició, amb el qual es pot localitzar el lliurament dins de la ruta assignada. Aquest número és utilitzat de cara al transport i serveix per visualitzar en el sistema qualsevol qüestió relacionada amb lliurament.

Operacions d'expedició

Quan arriba una comanda al magatzem s’originen una sèrie d’activitats fins que la mercaderia es carrega en el mitjà de transport per a l’enviament al client.

L’expedició de comandes consta de les següents operacions:

  1. Agafar les mercaderies del lloc d’emmagatzematge i portar-les a l’àrea de preparació.
  2. Preparar els articles i condicionar-los amb embalatge, precinte i etiquetatge.
  3. Realitzar el control/verificació i pesar els articles que componen cada comanda.
  4. Agrupar els enviaments per clients o destí i traslladar-los a l’àrea d’expedició.
  5. Emetre la documentació per administració i vendes, clients i transportistes.
  6. Traslladar els enviaments al moll de sortida, per la seva càrrega al vehicle.

Per posar en marxa el procés d’expedició és imprescindible que el client enviï una comanda per escrit.

A partir de la recepció d’aquest document comença el moviment de mercaderia al magatzem per a procedir a la seva sortida. Normalment, en els processos de recepció es generen diferents línies de comanda, amb les seves referències respectives. Aquestes línies desencadenen la posada en marxa dels processos de preparació de comandes. En aquests processos l’empresa ha de tenir presents les exigències del client.

Una correcta gestió del procés suposa:

  • Conèixer els requeriments del client de forma precisa pel que fa a producte, quantitat, lliurament i preu.
  • Assegurar terminis i dates de lliurament.
  • Mantenir informat el client.

Quan el client no sol·licita la unitat de càrrega completa, sinó unitats soltes, realitzem l’extracció de la mercaderia de la zona d’emmagatzematge per mitjà del picking. És l’activitat més costosa del magatzem i s’ha d’intentar minimitzar aquests costos planificant processos operatius eficients.

Per efectuar el picking del producte es tracta de reduir al mínim les distàncies recorregudes pels operaris o equips. Aquests processos no han de descuidar en cap moment la qualitat del servei que vol oferir el magatzem, i per això l’operativa tindrà com a finalitat oferir els productes amb rapidesa i en les condicions que el mercat exigeix.

En l’afany de rendibilitzar al màxim els processos del magatzem s’utilitza el paperless picking, que engloba tots els sistemes de picking del magatzem que eliminen la necessitat que l’operari manipuli documents en paper. El sistema transmetrà i rebrà ordres mitjançant procediments electrònics, com ara el pick to light, el pick by voice o la gestió per radiofreqüència.

Tipus de 'picking'

Els tipus de picking es poden classificar atenent diferents criteris:

La primera forma de classificació té en compte si cal o no realitzar una separació dels productes amb posterioritat al picking. Així, parlem de:

  • Batch picking. Es basa en una extracció conjunta de les referències de totes les comandes agrupades i una separació posterior de les quantitats de les referències que corresponen a cada comanda.
  • Pick to box. Consisteix en l’extracció de les referències de forma agrupada. S’introduiran directament en les caixes de cada enviament en el mateix punt d’extracció del material, de manera que eliminem el procés de separació posterior.
  • Picking in situ. El preparador de comandes rep una llista de picking (o picking list) en què apareixen els articles i quantitats que componen la comanda. S’estableixen rutes òptimes per recórrer les diferents posicions de recollida del producte.
    • A nivell del sòl. El picking es realitza en una zona habilitada per a la preparació de comandes que és proveïda per unitats de càrrega completes extretes de la zona d’emmagatzematge.
    • Sobre prestatgeries de palets. Es realitza sobre els diferents nivells de la prestatgeria. En el cas del picking efectuat a mig i alt nivell és necessari l’ús d’un equip de manipulació que permeti l’elevació per recollir la mercaderia dels nivells superiors de la prestatgeria. El de baix nivell es realitza normalment en prestatgeries especials per al picking manual.
  • Estacions de picking. En aquest cas s’utilitzen mitjans automatitzats que condueixen la mercaderia fins als operaris i la zona de preparació de comandes. Això repercuteix en una major rapidesa i productivitat en els processos, amb la qual cosa s’eviten múltiples desplaçaments dins del magatzem.

Preparació i condicionament

La consolidació de mercaderia que porta a terme un magatzem consisteix en la combinació o agrupament de les mercaderies procedents de les diferents zones de picking segons línies de comanda i destinacions.

Aquesta acció es desenvolupa a la zona d’expedició que està pròxima al propi moll de càrrega, i permet un estalvi important de costos de transport mitjançant l’agrupament. No obstant això, al seu torn té un cost de manipulació més elevat que altres operacions que es duen a terme al magatzem, ja que les activitats de manipulació són difícils d’automatitzar per agrupar els enviaments per clients o destí i traslladar-los a l’àrea d’expedició.

Consolidació de la mercaderia

Hi ha dues formes bàsiques de consolidar la mercaderia: agrupació per clients i per destinacions.

