Confecció de documents administratius de les operacions de compravenda en suport paper

Quan s’estableix una relació comercial, les parts que hi intervenen (comprador i venedor) tenen la necessitat d’establir uns acords que atorguen a cada part que hi intervé uns drets i unes obligacions.

Entre el venedor i el comprador es genera una relació que vindrà justificada o demostrada a través de documents i d’accions que provoquen altres documents i accions. Fent un esquema d’aquest procés podem dir:

  1. El comprador (client) selecciona un proveïdor (venedor) i fa una comanda.
  2. El venedor rep la comanda del comprador. Quan prepara les mercaderies per ser lliurades, elabora un albarà en què detalla els productes i, a continuació, lliura aquests productes juntament amb l’albarà.
  3. El comprador rep les mercaderies i, si hi està conforme, signa l’albarà.
  4. El venedor, amb l’albarà signat del comprador, elabora una factura, que és el document que demostra que s’ha donat una operació de compravenda. Aquest document s’enviarà al comprador.
  5. El comprador rep la factura i, quan sigui el moment establert, procedirà a pagar-la utilitzant el mitjà acordat.
  6. El venedor rep el pagament del comprador en el termini i la forma establerts.

Els documents principals que es generen en el procés de compravenda, abans de procedir al pagament o cobrament de les mercaderies, són:

  • En el procés de compra: la comanda
  • En el procés de venda: l’albarà i la factura

També poden donar-se situacions en què el comprador pot fer enrere una compra o bé, que hi hagi incidències en la documentació generada en aquest tracte comercial. Per a aquests casos cal saber com esmenar, modificar o tirar enrere operacions de compravenda ja efectuades: ens referim a les devolucions.

El transport forma part de la mateixa gestió de la compravenda perquè el venedor haurà de fer arribar al comprador la mercaderia que ha comprat, i això implica que cal conèixer els aspectes que puguin incidir en les tasques pròpies de la gestió de la compravenda.

Marc legal de la compravenda. El contracte mercantil de compravenda

El marc legal de la compravenda està recollit fonamentalment en el Dret Mercantil, que és una part del Dret que s’ocupa, en general, de regular l’activitat comercial i afecta tant a les empreses com a les persones en l’exercici d’aquesta activitat.

Quan es parla de Dret Mercantil es fa referència a un conjunt de normes i lleis de diferent rang. Entre elles trobem:

Constitució Espanyola (1978)

És la norma suprema de l’Estat Espanyol i en ella es fa referència a diferents aspectes mercantils com la defensa del lliure mercat i la llibertat d’empresa. També estableix l’organització i les finalitats de la Hisenda Pública.

Codi de Comerç (1885)

És la llei més important que regula els actes i les relacions comercials. En aquesta llei es regulen diferents aspectes, com per exemple, la definició i obligacions de comerciants, empresaris i agents comercials, els contractes comercials, les formes de pagament, el Registre Mercantil, etc.

Altres lleis importants relacionades amb l’activitat comercial són:

  • Llei d’IVA.
  • Llei Canviària i del Xec.
  • Llei de lluita contra la morositat.
  • Llei d’Ordenació del Comerç Minorista.
  • Llei de Defensa de la Competència.
  • Llei General per a la Defensa dels Consumidors i Usuaris.
  • Llei de Marques.
  • Llei de Patents.
  • Llei General de la Publicitat.

En les empreses es donen múltiples ocasions en què cal concretar els acords propis de la seva activitat comercial, laboral o amb l’administració, els quals es formalitzaran a través de contractes.

Un contracte és un acord verbal o escrit entre dues o més persones pel qual s’obliguen a donar o a fer alguna cosa o a prestar algun servei. És un acord amb una validesa legal.

Podem trobar diferents classificacions dels contractes, segons les diferents característiques que tinguin.

  1. Segons la forma:
    • Contractes verbals. Els que es formalitzen de paraula.
    • Contractes escrits. Els que es reflecteixen en un document escrit.
  2. Segons el registre:
    • Públics. Contractes que es formalitzen per escrit davant d’un notari, registrador o agent mitjancer oficial, que, en moltes ocasions, han d’estar inscrits en registres públics com el Registre Mercantil, en el cas de les societats anònimes i les societats limitades, o el Registre de la Propietat, en el cas de la compra d’habitatges.
    • Privats. Contractes que es formalitzen entre particulars, de manera oral o per escrit, i amb testimonis o sense. Com a exemple d’aquest tipus de contracte podem esmentar el lloguer d’una plaça de pàrking.
  3. Segons la legislació aplicable:
    • Civils. S’efectuen entre particulars que no siguin comerciants. Estan regulats pel Codi civil.
    • Mercantils. Es formalitzen entre comerciants o empresaris en l’activitat professional. Estan regulats pel Codi de comerç.
    • Administratius. Contractes que formalitza l’Administració pública amb particulars o empreses. Estan regulats per la Llei de contractes de les administracions públiques.
    • Laborals. Contractes en els quals un treballador presta voluntàriament serveis a un empresari a canvi d’una retribució. Estan regulats per la Llei de l’estatut dels treballadors.
  4. Segons les obligacions de les diferents parts:
    • Unilaterals. L’obligació és únicament d’una de les parts.
    • Bilaterals. L’obligació és per igual de les dues parts.
    • Plurilaterals. Les obligacions són de moltes parts diferents.

El contracte de compravenda

Els contractes són un acord de voluntats entre dues o més parts amb la intenció de crear, modificar o extingir una relació jurídica.

El Codi civil

És un conjunt de normes de dret privat que regula les relacions civils entre les persones físiques i jurídiques, privades o públiques, en aquest darrer cas sempre que actuïn com a particulars.

En el cas de la compravenda, el contracte regula les condicions en les quals es realitzarà l’intercanvi, el preu, el termini de lliurament, la forma de pagament, etc.

No totes les operacions de compravenda generen contractes per escrit, perquè, igual que passa en les relacions personals, la confiança que hi pot haver entre les parts contractants pot ser suficient per tal de garantir que, tant el comprador com el venedor, compliran les seves obligacions.

Quan l’empresa realitza les funcions d’aprovisionament i comercialització estableix una sèrie de relacions amb els proveïdors i els clients que, en moltes ocasions, es concreten en diversos acords de compra i venda de béns i serveis.

La normativa legal estableix que aquests tipus d’acords, dels quals es generen una sèrie de drets i obligacions, han de quedar recollits en un document que s’anomena contracte de compravenda, que es fonamenta en l’obligació que tenen els contractants de complir el que s’ha pactat.

El contracte de compravenda és un acord mitjançant el qual el venedor s’obliga a lliurar un bé o un servei al comprador, i aquest es compromet a pagar-ne un preu determinat.

Les persones que intervenen en els contractes s’anomenen parts contractants. En els contractes de compravenda són el comprador i el venedor, i poden ser tant persones físiques com persones jurídiques:

  • Les persones físiques són persones individuals (homes i dones) que tenen personalitat pròpia i capacitat per contractar, és a dir, que poden ser titulars de drets i d’obligacions.
  • D’altra banda, les persones jurídiques són societats, corporacions, associacions i fundacions que tenen personalitat jurídica pròpia independent de la dels membres que la formen, i que han d’actuar mitjançant els seus representants o òrgans de direcció o de gestió, que estan formats per persones físiques.

El concepte de compravenda és molt genèric i pot aplicar-se tant a la compravenda civil, regulada pel Codi civil, com a la compravenda mercantil, regulada pel Codi de comerç. En la taula trobareu un resum dels tipus de contractes de compravenda.

Taula Característiques que diferencien la compravenda civil de la compravenda mercantil.
Tipus Objecte Finalitat Exemple
Civil Béns mobles o immobles Adquisició per a ús i consum propi. Compra d’un local per a l’emmagatzematge de mercaderies.
Mercantil Béns mobles Revenda posterior per obtenir-ne un benefici (finalitat lucrativa). Compra de cotxes usats per ser revenuts.

Béns mobles i immobles

Un bé moble és un tipus de bé que es pot transportar. Mentre que un bé immoble és aquell que roman immòbil, no es pot transportar, com per exemple un edifici.

Segons s’extreu del quadre:

  • Es considerarà compravenda mercantil: les vendes de béns mobles per tal de revendre’ls, amb afany de lucre en la revenda.
  • Es consideraran compravendes civils:
    • Les vendes realitzades pels empresaris als consumidors finals.
    • Les compres de productes per al consum i de la maquinària per a l’ús en l’explotació industrial, fetes per una empresa.
    • La revenda que faci per una persona no comerciant, de productes que en el seu moment es van adquirir per al seu consum.
    • Les vendes que fan els artesans en els seus tallers de productes fabricats per ells mateixos.
    • Les vendes dels agricultors i ramaders de les seves collites o animals, encara que el comprador sigui empresari i els adquireixi amb ànim de revenda i lucre.

Elements del contracte de compravenda

Per tal que un contracte sigui vàlid a nivell legal cal que hi hagi els elements següents:

  • Personals: són el comprador i el venedor.
  • Materials: és l’objecte de la compravenda i el preu.
  • Formals: és la manera en què es fa el contracte (oral o per escrit).

En la figura podeu veure la representació gràfica d’aquest elements.

A més d’aquests requisits, hi ha d’haver una condició que és indispensable perquè el contracte sigui vàlid, i és el consentiment de les parts contractants, és a dir, la coincidència de voluntats entre el comprador i el venedor sobre l’objecte i la causa del contracte.

Figura Elements del contracte de compravenda

Elements personals

Els elements personals del contracte de compravenda, és a dir, els subjectes que hi estan involucrats, són el venedor i el comprador.

  • El venedor és la persona que lliura la mercaderia que és l’objecte del contracte de compravenda.
  • El comprador és la persona que rep la mercaderia i paga, a canvi, el preu acordat.

No tothom té capacitat per contractar. Per tal de formalitzar un contracte de compravenda, segons el Codi de comerç, cal:

  • Ser major d’edat o estar emancipat.
  • No estar incapacitat.

El Codi de comerç, per raons morals i per tal de garantir els interessos de les parts, prohibeix que puguin formalitzar contractes de compravenda les persones següents:

Emancipat

Persona menor d’edat que està alliberat de la potestat del pare i de la mare.

  • Les persones menors d’edat, encara que estiguin emancipades, no poden vendre béns immobles o objectes de valor extraordinari sense el consentiment del seu pare, de la seva mare, o tutor o tutora legal.
  • Els tutors no poden vendre els béns de les persones que tutelen.
  • Els funcionaris públics no poden comprar els béns que administren.
  • Els jutges magistrats i fiscals no poden adquirir els béns que estiguin en litigi en el tribunal en el qual exerceixen les seves funcions.

Elements materials

Tots els contractes de compravenda tenen per objectiu la transmissió d’un objecte a canvi d’un preu, per això els elements materials d’aquest tipus de contracte són:

  • L’objecte del contracte. És el bé moble que el comprador rep del venedor i que, en l’àmbit mercantil, s’anomena mercaderia. També ho poden ser béns intangibles (com ara els drets de la propietat intel·lectual sobre marques, patents, rètols, logotips, etc.) i béns immobles (terrenys, edificis, altres construccions, etc.), sempre que la seva adquisició sigui feta amb l’objectiu de tornar-los a vendre amb afany de lucre.
  • El preu que es paga. Cal que el preu es concreti en diners en una moneda de curs legal, i que s’estableixi com es farà el pagament (xec, lletra de canvi, pagaré, etc.). El preu de la mercaderia ha de ser real i cert, és a dir, una quantitat exacta fixada en un moment determinat, que pot ser en el moment de signar el contracte o bé que es pugui determinar més tard sense necessitat de formalitzar un altre contracte. Quan el preu no és vertader es considera una venda simulada que amaga una donació.

