Elaboració de documentació preventiva

Trobareu un glossari de sigles a la secció “Annexos” d’aquest apartat.

Com a tècnics en prevenció de riscos laborals cal que sapigueu com s’han d’elaborar els procediments preventius, les instruccions de treball i les instruccions de seguretat. En termes de qualitat, un sistema de gestió de la prevenció de riscos laborals degudament documentat està estructurat en quatre nivells:

  1. El manual de gestió de la PRL.
  2. Els procediments del sistema de gestió, amb els seus respectius procediments específics.
  3. Les instruccions de treball.
  4. Els registres.

El terme manual de prevenció no apareix expressament esmentat en les normes preventives. En canvi, els procediments de treball sí que són exigits expressament a l’hora de ser inclosos en el pla de prevenció de riscos laborals. L’acció preventiva s’ha d’integrar en el sistema de gestió de l’empresa a través del pla de prevenció de riscos laborals.

Els registres són documents per presentar resultats obtinguts o proporcionar proves o evidències d’activitats realitzades. Per exemple, un registre del lliurament d’equips de protecció individual (EPI) a la persona treballadora.

La norma ISO 45001:2018 Sistemes de Gestió de la Seguretat i Salut en el Treball és una norma internacional que especifica tots els requisits per assegurar la salut i la seguretat en el treball, ofereix orientació per a la implementació del sistema de gestió de SST i permet a les organitzacions ser proactives i incrementar el seu rendiment quant a prevenció de lesions.

Els manuals de procediments i instruccions de seguretat inclouen una descripció de l’organització productiva amb la finalitat d’identificar els processos dels quals derivaran les pràctiques, els procediments i les instruccions amb rellevància preventiva.

SST, SGSST o SGPRL

En alguns estudis tècnics, llibres de prevenció i documentació sobre prevenció de riscos laborals, al SGPRL també se’l denomina sistema de gestió de seguretat i salut en el treball (SGSST o, simplement, SST); els tres acrònims signifiquen el mateix.

Aclariments terminològics

  • Un procés és una sèrie d’activitats encadenades seqüencialment que donen com a resultat un producte o un servei.
  • Un procediment estableix i reglamenta les formes concretes de realitzar un conjunt d’activitats, agrupades en un procés, i sempre de la mateixa manera.
  • Les instruccions de treball són procediments específics que han de seguir obligatòriament els treballadors que realitzen determinades activitats a causa del fet que poden generar perjudicis o danys en el cas de no realitzar-se de la forma preestablerta.
  • Les pràctiques de treball són activitats sense riscos significatius; per aquesta raó, normalment les pràctiques de treball no estan incloses en els manuals de procediments i instruccions de treball.

Un mateix procés es pot realitzar utilitzant diferents procediments. Els procediments de treball estableixen com realitzar el conjunt d’activitats d’un procés d’una forma eficaç i segura, amb la finalitat que sempre es facin de la mateixa manera.

Això no significa que perdurin invariables en el temps. Més aviat tot el contrari: els processos i els procediments preventius i les instruccions de treball i de seguretat associats amb aquests s’han de revisar de forma periòdica amb la finalitat de perfeccionar-los contínuament (metodologia de la millora contínua; planificar, fer, verificar i actuar).

És molt convenient que l’empresa defineixi els processos productius considerats clau i les tasques que hi estan associades. Necessàriament, s’han d’establir procediments en tasques crítiques amb riscos seriosos que poden provocar accidents o incidents greus i molts greus.

Exemples de procés, procediment de treball i activitats crítiques

Un exemple de procés seria fer el manteniment preventiu d’una màquina. Hi hauria molts procediments per fer aquest manteniment. El que fan les empreses és establir el procediment de treball més convenient.
Per altra banda, alguns exemples de tasques crítiques que és convenient procedimentalitzar-les són: soldadures, treballs en espais confinats, riscos d’incendi o explosió i riscos de contactes elèctrics, entre d’altres.

Trobareu una anàlisi sobre la problemàtica que presenta per a la seguretat i salut dels treballadors la coincidència de treballadors de diferents empreses en un mateix centre de treball en l’apartat “Sistemes de coordinació preventiva de les empreses” de la unitat “Prevenció integrada a l’empresa”. Anoteu la importància que té el fet de procedimentar les activitats on es produeixi aquesta concurrència de treballadors.

