Aspectes documentals i comunicatius de l’organització d’esdeveniments i projectes

Pot arribar a haver-hi gairebé un document distint per a cada acció que es vulgui dur a terme. Els elements més importants, un cop ja sabem els objectius i les fites de l’esdeveniment, són:

• L’agenda, el programa i l’ordre del dia
• El cronograma
• El disseny i la imatge gràfica
• Identificadors, certificats i permisos
• El pressupost
• El dossier informatiu

La diferència entre aquestes tres denominacions és de matís. L’agenda està més desenvolupada que el programa, i no es lliura als assistents, per tant, és un document intern, mentre que el programa és més sintètic i és el que es lliura. D’altra banda, el concepte d’ordre del dia es dona en les reunions de negocis de l’empresa, per tant, passa a ser un document d’ús intern. A més a més, en el cas que l’esdeveniment sigui una assemblea, l’ordre del dia és obligatori. Vegem-los detingudament.

L’agenda es correspon al desglossament del que passarà el dia o dies de l’esdeveniment: des de, com a mínim, una hora abans de l’arribada dels convidats fins que tots, incloent-hi els organitzadors i les persones que treballen en les diferents àrees, donin per finalitzat l’esdeveniment (parlem, per tant, no del moment de finalitzar l’execució de l’esdeveniment, sinó en el moment del tancament o postesdeveniment). La configuren dues idees fonamentals:

• El contingut, que inclou els aspectes tècnics i la forma com s’aniran desenvolupant les diferents reunions, per exemple: quin tipus d’esdeveniment farem, la seva durada, la quantitat de ponents per activitats, els recursos humans que necessitarem, l’intercalat de les diferents activitats a realitzar…
• El temari, que tractarà d’incloure tot allò que és necessari per abordar cada temàtica i que sigui seleccionat per persones amb habilitats i competències i experiència en cada un dels temes.

Hi ha diferents etapes a l’hora d’elaborar una agenda d’activitats, des de la seva planificació fins al final de l’esdeveniment. Depenent del tipus d’esdeveniment les etapes poden variar, però hi ha dues formes bàsiques d’organitzar l’agenda: en horitzontal i mixt, en vertical i horitzontal.

La més simple és fer una llista horitzontal, ordenada cronològicament, amb les següents files:

• Hora
• Activitat
• Encarregat
• Ubicació

Però s’ha demostrat que aquesta forma tan senzilla en algunes ocasiones resulta ineficaç (per exemple, quan tenim activitats simultànies, com ara: encendre els llums, les connexions de micròfons i les actuacions de les persones en diferents sales). En canvi, també s’ha demostrat que funciona perfectament, si el que estem organitzant és un esdeveniment amb diverses activitats.

Així que, ja que no sempre tindrem un esdeveniment senzill, és preferible dissenyar un gràfic més complex i detallat; en aquest cas, l’organització és per columnes verticals, on s’indicaran els elements que haurem de treballar. Per exemple, en una reunió tindríem els següents ítems: moviment i activitats de les persones, moviments d’equips i objectes, canvis d’escenografia, obertura i tancament de cortines i portes, connexió i desconnexió de micròfons, accionament de llums i projectors.

A les files horitzontals s’indicarà el temps (l’hora) en què ha de passar cada acció. Les fileres tindran distinta durada, des de quinze minuts fins a, normalment, una hora; però pot ser més. A cada enunciat de l’agenda li correspondrà un grup de franges horitzontals que especificarà les accions necessàries per a la seva implementació (vegeu el model de la taula).

Evidentment, en els esdeveniments més complexos, la varietat de columnes verticals serà major i es detallarà perfectament l’horari; no pot ser aproximatiu (és a dir, si sabem que l’actuació total del ponent és de vint minuts, no podem posar-ne trenta per si de cas, ja que això acabaria allargant l’horari inútilment i ens hem de cenyir amb els temps marcats inicialment).

Si les condicions econòmiques de l’esdeveniment ens ho permeten, una eina molt útil són els radiotransmissors i audiòfons, per anar marcant els temps als diferents membres del personal que treballen en l’execució de l’esdeveniment.

El programa és l’enunciat del que passarà en un esdeveniment, una mena de resum. És la raó de ser, el motiu principal pel qual els interessats assistiran a l’esdeveniment. Generalment s’envia juntament amb la invitació i/o es lliura al públic, a mesura que es registra per assistir a l’esdeveniment.

El programa pot quedar normalment de record per als assistents; així, és habitual incloure elements importants, com ara els noms de les autoritats que hi han assistit, l’empresa que organitza l’esdeveniment i els promotors. Per tant, haurem de demanar-ne la impressió amb un temps suficientment ampli, per no donar presses a ningú i córrer el risc d’errades. Un programa amb errades denota poca professionalitat.

El programa és un document breu, per entendre’ns, una mena de pal de paller on tot el que l’envoltarà és el moviment de persones, equips i objectes diversos que s’han programat a l’agenda. Seguint l’exemple de la Taula 1, el programa, vegeu Taula taula que ens mostra com quedaria.

A l’ordre del dia, com que és un document de caràcter obligatori en alguns esdeveniments, hi ha d’aparèixer, obligatòriament, una hora específica de convocatòria, i només es podrà començar a partir d’aquesta hora. En el cas que alguna persona volgués fer un altra cosa, les normatives podrien arribar a suspendre l’acte. Els elements que constitueixen l’ordre del dia són:

• Hora obligatòria d’inici.
• Benvinguda i obertura de la sessió.
• Comentaris als punts de l’ordre del dia.
• Revisió i aprovació de l’acta de la reunió anterior.
• Discussió dels assumptes pendents de la reunió anterior, en cas que n’hi hagi.
• Llista dels punts específics per tractar a la reunió. Evidentment, aquesta és la part més important de la reunió, per tant, té el contingut més significatiu.
• Altres punts que permetran als existents expressar coses necessàries per les seves àrees.
• Acords i anuncis per a la propera reunió.
• Tancament de la reunió.

Si tenim dificultats per dissenyar correctament el document de l’ordre del dia, podem utilitzar les plantilles que ens ofereix el programa de Microsoft que només cal emplenar. A continuació en veiem un exemple.

Quina informació s’ha d’incloure, obligatòriament, en un programa final?

• La ubicació amb un plànol.
• La informació general (de la ciutat i horaris generals de l’esdeveniment).
• Cronograma de les activitats.
• Activitats socials (on i quan).
• Altres serveis que ofereix l’acte (Wi-Fi, diari, servei de cafeteria…).
• Nom dels integrants del Comitè Organitzador.
• Missatge de benvinguda.
• Esdeveniments anteriors que tinguin a veure amb el que es farà ara.
• Agenda: horaris, noms dels participants i ubicació dels llocs de les activitats.
• Organització administrativa.
• Patrocinadors.
• Una petita informació turística (si hi ha assistents d’altres ciutats i/o països).
• Llista alfabètica d’oradors o ponents.

