Gestió informatitzada de la documentació comercial

Com en altres camps de la gestió administrativa, la introducció de la informàtica suposa una sèrie d’avantatges en la gestió comercial integrada. Cal tenir en compte que les aplicacions de gestió comercial no són intel·ligents, i per aquest motiu es fa necessari tenir coneixements de la documentació que es genera per utilitzar-les.

La filosofia de treball dels programes de facturació és bàsicament la mateixa. Per aquest motiu és indiferent el programa que utilitzi l’empresa.

Requisits i instal·lació de FACTUSOL

Hi ha molts programes informàtics de facturació destinats a la gestió comercial. Moltes empreses elaboren els seus propis programes per a aquestes tasques, però també existeixen programes estàndards que es poden adaptar a qualsevol empresa petita o mitjana.

A l’hora de triar un programa de gestió comercial s’han de tenir en compte un seguit de qüestions:

  • Prestacions
  • Preu del programa
  • Possibilitat de funcionament en xarxa
  • Requisits de hardware

Les funcions bàsiques que ha de tenir un programa de facturació són les següents:

  • Permetre tenir una relació tant dels clients com dels proveïdors.
  • Recerca, modificació i anul·lació de la documentació que s’elabora o s’introdueix.
  • Permetre treballar amb més d’un preu segons la tipologia de clients.
  • Permetre fer inventaris.
  • Permetre fer consultes o informes.
  • Connexió amb programes de comptabilitat.
  • Generar codis QR.
  • Permetre enllaços amb processadors de textos i fulls de càlcul.
  • Elaboració de rebuts i remeses.

El programa FACTUSOL proporciona les funcions necessàries per portar les gestions derivades de les compres i de les vendes.

Els requisits mínims per a la instal·lació de l’aplicació FACTUSOL són:

  • PC amb Windows Vista, 7, 8 o 10
  • 1 Gb d’espai disponible en disc dur
  • Resolució de pantalla de 1.366 x 768 o superior
  • Connexió a internet (per a l’actualització automàtica del programa, informació en línea i enviament de correus electrònics)
  • Acrobat Reader (per a la visualització de documents PDF)

El procés d’instal·lació del programa és idèntic per a qualsevol sistema (monousuari, multiusuari, xarxa local…).

Un cop descarregat el programa de la pàgina web Software DELSOL, inicieu la instal·lació executant l’arxiu corresponent. Obriu l’assistent d’instal·lació. Només heu de prémer l’opció Següent quan es requereixi per realitzar el procés.

El procés comença amb la imatge següent (vegeu la figura):

Figura Pantalla d’inici d’instal·lació de FACTUSOL

Un cop instal·lat, ja podeu treballar amb el programa seguint les indicacions.

Iniciar sessió

La pantalla d’Inicia la sessió és la següent (vegeu la figura):

Figura Pantalla d’inici de sessió de FACTUSOL

A l’apartat Informació es pot consultar la versió del programa, la llicència d’ús, les diferents modalitats d’assistència tècnica i enviar suggeriments o incidències (vegeu la figura:).

Figura Apartat d’informació de FACTUSOL

Des d’aquesta finestra inicial heu d’escollir l’usuari per accedir a la informació sobre la versió, la llicència d’ús, etc. La primera vegada que s’accedeix al programa només apareix l’usuari Supervisor (usuari que té el privilegi d’entrar en totes les opcions del programa). Seleccioneu-lo per iniciar la sessió.

Quan existeix més d’un usuari s’ha de seleccionar l’usuari desitjat dins del desplegable. Per deixar un usuari per defecte es pot marcar l’opció Recordar l’usuari. Si s’accedeix amb el mateix usuari des d’un altre ordinador simultàniament, el programa avisa del fet, però permet continuar. El programa es pot executar de forma simultània tants cops com sigui necessari amb diferents usuaris o amb el mateix.

