Les reunions

Les reunions són imprescindibles en els equips de treball, ja sigui en entorns educatius, socioeducatius o sanitaris, perquè permeten planificar, organitzar, coordinar i avaluar les intervencions. Sense reunions seria impossible intervenir amb les persones usuàries, atès que cadascú intervindria a la seva manera i no es podria beneficiar de les idees de la resta. Pel que fa als usuaris, rebrien diferents tipus d’actuacions que podrien repetir-se, o d’altres que no rebrien mai. Respecte a les famílies, tant la comunicació individual com la comunicació grupal dependria de la voluntat i del bon criteri dels tècnics, però seria complicat fer accions conjuntes de tota mena. La descoordinació seria evident i repercutiria negativament en la feina i també en el seu prestigi.

Els professionals que treballen en l’atenció a les persones saben que la seva tasca no dona bons resultats amb l’esforç solitari, sinó que cal el treball en equip. Quan funciona coordinadament i amb bona harmonia, és l’opció organitzativa més eficient i la que proporciona una millor atenció a les persones. Els treballs en equip funcionen mitjançant reunions de treball.

Una reunió està constituïda per un grup de persones que intenta aconseguir uns objectius concrets en un lloc i un temps determinats. És un instrument de comunicació emprat per comunicar-se, resoldre problemes, prendre decisions i, en general, per aconseguir de manera efectiva les metes de l’organització. Proporciona als membres del grup l’oportunitat d’expressar les seves idees i opinions, i de fer aportacions a la tasca grupal.

Treball en equip

Les persones que treballen de manera conjunta amb uns objectius comuns i intercanviant habilitats, coneixements i experiència formen un equip de treball. L’equip de treball es fonamenta en el compromís, la responsabilitat i la interdependència dels seus membres. D’aquesta manera, totes han de vetllar per l’acompliment dels objectius comuns i han d’estar implicades, participar activament i responsabilitzar-se de les tasques assignades. Els membres dels equips de treball col·laboren activament en el treball en equip, que consisteix en les estratègies utilitzades per assolir uns objectius comuns. El treball en equip genera sinergia, i això aporta més productivitat i cohesió grupal.

Per tal que un equip funcioni, no n’hi ha prou a treballar junts. És necessària la figura del líder i la distribució de rols per part de la resta d’integrants del grup, que han de tenir habilitats comunicatives interpersonals, mostrar implicació i responsabilitat, així com autoconeixement i capacitat per avaluar el treball propi i el del grup. En contraposició al treball individul, el treball en equip és estimulant i motivador, permet intercanviar coneixements i opinions, compartir experiències, crear sinergies, desenvolupar habilitats comunicatives, promoure el compromís i la responsabilitat en la tasca.

Alguns dels avantatges del treball en equip són:

  • Afavorir la participació i la implicació.
  • Compartir responsabilitats, i també èxits.
  • Fomentar la motivació i la satisfacció personal i social dins del grup.
  • Obtenir millors resultats, aportar més propostes i ser més eficients.
  • Aprendre els uns dels altres i cooperar.

Treballar en equip no sempre és la millor opció, ja que també té limitacions. Per exemple:

  • Poden sorgir conflictes entre els components del grup.
  • Es requereix més temps i energia.
  • La responsabilitat pot estar poc definida.

Dins del treball en equip, prenen una gran rellevància les estratègies de treball cooperatiu i col·laboratiu. En el treball cooperatiu, els membres del grup duen a terme tasques diferenciades. D’aquesta manera, els uns depenen dels altres per arribar a un objectiu comú. Amb un nivell més alt d’implicació, hi ha el treball col·laboratiu, consistent a assumir les diferents tasques del treball en funció de les capacitats i habilitats personals. Així, partint dels coneixement previs, el grup progessa en la construcció d’un coneixement compartit. En el treball col·laboratiu, tots els membres del grup es fan responsables dels objectius i el funcionament del grup i es donen suport uns als altres.

Tipus de reunions

Les reunions es classifiquen en cinc tipus diferents, en funció del seu objectiu:

  • Reunions informatives
  • Reunions formatives
  • Reunions d’anàlisi de problemes
  • Reunions de presa de decisions
  • Reunions creatives

Exemples de reunió en els centres educatius

La reunió amb les famílies al principi de curs, la reunió entre els professors per compartir aspectes sobre educació emocional, la reunió per analitzar la manca de participació de les famílies en la vida del centre, la reunió per decidir les sortides del curs i la reunió per planificar la festa de la primavera són cinc tipus de reunió ben diferents.

Reunions informatives

Les reunions informatives es duen a terme per donar a conèixer diferents aspectes, com ara activitats, novetats o informacions diverses. D’aquesta manera, totes les persones queden assabentades de la informació transmesa. Tot i que, en general, els assistens són receptors de la informació, en algunes reunions es pot demanar la seva participació per tal d’obtenir informació.

