El pla de comunicació

El pla de comunicació integral d’una empresa o organització és un document que recull els objectius, destinataris, polítiques, estratègies, recursos i accions de comunicació (interna i externa) que s’han de desenvolupar en tots els àmbits de l’organització.

Assumint la funció estratègica de la comunicació, dissenyar un pla de comunicació integral suposa prèviament disposar d’un pla estratègic global, que serveixi com a base per elaborar el pla de comunicació estratègica, la finalitat de la qual és contribuir a la consecució dels objectius estratègics de l’organització.

L’estructura del pla de comunicació és la següent:

  1. Anàlisi. Estudi de la informació interna i externa. Resum DAFO (debilitats, amenaces, fortaleses i oportunitats).
  2. Antecedents. Anàlisi de la informació de l’organització, història, vendes, etc.
  3. Assenyalar què es vol aconseguir amb les activitats que s’engeguin. Els objectius han de poder ser quantificats, mesurables i han de ser assolibles, realistes. (SMART)
  4. Públics (públic objectiu o target). Determinar a qui va dirigida la comunicació. Definir quin o quins són els destinataris o grups de destinataris en els quals se centraran els esforços comunicatius. Conèixer el públic al qual es dirigeix l’organització, els mitjans que utilitza per informar-se i l’estil comunicatiu que usa són aspectes claus i crítics que influiran en l’èxit de la comunicació.
  5. Missatge. És l’element que es vol comunicar triant les característiques o atributs a comunicar, així com el to o l’estil de la comunicació.
  6. Estratègia. Elecció de la manera a desenvolupar cadascuna de les àrees de comunicació amb la finalitat d’aconseguir els objectius.
  7. Accions. Concreció de les activitats a desenvolupar, els mitjans i els recursos, així com els responsables de les accions que s’utilitzaran per desenvolupar el pla.
  8. Cronograma o calendari. Planificació en el temps de cadascuna de les accions.
  9. Pressupost. Quantitat econòmica que es destinarà a la posada en marxa del pla estratègic de comunicació integral.
  10. Control i seguiment. Mesurament del transcurs i compliment del pla amb la finalitat de realitzar accions de correcció per intentar aconseguir els objectius marcats. Per això calen uns indicadors de seguiment i control del pla, que poden ser de diversos tipus:
    • De realització física: mesuren el grau real de compliment de les accions programades.
    • De realització financera: mesuren quin pressupost real ha estat executat sobre el pressupost en principi destinat a aquesta acció de promoció i divulgació.
    • D’impacte: mesura el nombre real de persones impactades a través de les accions engegades, per exemple nombre d’aparicions en els mitjans, nombre de materials enviats…
    • De resultat: mesura el nombre real de resultats aconseguits com per exemple el nombre de visites de la pàgina web de l’organització.
  11. Avaluació del pla. Cal valorar de forma periòdica l’eficàcia i eficiència del pla de comunicació integral de l’empresa per la seva millora constant ja que forma part de la seva estratègia de gestió.

Pla de comunicació per àrees o accions concretes

Cadascuna de les àrees de comunicació de l’organització requereix, per la seva banda, desenvolupar un pla més concret i desglossat amb els objectius, el públic objectiu (o target), les estratègies i accions, a més del mesurament dels resultats. Són exemples de pla de comunicació per àrees o accions concretes, entre d’altres:

'Community manager'

Un community manager és el professional encarregat de gestionar la presència de l’empresa a les xarxes socials, tenint cura de la seva imatge i posicionament.

  • El manual de comunicació corporativa: un document on es recullin totes les accions relacionades amb la imatge que volem donar de la nostra organització o empresa, la identificació de l’empresa i la forma de reconeixement per part del nostre target (públic objectiu). La imatge corporativa posiciona l’organització en el mercat. En aquest manual hi haurà tot tipus d’elements: logotip, tipografia, caretelleria i retolació, targetes de visita, signatura dels correus electrònics, disseny de la web i xarxes socials, vestuari del personal, fulletons, etc.
  • El pla de comunicació externa, que inclourà el pla de màrqueting mix de l’organització i el pla de publicitat. Aquest pla conté tot el que es vol transmetre al públic extern a l’empresa; tradicionalment és l’únic que es tenia en compte als inicis de la teoria de la comunicació empresarial.
    • Pla de màrqueting mix. És el document centrat en les necessitats del client de l’empresa. S’hi defineixen els objectius, les estratègies i accions previstes per assolir els objectius comercials. Les variables que inclou són: el producte o servei, el preu, la distribució i la promoció.
    • Pla de publicitat. S’hi inclou tot el que és necessari per desenvolupar la promoció del producte o servei de l’empresa. Cal tenir en compte quin és el missatge, a qui va dirigit, com difondre’l (en quins mitjans), quan, entre d’altres elements.

