Operacions comercials a les consultes sanitàries

L’economia sanitària és la disciplina que s’ocupa d’aplicar als serveis sanitaris els fonaments econòmics, així com l’anàlisi i avaluació de les decisions, a través de l’examen dels costos i dels beneficis. Estudia com emprar els recursos de la millor manera possible, racionalitzant-ne la utilització. Tot sistema de salut ha d’establir quins serveis oferirà, com ho farà i a qui van dirigits. Distingirem entre:

  • Macroeconomia: estudia les dades del sistema sanitari globalment, i els relaciona amb els altres sistemes econòmics i socials. Se serveix de paràmetres com el producte interior brut (PIB) i la renda per càpita (RCP).
  • Microeconomia: estudia els comportaments econòmics dins el sistema sanitari, és a dir, els comportaments econòmics dels individus o consumidors i la variació de preus en el terreny de salut.

Els principis d’economia sanitària han variat a causa de l’augment de la despesa sanitària pels següents factors:

  • Canvis en la morbimortalitat de la població, malalties menys causants de mortalitat.
  • Envelliment poblacional.
  • Increments en la demanda de serveis sanitaris.
  • Augment del cost de la tecnologia sanitària.

Hi ha diferents formes d’anàlisi per avaluar des del punt de vista econòmic l’activitat sanitària i les possibles alternatives, valorant les entrades o recursos utilitzats (costos o inputs) i les conseqüències o efectes. Els tipus d’avaluació econòmica són els següents:

  • Cost-efectivitat: els efectes de les accions sanitàries són mesures en unitats naturals o físiques no monetàries com ara anys de vida guanyats, casos correctament diagnosticats i tractats…
  • Anàlisi cost-benefici: valora els costos i els beneficis en unitats monetàries, de manera que resulta fàcil comparar totes les alternatives, requereix que tots els costos i els beneficis estiguin valorats en termes monetaris, com a cost de l’estada hospitalària. És la forma més àmplia d’anàlisi.
  • Anàlisi cost-utilitat: aquest tipus d’estudis no només valora els anys de vida guanyats, o el nombre de defuncions evitades, sinó la qualitat de vida resultant de la intervenció sanitària, ja que la societat cada vegada aprecia més, a part de l’allargament de la vida, la qualitat d’aquesta vida.

La unitat de mesura són els anys de vida ajustats per qualitat (AVAQ); per exemple, si després d’una actuació sanitària es proporciona a una persona dos anys de vida saludable addicionals, es valora aquesta acció com ‘2 AVAQ’.

L'impost sobre el valor afegit (IVA)

L’impost sobre el valor afegit o IVA és un impost comunitari que va entrar en vigor a Espanya l’1 de gener de 1986, en entrar a la Comunitat Econòmica Europea (CEE), on ja s’aplicava. Es va modificar l’1 de gener de 1993 per la creació del mercat interior comunitari.

L’IVA s’aplica a tots els països de la Unió Europea (UE) amb lleugeres diferències, com els tipus d’IVA aplicables a cada país.

La creació del mercat interior en l’àmbit comunitari implica la supressió de les fronteres fiscals i exigeix una regulació específica, a l’efecte de l’IVA, de les operacions entre els seus estats membres, i també una mínima harmonització dels tipus impositius i una cooperació administrativa adequada entre aquests estats.

Per aquest motiu es van establir unes directrius que són comunes a tots els estats membres de la Unió Europea (UE), i altres que donen llibertat d’actuació en la seva aplicació. A Espanya, la normativa bàsica sobre el valor afegit (IVA) queda establerta en la Llei 28/2014, de 27 de novembre, de l’impost sobre el valor afegit (BOE de 28 de novembre).

Impostos directes i indirectes

Quan efectuem una operació de compra o rebem la prestació d’un servei, paguem, a més a més de l’import de l’operació, un impost que s’anomena impost sobre el valor afegit (IVA), sempre que l’operació estigui subjecta a aquest tribut.

Per tant, és habitual veure en les factures, just abans del valor total, un recàrrec identificat com a IVA (figura).

Figura Possible model de factura

L’impost sobre el valor afegit (IVA) és l’impost indirecte més important a l’Estat espanyol. La diferència entre impost indirecte i directe és la següent:

  • Impostos directes: graven la renda o la riquesa de les persones físiques o jurídiques. Per exemple, l’impost sobre la renda de les persones físiques (IRPF), l’impost sobre societats (IS)…
  • Impostos indirectes: graven el consum de determinats béns i serveis. Per exemple l’impost sobre el valor afegit (IVA), l’impost sobre transmissions patrimonials i actes jurídics documentats (ITPiAJD)…

Per tant, l’IVA és un impost indirecte perquè grava el fet d’adquirir béns o serveis i no la renda o la riquesa del ciutadà; per exemple, la compra d’un vehicle està gravada de la mateixa manera per a qualsevol ciutadà, independentment de quina sigui la seva capacitat econòmica.

L’impost sobre el valor afegit (IVA) és un impost indirecte que grava el consum i que recau sobre el lliurament de béns i prestacions de serveis fets per empresaris o professionals, com també sobre les importacions i adquisicions intracomunitàries de béns.

Funcionament general de l'IVA

L’IVA és un impost plurifàsic, ja que grava tots els lliuraments i serveis en les diferents fases de la cadena de producció-comercialització dels productes. En el procés de producció i comercialització d’un producte des d’una primera fase d’extracció del medi natural, passant per diferents fases de producció i comercialització, del majorista als detallistes, o minoristes; fins que arriba al consumidor final, s’aplica el tipus d’IVA general actual del 21%.

Comerç minorista és la terminologia que utilitza la normativa de l’IVA per regular la venda al detall.

En aquest procés es pot comprovar que:

  • L’IVA és un impost neutre per a l’empresari o professional perquè l’IVA que suporta en les seves compres el resta (dedueix) del que recapta en les vendes, i la diferència la ingressa a l’Agència Tributària. Per tant, no li representa cap cost ni cap ingrés addicional.
  • L’IVA l’acaba suportant el consumidor final perquè la suma dels ingressos a l’Agència Tributària que ha fet cada empresa en les diferents fases del procés del producte resulta el mateix import que l’IVA que es repercuteix en l’última operació. Aquesta última operació la suporta un consumidor final perquè no es pot deduir l’IVA.