Les reunions informatives tenen per objectiu donar una informació a les persones convocades.

Exemples de reunió informativa

La reunió amb les famílies de principi de curs es tracta d’una reunió informativa. També ho són la reunió per explicar una nova normativa provinent d’inspecció, quan es convoquen les famílies a una xerrada sobre alimentació i quan el professorat explica una cosa als alumnes.

Reunió de principi de curs

La reunió de principi de curs amb les famílies és un exemple de reunió informativa. Té els objectius fonamentals següents:

  • a) Conèixer els professionals del centre.
  • b) Informar sobre el pla anual del curs.
  • c) Donar una imatge de seguretat, il·lusió, coherència i receptivitat.

Deixant de banda els objectius a i c, que són de caire afectiu, l’objectiu b és el que fa que la reunió sigui informativa.

En una reunió informativa la persona que la convoca disposa d’una informació que ha de posar a l’abast de les persones assistents. Convé que aquesta informació es doni de manera clara i ben estructurada, si és possible que es doni per escrit i que provoqui tant les preguntes dels assistents com la informació de retorn per comprovar si la informació ha estat entesa.

Reunions formatives

La formació contínua és un element essencial per a qualsevol professional. Les reunions formatives permeten als professionals formar-se de manera continuada i reciclar-se, adaptant-se als canvis que esdevenen al seu entorn i a les necessitats que sorgeixen en la societat.

Les reunions formatives tenen per objectiu posar en comú totes les experiències i els aprenentatges dels assistents sobre un tema determinat.

Exemples de reunió formativa

La planificació de les activitats sobre un tema, una taula rodona sobre els hàbits i la posada en comú sobre cases de colònies són exemples de reunions formatives.

Reunió sobre l'educació emocional

La reunió entre professionals per compartir aspectes sobre educació emocional es tracta d’una reunió formativa en la qual la Mercè explica el curs que va fer a l’estiu sobre aquest tema, en Jordi porta un llibre molt interessant que ha llegit, la Vanessa comparteix unes activitats del curs passat amb els seus alumnes i la Mariona esmenta una pàgina web amb força material. Mentrestant, l’Eli i la Laia no paren de prendre apunts i d’escoltar amb gran atenció (són noves, ja que acaben d’incorporar-se al món educatiu i és el primer cop que exerceixen d’educadores).

L’èxit d’una reunió formativa depèn del fet que s’hi intervingui sense restriccions i que se sàpiguen relacionar les diverses informacions presentades. En l’exemple de l’educació emocional és lògic que, com que es parteix de graus de coneixement tan heterogenis, la veu cantant la portin les persones que ja tenen experiència en el tema. Per tant, duen el pes de la reunió i una de les seves missions és emprar un llenguatge entenedor, posar exemples variats i fomentar les preguntes de les persones que no dominen el tema. És important que, en finalitzar la reunió, es pugui fer una síntesi de les qüestions més rellevants.

Reunions d'anàlisi de problemes

Sovint, en el dia a dia professional, sorgeixen diferents situacions complexes a les quals s’ha de donar resposta. En les reunions d’anàlisi de problemes els participants posen en comú opinions, coneixements i experiències sobre una determinada situació. La sinergia que es crea permet buscar-hi la part positiva i reconduir la situació.

Les reunions d’anàlisi de problemes tenen l’objectiu de reflexionar sobre les causes i els factors que incideixen en un problema determinat.

  • La disposició ideal per a una reunió d'anàlisi de problemes ha de permetre la interacció de tothom.
  • La disposició ideal per a una reunió d'anàlisi de problemes ha de permetre la interacció de tothom.

Exemples de reunió d'anàlisi de problemes

La reunió per analitzar la manca de participació de les famílies en la vida del centre és un exemple de reunió d’anàlisi de problemes. També ho són la reunió per reduir l’impacte de les obres al centre en els moments de pati, reduir l’absentisme, la reunió per buscar solució a la conflictivitat d’algunes famílies i la reunió per atendre millor la diversitat a l’aula.

Un dels aspectes que pot portar a un desgast màxim d’energia i que cal evitar és el pessimisme davant la impossibilitat de resoldre el problema: les actituds que van en la línia de dir “és impossible resoldre el problema” afavoreixen la impotència, o, encara pitjor, l’actitud de pensar “això no hi ha qui ho resolgui” porta a la desesperança. Davant d’aquestes actituds, la persona que coordina la reunió ha de lluitar-hi en contra aturant breument el grup perquè es faci preguntes del tipus:

  • Què ens passa?
  • Per què ens passa?
  • Quines repercussions té?

A continuació ha de passar amb rapidesa cap a preguntes força més interessants del tipus:

  • Què volem?
  • Quan ho volem?
  • Quan ho aconseguim, quines coses milloraran?
  • De quins recursos disposem?
  • Com podem utilitzar millor aquests recursos?
  • Què podem començar a fer avui mateix?
  • Què estem aprenent d’aquest problema?