Les 4 'P'

El màrqueting mix es defineix mitjançant les 4 ‘P’: product, price, place and promotion; és a dir, ‘producte (o servei), preu, punt de venda i promoció o publicitat’.

  • El pla de comunicació interna. És el que té en compte tota la informació que es transmet al personal de l’empresa, com es transmet, quan, de forma individual o grupal, entre d’altres consideracions. Hi té especial rellevància la intranet de l’empresa.
  • El manual de comunicació de crisi. És el document on s’exposen de forma metodològica i rigorosa les indicacions i procediments recomanats a l’hora d’enfrontar-se a situacions problemàtiques (“crisi”) que pugui tenir l’organització. Malauradament són poques les empreses que en disposen.
  • El pla de relacions públiques. És el document que guia l’empresa en la construcció d’una bona relació amb els seus diversos públics procurant obtenir una imatge corporativa adequada. Hi consta com relacionar-se amb la premsa, com gestionar esdeveniments organitzats per l’empresa o esdeveniments on participa, indicacions per a la relació amb els inversors, amb les administracions públiques, amb les organitzacions sense ànim de lucre, entre d’altres relacions.
  • El Programa de responsabilitat social corporativa (RSC). Avui dia forma part de la cultura empresarial que les organitzacions portin a terme accions que tinguin en compte el benefici social en temes com el medi ambient, la salut de la població, la protecció dels menors, l’erradicació de la pobresa, entre d’altres. Així, les empreses haurien de disposar d’un document de gestió de totes les accions d’RSC que porten a terme per donar-hi uniformitat i coherència.

Informació en l'àmbit laboral

La informació és un dels valors més importants que poden tenir les persones. La màxima popular diu “La informació és poder”. A l’hora de prendre qualsevol decisió, és cabdal tenir el màxim d’informació sobre el tema a l’abast.

Durant el segle XX, s’ha produït un gran desenvolupament en el món de les telecomunicacions. Això ha representat una revolució en la transmissió de la informació, per la qual cosa es parla de la “societat de la informació”. Aquest desenvolupament ha estat possible gràcies al desenvolupament de les anomenades noves tecnologies; amb una gran capacitat de transmissió, emmagatzematge i utilització de dades, impensable anys enrere.

És important saber distingir entre informació i comunicació: la informació és el contingut del missatge enviat; mentre que la comunicació és el procés de transmissió d’aquesta informació. A diferència de la comunicació, en la informació no és necessari que aparegui l’element de retroalimentació o feedback.

Els conceptes d’informació i comunicació es tracten en l’apartat “La comunicació en l’àmbit laboral”, d’aquesta mateixa unitat didàctica.

Perquè existeixi informació, es necessita que intervinguin els següents elements (vegeu la figura):

  • Un emissor del missatge.
  • Un receptor del missatge.
  • Un canal de transmissió del missatge entre emissor i receptor.
  • Un missatge.
Figura Esquema on es relacionen els diversos elements de la informació

Condicions que fan eficaç la informació

Avui en dia hi ha dues característiques que qualsevol empresa ha de complir per ser eficaç, entenent l’eficàcia no solament en termes de productivitat, guanys i qualitat del producte, sinó també en termes de salut, benestar i satisfacció dels treballadors. Aquestes característiques són un bon treball en equip i un sistema d’informació simple però comprensible.

Perquè un sistema d’informació sigui eficaç, la informació ha de ser sincera, completa, adequada a les persones a qui va dirigida, necessària, d’aplicació ràpida, coordinada, sintetitzada i integrada. A més, ha de constituir una xarxa d’informació en tots els sentits i ha de donar-se en el moment oportú.