Cal destacar la conveniència de redactar procediments en els casos que treballadors de l’empresa treballin fora de les seves instal·lacions. En aquests casos és convenient consultar els responsables de l’empresa col·laboradora a efectes de la redacció precisa de les fases del treball.

En les empreses es desenvolupen un gran nombre de processos. De la definició, l’estudi i l’anàlisi dels processos se’n deriva la creació de procediments i instruccions de treball.

El principi d'integració en l'elaboració de la documentació

D’acord amb el principi d’integració, el treballador ha de rebre en un únic document les normes i instruccions de realització del treball juntament amb els aspectes de seguretat associats: identificació dels riscos i mesures que s’han d’aplicar. No tindria sentit lliurar diversos documents separats per explicar aquestes qüestions.

El principi d’integració el podem trobar en l’art. 16.1 de la Llei 31/1995 de prevenció de riscos laborals i en el RD 39/1997 del Reglament dels serveis de prevenció (RSP). I en la disposició addicional única del RD 604/2006 de modificació del RSP s’estableix que l’INSST (antic INSHT) elaborarà i mantindrà actualitzada una guia tècnica sobre l’esmentada integració.

El principi d’integració promulga que la prevenció de riscos laborals s’ha d’integrar en el sistema de gestió de l’empresa, tant en el conjunt de les seves activitats com en tots els nivells jeràrquics, mitjançant la implantació i aplicació d’un pla de prevenció que inclogui, entre d’altres, les pràctiques, els procediments i els processos necessaris per realitzar l’acció preventiva en l’empresa.

Guia per integrar la prevenció

Consulteu a internet la Guia tècnica sobre la integració de la prevenció de riscos laborals en el sistema general de gestió de l’empresa. Proporciona orientacions als empresaris per dissenyar, implantar, aplicar i fer un seguiment del pla de prevenció de riscos laborals de l’empresa, en especial pimes i microempreses.

Els aspectes de seguretat han d’estar integrats en els procediments i en les instruccions de treball.

Es poden lliurar addicionalment les normes de seguretat, amb la finalitat de recordar les mesures preventives que, per la seva importància, es vulguin destacar. Una norma de seguretat és un conjunt de regles que preceptuen unes actuacions concretes des de l’únic punt de vista de protegir la salut.

Exemples de normes de seguretat

  • Qualsevol persona que entri en la secció de pintura ha de vestir l’equip establert per evitar la dispersió de partícules de pols que pugui introduir.
  • Tot empleat ha de donar compte al seu superior de les situacions insegures que observi al seu lloc de treball.
  • Cap empleat pot circular en vehicles a motor a més de 20 km/h pel recinte interior de l’empresa.

Pel que fa a l’àmbit d’aplicació, les normes de seguretat poden ser generals (afecten la totalitat dels treballadors i centres de treball) o particulars (afecten un determinat taller, secció…).

Noteu que les normes generals tenen entitat pròpia, ja que no serà possible integrar-les en procediments específics. En canvi, gran part de les normes particulars poden ser integrades en aquests.

Els procediments de treball

Els procediments de treball són documents molt útils per a les organitzacions, ja que permeten a tots els treballadors saber com s’ha de treballar i quins són els criteris establerts per desenvolupar les tasques.

Respecte a l’àmbit dels procediments preventius, l’Institut Nacional de Seguretat i Salut en el Treball (INSST, antic INSHT) ofereix una relació de procediments, però cada empresa ha de precisar els procediments que ha d’elaborar. És recomanable fer-los progressivament i començar sempre pels requerits legalment: investigació d’accidents, planificació preventiva, vigilància de la salut, avaluació de riscos, formació i informació…

Manual de procediments

Consulteu el Manual de procedimientos de prevención de riesgos laborales. Guía de elaboración de l’INSHT, referent fonamental per als tècnics de prevenció a l’hora d’elaborar procediments de gestió de la prevenció.

