Gestió informatitzada de la comptabilitat

Per a totes les activitats de la vida moderna la introducció de la informàtica ha suposat una sèrie d’avantatges que han facilitat en gran manera tots els processos. Per la confecció de la comptabilitat les empreses utilitzen aplicacions informàtiques que normalment són paquets integrats de totes les operacions de gestió administrativa.

  • Facturació (gestió comercial)
  • Nòmines
  • Comptabilitat (gestió comptable)

Aquests programes proporcionen una gran facilitat i comoditat per dur a terme aquestes tasques:

  • Faciliten les tasques monòtones, com pot ser el trasllat de les operacions del llibre diari al llibre major.
  • Dificulten incórrer en errades, ja que el mateix programa realitza automàticament aquestes operacions.
  • En el cas que es cometi algun error de confecció d’assentaments, la correcció resulta senzilla i ràpida.

Hi ha molts programes informàtics destinats a la gestió comptable de l’empresa. A més, moltes empreses elaboren els seus propis programes per adequar-los a les seves necessitats. D’entre les diferents possibilitats que hi ha en el mercat, hem optat per la utilització del Contasol. Es tracta d’un programa professional de distribució lliure que inclou totes les eines per poder realitzar una gestió comptable integral.

Instal·lació del programa Contasol

Contasol és un programa de gestió comptable integral. Els requisits mínims per instal·lar l’aplicació són:

  • PC amb Windows Vista, o posterior
  • 1GB d’espai disponible al disc dur
  • Resolució de pantalla 1.366 x 768 o superior
  • Connexió a Internet per a actualització automàtica del programa, informació en línia i enviament de correus electrònics
  • Acrobat Reader instal·lat per a la visualització de documents PDF

  • Icona Contasol
  • Icona Contasol

A l’apartat d’“Annexos” d’aquesta unitat disposeu d’un manual que descriu pas a pas la instal·lació de Contasol.

Després de baixar-vos el programa, comenceu la instal·lació a partir de l’arxiu executable contasolinstalarweb.exe o clicant sobre la icona d’accés directe que, finalitzada la instal·lació, apareixerà a l’escriptori. L’assistent d’instal·lació comença (vegeu figura). Seguiu les instruccions en pantalla fins a la finalització de la instal·lació.

Figura Assistent d’instal·lació

Finalitzada la instal·lació, apareix la finestra d’inici del programa (figura).

Figura Finestra d’inici

En aquesta unitat es treballa sempre amb l’usuari Supervisor.

Heu de triar l’usuari i accedir a informació sobre la versió, llicència d’ús, etc. La primera vegada que accediu al programa únicament apareixerà l’usuari Supervisor (usuari que té el privilegi d’entrar a totes les opcions del programa), per la qual cosa heu de seleccionar-lo per iniciar la sessió. Contasol permet crear usuaris diferents amb diferents privilegis.

Quan inicieu la sessió, accediu a la pantalla principal del programa (figura), que consta de les parts següents:

Figura Finestra principal del programa
  • Barra d’accés ràpid: permet accedir als elements de menú més utilitzats. Per defecte apareix la icona de selecció d’exercicis, tancament de sessió i obertura del menú Arxiu i bloqueig del programa. La barra es pot editar per afegir qualsevol element, fent clic amb el botó dret sobre l’opció de menú que es vulgui afegir i seleccionant Agrega a la barra d’eines (figura).
Figura Barra d’accés ràpid
  • Menú Cintes: conté cadascuna de les opcions del programa, agrupades en pestanyes i en grups. Aquest menú apareix únicament quan està iniciada la sessió i es mostra actiu quan hi ha una empresa oberta (vegeu figura).
Figura Menú Cintes
  • Escriptori: és la part central de la finestra principal. Fins que no hi ha cap opció oberta, mostra, a més de la data i la previsió meteorològica, diferents informacions agrupades en els menús d’Eines, Resum, Notícies i Primeres passes (vegeu figura).
Figura Escriptori
  • Barra d’estat: està situada a la part inferior de la finestra del programa i mostra l’usuari seleccionat, la icona per enviar correus i el web del programa (vegeu figura).
Figura Barra d’estat

Creació d’una empresa

Accediu a la creació d’una empresa mitjançant el menú Arxiu (vegeu figura).

Figura Menú Arxiu

Dins d’aquest menú, a l’opció Nou, hi ha el botó Nova empresa (vegeu figura).

Figura Opció Nou

Les dades per crear una nova empresa a Contasol estan distribuïdes a la capçalera: dades d’identificació de l’empresa, dues pestanyes i un botó de configuració. Algunes d’aquestes dades són necessàries per començar a treballar i d’altres es poden introduir posteriorment (vegeu figura).

Figura Finestra Nova empresa

Per a les dades d’identificació s’ha de tenir en compte que el codi de l’empresa està compost per tres caràcters alfanumèrics que identifiquen l’empresa en el programa. Aquest codi és únic per a cada empresa i no es pot modificar una vegada creada l’empresa. Per exemplificar el procés de creació i gestió del programa, crearem una empresa d’exemple, tenint en compte que únicament farem servir les dades mínimes per poder gestionar-la.

Per crear una empresa la informació mínima que necessiteu és el codi i el nom de l’empresa que figura a la capçalera de la finestra i configurar la informació comptable. Creeu l’empresa IOC SL, amb codi 001. Introduïdes aquestes dades, accediu a la configuració de la informació comptable mitjançant el botó Configuració (vegeu figura).

Figura Botó Configuració

L’opció de configuració mostra una finestra amb diferents apartats. La informació mínima per crear l’empresa i gestionar-la és a l’apartat de Dades comptables (vegeu figura).

Figura Dades comptables

La informació necessària per configurar les dades comptables d’una nova empresa són:

  • Exercici comptable (en l’exemple és 2018). L’opció Exercici comptable coincideix amb l’any natural genera un període comptable de 12 mesos, amb inici al dia 1 de gener. En el cas d’empreses que tinguin l’exercici comptable diferent de l’any natural no s’ha de marcar aquesta opció, sinó que cal introduir la data d’inici del període comptable i automàticament el programa genera la data de tancament del l’exercici comptable 12 mesos després.
  • Nombre de dígits per als comptes oficials (en l’exemple és el 5). Aquesta opció no es pot modificar una vegada creada l’empresa. El separador de nivell s’edita clicant sobre el nivell sobre el qual volem afegir o treure el punt. En el nostre exemple, queda a 000.0.00.0
  • Nombre de dígits per a comptes auxiliars (en l’exemple és el 7).
  • Selecció d’un pla comptable per a l’empresa. Clicant sobre del botó Selecciona pla comptable accediu a les diferents opcions. En el nostre exemple, a l’opció Còpia d’un pla comptable original i de les diferents possibilitats que ofereix el programa seleccioneu España – Plan General de Contabilidad 2008 PYMES (vegeu figura)
Figura Còpia d’un pla comptable original

Un cop introduïdes les dades de la configuració de la informació comptable, el programa recorda la necessitat de revisar l’exercici i les dades comptables (vegeu figura).

Figura Finestra d’avís de revisió

Si les dades són correctes, accepteu. El programa permet crear l’empresa primer des de l’opció de configuració i posteriorment des de la finestra Nova empresa. Creada l’empresa, la finestra principal del programa mostra a la part superior la informació de l’empresa activa i l’exercici comptable i les diferents pestanyes actives (vegeu figura).

Figura Empresa activa i exercici comptable

Eliminació d'una empresa

Per eliminar una empresa és necessari no tenir-la activa. Per tancar l’empresa, accediu al menú Arxiu> Tancar> Tancar la sessió amb l’empresa activa (vegeu figura).

Figura Opció Tancar

Amb l’empresa ja tancada, accediu al menú Arxiu> Informació> Eliminar l’empresa (vegeu figura).

Figura Opció Informació

Perquè el codi de validació funcioni correctament heu d’introduir-lo respectant les lletres majúscules i els espais existents.

A la finestra Eliminació d’empreses introduïu el codi de l’empresa a eliminar (en l’exemple és el 001). Seleccionada l’empresa, s’activen les diferents opcions i el camp Codi de validació. Seleccioneu l’opció Elimina tots els exercicis de l’empresa i introduïu del codi de validació següent: KLDKJH LDF987F9ASDF98 987FDSFA (vegeu figura).

Figura Eliminació d’empreses

Amb el cursor en el camp de codi de validació la combinació de tecles Majúscula + F12 introdueix de manera automàtica el codi de validació per eliminar l’empresa.

Després de posar el codi de validació, el programa informa que el codi és correcte i demana si les dades introduïdes són correctes. Acceptada aquesta advertència, s’activa el botó Acceptar per procedir a l’eliminació de l’empresa (vegeu figura).

Figura Avís d’eliminació de l’empresa

Seguretat

És recomanable tenir sempre còpia de seguretat de la informació introduïda al programa.

Creació de còpies de seguretat

Per a les còpies de seguretat accediu mitjançant el menú Arxiu> Seguretat> Còpia de seguretat (vegeu figura).

Figura Opció Seguretat

Si l’empresa sobre la qual es vol fer la còpia de seguretat està activa, apareix directament la informació a la finestra Còpia de seguretat. Si no està activa, s’ha de seleccionar introduint el seu codi (vegeu figura).