L’absència o incompliment d’algun dels requisits que fan la informació eficaç, pot fer aparèixer el rumor. Podem definir el rumor com aquella informació que es transmet a través dels canals informals de l’organització, sense que hi hagi veritables evidències que és veritat. El rumor és el resultat d’una política ambigua en matèria d’informació o de la seva absència.

El procés informatiu a l'empresa

La informació és un dels elements bàsics de la prevenció. Pel que fa a la informació dels treballadors sobre prevenció de riscos laborals, la mateixa Llei 31/95 de prevenció de riscos laborals parla en l’article 18 del deure de protecció dels treballadors i que l’empresari haurà d’adoptar les mesures necessàries perquè els treballadors rebin tota la informació necessària, sia directament o sia mitjançant els seus representants, respecte a les següents qüestions:

  • Els riscos per a la seguretat i la salut dels treballadors en el treball.
  • Les mesures i activitats de protecció i prevenció aplicables als riscos assenyalats en l’apartat a).
  • Les mesures adoptades segons l’article 20 de la Llei.

El tipus d’empresa, el tipus de contracte que relaciona el treballador amb l’empresa o l’existència o no de representants dels treballadors no eximeixen els empresaris de l’obligació d’informar els treballadors.

Es recomana que en la informació als treballadors relacionada amb la prevenció de riscos s’utilitzi la comunicació verbal; ja que aquest sistema és directe, àgil i personalitzat. Igualment, no s’ha de descartar la comunicació escrita.

Un requisit important és que la informació ha de ser bidireccional; ja que, d’altra banda, el treballador té l’obligació d’informar immediatament el seu superior jeràrquic si hi ha qualsevol situació de perill.

En aquest sentit, vegeu l’art. 29 de la Llei 31/95 de Prevenció de riscos laborals.

Continguts de la informació a l'empresa

Els diferents continguts de la informació a l’empresa són conseqüència del fet que qualsevol assumpte relacionat amb el treballador i la seva tasca a l’empresa es converteix sempre en objecte d’informació. Trobem diversos tipus de continguts de la informació relacionast amb:

  • qüestions generals.
  • les tasques que s’han de desenvolupar.
  • altres necessitats dels treballadors.

Requisits del procés informatiu a l'empresa

Perquè la informació sobre prevenció estigui integrada al sistema organitzatiu de l’empresa, s’han de complir cinc requisits:

Mesures preventives bàsiques

S’ha d’informar els nous treballadores de les mesures preventives bàsiques: primers auxilis, lluita contra incendis i pla d’evacuació.

  1. La direcció establirà la política preventiva de l’empresa, incloent-hi el pla d’informació.
  2. El servei de prevenció haurà d’informar els nous treballadors dels riscos generals i les mesures preventives adoptades i del pla d’autoprotecció.
  3. Els comandaments intermedis hauran d’informar els treballadors a càrrec seu dels riscos específics del seu lloc de treball i les mesures preventives adoptades.
  4. Els treballadors tenen el dret de ser informats sobre els riscos a què estan exposats, així com l’obligació d’informar de qualsevol situació de risc.
  5. El delegat de prevenció vetllarà perquè tots els treballadors estiguin correctament informats en matèria de prevenció de riscos laborals.

Tipus d'informació a l'empresa

Els diferents tipus d’informació que apareixen en qualsevol empresa poden classificar-se en tres grups:

Manual d'acollida

El manual d’acollida ha de ser un document no massa extens i prou clar perquè estigui a l’abast de qualsevol treballador i forma part del manual de prevenció.

  • Informació inicial. Qualsevol treballador, en el moment de la seva incorporació a una empresa, hauria de rebre un Manual d’acollida, en el que s’expliquin els aspectes d’organització i gestió de la Prevenció de riscos i que hauria d’incloure informació sobre els diferents riscos que es presentin a l’empresa (vegeu la figura), les mesures de prevenció adoptades i les actuacions a seguir en cas d’emergència (pla d’emergència).
    El treballador haurà de deixar constància per escrit d’haver rebut aquesta informació.
Figura Flux de la informació a l’empresa sobre riscos laborals i mesures de prevenció
  • Informació específica del lloc de treball. Independentment de la informació inicial rebuda, el comandament directe de qualsevol treballador hauria d’informar-lo dels riscos específics del lloc de treball en concret i de les mesures de prevenció i protecció adoptades.
    Caldrà fer esment de les instruccions d’utilització de màquines i equips, les fitxes de seguretat dels productes emprats i la legislació aplicable.
    També cal que el treballador sigui informat dels procediments i instruccions de treball establerts per a cada cas.
    El treballador haurà de deixar constància per escrit d’haver rebut aquesta informació.
  • Informació contínua. La informació contínua s’ha de donar en qualsevol nivell de l’organigrama de l’empresa.