En aquest material, proposarem la mateixa relació de procediments que es troben recollits en el Manual de procedimientos de prevención de riesgos laborales. Guía de elaboración publicat per l’INSHT l’any 2003. Aquests procediments agrupats per la seva naturalesa són els següents:

  • A) Mesures per eliminar o reduir els riscos:
    • Informació dels riscos en el treball.
    • Formació inicial i continuada dels treballadors.
    • Instruccions de treball.
    • Senyalització de seguretat.
    • Equips de protecció individual i roba de treball.
  • B) Activitats per al control de riscos:
    • Inspeccions i revisions de seguretat.
    • Manteniment preventiu.
    • Observacions del treball.
    • Ordre i neteja als llocs de treball.
    • Vigilància de la salut dels treballadors.
    • Control de riscos higiènics.
    • Control de riscos ergonòmics i psicosociològics.
    • Comunicació de riscos detectats i suggeriments de millora.
    • Seguiment i control de les mesures correctores.
    • Permisos per a treballs especials.
  • C) Actuacions davant de canvis previsibles:
    • Nous projectes i modificacions de processos o substàncies.
    • Adquisicions de màquines, equips de treball i químics.
    • Consignació d’instal·lacions i equips circumstancialment fora de servei.
    • Perfils professionals.
    • Contractació i subcontractació: treball, persones i equips.
    • Accessos de personal i vehicles forans.
    • Seguretat de residus.
  • D) Actuacions davant de successos previsibles:
    • Pla d’emergència.
    • Primers auxilis.
    • Investigació i anàlisi d’accidents/incidents.
    • Control de la sinistralitat.

Fases en l'elaboració, implantació i seguiment dels procediments de treball

És recomanable seguir uns passos en l’elaboració i la implantació dels procediments, perquè d’aquesta manera es facilita que els treballadors n’acceptin l’aplicació. Aquests passos que cal tenir en consideració són:

  • Tenir definit prèviament quines persones han d’intervenir en la seva elaboració.
  • Tenir establerts els criteris d’elaboració.
  • Tenir establerts els criteris de revisió i d’aprovació.
  • Tenir establerts els criteris de distribució i divulgació.
  • Tenir establerts els criteris de revisió periòdica i actualització.

Resulta fonamental seguir estrictament la seqüència d’elaboració, implantació i seguiment següents:

  1. Redacció del procediment
  2. Revisió i aprovació del procediment
  3. Distribució i divulgació
  4. Revisió periòdica i actualització

Redacció del procediment

La redacció d’un procediment hauria de complir les següents condicions:

  • Redacció senzilla i clara.
  • Per facilitar la seva comprensió es poden utilitzar dibuixos, esquemes, gràfics, diagrames, cursogrames…
  • Un procediment ben redactat ha de permetre que una persona no entesa en la matèria el pogués entendre tan sols llegint-lo.

Revisió i aprovació del procediment

Una vegada redactat el procediment, ha de ser revisat i aprovat. En la revisió és convenient donar una còpia als intervinents i als representants dels treballadors.

Hi ha de constar el nom de les persones que signen la revisió i l’aprovació del procediment, els seus càrrecs i la data. Seguint els criteris de gestió de la qualitat, en cap cas poden coincidir en una mateixa persona l’elaboració, la revisió i l’aprovació d’un mateix procediment de treball.

Depenent de l’àmbit, la direcció de l’empresa o el cap del servei respectiu aprovarà el procediment. Quan el departament preventiu és un òrgan (staff) sense competències jeràrquiques, els procediments preventius han de ser aprovats per la direcció o el cap del servei respectiu de l’empresa on s’hagin d’aplicar els procediments.

Entrada en vigor dels procediments

A vegades es deixa un període de temps des de l’aprovació fins a l’aplicació perquè els treballadors s’adaptin a les modificacions que comporta la nova forma de realització del treball.

Si l’entrada en vigor del procediment no coincideix amb la data de l’aprovació, aquella s’ha d’indicar expressament en el full de la portada i en l’apartat intern respectiu.

Distribució i divulgació

Destaquem les següents característiques:

Una de les parts del procediment que es pot distribuir és la descripció de les operacions i les mesures preventives.