L’agrupació o consolidació per clients consisteix a agrupar les comandes d’un sol client en un únic enviament.

Poden ser agrupacions per a clients agrupant diferents línies de producte i/o agrupant diverses comandes del mateix client. Les raons per agrupar la mercaderia per línies de producte són la pròpia naturalesa de l’article i les exigències del client.

D’altra banda, reunir diversos comandes d’un sol client redueix els costos de transport, ja que en augmentar la mida de l’enviament disminueix el cost unitari de transport dels productes. Per exemple, les comandes no urgents de tres dies consecutius es poden unir sempre que es compleixin les especificacions de servei, de manera que el cost d’enviament de cada comanda sigui un terç del cost del transport total.

L’agrupació per destinacions consisteix a agrupar la mercaderia de diferents clients que es troben en una única ruta de transport en el mateix mitjà de locomoció.

Igual que ocorre amb l’agrupació per clients, els costos de transport que corresponen a cada un dels productes enviats s’abarateixen, ja que es comparteix el mitjà de locomoció i una part del recorregut.

Control i pesada

El control és fonamental quan l’empresa realitza un reagrupament de la mercaderia. Una forma de dur a terme aquest control és mitjançant el pes de la mercaderia. Al finalitzar la consolidació i l’embalatge, i un cop efectuat el control, realitzarem la càrrega de la mercaderia en el mitjà de transport assignat, segon l’ordre que apareix en el full de càrrega.

Documentació

Associat al moviment físic de la mercaderia hi ha un flux d’informació que es basa principalment en la utilització dels documents següents:

  • Recepció de comanda: quan es rep una comanda al magatzem es fa arribar als encarregats de picking per preparar-la.
  • Ordre de picking o picking list: indica a l’operari el circuit lògic que ha de seguir al magatzem per recollir el producte, així com la seva ubicació i la quantitat de producte que ha d’agafar.
  • Albarà o nota de lliurament: és un document que acompanya la mercaderia en el procés d’expedició. La seva funció principal és servir com a justificant del lliurament. En aquesta fase d’expedició es du a terme la confecció del document.
  • Full de ruta: l’expedició s’organitza per rutes de repartiment que s’assignen als transportistes. S’hi indiquen les diferents destinacions que ha d’atendre, juntament amb l’ordre de lliurament. Per a cada lliurament s’especifiquen els albarans, els embalums que s’han d’entregar i les observacions.
  • Carta de ports: document que prova l’existència del contracte de transport. Servirà de justificant de recepció de la mercaderia del carregador davant del transportista. La naturalesa, contingut i normalització que regula la carta de ports dependrà de la forma de transport utilitzada.

Transport

Una cop la mercaderia està preparada cal enviar-la als clients, per la qual cosa és necessari utilitzar un mitjà de transport.

Els mitjans utilitzats per al transport de mercaderies són:

  • Transport terrestre (carretera i ferroviari),
  • Transport marítim, aeri i multimodal, segons el volum, el tipus de mercaderia, les distàncies, la durada del transport, la urgència del servei, el cost, etc.

Devolucions

El procés d’expedició finalitza amb la recepció de l’albarà signat, que confirma el correcte lliurament de la mercaderia. En el cas que hi hagi algun error en l’enviament o la mercaderia no arribi en perfectes condicions al client, pot ser que es produeixi la devolució a l’empresa. Aquestes devolucions, al seu torn, poden produir una nova expedició.

Les devolucions tenen l’origen en diferents causes, i també tenen diferent tractament. Així, les empreses han de disposar de magatzems que admetin l’emmagatzematge de les devolucions, i en els casos en què siguin necessaris processos de gestió, reciclatge i reutilització dels articles retornats. Les empreses han de gestionar adequadament les seves devolucions no només per la millora de la seva imatge, sinó per complir amb les exigències legals en matèria de tractament de residus i en matèria mediambiental.

La logística de devolució s’encarrega del retorn dels productes a l’empresa i dels seus embalatges. Els tipus de devolució depenen de si són de productes i envasos i embalatges de productes.

Les raons de la devolució poden ser molt variades. En el cas de la devolució de productes és molt diferent si es tracta de productes nous o de productes usats.

Les principals raons que originen la devolució de productes nous són:

  • Canvi d’opinió
  • Producte defectuós
  • Producte danyat durant el transport
  • Error en l’enviament, diferències amb la comanda del client
  • Acord contractual entre el proveïdor i el client, per evitar els excessos d’inventari i l’obsolescència del producte.

Les raons més habituals de la devolució de productes usats són:

  • Garantia de devolució
  • Retorn d’embalatges reutilitzables
  • Programes de canvi d’un producte usat per un de nou
  • Recollida del producte al final de la seva vida útil
  • Finalització del període de rènting
  • Finalització d’obres o servei

La gestió de les devolucions per part de l’empresa és diferent quan es tracta de productes nous o usats. A més d’originar l’entrada de mercaderies al magatzem, ambdues devolucions poden originar una sortida de mercaderies del magatzem.

Anar a la pàgina anterior:
Exercicis d'autoavaluació
Anar a la pàgina següent:
Activitats