Registre de la informació

Per tenir constància i poder fer un seguiment de tot el flux d’informació, es recomanable mantenir actualitzat un registre en què s’anotin totes les accions informatives que dugui a terme l’empresa. Aquest registre ha de ser accessible a tots els treballadors de l’empresa.

Els tècnics i directius de l’empresa assistiran a les reunions informatives que es realitzin en matèria de gestió de la prevenció. Els comandaments haurien d’introduir temes de prevenció de riscos a les reunions de treball amb els seus treballadors, demanant l’opinió d’aquestos sobre els temes de prevenció i recordant-los que és obligació dels treballadors informar els seus superiors de qualsevol situació de risc.

En el cas de qualsevol modificació dels processos de treball, s’informarà tots els treballadors afectats de les noves condicions del lloc de treball.

Campanyes de prevenció

Per entendre què és una campanya, i establir-ne una definició, és interessant fixar-nos en aquest parell d’accepcions:

  • “Sèrie d’actuacions per tal d’aconseguir un fi científic, comercial, polític, etc. Campanya electoral. Campanya publicitària.” (Enciclopèdia Catalana).
  • “Conjunt d’actes o esforços aplicats a un fi determinat.” (Gran Enciclopedia Larousse).

En general, podem definir campanya de prevenció com el conjunt d’actes, esforços o actuacions destinades a prevenir els riscos derivats del treball.

Campanyes de promoció

Les campanyes promocionals poden ser un element important a l’hora d’augmentar la sensibilitat envers els temes de seguretat i salut en el treball.

En aquest punt és interessant tenir present el concepte de cultura preventiva. La falta d’aquesta pot portar l’empresa a tenir molts problemes de seguretat i salut laboral. Al respecte, llegiu el següent text:

“Hi ha una tendència equivocada a identificar la cultura preventiva, la forma de treballar que evita els accidents, amb els sistemes de gestió de la prevenció, i convé desfer l’equívoc: no és el mateix treballar amb cultura preventiva, que tenir implantat un sistema de gestió de la prevenció.
I és que el sistema de gestió de la prevenció té a veure amb documentació, auditories, i, en general, formalitats de la legislació; la cultura preventiva, en canvi, és una forma de treballar i no es refereix a documentació. Sense cultura preventiva, l’ús del sistema de gestió i les seves formalitats tendeix a reforçar la cultura del formalisme: res no val si no està escrit i signat, però no té influència en el fet que la prevenció dels accidents formi part de la manera de fer el treball.
La cultura preventiva ha d’estar formulada de manera que tots a l’empresa puguin assimilar-la i practicar-la, per exemple «treballar per al següent», i no implica documentació, perquè qualsevol persona que treballa sap què necessita el seu següent, i pot fer-ho directament si té voluntat d’això, sense signatures ni formalismes. Ni tan sols inversions.”


Alejandro Mendoza Plaza. (2004, 1 d’abril). “La cultura preventiva”. Las Provincias. “Euros, Suplemento de Economía Ahorro y Empleo. València.

L’aplicació de models de bones pràctiques a l’empresa per planificar campanyes de prevenció al lloc de treball, així com integrar-les en un pla d’actuacions i decisions de l’empresa, pot ser fonamental per aconseguir els objectius d’aquestes.

Fases de les campanyes de prevenció

Una campanya de prevenció consta sempre de quatre fases diferenciades, que són: planificació, organització, seguiment i avaluació, i modificacions.