Procés de recaptació i ingrés del règim general de l'IVA

Encara que finalment és el consumidor el qui acaba suportant l’IVA (tal com consta a la factura de compra), són els empresaris i els professionals els que l’han de recaptar i ingressar a l’Agència Tributària (vegeu la figura).

Figura Procés bàsic de recaptació de l’IVA

Però el procés de recaptació i l’ingrés a l’Agència Tributària de l’IVA pot ser diferent segons el tipus d’activitat o característiques dels empresaris, ja que la llei de l’IVA estableix un règim general i diversos règims especials.

El procés bàsic de recaptació i ingrés a l’Agència Tributària del règim general de l’IVA és el següent:

  1. L’empresari suporta un IVA (IVA suportat) en les compres de béns i serveis rebuts (compra de mercaderies, subministrament de llum, aigua, telèfon, maquinària, reparacions…), que s’inclou en la factura corresponent. Habitualment aquest IVA serà deduïble.
  2. Quan aquest empresari ven els seus productes o presta els seus serveis als clients, carrega un IVA (IVA repercutit) a les factures.
  3. Finalment, l’empresari ingressa a l’Agència Tributària la diferència entre l’IVA repercutit i l’IVA suportat deduïble. En cas que la diferència sigui negativa, l’Agència Tributària retornarà a l’empresari aquest import.

IVA repercutit - IVA suportat deduïble = IVA a ingressar o a retornar

Exempcions limitades

Hi ha determinades operacions que, per diversos motius –econòmics, socials, tècnics, d’harmonització comunitària…– estan exemptes d’IVA. La llista d’exempcions és de caràcter comú per a tots els membres de la UE; en aquesta llista podem destacar les següents activitats i famílies professionals:

  • Operacions mèdiques i sanitàries: serveis d’hospitalització i assistència sanitària…
  • Educació: serveis d’ensenyament prestats per centres públics o entitats privades autoritzades.
  • Activitats culturals, socials i esportives prestades per entitats sense ànim de lucre: biblioteques, museus…
  • Serveis públics postals, lliurament de segells de correus i efectes timbrats.
  • Loteries i apostes de l’Estat, de les comunitats autònomes i l’ONCE.
  • Operacions financeres i d’assegurances: targetes de crèdit, préstecs, transferències…
  • Determinades operacions immobiliàries: lliurament de terrenys rústics i no edificables, segons i posteriors lliuraments d’edificacions, lloguers d’habitatges…
  • Lliurament de materials de recuperació (deixalles o residus).

Així doncs, l’empresari no ha de repercutir l’IVA quan lliura aquests béns o prestacions de serveis.

Exemple d'exempció limitada

Una clínica que presta serveis sanitaris presenta les dades següents:

  • Compres i despeses fetes = 1.000 € + 21% d’IVA = 1.000 + 210 = 1.210 €
  • Facturació dels seus serveis (serveis assistencials) = 1.500 €

El tractament de l’IVA seria el següent:

  1. Les prestacions de serveis sanitaris estan exemptes d’IVA. Per tant, la clínica no pot repercutir aquest impost sobre els pacients/clients.
  2. Com que es tracta d’una exempció limitada, la clínica tampoc no es pot deduir l’IVA suportat en les seves compres o despeses de material per donar assistència.
  3. Per tant, la clínica ha de considerar l’IVA suportat com un major cost, i el valor comptable de les compres i despeses és de 1.210 €. Per calcular el preu final dels tractaments (preu de venda) ha de tenir en compte aquest valor com a despesa per aplicar-hi el marge.

Base imposable

La base imposable de l’IVA és l’import sobre el qual s’ha d’aplicar el tipus impositiu, és a dir, la quantificació o valoració monetària del fet imposable. Dit d’una altra manera, és l’import de la contraprestació de les operacions subjectes.

Els conceptes que s’inclouen en la base imposable i que s’han de sumar a l’import dels béns lliurats o dels serveis prestats són els següents:

  • Les despeses derivades de la prestació principal: comissions, ports, transports, assegurances i recàrrecs financers pactats en la forma de pagament.
  • Les subvencions vinculades a les operacions subjectes.
  • Els tributs i gravàmens de l’operació, excepte el mateix IVA.
  • Els envasos i embalatges facturats, fins i tot els que tenen facultat de devolució.
  • Els deutes assumits pel destinatari com a contraprestació de les operacions.

Els conceptes que no s’inclouen en la base imposable són els següents:

  • Els descomptes o bonificacions previs o simultanis a l’operació: en aquest cas s’han de restar de l’import del bé o servei facturat.
  • Indemnitzacions que no constitueixin contraprestació o compensació en les operacions subjectes.
  • Els interessos d’ajornament quan compleixin algun dels requisits següents:
    • que corresponguin a un període posterior a l’operació, és a dir, que no formin part de la forma de pagament pactada i s’hagin aplicat amb posterioritat,
    • que siguin d’operacions financeres exemptes per ajornament o demora en el pagament del preu,
    • que constin de manera separada en la factura, o
    • que no sobrepassin els usualment aplicats en el mercat.
  • Quantitats pagades en nom i per compte del client que compra: les bestretes. Els requisits per incloure’ls en la factura sense formar part de la base imposable i, per tant, sense estar gravats amb l’IVA són tots els següents:
    1. Cal la factura corresponent expedida a càrrec del client.
    2. S’han d’efectuar en virtut d’un mandat exprés verbal o escrit del client pel compte del qual s’actuï.
    3. La quantitat ha de coincidir exactament amb l’import de la despesa.
    4. L’empresari o professional mediador no pot deduir l’IVA de les despeses pagades en nom i per compte del seu client.

Bestretes

Són les operacions en què l’empresari actua d’intermediari, pagant una factura d’un altre proveïdor a nom del client i afegint aquest import en la seva factura al client per recuperar l’import pagat.