  • S’han de controlar totes les distribucions del procediment per assegurar-se que tots els destinataris (treballadors, òrgans de l’empresa…) disposen del document.
  • A vegades el procediment és extens i tan sols interessa distribuir-ne directament una part als afectats.
  • S’ha d’establir un document annex al procediment per controlar i documentar la relació de persones que l’han rebut. Els continguts del document annex són:
    • Nom del procediment i número de revisió (si escau) lliurat.
    • Nom dels destinataris, data del lliurament i signatura.
    • Declaració d’haver llegit i entès el procediment, si és procedent.
  • És necessari que el nou procediment sigui acceptat i aplicat per tothom. En cas contrari, se n’han de buscar els motius, i en el cas de no ser vàlids, s’ha d’imposar el seu seguiment.
  • S’han de retirar tots els exemplars que no siguin de la versió vigent per evitar que circulin procediments amb versions derogades.
  • És aconsellable, a efectes documentals i tècnics, que l’empresa tingui arxivat un exemplar de cada revisió anterior. (Podria estar en un apèndix del manual de procediments.)

Observeu que el control documental requereix tenir un control rigorós de la circulació de les successives reversions que es facin dels procediments de treball. En moltes ocasions, aquest control és força complicat i requereix l’aplicació de procediments de control documental.

És necessària formació addicional amb el lliurament del nou procediment?

Depenent de la dificultat del nou procediment, pot ser convenient fer-ne una formació i/o informar-ne amb major detall. En aquests casos, l’empresa haurà de decidir si n’hi ha prou amb la lectura i explicació correlativa del procediment o si són necessàries altres accions.

Revisió periòdica i actualització

Destaquem les següents característiques:

  • Qualsevol procediment és susceptible de millora, raó per la qual s’han de motivar els treballadors perquè participin en aquesta missió.
  • La tècnica més utilitzada és l’observació puntual i l’observació sistemàtica del treball, però és recomanable que s’inclogui un document annex al procediment -lògicament també vàlid per a la resta de procediments-, per facilitar les propostes de millores per part dels treballadors.
  • El procediment pot regular els mecanismes de valoració i revisió, indicant la data i l’actuació de les persones que es considerin competents a aquest efecte.
  • Els procediments preventius haurien de revisar-se periòdicament per comprovar la seva idoneïtat i eficàcia i per implantar els canvis necessaris.

Suposen un motiu per revisar els procediments de treball i, si escau, actualitzar-los, així com també les instruccions de treball i de seguretat associats en cas de produir-se algun accident o incident significatiu, o bé per motius de canvis en les condicions de treball, en els equips utilitzats, en les metodologies de treball…

Continguts del model per efectuar modificacions o millores

Podem recomanar els següents continguts:

  1. Nom del procediment i versió.
  2. Nom del treballador que proposa la modificació, data i signatura.
  3. Descripció de l’operació actual.
  4. Descripció de l’operació proposada.
  5. Justificació de la proposta de canvi.

Participants en l'elaboració dels procediments

Han de participar en l’elaboració dels procediments operatius les persones següents:

  • Els responsables dels processos productius i de les àrees de treball (aquests són els responsables directes de la seva elaboració, redacció, divulgació…).
  • El servei tècnic o l’oficina tècnica de l’empresa o òrgan similar.
  • Els comandaments directes dels treballadors.
  • El tècnic de seguretat per identificar i proposar mesures preventives.
  • Els mateixos treballadors que les aplicaran.
  • Altres assessors.

Col·laboració d'altres empreses

Recordeu que en els casos que empleats de l’empresa treballin fora de les seves instal·lacions és convenient consultar els responsables de l’empresa col·laboradora a efectes de la redacció precisa de les fases del treball.

Els tècnics de prevenció i el personal de l’empresa amb funcions específiques relacionades amb el procediment en qüestió, sota la responsabilitat directa del servei de prevenció, haurien de col·laborar en l’elaboració dels procediments preventius. És responsabilitat directa del servei de prevenció o del tècnic l’elaboració i la gestió de totes les fases: divulgació, revisió…

Exemples de participació en l'elaboració

Els responsables de les diverses seccions i els responsables d’emergències han de col·laborar en l’elaboració d’un procediment de senyalització.

