Activitats

Presentació personal del tècnic PRL a l'empresa-client

L’objectiu d’aquesta activitat és aprendre a preparar la primera visita al client.

És important tenir preparada una presentació personal per tal de no haver d’improvisar en el moment de conèixer el client. Cal comptar amb una estratègia per al desenvolupament de la visita. Aquí teniu una experiència en primera persona:

La visita a l'empresa client

“En el primer lloc de treball que vaig tenir com a tècnic de PRL en el Servei de Prevenció Aliè MJRISK, SL, acompanyava les visites a empreses client amb el director Sr. X de l’SPA. Ell sempre començava amb la mateixa frase: ‘Què tal, com va tot?¡. Era la seva frase d’entrada, i això li permetia saludar, trencar el gel i donar-li el torn de paraula a l’interlocutor de l’empresa client, que normalment la tornava encantat. Amb el temps, després de diverses visites, vaig aprendre que no era una mala fórmula i fins i tot la vaig adoptar: l’interlocutor de l’empresa client i jo ens saludàvem, encaixàvem la mà, ens miràvem als ulls, amb un petit somriure de confiança i jo demanava: ‘Què tal, com va tot?’”.

Prepareu una presentació personal al més completa i senzilla possible en una suposada primera visita a un client. Hi hauran d’aparèixer els mínims indicats en els materials.

Penseu a seleccionar l’estil de presentació estàndard que es vulgui utilitzar en la fase de contacte amb l’interlocutor de l’empresa client: com es vol saludar i què es desitja dir i transmetre. És interessant elaborar una forma pròpia que, amb el temps, sortirà de manera espontània en el cara a cara. D’aquesta manera, treballar una presentació adequada farà que ens sentim més segurs i evitarem que s’hagi d’improvisar en cada trobada.

Tot i ser una resposta oberta, la solució ha de seguir les següents orientacions basades en els continguts dels materials.

En el redactat de presentació hi haurien d’aparèixer els apartats següents, tenint en compte les quatre accions per tal de desenvolupar un bon mètode de presentació (atenció, interès, desig i acció):

  • Salutació.
  • Presentació personal amb el nom complet.
  • Nom de l’SPA i funció que hi desenvolupeu com a tècnic de PRL.
  • Presentació de les tasques rellevants que caldrà dur a terme a l’empresa client i una breu descripció d’aquestes (temporització, característiques bàsiques…).

Obtenint informació

L’objectiu d’aquesta activitat és aprendre a elaborar adequadament, sintetitzar i ordenar les preguntes idònies per fer durant la visita a l’empresa client per evitar preguntes innecessàries.

En una visita al centre de treball de l’empresa client és bàsic mantenir un temps prudencial i l’interlocutor agrairà que hi hagi un control en aquest sentit, i que a més sigui productiu. Per aconseguir-ho és necessari portar preparada la reunió, coneixent l’activitat de l’empresa client, i formular una sèrie de preguntes que ajudaran a extreure’n la màxima informació possible en el temps adequat.

Elaboreu una sèrie de preguntes, entre 6 i 8, que utilitzareu en les vostres visites a l’empresa client; indiqueu també amb quina finalitat es realitzen i quina informació se’n vol obtenir quan es formulen.

Tot i ser una resposta oberta, la solució ha de seguir les següents orientacions basades en els continguts dels materials (taula).

Taula: Tipus de preguntes més habituals
PreguntesDefinicióUtilitatExemples
Per aconseguir informacióPreguntes generals específiques perquè el client doni una informació rellevant i bàsicaSovint és el principi d’una relació comercial Quants treballadors té l’empresa?
De prova Preguntes més específiques per descobrir i aclarir opinions del clientNecessitats d’informació més específica per comprendre plenament els neguits del client i poder proposar-hi solucionsQuina imatge vol transmetre l’empresa en aspectes preventius i de seguretat?
De confirmació Preguntes pensades per saber si el client ha entès el missatge Després de cada presentació dels temes especificats Enteneu el perquè de les accions preventives?
De síntesi Preguntes establertes per aclarir la comprensió de les necessitats i condicions del contracteDesprés d’haver presentat diversos elements per contractar Fem un resum de totes les activitats contractades?

Visita a l'empresa client

L’objectiu d’aquesta activitat és millorar la comunicació en la primera visita a l’empresa client.

Realitzeu un role-playing simulant la primera visita al centre de treball de l’empresa client centrada en la presentació com a tècnic PRL d’un SPA determinat. L’activitat s’ha de centrar en la comunicació adequada: l’elecció de les paraules, el to de veu, el llenguatge corporal i tots els elements de relacions interpersonals que es puguin aplicar.

Per fer l’activitat s’haurà de seguir el següent procediment:

  1. Aconseguir un aparell electrònic per fer la gravació.
  2. Utilitzant les respostes de les anteriors activitats, simuleu aquesta primera visita.
  3. La gravació cal realitzar-la:
    • Inicialment dempeus, per passar a estar assegut/da davant d’una taula.
    • Opcionalment podeu demanar a una altra persona voluntària que faci el paper de client.
  4. Gravar la presentació utilitzant els aspectes de relacions interpersonals adequadament.
  5. La durada de la gravació no pot superar els 3 o 4 minuts.

Teniu un exemple inspirador en aquest vídeo de Teresa Baró, experta en comunicació: Cómo presentarnos a los demás de forma correcta?.

Anàlisi comunicativa de la presentació oral

L’objectiu d’aquesta activitat és analitzar la comunicació oral realitzada per fixar-se en els elements no verbals

Complementant l’activitat anterior, caldrà visualitzar i escoltar detingudament la gravació realitzada per tal de fer-ne una anàlisi acurada i una autovaloració utilitzant la següent escala; cal valorar entre 1 i 5, on 1 serà la puntuació menys afavorida i 5 la millor.

Per exemple, si es considera que el to de veu és agradable i positiu, però que a la vegada li falta certa consistència, es pot puntuar amb un 3 o un 4, i si es valora que la claredat no és molt bona, la puntuació seria d’un 2.

Taula: Analitzar el ‘role-playing’
Comunicació verbal 1 2 3 4 5
To de veu
Velocitat
Claredat
Ritme
Volum
Articulació
Gestos
Mirada
Ús de paraules inadequades

Resposta oberta en funció de la presentació enregistrada. Una possible valoració d’una comunicació seria la següent taula:

Taula: Analitzar el ‘role-playing’ (solució)
Comunicació verbal 1 2 3 4 5
To de veu x
Velocitat x
Claredat x
Ritme x
Volum x
Articulació x
Gestos x
Mirada x
Ús de paraules inadequades x

Anar a la pàgina anterior:
Promoció dels serveis de prevenció
Anar a la pàgina següent:
Exercicis d'autoavaluació