Per accedir a l’aplicació premeu Iniciar sessió, tal com mostra la figura:

Figura Inici de sessió de FACTUSOL

La pantalla Recents es mostra quan s’accedeix al programa i no hi ha una empresa activa (vegeu la figura):

Figura Primera finestra de FACTUSOL

Aquesta finestra està estructurada en dues parts ben diferenciades, a la dreta i a l’esquerra.

  • A la banda esquerra (Recents) hi ha l’accés directe a les últimes empreses amb les quals s’ha treballat. Si no es mostra cap empresa, pot ser que s’hagi executat l’opció Netejar panell d’últimes empreses obertes o que no s’hagi treballat encara amb el programa. A la part inferior hi ha l’accés ràpid a l’opció Obrir altres empreses existents, que permet seleccionar una altra empresa que no aparegui a la finestra.
  • A la banda dreta hi ha els apartats Usuari, Empreses, Importació, Informació i Configuracions.
    • Usuari: l’usuari es troba a la part superior dreta. Mostra el nom de l’empresa (titular del registre d’usuari), i mitjançant l’opció Editar permet accedir a la pantalla d’introducció de dades d’usuari registrat des de la qual es pot accedir a la zona privada de la web Software DELSOL (vegeu la figura).
    • Empreses: permet crear una empresa, obrir l’empresa de demostració i crear una empresa des de Facturaplus© (vegeu la figura). Es poden importar dades des d’una versió anterior de FACTUSOL o Facturaplus© (vegeu la figura).
    • Informació: hi ha l’accés a diversos recursos que ajuden amb el programa, així com l’enllaç a la pàgina web del programa (www.sdelsol.com) (vegeu la figura).
    • Configuracions: hi ha algunes opcions usuals disponibles, així com la possibilitat d’accedir a totes les configuracions generals del programa (vegeu la figura).
Figura Usuari FACTUSOL
Figura Crear una empresa a FACTUSOL
Figura Importar una empresa a FACTUSOL
Figura Informació de FACTUSOL
Figura Configuracions de FACTUSOL

La pàgina principal consta de les següents parts (vegeu la figura).

Figura Barra de FACTUSOL

La barra d’accés ràpid permet accedir als elements de menú més utilitzats. Per defecte apareixen les icones de selecció d’exercici, tancament de sessió i obertura del menú arxiu i bloqueig del programa. Podeu agregar més elements clicant sobre l’opció de menú que vulgueu afegir i seleccionar mitjançant Agregar a barra d’eines (vegeu la figura).

Figura Barra d’eines de FACTUSOL

A la banda superior esquerra de la pantalla hi ha el menú Arxiu.

  • Menú 'Arxiu'
  • Menú 'Arxiu'

Des d’aquest menú s’accedeix a les següents opcions:

  • Informació: opcions com obrir el següent exercici, importar informació de l’empresa, canviar codi d’empresa, etc.
  • Nou: crea una empresa amb el programa o a partir de programes de tercers.
  • Obrir: accedeix a una sessió en el programa, que obre automàticament l’última empresa utilitzada. Per canviar d’empresa, primer cal tancar la sessió.
  • Tancar: tanca la sessió amb l’empresa o tanca el programa.
  • Seguretat: fa còpies de seguretat i/o les restaura.
  • Registre: mostra, entre altres opcions, la informació d’usuari registrat i permet l’enviament de suggeriments i incidències.
  • Opcions: accedeix a totes les configuracions del programa, com són les ubicacions de les bases de dades, els usuaris, les opcions de revisió de textos i ortografia, les configuracions de l’idioma, les fiscals, les denominacions comptables, les configuracions de moneda, la gestió de divises, els codis postals, les entitats bancàries, les abreviatures, el gestor de correus electrònics, la configuració d’impressores, les diferents opcions d’impressió, la configuració de l’escàner, opcions per a lectura de codis 1kB i els paràmetres que afecten l’execució del programa.

Crear una nova empresa

Per crear una empresa podeu fer-ho des del menú Arxiu / Nou, o tal com mostra la figura:

Figura Icona de crear una empresa

Les dades per crear una nova empresa en el programa estan distribuïdes en dues pestanyes i un botó de configuració. Algunes d’aquestes dades són necessàries per començar a treballar amb l’empresa, mentre que d’altres es poden introduir amb posterioritat.

