Desviacions i presentació de resultats

Analitzar les desviacions és una acció fonamental per a un bon control de la gestió i l’organització. Si una empresa ha delimitat les seves estratègies, analitzar la seva implementació és un element cabdal per redreçar o enfortir la seva marxa. Per tant, aquesta anàlisi permet optimitzar els processos establerts facilitant la presa de decisions de l’equip directiu i de treball.

En termes generals qualsevol tipus de desviació es calcula a partir de la relació entre el valor previst i el valor real. Aquesta estimació es pot fer en valors absoluts, és a dir, amb la mateixa mesura que es treballa (unitat monetària, quantitat d’elements venuts…) o amb el percentatge de desviació. La fórmula del càlcul és:

Una vegada calculada aquesta desviació, es pot fer el càlcul del percentatge relacionant-la amb allò que estava previst. D’aquesta manera, es poden comparar algunes dades que en termes absoluts són complicades de calcular. La fórmula del càlcul percentual és:

El plantejament del càlcul de les desviacions és gairebé un treball matemàtic, però té un complement essencial que és d’anàlisi i coneixement de les causes, perquè sense aquest coneixement no es poden prendre decisions correctores per redreçar les desviacions.

El primer que cal conèixer és l’origen de les desviacions. En aquest sentit, es contemplen dues grans tipologies de causes: causes externes i causes internes.

• Desviacions per causes internes: són desviacions causades dins de l’organització. Atès el seu origen, haurien de ser desviacions controlables i que poden ser corregides.
• Desviacions per causes externes: són desviacions alienes a l’organització. Aquestes causes externes poden provenir de diferents orígens (legal, econòmic, polític, de relacions amb altres empreses o proveïdors). Aquestes desviacions són difícils de controlar i modificar, i en molts casos són de caràcter aleatori i imprevist.

L’anàlisi de les desviacions té nombroses utilitats. Des del punt de vista de l’organització destaquen les següents:

• Càlcul de costos/beneficis. Les empreses acostumen a gestionar el seu compte d’explotació, i les desviacions en formen part de forma prioritària.
• Control d’inventari. L’estoc i la seva previsió és important i l’anàlisi de les desviacions ajuden a mantenir-lo sota control.
• Gestió dels recursos humans. Les desviacions aporten una visió global que pot ajudar a detectar les necessitats o la possibilitat de reubicació de personal.
• Presa de decisions. Prendre una decisió és sempre la utilitat final de la informació recollida a l’hora d’analitzar les desviacions. Per aquest motiu, disposar de la informació de la desviació ajuda a prendre decisions de l’organització.

A partir del concepte de desviació es poden calcular diferents tipologies que poden ser útils com a control una vegada llençat el producte o servei. Els cinc tipus de desviació diferents que poden ser interessants de calcular dins d’una organització són:

• Desviacions en les vendes: permeten mesurar les diferències entre vendes previstes i vendes reals. En aquest cas es poden calcular desviacions de preus i desviacions d’unitats venudes.
• Desviacions comercials: permeten mesurar les diferències entre accions comercials previstes i accions comercials reals. En aquest cas es pot mesurar el nombre de visites, les accions comercials, els contactes comercials, el nombre de trucades. En definitiva, tot allò que forma part de l’acció comercial de l’empresa.
• Desviacions en la producció: permeten analitzar la desviació que s’ha generat en els diferents elements vinculats a la producció, com ara: elements produïts, costos de producció, materials utilitzats, mà d’obra contractada…
• Desviacions en la distribució: permeten analitzar la desviació derivada de tot el procés de distribució. Alguns elements que es poden calcular són: costos de distribució o nombre d’enviaments.
• Desviacions en el cost empresarial: permeten analitzar la desviació associada a la gestió de l’empresa. Alguns dels elements que es poden calcular sobre la desviació entre el que s’havia previst i el que finalment ha estat són: el nombre de treballadors, els costos de recursos humans, les hores de treball…

Per exemple, una empresa distribuïdora probablement fomenti un major control en les desviacions de distribució i comercials que les altres.

L’objectiu de l’avaluació de les desviacions és l’aplicabilitat de mesures per reconduir aquestes desviacions en la mesura que sigui possible. Hi ha desviacions alienes que són difícilment corregides, tot i que cal treballar per minimitzar-ne les conseqüències. L’anàlisi de les desviacions ha de permetre distingir entre desviació dels objectius i error de previsió. Per tal de gestionar correctament les desviacions produïdes, s’han d’assignar a la part de l’organització directament responsable de la desviació (departament comercial, producció, vendes…).