Figura Fitxer de la còpia de seguretat
ASCII���Screenshot

El camp Destinació indica on s’ubicarà la còpia de seguretat. Es pot la ubicació mitjançant Modificar ruta predeterminada. En l’exemple el destí de la còpia és l’escriptori. Introduïdes les dades de la còpia, accepteu si el programa informa que es crearà una còpia de seguretat en la ubicació seleccionada (vegeu figura).

Figura Finestra d’avís de creació de còpia de seguretat

Confirmeu la realització de la còpia de seguretat i el programa generarà el fitxer (en l’exemple ho farà a l’escriptori). El nom del fitxer està integrat pel nom del programa Contasol, el codi de l’empresa (001) i l’exercici al qual correspon la còpia de seguretat (2018).

  • Fitxer de la còpia de seguretat/-25
  • Fitxer de la còpia de seguretat

Restauració de còpies de seguretat

Per restaurar una còpia de seguretat no és necessari que l’empresa sobre la qual es va a restaurar la informació estigui creada. Per tant podrem restaurar una còpia de seguretat d’una empresa no existent al programa i posteriorment el propi programa actualitzarà el llistat d’empreses disponibles.

Accediu a la restauració de la còpia mitjançant el menú Arxiu> Seguretat> Restaura la còpia de seguretat /vegeu figura).

Figura Opció Seguretat

Si l’empresa sobre la qual es vol restaurar la còpia de seguretat està activa, apareix directament la informació a la finestra de Restauració de còpies de seguretat. Si no està activa, s’ha de seleccionar introduint el codi (vegeu figura).

Figura Finestra de Restauració de còpies de seguretat

Amb el botó Examina… s’obre una finestra de l’explorador de Windows per accedir a la ubicació del fitxer de la còpia de seguretat i seleccionar-la. Una vegada identificada l’empresa i seleccionat l’arxiu de seguretat, accepteu i el programa us informarà que procedirà a restaurar la còpia de seguretat (vegeu figura).

Figura Finestra d’avís de restauració de la còpia de seguretat

S’ha de tenir present que la restauració d’una còpia de seguretat suposa reescriure les dades que conté el programa de l’empresa objecte de la restauració. És recomanable que a l’hora de fer còpies de seguretat s’incorpori al nom del fitxer algun element per identificar la còpia (per exemple, la data en la qual es realitza la còpia).

En principi les còpies de seguretat únicament es poden restaurar en ordinadors amb la mateixa versió del programa que la de l’ordinador amb el qual s’ha fet la còpia.

Gestió del pla comptable

Per poder iniciar la gestió de l’empresa cal tenir creat el pla de comptes de l’empresa. Contasol permet, com passa amb altres opcions del programa, crear comptes des de diferents espais del programa.

Pla de comptes

Dins de la pestanya Diari> PGC trobareu un menú desplegable mitjançant el qual accedir al pla comptable de l’empresa amb l’opció PGC (vegeu figura).

Figura Opció PGC

Accediu a la finestra Mestre de comptes, on disposeu de totes les opcions per gestionar el pla de comptes de l’empresa (vegeu figura).

Figura Finestra Mestre de comptes

Al crear l’empresa, seleccioneu el Pla General Comptable 2018 PIMES. Els comptes que apareixen al pla de l’empresa són els comptes oficials corresponents a aquest pla (però ara no treballareu amb aquests comptes). A l’hora de registrar la informació utilitzeu els comptes auxiliars de 7 dígits creats en funció de les necessitats.

Per crear un compte auxiliar cliqueu el botó Nou per accedir a la finestra Nou compte (vegeu figura).

Figura Nou compte

La informació mínima per crear el nou compte és el seu codi i la descripció. En l’opció Naturalesa del compte indiqueu la naturalesa deutora o creditora, que és la que apareix activa per defecte en el moment d’introduir el compte al llibre diari. Independentment del que s’indiqui en aquest camp, a l’hora d’utilitzar el compte al llibre diari es pot carregar i abonar el compte.

Per exemple, creeu el compte 1000000 per al capital social, introduint el seu codi i la descripció (vegeu figura).

Figura Creació de nou compte

Acceptada la informació introduïda, el compte ja està creat i apareix al pla de comptes de l’empresa (vegeu figura). Cal seguir el mateix procés per crear la resta de comptes auxiliars del pla de comptes de l’empresa.

Figura Mestre de comptes

Per eliminar un compte auxiliar simplement seleccioneu-lo (quedarà marcat en blau), cliqueu el botó Eliminar i accepteu (vegeu figura).

Figura Eliminació de comptes

Configuració del pla de comptes

Contasol permet editar paràmetres associats al pla de comptes per ajustar-lo a les necessitats concretes de cada empresa. L’accés a les opcions de configuració del pla de comptes és a la pestanya Diari > Configuracions > PGC (vegeu figura).

Figura Configuracions > PGC

La finestra de Configuració del pla comptable divideix les configuracions en dos apartats: Consultes i Creació de comptes (vegeu figura).

Figura Configuració del pla comptable

L’opció Consultes permet configurar que comptes i saldos es mostrin per defecte en el programa en el moment d’accedir al Mestre de comptes de l’empresa. L’opció de Creació de comptes permet configurar el nom com a títol del compte al crear comptes comptables des del fitxer de clients i proveïdors.

Fitxer de proveïdors i clients

Contasol disposa d’un fitxer de proveïdors i d’un fitxer de clients des d’on es poden gestionar.

Fitxa de proveïdor

Per veure el funcionament del fitxer de proveïdors i creditors creeu el compte auxiliar d’un proveïdor (en l’exemple, el proveïdor és l’empresa Les Cols). Des del Mestre de comptes accediu mitjançant el botó Nou a la finestra Nou compte. Com que es tracta d’un proveïdor podeu clicar el botó Proveïdor. El programa proporciona el primer compte disponible per a un proveïdor (en aquest cas, al tractar-se del primer proveïdor donat d’alta, el codi proposat pel programa és el 4000000). Cal introduir la descripció del compte (vegeu figura).

Figura Nou compte

Quan el programa accepta la creació d’un nou compte, demana si voleu obrir la fitxa del proveïdor (vegeu figura).

Figura Finestra d’avís d’obertura fitxa de proveïdor

En aquest fitxer es desen totes les dades fiscals de cadascun dels proveïdors existents. Si accediu a la finestra del proveïdor des de la creació del compte, a la fitxa del proveïdor ja apareixen en la capçalera les dades del codi i el nom fiscal que correspon a la descripció del compte. Podeu completar la capçalera amb el NIF del proveïdor i la classe d’impost indirecte al qual està subjecte, que habitualment és l’IVA (vegeu figura).

La informació del proveïdor es distribueix en tres pestanyes: Comptabilitat, Altres dades i Analítics. És important dedicar un temps a la correcta configuració de la informació de la pestanya Comptabilitat, ja que la informació indicada permet automatitzar processos en el moment del registre d’operacions associades al proveïdor, així com generar correctament de manera automàtica els models de l’AEAT.

Figura Nou proveïdor

Les principals opcions de la pestanya Comptabilitat són:

Totes les opcions editades a la pestanya de Comptabilitat de la fitxa del proveïdor es poden editar en el moment d’utilitzar el compte del proveïdor o creditor al llibre diari.

  • Concepte predefinit (deure). És la informació del camp Concepte del llibre diari en carregar el compte. Independentment del que s’indiqui en el moment del registre dels assentaments, es pot modificar.
  • Concepte predefinit (haver). Igual que el camp anterior, però el tex introduït apareix en abonar el compte al llibre diari. També pot ser modificat en el moment de registrar l’assentament.
  • Compte banc. Serveix per associar al proveïdor amb un del possibles bancs amb els quals treballa l’empresa. També és un camp que en el moment de registrar els assentaments es pot modificar.
  • Cartera d’efectes predict.. En cas que l’empresa treballi amb efectes, es pot associar un compte per a la seva gestió.
  • Tipus d’operació. Aquest camp està relacionat amb el tipus d’operació a efectes d’IVA. Les possibles opcions són: interior, d’importació, intracomunitària i agricultura, ramaderia i pesca.
  • Clau m 190 i Subclau. Es tracta d’informació rellevant per poder generar el model 190 de manera automàtica.
  • Tipus de retencions. En cas de creditors per prestació de serveis subjectes a retenció, en aquest camp cal indicar el tipus d’activitat.
  • % retenció. Aquí correspon indicar el percentatge de retenció a practicar.
  • Tipus de deducció. Fa referència a l’IVA suportat en les operacions realitzades amb el proveïdor o creditor. Les possibilitats són: deduïble, no deduïble, prorrata o IGIC implícit * 0,7 (per a operacions relacionades amb l’impost general indirecte canari).
  • Clau d’operació habitual. Es tracta d’informació relacionada amb el model 303 d’autoliquidació d’IVA.
  • Clau d’op. intracomunitària. És un camp relacionat amb la informació que ha de figurar als models d’IVA per a operacions intracomunitàries.
  • Ajuda en el càlcul. Serveix per automatitzar el càlcul dels imports a l’hora d’utilitzar el compte del proveïdor al llibre diari.
  • Tipus d’IVA predefinit. Serveix per automatitzar el càlcul de la quota d’IVA en el moment de realitzar el registre al llibre diari.
  • Acollida al règim especial del criteri de caixa. Aquest camp s’ha de marcar únicament en cas que el proveïdor estigui acollit a aquest règim especial.
  • Contrapartides. Serveix per indicar els comptes de despesa habituals associats a les operacions del proveïdor.