Exemple de càlcul de la base imposable

La clínica Rius, SA ha realitzat una comanda de les següents mercaderies a l’empresa Gran, SL:

  • 200 unitats del producte VV a 20 €/u.
  • 190 unitats del producte BB a 25 €/u.
  • 80 unitats del producte XX a 30 €/u.

Coneixem, també, les dades següents:

  • L’empresa Gran, SL concedeix un descompte del 6%.
  • Els embalatges ascendeixen a 350 €.
  • L’assegurança és de 125 €.
  • Les despeses de transport a càrrec del comprador són de 250 €.

Quin seria el càlcul de la base imposable de l’operació?

S’hauria de calcular, en primer lloc, el preu de la mercaderia:

200 · 20 = 4.000 €

190 · 25 = 4.750 €

80 · 30 = 2.400 €

El preu de la mercaderia serà: 4.000 + 4.750 + 2.400 = 11.150 € i formarà part de la base imposable.

Ara calcularíem el descompte: , i l’haurem de restar per calcular la base imposable.

Els embalatges, l’assegurança i el transport formaran part de la base imposable.

Finalment, podem calcular la base imposable:

11.150 € Preu mercaderia

- 669 € Descompte

+ 350 € Embalatges

+ 125 € Assegurança

+ 250 € Transport

11.206 € Base imposable

Modificacions de la base imposable

Els casos més freqüents que poden donar lloc a modificacions de la base imposable, posteriorment al moment en què es va fer l’operació, són els següents:

  • Correccions d’imports provisionals facturats.
  • Devolució dels envasos i embalatges.
  • Descomptes i bonificacions atorgats amb posterioritat al moment en què es va fer l’operació. Per exemple, els ràpels.
  • Alteracions del preu posteriors a l’operació o en què quedin sense efecte en part o totalment les operacions gravades. Per exemple, errors en el preu aplicat o devolucions de mercaderies, respectivament.
  • Si el destinatari de les operacions subjectes no ha fet efectiu el pagament de la quota i s’ha declarat que hi ha d’haver un concurs de creditors o es consideren crèdits incobrables. Per exemple, per fallida o suspensió de pagaments del client.
  • Fixació incorrecta de les quotes repercutides.

Per modificar la base imposable no poden haver transcorregut més de quatre anys des de la seva meritació o des de la data en què s’hagin produït les circumstàncies que donen lloc a la modificació de la base imposable.

Tipus impositius i quota de l'IVA

El tipus impositiu és el percentatge que s’aplica sobre la base imposable per calcular l’import de la quota de l’IVA. Mentre que la quota de l’IVA és el resultat d’aplicar el tipus impositiu sobre la base imposable. La fórmula és la següent:

Quota de l’IVA = base imposable · tipus impositiu

Actualment, hi ha tres tipus de impositius diferents, depenent de la naturalesa del bé o servei de què es tracti. La llei estableix un tipus general i dos tipus reduïts per donar un tractament més favorable a determinades operacions (vegeu la taula). Vegem-ne els diferents tipus detingudament.

Taula: Tipus impositius de l’IVA
Tipus impositiu Percentatge
Tipus general 21%
Tipus reduït 10%
Tipus superreduït 4%

Les despeses incloses en una factura que estiguin vinculades a un producte o servei, com per exemple el transport, assegurances, envasos, embalatges…, han d’estar gravades pel mateix tipus impositiu que correspon a aquest producte o servei.

Pel que fa al tipus general (21%), a partir de la Llei 28/2014, de l’impost del valor afegit, és aplicable als lliurament de béns, prestacions de serveis, adquisicions intracomunitàries i importacions que no estiguin incloses en el tipus reduït o en el tipus superreduït.

Els aparells i instrumental de les clíniques, com autoclaus, cadires dentals, cubetes per desinfectar, aparells de radiodiagnòstic estan gravats al 21% d’IVA.

El tipus reduït (10%) és aplicable, entre d’altres, a:

  • Dins de l’àmbit sanitari:
    • Els productes sanitaris per a ús personal i exclusiu de persones amb deficiències físiques, mentals, intel·lectuals o sensorials, objectivament dissenyats per alleujar o tractar aquestes deficiències.
    • Les pròtesis, ortesis i implants interns (excepte persones amb discapacitat, en aquest cas és el 4%).
    • Els productes farmacèutics susceptibles d’ús directe pel consumidor final (gases, vendes i anàlegs).
    • En l’àmbit de l’odontologia els productes dentals als quals s’aplica un IVA reduït del 10% són els que resten a la boca del pacient després de ser utilitzats per l’odontòleg, per exemple:
      • Adhesius i ciments.
      • Compòsits.
      • Puntes de gutaperxa.
      • Implants dentals.
  • Fora de l’àmbit sanitari:
    • Productes utilitzats en la nutrició de persones o animals, excepte begudes alcohòliques.
    • Béns utilitzats en activitats agrícoles, forestals o ramaderes: llavors, fertilitzants, plaguicides…
    • Aigües per al consum humà o animal o per al reg.
    • Aparells utilitzats per suplir deficiències de les persones i animals, inclosos ulleres graduades i lents de contacte.
    • Flors i plantes vives ornamentals.
    • Transport de viatgers i d’equipatges.
    • Serveis d’hostaleria, balneari, restauració i subministraments de menjars i begudes per consumir a l’instant.
    • Serveis de neteja de vies públiques i recollida d’escombraries.
    • Recollida, emmagatzematge, eliminació i tractament de residus i d’aigües residuals, desratització…
    • Serveis funeraris.

I, finalment, el tipus superreduït (4%) és aplicable, entre d’altres, a:

  • Aliments bàsics: fruites, verdures, hortalisses fresques, llet, pa comú, formatges, ous, farines panificables…
  • Llibres, diaris i revistes.
  • Reparacions de cotxes adaptats per a persones amb mobilitat reduïda.
  • Pròtesis, ortesis i implants interns per a persones amb minusvalideses.
  • Medicaments per al consum humà, fórmules galèniques i magistrals.
  • Cotxes, cadires de rodes i pròtesis per a persones amb discapacitats.