Existeixen dos tipus de vendes segons la forma com es fixa el preu:

  • Venda a preu ferm: el preu és fixat en el moment de signar el contracte i no es pot variar posteriorment, encara que les condicions pactades hagin canviat.
  • Venda a preu variable: el preu pot ser variable, si així ho pacten els contractants, per exemple, quan el lliurament de la mercaderia es fa de forma successiva i el preu depèn de les circumstàncies del mercat.

Elements formals

El contracte de compravenda, segons com ha estat formalitzat, pot ser oral o per escrit:

  • Es considera un contracte oral aquell en el qual les parts contractants han expressat el seu consentiment de paraula i coneixen els seus drets i obligacions sense necessitat que figurin en un document. Per exemple, quan s’adquireix un bé de consum normalment no es signa un contracte de compravenda i, tanmateix, els drets i obligacions del venedor i del comprador són reconeguts per llei.
  • La compravenda és un contracte escrit quan es recull en un document formal el consentiment de les parts contractants. Tot i que no s’exigeix una forma concreta, en general, un contracte de compravenda conté les dades del venedor, les dades del comprador, la descripció de la mercaderia, el preu i les clàusules que determinen les condicions en què es fa la compravenda.

En la taula, la taula i la taula hi ha un resum dels elements i requisits del contracte de compravenda.

Taula Elements personals del contracte de compravenda
Elements personals Característiques Requisits
Venedor Lliura la cosa. Per tal que el contracte sigui vàlid, els contractants han de tenir capacitat plena per contractar.
Segons el Codi Civil tenen aquesta capacitat:
- Les persones majors d’edat.
- Les persones entre 16 anys i 18 anys emancipades.
- No poden estar incapacitades.
Comprador Rep la cosa i paga el preu.
Taula Elements materials del contracte de compravenda
Elements materials Característiques Requisits
Cosa És l’objecte de la compravenda. S’ha de poder comercialitzar legalment.
Ha d’existir realment o ha de ser possible que existeixi, i s’ha de poder vendre.
Ha de ser determinada o que es pugui determinar.
Preu Són els diners que el comprador ha de lliurar a canvi del que rep. Ha de ser real i cert.
No pot ser fixat arbitràriament per una de les parts.
Taula Elements formals del contracte de compravenda
Elements formals Característiques Requisits
Forma En general no s’exigeix una forma concreta, per tant, són vàlids tant els contractes orals com els escrits.

Obligacions de les parts contractants

Del contracte de compravenda sorgeixen obligacions tant per al venedor com per al comprador.

Si qualsevol de les parts contractants incompleix les seves obligacions, la part perjudicada pot optar per:

  • Exigir que es compleixin tots els acords pactats.
  • Rescindir el contracte, és a dir, anul·lar-lo o deixar-lo sense efecte.

En qualsevol de les dues situacions, segons el tipus d’incompliment de què es tracti, la part perjudicada podrà demanar una indemnització per danys i perjudicis.

En la taula hi ha una relació de les obligacions del venedor i del comprador.

Taula Obligacions del venedor i del comprador en els contractes de compravenda.
Obligacions de les parts contractants
Venedor Comprador
- Custodiar i conservar la mercaderia en bon estat fins al moment del lliurament.
- Lliurar la mercaderia al comprador en el termini i lloc acordats.
- Lliurar la mercaderia en la seva totalitat. El comprador no està obligat a acceptar els lliuraments parcials.
- Garantir que la mercaderia no tingui defectes ni vicis ocults.
- Rebre la mercaderia i fer-se’n càrrec. No està obligat a acceptar-la si el lliurament es fa fora de termini o la mercaderia té defectes de qualitat i/o quantitat o bé vicis ocults.
- Pagar el preu de la mercaderia en el termini i lloc determinats. Si s’endarrereix haurà de pagar l’interès de demora legalment establert.
- Pagar les despeses de transport, a no ser que es pacti el contrari

Obligacions del venedor

En els contractes de compravenda el venedor s’obliga a:

  1. Custodiar i conservar la mercaderia en bon estat fins que la posi a disposició del comprador, per tant, haurà de fer-se responsable de la seva pèrdua o deteriorament si es produeix abans que sigui lliurada al comprador.
  2. Lliurar la mercaderia en el termini i lloc acordats, entenent que, si no s’indica el contrari, el lliurament es farà en el domicili del venedor, i si no s’ha establert un termini de lliurament el venedor ha de posar la mercaderia a disposició del comprador dins de les vint-i-quatre hores següents a la conclusió del contracte.
    Si no es compleix el termini de lliurament, el comprador pot optar entre acceptar o no acceptar la mercaderia, però en tots dos casos té dret a sol·licitar una indemnització.
    Totes les despeses que sorgeixin com a conseqüència del lliurament, excepte les de transport, si no s’ha pactat el contrari, són a càrrec del venedor.
  3. Lliurar la mercaderia en la seva totalitat, la qual cosa implica que en el moment del lliurament el comprador té dret a rebre la quantitat de mercaderia que ha sol·licitat. És voluntat del comprador acceptar els lliuraments parcials, però no hi està obligat i, per tant, pot no acceptar la mercaderia i rescindir el contracte.
  4. Garantir que la mercaderia no té defectes o vicis ocults, és a dir, si en el moment del lliurament el comprador observa defectes en la qualitat o en la quantitat rebuda (defectes aparents) pot denunciar-ho en aquell mateix moment o en el termini màxim de quatre dies, si la mercaderia està embalada.
    En el cas de defectes que no es puguin apreciar a simple vista (defectes ocults) el venedor se n’ha de fer càrrec, encara que els ignori. El comprador pot reclamar, en cas de defectes ocults, durant els trenta dies següents al lliurament de la mercaderia.
    Quan la reclamació es fa dins del termini establert, el comprador pot optar entre rescindir el contracte o rebaixar el preu de la mercaderia, però en els dos casos pot reclamar per danys i perjudicis.

Obligacions del comprador

En els contractes de compravenda el comprador té les obligacions següents:

Vici ocult

S’entén per vici ocult, qualsevol imperfecció que presenti un producte dins del període de garantia estipulada en la compra d’un producte.

  1. Rebre la mercaderia i fer-se’n càrrec, la qual cosa suposa facilitar que el venedor pugui lliurar-la en el moment i lloc acordats. El comprador no està obligat a acceptar els lliuraments parcials de la mercaderia, a no ser que es pacti expressament.
    Quan s’incompleix l’obligació de rebre la mercaderia i el client la refusa sense que hi hagi una causa justa, o triga a fer-se’n càrrec, el venedor pot optar entre exigir el compliment del contracte o rescindir-lo.
  2. Pagar el preu de la mercaderia en el termini i lloc acordats en el contracte o, si no s’ha pactat explícitament, en el moment en què el venedor lliuri la mercaderia. El comprador s’haurà de fer càrrec del pagament d’un interès de demora quan es produeixi un endarreriment en el pagament del preu de la mercaderia.
  3. Pagar les despeses de transport, a no ser que es pacti el contrari.

Reclamacions

El comprador disposa d’un termini per examinar la mercaderia i presentar reclamacions en el moment del lliurament o els terminis següents:

  • 4 dies (defectes aparents)
  • 30 dies (defectes o vicis ocults).

Redacció del contracte

Per a la redacció d’un contracte de compravenda cal seguir el procediment següent:

  1. Obtenir les dades que s’han d’incloure en el contracte.
  2. Consultar la normativa, si s’escau.
  3. Redactar el contracte, o emplenar el model de contracte en cas que l’empresa disposi d’un model estàndard preestablert.
  4. Comprovar les dades.
  5. Presentar-lo a cadascuna de les parts contractats per tal que expressin el seu consentiment mitjançant la signatura.

Dades dels contractes de compravenda

Les dades que ha de contenir són:

  • Data i lloc on se celebra el contracte.
  • Identificació de les parts del contracte.
  • Exposició i descripció de l’acord.
  • Clàusules del contracte: identificació de la mercaderia, preu, termini i lloc de lliurament, termini i forma de pagament, etc. Quan alguna d’aquestes dades no s’acorda explícitament, cal tenir en compte la normativa general, aplicable als contractes de compravenda, que recull la taula. També s’inclou el jutjat de resolució del contracte en cas de litigi.
  • Signatura de totes parts.
Taula Normativa d’aplicació general en els contractes de compravenda quan no es pacta una cosa diferent.
Si no consta… S’entendrà que…
Lloc de lliurament a) És el lloc on es troba la mercaderia en el moment de formalitzar el contracte.
b) És l’establiment comercial quan es tracta de vendes en establiments oberts al públic.
c) És la posada a disposició del transportista quan es tracta de vendes que impliquen la utilització del servei de transport.
Termini de lliurament S’haurà de fer dins de les 24 hores següents a la formalització del contracte.
Lloc i data de pagament Seran en el lloc i el moment en què es posa la mercaderia a disposició del comprador.
Despeses Totes les despeses que s’originin abans de posar la mercaderia a disposició del comprador són a càrrec del venedor, excepte el transport

Figura Exemple de contracte de compravenda

La normativa obliga a conservar els contractes de compravenda mercantil durant un període de sis anys.

És important garantir la seguretat i la confidencialitat de les dades personals que contenen els contractes, per tant, l’empresa haurà de vetllar per a la conservació i custòdia correcta d’aquest documents.

Models de contractes de compravenda

És important conèixer l’estructura i continguts característics dels contractes de compravenda, atès que, tot i que no s’exigeix una forma concreta, en general, aquests tipus de contractes tenen una estructura molt similar, tal com podem veure en la figura i la figura següents:

Figura Model de contracte de compravenda de béns mobles

Contractes de compravenda específics

En l’activitat ordinària de les empreses, es realitzen moltes operacions de compravenda que s’articulen a partir del contracte general, però també hi ha un nombre considerable d’operacions que són compravendes mercantils que presenten unes determinades característiques que les diferencien del contracte de compravenda general.

A continuació es descriuen alguns dels contractes més habituals, que són els següents:

  • La compravenda a terminis
  • El contracte de subministrament
  • El contracte d’assegurança
  • Altres contractes de compravenda

La compravenda a terminis

Mitjançant el contracte de compravenda a terminis el venedor s’obliga a lliurar al comprador un bé moble no consumible i identificable mitjançant la marca, número de sèrie o distintiu, i el comprador s’obliga a pagar un preu, totalment o parcialment ajornat, en un termini superior als tres mesos des de la signatura del contracte.

La compravenda a terminis implica que el preu es paga, totalment o parcialment, amb posterioritat al lliurament de la mercaderia, en fraccions normalment iguals i periòdiques.

La figura mostra l’esquema temporal d’una compravenda a terminis en què el comprador realitza un pagament inicial i diversos pagaments fraccionats i ajornats.

Figura Diagrama temporal d’una compravenda a terminis

La normativa que regula la compravenda a terminis és la Llei 281/1998 de 13 de juliol, de venda a terminis de béns mobles.