Vegeu dos tipus de desviació en l’àmbit de les vendes i la seva interpretació:

• Desviació en el preu de les vendes. Si en l’anàlisi de la desviació del preu de vendes, el resultat és negatiu, això implica que s’ha venut a un preu inferior al pressupostat. Si el resultat d’aquesta desviació és positiu, implica que s’ha venut per un preu superior al que estableix el pressupost. Aquesta desviació que a priori suposa una dada positiva, ho serà sempre que no repercuteixi en una disminució global de les vendes perquè el producte és més car o un canvi en l’estratègia de posicionament del producte.
• Desviació en la quantitat de vendes. Quan hi ha una desviació en la quantitat d’unitats venudes, això pot modificar l’estructura de costos de l’empresa (els costos variables augmenten o disminueixen en proporció i els costos fixos es veuen més diluïts o concentrats si les unitats venudes augmenten o disminueixen). A l’hora de fer-ne la interpretació, si la desviació és negativa significa que s’han venut menys unitats que les previstes mentre que si aquesta desviació és positiva significa que s’ha venut més del previst. Aquesta és una dada positiva per a l’empresa en principi a menys que signifiqui problemes per abastir comandes prèviament fixades, fet que requeriria un augment de producció per disposar de major estoc i fer front a la demanda contractada.

Les empreses han de prendre decisions a diari i, a ser possible, ho han de fer amb la informació el més adequada possible per tal de minimitzar al màxim el risc de prendre decisions. El retiment de comptes és la conseqüència directa de la presa de decisions, i normalment es porta a terme amb un seguit d’informes de resultats on s’informa socis i treballadors dels resultats obtinguts en múltiples nivells.

Els informes de resultats ajuden a explicitar aspectes importants del control del llançament d’un producte i/o servei i, en funció del públic al qual van destinats, també ajuden a disposar d’un coneixement comú del treball realitzat i de les seves conseqüències. Degut a la importància que aquests informes han adquirit en la gestió de les empreses, cada vegada hi ha més eines de mesura i control per facilitar la disponibilitat de les dades que poden enriquir els informes de resultats.

La presentació de resultats d’una empresa pot generar una gran quantitat de contingut i de formes de presentació.

Quant a contingut, normalment s’acostumen a presentar aspectes com els següents:

• Aspectes de creixement. Donar a conèixer en quin grau ha crescut l’empresa: vendes, recursos humans, producció…
• Aspectes de rendibilitat. A partir de la informació dels diferents indicadors, mostrar aspectes com: benefici net, benefici brut…
• Aspectes econòmics. Aportar informació com la liquiditat o l’endeutament de l’empresa que faciliten la comprensió del moment econòmic de l’organització.

Per altra banda, i per tal de fer més entenedora la presentació, és important tenir en compte les següents recomanacions de presentació dels resultats obtinguts:

• Concreció i organització. El primer que cal fer és decidir quina és la informació que es mostrarà i quina no. No hi ha una regla establerta sobre quins i quants indicadors estratègics s’han mostrar. Tot i això, molts cops es parla del consell “menys és més” a l’hora d’aportar informació i que aquesta sigui clara i entenedora. Per altra banda, l’organització de la informació no és menys important, cal tenir en compte que molts cops s’estructura la informació mostrant en primer lloc els resultats més estratègics, és a dir, aquells que permeten tenir una visió ràpida de com va l’empresa.
• Donar sentit a la informació. Una dada per si mateixa no és informació rellevant per prendre decisions. Cal analitzar la informació en el marc del context, la tendència, les dades industrials, etc. En aquest sentit, per exemple, en un context d’alça de preus de matèries primeres, el fet de mantenir els costos de producció és un gran resultat.
• Format entenedor. A l’hora de fer una presentació, cal que la informació sigui autoexplicativa i que mostri les conclusions de forma explícita. Quant al format, és recomanable utilitzar xifres de mida gran, fletxes, icones i altres tècniques facilitin la revisió i comprensió dels resultats.

Un informe de vendes és un tipus d’informe de l’empresa. L’informe de vendes permet als decisors d’una empresa planificar correctament les diferents estratègies de vendes i trobar noves oportunitats de mercat. De la mateixa manera, aquests informes aporten informació sobre les activitats comercials realitzades i la consecució dels objectius de l’empresa.

Hi ha diferents tipus d’informes de vendes i, per tant, els elements que s’han d’incloure depenen del que es vol comunicar. Cada apartat permet a la gerència i/o direcció de l’empresa fer ajustaments en el procés de vendes, però també ha de servir com a presentació a d’altres membres de l’equip perquè vegin l’evolució de l’empresa.