Veritablement hi ha problemes que no tenen solució. En altres situacions, en canvi, el veritable problema tan sols és l’actitud poc constructiva de les persones que l’han de solucionar. Reconduir això només és a les mans de coordinadors experts que saben contagiar motivació i entusiasme al grup.

Reunions creatives

En algunes ocasions es busquen solucions diferents, innovadores, alternatives. En les reunions creatives es proposen diferents idees, i per això és imprescindible tenir una mentalitat oberta, no jutjar i acceptar totes les propostes.

Les reunions creatives tenen per objectiu donar una visió diferent de la convencional a una situació o problema determinat.

Exemples de reunió creativa

La reunió per planificar la festa de la primavera és exemple de reunió creativa. També ho són preparar el sopar de comiat d’un professional que marxa de l’escola, preparar la festa de l’aigua o superar de manera creativa un problema que fa anys que s’arrosseguem al centre.

Mentre en una reunió tradicional es proposa una idea i es perfecciona fins que ja està ben perfilada i els participants es donen per satisfets, en les reunions creatives es donen dues fases clarament diferenciades:

  • Primera fase: es proposen idees, tantes com sigui possible.
  • Segona fase: s’avaluen les idees de la primera fase.

La primera fase no ha de durar més de deu minuts i un membre del grup ha de prendre nota de les idees proposades. La segona fase ha de tenir lloc després d’“adormir” les idees de la primera fase i acostuma a fer-se en un dia diferent de la primera fase. S’hi analitzen les idees proposades i es desestimen o s’aprofiten. En aquest últim cas, s’aprofiten tal com s’han dit o després de passar per un procés de millora.

En la primera fase no es permet avaluar cap de les idees proposades. Es basa en els principis següents:

  • Quantitat és qualitat: com més idees es proposin, la qualitat de la solució serà millor.
  • Superar les limitacions: cal no deixar-se encotillar per pensaments massa reflexius.

En la segona fase es parteix de les idees proposades a la primera. També es basa en dos principis:

  • No criticar les idees dels altres, sinó treballar a partir d’aquestes idees.
  • La sinergia grupal ajuda a aconseguir resultats millors.

La persona coordinadora d’aquestes reunions ha de portar a terme dues funcions primordials:

  • Punxar el grup perquè aporti idees noves, sense pensar-les.
  • Para atenció perquè no surtin expressions del tipus: “això no té sentit”, “això no funcionarà”, “costaria massa”, “ningú ho acceptarà”, “quina ximpleria”, etc. perquè són idees que destrueixen la creativitat. Cal tenir-ho en compte tant en la primera fase com en la segona.

En aquest tipus de reunions es fomenta el pensament lateral, és a dir, no convencional, que permet resoldre els problemes des de perspectives diferents i potencia la creativitat. És per això que sovint es recorre a tècniques creatives, com per exemple “els sis barrets de pensar”, plantejada psicòleg Edward de Bono. Cada barret s’identifica amb un rol que ha de desenvolupar la persona que se’l posa: el barret negre representa la prevenció o els aspectes negatius, el blanc, la informació objectiva; el verd, les alternatives i la creativitat; el groc, els beneficis i l’optimisme; el vermell, la intuïció, i el blau, la gestió i organització del pensament. El fet d’adoptar un rol diferent al qual cadascú està acostumat desbloqueja la ment i condueix a trobar noves solucions.

Reunions de presa de decisions

En les reunions de presa de decisions convé demanar als assistents que rumiïn alternatives abans del dia de la reunió per evitar la pèrdua de temps que suposa començar a pensar-les a la mateixa reunió.

Les reunions de presa de decisions busquen prendre la decisió més adequada per assolir un objectiu o per solucionar un problema.

Exemples de reunió de presa de decisions

Alguns exemples de reunió de presa de decisions són com organitzar el mobiliari en un espai o suprimir les barreres arquitectòniques del centre, triar les activitats d’un tema del projecte educatiu o triar la persona que ha de coordinar les festes escolars. Les reunions de presa de decisions també acostumen a ser la part final de les d’anàlisi de problemes, ja que se suposa que acaben amb la tria d’una solució.

Les reunions de presa de decisions acostumen a tenir més dificultats que les anteriors ja que de vegades sorgeixen propostes divergents que dificulten el consens. Vegeu, a la imatge, la disposició de la sala per a una reunió de presa de decisions.

  • La disposició de la sala de reunions depèn del tipus de reunió que es porti a terme.
  • La disposició de la sala de reunions depèn del tipus de reunió que es porti a terme.

La figura de la persona que coordina la reunió té una gran importància, ja que l’èxit de la reunió depèn de la manera com porti a terme les seves funcions.