Si l’esdeveniment dura més d’un dia, és possible que el programa sigui molt extens i, per tant, pesat. Si el pressupost ho contempla, una solució és fer amb el lliurament de l’acreditació el programa llarg i un programa curt anomenat de butxaca que inclogui només la informació més bàsica i necessària per als assistents.

Recordem que hi ha la possibilitat que el ponent no hi pugui assistir i tinguem ja els programes impresos i, per tant, resulta inviable el canvi del document. Davant d’aquests canvis imprevistos, s’avisarà oralment en el moment d’inici de la no assistència del ponent i l’activitat que es preveu en substitució, perquè sempre hem de substituir-ho amb alguna cosa, no podem deixar un buit, demostraria poca professionalitat.

El cronograma és un gràfic que s’utilitza per planificar i controlar el desenvolupament d’una tasca complexa. Resulta especialment adequat per a l’organització i seguiment en la preparació dels esdeveniments. En concret, el cronograma serveix per:

• Optimitzar l’ús del temps
• No oblidar ni deixar res endarrerit en cap aspecte
• Descarregar responsabilitats específiques a cada membre de l’equip
• Preveure els contratemps i els endarreriments
• Controlar i corregir l’evolució del treball
• Donar suport a la preparació del pressupost

El cronograma determina el temps en què es realitza cadascun dels passos, el temps que falta perquè l’esdeveniment estigui en la fase d’execució i el temps per a la fase del postesdeveniment. Planificar cada pas i establir dates límit del treball intern és bàsic perquè la fase del preesdeveniment sigui perfecta i ajudi que la resta de les fases també funcionin degudament.

Com hem de fer un cronograma perquè sigui eficaç? Primer hem de tenir present que, si és un esdeveniment relativament senzill, amb un únic cronograma on apareguin les tres fases de l’esdeveniment i què es farà en cada fase en tindrem prou. Si l’esdeveniment és complex, és important tenir un cronograma general de les fases i la durada que aquestes tindran i després un cronograma per a cadascuna de les fases i, si cal, que cada comitè tingui el seu propi cronograma. Com més clars quedin marcats els temps que necessitem per fer cada acció, millor serà la coordinació i això permetrà un esdeveniment d’èxit.

El cronograma abasta, doncs, un temps molt ampli, des que s’encarrega l’organització d’un esdeveniment fins que finalitzen totes les activitats que tinguin algun tipus de relació amb l’acte. El desenvolupament cronològic pot separar-se en dies, setmanes, mesos, dins de la mateixa coordenada horitzontal, mentre que a la coordenada vertical s’enumeren totes les accions necessàries, ordenades i al màxim de desglossades possible.

Per preparar un cronograma, començarem per fer una llista detallada de les activitats i un cop la tinguem definirem el temps necessari per a cadascuna d’elles. Amb aquests elements, ja podem construir una sèrie d’activitats encadenades i al mateix temps entrellaçades. El pas següent serà la comptabilització de les diferents sèries i l’assignació de dates d’execució, prioritzant les tasques més llargues i complexes i sent previsors amb les activitats més complicades.

A la figura, podeu veure les activitats que habitualment es duen a terme en un cronograma general (és a dir, per a qualsevol tipus d’esdeveniment). Tot i que no sempre apareixen totes necessàriament, tenint en compte la diversitat d’actes, els ítems que us proposem són els que més ens ajudaren a controlar-los.

D’altra banda, i a mode d’exemple, us presentem un conjunt d’accions que cal desenvolupar durant la fase del preesdeveniment.

1. S’arma una llista de temes.
2. S’especifica una llista de possibles ponents.
3. Es defineixen els idiomes oficials en el cas que hi assisteixin persones de països estrangers amb idiomes diferents als nostres.
4. S’escullen els formats de les activitats que s’utilitzaren (cursos, tallers, conferències, taules rodones…).
5. Es defineixen la quantitat de salons i activitats paral·leles que tindran lloc durant la celebració de l’esdeveniment.
6. Es posa el nom de cada sessió.
7. S’estableix la data límit, en temes científics, per als postulants voluntaris per ser oradors, en el cas que n’hi hagi; sovint es demana un resum del que presentaran.
8. En el cas d’esdeveniments científics s’estableix un reglament amb instruccions a seguir per a l’enviament dels resums i una forma de rebre’ls.
9. El Comitè Organitzador comença a invitar de forma oral (en activitats que es troben prèviament marcades, com per exemple trucades telefòniques) o per correu electrònic personal els assistents potencials.
10. S’envien les invitacions, de manera digital o en paper, a tots els assistents inclosos els convidats importants. Recordem que haurem de fer invitacions diferents segons a qui vagin dirigides.
11. S’iniciarà el seguiment de les respostes, si és via digital podem utilitzar alguna de les plataformes ja esmentades amb anterioritat. Un dels avantatges que tenen és que actualitzen constantment les dades i te les fan arribar diàriament o quan tu assenyalis que les necessites, fent recordatoris i a més a més un resum final i una llista d’assistència. Si ho fem amb paper, caldrà fer totes aquestes accions de manera manual, però és bo utilitzar un Excel o una base de dades que ens ajudi a ajustar les informacions i que ens permeti al final treure una llista correcta.
12. Es comença a treballar sobre el preprograma.
13. Es tanca el programa per poder-lo editar i enviar-lo a la impremta o a processar-lo en el format que es lliurarà als assistents.

La imatge no ho és tot, però sí que ocupa un espai important en qualsevol esdeveniment o projecte, de manera que haurà d’aportar informació rellevant als assistents, ja siguin clients estables, clients potencials, treballadors o la competència.

Tot el que ofereixis als assistents parlarà de la teva empresa: des del disseny de l’estand corporatiu, fins als bolígrafs, passant per les invitacions o el disseny dels cartells; tot haurà de contribuir a formar un record positiu. Però quina línia gràfica pot ser la més adequada per a l’esdeveniment que hem d’organitzar? Evidentment, la naturalesa de l’esdeveniment marcarà com pot ser el disseny, i el creatiu, equip o comitè d’imatge tindrà una gran llibertat (o no) per desenvolupar una idea útil, que es pugui portar a la pràctica.