Exemples de càlcul de la base imposable i quota de l'IVA

En el cas que coneguem el total d’una operació (base imposable + quota de l’IVA) i vulguem conèixer la base imposable i la quota de l’IVA, haurem de dividir el total de l’operació entre 1,21 per al tipus general, 1,10 per al tipus reduït i 1,04 per al tipus superreduït. Per exemple, si el total d’una operació és 150 € i el tipus d’IVA aplicat és del 21% inclòs, per obtenir la base imposable: 150 / 1,21 = 123,96 i, ara, ja podem calcular la quota de l’IVA.


Imaginem ara un altre cas: la clínica Bonapraxis, SL ha adquirit diferents tipus de materials, com instrumental clínic, guants, desinfectant… Tot per un valor de 1.200 €, amb un descompte del 10%; les despeses de transport són de 45 € i l’assegurança de 100 €. Com calcularíeu la base imposable i la quota de l’IVA de l’operació?

La solució és la següent: calculeu, en primer lloc, la base imposable:

1.200 € Preu mercaderia

-120 € Descompte:

+45 € Transport

+100 € Assegurança

1.225 € Base imposable


Segons el que estableix la llei, el tipus impositiu aplicable a aquests productes és el tipus reduït (10%). Calculem ara, la quota tributària:

Quota d’IVA = Base imposable x Tipus impositiu =

El procés de compravenda

Quan s’estableix una relació comercial, les parts que hi intervenen (comprador i venedor) tenen la necessitat d’establir uns acords que atorguen, a cada part, uns drets i unes obligacions. És a dir, entre el venedor i el comprador es genera una relació que vindrà justificada o demostrada a través de documents i d’accions que provoquen altres accions i documents.

El procés de compravenda seria el següent (vegeu la figura):

  1. El comprador (client) selecciona un proveïdor (venedor) i demana un pressupost.
  2. El comprador (client) selecciona un proveïdor (venedor) i fa una comanda.
  3. El venedor rep la comanda del comprador. Quan prepara les mercaderies per ser lliurades, elabora un albarà en què detalla els productes i, a continuació, lliura aquests productes juntament amb l’albarà.
  4. El comprador rep les mercaderies i, si hi està conforme, signa l’albarà.
  5. El venedor, amb l’albarà signat del comprador, elabora una factura, que és el document que demostra que s’ha donat una operació de compravenda. Aquest document s’enviarà al comprador.
  6. El comprador rep la factura i, quan sigui el moment establert, procedirà a pagar-la utilitzant el mitjà acordat.
  7. El venedor rep el pagament del comprador en el termini i la forma establerts.
Figura Fases del procés de compra

Així doncs, la documentació comercial bàsica que es genera en el procés de compravenda, abans de procedir al pagament o cobrament de les mercaderies, és: la comanda, en el procés de compra; i l’albarà i la factura, durant el procés de venda.

També poden donar-se situacions en què el comprador pot fer enrere una compra, o bé que hi hagi incidències en la documentació generada en aquest tracte comercial. Per a aquests casos cal saber com esmenar, modificar o tirar enrere operacions de compravenda ja efectuades; ens referim a les devolucions.

El transport forma part de la mateixa gestió de la compravenda perquè el venedor haurà de fer arribar al comprador la mercaderia que ha comprat, i això implica que cal conèixer els aspectes que puguin incidir en les tasques pròpies de la gestió de la compravenda.

El pressupost

Un cop l’empresa ja té seleccionats el proveïdor o proveïdors que s’ajusten millor a les seves necessitats es pot iniciar el procés de compra. Normalment el procés de compra comença quan el magatzem detecta la necessitat d’adquirir un article; llavors procedirà a demanar un pressupost del que necessita. Una bona gestió del procés de compra implica:

  • Que l’empresa té garantit el subministrament de mercaderies en qualsevol moment.
  • Que l’empresa compra la quantitat necessària de mercaderies, sense tenir un excés de mercaderies en el magatzem, fet que suposaria un elevat cost d’emmagatzematge, i sense que manquin existències en el moment que els clients en demanin.

La comanda

Mitjançant la comanda s’inicia l’operació de compravenda. La comanda suposa un contracte de compravenda i qualsevol incompliment pot causar un perjudici a una de les parts, per la qual cosa és necessari respectar les condicions pactades. El document que es fa servir per fer la comanda ha de contenir totes les dades que facilitin l’operació de compravenda i el seu disseny s’ha d’adaptar a les necessitats de l’empresa. De la comanda se’n fan almenys tres exemplars:

El nombre de còpies de la comanda que fa l’empresa pot variar segons l’estructura de l’empresa, del sector, la mida…

  1. Original: signat i segellat, que s’envia al proveïdor.
  2. Còpia per al magatzem de l’empresa que fa la comanda: que serveix per comprovar, posteriorment, que la mercaderia rebuda s’ajusta a la mercaderia sol·licitada.
  3. Còpia per al Departament de Compres de l’empresa que fa la comanda: que serveix per fer un seguiment de l’estat de la comanda i comprovar, posteriorment, les condicions demanades amb les facturades.

La comanda és el document on es detallen les mercaderies que el client sol·licita al proveïdor, així com les condicions de compra.

Malgrat que no existeix un model oficial de comanda, tota comanda ha de contenir almenys les dades següents:

  • Número de comanda.
  • Data d’emissió.
  • Dades d’identificació del comprador i del venedor: nom o raó social, adreça, NIF…
  • Descripció detallada de la mercaderia objecte de la compra i nombre d’unitats.
  • Preus.
  • Condicions de lliurament: lloc de lliurament, data de lliurament…
  • Condicions de pagament.
  • Descomptes sol·licitats.
  • Mitjà de transport.
  • Agent comercial (en cas que n’hi hagi).
  • Signatura de l’emissor.