Per a l’exemple d’aquesta unitat introduïu la informació de la figura:

Figura Proveïdor Les Cols

El compte 5720000 La Caixa, c/c núm. 5467 que apareix en el camp Compte banc i el compte 6000000 que apareix a Contrapartidess’han creat en el moment de introduir-los, ja que prèviament no existien en el pla de comptes de l’empresa.

En l’exemple heu iniciat el procés d’alta del proveïdor des del Mestre de comptes i heu acabat amb la fitxa del proveïdor. També podeu crear el proveïdor o creditor des del fitxer de proveïdors i creditors.

Accediu al fitxer de proveïdors i creditors des de la pestanya Diari > PGC > Proveïdors (vegeu figura).

Figura PGC > Proveïdors

La finestra de Proveïdors mostra el llistat de proveïdors i creditors de l’empresa. Des del fitxer podeu crear un nou proveïdor o creditor mitjançant l’opció Nou (vegeu figura).

Figura Finestra Proveïdors

L’opció Nou obre la fitxa del nou proveïdor, amb les opcions ja vistes. Si cliqueu les opcions de Següent proveïdor o Següent creditor el programa proporciona el primer codi lliure per al nou proveïdor o creditor respectivament.

Creeu un creditor i, com que es tracta del primer que doneu d’alta, el programa proposarà el codi 4100000. En l’exemple el creditor és l’arrendador del local des d’on l’empresa IOC SL desenvolupa la seva activitat. La fitxa del creditor queda com es mostra a figura:

Figura Nou proveïdor

Quan accepteu les dades del nou creditor, el programa pregunta si voleu crear el compte al pla comptable de l’empresa associat al creditor (vegeu figura). Si cliqueu l’opció , el compte quedarà creat al pla comptable de l’empresa (vegeu figura).

Figura Finestra d’avís de creació compte
Figura Creació de compte al pla comptable

Fitxer de clients

El funcionament del fitxer de clients és similar al de proveïdors i creditors. Podeu crear primer el compte al pla d’empresa i des d’allà accedir a crear la fitxa del client o bé crear primer la fitxa del client i, una vegada acceptades les dades del nou client, crear el compte comptable del client al pla de comptes de l’empresa.

Accediu al fitxer de clients des de la pestanya Diari> PGC> Clients (vegeu figura).

Figura Clients> PGC

Accediu al fitxer de clients. Per crear un nou client cliqueu el botó Nou (vegeu figura).

Figura Finestra Clients

Accediu a la finestra Nou client i cliqueu Següent compte. El programa proporciona el primer codi disponible, que en aquest cas, com que es tracta del primer client, és 4300000. Introduïu com a nom del client Tres Caps SL i com a NIF, B06345326. Els camps de la pestanya Comptabilitat són similars als de la fitxa de proveïdor. Introduïu les opcions de la figura

Figura Finestra Nou client

Quan accepteu les dades, el programa crea el nou client (vegeu figura).

Figura Finestra Clients

També es crea el compte auxiliar al pla de comptes de l’empresa (vegeu figura).

Figura Mestre de comptes

Configuracions bàsiques

A la pestanya Diari disposeu del grup Configuració, que serveix per editar una sèrie de paràmetres per automatitzar part de la gestió comptable (vegeu figura).

Figura Grup Configuració

De les diferents opcions que integren el menú Configuracions, vegeu les bàsiques per poder automatitzar la gestió comptable.

Configuració de la introducció d’assentaments

La major part del treball comptable consisteix en el registre dels diferents fets econòmics amb incidència en la situació patrimonial de l’empresa. Resulta de molta utilitat dedicar temps a decidir com configurar aquest entorn de treball.

Accediu-hi des del menú Configuracions> Introducció d’assentaments (vegeu figura).

Figura Introducció d’assentaments

La finestra d’Entrada d’apunts divideix la configuració en sis apartats. Per a una configuració bàsica se n’han d’editar dos: Introducció d’assentaments i Processos enllaçats.

Dels diferents paràmetres editables a l’apartat Introducció d’assentaments heu de marcar els indicats a figura:

Figura Introducció d’assentaments
  • Diari per defecte: Contasol permet treballar amb més d’un diari. Cal indicar el diari per defecte. Si només treballeu amb un diari, aquest serà el General.
  • Utiliza números d’assentament automàtics: la numeració dels assentaments correspon a una numeració interna del programa i no pas a la numeració oficial dels assentaments al llibre diari. A l’hora d’introduir un assentament, podeu optar per registrar-lo amb qualsevol nombre, sempre que no estigui utilitzat. Per comoditat, opteu per l’opció de numeració correlativa general. Recordeu que independentment del nombre utilitzat a l’hora d’introduir els assentaments, al llibre diari oficial apareixen ordenats per data i remunerats.
  • Registre d’IVA/IGIC en negatiu segons naturalesa: aquesta opció permet una visualització més clara de la naturalesa de l’IVA registrat.
  • Avisa en cas d’assentaments desquadrats.
  • Mostra el saldo de tots els diaris: en el cas de disposar de més d’un llibre diari, aquesta opció permet disposar del saldo total de cada compte independentment del llibre diari en el qual s’hagi utilitzat el compte.
  • Repeteix el concepte automàticament: a l’hora introduir els assentaments estalvia la feina d’introduir cada vegada el concepte per a cada apunt. Independentment de la configuració de la Introducció d’assentaments, posteriorment al llibre diari el cap del concepte actiu es pot modificar-lo segons interessi.

En l’apartat de Processos enllaçats podeu configurar, d’una banda, la connexió entre els comptes d’IVA i els llibre d’IVA, i, d’altra banda, la connexió entre els comptes immobilitzats i el seu fitxer (vegeu figura).

Figura Processos enllaçats

D’entre les possibilitats disponibles, opteu per Pregunta. Quan introduïu els comptes d’IVA, el programa preguntarà si voleu obrir el llibre d’IVA. D’igual manera, quan introduïu un compte d’immobilitzat al llibre diari, el programa preguntarà si voleu obrir el llibre d’inventari. Opteu per obrir o no els llibres esmentats segons correspongui a l’operació registrada.

Configuració de l’IVA

Accediu a la configuració de l’IVA des del menú Configuracions> IVA/IGIC (vegeu figura).

Figura Configuració IVA/IGIC

Les opcions de la finestra Configuració de l’IVA estan dividides en tres apartats: Tipus d’IVA i recàrrec d’equivalència, Assentament automàtic i Llibres d’IVA (vegeu figura).

Figura Tipus d’IVA i recàrrec d’equivalència

A l’apartat Tipus d’IVA i recàrrec d’equivalència podeu establir els valors per als percentatges d’IVA i RE dins de la Taula 1 de tipus impositius. Si en el moment de crear l’empresa heu triat l’opció de 2 de taules d’IVA, en aquest apartat la segona taula de tipus també estarà activa. Aquesta opció és únicament d’utilitat per a exercicis fiscals en el quals s’ha produït un canvi en els tipus impositius i, per tant, teniu una part del període impositiu amb uns tipus d’IVA i l’altre període amb tipus diferents.

  • A Tipus predefinits podeu definir els tipus per defecte a l’hora de registrar les operacions subjectes. Independentment del es configuri, en el moment del registre de les operacions hi ha sempre l’opció de canviar el tipus.
  • A l’opció Prorrata s’ha d’introduir el percentatge de la prorrata en cas que sigui necessari per a l’empresa. Tanmateix, l’empresa pot marcar l’opció Empresa acollida a RECC en cas que l’empresa tributi dins del règim especial de criteri de caixa.

A l’apartat Assentament automàtic podeu configurar les opcions de traspàs d’apunts d’IVA registrats al llibre diari al llibres d’IVA (vegeu figura).

Figura Assentament automàtic
  • A Configuració deixeu per defecte la configuració que apareix. Amb l’opció Sempre que apareix en les dues primeres opcions assegureu que sempre que utilitzeu els comptes d’IVA al llibre diari la informació registrada es traslladi als llibres d’IVA.

També podeu configurar en aquest apartat els comptes utilitzats pel programa en el procés automàtic de traspàs de la informació del llibre diari als llibres d’IVA. La casella Fix serveix per indicar si els comptes als quals estan associades poden ser variats en el moment de la seva utilització al llibre diari. La casella Uneix en 1 compte permet que en cas que en l’assentament hi intervinguin diferents comptes IVA, quedin units en un sol apunt (vegeu figura).

Figura Comptes associats al procés automàtic del llibre d’IVA

Tots els comptes auxiliars que apareixen no es generen de manera automàtica en el moment de crear l’empresa. Per tant, perquè apareguin al pla de comptes de l’empresa i es puguin utilitzar en els registres de les operacions, primer s’han de crear.