En el cas que es tracti d’un esdeveniment de reiteració temporal, hem de conservar la mateixa imatge i anar afegint un número de celebració (1r Congrés, 2n Congrés… o I Convenció, II Convenció…)

Respecte al material gràfic necessari per donar a conèixer el nostre esdeveniment, n’hi ha de molt divers; l’important és detallar les mides, els tipus de paper, les tintes, les pàgines i la quantitat… D’entre els materials gràfics que utilitzarem més habitualment en un esdeveniment, destaquem els següents:

• Els fullets de l’esdeveniment
• Les invitacions
• Els cartells, plegables, penons i tanques
• La senyalització interna i externa

Per fullets de l’esdeveniment, entenem els flyers, díptics, tríptics… amb els quals es promociona l’esdeveniment. Hi constaran, a banda del programa de l’esdeveniment, els següents elements:

• Les persones a qui va dirigit
• La forma i preu de la inscripció
• Els ponents
• L’empresa que l’organitza

La idea és dissenyar-ne un de suficientment atractiu i senzill, però que s’ajusti als objectius que pretenem. Una de les primeres normes és que, per fer un disseny d’un fullet, hi ha d’haver un equilibri entre la part informativa i la part més creativa; penseu que, segurament, serà aquesta última la que atregui l’interès. No cal ser un gran grafista, només ser creatiu i treballar amb les eines que tenim. També tenim programes en línia que ens poden ajudar i que són relativament fàcils, per exemple: Publisher, Canva, Befuny, Easy flyer creator, o HelloPrint, entre altres.

Com que no tenen gaires pàgines, els fullets per a esdeveniments són especialment idonis per fer promoció sense avorrir a ningú. Normalment, els utilitzarem en tipus d’esdeveniments, com ara: conferències, lliurament de premis, exposicions, obertura de nous establiments, fires, tallers, seminaris…

Hi ha, no obstant, unes característiques comunes a tots els fullets, malgrat que es pugui tractar d’esdeveniments diferents:

• Portada. És important que atregui l’atenció a fi d’animar la gent a llegir-lo. La tipografia ha de ser llegible i no de llibre, ha de ser atractiva, amb uns colors també adients i imatges referents a l’esdeveniment. Si l’empresa té colors propis corporatius, pot ser de gran ajuda utilitzar-los. No cal afegir-hi molt de text, molt probablement l’ús d’alguna frase que expliqui amb més detall l’acte por ser suficient.
• Contingut. És fonamental pensar què volem incorporar al text abans d’enviar-lo a imprimir. En la majoria dels fulletons s’inclou un bloc o apartat on s’explica detalladament l’esdeveniment, la història, l’evolució entre altres elements, però hem de garantir que l’estil que utilitzem és l’apropiat d’acord amb el públic al qual anirà dirigit. També haurem de considerar si el text serà llegit en un moment puntual o bé rellegit perquè interessa per la informació que inclou. Tot fullet té una part pràctica, és a dir, un lloc on inclourem algun mapa sobre el lloc on es farà l’acte; no cal que tingui una mida exagerada, n’hi ha prou que es pugui llegir. A banda del mapa, cal posar per escrit l’adreça, així, d’una manera (mapa) o de l’altra (escrit), sabem que arribarà la informació el màxim de clara possible. També podem mencionar els transports que arriben al lloc (autobús, tramvia, metro…).
• Les llistes. Evidentment, les llistes dependran de si ens trobem amb un fullet díptic o tríptic. Si es tracta d’una exposició o d’una fira, sempre és recomanable una llista dels expositors. Però haurem de vigilar que el lector no se senti aclaparat amb tant de nom. Potser una bona ajuda és la introducció de logos (si són fàcils de reconèixer; com per exemple Nike, Adidas, McDonald’s, Apple…) més que de noms.
• El programa. En el cas que el vulguem incloure, ha de tenir una lectura fàcil, per exemple tal com hem vist unes línies més amunt, que seria un bon disseny per incloure. L’objectiu és que el lector accedeixi a la informació de manera fàcil i ràpida.
• Informació biogràfica. Si ens trobem amb un esdeveniment científic, ens cal, de vegades, posar un currículum breu dels ponents que hi assistiran. No hem d’abusar en excés del text, i al costat del text cal incorporar una fotografia petita.
• Les dades de contacte de l’empresa. Se situen a la contraportada i es posa nom, adreça, web, i telèfon de l’empresa i el nom d’una persona de contacte, que normalment, com que és membre del Comitè Organitzador, serà el de l’assistent de direcció.

Finalment, hem de fer un disseny que respecti les especificacions tècniques a l’hora d’imprimir, així com el format PDF, a banda dels requisits de maquetació, com mantenir els marges, els sagnats, les separacions entre línies…

Les invitacions poden ser en paper o digitals. Però, en tot cas, han d’incloure els següents elements:

• Nom de l’esdeveniment.
• Data completa.
• Hora.
• Lloc (adreça completa).
• Tipus de vestit (no cal en el cas que sigui un esdeveniment científic).
• Telèfons o dades de contacte per poder confirmar.
• És recomanable una lletra clara, però es permet utilitzar la cursiva.
• Fer servir tendències actuals i recursos gràfics moderns, en cas que la invitació sigui en paper, fer ús del paper reciclat.
• Els sobres s’han de personalitzar. Els elements que hi inclourem són: “Senyor” o “Senyora” (mai “Senyor/a”) i l’adreça completa (sense remitent). S’utilitzen targetes mida Lord (18 x 13 cm).

Per escriure correctament el text de la invitació és recomanable, en primer lloc, tenir clar quin és l’objectiu de l’esdeveniment. No és el mateix un congrés científic que una festa per celebrar l’aniversari de creació de l’empresa; no és el mateix una festa amb un pressupost molt limitat que amb un pressupost molt ampli. Però, sigui com sigui, ha de ser un text relativament breu; com a darrera tendència (si envies la targeta en línia) s’inclou el link de la pàgina web de l’empresa, on hi hagi informació de l’esdeveniment, o del blog que s’hagi creat i, fins i tot, de la pàgina web que s’hagi creat.

Hi una sèrie d’elements gràfics que porten informació sobre l’esdeveniment, però amb poc text. Ens referim als cartells, els plegables, els penons (o banderoles), les tanques o les escarapel·les.

Els elements que formen els cartells són: el lema, el text o tema, la imatge i el logotip. N’hi ha de dos tipus:

• Cartells informatius: on predomina el text sobre la imatge i serveix per comunicar esdeveniments: conferències, cursos, reunions…
• Cartells formatius: la imatge té preeminència sobre el text, el missatge s’expressa gràficament de forma clara i només té algunes paraules que serveixen per donar èmfasi a la idea.

A banda, han de complir unes característiques determinades; com ara:

• Ser fàcils de llegir, perquè són per posar als cartells.
• Ser suficientment atractius.
• Ser visualment agradables.
• Utilitzar una lletra senzilla i fàcil de llegir.

Però, sigui com sigui, el cartell ha d’expressar i resumir la idea més important (recordeu que, moltes vegades, menys és més); el que hem d’aconseguir és comunicar amb força, claredat i simplicitat. De manera que, si utilitzem una imatge, millor que no sigui recarregada, i que sigui significativa, ja que no és un fi en si mateixa, sinó un mitjà. Si utilitzem la paraula, ha d’haver-hi una formulació clara, precisa, concisa, ben expressada i original, fàcil d’entendre i de retenir.

