Resum

En un hospital hi ha una sèrie de productes i materials que són necessaris per al seu funcionament i que s’han d’emmagatzemar de forma segura. Per tant, és necessari conèixer aquest procés per gestionar-lo de forma adequada.

Un magatzem o dipòsit és el conjunt d’articles i materials que posseeix una organització a l’espera de la seva utilització posterior en les diferents seccions o unitats de la mateixa organització. L’objectiu d’aquest dipòsit és el de mantenir unes existències (o estocs) suficients de productes i materials que garanteixin la continuïtat de les funcions encomanades, encara que el seu subministrament es faci de forma no contínua.

Hi ha diversos tipus de magatzems sanitaris, però se solen distingir tres tipus principals, segons la quantitat d’articles que s’hi emmagatzemen, que són de major a menor quantitat: els magatzems centrals, els generals i els petits. En un hospital, hi ha el magatzem de l’hospital, però a més hi ha altres magatzems que són especials o específics, com són els d’aliments, llenceria, combustibles i gasos i farmàcia.

La gestió correcta de l’aprovisionament és clau per a l’organització del magatzem. S’han de preveure les necessitats, planificar aquestes necessitats en el temps, buscar-les en el mercat i adquirir-les. Per això, s’ha de recórrer a diferents fonts d’informació sobre els proveïdors, com ara els arxius d’informació de compres (on hi haurà les fitxes del proveïdor i les fitxes del producte), els estudis de mercat i informació de proveïdors de caràcter divers.

El subministrament dels materials des del magatzem fins a les diferents unitats o serveis es pot fer de forma programada, que és la més correcta, o de forma urgent, quan la unitat o servei s’ha quedat desproveït d’un article concret.

En la gestió del magatzem és fonamental determinar els tipus d’articles i la quantitat que s’ha d’emmagatzemar i controlar-ne el moviment (gestió d’existències), així com registrar i controlar el moviment dels articles (seguiment d’existències, que es fa mitjançant les fitxes de magatzem i els inventaris).

La valoració d’existències serveix per a conèixer el valor econòmic dels articles en estoc. Per dur-lo a terme, cal tenir en compte el preu unitari de compra dels articles, a més de les despeses d’emmagatzematge. Hi ha moltes maneres de valorar les sortides i les existències finals d’un magatzem. La normativa comptable accepta els mètodes FIFO, LIFO i PMP.

Com a norma general, els magatzems sanitaris han de reunir les condicions necessàries per tal que s’hi garanteixi la correcta conservació i distribució dels productes o mitjans materials sanitaris. Respecte a la classificació dels mitjans materials sanitaris, trobem diferents maneres de fer-ho: una d’elles és la que distingeix els materials sanitaris en fàrmacs i en productes sanitaris; altres ho fan segons l’ús i la durada, i també hi ha la classificació ABC, la classificació segons exigències d’emmagatzematge…

Tots els materials i productes que s’emmagatzemen s’han de mantenir en unes condicions d’emmagatzematge òptimes per al seu ús. Això implica que els magatzems han de complir una sèrie de característiques de construcció i estructura, de neteja, de diferenciació de zones de magatzem i, finalment, segons la mida, tipus de materials i dimensions del magatzem de diferents formes d’emmagatzematge.

Encara que la funció principal dels centres de salut i hospitals és la de proporcionar atenció sanitària, també actuen com a empreses. Les institucions sanitàries de gran dimensions disposen de personal qualificat, però en petites consultes l’auxiliar d’infermeria pot fer operacions administratives.

Una de les operacions administratives que pot fer l’auxiliar d’infermeria és la derivada de les operacions de compravenda. La majoria de les activitats de compravenda i prestació de serveis està afectada per l’IVA, però hi ha diverses operacions dins l’àmbit sanitari que estan exemptes d’aquest impost.

Els principals documents que deriven de les operacions de compravenda són el pressupost, que té caràcter informatiu, la comanda, destinada a comunicar en ferm la intenció de compra, l’albarà, que és el justificant del lliurament dels materials, la factura, que és el document definitiu en què queda detallada la compravenda i el rebut, que confirma el pagament d’una quantitat de diners determinada.

El pagament es pot dur a terme de diferents maneres: de forma immediata (pagament al comptat) o produir-se un temps després (pagament ajornat) de diferents formes, com ara targetes bancàries, transferència bancària i xecs.

En l’àmbit sanitari, en l’ús de les activitats administratives i de gestió amb aplicacions informàtiques, s’han de tenir en compte alguns aspectes generals com disposar de mesures de seguretat, sobretot relacionades amb l’ús d’Internet, protegir la confidencialitat, amb contrasenyes d’accés per als usuaris, realitzar còpies de seguretat i tenir altres mesures de protecció, sobretot enfront dels possibles atacs de programes danyosos, malware.

Els programes informàtics d’ús general, les suites ofimàtiques, són un conjunt de programes informàtics útils per al treball administratiu d’oficina. Els principals components d’aquestes aplicacions són el processador de text, per elaborar documents, el gestor de base de dades, per fer servir dades, el full de càlcul, per realitzar diferents operacions matemàtiques i les presentacions, per oferir informació de forma atractiva.

Al mercat hi ha un ampli ventall d’aplicacions informàtiques de gestió clínica. Una d’elles és el programa de gestió clínica Axon on s’exemplifiquen tasques de documentació, administració i gestió de l’auxiliar d’infermeria.

Anar a la pàgina anterior:
Introducció
Anar a la pàgina següent:
Objectius