D’aquesta normativa cal destacar els aspectes següents:

  1. Contingut. El contracte de compravenda a terminis ha de contenir obligatòriament les dades següents:
    • Lloc i data del contracte, identificació de les parts contractats i del finançador, si n’hi ha.
    • Identificació de l’objecte que es ven, preu de la venda al comptat, pagament inicial (si n’hi ha), part ajornada i part finançada.
    • Nombre i import dels pagaments, així com indicació del lloc i la data en què s’hauran d’efectuar.
    • Tipus d’interès, despeses aplicables i TAE (taxa anual equivalent).
    • Prohibició de vendre o gravar el bé per part del comprador fins que s’hagin pagat la totalitat dels terminis.
    • Facultat de renúncia, és a dir, cal fer constar que el comprador pot desistir de la compra en els set dies hàbils següents al lliurament del bé.
    • Lloc establert per les parts contractants on es poden enviar notificacions o requeriments.
    • Taxació del bé a efectes de subhasta.
  2. Exclusions. En la regulació específica de la venda a terminis no s’inclouen, entre d’altres:
    • La compravenda a terminis de béns mobles per ser revenuts al públic.
    • Les vendes ocasionals realitzades sense ànim de lucre.
    • Les vendes a termini d’una quantitat inferior a l’establerta legalment.
    • Els contractes d’arrendament financer.
  3. Forma. La llei requereix, per als contractes de compravenda a terminis, la forma escrita. S’ha d’expedir i lliurar un exemplar per a cadascuna de les parts contractants. Trobareu un exemple de contracte de compravenda a terminis en la figura.

Un finançador

És una persona o entitat que aporta els recursos econòmics necessaris per al funcionament d’una empresa o la realització d’una activitat.

Figura Exemple de contracte de compravenda a terminis

El contracte de subministrament

En el contracte de subministrament, una de les parts, subministrador, s’obliga a la prestació d’un subministrament continuat i periòdic a favor d’una altra persona, el client, que ha de pagar un preu pel subministrament de cada període.

Aquest tipus de contracte és el que utilitzen les companyies subministradores d’aigua, electricitat, gas, etc., i es tracta de contractes d’adhesió, és a dir, si no s’accepten les condicions imposades per l’empresa subministradora no es pot formalitzar el contracte.

Algunes empreses formalitzen contractes de subministrament amb els seus proveïdors per tal d’assegurar-se un proveïment de mercaderies de forma periòdica i constant, d’aquesta forma s’eviten situacions de trencament d’estocs.

El contracte d’assegurança

Algunes transaccions comercials requereixen la utilització d’altres contractes que no són pròpiament el contracte de compravenda, per exemple, a vegades les empreses que han de fer un lliurament de mercaderies a través d’un servei de transports, contracten una assegurança que pugui cobrir els riscos als quals s’exposa una mercaderia mentre és transportada.

Trencament d’estocs

Situació que es dóna quan en una empresa s’ha esgotat l’estoc d’un producte que impedeix de satisfer-ne la demanda.

El contracte d’assegurança és aquell a través del qual l’assegurador s’obliga, per mitjà del cobrament d’una prima, a indemnitzar l’assegurat, dins dels límits pactats, pels danys soferts com a conseqüència de l’esdeveniment que és objecte de cobertura.

Prima

Es l’aportació econòmica que ha de satisfer el tenidor a la companyia d’assegurances en concepte de contraprestació per la cobertura d’un risc.

Les persones que intervenen en el contracte d’assegurança són:

Indemnització

Es la compensació per un dany que s’ha sofert.

  • Assegurador: és l’entitat que, a canvi d’una prima, es compromet a indemnitzar els danys provocats a causa d’un sinistre.
  • Assegurat: és la persona o cosa objecte de l’assegurança.
  • Tenidor: és la persona que contracta l’assegurança i paga la prima. Normalment coincideix amb l’assegurat.
  • Beneficiari: és la persona que té dret a rebre la indemnització en cas que es produeixi un sinistre que provoqui danys a la persona o objecte assegurat.

Hi ha una gran varietat de contractes d’assegurances, per exemple, assegurances contra danys com poden ser incendis, transport, robatori, inundacions, llar, etc., o assegurances relacionades amb les persones com les d’accidents, malaltia o mort.

Tots aquests contractes es formalitzen per escrit en un document anomenat pòlissa d’assegurances, en el qual es recullen totes les condicions pactades.

Es tracta d’un contracte d’adhesió en el qual una companyia d’assegurances fixa unes condicions i un preu, i l’assegurat s’hi adhereix, sense que existeixi capacitat de negociar o modificar les condicions.

Altres contractes de compravenda

En el desenvolupament de l’activitat comercial de l’empresa hi poden haver altres contractes relacionats amb les operacions de compravenda, alguns dels quals es recullen tot seguit:

  • Contracte estimatori. Contracte de distribució, molt emprat en el comerç al detall, pel qual el comerciant rep del distribuïdor (majorista) una mercaderia i ha de pagar el preu del que hagi venut, podent retornar tot el que no hagi pogut vendre en el termini estipulat.
  • Compravenda sobre mostres . Compravenda en la qual el comprador adquireix un producte basant-se en les característiques d’una mostra que li proporciona el venedor.
    El comprador no està obligat a acceptar la mercaderia si no és idèntica a la mostra.
    En cas de discrepàncies actuen perits de les dues parts per tal que decideixin.
  • Compravenda d’assaig o prova. Contracte mitjançant el qual el comprador es reserva el dret de provar o assajar la mercaderia i, si no és del seu gust, la pot retornar al proveïdor.
  • Compravenda de plaça a plaça. La mercaderia es trasllada des de l’origen fins a la destinació, en aquest cas s’ha d’incloure un contracte de transport.
  • Compravenda per catàleg. Les mercaderies lliurades han de coincidir amb les del catàleg.
  • Compravenda per correspondència. Les obligacions del comprador s’inicien quan s’envia la carta de comanda, en canvi les del venedor comencen quan es remet la comanda.

Extinció del contracte

L’extinció del contracte suposa la finalització de les obligacions entre les parts contractants. Les causes d’extinció poden ser:

  • El pagament o compliment de les prestacions que es varen acordar.
  • La pèrdua del bé o objecte del contracte quan es perd o destrueix sense que sigui imputable al comprador.
  • La condonació del deute, que es produeix quan el venedor perdona el deute al comprador.
  • La confusió dels drets del creditor i deutor, és a dir, quan conflueixen en la mateixa persona els drets del creditor (venedor) i el deutor (comprador).
  • La compensació del deute, és a dir, quan el comprador i el venedor són recíprocament deutor i creditor l’un de l’altre, el deute s’extingeix per la quantitat compensada.
  • La novació o substitució d’una obligació anterior per una altra de nova.

Procés de compres. Elaboració de documents de compravenda en suport paper

Un cop l’empresa ja té seleccionats aquell o aquells proveïdors que s’ajusten millor a les seves necessitats es pot iniciar el procés de compra. Normalment el procés de compra comença quan el magatzem detecta la necessitat d’adquirir un article; llavors procedirà a realitzar una comanda.

En la figura podeu veure les fases del procés de compra.

Figura Fases del procés de compra

Una bona gestió del procés de compra implica:

  • Que l’empresa té garantit el subministrament de mercaderies en qualsevol moment.
  • Que l’empresa compra la quantitat necessària de mercaderies, sense tenir un excés de mercaderies en el magatzem, que suposaria un elevat cost d’emmagatzematge, i sense que manquin existències en el moment que els clients en demanin.

La comanda

Mitjançant la comanda s’inicia l’operació de compravenda.

La comanda és el document on es detallen les mercaderies que el client sol·licita al proveïdor, així com les condicions de compra.

La comanda suposa un contracte de compravenda i qualsevol incompliment pot causar un perjudici a una de les parts, per la qual cosa és necessari respectar les condicions pactades.

El document que es fa servir per fer la comanda ha de contenir totes les dades que facilitin l’operació de compravenda i el seu disseny s’ha d’adaptar a les necessitats de l’empresa.

Malgrat que no existeix un model oficial de comanda, tota comanda ha de contenir almenys les dades següents:

  • Número de comanda.
  • Data d’emissió.
  • Dades d’identificació del comprador i del venedor: nom o raó social, adreça, NIF…
  • Descripció detallada de la mercaderia objecte de la compra i nombre d’unitats.
  • Preus.
  • Condicions de lliurament: lloc de lliurament, data de lliurament,…
  • Condicions de pagament.
  • Descomptes sol·licitats.
  • Mitjà de transport.
  • Agent comercial (en cas d’existir).
  • Signatura de l’emissor.

En el cas que les condicions ja estiguin pactades en un contracte de compravenda, l’empresa emissora de la comanda únicament indicarà aquelles dades que no estiguin prèviament pactades: número de comanda, data, descripció de la mercaderia i nombre d’unitats, etc.

De la comanda se’n fan almenys tres exemplars:

  1. Original, signat i segellat, que s’envia al proveïdor.
  2. Còpia per al magatzem de l’empresa que fa la comanda, que serveix per comprovar, posteriorment, que la mercaderia rebuda s’ajusta a la mercaderia sol· licitada.
  3. Còpia per al Departament de compres de l’empresa que fa la comanda, que serveix per fer un seguiment de l’estat de la comanda i comprovar, posteriorment, les condicions demanades amb les facturades.

El nombre de còpies de la comanda que fa l’empresa pot variar segons l’estructura de l’empresa, del sector, la mida, etc.

Formalització de la comanda

A l’hora de realitzar la comanda, l’empresa compta amb diferents possibilitats. La modalitat triada dependrà de les necessitats de l’empresa, de la relació que tingui amb el proveïdor, de la urgència de la comanda, etc. Les formes més habituals de formalitzar la comanda les podem resumir en les següents:

  • Nota de comanda: imprès que conté totes les dades necessàries per poder realitzar la compravenda.
  • Carta: mitjançant una carta comercial l’empresa realitza la comanda.
  • Fax: mitjançant un fax l’empresa realitza la comanda. Aquesta modalitat té l’avantatge que el proveïdor rep la comanda per escrit al moment.
  • Correu electrònic: les noves tecnologies faciliten les relacions comercials entre les empreses, permeten realitzar la comanda ràpidament.
  • Telèfon: és un mitjà molt utilitzat per la seva rapidesa i perquè permet establir una relació directa amb el proveïdor, i resol dubtes, etc. De totes maneres, té l’inconvenient que no queda constància escrita, i per això és convenient que després l’empresa faci una comunicació escrita (nota de comanda, carta, fax o correu electrònic), per confirmar les dades de la comanda.
  • Representant o agent comercial: el representant de l’empresa venedora visita l’empresa compradora i formalitza la comanda amb la informació que li facilita el client.

Classes de comandes

Depenent de si les condicions de l’operació han estat pactades amb anterioritat a la realització de la comanda o no, podem diferenciar entre comanda en ferm i comanda condicional:

  • Comanda en ferm: les condicions de l’operació han estat negociades prèviament a la realització de la comanda. El document que s’utilitza per fer comandes en ferm s’anomena comanda o nota de comanda.
  • Comanda condicional: les condicions de l’operació no han estat negociades prèviament. En el moment de realitzar la comanda el comprador demana unes condicions al venedor (descomptes, termini de lliurament…) que el venedor pot acceptar o no. Si el venedor accepta les condicions la comanda es considera ferma; en cas contrari, es considera nul·la. El document que s’utilitza en aquests casos s’anomena proposta de comanda.