En aquest tipus de reunió l’experiència (si se’n té) permet no partir de zero i és un punt de partida excel·lent.

Reunió per decidir les sortides del curs

La reunió per decidir les sortides del curs és una típica reunió de presa de decisions. S’acostuma a portar a terme els primers dies del curs o, fins i tot, abans del començament de les classes amb alumnes. Les sortides del curs, entre altres aspectes, han de ser presentades al consell escolar perquè s’aprovin. Aquesta aprovació s’acostuma a fer a final de setembre.

A l’hora de prendre una decisió seria bo seguir les etapes següents:

  • Recollir tota la informació o alternatives possibles els dies anteriors a la reunió.
  • Pensar en els punts positius que ofereix cada alternativa.
  • Pensar en els punts negatius que ofereix cada alternativa.
  • Considerar els aspectes interessants que té cada alternativa.
  • Intentar arribar a un consens sobre la decisió presa.
  • Dur a terme la decisió presa.

Una qüestió rellevant: qui pren una decisió

En una reunió de presa de decisions, les decisions es poden prendre de diferents maneres. La decisió final pot anar des de la decisió d’una persona amb poder fins al consens entre les diferents persones participants a la reunió.

Hi ha tres maneres de prendre una decisió: la decisió autocràtica, la decisió consultiva i la decisió grupal.

La pregunta de “qui ha de prendre una decisió?” porta a considerar tres tipus d’arribar a prendre-la:

  • Decisió autocràtica: la pren una persona o grup que disposa del poder o de l’autoritat per fer-ho arran de la informació que té en el moment de prendre la decisió.
  • Decisió consultiva: la pren una persona o grup després de consultar les persones sobre les quals la decisió ha de recaure. Les consultes poden fer-se tant individualment, amb entrevistes a cada persona, com grupalment, en una reunió amb totes les persones. Si la persona que té l’autoritat per prendre la decisió sap quina informació li fa falta, i com obtenir-la, pot fer entrevistes individuals; en canvi, si la informació no està estructurada cal convocar la reunió perquè hi hagi un intercanvi d’opinions i, si es dona el cas, la controvèrsia de parers.
  • Decisió democràtica o grupal: la que pren el grup que ha de portar a la pràctica la decisió sense cap influència de la persona que lidera el grup.

Exemples de tipus de decisió

La tria de les sortides que faran els alumnes d’un cicle determinat és un exemple de decisió grupal.

Un exemple de decisió consultiva és la tria de materials didàctics que els alumnes hauran d’adquirir. El repartiment del professorat en cursos esmentats entre les decisions autocràtiques també es pot fer amb una decisió consultiva.

Un exemple de decisió autocràtica és la distribució de mestres en els diferents cursos presa unilateralment per la direcció del centre.

Si bé és cert que una decisió democràtica és la que provoca un grau de compromís més elevat, també ho és que segons determinades circumstàncies pot ser més adequada un tipus de decisió o una altra.

La qualitat de la decisió, el temps disponible i la necessitat de compromís són els tres factors més importants per determinar la manera més adequada de prendre una decisió. Tenir-los en compte abans de prendre una decisió pot estalviar més d’un problema.

Hi ha tres circumstàncies o factors que fan que una decisió sigui autocràtica, consultiva o grupal:

  • El temps disponible: hi ha decisions que s’han de prendre al moment i decisions que poden esperar. Un alumne que ha tingut un accident i que cal portar a urgències és un exemple de la primera, mentre que l’elecció dels materials que farem servir amb els nostres alumnes n’és un de la segona. Si truca la inspectora i demana si farem una exposició que s’organitza l’endemà al centre de recursos pedagògics sobre una experiència portada a terme a l’escola, ja que qui ho havia de fer ha tingut un problema d’última hora, és un exemple de decisió que s’ha de prendre al moment i que, per tant, només pot ser autocràtica.
  • La qualitat de la decisió: hi ha decisions en les quals no té cap influència la qualitat i decisions en les quals la qualitat és un factor vital a tenir en compte. La decisió de triar en quina paret de la sala de professors penjar un pòster és un exemple de decisió en la qual no influeix la qualitat; en canvi, la tria dels materials de l’aula o la del curs adjudicat a cada mestre són exemples de decisions de gran qualitat. Un aspecte que cal tenir en compte en aquest tipus de decisió és la quantitat d’informació que té la persona amb autoritat per prendre la decisió (per exemple, la direccció). Si aquesta persona no disposa d’aquesta informació ha d’evitar un tipus de decisió autocràtica i ha d’anar cap a les decisions consultives o democràtiques. En el cas que el grup estigui cohesionat i tingui els mateixos objectius, la decisió pot ser democràtica i, en cas negatiu, ha de ser consultiva.
  • El compromís: si es pren una decisió que té l’opinió contrària de les persones que l’han d’aplicar, és fàcil deduir que el seu grau de compromís és baix o nul. Els exemples anteriors són vàlids per exemplificar la importància de tenir en compte el grau de compromís. Escollir uns materials que els mestres rebutgen és una manera de garantir que seran poc eficaços. Per tenir cura de garantir el compromís, s’han d’evitar les decisions autocràtiques si no és que hi ha la certesa que la direccció té la confiança de tots l’equip.