En el cas que les condicions ja estiguin pactades en un contracte de compravenda, l’empresa emissora de la comanda únicament indicarà aquelles dades que no estiguin prèviament pactades: número de comanda, data, descripció de la mercaderia i nombre d’unitats…

Formalització de la comanda

A l’hora de realitzar la comanda, l’empresa compta amb diferents possibilitats. La modalitat triada dependrà de les necessitats de l’empresa, de la relació que tingui amb el proveïdor, de la urgència de la comanda… Les formes més habituals de formalitzar la comanda les podem resumir en les següents:

  • Nota de comanda: imprès que conté totes les dades necessàries per poder realitzar la compravenda.
  • Carta: mitjançant una carta comercial l’empresa realitza la comanda (vegeu la figura).
  • Fax: mitjançant un fax l’empresa realitza la comanda. Aquesta modalitat té l’avantatge que el proveïdor rep la comanda per escrit al moment.
  • Correu electrònic: les noves tecnologies faciliten les relacions comercials entre les empreses, permeten realitzar la comanda ràpidament.
  • Telèfon: és un mitjà molt utilitzat per la seva rapidesa i perquè permet establir una relació directa amb el proveïdor, i resol dubtes… De totes maneres, té l’inconvenient que no queda constància escrita, i per això és convenient que després l’empresa faci una comunicació escrita (nota de comanda, carta, fax o correu electrònic), per confirmar les dades de la comanda.
  • Representant o agent comercial: el representant de l’empresa venedora visita l’empresa compradora i formalitza la comanda amb la informació que li facilita el client.
Figura Carta de comanda en ferm

Recepció de la comanda i lliurament de la mercaderia

Després que el proveïdor rep la comanda del client i l’accepta, s’haurà de fer el lliurament: bé per mitjans propis, bé utilitzant els serveis d’una empresa dedicada al transport de mercaderies. A banda, quan es tingui la conformitat del client sobre les mercaderies rebudes, s’ha de procedir a emetre la factura d’acord amb la legislació vigent, ja que la factura és un document amb repercussions fiscals.

Els productes sol·licitats pels clients han de ser lliurats en el lloc i en la data convinguts. L’empresa venedora, per complir la seva obligació de lliurament de mercaderies, ha de realitzar un seguit de tasques; que podem resumir en les següents:

  1. Tasques després de rebre la comanda:
    1. Verificar que disposa de les mercaderies sol·licitades al magatzem o està en disposició de tenir-les el dia del lliurament sol·licitat; així, si hi ha algun problema, se li pot comunicar al client oferint-li una solució.
    2. Comprovar que les condicions comercials sol·licitades pel client són les establertes per aquest client o les habituals de l’empresa.
  2. Tasques abans de fer el lliurament de la mercaderia:
    1. Preparar l’albarà o nota de lliurament.
    2. Registrar la sortida de les mercaderies en les fitxes de magatzem.
    3. Fer el lliurament de les mercaderies, ja sigui per mitjans propis o per mitjà d’una empresa de transport, segons estigui pactat en les condicions de la comanda.

La fitxa de magatzem

És el document on el magatzem de l’empresa anota les entrades i sortides d’un article i el seu valor, així com les existències que queden al magatzem, també valorades.

En la figura podeu veure, gràficament, el procés de venda i lliurament de mercaderies.

Figura Procés de venda i lliurament de mercaderies

L’albarà o nota de lliurament

Un cop rebuda i acceptada la comanda, el proveïdor prepara les mercaderies i les lliura al client, juntament amb un document anomenat albarà o nota de lliurament, que té una triple finalitat:

  • Justifica la sortida de mercaderies del magatzem del venedor.
  • Un cop signat pel comprador acredita el lliurament de les mercaderies.
  • Serveix de base per confeccionar la factura.

L’albarà o nota de lliurament és un document confeccionat pel proveïdor, on es relacionen les mercaderies lliurades. Aquest document acompanya les mercaderies i n’acredita el lliurament.

Confecció de l'albarà

El Departament de Vendes del proveïdor, per tal de confeccionar l’albarà o nota de lliurament, consulta la fitxa del client, la fitxa de magatzem i la comanda.

No hi ha un model oficial d’albarà o nota de lliurament, sinó que cada empresa dissenyarà el seu propi model d’acord amb les seves necessitats; de totes maneres, les dades que han de figurar en qualsevol albarà o nota de lliurament són les següents (vegeu la figura):

Figura Possible model d’albarà o nota de lliurament
  • Número d’albarà.
  • Lloc i data d’emissió.
  • Dades identificadores del comprador i del venedor.
  • Identificació de la comanda origen de l’albarà.
  • Descripció detallada de la mercaderia lliurada.
  • Quantitat de mercaderies que s’envien.
  • Lloc i condicions de lliurament.
  • Mitjà de transport utilitzat.

Els albarans poden ser valorats o sense valorar: l’albarà sense valorar conté la descripció i la quantitat de la mercaderia lliurada, però no els preus; mentre que l’albarà valorat, a banda d’això, també inclou els preus unitaris i, habitualment, el total de l’operació. En qualsevol cas, sempre serveixen de testimoni i guia per a la confecció de les factures que emeti l’empresa posteriorment.

El fet que un albarà estigui o no valorat depèn del moment de l’emissió de la factura:

  • Generalment, si la factura no s’emet immediatament al lliurament de la mercaderia, l’albarà sol anar valorat.
  • En canvi, si la factura s’emet immediatament, l’albarà s’enviarà sense valorar.

Normalment, de l’albarà o nota de lliurament se’n fan quatre còpies:

  • Una còpia per al magatzem del proveïdor per justificar la sortida de la mercaderia.
  • Una còpia per al departament de vendes del proveïdor, que servirà de base per confeccionar la factura.
  • Dos exemplars que s’envien juntament amb la mercaderia:
    • l’original, que queda en poder del comprador i
    • una còpia signada pel client es torna al proveïdor com a justificant del lliurament.

Signar l’albarà

Actualment, fer constar la signatura en l’albarà és fonamental, ja que els terminis màxims de pagament es calculen sobre la data de recepció de béns o mercaderies.