A la pestanya Dades generals s’introdueixen les dades identificatives de l’empresa (vegeu la figura):

Figura Primera finestra de nova empresa

Per omplir aquesta pantalla s’han de tenir en compte alguns aspectes:

  • El codi de l’empresa pot estar compost per tres caràcters alfanumèrics que identifiquen la companyia en el programa.
  • L’empresa pot tenir diferents adreces. Només cal anar a l’opció Anar al fitxer d’adreces d’empresa.
  • S’ha de seleccionar l’exercici. És una dada que no es pot canviar posteriorment.
  • Es pot fixar una clau que impedeixi l’accés a un usuari no autoritzat.

A la pestanya Altres dades s’hi inclouen les dades complementàries de l’empresa referents a internet i a dades registrals.

El botó de Configuració està situat al peu de la pantalla (vegeu la figura).

Figura Configuració

La finestra de configuració consta dels següents apartats:

  • Bloqueigs i ús: permet que no s’introdueixin dates fora de l’exercici i activa la traçabilitat de productes, talles i colors o dimensions auxiliars (vegeu la figura).
Figura Bloqueigs
  • Mòduls: permet activar l’ús de parts de reparació o dels costos d’obra (vegeu la figura).
Figura Mòduls
  • Enllaç comptable: permet indicar el nombre de dígits per a comptes comptables (vegeu la figura).
Figura Enllaç comptable

Per emmagatzemar les dades bancàries de l’empresa s’ha de fer a la pestanya Administració / grup Empresa / menú desplegable de la icona Empresa / Bancs (vegeu la figura).

Figura Bancs

La inclusió en el programa és quasi merament informativa, només té aplicació pràctica si es fa servir el fitxer de pagarés. Les dades que sol·licita es divideixen en quatre pestanyes (vegeu la figura):

Figura Finestres de bancs
  1. Fitxa: dades identificatives i de localització del banc
  2. Tècnica: dades tècniques del compte del banc
  3. Configuració per a quaderns bancaris: dades per a la configuració dels quaderns 19 i 58 o per a l’enviament de transferències
  4. Configuració per a transferències: configuració de les transferències SEPA

Introduir les dades

Per poder utilitzar el FACTUSOL s’han d’introduir unes dades bàsiques. Algunes d’aquestes dades més endavant són la garantia del bon funcionament de la gestió de compravenda.

Les dades que cal introduir són:

  • Clients
  • Adreces de lliurament
  • Activitats
  • Agents
  • Proveïdors
  • Representants
  • Formes de pagament/cobrament
  • Seccions
  • Famílies
  • Articles
  • Unitats de mesura
  • Compostos
  • Magatzems
  • Tarifa de preus
  • Estocs
  • Descomptes

S’introdueixen de dues maneres:

  • Desplegament del menú de cada pestanya
  • Importació de dades des d’OpenOffice.org Calc o Microsoft Office Excel (seguiu les instruccions indicades per Software DELSOL)

El programa disposa de diferents apartats segons les dades:

  • Vendes: en aquesta pestanya hi ha totes les opcions necessàries per portar a terme les tasques més habituals de la gestió de vendes. Es pot crear la següent documentació: pressupostos, comandes, albarans i factures. A més, registrar el fitxer dels clients i agents comercials i configurar les diferents tarifes i condicions de vendes. Inclou opcions d’enllaç de FACTUSOL amb les aplicacions mòbils Prevenda i InventaSOL.
  • Compres: presenta totes les opcions necessàries per portar a terme les tasques més habituals de la gestió de compres. Des d’aquí es creen documents de compres rebuts dels proveïdors com són les comandes, les entrades i les factures. Es pot registrar el fitxer amb totes les dades dels proveïdors, així com crear les bestretes realitzades. També es poden administrar els fitxers dels representants i fabricants.
  • Magatzem: des d’aquesta pestanya es pot accedir a les diverses opcions per realitzar i controlar tota la gestió dels articles, així com processos d’inventari i fabricació. Es poden crear els articles i fer els processos de manteniment i consulta dels mateixos. Permet definir les seccions, les famílies i els magatzems, així com definir les talles, els colors i les mesures, en el cas que l’empresa ho necessiti. També es poden introduir els inventaris, així com diferents opcions que afecten la seva consolidació i valoració, i gestionar el procés de fabricació dels articles.
  • Administració: aquí hi ha totes les funcions exclusives de la gestió sobre la generació de factures, gestió de cobraments i pagaments, així com la creació de les remeses bancàries. Permet generar el calendari de cobraments i les liquidacions dels agents comercials. En aquesta pestanya es poden modificar les dades generals de l’empresa i generar el fitxer del personal, així com el fitxer del banc.
  • Informes: permet emetre diferents informes segons la informació que s’ha generat en l’empresa, com informes de compres, vendes, factures, cobraments, pagaments, previsions, rendibilitat, consums etc. També es poden dissenyar els informes amb la informació concreta necessària per generar-los, així com emetre diferents models d’etiquetes i imprimir sobres.
  • Utilitats: engloba totes les eines que inclou el programa per facilitar les tasques diàries. Exemples: calculadora, calendari, agenda, alarma, etc. Des d’aquesta pestanya es poden configurar els diferents tipus d’IVA que cal utilitzar en la gestió, així com els decimals en preus i unitats. Igualment, es pot introduir la moneda i les diferents divises. Des d’aquí s’accedeix a la configuració de l’enllaç entre TPVSOL i FACTUSOL, així com a les opcions d’internet per a la connexió amb la pàgina web de l’empresa. En aquesta pestanya es troben les diferents opcions d’importació de dades de fitxers o altres programes a FACTUSOL.
  • Asistència tècnica: s’hi recullen els recursos interessants per a l’ús del programa i accessos a diferents serveis de DELSOL. També hi ha l’accés al centre de suport en línia, on es pot accedir a les preguntes i respostes més habituals sobre el programari.

Tots els apartats comparteixen icones comunes (vegeu la taula) que permeten les tasques següents:

Taula: Icones comunes
Nom Imatge Acció
Nou Crear un nou registre.
Duplicar Fer una còpia d’un registre ja existent.
Modificar Esmenar un registre ja existent.
Eliminar Suprimir un registre.

En altres apartats (però no en tots) hi ha icones (vegeu la taula) que permeten fer el següent:

Taula: Altres icones
Nom Imatge Acció
Emetre Imprimir un document.
Enviar Transmetre un document.
Emetre PDF Generar un document PDF.

Algunes de les dades abans esmentades que s’introdueixen en els diferents apartats són les que es detallen a continuació:

  • Agents comercials: són els professionals que s’encarreguen de manera permanent de promoure, negociar o concretar les operacions mercantils en nom de l’empresa mitjançant una retribució i en una zona determinada. En la seva activitat, un agent comercial pot obligar l’empresa en nom de la qual actua. En aquest cas no és l’agent comercial qui respon de la bona fi de les operacions, sinó que és la mateixa empresa l’obligada a respondre. En cap cas l’agent adquireix la propietat de la mercaderia. Si ho fes es convertiria en client o, en últim cas, en distribuïdor del producte de l’empresa. Per introduir els agents s’ha de fer a la pestanya Vendes / Comercial - CRM / Agents, tal com mostra la figura. També es poden introduir les rutes comercials.
Figura Menú ‘Agents’
  • Clients: són les persones físiques o jurídiques que utilitzen els productes o serveis de l’empresa. És un dels fitxers més importants de l’empresa i serveix per generar la documentació. Es troba a Vendes / Clients, tal com mostra la figura. També es poden introduir els tipus de client, les activitats, els transportistes i la configuració de les factures electròniques.
Figura Menú ‘Clients’
  • Representants: són les persones que per ofici representen una casa comercial i fan la promoció i concerten les vendes dels seus productes. Aquests pertanyen a l’empreses. Es troba a Compres / Proveïdors / Representants (vegeu la figura).
Figura Menú ‘Representants’
  • Caixa/Comptes corrents: són les diferents entitats on l’empresa té dipositats els diners en efectiu i/o en compte corrent. Es troba a Administració / Caixa / Caixa/Comptes corrents (vegeu la figura). Permet controlar els moviments de cobrament i pagament amb el límit de 10 comptes i/o caixes.
Figura Menú ‘Caixa’
  • Pagaments: permet gestionar els diferents pagaments. Es troba a Administració / Pagaments (vegeu la figura).
Figura Menú ‘Pagaments’
  • Formes de cobrament/pagament: permet gestionar les diferents maneres de pagament o cobrament. Es troba a Administració / Controls / Formes de cobrament/pagament (vegeu la figura). El pas previ a la creació de les formes de cobrament és la creació de les contrapartides de cobrament.
Figura Menú ‘Formes de cobrament’