A l’hora d’elaborar un cartell, haurem de tenir en compte els següents elements:

• Les mides. Que es puguin veure a distància. És recomanable que sigui rectangular i preferentment en vertical. El format estàndard és 70 x 100 cm o 50 x 70 cm.
• El color, que cridi l’atenció. Si n’hi ha de corporatiu és recomanable utilitzar-lo però pot ser que de vegades no sigui el més adequat. Per verificar-ho hem de veure el contrast entre el fons i el que hi col·locarem a sobre. Es consideren contrastos màxims els següents: negre sobre blanc, negre sobre groc, vermell sobre blanc, blanc sobre negre, blau sobre blanc i negre sobre vermell.
• Les lletres: mida, tipus, formes… que tot faci que sigui llegible en la distància.
• La proporció. Ha d’haver-hi un equilibri i conjunció entre la imatge, la lletra i els espais en blanc. De vegades ho oblidem però deixar espais en blanc és tan important com situar la imatge i les lletres en algun lloc del cartell.
• El punt focal. Generar un punt o centre on vagi directament la vista o que es fixi amb més facilitat. Els elements desordenats dispersen l’atenció.

Respecte als cartells plegables, han de contenir la informació completa, poc text, imatges atractives, logotip de l’esdeveniment i dades de contacte.

Els penons (backings o banderoles) han de ser elaborats a 4×0 tintes, el material recomanable per a la producció o impressió és el Banner de 369 grams. El logo s’ha d’ubicar a la part superior o inferior segons la composició, mai al centre. I, finalment, ha d’incloure sempre el nom i la imatge de l’esdeveniment.

I pel que fa a les tanques, haurem de meditar si l’esdeveniment requereix d’aquest tipus de publicitat, ja que normalment solen ser molt cares. En el cas que el cap en vulgui, el millor és contractar una empresa especialitzada i tenir en compte que hi ha llocs assignats i llocs restringits.

Una de les coses que els organitzadors sovint obliden és assenyalar on es troben les coses. Què això no ens passi a nosaltres! La senyalització, dins i fora del recinte, haurà de contemplar els següents elements:

• Les vies d’accés
• Les zones de pàrquing
• Els banys
• Les rutes de sortida d’emergència
• Els llocs per convidats especials
• La zona d’inscripció i registre
• El punt d’informació
• Els punts Wi-Fi

Els identificadors se solen utilitzar en molts tipus de reunions empresarials, així com en congressos, incentius, jornades… Però també es poden emprar per a un esdeveniment social (com per exemple un sopar).

Normalment, els identificadors se situen a la taula d’honor. És preferible que portin el nom per ambdós costats: un mirant els assistents i l’altre les persones que configuren la taula. La lletra ha de ser clara, fàcil de llegir i d’una bona mida, i els noms s’escriuran sempre en majúscules.

Els certificats són uns documents que poden acreditar l’assistència a un esdeveniment, un premi, o el fet d’haver participat en alguna sessió, taula, o ponència… En qualsevol cas, han de contenir:

• La identitat gràfica
• L’entitat que certifica
• La data
• El nombre d’hores o intensitat
• El nom complet de qui ha de rebre el certificat
• Les signatures pertinents
• Un número d’identificació

Pel que fa als permisos, se sol·liciten amb quinze dies d’anticipació, indicant l’adreça exacta, el barri i l’hora de l’esdeveniment. Hi ha certs factors que els condicionen:

• Si l’esdeveniment implica el tancament de la via, haurem de dirigir-nos a l’autoritat pertinent perquè ens atorgui el tancament de la via.
• Si hi ha un ball durant l’esdeveniment, s’ha de pagar el corresponent dret d’autor per a la utilització de la música.
• Per a aquells esdeveniments on s’utilitza espai públic, però que no és el carrer, s’hauran de pagar els impostos corresponents.

Un document molt importat de tot esdeveniment és el pressupost. Haurà de contenir i computar una sèrie de components essencials. Són aquests:

• El nombre d’assistents.
• Els convidats especials, amb el cost de trasllat, allotjament i àpats.
• El local.
• L’equipament tècnic i visual.
• El material imprès o digital.
• La promoció. Si utilitzarem una difusió tradicional, o les actuals digitals.
• Serveis en l’esdeveniment (connexió Wi-Fi, Internet, diaris, coffee breaks…).

Els costos i variables d’un esdeveniment són de tres tipus:

• Els costos fixos: els que hem de cobrir independentment de la quantitat d’assistents.
• Els costos variables: els que venen determinats segons la quantitat d’assistents.
• La partida d’imprevistos.

Aquests costos sortiran reflectits en el pressupost a través dels següents ítems:

• Despeses directes: compres, lloguers, sous, honoraris, lleis socials, transports, assegurances, subcontractes, material d’impremta, fotografia, inserció i publicacions, decoracions diverses, menjar i beure…
• Despeses generals: consums d’aigua, llum, telèfon, Internet, sous i honoraris del personal permanent, despeses de llibreria i còpies…

Si hem d’organitzar un esdeveniment amb poc pressupost, aquestes són algunes de les mesures que poden ajudar-nos a maximitzar els nostres recursos:

• Fer ús de les xarxes socials per difondre l’esdeveniment i convidar gent.
• Tot el que publiquem haurà de tenir un contingut que enganxi, que provoqui sensacions i per sobre de tot que faci que la gent tingui ganes d’anar-hi.
• Hem de ser creatius, ja que ens ajudarà a captar més participants i fins i tot algun patrocinador.
• Reservar els espais amb antelació ens pot resultar més barat que fer-ho en el darrer moment.
• Tenir en compte que els esdeveniments són més barats de dia que de nit.
• Pensar que no cal carregar de decoració, però alguns arranjaments florals en els llocs adequats poden ser màgics.

Ser fidels a un pressupost pot arribar a ser complicat. Hi ha unes eines de seguiment de baix cost i, fins i tot gratuïtes, que ajuden a fer que el procés sigui més senzill. A més a més d’administrar el pressupost, algunes ens ajuden a supervisar aspectes de la planificació, com ara rebuts, quilometratge, dietes…

Recordem que, a l’hora de presentar un pressupost al nostre superior jeràrquic, caldrà que pugui veure totes les partides i comprendre-les amb un cop d’ull. Una de les eines més eficaces és fer servir un document Excel, on podrem posar la llista que mostrarà totes les partides, la quantitat, el preu unitari i el preu total.

A banda del aspectes gràfics, la importància d’un esdeveniment comença amb la comunicació i la publicitat. Pot tractar-se d’una acció dins d’un pla de comunicació més ampli o ser el principal i/o únic element del pla. Sigui com sigui, el que hem de fer és planificar-la correctament.

Ens haurem de comunicar tant amb els comitès que formen tot l’equip humà, i que treballen perquè l’esdeveniment sigui tot un èxit, com amb els assistents i convidats, siguin reals o potencials.