Configuració dels comptes d’enllaç

Contasol permet relacionar la utilització de determinats comptes amb l’inici de diferents processos. L’accés a la configuració d’aquests comptes d’enllaç apareix al menú Configuracions> Comptes d’enllaç (vegeu figura).

Figura Configuració dels comptes d’enllaç

A la finestra de Comptes d’enllaç hi ha diferents apartats on s’indiquen els comptes creats o utilitzats en el llibre diari que permeten iniciar un procés relacionat. Per exemple, el fitxer de clients, proveïdors i immobilitzat es pot relacionar amb els seu comptes oficials, perquè al crear un compte auxiliar pertanyent a qualsevol d’aquests comptes oficials el programa possibiliti l’opció d’accedir a la seva fitxa (vegeu figura).

Figura Apartats de Comptes d’enllaç

Per exemple, si creeu un compte d’un nou proveïdor el programa pregunta si voleu crear també la seva fitxa. Aquest procés enllaçat es produeix perquè a l’apartat de Fitxer de proveïdors de la finestra Comptes d’enllaç heu introduït el compte 400. El mateix passarà amb el fitxer de clients i el d’immobilitzat respecte dels comptes, o subgrups comptables en cas de l’immobilitzat, introduïts en els seus respectius apartats de la finestra Comptes d’enllaç.

També es poden configurar els comptes que permetran obrir els llibres d’IVA quan els utilitzem en el llibre diari (vegeu figura).

Figura Comptes d’enllaç per a comptes d’IVA

Si a l’apartat Llibre d’IVA suportat hi ha el compte 400 i està configurat a la finestra Entrada d’apunts> Processos enllaçats> Pregunta> Activa el llibre d’IVA/IGIC suportat a l’usar ct. de prov./creditor, quan utilitzeu, per exemple, el compte 4000000 corresponent al proveïdor Les Cols, el programa preguntarà si voleu obrir el llibre d’IVA suportat perquè quedi registrada la informació de l’assentament al llibre d’IVA suportat.

Introducció d’assentaments

Accediu a la introducció dels assentaments mitjançant la pestanya Diari> Diari> Introducció d’assentaments. També s’hi pot accedir mitjançant la combinació de tecles Ctrl+A (vegeu figura).

Figura Introducció d’assentaments

La finestra Introducció d’assentaments està dividida en dues parts. La part superior ofereix la possibilitat de visualitzar directament els últims assentaments creats o modificats, l’extracte del compte que s’està introduint, el balanç de sumes i saldos o el saldo del compte (vegeu figura). A la zona esquerra de la finestra podeu seleccionar els límits a tenir en compte durant la consulta.

Figura Introducció d’assentaments

L’entrada d’apunts al llibre diari s’efectua mitjançant assentaments independents que es diferencien per la data o el nombre d’assentament. És possible introduir assentaments 365 dies de l’any i desar 99.999 assentaments per dia. Cada assentament pot contenir fins a un màxim de 999 apunts, però el més recomanable és utilitzar un assentament per document representatiu d’una operació. D’aquesta manera, la gestió de les consultes i modificacions és més còmoda i àgil.

Per tancar la introducció d’assentaments cliqueu sobre la icona de Tancar o la tecla Esc.

Assentament manual

La introducció manual d’un assentament requereix la informació de la figura:

Figura Informació per a introducció d’assentament

  • Diari: indica el llibre diari en el qual es registrarà l’assentament. Si treballeu amb més d’un llibre diari, podeu seleccionar-lo en aquest apartat.
  • Data: indica la data de registre de l’operació. S’ha d’introduir en format DDMMAA, però podeu ometre l’any i el programa el generarà automàticament. El rang de dates ha d’estar entre la data d’inici i i la data de finalització de l’exercici comptable.
  • Assentament: Contasol emet un nombre d’assentament de manera automàtica que s’utilitzarà únicament per accedir posteriorment a l’assentament i poder modificar-lo, consultar-lo o eliminar-lo. En el moment de generar el llibre diari oficial el programa assigna nombres d’assentament seqüencials correlatius ordenats per data.

Obriu la comptabilitat de l’empresa IOC SL amb l’assentament d’obertura al llibre diari general en data 1 de desembre de 2018. Una vegada introduïda la data, premeu Enter i el cursor se situarà sobre el camp Assentament (vegeu figura).

Figura Camp Assentament

Amb el cursor en el camp Assentament, torneu a prémer Enter i el programa generarà el número automàtic de l’assentament i activarà la part corresponent als apunts de l’assentament (vegeu figura).

Figura Part corresponent als apunts de l’assentament

Introduïu el primer apunt de l’assentament d’obertura. Els camps a completar són: Compte Concepte, Deure i Haver.

  • Compte: introduïu el compte 5720000. Si coneixeu el compte a introduir, no és necessari teclejar totes les xifres del codi, ja que n’hi ha simplement introduint els primers 3 dígits, un punt i l’últim dígit del codi del compte. Amb el codi del compte introduït, a la part de baix de la finestra apareixerà la informació al compte, així com informació sobre els imports totals de l’assentament i el seu possible desquadrament (vegeu figura). Per saltar d’un camp a un altre dins de l’apunt de l’assentament premeu Enter.
Figura Introducció d’assentaments
  • Concepte: introduïu el motiu de l’assentament. La descripció ha de ser breu però prou explícita perquè després pugui ser identificat.
  • Deure: introduïu l’import pel qual carregueu el compte. Els imports s’han d’introduir sense separador de milers i utilitzant la coma per indicar la part decimal. Premeu Enter i s’activarà el camp Compte del següent apunt de l’assentament (vegeu figura). Introduïu el compte de la contrapartida corresponent a l’assentament de l’exemple: 1000000 Capital social. El concepte es repetirà automàticament, ja que així ho heu configurat, encara que podeu editar-lo si és necessari.
Figura Camp Compte
  • Haver: per passar del camp Deure al camp Haver i viceversa simplement premeu la tecla Enter. Fixeu-vos que abans de passar a la tercera línia de l’assentament la part inferior de la finestra mostra un desquadrament de 10.000 EUR (vegeu figura), però quan cliqueu Enter i passeu al següent apunt la informació del desquadrament ha desaparegut i els imports carregats i abonats són els mateixos (vegeu figura).
Figura Desquadrament d’assentament
Figura Assentament quadrat

Amb tots els apunts de l’assentament introduïts i comprovat que l’assentament està quadrat, esteu en disposició de tancar-lo i desar-lo. Per tancar i desar l’assentament premeu Esc (vegeu figura).

Figura Apartat consultes assentaments

Quan tanqueu i deseu l’assentament, la seva informació apareix automàticament a la part de consultes i el cursor se situa en el camp Assentament mantenint la mateixa data introduïda en l’últim assentament registrat.

Automatisme de factures emeses i rebudes

La comptabilització d’una factura de compra o venda implica dos processos:

  1. Registre al llibre diari de l’assentament de l’operació, que ha d’incloure l’apunt al client/deutor o proveïdor/creditor, l’apunt per l’import de l’ingrés/venda o despesa/compra i l’apunt de l’import de l’IVA repercutit o suportat.
  2. Registre al llibre de l’IVA repercutit/factures emeses o de l’IVA suportat/factures rebudes, on s’han de desar les dades de la factura.

Contasol permet automatitzar aquest procés d’introducció d’assentaments de vendes i compres de forma ràpida i senzilla des de la finestra d’Introducció d’assentaments.

Assentament automàtic de factures rebudes

Per al registre comptable d’una factura rebuda s’han de seguir els passos següents:

  1. Crear l’apunt al proveïdor o creditor per l’import total de la factura.
  2. Emplenar el registre de l’IVA suportat que el programa obre de forma automàtica.
  3. Seleccionar el compte o els comptes de compra/despesa als quals fa referència l’operació.

Una vegada emplenats aquests tres passos, el programa genera la resta de l’assentament de manera automàtica i desa, també automàticament, al llibre d’IVA suportat/factures rebudes la informació corresponent a l’operació.

Vegeu el procediment descrit a partir d’un exemple d’una operació de compra al tipus d’IVA general:

  • Proveïdor: 40000000 Les Cols
  • Data: 05/12/18
  • Núm. fra.: 367/18
  • Total factura: 1.600 EUR

Els passos a seguir són els següents:

1. Accediu a la finestra d’introducció d’assentaments i introduïu la data. Quan premeu la tecla Enter el cursor se situa sobre el camp Assentament i quan la torneu a prémer de manera automàtica es genera el nombre de l’assentament i s’activa el camp Compte del primer apunt de l’assentament (vegeu figura).

Figura Assentament de compra I

2. Introduïu el codi del compte del proveïdor. Perquè l’automatisme del registre de l’apunt d’IVA al llibre diari i al llibre d’IVA suportat/factures rebudes funcioni correctament, és necessari que el primer apunt sigui el del proveïdor/creditor. Empleneu també el tex del camp Concepte i aboneu l’import total de la factura (vegeu figura).

Figura Assentament de compra II

3. Amb l’import total de factura introduït, premeu Enter i el programa preguntarà, si així ho heu configurat, si voleu registrar l’operació al llibre d’IVA (vegeu figura).