Contrapartides de cobrament

Les contrapartides de cobrament tenen dues funcions fonamentals: permetre seleccionar els moviments de cobraments que generaran un apunt a l’arxiu de moviments de caixa i configurar a quin compte comptable ha d’anar reflectit cada cobrament a l’hora de generar el traspàs a la comptabilitat. Posteriorment s’ha de crear per a cada forma de cobrament la contrapartida que li correspon.

El fitxer de contrapartides de cobrament es troba a la pestanya Administració / grup Cobraments / Cobraments / Arxiu de contrapartides.

  • Proveïdors: són les persones o empreses que abasteixen l’empresa amb alguna cosa. Es troba a Compres / Proveïdors / Proveïdors (vegeu la figura).
Figura Menú ‘Proveïdors’
  • Seccions: només es fa servir en el cas que l’empresa estigui organitzada en diferents seccions. Es troba a Magatzem / Articles / Auxiliar / Seccions (vegeu la figura). També es poden introduir famílies, magatzems, talles, colors i unitats de mesura, entre d’altres, si s’escau.
Figura Menú ‘Seccions’
  • Famílies: permet crear una agrupació d’un conjunt d’articles amb les mateixes característiques. Es troba a Magatzem / grup Article / Auxiliar / Famílies (vegeu la figura).
Figura Menú ‘Famílies’
  • Condicions de vendes: permet definir les tarifes, actualitzar preus, descomptes, ofertes i condicions especials. Es troba a Vendes / Condicions de vendes (vegeu la figura).
Figura Menú ‘Condicions de vendes’
  • Articles: són les mercaderies o els productes fabricats per l’empresa destinats a la venda. S’actualitza amb les compres i les vendes realitzades, però per treballar-hi s’han de donar d’alta abans. Es troba a Magatzem / Articles / Articles (vegeu la figura). Un cop introduïts els articles, es pot introduir l’inventari inicial a Magatzem / Inventari / Consolidació d’inventari (vegeu la figura).
Figura Menú ‘Articles’
Figura Menú ‘Consolidació d’inventari’

També es poden fixar els descomptes a aplicar sobre l’article a la icona Tècnica de la fitxa de cada Article (vegeu la figura).

Figura Menú

Manteniment de dades

A cada arxiu creat hi ha la possibilitat de fer el manteniment, que consisteix a crear un nou registre, duplicar, modificar o eliminar el registre seleccionat i emetre un llistat. Això varia en funció de la pestanya.

El més important són les accions que es poden utilitzar i que estan disponibles dins de les diferents pestanyes. Per exemple, les pestanyes d’agents comercials o transportistes:

  • Agents comercials: permet fer diferents operacions per a un agent o diversos agents comercials, com assignar percentatges, exportar-los o enviar un SMS.
  • Transportistes: permet incloure les dades de les agències de transports o transportistes amb els quals treballa l’empresa habitualment. Un cop emplenat, permet utilitzar-lo en la gestió d’albarans de clients. Aquest fitxer es troba a la pestanya Vendes / grup Clients / Clients / Transportistes.