Alguns dels elements que acostumen a incorporar els informes de vendes són els següents:

• Resum de vendes: és un dels elements principals i serveix per visualitzar el creixement i el progrés de les vendes. S’acostumen a mostrar els nivells de vendes assolits, el creixement i la desviació sobre el previst.
• Informe de clients: mostra el nombre de clients i el seu grau de fidelitat. Cada vegada més els informes de clients inclouen informació més completa referent a les taxes de conversió des del contacte inicial fins a la venda.
• Informe econòmic: és la part dels resultats de l’explotació econòmica per tal de contextualitzar i vincular la informació comercial amb la informació econòmica de l’empresa.

Un altre aspecte important a decidir per l’empresa en aquest tipus d’informes és la seva periodicitat. En aquest sentit, es poden fer els següents tipus d’informe:

• Informe diari: la informació diària és molt important per prendre decisions de forma àgil, per veure l’evolució i per estar a sobre de la productivitat de l’equip comercial. Com és lògic, aquest informe no pot ser gaire complex i s’ha de poder actualitzar de forma ràpida i gairebé automàtica perquè no resulti complicat confeccionar-lo a terme cada dia. Està molt vinculat a empreses amb gran quantitat de vendes en les quals les desviacions diàries poden resultar molt significatives i, per tant, cal dur a terme una presa de decisions a curt termini.
• Informe setmanal: tot i que també permet prendre decisions ràpides, l’informe setmanal aporta una visió més completa que els informes diaris.
• Informe mensual: és l’informe més estratègic i serveix per tenir una visió més general en el procés de venda. Com que és mensual, permet fer una reunió de treball amb tot l’equip de vendes per tal de poder treballar conjuntament millores a implementar en un futur.

La informàtica ha facilitat el control, l’anàlisi i la creació d’informes a les empreses. En un primer moment la informàtica aplicada a la gestió i a les empreses només estava a l’abast de grans corporacions, però ara està a l’abast de qualsevol persona que vulgui tirar endavant un projecte i facilita en gran mesura el llançament de noves empreses amb un nivell d’inversió baix en aquesta part fonamental del control la gestió.

Les aplicacions informàtiques serveixen per al control d’estoc, la gestió econòmica o molts processos de producció. Entre totes aquestes funcionalitats, també hi ha la gestió del control dels diferents indicadors i la creació d’informes. En aquest sentit, les persones nadiues digitals tenen molt interioritzats els diferents programes informàtics per fer front a aquesta gestió dels indicadors i a la redacció d’informes i presentacions de resultats.

Hi ha eines destinades a treballar informes, que inclouen elements d’anàlisi, redacció i presentació. També hi ha eines més avançades, que integren el món de la gestió i de la redacció d’informes.

Hi ha diverses eines que poden servir per a anàlisis senzills de la informació i la realització d’informes de resultats.

Dividim les eines en quatre grans grups de solucions:

• OpenOffice és un programari d’oficina gratuït i de codi obert que inclou processador de textos (Writer), full de càlcul (Calc) i presentacions (Impress), entre d’altres. És compatible amb diversos formats, com els de l’Office de Microsoft.
• LibreOffice és un altre programari de codi obert amb funcionalitats similars a les d’OpenOffice, i també manté un alt grau de compatibilitat amb les eines de Microsoft. Disposa de les mateixes eines que OpenOffice: processador de textos, full de càlcul, presentacions, entre d’altres.
• Google Docs Editors és un conjunt d’eines ofimàtiques pensades per treballar en línia i que ofereix Google dins del seu servei de Google Drive. Inclou programes ofimàtics de Google com ara documents (Google Docs), fulls de càlcul (Google Sheets) i presentacions (Google Slides). La gran diferència amb la resta d’eines és l’alta capacitat per treballar de forma col·laborativa en qualsevol de les seves eines.
• Microsoft Office és un programa d’ofimàtica sota llicència de l’empresa Microsoft i que s’ha convertit, tot i no ser una eina gratuïta, en un estàndard en l’edició de documents i gestió de dades. Les seves principals eines de treball óon el processador de textos (Microsoft Word), el full de càlcul (Microsoft Excel) i les presentacions (Microsoft PowerPoin). Disposa de versió en línia i versió d’escriptori.

Aquests quatre grups tenen diferents solucions en funció de l’ús que se’n faci. En termes generals, destaquen tres grans usos: realització d’informes, realització de presentacions i treball amb dades. Cada vegada les eines estan més integrades i fan que les eines interaccionin entre si i facilitin la presentació de dades en un informe, per exemple.