Cas pràctic d'aplicació de l'albarà, valorat i sense valorar

Imagineu que l’empresa Comercial Max, SA amb NIF A11222222 i domicili al carrer Gran, 43 de Lleida (25004), tramet a Indústries Rius, SA amb NIF A33666666 i domicili al carrer Consell de Cent, 467 de Barcelona (08009), la comanda núm. 34/CC on se sol·liciten:

  • 50 faldilles mod. FF/80, color blau, talla 38, preu unitari 25 €
  • 50 faldilles mod. FF/80, color blau, talla 40, preu unitari 25 €
  • 25 caçadores mod. CC/60, color negre, talla 40, preu unitari 50 €
  • 25 caçadores mod. CC/60, color blau marí, talla 42, preu unitari 50 €
  • 25 caçadores mod. CC/50, color negre, talla 40, preu unitari 40 €

La mercaderia es remet al magatzem del comprador al carrer d’Urgell, 58 de Lleida (25004) mitjançant l’empresa de transport Balutrans, SL. La mercaderia es distribueix en 2 paquets de 25 kg cada un i es remet a ports pagats.

Amb aquestes dades es demana confeccionar l’albarà núm. 207/XX valorat i sense valorar amb data 4 de desembre de 20XX, tenint en compte que la mercaderia és rebuda pel comprador el mateix dia 4 de desembre.

A la figura podeu veure una proposta de solució de l’albarà valorat, i a la figura, de l’albarà sense valorar.

Figura Albarà 207-XX valorat (proposta de solució)

Figura Albarà sense valorar 207-XX (proposta de solució)

Recepció de la mercaderia

L’empresa compradora ha de gestionar correctament l’entrada de les mercaderies que ha sol·licitat als proveïdors per tal de portar un control correcte del magatzem, fins i tot pel que fa als espais i la col·locació. Per això també és important, a l’hora de concretar les condicions comercials, pactar amb els proveïdors el lloc i la data de lliurament de les mercaderies.

Les mercaderies que es reben del proveïdor sempre hauran d’anar acompanyades de l’albarà, on es detallaran les mercaderies lliurades. El comprador, en el moment de rebre la mercaderia i l’albarà, n’ha d’efectuar una comprovació física i administrativa. En concret ha de:

  1. Comprovar que la mercaderia rebuda és la que es va demanar en la comanda.
  2. Confirmar que la mercaderia rebuda és la que s’indica a l’albarà.
  3. Verificar que la mercaderia es troba en bones condicions. La verificació de la mercaderia s’hauria de fer en presència del transportista o de la persona que en fa el lliurament però, per falta de temps, en la majoria dels casos només es verifica l’albarà i l’exterior de les caixes i, posteriorment, se’n verifica el contingut. En aquest cas, a l’albarà s’ha d’indicar que la inspecció de la mercaderia està pendent.
  4. Comprovar que la data de recepció de la mercaderia coincideix amb la data prevista. En cas de no coincidir, s’ha d’anotar la incidència.
  5. Si totes les comprovacions són correctes, s’accepta la mercaderia i se signa l’albarà.
  6. En cas de detectar alguna irregularitat, el comprador pot tornar la comanda (totalment o parcialment) o acceptar-la. En cas de devolució parcial, s’haurà de corregir l’albarà abans de signar-lo.
  7. Emplenar l’apartat corresponent a la data de recepció i observacions en el llibre de registre de comandes emeses.
  8. Registrar l’entrada de les mercaderies a la fitxa del magatzem.

En qualsevol cas, aquestes inspeccions són indispensables, perquè d’això en depèn que la facturació posterior sigui correcta.

La factura

Els empresaris i professionals, en el desenvolupament de la seva activitat diària, realitzen una gran quantitat de transaccions. Es fa necessari que aquestes transaccions quedin justificades documentalment per diversos motius, com poden ser motius legals o pràctics a l’hora d’acreditar una operació mercantil; entre d’altres.

La nota de comanda, l’albarà o la nota de lliurament són exemples de documents que justifiquen una operació comercial, però, pel seu valor legal, podem dir que la factura és el document més important per a justificar una operació d’aquests tipus.

La factura és el document que expedeix el venedor al comprador per acreditar legalment el lliurament de béns i les prestacions de serveis realitzades.

Requisits legals de la factura

Normativa jurídica sobre facturació

El Reial decret 1496/2003 regula l’obligació dels empresaris i professionals d’expedir i lliurar factures. A l’article 157 de la Llei 30/85, de l’IVA, i a l’article 24 del Codi de comerç s’indiquen els requisits que ha de complir la factura.

Estan obligats a emetre factures els empresaris o professionals que, en el desenvolupament de les seves activitats, lliurin béns o prestin serveis a terceres persones. A banda, les dades obligatòries d’una factura són les següents:

  • Número i, si hi ha diversos centres de facturació, sèrie. Les factures s’han de numerar de forma correlativa dins de cada sèrie. Les factures rectificatives han de tenir una sèrie diferenciada.
  • Nom i cognoms, si és persona física, o raó social, si és persona jurídica, NIF i domicili, de l’expedidor i del destinatari. El nom comercial no té cap validesa legal.
  • Les societats hauran de fer constar les dades identificadores de la seva inscripció en el Registre Mercantil.
  • Descripció dels béns i/o serveis objectes de l’operació.
  • Contraprestació total de l’operació i totes les dades necessàries per a la determinació de la base imposable.
  • Tipus d’IVA aplicable i quota. Si en l’operació hi ha diferents tipus impositius s’ha de diferenciar la part subjecta a cada tipus.
  • Lloc i data d’emissió.

Sense que sigui un requisit obligatori, també és habitual que en les factures hi consti la forma de pagament i el venciment.

El càlcul del venciment es realitza a partir de la data de lliurament de les mercaderies i està regulada per la Llei 15/2010, de 5 de juliol, de modificació de la Llei 3/2004, de 29 de desembre, per la qual s’estableixen mesures de lluita contra la morositat en les operacions comercials.

La factura electrònica

La llei permet l’emissió de factures utilitzant mitjans electrònics, sempre que el destinatari hi hagi donat el consentiment de forma expressa. Les factures electròniques han de contenir les mateixes dades que les factures en paper més la signatura electrònica digital, que s’obté mitjançant un certificat electrònic que concedeix la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre (FNMT).

No hi ha un model de factura oficial, i cada empresa o professional ha de dissenyar un model que s’ajusti a les seves necessitats, però sempre respectant els continguts mínims que ha de contenir tota factura (vegeu la figura).