No és obligatori omplir els diferents camps per al bon funcionament del programa. L’empresa ha de decidir quines dades necessita i quines pot obviar. Amb totes les dades es poden fer diferents gestions, com ara buscar registres, ordenar-los i triar les columnes per visualitzar. Però el més important és que serveixin per a la creació de documentació dins de l’aplicació.

Per a l’empresa, el més important és garantir la integritat de les dades mitjançant les còpies de seguretat. Per realitzar-les es pot fer de dues maneres: amb l’assistent o directament.

  1. Assistent per fer còpies de seguretat: serveix per configurar l’assistent de còpies de seguretat. Seleccioneu, del menú Arxiu, l’opció Segurietat, i feu clic al botó Assistent de còpies (vegeu la figura). L’assistent comença guiant pas a pas el procés de la seva configuració. S’aconsegueixen còpies de seguretat programades, i no s’hauran de fer manualment si no ho desitja l’usuari. Principalment, el que ha de definir l’usuari és l’exercici del qual es vol fer la còpia de seguretat, la carpeta de destí i el dia que es fa la còpia.
Figura Assistent de còpia seguretat
  1. Opció Còpia de seguretat: serveix per fer còpies manualment i a petició de l’usuari. Per fer aquest tipus de còpies s’ha de seleccionar el menú Arxiu / Seguretat i fer clic al botó Còpia de seguretat (vegeu la figura).
Figura Còpia de seguretat

Les opcions que es poden triar són les mateixes amb l’assistent, però s’ha de tenir en compte:

  • No sobreescriure còpies de seguretat anteriors.
  • Identificar les còpies amb la denominació del programa.
  • Comprimir en arxiu ZIP.

Creació de documentació

Abans de crear la documentació s’ha de fer el model de factura o personalitzar els documents de l’empresa. El programa disposa de plantilles que es poden modificar per crear-ne de noves personalitzades. Es pot personalitzar el model de factura o de qualsevol document posicionant totes les dades i introduint els logotips, les línies, els quadres de colors, els textos fixos, etc.

Per personalitzar documents accediu a Dissenys d’impressió. Des de cada pantalla es poden personalitzar els diferents documents al desplegable del botó Emetre (vegeu la figura).

Figura Menú ‘Emetre’

Quan s’executa aquesta opció apareix la pantalla de Models de factures. Des d’aquí es pot fer el manteniment i les importacions o exportacions de models ja creats (vegeu la figura).

Figura Menú ‘Models’

Seleccioneu el model base per a la creació del model de l’empresa i cliqueu a sobre la icona Nou (vegeu la figura).

Figura Nova factura

Creat el model, seleccioneu el model a la finestra Models de factura i cliqueu sobre la icona Modificar. Per modificar el model utilitzeu les opcions de la barra d’eines de la part inferior dreta de la finestra (vegeu la figura).

Figura Modificar factura

En fer clic sobre les icones d’aquesta barra s’obre l’apartat corresponent per definir la nova entrada. Cada icona té la seva descripció emergent, que ajuda a l’elecció de l’opció necessària (vegeu la figura).

Figura Elecció d’opcions de factura

A l’àrea de visualització també podeu seleccionar qualsevol element i moure’l amb el ratolí, editar-lo o eliminar-lo prement la tecla Suprimir (vegeu la figura).

Figura Elements de la factura

Una vegada gravat el nou disseny, per imprimir qualsevol factura o document que s’hagi creat en el programa, seleccioneu-lo des de la mateixa finestra d’emissió de factures (vegeu la figura).

Figura Emissió de factura

Des d’aquesta mateixa finestra podeu accedir al dissenyador de documents, prement sobre l’opció Veure models d’impressió (vegeu la figura).