En l’àmbit de la comunicació, la promoció d’un esdeveniment es pot obtenir molt fàcilment perquè hi ha canals infinits que la tecnologia ens acosta, per facilitar-nos la tasca d’arribar a les nostres audiències. Hi ha diverses estratègies efectives; algunes són eines gratuïtes i altres de pagament, com ara el poder, avui en dia, dels influencers i de la premsa en general, l’eficàcia del WhatsApp, les tendències de les xarxes socials, el benefici del posicionament de la pàgina web, el nou e-mail de màrqueting, els vídeos virals, de pocs segons…

La pla de comunicació d’un esdeveniment ha de tenir en compte, en aquest ordre, els següents conceptes:

1. Introducció i context. És imprescindible fer una radiografia del context en el qual sorgeix el pla de comunicació per poder analitzar la situació d’inici i consolidar les bases. Per aquest motiu, és molt recomanable fer un DAFO-CAME comunicatiu, per tal d’ajudar a construir i donar coherència a altres parts del pla de comunicació:
   • DAFO-CAME: debilitats, amenaces, fortaleses i oportunitats; lligats als conceptes de resolució, com són corregir, afrontar, mantenir i explotar. Si creuem ambdós elements, veurem que haurem de corregir les debilitats, afrontar les amenaces, mantenir les fortaleses i explotar les oportunitats.
2. Objectius. El més important dels objectius és que han d’acomplir el concepte MARTE, és a dir, han de ser mesurables, ambiciosos, realistes, temporals i específics.
3. Públics objectius. És essencial identificar-los i saber qui són per segmentar les accions comunicatives, ja que cada públic requereix una estratègia diferenciada.
4. Estratègies. Definir clarament les estratègies de comunicació que seran claus per desenvolupar el pla i establir les línies o eixos estratègics que permetin donar unitat i coherència a totes les accions previstes en el pla, encaminades a donar resposta a la consecució dels objectius plantejats. Una eina que ens pot ser molt útil són els mapes estratègics.
5. Mapes estratègics. És una mena de gràfic on apareixen els objectius estratègics, les línies o temes estratègics i les relacions causa-efecte. Les frases que s’han d’utilitzar han de ser curtes i que concretin el que l’empresa vol aconseguir amb l’esdeveniment. Les perspectives són quatre: les financeres, les dels clients, les internes o de processos, i la de l’aprenentatge i creixement. Les línies o temes estratègics són els punts que volem reforçar i les relacions causa-efecte expliquen com utilitzant un tema o un altre s’assoleixen els objectius.
6. Missatges centrals. Aquí haurem d’analitzar i plasmar els missatges centrals que es van transmetent als diferents públics objectius. No tenen perquè ser iguals per a tothom, l’únic que hem d’evitar és que siguin contradictoris.
7. Comunicació interna. És un element fonamental en qualsevol pla de comunicació. S’ha d’establir un missatge unitari que afavoreixi la motivació, credibilitat i confiança, desenvolupant el sentiment de pertinença i afavorint el bon clima laboral. De fet, hem d’involucrar tots els participants en la difusió de les accions que tirarem endavant per a l’esdeveniment, ja sigui adjudicant tasques o demanant voluntaris.
   • S’inicia aquesta comunicació interna amb unes accions amb l’equip intern implicat (en el cas que siguem més d’una persona). Les accions són: reunions, e-mails, telèfon, circulars sobre el desenvolupament de l’organització de l’esdeveniment i el dossier informatiu per a l’esdeveniment. Les persones implicades directament han de tenir coneixement sobre tot el que envolta l’acte: concepte creatiu, contingut, filosofia, to… A més a més, se’ls ha de mantenir informats de com va progressant el pla i les funcions que hi exerceixen. També els hem d’informar dels resultats i les anàlisis posteriors un cop finalitzat l’esdeveniment i com s’han mesurat els objectius establerts.
8. Comunicació externa. Recordem que és un conjunt d’activitats generadores de missatges dirigits a crear, mantenir o millorar la relació amb els diferents públics externs, així com projectar una imatge favorable de l’esdeveniment. Aquí és important que generem una llista d’iniciatives per aconseguir els objectius i que, a més a més, establim una agenda amb les accions que portarem a terme. A banda, hi ha dos tipus d’accions comunicatives:
   • Fora de línia (offline): tenim les invitacions personalitzades i el merchandising. Durant l’esdeveniment es donarà als convidats diferents productes de les línies que pugui tenir l’empresa, per exemple si l’empresa és de sabons i perfums podem posar-hi: protecció solar, un perfum, uns sabons i, finalment, ens queda la revista interna. Un cop recopilada tota la informació del postesdeveniment podem fer una publicació on es mostrà un resum de tot el que ha estat l’esdeveniment.
   • En línia (online): ens trobem davant del que coneixem com a estratègia digital. Aquest és un pas fonamental per aconseguir el màxim. És important adaptar-lo al públic objectiu i donar-li més o menys prioritat en funció dels públics pensats.
9. Avaluació. Eina clau per poder mesurar els resultats. Per tant, haurem d’establir uns indicadors que siguin coherents amb els objectius.
10. Pressupost. Ens cal dotar el pla de comunicació dels recursos necessaris per poder-lo desenvolupar.

Respecte als mitjans de comunicació, cal tenir en compte que podem utilitzar, depenent del pressupost que tinguem, tant accions tradicionals com digitals: notes de premsa, dossier de premsa, material audiovisual… En ambdós casos buscarem mitjans especialitzats en el nostre sector o que tinguin un fort ressò mediàtic i social.

A l’hora de dur a terme una campanya de comunicació en línia, per a la promoció del nostre esdeveniment, les passes inicials que cal seguir són:

1. Utilitzar la pàgina web de l’empresa o, millor encara, crear una pàgina web pròpia de l’esdeveniment. En ple segle XXI, tot gira al voltant d’Internet, per tant, hem d’estar al dia i utilitzar els avantatges que ens ofereix. Penseu que:
   • A la pàgina web podrem compartir temes d’interès per al públic, tant per anar animant les persones que ja han confirmat la seva assistència a l’esdeveniment com les que necessiten més informació per poder-se decidir a donar el pas.
   • A la pàgina web hi han d’aparèixer com a mínim les dades següents: el programa, el lloc de celebració, com apuntar-se (en paper o en línia) i els ponents que hi assistiran. Però cal anar una mica més enllà, de manera que seria convenient indicar tot el que els assistents poden aprendre durant l’esdeveniment i tota la informació que ajudi a veure com està de ben tractat el tema a través dels especialistes del sector industrial.
   • Si ens decidim pel web, hem de tenir present que no podrem llançar la promoció fins que la web no estigui disponible, per tant, és important planificar la creació del web amb anterioritat suficient per poder promocionar l’esdeveniment amb temps.
2. Enviar un mailing, tant als que ja són clients com a aquells que puguem entendre com a clients potencials si és de caràcter extern. Si és de caràcter intern un mailing als treballadors no és sobrer.
3. Escollir els millors ponents en cas que n’hi hagi. És evident que els ponents poden ser un factor clau perquè l’esdeveniment sigui viral. És possible que els ponents que hi assistiran tinguin una gran massa social que està pendent de tot el que fan, per tant, no ens oblidem de demanar-los que promocionin ells també l’esdeveniment en els seus blogs i xarxes socials, per tenir més difusió.
4. Crear una newsletter. Quan el client s’inscriu a través de la intranet rebrà al seu correu de feina una revista de novetats referides al contingut de l’esdeveniment, però hem de ser prudents, no podem desvelar-ho tot d’entrada, sempre hem de deixar alguna novetat a l’aire, per seguir captant l’interès.
5. Com fem amb l’equip intern, s’han d’engegar unes accions amb els proveïdors: reunions, e-mails, telèfon, circulars sobre el desenvolupament de l’organització de l’esdeveniment i dossier informatiu. Els proveïdors han d’estar a l’aguait de tot, ja que són els que ens subministraran tot allò necessari per a la producció de l’esdeveniment.