La nota de comanda

En el cas d’utilitzar la nota de comanda per realitzar les comandes, l’empresa disposa d’un imprès especialment dissenyat per fer-les. Respecte a aquest imprès, no existeix cap model normalitzat ni cap normativa que n’especifiqui el contingut, malgrat que en el document han de constar totes les dades necessàries per poder dur a terme l’operació de compravenda.

En la figura podeu veure un possible model de nota de comanda amb l’especificació de cadascun dels seus apartats.

A vegades, juntament amb la nota de comanda, algunes empreses acompanyen una carta de presentació en la qual es fa referència a la comanda o se n’aclareix algun punt concret.

La nota de comanda és un imprès on es detallen els productes sol·licitats, així com les condicions més importants de l’operació, llevat que ja estiguin pactades en un contracte de compravenda o de subministrament.

Les condicions de compravenda...

… poden estar pactades entre comprador i venedor o poden estar imposades pel comprador o venedor, depenent del poder de negociació que tinguin cada un d’ells.

Figura Model de nota de comanda

La carta de comanda

A l’hora de realitzar una comanda algunes empreses ho fan mitjançant una carta dirigida a l’empresa proveïdora on consten, bàsicament, les mateixes dades que en la nota de comanda.

La redacció d’aquesta carta de comanda ha de ser breu i precisa per evitar confusions o errors en les condicions o els productes sol·licitats. En la figura podeu veure un possible model de carta de comanda.

La carta de confirmació de comanda

És la carta que redacta el proveïdor, un cop ha rebut la comanda, per comunicar si està d’acord amb les condicions o aclarir alguna qüestió.

Figura Model de carta de comanda

Registre i control de comandes

Un cop la comanda ha estat lliurada al proveïdor, el comprador ha de dur a terme un seguiment per tal de controlar que la mercaderia li sigui tramesa en la data prevista, en la quantitat demanada, en les condicions acordades, etc.

La carta de denegació de comanda

És la carta que redacta el proveïdor, un cop ha rebut la comanda, per denegar la tramesa d’alguna mercaderia, per no poder complir les condicions, per manca d’existències, etc.

Per portar el control de les comandes realitzades, l’empresa confecciona una fitxa o llibre de registre de comandes emeses, adaptat a les seves necessitats, que és voluntari i no té una estructura fixa a seguir.

En la figura podeu veure un possible model de llibre de registre de comandes emeses.

Figura Model de Llibre de registre de comandes emeses

Exemple d’aplicació: nota de comanda i registre de comandes

L’empresa Software Reus, SL amb NIF B08999999 i domicili al carrer Arenys, 56 de Barcelona (08000) realitza el dia 5 de novembre de 20XX una comanda de mercaderies a l’empresa Distrisoft, SA, amb NIF A08444445 i domicili al carrer Gran, 4 de Tarragona (43000). La mercaderia sol·licitada és la següent:

  • 10 unitats de SoftMM (ref. MM) a 290 €/u.
  • 50 unitats de SoftGG (ref. GG) a 130 €/u.
  • 30 unitats de SoftUU (ref. UU) a 200 €/u.
  • 75 unitats de SoftLL (ref. LL) a 250 €/u.

Les condicions són les següents:

  • Descompte 3%.
  • Despeses de transport 100 €, a càrrec del comprador. Transport realitzat per Transyou, SA.
  • Lliurament de mercaderies: domicili del comprador.
  • Forma de pagament: a 30 dies des de la data de la factura mitjançant transferència bancària.
  • Data de lliurament: termini màxim de 10 dies des de la data de la comanda.

Amb aquestes dades es demana:

  • Confeccionar la nota de comanda número 123/08.
  • Anotar la comanda en el llibre registre de comandes emeses, suposant que la mercaderia es va rebre el 10 de novembre.

Proposta de solució:

En la figura podeu veure la nota de comanda i en la figura podeu veure el Llibre de registre de comandes emeses.

Figura Nota de comanda d’exemple d’aplicació
Figura Llibre de registre de comandes emeses d’exemple d’aplicació

Recepció de la mercaderia

L’empresa compradora ha de gestionar correctament l’entrada de les mercaderies que ha sol·licitat als proveïdors per tal de portar un control correcte del magatzem, fins i tot pel que fa als espais i la col·locació. Per això també és important, a l’hora de concretar les condicions comercials, pactar amb els proveïdors el lloc i la data de lliurament de les mercaderies.

Les mercaderies que es reben del proveïdor sempre hauran d’anar acompanyades de l’albarà, on es detallaran les mercaderies lliurades.

El comprador, en el moment de rebre la mercaderia i l’albarà, n’ha d’efectuar una comprovació física i administrativa. En concret ha de:

  • Comprovar que la mercaderia rebuda és la que es va demanar en la comanda.
  • Confirmar que la mercaderia rebuda és la que s’indica a l’albarà.
  • Verificar que la mercaderia es troba en bones condicions. La verificació de la mercaderia s’hauria de fer en presència del transportista o de la persona que en fa el lliurament però, per falta de temps, en la majoria dels casos només es verifica l’albarà i l’exterior de les caixes i, posteriorment, se’n verifica el contingut. En aquest cas, a l’albarà s’indicarà que la inspecció de la mercaderia està pendent.
  • Comprovar que la data de recepció de la mercaderia coincideix amb la data prevista. En cas de no coincidir, s’ha d’anotar la incidència.
  • Si totes les comprovacions són correctes, s’accepta la mercaderia i se signa l’albarà.

En qualsevol cas, aquestes inspeccions són indispensables perquè d’això en depèn que la facturació posterior sigui correcta.

  • En cas de detectar alguna irregularitat el comprador pot tornar la comanda (totalment o parcialment) o acceptar-la. En cas de devolució parcial, s’haurà de corregir l’albarà abans de signar-lo.
  • Emplenar l’apartat corresponen a la data de recepció i observacions en el Llibre de registre de comandes emeses.
  • Registar l’entrada de les mercaderies a la fitxa del magatzem.

Procés de vendes. Elaboració de documents de compravenda en suport paper

Després que el proveïdor rep la comanda del client i l’accepta, s’haurà de fer el lliurament, bé per mitjans propis, bé utilitzant els serveis d’una empresa dedicada al transport de mercaderies.

Quan es tingui la conformitat del client sobre les mercaderies rebudes, s’ha de procedir a emetre la factura d’acord amb la legislació vigent, ja que la factura és un document amb repercussions fiscals.

Recepció de la comanda i lliurament de la mercaderia

Els productes sol·licitats pels clients han de ser lliurats en el lloc i en la data convinguts. L’empresa venedora, per complir la seva obligació de lliurament de mercaderies, ha de realitzar un seguit de tasques que podem resumir en les següents:

Quan es rep la comanda:

  • Verificar que disposa de les mercaderies sol·licitades al magatzem o està en disposició de tenir-les el dia del lliurament sol·licitat; així, si hi ha algun problema, se li pot comunicar al client oferint-li una solució.
  • Comprovar que les condicions comercials sol·licitades pel client són les establertes per aquest client o les habituals de l’empresa.

Quan es prepari el lliurament de la mercaderia:

  • Preparar l’albarà o nota de lliurament.
  • Registrar la sortida de les mercaderies en les fitxes de magatzem.
  • Fer el lliurament de les mercaderies, ja sigui per mitjans propis o per mitjà d’una empresa de transport, segons estigui pactat en les condicions de la comanda.

En la figura podeu veure gràficament el procés de venda i lliurament de mercaderies.

La fitxa de magatzem

És el document on el magatzem de l’empresa anota les entrades i sortides d’un article i el seu valor, així com les existències que queden al magatzem, també valorades.

Figura Procés de venda i lliurament de mercaderies

L’albarà o nota de lliurament

Un cop rebuda i acceptada la comanda, el proveïdor prepara les mercaderies i les lliura al client juntament amb un document anomenat albarà o nota de lliurament.

L’albarà o nota de lliurament és un document confeccionat pel proveïdor on es relacionen les mercaderies lliurades. Aquest document acompanya les mercaderies i n’acredita el lliurament.

L’albarà té, per tant, una triple finalitat:

  • Justifica la sortida de mercaderies del magatzem del venedor.
  • Un cop signat pel comprador acredita el lliurament de les mercaderies.
  • Serveix de base per confeccionar la factura.

La signatura en l’albarà...

…actualment és fonamental, ja que els terminis màxims de pagament es calculen sobre la data de recepció de béns o mercaderies.

No hi ha un model oficial d’albarà o nota de lliurament, sinó que cada empresa dissenyarà el seu propi model d’acord amb les seves necessitats; de totes maneres, les dades que han de figurar en qualsevol albarà o nota de lliurament són les següents:

El Departament de Vendes del proveïdor per confeccionar l’albarà o nota de lliurament consulta la fitxa del client, la fitxa de magatzem i la comanda.

  • Número d’albarà.
  • Lloc i data d’emissió.
  • Dades identificatives del comprador i del venedor.
  • Identificació de la comanda origen de l’albarà.
  • Descripció detallada de la mercaderia lliurada.
  • Quantitat de mercaderies que s’envien.
  • Lloc i condicions de lliurament.
  • Mitjà de transport utilitzat.

Els albarans poden ser valorats o sense valorar:

  • Albarà sense valorar: conté la descripció i la quantitat de la mercaderia lliurada, però no els preus.
  • Albarà valorat: també inclou els preus unitaris i habitualment el total de l’operació.

El fet que un albarà estigui o no valorat depèn del moment de l’emissió de la factura:

Els albarans

Els albarans poden ser valorats o sense valorar, però sempre serveixen de testimoni i guia per a la confecció de les factures que emeti l’empresa posteriorment

  • Generalment, si la factura no s’emet immediatament al lliurament de la mercaderia, l’albarà sol anar valorat.
  • En canvi, si la factura s’emet immediatament, l’albarà s’enviarà sense valorar.

En la figura podeu veure un possible model d’albarà o nota de lliurament.

Figura Model d’albarà o nota de lliurament

Normalment, de l’albarà o nota de lliurament se’n fan quatre còpies:

  1. Una còpia per al magatzem del proveïdor per justificar la sortida de la mercaderia.
  2. Una còpia per al departament de vendes del proveïdor, que servirà de base per confeccionar la factura.
  3. Dos exemplars que s’envien juntament amb la mercaderia: l’original queda en poder del comprador, i una còpia signada pel client es torna al proveïdor com a justificant del lliurament.

Exemple d’aplicació: albarà o nota de lliurament

L’empresa Comercial Max, SA amb NIF A11222222 i domicili al carrer Gran, 43 de Lleida (25004) tramet a Indústries Rius, SA amb NIF A33666666 i domicili al carrer Consell de Cent, 467 de Barcelona (08009), la comanda num 34/CC on se sol·liciten:

  • 50 faldilles mod. FF/80, color blau, talla 38, preu unitari 25 €
  • 50 faldilles mod. FF/80, color blau, talla 40, preu unitari 25 €
  • 25 caçadores mod. CC/60, color negre, talla 40, preu unitari 50 €
  • 25 caçadores mod. CC/60, color blau marí, talla 42, preu unitari 50 €
  • 25 caçadores mod. CC/50, color negre, talla 40, preu unitari 40 €

La mercaderia es remet al magatzem del comprador al carrer d’Urgell, 58 de Lleida (25004) mitjançant l’empresa de transport Balutrans, SL. La mercaderia es distribueix en 2 paquets de 25 kg cada un i es remet a ports pagats.