Figura Models de factura

La documentació de l’empresa es divideix en dos cicles:

1. Cicle de compres

És el procés que engloba tota la relació amb els proveïdors, des de l’adquisició de béns i/o serveis fins a la recepció de les factures i el pagament als proveïdors. Tots els documents que engloben el cicle de compres es troben a la pestanya Compres / grup Documents (vegeu la figura).

Figura Cicle de compres

El cicle de compres segueix l’ordre següent:

  1. Comanda a proveïdor: serveix per fer una comanda a un proveïdor.
  2. Entrades: serveix per entrar els albarans dels proveïdors i fa que augmenti l’estoc del magatzem.
  3. Factures rebudes: serveix per registrar les factures rebudes pels productes o serveis rebuts.
  4. Devolucions: serveix per registrar la devolució total o parcial de les mercaderies, si s’escau.

Cada opció obre la finestra corresponent i mostra les icones per al manteniment d’un registre (nou, modificar, duplicar o eliminar).

Les factures es divideixen en els següents apartats:

  1. Capçalera del document: dades del proveïdor o número d’albarà
  2. Detall: detall de les mercaderies
  3. Total: base imposable, tipus d’IVA, formes de pagament i venciment
  4. Altres dades: detall de les dades addicionals

2. Cicle de vendes:

És el procés que engloba tota la relació de l’empresa amb els clients, des de l’elaboració d’un pressupost fins al lliurament dels productes i/o serveis, emissió de les factures i cobrament als clients. Totes les opcions del cicle de vendes de l’empresa es troben a FACTUSOL, a la solapa de Vendes / grup Documents (vegeu la figura).

Figura Cicle de vendes

El cicle de vendes segueix l’ordre següent:

  1. Pressupost: serveix per fer una proposta de venda.
  2. Comanda de client: serveix per formalitzar la venda a un client.
  3. Albarà: serveix per justificar la sortida de mercaderies i fa que disminueixi l’estoc del magatzem.
  4. Factures: serveix per registrar les factures emeses pels productes o serveis.
  5. Abonaments: serveix per registrar la devolució total o parcial de les mercaderies fetes per empreses estrangeres, si s’escau.

Cada opció obre la finestra corresponent i mostra les icones per fer el manteniment d’un registre (nou, modificar, duplicar o eliminar).

Les factures es divideixen en els següents apartats:

  1. Capçalera del document: dades del client o número d’albarà
  2. Detall: detall de les mercaderies
  3. Total: base imposable, tipus d’IVA, formes de cobrament i venciment
  4. Altres dades: detall de les dades addicionals
  5. Rendibilitat: rendibilitat de l’operació

Impressió de documentació

Abans d’imprimir qualsevol document s’ha de configurar la impressora. És possible que s’hagin de configurar en el programa tantes impressores com calgui. Quan s’ha instal·lat el programa a l’ordinador no hi ha cap impressora configurada, per la qual cosa cal seguir els següents passos:

  1. Tenir una impressora instal·lada a Windows.
  2. Configurar la impressora des del menú Arxiu / Opcions / Configuració d’impressores (vegeu la figura).
  3. Clicar Nova.
  4. Triar la impressora desitjada.
  5. Desar.
Figura Instal·lació d’una impressora

Per poder fer la impressió primer s’ha de generar la documentació que es vol imprimir.

  • Factures: des d’Administració / grup Facturació (vegeu la figura). Hi ha moltes modalitats per generar-les. Després es pot procedir a l’emissió de factures (imprimir, enviar o PDF).
Figura Generació de factures
  • Rebuts: des del menú Administració / grup Cobraments / Rebuts (vegeu la figura). Encara hi ha més opcions dins de la pestanya d’Administració (vegeu la figura).
Figura Generació de rebuts
Figura Administració

També es pot imprimir la gestió de cobraments, pagaments, remeses, xecs, pagarés, transferències, maneres de cobrament o pagament, però és més útil imprimir informes realitzats prèviament des d’altres pestanyes segons el que es desitgi fer.

Anar a la pàgina anterior:
Referències
Anar a la pàgina següent:
Activitats