L’assistent de direcció (executive assistant) ha de tenir domini, entre d’altres coses, de com més llengües millor; com a mínim, les natives del país on treballa i l’anglès, que ha esdevingut imprescindible en l’organització d’esdeveniments (events). En un segon pla, també és interessant conèixer el francès o l’alemany. Penseu que per desenvolupar tasques que corresponen a la comunicació i difusió de l’esdeveniment, hi ha un vocabulari molt determinat i que es fa necessari per a un assistent de direcció.

L’assistent de direcció té la funció de ser els ulls i les orelles de l’executiu a qui assisteix. En el cas de conduir l’organització d’un esdeveniment, ha de mostrar les següents característiques i habilitats (vegeu la taula; key performance of the executive assistant role):

Així, quan utilitzem agendes i fem programacions, les paraules que més utilitzarem seran les següents (vegeu la taula):

Donat que hi ha accions que es produeixen en el si d’una reunió (com les trucades telefòniques), podem entrar a la reunió i deixar una nota a la persona que li correspongui, tot assenyalant el motiu (vegeu la taula).

També cal fer un registre de visitants (Register of office visitors), on anotarem els següents elements (vegeu la taula taula):

Com a assistents de direcció, haureu d’escriure e-mails molt sovint. En un e-mail formal en anglès, a banda del domini del vocabulari específic, hi han de constar els següents elements:

1. Assumpte (Subject)
2. Estructura de l’e-mail
3. Cos de l’e-mail
4. Tancament i comiat (Closing)

Les expressions més comunes per a un assumpte són les següents (vegeu la taula):

L’estructura d’un e-mail en anglès és la següent:

• Salutació: Greeting
• Inicia el teu e-mail amb una salutació. Com que és un e-mail formal, començarà amb Dear (‘Estimat o Estimada’, també per al plural):
  • Dear Mr. Smith o Mr. John Smith, en el cas d’un home.
  • Dear Mrs. Smith o Mrs. Jane Smith en el cas d’una dona casada.
  • Dear Miss Smith o Miss Jane Smith, en el cas d’una dona soltera.
  • Dear Ms. Smith o Ms. Jane Smith, en el cas d’una dona de la qual es desconeix l’estat civil.
• Quan es desconeix el destinatari i/o nom de les persones, s’utilitzen els següents tractaments:
  • Dear Sirs (‘Estimats senyors’), per dirigir-se a un grup de persones desconegudes o a un departament.
  • Dear Sir or Madam (‘Estimat senyor o Estimada senyora’).
  • To whom it may concern (‘A qui pugui interessar’).

Amb el cos d’un e-mail indiquem perquè estem escrivint, expliquem el motiu de la comunicació. Hi ha un conjunt de frases fetes, clares i precises que funcionen molt bé. Una cosa haurem de tenir clara: no ens podem estendre amb frases molt llargues (vegeu la taula):

Sovint, els assistents de direcció han d’escriure un e-mail en nom d’una altra persona i, a més a més, adjuntar-hi algun arxiu. Les fórmules més correctes per adjuntar documents són les següents (vegeu la taula):

Per acabar i tancar l’e-mail, podem incloure una frase (sentence) agraint l’atenció prestada a l’e-mail i/o posant-nos a la seva disposició en el cas que necessiti contactar-nos per sol·licitar informació addicional o coordinar una reunió (vegeu la taula):

Per finalitzar un e-mail, hem d’incloure un comiat i la signatura (nom, cognom, títol o posició en el lloc de treball, nom de la companyia…). Per exemple, abans de signar, quan en català diem “Rebi una salutació cordial”, “Cordialment” o “Atentament”, en anglès direm:

• Yours sincerely,
• Yours faithfully + name (quan coneixem el nom del receptor/a i comencem amb Dear…)
• Yours sincerely + name (quan no coneixem el nom del receptor/a i comencem amb Dear Sirs, Dear Sir or Madam o To whom it may concern)
• Best, warm or kind regards, (quan coneixem el nom del receptor/a)

Un cop tenim la primera part de l’e-mail estructurada, dotar-la de contingut sovint és més fàcil, però donada la varietat d’esdeveniments (kinds of events), hi ha lèxic bàsic que haureu de conèixer (vegeu la taula).

Un altre aspecte interessant és el lèxic que hem d’utilitzar a l’hora d’organitzar un esdeveniment i que es troba present a la llista de control (checklist) que haurà de configurar un assistent de direcció (vegeu la taula).

La documentació de projectes és important per poder identificar d’una manera més fàcil els aspectes i les característiques que el configuren. Una documentació adequada li dona, al projecte, identitat i personalitat. A banda, els usuaris que la consultin podran reconèixer els avantatges i desavantatges, les característiques i funcionalitats del projecte, així com els costos i els beneficis que impliquen el seu desenvolupament.

El primer que hem de saber és que els projectes (excepte els d’una gran envergadura) presenten tots els seus documents units sota una única enquadernació. En aquests aspecte, els programes informàtics poden resoldre molts problemes pràctics. El projecte han d’ajustar-se als elements de: qualitat, cost i oportunitat. La documentació ha de tenir les següents característiques:

• Utilitzar un llenguatge clar.
• Adequar-se al nivell aplicat, ha de ser de tipus gerencial, tècnic o usuari.
• Ser útil.

Perquè la documentació sigui útil, ens cal tenir una bona organització. Això implica que cada document tingui la seva distribució de la manera més apropiada, arribant als seus destinataris amb temps suficient i que sigui correctament arxivat. La distribució de documents sol seguir dos circuits: un d’intern, en el si de cada empresa, i l’altre extern, comú a les empreses que s’involucren.

Però tinguem clara una cosa, els documents que són d’interès estan, en molts casos, vinculats al temps (per exemple, si les actes d’una reunió no es distribueixen abans de la següent, de poc serviran). Per tant, el millor és fer actes curtes, concretes i amb una ràpida distribució.

