Resum

Avui en dia, cap empresa es pot permetre que la funció del departament de compres estigui endarrerida en relació amb altres departaments de l’empresa a l’hora d’adaptar-se als canvis econòmics, socials i mediambientals que es produeixen en l’àmbit global.

Les funcions del departament de compres són variades i es basen en diferents enfocaments. Les activitats de compra es poden dividir en aquelles que s’assignen al departament de compres i les que de vegades s’assignen o es combinen amb altres departaments. Entre les funcions del departament de compres més destacables tenim:

  • l’avaluació de la demanda,
  • la selecció de proveïdors,
  • el desenvolupament de la coordinació entre els diferents departaments i
  • la creació d’una bona relació amb els proveïdors.

La compra internacional de mercaderies, que comporta diversos avantatges (cal destacar la reducció de costos de les matèries primeres), també compta amb inconvenients, sobretot els relacionats amb la complexitat de les operacions, ja que resulta molt més elevada que en la compra domèstica, i es presenten riscos i limitacions per aquest fet. Com a riscos destaquen els problemes de qualitat, la pèrdua de la propietat intel·lectual i els altres aspectes més rutinaris, com retards inesperats o mal funcionament de la producció agreujats per la distància física i cultural. Les limitacions són bàsicament les derivades del finançament, la logística i les restriccions governamentals.

Però les empreses que volen importar productes d’un altre país no estan soles, es troben amb un ventall de possibilitats que ofereixen els diferents exportadors a través de les diferents xarxes de vendes que han desenvolupat per tal de facilitar les compres necessàries als seus clients. Des de la compra directa al productor fins a la utilització d’organitzacions de compres internacionals (International Procurement Organizations, IPO en anglès), passant per la figura de l’importador-distribuïdor.

Per tal de prendre decisions efectives en termes de cost, les empreses implementen estratègies de compra a un grup de proveïdors que lliuraran productes de qualitat en el temps i en les condicions mútuament acceptades. Aquestes estratègies poden incloure l’estalvi en les compres mitjançant l’ús de centres de compres centralitzades, on es concentren totes les activitats d’adquisició dins d’un lloc principal. També poden decidir dur a terme una estratègia de font única d’aprovisionament, que implica l’obtenció d’un excel·lent servei d’un sol proveïdor.

Cal diferenciar correctament la compra internacional del global sourcing. El segon té un abast molt més ampli amb unes etapes i unes estratègies concretes. El global sourcing sovint s’associa amb una estratègia de compra centralitzada per a una multinacional, on una organització central de compra busca economies d’escala.

Les empreses necessiten bones pràctiques en les compres, perquè els costos de compra, junt amb els costos salarials, són els dos aspectes que més afecten a minorar els beneficis. Cal definir unes bones pràctiques de compra, assegurar-se que tot el personal les comprèn i que tots s’hi adhereixen.

Per reduir al mínim la vulnerabilitat de subministrament i aprofitar al màxim el potencial de poder de compra, les empreses han utilitzat amb èxit un enfocament de quatre etapes per idear estratègies, el portafolis de compres. Amb aquest enfocament, la companyia:

  1. Primer classifica tots els seus materials comprats o components en termes d’impacte en els beneficis i riscos de subministrament.
  2. A continuació s’analitza el mercat de subministrament d’aquests materials.
  3. Després, es determina la seva situació en el subministrament estratègic.
  4. I, finalment, es desenvolupen estratègies de subministraments per a materials crítics.

Poques empreses d’avui poden permetre que la compra es gestioni de forma aïllada dels altres elements dels seus sistemes empresarials globals; es necessita:

  • més integració,
  • unes relacions entre les funcions més fortes i
  • més participació de la direcció.

Totes les facetes de l’organització de compres, des del suport de sistemes fins a l’estil de gestió superior, s’han d’adaptar a aquests requisits. Es requereixen canvis concrets a l’organització per establir relacions organitzatives eficaces, donar suport a sistemes adequats i conèixer els nous requisits de personal i les habilitats.

S’observa la reducció de costos com a part fonamental de la gestió de compres i, per tant, l’estudi de la compra electrònica reporta molts beneficis en comparació amb el subministrament tradicional. Els avantatges de l’adquisició electrònica representen beneficis fonamentals, incloent-hi la reducció de costos, l’eficiència del procés, els controls de despeses i el compliment.

El mercat mundial i l’entorn global estan obligant les empreses a prendre en consideració moltes variables al mateix temps. És necessari augmentar la flexibilitat per mantenir-se competitiu i respondre als mercats, que canvien ràpidament. En aquest context, la selecció de proveïdors representa una de les funcions més importants que ha de tenir el departament de compres. La selecció del proveïdor és un problema de diversos criteris que inclou tant factors qualitatius com quantitatius. Per seleccionar els millors proveïdors és necessari fer un intercanvi entre aquests factors tangibles i intangibles, alguns dels quals entren en conflicte. Reconèixer la necessitat d’aprovisionament de l’empresa amb la descripció apropiada, és a dir, tant qualitativa com quantitativa, és fonamental a l’hora de cercar proveïdors.

Una vegada l’empresa té una llista de proveïdors, fa una preselecció i es posa en contacte amb ells per determinar finalment quin serà el proveïdor o els proveïdors seleccionats. En aquest sentit cal destacar que hi ha diferents mètodes per contactar amb els proveïdors, com les sol·licituds de cotització, les ofertes de compra i les comandes de compra. El procés de sol·licitud de cotització (RFQ, Request for Quote en anglès) es pot dividir en quatre passos:

  1. preparació,
  2. processament,
  3. adjudicació i
  4. tancament.

Les decisions de selecció de proveïdors es compliquen pel fet que s’han de considerar diversos criteris en el procés de presa de decisions. Per ajudar a prendre les decisions d’una forma més eficient hi ha diversos mètodes, la majoria dels quals es poden classificar en tres categories: mètodes d’eliminació, mètodes d’optimització i mètodes probabilístics. La utilització de gràfics de radar ajuda a la comprensió dels resultats de l’estudi de la selecció de proveïdors.

Una solució global per a la selecció de proveïdors ha de tenir en compte determinades característiques que són d’una importància comparable a la decisió de fabricar un mateix el component o comprar-lo. Cal tenir present la decisió estratègica de l’empresa en relació amb el procés de selecció, els multiactors que hi intervenen, els multicriteris i els criteris subjectius i objectius que cal considerar, així com la possible necessitat de disposar de diversos proveïdors.

Donat que els proveïdors seleccionats donen forma a l’estratègia de l’empresa, aquests seran considerats “proveïdors estratègics”.

Anar a la pàgina anterior:
Introducció
Anar a la pàgina següent:
Resultats d'aprenentatge