El cap del departament o secció del treball que s’ha d’observar ha de participar en l’elaboració d’un procediment d’observació del treball de la seva àrea.

Model de procediments

L’empresa ha d’establir el model concret per elaborar els seus procediments. És convenient que sempre que sigui possible s’utilitzi el mateix model tant per als procediments operatius com per als de gestió. No obstant això, hi haurà situacions que requereixin incorporar modificacions o fins i tot crear-ne de nous. A l’hora d’elaborar-los caldrà tenir en compte tant l’estructura formal com la dels seus continguts.

Estructura formal

Descriurem els elements formals que haurien d’incorporar els models, distingint el full de portada de la resta de fulls.

Consulteu, a la secció “Annexos”, la proposta de procediment per a l’elaboració d’instruccions de treball que realitza l’INSST (antic INSHT) en la seva NTP 560. Observeu l’estructura formal dels procediments de treball.

Un exemple de títol pot ser “Procediments d’investigació d’accidents”.

  1. Full de portada. És convenient que a la portada hi hagi espai reservat perquè constin aquests elements:
    • Nom de l’empresa o logotip.
    • La frase: procediment preventiu…
    • Tema, títol o nom del procediment regulat.
    • Designació del nivell que correspon al procediment: general de l’empresa, sectorial, departament, secció…
    • Numero del document i referències internes.
    • El nombre de pàgines total i la pàgina actual (per exemple, full 4/21).
    • Data i signatura de la persona que dóna el vistiplau.
    • Data i signatura de la persona que dóna el vistiplau de les revisions posteriors.
  2. Pàgines següents:
    • On ha de constar el número de la pàgina actual sobre el nombre de pàgines total.
    • On ha de constar les dades més rellevants de la pàgina frontal; nom del procediment, número de referència interna…

EN la figura proposem un model de full de portada d’un procediment configurat sobre la base de les directrius de l’INSST (antic INSHT) i del sistema de gestió de la Qualitat ISO 9001.

Figura Model de portada d’un procediment

Estructura dels continguts

S’ha de tenir cura de fer una distribució correcta dels continguts que han d’emplenar un procediment. D’aquesta distribució correcta en depèn en gran part la comprensió per part dels destinataris i, lògicament, l’aplicació. Distingim els continguts següents:

  1. Objectius. És una breu descripció del contingut del procediment i la finalitat que es pretén, que normalment és el compliment necessari d’aquest. Es pot justificar molt breument la seva implantació o revisió.
  2. Àmbit:
    • Descripció de l’àmbit: general d’empresa o de secció.
    • Descripció dels processos regulats i de les seccions on s’ha d’aplicar.
    • Descripció de les gestions preventives que regula: característiques…
  3. Funcions i responsabilitats. S’hi esmenten els càrrecs amb competències en la seva elaboració i revisions posteriors i el responsable directe de la seva gestió i control. Normalment és el responsable de l’àrea productiva.
  4. Equips de treball, eines, documents. Aquesta informació pot incloure’s en l’apartat següent si els equips són poc significatius. Aquí s’inclouran també els documents necessaris, les dades i informacions que s’han de processar i els models que s’han d’utilitzar en els procediments de prevenció. Exemples d’equips necessaris són: màquines, eines, equips de treball, equips de protecció individual (EPI), equips de mesura de seguretat i de condicions higièniques…
  5. Fases de treball. En aquest apartat es desenvolupen seqüencialment els passos que s’han de seguir per a la realització correcta d’un treball o un procés preventiu. Les fases són les següents:
    1. Determinar els aspectes o tasques que s’han de realitzar. És a dir, relacionar seqüenciadament les operacions, controls, registres… que cal seguir per completar totes les fases.
    2. Identificar els riscos i aplicar les mesures preventives. És important la informació que aporta el fabricant dels equips de treball i de les matèries o substàncies utilitzades. En la fase d’identificació dels riscos, cal ajudar-nos de la classificació tradicional d’aquests en factors de risc d’origen humà i factors d’origen tècnic:
      • Els factors humans depenen directament de la conducta del mateix treballador implicat en l’operació.
      • Els factors tècnics depenen de circumstàncies que són donades prèviament (per exemple, escales mal construïdes, màquina sense la protecció adient…).
    3. Indicar els aspectes de seguretat al costat de l’operació respectiva.
  6. Definicions. El procediment ha d’incorporar la definició dels conceptes tècnics i preventius o en un apartat específic o just a continuació, al costat o al final de l’epígraf on s’ha esmentat el concepte que es defineix. Seria convenient tenir un sistema fixat per a tots els procediments.
  7. Registre. S’ha d’indicar on s’inclou el procediment original i qui és el responsable de custodiar-lo.
  8. Actuacions i documentació annexa. És normal que un procediment porti una sèrie de documents accessoris, com els següents:
    • Documents annexos de la divulgació del procediment.
    • Document annex de les persones que han intervingut en la seva elaboració.
    • Document annex per presentar propostes de modificacions.
    • Document annex per indicar les revisions efectuades…
  9. Referències legals i tècniques. S’han d’esmentar sempre:
    • les lleis i reglaments aplicables,
    • les normes tècniques: INSST (antic INSHT), institucions de reconegut prestigi…,
    • els manuals preventius…
  10. Altres continguts. Aquí podem incloure mesures substitutòries en cas que fossin necessàries, possibles actuacions alternatives…