Els documents que componen una documentació adequada d’un projecte són:

• La carpeta general o professional. El seu objectiu és servir de model per a la implementació del projecte que es desenvoluparà, de manera que les persones involucrades obtinguin la informació, més fàcilment, en qualsevol moment o fase del projecte. És, per tant, un document que detalla tots els aspectes relacionats amb el projecte, identifica totes les bases i orígens sobre els quals neix el projecte i, a més a més, especifica les passes necessàries, els recursos i aplicacions que un projecte necessita.
• La carpeta gerencial o resum executiu. Aquest document va dirigit a les persones de més alt nivell de l’empresa o aquelles de les quals depèn la decisió d’implementar o no el projecte. El llenguatge que s’ha utilitzar ha de ser clar, sense tecnicismes, i en termes executius. No ha de ser gaire extens i ha de posar èmfasi en els aspectes més importants del projecte. Generalment l’escrit va acompanyat amb elements gràfics, de manera que és més fàcil identificar les idees que es proposen.
• La carpeta tècnica. Es tracta d’un document on hi ha tota la informació sobre els recursos utilitzats per al projecte, amb una descripció molt ben detallada sobre les característiques físiques i tècniques de cada element. Per exemple: descripció dels equips informàtics, les garanties, el suport tècnic que existeix… La seva extensió dependrà de la quantitat de recursos i equips que cal utilitzar i generalment es presenta en forma de fitxes tècniques on es descriu en cadascuna les característiques de cada recurs. Consta de dues seccions:
  • El pla econòmic de desenvolupament del projecte.
  • El pla econòmic per implementar el projecte (que potser és un dels més importants).
• La carpeta econòmica o pla econòmic. Aquest document conté informació relacionada amb l’aspecte econòmic i de factibilitat del projecte. El seu objectiu principal és descriure tots els costos relacionats amb el desenvolupament i la implementació del projecte, ajuda a establir els marcs de referència i avaluar fins on es pot arribar. Aquesta carpeta consta de dues subcarpetes:
  • El pla econòmic per desenvolupar el projecte, és a dir, amb el desenvolupament el que es fa és l’anàlisi, i el disseny
  • El pla econòmic per implementar el projecte. Aquest segon és el més important, ja que és el moment en què posem en pràctica el que hem analitzat i dissenyat.

Com tot document important, el projecte ha de tenir un format amb unes característiques concretes, que són:

1. El títol del projecte: ha d’expressar-se de forma clara i unívoca el producte, obra, instal·lació o servei projectat.
2. El projecte pot enquadernar-se en un o diversos volums. La presentació ha de ser cuidada, neta i ordenada, amb estructura per capítols, i apartats degudament numerats. Cada portada ha de contenir:
   • Número de volum
   • Títol del projecte
   • Nom del document que conté
   • Client per al qual es redacta el projecte
   • Identificació dels autors del projecte (nom, titulació, persona jurídica…)
3. El projecte ha d’estar redactat de forma que qualsevol tècnic el pugui interpretar.
4. El llenguatge ha de ser clar, concís, senzill, exempt d’ambigüitats, i amb una mínima qualitat literària.
5. Quan s’utilitza el temps verbal futur implica requisits obligatoris. Els suggeriments o propostes no obligatòries es redactaran en condicional o en subjuntiu.

En un sentit clàssic, els documents han de tenir: memòria, mesures i pressupost, plànols i plec de condicions. Aquests documents es complementen durant la fase d’execució amb les instruccions que es descriuen en el llibre conegut com a “Llibre d’ordres”, i que són signades pel responsable. També és una fase on es poden continuar fent plànols i croquis per a una major comprensió, especialment en temes de detalls.

Els projectes, segons l’activitat, necessiten un conjunt de documents que es refereixen a:

• Documents de direcció i coordinació. Aquests són els que habitualment generen i utilitzen els directors de les empreses i el director del projecte. Els documents més importants són: el contracte, el manual de coordinació, les notes de les reunions, la llista de treballs, els informes periòdics de progrés, la correspondència general, els fulls de tramesa, els procediments de facturació i cobrament i els documents financers.
• Documents de planificació. En aquest cas hi trobem els següents documents: planificació general, planificació de detall i revisions, fulls d’instruccions a departaments, càlculs i programes de proveïdors.
• Documents referents a costos. Integren aquest grup els següents documents: el pressupost inicial, els documents que es decideixin en cada cas, com per exemple: contractat a la data, pendent de contractar, pagaments a curt, mitjà i llarg termini, les desviacions sobre el que està pendent de contractar, desviacions totals, escales previsibles sobre el que s’ha contractat…
• Documents de procés. Aquí s’inclouran els següents documents: informes tècnics, plànols, memòries descriptives del procés, diagrama de blocs, fulls de dades d’equips, llista d’equipaments, especificacions de materials, diagrames de flux, balanços, càlculs, resultat d’assajos pilot, recopilació de dades de la implementació…
• Documents de detall. Com ara: les normes a utilitzar, les especificacions d’equipaments i materials, càlculs, plànols preliminars i definitius, procediments de proves a taller, procediments de muntatge i desmuntatge, procediments de posada en marxa, procediments d’operació i el catàleg mecànic, si escau.
• Documents de compres. En aquest grup són destacables els següents documents: llista de proveïdors, peticions d’ofertes, registre de peticions d’ofertes, comparació d’ofertes i les tabulacions comparatives, comandes, registre de comandes, estat de documentació que han de rebre els proveïdors, estat de fabricació d’equipaments i la seva activació, informes d’inspecció, certificats de proves, certificats d’acceptació, documents d’importació i/o exportació, factures i comprovants de pagament.
• Documents de proveïdors. Els documents que podem trobar en aquest grup són: el programa de fabricació, muntatge i posada en marxa, la llista de plànols, els càlculs que són d’aprovació, comentats i aprovats, els manuals de muntatge, d’operació i manteniment, la llista de peces i la llista de reposició de peces, els informes de progrés de la fabricació, les factures i les certificacions i finalment els dossiers d’inspecció.

Respecte a la memòria, es tracta d’un dels documents bàsics que constitueixen el projecte i adquireix la funció fonamental de ser el nexe d’unió entre tots els documents.

Ha de ser clarament comprensible, no només pels professionals especialistes, sinó per tercers, en particular pel client, especialment pel que fa a l’objectiu del projecte, les alternatives estudiades, els avantatges i desavantatges i les raons que han permès escollir una solució i no pas una altra. Tota memòria ha d’incloure:

1. Índex.
2. L’objecte del projecte.
3. L’abast, és a dir l’aplicació del projecte, els antecedents, aspectes necessaris per a la comprensió de les alternatives treballades i la solució final adoptada.
4. Les normes: disposicions legals, i normes de compliment no obligat però que s’han de tenir en compte.
5. El programa de càlcul (full d’Excel).
6. El pla de gestió de la qualitat aplicat durant la redacció del projecte.
7. Anàlisi de solucions.
8. Resultats finals.
9. La planificació: relacionada amb la materialització de l’objecte del projecte. Es definiran les etapes, les fites, els terminis de lliurament i cronogrames o gràfics de programació corresponents.
10. L’ordre de prioritat entre els documents (plànols, plecs de condicions, pressupost, memòria).
11. Les conclusions.
12. Altres referències que es puguin considerar importants per l’interès que poden tenir amb relació al projecte.
13. Definicions i abreviatures.
14. La bibliografia.
15. Els annexos (tècnics, d’estudis diversos, econòmics i de terminis…).