Figura Finestra d’avís del registre d’IVA

4. Quan accepteu registrar l’operació al llibre d’IVA s’obrirà la finestra Nou registre d’IVA suportat. Hi apareixen automàticament totes les dades necessàries per al registre al llibre d’IVA suportat/factures rebudes. Únicament heu d’introduir al camp Identificador de factura el nombre de la factura i comprovar que la resta de dades són correctes (vegeu figura).

Figura Nou registre d’IVA suportat

5. Acceptada la informació de la finestra Nou registre d’IVA suportat, Contasol mostrarà la finestra d’Assentament automàtic d’IVA/IGIC. Introduïu-hi el compte o els comptes de compra/despesa, ja que Contasol permet utilitzar-ne fins a tres. També heu de comprovar que els comptes d’IVA són els correctes (vegeu figura).

Figura Assentament automàtic d’IVA/IGIC

Fixeu-vos que en aquest cas el compte de despesa que apareix per defecte és el 6000000, ja que així ho heu configurat abans. Si fos necessari distribuir la compra/despesa en més d’un compte, podríeu editar l’import del primer compte i, a continuació, introduir la resta de comptes necessaris (fins a tres) amb els imports a carregar.

6. Amb la informació de la finestra Assentament automàtic d’IVA/IGIC introduïda i comprovada, podeu acceptar-la. Contasol generarà de manera automàtica els apunts corresponents a l’IVA i a la despesa en el llibre diari. Podeu observar també que l’assentament està quadrat (vegeu figura).

Figura Assentament de compra III

7. Quan tanqueu l’assentament, aquest queda desat i es mostra a la part de consultes de la finestra Introducció d’assentaments (vegeu figura).

Figura Assentament de compra registrat

8. També es genera de manera automàtica el registre al llibre d’IVA suportat/factures rebudes. Podeu accedir al llibre des de la pestanya Diari> IVA/IGIC> Suportat (vegeu figura).

Figura IVA/IGIC suportat

Quan premeu l’opció Suportat apareix la finestra Selecció, on, una vegada introduïts els criteris de cerca i acceptats, apareix la finestra de Llibre d’IVA suportat amb els registres que conté (vegeu figura).

Figura Llibre d’IVA suportat

Assentament automàtic de factures emeses

El registre d’operacions corresponents a factures emeses és similar al descrit per a les factures rebudes. Els passos a seguir són:

  1. Crear l’apunt al client o deutor per l’import total de la factura.
  2. Emplenar el registre de l’IVA repercutit que el programa obre de forma automàtica.
  3. Seleccionar el compte o els comptes de venda/ingrés als quals fa referència l’operació.

Una vegada fets aquests tres passos, el programa genera la resta de l’assentament de manera automàtica i desa, també automàticament, al llibre d’IVA repercutit/factures emeses la informació corresponent a l’operació.

Vegeu el procediment descrit a partir d’un exemple d’una operació de venda al tipus d’IVA general:

  • Client: 43000000 Tres Caps SL
  • Data: 10/12/18
  • Núm. fra.: 001/18
  • Total factura: 2.541 EUR

Els passos a seguir són els següents:

1. Accediu a la finestra d’introducció d’assentaments i introduïu la data. Quan premeu la tecla Enter el cursor se situa sobre el camp Assentament i quan la torneu a prémer de manera automàtica es genera el número de l’assentament i s’activa el camp Compte del primer apunt de l’assentament.

2. Introduïu el codi del compte del client. Recordeu que perquè l’automatisme del registre de l’apunt d’IVA al llibre diari i al llibre d’IVA repercutit/factures emeses funcioni correctament és necessari que el primer apunt a introduir a l’assentament sigui el del client/deutor. Completeu també el text del camp Concepte i carregueu l’import total de la factura (vegeu figura).

Figura Assentament de venda I

3. Amb l’import total de factura introduït, premeu Enter i el programa preguntarà, perquè així ho heu configurat, si voleu registrar l’operació al llibre d’IVA (vegeu figura).

Figura Finestra d’avís registre d’IVA

4. Accepteu registrar al llibre d’IVA i s’obrirà la finestra Nou registre d’IVA repercutit. Hi apareixen automàticament totes les dades necessàries per al registre al llibre d’IVA repercutit/factures emeses. Únicament heu d’introduir al camp Identificador de factura el número de la factura i comprovar que la resta de dades són correctes (vegeu figura).

Figura Nou registre d’IVA repercutit

5. Aceptada la informació de la finestra Nou registre d’IVA repercutit, Contasol mostra la finestra Assentament automàtic d’IVA/IGIC. Introduïu el compte o els comptes de venda/ingrés que corresponguin, Contasol permet utilitzar-ne fins a tres (vegeu figura).

Figura Assentament automàtic d’IVA/IGIC

Fixeu-vos que en aquest cas el compte d’ingrés que apareix per defecte és el 7000000, ja que així ho heu configurat. Si fos necessari distribuir la venda/ingrés en més d’un compte, podeu editar l’import del primer compte i, a continuació, introduir la resta de comptes necessaris (fins a tres) amb els imports a abonar.

6. Amb la informació de la finestra Assentament automàtic d’IVA/IGIC introduïda i comprovada, podeu acceptar-la. Contasol genera de manera automàtica al llibre diari els apunts corresponents a l’IVA i a l’ingrés. Observeu que l’assentament està quadrat (vegeu figura).

Figura Assentament de venda II

7. Quan tanqueu l’assentament, queda desat i es mostra a la part de consultes de la finestra Introducció d’assentaments (vegeu figura).

Figura Assentament de venda registrat

8. També es genera de manera automàtica el registre al llibre d’IVA repercutit/factures emeses. Podeu accedir-hi des de la pestanya Diario> IVA/IGIC> Repercutit (vegeu figura).

Figura IVA/IGIC repercutit

Quan premeu l’opció Suportat apareixerà la finestra Selecció, on, una vegada introduïts els criteris de cerca i acceptats, apareix la finestra Llibre d’IVA repercutit amb els registres que conté (vegeu figura).

Figura Llibre d’IVA repercutit

Utilitats dels assentaments

Dins de Diari> Consultats hi ha la icona Diari (figura). Aquesta icona mostra la finestra Consulta de diari (vegeu figura).

Figura Diari

El filtres de la part esquerra de la finestra permeten realitzar consultes de tots els assentaments dels diferents llibres diaris. Les icones del grup Accions permeten les accions següents per qualsevol assentament seleccionat:

  • Activar-lo en la finestra d’introducció d’assentaments per poder modificar-lo.
  • Incloure una observació i/o modificar una observació introduïda prèviament.
  • Incloure una imatge associada a l’assentament seleccionat i/o visualitzar la imatge introduïda prèviament.
Figura Consulta de diari

Disposeu una sèrie de combinacions de tecles per realitzar diferents processos:

  • Alt+Supr: elimina l’apunt seleccionat.
  • Ctrl+Supr: elimina l’assentament seleccionat.
  • Ctrl+B: activa la finestra de cerca.
  • Ctrl+F: permet filtrar dades de la vista actual entre dates.
  • Ctrl+I: permet filtrar dades de la vista actual per import.
  • Ctrl+C: permet filtrar dades de la vista actual per concepte.
  • Ctrl+D: permet filtrar dades de la vista actual per document.
  • Ctrl+T: permet filtrar dades de la vista actual entre codis de comptes.

També dins del grup Consultes disposeu de la icona Saldos (vegeu figura) des d’on podeu executar les opcions Saldos, Saldos mensuals i Saldos mensuals per columnes (vegeu figura).

Figura Saldos
Figura Menú desplegable de Saldos

L’opció Saldos mostra en pantalla per a cada compte la suma del deure, l’haver i el saldo generat per moviments existents en un interval de temps. Els filtres de la part esquerra de la finestra permeten configurar les diferents opcions de cerca (vegeu figura).

Figura Balanç de sumes i saldos

L’opció de Saldos mensuals mostra en pantalla els saldos acumulats del deure i l’haver i el saldo mensual arrossegat del compte seleccionat, mentre que l’opció Saldos mensuals per columnes permet visualitzar per pantalla els saldos mensuals, el saldo arrossegat i els sumatoris del deure i l’haver del rang de comptes seleccionats (vegeu figura).

Figura Saldos mensuals

A la pestanya Diari, dins del grup Útils, la icona d’Eines té un menú desplegable amb diferents opcions que permet diferents operacions relacionades amb els assentaments introduïts (vegeu figura).

Figura Menú desplegable d’Eines

Gestió de l'immobilitzat

Des de la pestanya Inventari és possible controlar tota la gestió de l’immobilitzat de l’empresa (vegeu figura).

Figura Inventari

Contasol organitza la pestanya Inventari en cinc grups. Els mínims necessaris per poder gestionar l’immobilitzat són: Amortització, Comptabilitat i Configuració.

Fitxer de l’immobilitzat

El grup Immobilitzat conté el fitxer de béns de l’empresa (vegeu figura).