Aclariments

Pel que fa a les “Fases de treball”, sempre s’han de determinar les tasques estrictament necessàries per a la realització d’un treball. Pel que fa a les “Definicions”, també pot ser convenient aportar les normes de seguretat en un apartat específic fora del procediment. Pel que fa al “Registre”, normalment, el procediment original s’inclou en el manual de procediments.

Funcions i responsabilitats dels càrrecs

Les funcions i responsabilitats que corresponen als diversos càrrecs, normalment, són les següents:

  • Els comandaments directes són:
    • Els responsables de distribució.
    • Els que transmeten les instruccions concretes.
    • Els que utilitzaran aquest document per a la formació.
    • Els que controlen el seu compliment correcte.
    • Els que detecten necessitats d’actualització.
    • Els que indicaran si els treballadors requereixen formació específica.
  • El servei de prevenció tècnic fa funcions d’assessorament:
    • Identificant els riscos de les operacions
    • Proposant mesures preventives
  • Els treballadors:
    • Compleixen les indicacions.
    • Comuniquen al seu cap directe les carències o defectes que trobin.
    • Els assignats participaran en l’elaboració.
    • Podran proposar propostes de revisió.
  • Delegats de prevenció:
    • Són informats dels riscos i mesures preventives.
    • Són consultats prèviament abans de la confecció i/o revisió dels documents.

Instruccions de treball i instruccions de seguretat

Les instruccions de treball són també conegudes com a instruccions operatives o procediments operatius.

Les instruccions de treball són procediments de treballs específics d’aquelles tasques que es consideren crítiques per la seva complexitat i dificultat o per les repercussions greus que qualsevol errada, per mínima que sigui, pot tenir sobre la salut de les persones i pels danys que pot provocar en les coses. Considerem crítiques, aquelles activitats en què, per acció o omissió dels treballadors, puguin succeir accidents o errors que cal evitar.

En les instruccions de treball queden recollits tots els aspectes de seguretat que cal tenir en compte per als treballadors a l’hora de realitzar una tasca, per tal que coneguin la forma correcta d’actuar en les diferents fases de realització de la tasca i parin atenció especial en els moments clau per a la seva seguretat, la dels companys i la de les instal·lacions.

Les instruccions de treball que regulen el desenvolupament d’activitats tècniques des del punt de vista preventiu se solen anomenar instruccions de seguretat i han format part de la documentació clàssica de les empreses en matèria de seguretat.

Les instruccions de seguretat descriuen de forma clara i concreta la manera correcta de desenvolupar determinades activitats, treballs o tasques que poden generar danys si no es realitzen d’una determinada manera.