• Eines destinades a informes escrits. Formen part d’aquest grup eines com Microsoft Word, Google Docs, Writer (OpenOffice) i Writer (LibreOffice). La principal funció d’aquestes eines és la creació i modificació de documents escrits amb diferents tipus de fonts, gràfics i imatges. Són ideals per a informes per enviar per correu electrònic i que no necessiten una persona que els expliqui. Han de ser entenedors, de lectura fàcil i, en funció del públic al qual van destinats, més o menys exhaustius i executius.
• Eines destinades a presentacions. Formen part d’aquest grup eines com Microsoft PowerPoint, Google Slides, Impress (OpenOffice) i Impress (LibreOffice). Són eines pensades per desenvolupar presentacions amb un text esquematitzat, fàcil d’entendre, amb animacions de text i imatges. Permeten un ampli ventall de possibilitats de disseny i tenen com a objectiu captar l’atenció del públic al qual va destinada la presentació. Les presentacions acostumen a ser documents que necessiten que algú n’expliqui els continguts. A l’actualitat es fan servir molt aquestes eines, no tant com a suport per fer una presentació sinó per fer informes.
• Eines destinades al treball amb dades. Formen part d’aquest grup eines com Microsoft Excel, Google Sheets, Calc (OpenOffice) i Calc (LibreOffice). Són eines pensades per facilitar el càlcul i la gestió de dades aplicables a diferents apartats de l’àmbit empresarial (financer, administratiu, comptable, de gestió). Els usos més comuns d’aquestes eines poden ser: realització de càlculs (més o menys complexos en funció de les necessitats), organització de dades, creació de gràfics i anàlisi d’informació.

Exemple d'ús de treball amb dades: Excel

Les eines com l’Excel tenen múltiples funcions de treball amb les dades. Una és la possibilitat de crear taules dinàmiques. Una taula dinàmica és una eina avançada per calcular, resumir i analitzar dades. Té sentit si es disposa d’una base de dades àmplia i cal resumir la informació de forma continuada.

Per exemple, a partir d’una base de dades on hi ha determinat el nombre de vendes que fa un comercial, els beneficis nets que suposen les seves vendes i les hores destinades, es pot crear una taula dinàmica amb diversos indicadors i tenir la capacitat de veure les diferències entre els diferents membres de l’equip comercial.

La figura mostra una taula dinàmica en el seu primer pas, quan s’escullen les dades a treballar i cal determinar la pestanya on es vol ubicar la taula dinàmica.

Font: Microsoft Excel

De les eines informàtiques que treballen al núvol, cal destacar-ne també les funcionalitats col·laboratives. Aquestes funcionalitats permeten que diverses persones al mateix temps puguin treballar sobre un mateix document i que puguem veure en temps real l’evolució del document, una funció ideal per al treball en equip a distància, una tipologia de treball que cada cop està més estesa.

En el camp de la gestió de la informació de pàgines web, una de les eines més utilitzades per les seves funcionalitats i la seva gratuïtat és Google Analytics. No és com a tal una eina de treball d’informe de resultats, però en molts casos, donada la gran quantitat d’informació que aporta i la facilitat de lectura, les dades s’utilitzen com a informes. Aporta mètriques amb gràfics visuals com ara el nombre de visites, l’origen o el perfil sociodemogràfic dels visitants.

El desenvolupament tecnològic aporta una gran quantitat d’eines avançades que es poden utilitzar per treballar la informació d’una empresa. Aquestes eines més avançades acostumen a estar destinades a tasques específiques, i en molts casos requereixen uns coneixements o formacions a mida.

Com exemple d’eines més complexes, hi ha dues eines força utilitzades, una de pagament i una altra de gratuïta, que aporten un sistema de gestió d’informació i creació d’informes destinat al treball de gran quantitat d’informació: Microsoft Power BI i Google Data Studio.

• Microsoft Power BI és una eina de Microsoft pensada com a solució d’anàlisi empresarial basada en el núvol que permet treballar fonts de dades de diferents origens, analitzar-les i presentar-ne una anàlisi a través d’informes i panells.
• Google Data Studio és una eina gratuïta de Google que facilita la conversió de les dades en informes i panells personalitzables i fàcils de consultar i compartir. Està pensat per poder donar sentit a una gran quantitat d’informació de forma gràfica i dinàmica.

Algunes reflexions sobre el món de les aplicacions avançades en la gestió de la informació:

Primer de tot, cal tenir en compte que demanen un nivell d’aprenentatge alt, això vol dir que si no es disposa d’una persona experta en aquest camp, les hores destinades al seu aprenentatge poden ser nombroses. Per tant, la primera decisió que cal prendre és si val la pena destinar recursos a aquestes eines avançades o si les eines més “tradicionals” ja poden donar resposta a les necessitats empresarials.

També cal destacar que el món informàtic en general, i també el món informàtic destinat a treballar la informació, està en continu creixement i desenvolupament. Aquest creixement en els darrers anys requereix la necessitat d’estar sempre al dia amb totes les eines que van sorgint i adaptar les necessitats de la gestió de l’empresa a l’eina que les pugui tractar millor.