Figura Immobilitzat

Quan hi accediu us mostra la finestra següent (vegeu figura):

Figura Fitxer de béns

En el grup de Manteniment hi ha el botó Nou mitjançant el qual accediu a la finestra de Creació d’immobilitzat. HI podeu introduir la informació necessària per donar d’alta l’immobilitzat a Contasol (vegeu figura).

Aquesta finestra s’usa per donar d’alta l’immobilitzat de l’empresa. El més habitual és accedir-hi des del propi llibre diari quan introduïu el compte de l’immobilitzat. Els principals camps d’aquesta finestra són:

  • Codi: correspon a un identificador intern del programa. Podeu deixar el camp a valor zero i el programa generarà un codi de manera automàtica.
  • Descripció: cal escriure el nom del bé, que normalment coincideix amb el nom del compte comptable.
  • Grup d’amortització: accediu al fitxer de grups d’amortització per seleccionar el que correspongui a l’immobilitzat. Aquesta informació és importat perquè el programa pugui calcular correctament l’amortització de l’immobilitzat.
  • Data de compra: correspon a la data d’incorporació de l’immobilitzat al patrimoni de l’empresa. Igual que amb el grup d’amortització, aquesta informació és importat perquè el programa pugui calcular correctament l’amortització de l’immobilitzat.
  • Preu de compra: correspon a l’import d’adquisició de l’immobilitzat.
  • Proveïdor: és el codi del compte corresponent al proveïdor d’immobilitzat.
  • Compte d’immobilizat: és el codi del compte corresponent a l’immobilitzat.
  • Compte d’amortització acumulat: és el codi del compte corresponent a l’amortització acumulada de l’immobilitzat.
  • Compte de dotació d’amortizació: és el codi del compte corresponent al compte de despesa de l’amortització.
Figura Creació d’immobilitzat

Igual que passa amb el camp Grup d’amortització, els camps de Data de compra i Preu de compra són importats perquè el programa pugui calcular correctament l’amortització de l’immobilitzat.

Grups d’amortització

Els grups d’amortització ajuden a la introducció de les dades al fitxer d’immobilitzat. Accediu-hi des de la pestanya Inventari> Configuració> Grups d’amortització (vegeu figura).

Figura Grups d’amortització

Aquesta finestra mostra el fitxer que per defecte és genèric per a totes les empreses creades en el programa. També permet configurar un ús independent dins de la fitxa de cada empresa (vegeu figura).

Figura Grups d’amortització

També podeu crear nous grups d’amortització i modificar els existents. Per accedir a un grup d’amortització existent i modificar-lo seleccioneu-lo i cliqueu la icona Modificar del grup Manteniment de la finestra Grups d’amortització. Hi podeu accedir, per exemple, amb codi 01 (vegeu figura).

Per a cada grup d’amortització s’ha de tenir present el següent:

  • Cal assignar un codi de fins a quatre dígits.
  • En el camp Tipus d’amortització podeu triar entre les opcions d’amortització per temps, per percentatge o manual.
  • El camp Temps d’amortització està condicionat en funció de l’opció triada a Tipus d’amortització. Per a amortització per temps cal indicar l’any, per al tipus d’amortització per percentatge s’ha d’indicar el percentatge d’amortització anual, i per al tipus d’amortització manual el camp ha d’estar inactiu.
  • En els camps Compte d’amortització acum. i Compte de dotació d’amortització cal indicar els comptes corresponents. Aquests comptes són els mateixos que apareixen per defecte a la fitxa de l’immobilitzat quan trieu cadascun dels grups d’amortització. Contasol permet modificar-los per a cada bé si és necessari.
Figura Modificació de Grups d’amortització

Registre d'adquisició d’immobilitzat

Vegeu tot el procés d’adquisició d’un immobilitzat a partir d’un exemple. Accediu a la finestra d’introducció d’assentaments per registrar una operació de compra d’immobilitzat. Les dades de l’operació són les següents:

  • Proveïdor d’immobilitzat: 5230000 InfoTech
  • Data: 01/12/18
  • Fra. núm.: 234/18
  • Import de la factura: 8.107 EUR (IVA 21% inclòs)
  • Conceptes facturats: programari de gestió integral valorat en 1.200 EUR i ordinador iMac Pro valorat en 5.500 EUR

Per al registre de l’operació heu de seguir el procés descrit en el procés automàtic de factures rebudes. Quan introduïu a la primera línia de l’assentament el compte del proveïdor d’immobilitzat, el programa informa que el compte no existeix i preguntarà si voleu crear-lo (vegeu figura).

Figura Avís de compte inexistent

En crear el compte, el programa pregunta si voleu obrir la fitxa del proveïdor, perquè en el moment de configurar els comptes d’enllaç heu inclòs el compte oficial 523 dins de l’apartat Fitxer de proveïdors (vegeu figura).

Figura Avís d’obertura de fitxa de proveïdor

A la finestra Nou proveïdor introduïu les dades tal com es mostren a figura

Figura Nou proveïdor

Quan accepteu la informació de la finestra, el cursor se situarà al camp Concepte del llibre diari. Introduïu el text del concepte i aboneu al compte 5230000 l’import total de la factura (vegeu figura).

Figura Assentament de compra d’immobiltzat

Amb l’import total de la factura introduït, premeu Enter i el cursor passarà directament al camp Compte de la segona línia de l’assentament sense preguntar si voleu registrar l’operació al llibre d’IVA. Aquest procés no es fa de manera automàtica perquè a la configuració dels comptes d’enllaç no heu inclòs el compte oficial 523 dins de l’apartat Llibre d’IVA suportat (vegeu figura).

Figura Comptes d’enllaç

Podeu incloure aquest compte sense necessitat de sortir del llibre diari. Amb el cursor en el camp Compte de la segona línia de l’assentament cliqueu la pestanya Escriptori (vegeu figura).

Figura Pestanya Escriptori

Accediu a la pantalla principal des d’on obrir el configurador dels comptes d’enllaç (vegeu figura).

Figura Accés a configuració de comptes d’enllaç

A la finestra de Comptes d’enllaç> Llibre d’IVA suportat afegiu el compte 523 i accepteu (vegeu figura).

Figura Comptes d’enllaç

Torneu a la finestra d’introducció d’assentaments i amb el cursor al camp d’haver de la primera línia de l’assentament, premeu Enter. El programa preguntarà si voleu registrar l’operació al llibre d’IVA (vegeu figura).

Figura Avís de registre

Accepteu registrar al llibre d’IVA i s’obrirà la finestra Nou registre d’IVA suportat. Hi apareixen automàticament totes les dades necessàries per al registre al llibre d’IVA suportat/factures rebudes. Només heu d’introduir al camp Identificador de factura el número de la factura, marcar l’opció Bé d’inversió i comprovar que la resta de dades són correctes (vegeu figura).

Figura Nou registre d’IVA suportat

Contasol mostra la finestra Assentament automàtic d’IVA/IGIC on introduir els comptes d’immobilitzat que corresponguin. Introduïu primer el compte 2060000 corresponent al programa de gestió integral per import de 1.200 EUR i per a l’ordinador introduïu el compte 2170000 per import de 5.500 EUR (vegeu figura).

Figura Assentament automàtic d’IVA/IGIC

Quan accepteu la informació introduïda a la finestra Assentament automàtic d’IVA/IGIC el programa inicia el procés de complementació de la resta de l’assentament. Quan s’insereix automàticament el primer dels comptes d’immobilitzat, el programa demana, perquè així ho teniu configurat, si voleu registrar el bé al llibre d’inventari (vegeu figura).

Figura Avís de registre al llibre d’inventari

Quan accepteu, s’obrirà la finestra Creació d’immobilitzat. En accedir a la fitxa del llibre d’immobilitzat corresponent al compte auxiliar 2060000, part de la informació ja apareixerà (vegeu figura).

Figura Creació d’immobilitzat

Aquest compte 2060000 no està creat al pla de comptes de l’empresa. Podeu crear-lo accedint-hi mitjançant el botó Compte d’immobilitzat (vegeu figura).

Figura Creació d’un nou compte

Amb el compte d’immobilitzat ja creat, introduïu la resta de la informació per poder gestionar correctament l’immobilitzat.