En la fase de planificació s’ha de:

  • Fixar el col·lectiu a qui va destinada la campanya i el missatge que se li vol fer arribar, evitant que el col·lectiu sigui massa ampli, tenint en compte les seves necessitats, sense oblidar que també s’ha d’establir un objectiu o objectius mesurables, concrets i realistes.
  • Plantejar els mitjans més adients, continguts, materials i mitjans de presentació per a la difusió de la campanya, tenint en compte els destinataris i no dubtar a buscar col·laboradors especialitzats fora de l’empresa.
  • Comptar amb la implicació de tots els estaments de l’empresa, des de la direcció als treballadors, passant per tots els comandaments, delegats de prevenció, etc.

Col·laboradors

Fora de l’empresa podem trobar diversos col·laboradors especialitzats: sindicats, col·legis professionals, patronals, mútues, etc.

Per a l’organització correcta d’una campanya de prevenció; així, a la fase d’organització, cal que es tinguin en compte cadascun dels aspectes següents:

Fer el seguiment de la campanya

Hi ha diversos paràmetres per fer el seguiment d’una campanya: enquestes, notificació d’accidents, avaluacions de riscos, estadístiques.

  • Acordar amb la direcció la durada de la campanya i el pressupost assignat.
  • Definir el to de la campanya: racional, educatiu, divertit i atemoridor.
  • Definir els paràmetres de seguiment i avaluació de la campanya.
  • Desenvolupar un missatge clar, senzill i adient al destinatari final.
  • Cercar material ja publicat per altres entitats.
  • Definir els materials que cal desenvolupar, segons el que s’hagi trobat en el mercat: DVD, vídeos, cartells, fullets.
  • Definir altres activitats per desenvolupar, com ara xerrades, concursos, jornades de portes obertes, etc.
  • Sol·licitar la col·laboració d’altres departaments i la contractació de serveis externs, si és necessari: informàtica, reprografia, dibuix, etc.
  • Coordinar els recursos humans i tècnics, assignant funcions i responsabilitats concretes.
  • Fixar la planificació de la campanya de manera global i de manera individualitzada per a cada responsable.
  • Definir els mitjans de difusió interns i externs.
  • Escollir la data d’inici de la campanya fent que no coincideixi amb dates de vacances, èpoques de molta feina, etc. I procurant que coincideixi amb alguna data significativa. Per exemple, el 28 d’abril, Dia de la Seguretat i la Salut en el Treball.
  • Controlar amb rigor les dates i els terminis de realització de la campanya.

Mitjans de difusió

Com a mitjans de difusió interns tenim els taulells d’anuncis, el correu intern, els correus electrònics, la intranet, etc. Com a mitjans externs, tenim concursos, campionats, promocions…

Un cop iniciada la campanya de prevenció, comença la fase de seguiment i avaluació; accions necessàries per tal de poder detectar-ne els punts forts i els punts febles, i així actuar sobre aquells aspectes que es puguin millorar en campanyes futures i avaluar si s’han assolit els objectius fixats. Per a això, cal desenvolupar els següents punts en aquesta fase de la campanya de prevenció:

En cada fase d’una campanya, és important la participació dels implicats.

  • Realitzar el seguiment de la campanya mitjançant els indicadors definits amb anterioritat dins la fase organitzativa.
  • Realitzar l’avaluació final de la campanya mitjançant els indicadors definits amb anterioritat dins la fase organitzativa.
  • Elaborar i donar a conèixer als treballadors les conclusions de la campanya, plantejant la possibilitat de noves campanyes i convidant que tothom aporti idees sobre noves campanyes.

Finalment, tenim la fase de modificacions. És molt important que les errades i desviacions detectades en la fase de seguiment i avaluació serveixin per corregir de manera immediata, si és factible, o bé en campanyes futures aquests aspectes negatius i així millorar el procés de realització de campanyes de prevenció.

Conclusions: quan podem dir què una campanya ha estat eficaç?

Es pot acabar dient que les campanyes de prevenció han demostrat la seva eficàcia, sempre que es compleixin les següents condicions:

  • Han de ser específiques.
  • Han de donar missatges i/o instruccions positius. Els missatges negatius no impliquen el grup a qui es vol motivar.
  • Han de donar suport a actituds i coneixements existents.
  • Els missatges generalistes no són acceptats com a propis pel grup de treball.
  • Han de formar part d’un conjunt d’accions preventives encaminades a integrar la seguretat com un principi estructural de l’empresa.
Anar a la pàgina anterior:
Exercicis d'autoavaluació
Anar a la pàgina següent:
Activitats