Figura Possible model de factura

Emissió de la factura

Com a norma general, la factura s’ha d’emetre al destinatari en el moment de fer-se l’operació; no obstant això, quan el destinatari sigui un empresari o professional, l’emissió pot fer-se en el termini dels trenta dies següents comptats des de la data de realització de l’operació. De fet, en la Llei contra la morositat (15/2010) s’estableixen alguns requisits per a l’emissió de les factures i per calcular la data màxima de pagament:

  1. Els proveïdors han de fer arribar la factura als seus clients abans que es compleixin trenta dies des de la data de recepció efectiva de les mercaderies o prestació dels serveis.
  2. Per calcular la data màxima de pagament, es poden agrupar factures al llarg d’un període determinat de no més de 15 dies sempre que es prengui com a data d’inici del còmput del termini de pagament, la data corresponent a la meitat del període i el termini de pagament no excedeixi els 60 dies des d’aquesta data.

Els empresaris i professionals només poden expedir un original de cada factura.

Pel que fa als duplicats, és imprescindible que en cada duplicat que es faci consti l’expressió “duplicat” i la raó de la seva expedició; com per exemple, “Duplicat per pèrdua de l’original”. En qualsevol cas, únicament es poden expedir en els casos següents:

  • Quan coincideixin diversos destinataris en una mateixa operació.
  • En el supòsit de pèrdua de l’original.

D’altra banda, es poden fer tantes còpies com sigui necessari, però en totes s’ha de fer constar el seu caràcter de còpia, incloent-hi l’expressió “còpia”.

Tipus de factures

A més de la factura ordinària, en determinades circumstàncies es poden emetre altres tipus de factures; com ara les factures recapitulatives, les rectificatives i les proforma.

Les factures recapitulatives o de repàs poden documentar agrupacions de factures o albarans al llarg d’un període determinat. Poden ser:

  • Agrupació periòdica de factures: és una factura que agrupa altres factures en un únic document a l’efecte de facilitar la gestió del seu pagament. En aquest cas, caldrà anul·lar les factures anteriors per tal que aquesta factura tingui validesa fiscal.
  • Factura resum periòdica: és una factura que inclou tots els lliuraments fets en aquest període, és a dir, agrupa albarans. S’emetrà igual que una factura ordinària i s’hi hauran d’especificar els números, la data i els imports dels albarans. En aquest cas, els albarans estaran valorats.

Quan es fan diverses operacions amb un mateix destinatari, es poden acumular totes les operacions en una única factura mensual, que s’ha d’emetre en un termini de trenta dies, comptats des de l’últim dia del mes al qual fa referència la factura; són les que s’anomenen “factures recapitulatives mensuals”.

Tot i que les factures recapitulatives mensuals són vàlides a efectes fiscals, cal tenir en compte que no es poden superar els terminis màxims de pagament a efectes mercantils, que resulten d’agrupar les operacions per un període no superior a quinze dies. Això significa que es poden fer agrupacions mensuals sempre que el termini de pagament no excedeixi de 60 dies calculats a partir de les normes establertes en la Llei contra la morositat, per agrupacions de no més de 15 dies.

En altres circumstàncies, les factures emeses poden contenir algun error o no reflectir correctament les mercaderies o els imports de l’operació final… En aquests casos, en lloc d’eliminar la factura original i tornar-ne a crear una totalment nova, cal fer una factura rectificativa amb les diferències respecte a la factura original, on es detallaran les dades corregides i el motiu de rectificació, i s’identificarà la factura original que s’està rectificant.

Finalment, la factura proforma s’utilitza quan el client necessita conèixer, abans de realitzar l’operació, l’import i condicions exactes. El proveïdor emet un document idèntic a la factura però on es fa constar el caràcter proforma i la data de validesa.

Un cop passada la data de validesa el venedor no està obligat a mantenir les condicions expressades a la factura proforma. En cas que dintre del període de validesa es tanqui l’operació, el proveïdor haurà d’emetre la factura segons les condicions que figurin a la factura proforma.

La factura proforma no té valor comptable ni fiscal i, per tant, no s’haurà d’anotar en els llibres comptables ni en els llibres de registre de factures emeses o rebudes.

Documents substitutius de les factures

La factura podrà ser substituïda per vals o tiquets expedits per caixes enregistradores quan l’import de les operacions no excedeixi els 3.000 € (IVA inclòs) i es tracti d’alguna de les operacions següents:

  • Vendes al detall.
  • Vendes i serveis en ambulància i a domicili del consumidor.
  • Transport de persones i els seus equipatges.
  • Serveis d’hostaleria, restauració.
  • Serveis de perruqueries i instituts de bellesa.
  • Utilització d’instal·lacions esportives.
  • Aparcaments i estacionaments de vehicles.

  • En determinades operacions, la factura pot ser substituïda pels tiquets expedits per caixes enregistradores.
  • En determinades operacions, la factura pot ser substituïda pels tiquets expedits per caixes enregistradores.

En els vals o tiquets substitutius de les factures, així com a les seves matrius, hi ha una sèrie de dades que han de constar; són les següents:

  • Número i, si és el cas, sèrie.
  • Número d’identificació fiscal (NIF) del venedor.
  • Tipus impositiu aplicat o l’expressió “IVA inclòs”.
  • Contraprestació total.

Pagament i cobrament de productes i serveis

Document de cobrament o de pagament?

En realitat, s’està parlant del mateix concepte, en un cas, vist des de la perspectiva del venedor, en l’altre, del comprador. Per al venedor és un document que li permetrà cobrar la venda, i per al comprador serà el document a través del qual pagarà la compra.