Amb aquestes dades es demana:

  • Confeccionar l’albarà núm. 207/XX valorat i sense valorar amb data 4 de desembre de 20XX, tenint en compte que la mercaderia és rebuda pel comprador el mateix dia 4 de desembre.

Proposta de solució:

A la figura podeu veure l’albarà valorat i a la figura albarà sense valorar.

Figura Albarà 207-XX valorat d’exemple d’aplicació
Figura Albarà sense valorar 207-XX d’exemple d’aplicació

Introducció a l’IVA

L’impost sobre el valor afegit (IVA) és un impost indirecte que grava el consum i que recau sobre el lliurament de béns i prestacions de serveis fets per empresaris o professionals, com també sobre les importacions i adquisicions intracomunitàries de béns.

En el règim general de l’IVA, totes les transaccions (amb algunes excepcions) que es duen a terme en el procés productiu i comercialitzador d’una empresa estan gravades per l’IVA, de manera que en la majoria de factures cal aplicar aquest impost.

El fet imposable

És la circumstància, la situació, l’acció… que genera l’obligació de declarar i/o pagar un impost. Són totes les operacions que obliguen a aplicar l’IVA.

Els comerciants minoristes que siguin persones físiques i compleixin determinats requisits obligatòriament estaran subjectes al règim especial d’IVA del recàrrec d’equivalència. Això implica que les seves compres, a més d’estar gravades per l’IVA, també ho estan pel recàrrec d’equivalència (RE). Caldrà tenir-ho en compte quan s’emeti la factura per una venda a un comerciant detallista.

Base imposable

La base imposable de l’IVA és la quantitat sobre la qual s’ha d’aplicar el tipus impositiu, és a dir, és l’import total de la valoració monetària del lliurament de béns o de la prestació de serveis objecte de l’impost.

Comerciants minoristes

És la terminología que utilitza la normativa de l’IVA per regular els comerciants detallistes.

Els conceptes que s’inclouen en la base imposable i que s’han de sumar a l’import dels béns lliurats o dels serveis prestats són els següents:

  • Les comissions, ports, transports i assegurances.
  • Les subvencions vinculades a les operacions subjectes.
  • Els tributs i gravàmens de l’operació, excepte el mateix IVA.
  • Els envasos i embalatges facturats.

Els conceptes que no s’inclouen en la base imposable són els següents:

  • Els descomptes o bonificacions previs o simultanis a l’operació.
  • Indemnitzacions que no constitueixin contraprestació.
  • Els interessos per retards o ajornaments en el pagament que compleixin determinats requisits.
  • Quantitats pagades en nom i a càrrec del client que compra.

Tipus impositius i quota de l’IVA

El tipus impositiu és el percentatge que s’aplica sobre la base imposable per calcular l’import de la quota de l’IVA:

Quota de l’IVA = Base imposable x Tipus impositiu

En el Règim General de l’IVA actualment hi ha tres tipus impositius diferents depenent de la naturalesa del bé o servei de què es tracti. La Llei estableix un tipus general i dos tipus reduïts per donar un tractament més favorable a determinades operacions.

La quota de l’IVA...

és l’import que s’ha de pagar en concepte d’IVA.

Tipus impositius de l’IVA:

  • Tipus general: 18%
  • Tipus reduït: 8%
  • Tipus superreduït: 4%

El tipus general (18%) és aplicable a:

  • Lliurament de béns, prestacions de serveis, adquisicions intracomunitàries i importacions que no estiguin incloses en el tipus reduït o el tipus superreduït.

El tipus reduït (8%) és aplicable, entre d’altres, a:

  • Productes utilitzats en la nutrició de persones o animals, excepte begudes alcohòliques.
  • Béns utilitzats en activitats agrícoles, forestals o ramaderes: llavors, fertilitzants, plaguicides…
  • Aigües per al consum humà o animal o per al regatge.
  • Medicaments per al consum animal.
  • Aparells utilitzats per suplir deficiències d’homes i animals, inclosos ulleres graduades i lents de contacte.
  • Habitatges i annexos, quan es transmetin conjuntament.
  • Flors i plantes vives.
  • Transport de viatgers i d’equipatges.
  • Serveis d’hostaleria, balneari, restauració i subministraments de menjars i begudes.
  • Serveis de neteja de vies públiques i recollida de deixalles.
  • Entrades de cinemes, teatres, circs, concerts, museus…
  • Serveis funeraris.

El tipus superreduït (4%) és aplicable, entre d’altres, a:

  • Aliments bàsics: fruites, verdures, hortalisses fresques, llet, pa, formatge, ous, farines…
  • Llibres, periòdics i revistes.
  • Medicaments per al consum humà.
  • Cotxes, cadires de rodes i pròtesis per a persones amb discapacitacions.
  • Habitatges de protecció oficial.

També hi ha altres operacions a les quals no s’aplica IVA, anomenades operacions exemptes i operacions no subjectes.

Recàrrec d'equivalència

El règim especial del recàrrec d’equivalència és un règim que s’aplica amb caràcter obligatori a comerciants minoristes que siguin persones físiques i compleixin determinats requisits, a fi de simplificar-ne les obligacions formals, alliberant-los de l’obligació de presentar certa documentació com declaracions liquidacions.

Els comerciants minoristes sotmesos al règim especial de recàrrec d’equivalència, hauran de suportar en les seves compres, a més de l’IVA corresponent, un recàrrec que dependrà del tipus d’IVA aplicat.

A la taula hi ha el tipus de recàrrec d’equivalència (RE) que correspon a cada tipus d’IVA.

Taula Tipus de RE que corresponen a cada tipus d’IVA
Tipus d’IVA Tipus de RE
18 % 4 %
8 % 1 %
4 % 0,5 %

Exemple: Càlculs d'IVA i RE

Una empresa proveïdora de productes de perfumeria (tipus del 18%) realitza una venda a un petit comerciant acollit al règim especial del recàrrec d’Equivalència, que consisteix en:

  • Import de la venta: 3.500 €
  • Descompte comercial: 2%
  • Despeses de transport: 150 €

Es demana:

Calculeu la base imposable, les quotes d’IVA i de RE, i l’import total que hauria de pagar.

Proposta de solució:

Base imposable = Import de la mercaderia - Descompte comercial + Transport = 3.500,00 - 70,00 + 150,00 = 3.580,00 €

Quota d’IVA = Tipus d’IVA x Base imposable = 18% x 3.580,00 = 644,40 €

Quota de RE = Tipus de RE x Base imposable = 4% x 3.580,00 = 143,20 €

Import total = Base imposable + Quota d’IVA + Quota de RE = 3.580,00 + 644,40 + 143,20 = 4.367,60 €

Figura

Les despeses incloses dins la factura estan gravades pel mateix tipus d’IVA i de Recàrrec d’equivalència (RE) de les mercaderies facturades.

La factura

Els empresaris i professionals, en el desenvolupament de la seva activitat diària, realitzen una gran quantitat de transaccions. Es fa necessari que aquestes transaccions quedin justificades documentalment per diversos motius, com poden ser, entre altres, motius legals o pràctics a l’hora d’acreditar una operació mercantil.

La nota de comanda, l’albarà o la nota de lliurament són exemples de documents que justifiquen una operació comercial, però, pel seu valor legal, podem dir que la factura és el document més important per a justificar una operació d’aquests tipus.

Requisits legals de la factura

Estan obligats a emetre factures els empresaris o professionals que, en el desenvolupament de les seves activitats, lliurin béns o prestin serveis a terceres persones.

La factura és el document que expedeix el venedor al comprador per acreditar legalment el lliurament de béns i les prestacions de serveis realitzades.

Les dades obligatòries d’una factura són les següents:

L’RD 14962003...*

… regula l’obligació dels empresaris i professionals d’expedir i lliurar factures. A l’article 157 de la Llei 30/85 de l’IVA i a l’article 24 del Codi de comerç s’indiquen els requisits que ha de complir la factura.

  • Número i, si hi ha diversos centres de facturació, sèrie. Les factures s’han de numerar de forma correlativa dins de cada sèrie. Les factures rectificatives han de tenir una sèrie diferenciada.
  • Nom i cognoms, si és persona física, o raó social, si és persona jurídica, NIF i domicili, de l’expedidor i del destinatari. El nom comercial no té cap validesa legal.
  • Les societats hauran de fer constar les dades identificatives de la seva inscripció en el Registre Mercantil.
  • Descripció dels béns i/o serveis objectes de l’operació.
  • Contraprestació total de l’operació i totes les dades necessàries per a la determinació de la base imposable.
  • Tipus d’IVA aplicable i quota. Si en l’operació hi ha diferents tipus impositius s’ha de diferenciar la part subjecta a cada tipus.
  • Lloc i data d’emissió.

Sense que sigui un requisit obligatori, també és habitual que en les factures hi consti la forma de pagament i el venciment.

La factura electrònica

La llei permet l’emissió de factures utilitzant mitjans electrònics, sempre que el destinatari hi hagi donat el consentiment de forma expressa. Les factures electròniques han de contenir les mateixes dades que les factures en paper més la signatura electrònica digital, que s’obté mitjançant un certificat electrònic que concedeix la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre (FNMT).

El càlcul del venciment es realitza a partir de la data de lliurament de les mercaderies i està regulada per la Llei 15/2010, de 5 de juliol, de modificació de la Llei 3/2004, de 29 de desembre, per la qual s’estableixen mesures de lluita contra la morositat en les operacions comercials.

No existeix un model oficial de factura, i cada empresa o professional dissenyarà un model que s’ajusti a les seves necessitats, però sempre respectant els continguts mínims que ha de contenir tota factura. En la figura podeu veure un possible model de factura.

Figura Possible model de factura

Emissió de la factura

Com a norma general, la factura s’ha d’emetre al destinatari en el moment de fer-se l’operació; no obstant això, quan el destinatari sigui un empresari o professional, l’emissió pot fer-se en el termini dels trenta dies següents comptats des de la data de realització de l’operació.

En la Llei contra la morositat (15/2010) s’estableixen alguns requisits per a l’emissió de les factures i per calcular la data màxima de pagament:

  1. Els proveïdors han de fer arribar la factura als seus clients abans que es compleixin trenta dies des de la data de recepció efectiva de les mercaderies o prestació dels serveis.
  2. Per calcular la data màxima de pagament es poden agrupar factures al llarg d’un període determinat de no més de 15 dies sempre que es prengui com a data d’inici del còmput del termini de pagament, la data corresponent a la meitat del període i el termini de pagament no excedeixi els 60 dies des d’aquesta data.

Els empresaris i professionals només poden expedir un original de cada factura.

Duplicats

Únicament es poden expedir duplicats en els casos següents:

  • Quan coincideixin diversos destinataris en una mateixa operació.
  • En el supòsit de pèrdua de l’original.

És imprescindible que en cada duplicat que es faci consti l’expressió “duplicat” i la raó de la seva expedició, com per exemple, “Duplicat per pèrdua de l’original”.