Posada en pràctica de les decisions i seguiment d'acords

Tothom ha estat en reunions de presa de decisions excel·lentment executades que no han estat reeixides per la manca de seguiment dels acords. I res no és més descoratjador que comprovar que els acords aconseguits amb gran dispendi de recursos i d’energia no s’arriben a portar mai a la pràctica. Fer el seguiment de l’eficàcia dels acords no fa res més que tancar el cicle de l’eficàcia de les reunions. Aquesta tasca, com moltes d’altres, necessita alguna estratègia de seguiment.

Alguns instruments per fer el seguiment d’acords són:

1. Diagrama de Gantt. És un instrument valuós per fer el seguiment de l’aplicació d’acords presos en una reunió. Consisteix en un diagrama cartesià format pels dos eixos preceptius. Vegeu a la figura Figure14 un exemple de diagrama de Gantt, en el qual a l’eix vertical hi ha les tasques que cal fer (per exemple, de la 1 a la 10) i a l’eix horitzontal hi ha el temps (per exemple, quatre setmanes). A dins del gràfic s’explicita el temps previst per a cada tasca. Per exemple, en el gràfic de l’exemple es preveu que la tasca 1 es dugui a terme durant tota la primera setmana i al començament de la segona; la tasca 2, durant la segona setmana, i així successivament fins a la tasca 10, que es durà a terme durant el tram final de la cinquena setmana.

Figura Diagrama de Gantt

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt proposat té per objectiu seguir les etapes des de la presa de la decisió de convocar una reunió fins que es porta a terme.

  1. Tasca 1: reunió de mestres per determinar l’ordre del dia i preparar els continguts.
  2. Tasca 2: escriure la convocatòria i fer els sobres.
  3. Tasca 3: fer les fotocòpies i ensobrar.
  4. Tasca 4: portar els sobres a correus.
  5. Tasca 5: assegurar-se que les famílies han rebut la convocatòria.
  6. Tasca 6: preparar el material del pla anual que es lliurarà a les famílies.
  7. Tasca 7: fotocopiar i grapar aquest material.
  8. Tasca 8: preparar la sala on es farà la reunió.
  9. Tasca 9: repartir els temes que s’han d’explicar entre els mestres assistents.
  10. Tasca 10: fer la reunió.

A la part de baix de la taula, cal explicitar sempre les tasques concretes que s’enumeren. La persona encarregada de fer-ne el seguiment ha de verificar periòdicament que la realització de les tasques s’ajusta al calendari previst perquè, si no és així, pugui fer els ajustaments necessaris.

2. Diagrama de Pert. És un altre instrument per realitzar el seguiment de les tasques que s’han de fer per decidir. A través d’una representació gràfica, queden reflectida les relacions entre totes les tasques a fer i el temps dedicat a desenvolupar-les. Es diferencia del diagrama de Gantt perquè cada nombre correspon a una tasca que ja ha estat feta (vegeu la figura Figure15).

Figura Diagrama de Pert

Diagrama de Pert

En una entrevista amb la família d’una alumna, els nombres correspondrien a les tasques següents:

  1. S’ha entregat una nota a l’alumna que explicita el dia i hora de l’entrevista.
  2. S’ha recollit la resposta de la família.
  3. S’ha deixat un full a la sala de mestres perquè s’apuntin els comentaris relatius a l’alumna.
  4. S’ha recollit el full de la sala de mestres.
  5. S’han demanat aclariments als mestres en el cas de necessitar-ho.
  6. S’ha emplenat una fitxa d’observació de l’alumna amb les dades més recents.
  7. S’ha donat a l’alumna un full recordatori del dia i hora de l’entrevista.
  8. S’ha fet l’entrevista.

Preparació d'una reunió

Una reunió comença en el moment de pensar la convocatòria. També forma part de la preparació d’una reunió pensar en les persones convocades, els temes concrets de l’ordre del dia, la preparació dels materials adjunts (si cal), l’horari, l’espai físic, els recursos necessaris, etc.

Un lloc per a cada reunió i cada reunió al seu lloc

És bastant comú que totes les reunions d’un centre educatiu es portin a terme en el mateix espai, cosa que pot ser perfectament adequada per a algunes ocasions, però també pot provocar distorsions o incomoditat en d’altres.

