Resum

El programa FACTUSOL és un programa informàtic que proporciona les funcions necessàries per portar les gestions derivades de les compres i de les vendes com són, per exemple, els inventaris o la documentació (pressupostos, comandes, albarans i factures).

Els requisits mínims per a la instal·lació de l’aplicació FACTUSOL són:

  • PC amb Windows Vista, 7, 8 o 10
  • 1 Gb d’espai disponible en disc dur
  • Resolució de pantalla de 1.366 x 768 o superior
  • Connexió a Internet (per a l’actualització automàtica del programa, informació en línia i enviament de correus electrònics)
  • Acrobat Reader (per a la visualització de documents PDF)

A l’inici de la sessió hi ha la pantalla Inicia la sessió i apareix l’usuari Supervisor, que s’ha de seleccionar per iniciar la sessió.

A l’apartat d’Informació es pot consultar la versió del programa, la llicència d’ús, les diferents modalitats d’assistència tècnica i l’enviament de suggeriments o incidències.

Des la primera finestra es pot crear una empresa, obrir l’empresa de demostració, crear una empresa des de Facturaplus© i importar dades des d’una versió anterior de FACTUSOL o FacturaPlus©, informació i configuracions.

La barra d’accés ràpid permet accedir als elements de menú més utilitzats. Per defecte, hi apareix la icona de selecció d’exercici, tancament de sessió i obertura del menú arxiu i bloqueig del programa, però s’hi poden agregar més elements clicant sobre l’opció de menú que interessi i seleccionar Agregar a barra d’eines.

A la banda superior esquerra de la pantalla hi ha el menú Arxiu. Des d’aquest menú es pot accedir a les següents opcions:

  • Informació: permet accedir a opcions com obertura del següent exercici, importar informació de l’empresa, canviar codi d’empresa, etc.
  • Nou: permet crear empresa amb el programa o partir de programes de tercers.
  • Obrir: permet accedir a una sessió en el programa i s’obre automàticament l’última empresa utilitzada. Per canviar d’empresa, primer s’ha de tancar la sessió.
  • Tancar: permet tancar la sessió amb l’empresa o tancar el programa.
  • Seguretat: permet fer còpies de seguretat i restaurar-les.
  • Registre: mostra, entre altres opcions, informació d’usuari registrat i permet l’enviament de suggeriments i incidències.
  • Opcions: permet accedir a totes les configuracions del programa, com són les ubicacions de les bases de dades, els usuaris, les opcions de revisió de textos i ortografia, les configuracions de l’idioma, fiscals, denominacions comptables, les configuracions de moneda, la gestió de divises, els codis postals, les entitats bancàries, les abreviatures, el gestor de correus electrònics, la configuració d’impressores, les diferents opcions d’impressió, la configuració de l’escàner, opcions per a lectura de Codis 1kB i els paràmetres que afecten l’execució del programa.

Per crear una empresa es pot fer des del menú Arxiu / Nou. Les dades per crear una nova empresa en el programa estan distribuïdes en dues pestanyes i un botó de configuració. Algunes d’aquestes dades són necessàries per començar a treballar amb l’empresa. Altres dades es poden introduir amb posterioritat.

El programa disposa de diferents apartats segons les dades que s’han d’introduir:

  • Vendes: en aquesta pestanya hi ha totes les opcions necessàries per portar a terme les tasques més habituals de la gestió de vendes. Es pot crear la següent documentació: pressupostos, comandes, albarans i factures. A més, registrar el fitxer dels clients, agents comercials i configurar les diferents tarifes i condicions de vendes. Inclou opcions d’enllaç de FACTUSOL amb les aplicacions mòbils Prevenda i InventaSOL.
  • Compres: en aquesta pestanya hi ha totes les opcions necessàries per realitzar les tasques més habituals de la gestió de compres. Es poden crear els documents de compres rebuts dels proveïdors com són les comandes, les entrades i les factures. Es pot registrar el fitxer amb totes les dades dels proveïdors, així com crear les bestretes realitzades. També es poden administrar els fitxers dels representants i fabricants.
  • Magatzem: des d’aquesta pestanya es pot accedir a les diverses opcions per realitzar i controlar tota la gestió dels articles, així com processos d’inventari i fabricació. Es poden crear els articles i fer els processos de manteniment i consulta dels mateixos. Permet definir les seccions, les famílies i els magatzems, així com les talles, els colors i les mesures en el cas que l’empresa ho necessiti. En aquesta pestanya es poden introduir els inventaris, així com les diferents opcions que afecten la seva consolidació i la seva valoració, i la gestió del procés de fabricació dels articles.
  • Administració: hi ha les funcions exclusives de la gestió sobre la generació de factures, gestió de cobraments i pagaments, així com la creació de les remeses bancàries. Permet generar el calendari de cobraments i les liquidacions dels agents comercials. En aquesta pestanya es poden modificar les dades generals de l’empresa i generar el fitxer del personal, així com el fitxer de banc.
  • Informes: es poden emetre diferents informes segons la informació que s’ha generat en l’empresa, com ara informes de compres, vendes, factures, cobraments, pagaments, previsions, rendibilitat, consums, etc. També es poden dissenyar els informes amb la informació concreta necessària per generar-los, així com emetre diferents models d’etiquetes i fer la impressió de sobres.
  • Utilitats: engloba totes les eines que inclou el programa per facilitar les tasques diàries. Per exemple, la calculadora, el calendari, l’agenda, l’alarma, etc. Des d’aquesta pestanya es poden configurar els diferents tipus d’IVA a utilitzar en la gestió, així com els decimals en preus i unitats. Igualment, introduir la moneda i diferents divises a utilitzar. S’accedeix a la configuració de l’enllaç entre TPVSOL i FACTUSOL, així com a les opcions d’internet per a la connexió amb la pàgina web de l’empresa. En aquesta pestanya hi ha les diferents opcions d’importació de dades de fitxers o altres programes a FACTUSOL.
  • Assistència tècnica: s’hi recullen els recursos interessants per a l’ús del programa, i accessos a diferents serveis de DELSOL. També hi ha l’accés al Centre de Suport en línia, des d’on accedir a les preguntes i respostes més habituals sobre el programari.

Algunes de les dades que s’han d’introduir a les pestanyes corresponents són:

  • Agents comercials: Vendes / Grup comercial - CRM / Agents
  • Clients: Vendes / Clients
  • Representants: Compres / Proveïdors / Representants
  • Caixa/comptes corrents: Administració / Caixa / Caixa/Comptes corrents
  • Pagaments: Administració / Pagaments
  • Maneres de cobrament i pagament: Administració / Controls / Formes de cobrament/pagament
  • Proveïdors: Compres/ Proveïdors
  • Seccions: Magatzem / Articles/ Auxiliar / Seccions
  • Famílies: Magatzem / Article / icona Auxiliar / Famílies
  • Condicions de vendes: PVentas / Condicions de vendes
  • Articles: Magatzem / Articles

A cada arxiu creat hi ha la possibilitat de fer el manteniment, que consisteix a crear un nou registre, duplicar, modificar o eliminar el registre seleccionat i emetre un llistat. Varia en funció de la pestanya.

Amb totes les dades introduïdes es poden fer diferents gestions: buscar registres, ordenar-los i triar les columnes que es visualitzen. El més important és que serveixin per a la creació de documentació dins de l’aplicació.

En el manteniment de dades per a l’empresa, l’aspecte clau és garantir la seva integritat a través de les còpies de seguretat: es poden fer amb l’assistent o directament.

Quan es fa una còpia de seguretat s’ha de tenir en compte:

  • No sobreescriure còpies de seguretat anteriors.
  • Identificar les còpies amb la denominació del programa.
  • Comprimir en arxiu ZIP.

Abans de crear la documentació cal dissenyar el model de factura o personalitzar els documents de l’empresa. S’ha de tenir en compte que el programa FACTUSOL disposa de plantilles que es poden modificar per crear-ne de noves personalitzades. Per fer-ho s’accedeix a Dissenys d’impressió des de cada pantalla del document que s’ha de personalitzar.

La documentació de l’empresa es divideix en dos cicles:

  • Compres: és el procés que engloba tota la relació amb els proveïdors, des de l’adquisició de béns i/o serveis fins a la recepció de les factures i el pagament als proveïdors. Tots els documents que engloben el cicle de compres es troben a la solapa de Compres / grup Documents
  • Vendes: és el procés que engloba tota la relació de l’empresa amb els clients, des de l’elaboració d’un pressupost fins al lliurament dels productes i/o serveis, emissió de les factures i cobrament als clients. Totes les opcions del cicle de vendes de l’empresa es troben a FACTUSOL, a la solapa de Vendes / grup Documents.

Per poder fer la impressió primer s’ha de generar la documentació a imprimir a la pestanya d’Administració o a l’específica del document.

Anar a la pàgina anterior:
Introducció
Anar a la pàgina següent:
Resultats d'aprenentatge