Còpies

Es poden fer tantes còpies com sigui necessari, però en totes s’ha de fer constar el seu caràcter de còpia, incloent-hi l’expressió “còpia”.

Tipus de factures

A més de la factura ordinària, en determinades circumstàncies es poden emetre altres tipus de factures.

Factures recapitulatives o de repàs

Quan es fan diverses operacions amb un mateix destinatari, es poden acumular totes les operacions en una única factura mensual, que s’ha d’emetre en un termini de trenta dies, comptats des de l’últim dia del mes al qual fa referència la factura: són les factures recapitulatives mensuals.

No obstant això, tot i que aquestes factures són vàlides a efectes fiscals, cal tenir en compte que no es poden superar els terminis màxims de pagament a efectes mercantils, que resulten d’agrupar les operacions per un període no superior a quinze dies.

Això significa que es poden fer agrupacions mensuals sempre que el termini de pagament no excedeixi de 60 dies calculats a partir de les normes establertes en la Llei contra la morositat, per agrupacions de no més de 15 dies.

Les factures recapitulatives o de repàs poden documentar agrupacions de factures o albarans al llarg d’un període determinat. Poden ser:

  • Agrupació periòdica de factures: és una factura que agrupa altres factures en un únic document a l’efecte de facilitar la gestió del seu pagament. En aquest cas, caldrà anul·lar les factures anteriors per tal que aquesta factura tingui validesa fiscal.
  • Factura resum periòdica: és una factura que inclou tots els lliuraments fets en aquest període, és a dir, agrupa albarans. S’emetrà igual que una factura ordinària i s’hi hauran d’especificar els números, la data i els imports dels albarans. En aquest cas, els albarans estaran valorats.

La factura rectificativa

En algunes circumstàncies, les factures emeses poden contenir algun error o no reflectir correctament les mercaderies o els imports de l’operació final, etc.

Podeu veure una mostra de factura rectificativa en el subapartat “La factura rectificativa”.

En aquests casos, en lloc d’eliminar la factura original i torna-ne a crear una totalment nova, cal fer una factura rectificativa amb les diferències respecte a la factura original, on es detallaran les dades corregides i el motiu de rectificació, i s’identificarà la factura original que s’està rectificant.

La factura proforma

La factura proforma s’utilitza quan el client necessita conèixer, abans de realitzar l’operació, l’import i condicions exactes. El proveïdor emet un document idèntic a la factura però on es fa constar el caràcter proforma i la data de validesa.

Un cop passada la data de validesa el venedor no està obligat a mantenir les condicions expressades a la factura proforma. En cas que dintre del període de validesa es tanqui l’operació, el proveïdor haurà d’emetre la factura segons les condicions que figurin a la factura proforma.

La factura proforma no té valor comptable ni fiscal i, per tant, no s’haurà d’anotar en els llibres comptables ni en els llibres de registre de factures emeses o rebudes.

Documents substitutius de les factures

La factura podrà ser substituïda per vals o tiquets expedits per caixes enregistradores quan l’import de les operacions no excedeixi els 3.000 € (IVA inclòs) i es tracti d’alguna de les operacions següents:

  • Vendes al detall
  • Vendes i serveis en ambulància i a domicili del consumidor
  • Transport de persones i els seus equipatges
  • Serveis d’hostaleria, restauració i subministrament de begudes i menjars fets per restaurants, bars, cafeteries, xocolateries i orxateries
  • Sales de ball i discoteques
  • Serveis telefònics
  • Serveis de perruqueries i instituts de bellesa
  • Utilització d’instal·lacions esportives
  • Revelat de fotografies i estudis fotogràfics
  • Aparcaments i estacionaments de vehicles
  • Videoclubs

  • En determinades operacions la factura pot ser substituïda pels tiquets expedits per caixes enregistradores.
  • En determinades operacions la factura pot ser substituïda pels tiquets expedits per caixes enregistradores.

Els vals o tiquets substitutius de les factures, així com les seves matrius, han de constar de les dades següents:

  • Número i, si és el cas, sèrie.
  • Número d’identificació fiscal (NIF) del venedor.
  • Tipus impositiu aplicat o l’expressió “IVA inclòs”.
  • Contraprestació total.

La nota de despeses

Quan un venedor paga a terceres persones determinades despeses (transport, assegurança de les mercaderies, comissions d’agents intermediaris, embalatges, etc.) en nom i per compte del comprador, sorgeixen els denominats suplerts.

En aquests casos, el venedor és un només un intermediari entre el comprador i l’empresa que ha fet el servei objecte de la despesa (per exemple, un transportista). La factura l’expedirà la persona o l’empresa que faci el servei a nom del comprador i, per tant, la factura la comptabilitzarà el comprador encara que inicialment l’haurà pagat el venedor.

La nota de despeses és un document auxiliar que reflectirà les despeses que el venedor haurà pagat per compte del comprador. Aquest document s’adjuntarà amb la factura que emet el venedor com a document a part, sense que aquestes despeses formin part de la factura.

Adjuntant la nota de despeses, és una forma de recordar al client que, a més de pagar la factura al proveïdor també li ha de pagar unes despeses que prèviament ha pagat el proveïdor, i que no són despreses del proveïdor sinó del client.

Les despeses que es presenten amb més freqüència són les següents:

  • Transports: en aquest cas el transport va a càrrec del comprador però el transportista cobra el servei en origen (al venedor). La factura que emetrà el transportista anirà a nom del comprador, carregant-hi un IVA del 18%, i el venedor s’encarregarà de recobrar-la al client.
  • Assegurances: és un despesa que es paga a una companyia asseguradora que assumirà els riscos que tenen les mercaderies de patir qualsevol desperfecte al llarg del seu transport. Habitualment el transport inclou l’assegurança però depenent del producte o mercaderia el comprador optarà per ampliar la cobertura de l’assegurança. En aquest cas el cost l’assumirà el comprador. La companyia asseguradora emetrà una factura a nom del comprador, sense carregar l’IVA, ja que es tracta d’una operació exempta d’aquest impost.

Registre i conservació de factures

Els empresaris sotmesos al règim general de l’IVA tenen, entre d’altres, les obligacions següents:

  1. Expedir i lliurar factura de totes les operacions.
  2. Conservar durant el termini de prescripció de l’impost les factures rebudes, els justificants comptables i les còpies de les factures expedides. Vegeu en la taula els períodes de conservació de les factures.
  3. Portar la comptabilitat i els llibres de registre següents:
    • Llibre de registre de factures emeses
    • Llibre de registre de factures rebudes

Les factures emeses i rebudes

Les factures emeses són aquelles factures que l’empresa emet al vendre un producte o prestar un servei. Les factures rebudes són aquelles factures que l’empresa rep quan efectua una compra

Taula Períodes de conservació de les factures
Operació Temps de conservació
Factures corresponents a vendes 6 anys
Factures corresponents a compres - Generalment: 6 anys
- Terrenys o edificacions: 15 anys
- Altres béns d’inversió: 10 anys

Exemples d’aplicació: factures

Factura amb IVA, descomptes i despeses

L’empresa Horta, SA, amb domicili al carrer Pamplona, 107 del Prat de Llobregat de Barcelona i NIF A08909090 ha venut a Comercial Riera, SL amb domicili al carrer Llull, 59 de Barcelona i NIF B08333444 els articles següents:

Les factures emeses...

…poden ser conservades en pel·lícules microfilmades o suports magnètics, però de les factures rebudes se n’ha de conservar l’original.

Productes al tipus d’IVA general:

En determinades ocasions...

… algunes despeses es facturen per separat de les mercaderies, són les denominades despeses addicionals. Tenen la seva pròpia factura i estan gravades amb el tipus impositiu que correspon a la seva naturalesa.

  • 200 unitats del producte AB (ref. AB) a 0,50 €/u.
  • 120 unitats del producte AC (ref. AC) a 0,65 €/u.

Les condicions de venda són les següents:

  • Descompte comercial: 2%
  • Ràpel: 3%
  • Descompte per pagament immediat: 4%
  • Despeses de transport: 150,00 €
  • Assegurança: 75,00 €
  • Forma de pagament: al comptat

Es demana:

  • Confeccioneu amb data 06/02/XX la factura núm. 12/XX, sabent que correspon a l’albarà núm. 56/T.

Vegeu la solució en la figura.

Figura Factura de l’exemple d’aplicació

Factura amb IVA i RE, descomptes i despeses

La mateixa empresa anterior Horta, SA, ven els mateixos articles i amb les mateixes condicions comercials, al comerciant detallista Sr. Gabriel Vilaró, propietari de la botiga “Can Gabriel”, amb domicili al carrer Centre, 50 de Premià de Mar (Barcelona) i NIF 45.666.555H, sotmès al Règim Especial de Recàrrec d’Equivalència.

Es demana:

  • Confeccioneu amb data 08/02/XX la factura núm. 18/XX, sabent que correspon a l’albarà núm. 75/T.

Vegeu la solució en la figura.

Figura Factura de l’exemple d’aplicació

Factura amb diferents tipus d’IVA, descomptes i despeses

La mateixa empresa Horta, SA, ha venut a Comercial Riera, SL, amb les condicions comercials habituals, els següents articles:

Productes al tipus d’IVA general:

  • 200 unitats del producte AB (ref. AB) a 0,50 €/u.
  • 120 unitats del producte AC (ref. AC) a 0,65 €/u.

Productes al tipus reduït d’IVA:

  • 300 unitats del producte ZC (ref. ZC) a 1,25 €/u.
  • 250 unitats del producte VB (ref. VB) a 1,75 €/u.

Productes al tipus superreduït d’IVA:

  • 1.000 unitats del producte UY (ref. UY) a 2,24 €/u.
  • 1.200 unitats del producte CM (ref. CM) a 3,40 €/u.

Es demana:

  • Confeccioneu amb data 10/02/XX la factura núm. 15/XX, sabent que corresponen a l’albarà núm. 78/T i que les despeses de transport i d’assegurança es reparteixen de forma proporcional a l’import net dels productes, entre els diferents tipus impositius.

Vegeu la solució en la taula i en la figura.

Figura Factura de l’exemple d’aplicació
Taula Repartiment del transport
Productes IVA general Productes IVA reduït Productes IVA superreduït TOTAL
Imports Nets 174,44 796,25 6.193,60 7.164,29
Transport 7164,29 —- 150,00
174,44 ——- X
X = 174,44 x 150,00 / 7164,29 = 3,65
7164,29 —- 150,00
796,25 ——- X
X = 796,25 x 150,00 / 7164,29 = 16,67
7164,29 —- 150,00
6193,60 ——- X
X = 6193,60 x 150,00 / 7164,29 = 129,68
150,00
Assegurança 7164,29 —- 75,00
174,44 ——- X
X = 174,44 x 75,00 / 7164,29 = 1,83
7164,29 —- 75,00
796,25 ——- X
X = 796,25 x 75,00 / 7164,29 = 8,33
7164,29 —- 75,00
6193,60 ——- X
X = 6193,60 x 75,00 / 7164,29 = 64,84
75,00

Factura amb diferents tipus d'IVA i RE, descomptes i despeses

La mateixa empresa Horta, SA, ha venut al comerciant detallista Sr. Gabriel Vilaró, propietari de la botiga “Can Gabriel”, sotmès al Règim Especial de Recàrrec d’Equivalència, els mateixos articles de la factura anterior amb les condicions comercials habituals.