Alguns dels mitjans de cobrament o pagament són:

  • L’efectiu és el pagament que fa un client amb diners. També s’anomena en metàl·lic.
  • La domiciliació bancària (o rebut bancari) és una operació a través de la qual el venedor presenta, a una entitat financera, un rebut bancari perquè el pagui el comprador. El comprador, prèviament, ha hagut d’autoritzar el venedor perquè el presenti i la seva entitat financera perquè el pagui.
  • El xec és un document que formalitza el comprador i el lliura al venedor, el qual podrà cobrar-ne l’import a través d’una entitat financera.
  • La lletra de canvi és un document formalitzat pel venedor a través del qual el venedor ordena el comprador a pagar en una data concreta i, generalment, a través d’un banc. És habitual, però no imprescindible, que estigui acceptada pel comprador.
  • El pagaré és un document formalitzat pel comprador que conté la promesa de pagar una determinada quantitat en una data concreta, a través d’una entitat financera.
  • La transferència bancària és l’operació a través de la qual el comprador fa arribar l’import a pagar des del seu compte bancari al compte del venedor.
  • L’ingrés en compte es dona quan el comprador ingressa personalment una quantitat de diners (anant a l’entitat bancària del venedor) en el compte del venedor.
  • La targeta electrònica la utilitza el comprador en pagaments al comptat. El venedor ha de tenir contractat aquest servei en una entitat financera i oferir-lo als seus clients.
  • El gir postal és un mitjà que té el comprador de pagar al venedor a través d’un intermediari que és Correus. El comprador lliura els diners a l’oficina de Correus, que s’encarregarà de fer-los arribar al venedor.
  • El pagament contra reemborsament és un mitjà de pagament que inclou el lliurament de les mercaderies. En aquest cas el venedor lliura els productes, a través de Correus o altres empreses especialitzades, al comprador, que haurà de pagar-los en el moment de rebre’ls. En el cas que no els pagui, l’intermediari (Correus o altres empreses) no farà el lliurament de la mercaderia.

A banda, com a mitjà de cobrament-pagament, també existeix el crèdit comercial, que és el préstec que fa una empresa venedora a un client quan li permet pagar ajornadament. Amb l’aplicació de la Llei 15/2010, el crèdit comercial ha quedat molt limitat en les operacions entre empreses, i queda pràcticament només per a les vendes a consumidors finals.

Com el mateix nom indica, tots els mitjans de cobrament-pagament són modalitats diferents de cobrar o pagar. Però, en aquest sentit, cal fer les diferenciacions següents (vegeu la taula):

  • El mitja de cobrament-pagament en efectiu no requereix cap document, però quan s’utilitza s’ha de justificar el pagament amb un rebut tradicional o signant la factura.
  • Alguns d’aquests mitjans són directament documents de cobrament-pagament. Per exemple, un xec i un pagaré, perquè lliurant-los permeten fer el cobrament-pagament directament. Caldrà justificar el pagament amb un rebut tradicional o signant la factura.
  • Altres mitjans són actuacions que cal portar a terme (ja sigui pel comprador o pel venedor) i que generen documents per autoritzar o ordenar el pagament, els quals un cop fet el pagament es converteixen en justificants. Per exemple, la domiciliació bancària, la lletra de canvi i la transferència bancària.

Justificar un pagament

Per justificar un pagament, es pot substituir un rebut tradicional per la signatura i segell de l’empresa emissora en la mateixa factura, juntament a l’expressió pagat.

Taula: Documents i justificants dels principals mitjans de cobrament-pagament
Mitjà de cobrament-pagament Document de pagament Justificant
Efectiu Diners, en metàl·lic Rebut tradicional
Domiciliació bancària Autorització
Rebut bancari
Rebut bancari pagat
Xec Xec Rebut tradicional
Lletra de canvi Lletra de canvi (acceptada) Lletra de canvi pagada
Pagaré Pagaré Rebut tradicional
Transferència bancaria Ordre de transferència Ordre de transferència signada pel banc

Les entitats financeres com a mediadores

En alguns casos, als mitjans de cobrament els cal la gestió d’una entitat financera; de manera que el venedor, per fer efectiu el cobrament de la venda, necessitarà contractar els serveis d’una entitat financera i seguirà un procediment concret per tal d’obtenir els diners del cobrament de la venda. També passarà en el cas del comprador, que no podrà utilitzar certs mitjans de pagament sense el pacte previ amb alguna entitat financera.

Una particularitat d’aquests documents o modalitats de cobrament és que, en alguns casos, permeten al venedor fer efectiu el cobrament de la venda abans del venciment establert amb el comprador. Aquesta possibilitat existeix perquè les entitats financeres fan un servei doble:

  1. Gestió del cobrament: s’encarreguen de fer efectius els documents de cobrament un cop arribat el venciment.
  2. Servei de bestreta: avancen l’import del document de cobrament, com si es tractés d’un préstec.

Accions implicades a cada mitjà

Hem de tenir present que tots els mitjans de cobrament-pagament obliguen a una sèrie d’accions al venedor i al comprador; com poden ser: formalitzar documents, donar autoritzacions, pagar taxes… Per exemple, quan pensem en l’acció de pagar, normalment donem per fet que “qui paga” ha de fer l’acció de donar “alguna cosa” a qui cobra; o sigui, el comprador donarà diners o algun document al venedor. En realitat, en algunes ocasions, és el mateix venedor qui genera o fa el document a través del qual cobrarà la seva venda.

A la taula es relacionen els mitjans de pagament i les accions que fa el comprador i venedor en cada cas. Fixeu-vos que el cas del pagament contra reemborsament és un cas especial perquè és l’intermediari qui justificarà el pagament.

Taula: Accions del venedor i comprador en els documents de pagament-cobrament
Mitjà de cobrament Acció del venedor Acció del comprador
Rebut tradicional L’ha d’emplenar Pagarà en efectiu, amb xec o amb pagaré
Rebut bancari L’ha d’emplenar El pagarà un cop arribat el venciment
Xec El cobra a través de l’entitat financera L’ha d’emplenar
Lletra de canvi L’ha d’emplenar El pagarà un cop arribat el venciment
Pagaré El cobra a través de l’entitat financera L’ha d’emplenar
Transferència bancària El cobra a través de l’entitat financera L’ha d’ordenar
Ingrés en compte El cobra a través de l’entitat financera L’ha de fer
Targeta electrònica Cobra utilitzant un datàfon Paga presentant la targeta
Gir postal El cobra a través de Correus L’ha de fer
Pagament contra reemborsament Lliura la mercaderia a través de Correus o altres empreses Paga quan Correus o una altra empresa li lliura la mercaderia
Anar a la pàgina anterior:
Exercicis d'autoavaluació
Anar a la pàgina següent:
Activitats