La convocatòria, indicador d'importància de la reunió

La convocatòria d’una reunió, entregada amb temps suficient, redactada convenientment i amb la presentació adient, dona qualitat a la reunió. Per tant, és un indicador del grau d’importància que li dona la persona convocant. Us imagineu una reunió de claustre de professors sense ordre del dia?

Qualsevol tipus de reunió necessita en un lloc que reuneixi un mínim de condicions: espai suficient, temperatura adequada, sense distractors, allunyada de sorolls, etc. En fi, condicionades que ajudin a aconseguir els objectius pels quals ha estat convocada. Això és comú per a totes les reunions.

Cal tenir present que segons la tipologia de la reunió els requisits poden variar substancialment:

  • Les reunions informatives són les que presenten menys restriccions. Tan sols cal garantir que totes les persones presents vegin la persona que dona les informacions. Per tant, una disposició similar a les butaques d’un cinema pot ser suficient.
  • Les reunions de presa de decisions demanen que les persones adoptin una disposició similar a la circular, ja que ajuda a les interaccions personals. En cas de no ser possible aquesta disposició, s’ha de procurar disposar els assistents en forma el·líptica, quadrada o rectangular.
  • Les reunions creatives demanen una disposició més informal, que ajudi a l’espontaneïtat en l’aportació d’alternatives. El líder de la reunió creativa ha de “punxar” els assistents perquè puguin aportar idees sense cap mena de reflexió prèvia. Una excessiva rigidesa en el mobiliari no és aconsellable.
  • Les reunions formatives comporten que una part de la reunió es pugui fer en petits grups. Això demana un local més ampli que ofereixi la possibilitat de fer trobades en petits grups que després exposin les seves conclusions al plenari.

La convocatòria

La convocatòria és l’explicitació del que es farà en una reunió.

Una convocatòria ha de contenir el dia, el lloc i la durada aproximada de la reunió, a més de l’ordre del dia. L’ordre del dia recull els temes a tractar a la reunió. Ha de ser repartida en un termini de tres a deu dies d’antelació a la reunió i ha de contenir, si cal, la documentació que ajudi a preparar-ne el contingut.

Alguns dels punts de l’ordre del dia podrien ser: “Informació sobre la normativa que regula…”, “Presa de decisions sobre la despesa que suposa la sortida de colònies…”. A més, pel que fa a la motivació, els punts de l’ordre del dia s’haurien de redactar en un estil semblant al següent: “Posada en comú de les idees aportades sobre la manera com atendre els alumnes amb retard en la parla”.

La convocatòria ha de servir tant per informar com per motivar. Òbviament, una de les funcions és la informativa i, per tant, ha de contenir els punts de l’ordre del dia. Però també pot servir per motivar, per tal cal procurar que la redacció dels punts animi a una participació activa. Amb els mitjans informàtics actuals, cal que la convocatòria tingui una presentació impecable en què columnes, formats i altres aspectes transmetin que també és una peça important de la reunió.

Creences i valors

Cada persona que assisteix a una reunió hi arriba amb vivències anteriors, amb creences i valors, en definitiva, amb la seva identitat. Aquesta identitat o personalitat, amb les seves creences i valors i les seves capacitats, provoca unes conductes determinades en els entorns on aquestes persones operen.

Valors com la col·laboració, el compromís, la confiança, la democràcia, el diàleg, l’eficàcia, l’empatia, la paciència, la qualitat, el respecte, la responsabilitat, la sensibilitat, la sinceritat, la tolerància i el treball poden ser presents en algunes de les persones convocades i, per tant, en les reunions. I contravalors com el conformisme, la mandra, l’agressivitat, l’egoisme, el negativisme, l’acomodació, la pressa, la ineptitud, l’individualisme, la desconfiança, la por i el protagonisme, per desgràcia, també poden entrar per la porta de la sala de reunions.

Cal destacar la importància dels primers i la necessitat d’eradicar els segons, que és la missió de tots els components d’un grup i, molt especialment, dels líders. Els valors haurien de guiar subtilment i explícitament tot el bon treball grupal i les estratègies concretes haurien de servir tant per enfortir els primers com per reconduir hàbilment els segons.

Hi ha dos tipus de creences: les potenciadores i les limitadores. Les primeres ajuden al creixement personal, mentre que les segones fan el contrari. Exemples de creences potenciadores són les creences del tipus que el treball grupal potencia els aspectes individuals, que les decisions grupals són millors que les individuals, que el compromís s’accentua com a conseqüència del treball grupal, que els professionals fan tot el que saben i poden pel bé dels usuaris i que delegar tasques ajuda a incrementar el sentiment de propietat del treball. En canvi, pensar que les reunions són una pèrdua de temps, que les decisions sempre les prenen les mateixes persones, que les famílies es desentenen del tot, que els càrrecs de responsabilitat només porten problemes, que som incapaços de parlar en públic i que l’administració no es preocupa dels problemes reals dels docents són exemples de creences limitadores.