Es demana:

  • Confeccioneu amb data 15/02/XX la factura núm. 25/XX, sabent que corresponen a l’albarà núm. 677 i que les despeses de transport i d’assegurança es reparteixen de forma proporcional a l’import net dels productes, entre els diferents tipus impositius.

Vegeu la solució en la taula i en la figura.

Figura Factura de l’exemple d’aplicació

Devolucions. Factures rectificatives

Els motius de les incidències que es detecten en la recepció d’una comanda poden ser l’estat en què arriben els productes, problemes amb les comandes i/o albarans i, també, que la mercaderia no s’ajusti a les expectatives del comprador o a la qualitat o característiques pactades prèviament.

No hi ha legislació específica que reguli els drets de devolució de compres entre empreses, de manera que caldrà establir en cada cas concret els supòsits, els tràmits, la responsabilitat, etc. No hem d’oblidar que els fabricants dels productes sempre han de donar un termini de garantia dels seus productes.

Les reclamacions que es faran als proveïdors per aquests motius no han de coincidir necessàriament amb el moment de la recepció de les mercaderies.

Una transacció comercial no finalitza amb el lliurament i el cobrament de la mercaderia. Moltes vegades, la relació entre comprador i venedor s’allarga més enllà de la pura transacció puntual d’una mercaderia. Per exemple, una empresa pot reclamar un descompte que havia pactat amb el seu proveïdor i que no s’ha aplicat en la factura; o bé, el client ha de cobrar un ràpel un cop que ha comprat el volum pactat amb el venedor; també pot donar-se el cas que un client torni uns productes en mal estat un cop que ja s’ha emès la factura, etc.

La factura rectificativa

Les factures, un cop han estat emeses, no poden esmenar-se i la normativa exigeix que, en determinats casos, s’expedeixi una factura rectificativa, o de rectificació.

Les situacions en què es dóna aquesta circumstància són:

Una factura, un cop emesa, no pot ser esmenada lliurement. La legislació vigent estableix quan és obligatori emetre factures rectificatives, en cas que una factura emesa no acabi reflectint correctament la transacció comercial original.

  • Abonaments per descomptes, bonificacions o alteracions de preu posteriors. Seran factures rectificatives d’abonament. Es podrà emetre una sola factura rectificativa que agrupi diverses factures anteriors.
  • Descomptes o bonificacions per volum d’operacions: ràpels. En aquest cas s’emetrà una factura rectificativa amb l’abonament de l’import del descompte i el període al qual fa referència.
  • Errors en l’elaboració de la factura (en resultats aritmètics, preus incorrectes, tipus impositius incorrectes, etc.). En aquest cas s’haurà d’emetre una factura rectificativa, tal com estableix la llei.
  • En el cas de la devolució de mercaderies, envasos i embalatges no és obligatori emetre factura rectificativa i es podrà fer l’esmena en una factura posterior.

Formalització de les factures rectificatives

La rectificació s’ha de fer immediatament després d’assabentar-se de la circumstància que la motiva, però sempre dintre del termini dels quatre anys següents, comptats des del moment de meritació de l’impost corresponent a l’operació.

Les factures rectificatives han de tenir les característiques següents:

  • Han de contenir numeració correlativa amb una sèrie diferent.
  • Han d’expressar que es tracta d’una factura rectificativa.
  • Han de fer constar les dades identificatives de la factura que es rectifica excepte en els ràpels.
  • Han de descriure la causa que motiva la rectificació.

Exemple de factura rectificativa

L’empresa Llevant, SL efectua un lliurament de diferents productes a l’empresari Carles López Martí, el 13 de maig de 20XX. La base imposable ascendeix a 2.160,00 €. Després d’expedir la factura, el comprador s’adona que no li han aplicat correctament el preu unitari del producte B, que en realitat s’havia pactat en 100,00 €. S’expedeix una factura rectificativa el dia 15 de maig de 20XX.

Podeu veure en la figura la factura errònia que es va emetre el 13 de maig de 20XX.

Figura Factura original

La factura rectificativa que es podria emetre seria la que es mostra en la figura.

Figura Factura rectificada

Canals de venda i/o distribució. Expedició i lliurament de mercaderies

La distribució és una funció necessària que ha d’assumir qualsevol empresa si vol arribar correctament als seus clients, tant si són consumidors finals o altres empreses que necessiten proveir-se, per portar a terme la seva activitat productiva o comercial.

Els canals de distribució són els camins que ha de seguir un determinat producte per tal d’arribar a la seva destinació final. O sigui, sempre es partirà del productor o fabricant i la destinació dependrà del comprador al qual va dirigit: el consumidor final o altres empreses.

Però entre l’origen i la destinació hi ha una sèrie d’intermediaris que fan que el canal sigui més o menys llarg. Els intermediaris assumeixen tasques com transportar, emmagatzemar, oferir serveis addicionals, etc. i la seva existència provoca que el preu del producte o servei vagi incrementant al llarg del canal perquè l’intermediari afegirà al preu del producte aquest cost addicional.

Tenint en compte el destinatari del bé o servei, podem entendre que els canals de distribució poden ser:

  • Canals de distribució per productes de consum: aquest tipus de canal comença amb el fabricant o productor i acaba als consumidors finals d’algun producte o servei concret. El canal serà més o menys llarg, depenent de la quantitat d’intermediaris que hi ha en el canal.
  • Canals de distribució entre empreses: aquest tipus de canal comença amb el fabricant o productor i acaba en altres empreses de productes o de serveis. Es caracteritza perquè es tracta de traslladar grans quantitats de producte. Els intermediaris, si n’hi ha, són distribuïdors industrials o agents intermediaris.

Els canals de distribució per productes de consum

Tal com es pot comprovar en la figura, figura, figura i la figura, tots els canals de distribució comencen en un primer esglaó anomenat fabricant, i acaben en un altre anomenat consumidor.

Hi ha diferents maneres de fer arribar el producte als consumidors; segons els intermediaris pels quals passa el producte podem diferenciar els canals següents:

  • Canal directe: en aquest cas no es fan servir intermediaris. Per exemple, bancs, venda directa per Internet…
Figura Canal directe
  • Canal curt: el producte va del fabricant al detallista i del detallista al consumidor. Per exemple, venda de roba, vendes en grans magatzems…
Figura Canal curt
  • Canal llarg: es fa servir, a més a més, un majorista. Per exemple, botigues de barri, mercats…
Figura Canal llarg
  • Canal doble: en aquest cas es fa servir un agent exclusiu, que és l’únic que té el permís del fabricant per distribuir un producte. Per exemple, en determints productes d’importació.
Figura Canal doble

La separació geogràfica entre els diferents agents pels quals va passant el producte –des del fabricant fins al consumidor– fan necessàries una sèrie d’activitats que hauran de dur a terme els intermediaris. Les activitats implicades en la distribució són les següents:

  1. Transport. Aquesta activitat no existiria si el consumidor es desplacés fins a la fàbrica per comprar el seus productes.
  2. Fraccionament. Consisteix a transformar lots de producció en lots de venda al consumidor final. El fabricant generalment ven al majorista grans quantitats. Els majoristes serveixen els detallistes en lots més petits i, finalment, els detallistes s’adapten a la demanda del consumidor i venen en quantitats molt reduïdes, normalment una unitat.
  3. Emmagatzematge. Consisteix a disposar en tot moment dels productes per respondre la demanda dels clients. Aquesta funció converteix els intermediaris en reguladors del flux de productes des del fabricant al consumidor.
  4. Serveis. Actualment aquesta funció té una importància creixent entre el conjunt de tasques de distribució. Es tracta d’afegir uns valors al producte: assessorament, negociació de la venda, lliurament, instal·lació, reparació, manteniment, etc.
  5. Finançament. Els intermediaris suporten el finançament; d’aquesta manera s’escurça el cicle d’explotació.

El transport

El transport en un sentit genèric és el trasllat de persones o coses. Des d’un punt de vista de l’empresa és la manera de fer arribar el producte a mans del client.

El servei de transport genera un contracte pel qual una persona anomenada transportista es compromet a traslladar persones o coses entre dos llocs determinats, a canvi d’un preu just.

Els productes sol·licitats han de ser transportats des del domicili del venedor fins al domicili del comprador. Les condicions respecte al lloc i termini de lliurament, així com respecte a qui s’ha de fer càrrec del transport i de les seves despeses queden fixades en el moment de fer la comanda. L’empresa ha de tenir en compte que el preu final de les mercaderies dependrà del mitjà de transport triat.

Es per això que hem de considerar el transport, no com una despesa necessària per portar els productes als clients, sinó com una activitat que aporta un important valor afegit al producte que comercialitza l’empresa. Per aquest motiu pot representar un element diferenciador davant els nostres competidors, o bé un element que hem de tenir en compte a l’hora de triar un proveïdor.

Quan parlem del transport, cal tenir en compte tres aspectes importants:

  1. El termini, considerat com el període de temps que es necessita per fer arribar el producte entre dos punts d’un canal de distribució.
  2. La qualitat, entesa sota l’òptica de la qualitat total, és a dir, tenint en compte diferents aspectes:
    • que el producte que estem subministrant arribi en bon estat.
    • que el compromís d’horaris, els terminis de lliurament, la realització de lliuraments personalitzats, etc. es donin tal com s’ha contractat en el servei.
  3. La regularitat, que suposarà que tant els compromisos de terminis com la qualitat es donaran permanentment.

Objectius i funcions del transport

Pel que fa als objectius que s’han d’assolir en el servei de transport, es poden esmentar els següents:

Importància del transport

El transport és un dels elements que poden marcar la diferència entre diverses empreses pel que fa al servei al client.

  • Trobar l’equilibri entre la rapidesa i el cost a partir d’uns terminis de lliurament satisfactoris. L’empresa intentarà oferir als seus clients uns terminis mínims de lliurament de la mercaderia al mínim cost possible.
  • Reduir al mínim els costos indirectes com l’empaquetatge, l’embalatge, la càrrega i la descàrrega.

A més dels objectius, cal que delimitem quines funcions ha d’exercir el transport per a millorar el servei al client. La gestió del transport inclou les funcions següents:

  • Seleccionar el tipus de transport.
  • Cercar i negociar les millors ofertes.
  • Dissenyar les rutes.
  • Ordenar i dirigir les expedicions. Fer-ne el seguiment.
  • Negociar les reclamacions per pèrdues o danys.
  • Comprovar les factures dels transportistes.
  • Valorar la conveniència o no de tenir transport propi.
  • Seleccionar els embalatges més econòmics i segurs que facilitin la càrrega i descàrrega.
  • Optimitzar les quantitats que cal transportar.