  • Codi: deixeu el valor que proposa el programa per defecte.
  • Descripció: introduïu una petita descripció del bé (en aquest cas, programari de gestió integral).
  • Grup d’amortització: accediu a la finestra clicant el botó Grup d’amortització per crear un nou grup. A la finestra Buscar grup d’amortització premeu la tecla Enter i apareixeran tots el grups que per defecte incorpora el programa al crear l’empresa. En aquest cas, com que voleu crear un nou grup heu de clicar sobre el botó Nou (vegeu figura). Configureu el grup d’amortització amb els següents paràmetres:
    • Codi del grupo: un bon sistema per recordar el valor dels diferents codis és utilitzar el tres primers dígits dels comptes comptables oficials als quals s’assignarà el grup. En aquest cas, introduïu el codi 206.
    • Número del grup: podeu utilitzar el nom del compte comptable oficial: Aplicacions informàtiques.
    • Tipus d’de amortització: opteu per l’opció de percentatge.
    • Amortització anual: indiqueu un 20%.
    • Amortitzacions/Any: opteu per fer una amortització anual.
    • Compte d’amortització acum. i Compte de dotació d’amortització: deixeu-ho en blanc, ja que es registrarà l’amortització amb un assentament per a cada bé. En el cas de registrar un assentament resum per a tots els béns d’aquest grup d’amortització, en aquest camp caldria introduir els comptes a utilitzar (vegeu figura). Accepteu la informació introduïda a la finestra Nou grup d’amortització i amb el nou grup seleccionat (en blau) feu doble clic a sobre i queda seleccionat a la finestra Creació d’immobilizat.
Figura Buscar grup d’amortització
Figura Nou grup d’amortització
  • Naturalesa: trieu entre immobilitzacions intangibles, tangibles i immobiliàries. En aquest cas, és un immobilitzat intangible.
  • Compte d’amortització acum.: introduïu el compte auxiliar 2806000 Amort. Acum. Programari de gestió integral. Creeu el compte seguint el mateix procediment per al compte auxiliar del bé d’immobilitzat.
  • Compte de dotació d’amortització: introduïu el compte auxiliar 6800000 Amortització Imm. Intangible. Creeu el compte seguint el mateix procediment per al compte auxiliar del bé d’immobilitzat (vegeu figura).
Figura Guarda i tanca

Amb la informació introduïda, cliqueu la icona Guarda i tanca i el programa introduirà el compte auxiliar del bé d’immobilitzat al llibre diari i el compte auxiliar del segon bé d’immobilitzat introduït prèviament a la finestra Assentament automàtic d’IVA/IGIC. Tornarà a demanar si voleu registrar l’immobilitzat al llibre d’inventari (vegeu figura).

Figura Avís de registre al llibre d’inventari

El procés és el mateix que per al programari de gestió integral. En aquest cas, el grup d’amortització és el codi 217 Equips per al procés de la informació, amb una amortització anual amb un percentatge del 20%. A la finestra de Creació d’immobilitzat la informació que falta per introduir és:

  • Naturalesa: immobilitzat material
  • Compte d’immobilitzat: 2170000 iMac Pro
  • Compte d’amortització acumulada: 2817000 Amortització acum. iMac Pro
  • Compte de dotació d’amortització: 6810000 Amortització imm. material

Recordeu que aquests tres comptes s’han de crear seguint el mateix procediment que per dobar d’alta el programari de gestió (vegeu figura).

Figura Creació d’immobilitzat

Quan cliqueu la icona Guarda i tanca, el programa introduirà el compte auxiliar del bé d’immobilitzat al llibre diari. Amb tots els apunts de l’assentament ja introduïts, comproveu que està quadrat i podeu desar-lo (vegeu figura).

Figura Assentament de compra d’immobilitzat

Liquidacions d’IVA

A la pestanya Diari> IVA/IGIC hi ha l’opció Acumulats. Aquesta opció disposa d’un menú desplegable on hi ha les Liquidacions (vegeu figura).

Figura Accés a les liquidacions d’IVA

Aquesta opció permet accedir al fitxer de liquidacions d’IVA, des d’on podeu generar les diferents liquidacions de l’impost (vegeu figura).

Figura Opció “Liquidaciones“

Generació de liquidació d’IVA

Els passos a seguir per generar una liquidació d’IVA són els següents:

1. La icona Nou de la finestra Liquidacions d’IVA/IGIC permet accedir a la finestra de generació de la liquidació (vegeu figura).

Figura Accés a la generació de la liquidació

2. Seleccioneu el període a calcular. Contasol també disposa de l’opció per introduir manualment les dates d’inici i final del període. En aquest cas, opteu per generar la liquidació del quart trimestre de 2018 (vegeu figura).

Figura Període de liquidació

3. Cliqueu Calcular perquè el programa generi els acumulats dels diferents apartats de la liquidació (vegeu figura). Contasol informa de la necessitat d’introduir la informació manual al peu de la liquidació que no és calculada pel programa. Podeu introduir aquesta informació posteriorment amb l’opció Introduir informació manual de la finestra Nova liquidació d’IVA/IGIC. Opteu per no introduir la informació (vegeu figura).

Figura Calcular nova liquidació d’IVA/IGIC
Figura Avís de liquidació calculada

4. La finestra Nova liquidació d’IVA/IGIC mostra la informació corresponent a la liquidació del període seleccionat (vegeu figura). A la dreta de la finestra es poden consultar per mesos els saldos dels comptes 472 i 477 existents en la comptabilitat, així com els comptes 470 i 475, que permetran trobar els imports anteriors pendents de liquidar o compensar.

Figura Nova liquidació d’IVA/IGIC

5. Una vegada revisada i acceptada la informació de la finestra, la liquidació es genera i està disponible a la finestra Liquidacions d’IVA/IGIC (vegeu figura).

Figura Liquidacions d’IVA/IGIC

Assentament de liquidació d’IVA

Generada la liquidació d’IVA, ja es pot procedir al seu registre al llibre diari. El procés del registre de l’assentament de la liquidació d’IVA és el següent:

1. Des de la finestra Liquidacions d’IVA/IGIC i amb la liquidació seleccionada, cliqueu el grup Accions> Genera assentament (vegeu figura).

Figura Genera assentament

2. Accediu a la finestra Assentament de liquidació d’IVA/IGIC (vegeu figura). En el camp Assenta al diari indiqueu el llibre diari on voleu registrar l’assentament, i en el camp Data de l’assentament seleccioneu la data de meritació de l’assentament. En aquest cas, el llibre diari és el general i la data és el 31/12/18. Podeu editar el camp Concepte de l’ assentament per incloure, per exemple, el període de liquidació (vegeu figura).

Figura Assentament de liquidació d’IVA/IGIC
Figura Assentament de liquidació d’IVA/IGIC emplenat

3. Reviseu i accepteu la informació de la finestra i el programa informarà que s’ha generat l’assentament (vegeu figura).

Figura Avís d’assentament de liquidació d’IVA

4. Podeu comprovar que l’assentament ha quedat registrat a Diari> Consultas> Diari. Amb l’opció Tots marcada, cliqueu el botó Veure i en pantalla apareixen tots els assentaments registrats, on hi ha l’assentament de la liquidació d’IVA del quart trimestre (vegeu figura).

Figura Assentament de liquidació d’IVA registrat

Amortització de l’immobilitzat

A la pestanya Inventari > Immobilitzat hi ha la icona Fitxer de béns mitjançant el qual podeu accedir al llistat de béns d’immobilitzat (vegeu figura).

Figura Accés al fitxer de béns

Si feu doble clic sobre qualsevol dels béns d’immobilitzat, accediu a la finestra Modificació d’immobilitzat. Si cliqueu Mostra, disposeu de la icona Desglossament de l’amortització (vegeu figura).

Figura Modificació d’immobilitzat

En el camp Inici/Final de l’amortització apareix per defecte la data en la qual s’ha registrat comptablement l’adquisició de l’immobilitzat. A partir d’aquesta i de les característiques del grup d’immobilitzat associat al bé, el programa calcula la data final d’amortització. Si la data d’inici de l’amortització és posterior a la data d’adquisició, podeu editar en aquest camp la data en la qual l’immobilitzat entrarà en funcionament i el programa recalcularà la data de finalització de l’amortització.

Per donar de baixa l’immobilitzat, marqueu l’opció Baixa del bé. Aquesta opció habilita el camp associat on indicar la causa, la data de la baixa i, si és el cas, l’import associat a la baixa. Les possibles causes de baixa es poden editar des de la pestanya Inventari> Configuració> Causes de baixa (vegeu figura).

Figura Causes de baixa

Els passos a seguir per a l’amortització i el registre de l’amortització són generar l’amortització i realitzar el registre dels assentaments de l’amortització.

Generació de l’amortització

A la pestanya Inventari> Amortització hi ha la icona Amortització mitjançant la qual podeu iniciar el procés de generació de l’amortització de l’immobilitzat (vegeu figura).

Figura Icona Amortització

La finestra que es mostra si cliqueu la icona Amortització és la de Generació automàtica d’amortització (vegeu figura).

Figura Generació automàtica d’amortització

Introduïu els codis del primer i l’últim bé d’immobilitzat a amortitzar. Aquests codis són els que figuren a la fitxa de cada bé. També els podeu consultar clicant la icona Fitxer de béns (vegeu figura).

Figura Fitxer de béns

Introduïts els codis dels béns a amortitzar, accepteu les dades i el programa començarà amortitzar els béns seleccionats. Finalment el programa informarà que el procés ha finalitzat (vegeu figura).

Figura Generació de l’amortització

Registre comptable de l’amortització

L’opció per al registre comptable de l’amortització es troba a la pestanya Inventari> Amortització> Comptabilitat, icona Dotación (vegeu figura).

Figura Dotació

La icona Dotació obre la finestra Generació d’assentaments de dotació. Introduïu-hi les dades necessàries per al registre comptable de l’amortització (vegeu figura).