Resulta necessari elaborar instruccions de seguretat en les següents situacions:

  • Quan les activitats són susceptibles de generar riscos greus o molt greus.
  • Quan les activitats són considerades crítiques; és a dir, aquelles en les quals una determinada acció o una omissió poden generar un accident.
  • Quan les activitats que es realitzen no són habituals i, per aquest motiu, és probable que no se segueixin tots els passos establerts per desenvolupar l’activitat de forma segura (per la manca d’hàbit, per oblit, per la mateixa dificultat de recordar tots els aspectes preventius…) i que poden conduir a l’error i, consegüentment, a l’accident. Un exemple representatiu d’activitats no rutinàries és el manteniment preventiu de maquinària que s’ha de realitzar amb poca freqüència.

Observeu que els destinataris principals de les instruccions de treball i de seguretat són els treballadors que porten a terme les tasques objecte del procediment. No obstant això, resulta del tot convenient que també disposin d’elles els caps de les corresponents unitats productives. Alhora, observeu que és fonamental que l’empresa informi els treballadors de la ubicació exacta dels procediments i les instruccions que han de seguir.

Exemple d'on col·locar les instruccions de treball i seguretat

Com que les instruccions de treball i de seguretat són un important instrument d’informació i formació per als treballadors que les apliquen, resulta fonamental situar-los físicament al més a prop possible del lloc on es realitzen les tasques que requereixin seguir-les, per tal de facilitar la seva ràpida consulta. Per exemple, col·locar la instrucció de seguretat sobre el manteniment preventiu d’un equip de treball enganxada en el mateix equip de treball.
En aquest sentit, resultaria poc operatiu i totalment desaconsellable deixar les instruccions de treball o les de seguretat arxivades en les oficines de l’empresa i que els treballadors haguessin de desplaçar-se i abandonar les seves tasques de la zona productiva per tal de consultar-les cada cop que ho necessitin.

S’han de tenir en compte les següents precisions:

  • El servei de prevenció ha de tenir un paper molt destacat en l’elaboració de les instruccions de treball. Penseu que la seva intervenció en l’elaboració de les instruccions de treball i de seguretat, resulta molt adequada, donada l’experiència que disposen en la seva elaboració i els coneixements multidisciplinaris que disposen.
  • Els treballadors han de complir escrupolosament totes les prescripcions.
  • S’han de documentar les instruccions mínimes i necessàries.
  • És convenient documentar les instruccions, encara que els treballadors tinguin formació i experiència.
  • Per a l’elaboració de les instruccions s’han de tenir molt en compte les informacions tècniques següents:
    • Informació del fabricant
    • Característiques dels materials
    • Composició dels productes
  • S’ha d’integrar la mesura preventiva al costat de l’operació que comporta el risc.
  • La redacció ha de ser senzilla i clara. Resulta fonamental que les instruccions de treball i les instruccions de seguretat siguin fàcilment comprensibles i visualment afables, evitant la literatura supèrflua que només pot provocar confusió o falta d’interès dels treballadors per aplicar-la.
  • Les tasques que ha de realitzar personal expressament autoritzat s’han de fer constar clarament en la instrucció de treball.
  • Per facilitar la seva comprensió, es poden utilitzar dibuixos, esquemes, diagrames…
  • S’ha d’establir un temps necessari des del lliurament de la instrucció fins al moment en què el treballador estigui capacitat per executar les activitats, en cas de ser necessari.
  • És convenient fer servir el mateix model que s’utilitza per als procediments, però cada empresa ha de configurar el model a les seves necessitats.
  • L’INSST (antic INSHT) proposa una relació no exhaustiva d’instruccions de treball que s’han de documentar per escrit, ja que aquestes estan constituïdes per un conjunt d’accions que comporten uns nivells superiors de factors de riscos:
    1. Operacions normals amb riscos molt greus (substàncies químiques perilloses…).
    2. Condicions tèrmiques extremes (calor, fred).
    3. Operacions en espais confinats.
    4. Operacions amb perill d’incendi o explosió.
    5. Situacions d’emergència.
    6. Control de les activitats subcontractades.
    7. Intervencions de personal fora de les instal·lacions.
    8. Operacions de càrrega i descàrrega, i moviment de vehicles.
    9. Aturades i posades en marxa d’instal·lacions.
    10. Operacions de manteniment i neteja.
    11. Situacions d’alteració dels procediments normals operatius.
    12. Treballs en solitari.
    13. Fons i dispositius de seguretat radiològica.