Elecció del mode de transport

L’elecció del mode de transport estarà condicionada, en primer lloc, per les diferents variables que intervenen en el transport i que definim a continuació:

  1. El mitjà de transport. Caldrà considerar la seva idoneïtat en funció de característiques com ara capacitat, velocitat, seguretat, resistència, etc.
  2. La mercaderia que s’ha de transportar. Haurem de considerar les característiques físiques de la mercaderia, la seva naturalesa, el preu, el pes, el volum, etc.
  3. La destinació de la mercaderia. La distància fins al punt de destinació i la seva localització seran determinants en l’elecció del transport. També caldrà considerar característiques com ara l’estructura orogràfica, les condicions climàtiques, les infraestructures, la situació política, etc.
  4. El cost del transport. A part del preu del transport, cal considerar la resta de costos tant directes com indirectes que pot implicar cada elecció; per exemple, costos d’embalatge, d’emmagatzematge, de manipulació, d’assegurances, etc.
  5. La normativa aplicable. Cal conèixer tan les lleis nacionals com les convencions internacionals que regulen els diferents contractes i la normativa que afecta les mercaderies especials com ara les perilloses, les peribles, les valuoses o els animals vius. L’usuari també ha de tenir en compte les repercussions en el transport d’aspectes com ara la forma de pagament o les condicions de lliurament.

Els modes de transport que prendrem en consideració són el transport per carretera, el transport per ferrocarril, el transport marítim, el transport aeri i el transport multimodal.

Un cop seleccionats els modes possibles, escollirem el més adequat en funció d’una sèrie de factors propis de cada mode, entre els quals cal destacar el preu del transport, la velocitat que determinarà el temps de trànsit i el nivell de seguretat que condicionarà l’import de l’assegurança. Són els següents:

  1. Preu. Com a norma, com més ràpid és un transport més car és, i com més volum es transporta més econòmic pot sortir per unitat de producte.
  2. Velocitat. Dependrà de les característiques tècniques de cada mode i de factors com ara parades, condicions atmosfèriques, densitat del trànsit, etc. El temps de trànsit és el termini que transcorre des que l’expedidor lliura la mercaderia al transportista fins que arriba al destinatari.
  3. Seguretat. L’índex de sinistralitat depèn de l’import dels danys en relació al valor de la mercaderia i queda reflectit en el preu de la prima d’assegurança.
  4. Capacitat. Pes i volum que es pot transportar.
  5. Accessibilitat. Consisteix en la facilitat del transport per cobrir el servei porta a porta, dependrà del nombre d’operacions de càrrega, descàrrega i transbordament que s’han de fer des de l’origen fins a la destinació.
  6. Fiabilitat. És la capacitat per fer el lliurament dins del temps establert.
  7. Freqüència. Depèn de l’organització del trànsit i només s’haurà de tenir en compte si s’utilitzen línies regulars.
  8. Impacte mediambiental. Cal tenir en compte la contaminació per vessaments o per emissions de , la contaminació acústica, l’impacte de les infraestructures, les congestions de trànsit, etc.

Aspectes pràctics del transport en la gestió de la compravenda

El servei de transport genera un contracte pel qual una persona anomenada transportista es compromet a traslladar persones o coses entre dos llocs determinats, a canvi d’un preu just. Es considerarà que el contracte de transport és un contracte mercantil quan el transportista sigui un comerciant, o es dediqui habitualment a fer transports i quan els objectes transportats siguin mercaderies.

En el transport de mercaderies les tarifes són lliures, es basen en el principi de la lliure competència. Les empreses fixen les tarifes en funció dels costos, dels quilòmetres i dels serveis addicionals. Les tarifes tenen estructures diferents en funció dels modes i del tipus de càrregues.

Respecte a la modalitat de tramesa de les mercaderies, aquesta es pot fer utilitzant:

  • Mitjans propis: vehicles de l’empresa venedora o compradora.
  • Empreses de transport alienes a l’empresa venedora o compradora.
  • Agències de missatgeria o paqueteria, quan les trameses són poc voluminoses.

El pagament del servei de transport ha d’estar indicat en el document de transport i, segons en quin moment es faci el pagament i qui sigui la persona responsable del seu pagament, ens podem trobar amb les modalitats següents:

  • Ports pagats: el pagament el fa el remitent en el moment de la tramesa de la mercaderia.
  • Ports deguts: el destinatari paga el servei en el termini màxim de vint-i-quatre hores comptades des del lliurament de la mercaderia.

En una operació de transport intervenen principalment les tres persones següents:

  • Remitent: és la persona que contracta, lliura la mercaderia objecte de transport i paga el preu si s’ha contractat a ports pagats.
  • Transportista: és la persona que fa el transport i conserva la mercaderia transportada per lliurar-la en la destinació en el lloc i termini convinguts.
  • Destinatari: és la persona que ha de rebre la mercaderia i que ha de pagar el preu del transport en el termini de vint-i-quatre hores, comptades a partir del lliurament, si les mercaderies s’envien a ports deguts.

Els tipus impositius de l’impost sobre el valor afegit (IVA) aplicables al transport de mercaderies en les operacions de compravenda són:

  • Transport facturat per una empresa de transports: 18%
  • Transport facturat pel mateix proveïdor de les mercaderies: s’aplicarà el mateix tipus impositiu que s’aplica a les mercaderies.

Els incoterms

El contracte de transport és un contracte derivat del contracte de compravenda.

En el cas del comerç internacional, en aquest contracte de compravenda és on es defineixen les condicions de lliurament de la mercaderia, mitjançant la utilització d’un incoterm.

Els incoterms són normes internacionals acceptades per tots els governs i per totes les parts involucrades en el transport internacional de mercaderies. Regulen les qüestions més comunes usades en el comerç internacional pel que fa al lliurament de mercaderies (transport, assegurança, tràmits duaners, càrrega i descàrrega, etc.) i tenen com a objectiu establir criteris definits sobre la distribució de les despeses i la transmissió dels riscos entre dues parts, compradora i venedora, en un contracte de compravenda internacional.

Els incoterms regulen els aspectes següents:

  • Costos. Distribueixen les despeses que genera l’operació comercial entre les parts.
  • Riscos. Determinen el moment del lliurament i, per tant, el de la transmissió del risc.
  • Documents. Indiquen quina de les parts ha de proporcionar els diferents documents.

L’elecció de l’incoterm es negocia entre les parts, i una de les variables que hi intervé és el transport. L’incoterm escollit determinarà quin mode de transport es pot utilitzar, i qui s’ha d’ocupar de la gestió del transport i de la resta d’operacions relacionades amb aquest transport, com ara assegurança, manipulacions a les terminals, càrrega, descàrrega, etc.

Així, doncs, tot i que els incoterms fan referència al contracte de compravenda, no al contracte de transport, és imprescindible tenir-ne un bon coneixement i fer-ne un bon ús per gestionar el transport eficientment.

Hi ha uns incoterms que només es poden utilitzar en transport marítim, però la resta són polivalents, es poden utilitzar en qualsevol mode de transport incloent-hi el marítim.

Com més costos i riscos assumeixi el venedor més elevat serà l’import de la mercaderia.

El contracte de transport

La realització d’un transport suposa un acord entre dues parts: la que necessita el servei –l’usuari o el carregador– i la que està en condicions de realitzar-lo –el transportista o portador-.

En el contracte de transport de mercaderies, una persona que disposa legalment d’unes mercaderies n’encarrega el trasllat, des d’un punt A fins a un punt B, a una altra persona legalment habilitada per al transport, a canvi d’una compensació econòmica que és el preu.

Les mercaderies han d’arribar a la seva destinació en les condicions del contracte, que són les següents:

  • Arribar dins del termini, utilitzant vehicles adequats.
  • Lliurar les mercaderies sense deteriorament, amb una protecció física idònia.
  • Fer el lliurament segons el preu estipulat.

El contracte de transport es pot fer per qualsevol mitjà admissible en dret, però és habitual reflectir-lo en un document escrit normalitzat que és diferent en cadascun dels modes de transport:

  • Transport per carretera. En l’àmbit nacional, s’utilitza la carta de port i, en l’internacional, la carta de port internacional o CMR.
  • El transport de paqueteria. S’utilitza per a trameses molt reduïdes i urgents, que viatgen com a paquet postal o paquet exprés. Les empreses contracten els serveis d’aquestes agències especialitzades que facturen el servei en un document anomenat rebut-factura.
  • Transport per ferrocarril. En l’àmbit nacional, s’utilitza la carta de port per ferrocarril i, en l’internacional, la carta de port internacional per ferrocarril o CIM.
  • Transport marítim. Tant en l’àmbit nacional com en l’internacional, s’utilitza el coneixement d’embarcament marítim o B/L (bill of lading) que són els vaixells de línies regulars. També hi ha el noliejament de vaixell complet i per a això s’utilitza la Pòlissa de noliejament.
  • Transport aeri. Tant en l’àmbit nacional com en l’internacional s’utilitza el coneixement d’embarcament aeri o AWB (air waybill) que és un document normalitzat i emès per un agent de càrrega aèria de la IATA (International Air Transport Association)

Tot i que les regulacions jurídiques de cada document són diferents, tots tenen una estructura similar, ja que responen a la mateixa necessitat de reflectir les condicions del transport. La responsabilitat de la seva elaboració és de l’expedidor i ha de contenir la informació següent:

Noliejament

Contracte mercantil de dret marítim pel qual el propietari d’una nau o el seu representant legal la lloga totalment o en part per al transport de càrrega

  • Expedidor.
  • Destinatari.
  • Transportista.
  • Data i lloc de la càrrega.
  • Intermediari, transitari o agent (si n’hi ha).
  • Paquets, números i marques.
  • Descripció de la mercaderia (esmentant específicament les perilloses, peribles o valuoses).
  • Pes brut i pes net.
  • Instruccions per a la manipulació de la mercaderia.
  • Cost del transport.
  • Despeses accessòries.
  • Documents que acompanyen la tramesa (packing list, factura, documents duaners, documents de qualitat, etc.).
  • Forma de pagament del transport.

Els documents de contracte de transport regulen el següent:

  • Les condicions d’acceptació i rebuig del transport.
  • Les circumstàncies i persones a les quals s’aplica la regulació corresponent.
  • La responsabilitat del transportista i els seus límits.
  • Els terminis per reclamar per danys (aparents i no aparents).
  • Els terminis de prescripció.
  • Les indemnitzacions corresponents.

Exemple de contracte de transport per carretera

El transportista Martí Pérez que treballa per l’agència de transport LAMÉSVELOÇ, S.L amb CIF: B08111111 (empresa domiciliada a Esplugues de Llobregat, 08950, carrer Piles, 80) realitza el següent servei:

  • Data: 23-04-20XX
  • Per ordre de: Mobelglobal, SA, domiciliat a Manresa, (08242), Basses de Manresa, 2 bis, NIF A08222220.
  • Lliura a: Mobles Pelegrí, SL domiciliat a Vilafranca del Penedès, (08720), Carrer dels Ferrers, 112, NIF B08333330.
  • Càrrega:
    • 4 caixes de 135 cm x 95 cm x 50 cm – pes per caixa: 37 Kg
    • 3 caixes de 215 cm x 124 cm x 63 cm – pes per caixa: 54 Kg (el contingut de les caixes són 2 mobles de menjador modular desmuntats)
  • Lloc de recollida: domicili de Mobelglobal, SA
  • Lloc de lliurament: Avda. de l’Ordal, 13 Pacs del Penedès
  • Les tarifes aplicades són: ports 0,38 €/kg; assegurança 67,53 €; despeses de càrrega i descàrrega 41,50 € i l’IVA del 18%

La factura que presentarà Lamésveloç a Mobelglobal serà (figura):

Figura Factura de transport
Anar a la pàgina anterior:
Resum
Anar a la pàgina següent:
Activitats