Figura Generació d’assentaments de dotació

Els camps mínims a editar són:

  • Primer immobilitzat a assentar: introduïu el codi del primer immobilitzat del qual voleu realitzar el registre comptable.
  • Últim immobilitzat a assentar: introduïu el codi de l’últim immobilitzat del qual voleu realitzar el registre comptable.
  • Assenta al diari: seleccioneu el llibre diari en el qual voleu registrar l’amortització.
  • Tipus d’assentament: podeu seleccionar entre un assentament d’amortització per a cadascun dels béns d’immobilitzat seleccionats o agrupar el registre comptable de l’amortització de tots els elements a amortitzar en un únic assentament resum.

Acceptades les dades introduïdes, el programa informarà de la generació dels assentaments d’amortització corresponents i, seguidament, de la generació dels assentaments (vegeu figura).

Figura Avís de generació d’assentametns d’amortització

Podeu comprovar mitjançant la icona Diari del grup Consultes de la pestanya Diari l’existència dels assentaments d’amortització (vegeu figura).

Figura Consulta de diari

Consultes per pantalla i impressions oficials

Contasol facilita la possibilitat de fer en tot moment qualsevol tipus de consulta. També disposa d’una pestanya específica per generar documentació de caràcter oficial per lliurar a les diferents administracions públiques.

Consultes per pantalla

A la pestanya Diari> Consultes apareixen les diferents opcions per a les consultes per pantalla (vegeu figura).

Figura Grup Consultes

Vegeu el funcionament de la icona Finestra auxiliar (vegeu figura).

Figura Finestra auxiliar

Aquesta icona genera un finestra de consultes coexistent simultàniament amb altres opcions del programa i permet el seu ús en altre monitor independent (vegeu figura).

Figura Finestra de consultes

Aquesta finestra disposa de diferents opcions que poden variar en funció del tipus de consulta. Per exemple, les consultes sobre el llibre diari i el balanç de sumes i saldos. Al grup Consultes hi ha de la icona Diari de moviments, que permet les consultes sobre els assentaments introduïts (vegeu figura).

Figura Diari de moviments

A l’esquerra de la pantalla hi ha els filtres. El filtre Dates permet triar entre les diferents opcions predeterminades i el filtre Diari permet filtrar les consultes en funció dels diferents llibres diaris existents (vegeu figura).

Figura Consulta de diari

La icona Modifica del grup Accions permet accedir a l’assentament del llibre diari per poder realitzar les modificacions necessàries (vegeu figura).

Figura Icona Modifica

Al grup Vista hi ha les icones Busca i Filtre. Aquestes icones permeten cercar un assentament en concret o realitzar un filtre d’assentaments a consultar (vegeu figura).

Figura Vista

Al grup Consultes hi ha la icona Balanç de sumes i saldos que permet una consulta d’aquest tipus de balanç generat a partir dels tres filtres existents: dates, compte i diari (vegeu figura).

Figura Balanç de sumes i saldos

Per a consultes sobre el llibre major aneu a Diari> Consultes> Major (vegeu figura).

Figura Consultes

La finestra a la qual accediu per fer consultes sobre el llibre major és similar a les esmentades. A l’esquerra de la pantalla disposeu de quatre filtres per generar la consulta: dates, compte, altres filtres i diari (vegeu figura).

Figura Extracte de moviments

Teniu accés aquesta mateixa finestra de consultes del llibre major des de la icona Extracte de moviments del grup Consultes (vegeu figura).

Figura Extracte de moviments

Impressions oficials

Des d’Impressió oficial podeu imprimir els llibre comptables i els informes anuals. També podeu, si heu configurat correctament el programa i introduït la informació necessària, imprimir i els models d’IVA i IRPF que s’han de presentar a l’Administració pública (vegeu figura).

Figura Impressió oficial

Finestra d’emissió de llibres i informes

Quan genereu qualsevol llibre o informe, la finestra que es mostra és com la figura:

Figura Diari de moviments oficial

A la barra d’opcions situada a l’esquerra de la finestra es pot triar com emetre l’informe així com accedir al fitxer d’impressores i a la finestra d’opcions d’impressió, des d’on establir les diferents configuracions comunes per a tots els informes.

  • Barra d’opcions/-100
  • Barra d’opcions

A la part central de la finestra hi ha diferents apartats per configurar diferents opcions de l’informe. Els més rellevants són:

  • Apartat Opcions. Depenent del tipus d’informe, podeu seleccionar diferents opcions (vegeu figura).
Figura Opcions
  • Apartat Intervals. Permet acotar el resultat de l’informe definint un o diferents rangs (vegeu figura).
Figura Intervals

Llibres comptables

A Impressió oficial> Llibres hi ha la icona Diari. Aquesta icona desplega un menú on es pot triar el tipus de llibre diari a generar (vegeu figura).

Figura Llibre diari

En aquest mateix grup hi ha la icona Major, que desplega un menú des d’on generar el llibre major dels comptes de l’empresa (vegeu figura).

Figura Llibre major

Per últim, al grup Llibres hi ha la icona Sumes i saldos, que desplega un menú des d’on generar el balanç de sumes i saldos (vegeu figura).

Figura Sumes i saldos

Comptes anuals

A Impressió oficial > Comptes anuals hi ha les icones per generar els diferents documents que integren els comptes anuals (vegeu figura).

Figura Comptes anuals

La icona de Balanç de situació disposa d’un menú desplegable per triar entre model simple i comparatiu. Una tercera opció permet accedir als diferents tipus de balanç de situació de què disposa el programa (vegeu figura).

Figura Balanç de situació

La icona Pèrdues i guanys disposa d’un menú desplegable des d’on, igual que en el balanç de situació, triar entre el model simple i el comparatiu, i una tercera opció que permet accedir als diferents tipus de comptes de pèrdues i guanys de què disposa el programa (vegeu figura).

Figura Pèrdues i guanys

Tancament de l’exercici comptable

Finalitzat el període comptable i introduïts tots els assentament previs a la regularització d’ingressos i despeses, es pot procedir al tancament de la comptabilitat del període.

Revisió comptes

Abans del tancament de la comptabilitat és convenient comprovar que tots els comptes introduïts al llibre diari estan creats al pla de comptes de l’empresa. Per a la comprovació, accediu al pla de comptes des de la pestanya Diari> PGC (vegeu figura).

Figura Icona PGC

A la finestra Mestre de comptes, dins del grup Accions, hi ha la icona Comprova (Chequear). Aquesta icona obre la finestra Comprovació de comptes no existents del mestre (vegeu figura).

Figura Comprovació de comptes no existents del mestre

Si cliqueu aquesta icona, el programa mostra tots els comptes que s’han utilitzat però que no han estat creats al pla de comptes. (vegeu figura).

Figura Icona Comprova

Observeu que hi ha quatre comptes auxiliars utilitzats que no han estat creats. Per crear un compte a partir d’aquesta finestra, seleccioneu-lo (queda marcat en blau) i cliqueu Crea compte (vegeu figura).

Figura Crea compte

A la finestra Nou compte introduïu la descripció del compte. En aquest cas, com que es tracta del compte 4700000, la seva descripció ha de ser HP deutora per IVA (vegeu figura).

Figura Nou compte

Una vegada creats la resta de comptes indicats a la finestra Comprova comptes no existents del mestre, el programa informa que no existeixen comptes sense crear (vegeu figura).

Figura Comprova comptes no existents del mestre

Procés automàtic de tancament

El procés automàtic de tancament de Contasol suposa, d’una banda, registrar la regularització de despeses i ingressos i el registre de l’assentament de tancament. Si prèviament no s’ha fet, creeu el compte 1290000 Resultat de l’exercici, ja que intervindrà en el procés automàtic de regularització d’ingressos i despeses. Accediu al procés de tancament des de la pestanya Diari> Útils> Tancaments. Aquesta icona desplega un menú on hi ha l’opció de Procés automàtic de tancament (vegeu figura).

Figura Procés automàtic de tancament

Aquesta opció dona accés a la finestra Procés de tancament/obertura des d’on podeu seleccionar les accions que voleu incloure en el procés. Per defecte, accepteu totes les opcions marcades tal com proposa el programa (vegeu figura).

Figura Procés de tancament

El programa informa de la finalització del procés de tancament (vegeu figura).

Figura Avís del procés de tancament conclòs

El procés de tancament d’un període comptable genera de manera automàtica l’assentament d’obertura del període següent. Amb una empresa oberta podeu accedir des de la barra d’accés ràpid a la icona de selecció d’exercici als diferents períodes comptables existents per l’empresa (vegeu figura).

Figura Indicació d’exercici comptable actiu

Inversió del procés de tancament

Contasol permet invertir el procés de tancament. Aquesta opció permet poder tenir dos períodes comptables oberts per a una mateixa empresa.

Accediu al procés d’inversió del procés de tancament mitjançant l’opció Inverteix el procés de tancament del menú desplegable de la icona Tancaments (vegeu figura).

Figura Inverteix el procés de tancament

Aquesta opció dona accés a la finestra Inverteix el procés de tancament des d’on podeu seleccionar les accions que voleu incloure en el procés. Per defecte, accepteu totes les opcions marcades tal com proposa el programa (vegeu figura).

Figura Inverteix el procés de tancament

El programa informa de la finalització del procés de tancament (vegeu figura).

Figura Avís de procés de tancament conclòs
Anar a la pàgina anterior:
Referències
Anar a la pàgina següent:
Activitats