Pel que fa als plànols, seran necessaris o no, depenent del projecte de què estiguem parlant. En tot cas, els plànols són les representacions gràfiques de les solucions adoptades. Han d’incloure tant els plànols en el seu conjunt com els de detall necessaris perquè es pugui realitzar la feina sense dificultats.

Respecte al plec de condicions, es tracta d’un document de caràcter contractual que servirà de base per a la redacció del contracte d’execució del projecte. S’hi han de contemplar i descriure els detalls de tots els treballs que s’hauran de fer, els materials que es necessitaran, les condicions econòmiques a les quals s’arriba i les condicions legals que emparen el projecte.

Pel que fa a les mesures i pressupost, les mesures definiran i justificaran la quantitat i característiques de tots els elements que integraran el que s’ha projectat, sempre amb l’estimació d’un pressupost que pot reflectir les partides agrupades, per capítols, o una a una.

Finalment, tenim els documents que poden fer referència a altres estudis amb entitat pròpia, com per exemple: mesures de qualitat, de seguretat i de salut, de protecció ja sigui individualment o respecte d’equips de treball, de senyalització…

La comunicació i difusió del projecte ha de ser un procés reflexiu i que permeti generar noves visions i propostes que poden conduir a certs canvis, en tant en quant el projecte es viu. Es tracta d’un procés que persegueix uns objectius concrets:

• Mantenir informat tant el personal intern com extern del desenvolupament i resultats que es van obtenint al llarg del projecte.
• Donar a conèixer els beneficis que el projecte aporta generant consens en la necessitat de canvis i afavorint l’acceptació.
• Generar compromís i participació dels grups interessats, involucrats en el desenvolupament del projecte.
• Conèixer les expectatives del projecte per part dels grups involucrats.

Tant la comunicació com la difusió s’han de fer de forma continuada i àmplia, que tots els treballadors executin les seves accions en diferents etapes. És, per tant, un procés que, en la seva primera etapa, actua de manera interactiva amb la inducció externa i l’organització local per a la seva execució. Es va desenvolupant per etapes a mesura que va avançant el projecte, i les seves fites són la consecució dels objectius específics del projecte i procurar fer arribar la informació a tothom que hi estigui involucrat.

Per assolir una bona comunicació, no n’hi ha prou de traçar les etapes o fer les coses ben fetes, cal que els altres sàpiguen que efectivament s’estan fent. Aquest factor és important perquè implica que:

• Es pot negociar millor en l’organització, si hi ha una percepció positiva del projecte.
• Les persones que formen l’equip estan més motivades, si se senten reconegudes dins i fora del projecte.
• Els clients reals i potencials donaran més suport, si se senten involucrats en el projecte.
• Els promotors tenen un rol important, ja que promouen i faciliten les comunicacions amb els clients de l’empresa.

Aquests avantatges es veuran complementats per la promoció que es pot iniciar després o en paral·lel a la difusió. En qualsevol cas, per fer-los efectius, la comunicació en els projectes ha de mostrar i seguir cinc característiques (vegeu la figura):

1. Conèixer i involucrar els interessats. Si ho aconseguim, això ens ajudarà a:
   • detectar oportunitats i riscos,
   • aconseguir suports i afrontar oposicions,
   • definir les restriccions del projecte i
   • establir els criteris d’èxit del projecte. (En conseqüència… ).
2. Desenvolupar estratègies de comunicació focalitzades en les persones involucrades.
3. Aplicar la comunicació en la gestió dels recursos humans del projecte.
4. Dedicar temps a les comunicacions.
5. Aplicar les habilitats de comunicació d’una manera efectiva.

Em resum, les passes a seguir per fer un bon pla de comunicació són les següents:

1. Elaboració del pla de comunicació, on es descriuran les accions de comunicació que es preveuen durant el desenvolupament del projecte. Aquesta elaboració té com a objectius: d’una banda, identificar les accions de comunicació necessàries per donar a conèixer el projecte internament i externa i, de l’altra, definir per a cadascuna de les accions la següent informació: objectiu de l’acció, públic objectiu, canals de comunicació, recursos materials i humans i dates d’execució.
2. Revisió i validació del pla de comunicació. Els responsables de projecte han de revisar i aprovar el pla de comunicació, garantint que totes les accions planificades estiguin en consonància amb les estratègies de comunicació definides. Si hi ha disconformitats, s’hauran d’ajustar.
3. Preparació del material de comunicació. Els responsables del projecte s’encarregaran d’elaborar el material de comunicació corresponent a l’acció de comunicació que s’ha de portar a terme. Prèviament, s’hauran d’haver definit els formats del material que dependrà de les accions que es desitgin fer, per exemple: sessió informativa, cartes a la Direcció General, publicació d’una noticia, accions formatives, flash de comunicació, entre altres.
4. Revisió i validació del material de comunicació. La revisió ha de garantir que s’acompleixen els objectius i la qualitat acordats. Les discordances trobades en la revisió caldrà resoldre-les.
5. Preparació de la comunicació. Un cop aprovat el material de comunicació, s’haurà de preparar l’acció pròpiament de comunicar. Per aconseguir-ho hem de comptar amb recursos humans i materials necessaris i llançar la convocatòria en l’eina de gestió de continguts en cas que sigui necessari, així, si el que volem és sol·licitar la col·laboració de grups d’interès, podem utilitzar el procediment de participació de grups d’interès, a través d’uns qüestionaris i proves on els grups aportaran els comentaris que estimin oportuns.
6. Realització de la comunicació. Un cop preparada l’acció, s’executarà utilitzant els mitjans més adequats en funció del tipus de comunicació que es vulgui dur a terme (fer un esdeveniment, publicar una notícia, donar una informació tècnica d’un taller…)
7. Fer el seguiment del pla de comunicació. Per fer-ho es faran, d’una banda, auditories periòdiques que garanteixin que s’estan complint els objectius i les accions indicades i, de l’altra, activitats que permetin conèixer el feedback dels destinataris de les comunicacions, per exemple, entrevistes, reunions, enquestes…
8. Actualització i manteniment del pla de comunicació. A mesura que el pla avança molt probablement serà necessari anar incorporant accions puntuals que s’identifiquin i planifiquin segons el desenvolupament del projecte per respondre als canvis que es puguin produir.