Si quan una persona reacciona d’una manera determinada a una conducta es preguntés (una vegada o més) per què ha reaccionat d’aquesta manera, en la seva resposta trobaria una creença. Les creences i els valors porten a actuar d’una manera determinada, i quan una persona actua de manera similar sostingudament aquesta persona presenta una actitud determinada.

Pel que fa a les reunions, hi ha cinc tipus d’actituds:

  • Proactiva: actitud que porta a terme la persona radicalment positiva que busca constantment la millora de l’eficàcia i de la qualitat grupals. Correspon al rol del líder de la reunió.
  • Col·laboradora: actitud de la persona que es brinda a ajudar en totes les situacions possibles. Té una actitud també positiva, però es mostra gregària pel que fa a prendre iniciatives.
  • Reactiva: actitud que es limita a fer el que pertoca sense que en surti el sentiment de pertinença al grup. Només ajuda quan li demanen.
  • Passiva: actitud de no-participació de la persona que es limita a ser a les reunions sense cap mena d’intervenció si no se li demana. Té el rol de la persona muda.
  • Negativa: actitud de la persona que està en contra de les propostes. Posa pals a les rodes per tal d’impedir aconseguir els objectius.

Tots aquests rols són la conseqüència dels valors o contravalors, de les creences potenciadores o limitadores, i de les vivències viscudes. Que les actituds es tornin positives només depèn de cada persona.

Rols en una reunió

Les persones representem diferents rols a la vida. En el context professional, especialment en les reunions, l’estructura i els objectius del grup i la posició de cada membre defineixen els diferents rols.

El rol és el comportament que s’espera d’una persona segons el seu estatus.

Tothom porta a terme un rol o un altre en una reunió. Aquests rols es classifiquen en classes diferents: rols de manteniment, rols de treball, rols disruptius.

Tipus de rol

Una reunió és un moment excel·lent per compartir, enriquir-nos amb les idees dels altres, aportar idees i prendre decisions, però també pot ser un moment en què afloren alguns egos, apareix alguna revenja pendent, s’amaguen algunes informacions rellevants, etc. La persona que coordina la reunió ha de tenir taules per saber conduir actituds competitives.

Cal destacar la importància de la persona líder o coordinadora de la reunió per potenciar els aspectes positius i reduir els negatius. De la seva intervenció depèn la reconducció de situacions que puguin apartar el grup de l’objectiu fonamental.

També hi ha altres rols presents en una reunió, tenint present que tot i que la majoria de les persones porta a terme un rol o un altre segons el tipus de reunió i de la situació concreta, hi ha persones que acostumen a trobar-se còmodes en un determinat rol que van repetint reunió darrere reunió. El problema que es planteja és qui i com actuar en el cas que aquest rol sigui reiteradament negatiu.

Tota reunió necessita un treball previ:

  • Redactar la convocatòria i difondre-la (i assegurar-se que arriba a totes les persones convocades).
  • Preparar els materials que acompanyen la convocatòria (en el cas que n’hi hagi).
  • Seleccionar la sala i els recursos (pissarra, projector, pantalla, tipus de taula i de cadires).

I un cop acabada la reunió:

  • Redactar l’acta i difondre-la a les persones convocades.
  • Fer el seguiment de la posada en pràctica dels acords presos.

Les persones que duen a terme aquestes tasques prèvies i posteriors a la reunió tenen rols de manteniment.

A la reunió són necessaris rols de treball, entre els quals destaquen:

  • Líder
  • Secretari: és la “memòria” del grup, ja que pren apunts del que es diu i fa les connexions entre les diferents intervencions.
  • Informador: dona resposta a les preguntes que demanen la consulta d’informacions.
  • Creatiu: proposa un camí diferent, i moltes vegades original, al problema que s’ha de resoldre.
  • Col·laborador: es brinda a ajudar en tot allò que es proposa.

No sempre els rols de les persones són positius. Sovint les reunions s’encallen i, fins i tot, no arriben als objectius previstos a causa de la intervenció (o no intervenció) d’algunes persones que porten a terme rols no integrats o disruptius, ja que entorpeixen el treball del grup. Entre aquests rols hi ha:

  • Xerraire: no para de parlar de qualsevol tema excepte del de la reunió.
  • Crític sistemàtic: està en contra de tot el que es proposa, posa pals a les rodes i posa en qüestió l’autoritat del líder.
  • Mut: no intervé en la reunió, tret que una persona se li adreci directament.
  • Savi: tot i que pot ser una persona positiva per al grup, aquí s’agafa la seva forma més negativa, que es posa per sobre del grup menyspreant la contribució de les altres persones.

És molt important el rol del líder i les seves habilitats per saber conduir i reconduir les situacions més variades i, en determinats casos, més negatives.