Aplicació de les instruccions

Tingueu en compte que aquestes requereixen dominar la informació i adquirir hàbits o destreses que comporten un cert temps (document per evidenciar en forma de registre que la formació ha acabat i que la instrucció entra en vigor). És molt convenient aplicar la tècnica de les observacions planificades de treball per verificar el compliment de la instrucció.

En tot cas, les empreses, atenent els riscos que tinguin presents, haurien d’elaborar instruccions de treball per a aquelles tasques que en determinades condicions siguin susceptibles de generar riscos significatius i estiguin associades a les accions de les persones.

Observeu la conveniència, per part de les empreses, d’identificar de forma clara quines són les activitats crítiques que es donen durant el desenvolupament dels seus processos i que necessiten procedimentar.

Per a aquesta identificació recomanem la consulta de les avaluacions de riscos, en les quals es troben identificats i valorats els riscos per a la seguretat i salut dels treballadors de totes les activitats i de tots els llocs de treball de les empreses.

Igualment, recomanem que només s’elaborin instruccions de seguretat per a aquelles activitats que realment ho requereixin, ja que si s’elaboren instruccions de seguretat per a activitats poc significatives quant a la gravetat dels riscos, els treballadors poden relativitzar la importància de seguir escrupolosament les instruccions de seguretat i, consegüentment, obtindríem l’efecte contrari al desitjat.

Procediment per a l'elaboració d'instruccions de treball

L’INSST (antic INSHT), en la NTP 560 Sistemas de gestión preventiva: procedimientos de elaboración de las instrucciones de trabajo, recull un diagrama de flux (figura) que sintetitza les fases d’actuació per elaborar instruccions de treball d’una forma coherent. Aquest diagrama s’ha d’entendre com una guia que proporciona criteris d’actuació a les persones que han d’elaborar instruccions de treball, però en cap cas s’ha d’entendre com de seguiment obligatori.

Elaborar instruccions de treball, en moltes ocasions, resulta una tasca complexa, motiu pel qual es recomana a les empreses que estableixin procediments per a la seva elaboració.

Figura Diagrama d’actuació per a l’elaboració d’instruccions de treball

Consulteu, en els “Annexos”, la proposta de procediment per a l’elaboració d’instruccions de treball que realitza l’INSHT en la seva NTP 560. Observeu que el podeu agafar com a model aplicat d’un procediment de treball.

Model aplicat d'una instrucció de treball

Els continguts i l’estructura formal de les instruccions de treball i de les instruccions de seguretat són molt similars als que s’utilitzen per als procediments de treball. Així, pel que fa als continguts, tindríem:

  1. Títol
  2. Objectius
  3. Àmbit d’aplicació
  4. Funcions/responsabilitats
  5. Equips de treball, eines, documents, dades…
  6. Fases de treball
  7. Definicions
  8. Registres
  9. Actuacions i documentació annexa
  10. Documents de referència: legal i tècnica
  11. Altres

Amb la finalitat que observeu, en una instrucció de treball, els aspectes teòrics que hem estat estudiant en aquest apartat, hem confeccionat una instrucció de treball. Observeu que no hi hem inclòs totes les fases de treball ni, lògicament, tampoc tots els punts clau de seguretat (vegeu els exemples de la figura a la figura).

Figura Pàgina 1. Instrucció de treball
Figura Pàgina 2. Instrucció de treball
Figura Pàgina 3. Instrucció de treball
Figura Pàgina 4. Instrucció de treball
Figura Pàgina 5. Instrucció de treball
Figura Pàgina 6. Instrucció de treball
Figura Pàgina 7. Instrucció de treball
Figura Pàgina 8. Instrucció de treball
Figura Pàgina 9. Instrucció de treball

Finalment, cal afegir que els documents annexos a la instrucció de treball, una vegada elaborats, s’haurien d’arxivar en el mateix manual de procediments i instruccions o bé en qualsevol altre, però sempre tenint cura que hi hagi una bona correlació entre la instrucció i els seus documents annexos.

Anar a la pàgina anterior:
Glossari de sigles
Anar a la pàgina següent:
Activitats