Desenvolupament de la reunió

La persona que coordina la reunió té per objectiu aconseguir que la reunió sigui productiva, i això implica ajudar els participants a implicar-se i ser productius. Així, la persona que condueixi la reunió ha de desenvolupar quatre funcions: clarificar, controlar, relaxar i dinamitzar. Això demana una persona capaç de dur-ho a terme satisfactòriament. Es presenten algunes concrecions sobre les funcions de la persona moderadora i conductora d’una reunió (vegeu la figura Figure16).

Figura Funcions del moderador

Algunes d’aquestes funcions poden revestir un alt grau de complexitat. Per exemple, la funció de controlar implica diversos aspectes:

  • Controlar la dinàmica de la reunió. Per exemple, si s’ha determinat que hi hagi un temps de reflexió personal i un altre per compartir les reflexions en grup petit, el coordinador de la reunió és qui ha de cridar a l’ordre les persones que no segueixin el que està establert.
  • Estimular els “muts”. Per exemple, indica la possibilitat de preguntar directament a la persona que no es manifesta “què n’opines, Mercè?” o fer una entrevista en un altre moment, quan el mutisme no és ocasional sinó continuat.
  • Impedir els xerraires que parlin massa. Cal distingir la persona que intervé freqüentment amb referència al tema del qual es parla de la persona que interromp la reunió i se surt del tema constantment. La persona que coordina ha d’intervenir en els dos casos. Exemples: “Si vols afegir una informació diferent pots fer-ho, en cas que vulguis repetir els teus raonaments anteriors ja els coneixem”, “anem justos de temps i et prego que no parlis d’altres temes”, “si us plau, et prego que no tornis a intervenir si has de sortir del tema”, etc.
  • Administrar el temps disponible i fer conscient el grup del camí recorregut i del que queda per recórrer. Fer adonar dels temes que s’han tractat i el temps transcorregut, sol·licitar que les intervencions siguin més curtes, deixar un tema per a una propera reunió, felicitar el grup pel bon ritme o acabar abans del previst perquè ja s’ha acabat l’ordre del dia.

Final de reunió

El final previst d’una reunió es dona quan s’esgoten els punts de l’ordre del dia. Tot i així, el final d’una reunió pot donar-se en altres situacions: un imprevist, l’estancament d’un tema que reclama ajornarment, tensions que aconsellen deixar-ho per a un altre dia, esgotament del temps previst, etc.

En el cas d’una reunió que arriba al final de l’ordre del dia (la majoria de les reunions hi arriben), cal deixar els últims minuts per a aspectes com ara els següents:

  • Resum dels aspectes més importants
  • Nomenament de responsables del seguiment de les decisions preses
  • Agraïment als presents per la cooperació i la bona feina feta
  • Altres

Quan els assistents ja comencen a sortir de la sala pot ser un bon moment per felicitar, si s’ho mereixen, els convocants i coordinadors i de reflexionar sobre la pròpia intervenció i les possibilitats de millora futura. Ja hi haurà temps de fer una avaluació més acurada del desenllaç de la reunió. Això no treu que, en calent, no pugui haver-hi una primera reacció.

Resum

Tota reunió té diferents moments: la preparació, la convocatòria, la reunió i el final de la reunió. En cada moment es duen a terme diferents passos, des de pensar en els diferents aspectes a tractar o motivar els assistents fins a elaborar l’acta amb tots els punts tractats i els acords presos per fer-ne el seguiment.

Resum

  1. La preparació
    1. La reunió comença en pensar la convocatòria.
    2. Treball de passadissos (motivació personalitzada).
    3. Preveure el mètode adient per portar-la a terme, d’acord amb el tipus de reunió.
  2. La convocatòria
    1. Ha de servir per informar i per motivar.
    2. S’ha de cuidar la presentació, el contingut i la forma de redactar-la.
    3. Ha de convocar les persones adients.
    4. S’ha de donar amb l’antelació adequada.
    5. Si cal, s’ha de donar la documentació complementària.
  3. La reunió
    1. De bon començament, s’ha de deixar ben clar la mena de reunió que es convoca (informativa, formativa, resolució de problemes, creativa o de presa de decisions).
    2. Alguns rols presents en les reunions: moderador, secretari, xerraire, mut, voluntari, col·laboradors, crític sistemàtic…
    3. Atenció als dos nivells presents en la reunió: nivell de tasca i nivell afectiu.
    4. S’ha de repartir l’animació entre els membres amb responsabilitat sobre les persones convocades.
  4. El final de la reunió
    1. S’ha de fer un resum de l’acta.
    2. En el resum de l’acta cal recollir els punts de l’ordre del dia tractats a la reunió.
    3. Cal establir com fer el seguiment dels acords.
    4. Penjar immediatament els acords en un lloc visible.
Anar a la pàgina anterior:
Referències
Anar a la pàgina següent:
Activitats